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Ing. Sergio Alejandro Pedraza P. - Servicio Nacional De Aprendizaje
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1. Encabezado con codificación:
Todos los procedimientos establecidos en un SGA deben estarencabezados por un rotulo identificando por lo menos lo siguiente:
EJEMPLO:
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1 Logo de la Empresa
Corresponde al símbolo representativo de la Organización.
2 Requisito de la norma ISO 14001
Establece el numeral y el ítem correspondiente a un requisito de la Norma.
3 Titulo del Documento
Hace referencia al tipo de documento, ya sea programa, procedimiento, registro, etc. con su respectivo complemento.
4 Fecha de Emisión del documento
Es la fecha en que se elaboró y registro el documento.
5 Versión Determina el numero de publicación del documento.
6 Identificación Es la referencia del documento, allí se establece que hace parte del Sistema de Gestión Ambiental basado en ISO 14001
7 Codificación Es la referencia establecida para un determinado documento.
8 Numero de Página
Número de la pagina con respecto a las paginas totales del documento.
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CONTENIDO DE UN PROCEDIMIENTO
OBJETIVO Establece el propósito global o general del documento
ALCANCE Establece las áreas y/o actividades que cubrirá la aplicación de dicho procedimiento
DEFINICIONES Aclara términos significativos dentro del procedimiento que son fundamentales para la mejor comprensión del mismo por todas las partes interesadas en su revisión.
RESPONSABLE Determina el departamento, área y/o persona responsable directa y corresponsable de la aplicación, revisión y actualización de dicho procedimiento.
CONDICIONES GENERALES
Describe aquel contexto general a que dicho procedimiento esta sujeto, así como posibles observaciones que no pueden ir implícitas en el siguiente punto.
DESCRIPCION Se refiere a la descripción detallada para el desarrollo del procedimiento en mención, de una forma clara y entendible por todas las partes interesadas.
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Revisión de documentos:Cada documento debe tener un formato en la parte inferior de laúltima hoja que contempla la siguiente información:
� Nombre de la persona que realizo el documento� Nombre de la persona encargada de revisar el documento.� Nombre de la persona que aprueba el documento� Nombre de la persona que realizó la ultima actualización.� Número de actualización.� Fecha de actualización.
EJEMPLO:
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El control documental de un SGA es necesario para localizar,actualizar, revisar y aprobar cada uno de los documentosdiseñados dentro del sistema de gestión.
Todos los documentos deben llevar una fecha de emisión y deactualización, esto con el fin de poseer un control sobre la vigenciay de ser necesario retirarlos al ser obsoletos.
Es importante manejar el encabezado ya mostrado donde seestablezca la codificación correspondiente. De esta forma sefacilita la identificación y el seguimiento de cada documento delsistema.
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Deben estar disponibles únicamente las versiones vigentes de losdocumentos para la ejecución de las actividades del Sistema deGestión Ambiental, y de esta manera eliminar los documentosobsoletos. Para esto es necesario establecer:
I. Índice con la estructura general del SGA, garantizando ladisponibilidad, actualización periódica, y la no redundanciade los documentos.
II. Tabla de distribución de documentos no controlados, en lacual se ubican las áreas de la organización a las cuales se lesproporciona la información del SGA que les compete.
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INDICE DE DOCUMENTOS
TIPO DOCUMENTO NOMBRE CODIFICACION CONTROLADO NO CONTROLADO
programa Manejode RS
S-PG-MR01 X
Controlvertimientos
S-PG-CV02 X
procedimiento
Control operacional
separación de residuos s.
S-PR-SR01 X
Instructivo
Plan de contingencia
Plan de evacuación
S-INS-PE01 X
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TABLA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
TIPO DOCUMENTO NOMBRE CODIFICACION Área 1
Área 2
Área3
Área 4
Área 5
programa
Manejode RS
S-PG-MR01 X
Controlvertimientos
S-PG-CV02 X
procedimie
nto
Control operacional
separación de residuos s.
S-PR-SR01 X
Instructivo
Plan de contingencia
Plan de evacuación
S-INS-PE01 X X X X
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Los requisitos Legales deben estar claramente descritos ydocumentados de tal forma que sean de fácil acceso para las partesinteresadas, y que apliquen a los aspectos ambientales propios de laEmpresa.
El procedimiento descrito para el desarrollo y actualización de losrequisitos legales permitirá a la Empresa verificar el funcionamientode estos y el momento preciso en que deben ser actualizados ocorregidos, además tomar medidas inmediatas para aquellos queno se estén cumpliendo.
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CONDICIONES GENERALES
Las condiciones generales de este procedimiento deberían estarenfocadas a:
� Identificación y actualización de los requisitos legales� especificar los requisitos legales según su actividad productiva:
a) Específicos para la actividad.b) Específicos para los productos y servicios de la organizaciónc) específicos para la industria de la organizaciónd) leyes ambientales generalese) Autorizaciones, licencias y permisos.
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DESCRIPCION
La descripción de este procedimiento debería estar enfocado a:
� Revisión y consulta de la legislación ambiental pertinente�Actualizar las matrices de cumplimento y requisitos legalescon la legislación nueva.� Revisar aspectos pendientes por cumplir dentro de lalegislación aplicable.
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Para efectos del desarrollo del Sistema de GestiónAmbiental se requiere capacitar al personal sobre cada unode los puntos evaluados del Sistema de Gestión, como lo sonla importancia de la conformidad de la Empresa con laPolítica Ambiental, los objetivos y metas ambientales, asímismo acerca de temas ambientales y aquellas necesidadesde entrenamiento previamente identificadas.
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CONDICIONES GENERALES
El personal laboral debe recibir diferentes conferencias,charlas y seminarios en donde se le exponga el Sistema deGestión Ambiental, la Política, Objetivos y Metas ambientalesde la Compañía y el cumplimiento de la misma, los impactosambientales significativos generados por las actividades de laEmpresa y las medidas que esta toma para mitigarlos.
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DESCRIPCION
a) Inducción de personal nuevo, ya sea de planta oadministrativo.b)Capacitaciones periódicas a todo el personalc)Capacitaciones frecuentes al personal que por supuesto de trabajo genere impactos ambientalessignificativos.d) Temas a tratare) Registrosf) Programación de las capacitaciones
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La organización debe contar con un procedimiento que le permitaidentificar, mantener y controlar sus registros y formatos, con el finde que sean accesibles, de fácil localización y estén disponibles enel momento preciso.
Los registros y formatos son la evidencia del desempeño ambientalde la Empresa y sirven de soporte ante auditorias ambientalesinternas y externas.
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CONDICIONES GENERALES
� Los Registros y Formatos se mantendrán activos porun período de tres años.
� Cada registro tiene su codificación y numeraciónestablecida� Los registros son únicos e intransferibles
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DESCRIPCION
� Los registros deben ser de fácil diligenciamiento ylocalización:
REGISTRO CODIGO DOCUMENTO
DE
PROVENIENCIA
FECHA DE
CREACION
LOCALIZACION
Registro de recolección y transporte de RESPEL
S-RE-TRP15 Procedimientode manejo de residuos peligrosos
23/02/2012 Centro de acopio de RESPEL
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La constante monitorización del sistema de gestiónambiental permitirá identificar aquellos aspectos en los quese esta fallando; de esta forma la Empresa lograrádesarrollar correctamente el Sistema de Gestión Ambiental,revisar y reparar sus fallas oportunamente.
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CONDICIONES GENERALES
Con el fin de lograr la mayor eficiencia del Sistema deGestión Ambiental, se debe establecer el monitoreo ymedición de sus aspectos ambientales mas significativoscomo:
� Emisiones atmosféricas (fuentes fijas y móviles)� Control de vertimientos� Uso eficiente de la energía� Uso eficiente del agua� reducción en la generación de RESPEL�Recolección y transporte de RESPEL�Aprovechamiento de residuos solidos
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DESCRIPCION
De acuerdo al monitoreo y medición establecido para cada aspectorelacionado deben estipular minuciosamente por medio de quetipo de análisis y bajo cuales parámetros limites realizaran cadamonitoreo.
Para tal efecto deben proponer registros en los cuales controlencada uno de los análisis:
EJ: ANALISIS DE VERTIMIENTOS
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DESCRIPCION
De acuerdo al monitoreo y medición establecido para cada aspectorelacionado deben estipular minuciosamente por medio de quetipo de análisis y bajo cuales parámetros limites realizaran cadamonitoreo.
Para tal efecto deben proponer registros en los cuales controlencada uno de los análisis:
EJ: ANALISIS DE VERTIMIENTOS
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Registro para el análisis de vertimientos:
RESULTADOS DE LOS ANALISIS
PUNTOS DE MUESTREO
FECHA DEL ANALISIS: 29/02/2012
DBO5 / mg/l DQO / mg/l GYA / mg/l pH SS /mg/l SST mg/l Tº / ºC SAAM / mg/l
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PARAMETROS PERMISIBLES SEGÚN LA RESOLUCION 3957 DE 2009
800 1500 100 5 a 9 2 600 30 10
RESULTADOS DE LOS ANALISIS
PUNTOS DE MUESTREO
FECHA DEL ANALISIS: 05/03/2012
DBO5 / mg/l DQO / mg/l GYA / mg/l pH SS /mg/l SST mg/l Tº / ºC SAAM / mg/l
1
2
3
4
PARAMETROS PERMISIBLES SEGÚN LA RESOLUCION 3957 DE 2009
800 1500 100 5 a 9 2 600 30 10
