Facturación electrónica

edatalia data solutions, slc/ San Marcial 50, 4º D 20009 San Sebastián

Tfno: 943 440 710 - www.edatalia.com

Si desea mayor información

Pedro Bastarrica Escala

pedro.bastarrica@edatalia.com

Introducción

– La factura electrónica es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel

– La factura electrónica consiste en un fichero • con el contenido exigido por Ley a cualquier factura, • que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos • y que posee unas características que aseguren la autenticidad del origen y la

integridad del contenido.

Definiciones de factura electrónica (fuente AEAT)

Existen diferentes terminologías: factura electrónica, factura digital, factura telemática, …

…según la AEAT una factura puede ser:En papelEn electrónico

Facturación Electrónica

Proveedor

Facturación Convencional

Facturación Convencional eFactura

Sist.Gestión

Proveedor

Cliente(Receptor)

Factura en Papel

Correo Postal

Archivo en Papel

Archivo en Papel

Sist.Gestión

Cliente(Receptor)

Factura Electrónica

Archivo Fichero

ArchivoFichero

El proceso de factura electrónica es exactamente el mismo que el de factura convencional.

Simplemente eliminamos en papel. Mantenemos la factura mediante un archivo electrónico.

A partir de los datos de facturación, se imprime un papel que se hace llegar al Cliente.

En ocasiones se generan varias copias (Administración, Agente comercial, Cliente…)

Con el correo postal podemos perder el control de la situación exacta de la factura.

Antes de imprimir la factura, habitualmente se genera un fichero electrónico (word, excel, pdf, o ficheros de texto sin formato)

Este mismo fichero ya puede ser una factura electrónica si la firmamos electrónicamente y la ponemos a disposición del Cliente.

¡No es necesario mantener copia en papel si aplicamos la FIRMA ELECTRONICA!

Facturación electrónica

Resulta aplicable a todas las formas y modalidades de facturación– Facturas tradicionales, Recapitulativas, Rectificativas, Duplicados, Documentos

sustitutivos, etc.

Mismos requisitos y formalidades: Contenidos, plazos remisión, etc.

Principios de facturación electrónica

Facturación electrónica

La factura electrónica se debe confeccionar con mecanismos que garanticen dos principios básicos:

– Autenticidad del origen.– Integridad de su contenido.

Los modos de firma más habituales son “Attached” y “Detached”– Ambos son válidos en procesos de facturación electrónica

Autenticidaden Origen

Firma Electrónica

Confidencialidad

No Repudio

Integridadde contenido

Principios de facturación electrónica

La firma electrónica de documentos ofrece componentes de seguridad adicional

FirmaFirma

AttachedLa firma se “integra” en el documento firmado

DetachedLa firma queda separada del documento firmado

Autoridades de Certificación Reconocidas

Hasta hace poco, la AEAT sólo reconocía certificados de FNMT.

Actualmente, la propia AEAT reconoce otros certificados recogidos en su página web, siendo todos ellos admisibles para la firma electrónica de facturas:

CamerFirma: Autoridad de Certificación de las Cámaras de ComercioCerEs (Certificación Española): FNMT- Fabrica Nacional de la Moneda y TimbreIzenpeCatCertGeneralitat Valenciana

Tipos de Certificados

Personal: el Titular siempre será una persona física (por ejemplo, el DNI electrónico)

De Persona Jurídica: Similar a un “sello de empresa”De pertenencia a empresa: Persona Física con Atributos de Persona Jurídica

–Contiene información sobre el Titular (DNI) como de la Empresa (CIF)–Puede contener información sobre el cargo, unidad organizativa…–Tanto la Persona Física como la Empresa podrán revocar el certificado

Específico para facturación electrónica

Certificados Electrónicos

Autoridades de Certificación Autonómicas

Principios de facturación electrónica

Neutralidad Tecnológica: las facturas y documentos sustitutivos…

– Pueden emitirse en cualquier formato

(.pdf, .doc, .xls, .html, .xml, edifact, …), aunque lo recomendable es utilizar un

formato de fichero estándar y de uso extendido

– Deben gestionarse en el formato original

Junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma.

Consentimiento del destinatario

– Según apunta la normativa de la AEAT: El consentimiento podrá formularse por

cualquier medio, verbal o escrito.. o por silencio si no remite una comunicación

negativa a las pretensiones del expedidor en el plazo de 15 días

– Debemos facilitar al Cliente las herramientas necesarias para visualizar la

factura y para validar que la firma electrónica es válida

No es necesario mantener copia en papel!!

Facturación electrónica

Proveedor(Emisor)

Factura Firmada Electrónicamente

Archivo en Formato Electrónico

Cliente(Receptor)

Archivo en Electrónico

Sist.Gestión

Cliente(Receptor)

Sist.Gestión

Archivo en Papel

Coexistencia de Procesos

La implantación del proceso de facturación electrónica puede ser gradual, de forma que coexiste con el de facturación en papel.

– A algunos clientes se envía factura electrónica, y a otros factura en papel

Proceso de facturación convencional

Cliente Recepción Archivo Envío Postal

Sellado Ensobrado Plegado ImpresiónGeneración

Cliente Recepción Archivo Envío Postal

Sellado Ensobrado Plegado ImpresiónGeneración

Facturación electrónica

Generación ClienteEnvío

Nos proporciona muchas posibilidades de automatización

Facturación electrónica ≠ Automatización: En función de la repetitividad de las tareas y para optimizar el rendimiento, las soluciones se orientan a la automatización.

Firma Archivo

Desde cualquier aplicación de la empresa

e-MailOtros medios

Usuario reconocido, con certificado digital.

En soporte electrónico

Recibe la factura en décimas de segundo

Proceso seguro

Proceso de facturación electrónica

Beneficios

En términos genéricos, se pueden agrupar en las siguientes áreas y afectan tanto al emisor como al receptor de las mismas:

Agiliza el proceso de pago, reduciendo el periodo de maduración financiera. Permite integración en los sistemas de información. Fidelización de Clientes. Mejora la trazabilidad de las facturas, reduciendo la posibilidad de fraude. Acelera el proceso de aprobación y gestión de discrepancias.

Eficiencia en losProcesos

Accesos simultáneos a las facturas, desde distintos puntos geográficos. Facilita los procesos de auditoría, reporting y control de gestión.

Mejora del Controly visibilidad

Garantiza la autenticidad en el origen. Confidencialidad Control de modificaciones indeseadas. Plena validez legal.

Seguridad

Eliminación de la impresión, plegado, ensobrado, sellado y franqueo. Reduce la intervención manual, minimizando errores y excepciones. Disminución de lugares físicos de almacenaje.

Reducción Costes

Sostenibilidad medioambiental y Responsabilidad Social CorporativaAplicación de soluciones TIC’s para la gestión empresarialIntegración del work-flow de negocio con Proveedores y Clientes

Imagen de Empresa

La factura convencional y la electrónica tienen exactamente el mismo aspecto.– Resulta aplicable a todas las formas y modalidades de facturación (Facturas

tradicionales, Rectificativas, Duplicados, Documentos sustitutivos, etc.)– Debe cumplir los mismos requisitos y formalidades: Contenidos, plazos remisión, etc.

La representación de la firma se puede mantener oculta, o visualizar de diferentes maneras

Representación de la Firma

Factura Convencional Factura Electrónica

Prácticas erróneas

Algunas prácticas de facturación electrónica no cumplen con los requisitos exigidos por la Administración tributaria:

Utilización del e-mail para el envío de facturas tradicionales (sin firma electrónica) y posterior impresión por el receptor.

Software de facturación que no reúne los requisitos exigidos a la e-facturación.

Empresas suministradoras de servicios en cuyas Webs ofrecen la descarga y custodia de e-facturas que no cumplen con los requisitos.

www.edatalia.com

edatalia data solutions, s.l.Tlf : 943 440 710

edatalia@edatalia.com

Más Información