INGRESO, DESPACHO y CONTROL DE BIENES ......ElComité Ejecutivo de la Federación Nacional de...

Guatemala, octubre de 2019

INGRESO, DESPACHO y CONTROL DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROSADQUIRIDOS EN LA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE, POR ALMACÉN

Nombre/Puesto/Unidad FECHAHeydi Carolina GardaMuñoz/Directora UDAF 18/10/2019

REVISADO POR:Nombre/Puesto/Unidad FECHA

Javier Falla/Gerente 18/10/2019

APROBADO POR:Nombre/Puesto/Unidad FECHARoberto Giovanni RuedaAlvarado/Presidente CorniteEjecutivo 22/10/20

Nery Alberto GarclaDlaz/Tesorero Comité Ejecutivo 22/10/2019Julio RubenAlburezAvala/Secretario CornlteEjecutivo 22/10/2019Wagner Roberto LópezSagastume/Vocal I ComlteEjecutivo 22/10/2019LeslieSuseth Castillo Juarez/Vocal JI Comite Ejecutivo 22/10/2019

Punto décimo primero del acta 32-19 C.E.de fecha18/10/2019 12 de octubre de 2019.MODIFICACiÓN

DOCUMENTO DE SOPORTEFECHA DEAPROBACIONREGISTRO

MANUAL DE INGRESO,DESPACHO y CONTROL DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS ADQUIRIDOS ENLA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE

REGISTRO DE ELABORACiÓN, REVISiÓN Y APROBACiÓN

FORMA-UDAF-03-2017

FEDERACION NACIONAL DE BOLICHE

8~ ANEXOS: 11< " ,.' + .. " i , ,,"' ~..l,.' "'+;1 ~ l · '."''''++1~~,.' +;11" ". o,.if.+i"" ~.." +i" ¡ " i ~••• ".+~"..9

1,.. VIGENCIA:ifo~ •• ~ ~.~ "' ~ p 11.,. ~~ ~ ~ jo ¡'I'¡¡+~ ••••• · 1'4.. + ;O~ ~"."'+." •• ~+;&~ ~ " ~~~ + ai;;'f'*+ ~ .. 8

61. OEROGAC·ION:"I!P ..,." 't;¡!lt ,. "'..,! ~ 5 3 ",.." !, 10- .. 11•••• , ~ ¡;f lI ,.. 8

3..2.1. REGISTRO D'E INGRESO A ALMACEN y EGRESO DE ALMACEN; S

3.2.2. INVENTARSO MENSUAL: - 7

4. OBSERVACIONESGENERALES: ' 7

S. ASPECTOS NIO CONSIDERADOS~ 8

INTERNO O CAJA CHICA:· _ 5

3.1.1. RECEPCiÓNDE B'ENES, MATERIALES y SUMINtSTROS: 3

3.1.2. INGRESO Al A.LMACIEN: " _ 4

3.1.3. OESPACH'ODEALMACEN; ,. .. - "••.....•.....••....• S

3.2. StENES,MATERIALES O SUMINISTROS ADQUIRIDOS A.l'RAvEs DE FONDO ROTAT~VO

DE REGISTRO (CUR): •., !i¡.".' ~!I!iIt 't-.!lIt."',.. ,..•• It"" 'ii"~' "'IIiIt-iilo"' "'''' it;, Io "" s

3. OESCRIPCIONOE AClMOAD,ES VRESPONSABl.ES: " _ 3·

3.1. BIENES, MATERIALES O SUMINISTROS ADQUIRIDOS A TRAVB DECOMPROBANTES ÚNICOS

2. ALCANCE!.' ~~ +~ ~~~ ~"'++fo~. ~.. ~., ~""'!I~ ,~~"' , "' ;11.11, ,... ~ ""''''''100'' ., , ~+-I;.;t "".! .tl.. ~ ~ 01 3

íNDICE

Del PROCESO:CONTROL DE ADQUISICIONES CÓDIGO: UDAF-PRO-AlM-09-2019 VERSIÓN: 4

PROCEDIMIENTO:INGRESO, DESPACHO Y CONTROL DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS ADQUIRIDOS EN LAFEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE, POR ALMACÉN

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIONDEACTIVIDADES RESPONSABLE

1 Entregar Bienes,materiales o suministros con forme cotización V/o factura. ProveedorAl Encargado de Almacén, el expediente de compra mediante Asistente

2 Trasladar Forma UDAF-CD-Ol-2019 Boleta de Control de entrega y Administrativorecepción de documentos. Financiero.los bienes, materiales o suministros, verificando que sea lacantidad facturada, que estén en buen estado, que cumplan conlas características que fueron cotizadasVfacturadas. que no estén Encargadode3 Verificar vencidas en el caso de abarrotes de ser necesario requerirá lapresencia de la persona que solicitó la compra de bienes,

Almacén

materiales y suministros para que dicha persona verifique que losbienes a recibir son los requeridos.

3. DESCRIPCiÓN DE ACTIVIDADES y RESPONSABLES:3.1. BIENES, MATERIALES O SUMINISTROS ADQUIRIDOS A TRAVÉS DE COMPROBANTES

ÚNICOS DE REGISTRO (CUR):3.1.1.RECEPCIÓN DE BIENES, MATERIALES y SUMINISTROS;

los procedimientos establecidos en el presente manual se contemplan desde el momento de

recepción de los bienes, materiales y suministros V no regula los procedimientos de compras.

2. ALCANCE:Este procedimiento aplica a todos los bienes, materiales V suministros adquiridos en laFederación Nacional de Boliche por almacén, exceptuando los adquiridos directamente por las

Asociaciones Deportivas Departamentales bajo la figura de reintegro.

1. OBJETO:El presente manual pretende normar, sistematizar, integrar V asignar responsabilidadesrespecto a los procedimientos de despacho y control de bienes, materiales V suministrosadquiridos en la Federación Nacional de Boliche, por Almacén:

"MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE INGRESO, DESPACHO y CONTREOL DE BIENES, MATERIALESy SUMINISTROS ADQUIRIDOS EN LA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE, POR ALMACÉN".

El Comité Ejecutivo de la Federación Nacional de Boliche, mediante punto décimo primero del acta32~19 C.E. de fecha 22 de octubre de 2019; aprueba el Manual de Procedimientos de Ingreso,Despacho V control de bienes, materiales y suministros adquiridos en la Federación Nacional deBoliche, por Almacén, siendo el siguiente:

APROBACiÓN:

Del PROCESO: CONTROL DE ADQUISICIONES CÓDIGO: UDAF~PRO~AlM~09~2019 VERSiÓN: 4


No. ACTIVIDAD DESCRIPCUJNDEACTIVIDADES RESPONSABLE

1 Sellar Colocar en la factura sello de ingreso aalmacén, firma y fecha. EncargadodeAlmacén

la forma l-H (Constancia de ingreso a almacén y a inventario)

2 Elaborar/firmar llenado los datos consignado en referida forma y gestionar Encargadodey gestionar firmas con Encargado de Inventario {Cuando corresponda} V Almacén

con Director UDAF.la forma l-H (Constanciade ingreso aalmacén V a inventario)

3 Firmarde estar correcta la firma y de requerir cambios indica al

Director UDAFEncargado de Almacén quien realizará los cambios indicadosy se procederá a firmar dicha forma.

4Distribuir y

Laforma l-H para su posterior consulta.Encargadode

Archivar AlmacénEn el archivo digital correspondiente en base a factura, elingreso de los bienes, materiales o suministros adquiridos,

Encargadode5 Registrar consignando lo siguiente: No., Fecha, Factura,Artículo/descripción, Unidad de medida, Cantidad, Costo

Almacén

Unitario y Costo.En lasTarjetas para control de ingresosy egresosde Almacén,el ingreso de los bienes, materiales o suministros adquiridos,consignando lo siguiente:No.Artículo Encargadode6 Registrar Cantidad existencia AlmacénFechade entradaCantidad V costo de entradasNombre V firma del encargado de Almacén casilla (9).

7 ArchivarTarjetas para control de ingresos y egresos de Almacén Encargadode(Kardex), en un lugar seguro. Almacén

3.1.2. INGRESOALALMACEN:

3.1 Si en la actividad anterior no se cumple con los requisitosestablecidos se procederá a realizar las gestiones Encargadodecorrespondientes con el proveedor y a devolver los bienes, Almacénmateriales o suministros.

3.2 De cumplirse con los requisitos establecido se procede a Encargadodeaceptar y recibir los bienes. Almacén

[<1> PROCEDIMIENTO:INGRESO,DESPACHOYCONTROLDEBIENES,MATERIALESYSUMINISTROSADQUIRIDOSENLA

",,"(I~tE) FEDERACiÓNNACIONALDEBOLICHE,PORALMACÉNDel PROCESO:CONTROLDEADQUISICIONES I CÓDIGO:UDAF-PRO-ALM-09-2019 I VERSiÓN:4UCIUAI H UIICIl

PáginaSlll

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIONDEACTIVIDADES RESPONSABLEPersonaque efectuóla compra en el casode ser comprado a

Al Encargado de Almacén, copia de factura que ampara la través de reintegro1 Entregar compra, la cual deberá ser entregada a la mayor brevedad de Fondo Rotativo ó

posible después de efectuada la compra. Gerente, cuando lacompra se realicecon fondos de cajachica.

3.2. BIENES,MATERIALESO SUMINISTROSADQUIRIDOSA TRAVESDEFONDOROTATIVOINTERNOO CAJACHICA:3.2.1.REGISTRODEINGRESOAALMACENy EGRESODEALMACEN:

No. ACTIVIDAD DESCRIPCION DE ACTIVIDADES RESPONSABLE ~

Los bienes, materiales o suministros, para el efecto la persona que

1 Entregarrecibe deberá firmar de recibido ya seaen el requerimiento forma EncargadodeUDAF-04-17 cuando se requiera, de lo contrario se procederá a Almacénllenar la forma UDAF-06-2018 Control de egresosde almacén.En las tarjetas kardex los egresos de almacén, si existe tarjetadisponible se utiliza la misma y de no existir se procede a asignartarjeta Kardextomando en cuenta el correlativo y consignando lasiguiente información:No. Casilla(1)Articulo Casilla(2)Cantidad existenciaFechade salida Casilla(5) Encargadode

2 Registrar Cantidad de salida Casilla(6) AlmacénCosto Casilla (6)SaldosCasilla(6)Cantidad de saldos Casilla(7)Costo saldosCasilla (7)Motivo de salida (8)Nombre de quien recibe Casilla(9)

3 ArchivarTarjetas para control de ingresos y egresos de almacén (Kardex), Encargadodeen un lugar seguro. Almacén

,

3.1.3. DESPACHO DE ALMACEN:

DEL PROCESO:CONTROL DE ADQUISICIONES CÓDIGO: UDAF-PRO-ALM-09-2019 VERSiÓN: 4


9

Registrar8

Tarjetas para control de ingresosy egresosde Almacén (Kardex), Encargadodeen un lugar seguro. Almacén

En las Tarjetas para control de ingresos y egresos de Almacén(Kardex), el ingreso de los bienes, materiales o suministrosadquiridos, consignando lo siguiente: No., Artículo, cantidad Encargadodeeen existencia, fecha de entrada, cantidad y costo de entradas y Almacénnombre y firma del encargado de almacén.

No., Fecha,Factura, Artículo/descripción,Unidad de medida, Cantidad, Costo, Unitario y Costo.

En el archivo digital correspondiente en base a factura, elingreso de los materiales o suministros adquiridos, consignandolo siguiente: Encargadode

AlmacénRegistrar7

EncargadodeAlmacén

los bienes, materiales o suministros, para el efecto la personaque recibe deberá firmar de recibido ya seaen el requerimientoforma UDAF-04-2017 cuando se requiera, de lo contrario seprocederá a llenar la forma UDAF-OS-2018Control de egresosde almacén

Registrar6

EncargadodeAlmacén

y la forma l-H para su posterior consulta.pistribuirArchivar5

Director UDAF

la forma l-H (Constancia de ingreso a almacén ya inventario)de estar correcta la firma y de requerir cambios se regresa alEncargado de Almacén quien realizará los cambios indicados yse procederá a firmar dicha forma.

La forma 1-H (Constancia de ingreso a almacén y a inventaria)Encargadode

llenado los datos consignado en referida forma gestionar firma Almacéndel Director UDAF.

Firmar4

Encargado deAlmacén /Personaque efectuó lacompra en el casodeser comprado através de reintegrode Fondo Rotativo ÓGerente, cuando lacompra se realicecon fondos de cajachica.

Si la compra se realizó en base a requerimiento (Forma UDAF-04-2017) de ser así la persona que efectuó la compra deberáfirmar en la casilla destinada para el efecto de recibido yconsignar la cantidad recibida; de no existir requerimiento seprocederá a utilizar (forma UDAF-06-2018) consignando lainformación requerida y firmando de recibido.

Elaborar/firmar3

Verificar

Archivar

2

DEl PROCESO:CONTROL DE ADQUISICIONES CÓDIGO: UDAF-PRO-ALM-09-2019 VERSiÓN: 4


J11

El Encargado de Almacén, cuatrimestralmente en base a las existencias podrá efectuarrequerimiento de materiales y suministros, que no hayan sido incluidos en los requerimientosde compra de otras unidades administrativas y que seande uso recurrente para el desempeño

El libro de Almacén, deberá estar autorizado por la Contraloría General de Cuentas y estararchivado en un lugar seguro y de fácil acceso.

4. OBSERVACIONESGENERALES:LasTarjetas para control de ingresosy egresosde almacén (Kardex), deberán estar autorizadaspor la Contraloría General de Cuentasy estar archivadas en un lugar seguro y de fácil acceso.

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIONDEACTIVIDADES RESPONSABLE

Inventario mensual de bienes, materiales y suministros Encargadode1 Realizar almacenados, en los primeros cinco (OS) días posteriores al mes

Almacénque se reporta.

2 Conciliar Si existiera diferencia procede a conciliar saldos para verificar Encargadodecual es el origen de la diferencia para su respectivo ajuste. Almacén

Una vez ajustado el saldo de bienes, materiales y suministrosalmacenados, procede a imprimir en el libro autorizado por laContraloría General de Cuentas para el efecto, el cual depreferencia llevará los siguientes campos:No.Fecha

Encargadode3 Imprimir FacturaProveedor

Almacén

Artículo/descripciónUnidad de medidaCantidadCosto UnitarioCosto

4 GestionarLarespectiva firma de Vo. Bo. del Contador General del libro de EncargadodeControl de Almacén. Almacén

5 Firmarlibro de control de Almacén y lo devuelve al Encargado de

Contador GeneralAlmacén para su respectivo archivo.

6 Recibir y El libro de control de Almacén y lo archiva en un lugar seguro y Encargadodearchivar de fácil acceso. Almacén

3.2.2. INVENTARIOMENSUAL:

fé) PROCEDIMIENTO:INGRESO,DESPACHOYCONTROLDEBIENES,MATERIALESV SUMINISTROSADQUIRIDOSENLA

i"'" FEDERACiÓNNACIONALDEBOLICHE,PORALMACÉNWUIUG .. Del PROCESO:CONTROLDEADQUISICIONES I CÓDIGO:UDAF-PRO-AlM-09-2019 I VERSiÓN:4U""ALu ullm

El presente manual empieza a regir el cuatro de noviembre de dos mil diecinueve.Dado a los veintidós días del mes de octubre de dos mil diecinueve.

7. VIGENCIA:

Sederoga el Manual de Procedimientos de Ingreso, Despacho y control de bienes, materialesy suministros adquiridos en la Federación Nacional de Boliche, por Almacén, autorizado puntosexto del acta 27-18CEde fecha 16 de octubre de 2018.

6. DEROGACiÓN:

s. ASPECTOSNO CONSIDERADOS:Cualquier situación no prevista en el presente manual, será resuelta por la Unidad deAdministración Financiera posteriormente por Gerencia y de ser necesario por el ComitéEjecutivo de la Federación Nacional de Boliche.

Todo lo relacionado a la aslgnación, resguardo y procedimientos correspondientes a los bienesno fungibles (Propiedad, Planta y Equipo) deberá aplicarse conforme lo normado en el Manualde Inventarios correspondiente.

de las actividades de la Federación; para el efecto deberá utilizar la Forma UDAD-04-17 (Veranexo 1).

DELPROCESO:CONTROLDEADQUISICIONES CÓDIGO:UDAF-PRO-ALM-09-2019 VERSiÓN:4

!.~mUlm ~•• (IUAl u ,,"m

PROCEDIMIENTO:INGRESO, DESPACHO Y CONTROL DE BIENES, MATERIALES y SUMINISTROSADQUIRIDOSENLAFEDERACiÓNNACIONALDEBOLICHE,PORALMACÉN

Gerente

Auxil~r Contable

SolicitanteCoplas:

Encargado de AlmacénOrltlnal:

Yo. Bo. Presidente Comite Ejecutivo:

Vo. Bo.Gerente:

Vo. Bo. Jefe Inmediato:

Nombre del Solicitante:Firma del solicitanteUnidad:

Guatemala, de. de _

CantidadCantidad Autorizada Descripción Cantidad Recibí

Solicitada Entregada Conforme

FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE GUATEMALAREQUERIMIENTO DEBIENES, MATERIALES, SUMINISTROS y SERVICIOS

ALMACEN DE MATERIALES y SUMINISTROS

FORMA UDAF-04-17

8. ANEXOS:S.l.ANEXO 1 FORMA UDAF-04-17

Del PROCESO:CONTROL DE ADQUISICIONES CÓDIGO: UDAF-PRO-AlM-09-2019 VERSiÓN: 4


P á g i n a 10 I 11

DESCRIPelON DEL MOTIVO DE,

FECHA CANT.ARTICULO SALIDA

BENEFICIARIO FIRMA

CONTROL DE EGRESOSDE ALMACENFEDERACION NACIONAL DE BOLICHE

FORMA UDAF-06-2018

8.2. ANEXO 2 FORMA UDAF-06-18

PROCEDIMI ENTO:INGRESO, DESPACHO y CONTROL DE BIENES, MATERIALES y SUMINISTROS ADQUIRIDOS EN LAFEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE, POR ALMACÉN

DEl PROCESO:CONTROL DE ADQUISICIONES I CÓDIGO: UDAF-PRO-ALM-09-2019 I VERSiÓN: 4

Versión:1

TRASLADODe ENTREGA TRASLADODe DEVOLUCiÓN

FECHA ENTREGA REOBE No. DOCUMENTO/DOCUMENTO PROCEOIMIENTO FECHA ENTREGA RECIBE PROCEDIMIENTO

Forma UDAF-CO-Ol-2019

BOLETA DE CONTROL DE ENTREGA Y RECEPCiÓN DE DOCUMENTOS

8.3. ANEXO 3 FORMA UDAF-CD-Ol-2019

DEL PROCESO:CONTROL DE ADQUISICIONES CÓDIGO: UDAF-PRO-ALM-09-2019 VERSiÓN: 4

L~mUIU ©.. (IIIAI H .. 1IU1


3· calle 2-80 zona 15,Valles de Vista Hermosa, Guatemala C.A.Teléfono 23694170, e-mail: [email protected]

'5

Comité Ejecutivo

DADO EN EL MISMO LUGAR A VEINTICINCO DIAS DEL MES DE OCTUBRE DEL At:;¡ODOS MIL DIECINUEVE, SIENDO LAS TRECE HORAS; y PARA LOS USOSCORRESPONDIENTES SE EXTIENDE LA PRESENTE.

ACTA NÚMERO TREINTA Y DOS (32-19 C.E.) En la ciudad de Guatemala el veintidósdel mes de octubre del año dos mil diecinueve, reunidos en las Oficinas que ocupa laFederación Nacional de Boliche, ubicados en la tercera calle, dos guion ochenta de lazona quince de esta ciudad, los señores: Roberto Giovanni Rueda Alvarado, Presidente;Nery Alberto García Díaz, Tesorero, Julio Alburez, Secretario y Wagner Roberto LópezSagastume, Vocal 1; con el objeto de hacer constar lo siguiente: PRIMERO:....•• DECIMOPRIMERO: Aprobación de modificaciones al manual de "Ingresos, Despachos y Controlde Bienes, Materiales y Suministros Adquiridos En la Federación Nacional de Boliche, PorAlmacén"; Comité Ejecutivo conoce y aprueba las modificaciones al manual de "Ingresos,Despachos y Control de Bienes, Materiales y Suministros Adquiridos En la FederaciónNacional de Boliche, Por Almacén", como parte de las recomendaciones efectuadas porAuditoría Interna en Nota de Auditoría No. 06/2019-AI-FNBG de fecha 09/1012019,el cualentra en vigencia a partir del 04 de noviembre de 2019.

EL INFRASCRITO SECRETARIO DEL COMITÉ EJECUTIVO DE LA FEDERACiÓNNACIONAL DE BOLICHE CERTIFICA: QUE PARA EL EFECTO HA TENIDO A LA VISTAEL LIBRO DE ACTAS DE LA FEDERACiÓN NACIONAL DE BOLICHE, AUTORIZADOPOR LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS, EN EL CUAL SE REGISTRA ELACTA NÚMERO TREINTA y DOS (32-19 C.E.), y EL PUNTO: DECIMO PRIMERO: QUELITERALMENTE DICE:

Certificación Número 309-2019-CE-FNB

FEDERACION NACIONAL DE BOLICHEGUATEMALA

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