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Informe semestral del Sistema de Control Interno ELABORADO: Unidad De Planificación Institucional VALIDADO: Director Ejecutivo APROBADO: Consejo Superior Notarial - Julio, 2019 -
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Informe semestral del Sistema de Control
Interno
ELABORADO:
Unidad De Planificación Institucional
VALIDADO:
Director Ejecutivo
APROBADO:
Consejo Superior Notarial
- Julio, 2019 -
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
ACRONIMOS
ACT.C: Actividades de Control.
AMB.C: Ambiente de Control.
CICI: Comisión Institucional de Control Interno.
CSN Consejo Superior Notarial.
DE: Dirección Ejecutiva.
DNN: Dirección Nacional de Notariado.
G.A: Guía de Autoevaluación.
N.G: Normas Generales.
SCI: Sistema de Control Interno.
SEG. S.C.I: Seguimiento de Sistema de Control Interno.
SEVRI: Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional.
S.I: Sistemas de Información.
PAM: Plan Anual de Acciones de Mejora.
PARI: Plan Anual de Administración de Riesgos Institucionales.
UA: Unidad Administrativa.
UAIN: Unidad Archivo Institucional.
UAJ: Unidad Asesoría Jurídica.
ACS: Unidad Contraloría de Servicios.
UFN: Fiscalización Notarial.
ULN: Legal Notarial.
USN: Unidad Servicios Notariales.
UTIC: Unidad Tecnologías de la Información y la Comunicación.
UPI: Unidad de Planificación Institucional.
VR: Valoración del Riesgo.
Contenido INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 1
INFORME SEMESTRAL 2019 ................................................................................................................ 2
A-Unidad Fiscalización Notarial (UFN): ........................................................................................... 2
B-Unidad Servicios Notariales (USN): .............................................................................................. 4
C-DIRECCIÓN EJECUTIVA (DE): ........................................................................................................ 6
D-UNIDAD ASESORIA JURÍDICA (UAJ): .......................................................................................... 10
E-Unidad Planificación Institucional (UPI): .................................................................................... 13
F-CONSEJO SUPERIOR NOTARIAL (CSN): ....................................................................................... 16
G-UNIDAD LEGAL NOTARIAL (ULN): .............................................................................................. 18
H-UNIDAD TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN (UTIC):........................... 21
I-UNIDAD CONTRALORÍA DE SERVICIOS (UCS): ............................................................................. 23
J-UNIDAD ADMINISTRATIVA (UA): ................................................................................................ 24
Resumen primer semestre ............................................................................................................ 25
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
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1
INTRODUCCIÓN Conforme establece la Ley de Control Interno No. 8292, el presente informe da a conocer el estado de avance de las Acciones de Mejora y de las Medidas de Administración, ejecutadas por las Unidades de la Dirección Nacional de Notariado (DNN), para el primer semestre del año 2019.
La importancia de un adecuado Sistema de Control Interno en la institución consiste en que, le permite a la administración activa obtener un grado razonable de asertividad en el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas por la DNN.
La Guía de Autoevaluación y la herramienta del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI), son instrumentos que orientan a la administración activa en la identificación de debilidades y riesgos en la gestión de los procesos en cada una de las unidades de la DNN, las cuales cuentan con el acompañamiento técnico de la Unidad de Planificación Institucional (UPI).
La sistematización del informe de resultados del primer semestre del Sistema de Control Interno (SCI), se logró obtener mediante los informes de avance del SCI del primer y segundo trimestre remitidos a la UPI, por las jefaturas de las unidades de la DNN.
Para el periodo 2019 se proyectaron a nivel institucional 620 acciones de mejora, programándose por parte de las unidades de la DNN, para el primer trimestre del presente año la ejecución total de 207 acciones, de las cuales 166 (80,19%) se cumplieron y 41 (19,81%) no cumplieron, de estas se ejecutaron 11 acciones en el segundo trimestre, y se reprograman para el segundo semestre 30 acciones, para lo cual los responsables establecieron las fechas de reprogramación y brindaron las justificaciones que imposibilitaron la ejecución de las acciones de mejora en este semestre.
En el segundo trimestre se programó la implementación de 120 acciones de mejora, cumpliendo con la ejecución de 87 (72,50%) y se reprogramaron 33 (27,50%) para el segundo semestre, con sus respectivas justificaciones que imposibilitaron la ejecución de las acciones de mejora.
Al 30 de junio de 2019 las unidades de la DNN programaron la implementación de 327 acciones de mejora, logrando la ejecución de 264 acciones (80,73%), y se reprograman para el segundo semestre 63 acciones (19,27%) con las debidas justificaciones. En relación con las 620 acciones para el periodo 2019, la ejecución de las 264 acciones representa 42,58% de avance en el cumplimiento de las acciones de mejora, manteniendo para el segundo semestre la implementación de 356 acciones de mejora, que representa el 57,42%.
En el presente informe se muestra el nivel de avance al 30 de junio de la implementación de las medidas de administración, por medio de la ejecución de las actividades propuestas por las unidades responsables, que representan un 74,24% para los riesgos administrados.
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2
A continuación, se detalla por parte las diferentes Unidades de la DNN, los
resultados obtenidos del “Estado de Avance del SCI” para el primer semestre
del 2019.
INFORME SEMESTRAL 2019
A-Unidad Fiscalización Notarial (UFN):
La información fue facilitada por la jefatura de la unidad, mediante los informes trimestrales del Sistema de Control Interno, enviados mediante correo electrónico a la UPI el 05 de abril y 28 de junio de 2019, se adjuntan en formato PDF al final
del informe de la UFN.
Acciones de mejora primer semestre 2019
Al 30 de junio de 2019 la UFN debía ejecutar conforme a la programación establecida un total de 37 acciones de mejora, de estas cumplió con la ejecución del 100%, ya que dos acciones que se reprogramaron en el primer trimestre se cumplieron en el segundo trimestre.
La UFN estableció la implementación de 56 acciones de mejora para el periodo 2019, obteniendo para el primer semestre la ejecución de 37 acciones con un avance del 66,07% y en proceso de implementación 19 acciones (33,93%) para el segundo semestre.
En los siguientes cuadros y gráficos se ilustra la información anterior:
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-UFN, 2019.
ESTADO
AMBIENTE DE
CONTROL
AMB.C
VALORACIÓN
DEL RIESGO
V.R
ACTIVIDADES
DE CONTROL
ACT.C
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
S.I
SEGUIMIENTO
DEL S.C.I
S.C.I
TOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 11 6 12 7 1 37 100,00
REPROGRAMADAS 0 0 0 0 0 0 0,00
TOTAL 11 6 12 7 1 37 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la UFN, al 30/06/2019
CUADRO No.01
ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN Y POR COMPONENTE,
UNIDAD FISCALIZACIÓN NOTARIAL, AL 30 DE JUNIO DE 2019
1
2
3
4
5
6
7
8
9
AMB.C V.R ACT.C S.I S.C.I
11
6
12
7
10
00 0 0
Ca
nti
da
d A
cc
ion
es
Me
jora
Componentes del SCI
Gráfico No. 01Estado de las acciones de mejora por estado de ejecución y por componente,
Unidad Fiscalizacón Notarial, al 30 de junio de 2019
IMPLEMENTADAS
REPROGRAMADAS
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3
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-UFN, 2019.
Acciones de mejora 2018
De este periodo la UFN reprogramo para el año 2019 ocho acciones de mejora de las cuales, para el 10 de enero de 2019, se indica como cumplida una acción “Incluir a todos los funcionarios de la UFN para que formen parte activa de la elaboración del plan de trabajo de la Unidad”, y para el segundo semestre según programación se tiene en proceso de implementación siete acciones.
Riesgos administrados
La Unidad de Fiscalización Notarial para el periodo 2019 gestiona cinco riesgos de los cuales, tres presentan un nivel residual de muy importante y dos son importante. Para mitigar los riesgos, esta unidad estableció once medidas de administración y quince actividades, programando cinco para el primer semestre, logrando implementar tres (60%) y reprogramando para el segundo semestre dos actividades (40%), así como las diez actividades programadas para el segundo semestre.
La UFN al 30 de junio del presente año tiene un avance del 20% de ejecución de las actividades establecidas con el objetivo de ejecutar las medidas de administración para evitar la materialización de los riesgos administrados.
A continuación, se ilustra gráficamente la información anterior:
ESTADO DE EJECUCIÓNACCIONES DE MEJORA PRIMER
SEMESTRE
ACCIONES DE MEJORA SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 37 0 37 66,07
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 19 19 33,93
TOTAL ACCIONES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE, PERIODO 201937 19 56 100
Fuente: Informe segundo trimestre del SCI de la UFN, al 30/06/2019
CUADRO No. 02
ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN, PROGRAMADAS POR SEMESTRE EN RELACIÓN
AL TOTAL DE ACCIONES DEL PERIODO 2019, UNIDAD FISCALIZACIÓN NOTARIAL, DNN
66,07%
33,93%
Gráfico No.02Porcentaje de las acciones de mejora implementadas por la Unidad
Fiscaliación Notarial, primer semestre 2019, DNN
IMPLEMENTADAS1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
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4
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-UFN, 2019.
La información anterior se detalla en los siguientes documentos PDF:
Seguimiento
acciones de mejora primer trimestre 2019 UFN FIRMADO.pdf
INFORME
SEGUNDO TRIMESTRE DEL SCI - UFN 2019 firm2.pdf
B-Unidad Servicios Notariales (USN):
Los datos se captaron de los informes trimestrales remitidos mediante correo electrónico a la UPI por la jefatura de la USN, el 24 de abril y el 05 de julio de 2019.
Acciones de mejora primer semestre 2019
La USN programó al 30 de junio de 2019 la ejecución de 21 acciones de mejora, logrando implementar 18 (85,71%) y reprogramando para el segundo semestre 03 acciones (14,29%).
En el PAM de la USN se estableció la implementación de 54 acciones de mejora para el periodo 2019, obteniendo como resultado para el primer semestre la ejecución de 18 acciones, lo cual representa un avance del 33,33% y en proceso de implementación 36 acciones (66,67%) para el segundo semestre.
En los siguientes cuadros y gráficos se ilustra la información anterior:
20%
13,33%66,67%
Gráfico No.03
Porcentaje de avance por estado de las actividades para la implementación de las medidas de administración UFN, primer semestre 2019, DNN
IM PLEMENTADAS
1er SEMESTRE
REPROGRAMADAS
1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEM ENTACIÓN
ESTADO DE EJECUCIÓN ACTIVIDADES PRIMER
SEMESTRE
ACTIVIDADES SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 3 0 3 20,00
REPROGRAMADAS 2 0 2 13,33
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 10 10 66,67
TOTAL ACTIVIDADES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE5 10 15 100
Fuente: Informe segundo trimestre del SCI de la UFN, al 30/06/2019
CUADRO No. 03
ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN
POR ESTADO DE EJECUCIÓN, UNIDAD FISCALIZACIÓN NOTARIAL, PRIMER SEMESTRE 2019,DNN
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5
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-USN, 2019.
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-USN, 2019.
ESTADO
AMBIENTE DE
CONTROL
AMB.C
VALORACIÓN
DEL RIESGO
V.R
ACTIVIDADES
DE CONTROL
ACT.C
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
S.I
SEGUIMIENTO
DEL S.C.I
S.C.I
TOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 7 1 4 3 3 18 85,71
REPROGRAMADAS 1 1 1 0 0 3 14,29
TOTAL 8 2 5 3 3 21 100
Fuente:Informes del primer y segundo trimestre de las acciones de la USN, 2019.
CUADRO No. 04
ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN Y POR COMPONENTE,
UNIDAD SERVICIOS NOTARIALES, AL 30 DE JUNIO DE 2019
1
2
3
4
5
6
7
8
9
AMB.C V.R ACT.C S.I S.C.I
7
1
4
3 3
11
1 0 0
Can
tid
ad
Accio
nes M
ejo
ra
Componentes del SCI
Gráfico No.04 Estado de las acciones de mejora por estado de ejecución y por componente,
Unidad Servicios Notariales, al 30 de junio de 2019
IMPLEMENTADAS
REPROGRAMADAS
ESTADO DE EJECUCIÓNACCIONES DE MEJORA PRIMER
SEMESTRE
ACCIONES DE MEJORA SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 18 0 18 33,33
REPROGRAMADAS 3 0 3 5,56
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 33 33 61,11
TOTAL ACCIONES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE, PERIODO 201921 33 54 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la USN, al 30/06/2019
CUADRO No.05
ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN, PROGRAMADAS POR SEMESTRE EN RELACIÓN
AL TOTAL DE ACCIONES DEL PERIODO 2019, UNIDAD SERVICIOS NOTARIALES, DNN
33,33%
5,56%
61,11%
Gráfico No.05Porcentaje de Avance de las acciones de mejora por estado de ejecución,
programadas por semestre, USN informe semestral 2019, DNN
IMPLEMENTADAS1er SEMESTRE
REPROGRAMADAS1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 2do SEMESTRE…
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6
Acciones de mejora 2018
En el Informe de Resultados del Sistema de Control Interno del periodo 2018, la USN reprogramó para el año 2019 la implementación de 08 acciones de mejora, que son reportadas por la jefatura de la unidad como cumplidas en la gestión de la unidad en el informe del segundo trimestre del SCI.
Riesgos administrados
La Unidad de Servicios Notariales para el periodo 2019 gestiona once riesgos, que se distribuyen por nivel residual en cinco importante y seis muy importante. Se establecieron sesenta medidas de administración y sesenta actividades, que están programadas para su implementación en el segundo semestre. En el presente informe semestral la jefatura de la USN, indica los resultados del avance de la
ejecución de las medidas de administración, al 30 de junio de 2019. No se informa por parte de la jefatura inconvenientes en el avance de la implementación de las medidas de administración.
La información anterior se detalla en los siguientes documentos PDF:
Seguimiento
acciones de mejora del SCI primer trimestre 2019 USN VERSIÓN FINAL.pdf
INFORME
SEGUNDO TRIMESTRE DEL SCI-USN 2019.pdf
C-DIRECCIÓN EJECUTIVA (DE):
Se recopiló la información por medio de los Informes trimestrales de Control Interno, remitido por medio del correo electrónico a la UPI el 05 de abril y el 08 de julio de 2019 por la Dirección Ejecutiva.
Acciones de mejora primer semestre
Al 30 de junio de 2019 la Dirección Ejecutiva programó la ejecución de 63 acciones de mejora, cumpliendo con la implementación de 54 acciones (85,71%), y la reprogramación para el segundo semestre de 09 acciones (14,29%), de las cuales 01 corresponde al primer trimestre y 08 al segundo trimestre, con las respectivas justificaciones.
La DE estableció la implementación de 119 acciones de mejora para el periodo 2019, obteniendo para el primer semestre la ejecución de 54 acciones con un avance del 45,38% aproximando la ejecución a la mitad de las acciones proyectadas para ejecutar en el año 2019. Se reprograman 09 acciones (7,56%) y en proceso de implementación 56 acciones (47,06%) para el segundo semestre según programación del PAM de la DE.
En los siguientes cuadros y gráficos se ilustra la información anterior:
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
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7
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-DE, 2019.
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-DE, 2019.
ESTADO DE EJECUCIÓNACCIONES DE MEJORA PRIMER
SEMESTRE
ACCIONES DE MEJORA SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 54 0 54 45,38
REPROGRAMADAS 9 0 9 7,56
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 56 56 47,06
TOTAL ACCIONES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE, PERIODO 201963 56 119 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la DE, al 30/06/2019
CUADRO No.07
AVANCE DE LAS ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN, PROGRAMADAS POR SEMESTRE EN RELACIÓN
AL TOTAL DE ACCIONES DEL PERIODO 2019, DIRECCIÓN EJECUTIVA, DNN
45,38%
7,56%
47,06%
Gráfico No.07Porcentaje de Avance de las acciones de mejora por estado de ejecución, programadas por semestre
en relación al periodo 2019 DE , DNN
IMPLEMENTADAS1er SEMESTRE
REPROGRAMADAS1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 2do SEMESTRE…
ESTADO
AMBIENTE DE
CONTROL
AMB.C
VALORACIÓN
DEL RIESGO
V.R
ACTIVIDADES
DE CONTROL
ACT.C
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
S.I
SEGUIMIENTO
DEL S.C.I
S.C.I
TOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 20 12 13 4 5 54 85,71
REPROGRAMADAS 2 1 3 3 0 9 14,29
TOTAL 22 13 16 7 5 63 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la DE, al 30/06/2019
CUADRO No.06
ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN Y POR COMPONENTE,
DIRECCIÓN EJECUTIVA, AL 30 DE JUNIO DE 2019
1
2
3
4
5
6
7
8
9
AMB.C V.R ACT.C S.I S.C.I
20 12 13
4
5
21
3 3
0
Can
tid
ad
Accio
nes M
ejo
ra
Componentes del SCI
Gráfico No.06Estado de las acciones de mejora por estado de ejecución y por componente,
Dirección Ejecutiva, al 30 de junio de 2019
IMPLEMENTADAS
REPROGRAMADAS
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
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8
Acciones de mejora periodo 2018:
En relación a este punto la Dirección Ejecutiva, reprogramo para el año 2019 siete acciones de mejora, distribuidas para su implementación en 02 (28,57%) para el primer semestre que se cumplieron conforme la programación y 05 (71,43%) para el segundo semestre.
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-DE, 2019.
Verificación de las preguntas contestadas como “si” en la Guía de
Autoevaluación 2017-2018.
Para este apartado la Dirección Ejecutiva reprogramó para el primer semestre del
2019, la implementación de 04 acciones de mejora para dar cumplimiento a las
preguntas contestadas afirmativamente que se encontraban como no cumplidas, y
se ejecutaron conforme a lo programado.
Acciones de mejora periodo 2016-2017:
La Dirección Ejecutiva reprogramó para el año 2019 tres acciones de mejora,
proyectando la implementación de 02 acciones para el primer semestre, que se
muestran como cumplidas, lo cual representa un avance del 66,67% de ejecución
al 30 de junio de 2019, y para el segundo semestre 01 acción (33,33%) con fecha
de culminación al 30 de setiembre de 2019 según programación.
ESTADO DE EJECUCIÓNACCIONES DE MEJORA PRIMER
SEMESTRE
ACCIONES DE MEJORA SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 2 0 2 28,57
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 5 5 71,43
TOTAL ACCIONES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE, PERIODO 20192 5 7 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la DE, al 30/06/2019
AVANCE DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS ACCIONES DE MEJORA DEL PERIODO 2018, REPROGRAMADAS PARA EL AÑO 2019
CONFORME A LO PROGRAMADO PARA CADA SEMESTRE POR LA DIRECCIÓN EJECUTIVA, DNN
CUADRO No.08
28,57%
71,43%
Gráfico No.08Porcentaje de avance de implementación de las acciones de mejora reprogramadas
del periodo 2018, al año 2019, por Dirección Ejecutiva, según programación semestral 2019, DNN
IMPLEMENTADAS1er SEMESTRE
REPROGRAMADAS1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 2do SEMESTRE
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
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9
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-DE, 2019.
Riesgos administrados
La Dirección Ejecutiva para el periodo 2019 gestiona cinco riesgos de los cuales 04 se clasifican con un nivel residual de inaceptable, y 01 con un nivel residual de importante. La DE estableció 17 medidas de administración y 43 actividades, programando 25 para el primer semestre, logrando implementar 14 (56%) y reprogramando para el segundo semestre 11 actividades (44%) con las respectivas justificaciones, así como para el segundo semestre se tiene proyectado ejecutar 18 actividades.
La DE al 30 de junio del presente año tiene un avance del 32,56% de ejecución de las actividades establecidas con el objetivo de ejecutar las medidas de administración para afectar las causas y evitar la materialización de los riesgos administrados. La información anterior se detalla en los siguientes cuadros y gráficos.
ESTADO DE EJECUCIÓNACCIONES DE MEJORA PRIMER
SEMESTRE
ACCIONES DE MEJORA SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 2 0 2 66,67
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 1 1 33,33
TOTAL ACCIONES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE, PERIODO 20192 1 3 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la DE, al 30/06/2019
AVANCE DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS ACCIONES DE MEJORA DEL PERIODO 2017, REPROGRAMADAS PARA EL AÑO 2019
CONFORME A LO PROGRAMADO PARA CADA SEMESTRE POR LA DIRECCIÓN EJECUTIVA, DNN
CUADRO No.09
ESTADO DE EJECUCIÓN ACTIVIDADES PRIMER
SEMESTRE
ACTIVIDADES SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 14 0 14 32,56
REPROGRAMADAS 11 0 11 25,58
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 18 18 41,86
TOTAL ACTIVIDADES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE25 18 43 100
Fuente: Informe segundo trimestre del SCI de la DE, al 30/06/2019
CUADRO No. 10
AVANCE DE LAS ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN
POR ESTADO DE EJECUCIÓN, DIRECCIÓN EJECUTIVA, PRIMER SEMESTRE 2019,DNN
66,67%
33,33%
Gráfico No.09Porcentaje de avance de implementación de las acciones de mejora reprogramadas
del periodo 2017, al año 2019, por Dirección Ejecutiva, según programación semestral 2019, DNN
IMPLEMENTADAS1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 2do SEMESTRE
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
10
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-DE, 2019.
La información anterior se detalla en los siguientes documentos PDF:
Seguimiento
trimestral acciones de mejora.pdf
INFORME
SEGUNDO TRIMESTRE DEL SCI-DE 2019.pdf
D-UNIDAD ASESORIA JURÍDICA (UAJ):
La información se recopiló para el Informe Semestral del Sistema de Control Interno 2019, mediante los informes trimestrales remitidos por medio de correo electrónico a la UPI el día 05 de abril y 05 de julio 2019 por parte de la jefatura de la Unidad. El detalle de la información se adjunta en formato PDF al final del informe de la UAJ.
Acciones de mejora primer semestre
Para el periodo 2019, la unidad de Asesoría Jurídica programó 64 acciones de mejora, proyectando para el primer semestre la implementación de 47 acciones de las cuales se cumplieron 41 (87,23%), y reprogramaron para el segundo semestre 6 acciones (12,77%) con las respectivas justificaciones, además de las 17 acciones planificadas para el segundo semestre. La Asesoría Jurídica al 30 de junio de 2019, presenta un 64,06% de avance en la implementación de las acciones de mejora en relación al total de 64 acciones programadas para el año 2019.
En los siguientes cuadros y gráficos se ilustra la información anterior:
32,56%
25,58%
41,86%
Gráfico No.10Porcentaje de avance por estado de las actividades para la implementación de las
medidas de administración DE, primer semestre 2019, DNN
IM PLEMENTADAS
1er SEMESTRE
REPROGRAMADAS
1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEM ENTACIÓN
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
11
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-UAJ, 2019.
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-UAJ, 2019.
ESTADO
AMBIENTE DE
CONTROL
AMB.C
VALORACIÓN
DEL RIESGO
V.R
ACTIVIDADES
DE CONTROL
ACT.C
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
S.I
SEGUIMIENTO
DEL S.C.I
S.C.I
TOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 18 7 7 3 6 41 87,23
REPROGRAMADAS 0 3 2 1 0 6 12,77
TOTAL 18 10 9 4 6 47 100
Fuente:Informes del primer y segundo trimestre de las acciones de la UAJ, 2019.
CUADRO No. 11
ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN Y POR COMPONENTE,
ASESORÍA JURÍDICA, AL 30 DE JUNIO DE 2019
ESTADO DE EJECUCIÓNACCIONES DE MEJORA PRIMER
SEMESTRE
ACCIONES DE MEJORA SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 41 0 41 64,06
REPROGRAMADAS 6 0 6 9,38
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 17 17 26,56
TOTAL ACCIONES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE, PERIODO 201947 17 64 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la UAJ, al 30/06/2019
CUADRO No.12
AVANCE DE LAS ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN, PROGRAMADAS POR SEMESTRE EN RELACIÓN
AL TOTAL DE ACCIONES DEL PERIODO 2019, ASESORÍA JURÍDICA, DNN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
AMB.C V.R ACT.C S.I S.C.I
18
7 7
3
6
0
3
2
1 0
Can
tid
ad
Accio
nes M
ejo
ra
Componentes del SCI
Gráfico No.11Estado de las acciones de mejora por estado de ejecución y por componente,
Asesoría Jurídica, al 30 de junio de 2019
IMPLEMENTADAS
REPROGRAMADAS
64,06%9,38%
26,56%
Gráfico No.12Porcentaje de Avance de las acciones de mejora por estado de ejecución,
programadas por semestre, UAJ informe semestral 2019, DNN
IMPLEMENTADAS1er SEMESTRE
REPROGRAMADAS1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 2do SEMESTRE…
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
12
Acciones de mejora periodo 2016-2017:
Para el año 2019 la UAJ reprogramo la implementación de una acción de mejora correspondiente al periodo 2017, que se reporta en el informe del segundo trimestre del SCI de la UAJ como cumplida. Indicando por parte de la jefatura el siguiente resultado de la implementación de la acción de mejora “La salida de 4 funcionarios de la AJ y el cambio en las funciones hacen imposible e innecesaria la rotación” que respondía a la pregunta de la Guía de Autoevaluación 4.4.5.4 ¿Se aplica un modelo de administración del capital humano que permita realizar rotación de labores? “A la fecha esta jefatura asigna otras funciones adicionales a las propias del puesto, a cada funcionaria, con el fin de cumplir en tiempo con las tareas asignadas. Por tanto, ante la salida por: vacaciones, incapacidad o permisos, las compañeras son capaces de cubrir algunas de las funciones de la funcionaria ausente”.
Riesgos administrados
Para el año 2019 la UAJ presenta un riesgo administrado con un nivel residual de inaceptable “No poder brindar asesorías oportuna y exhaustiva” en la medida de administración “Contratación de la confección de base de datos de normativa de la DNN” la jefatura indica la siguiente observación “Contratación del abogado para el proceso de digitalización, no se ejecutará este año”. Al evento se le estableció una nueva medida de administración “Procedimiento para el trámite de Capacitaciones, ya incluye, de por sí, el VB de la Dirección”.
Al riesgo se le incorporaron 05 medidas de administración y 05 actividades para la implementación de las medidas, de las cuales se implementaron en el primer semestre 03 actividades que representa un avance del 60% en la implementación de las mediadas de administración al 30 de junio de 2019, y para el segundo semestre 02 actividades (40%).
En el siguiente cuadro y gráfico se ilustra la información anterior.
ESTADO DE EJECUCIÓN ACTIVIDADES PRIMER
SEMESTRE
ACTIVIDADES SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 3 0 3 60,00
REPROGRAMADAS 0 0 0 0,00
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 2 2 40,00
TOTAL ACTIVIDADES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE3 2 5 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la UAJ, al 30/06/2019
CUADRO No. 13
AVANCE DE LAS ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN
POR ESTADO DE EJECUCIÓN, UNIDAD ASESORÍA JURÍDICA PRIMER SEMESTRE 2019, DNN
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
13
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-UAJ, 2019.
Los datos se detallan en los siguientes documentos PDF:
Seguimiento
Acciones de Mejora UAJ primer trimestre 2019.pdf INFORME 2do TRIM
DEL SCI F.pdf INFORME 2do TRIM
DEL SCI. PAM 2017 F.pdf
E-Unidad Planificación Institucional (UPI):
La información fue recopilada mediante el Informe de seguimiento del primer y segundo trimestre del Sistema de Control Interno 2019, enviados por medio del correo electrónico el día 04 de abril y 27 de junio del 2019 por el jefe de la Unidad, el detalle de la información se adjunta en formato PDF al final del informe de la UPI.
Acciones de mejora primer semestre
Para el año 2019, la unidad de Planificación Institucional programó la implementación de 112 acciones de mejora, proyectando para el primer semestre la ejecución de 62 acciones, de las cuales se cumplió con 60 (96,77%) y reprogramo 02 (03,23%) para el segundo semestre.
Las 60 acciones de mejora ejecutadas en el primer semestre representan un avance del 53,57% de cumplimiento, restando por implementar para el segundo semestre 52 acciones (46,43%) en relación a las 112 acciones de mejora planificadas para el periodo 2019.
En los siguientes cuadros y gráficos se ilustra la información brindada por la jefatura de la UPI.
60%
40%
Gráfico No.13Porcentaje de avance por estado de las actividades para la implementación de las
medidas de administración UAJ, primer semestre 2019, DNN
IM PLEMENTADAS
1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEM ENTACIÓN
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
14
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-UPI, 2019.
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-UPI, 2019.
ESTADO
AMBIENTE DE
CONTROL
AMB.C
VALORACIÓN
DEL RIESGO
V.R
ACTIVIDADES
DE CONTROL
ACT.C
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
S.I
SEGUIMIENTO
DEL S.C.I
S.C.I
TOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 20 18 13 3 6 60 96,77
REPROGRAMADAS 2 0 0 0 0 2 3,23
TOTAL 22 18 13 3 6 62 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la UPI, al 30/06/2019
CUADRO No.14
ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN Y POR COMPONENTE,
UNIDAD PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL, AL 30 DE JUNIO DE 2019
ESTADO DE EJECUCIÓNACCIONES DE MEJORA PRIMER
SEMESTRE
ACCIONES DE MEJORA SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 60 0 60 53,57
REPROGRAMADAS 2 0 2 1,79
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 50 50 44,64
TOTAL ACCIONES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE, PERIODO 201962 50 112 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la UPI, al 30/06/2019
CUADRO No.15
AVANCE DE LAS ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN, PROGRAMADAS POR SEMESTRE EN RELACIÓN
AL TOTAL DE ACCIONES DEL PERIODO 2019 UNIDAD PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL, DNN
Gráfico No.14
53,57%
1,79%
44,64%
Gráfico No.15Porcentaje de avance de las acciones de mejora por estado de ejecución, programadas por
semestre, UPI informe semestral 2019, DNN
IMPLEMENTADAS1er SEMESTRE
REPROGRAMADAS1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 2do SEMESTRE
1
2
3
4
5
6
7
8
9
AMB.C V.R ACT.C S.I S.C.I
20 18 13
3
6
20
0 0 0
Ca
nti
da
d A
ccio
ne
s M
ejo
ra
Componentes del SCI
Gráfico No.14Estado de las acciones de mejora por estado de ejecución y por componente,
Unidad Planificación Institucional, al 30 de junio de 2019
IMPLEMENTADAS
REPROGRAMADAS
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
15
Acciones de mejora 2018
Del periodo 2018 la UPI reprogramo para el 31 de enero de 2019, la ejecución de dos acciones de mejora que respondían las preguntas 1.2.5 y 4.31 de la Guía de Autoevaluación 2017-2018, las acciones para ambas preguntas eran” Solicitar a la Unidad Administrativa las regulaciones pertinentes respecto al uso, control, conservación y custodia de los activos institucionales.” Para la fecha indicada anteriormente, la acción no se logró ejecutar por cuanto la unidad administrativa aún no ha promulgado el reglamento interno, se reprograma para el 12 de febrero del año en curso, cambiando la acción de mejora con el fin de dar cumplimiento por una prevención al jerarca respecto a la situación, ya que se constituye en una acción que debilita el control interno institucional, al 30 de junio de 2019 no se recibió respuesta por parte del jerarca, a lo cual la UPI dará el seguimiento respectivo.
Riesgos administrados
La Unidad de Planificación Institucional para el periodo 2019 identificó la administración de cinco riesgos, de estos tres con un nivel residual de inaceptable y dos con un nivel importante. La UPI estableció once medidas de administración y dieciocho actividades, de las cuales se programaron trece para el primer semestre, logrando implementar nueve para un avance del 50,00% y reprogramando para el segundo semestre cuatro actividades (22,22%), y para el siguiente semestre se tiene proyectado realizar cinco actividades (27,78%).
Al 30 de junio de 2019 la UPI ha obtenido un avance del 50% de ejecución de las actividades, que se establecen con el objetivo de implementar las medidas de administración para afectar las causas y evitar la materialización de los riesgos administrados.
ESTADO DE EJECUCIÓN ACTIVIDADES PRIMER
SEMESTRE
ACTIVIDADES SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 9 0 9 50,00
REPROGRAMADAS 4 0 4 22,22
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 5 5 27,78
TOTAL ACTIVIDADES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE13 5 18 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la UPI, al 30/06/2019
CUADRO No. 16
AVANCE DE LAS ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN
POR ESTADO DE EJECUCIÓN, UNIDAD PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL PRIMER SEMESTRE 2019, DNN
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
16
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-UPI, 2019.
La información anterior se detalla en los siguientes documentos PDF:
Seguimiento
acciones de mejora del SCI primer trimestre 2019 (Firmado).pdf INFORME
SEGUNDO TRIMESTRE DEL SCI-UPI 2019.pdf
F-CONSEJO SUPERIOR NOTARIAL (CSN):
La información fue recopilada mediante los Informes de seguimiento del primer y segundo trimestre del Sistema de Control Interno 2019, enviados por medio del correo electrónico el día 04 de abril y 27 de junio del 2019 por la secretaria del CSN, el detalle de la información se adjunta en formato PDF al final del informe del CSN.
Acciones de mejora primer semestre
De las 20 acciones de mejora para el periodo 2019, se programó la implementación de siete acciones para el primer semestre, cumpliéndose en un 100%. El avance de las acciones de mejora al 30 de junio de 2019 conforme a la ejecución de las 07 acciones es de un 35%, permaneciendo en proceso de implementación para el segundo semestre 13 acciones que representan un 65%.
En los cuadros y gráficos se muestra la información anterior.
ESTADO
AMBIENTE DE
CONTROL
AMB.C
VALORACIÓN
DEL RIESGO
V.R
ACTIVIDADES
DE CONTROL
ACT.C
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
S.I
SEGUIMIENTO
DEL S.C.I
S.C.I
TOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 3 1 3 0 0 7 100,00
REPROGRAMADAS 0 0 0 0 0 0 0,00
TOTAL 3 1 3 0 0 7 100
Fuente:Informes del primer y segundo trimestre de las acciones de la CSN, 2019.
CUADRO No. 17
ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN Y POR COMPONENTE,
CONSEJO SUPERIOR NOTARIAL, AL 30 DE JUNIO DE 2019
50%22,22%
27,78%
Gráfico No.16Porcentaje de avance por estado de las actividades para la ejecución de las medidas de
administración UPI, primer semestre 2019, DNN
IMPLEMENTADAS1er SEMESTRE
REPROGRAMADAS1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN2do SEMESTRE
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
17
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-CSN, 2019.
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-CSN, 2019.
Riesgos administrados
Para el año 2019 el Consejo Superior Notarial administra 04 riesgos con un nivel residual de muy importante, mediante 10 medidas de administración y 12 actividades para la implementación de las medidas. En el primer semestre se implementaron 10 actividades para un avance del 83,33%, y quedando por ejecutar para el segundo semestre 02 actividades que representa el 16,67%.
En el siguiente cuadro y gráfico se ilustra la información anterior.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
AMB.C V.R ACT.C S.I S.C.I
3
1
3
0 00
00 0 0
Can
tid
ad
Accio
nes M
ejo
ra
Componentes del SCI
Gráfico No.17Estado de las acciones de mejora por estado de ejecución y por componente,
Consejo Superior Notarial, al 30 de junio de 2019
IMPLEMENTADAS
REPROGRAMADAS
ESTADO DE EJECUCIÓNACCIONES DE MEJORA PRIMER
SEMESTRE
ACCIONES DE MEJORA SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 7 0 7 35,00
REPROGRAMADAS 0 0 0 0,00
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 13 13 65,00
TOTAL ACCIONES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE, PERIODO 20197 13 20 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la CSN, al 30/06/2019
CUADRO No.18
AVANCE DE LAS ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN, PROGRAMADAS POR SEMESTRE EN RELACIÓN
AL TOTAL DE ACCIONES DEL PERIODO 2019, CONSEJO SUPERIOR NOTARIAL, DNN
35,00%
65,00%
Gráfico No.18Porcentaje de Avance de las acciones de mejora por estado de ejecución, programadas por
semestre, CSN informe semestral 2019, DNN
IMPLEMENTADAS1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 2do SEMESTRE…
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
18
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-CSN, 2019.
El detalle de los datos se ubica en los siguientes documentos PDF.
Seguimiento
acciones de mejora del SCI primer trimestre 2019 fdo..pdf
Informe semestral
del SCI 2019 CSN firmado.pdf
G-UNIDAD LEGAL NOTARIAL (ULN):
La información fue recopilada mediante el informe del segundo trimestre del Sistema de Control Interno 2019, enviado por medio de correo electrónico a la UPI el día 05 de julio del 2019 por el jefe de la Unidad. El detalle de la información se
adjunta en formato PDF al final del informe del ULN.
Acciones de mejora primer semestre:
Para el periodo 2019, la unidad de Legal Notarial programó 76 acciones de mejora, proyectando para el primer semestre la implementación de 18 acciones de las cuales se cumplieron 02 (11,11%), y reprogramando para el segundo semestre 16 acciones (88,89%) con las respectivas justificaciones con fecha de implementación al 31 de octubre 2019, además de las 58 acciones planificadas para el segundo
ESTADO DE EJECUCIÓN ACTIVIDADES PRIMER
SEMESTRE
ACTIVIDADES SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 10 0 10 83,33
REPROGRAMADAS 0 0 0 0,00
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 2 2 16,67
TOTAL ACTIVIDADES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE10 2 12 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la CSN, al 30/06/2019
CUADRO No. 19
AVANCE DE LAS ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN
POR ESTADO DE EJECUCIÓN, CONSEJO SUPERIOR NOTARIAL, PRIMER SEMESTRE 2019,DNN
83,33%
16,67%
Gráfico No.19Porcentaje de avance por estado de las actividades para la implementación de las
medidas de administración CSN, primer semestre 2019, DNN
IM PLEMENTADAS
1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEM ENTACIÓN
2do SEMESTRE
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
19
semestre. La ULN al 30 de junio de 2019, indica un 02,63% de avance en la implementación de las acciones de mejora en relación al total de 76 acciones programadas para el año 2019.
En los siguientes cuadros y gráficos se ilustra la información brindada por la jefatura de la ULN.
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-ULN, 2019.
ESTADO
AMBIENTE DE
CONTROL
AMB.C
VALORACIÓN
DEL RIESGO
V.R
ACTIVIDADES
DE CONTROL
ACT.C
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
S.I
SEGUIMIENTO
DEL S.C.I
S.C.I
TOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 2 0 0 0 0 2 11,11
REPROGRAMADAS 9 1 1 3 2 16 88,89
TOTAL 11 1 1 3 2 18 100
Fuente:Informes del primer y segundo trimestre de las acciones de la ULN, 2019.
CUADRO No.20
ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN Y POR COMPONENTE,
LEGAL NOTARIAL, AL 30 DE JUNIO DE 2019
1
2
3
4
5
6
7
8
9
AMB.C V.R ACT.C S.I S.C.I
2
0 00 0
9
11
32
Can
tid
ad
Accio
nes M
ejo
ra
Componentes del SCI
Gráfico No.20Estado de las acciones de mejora por estado de ejecución y por componente,
Legal Notarial, al 30 de junio de 2019
IMPLEMENTADAS
REPROGRAMADAS
ESTADO DE EJECUCIÓNACCIONES DE MEJORA PRIMER
SEMESTRE
ACCIONES DE MEJORA SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 2 0 2 2,63
REPROGRAMADAS 16 0 16 21,05
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
2do SEMESTRE0 58 58 76,32
TOTAL ACCIONES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE, PERIODO 201918 58 76 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la DNN, al 30/06/2019
CUADRO No.21
AVANCE DE LAS ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN,
PROGRAMADAS POR SEMESTRE EN RELACIÓN AL TOTAL DE ACCIONES PARA EL PERIODO 2019, LEGAL NOTARIAL DNN
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
20
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-ULN, 2019.
Riesgos administrados
Para el año 2019 la ULN administra 05 riesgos con un nivel residual importante, mediante 24 medidas de administración y 24 actividades programadas para el segundo semestre, para la implementación de las medidas con el objetivo de afectar las causas y minimizar la materialización de los riesgos. La jefatura de la ULN no reporta avance en los resultados de implementar las medidas al 30 de junio del año en curso, ya que todas tienen fecha de implementación para el 21 de diciembre de 2019. No se reportan nuevas medidas de administración por cuanto “Se trata de actividades anuales que no requieren el establecimiento de nuevas medidas de administración”.
En el siguiente cuadro se ilustra la información anterior.
El detalle de los datos se ubica en el siguiente documento PDF.
INFORME
SEGUNDO TRIMESTRE DEL SCI-ULN 2019.pdf
ESTADO DE EJECUCIÓN ACTIVIDADES PRIMER
SEMESTRE
ACTIVIDADES SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 0 0 0 0,00
REPROGRAMADAS 0 0 0 0,00
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 24 24 100,00
TOTAL ACTIVIDADES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE0 24 24 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la ULN, al 30/06/2019
CUADRO No. 22
AVANCE DE LAS ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN
POR ESTADO DE EJECUCIÓN, POR SEMESTRE EN RELACIÓN AL PERIODO 2019, UNIDAD LEGAL NOTARIAL DNN
2,63%
21,05%
76,32%
Gráfico No.21Porcentaje de Avance de las acciones de mejora por estado de ejecución,
programadas por semestre, ULN informe semestral 2019, DNN
IMPLEMENTADAS1er SEMESTRE
REPROGRAMADAS1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 2do SEMESTRE…
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
21
H-UNIDAD TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN
(UTIC):
La información fue obtenida mediante los informes del primer y segundo trimestre del Sistema de Control Interno 2019, remitido por parte de la jefatura de la UTIC mediante correo electrónico a la UPI el 04 de abril y el 07 de julio de 2019. El detalle de la información se adjunta en formato PDF al final del informe del UTIC.
Acciones de mejora primer semestre:
Para el año 2019, la unidad de Tecnologías de la Información y la Comunicación programó la implementación de 60 acciones de mejora, proyectando para el primer semestre la ejecución de 33 acciones, de las cuales se cumplió con 31 (93,94%) y no cumplen con 02 (06,06%) reprogramándose para el segundo semestre con sus respectivas justificaciones.
Las 31 acciones de mejora ejecutadas en el primer semestre representan un avance del 51,67% de cumplimiento, restando por implementar para el segundo semestre 29 acciones (48,33%) en relación a las 60 acciones de mejora planificadas para el periodo 2019.
En los siguientes cuadros y gráficos se ilustra la información brindada por la jefatura de la UTIC.
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-UTIC, 2019.
ESTADO
AMBIENTE DE
CONTROL
AMB.C
VALORACIÓN
DEL RIESGO
V.R
ACTIVIDADES
DE CONTROL
ACT.C
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
S.I
SEGUIMIENTO
DEL S.C.I
S.C.I
TOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 13 4 9 3 2 31 93,94
REPROGRAMADAS 1 0 0 1 0 2 6,06
TOTAL 14 4 9 4 2 33 100
Fuente:Informes del primer y segundo trimestre de las acciones de la UTIC, 2019.
CUADRO No.23
ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN Y POR COMPONENTE,
UTIC, AL 30 DE JUNIO DE 2019
1
2
3
4
5
6
7
8
9
AMB.C V.R ACT.C S.I S.C.I
13
4
9
3
21
00 1 0
Can
tid
ad
Accio
nes M
ejo
ra
Componentes del SCI
Gráfico No.22Estado de las acciones de mejora por estado de ejecución y por componente,
UTIC, al 30 de junio de 2019
IMPLEMENTADAS
REPROGRAMADAS
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
22
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-UTIC, 2019.
Riesgos administrados
La UTIC el periodo 2019 se encuentra administrando 06 riesgos, de los cuales 03 tiene un nivel residual muy importante, y los otros 03 riesgos presentan un nivel importante. La administración de los riesgos se realiza mediante 08 medidas y 18 actividades de estas se programaron 10 para el primer semestre, que se lograron implementar para un avance del 55,56%, y para el siguiente semestre se tiene proyectado realizar 08 actividades (44,44%) que contribuyen al objetivo de evitar que los riesgos se materialicen.
ESTADO DE EJECUCIÓNACCIONES DE MEJORA PRIMER
SEMESTRE
ACCIONES DE MEJORA SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 31 0 31 51,67
REPROGRAMADAS 2 0 2 3,33
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 27 27 45,00
TOTAL ACCIONES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE, PERIODO 201933 27 60 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la UTIC, al 30/06/2019
CUADRO No.24
AVANCE DE LAS ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN, PROGRAMADAS POR SEMESTRE EN RELACIÓN
AL TOTAL DE ACCIONES DEL PERIODO 2019, UTIC, DNN
ESTADO DE EJECUCIÓN ACTIVIDADES PRIMER
SEMESTRE
ACTIVIDADES SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 10 0 10 55,56
REPROGRAMADAS 0 0 0 0,00
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 8 8 44,44
TOTAL ACTIVIDADES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE10 8 18 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la UTIC, al 30/06/2019
CUADRO No. 25
AVANCE DE LAS ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN
POR ESTADO DE EJECUCIÓN, UTIC, PRIMER SEMESTRE 2019,DNN
51,67%
3,33%
45,00%
Gráfico No.23Porcentaje de Avance de las acciones de mejora por estado de ejecución,
programadas por semestre, UTIC informe semestral 2019, DNN
IMPLEMENTADAS1er SEMESTRE
REPROGRAMADAS1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 2do SEMESTRE…
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
23
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-UTIC, 2019.
El detalle de los datos se ubica en los siguientes documentos PDF.
Seguimiento
acciones de mejora del SCI primer trimestre 2019, UTIC.pdf INFORME
SEGUNDO TRIMESTRE DEL SCI-UTIC 2019.pdf
I-UNIDAD CONTRALORÍA DE SERVICIOS (UCS): La información fue recopilada mediante los Informes de seguimiento del primer y segundo trimestre del Sistema de Control Interno 2019, enviados por medio del correo electrónico el día 08 de abril y 04 de julio del 2019 por la jefatura de la UCS, el detalle de la información se adjunta en formato PDF al final del informe de la UCS.
Acciones de mejora primer semestre
Las 03 acciones de mejora para el periodo 2019, la jefatura de la UCS las programó para implementarlas en el primer semestre, logrando su ejecución en un 100%.
En el cuadro y gráfico se muestra la información anterior.
ESTADO
AMBIENTE DE
CONTROL
AMB.C
VALORACIÓN
DEL RIESGO
V.R
ACTIVIDADES
DE CONTROL
ACT.C
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
S.I
SEGUIMIENTO
DEL S.C.I
S.C.I
TOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 1 0 1 1 0 3 100,00
REPROGRAMADAS 0 0 0 0 0 0 0,00
TOTAL 1 0 1 1 0 3 100
Fuente:Informes del primer y segundo trimestre de las acciones de la UCS, 2019.
CUADRO No.26
ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN Y POR COMPONENTE,
UCS, AL 30 DE JUNIO DE 2019
55,56%
44,44%
Gráfico No.24Porcentaje de avance por estado de las actividades para la implementación de las
medidas de administración UTIC, primer semestre 2019, DNN
IM PLEMENTADAS
1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEM ENTACIÓN
2do SEMESTRE
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
24
Fuente: Informes del primer y segundo trimestre del SCI-UCS, 2019.
J-UNIDAD ADMINISTRATIVA (UA):
La información fue recopilada mediante el Informe de seguimiento del primer trimestre del Sistema de Control Interno 2019, enviado por medio del correo electrónico el día 02 de mayo del 2019 por la jefatura de la UA, el detalle de la información se adjunta en formato PDF al final del informe de la UA. La UPI no cuenta en sus registros la remisión del informe del segundo trimestre por parte de la jefatura de la UA.
Acciones de mejora primer semestre
Para el presente informe se cuenta con las acciones de mejora del primer trimestre remitidas por la jefatura de la UA el 02 de mayo de 2019. La UA conforme a su Plan de Acciones de Mejora, programo para el primer trimestre la ejecución de 31 acciones, cumpliendo con 11 (35,48%) y reprogramando 20 (64,52%), para el segundo trimestre de las cuales no se cuenta con información del estado de cumplimiento, además de las 05 acciones mejora programadas para su implementación en el segundo trimestre.
De las 56 acciones de mejora programadas de la UA para el periodo 2019, en el primer semestre implemento 11 acciones que representan un avance del 19,64% de cumplimiento, restando por implementar para el segundo semestre 45 acciones (80,36%) en relación al total de acciones de mejora planificadas para el periodo 2019.
En los siguientes cuadros y gráficos se ilustra la información brindada por la UA.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
AMB.C V.R ACT.C S.I S.C.I
1 0 11 0
00
0 0 0
Can
tid
ad
Accio
nes M
ejo
ra
Componentes del SCI
Gráfico No.25Estado de las acciones de mejora por estado de ejecución y por componente,
UCS, al 30 de junio de 2019
IMPLEMENTADAS
REPROGRAMADAS
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
25
Fuente: Informes del primer trimestre del SCI-UA, 2019.
Fuente: Informes del primer trimestre del SCI-UA, 2019.
ESTADO
AMBIENTE DE
CONTROL
AMB.C
VALORACIÓN
DEL RIESGO
V.R
ACTIVIDADES
DE CONTROL
ACT.C
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
S.I
SEGUIMIENTO
DEL S.C.I
S.C.I
TOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 6 0 3 1 1 11 35,48
REPROGRAMADAS 8 4 2 2 4 20 64,52
TOTAL 14 4 5 3 5 31 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la UA, al 30/06/2019
CUADRO No.27
ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN Y POR COMPONENTE,
UNIDAD ADMINISTRATIVA, AL 30 DE JUNIO DE 2019
ESTADO DE EJECUCIÓNACCIONES DE MEJORA PRIMER
SEMESTRE
ACCIONES DE MEJORA SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 11 0 11 19,65
REPROGRAMADAS 25 0 25 44,64
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
2do SEMESTRE0 20 20 35,71
TOTAL ACCIONES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE, PERIODO 201936 20 56 100
Fuente: Informe primer trimestre del SCI de la AU, al 30/06/2019
CUADRO No.28
AVANCE DE LAS ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN, PROGRAMADAS POR SEMESTRE
EN RELACIÓN AL TOTAL DE ACCIONES DEL AÑO 2019, UNIDAD ADMINISTRATIVA DNN
19,65%
44,64%
35,71%
Gráfico No.27Porcentaje de Avance de las acciones de mejora por estado de ejecución, programadas por semestre
UA, Informe semestral 2019,DNN
IMPLEMENTADAS1er SEMESTRE
REPROGRAMADAS1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 2do SEMESTRE…
1
2
3
4
5
6
7
8
9
AMB.C V.R ACT.C S.I1
6
0
3
1 1
8
4
2 2
4
Can
tid
ad
Accio
nes M
ejo
ra
Componentes del SCI
Gráfico No.26Estado de las acciones de mejora por estado de ejecución y por componente,
Unidad Administrativa, al 30 de junio de 2019
IMPLEMENTADAS
REPROGRAMADAS
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
26
Resumen primer semestre
Acciones de mejora
Fuente: Informe semestral 2019, DNN
UNIDAD O ENCARGADOAMBIENTE DE
CONTROL
VALORACIÓN
DEL RIESGO
ACTIVIDADES DE
CONTROL
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
SEGUIMIENTO SISTEMA
CONTROL INTERNO
ACCIONES DE
MEJORA POR UNIDAD
PORCENTAJE POR
UNIDAD
FISCALIZACIÓN NOTARIAL 11 6 12 7 1 37 11,31
SERVICIOS NOTARIALES 8 2 5 3 3 21 6,42
DIRECCIÓN EJECUTIVA 22 13 16 7 5 63 19,27
ASESORÍA JURÍDICA 18 10 9 4 6 47 14,37
PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL22 18 13 3 6 62 18,96
CONSEJO SUPERIOR NOTARIAL 3 1 3 0 0 7 2,14
LEGAL NOTARIAL 11 1 1 3 2 18 5,50
TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN Y LA
COMUNICACIÓN
14 4 9 4 2 33 10,09
ADMINISTRATIVA 17 4 5 4 6 36 11,01
CONTRALORÍA DE SERVICIOS 1 0 1 1 0 3 0,92
ACCIONES DE MEJORA POR
COMPONENTE127 59 74 36 31 327 100,00
PORCENTAJE POR COMPONENTE 38,84 18,04 22,63 11,01 9,48 100,00
Fuente: Informes del SCI, primer y segundo trimestre, unidades de la DNN al 30/06/2019
CUADRO No. 01
ACCIONES DE MEJORA POR UNIDAD RESPONSABLE Y POR COMPONENTE,
PRIMER SEMESTRE 2019, DNN.
11,31%6,42%
19,27%
14,37%18,96%2,14%
5,50%
10,09%
11,01% 0,92%
GRÁFICO No.01PARTICIPACIÓN PORCENTUAL POR UNIDAD O ENCARGADO DE LAS
ACCIONES DE MEJORA, PRIMER SEMESTRE 2019, DNN
UFN
USN
DE
UAJ
UPI
CSN
ULN
UTIC
UA
UCS
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
27
Fuente: Informe semestral 2019, DNN
UNIDADAMBIENTE DE
CONTROL
VALORACIÓN
DEL RIESGO
ACTIVIDADES DE
CONTROL
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
SEGUIMIENTO SISTEMA
CONTROL INTERNO
ACCIONES DE
MEJORA POR
UNIDAD
PORCENTAJE
FISCALIZACIÓN NOTARIAL 11 6 12 7 1 37 14,02
SERVICIOS NOTARIALES 7 1 4 3 3 18 6,82
DIRECCIÓN EJECUTIVA 21 12 13 4 5 54 20,45
ASESORÍA JURÍDICA 18 7 7 6 3 41 15,53
PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL20 18 13 3 6 60 22,73
CONSEJO SUPERIOR
NOTARIAL3 1 3 0 0 7 2,65
LEGAL NOTARIAL 2 0 0 0 0 2 0,76
TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN Y LA
COMUNICACIÓN
13 4 9 3 2 31 11,74
ADMINISTRATIVA 6 0 3 1 1 11 4,17
CONTRALORÍA DE
SERVICIOS1 0 1 1 0 3 1,14
ACCIONES DE MEJORA POR
COMPONENTE102 49 65 28 21 264 100,00
PORCENTAJE POR COMPONENTE 38,64 18,56 24,62 10,61 7,95 100,38
Fuente: Informes del SCI, primer y segundo trimestre, unidades de la DNN al 30/06/2019
ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR UNIDAD RESPONSABLE Y POR COMPONENTE,
PRIMER SEMESTRE 2019, DNN.
CUADRO No. 02
14,02%
6,82%
20,45%
15,53%
22,73%
2,65%0,76% 11,74%
4,17% 1,14%
GRÁFICO No. 02PARTICIPACIÓN PORCENTUAL POR UNIDAD O RESPONSABLE DE LAS ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS,
PRIMER SEMESTRE 2019, DNN
UFN
USN
DE
UAJ
UPI
CSN
ULN
UTIC
UA
UCS
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
28
Fuente: Informe semestral 2019, DNN
UNIDADAMBIENTE DE
CONTROL
VALORACIÓN DEL
RIESGO
ACTIVIDADES DE
CONTROL
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
SEGUIMIENTO SISTEMA
CONTROL INTERNO
ACCIONES DE
MEJORA POR
UNIDAD
PORCENTAJE
SERVICIOS NOTARIALES 1 1 1 0 0 3 4,76
DIRECCIÓN EJECUTIVA 2 1 3 3 0 9 14,29
ASESORÍA JURÍDICA 0 3 2 1 0 6 9,52
PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL2 0 0 0 0 2 3,17
LEGAL NOTARIAL 9 1 1 3 2 16 25,40
ADMINISTRATIVA 11 4 2 3 5 25 39,68
TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN Y LA
COMUNICACIÓN
1 0 0 1 0 2 3,17
ACCIONES DE MEJORA POR
COMPONENTE26 10 9 11 7 63 100,00
PORCENTAJE POR COMPONENTE 41,27 15,87 14,29 17,46 11,11 100,00
Fuente: Informes del SCI, primer y segundo trimestre, unidades de la DNN al 30/06/2019
CUADRO No. 03
ACCIONES DE MEJORA REPROGRAMADAS POR UNIDAD RESPONSABLE Y POR COMPONENTE,
DEL PRIMER SEMESTRE AL SEGUNDO SEMESTRE 2019, DNN.
ESTADO DE EJECUCIÓN PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 80,73
REPROGRAMADAS 19,27
TOTAL DE ACCIONES
PROGRAMADAS PARA EL
PRIMER SEMESTRE
100,00
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la DNN, al 30/06/2019
CUADRO No. 04
CANTIDAD DE ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN
PARA EL PRIMER SEMESTRE 2019, DNN
CANTIDAD DE ACCIONES DE MEJORA
264
327
63
4,76%
14,29%
9,52%
3,17%
25,40%
39,68%
3,17%
GRÁFICO No.03
PARTICIPACIÓN PORCENTUAL POR UNIDAD O RESPONSABLE DE LAS ACCIONES REPROGRAMADAS, PRIMER SEMESTRE 2019, DNN.
USN
DE
UAJ
UPI
ULN
UA
UTIC
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
29
Fuente: Informe semestral 2019, DNN
Fuente: Informe semestral 2019, DNN
ESTADO DE EJECUCIÓNACCIONES DE MEJORA PRIMER
SEMESTRE
ACCIONES DE MEJORA SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 264 0 264 42,58
REPROGRAMADAS 63 0 63 10,16
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 293 293 47,26
TOTAL ACCIONES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE, PERIODO 2019327 293 620 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la DNN, al 30/06/2019
CUADRO No.05
AVANCE DE LAS ACCIONES DE MEJORA POR ESTADO DE EJECUCIÓN, PROGRAMADAS POR SEMESTRE EN RELACIÓN
AL TOTAL DE ACCIONES DEL PERIODO 2019, DNN
80,73%
19,27%
Gráfico No.04 Porcentaje de acciones de mejora por estado de ejecución del total de acciones de mejora
para el primer semestre 2019, DNN
IMPLEMENTADAS
REPROGRAMADAS
42,58%
10,16%
47,26%
Gráfico No.05Porcentaje de Avance de las acciones de mejora por estado de ejecución, programadas por semestre
en relación al total de acciones de mejora del periodo 2019, DNN
IMPLEMENTADAS1er SEMESTRE
REPROGRAMADAS1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 2do SEMESTRE…
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
30
Fuente: Informe semestral 2019, DNN
ESTADO DE EJECUCIÓNACCIONES DE MEJORA PRIMER
SEMESTRE
ACCIONES DE MEJORA SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 13 0 13 35,14
REPROGRAMADAS 0 0 0 0,00
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
2do SEMESTRE0 24 24 64,86
TOTAL ACCIONES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE, PERIODO 201913 24 37 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la DNN, al 30/06/2019
CUADRO No.06
AVANCE DE LAS ACCIONES DE MEJORA REPROGRAMADAS DEL AÑO 2018 POR ESTADO DE EJECUCIÓN,
PROGRAMADAS POR SEMESTRE PARA EL PERIODO 2019, DNN
ESTADO DE EJECUCIÓNACCIONES DE MEJORA PRIMER
SEMESTRE
ACCIONES DE MEJORA SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 4 0 4 12,50
REPROGRAMADAS 16 0 16 50,00
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
2do SEMESTRE0 12 12 37,50
TOTAL ACCIONES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE, PERIODO 201920 12 32 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la DNN, al 30/06/2019
CUADRO No.07
AVANCE DE LAS ACCIONES DE MEJORA REPROGRAMADAS DEL AÑO 2018 POR ESTADO DE EJECUCIÓN,
PARA CUMPLIR CON LA VERIFICACIÓN 2017-2018, PROGRAMADAS POR SEMESTRE PARA EL PERIODO 2019, DNN
35,14%
64,86%
Gráfico No.06Porcentaje de avance de las acciones de mejora por estado de ejecución, reprogramadas
del año 2018 para el periodo 2019, DNN
IM PLEMENTADAS
1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEM ENTACIÓN
2do SEMESTRE
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
31
Informe semestral 2019, DNN
Fuente: Informe semestral 2019, DNN
12,50%
50,00%
37,50%
Gráfico No.07Porcentaje de avance de las acciones de mejora por estado de ejecución, reprogramadas del año 2018 para el para
cumplir verificación 2017-2018 para el periodo 2019, DNN
IM PLEMENTADAS
1er SEMESTRE
REPROGRAMADAS
1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEM ENTACIÓN
2do SEMESTRE
ESTADO DE EJECUCIÓNACCIONES DE MEJORA PRIMER
SEMESTRE
ACCIONES DE MEJORA SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 3 0 3 75,00
REPROGRAMADAS 0 0 0 0,00
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
2do SEMESTRE0 1 1 25,00
TOTAL ACCIONES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE, PERIODO 20193 1 4 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la DNN, al 30/06/2019
CUADRO No.08
AVANCE DE LAS ACCIONES DE MEJORA REPROGRAMADAS DEL AÑO 2017 POR ESTADO DE EJECUCIÓN,
PROGRAMADAS POR SEMESTRE PARA EL PERIODO 2019, DNN
75,00%
25,00%
Gráfico No.08Porcentaje de avance de las acciones de mejora por estado de ejecución, reprogramadas
del año 2017 por semestre para el periodo 2019, DNN
IM PLEMENTADAS
1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEM ENTACIÓN
2do SEMESTRE
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
32
Fuente: Informe semestral 2019, DNN
UNIDAD RESPONSABLEACCIONES DE
MEJORA 2017
ACCIONES DE
MEJORA 2018
ACCIONES DE
MEJORA 2019
ACCIONES DE
MEJORA
VERIFICACIÓN
2017
ACCIONES DE
MEJORA
VERIFICACIÓN
2018
ACCIONES DE MEJORA
RECOMENDACIONES
2017
ACTIVIDADES
IMPLEMENTAR
MEDIDAS DE
ADMINISTRACIÓN 2019
ACCIONES DE
MEJORA Y
ACTIVIDADES M.A
POR UNIDAD
PORCENTAJE POR
UNIDAD
FISCALIZACIÓN NOTARIAL 0 7 0 1 0 0 2 10 6,76
SERVICIOS NOTARIALES 0 0 3 0 0 0 0 3 2,03
DIRECCIÓN EJECUTIVA 1 5 9 0 0 0 11 26 17,57
ASESORÍA JURÍDICA 0 0 6 0 0 0 0 6 4,05
PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL0 0 2 0 0 0 4 6 4,05
LEGAL NOTARIAL 0 12 16 2 0 5 0 35 23,65
TENOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN Y LA
COMUNICACIÓN
0 0 2 3 11 0 0 16 10,81
ADMINISTRATIVA 0 0 25 4 17 0 0 46 31,08
ACCIONES O ACTIVIDADES 1 24 63 10 28 5 17 148 100,00
PORCENTAJE POR ACCIONES O
ACTIVIDADES0,68 16,22 42,57 6,76 18,92 3,38 11,49 100,00
Fuente: Informe Semestral del SCI, 2019
GRUPO No.09
ACCIONES DE MEJORA Y ACTIVIDADES PARA IMPLEMENTAR LAS MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN POR UNIDAD RESPONSABLE
REPROGRAMADAS PARA EL SEGUNDO SEMESTRE 2019, DNN
6,76%2,03%
17,57%
4,05%
4,05%
23,65%
10,81%
31,08%
GRÁFICO N. 09PARTICIPACIÓN PORCENTUAL POR UNIDAD RESPONSABLE DE LAS ACCIONES DE MEJORA Y
ACTIVIDADES PARA IMPLEMENTAR M.A REPROGRAMADAS PARA EL SEGUNDO SEMESTRE 2019, DNN
UFN
USN
DE
UAJ
UPI
ULN
UTIC
UA
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
33
0
1
2
3
4
5
6
CSN UA UAJ UTIC USN UFN ULN DE UPI UAIN
0
6
0
4
5
2
5
1
2 2
4
0 0
2
6
3
0 0 0 00 0
1
0 0 0 0
4
3
0
Ca
nti
da
d d
e r
iesg
os
Unidad o responsable
Gráfico No.10Cantidad de riesgos por unidad o responsable, periodo
2018-2019, DNN
IMPORTANTE MUY IMPORTANTE INACEPTABLE
Riesgos
Fuente: Informe semestral 2019, DNN
ESTADO DE EJECUCIÓN ACTIVIDADES PRIMER SEMESTRE TOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 49 49 74,24
REPROGRAMADAS 17 17 25,76
TOTAL ACCIONES PROGRAMADAS POR
SEMESTRE, PERIODO 201966 66 100
Fuente: Informe semestral 2019
AVANCE DE LAS ACTIVIDADES IMPLEMENTADAS Y REPROGRAMADAS POR LAS UNIDADES DNN PARA
EJECUCIÓN DE LAS MEDIDAS DE ADMINITRACIÓN, AL 30/06/2019 DNN
CUADRO No.11
UNIDAD O RESPONSABLE IMPORTANTE MUY IMPORTANTE INACEPTABLETOTAL DE RIESGOS
POR UNIDAD
PORCENTAJE
POR UNIDAD
CONSEJO SUPERIOR NOTARIAL 0 4 0 4 8,00
ADMINISTRATIVA 6 0 0 6 12,00
ASESORÍA JURÍDICA 0 0 1 1 2,00
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Y LA COMUNICACIÓN4 2 0 6 12,00
SERVICIOS NOTARIALES 5 6 0 11 22,00
FISCALIZACIÓN NOTARIAL 2 3 0 5 10,00
LEGAL NOTARIAL 5 0 0 5 10,00
DIRECCIÓN EJECUTIVA 1 0 4 5 10,00
PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL 2 0 3 5 10,00
ARCHIVO INSTITUCIONAL 2 0 0 2 4,00
TOTAL RIESGOS POR NIVEL
RESIDUAL27 15 8 50 100,00
TOTAL PORCENTUAL DE RIESGOS
POR NIVEL RESIDUAL54,00 30,00 16,00 100,00
Fuente:PARI, 2018-2019
CANTIDAD DE RIESGOS POR UNIDAD Y NIVEL RESIDUAL PERIODO 2018-2019, DNN
CUADRO No.10
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
34
Fuente: Informe semestral 2019, DNN
Fuente: Informe semestral 2019, DNN
ESTADO DE EJECUCIÓN ACTIVIDADES PRIMER
SEMESTRE
ACTIVIDADES SEGUNDO
SEMESTRETOTAL PORCENTAJE
IMPLEMENTADAS 49 0 49 23,45
REPROGRAMADAS 17 0 17 8,13
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN 0 143 143 68,42
TOTAL ACTIVIDADES PROGRAMADAS
POR SEMESTRE66 143 209 100
Fuente: Informes primer y segundo trimestre del SCI de la ULN, al 30/06/2019
CUADRO No. 12
AVANCE DE LAS ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE ADMINISTRACIÓN
POR ESTADO DE EJECUCIÓN, Y POR SEMESTRE EN RELACIÓN AL PERIODO 2019, UNIDADES DNN
74,24%
25,76%
Gráfico No.11Porcentaje de avance por estado de las actividades para la ejecución de las
medidas de administración primer semestre 2019, UNIDADES DNN
IMPLEMENTADAS1er SEMESTRE
REPROGRAMADAS1er SEMESTRE
23,45%
8,13%
68,42%
Gráfico No.12Porcentaje de avance por estado de las actividades para la ejecución de las medidas de
administración por semestre en relación al año 2019, Unidades DNN
IMPLEMENTADAS1er SEMESTRE
REPROGRAMADAS1er SEMESTRE
EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN2do SEMESTRE
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
Tel. 2528-5756 / Fax. 2528-5752
Web: www.dnn.go.cr
35
Recomendaciones
Para las acciones de mejora y actividades para la implementación de las medidas
de administración reprogramadas para el segundo semestre (148 en total), es
importante que la Dirección Ejecutiva solicite información del avance a cada una
de las unidades responsables de la ejecución, en los seguimientos trimestrales que
realiza la Dirección Ejecutiva con cada unidad. Lo anterior con el objetivo de lograr
un mayor cumplimiento en la medida de lo razonable, de las acciones y actividades
reprogramadas para el segundo semestre.
Tomar en consideración que para el segundo semestre se programó por parte de
las jefaturas de la DNN la implementación 356 acciones de mejora y 143
actividades para la ejecución de las medidas de administración.
Que la Dirección Ejecutiva brinde el respectivo seguimiento a las jefaturas de
unidad que no cumplan con la entrega de información relacionada con Control
Interno, ya que estas acciones de incumplimiento debilitan el Sistema de Control
Interno Institucional.
Para los riesgos inaceptables es importante que la Dirección Ejecutiva, solicite en
los seguimientos trimestrales a las jefaturas de unidad, que administran riesgos
con este nivel residual, el avance de las medidas de administración, con el objetivo
de que estas determinen el grado de afectación a las causas.
Que la Dirección Ejecutiva solicite a las jefaturas de unidad, acatar las
instrucciones indicadas por la UPI para completar los informes trimestrales, con el
objetivo de evitar retrabajos o retrasos en la presentación de los informes de Control
Interno preliminares a la DE y al CSN.
