Planteamiento del Problema

En la librería Los Ángeles dedicada a la compra y venta de útiles escolares,

ubicada en la ciudad de Huehuetenango con una Trayectoria notable en la calidad de

sus productos y servicios, durante los últimos años ha tenido la dificultad en el área

de contabilidad al momento de realizar los cuadres diarios y al reflejar las ganancias

en la empresa

Descripción del Proyecto

Debido a los problemas que Aqueja la Librería los Ángeles en el descontrol en

sus compras, ventas, productos y manejo de reportes para toma de decisiones

dentro de la empresa por falta de actualización de los datos, se plantea un Software

que se denominará Sistema de Inventarios y Reportes para la Librería los Ángeles el cual será para llevar un mejor control de datos y estos estén

actualizados.

El Sistema contara con un control en los inicios de sesión por parte de los

empleados, esto hará que se regularice las horas de entradas y salidas de los

mismos, además de ello llevara un manejo de roles dentro de la empresa para que

dependiendo del rol se activaran o se desactivaran las opciones dentro del Software

de Inventarios y Reportes.

Además Contara con el control de Transacciones que tendrá a su cargo

controlar los productos, modificar productos y eliminar productos, esto hará que el

proceso sea mejor porque se contara con la vista de Stock y así tener un mejor

control en los mismos.

Dentro de las Transacciones se controlaran Compras que hará que la

empresa pueda comprar lo que necesita con base al Stock y tenga también un mejor

control de los mismos, ya que será más fácil buscar cada una de las compras,

porque tendrá una fecha en que se hace una compra.

También se podrán controlar las ventas de los productos y ver lo que se vende

más además controlar así que no se pueda vender más de lo que se tiene en

existencia.

Y una de las partes más importantes es poder controlar los Reportes que hará

que se obtenga un documento real en el total de ventas del día, semanales o

mensuales, además de ello ver quiénes son los clientes más frecuentes y cuáles son

los productos más vendidos y ver en general lo que la empresa ofrece, esto se podrá

imprimir y solo tendrá acceso el personal administrativo.

Todo lo anteriormente especificado hará que los procesos se realicen de la

mejor manera y se optimicen los mismos además de ello hará que los clientes tengan

una satisfacción mayor en el servicio por parte de los empleados y así el crecimiento

de la empresa.

Justificación

Marco Institucional

La empresa “La Librería” teniendo varios años al servicio de la población huehueteca

brindándoles útiles escolares y de oficina con el respaldo de grandes marcas en este

ámbito.

Se encuentra ubicada en la 1ª calle 5-43 de la zona 8 de Huehuetenango, y para su

comunicación cuenta con el teléfono 77641064; La Librería se enfoca en satisfacer

las necesidades de nuestros clientes en el rubro de papelería y librería, con

productos y servicios que marcan la diferencia en exclusividad y calidad, con

tecnología y recursos humanos calificados. Asimismo, ser una empresa con

solvencia y liderazgo mediante la gestión honesta y eficaz de directivos y

funcionarios.

Se preparan día a día para ser la empresa líder del mercado en el rubro de papelería

y librería, siendo el lugar donde la calidad supera al precio con productos y servicios

exclusivos.

Crecer día a día como compañía y como estructura que ayuda a progresar a los

miembros que la componen.

Con el paso del tiempo la empresa fue creciendo con la ayuda de los clientes

quienes encuentran un ambiente agradable en las instalaciones por lo que quedan

satisfechos con nuestro servicio al cliente; con el mismo objetivo se han hecho

diferentes cambios al paso de los año para no perder ese servicio que nos

caracteriza por lo que se ha actualizado a las nuevas tendencias

Durante los primeros años de la era de la computadora, el software se contemplaba

como un añadido. Desde entonces el campo se ha desarrollado tremendamente. La

programación de computadoras era un “arte de andar por casa” para el que existían

pocos métodos sistemáticos.

Uno de los factores que desde siempre han sido claves para toda empresa, es el

proceso de toma de decisiones basado en una adecuada administración de la

información. Hoy en día, el elemento que las hace diferentes entre empresas

supervivientes y sobrevivientes, está en el aprovechamiento de los recursos que la

tecnología ofrece, y la manera en que dichos recursos son usados por cada una de

las empresas, todos ellos relacionados con la manipulación de datos para proveer

información clara, precisa y confiable que sea utilizada para la toma de decisiones

oportuna y acertada. La toma de decisiones es una actividad de suma importancia

dentro de las organizaciones, y es por esto que de ello depende en gran medida el

éxito que en un momento dado, la organización pueda alcanzar.

Actualmente las empresas y organizaciones enfocan gran parte de sus esfuerzos en

detectar áreas de mejora que les permitan optimizar su desempeño, con la finalidad

de mantenerse en el nivel competitivo deseado. Uno de los aspectos que mayor

importancia refleja hace referencia al uso de la información dentro de la empresa, de

tal manera que a través de su eficiente administración sea posible la toma de

decisiones certera y oportuna, que la conduzcan a alcanzar las metas y objetivos

planteados.

Uno de los factores que influyen para que el proceso de la administración de la

información se lleve a cabo de manera adecuada, es el uso de herramientas

tecnológicas que nos proporcionen el soporte necesario para agilizar esos procesos,

y como consecuencia de ello, un incremento en el desempeño dentro de la empresa,

así como también una reducción de costes.

Dentro de dichos instrumentos tecnológicos, se encuentran los programas o

software, así como también la infraestructura física necesaria para soportar los

programas. Un software se refiere a "las instrucciones electrónicas que van a indicar

al ordenador que es lo que tiene que hacer. También se puede decir que son los

programas usados para dirigir las funciones de un sistema de computación o un

hardware", que en este caso deberá ser uno adecuado para dicho software

dependiendo de los requerimientos y las funciones que vaya realizar dentro de la

misma empresa.

Así pues, el uso de herramientas tecnológicas que proporcionan soporte al proceso

de toma de decisiones, permite a las empresas obtener ventajas competitivas como

consecuencia de la agilización del proceso, además de que repercutirá de manera

notable en el rendimiento general de la organización.

El hecho quien toma las decisiones obtenga de una misma fuente la información

necesaria para determinar el conjunto de acciones a tomar, otorga un beneficio extra

contra aquel que no cuente con este recurso y deba invertir más tiempo del

necesario para reunir información, analizarla e interpretarla, en el sentido de que

contará en mayor medida con el recurso más importante para la organización, el

tiempo.

Objetivos

Destinatario (a quien está dirigido el proyecto)

Marco Teórico

Alcance (que va abarcar el Proyecto)

El software a construir tiene, como objetivo principal, apoyar en la gestión de una

empresa dedicada a la distribución de útiles escolares llamada “La Librería”. Dicha

empresa tiene sus áreas de ventas, contabilidad y administración los cuales van

incluidas dentro de ello.

Se desea automatizar, fundamentalmente, la gestión de ventas, de compras y de

reportes administrativos. En cuanto a las ventas, debe facilitarse su gestión integral,

desde el momento en que un cliente es atendido, pasando por la oferta de dicho

producto hasta llegar a la venta y cancelación de la misma la cual será registrada y

así mismo descontada de un inventario de productos, la gestión de las compras es

un proceso administrativo que el encargado podrá registrar obteniendo información

del reporte del inventario previamente actualizado. Se contempla la posibilidad de

utilizar un sistema en red para mantener al tanto a la administración de todos los

procesos realizados dentro de la empresa.

También se desea implantar un sistema de reportes en el que se pueda consultar

información sobre los productos disponibles, de forma que se facilite la compra de

productos de ser necesario. Los datos producidos por estos procesos podrán ser

visualizados únicamente por la administración, siendo deseable que se sincronicen

diariamente con las bases de datos internas.

Así mismo, se implementara dentro del sistema el departamento de contabilidad que

utilizara el mismo para manejar los cuadres de caja, los precios de los productos y

las cantidades sobre las ventas realizadas; todo lo concerniente al ingreso y egreso

monetario de la empresa y de cualquier movimiento que pueda suscitarse en los

activos de la empresa, esto para tener un registro que respalde las ganancias y

mantener los informes para el área administrativa actualizados día con día.

Plan Operativo

A continuación se presenta un calendario de las principales tareas del proyecto

incluyendo cada una de las actividades con su duración. Para este proyecto se ha

establecido el siguiente recuadro de actividades para darle su objetivo y responsable

para su realización.

Actividad Descripción Objetivo Duración Responsable Materiales o Servicios

Modelado del Negocio

Crear los modelos

necesarios para

implementar el

sistema según los

requerimientos de la

empresa.

Desarrollar el

prototipo

diagramado de

la empresa

1

semana

David

Marroquín

Computadora

Requerimiento

s

Modelado de Casos de Uso

Crear las diferentes

situaciones en donde

funcionara el sistema

Desarrollar los

diferentes

prototipos de

módulos del

programa

1

semana

Jesus

Castañeda

Computadora

Requerimiento

s

Diagramación

Análisis y Diseño

Según los

requerimientos crear

los modelos de cada

caso de uso

Analizar todas

las áreas de la

empresa para

crear un diseño

virtual

2

semanas

Jesus

Castañeda

David

Marroquín

Computadora

Información de

la empresa

Modelo de Datos

Previo análisis de la

empresa se crearan y

verificaran los datos

necesarios

Conocer los

diferentes datos

que intervendrán

dentro del

software

1

semana

David

Marroquín

Computadora

Programaciones de

módulos

División de módulos

de la aplicación para

la creación del código

de acuerdo a sus

Programar cada

uno de los

módulos de

aplicaciones

12

semanas

Jesus

Castañeda

David

Marroquín

Computadora

Programa base

Requerimiento

s de la

diferentes

requerimientos

según los

requerimientos

de la empresa

aplicación.

Prototipos de la Interfaz

Se crea el modulo

para cada área de la

empresa donde

tendrá diferentes

opciones

Crear los casos

para las áreas

de la empresa

6

semanas

Jesus

Castañeda

David

Marroquin

Computadora

Programa

Pruebas Se realizan pruebas

del funcionamiento

de cada modulo para

evaluar su

funcionamiento

Indagar posibles

resultados o errores

de los prototipos

realizados

2

semanas

Jesus

Castañeda

David

Marroquín

Computadora

Datos de

ventas y

compras

Despliegue de Funciones

Evaluación de las

funciones, modulos y

plantillas que se

generaron en la fase

de prototipos

Probar el

funcionamiento de

los diferentes

apartados del

proyecto

2

semanas

Jesus

Castañeda

David

Marroquin

Computadora

Datos

Software de

prueba

Gestión de Cambios y

Configuraciones

De ser necesario una

readecuación de

requerimientos o un

cambio por un error

inesperado

Corregir los

diferentes errores

encontrados en la

fase de evaluacion

1

semana

Jesus

Castañeda

Computadora

Software

Gestión de Cumplimiento de Requisitos

Evaluar según los

requerimientos de la

empresa que el

software realice lo

solicitado y cumpla

con los objetivos

propuestos

Cumplir con los

requerimientos

analizados en la

fase de análisis y

diseño para

1

semana

David

Marroquin

Computadora

Documento de

análisis y

diseño

Evaluación Se realizaran las Evaluar en caso de 1 Jesus Computadora

Final del Software

pruebas preliminares

para la

implementación del

software

errores inesperados

que puedan surgir

en la etapa de

implementación

semana Castañeda

David

Marroquín

Diseño de

Software

Datos de

sistema

Implementación de

Software

Se acondicionara el

sistema dentro de la

empresa para su

funcionamiento

Automatización de

los procesos de las

diferentes áreas de

la empresa

1

semana

David

Marroquín

Jesus

Castañeda

Computadoras

Empresa

Personal

Capacitación de uso de Software

Se impartirán varias

charlas y ejemplos

del sistema a los

empleados para su

uso

Enseñar el uso

adecuado del

sistema dentro de

la empresa

1

semana

David

Marroquín

Jesus

Castañeda

Computadoras

Personal de la

empresa

Mantenimiento

Visitas periódicas

verificando el sistema

en las diferentes

areas

Mantener el

sistema en

ejecución y el

funcionamiento de

una manera optima

4

semanas

Jesus

Castañeda

David

Marroquin

Computadoras

Sistema

Anexos

Lo que esta Con Rojo te toca hacer

Yo lo que esta con negro y terminar de pulir todo lo demás

En eso de plan operativo todas las actividades que no falte ninguna

La actividad es una cosa de ahí la describis y de ahí que se espera de esa actividad

y la duración de cada cosa y el responsable que puede ser cualquiera y los

materiales que se van a utilizar.