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INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

Asesor con funciones de Jefe de Control Interno

Bogotá

2017-03-10

Informe pormenorizado de control interno Asesor con Funciones de Jefe de Control Interno

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1. Introducción En cumplimiento del artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Asesora con funciones de Jefe de Control Interno, presenta informe detallado del estado del Sistema de Control Interno del Instituto Nacional de Metrología del 12 de noviembre de 2016 al el 9 de marzo de 2017. Las recomendaciones, sugerencias generadas por la Asesora con Funciones de Jefe de Control Interno están dadas a partir de la orientación impartida por Función Pública (DAFP) a través de las guías, cartillas y en general lineamientos en cumplimiento al Decreto 1083 de 2015, así: “Artículo 2.2.21.5.5 Políticas de control interno diseñadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Las guías, circulares, instructivos y demás documentos técnicos elaborados por el Departamento Administrativo de la Función Pública, constituirán directrices generales a través cuales se diseñan las políticas en materia control interno, las cuales deberán ser implementadas al interior cada organismo y entidad del Estado. El Departamento Administrativo de Función Pública elaborará prioritariamente guías e instructivos, elaboración de manuales de procedimientos, y guías sobre diseño de indicadores para evaluar gestión institucional, los cuales se constituirán en herramientas básicas de eficiencia y transparencia de organizaciones”. 2. Alcance El período objeto de este informe abarca el periodo comprendido entre el 12 de noviembre de 2016 al el 9 de marzo de 2017. 3. Descripción metodológica Las principales fuentes de información tenidas en cuenta para la elaboración de este informe son:

Sistema Integrado de Gestión: Z:\ Página Web: http://www.inm.gov.co/ Inmtranet: http://intranet/ Sistemas de información Personal vinculado a los diferentes procesos


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En este informe se describe los avances y logros tenidos por el Instituto Nacional de Metrología en cada uno de los componentes de la actual estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI; así: 4. Resultados. Modelo Estándar de Control Interno – MECI

1. Módulo de control de planeación y gestión 1.1 Componente Talento Humano

Este componente tiene como propósito establecer los elementos que le permiten a la entidad crear una conciencia de control y un adecuado control a los lineamientos y actividades tendientes al desarrollo del talento humano, influyendo de manera profunda en su planificación, gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la entidad.

1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos

Este elemento busca establecer un estándar de conducta de los servidores al interior de la entidad pública y frente a este elemento el Instituto Nacional de Metrología cuenta con productos mínimos como:

Productos mínimos Observaciones Comentarios

Documento con los

principios y valores

de la entidad

Carta de valores y

políticas éticas de la entidad, decálogo

de ética, código de ética

El Instituto Nacional de Metrología expidió Resolución 236

de 2013, socializado en el año 2013, mediante actividad lúdica. El documento está publicado en la página web de

la entidad:

http://www.inm.gov.co/index.php/normativa/resoluciones

Y en la intranet

http://192.168.10.84/intranet/images/Resolucion-236-2013.pdf






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El primero de marzo a través de correo electrónico se dio

a conocer el borrador de documento “proyecto de código de ética”

Acta de elección de

valores por concertación entre

las diferentes dependencias.

La versión preliminar del código de ética fue puesta a

disposición del personal el 1 de marzo de 2017, para que hicieran aportes u observaciones previos a la liberación del

documento y dando como plazo el 8 de marzo de 2017.

Acto administrativo

que adopta el documento con los


de la entidad

Decreto,

Resolución, Acta u otro Acto

administrativo que

permita evidencias la adopción de los

principios y valores de la entidad

En la actualidad se encuentra vigente la Resolución

número 236-2013, de fecha 5 de julio de 2013, por la cual se adopta el Código de Ética y Buen Gobierno del Instituto

Nacional de Metrología; la entidad definió:

Principios éticos: 1) Integridad, 2) Equidad, 3) Interés

Público, 4) Objetividad, 5) Apertura, 6) Cumplimiento de la legalidad, 7) Responsabilidad social.

Valores Institucionales: 1) Compromiso, 2)

Honestidad, 3) Respeto, 4) Solidaridad, 5)

Responsabilidad, 6) Justicia y 7) Lealtad.

En la misma Resolución por la cual se adopta el Código de Ética y Buen Gobierno del Instituto Nacional de Metrología,

quedaron definidas las políticas de buen gobierno para la

administración de la entidad.

Adicional a lo anterior Control Interno diseñó y dio a conocer a la Alta Dirección:

Código de Ética de Auditoría de Control Interno.

Estatuto de auditoría de control interno.


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Estrategias de

socialización permanente de los


de la entidad

Instrumentos

herramientas, eventos de difusión

y/o demás

actividades que demuestren la

socialización y difusión de los

principios y/o

valores adoptados por la entidad.

(Cartilla, correos electrónicos,

Cartelera de la entidad, Concursos,

Actividades entre

otros)

Mediante correos institucionales a través de Comunicaciones, se transmitieron en dicembre mensajes

de recordación e información relacionados con los

principios y/o valores institucionales, tal cual como se ilustra con el siguiente resumen:

Fecha Mensaje Evidencia

2016-12-01 Recordación

principio ético: Responsabilidad

Social

2016-12-02 Recordación valores:

Responsabilidad

Con ocasión del día internacional de Lucha contra la Corrupción que se celebró el 09 de diciembre de 2016 se

realizó un reconocimiento por parte de la OCI a la Subdirección de Química y Biomedicina por su disposición

y contribución al desarrollo de las auditorías de control

interno, así como en la ejecución y seguimiento a los planes de mejoramiento con ocasión de los mismos.


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Recomendación: Tal cual como lo sugieren los consejos para la práctica que da Función Pública a través del Manual Técnico MECI se propone Para la construcción y mejora del documento que contenga los principios éticos de la entidad, realizar actividades que involucren la creatividad y compromiso de los servidores públicos, de tal manera que todos los integrantes de la organización se sientan parte de la identificación y definición de los lineamientos de carácter ético. Ante el cambio del Código de ética se sugiere a la Coordinación de la Gestión del Talento Humano asegurar que en los ejercicios de inducción y reinducción se socialice y comprenda el documento que contiene los principios y valores de la Entidad, de tal manera que éste sea conocido por todos los funcionarios, y que éstos lo entiendan y apliquen de manera correcta.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

Elemento que permite controlar el compromiso de la entidad pública con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público, a través de las políticas y prácticas de gestión humana que debe aplicar.


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A través de este elemento se evidencia el compromiso del Instituto Nacional de Metrología para desarrollar competencias y habilidades en los servidores vinculados a la entidad.

Productos

mínimos

Observaciones Comentarios

Manual de funciones y

competencias laborales

Manual de funciones adoptado y socializado para cada uno de

los cargos de la entidad.

El 1° de diciembre de 2016, se llevó a cabo a través del correo institucional la difusión de la resolución

035 Por lo cual se traslada el Grupo de Sistemas de Información y Redes, para los fines de la Ley 1753

del 9 de junio de 2015, mediante la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 y el

Decreto 415 del 7 de marzo de 2016 y se hace una

delegación

A través de correo de institucional el 15 de diciembre de 2016, se publicó la Resolución 051 de 12 de

diciembre de 2016 Por la cual se distribuyen los

cargos de la planta global del Instituto Nacional de Metrología.

Adicional a lo anterior a través del mismo correo (15

de diciembre de 2016) se publicó Resolución número

056 de 2016 por medio de la cual se modifica la Resolución DG-370 de 2016 con respecto a la

conformación de los Grupos Internos de Trabajo del Instituto Nacional de Metrología.

Aunado a lo anterior el mismo 15 de diciembre de

2016, mediante correo institucional se publicó

también la Resolución No 049 de 7 de diciembre de 2016 Por la cual se modifican las Resoluciones

DG069- y DG 126 de 2016.

El 8 de marzo de 2017 se observó comunicación de

notificación de funciones bajo radicados 17 1243 y 17 1244 haciendo referencia a la Resolución 074 de

2016. El adjunto a dicha comunicación relaciona las funciones pero se observa que la Resolución es la

074 de 2017 por la cual se modifica la Resolución DG 069 de 2015.

El registro de imágenes es el siguiente:


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No se observó por parte de Control Interno publicación en la página Web del INM, tal como se


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encuentra señalado en la página 10 de la Guía para

Establecer o Modificar el Manual de Funciones y de Competencias Laborales expedido por el

Departamento Administrativo de la Función Pública.

Plan

Institucional

de Formación y Capacitación

(Anual)

Plan de Formación y

Capacitación formulado de

acuerdo a las necesidades de los Servidores Públicos.

El Plan de Capacitación para la vigencia 2017, a la

fecha de elaboración de este informe no ha sido

publicado en la página web de la entidad tal cual como se aprecia a través de la imagen capturada

desde el sitio el 7 de marzo de 2017.

En la iNMtranet:


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Programa de

inducción y reinducción

Programa de Inducción o reinducción establecido, en el

cual se especifica los temas y el procedimiento de inducción

para empleados nuevos o

reinducción en el caso de cambios organizacionales,

técnicos y/o normativos.

El 7 de marzo de 2017, fecha de elaboración de este informe, no habían sido publicadas, socializadas y/o

comunicadas al personal, las fechas de las jornadas de Inducción y Re inducción programadas por la

entidad en el 2017.

Programa de

bienestar (Anual)

Establecer un Programa de

bienestar social de conformidad con los artículos

70 y 75 del Decreto 1227 de 2005

El 7 de marzo de 2017, aún no había sido dado a conocer al personal de la entidad y/o publicado por

ejemplo en la página Web el Programa Anual de Bienestar para la vigencia 2017.


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Plan de

incentivos

(Anual)

Plan de incentivos adoptado

por medio de un acto

administrativo.

El 7 de marzo de 2017 (fecha en que se elaboró este

informe) el Plan de incentivos del año 2017, aún no

había sido dado a conocer entre los funcionarios de la entidad.

Sistema de evaluación del

desempeño

Formatos de Evaluación del desempeño de acuerdo a la

normatividad que aplique a la

entidad.

Los resultados de evaluación de desempeño y los acuerdos de gestión no han sido publicados en la

página web, sitio este a través del cual se pueden

consultar.


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Recomendación: Se sugiere tomar acciones para dar a conocer y/o informar al personal de la entidad acerca de los productos mínimos del elemento Desarrollo del Talento Humano ya que se observa debilitamiento con relación a los cumplimientos de los elementos mínimos comparado con el mismo periodo de la vigencia 2016.

1.2 Componente Direccionamiento Estratégico

Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse establecen el marco de referencia que orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión y objetivos institucionales, en procura de alcanzar su visión.

1.2.1 Planes, Programas y Proyectos


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Productos

mínimos


Planeación

Planes de la entidad alineados con las

Políticas de Desarrollo

Administrativo.

A través de la página Web de la entidad están publicados los siguientes planes:

1. Plan Estratégico institucional: PEI 2015-2018 (http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_I

NM/PLAN_ESTRATEGICO_INSTITUCIONAL/PEI_2015-2018-v3.pdf)

2. Plan estratégico sectorial:

http://www.mincit.gov.co/publicaciones/27/plan_de_accion_-_planeacion_estrategica_sectorial

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_ESTRATEGICO_INSTITUCIONAL/PEI_2015-2018-v3.pdf






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3. Plan de Acción 2017: http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_IN

M/PLAN_DE_ACCION/2017/Plan_de_Accion_2017.

pdf

4. Plan de Mejoramiento FURAG: correspondiente al 2016; ( http://www.inm.gov.co/index.php/el-

inm/planes-y-programas/plan-de-mejoramiento-

furag)

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_DE_ACCION/2017/Plan_de_Accion_2017.pdf



http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-mejoramiento-furag




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5. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-

y-programas/plan-anticorrupcion-y-de-atencion-

al-ciudadano

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-anticorrupcion-y-de-atencion-al-ciudadano




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6. Plan de Acción Programas Ambientales- PIGA: La

última actualización que figura en la página web es del 16 de marzo de 2016.

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-

y-programas/plan-de-accion-programas-ambientales

7. Plan de Gobierno en línea: La última actualización

publicada a través de la página web corresponde al 2016. http://www.inm.gov.co/index.php/el-

inm/planes-y-programas/plan-de-gobierno-en-linea

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-accion-programas-ambientales



http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-de-gobierno-en-linea




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8. Plan de garantía de discapacidad: http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-

y-programas/plan-de-garantia-de-discapacidad

9. Plan de Participación ciudadana:

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_PARTICIPACION/PlanParticipCiudadana2

017.pdf

http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_PARTICIPACION/PlanParticipCiudadana2017.pdf




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La misión y

visión institucionales

adoptados y divulgados

Acto administrativo a

través del cual se adoptan la misión y

visión y demás documentos o

elementos de carácter

institucional

El Manual Integrado de Gestión (E1-02-M-01) en su

versión 10 registra la Misión y la Visión del INM, en los numerales 5.4 y 5.5.


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Instrumentos,

herramientas, eventos de difusión y/o demás

actividades que

demuestren la socialización y difusión

de la misión, visión y demás documentos y/o

elementos de carácter

institucional. (Cartillas, correos electrónicos,

Cartelera de la entidad, Concursos, Actividades

entre otros.)

En la página web (http://www.inm.gov.co/index.php/el-

inm/mision-y-vision) están publicadas la misión y la visión de la entidad.

Objetivos

institucionales

Los objetivos son parte integral de la planeación

de la entidad, dado que

los Programas y proyectos deben estar

orientados a su cumplimiento

A través del Decreto 4175 de 2011, está definido en el artículo 5° el Objetivo del Instituto Nacional de Metrología,

de la siguiente manera:

Adicional a lo anterior, en la página web se encuentra publicado el siguiente texto de creación, objetivos y

funciones:

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/mision-y-vision

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/mision-y-vision


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Planes,

programas y proyectos

Planes de acción anuales

que definen las metas a cumplir con respeto al

Plan de desarrollo.

Se encuentra publicado en la página Web


En la carpeta de Planes Institucionales (W:) no está

todavía la información correspondiente al año 2017

Planes Anuales

mensualizados de caja (PAC), que permiten

conocer las metas planificadas por año

para cumplir con los

El Formato Único de Distribución 2017 registra los gastos objeto con Situación de fondos en total por

$18.944.099.592.00, los cuales con detalle se tienen de la siguiente manera:




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ingresos y gastos de la

entidad.

Acuerdos de gestión donde se definen las

responsabilidades y metas frecuentes por

parte de los gerentes

públicos.

El 6 de marzo de 2017, Talento Humano a través del correo institucional recordó a la Alta Dirección:

Cronogramas de los

diferentes comités de trabajo.

Entre el 1° de enero y el 7 de marzo de 2017, no se ha

tenido conocimiento del cronograma de reuniones y/o eventos del Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo, para la vigencia 2017.

La Oficina de Control Interno a través de calendario

programó los Comités de Control Interno donde se darán los resultados de los seguimientos al Plana Anticorrupción

y Atención al Ciudadano.


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Recomendación: Se sugiere dar a conocer a los funcionarios la planeación de la entidad, con el fin de familiarizar el personal y dar claridad sobre metas, proyectos y programas que desarrolla la entidad; sensibilizando de paso la forma como individualmente puede contribuirse al logro del objetivo institucional.

1.2.2 Modelo de Operación por Procesos

Mediante el control ejercido a través de la puesta en marcha de este elemento, las entidades podrán contar con una estandarización de las actividades necesarias para dar cumplimiento a su misión y objetivos, lo cual permite, que su operación se realice de manera continua, garantizando la generación de productos o servicios.

Productos mínimos


Mapa de Procesos

La entidad debe establecer

un mapa de procesos

donde se evidencia la interrelación de estos,

articulados entre estratégicos, misionales,

de apoyo, y de evaluación y seguimiento.

El mapa de procesos, que gráficamente presenta la

versión número 10 del Manual Integrado de Gestión es el siguiente:

Instrumentos, herramientas, eventos de

difusión y/o demás actividades que

demuestren la

A través de correo institucional se llevó a cabo divulgación y/o socialización al personal del Instituto de

documentos como:


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Divulgación de

los procedimientos

socialización y difusión del

Mapa de procesos y los procedimientos de la

entidad. (Cartillas, Correos

electrónicos, Cartelera de la Entidad, Concursos,

Actividades entre otros.

Socialización Protocolo de Servicio al Ciudadano (2016-

12-19 y 20) Divulgación de los procedimientos del Proceso de Gestión

Documental. (2016-12-13)

Socialización de Procedimientos de Gestión Ambiental (2016-12-13)

Divulgación de las tablas de Retención Documental (2016-11-28)

Divulgación de los procedimientos del Proceso de Gestión

Documental.

A propósito de divulgación de documentos se sugiere revisar la declaración del Manual Integrado de Gestión

que en su versión número 10 está incluyendo ex funcionarios como Diana Marcela López Victoria y Carlos

Eduardo Porras Porras.

Proceso de

seguimiento y evaluación que

incluya la evaluación de la

satisfacción del

cliente y partes interesadas

La entidad debe establecer

procedimientos que le permitan evaluar

permanentemente la satisfacción de los clientes

con respecto a los

servicios ofrecidos en la organización, y el

seguimiento respectivo.

Como objetivo de calidad puntualmente está señalado:

Satisfacción del cliente, así:


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Y por expresa indicación del mismo Manual Integrado de Gestión en el numeral 5.6.1, para cada uno de los

objetivos definidos, el INM ha establecido las respectivas

metas e indicadores de gestión.

Está documentado el procedimiento de medición de la satisfacción del cliente (E4-01-P-02) el cual tiene consigo

asociados los formatos 4, 5 9 y 10.

El INM ha diseñado encuestas de medición de

satisfacción del cliente, con una periodicidad de dos veces al año.

Recomendación: Se propone estudiar la posibilidad de dar aprobación a los Procedimientos a través de los Subdirectores, Secretaría General y/o Jefe de Oficina etc. de tal forma que haya celeridad en este proceso y darle cabida a otros temas en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Se sugiere una vez más, elaborar e implementar un procedimiento para realizar de manera concreta y práctica la socialización, divulgación y publicación de los procedimientos toda vez


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que la información que registran las actas no es transmitida y/o no desciende en su máximo nivel de detalle por parte de los asistentes a los comités donde se aprueban documentos.

1.2.3 Estructura Organizacional

Se considera como aquel aspecto de control que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad pública, para dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión y su función constitucional y legal.

Productos mínimos

Observaciones

Comentarios

Estructura

organizacional de la entidad

que facilite la gestión por

procesos

La entidad debe tener

una estructura flexible que le permita trabajar

por procesos, donde se identifiquen niveles de

responsabilidad y

autoridad.

El artículo 8 del Decreto 4175 de 2011, definió para el

desarrollo de sus funciones la siguiente estructura:

El anexo número 26 del Manual Integrado de Gestión presenta la estructura organizacional del INM gráficamente

de la siguiente manera:


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Mediante correo institucional el 1° de diciembre de 2016, se

dio a conocer la Resolución 035- 2016, por la cual se traslada el Grupo de Sistemas de Información y Redes para los fines

de la Ley 1753 del 9 de junio de 2015, mediante la cual se

expidió el Plan Nacional de Desarrollo 201-2018 y el Decreto 415 del 7 de marzo de 2016 y se hace una delegación.

En virtud de lo anterior y a la luz de la Resolución 035- 2016,

hubo cambios en la estructura organizacional desde el 29 de

noviembre de 2016, los cuales no han sido incorporados.

Manual de

Funciones y Competencias

laborales

Manual de funciones

adoptado y socializado para cada uno de los

cargos de la entidad.

Mediante Resolución 049-2016 del 7 de diciembre de 2016,

se modificaron las Resoluciones:

DG 069-2016: Por la cual se modifica y adopta el manual

de específico de funciones y de competencias laborales


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para los empleo de la planta de personal del Instituto

Nacional de Metrología - INM

DG 126-2016: Por la cual se modifica la resolución DG 069

de 2016"

Recomendación En aras de comunicar formalmente cambios y/o modificaciones estructurales, se sugiere seguir dando a conocer dichos cambios a través de diversos espacios haciendo uso de diferentes canales previstos por la entidad, tal cual como se diera en su momento, verbigracia:

1.2.4 Indicadores de Gestión

Son el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Se definen como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.

Productos

mínimos


Definición de

indicadores de

eficiencia y efectividad,

que

Dentro de los planes,

programas y proyectos de la

entidad, se debe construir indicadores

de eficiencia, eficacia

Los planes institucionales del 2017 no han sido publicados al 7

de marzo de 2017 en el link interno planes institucionales.


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permiten

medir y evaluar el

avance en la

ejecución de los

planes, programas y

proyectos

y efectividad que

permitan tomar decisiones para evitar

desviaciones.

Debe haber indicadores por

procesos que aportan a la medición de la

gestión.

Con fecha 17 de febrero de 2017, la Oficina Asesora de Planeación emitió Informe Resultados Indicadores Cuarto

Trimestre 2016, a través del cual quedó señalado:

Deben existir fichas

de los indicadores que permitan

consultarlos de

manera fácil.

Los indicadores diseñados tienen ficha a modo de hoja de vida


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Seguimiento

de los indicadores

Los responsables y

sus equipos de trabajo, deberán

hacer seguimiento

según la periodicidad definida en la política

de operación de cada entidad, la cual no

podrá ser superior

a seis (6) meses

Con fecha 17 de febrero de 2017, la Oficina Asesora de

Planeación emitió Informe Resultados Indicadores Cuarto Trimestre 2016, a través del cual quedó señalado:

Durante el cuarto trimestre del año, se observó una mejora significativa en el reporte de indicadores de gestión frente a

los tres trimestres anteriores. El promedio de cumplimiento fue del 96%, siendo el nivel más alto de reporte de

indicadores en el año.

Del informe en comento vale la pena señalar quedaron

plasmadas acciones de mejora para el 2017, en los siguientes términos:

Revisión de la pertinencia y

utilidad de los

indicadores

Se debe revisar la batería de

indicadores con el fin

de establecer que los indicadores cumplan

con su propósito.

La entidad no cuenta con una batería de indicadores estructurada como tal.

A través de las auditorías de Control Interno se han realizado sugerencias para que se efectúen revisiones y ajustes a los

indicadores de tal forma que surtan el efecto esperado y/o cumplan su cometido dentro del proceso.


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El 17 de febrero de 2017, la Oficina Asesora de Planeación emitió

Informe de Resultados Indicadores Cuarto Trimestre 2016, documento ese que recoge los resultados de los indicadores

reportados por los diferentes procesos

Recomendación: Nuevamente se sugiere construir una batería de indicadores o un Cuadro de Mando Integral de tal forma que la entidad vaya fortaleciendo un verdadero instrumento de información institucional.

1.2.5 Políticas de Operación

Este elemento es fundamental para el direccionamiento dado que facilita la ejecución de las operaciones internas a través de guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo y de otros procesos previamente establecidos por la entidad.

Productos

mínimos


Establecimie

nto y divulgación

de las políticas de

operación

Instrumentos, herramientas,

eventos de difusión

y/o demás actividades que

demuestren la socialización y

difusión de las Políticas de

Operación de la


electrónicos, Cartelera de la

entidad, Concursos,

Actividades entre otros.)

El Código de Ética y Buen Gobierno del INM, registra políticas

de Buen Gobierno para la Administración de la entidad tales

como: lineamientos directivos, compromiso con los fines de estado, responsabilidad con el acto de delegación, políticas en

relación con órganos de control externo, políticas frente al sistema de desarrollo administrativo, gestión ética, etc.

En la INMtranet, bajo el titular: “Estamos cambiando” el

miércoles 1° de marzo de 2017, fue publicado el proyecto

Código de Ética – Instituto Nacional de Metrología, documento este que contiene Políticas de Buen Gobierno para la

Administración de la Entidad, tales como: Políticas para la gestión ética, política anticorrupción, política de gestión del

recurso humano, políticas de comunicación e información,

políticas de confidencialidad, políticas con el gobierno en línea, política de calidad, política de la contratación, política de gestión

del riesgo, política frente a los conflictos de interés, política


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para la resolución de Quejas, Peticiones o Reclamos de los

Usuarios o clientes u otras partes interesadas y política de responsabilidad frente al medio ambiente.

En la versión número 10 del Manual Integrado de Gestión, documento este disponible para consulta de los funcionarios,

están consignadas entre otras políticas: de riesgos, presión indebida, de imparcialidad, de conflicto de intereses, de

protección de la información confidencial y los derechos de

propiedad de sus clientes, de revisión de pedidos, ofertas y contratos, de peticiones, quejas, reclamos solicitudes y

denuncias y trabajo no conforme.

Manual de

operaciones o su

equivalente adoptado y

divulgado

Acto administrativo a

través del cual se

adopta el Manual de Operaciones de la

entidad (Manual de procedimientos.-

Manual de Calidad)

como documento de consulta.

El Manual Integrado de Gestión en la versión 10, fue aprobado

el 23 de agosto de 2016 en sesión del Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo, según registro del documento en campo de aprobación mediante acta número 19.

Recomendación: Hacer un compendio de las políticas institucionales y volverlo un recurso técnico para todo el personal vinculado a la entidad; haciendo uso de diferentes medios y espacios para socializarlo e interiorizarlo; teniendo presente que será el marco de acción necesario para hacer eficiente la operación de los componentes del Direccionamiento estratégico.

1.3 Componente administración del riesgo

Como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en el Instituto Nacional de Metrología se establecerán y aplicarán políticas de administración del riesgo.

1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo

La política de administración de riesgo está a cargo de la Dirección General y debe señalar que hacerse para efectuar el control y su seguimiento basándose en los planes y los objetivos institucionales.


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Productos mínimos Observaciones Comentarios

Definición por parte

de la alta Dirección de políticas para el

manejo de los riesgos

Acto administrativo o documento a través

del cual se definen y adoptan las Políticas

de Administración del

Riesgo

Tanto en la página Web (http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/sistema-

integrado-de-gestion) como en el Manual Integrado de Gestión (E1-02-M-01) en la versión 10, la Política de

Administración del Riesgo, está publicada de la

siguiente manera:

“El Instituto Nacional de Metrología coherente con su política de calidad, con los componentes y elementos

que define el MECI y con las políticas del Modelo

Integrado Planeación Gestión, se compromete a ejercer control sobre aquellos riesgos que puedan

afectar negativamente el desarrollo de los objetivos institucionales, de SIG y de los procesos, mediante una

efectiva administración de los mismos, como

herramienta de gestión que responda al estilo de Dirección Actual, con la participación de todos los

funcionarios y contratistas responsables de identificar, analizar y establecer las acciones de mitigación.”

Divulgación del mapa de riesgos

institucional y sus políticas

Instrumentos, herramientas,

eventos de difusión y/o demás

actividades que

demuestren la socialización y

difusión de los Mapas de Riesgos de la


electrónicos,

Cartelera de la entidad, Concursos,

Actividades entre otros.)

La socialización de los mapas de riesgos por procesos que en total son 25, bajo la denominación Matriz de

Riesgos integrados está publicada en Página web: http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradode

Gestion/Mapa_Riesgos_proceso_2016-2T.pdf

En la página web del INM también se tiene publicado

otro mapa de riesgos del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/Matriz_de_Riesgos_SGSI_2015_V2.pdf,

compuesto por 10 riesgos.

Adicionalmente para consulta de Control Interno en

la Carpeta de documentos de la Oficina Asesora de Planeación: Z:\200. OAP\200.64 SIG\200.64.8

Riesgos\Proceso\2016-07-21, está dispuesto un

archivo de nombre Mapa Riesgos proceso 2016-2T y en la hoja 3 denominada Matriz de riesgos integrados

25 matrices de riesgos por procesos.

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/sistema-integrado-de-gestion


http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/Mapa_Riesgos_proceso_2016-2T.pdf

http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/Mapa_Riesgos_proceso_2016-2T.pdf

http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/Matriz_de_Riesgos_SGSI_2015_V2.pdf

http://www.inm.gov.co/images/SistemaIntegradodeGestion/Matriz_de_Riesgos_SGSI_2015_V2.pdf


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El 6 de marzo de 2017 se remitió correo electrónico por parte de la OAP donde se expresa: “La Oficina

Asesora de Planeación pone a disposición para su

conocimiento y revisión: la Matriz de Riesgos Integrados, la cual contiene información levantada con

los líderes de proceso, sobre riesgos: Institucionales, de corrupción, ambientales, de seguridad de la

información y de proceso, que se administrarán en la

vigencia 2017.

Agradezco, me hagan llegar a este mismo correo, sus comentarios y/o ajustes “si se requieren” de los riesgos

asociados a los procesos a su cargo antes del lunes 13 de marzo con el fin de proceder con las actividades de

ajuste, aprobación por parte de CIDA y posterior

publicación en la página del INM”.

Recomendación Tal como lo establece el manual Técnico de Control Interno se sugiere que la entidad asegure que los servidores públicos conozcan las políticas de administración del riesgo, para tal efecto puede valerse de la inducción y reinducción o cualquier mecanismo de


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comunicación por medio del cual se logre presentar lo que la dirección espera que se realice para mitigar los riesgos.

De igual manera, así como los riesgos cambian con las situaciones que ocurren al interior de las entidades y en su entorno, las políticas de administración de riesgos también varían según estas condiciones, en este orden de ideas, se sugiere que las entidades revisen por lo menos una vez al año las políticas, para que se actualicen con respecto a los cambios surtidos. Se debe tener en cuenta que no toda revisión a la política de administración del riesgo implica cambios en la misma, ya que se puede llegar a la conclusión de que ésta se encuentra actualizada, y que las variaciones en el interior de la entidad y en su entorno no afectan las directrices dadas por la entidad para el manejo del riesgo; sin embargo, es importe que se realice una revisión tal y como se aclaró en el numeral anterior, con el fin de asegurar su oportuna actualización. En el documento E1-02-D-01 en la página 10 se establece: "Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno las propuestas de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo, para su aprobación", en este orden de ideas se recomienda que no se apruebe en Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

1.3.2 Identificación del Riesgo

En esta etapa se deben establecer las fuentes o factores de riesgo, los eventos o riesgos, sus causas y sus consecuencias. Para el análisis se pueden involucrar datos históricos de las partes involucradas.

Productos

mínimos


Identificación

de los factores internos y

externos de

riesgo

Identificación de condiciones internas o

externas que puedan generar eventos de

riesgo para la entidad

En este paso de la identificación del riesgo, se da la etapa de establecimiento de fuentes o factores de

riesgo.

En archivo de consulta pudo observarse el INM

estableció 137 factores entre internos y externos, los cuales están registrados en el aparte de identificación


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del mapa considerados entonces para la administración

del riesgo así:

En la metodología establecida en el documento E1-02-

D-01 se establece como producto: “Análisis de los

factores externos e internos que implican exposición al riesgo”

Riesgos

identificados por procesos

que

puedan afectar el

cumplimiento de

objetivos de la entidad

Documento de

identificación los riesgos de cada proceso,

programas y/o

proyectos que contengan las causas,

descripción y las posibles consecuencias

de los mismos.

El INM tiene en el documento denominado Matriz de

Riesgos Integrados un total de 25 matrices, en donde cada una conforma el mapa de riesgos de un proceso.

Se tiene conocimiento que se han realizado seguimientos por parte de la OAP a las causas y

consecuencias del mapa de riesgos pero estos no han sido socializados de manera formal a todos los

funcionarios del INM.

Recomendación: Siguiendo los lineamientos del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno se sugiere con el fin de involucrar a los servidores públicos en la administración de los riesgos, los líderes de proceso realizar reuniones con los miembros de su equipo de trabajo cuyo propósito sea identificar riesgos y factores de riesgo para el proceso o la entidad en general. De igual manera, este manual indica que no existe un número mínimo o máximo de riesgos a identificar, cada entidad según su particularidad identificará cuantos riesgos amenazan el cumplimiento de los objetivos trazados; lo realmente importante, es que el ejercicio de identificación se realice de la manera más objetiva posible, teniendo en cuenta que lo que se busca es asegurar razonablemente el cumplimiento de los objetivos de la entidad y que estos sean administrables. Adicionalmente, la entidad debe realizar actividades para concientizar a los servidores públicos de la importancia de mantener actualizados los riesgos de los procesos, programas


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y/o proyectos institucionales, ya que si bien el responsable de la identificación y actualización de los riesgos es el líder del proceso, los miembros del equipo de trabajo son quienes en la práctica conocen que actividades están mayormente expuestas al mismo. Finalmente, es pertinente que los servidores públicos de la entidad conozcan los riesgos a los que están expuestos los procesos de la entidad, así no participen en algunos de ellos; esto con el fin de que desde su punto de vista puedan realizar aportes para la identificación de riesgos no previstos por los líderes de los procesos.

Se recomienda actualizar el documento E1-02-D-01 administración del riesgo, se observan desactualizaciones al referir guías no actualizadas como la de auditorías para entidades públicas del 2013 cuando la versión 2 fue expedida en octubre de 2015. 1.3.3. Análisis y Valoración del Riesgo Mediante el análisis del riesgo se busca establecer la probabilidad de ocurrencia del riesgo y sus consecuencias o impacto con el fin de estimar la zona de riesgo inicial o el riesgo inherente. En la valoración del riesgo se busca confrontar los resultados del análisis de riesgos inicial frente a los controles establecidos, con el fin de determinar la zona de riesgo final o el riesgo residual

Productos mínimos


Análisis

del riesgo

Documento de

análisis del riesgo

teniendo en cuenta su

probabilidad y factibilidad de

ocurrencia y el posible impacto

en caso de

materialización

A partir de la consulta realizada en el archivo de mapa de riesgos

colgado en la página Web se observó la identificación de riesgos

inherentes para cada uno de los 25 procesos.

El 16 de febrero de 2017 se remitió mapa de riesgos por parte de la Oficina Asesora de Planeación el cual fue insumo para la elaboración

del programa Anual de Auditorías, pero este aún no ha sido socializado a los funcionarios del INM. En él se incluyen los riesgos de corrupción

y se identifican los riesgos inherentes.

Evaluació

n de

controles

Documento

dónde se evalúe si

los controles para

A través del Informe de Seguimiento a la Administración de Riesgos

con corte a 31 de diciembre de 2016 y expedido el 27 de enero de

2017, emitido por Control Interno e informado al Representante Legal


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existente

s

valorar los riesgos

son adecuados o no.

de la entidad, se efectuaron recomendaciones para diseño de

controles, dada las oportunidades de mejora que se detectaran en algunos de las actividades reportadas como tal.

Igualmente, en informe publicado en la página Web y socializado en Comité de Control Interno sobre la evaluación los controles del mapa

de riesgos de corrupción; se realizaron trece (13) recomendaciones.

Valoració

n del riesgo

Documento en el cual se analizan

los riesgos frente a los controles

existentes para

mitigar su impacto o su

probabilidad de ocurrencia.

En el archivo Mapa Riesgos proceso 2016-2T se observó:

En archivo remitido el 16 de febrero de 2017 por la Oficina Asesora de Planeación denominado Mapa de Riesgos Institucionales y de

Corrupción INM 2017 se observa la identificación de 84 riesgos

residuales así:

Es de anotar que estos últimos no han sido socializados a los funcionarios del INM ni se encuentran aprobadas las modificaciones en

Comité de Coordinación de Control Interno.


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Controles

Se deben identificar

controles

correctivos y preventivos

definidos para cada proceso o

actividad para

mitigar la probabilidad e

impacto de los Riesgos

Control Interno evidenció a través de la matriz de riesgo integrada

en cada uno de los mapas de proceso a partir de los riesgos inherentes campos para Criterios ERCA ( Evitar, Reducir, Compartir

y/o Asumir), Controles, Tipos de Control y evaluación del riesgo

residual, al igual que estos criterios en el documento E1-02-D-01 – Administración del Riesgo.

Las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, no participan

en labores administrativas y en tal virtud no recomienda cambios precisos o la adopción de controles específicos, dado que se estaría

perdiendo la independencia para efectuar las evaluaciones posteriores.

Mapa de riesgos de

proceso

La entidad debe establecer un

mapa de Riesgos que contendrá

toda la

información establecida

anteriormente

En el archivo publicado en la página Web se denomina de manera concreta el archivo como Mapa de riesgos por proceso. La hoja del

libro está compuesta por 25 matrices o mapas para igual número de procesos, tal cual como se aprecia con la siguiente ilustración

obtenida desde la página web:


Mapa de

riesgos institucio

nal

La entidad

construirá un Mapa de Riesgos

Institucional, en el cual se elevan

todos los Riesgos

En la página Web del INM, están publicados 2 mapas de riesgos:

Mapa de riesgos por proceso

Mapa de riesgos del Sistema de Seguridad de la Información




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que afecten a la

entidad en su conjunto y los

riesgos

identificados de los procesos

Misionales y se incluirán los

Riesgos de

Corrupción de los que trata la Ley

1474 de 2011

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/sistema-integrado-de-

gestion

Recomendación Si bien la Administración del Riesgo es un proceso efectuado por la Alta Dirección y por todo el personal de la entidad para proporcionar un aseguramiento razonable con respecto al logro de los objetivos, Control Interno recomienda tener presente el enfoque de riesgos no se determine solamente con el uso de la metodología, sino logrando que la evaluación de los riesgos se convierta en una parte natural del proceso de planeación. Adicional a lo anterior, se recomienda efectuar más que sensibilización recordación a todos los responsables de los procesos son ellos los encargados de realizar las acciones asociadas a los controles establecidos para cada uno de los riesgos identificados en los diferentes procesos, manteniendo de forma adecuada la documentación de todas las actividades realizadas.




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El manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno indica que para realizar un análisis y valoración del riesgo que permita mitigar efectivamente los riesgos identificados, la entidad debería tener en cuenta: 1. Los líderes de los procesos deben ser objetivos al momento de determinar la probabilidad y el impacto de los riesgos identificados; este ejercicio es determinante para establecer controles que mitiguen el riesgo. Una evaluación subjetiva será el inicio de una inadecuada administración del riesgo. 2. Al momento de evaluar los controles se debe mantener la objetividad que se requiere para el proceso, en tanto son éstos los que mitigan el riesgo identificado. Es posible que en el ejercicio de evaluación de los controles se encuentre que algunos de los establecidos no mitigan el riesgo, o que lo hacen de manera parcial; esto se oportunidades de mejora para la entidad y es normal su ocurrencia. Lo importante es que se tomen medidas para que los controles funcionen de manera correcta. 3. Se recomienda que los líderes de los procesos involucren a sus equipos de trabajo en esta etapa de la administración del riesgo, ya que son ellos quienes aplican los controles y pueden dar cuenta de su efectividad. Así mismo, el líder debe socializar a su equipo los controles identificados con el fin de asegurar su comprensión y oportuna aplicación. 4. La revisión periódica de los controles permite realizar una valoración del riesgo más acertada; por lo tanto, se recomienda que se realicen evaluaciones a los mismos según lo disponga la realidad de cada entidad, pero teniendo en cuenta que como máximo debería realizarse de manera trimestral. En el documento E1-02-D-01 en la página 10 se establece: "Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno las propuestas de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo, para su aprobación", por esto se recomienda que

2. Módulo de evaluación y seguimiento Este módulo considera aquellos aspectos que permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad.

2.1 Componente autoevaluación institucional


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Este componente le permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.

2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión

El objeto de este elemento es verificar el desarrollo y cumplimiento de acciones individuales.

Productos

mínimos


Actividades de sensibilización

a los servidores

sobre la

cultura de la autoevaluación

Instrumentos, herramientas, eventos

de difusión y/o demás actividades que

demuestren la

sensibilización sobre la autoevaluación en la

entidad. (Cartillas, Correos electrónicos,

Cartelera de la entidad,

Concursos, Actividades entre otros.).

Por solicitud expresa en el 2016 desde Control Interno de manera periódica se publican a través de los fondos de

pantalla de los computadores frases o mensajes con el objeto de sensibilizar en asuntos de autoevaluación y

autocontrol.

En diciembre el mensaje fue el siguiente:

Con ocasión del día internacional de Lucha contra la

Corrupción que se celebró el 09 de diciembre de 2016 se realizó un reconocimiento por parte de la OCI a la

Subdirección de Química y Biomedicina por su disposición

y contribución al desarrollo de las auditorías de control interno, así como en la ejecución y seguimiento a los

planes de mejoramiento con ocasión de los mismos.


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En la presente vigencia la Oficina programó

mensualmente a partir de febrero el boletín llamado “ENTÉRATE”. A la fecha se han expedido dos boletines,

así:

Febrero 01 de 2017:

Marzo 01 de 2017:


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Permanentemente a través de la cuenta de twitter de la Oficina de Control Interno del INM (@InmControlintern)

se tiene participación en las redes sociales compartiendo

información relacionada con temas y asuntos varios en materia de Control Interno. En la actualidad se cuenta con

180 seguidores, como se observa en el siguiente registro:


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De igual manera, a través de la herramienta SISEPM los

dueños de proceso ejercen auto evaluación y control de los planes de mejoramiento suscritos en virtud de las

auditorías de Control Interno.

Herramientas de

autoevaluación

La entidad debe determinar cómo a

partir de los Riesgos,

indicadores, Controles establecidos y demás

elementos que le permitan tomar

información, puede realizar la

autoevaluación de la

gestión, tomando los correctivos necesarios.

En la carpeta de Planes Institucionales (W:\2016\210.1 PLANEA INST) se puede consultar documentos

relacionados con Planes de Acción, Plan Anticorrupción y

Atención al Ciudadano y Planes de Mejora en donde se puede apreciar también hay información correspondiente

a acciones tomadas a partir de las mismas.

La entidad debe estar

en capacidad de alimentar el proceso de

autoevaluación a partir de otros sistemas que

le permitan ejercer el proceso de manera

correcta. El Aplicativo

MECI (Informe Ejecutivo Anual de

Control Interno), el Formulario Único de

Reporte de Avance a la

Gestión puede ser, entre otros, parte de

esos sistemas.

A modo de concurso se llevó a cabo rendición de cuentas

entre las áreas de la entidad, actividad que finalizó en el mes de diciembre y cuyos resultados fueron los

siguientes:

1. Secretaría General: 76%

2. Oficina Asesora de Planeación:85% 3. Subdirección de Innovación y Servicios

Tecnológicos: 87% 4. Subdirección de Metrología Química y

Biomedicina: 82%

5. Subdirección de Metrología Física: 80%

Según los resultados el área ganadora fue el de

Subdirección de Innovación de Servicios Tecnológicos.

Por parte de la Oficina Asesora de Planeación se diligenció el FURAG y el FURAG preparatorio. Por parte de la Oficina

de Control interno se presentó la encuesta MECI

VIGENCIA 2016 para la evaluación al Sistema de Control Interno, contando con la participación de autoevaluación

de funcionarios dueños de procesos, y el diligenciamiento del FURAG preparatorio.

Recomendación: Incluir como elemento básico y activo la Autoevaluación del Control para la mejora continua dentro del Modelo Estándar de Control Interno, ya que dinamiza la forma como es desarrollado el Control Interno en la entidad.


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La Autoevaluación del Control se lleva a cabo a través de las evaluaciones que se realizan a los procesos con la intención de verificar la efectividad de las acciones que desarrollan y su aporte a los objetivos institucionales, es realizada con la participación de los líderes y sus equipos de trabajo, lo que permite la intervención de todas las personas que intervienen en el desarrollo de los mismos dinamizando de este modo el Control Interno.

La estructuración de la Autoevaluación del Control y el desarrollo de esta permiten a los funcionarios a todo nivel:

Participar en la evaluación del control interno. Evaluar los riesgos. Desarrollar planes de acción para abordar debilidades identificadas. Evaluar la probabilidad de lograr los objetivos de la entidad

A modo de consejo se sugiere por ejemplo mensualmente realizar encuentros o reuniones donde los integrantes de un área o proceso tengan la oportunidad de realizar sus propias

evaluaciones y se convierta esta práctica en una buena práctica para la entidad.

2.2 Componente auditoría interna

Este componente busca verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.

La Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces es la responsable de realizar la Evaluación del Sistema de Control Interno a través de su rol de evaluador independiente (Decreto 1537 de 2001), observando siempre un criterio de independencia

frente a la operación y la autonomía de los actos de la administración.

En cumplimiento de la Ley 87 del 20 de noviembre de 1993, en el Instituto Nacional de Metrología el control interno se expresa a través de políticas a cumplir en toda la escala

administrativa.

2.2.1 Auditoría Interna

El Instituto hace uso de la auditoría interna de gestión como herramienta para el seguimiento del Sistema de Control Interno en el marco del Modelo Estándar de Control

Interno, con el fin de verificar la gestión a nivel de los procesos.


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Productos

mínimos


Procedimiento de auditoría

Interna

Se debe definir un procedimiento de

auditorías internas

basado en evidencia documental que

permita ejercer control permanente a la

gestión administrativa.

Se remitieron en diciembre de 2016 a la OAP actualización de los procedimientos de Control Interno:

Elaboración del Programa Anual de Control Interno,

Auditorías de Control interno, Evaluación del Sistema de Control Interno, Elaboración informes de Control Interno

y Seguimiento Planes de Mejoramiento.

En Comité del 23 de enero a través del acta No. 001 de

2017 se aclaró a los integrantes del Comité de Coordinación de Control Interno el rol de la Oficina y la

importancia de adoptar el Estatuto de Auditoría y el Código de Ética del auditor Control Interno como una

buena práctica.

En los informes de las auditorías realizadas por Control

Interno, las observaciones presentan la estructura recomendada por Función Pública a través de la Guía de

Auditoría para Entidades Públicas:

Condición: La evidencia basada en hechos que encontró

el auditor interno (realidad).

Criterios: Las normas, reglamentos o expectativas utilizadas al realizar la evaluación, (lo que debe ser).

Causa: Las razones subyacentes de la brecha entre la condición esperada y la real, que generan condiciones

adversas (qué originó la diferencia encontrada).

Consecuencias o Efectos: Los efectos adversos, reales o potenciales, de la brecha entre la condición existente y

los criterios, (qué efectos puede ocasionar la diferencia

encontrada).

Recomendaciones: Están dadas o apuntan al mejoramiento del sistema de control interno en aquellos

aspectos en los cuales hay debilidades o irregularidades,

en principio no son obligatorias para el responsable del Sistema de Control Interno, salvo que las mismas sean de

tal magnitud que de no tomarse en cuenta se afectaría gravemente el funcionamiento del sistema de control

interno o de uno de sus componentes.


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Programa de

auditorías - Plan de

Auditoría

El programa de

Auditorías debe incluir las Auditorías de

Gestión y las de calidad

(En caso de que la entidad cuente con el

sistema de Gestión de Calidad), este debe ser

aprobado por el

Comité de Coordinación de

Control interno. Por otra parte el plan

de auditoría que entraría a planear las

auditorías que se

incluyen dentro del “Programa anual de

auditoría”

La Asesora con funciones de Jefe de Control Interno

presentó y obtuvo aprobación del mismo en Comité de Coordinación de Control Interno del Programa Anual de

Auditorías para el 2017 (de Gestión y del Sistema

Integrado de Gestión (OAP)); lo cual quedó registrado en acta de Comité número 02 de fecha 28 de febrero de

2017.

El 07 de marzo de 2017, mediante correo electrónico se

da a conocer al personal del INM el Programa de Auditorías Internas para la vigencia 2017 y de igual

manera se publica en la página Wen del INM http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/control-

interno

Se tiene establecido un formato a través del cual se registran en forma detallada las actividades previstas o

para llevar a cabo durante la auditoría. Se dio inicio a la auditoría al Macro proceso A3 – Gestión de Sistemas de

Información, remitiendo el plan de auditoría a los

auditados el 3 de marzo de 2017, el cual fue ratificado en la reunión de apertura del 6 de marzo de 2017.

Cualquier cambio y/o modificación al Plan de la Auditoría,

es formalmente establecido por escrito por alguna de las

partes involucradas.

Como insumo para planear las auditorías Control Interno en el INM ha tenido en cuenta aspectos como los que

recomienda Función Pública en la Guía de Auditoría para Entidades Públicas versión 2. Los criterios para la

elaboración del Programa quedaron registrados en acta

No. 2 de Comité de Coordinación de Control Interno.

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/control-interno

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/control-interno


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En el Programa Anual se establecieron actividades de

auditoría interna a procesos, actividades establecidas en las normas y el cumplimiento de los proyectos relevantes

en la gestión institucional.

Con el fin de mejorar y mantener competencia

profesional en el grupo de Control interno hubo formación así dentro del cuatrimestre evaluado: Asesora

con Funciones de Jefe de Control Interno: Diplomado en

Alta Dirección del Estado Control Interno y el curso la calve es: Derechos Humanos. La Profesional

especializado: el curso la calve es: Derechos Humanos.

Se solicitó al Representante legal el apoyo de personal multidisciplinario específicamente de un abogado.

Informe Ejecutivo

Anual de Control Interno

El Informe debe ser

realizado de acuerdo a los lineamientos del

Departamento

Administrativo de la Función Pública. Sirve

como insumo para el fortalecimiento

continuo y mejora del Sistema de Control

Interno en la entidad.

El 8 de marzo de 2017 se obtuvo certificación por parte

de La Dirección de Gestión y Desempeño Institucional del Departamento Administrativo de la Función Pública,

donde certifica que el INSTITUTO NACIONAL DE

METROLOGÍA presentó la encuesta MECI VIGENCIA 2016 para la evaluación al Sistema de Control Interno.

De igual manera, por cada una de las auditorías de

control interno realizadas queda como soporte un informe, donde se deja detalle de las observaciones o

hallazgos detectados. De igual manera, se suscribe plan

de mejoramiento tras las auditorías realizadas.

Recomendación: Tener siempre presente a todo nivel, que la Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. La Auditoría Interna ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

2.3. Componente planes de mejoramiento

Los planes de mejoramiento generados por la auditoría realizada por los entes de control operan de manera independiente respecto de los obtenidos como producto de la auditoría interna (calidad).


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2.3.1. Plan de mejoramiento

En el plan de mejoramiento institucional se tiene el resultado del análisis efectuado por el ente de control así como también los planes de mejoramiento por proceso que surgen a partir de las auditorías internas de gestión.

Productos

mínimos


Herramientas de evaluación

definidas para

la elaboración del

plan de mejoramiento

Debe existir un proceso, procedimiento o

mecanismo a través del

cual se trabajen recomendaciones y

análisis generados en el desarrollo del

Componente de Auditoría Interna y las

observaciones del Órgano

de Control Fiscal. Debe ser un Proceso,

procedimiento o mecanismo documentado

que permite realizar

seguimiento a las acciones emprendidas

por los responsables y la verificación de estas.

Está documentado el Procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejora el cual tiene por

objeto establecer los parámetros para desarrollar

actividades tendientes a eliminar las causas de no conformidades detectadas y no conformidades potenciales

con el fin de prevenir su recurrencia y/o mitigar su impacto, así como documentar las ideas de mejora que se

implementan en los procesos y que contribuyen a la mejora continua en el sistema.

Se adoptó el procedimiento denominado seguimiento cumplimiento planes de mejoramiento auditorías Control

Interno y dos formatos denominados Plan de mejoramiento por procesos y seguimiento plan de

mejoramiento a través de acta No. 14 Fecha: 2015-10-02

siguiendo los lineamientos de Función Pública.

El objetivo de este procedimiento es establecer las actividades asociadas al seguimiento y cumplimiento de los

planes de mejoramiento producto de las auditorías realizadas por Control Interno.

Seguimiento

al cumplimiento

de las acciones

definidas en

Se debe establecer un mecanismo para el

seguimiento y evaluación de las acciones

Control Interno desde agosto de 2016 tiene en producción

y al servicio de los funcionarios desde septiembre de 2016 la herramienta que se diseñara para realizar seguimiento a

los planes de mejoramiento que se suscriben con ocasión

de las observaciones registradas en los informes de auditoría de Control Interno.

A la fecha de emisión de este informe (2016-11-10) los

procesos que han suscrito planes de mejoramiento pueden

consultar y verificar el estado de las actividades tal cual como se aprecia en el siguiente ejemplo:


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el plan de

mejoramiento

establecidas en los planes

de mejoramiento.

El 29 de diciembre la Oficina de Control Interno a través de correo electrónico, remitió el estado de los planes de

mejoramiento a los responsables de proceso.

El 26 de diciembre de 2016 se suscribió plan de

mejoramiento producto de la auditoria de la Contraloría General de la República.

Recomendación: Con la implementación de la herramienta y las alarmas de las que dispone el Sistema de Seguimiento de Planes de Mejoramiento SISEPM se sugiere dar tratamiento de manera oportuna a las actividades, concretando de manera fácil y práctica acciones tendientes a la mejora de los procesos.

3. Eje transversal: información y comunicación Este eje es transversal a los Módulos de Control del Modelo, dado que en la práctica las organizaciones y entidades lo utilizan durante toda la ejecución del ciclo PHVA; de tal manera, que complementa y hace parte esencial de la implementación y fortalecimiento de los Módulos en su integridad.


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La Información y Comunicación tiene una dimensión estratégica fundamental por cuanto vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas, dándole al usuario una participación directa en el logro de los objetivos. Es un factor determinante, siempre y cuando se involucre a todos los niveles y procesos de la organización.

3.1. Información y comunicación interna y externa

La información y comunicación interna es el conjunto de datos que se originan del ejercicio de la función de la entidad y se difunden en su interior, para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.

Productos

mínimos


Identificación de las fuentes

de

información externa

Se deben establecer mecanismos para identificar

la información externa. (Recepción de Peticiones,

Quejas,

Reclamos y/o Denuncias, Buzón de sugerencias,

Encuestas de satisfacción, entre otras)

El INM cuenta con canales formales de comunicación como:

Intranet http://192.168.10.84/intranet/

Correo institucional (Outlook y Gmail a partir del

9 de febrero de 2017) Carteleras (3er piso y cafetería)

Pantallas de TV (1er y 2° piso)

El 20 de diciembre de 2016 se realizó socialización

del Protocolo de Servicio al Ciudadano.

Fuentes internas de

información

(manuales, informes,

actas, actos administrativo

s) sistematizada

y de

fácil acceso

Debe existir un documento (electrónico, físico o como

determine la entidad) que

permita consultar toda la documentación y/o archivos

de importancia para el funcionamiento y gestión de

la entidad

A través de la página Web se publica información de carácter general e institucional y en la intranet se

publica y se divulga información de carácter e interés

para los funcionarios.

A través del sistema de información SURDO se puede consultar la información de entrada y salida que llega

al Instituto.

Rendición

anual de

cuentas con la intervención

La entidad debe tener

establecido un mecanismo

donde se comunique información sobre

Se diseñó el componente de rendición de cuentas

dentro de la estrategia PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE

ATENCIÓN AL CIUDADANO.

http://192.168.10.84/intranet/


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de los

distintos grupos de

interés,

veedurías y ciudadanía.

programas, proyectos, obras,

contratos y administración de los recursos.

Tablas de retención

documental de acuerdo con lo

previsto en la normatividad

La entidad debe establecer su proceso y/o actividades de

Gestión documental de acuerdo con la Ley 594 de

2000 o la norma que la modifique o sustituya

A través de la página Web (http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-

documental) el INM ha publicado instrumentos archivísticos conforme a las disposiciones de ley así:

En seguimiento al PMA presentando ante el AGN el dos

de febrero de 2017 se evidenció un 90% de

cumplimiento.

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-documental

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/gestion-documental


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Política de Comunicacion

es

La entidad debe establecer un

mecanismo de comunicación con los usuarios internos y

externos.

Dicha política, proceso o procedimiento debe contener

entre otros, los siguientes elementos: matriz de

comunicaciones, guía de

comunicaciones, proceso de comunicación organizacional,

proceso de comunicación y convocatoria, etc.

Documentalmente hablando la entidad cuenta con:

Política Editorial Página Web (E3-01-D-01 / versión 3)

Manual de Comunicaciones (E3-01-M-01 / versión 5)

Manual Comunicación Interna V2 (E3-01-M-02 / versión 2)

Procedimiento Comunicación Interna ( E3-01-P-01 / versión V3)

Proceso Comunicación Externa (E3-01-P-02 / versión 2)

De la auditoría realizadas al proceso de comunicaciones

se tiene al 8 de marzo de noviembre de 2016 el plan de mejoramiento con el siguiente estado:

Recomendación: Para un óptimo y adecuado funcionamiento de un eje transversal como el de comunicaciones, se sugiere buscar los mecanismos para garantizar el registro y/o divulgación oportuna, permitiendo a los funcionarios un conocimiento más preciso y exacto de la entidad y las decisiones que se toman. Así las cosas se proponen:

Crear herramientas o maximizar las existentes para que la información precisa fluya a todo nivel,

Fomentar entre el personal del INM sentido de pertenencia, Propiciar una cultura organizacional en torno a una gestión ética, eficiente y eficaz, Realizar ejercicios de motivación para el fortalecimiento del clima laboral.


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3.2. Sistemas de información y comunicación

Productos

mínimos


Manejo organizado o

sistematizado de la

correspondencia

La entidad debe establecer directrices claras para el

manejo documental de tal manera que no haya

contratiempos entre la

correspondencia recibida y la respuesta que se genera al

usuario y/o grupo de interés.

El INM desarrolló herramienta de software denominada Sistema Único de Radicación SURDO

en la que se administran los procesos de gestión documental.

En términos documentales se cuenta con el Manual del Sistema Único de Radicación

Documental SURDO (A3-01-M-01) en donde por expreso señalamiento introductorio del

documento se tiene dispone de la descripción de

los pasos que se deben seguir en cada una de las funcionalidades que contiene la herramienta, las

cuales en términos generales están asociadas con el manejo de usuarios, radicación de documentos

y consultas.

Manejo

organizado o sistematizado

de los recursos

físicos, humanos,

financieros y tecnológicos

Los recursos físicos y

humanos de la organización deben tener asociados

procesos, procedimientos y

guías donde se establece el manejo de éstos y su

adecuada utilización.

El INM cuenta con servicios en línea internos, así:

Desde la óptica logística, técnica y administrativa

se han documentado manuales como por ejemplo:

Manual de administración de recursos

físicos Manual de servidores e interventores.

Manual de comunicaciones


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manual gestión Red Colombiana

Manuales imagen institucional; Manuales técnicos: metrología

dimensional; manual técnico laboratorio

de volumen; manual técnico TF; manual calidad de fuerza; manual de datos;

manual técnico laboratorio densidad; manual gestión de equipos; manual

infraestructura redes.

El INM no cuenta con un manual de políticas

contables, que oriente e ilustre de manera precisa a las diferentes áreas involucradas en el proceso

contable de los pasos a seguir en la ejecución de algunas actividades en la que su intervención es

trascendental para el proceso contable y

financiero.

Mecanismos de consulta con

distintos grupos de interés parar

obtener información

sobre

necesidades y prioridades en la

prestación del servicio.

La entidad debe identificar los usuarios y/o grupos de

interés a quienes van dirigidas sus productos y/o

servicios.

Se ajusta el nombre del instructivo:

“Caracterización de Grupos de Interés” por el de: “Caracterización de Usuarios, Grupos de Interés y

partes interesadas”. Numeral 7.

Se ajusta el formato E4-01-F-02 (caracterización

de usuarios, grupos de interés y partes

interesadas- V2) en: se incluye: tipo de servicio recibido del INM. Se adiciona: hora legal y visitas

guiadas.

Medios de acceso a la

información con

que cuenta la entidad

La entidad debe poner a

disposición de sus usuarios y/o grupos de interés

diferentes medios de acceso a la información como página

Web, carteleras

comunitarias, periódico oficial, buzón de sugerencias,

entre otros que crea conveniente.

El Instituto tiene a disposición del público y la

ciudanía:

Página Web Carteleras

Buzón de sugerencias

Redes sociales: twitter: (@inmcolombia) y Facebook:

(https://www.facebook.com/INMdeColombia/?fref=ts)

Recomendación:

https://www.facebook.com/INMdeColombia/?fref=ts

https://www.facebook.com/INMdeColombia/?fref=ts


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En pro del fortalecimiento de la comunicación organizacional en el INM, se sugiere además de atender los consejos para la práctica que ofrece Función Pública en cuanto a Información y comunicación fundamentados en responsabilidades, estructuras, maximización de recursos, calidad y seguridad de la información, mediciones, etc., se sugiere buscar ideas y/o alternativas entre el personal del instituto (a todo nivel) para crear mecanismos que contribuyan a la mejora de tan importante elemento con accionar e impacto transversal para el instituto.

ORIGINAL FIRMADO

Sandra Lucía López Pedreros

Asesora con funciones de Jefe de Control Interno Fecha: 2016-11-11

Elaboró: María Margarita Peña Vargas /Sandra Lucía López Pedreros

Profesional Especializado/Asesor con funciones de Jefe de Control Interno

Fecha: 2017-03-09

Nota: Las recomendaciones son las relacionadas en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el

Estado Colombiano MECI 2014 como concejos para la práctica.

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