ING. YIM APESTEGUI...

ING. YIM APESTEGUI FLORENTINO

Los síntomas de la mala organización son, entre otros, la incapacidad paradiferenciar claramente lo urgente, lo innecesario, lo que está en procesoo lo que es importante.Inexistencia de adecuados sistemas de archivo, de seguimiento de tareas,y a la adquisición de malos hábitos.

Una mala organización conlleva la pérdida de tiempo, y esto está ligado ala pérdida de dinero o a dejar de ganarlo. También está asociado con en elincumplimiento de los objetivos, causando malas sensaciones comofrustración.


Los malos hábitos desarrollados en la forma de abordarlas tareas, procedimientos y en mayor medida con losprocedimientos mal planificados.Los trastornos de ansiedad y estrés ocasionan en unprimer momento inquietudes y pérdidas derendimiento. Posteriormente pueden generarproblemas de salud mental y física como irritabilidad;depresión; etcétera:

Por ello, se necesitan buenas técnicas de organización


La organización se consigue a través del ordenamiento ycoordinación racional de todos los recursos que formanparte de del grupo social u organizacional. Es así que lapalabra organización tiene tres acepciones (significadossegún contexto)

· Etimológica que viene del griego órganon =instrumento.· Organización= entidad o grupo social.· Organización = proceso.En esencia todos involucran la idea de una estructuraaun con diferentes implicaciones.


La organización es a la empresa lo que la estructura aun edificio en construcción.



Agustín Reyes Ponce. Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles yactividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social con el fin de lograr su máxima eficiencia dentrode los planes y objetivos señalados.

Eugenio Sisto Velazco. Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creandounidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo lasrelaciones que entre dichas unidades debe existir.

Robert Beckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Organización es la estructura de de relaciones entre personas, trabajo yrecursos.

Issac Guzmán V. Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuosQue integran una empresa con el propósito de obtener el máximo aprovechamiento posible de los elementos materiales,técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.

Joseph L Massie. La estructura y la asociación por la cual un grupo cooperativo de seres humanos asigna las tareas entre losmiembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.

Harold Koontz y Cyril O Donne´l. Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar acada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal comovertical toda la estructura de la empresa.

Lyndall Urwick. Disposición y correlaciones de las actividades de una empresa.Mario Sverdilk. Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa.

Conjunto de reglas, normas y políticas, que seutiliza para llegar a un mismo fin uobjetivo.Algunos de estas técnicas son:

Planeación Previa Organigramas (por su objeto, por su

área, por su contenido) MOF, Manual del Puesto,

Procedimientos


Es un documento formado por una serie de estudios quepermiten al emprendedor que tiene la idea y a las institucionesque lo apoyan saber si la idea es viable, se puede realizar y daráganancias.

Es una propuesta de acción técnico económica para resolver unanecesidad utilizando un conjunto de recursos disponibles, loscuales pueden ser, recursos humanos, materiales ytecnológicos entre otros.

Tiene como objetivos aprovechar los recursos para mejorar lascondiciones de vida de una comunidad, pudiendo ser a corto,mediano o a largo plazo.


Son las herramientasnecesarias para llevar

a cabo unaorganización racional;

son indispensablesdurante el proceso de

organización yaplicables de acuerdocon las necesidadesde cada organismo.


◦ La estructura de la organización .◦ Las relaciones entre las unidades estructurales.◦ Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.◦ Las líneas de autoridad y su relatividad dentro de la organización.◦ La división de funciones.◦ Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.◦ Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.


FINALIDADES DE LOS ORGANIGRAMAS

◦ Representa las diferentes unidades que constituyen la compañíacon sus respectivos niveles jerárquicos.

◦ Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que serealizan en la empresa debidamente asignados por área deresponsabilidad o función.

◦ Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:◦ Los cargos existentes en la compañía.◦ Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.◦ Como la autoridad se le asigna a los mismos.


Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello serecomienda que no contenga un número excesivo de cuadros y depuestos, ya que esto, en vez de ayudar a la estructura administrativa dela empresa, puede producir mayores confusiones.

Los organigramas no deben comprender ordinariamente a lostrabajadores o empleados. Los más frecuente es hacerlos arrancar delDirector, o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisoresdel último nivel.

Los organigramas deben contener nombres de funciones y no depersonas. Cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocardentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto ycon letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.


◦Puede apreciarse a simple vista laestructura general y las relaciones detrabajo en la compañía.

◦Muestra quién depende de quién.

◦Son apropiados para lograr que losprincipios de la organización operen .


Son documentos detallados que contienen en forma ordenada ysistemática, información acerca de la organización de la empresa.Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:

De políticas.

Departamentales.

De organización y funciones

De procedimientos

De técnicas.

De puesto.

Etc.


Permiten el control y cumplimiento de las funciones de laempresa.Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican loque se debe hacer y cómo se debe hacer.Son una fuente de información, pues muestran laorganización de la empresa.Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas deresponsabilidad.Son una base para el mejoramiento de sistemas.Reducen costos al incrementar la eficiencia.


Un proceso clásico de organización es elestablecimiento de :Roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, conel objetivo de operar con la eficiencia y eficaciarequeridas para alcanzar los objetivos.

Lo que se espere de un proceso de organización esdisponer de una estructura organizativa a través de lacual los individuos cooperan sistemáticamente para ellogro de objetivos comunes


Para realizar un proceso de organización su estructura debe ser deun carácter tal que muestre los cargos, sus relaciones, mecanismosde coordinación y control de los miembros de la organización. Además deben figurar los niveles de autoridad y de responsabilidad.En el proceso de organización participan los sistemas


El objetivo de la estructura es deservir como ayuda en el cumplimientode los procesos de negocios de laorganización, en todos sus niveles.


Diagrama deprocesos

La representación gráfica que muestra la sucesión de lospasos de que consta un procedimiento.

Diagrama deprocedimiento

Una mayor simplificación del trabajo. Determinar laposibilidad de combinar o readaptar la secuencia de lasoperaciones para una mejor circulación física. Mejoraralguna operación, combinándola con otra parte delproceso. Eliminar demoras. Una mejor distribución de laplanta.

Diagrama de flujo La representación simbólica y grafica de la secuencia lógicaque sigue en un conjunto de actividades y demás.Establecen y determina los procedimientos para obtenerun mayor resultado de efectividad en estos.



TIEMPOS Y MOVIMIENTO:ESTUDIO DE TIEMPOS: actividad

que implica la técnica de establecerun estándar de tiempo permisiblepara realizar una tareadeterminada, con base en lamedición del contenido del trabajodel método prescrito, con la debidaconsideración de la fatiga y lasdemoras personales y los retrasosinevitables.ESTUDIO DE MOVIMIENTOS: análisiscuidadoso de los diversosmovimientos que efectúa el cuerpoal ejecutar un trabajo.

Logra la mejor ventaja mecánica en el uso deherramientas.Determina las mejores posiciones laborales para los

obreros.Mejora el ambiente laboral.Maximizar la eficiencia de los equipos de trabajo.Aumentar los ciclos de producción.Reducir los tiempos muertos o tiempos noproductivos.Integrar la operación con la programación de laproducción. Elimina los movimientos inútiles ysustituirlos por otros más eficaces.Volver mas racional la selección y el entrenamientodel personal.


MUESTREO DE TRABAJO:El muestreo del trabajo es una técnica usadapara investigar las proporciones del tiempo totaldedicadas a las diversas actividades queconstituyen una tarea o una situación de trabajo.

Los resultados son efectivos para determinar: lautilización de máquinas y personal; lossuplementos aplicables a la tarea, y los estándaresde producción. No requiere observación continuapor parte de un analista durante un periodo detiempo largo. El tiempo de trabajo de oficinadisminuye. El total de horas-trabajo a desarrollarpor el analista es generalmente mucho menor.

CUADRO DE DISTRIBUCION DE ACTIVIDADES: Através de esta técnica se analizan los puestos queintegran un departamento o sección, para lograruna división de funciones y mejorar la estructurade los grupos de trabajo. Sirve para analizarlabores relacionadas de cinco, hasta quince,personas.

Define la naturaleza de los trabajos y de losdepartamentos a que corresponden.Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.Normaliza y estandariza procedimientos.Distribuye adecuadamente las cargas de trabajode los distintos puestos.Delimita funciones, evitando fugas deresponsabilidad.

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