Informe Plan Anticorrupción Septiembre Diciembre 2015

8/20/2019 Informe Plan Anticorrupción Septiembre Diciembre 2015

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OFICINA DE GESTIÓN PÚBLICA Y AUTOCONTROL

INFORME

SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN

MARY LUZ MUÑOZ DURÁN

Jefe Oficina Gestión Pública y Autocontrol


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Jefe Oficina Gestión Pública y Autocontrol

CONTENIDO

1. Objetivo

2.

Alcance

3.

Resultado del Seguimiento

3.1 Atención al Ciudadano.

3.2 Racionalización de trámites.

3.3 Riesgos de Corrupción

3.4 Rendición de Cuentas.


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1. OBJETIVO

Verificar y evaluar la elaboración, visibilización, el seguimiento y control del Plan Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano.

Este informe se realiza en cumplimiento de las funciones de la Oficina de Gestión Pública y Autocontrol,

teniendo en cuenta la ley 1474 de 2001, en su artículo 73, 75 y 76, el Decreto 2641 de 2012, en su artículo 1

y 5 donde se establece como guía el documento “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y

de Atención al Ciudadano”, incluyendo los siguientes cuatro componentes:

1. Atención al Ciudadano

2. Racionalización de trámites

3. Riesgos de Corrupción

4. Rendición de Cuentas

2. ALCANCE

Periodo comprendido entre el 1 de septiembre y el 31 de diciembre de 2015.

3. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO


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Sede Principal - Calle 165 # 7-06

Código Postal 110131 Tels. 6767940 - Atención al Usuario 6770230

Sede Clínica de Medicina Física y RehabilitaciónFray Bartolomé de las Casas - Carrera 65 # 103-66

Tel. 6176595 - Atención al Usuario 2717899 www.esesimonbolivar.gov.co

3.1 Atención al Ciudadano.

Este componente es liderado por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación, como ente rector de la Política

Nacional de Servicio al Ciudadano, la cual busca mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la administración pública y satisfacer las

necesidades de la ciudadanía.

ESTRATEGIAMECANISMO

MEDIDAACTIVIDADES META INDICADOR SEGUIMIENTO OGPA

MECANISMOSPARAMEJORAR LAATENCIÓN ALCIUDADANO

Aplicar la estrategiade SIDBA paraidentificar barrerasde acceso y realizarseguimiento a lasmismas

A Diciembre de 2015se habrán cerradotodos losseguimientos abarreras de accesoidentificadas

Total de barrerasde acceso cerradas/ total de barrerasde accesoidentificadas *100

Observación:1. Se obtuvieron los informes Trimestrales de Quejas y Reclamos del primer, segundo y tercertrimestre de 2015, faltando el cuarto trimestre. En estos informes se observa que los principales

motivos de barreras de acceso son:

1er Trim 2° Trim 3er Trim

P ri nci pa le s b arr er as de a cce so # P ri nci pa le s b arr er as de a cce so # P ri nci pa le s b arr er as de a cce so #

1 No oportunidad en programacion de

citas de especialistas 71

No cumplimiento en horario fijado

para atender al usuario por el

servicios programado

84 No oportunidad servicio ambulatorio 45

2

Inadecuada orientación sobre

derechos, derechos, deberes,

trámites a realizar.

70 No oportunidad en programacion de

citas de baja complejidad 50 Atención al usuario 44

3

Deficiencia en cumplimiento de

acciones de apoyo administrativo,

por falta de recursos logisticos.

68

No capacidad para pago de

servicios, medicamentos,

hospitalizaciones, exámenes.

23 Diferentes servicios 27

69% 73% 47%

TOTAL CONSOLIDADO 302 214 245

Del cuadro anterior, se observan que los siguientes motivos de barreras de acceso son

provenientes del SIDBA:1

er Trim SIDBA 2° Trim SIDBA 3

er Trim SIDBA


1 Cobros indebidos 3

2 Dificultad acceso a servicios por

inconsistencias en Bases de Datos 1

3

Atención deshumanizada, o

extralimitación y abuso de

responsabilidades.

1

100% 100%

TOTAL SIDBA 3 2

No se especifica en el informe.

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ESTRATEGIAMECANISMO


2. Con la finalidad de identificar las causas de barreras de acceso reportadas en SIDBA, se solicitóla base de datos en su totalidad, encontrando lo siguiente:

1er Trim 2° Trim 3er Trim


SQS 299 SQS 212 SQS 245

SIDBA 3 SIDBA 2 SIDBA

TOTAL CONSOLIDADO 302 214 245

SQS 224 SQS 331 SQS 244

SIDBA SIDBA SIDBA

Base sqs 2015(Fuente: Oficina de Atención al Usuario)

224 331 244

Diferencia 78 -117 1

Por lo anterior, se evidencia que existen diferencias entre la información incluida en el Informe yla base de datos consolidad de SQS + SIDBA, notando además que no se identifica la fuente deinformación de esta base de datos (SDQS, SIDBA, otros).3. Considerando que la meta del indicador es “A Diciembre de 2015 se habrán cerrado todos losseguimientos a barreras de acceso identificadas”, la evidencia obtenida da como resultado delindicador: Total de barreras de acceso cerradas no identificado / (302 + 214 + 245) * 100 = Noidentificado.4. En conclusión:4.1 Fortaleza: Mejora en el cumplimiento de la Ley de Transparencia al evidenciar publicados losinformes de Trimestrales de Quejas y Reclamos del primer, segundo y tercer trimestre de 2015.4.2 Debilidad: La evidencia obtenida no es suficiente para evaluar como cumplida la meta delindicador. Diferencias entre la información incluida en los informes y las bases de datos.

4.3 Oportunidad de mejora: Falta claridad en la definición de los conceptos que conforma elindicador y de la fuente de donde se obtenga la información.

Elaborar planes demejora de acuerdo ahallazgos deencuestas desatisfacción

A diciembre de 2015se habá realizadopor lo menos unplan de mejorabimensual de los

Total de planes demejorarelacionados conhallazgos deencuestas de

Observación: 1. Se obtuvieron los informes Trimestrales de Quejas y Reclamos del primer, segundo y tercertrimestre de 2015, faltando el cuarto trimestre. En estos informes se observa el siguiente nivel desatisfacción de los usuarios identificado mediante encuestas:

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principales hallazgosde la encuesta desatisfacción

satisfación / 6*100

Satisfacción por servicio 1er Trim 2° Trim 3er Trim Promedio

1 Hospitalización 94.33% 97.67% 97.33% 96.44%

2 Consulta externa HSB 98.67% 96.67% 91.00% 95.44%

3 Consulta externa FRAY 95.67% 90.67% 93.00% 93.11%

4 Urgencias 90.67% 92.33% 94.33% 92.44%

Promedio 94.83% 94.33% 93.92% 94.36%

Los resultados muestran que los servicios de Hospitalización y Urgencias mejoraron en lapercepción de satisfacción de los usuarios, dejando al servicio de Hospitalización con la mejorcalificación promedio mensual de 96.44%, aunque Urgencias presentó la menor calificaciónpromedio mensual de 92.44%.Por otro lado, se observó que el servicio de Consulta Externa de la sede principal del HospitalSimón Bolívar III Nivel ESE desmejoró en la percepción de satisfacción de los usuarios,comenzando en 98.67% y terminando en 91%, con un promedio mensual de 95.44%.2. La Jefe de Atención al Usuario cuenta con tres archivos con planes de mejoramientotrimestrales producto de la encuesta de satisfacción con su seguimiento. Sin embargo, la Líder delGrupo Funcional de Calidad incluyó en su seguimiento los planes de mejoramiento institucionalúnicamente del primer trimestre 2015, por lo que para el segundo y tercer trimestre faltaría elsegundo y tercer filtro de revisión.3. De los planes de mejoramiento del primer trimestre, en el tercer filtro de revisión por la Oficinade Gestión Pública y Autocontrol se clasificó el estado de los planes de mejoramiento comoCompleto.4. Considerando que la meta del indicador es “A diciembre de 2015 se habá realizado por lo

menos un plan de mejora bimensual de los principales hallazgos de la encuesta de satisfacción”,la evidencia obtenida da como resultado del indicador: 3 Planes de mejora / 6 * 100 = 50.5. En conclusión:5.1 Fortaleza: Mensualmente se mide la satisfacción de los usuarios mediante encuestas quemiden atributos de oportunidad /tiempo de atención, instalaciones y ambiente, información ycomunicación, calidad del servicio y calidez.5.2 Debilidad: No se cumplió la meta de realizar 6 planes de mejoramiento bimensuales, ya que serealizaron trimestrales y a 31-Dic-2015 se generaron 3 planes.



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5.3 Oportunidad de mejora: Si la estrategia es “Mecanismos para mejorar la atención del usuario”,el realizar planes de mejora no es suficiente para lograr el objetivo, ya que es necesario hacerseguimiento al plan y medir su efectividad, por lo que faltaría revisar la actividad y evaluar sucorrección.

Diseñar estrategiaspedagógicas pararealizarorientaciones einformación a losusuarios de maneragrupal.

A Diciembre de 2015se contará conresultados deaplicación demetodologíaspedagógicasutilizadas paraorientación einformación

Número demetodologíaspedagógicasimplementadas ycon resultadospara realizarorientaciones einformación

Observación:1. Aun no se han generado informes de medición de los resultados de las medidas pedagógicasimplementadas y a implementar.2. Considerando que la meta del indicador es “A Diciembre de 2015 se contará con resultados deaplicación de metodologías pedagógicas utilizadas para orientación e información”, la evidenciaobtenida da como resultado del indicador: Número de metodologías pedagógicas implementadas

y con resultados para realizar orientaciones e información = No Identificado.3. En conclusión:3.1 Fortaleza: La Jefe de Atención al Usuario informó sobre la implementación de llaves donde seexplicaban los derechos y deberes de los usuarios, que eran entregadas a los pacientes para sulectura y que se debían devolver al facturador, pero que se han ido perdiendo dado que lospacientes no las devuelven.3.2 Debilidad: No se obtuvo evidencia para evaluar como cumplida la meta del indicador(resultados de aplicación de metodologías pedagógicas utilizadas para orientación einformación).3.3 Oportunidad de mejora: El indicador “Número de metodologías pedagógicas implementadas ycon resultados para realizar orientaciones e información” da como resultado un número que noasegura el cumplimiento de la meta tal como está redactada, por lo que faltaría revisarlo y evaluarsu corrección.



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3.2 Racionalización de trámites.

Este componente va dirigido a la optimización de los procedimientos administrativos conocidos como trámites y su identificación.

ESTRATEGIAMECANISMO


ESTRATEGIAANTITRÁMITES

Retroalimentar yactualizar elmapa callejerocomo mecanismopara facilitaracceso a serviciosde salud pormedios virtuales

A Abril de 2015 sehabrá actualizadoel mapa callejeroincluyendo lostrámites que sepueden realizarpor este medio

Total de trámitesincluidos en el mapacallejero / total detrámites que puedenser incluidos en elmapa callejero

Observación:1. En la página del SUIT se evidencia que el Hospital Simón Bolívar III Nivel ESE ha inscrito lossiguientes trámites: 1) Asignación de cita para la prestación de servicios en salud, 2) Terapia, 3)Examen de laboratorio clínico, 4) Dispensación de medicamentos y dispositivos médicos, 5)Radiología e imágenes diagnósticas, 6) Certificado de defunción, 7) Certificado de nacido vivo, 8)Historia clínica, 9) Atención inicial de urgencia.La Jefe de Atención al Usuario manifiesta: "La clave del SUIT fue adjudicada a la Dra. Victoria Pineda

como delegada por la gerencia para manejar el sistema".2. Considerando que la meta del indicador es “A Abril de 2015 se habrá actualizado el mapacallejero incluyendo los trámites que se pueden realizar por este medio”, la evidencia obtenida dacomo resultado del indicador: Ocho (8) trámites incluidos en el mapa callejero / Nueve (9) trámitesque pueden ser incluidos en el mapa callejero = 89%3. En conclusión:3.1 Fortaleza: Se registraron los trámites del hospital en el Sistema Único de Información deTramites – SUIT.3.2 Debilidad: Los usuarios del Hospital Simón Bolívar III Nivel ESE no pueden acceder a los serviciosde salud electrónica ni telefónicamente, dado que la única alternativa para acceder a citas y pararealizar pagos es presencialmente.3.3 Oportunidad de mejora: El resultado del indicador llegó a un 89% dado que el trámite “Terapia”

en el mapa callejero fue identificado como del Hospital Occidente de Kennedy E.S.E. III Nivel por loque faltaría corregirlo. El link se encuentra adecuadamente direccionado.

Realizar planesde mejora paralos tresprincipalestrámites que se

A Diciembre de2015 se habrárealizado planes demejora conseguimiento a los

Total de planes demejora cerradosreferentes a trámites/ total de planes demejora abiertos

Observación:1. Aun no se han generado planes de mejora para los tres principales trámites.2. Considerando que la meta del indicador es “A Diciembre de 2015 se habrá realizado planes demejora con seguimiento a los tres principales trámites identificados”, la evidencia obtenida dacomo resultado del indicador: Total de planes de mejora cerrados referentes a trámites / total de



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identifiquen comobarreras deacceso.

tres principalestrámitesidentificados

planes de mejora abiertos = No Identificado.3. En conclusión:3.1 Fortaleza: Se registraron los trámites del hospital en el Sistema Único de Información deTramites – SUIT.3.2 Debilidad: La evidencia obtenida no es suficiente para evaluar como cumplida la meta delindicador.3.3 Oportunidad de mejora: Falta revisar y mejorar e l indicador “Total de planes de mejoracerrados referentes a trámites / total de planes de mejora abiertos” da como resultado númeroque mide el cumplimiento de la meta tal como está redactada. Ejemplo: suponiendo 9 trámites con9 cerrados / 0 abierto = No se puede dividir entre cero.



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3.3 Riesgos de Corrupción.

De acuerdo con las actividades programadas en el Plan Anticorrupción 2015 se observa que:

ESTRATEGIAMECANISMO


MAPA DERIESGOS DECORRUPCION

Actualizar el mapa deriesgos y publicarlo enmedios de comunicaciónmasivos como páginaweb e intranet

A 31 de marzo de 2015 setendrá actualizado el mapa deriesgos de la institución.

Mapa de riesgosactualizado

Observación:1. La última versión del mapa de riesgo tiene fecha de aprobación porGerencia del 19 de Agosto de 2015.2. El Ing. Daniel Alfaro – Líder de Recursos de Información – ejecutó el plan demejora respecto a publicar las diferentes versiones de documentos comodocumento nuevo para evidenciar la trazabilidad en cuanto a fechas depublicación de las actualizaciones, como es el caso de la última versión del

mapa de riesgos con fecha de publicación del 19-Ago-2015.3. Las actas de seguimiento a los mapas de riesgos muestran una charlageneral sobre los que se debería hacer o se hizo sin entrar en detalle delanálisis y revisión de los riesgos y controles, con el que sea posible identificar siestán adecuadamente definidos y si los controles son efectivos como métodode autocontrol. De las actas evidenciadas, resaltamos que el seguimiento 15-Sep-2015 realizado al proceso de Gestión del Talento Humano fue el máscompleto, aunque quedó pendiente valorar la efectividad de los controles ydefinir exactamente las actualizaciones a incluir en el mapa de riesgosinstitucional.4. En el Plan de Mejora Institucional no se evidencian las acciones relacionadascon el resultado del autocontrol generado en el seguimiento a la gestión de

riesgos.5. En conclusión:5.1 Fortaleza: Mejora en el cumplimiento de la Ley de Transparencia alevidenciar publicados en la página web las tres últimas versiones del Mapa deRiesgos.5.2 Debilidad: Durante el año 2015 se actualizó una vez el mapa de riesgos, enel que faltó incluir la revisión de las observaciones de auditoria de la Oficina deGestión Pública y Autocontrol. No se observó evidencia suficiente de análisis y



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revisión de los riesgos y controles, con el que sea posible identificar si estánadecuadamente definidos y si los controles son efectivos como método deautocontrol. Lo anterior también fue evidenciado en las auditorías realizadasdurante 2015.5.3 Oportunidad de mejora: Falta considerar en las estrategias del plananticorrupción que las entidades deberán realizar seguimiento a los mapas deriesgo por los menos tres (3) veces al año, esto es con corte a abril 30, agosto31 y diciembre 31 (Fuente: http://www.anticorrupcion.gov.co/ documento Estrategiaspara la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano). Falta incluirplanes de mejoramiento producto de la evaluación por autocontrol en los procesos.

Operativizar la políticade gestión yadministración delriesgo, a través de suslíneas de intervención.

A 31 de Diciembre de 2015 sehabrán realizado 2seguimientos a las líneas deintervención del programa,según cronograma establecido

Total de seguimientosrealizados alcomponente detransparencia ycorrupción.

Observación: 1. Se evidenció el acta del primer seguimiento al programa de gestión deriesgos del 30-Jul-2015 entre el Grupo Funcional de Calidad y la OficinaAsesora de Planeación donde se calificaron como cumplidas todas lasactividades programadas a Jun-2015. No se describe el cumplimientoespecífico de los indicadores por línea de intervención.2. No se obtuvo evidencia del segundo seguimiento a las líneas de intervencióndel programa de Gestión de riesgos: Identificación del riesgo (Indicador: % deprocesos con riesgos identificados), valoración del riesgo (% de procesos conmapa de riesgo y plan de tratamientos formulado y aprobados), control delriesgo (% de cumplimiento en la ejecución de los planes de acción para laadministración de los riesgos).3. Considerando que la meta del indicador es “A 31 de Diciembre de 2015 se

habrán realizado 2 seguimientos a las líneas de intervención del programa,según cronograma establecido”, la evidencia obtenida da como resultado delindicador: seguimientos realizados al componente de transparencia ycorrupción = 1.4. En conclusión:4.1 Fortaleza: Mejora en el cumplimiento de la Ley de Transparencia alevidenciar publicada en la página web la política y programa de gestión deriesgos.

Realizar seguimiento alcomponente detransparencia ycorrupción del mapa deriesgos.

A 31 de Diciembre de 2015 sehabrán realizado 2seguimientos al componentede transparencia y corrupcióndel mapa de riesgos

Total de seguimientosrealizados alcomponente detransparencia ycorrupción.

http://www.esesimonbolivar.gov.co/http://www.esesimonbolivar.gov.co/http://www.anticorrupcion.gov.co/http://www.anticorrupcion.gov.co/http://www.anticorrupcion.gov.co/http://www.anticorrupcion.gov.co/http://www.esesimonbolivar.gov.co/


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4.2 Debilidad: No se cumplió la meta de realizar 2 seguimientos a las líneas deintervención del programa, ya que a 31-Dic-2015 se evidenció 1 seguimiento.4.3 Oportunidad de mejora: En el seguimiento falta describir el cumplimientoespecífico de los indicadores por línea de intervención.



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3.4 Rendición de Cuentas.

La rendición de cuentas es una expresión de control social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la

gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno como lo señala el

documento “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano”.

ESTRATEGIAMECANISMO


ESTRATEGIADERENDICIÓNDE CUENTAS

Determinar losmecanismos derendición de cuentascon protocolos deejecución (rendición a laciudadanía de manerapresencial, rendiciónvirtual semestral)

A Diciembre de2015 se habrárealizadocumplido con elprotocolo paralos mecanismosde rendición decuentas

Actividadesrealizadas delprotocolo derendición de cuentasrealizadas / Actividesproyectyadas delprotocolo derendición de cuentasrealizadas

Observación:1. En el protocolo se incluyen como actividades las siguientes:1.1. Presentaciones de los panelistas (Subgerencia Administrativa, Financiera y Científica,

Oficinas asesoras: Atención al Usuario, Planeación y Jurídica, y el Grupo Funcional de Calidad.Aunque no se incluyó en el instructivo, la Gerencia incluyó en la presentación a la Oficina de GestiónPública y Autocontrol. Cumplimiento de la actividad evidenciado.1.2. Publicación de los informes de gestión presentados. Cumplimiento de la actividadevidenciado.1.3. Convocatoria a la rendición de cuentas con 30 días de anterioridad. Cumplimiento de laactividad evidenciado.1.4. Rendición de cuentas presencial una vez al año: Cumplimiento de la actividad evidenciada.1.5. En la Rendición de cuentas socializar el informe de logros relacionado con las acciones demejora instauradas en la rendición de cuentas inmediatamente anterior. Cumplimiento de laactividad no evidenciado.1.6. Al final de la presentación se da un espacio adicional de preguntas. Cumplimiento de laactividad evidenciado.

1.7.

Publicación semestral de información actualizada de rendición de cuentas. Se evidencióque esta actividad se cumplió parcialmente ya que la información se publicó anualizada.1.8. Encuestas de percepción del usuario bimensuales sobre la rendición de cuentas y/ogestión institucional: Cumplimiento de la actividad no evidenciado.2. Considerando que la meta del indicador es “ A Diciembre de 2015 se habrá realizado cumplidocon el protocolo para los mecanismos de rendición de cuentas”, la evidencia obtenida da comoresultado del indicador: 5,5 Actividades realizadas del protocolo de rendición de cuentas realizadas /8 Actividades proyectadas del protocolo de rendición de cuentas realizadas = 0.6875.



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3. En conclusión:3.1 Fortaleza: Se definir una proyección o cronograma de Rendición de Cuentas a realizar durante lavigencia 2015, de acuerdo con el numeral 3.2.5. del Manual Único de Rendición de Cuentas, delComité de Apoyo Técnico de la Política de Rendición de Cuentas.3.2 Debilidad: No se cumplió la meta de “A Diciembre de 2015 se habrá realizado cumplido con elprotocolo para los mecanismos de rendición de cuentas”, dado que el indicador dio como resultado68.75%.3.3 Oportunidad de mejora: Evaluar la posibilidad de complementar el protocolo de rendición decuentas del Hospital Simón Bolívar III Nivel ESE, para incluir lo concerniente a: a) los componentesde la rendición de cuentas incluido en el documento CONPES 3654 de 2010, Contenidos de larendición de cuentas a la ciudadanía; b) el Contenido de la rendición de cuentas a la ciudadanía

incluidos en la guía Audiencias Públicas en la Ruta de la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía delDepartamento Administrativo de la Función Pública; c) el Diseño de la estrategia de rendición decuentas del Manual Único de Rendición de Cuentas.

Realizar lasrendiciones de cuentasde acuerdo a loplaneado enprotocolos

A diciembre de2015 se habrárealizadorendición decuentas deacuerdo a

protocolo

total de rendición decuentas realizadas /total de rendición decuentas proyectadas*100

Observación:1. En el protocolo se incluye como actividad realizar la Rendición de cuentas presencial una vez alaño: Cumplimiento de la actividad evidenciada el 28 de Agosto de 2015.2. Considerando que la meta del indicador es “A diciembre de 2015 se habrá realizado rendición decuentas de acuerdo a protocolo”, la evidencia obtenida da como resultado del indicador: Una (1)rendición de cuentas realizadas / Una (1) rendición de cuentas proyectadas *100 = 100.3. En conclusión:3.1 Fortaleza: Se cumplió con la meta planteada respecto a la rendición de cuentas de la vigencia2014.

Se conoce que la rendición de cuentas de la vigencia 2015 será realizada dentro del primer trimestrede 2015.

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