Informe de Resultados Nº2 AIESEC USB - 2013

AIESEC USB

Cuando lo imposible se hace posible…

an pasado nueve meses desde que

iniciamos una gran aventura, juntos como un equipo que ha vivido momentos de alegría, frustración, tristeza, ilusión y de profunda emoción ante cada resultado obtenido. Como Junta Directiva nos hemos transformado en una familia, en hermanos y como tal nos apoyamos, sonreímos, nos extrañamos y nos peleamos… pero ha sido esa suerte de vivir juntos este reto lo que nos ha hecho crecer y aprender a mirar cada vez más alto, aprendiendo que un tropiezo puede ser el inicio de un gran éxito.

Este pequeño informe no sólo tiene como finalidad dar a conocer nuestros resultados durante este

primer semestre sino que está lleno de nuestras fotografías y anécdotas, es un espacio para agradecer a cada uno de ustedes por el trabajo realizado, por su esfuerzo y por todas esas experiencias irrepetibles que nos hacen ser hoy un comité dispuesto a aprender y crecer cada día que ahora se proyecta a nivel

nacional e internacional. ¡Gracias! Disfruten de estos… sus resultados, de sus vivencias y aprendizajes… ¿Disfruten USB!

Así nos preparamos en Julio para recibir a un nuevo Rocket.. En un Sábado de Coaching en la Estancia… Marval ama el Ketchup,

Andre los VideoJuegos, Belén los Tacones, Giampi la ropa oscura y Gómez ama el chocolate.

Resultados Cuantitativos por Programa e Índices

de Crecimiento por Quarter

Bryan y Maye en ANC’13… Una noche de celebración y muchas palabras sinceras.

¿Recuerdan el círculo de esa noche?

TMP Team Member Programme

2011 2012 2013

RA 26 183 163

MA 26 115 162

RE 26 106 135

Resultados al 1 de Julio 2013

La oportuna colocación de roles en sistema y la distribución de

oportunidades de roles de miembro de equipo en Task Forces, Organizing

Committees y Unidades Especializadas han sido fundamentales para reflejar un crecimiento inicial en trabajo fuera

de pico de realización.

Relativo

RA -10,92%

MA 40,87%

RE 27,36%

LCM en La Estancia… ese día nos comprometimos a vender más

entradas a nuestro Foro de Experiencias Estudiantiles

Internacionales.

TMP Team Member Programme

2011 2012 2013

RA 37 183 242

MA 37 163 240

RE 36 148 213

Resultados al 30 de Septiembre 2013

El 75% de nuestra membrecía se encuentra distribuida en las áreas Core de intercambios, mientras que el 25%

pertenece a áreas soporte que optimizan nuestros procesos de una

forma tangible.

Relativo

RA 32,24%

MA 47,24%

RE 43,92%

Pequeña reunión de despedida de Luis antes de su GCDP en

Egipto.

TLP Team Leader Programme

2011 2012 2013

RA 6 34 31

MA 6 28 25

RE 6 28 28

Resultados al 1 de Julio 2013

Relativo

RA -8,8%

MA -10,71%

RE 0%

Debemos ofrecer mayor cantidad de roles de liderazgo local que permitan suplir las

deficiencias de miembros ocupando roles de Junta

Directiva Local en vísperas de un pico de realización.

Global Village organizado por el equipo de EPF en su fase B.

¿Recuerdan los Drops de Lotte?

TLP Team Leader Programme

2011 2012 2013

RA 14 42 46

MA 14 39 40

RE 13 38 43

Relativo

RA 9,52%

MA 2,56%

RE 13,16%

Comenzamos a estabilizar este programa a nivel local a través de la apertura de Roles de Liderazgo

de áreas funcionales sin Vicepresidentes y nuevos Task

Forces y OCs.

¡Épico! Carlos Soto se convierte en LCVP COMM&IM para el

período 2013.2 Resultados al 30 de Septiembre 2013

iGIP Global Internship Programme

2011 2012 2013

RA 2 0 2

MA 1 0 1

RE 1 0 1

Resultados al 1 de Julio 2013

Relativo

RA 200%

MA 100%

RE 100%

iGIP es un área difícil de manejar a nivel nacional y de crecimiento

lento, debemos orientar esfuerzos en optimizar las ventas para así

mejorar los volúmenes de match y realización.

Nuestro equipo iGIP en NatCo 2013, en ese evento obtuvieron el premio a mayor crecimiento

relativo ¡Felicidades!

iGIP Global Internship Programme

2011 2012 2013

RA 2 1 2

MA 1 0 1

RE 1 0 1

Resultados al 30 de Septiembre 2013

Relativo

RA 100%

MA 100%

RE 100%

La realidad país afecta directamente la eficiencia de ventas en esta área funcional.

Debemos desarrollar un producto sólido de ventas para iGIP que haga frente a la inseguridad de

inversión actual.

No sólo se trata de obtener resultados, recordemos cultivar

grandes amigos.

oGIP Global Internship Programme

2011 2012 2013

RA 4 6 16

MA 2 2 3

RE 0 2 3

Resultados al 1 de Julio 2013

Relativo

RA 166,66%

MA 50%

RE 50%

Delegación AIESEC USB en NSM 2013… Nos llevamos 3

maravillosos premios esa noche.

Nuestras estrategias de venta y posicionamiento en campus han sido de gran ayuda en la creación

de pipeline, teniendo como consecuencia un fortalecimiento

financiero local.

oGIP Global Internship Programme

2011 2012 2013

RA 6 9 23

MA 2 5 5

RE 2 5 4

Relativo

RA 155,56%

MA 0%

RE -20%

Hemos creado mucho pipeline, pero tenemos que optimizar

nuestras estrategias de matching para lograr alcanzar las metas

planteadas.

¡Nuestro Equipo OGX disfrutando una excelente cena de equipo!

Resultados al 30 de Septiembre 2013

iGCDP Global Community Development Programme

2011 2012 2013

RA 5 10 5

MA 3 10 7

RE 2 2 8

Resultados al 1 de Julio 2013

Relativo

RA -50%

MA -30%

RE 300%

Hubo un incremento considerable en la tasa de realización fuera de pico gracias a las ventas en esta

etapa del año, mejorando la situación 2012 donde nuestros resultados a la fecha se debían

únicamente a pipeline 2011

Love the Elderly, un ejemplo de cómo desarrollar proyectos iGCDP y con experiencias de excelente calidad.

iGCDP Global Community Development Programme

2011 2012 2013

RA 21 13 9

MA 4 10 9

RE 4 12 12

Relativo

RA 30,77%

MA -10%

RE 0%

Durante este período tuvimos un alto aprovechamiento previo de

matching de pipeline de TNs fuera de pico de realización. Sin

embargo, no se aprovechó el pico de realización, debemos potenciar

las ventas y promoción en Q4 .

EPF no sólo ha brindado posicionamiento en campus, sino que ha brindado un

impacto positivo a la comunidad estudiantil y flotante

Resultados al 30 de Septiembre 2013

oGCDP Global Community Development Programme

2011 2012 2013

RA 0 10 16

MA 0 4 9

RE 0 2 3

Resultados al 1 de Julio 2013

Relativo

RA 60%

MA 125%

RE 50%

Debemos manejar expansiones de campus que permitan la

realización de intercambios oGCDP fuera de pico de

realización.

Eduardo Lodeiro durante su intercambio en India.

¡Una experiencia realmente increíble!

oGCDP Global Community Development Programme

2011 2012 2013

RA 0 10 22

MA 0 6 13

RE 0 7 13

Relativo

RA 120%

MA 116,67%

RE 85,71%

Debemos realizar cooperaciones y utilizar campus externos a la USB que permitan aprovechar el pico

de invierno, reforzando la promoción y participando

activamente en los Coffee Chats.

Vivir AIESEC intensamente es salir de nuestra zona de confort en cada

experiencia. ¡Luis González en Egipto!

Resultados al 30 de Septiembre 2013

Resultados en Totales de Intercambios y Posición de USB en Venezuela

Nuestra nueva compañera Daniela Tesi… ¡En una inolvidable experiencia en Brasil!

Actual AIESEC en Venezuela- Status General - Realizaciones

* El Comité Local AIESEC Mérida refleja la totalidad de resultados de la OE San Cristóbal * El Comité Local AIESEC UCAB refleja resultados de AIESEC Guayana hasta su apertura en sistema y pipeline remanente.

USB tiene top 3 en todos los

programas a nivel nacional pero aún

depende de Q4 para evidenciar

crecimiento local por programa

Hemos superado nuestro total 2012 y

actualmente tenemos la mayor

cantidad de intercambios totales en la historia de un

LC en @Vzla

Summer Peak Analysis

Experiencias de Aprendizaje

urante este primer pico de realización del año

tuvimos un bajo aprovechamiento de las olas de matching a nivel internacional, especialmente en los programas de Intercambios de Desarrollo Social. Posterior a una estrategia de crecimiento constante observada en los resultados off-peak, presentamos decrecimiento en programas de intercambio en comparación a la principal fuente de resultados de nuestro período inmediato anterior, el Summer Peak.

Sin embargo, el panorama puede resultar alentador en este Q4 debido a que en 2012 no tuvimos un aprovechamiento óptimo de Winter Peak en el que sólo tuvimos 5 intercambios debido a que consideramos sólo el campus local para captación de EPs y dependíamos de “Colmena de la Vida” como nuestro único TN Taker, iniciando resultados de Love The Elderly finalizando este Quarter. Actualmente contamos con programas iGCDP sólidos como “Love The Elderly” y “Emprendiendo para el futuro”, así como una división de áreas por especialización de programas que brindan una estructura firme para alcanzar resultados prometedores. Depende de nuestro compromiso y esfuerzo superar nuestra propia marca.

En este momento nos encontramos cercanos a alcanzar los resultados totales en intercambios realizados en el período 2012, pero ello aún no evidencia un crecimiento sostenible en nuestros programas de Intercambio en los cuales hemos desarrollado estrategias de ventas que incrementan nuestro pipeline pero seguimos con los mismos lineamientos de matching del período anterior que ahora resultan insuficientes… innovar es la tarea.

Nuestro Local Adventure Meeting en Ávila Mágica… ese día nos comprometimos a hacer un mejor AIESEC USB para todos.

Aporte a MC 13-14

AIESEC en Venezuela- Summer Peak (1/07- 20/09)

Podemos evidenciar un bajo aprovechamiento de Summer Peak a nivel nacional que puede atribuirse no sólo a realidad país sino que demuestra la necesidad de innovación y optimización en nuestras operaciones, mejores procesos y nuevas estructuras.

El paro universitario afectó nuestros

resultados en este pico y no fue percibido como una oportunidad para

impulsar GCDP, debemos considerar

nuevas estrategias de ventas.

Nuestros resultados disminuyeron en comparación al

Summer Peak 2012, debemos esforzarnos

en aprovechar Winter Peak.

Finanzas Locales

Análisis Financiero AIESEC USB 2013

Saldo Actual 26.071,38 Bs

Monto Inicio de Período 14.554,07 Bs

Budget Local (LC) + Inicio Periodo 111.838,27 Bs

Ingresos Por intercambios 66.334,2 Bs

Fundraising FEEI (Empresas + Saldo

Positivo)

11.650 Bs

EPF 19.300 Bs

Saldo de Divisas 68 Dólares a Favor

Resultados Cualitativos Generales y por Área Funcional

Esperando la elección de los nuevos Rockets… ¡Proceso de Elecciones Julio 2013!

COMM&IM Reporte Resultados al 30 de Septiembre 2013

• Establecimiento de JDs de Área, división en comunicaciones externas e internas.

• Aparición en Medios como “Responsabilidad Social” en Televen y Entredos FM

• Participación en FIEP 2013 con obtención de 100 dólares para el Comité Local.

• Imagen corporativa y desarrollo inicial de productos a través del proyecto Ciudadano Global,

concepto de Marketing presente.

• Formato de Tarjetas Corporativas de Ventas.

• Posicionamiento en Campus a través de proyectos como “Emprendiendo para el Futuro”, “Foro de

Experiencias Estudiantiles Internacionales”, “Ciudadano Global”, “Carnetizaciones IVI”.

• Crecimiento en puntaje Klout de 40 a 54.

• Crecimiento de Fans en Facebook de 884 a 1128

• Crecimiento en Seguidores de Twitter de 698 a 847

• ´Organización del Ciclo de Capacitaciones Inter LC para intercambio de conocimientos del área.

• Actualización de Dropbox con contenido del nuevo branding y materiales publicitarios locales.

• Actualización de Manual de Comunicaciones Internas y Externas.

• Mercadeo de charlas virtuales para reclutamiento.

• Campaña de OGX con testimoniales de Returnees y 30 seg de Culture Shock.

• Abordaje de nueva red social (Instagram)

• Conceptualización de 2 campañas para desarrollo en Q4:

(Interna: TheJoyOfAIESEC / Externa: #Imagina)

iGCDP Reporte Resultados al 30 de Septiembre 2013

•Continuidad del proyecto Love The Elderly a su segunda fase

• Implementación de Emprendiendo para el Futuro en Fases B y C.

• Creación de equipos especializados para Proyectos y Service.

• Capacitación en Ventas para Área funcional y comité local.

•Capacitación en Proyectos.

•Inducción e implementación inicial de Podio.

•Implementación de herramientas de Drive para control de contactos de EPs.

• Ausencia de inconvenientes de Políticas de Intercambios por Service o procedimientos regulares.

•Red de contactos de campamentos para Summer Peak

•Estabilidad de Alianzas para masificar el proyecto Love The Elderly.

•Todos los miembros del área han asumido un TLP local y/o nacional.

• Desarrollo de resultados Off-Peak

•USB en el Top 3 de iGCDP a nivel nacional

iGIP Reporte Resultados al 30 de Septiembre 2013

-Implementación de Cultura de Ventas de Área a través de Coordinador.

-Estructuración Inicial del área según mercado MTs, TTs y Ets

-Implementación de Imagen de Área (Logos, Colores, etc)

-Contacto con empresas como: Nexus, Accenture, Delcop, Nestlé, Dosbri, Koiosoft, ASAP, Kores, Jexo,

Corporación Capi, SOS Aldeas Infantiles, entre otros.

- Trámite de Equilibrio Salarial ante devaluación para Interns GIP Rocío Caravantes y Sabrina Giantomasi

- Llamadas en frío a empresas (Uso del Teléfono del Comité Local)

- Mantenimiento de relaciones con Dispensario Padre Machado (Re-Raise)

- Definición de estrategias de recontacto y estandarización de procesos de área

-Implementación de Drive de tracking y actualización de Tracking Tool Nacional.

- Realización de Presentación de ventas con imagen corporativa

- Creación del pipeline local de vendedores iGIP

- Implementación planificada de productos por programa a nivel nacional.

-Nuevas modalidades en ventas a utilizar en Q4: Reunión con varias empresas (Corporative Lunch)

-Inicio de contacto con Alumnus Locales

OGX Reporte Resultados al 30 de Septiembre 2013

-Realización de Charlas de Engagement y Coffee Chats constantes (Ongoing Recruitment)

- Inclusión de Returnees en el pipeline de talento local

- Creación de Dropbox de área con todos los documentos de EPs

- Implementación del programa Ciudadano Global

-Crecimiento exponencial en tasas de RA y orientación a match para Winter Peak

- Cooperación con Argentina para Proyecto Orquesta en Summer Peak

- Implementación de estrategia para ofrecimiento de experiencias de intercambio a personas fuera de la

región capital en estados donde no existen comités locales AIESEC.

- Implementación de programas especiales de descuento como Family Engagement

- Capacitación de Newbies en plataforma, pipeline, finanzas y procesos del área

- Participación en Ferias de Post Grados para fortalecimiento de Pipeline

- Aumento de registro a través de los links de aplicación

- Mejoramiento de Convenios a nivel nacional direccionado por Coord oGCDP USB

- USB participó activamente en el desarrollo de productos a nivel nacional

- Asistencia a reuniones nacionales e inclusión de estructura media de coordinadores al equipo de

liderazgo local.

- Capacitación en auditorías financieras

-Aumento de tasa de MA en perfiles IT, foco en captación para Q4.

Se coloca OGX como un solo área porque hasta el momento funcionaba bajo el mismo direccionamiento.

TM Reporte Resultados al 30 de Septiembre 2013

-Team Building y Reward and Recognition en Ávila Mágica

- Creación de dos OCs de reclutamiento (Mayo y Octubre)

- Actualización de Roles en sistema

- 61,5% retención de membrecía en generación 11-12

- Creación de manuales TMP-TLP, GIP y GCDP para mejora de los procesos de inducción local

- Implementación de OCs para nuevos miembros (Global Village, CouchSurfing y Charla para Padres)

- Actualización primer semestre de Pipeline Local para entrega a Organizaciones Estudiantiles

- Realización efectiva de Campaña #DesbloqueaTuPerfil

- Iniciación de realización del USB Knowledge Center en plataforma para mejora de procesos de inducción

y capacitación de membrecía, optimización de la documentación de información local.

- Ciclo de Capacitaciones Online Local Q2

- Implementación de estrategia de reclutamiento nacional en y uso de campaña “Líder Positivo”

F&L Reporte Resultados al 30 de Septiembre 2013

• Cumplimiento de todos los requisitos contables Digitales y Físicos a la fecha.

• Implementación de Drive para control financiero con conocimiento del saldo exacto de la entidad por control

interno.

• Implementación de plan de inversión en membrecía para el fortalecimiento del Value Proposition en TMP-TLP

local. (2 Challenges, Días de Aplicación especial a eventos nacionales, Franelas de comité local Achieve, Rewards

& Recognition, EP forms, etc).

• Soporte económico constante para áreas funcionales y proyectos (Love the Elderly, EPF)

• Apoyo en proyectos de Fundraising (FEEI)

• Creación del Draft para uso del LC y normativas de eventos nacionales

• Implementación y adaptación de manual de elecciones nacional a nivel local.

• Pago de todos los CEN, FEEs internacionales y multas por daños en sedes de eventos.

• Mayor Budget local producido en la historia de AIESEC USB y mayor porcentaje de inversión en membrecía

• Capacitaciones financieras en Ciclos educativos online.

• Control de Facturación efectivo para EPs, TNs, eventos nacionales e implementación de recibos para control de

pagos.

• Pago de todas las cuotas de nuevo modelo financiero hasta Enero 2014.

SA Reporte Resultados al 30 de Septiembre 2013

• Realización de Foro de Experiencias Estudiantiles internacionales con participación de 13 empresas asociadas,

entre ellas: Arca Programas Educativos, Alpha Learning, Language Experience, Alianza Francesa, Viajes

Estudiantiles, YFU, G.R.A, PRO Learning, Kaplan, entre otros.

• Cooperación con Parque Tecnológico Sartenejas como Sponsor de EPF y como organizadores de StartUp

Weekend 2013.

• Negociación con AJE para Stand en EXPOTALENTO 2013.

• Alianza con Laser para descuentos en boletería aérea para eventos nacionales.

• Estructuración del área en base a la realidad del LC: Teacher, Event Manager, Sales Manager, Account Manager .

• Realización de Capacitaciones en Ciclo educativo online en temas como Ventas (Juan Rosas).

• Coaching a otras entidades de AIESEC en Venezuela en la realización de eventos (YES- AIESEC Guayana)

• Desarrollo de alianza con un Community Manager.

• Desarrollo de Curso de Oratoria

• Aliados para material POP y Franelas con beneficios especiales

• Inicio de alianzas con organizaciones estudiantiles de la USB

• Creación de Global Village + Pasaporte USB como proyecto de posicionamiento.

•Ganadores del Premio mejor foco en Stakeholders.

OS (LCP) Reporte Resultados al 30 de Septiembre 2013

• Realización del Local Strategic Planning orientado a la Visión a largo plazo de AIESEC en Venezuela.

• Entrega puntual de Planificación, Replanificación y Presupuesto Local

• Cumplimiento de todos los criterios de membrecía a la fecha

•Realización de Wiki de Criterios de Membrecía

• Documentación de Transición para LCP y VPs

• EB Meetings Virtuales y Presenciales

• Atención especializada a OC’s, Task Forces y miembros que lo solicitan.

• Participación en todas las iniciativas de AI para LCPs a través de Podio

• Asistencia a todas las reuniones legislativas, ordinarias y extraordinarias de AIESEC en Venezuela (sin proxys).

• Entrega de todas las planificaciones trimestrales a Organizaciones Estudiantiles.

• Optimización del Value Proposition del EB Member con 60% de descuento en EP Forms y pago de todos los

eventos nacionales hasta la fecha.

• Participación nacional como Chair del Subcomité de Membrecía, diseño de nueva tabla de Criterios y apoyo

permanente al equipo nacional a nivel estratégico y operativo.

• Implementación de Encuesta de Clima Organizacional para determinar cuellos de Botella.

• Asistencia en todas las áreas funcionales sin VP y apoyo en actividades específicas de cada área (Apariciones en

Medios, presentación a TN Takers, Presentaciones en LIS- Coffee Chats, etc)

• Premio al mejor líder nacional NatCo 2013.

Premios y Nominaciones

En nuestras manos… ¡Casi todos los premios por desarrollo en Áreas

Funcionales de NatCo 2013!... ¡Qué gran noche!

General Premios y Nominaciones nacionales e internacionales

• Best iGCDP – National Strategic Meeting 2013

• Sostenibilidad Financiera- National Strategic Meeting 2013

•Best SA Team – Achieve National Conference 2013

• Sostenibilidad en Membrecía- Achieve National Conference 2013

•Best National Leader – LCP Alejandro Marval- National Conference 2013

•Mensaje Correcto COMM&IM- National Conference 2013

• Crecimiento Absoluto iGIP – National Conference 2013

• Crecimiento Absoluto iGCDP- National Conference 2013

• Sostenibilidad Financiera y Legal- National Conference 2013

• Mejor Foco en Stakeholders- National Conference 2013

•Best Resilience Team EPF- National Conference 2013

•Nominación Internacional: Crecimiento Relativo oGCDP – ILC Panamá 2013

General Información importante de nuestro período a la fecha

• Actualmente tenemos 100% de crecimiento financiero anual respecto a 2012 en sólo 9 meses.

•Alcanzamos la meta financiera más alta trazada en la historia de USB… 120.000 Bs en budget local.

• Alcanzamos el total de intercambios 2012 en sólo 9 meses, tenemos Q4 para crecer.

• Recibimos nuestra primera nominación internacional

• Implementamos una estructura media en legalidad y liderazgo

•AIESEC USB es proveedor importante de miembros con roles nacionales y MC

• Alcanzamos la mayor cantidad de intercambios en la historia de un LC en @Vzla en sólo 9 meses.

• USB ha tenido el mayor porcentaje de inversión en membrecía de su historia

• Hemos mantenido contacto constante con nuestros Alumni Locales Principales: Eilin Chang y Gustavo Alarcón

• Realizamos un evento importante en el Conjunto de Auditorios de la USB, completando una etapa importante

de nuestro posicionamiento en campus.

• USB es uno de los comités locales más alineados a la visión 2015 y que brindan mayor aporte a nivel nacional

• Hemos brindado apoyo constante al resto de las entidades de AIESEC en Venezuela #WayToGo

General Información importante de nuestro período a la fecha

• USB ha realizado en dos años casi la totalidad de los intercambios realizados desde 1996 a 2011.

• Nuestro pipeline oGIP se encuentra totalmente alineado a las tendencias internacionales.

• Durante este año hemos entrado en contacto con gran cantidad de partners que pueden aprovecharse para

eventos de fundraising y posicionamiento en 2014.

• La estabilidad financiera ha sido una de nuestras banderas en 2013 con la mejor propuesta de valor para EB de

los comités locales AIESEC en Venezuela.

• USB es uno de los 4 comités que tiene relevo en el cargo de Presidente de Comité Local en primera ronda, esto

implicará grandes avances en nuestra transición.

• Se inició la implementación del USB knowledge center como herramienta de plataforma para procesos de

transición como parte del JD de Presidente de Comité Local.

• Los returnees comienzan a llenar espacios en nuestro Comité, cumpliendo así la visión de AIESEC International

en la cual los miembros deben participar en la mayor cantidad de programas posibles en su AIESEC XP.

• USB ha llevado al menos un representante de cada área a todos los eventos y reuniones nacionales, teniendo

programas de inversión en membrecía para cada evento.

El crecimiento es indiscutible… pero es sólo un pequeño paso de este gran camino, ustedes serán los líderes que

darán el próximo paso. ¡Gracias!