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INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

Código: G1-S1-FO-28 Vigencia: 22 08 / 2018 Pagina: 1 de 44 Versión: 02

UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS

Oficina de Control Interno

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO Periodo: 01 de marzo al 30 de junio de 2019

1. INTRODUCCIÓN En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, se presenta el informe pormenorizado del estado del Sistema de Control Interno de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPEC, para el periodo comprendido entre el 01 de marzo de 2019 al 30 de junio de 2019, tomando como principal fuente de información la reportada por las áreas vinculadas en el desarrollo y consolidación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG de la Entidad, en los términos que lo define el Decreto 1499 de 2017 que integró el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de Calidad en articulación con el Modelo Estándar de Control Interno. Para su construcción y presentación, la Oficina de Control Interno tomó como referencia información reportada por las áreas, publicaciones en la página web y el avance en la implementación de las siete (7) dimensiones del MIPG: Talento Humano; Direccionamiento Estratégico y Planeación; Gestión con Valores para Resultados; Evaluación de Resultados; Información y Comunicación; Gestión del Conocimiento y la Innovación y Control Interno, así como, sus políticas y componentes, las cuales le permitirán a la Entidad, planear, gestionar, evaluar, controlar y mejorar su desempeño, bajo criterios de calidad, cumpliendo su misión y buscando la satisfacción de los ciudadanos. Dentro de estas dimensiones establecidas en el MIPG, la séptima, relacionada con el “Control Interno”, se desarrolla a través del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, resultado de la articulación de los Sistemas de Gestión y de Control Interno determinado por el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015. El propósito del MIPG es promover el mejoramiento continuo de las entidades, razón por la cual éstas deben establecer acciones, métodos y procedimientos de control y de gestión del riesgo, así como mecanismos para su prevención y evaluación, constituyéndose el Control Interno en la clave para asegurar el desempeño de las demás dimensiones de MIPG.

2. OBJETIVOS

Elaborar el Informe Pormenorizado del Estado del Control Interno para el cuatrimestre comprendido entre el 01 de marzo al 30 de junio de 2019, a partir de la identificación de avances de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, en la implementación del Modelo Integrado de Gestión – MIPG y las oportunidades de mejoramiento que han incidido en el fortalecimiento de la entidad, con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad en el cumplimiento de la misión institucional.

En cumplimiento de los lineamientos establecidos en la Ley de Transparencia 1712 de 2014, brindar a la ciudadanía información acerca del avance del Sistema de Control Interno de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, en los términos del artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, “El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad”



3. METODOLOGÍA

La Oficina de Control Interno verifica que la entidad cuente con un adecuado ambiente de control que le permita disponer de las condiciones mínimas para el ejercicio del control interno, a través de:

La revisión de los avances de las siete dimensiones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

La revisión del aseguramiento de la gestión del riesgo, tomando como referencia el ejercicio efectuado bajo el liderazgo del equipo directivo y de todos los servidores de la entidad que permita identificar, evaluar y gestionar eventos potenciales, tanto internos como externos, que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales, verificando que el trabajo abordado desde dimensiones como Direccionamiento Estratégico y Planeación, Gestión con Valores para Resultados, Talento Humano y Control Interno.

El seguimiento al diseño de las actividades de control del riesgo, su implementación y los mecanismos para dar tratamiento a los mismos, revisando el trabajo abordado desde dimensiones como Direccionamiento Estratégico y Planeación, Gestión con Valores para Resultados y Talento Humano.

El control a la información y comunicación de la entidad, verificando que las políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos dentro y en el entorno satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, de mostrar mejoras en la gestión administrativa y procurar que la información y la comunicación de la entidad y de cada proceso sea adecuada a las necesidades específicas de los grupos de valor y grupos de interés.

La revisión de las actividades de monitoreo y supervisión implementadas por la entidad. Este tipo de actividades se pueden dar en el día a día de la gestión institucional o a través de evaluaciones periódicas (autoevaluación, auditorías), y su propósito es valorar: (i) la efectividad del control interno de la entidad; (ii) la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; (iii) el nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos; (iv) los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias, y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la entidad.

De esta forma, la evaluación permanente al estado del Sistema de Control implica el seguimiento al conjunto de dimensiones del Modelo, de tal manera que la autoevaluación y la evaluación independiente se convierten en la base para emprender acciones para subsanar las deficiencias detectadas y encaminarse en la mejora continua.

4. DIMENSIONES

4.1. DIMENSIÓN DE TALENTO HUMANO El MIPG concibe al talento humano como el activo más importante con el que cuentan las entidades sin el cual sería imposible gestionarse y lograr sus objetivos y resultados. El talento humano lo conforman todas las personas que laboran en la entidad y contribuyen con su trabajo al cumplimiento de su propósito fundamental, y a garantizar derechos de los ciudadanos, en el marco de los valores del servicio público. Por ello, es importante que la entidad trabaje para que los procesos de selección y desarrollo de las personas estén acordes con las propias necesidades institucionales y con las normas que les rige en materia de personal y promuevan la integridad en el ejercicio de las funciones y competencias de los servidores públicos.



4.1.1. Política de Gestión Estratégica del Talento Humano

En el marco de la implementación de la política, la entidad elaboró el Plan Estratégico de Recursos Humanos para la vigencia 2019, utilizando entre otros la metodología del Departamento Administrativo de la Función Pública, para hacer un autodiagnóstico de los diferentes ejes temáticos y alinearlos con las actividades que se deben incluir para lograr las metas institucionales en materia de Recursos Humanos; también se tomaron los resultados del FURAG- USPEC 2017, lineamientos del DAFP, informe Evaluación de Desempeño Institucional DANE, consolidado de necesidades de capacitación, cumplimiento de normatividad entre otros. Dicho documento se encuentra publicado en la página web de la entidad, link: https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/11/Plan-Estrategico-de-Recursos-Humanos-2019-Vesion-1.pdf, en éste se mencionan cinco (5) componentes del PERH, como son: el Plan Institucional de capacitación – PIC, el Plan de Bienestar Social e Incentivos, el Plan del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el Plan Anual de Vacantes y el Plan de Previsión de Recursos Humanos, no obstante, al buscarlos en la página web sólo se encontraron el PIC y el Plan Anual de Vacantes, por lo que se recomienda actualizar su publicación. A continuación, se presenta el desarrollo de actividades por componente:

a. Plan Anual de vacantes Teniendo en cuenta que el presupuesto aprobado para la vigencia 2019, correspondió a 357 empleos, el Plan Anual de Vacantes se realiza sobre el valor disponible y no sobre los 508 empleos creados según Decreto 242 de 2012, por lo tanto, los cargos vacantes a proveer por necesidades del servicio durante la vigencia 2019 se relacionan de la siguiente forma:

De los anteriores cargos durante el primer semestre de la vigencia 2019, se realizó el proceso de vinculación de los siguientes cargos:

Profesional Especializado grado 18 – Dirección de Gestión Contractual

Profesional Especializado grado 15 – Dirección de Gestión Contractual

Profesional Especializado grado 13 – Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo (Llevada a cabo por convocatoria interna durante los meses de abril y mayo).

El estado de la planta de personal a corte 30 de cada mes, es reportada a la Oficina de Control Interno, en el que se incluye el tipo de cargos, la modalidad de nombramiento, vacantes provistas con servidores públicos de carrera, vacantes provistas mediante provisionalidad y cargos vacantes, base de datos que se actualiza progresivamente según las novedades que se presenten.

https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/11/Plan-Estrategico-de-Recursos-Humanos-2019-Vesion-1.pdf

https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/11/Plan-Estrategico-de-Recursos-Humanos-2019-Vesion-1.pdf



PLANTA DE PERSONAL POR TIPO DE VINCULACIÓN

REPORTE A 31 DE MARZO DE 2019

Nivel CARGOS CLASE DE NOMBRAMIENTO

Provisto Vacantes Total Carrera Provisional Libre Nomb. y

Remoción Directivo 13 1 14 0 0 13 Asesor 4 0 4 1 0 4 Profesional 121 65 186 15 106 0 Técnico 86 21 107 43 43 0 Asistencial 117 80 197 17 99 1 TOTAL 341 167 508 75 248 18 Fuente: Gestión de Talento humano - Planta de personal

REPORTE A 30 DE ABRIL DE 2019




REPORTE A 31 DE MAYO DE 2019




REPORTE A 10 DE JUNIO DE 2019






Respecto a la provisión de empleos en vacancia definitiva durante los meses de marzo, abril, mayo y junio de 2019, se realizaron tres (3) nombramientos en provisionalidad, adicionalmente se presentaron doce (12) desvinculaciones, de las cuales cuatro (4) corresponden al nivel Directivo, dos (2) del nivel profesional, tres (3) nivel técnico y tres (3) asistencial, once (11) fueron por renuncia al cargo y una (1) por fallecimiento del Servidor Público. Respecto a la provisión de empleos de Gerencia Pública, se evidencia que se ha mantenido la vacancia de uno y/o dos cargos durante el periodo, se realizó la vinculación por libre nombramiento y remoción del cargo de la Dirección Administrativa y Financiera, de otra parte se han hecho cuatro (4) encargos con fecha de corte 30 de junio de 2019, que corresponden a la Dirección General, la Dirección de Infraestructura, la Subdirección Administrativa y la Subdirección de Suministro de Bienes. La jefatura de Control Interno estuvo con un encargo por tres (3) meses designado por el Ministerio de Justicia y del Derecho, a partir del 7 de marzo; desde el 6 de junio de 2019 el cargo se encuentra vacante, funciones que fueron asumidas por el ordenador del gasto de la entidad.

b. Comisión de Personal De acuerdo a la convocatoria No. 0001 del 05 de junio de 2019, se convocó a todos los servidores de carrera administrativa a postularse como candidatos y participar en representación de los empleados (dos principales y dos suplentes) en la comisión de personal de la USPEC por un periodo de dos (2) años, contados a partir del 27 de junio de 2019, en cumplimiento de las disposiciones dadas en la Ley 909 de 2004. Resultado de la votación llevada a cabo el 21 de junio de 2019, con la participación de Control Interno como veedor del proceso, se publicaron los resultados el martes 21 de junio de 2019.

c. Plan de Bienestar Plan de Bienestar 2018- Resolución 000404 del 05 de junio de 2018.pdf En el marco del Plan de Bienestar - Programa de Bienestar Social, el cual se adoptó mediante Resolución Nº 404 aprobado el 5 de junio de 2018, se realizaron actividades en periodo comprendido entre marzo a junio de 2019 en articulación con la caja de compensación Colsubsidio y otras entidades, dirigidas a todos los servidores de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC y sus familias, de las cuales se resaltan las siguientes: Para la presente vigencia, a corte de 30 de junio se realizaron tres (3) evaluaciones de competencias

para los aspirantes a diferentes cargos mediante el acompañamiento de Función Pública y Colsubsidio. La Subdirección Administrativa creó una base de datos, con el fin de contar con la información de las

actividades para que se pueden generar reportes confiables de manera inmediata, no obstante, al momento de verificar los soportes por parte de Control Interno, no se tuvo acceso.

Las actividades de bienestar más representativas fueron:



o Conmemoración día de la Mujer o Conmemoración día del Hombre o Conmemoración día de la Madre o Conmemoración Día del Padre o Conmemoración día de la Secretaria. o Celebración de cumpleaños de los meses de

marzo, abril, mayo y junio o Conmemoración día del Servidor Público. o Visita museo del Oro o Torneo Deportivo de Preparación y Selección

para los Juegos de la Función Pública y Minjusticia

o Torneo deportivo relámpago interno

Uso del servicio de las rutas: El día 2 de mayo de 2019, se dio inicio al servicio de diez (10) rutas

para los servidores públicos de la Entidad, previa socialización de los horarios, placas de los vehículos, recorridos de ida y regreso y directrices para su uso. Esto como resultado del proceso de contratación por modalidad de selección abreviada, adelantado por el Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP II con No. USPEC-SA-SI-10-2019. Como resultado quedó seleccionado el operador VICOLTUR SAS, previa evaluación y cumplimiento de requisitos de acuerdo al cronograma establecido, suscribiendo el contrato 161 de 2019

Entrega de Dotación: La USPEC propendiendo por el bienestar de los funcionarios, adelantó un proceso de contratación de la dotación por modalidad de mínima cuantía, invitación que fue publicada en el Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP II, con No. USPEC-IP-MC-25-2019. De acuerdo al cronograma establecido. Resultado de ello se presentaron dos oferentes: PERMODA LTDA y POLIPLAP, de los cuales quedó seleccionado PERMODA LTDA, previa evaluación y cumplimiento de requisitos. La entrega de los bonos de dotación inició a partir del 19 de junio de 2019 en la Oficina del Grupo de Talento Humano.

d. Programa de Capacitaciones

Dentro de las actividades de capacitación desarrolladas en el periodo se encuentran:

Capacitaciones Gestionadas Interinstitucionalmente. Esta labor se realizó a través de las redes de capacitación interinstitucional, desarrolladas sin costo, con instituciones educativas como el SENA, la Escuela Superior de Administración Pública-ESAP, el Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP, la Comisión Nacional del Servicio Civil, el Departamento Nacional de Planeación, Ministerio de Justicia y del Derecho, ARL POSITIVA, COLSUBSIDIO, entre otras, de acuerdo con la oferta presentada por las mismas en este periodo.

N° CAPACITACIONES GESTIONADAS INTERINSTITUCIONALMENTE



Lineamiento temático Tema Fecha de ejecución

Entidad - empresa No.

cupos No.

inscritos

4

Desarrollo de componentes de la

gestión jurídica pública

Charla de Acoso Laboral

nov-05 Personería delgada para la seguridad y

convivencia ciudadana 20 15

Contratación en Salud

nov 22 y diciembre 3

ESAP 20 18

1 Gestión de la

Seguridad de la Información – SGSI

Capacitación de Protección de Datos

26 de febrero de 2019

Superintendencia de Industria y Comercio

25 25

Capacitaciones con el Rubro de Servicios de Capacitación.

Presupuesto para la Vigencia 2018: $30.000.000

CAPACITACIONES PARA CONTRATAR CON RUBRO DE CAPACITACIÓN

PIC 2018 por $30.000.000

Contratos de fiducias El Grupo de Gestión del Talento Humano adelantó las gestiones pertinentes en relación con elaboración de estudio de mercado, estudios previos y demás para la contratación, sin embargo, por situaciones de carácter administrativo y baja oferta académica para la época de contratación no fue posible realizar la suscripción del contrato correspondiente.

Competencias básicas y comportamentales

Contratación en salud Gestionado con la ESAP-dictado en las instalaciones de la USPEC, el 22 de noviembre y 3 de diciembre, contando con la participación de 18 servidores adscritos a la Dirección Logística y Subdirección de Atención a los Establecimientos.

Se publicó el PIC a través de la página web de la entidad https://www.uspec.gov.co/?page_id=316

Inducción y Reinducción

Se dio inicio a jornadas de inducción y reinducción, se dieron instrucciones para consultar carpeta compartida en el escritorio de cada servidor, leer el material de estudio y contestar los cuestionarios que le permiten avanzar al siguiente módulo.

https://www.uspec.gov.co/?page_id=316



PROCESO OBJETIVO TEMÁTICAS A DESARROLLAR CRONOGRAMA

Inducción

La Unidad implementará actividades de sensibilización en el programa de inducción para los servidores de la USPEC.

-Visita a los Establecimientos de Reclusión, para los servidores de la sede Central de la USPEC. -Presentación de los Directivos ante los servidores y cuando no sea posible personalmente se hará a través de los medios de comunicación interna de la USPEC. -Elaboración e implementación del cuadernillo de inducción virtual.

Visita a los establecimientos de reclusión, para los empleados públicos de la Sede Central de la USPEC.

Cumpliendo con lo proyectado, en el mes de enero se realizó visita al Establecimiento Carcelario la Modelo, en el marco del Plan de Transformación y Humanización, por parte del nivel directivo de la Entidad.

e. Plan del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo –SGSST-

Se aplica a todos los servidores de la entidad vinculados directamente o a través de contratos temporales de trabajo o por medio de contratos de aprendizaje y aquellos otros que la Ley establezca, en los diferentes puestos y áreas de operación, con el fin de implementar el plan, se contó con los siguientes recursos: ARL Positiva Compañía de Seguros acompañamiento al Sistema de SG-SST para la implementación y

realización de los Programas cardiovascular, psicosocial y ergonómico. Entidad IPS para realización de exámenes de ingreso, egreso, periódicos Presupuesto del SG-SST vigencia 2018

o Semana de la salud



o Clases de Zumba

f. Plan de Incentivos

Mediante Circular interna No. 11 del 30 de mayo de 2019, se convocó la postulación de los mejores equipos de trabajo del personal de carrera administrativa y libre nombramiento y remoción, para la presentación de proyectos institucionales que contengan actividades orientadas a invrementar el uso de los recursos, mejorar la prestación del servicio y cumplir un objetivo institucional, no obstante, una vez surtidos los tiempos de la convocatoria y al no presentarse ningún equipo se declaró desierta, por lo que ampliaron las fechas de cronograma para el mes de julio de 2019.

4.1.2. Política de Integridad



1. Capacitación sobre integridad y valores 2. Actividad recreativa en temas de integridad 3. Reconocimiento al mejor colaborador del 1er semestre 4. Refrigerio 5. Obsequios



RECOMENDACIONES El MIPG concibe al talento humano como el activo más importante con el que cuentan las entidades sin el cual sería imposible gestionarse y lograr sus objetivos y resultados. El talento humano lo conforman todas las personas que laboran en la entidad y contribuyen con su trabajo al cumplimiento de su propósito fundamental, y a garantizar derechos de los ciudadanos, en el marco de los valores del servicio público. Por ello, es importante que la entidad trabaje para que los procesos de selección y desarrollo de las personas estén acordes con las propias necesidades institucionales y con las normas que les rige en materia de personal y promuevan la integridad en el ejercicio de las funciones y competencias de los servidores públicos. Especialmente, se recomienda trabajar en los siguientes factores críticos de éxito para el fortalecer esta dimensión en la entidad:

• Adoptar y socializar el plan estratégico de recursos humanos y sus concomitantes: capacitación,

incentivos, vacantes. Además, se debe adelantar su integración con el Plan de Acción Institucional, en los términos del Decreto 612 de 2018 del DAFP.

• Contar con la caracterización de todos sus servidores actualizada. • Coherencia de las estrategias y programas de talento humano y con los objetivos y metas

institucionales. • La implementación frecuente y oportuna de los programas de inducción y reinducción • La inversión de recursos basada en la priorización de las necesidades capacitación • Coherencia entre los resultados de la evaluación de desempeño laboral y el cumplimiento de las metas

institucionales. • Formular y hacer seguimiento a los Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos de la entidad. • De conformidad con el artículo 2.2.10.7 del Decreto 1083 de 2015, se debe adelantar la medición el

clima laboral, el cual se debe realizar por lo menos cada dos años, y definir, ejecutar y evaluar estrategias para su intervención.

• Se recomienda evaluar la posibilidad de establecer una metodología de evaluación de desempeño del personal con vinculación provisional, en el marco del concepto 16516 de diciembre de 2008 de la Comisión Nacional del Servicio Civil.

• Frente al Sistema de Gestión en Seguridad y salud en el Trabajo (SG-SST) es pertinente incluir en el plan de trabajo para la vigencia aspectos como:

- Definición y asignación de los recursos financieros, técnicos y el personal requerido para el sistema

- Socialización de la política y objetivos de seguridad y salud en el trabajo - Prevención, preparación y respuesta a emergencias - Procedimiento de Reporte e investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades

profesionales - Criterios para adquisición de bienes y contratación de servicios con las disposiciones del SG-SST - Rendición de cuentas, la cual se debe hacer como mínimo anualmente y deberá quedar

documentada - Normas específicas de gestión documental

4.2. DIMENSIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN

4.2.1. Política de Planeación Institucional



La Oficina Asesora de Planeación – OAPLA, en coordinación con la Dirección General y las diferentes dependencias participaron en la estructuración de la Plataforma Estratégica 2019-2022 así como en la construcción de los Planes Institucionales de Acción, Indicativo, Estratégico, de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia 2019, publicados en la página web institucional. Plataforma Estratégica publica en el link: https://www.uspec.gov.co/?page_id=11674 Planes institucionales en el link: https://www.uspec.gov.co/?page_id=16966 La OAPLA realizó seguimiento al cumplimiento de las actividades establecidas en el Plan de Acción 2018 para el cuarto trimestre y cierre de vigencia, presentó y remitió informe a la Dirección General. Seguimiento e informe publicados. Link: https://www.uspec.gov.co/?page_id=5358 Las conclusiones del cuarto trimestre y cierre de vigencia 2018 son:

Actividades programadas para presentar avance 60

Actividades que reportaron avance o gestión 58

Análisis del cumplimiento de las actividades reportadas por las diferentes áreas

AREA CUMPLIMIENTO ACTIVIDADES

CUMPLIMIENTO DEL 100%

CUMPLIMIENTO INFERIOR AL 100%

NO CUMPLIERON 0%

Dirección de Gestión Contractual 1 3

Dirección de Logística 5 4

Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo 4 1

Dirección Administrativa y Financiera 9 12 1

Oficina de Tecnología 4

Oficina Jurídica 3 2

Oficina de Control Interno 2 1

Dirección General 1 2

Dirección de Infraestructura 3 2

TOTAL 28 27 5

El cumplimiento de las actividades planteadas para la vigencia por cada una de las dependencias responsable de la ejecución se refleja:






Con base en el avance reportado por cada una de las dependencias para el 4º trimestre y el porcentaje acumulado para la vigencia, se obtuvo el siguiente resultado:

Porcentaje alcanzado en el 4º trimestre 73,99%

Porcentaje alcanzado en la Vigencia 80.60%

4.2.2. Política de Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público La Oficina Asesora de Planeación realizó seguimiento mensual a la ejecución presupuestal y a los proyectos de inversión, los cuales fueron presentados a la dirección general. Adicionalmente, los seguimientos mensuales e informes se encuentran publicados en los link: https://www.uspec.gov.co/?page_id=511 y https://www.uspec.gov.co/?page_id=13769

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - CORTE 31-DIC-2018 (millones de pesos)

CONCEPTO Apropiación Final Vigente

Compromisos Obligaciones Pagos

Acumulado % Acumulado % Acumulado %

A FUNCIONAMIENTO 670.485 663.112 98,90 484.564 72,27 484.557 72,27

1 GASTOS DE PERSONAL 21.702 20.442 94,19 20.395 93,98 20.388 93,95

2 GASTOS GENERALES 63.572 58.327 91,75 41.902 65,91 41.902 65,91

3 TRANSFERENCIAS CORRIENTES

585.211 584.343 99,85

422.266 72,16

422.266 72,16

C INVERSION 328.337 105.627 32,17 34.234 10,43 34.234 10,43

TOTAL PRESUPUESTO 2018 998.822 768.739 76,96 518.797 51,94 518.790 51,94

Al cierre de la vigencia 2018 el estado de ejecución presupuestal tuvo una ejecución a nivel de compromisos del 76,96% (Funcionamiento 98,9% e Inversión 32,17) y a nivel de obligaciones 51,94% (Funcionamiento 72,27% e Inversión 10,43%). El análisis de la anualidad y comparativo anual del cuatrienio se encuentra contenido en el informe de cierre de la vigencia, publicado en la página web institucional y presentado a la Dirección General.

0,00%

25,00%

50,00%

75,00%

100,00% 82,39%

58,88%38,97%

94,96%

31,67%

93,00%96,63%98,33%100,00%

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 2018





En lo relacionado con los Acuerdos de desempeño, la vigencia finalizó con un bajo cumplimiento tanto a nivel de compromisos como de obligaciones, con un impacto negativo representativo para el sector en lo relacionado con la inversión, toda vez que tuvo un nivel de obligación de tan solo el 10,43%, del total de la apropiación el nivel de obligaciones fue del 51,94%.

Concepto

Compromisos Obligaciones

% Meta Acuerdo de Desempeño

% Ejecución Real

31-DIC-2018

% Meta Acuerdo de Desempeño

% Ejecución Real

31-DIC-2018

Funcionamiento 100,00 98,90 100,00 72,27

Inversión 100,00 32,17 100,00 10,43

TOTAL 100,00 76,96 100,00 51,94

Para los recursos de inversión, la OAPLA consolida mensualmente los avances reportados por los formuladores de cada uno de los proyectos de inversión y publica en la página web de la Entidad en la siguiente ruta: Información de Interés/ Planeación y Gestión/ Proyectos A la fecha se encuentra publicada toda la información de la vigencia 2018 y en la presente se encuentra hasta el corte del mes de enero. Así mismo se verifica el cumplimiento del registro de la información en el SPI por parte de cada área responsable del proyecto de inversión. A pesar de que ha sido inscrita la información de la vigencia 2018, el sistema a la fecha solo permite visualizar la información con corte a noviembre de 2018, evidenciado en el siguiente pantallazo:

95,94% 96,87%86,44%

76,96%78,97%

53,05% 59,16% 50,45%61,27%

52,92% 47,39% 50,45%

0,00%10,00%20,00%30,00%40,00%50,00%60,00%70,00%80,00%90,00%

100,00%

2015Aprop.Final:

$675.704

2016Aprop.Final:

$766.842

2017Aprop.Final:$1.014.511

2018Aprop.Final:

$998.822

Comparativo Ejecución PresupuestalVigencias 2015, 2016, 2017 y 2018

Compromisos Obligaciones Pagos



Finalmente en el mes de enero de 2019 se realizó la desagregación presupuestal y el POAI 2019. Publicados igualmente, en los link: https://www.uspec.gov.co/?page_id=5919 y https://www.uspec.gov.co/wp-

content/uploads/2018/11/POAI-2019.pdf RECOMENDACIONES Para MIPG es vital que las entidades tengan claro su horizonte a corto, mediano y largo plazo, con lo cual puedan priorizar sus recursos y su talento humano y focalizar sus procesos de gestión en la consecución de los resultados previstos en los planes de desarrollo y (nacionales o territoriales) con los cuales espera atender las demandas sociales y ciudadanas. Por ello, es importante que la entidad trabaje permanentemente para que sus procesos de planeación de actividades, metas y tiempos, asignación de responsables y programación presupuestal y de ejecución de gastos, se enfoquen a garantizar los derechos, satisfacer las necesidades y solucionar los problemas de sus grupos de valor (ciudadanos destinatarios de sus productos y servicios), así como fortalecer la confianza ciudadana y la legitimidad institucional. De igual manera es importante definir adecuadamente los riesgos que pueden afectar el logro de lo previsto en los planes y los indicadores a través de los cuales monitoreará si estos se están cumpliendo en los términos y condiciones previstos. Especialmente, se recomienda trabajar en los siguientes factores críticos de éxito para el fortalecer esta dimensión en la entidad:

• Adopción y desarrollo del MIPG: capacitaciones, plan de trabajo, seguimiento y presentación de informes de resultados

• Diseño y elaboración de planes con base en evidencias (resultados de auditorías internas y externas, de gestión de riesgos, capacidad institucional, desempeño de periodos anteriores)

• Socialización de las políticas institucionales • Revisión de los indicadores de seguimiento


https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/11/POAI-2019.pdf

https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/11/POAI-2019.pdf



• Es necesario que el informe de avance a la ejecución de los proyectos de inversión presentado mensualmente, consolidado por la Oficina Asesora de Planeación y publicado en el link: https://www.uspec.gov.co/?page_id=511 sea ajustado, toda vez que no refleja las dificultades presentadas en el desarrollo de cada proyecto, que contenga las respectivas justificaciones técnicas y contractuales de los recursos no ejecutados en las vigencias anteriores.

• Formulación y ejecución de un plan de trabajo para la implementación de las Normas de Información Contable para el Sector Público (NICSP) bajo los parámetros de la Contaduría General de la Nación

• Integración de los planes institucionales con el Plan de Acción Institucional 2018, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 612 de 2018 del DAFP, a más tardar el 31 de julio de 2018: - Plan institucional de archivos – PINAR - Plan anual de adquisiciones - Plan anual de vacantes - Plan previsión de recursos humanos - Plan estratégico de talento humano - Plan institucional de capacitación - Plan de incentivos institucionales - Plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo - Plan anticorrupción y de atención al ciudadano - Plan estratégico de tecnologías PETI - Plan de tratamiento de riesgos en seguridad y privacidad de la información - Plan de seguridad y privacidad de la información

4.3. DIMENSIÓN GESTIÓN CON VALORES PARA EL RESULTADO

4.3.1. Política de Fortalecimiento Organizacional y simplificación de Procesos La Dirección General y la Dirección Administrativa y Financiera, lideraron durante la vigencia 2018 las acciones relacionadas con el fortalecimiento y el rediseño organizacional (componentes de la política Fortalecimiento Organizacional y simplificación de Procesos).

4.3.2. Política de Participación ciudadana en la gestión pública Para conocimiento de la ciudadanía en general, se publica mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral, semestral y anualmente, en la página WEB, la información de interés para la ciudadanía, así: Plataforma estratégica, seguimiento Plan de Acción, Mapa de Riesgos de Corrupción, Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano, seguimiento a la Ejecución presupuestal, Rendición de Cuentas, Informes de Gestión, seguimientos a proyectos de Inversión, MIPG, entre otros, para conocimiento de la ciudadanía en general. Por otra parte, en el mes de enero de 2019 se publicó el proyecto de Plataforma Estratégica 2019-2022, tanto en la página principal como en la pestaña de Información de interés / Planeación y Gestión, para conocimiento de la ciudadanía en general.




Así mismo desde el botón de Transparencia se puede ingresar a toda la información generada desde la OAPLA.

4.3.3. Contratación La entidad programó en el Plan Anual de Adquisiciones 287 contratos para la vigencia 2018, con un presupuesto de $395.084.199.928. Es de anotar que el PAA tuvo veintitrés (23) actualizaciones durante la vigencia, siendo la última el veintiuno (21) de diciembre de 2018. En el año 2018, se suscribieron 227 contratos y un convenio específico derivado que no cuenta con el consecutivo de la numeración, por lo que no se tendrá en cuenta en la evaluación. Para el porcentaje de cumplimiento de la meta, se tomara como referente los doscientos ochenta y siete (287) contratos programados en el Plan Anual de Adquisiciones frente a los doscientos veintisiete (227) contratos suscritos en la vigencia. Se precisa que la numeración de contratos fue de doscientos treinta y seis (236) contratos, siendo anulados nueve (9). En este orden, se evidenció que fueron programados 287 contratos para la vigencia 2018, de los cuales se contrataron 227, para un porcentaje de cumplimiento del 79.09%.

4.3.4. Política de Defensa Jurídica

a) Tutelas

El registro de las acciones de tutela y su trámite se encuentran consignados en cuadros Excel desagregada por años, en los cuales se evidencian datos tales como: fecha de notificación a la Entidad, número de radicado de la tutela, nombre del Despacho Judicial, nombre del accionante, establecimiento carcelario en el cual se presentan los hechos objeto de la acción de tutela, tema y descripción de los hechos y pretensiones. Así mismo, se consignan las decisiones en primera instancia, fechas, trámites de desacato, y sanciones. Para el periodo comprendido entre el 1 de noviembre al 28 de febrero de 2019, fueron notificadas 1.526 acciones de tutelas a la Entidad, por temas relacionados con los servicios de salud y alimentación de la población privada de la libertad PPL, infraestructura de los centros penitenciarios y otros temas tales como traslado de los internos de establecimiento carcelario, suministro de colchonetas y kit de aseo, reubicación de patio o celda, sustitución de la pena, los cuales son competencia del INPEC.



Es pertinente señalar que el tema por el cual la PPL acude a la acción de tutelas es por salud, teniendo en cuenta que del total (1.526) de acciones de tutela que han sido notificadas, 1.312 corresponden a salud. Frente a lo cual, desde la Dirección General de la USPEC se han adelantado reuniones con el Consorcio Fondo de Atención en Salud PPL 2017 y la Dirección Logística de la USPEC con el fin de trabajar de manera coordinada en las respuestas a los Despachos Judiciales, con las que se busca responder de manera clara, precisa y de fondo dentro de los términos de ley. A partir de esas reuniones se conformaron equipos de trabajo con el personal del Grupo de Salud, de la Dirección Logística de la USPEC, abogados de la Fiduprevisora, y abogados de la Oficina Asesora Jurídica de la USPEC para dar respuesta a las acciones de tutela, y hacer seguimiento a los fallos y desacatos. Con respecto a los procesos judiciales y la defensa de la Entidad se encuentran consignados de igual manera en un cuadro Excel diseñado para tal fin, en los cuales se cuenta con la siguiente información: fecha de notificación a la Entidad, número de proceso, Despacho Judicial, nombre del demandante, establecimiento carcelario donde tienen lugar los hechos materia de demanda, hechos de la demanda, medio de control, pretensión, cuantía y nombre del apoderado de la Entidad responsable de adelantar el proceso. A partir de la información registrada, se tiene que durante el periodo comprendido entre el 1 de noviembre de 2018 al 28 de febrero de 2019 se recibieron 50 demandas en contra de la entidad, resaltando que la acción por la que más se demanda a la USPEC es la de reparación directa por muerte y lesiones a internos originadas por la falta de atención médica hecho que está relacionado con la obligación que tiene esta Entidad de garantizar la salud a la PPL; también recurren a la acción popular para reclamar la protección de derechos colectivos y una adecuada infraestructura para la PPL y la acción de grupo para reclamar el reconocimiento de perjuicios causados por el hacinamiento en los establecimientos carcelarios. En este sentido, se ha ejercido la defensa de los intereses de la Entidad a través de la asistencia a las audiencias iniciales fijadas por los Despachos Judiciales y las respuestas a las demandas correspondientes por parte de los abogados designados para tal fin. Igualmente, en el mes de noviembre de 2018, se reforzó el grupo de abogados que ejercen la defensa judicial de la entidad ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo y ante las Procuradurías Judiciales para Asuntos Administrativos con un abogado más, lo que ha permitido atender a nivel nacional todas las diligencias judiciales y extrajudiciales.

b) Derechos de Petición

En cumplimiento de la Circular 019 de 12 de octubre de 2018, la Oficina Asesora Jurídica a través del grupo de derechos de petición recibió 793 peticiones resaltando que los temas por los que más se peticiona a la entidad, en su orden son, infraestructura, salud y alimentación y los peticionarios más frecuentes son el INPEC a través de los directores de establecimientos carcelarios y las personas privadas de la libertad a cargo del INPEC. Es de precisar que para dar celeridad al trámite de las peticiones, la Oficina Asesora Jurídica implementó la solicitud de insumo o información a las dependencias involucradas en el tema de la petición a través del correo electrónico y la implementación del plan binario con el grupo de salud de la Dirección Logística consistente en la asignación de un funcionario desde la Dirección Logística a otro de la Oficina Asesora Jurídica quienes deben en conjunto propender por el insumo y respuesta a las peticiones que se les son asignadas, lo cual ha evidenciado un mejor flujo de la información y un trámite más ágil y proactivo en el trámite y respuestas a las peticiones.



Actualmente se está estructurando con la Dirección Logística, la implementación del plan binario con el grupo de alimentación y la Subdirección de bienes a fin de lograr que la información que se requiere de la Dirección Logística para dar respuesta a las peticiones fluya de manera oportuna y eficaz.

c) Control interno disciplinario Durante el periodo comprendido entre el 1 de noviembre de 2018 al 28 de febrero de 2019, se adelantaron las siguientes actuaciones disciplinarias.

3 indagaciones preliminares 6 investigaciones disciplinarias 2 autos de cargos 5 autos de archivo definitivo 1 fallo sancionatorio

A continuación, se relaciona en resumen el total de situaciones judiciales del periodo:

Situaciones Total

Demandas 50

Tutelas 1.526

Derechos de Petición 793

Actuaciones disciplinarias 17

4.3.5. Gobierno Digital La oficina de Tecnología de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC realiza acciones orientadas a la implementación de la política de Gobierno Digital, a partir de la planeación estratégica apalancada en tecnología y la implementación de políticas de gestión que aportan al logro de los propósitos, haciendo uso de las TI para el desarrollo de la política en mención dando cumplimiento al decreto 1008 de 2018 que establece lineamientos generales de la política de Gobierno Digital.

Las acciones orientadas a implementar la política de Gobierno Digital en cada entidad están estrechamente relacionadas con las dimensiones: 1). Planeación Estratégica de la entidad y 2). Políticas de gestión y desempeño institucional, es por esto que la política de Gobierno Digital se convierte en un eje o una temática transversal que posee un vínculo directo con la construcción del Plan estratégico de Tecnologías de Información - PETI, permitiendo apalancar el desarrollo de la gestión de la entidad.

El Plan Estratégico de TI de la USPEC está estructurado con un horizonte de cuatro (4) años, previendo actualizaciones anuales con el propósito de corregir y ajustar la estrategia e implementar acciones preventivas o correctivas en relación con los resultados de los indicadores que se obtengan en la implementación de la estrategia tecnológica.

En este sentido, se relacionan los avances de la implementación de la política de Gobierno Digital en la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC:



ÁMBITO ACTIVIDADES Y AVANCES

Estrategia de TI

La Unidad cuenta con un PETI formulado y publicado en el portal web institucional dando cumplimiento al Decreto 612 de 2018, actualmente se está realizando el proceso de actualización acorde a los lineamientos de la política de gobierno digital aplicando las guías técnicas de estructuración del PETI establecida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las comunicaciones. A continuación se enumeran aspectos actualizados durante el período noviembre de 2018 a febrero de 2019:

Marco normativo.

Entendimiento estratégico.

Alineación con planes de gobierno, MIPG y plan estratégico institucional.

Análisis de madurez tecnológica para cada uno de los dominios del MRAE.

Problemáticas.

Análisis financiero de la gestión de TI últimos cuatro años.

Estrategia de TI.

Objetivos de TI y su alineación con planes de gobierno y objetivos estratégicos institucionales.

Portafolio de proyectos para el cuatrienio.

Gobierno de TI Aspectos actualizados durante el período noviembre de 2018 a febrero de 2019: En el marco de este dominio se realizó la documentación de la estructura organizacional de TI y esquema de gobierno de TI de acuerdo con la Guía del dominio de Gobierno de TI.

Información

Aspectos actualizados durante el período noviembre de 2018 a febrero de 2019:

En el marco de este dominio se inició con la estructuración el catálogo "Información de la Entidad" de acuerdo con la guía técnica del dominio de Información, este catálogo representa el punto de partida para la construcción de la arquitectura de información y la base para iniciar procesos de calidad de información en la entidad.

Se definió un plan de trabajo para el levantamiento de la información correspondiente a las

necesidades de información y el catálogo de información de la entidad, el cual fue socializado con los directivos de la entidad en comité directivo para dar inicio a su ejecución.

Sistemas de Información


En el marco de este dominio se estructuró el catálogo "Sistemas de Información" de acuerdo con la Guía del dominio de Sistemas de Información, y se realizó el levantamiento de la información para cada uno de los sistemas de información que se utilizan en la entidad.

La Oficina de tecnología hará uso del "Catálogo de Sistemas de Información" para el correcto, oportuno y apropiado funcionamiento de los sistemas de información, teniendo en cuenta la categorización definida para el dominio de sistemas de información establecido por el modelo de arquitectura TI del MINTIC; donde se define el alcance, objetivos y los requerimientos técnicos tanto para el desarrollo como para la implementación de sistemas de información en la entidad.

Gestión de continuidad de los sistemas de información actualmente utilizados en la entidad.



ÁMBITO ACTIVIDADES Y AVANCES

Servicios Tecnológicos

Aspectos actualizados durante el periodo noviembre de 2018 a febrero de 2019: En el marco de este dominio se determinó el "Catálogo de Servicios tecnológicos" acorde a la Guía de Servicios tecnológicos establecida por el modelo de arquitectura TI del MINTIC; el cual permitirá mantener documentada la información concerniente a cada uno de los servicios tecnológicos como insumo para el correcto funcionamiento de la plataforma tecnológica de la entidad. Así mismo, permitirá la respuesta oportuna a los diferentes sucesos que en materia de tecnologías de la información puedan afectar el funcionamiento apropiado de la red de datos, equipos tecnológicos, red comunicaciones, entre otros servicios asociados.

Acciones relacionadas con la gestión de continuidad de los servicios tecnológicos.

Gestión de continuidad y disponibilidad de dispositivos de seguridad perimetral con su respectivo servicio de soporte para la gestión de seguridad informática.

Uso y Apropiación


Identificación y documentación de canales de comunicación

Avance en la documentación del plan de comunicaciones del PETI El plan de comunicaciones es una herramienta que permite definir la estrategia de difusión del PETI; por lo tanto, una vez aprobado se comunicará a toda la entidad y a los interesados para iniciar la implementación de este. Se emitirán boletines informativos con la presentación del PETI, buscando la articulación entre las diferentes dependencias para un desarrollo eficiente de las tecnologías de la información y comunicación.

4.3.6. Seguridad Digital

Durante el periodo en cuestión se avanzó en la ejecución de las siguientes actividades:

Culminación del análisis de riesgos de seguridad digital para los 12 procesos institucionales (De acuerdo al mapa de procesos de la entidad)

Definición de plan de tratamiento de riesgos (PTR) de seguridad digital para mitigar las vulnerabilidades identificadas.

Aprobación de riesgos de seguridad digital y sus PTR

Definición de plan de auditoría al Sistema de Gestión de Seguridad de Información

Ejecución de auditoría al Sistema de Gestión de Seguridad de Información

Definición de plan de mejoramiento según las no conformidades identificadas en la auditoría.

Retest de vulnerabilidades de la plataforma tecnológica con el fin de verificar el cierre de las vulnerabilidades identificadas inicialmente.



4.3.7. Servicio al ciudadano y participación La Entidad cuenta con varios canales de atención, orientación e información al ciudadano, dentro de los cuales se encuentran: correo postal, correo electrónico, atención personalizada, atención telefónica, buzón de sugerencias, página web, aplicativo de PQRD y chat institucional; todos ellos para que los ciudadanos realicen sus comentarios y presenten peticiones, quejas, reclamos y/o denuncias, así como sugerencias que permitan realizar modificaciones a la manera como se prestan los servicios en la USPEC. Con el fin de verificar el cumplimiento del artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, del Decreto 2641 de 2012 y de las Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se adelantó la validación de la información suministrada por la Dirección Administrativa y Financiera – Grupo de Atención al Ciudadano y las publicaciones en la página web de la entidad www.uspec.gov.co. La USPEC dispone del aplicativo para el registro, monitoreo y descargue de las PQRD allegadas y generadas en la entidad, adicionalmente y como desarrollo de este sistema se ha implementado la respuesta a vuelta de correo electrónico certificado, generando mayor oportunidad en el nivel de respuesta a la ciudadanía y disminución de costos a la entidad, como parte de la política de cero papel. De acuerdo al reporte público del último trimestre de 2018, se verificó que para los meses de noviembre y diciembre se recibieron 374 PQRD, tramitadas por la Oficina Asesora Jurídica, en el marco de la aplicación de la circular interna 019 de octubre de 2018 y clasificadas así:

CLASIFICACIÓN POR TIPO Y TEMA

COMENTAR

IO DENUNCIA PETICIÓN QUEJA RECLAMO

SOLICITUD DE

INFORMACIÓN

Total general

SALUD 3 42 3 38 6 92

ALIMENTACIÓN 1 31 2 19 5 58

INFORMACIÓN GENERAL USPEC

3 19 3 21 46

INFRAESTRUCTURA E INSTALACIONES

3 31 6 5 45

CONTRATACIÓN 1 11 5 7 24

INFORMACIÓN CONTRACTUAL

1 1 6 8 5 21

http://www.uspec.gov.co/



CLASIFICACIÓN POR TIPO Y TEMA

COMENTARIO

DENUNCIA PETICIÓN QUEJA RECLAMO SOLICITUD DE INFORMACIÓN

Total general

MANTENIMIENTO PTAP 11 1 2 1 15

SUMINISTRO DE BIENES 1 5 8 14

MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA

8 1 2 11

TALENTO HUMANO 1 1 1 3 2 8

SUMINISTRO DE SERVICIOS 6 1 7

INFORMES AUTORIDADES 1 5 1 7

HACINAMIENTO 4 1 1 6

REQUERIMIENTO DE LA POBLACIÓN RECLUSA

2 1 2 5

TRASLADO A OTRA ENTIDAD POR COMPETENCIA

3 1 4

ADECUACIÓN 1 1 2

MANTENIMIENTO EQUIPOS BIOMEDICOS

1 1 2

VULNERACIÓN 2 2

CERTIFICACIONES LABORALES

1 1

SIN CLASIFICACÓN 1 1

CORRUPCIÓN 1 1

LIQUIDACIÓN 1 1

MANTENIMIENTO ALOJAMIENTO DE GUARDIA

1 1

Total general 1 15 184 10 105 59 374

Fuente: www.uspec.gov.co/informacióndeinterés/Informespqrd https://www.uspec.gov.co/?page_id=11055

RECOMENDACIONES El MIPG facilita que la gestión de las entidades se oriente al logro de resultados en el marco de la integridad, a través de la puesta en marcha de los cursos de acción o trayectorias de implementación definidas desde los ejercicios de direccionamiento estratégico, teniendo en cuenta el talento humano del que dispone la entidad. Por ello, es importante que la entidad desarrolle procesos que le permitan atender sus funciones y competencias legales y llevar a cabo actividades que la conduzcan a lograr los resultados propuestos en su planeación institucional, en el marco de los valores del servicio público y en este sentido, se debe trabajar desde dos desde dos perspectivas: la primera, asociada a los aspectos relevantes para una adecuada operación sostenible de la organización: los procesos institucionales, la estructura organizacional, el suministro oportuno de recursos físicos y servicios internos, la gestión eficiente del gasto público, el uso estratégico de las TIC en la gestión de la entidad, la seguridad de la información, una defensa jurídica que garantice el ahorro y buen uso de recursos públicos, y en general todos aquellos aspectos que pueden facilitar la operación interna de las entidades (alianzas estratégicas, trabajo por proyectos). Adicional a los requerimientos que exige contar con esquemas operativos ágiles, la USPEC debe mantener una constante interacción con la sociedad de manera transparente y participativa, prestando un servicio de excelencia y facilitando la garantía del ejercicio de los derechos ciudadanos, a través de la entrega efectiva de trámites, servicios, información, programas y proyectos

http://www.uspec.gov.co/informacióndeinterés/Informespqrd




Otras acciones puntuales:

• Desarrollar acciones de promoción de los valores y principios institucionales de manera permanente y en las jornadas de inducción y reinducción.

• Fomentar el control ciudadano tanto en la planeación institucional como en los diferentes ejercicios de rendición de cuentas.

4.4. DIMENSIÓN EVALUACIÓN DE RESULTADOS

4.4.1. Política de Seguimiento y Evaluación del desempeño Institucional

La Oficina Asesora de Planeación Desarrollo consolidó la información reportada por cada dependencia frente al cumplimiento de las actividades planteadas en el Plan de Acción 2018, se realizó seguimiento e informe presentado a la Dirección General. Publicación en el link: https://www.uspec.gov.co/?page_id=5358 Respecto al Informe de gestión de la vigencia 2018, la OAPLA solicitó la información en el mes de enero de 2019, aún está pendiente que las dependencias reporten la información requerida para consolidar, analizar y publicar. En lo relacionado con la actualización de los riesgos institucionales, teniendo en cuenta los lineamientos impartidos en la Guía para la administración de riesgos de gestión, corrupción y seguridad digital, se dio inicio a la implementación de dicha metodología con la actualización de las caracterizaciones de cada proceso, para lo cual se estableció un estándar enfocado en que los procesos tengan caracterizaciones basadas en una estructuración adecuada de su objetivo, alcance y actividades asociadas al ciclo PHVA. El estado de las actualizaciones se encuentra en la ruta: Carpeta SIGI / 2018 / Vigente / Caracterizaciones. Para la vigencia 2019 la OAPLA cuenta con un cronograma de trabajo para continuar con cada dependencia la actualización.

ESTADO DE LA ACTUALIZACIÓN DE LAS CARACTERIZACIONES DE PROCESO

PROCESO SUBPROCESO DEPENDENCIA ESTADO

CARACTERIZACIÓN

Gestión Estratégica Organizacional

Direccionamiento Estratégico y Planeación

Institucional Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo.

Actualizado y publicado

Gestión del sistema integrado

Actualizado y publicado

Investigación y Aprendizaje para la

Gestión Penitenciaria N/A Dirección General

Actualizado pendiente por formalizar a la OAPLA

Proceso Gestión Interinstitucional

N/A Dirección General No presenta avance

Proceso Gestión de la Comunicación Institucional

N/A Dirección General Actualizado y publicado

Gestión de la Infraestructura

N/A Dirección de Infraestructura En proceso de actualización

Gestión Contractual N/A Dirección de Gestión Contractual Actualizado y publicado

Gestión de Suministro de Bienes y Prestación de

Servicios

Suministro de Bienes Dirección de logística

En proceso de actualización

Suministro de Servicios No presenta avance




ESTADO DE LA ACTUALIZACIÓN DE LAS CARACTERIZACIONES DE PROCESO

PROCESO SUBPROCESO DEPENDENCIA ESTADO

CARACTERIZACIÓN

Gestión Administrativa y Financiera

Gestión de Atención al Ciudadano

Dirección Administrativa y Financiera- Subdirección

Administrativa.


Gestión Financiera Dirección Administrativa y Financiera- Subdirección

Financiera.


Gestión de Recursos Físicos y Suministros

Dirección Administrativa y Financiera- Subdirección

Administrativa.

En proceso de actualización

Gestión Documental Dirección Administrativa y Financiera- Subdirección

Administrativa


Gestión Jurídica N/A Oficina Asesora Jurídica. Actualizado y publicado

Gestión de las Tecnologías de la Información

N/A Oficina de Tecnología. En proceso de actualización

Gestión del Talento Humano

N/A

Subdirección Administrativa (grupo administración de personal). Actualizado pendiente por

formalizar a la OAPLA Subdirección Administrativa (grupo Bienestar).

Evaluación de la Gestión Institucional

N/A Oficina de Control Interno Actualizado y publicado

En cuanto al SIGI, el componente calidad contiene la siguiente documentación:

Tipo documento Número

Caracterizaciones 12

Formatos 360

Procedimientos 74

Políticas 16

Manuales 16

Instructivos 7

Guías 5

TOTAL 490

Durante el periodo noviembre 2018 y febrero 2019 se han actualizado y/o generado los siguientes documentos:

Nombre del Proceso Nombre del Subproceso

4. Tipo de Documento

5. Código del Documento

6. Nombre del Documento 7. Versión del Documento

8. Fecha de Vigencia del Documento


Direccionamiento Estratégico y Planeación Institucional

Formato G1-S1-FO-32

Anteproyecto de Presupuesto Programación

Presupuestal y Marco Gastos de Mediano Plazo- Gastos de Funcionamiento

01 6/03/2019


Direccionamiento Estratégico y Planeación Institucional

Formato G1-S1-FO-33

Anteproyecto de Presupuesto Programación

Presupuestal y Marco Gastos de Mediano Plazo-

Inversión

01 6/03/2019

Gestión de la Infraestructura

N/A Formato M2-FO-27 Orden de Servicio 01 23/11/2018



Nombre del Proceso Nombre del Subproceso

4. Tipo de Documento

5. Código del Documento

6. Nombre del Documento 7. Versión del Documento

8. Fecha de Vigencia del Documento

Gestión de Suministro de Bienes y Prestación

de Servicios

Suministro de Servicios

Formato M4-S2-FO-25

Reporte Comité de Seguimiento por

Novedades Presentadas Servicio de Alimentación

01 22/11/2018


Gestión Financiera Manual A1-S4-MI Manual de Políticas Contables USPEC

01 6/02/2019


Gestión Financiera Formato A1-S4-FO-32 Control Mensualizado de

Impuestos USPEC 01 8/11/2018


Gestión Financiera Formato A1-S4-FO-33 Control Mensual izado del Servicio de Alimentación

01 8/11/2018


Gestión Financiera Formato A1-S4-FO-34 Orden de Expedición de Registro Presupuestal de

Compromiso – RPC 01 20/11/2018


Gestión Financiera Formato A1-S4-FO-35 Control de Viáticos 01 18/01/2019


Gestión Financiera Formato A1-S4-FO-36 kárdex Contratos Órdenes

de Compra 01 18/01/2019

Gestión de las Tecnologías de la

Información N/A Formato A3-FO-43 Hoja de Vida de Equipos 01 28/12/2018


N/A Política A4-PO-01 Política del Sistema de Seguridad y Salud en el

Trabajo 01 12/09/2018


N/A Instructivo A4-IN-01 Instructivo para Elegir al

Mejor Colaborador 01 24/10/2018


N/A Formato A4-FO-69 Matriz Radicación de

Certificaciones Laborales 01 9/10/2018


N/A Política E1-PO-01 Código de Ética para Auditores de Control

Interno 01 28/12/2018


N/A Formato E1-FO-08 Formato de Evaluación

Competencias de Auditor de Control Interno

01 5/10/2018

Para la implementación del MIPG, durante la vigencia 2018 se realizaron las siguientes actividades:

- Creación y conformación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, de la Unidad de Servicios y Penitenciarios y Carcelarios USPEC y se asignan funciones para el seguimiento y control para la operación del MIPG (Resolución 152 de Febrero 2 del 2018).

- Realización de mesas de trabajo con cada una de las áreas socializando el modelo MIPG y

la realización de los autodiagnósticos.

- Socialización de MIPG a través de píldoras informativas publicadas en las pantallas y por correo electrónico

- Aplicación de encuesta para medir el grado de conocimiento que tienen los funcionarios sobre este modelo.

- Asistencia a capacitaciones de actualización con la Escuela de Administración Pública - ESAP. - Seguimiento periódico de las acciones formuladas por los líderes de política y publicación en las matrices

establecidas por el Ministerio de Justicia y del Derecho. La información relacionada con el MIPG se encuentra publicada en la página web, link: https://www.uspec.gov.co/?page_id=514



RECOMENDACIONES Para MIPG es importante que las entidades conozcan de manera permanente los avances en su gestión y los logros de los resultados y metas propuestas, en los tiempos y recursos previstos y si general los efectos deseados para la sociedad; de igual manera, esto le permite introducir mejoras en la gestión. Por ello, es importante que la entidad cuente permanentemente con un conocimiento certero de cómo se comportan los factores más importantes en la ejecución de su planeación institucional a fin de identificar los avances o limitaciones de su gestión, y al final del periodo, saber si logró sus objetivos y metas en los tiempos previstos, con las condiciones de cantidad y calidad esperadas y con un uso óptimo de recursos, e incluso, los efectos de esta gestión en la satisfacción de las necesidades y problemas de los grupos de valor. Tanto el seguimiento como la evaluación se fundamentan en indicadores para monitorear y medir el desempeño de las entidades, los cuales se diseñan desde el ejercicio de planeación institucional, y dada la importancia que tienen, deben enfocarse en los criterios, directrices y normas que orientan la gestión, y en los productos, resultados e impactos que esta genera. Especialmente, se recomienda trabajar en los siguientes factores críticos de éxito para el fortalecer esta dimensión en la entidad:

• Seguimiento a la ejecución presupuestal, el plan de adquisiciones, la gestión contractual y el cumplimiento de las metas institucionales

• Medición y análisis de los indicadores para hacer seguimiento y evaluación de la gestión • Monitoreo y actualización de los mapas de riesgos de procesos • Formulación y ejecución del plan de mejora contable • Medición de la satisfacción de los ciudadanos

4.5. DIMENSIÓN INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/11/PLAN-ESTRATEGICO-DE-COMUNICACIONES-28-de-enero-de-2019.pdf 2019-04-02

4.5.1. Política de Gestión Documental El Grupo de Gestión Documental informó que el Programa de Gestión Documental una vez aprobado fue divulgado a través de la página web de la entidad tal como se evidencia en un archivo adjunto enviado por el grupo de gestión documental. En el archivo se evidencia que fueron publicados los siguientes documentos: Actualización del programa de Gestión Documental, Política de Gestión Documental, Política de Gestión de Documentos electrónicos, Política de Cero Papel, Guía de la USPEC para el sistema de conservación y circular para firmas de las comunicaciones oficiales.

Dentro de las principales actividades están: Se realizó la transferencia documental a bodega externa de 420 metros lineales

Actualmente contamos con la aprobación de las 45 Tablas de Retención Documental que a continuación se describen, según certificado de convalidación emitido por el Archivo General de la Nación.

https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/11/PLAN-ESTRATEGICO-DE-COMUNICACIONES-28-de-enero-de-2019.pdf

https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/11/PLAN-ESTRATEGICO-DE-COMUNICACIONES-28-de-enero-de-2019.pdf



Se realizó inventarios actualizados a cada una de las dependencias para poder realizar seguimiento en el segundo semestre.

Se revisaron las dependencias de la Dirección Financiera, Contractual, Subdirección de Atención a los establecimientos de Reclusión, Establecimientos, Atención al Ciudadano, Oficina de Planeación y Control Interno para entrega del Formato Único Inventario Documental

De acuerdo al el traslado del fondo acumulado para un lugar más organizado pero conservándose como fondo acumulado y se han realizado avances en cuanto a organización, foliación, encarpetado y encajado en la que se espera en los próximos días recibir formalmente la documentación con los criterios e instrumentos archivísticos correspondientes.

Se realizan informes diarios de verificación de radicación y digitalización, seguimiento de entrega a las dependencias de las comunicaciones oficiales recibidas, pero actualmente el INFODOC tiene falencias y hace falta el total de software de Gestión Documental para garantizar la optimización del proceso. En el periodo del informe se:

Tipo de Comunicación Totales comunicaciones

Enviadas 6073

Recibidas 7972

Internas 6236

De las cuales se realiza seguimiento por INFODOC y se evidencias falencias como cargos firmante, debilidades en la digitalización y en el consecutivo de las comunicaciones.

a. Proyecto de Inversión Informe sobre la situación del proyecto de inversión para IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD cuyos responsables son la DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA – GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, en los siguientes términos: El proyecto inicialmente se encontraba definido para 5 años (2019 – 2022), para desarrollar en los años (2017-2021) donde se pretende avanzar paulatinamente en la implementación del Sistema de Gestión Documental de la Entidad y para la vigencia 2017 se debe dar inicio con el desarrollo de las siguientes actividades:

Aplicar los criterios archivísticos de: organización, clasificación, descripción, foliación, y preparación a los documentos de gestión de la entidad. (79ml)

Digitalización del archivo. (39 ml)

Adquirir y mantener el servicio de custodia y almacenamiento de los documentos en formato físico y magnético para el archivo central. (79ml)

Adquirir y poner en funcionamiento los servidores para el almacenamiento de información (sgde-ecm). (1

servidor)

Se realizaron los diferentes cambios de las plataformas como SUIFP y el nueva programación del horizonte del proyecto para el cargue actualizado con los nuevos lineamientos solicitados por el DNP para la plataforma MGA.

b. Transferencias



Se recibió 1 transferencia documental de Jurídica.

4.5.2. Política de Transparencia y Acceso a la Información y lucha contra la corrupción

Actualmente el portal web institucional cuenta con la sección de Transparencia y Acceso a la Información, con el fin de dar cumplimiento al Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG y a la Ley de Transparencia 1712 del 2014, mediante la cual busca Regular el derecho fundamental de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información. La información contenida en esta sección se actualiza de acuerdo a los informes y demás, resultado de la gestión y cumplimiento de las funciones de cada área responsable.

A continuación se relaciona la información publicada en dicha sección:

Id NOMBRE O TÍTULO DE LA INFORMACIÓN Id NOMBRE O TÍTULO DE LA INFORMACIÓN

1. MECANISMOS DE CONTROL 6. PLANEACIÓN.

1.1 Mecanismos para la Grupo de Atención al

Ciudadano

6.1 Políticas, Lineamientos y Manuales.



Id NOMBRE O TÍTULO DE LA INFORMACIÓN Id NOMBRE O TÍTULO DE LA INFORMACIÓN

1.2 Localización física, sucursales o regionales,

horarios y días de atención al público.

6.2 Plan de Gasto Público.

1.3 Correo Electrónico para Notificaciones

Judiciales.

6.3 Programas y Proyectos de Ejecución.

1.3 Políticas de seguridad de la información del

sitio web y protección de datos personales.

6.4 Metas, objetivos e indicadores de gestión y/o

desempeño.

2. INFORMACIÓN DE INTERÉS. 6.5 Participación en la Formulación de Políticas.

2.1 Datos Abiertos 6.6 Informes de Empalme.

2.3 Convocatorias. 7. CONTROL.

2.4 Preguntas y Respuestas Frecuentes. 7.1 Informes de Gestión, evaluación.

2.5 Glosario. 7.2 Reporte de Control Interno.

2.6 Noticias. 7.3 Planes de Mejoramiento.

2.7 Calendario de Actividades. 7.4 Entes de Control que Vigilan a la Entidad y

Mecanismos de Supervisión.

2.8 Información para Niñas, Niños y

Adolescentes.

7.5 Información para Población Vulnerable.

7.6 Defensa Judicial.

3. ESTRUCTURA ORGÁNICA Y TALENTO

HUMANO.

8. CONTRATACIÓN.

3.1 Misión y Visión 8.1 Publicación de la Información Contractual.

3.2 Funciones y Deberes. 8.2 Publicación de la Ejecución de los Contratos.

3.3 Procesos y Procedimientos. 8.3 Publicación de Procedimientos. Lineamientos y

políticas en Materia de Adquisición de

Compras.

3.4 Organigrama. 8.4 Plan Anual de Adquisiciones (PAA).

3.5 Directorio de Información de Servidores

Públicos y Contratistas.

9. TRÁMITES Y SERVICIOS.

3.6 Directorio de Entidades. 10. INSTRUMENTOS DE GESTION DE

INFORMACION PÚBLICA.

3.8 Ofertas de Empleo. 10.1 Información Mínima.

4. NORMATIVIDAD. 10.2 Registro de Activos de Información.

4.1 Normatividad del Orden Nacional. 10.3 Índice de Información Clasificada y Reservada.

4.2 Normatividad del Orden Territorial. 10.4 Esquema de Publicación de Información.

4.3 Otros Sujetos Obligados. 10.5 Programa de Gestión Documental.

5. PRESUPUESTO. 10.6 Tablas de Retención Documental.

5.1 Presupuesto General Asignado. 10.7 Registro de Publicaciones.

5.2 Ejecución Presupuestal Histórica Anual. 10.8 Costos de Reproducción.

5.3 Estados Financieros. 10.9 Mecanismos para presentar Quejas y Reclamos

en Relación con omisiones o Acciones del

Sujeto Obligado.

10.10 Informe de PQRD.



a) Campañas de Comunicación Interna

Durante este periodo, el Grupo de Comunicaciones, desarrolló 231 publicaciones internas entre circulares, memorandos, campañas, periódicos, noticias, monitoreo de medios e información importante para los funcionarios de la entidad y de los establecimientos.

PUBLICACIONES INTERNAS

DIAGRAMACIONES 100

CIRCULARES Y MEMORANDOS 18

NOTICIAS 87

REVISTA 2

PERIÓDICO 1

INFORMACIÓN GENERAL 25

TOTAL 233

La Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios, ha realizado acompañamiento informativo en doce (12) talleres de Construyendo País, se ha enviado información oportuna, presta y completa, como intervenciones en temas de infraestructura, salud y alimentación, así como también material audiovisual y piezas comunicativas.

Construyendo País PIEZAS MEDIOS DE PUBLICACIÓN

120 Facebook @USPEC_Colombia Twitter @USPEC_Colombia

b) Comunicación Externa

Se empleó estrategias de posicionamiento de la nueva imagen de la entidad a través de la creación de contenidos que aumentan la participación de los usuarios de nuestras redes sociales con etiquetas como: #UspecTransparente, #ConstruyendoPaís, #Primeros100Días #RetosJusticia y #PlanCárcelesColombia.

PUBLICACIONES REDES SOCIALES (Facebook, Twitter, Instagram).

TOTAL 440

FACEBOOK 190

TWITTER 250



Se han realizado publicaciones en la nueva página web con galerías de los 136 Establecimientos del Orden Nacional, habilitando espacios con el fin de mostrar a la ciudadanía los resultados misionales de la Entidad


Parte de la labor del Grupo de Comunicaciones es dar a conocer el trabajo que realizan las diversas áreas misionales de la USPEC y para ello realizó acompañamiento y cubrimiento de eventos relevantes, gestionó publicaciones en medios de comunicación masiva y difundió los logros en gestión a través de los medios internos de que dispone, así:

AGENDA DIRECTIVA

TOTAL 24

RADIO 5

PRENSA 4

TELEVISIÓN 3

EVENTOS USPEC 12

RECOMENDACIONES MIPG contempla la Información y Comunicación como la dimensión articuladora que permite a las entidades vincularse con su entorno y facilitar la ejecución de sus operaciones internas.




Por ello, es importante que en la entidad, tanto la información como los documentos que la soportan (escrito, electrónico, audiovisual, entre otros), sean gestionados de manera que faciliten la operación de la entidad, el desarrollo de sus funciones, la seguridad y protección de la misma, todo ello garantizando la trazabilidad. Así mismo, que esta información se difunda y transmita a través de múltiples canales de comunicación, tanto a los ciudadanos a quienes dirige sus bienes y servicios (grupos de valor), a quienes tienen algún interés en su gestión (grupos de interés) y a todos los servidores que laboran en la entidad. Especialmente, se recomienda trabajar en los siguientes factores críticos de éxito para el fortalecer esta dimensión en la entidad:

• En el marco del Programa de Gestión Documental (PGD) de la entidad, revisar la aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) y de los demás instrumentos para la gestión documental y archivística.

• Publicación de la información de la entidad en su sitio web u otro espacio accesible para los ciudadanos. Para ello, se recomienda actualizar la Matriz de Cumplimiento de Ley 1712 de 2014 sobre Transparencia y Derecho al Acceso a la Información Pública y el Decreto 103 de 2015 y la Resolución 3564 de 2015, publicada por la Procuraduría General de la Nación, que permite verificar el estado actual del desarrollo de los lineamientos de la Ley 1712 de 2014.

• Acciones de diálogo implementada a través de múltiples canales y mejora de la gestión a partir de la retroalimentación de los grupos de valor

• Formulación y desarrollo del plan de comunicaciones de la vigencia 2018: objetivos, metas, actividades, indicadores, presupuesto, cronograma

4.6. DIMENSIÓN GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

4.6.1. Gestión del Conocimiento y la Innovación

a) Datos Abiertos

A partir del 18 de octubre del 2018 se ha estado publicando en el portal del estado Colombiano www.datos.gov.co, información sobre las obras contratadas y en ejecución gestionada por la Dirección de Infraestructura, dando cumplimiento a la transparencia, el acceso a la información pública, la competitividad, el desarrollo económico, y la generación de impacto social a través de la apertura, la reutilización de los datos públicos, y el uso y apropiación de las TIC.

b) Sistema Estadístico USPEC El Sistema Estadístico USPEC, es una herramienta que permite realizar consultas sobre la información pública y estratégica de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios, a través de tableros de control, reportes, búsquedas, con una interfaz ágil y de fácil consulta.

http://www.datos.gov.co/





c) Herramienta Servidor de Calidad La Herramienta Servido de Calidad es un sistema que permite a los funcionarios enlace y de apoyo pertenecientes a la Subdirección de Atención a los Establecimientos de Reclusión, el registro de los requerimientos presentados en los ERON relacionados con la prestación del servicio de alimentación, la atención en salud, el suministro de bienes y la infraestructura Carcelaria mediante.

RECOMENDACIONES MIPG contempla la Información y Comunicación como la dimensión articuladora que permite a las entidades vincularse con su entorno y facilitar la ejecución de sus operaciones internas. Por ello, es importante que en la entidad, tanto la información como los documentos que la soportan (escrito, electrónico, audiovisual, entre otros), sean gestionados de manera que faciliten la operación de la entidad, el desarrollo de sus funciones, la seguridad y protección de la misma, todo ello garantizando la trazabilidad. Así mismo, que esta información se difunda y transmita a través de múltiples canales de comunicación, tanto a los ciudadanos a quienes dirige sus bienes y servicios (grupos de valor), a quienes tienen algún interés en su gestión (grupos de interés) y a todos los servidores que laboran en la entidad. Especialmente, se recomienda trabajar en los siguientes factores críticos de éxito para el fortalecer esta dimensión en la entidad:



• En el marco del Programa de Gestión Documental (PGD) de la entidad, revisar la aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) y de los demás instrumentos para la gestión documental y archivística.

• Publicación de la información de la entidad en su sitio web u otro espacio accesible para los ciudadanos. Para ello, se recomienda actualizar la Matriz de Cumplimiento de Ley 1712 de 2014 sobre Transparencia y Derecho al Acceso a la Información Pública y el Decreto 103 de 2015 y la Resolución 3564 de 2015, publicada por la Procuraduría General de la Nación, que permite verificar el estado actual del desarrollo de los lineamientos de la Ley 1712 de 2014.

• Acciones de diálogo implementada a través de múltiples canales y mejora de la gestión a partir de la retroalimentación de los grupos de valor

• Formulación y desarrollo del plan de comunicaciones de la vigencia 2018: objetivos, metas, actividades, indicadores, presupuesto, cronograma

4.7. DIMENSIÓN CONTROL INTERNO https://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/resultados-2018

• Los resultados de FURAG vigencia 2018, se constituyen en la línea base del cuatrienio. No serán comparados con los resultados FURAG 2017.

• La meta del Plan Nacional de Desarrollo es mejorar en 10 puntos para las entidades del orden nacional.

• El índice de Desempeño Institucional (IDI), está dado de 1 a 100, siendo 100 el máximo puntaje. Los mínimos y máximos de cada índice están determinados por la complejidad de cada política evaluada.

El componente de Control Interno se integra, a través del Modelo Estándar de Control Interno -MECI, como una de las dimensiones del MIPG, cuya efectividad depende de la articulación e implementación con las dimensiones, constituyéndose así como una herramienta de operación fundamental para garantizar de manera razonable el cumplimiento de los objetivos institucionales.

La nueva estructura del MECI busca una alineación a las buenas prácticas de control referenciadas desde el Modelo COSO, razón por la cual su estructura se fundamenta en cinco componentes, a saber: (i) ambiente de control, (ii) evaluación del riesgo, (iii) actividades de control, (iv) información y comunicación y (v) actividades de monitoreo. Esta estructura está acompañada de un esquema de asignación de responsabilidades y roles para la gestión del riesgo y el control, el cual se distribuye en diversos servidores de la entidad, no siendo ésta una tarea exclusiva de las oficinas de control interno: (i) Línea estratégica, conformada por la alta dirección y el equipo directivo; (ii) Primera Línea, conformada por los gerentes públicos y los líderes de proceso; (iii) Segunda Línea, conformada por servidores responsables de monitoreo y evaluación de controles y gestión del riesgo (jefes de planeación, supervisores e interventores de contratos o proyectos, comités de riesgos donde existan, comité de contratación, entre otros); y (iv) Tercera Línea, conformada por la oficina de control interno. Es así como hoy contamos con un solo Sistema de Gestión que se articula con el Sistema de Control Interno, a través de la actualización de MIPG, dentro del cual la estructura del MECI se actualiza y se convierte en la 7ª Dimensión de MIPG.

https://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/resultados-2018



Fuente: http://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg, Manual Operativo Sistema de Gestión MIPG

La Oficina de Control Interno se concibe como uno de los elementos que componen el Sistema de Control Interno (SCI) de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPEC- que tiene dentro de sus funciones y roles los de asesorar, evaluar, integrar y dinamizar la práctica del control con miras a mejorar la cultura organizacional y la productividad en la Entidad. En este sentido, se convierte en un “control de controles” ya que su principal tarea consiste precisamente en verificar la efectividad del SCI para contribuir con la adecuada gestión institucional y el logro de los fines y resultados programados en el marco de la misionalidad y las funciones de la USPEC.

De igual manera, la gestión de la Oficina de Control Interno se articula a través de los roles definidos en el Decreto 648 de 2017:

Liderazgo estratégico: mediante el cual la OCI se constituye en un canal de comunicación directocon la Alta Dirección de la Entidad, principalmente a través de su participación en el Comité de Coordinación de Control Interno y demás comités de dirección, realizando seguimiento continuo a las metas e indicadores estratégicos y presentando informes relacionados con la gestión institucional.

Enfoque hacia la prevención: que integra de los roles de asesoría y fomento cultura del control y que se materializa con el acompañamiento a la Alta Dirección, las recomendaciones con alcance preventivo y la orientación para el desarrollo de metodologías, conocimientos específicos, mejores prácticas y mecanismos de autoevaluación del control

Relación con entes de control: sirviendo de puente entre los entes externos y la entidad, para facilitar el flujo de información de manera clara y pertinente.

Evaluación del riesgo: brindando asesoría y acompañamiento metodológico para la identificación y tratamiento de riesgos en la Entidad y valorando la eficacia de las acciones de mejora definidas para su atención.

Evaluación y Seguimiento: las evaluaciones independientes se llevan a cabo de forma periódica, por parte de la oficina de control interno o quien haga sus veces a través de la auditoría interna de gestión.

http://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg



Estas evaluaciones permiten determinar si se han definido, puesto en marcha y aplicado los controles establecidos por la entidad de manera efectiva.

4.7.1. Participación en la Planeación Institucional 2018

Para la vigencia 2018, la oficina de Control Interno tiene tres (3) metas para cumplir con el objetivo estratégico “Generar confianza y reconocimiento por parte de los diferentes grupos de interés para asegurar el posicionamiento de la Entidad”, a saber:

Desarrollar al 100% el programa de seguimientos de Ley para la vigencia

Desarrollar al 100% el Programa de Auditorías para la Vigencia

Desarrollar 6 actividades de fomento de la cultura de autocontrol Estas metas surgen del ajuste al Plan de Acción realizado en el mes de mayo de 2018. El avance promedio para la vigencia 2018 es del 99.3% de cumplimiento Los cumplimientos se resumen en la siguiente tabla:

Objetivo Estratégico Actividades Metas Indicador Meta anual Resultado Vigencia Cumplimi

ento

Generar confianza y

reconocimiento por parte de los diferentes grupos de interés para asegurar el posicionamiento de la

Entidad

Fortalecer el

sistema de Control Interno institucional

Desarrollar al

100% el programa de seguimientos de Ley para la

vigencia

%

cumplimiento del programa de seguimientos

de Ley para la vigencia

51 informes de

ley

51 Informes de Ley y de Seguimiento

elaborados y publicados. Los informes se precisan en el numeral 2. Informe de Seguimientos de Ley y de Acompañamiento.

100%

Generar confianza y reconocimiento por parte de

los diferentes grupos de interés para asegurar el posicionamiento de la Entidad

Fortalecer el sistema de

Control Interno institucional

Desarrollar al 100% el

Programa de Auditorías para la Vigencia

% cumplimiento

del programa de auditorías para la vigencia

1 programa de auditoria

elaborado y 20 procesos de auditoría finalizados

Programa de Auditoria elaborado y aprobado.

20 Informes de auditoría presentados y 3 preliminares. El desarrollo de esta meta se presenta en el numeral 3.

Programa de Auditoría de Control Interno 2018

98%

Generar confianza y reconocimiento por parte de

los diferentes grupos de interés para asegurar el posicionamiento de la Entidad

Fortalecer la cultura de

autocontrol en la USPEC

Desarrollar 6 actividades de

fomento de la cultura de autocontrol

% de ejecución de

las actividades programadas

6 actividades desarrolladas

6 Actividades: - Campaña auditorías internas

- Nota de control interno: Componentes del control interno

- Nota de control interno: Saludo Día del Servidor Público

- Aprendiendo sobre autocontrol - Fundamentos del control interno - Feria de Gestión: El Tesoro del

Control, Apuéstale al Autocontrol

84%

4.7.2. Estado Actual del PM CGR

Como resultados de la auditoría financiera por parte de la Contraloría General de la República para la vigencia 2017, se tiene que fueron cerrados 43 hallazgos de vigencias anteriores y se identificaron 59 nuevos hallazgos. El Estado actual de hallazgos de la Entidad es de 426 Hallazgos, definidos por su incidencia como se muestra en el siguiente gráfico:



4.7.3. Informes de Ley Presentados

a) Informe de Control Interno Contable La Oficina de Control Interno en cumplimiento de la Resolución 357 de julio de 2008 “por el cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”, llevó a cabo el diligenciamiento, evaluación y envío a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública - CHIP mediante el formulario CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE, correspondiente a la Evaluación al Control Interno para la vigencia 2018. Con el fin de hacer seguimiento a la autoevaluación de cada una de las actividades del proceso contable, asociados con etapas de reconocimiento, de revelación y otros elementos de control, se solicitó la información a la Subdirección Financiera y se evaluaron las evidencias documentales asociadas al proceso contable durante la vigencia 2018. Los resultados por etapas se relacionan a continuación.

Resultados Evaluación Control Interno Contable 2018

CODIGO CRITERIO DE EVALUACION

ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE

CALIFICACION

PROMEDIO POR CRIETRIO

TOTAL

2.74

ELEMENTOS DEL MARCO NORMATIVO

POLÍTICAS CONTABLES

1.1.1 1 POLITICAS CONTABLES 0.46

1.1.6 2 SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DERIVADOS DE HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERNA O EXTERNA

0.20

1.1.9 3 FLUJO DE INFORMACION RELATIVO A LOS HECHOS ECONOMICOS 0.90

1.1.13 4 IDENTIFICACION DE BIENES FISICOS EN FORMA INDIVIDUALIZADA DENTRO DEL PROCESO CONTABLE

0.86

1.1.16 5 CONCILIACIONES DE LAS PARTIDAS MAS RELEVANTES 0.20

1.1.19 6 SEGREGACION DE FUNCIONES 0.60

1.1.22 7 PRESENTACION OPORTUNA DE LA INFORMACION FINANCIERA 0.46

1.1.25 8 CIERRE INTEGRAL DE LA INFORMACION PRODUCIDA EN LAS DEPENDENCIAS QUE GENERAN HECHOS ECONOMICOS 0.86



1.1.28 9 EXISTENCIA DE ACTIVOS Y PASIVOS 0.60

1.1.31 10 SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA INFORMACION 0.20

ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE

RECONOCIMIENTO

IDENTIFICACION

1.2.1.1.1 11 CIRCULACION DE LA INFORMACION HACIA EL AREA CONTABLE 0.86

1.2.1.1.4 12 INDIVIDUALIZACION DE DERECHOS Y OBLIGACIONES 0.86

1.2.1.1.7 13 IDENTIFICACION DE HECHOS ECONOMICOS 0.60

CLASIFICACIÓN

1.2.1.2.1 14 CATALOGO GENERAL DE CUENTAS 0.72

1.2.1.2.4 15 REGISTROS INDIVIDUALIZADOS DE HECHOS ECONOMICOS 0.72

REGISTRO

1.2.1.3.1 16 CONTABILIZACION CRONOLOGICA DE HECHOS ECONOMICOS 0.32

1.2.1.3.4 17 DOCUMENTOS SOPORTES IDONEOS 0.74

1.2.1.3.7 18 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 1.0

1.2.1.3.10 19 LIBROS DE CONTABILIDAD 0.72

1.2.1.3.13 20 COMPLETITUD DE REGISTROS CONTABLES 1.0

MEDICIÓN INICIAL

1.2.1.4.1 21 CRITERIOS DE MEDICION INICIAL 0.46

MEDICIÓN POSTERIOR

1.2.2.1 22 PROCESOS DE DEPRECIACION,AMORTIZACION,AGOTAMIENTO Y DETERIORO 0.20

1.2.2.5 23 CRITERIOS DE MEDICION POSTERIOR 0.20

PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

1.2.3.1.6 25 SALDOS FINANCIEROS EN LIBROS CONTABLES 0.72

1.2.3.1.8 26 SISTEMA DE INDICADORES 0.20

1.2.3.1.11 27 ILUSTRACION DE LA INFORMAION FINANCIERA 0.72

RENDICIÓN DE CUENTAS E INFORMACIÓN A PARTES INTERESADAS

1.3.1 28 RENDICION DE CUENTAS 0.20

GESTIÓN DEL RIESGO CONTABLE

1.4.1 29 RIESGOS DE INDOLE CONTABLE 0.20

1.4.3 30 METERIALIZACION DE RIESGO CONTABLE 0.20

1.4.8 31 HABILIDADES Y COMPETENCIAS FUNCIONARIOS PROCESO CONTABLE 0.60

1.4.10 32 CAPACITACION PERSONAL INVOLUCRADO PROCESO EN CONTABLE

0.60

Fuente: Reporte CHIP- Contaduría General de la Nación

Para el informe de control interno contable correspondiente a la vigencia 2018, se solicitó a la Subdirección Financiera la información correspondiente al formulario de evaluación definido por la Contaduría General de la Nación. La información se solicitó mediante memorandos I-2019-000289 del 16 de enero de 2019 y I-2019-011555 del 08 de febrero de 2019.



b) Informe de seguimiento a procesos judiciales en el sistema EKOGUI

En cumplimiento a lo establecido en el artículo 2.2.3.4.1.14 del Decreto 1069 de 2015, la Circular Externa No. 04 del 9 de julio del 2018 y el instructivo del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado – eKOGUI – Versión 5.0., la Oficina de Control Interno de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPEC, emitió la certificación de la verificación y seguimiento al eKOGUI - Segundo semestre 2018 (julio– diciembre), comunicado el pasado 26 de febrero de 2019 y publicado en la página web de la USPEC https://www.uspec.gov.co/?page_id=8029

c) Seguimiento al Plan anticorrupción y de atención al ciudadano

El seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano arroja los siguientes resultados por componentes para el tercer cuatrimestre de 2018, con el cual se cierra el seguimiento de la vigencia:

COMPONENTE AVANCE TERCER CUATRIMESTRE

2018 OBSERVACIONES

Gestión del Riesgo de la corrupción

67,0% No se realizó la revisión y actualización de los riesgos de procesos.

Rendición de cuentas 78,7%

No se reportan resultados de la actividad: Entregar incentivos a la participación de los servidores en la feria de Servicios de la Entidad, como ejercicio de rendición interna de cuentas. Se estableció como meta la Publicación de dos informes sobre el proceso de rendición de cuentas pero solo se elaboró y publicó un informe. No se realizó el Diagnóstico de Rendición de Cuentas 2016 - 2017. Tampoco para la vigencia 2018 se ha elaborado este diagnóstico.

Racionalización de tramites

No Aplica

De conformidad con la comunicación del DAFP que precisa que la USPEC se encuentra en el inventario de entidades de la rama ejecutiva a las cuales no les aplica la política de racionalización de trámites (Radicado 20155010129941 del 31/07/2015

Atención al Ciudadano 88,8%

Mediante la circular No. 0019 del 12 de octubre de 2018 se cambia el procedimiento y de esta manera no se pudo evaluar el desempeño de los servidores públicos en relación con su comportamiento y actitud en la interacción con los ciudadanos Es necesario finalizar y publicar la caracterización de usuarios (identificación de tipos de usuarios que utilizan los canales de información: Telefónico, correo electrónico, correo postal, presencial)

Transparencia y Acceso a la Información

75,0%

Se debe finalizar la actualización del registro de activos de información. La entidad no ha finalizado la conformación del Índice de información clasificada y reservada. Se debe establecer la periodicidad para la presentación de los informe de solicitudes de acceso a la información y publicarlos en la página web.

PROMEDIO GENERAL

77,4%

d) Informe de Evaluación de Dependencias




La Oficina de Control Interno realizó la evaluación de dependencias en atención a lo dispuesto en el Artículo 39 de la Ley 909 de 2004, el Decreto 1227 de abril 21 de 2005 y la Circular 04 de septiembre 27 de 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno. Así mismo, corresponde a lo establecido por la Comisión Nacional del Servicios Civil en su Acuerdo 565 de 2016 mediante el cual se establece “Dar a conocer a los responsables de la Evaluación del Desempeño, el resultado de la Evaluación de Gestión por Áreas o Dependencias (…). Para la vigencia 2017 la calificación promedio de las dependencias se ubicó en 6.38 sobre 10. Para 2018 se realizó nuevamente el ejercicio, arrojando una calificación promedio de 7.4 sobre 10.

e) Informe de Seguimiento Plan de Mejora Archivística

La Oficina de Control Interno realizó el seguimiento y reporte del cumplimiento del plan de mejoramiento archivístico al Archivo General de la Nación correspondiente al cuarto trimestre de 2018. Los resultados por hallazgos del cuarto trimestre de la vigencia 2018 se consolidan en la tabla siguiente:

HALLAZGO AVANCE III

TRIMESTRE 2018

Culminar TRD y Cuadros de Clasificación Documental 100%

Adopción Programa de Gestión Documental 100%

No existe Inventario Único Documental 78%

Control de la Unidad de Correspondencia 100%

No se ha Convalidado la Conformación de Archivos Públicos 100%

No se aplican Criterios de Organización Archivos de Gestión 97%

No se Cuenta con Sistema de Integración para la Conservación y Preservación Documental SIC

60%

0,0

1,0

2,0

3,0

4,0

5,0

6,0

7,0

8,0

9,0

10,0

8,39,1

9,9

8,9

5,4

7,9

4,7

6,5

9,7

Cumplimiento Porcentual por DependenciasVigencia 2018



HALLAZGO AVANCE III

TRIMESTRE 2018

Incumplimiento del Acuerdo 008 de 2014 referente a contratos de servicios archivísticos

17%

AVANCE PROMEDIO 81.38%

4.7.4. Programa De Auditoría De Control Interno 2018

La Oficina de Control Interno definió y ejecutó el Programa de Auditoria de Control Interno para la vigencia, precisando su objetivo, alcance y desarrollo metodológico. El programa fue aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno en su sesión del 04 de abril de 2018, del cual se presenta avance con corte 31 de diciembre de 2018.

Para la vigencia 2019 se tiene planteado una programación de auditorías, la cual está en etapa de revisión, de acuerdo a los resultados obtenidos en 2018.

4.7.5. Planes de Mejoramiento de procesos Derivados de los ejercicios e informes de auditoría de procesos, es necesario formular y ejecutar planes de mejoramiento por procesos, de conformidad con los establecido en el Estatuto de auditoría Interna y bajo los lineamientos del procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. A la fecha, siguen sin presentarse plan de mejoramiento para el 92% de los informes de auditoría 2018. De los 26 informes de auditoría presentados, se han formulado dos planes de mejora en los procesos de Gestión de la Infraestructura Grupo 1 (Ibagué-Coiba-Picaleña, Combita, Santa Rosa de Viterbo, Chiquinquirá, Tierralta y Corozal) y Gestión Financiera (procedimiento Cuentas por pagar) Se requiere el seguimiento a los planes de mejoramiento formulados e instar a las dependencias responsables de procesos a formular y ejecutar los planes de mejoramiento faltantes.

17%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%

Informe Final General de Auditorías Internas

Subproceso Atención al Ciudadano

Subproceso Gestión de Recursos Físicos

Subproceso Gestión del Talento Humano

Proceso Gestión Jurídica

Procedimiento Facturación Servicio de Alimentación

Procedimiento Facturación Servicio de Salud

Proceso Gestión Contractual

Proceso Gestión Estratégica Organizacional

Subproceso Gestión Documental

Proceso Gestión de las Tecnologías de Información

Subproceso Gestión Financiera

Proceso Suministro de Bienes y Prestación de Servicios

Proceso Gestión de la infraestructura

Elaboración Programa de Auditorías Interna

Presentación y aprobación programa de auditoría interna

AVANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORÍAS 2018 POR PROCESOS

https://www.uspec.gov.co/wp-content/uploads/2018/07/G1-S3-PR-02_Acciones-correctivas_preventivas_mejora_V04.pdf



4.7.6. Seguimiento Mapa De Riesgos Institucional Respecto al Mapa de Riesgos Institucional, la Oficina de Control Interno adelantó seguimiento con corte al 29

de junio de 2018 y presentado en Comité Directivo, donde se evaluó la eficacia en la ejecución de las acciones

de mejora definidas para la atención y mitigación de los riesgos identificados y valorados en las vigencias 2016

y 2017. No obstante a lo anterior, se debe dejar claridad que desde el año 2016 no se actualiza el mapa de

riesgo, por lo que se recomienda su actualización anual.

En cuento a los Riesgos de Corrupción, se realizó informe con corte a 30 de octubre de 2018. Para los nueve

riesgos de corrupción identificados se formularon 23 acciones de mejora y al verificar la ejecución de las

acciones de mejora definidas se concluyó:

El cierre de hallazgos es del 0%

Se han ejecutado de manera efectiva 6 acciones de mejora (26%)

Se reconoce un avance en la mitigación de los riesgos 58% - avance de acciones de mejora

4.7.7. Fomento de la cultura del control Para el periodo reportado, se adelantaron actividades de fomento a la cultura del control, divulgadas a través de mensajes de correo electrónico y carteleras electrónicas, notas de control interno, campañas de promoción y participación en feria de exposición 2018.

Riesgos Accioness Cerradas Avance Mitigación

Gestión Administrativa y Financiera 2 3 0 50% 0

Gestión Contractual 2 7 2 46% 0

Gestión de la Infraestructura 3 8 3 37% 0

Gestión de las Tecnologías de la Información 1 3 0 74% 0

Gestión Jurídica 1 2 1 85% 0

TOTALES 9 23 6 58% 0

PROCESOEJECUCIÓN ACCIONES DE

RIESGOS CERRADOSRIESGOS DE CORRUPCIÓN



RECOMENDACIONES MIPG concibe al Control Interno como la dimensión que permite asegurar razonablemente que las demás dimensiones cumplan su propósito, al promover el diseño y aplicación de acciones, métodos y procedimientos de control y de gestión del riesgo, así como mecanismos para su prevención y evaluación. Por ello, es importante que la entidad implemente el Modelo Estándar de Control Interno, que es el instrumento a través del cual se materializa esta dimensión; es importante señalar que se cuenta con una nueva estructura del MECI la cual se fundamenta en cinco componentes, a saber: (i) ambiente de control, (ii) administración del riesgo, (iii) actividades de control, (iv) información y comunicación y (v) actividades de monitoreo. Esta estructura está acompañada de un esquema de asignación de responsabilidades y roles para la gestión del riesgo y el control, el cual se distribuye en diversos servidores de la entidad, no siendo ésta una tarea exclusiva de las oficinas de control interno: (i) Línea estratégica, conformada por la alta dirección y el equipo directivo; (ii) Primera Línea, conformada por los gerentes públicos y los líderes de proceso; (iii) Segunda Línea, conformada por servidores responsables de monitoreo y evaluación de controles y gestión del riesgo (jefes de planeación, supervisores e interventores de contratos o proyectos, comités de riesgos donde existan, comité de contratación, entre otros); y (iv) Tercera Línea, conformada por la oficina de control interno. Especialmente, se recomienda trabajar en los siguientes factores críticos de éxito para el fortalecer esta dimensión en la entidad:

• Realización de sesiones del Comité de Coordinación de Control Interno, para seguimiento al Programa de Auditorías Internas de Control Interno

• Seguimiento a la gestión del riesgo por parte de los líderes de procesos y la oficina de control interno • Monitoreo a los controles de los riesgos • Gestión de los riesgos de seguridad y privacidad de la información conforme a la metodología

planteada por la entidad • Ejecución y seguimiento a las acciones de mejora definidas en el Plan de Mejoramiento suscrito con

la Contraloría General de la República y los planes de mejoramiento de procesos derivados de las auditorías internas de control interno.

ORIGINAL FIRMADO JUAN ERNESTO OVIEDO

Director General (e)

Elaboró: Luisa Fernanda Ariza – Profesional Especializado OCI Ruta: Z:\Documents\CONTROL INTERNO\INFORME PORMENORIZAD CONTROL INTERNO corte mar2019-jun2019.docx Ubicación archivo fisico: Informes

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO · Unidad de la Oficina de Control Interno deberá...

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