AREA: DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y OBRAS

REV.: 2 FECHA DE EMISiÓN: MAYO-2006 HOJA: 1 DE: 7•ININ

PROCEDIMIENTO: ARCHIVO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEMANTENIMIENTO Y OBRAS

íNDICE PÁGINA

1. OBJETIVO Y ALCANCE.1.1. OBJETIVO.1.2. ALCANCE.

222

2. NOTACIONES Y DEFINICIONES.2.1. NOTACIONES.2.2. DEFINICIONES.

222

3. DESARROLLO.3.1. RECEPCiÓN DE DOCUMENTOS3.2. CLASIFICACiÓN DE DOCUMENTOS3.3. ARCHIVO DE DOCUMENTOS3.4. REGISTRO DE ÓRDENES DE TRABAJO

33344

4. RESPONSABILIDADES.4.1. JEFE DEL DEPARTAMENTO4.2. ASISTENTE4.3. SECRETARIA

5555

5. REFERENCIAS. 5

6. ANEXOS. 6

GARANTlA DE CALJOADDOCUt;ENTO VERIfICADO ylI8ERA~O POR:

(lAVE l~/2 V.GC-Ho-65

FIRMAfiA ~'~~Jla>~'" J ~~

IIn .Jl[. ~--;/

~ (PREPARADO POR: BEATRIZ JUDITH GARCíA FLORES /7 yP IIf' '-'\¡ 1/ _~.~--a ,.A: MAYO-2006

REVISADO POR: ARQ. JOSÉ DE JESÚS E. MARTíN~?lCONTifERASt/te~ FECHA: MAYO-2006

APROBADO POR: ING. MARIO BALLESTEROS AXT/~~/ ¿~- t!ECHA: MAYO-2006

!

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESr AREA: DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y OBRAS REV.:2

PROCEDIMIENTO: ARCHIVO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEMANTENIMIENTO Y OBRAS

FECHA DE EMlsION:MAYO/2006

HOJA: 2DE:?

1. OBJETIVO Y ALCANCE.

1.1. OBJETIVO.

Establecer una norma que permita salvaguardar 105 documentos generados yrecibidos por el Departamento de Mantenimiento y Obras, a través de unaadecuada recopilación, clasificación, archivo y conservación.

1.2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica al control de 105 documentos que son remitidos alMO, en su caso de la respuesta de éstos y además de 105 que se generen en105 proyectos de obra que realiza el Departamento de Mantenimiento y Obras,y a las Órdenes de Trabajo.

2. NOTACIONES Y DEFINICIONES.

2.1. NOTACIONES.

2.2. DEFINICIONES.

2.2.1. Documento: Cualquier Diploma, carta, relación u otro escrito queilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos,o aquellos en los que constan datos fidedignos o susceptiblesde ser empleados como tales para probar algo.

2.2.2. Documento Controlado: Debido a la naturaleza del trabajo realizadopor el MO todos los documentos que salgan deberán ser documentoscontrolados. De los documentos remitidos al MO, las órdenes detrabajo serán también controlados.

SAIAITIADICALI~AD

l!fifí.l.

2.1.1 . DA: Dirección de Administración

2.1.2. MO: Departamento de Mantenimiento y Obras

2.1.3. or Órdenes de Trabajo

2.1.4. COT: Responsable del Control de Órdenes de Trabajo

2.1.5. JMO: Jefe del Departamento de Mantenimiento y Obras

2.1.6. DMO: Oficio con número consecutivo generado por el MO.

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESAREA: DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y OBRAS N°.: P.MO-5 REV.:2

PROCEDIMIENTO: ARCHIVO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DE FECHA DE EMISION: HOJA: 3MANTENIMIENTO Y OBRAS MAYO/2006 DE:7

2.2.3. Registro: Acción que permite controlar de manera veraz laconservación de los trabajos y/o documentos que conciernen al MO.

2.2.4. OT: Órdenes de Trabajo: Documento remitido al MO, que se crea enel SIIA para la ejecución de un trabajo de mantenimiento seacorrectivo o preventivo, el trabajo se realizará por Adjudicación Directaal contratista más apto para realizarlo tomando en cuenta la cotizacióndel costo. Si es Obra pública, se deberá entregar al jefe del MO parael desarrollo del proyecto, y la realización de la adjudicación, tomandoen cuenta el monto de los costos que conlleva.

3. DESARROLLO.

En el Anexo I "Diagrama de flujo" se indica la secuencia de las acciones de esteprocedimiento.

3.1. RECEPCiÓN DE DOCUMENTOS

3.1.1. Todos los documentos se les deberá poner sello, firma y hora derecepción, siendo la única persona habilitada para tal fin la secretariadel MO, por ser ella la salvaguarda del sello del MO, cualquierdocumento que carezca de estas características carecerá de validez.

a) Si son órdenes de trabajo, una copia debidamente recibida se leregresará al usuario para su control. El original serán entregada alCOT para su registro, control y secuencia debida.

3.2 CLASIFICACiÓN DE DOCUMENTOS

La clasificación de los documentos se realiza bajo los siguientes lineamientos:

3.2.1 Interés general.- Son aquellos oficios enviados o recibidos de y paraotros departamentos, cuyo fin es solicitar y dar informes, pagos, etc

3.2.2 Energéticos.- Son los documentos relacionados con los pagos de: Luz,Gas y Diesel.

3.2.3 OT.- Son aquellos trabajos que implican la contratación de uncontratista, para llevar a cabo un trabajo de mantenimiento preventivoo correctivo a algún equipo o área del Centro Nuclear o sus anexos, yel cual implica un costo.GAIAllTIA~DIe A L I ~ A D .2.4

I H I N ¡--_.:.Obra Pública, son aquellos trabajos que tengan por objeto construir,

instalar, ampliar, adecuar, remodelar, restaurar, conservar mantenermodificar y demoler bienes inmuebles. Ver Art.3 de la Ley de Obras

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESr AREA: DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y OBRAS

HOJA: 4DE:7

N°.: P.MO-S REV.:2

FECHA DE EMISION:MAYO/2006

PROCEDIMIENTO: ARCHIVO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEMANTENIMIENTO Y OBRAS

Públicas y Servicios Relacionados con las mismas.

3.3 ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Para un adecuado registro se procederá bajo las siguientes condiciones:

3.3.1 Aquellos de interés general deberán entregarse al jefe del MO para suestudio y decisión del trámite a seguir, una vez leídos y firmados deenterado, se deberá continuar con su proceso, o archivar por lasecretaria del MO según su fecha de recepción en el archivero dedocumentos, en la división de enviado o recibido según la dirección,gerencia y departamento.

3.3.2 Aquellos relacionados con Energéticos, se deberán archivar en lacarpeta de Energéticos bajo la pestaña correspondiente (Luz, gas,diesel) en forma descendiente, por la secretaria del MO.

3.3.3 Los DMO con sello de acuse deberán ser archivados por la secretariadel MO, en una carpeta específica para éstos en forma descendente.

3.3.4 Las denominadas OT una vez sellados por la secretaria, deberán serentregadas al COT de ellas para su registro, clasificación, control yseguimiento, basándose en todo momento en el Procedimiento P.MO-4

(e instructivo, ~~Si son OT de Obra Pública las entrega al JMO.

3.3.5 Todos los documentos relacionados con Obra Pública sean documentosde texto u OT, deberán ser archivados por el COT, en la carpetacorrespondiente a la Obra mencionada, en caso de no existir se deberáabrir una carpeta nueva Dara este royecto siguiendo en todo momentolas~ns1lUCCrones IMO-2, e IMO-4

3.4 REGISTRO DE ÓRDENES DE TRABAJO

El registro de las órdenes de trabajo será de la siguiente manera:

3.4.1 Una vez que el COT recibe una orden de trabajo deberá archivarla en elarchivero de las órdenes de trabajos según su estado, pero primerodeberán capturarse en una Base de Datos los siguientes campos comomínimo:

3.4.1.1 Ot: Se anotará el número de la ordenGAIA.,fIADICjLf~AD

1M 1 W3.4.1.2 Fecha: Anotar fecha de recepción de la OT

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARES

REV.:2r AREA: DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y OBRAS

HOJA: 5DE: 7

FECHA DE EMISION:MAYO/2006

PROCEDIMIENTO: ARCHIVO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEMANTENIMIENTO Y OBRAS

3.4.1.3 Usuario. Nombre del usuario que genera la orden

3.4.1.4 Concepto: Resumen del trabajo a realizar

3.4.1.5 Tipo: Si es interna o Servicio Externo

3.4.1.6 Fecha de Inicio Real de los trabajos

3.4.1.7 Fecha de Terminación Real de los trabajos

3.4.1.8 Proveedor: Nombre completo del proveedor según su RFC

3.4.1 .9 Monto: Costo total del trabajo realizado

3.4.1.10 Factura: Número de la factura del proveedor

3.4.1.11 DMO: Número de referencia del oficio para pago

3.4.1.12 C.C.: Centro de costos al que es cargado el importe

3.4.1.13 Status: Si está (T) terminada, en (C) cancelada o(X)pendiente.

4. RESPONSABILIDADES.

4.1 JMO

4.1.1 Observa y aprueba los documentos para continuación del trámite.

4.2 COT

4.2.1 Se encarga del adecuado registro, clasificación, archivo y control de lasórdenes de trabajo.

4.3 SECRETARIA

4.3.1 Recibe y revisa que la documentación esté completa, sea lacorrespondiente al trámite que solicita el usuario, resguarda, archiva,clasifica y da seguimiento al presente procedimiento y todos losdocumentos que aquí se mencionan, excepto las órdenes de trabajo.

5. REFERENCIAS.

5.1. LEY DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LASMISMAS.- 8 de julio del 2005

GAIAHTl ~DICILI~A D

1M I N-----1-

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESr AREA: DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y OBRAS N°.: P.MO-5 REV.:2

PROCEDIMIENTO: ARCHIVO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DE FECHA DE EMISION: HOJA: 6MANTENIMIENTO Y OBRAS MAYO/2006 DE: 7

5.2. REGLAMENTO DE LA LEY DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOSRELACIONADOS CON LAS MISMAS.- 20 Agosto 2002

LMO-3 D CUMENTACIÓN DE OBRAS POR TERCEROS. Marzo 2002

LMO-4 \ . UíA PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTACiÓN DE OBRAS. Marzo~~002~-_. 1

s.e. LMO-~ OLlCITUD DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO INTERNO.- Marzo<c.:>: 2002

6. ANEXOS

ANEXO 1.DIAGRAMA DE FLUJO

GAIAJlfllDICALIDAD

ININ

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESAREA: DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Y OBRAS N°.: P.MO-5 REV.:2

PROCEDIMIENTO: ARCHIVO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DE FECHA DE EMISION: HOJA: 7MANTENIMIENTO Y OBRAS MAYO/2006 DE:7

ANEXO I

DIAGRAMA DE FLUJO

ORDEN DETRABAJO

GAllITlADI

CALIDADININ