Informe Final Servicio Agricola y Ganadero€¦ · Abastecimiento e Instructivo de Gesti6n de...

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPCJBLICA , Division de Auditoria Administrativa

Area de Salud, Agricultura y Medio Ambiente

Informe Final Servicio Agricola y Ganadero

Fecha : 8 de abril de 2011

N° Informe 253/2010

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ABOGADO SUBJEFE DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AREA SALUD, AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE

D.A.A. N°537/2011 REMITE COPIA DEL INFORME FINAL N° 253 DE 2010, SOBRE EXAMEN DE CUENTAS A LOS GASTOS EN BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO EFECTUADOS POR EL SERVICIO AGRICOLA Y GANADERO.

SANTIAGO, 0 8, ARA 2 0 1 1. 0 2 1 rd 2

Se remite a esa entidad, para su conocimiento y fines legales pertinentes, copia del Informe Final N° 253 de 2010, con el resultado del examen practicado por funcionarios de esta Division, en el Servicio Agricola y Ganadero. SAG.

Sobre el particular, corresponde que esa Autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes, en orden a subsanar las situaciones observadas, aspectos que se verificaran en una visita posterior que practique en esa Entidad este Organismo de Control, conforme a las politicas de seguimiento sobre la materia.

Saluda atentamente a Lid.,

AL SENOR DIRECTOR NACIONAL SERVICIO AGRICOLA Y GANADERO PRESENTE PBO

RTE

CONTRALORiA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


DAA N° 534/2011

REMITE COPIA DEL INFORME FINAL N° 253 DE 2010, SOBRE EXAMEN DE CUENTAS A LOS GASTOS EN BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO EFECTUADOS POR EL SERVICIO AGRiCOLA Y GANADERO (SAG).

SANTIAGO, fl a. ABA 2011.021526

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 253, de 2010, con el resultado del examen practicado por funcionarios de esta Contraloria, en el Servicio Agricola y Ganadero (SAG).

Saluda atentamente a Ud.,

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AL SENOR MINISTRO DE AGRICULTURA PRESENTE ebf

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CONTRALOR GENERAL


DEL

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPLJBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


DAA N° 536/2011

REMITE COPIA DEL INFORME FINAL N° 253 DE 2010, SOBRE EXAMEN DE CUENTAS A LOS GASTOS EN BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO EFECTUADOS POR EL SERVICIO AGRICOLA Y GANADERO (SAG).

SANTIAGO, 08,ABR2011.021529

Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 253, de 2010, con el resultado del examen practicado por funcionarios de esta Division, en el Servicio Agricola y Ganadero (SAG).


AL SENOR AUDITOR MINISTERIAL SERVICIO AGRICOLA Y GANADERO PRESENTE ebf.


ost be CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


CinIS

DAA N° 535/2011

REMITE COPIA DEL INFORME FINAL N° 253 DE 2010, SOBRE EXAMEN DE CUENTAS A LOS GASTOS EN BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO EFECTUADOS POR EL SERVICIO AGRICOLA Y GANADERO (SAG).

SANTIAGO, 0 8. ABR 2 0 11.1121528

Cumplo con envier a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 253, de 2010, con el resultado del examen practicado por funcionarios de esta Division, en el Servicio Agricola y Ganadero (SAG).


AL SENOR AUDITOR INTERNO SERVICIO AGRICOLA Y GANADERO PRESENTE Ebf.



PMET: 13146 INFORME FINAL N° 253 DE 2010, SOBRE EXAMEN DE CUENTAS A LOS GASTOS EN BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO EFECTUADOS POR EL SERVICIO AGRICOLA Y GANADERO, (SAG) .

SANTIAGO, — 8 ABR, 2011

En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalizacion, esta Contraloria General efectuo una auditoria a los gastos en bienes y servicios de consumo, ejecutados en el Nivel Central del Servicio Agricola y Ganadero, SAG, en el periodo comprendido entre el 1 de octubre de 2009 y el 30 de junio de 2010.

Objetivo

La auditoria tuvo por finalidad verificar que los gastos imputados al Subtitulo 22. Bienes y Servicios de Consumo. realizados por el Servicio Agricola y Ganadero. se hayan efectuado conforme a lo establecido en el decreto ley N° 1.263, de 1975, Ley Organica de Administracion Financiera del Estado, la resolucion N° 759, de 2003, que fija normas de procedimientos sobre rendicion de cuentas y la ley N° 19.886. sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacibn de Servicios. entre otras disposiciones.

Metodologia

El examen se realizo de acuerdo con la Metodologia de Auditoria de este Organismo Superior de Control e incluy6 el analisis de procesos y la identificaci6n de los riesgos de la Entidad, determinandose la realizacion de pruebas de auditoria en la medida que se estimaron necesarias, de acuerdo con dicha evaluacion.

A LA SENORA SUBJEFA DE LA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA PRESENTE RMV JMO



Universo

Sobre la materia. cabe serialar que los gastos del Subtitulo 22 en "Bienes y Servicios de Consumo", ascendieron a M$2.331.845, en el periodo comprendido entre el cuarto trimestre de 2009 y el primer semestre de 2010.

Muestra

La muestra examinada ascendio a M$ 1.503.682, lo que representa un 64 % del universo sefialado.

Antecedentes generales

El Servicio Agricola y Ganadero. es un organismo funcionalmente descentralizado, sometido a la supervigilancia del Presidente de la Repiiblica a traves del Ministerio de Agriculture, tiene personalidad juridica y patrimonio propio, posee plena capacidad para adquirir bienes. cuenta con facultades para ejercer derechos y contraer obligaciones, cuyas normas y objetivos se establecen en la ley N° 18.755, modificada por la ley N° 19.283.

Respecto a su organizacion y administracion. esta se encuentra radicada en su Director Nacional, quien tiene la representacion judicial y extrajudicial. Ademes, puede dictar las normas necesarias pare crear las dependencies que considere indispensables y determinar sus funciones y atribuciones. pudiendo, al efecto, suprimir. fusionar o cambiar las denominaciones de las mismas, todo ello, en conformidad a las normas establecidas en la ley N° 18.575, sobre Bases Generales de la Administracion del Estado.

Por otra parte, el SAG tiene como mision proteger y mejorar la condicion de los recursos productivos pecuarios, agricolas y forestales en sus dimensiones sanitaria, ambiental, genetica y geografica promoviendo la conservacion de los recursos naturales renovables y el desarrollo de la calidad agroalimentaria para fortalecer la competitividad, sustentabilidad y equidad del sector silvoagropecuario.

Cabe hacer presente, que el SAG para su operatoria cuenta can sus propios reglamentos, establece los programas de accion, define su estructura organizacional interne, como tambien, las normas de funcionamiento: fija tarifas y las cobra. establece multas y efect0a decomisos establecidos por las leyes.

En cuanto a la cobertura nacional, el Servicio este presente en todo el territorio nacional y cuenta con 15 oficinas regionales, 63 oficinas sectoriales, 94 controles fronterizos fito y zoo sanitarios y 11 laboratorios de diagnostic°.

Por otra parte, es preciso indicar que en la ejecucion de la presente auditoria no hubo inconvenientes de ningim tipo durante el desarrollo de la revision. y las comunicaciones mantenidas can el Servicio fueron realizadas de manera expedita. Sobre la documentacion requerida. Osta fue entregada en forma oportuna y complete por parte del Nivel Central del Servicio Agricola y Ganadero.



Las situaciones determinadas en el examen fueron expuestas en el preinforme de observaciones N' 253, de 2010, de esta Contraloria General y, remitido al Servicio Agricola y Ganadero mediante oficio ORD. N' 6680, de 2011, para que formulara los alcances y precisiones que a su juicio procedieran. lo que se concreto mediante el oficio ORD. N' 2168, de 2011 del SAG, antecedente que fue considerado para la emision del presente informe.

En relacion con el resultado del examen, se senalan las siguientes observaciones en las materias que se exponen a continuacion:

I. EVALUACION DE CONTROL INTERNO

1. Manual de Adquisiciones.

Se constato que el SAG, para efectos de su proceso de compras, cuenta con los documentos denominados Gestion de Abastecimiento e Instructivo de Gesti6n de Compras que fueron aprobados mediante el oficio circular N° 298, del 26 de mayo del 2010, del Director Nacional, los cuales entraron en vigencia a contar del 27 de mayo del 2010, sin embargo, no consta su aprobaci6n formal mediante una resolucion exenta, tal como lo dispone el articulo 3' de la ley N° 19.880. que establece las Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Organos de la Administracion del Estado. Analoga situaci6n ya habia sido observada en el Informe Final N° 77 de 2009, de este Organismo de Control, y que dice relacion con la aprobacion del Manual de Procedimientos de Adquisiciones de esa fecha, mediante el oficio circular N° 699, de 5 de diciembre de 2007.

Ademas, se advirtio que el Manual de Procedimientos del SAG. publicado en el portal Chilecompra, tal como lo establece el articulo 4° del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el reglamento de la ley N° 19.886, data del ano 2007, comprobandose que este no ha sido actualizado.

Asimismo. se constato la falta de un Manual de Procedimientos de Bienes actualizado, donde aparezcan descritas as diversas actividades vinculadas con la administracion de los inventarios de especies muebles que tiene el Nivel Central del SAG.

El Director Nacional indico en lo relativo a la deficiencia expuesta en el primer parrafo, que esta a la espera de un pronunciamiento de la Contraloria General de la Republica, debido a que fue efectuada la respectiva consulta mediante el oficio ORD. N° 253, del 10 de enero de 2011. En cuanto al segundo punto, serial° que los instructivos aludidos en el informe han sido actualizados en el portal de Chilecompra, a contar del 24 de diciembre de 2010 y respecto del Manual de Procedimientos, este entraria en vigencia a partir del 21 de marzo del presente ano.

En cuanto a la consulta efectuada por el Director del Servicio Agricola y Ganadero y teniendo en consideracion los nuevos antecedentes aportados por el Servicio, es dable concluir que, atendido que el Manual de Procedimientos de Adquisiciones dice relacion con el funcionamiento interno del Servicio, respecto a la utilizacion del sistema de Compras Publicas. dicho Manual puede aprobarse a traves de un oficio circular, por lo que se da por superada esta situacion.



En lo relativo a Ia actualizacion de los instructivos y Ia vigencia del Manual de Procedimientos, se aceptan las medidas adoptadas, sin perjuicio que ellas seran verificadas en una futura visita de seguimiento.

2. Orden de Compra.

Sobre el particular, se verifica que algunas ordenes de compra, adjuntas a los comprobantes de egreso, se encuentran incompletas. En efecto, las Ordenes correspondientes a las adquisiciones N OS 612-1592-SE10, 612-1417-SE10 y 12-2794-SE10, carecen de la firma del funcionario que las aprueba, ademas no se registran datos referidos a Ia "Fecha de Entrega Productos" y el "Metodo de Despacho", y en la columna de producto se senala un concepto que no corresponde a la adquisicion, como es "Trampas Pegajosas para Entomologia", en circunstancias, que debiera indicar "Emisores de Confusion Sexual para temporada 2010-2011", informaci6n que resulta esencial para las labores de recepcion de los bienes.

En otros casos, en la parte observaciones, relacionada con la orden de compra N° 612-3195-SE09, se comprob6 que erroneamente se cite) la resolucion exenta N° 5454, del 17 de septiembre de 2009, de la Direccion Nacional del SAG, no obstante que esta fue derogada mediante la resolucion N° 7306, del 24 de noviembre de 2010, debiendo indicarse la resolucion N° 649, de 22 de septiembre de 2009, que aprobe) el convenio de Ia licitacion ID 612-241- LP09.

Al respecto, la Autoridad Superior del SAG manifest6 en su oficio de respuesta que se reforzaran los controles e instrucciones sobre la materia en el Subdepartamento de Bienes y Servicios, tomando en consideracion los instructivos vigentes.

Esta Contraloria General acepta lo expuesto por el SAG sobre este punto, sin embargo, se hace presente que el Servicio debera adoptar medidas concretas, a objeto de evitar, en lo sucesivo, la ocurrencia de las deficiencias observadas, cuya efectividad sera corroborada en una futura visita de seguimiento.

3. Pagos a proveedores.

En relacion a este topic°, se observe) que en algunas oportunidades el "Documento de Tesoreria", que materializa el pago a los proveedores, no tiene incorporado el timbre de pagado de caja, a via de ejemplo, se menciona Ia ID 250750, situacion similar ocurre en ciertas ocasiones con las facturas que respaldan los pagos efectuados por el Servicio a una fecha determinada, como por ejemplo las N OS 41820 y 41822, del proveedor BASF CHILE S.A. Esta falencia de control impide verificar de manera directa, que tales documentos esten pagados.

La Direccion Nacional reconoce la situacion observada, sin embargo indica que actualmente Ia Unidad de Tesoreria del Nivel Central fue instruida para colocar el timbre de pagado en el comprobante contable de egreso, come tambien en el voucher de Tesoreria y en Ia factura respectiva.

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Sobre este punto, este Organismo Contralor acoge la medida adoptada, la cual sera verificada en una proxima auditoria de seguimiento.

4. Carpetas manuales.

Se comprob6 que el SAG no cuenta con un instructivo que defina los documentos que deben contener las carpetas de cada una de las licitaciones, como tampoco los criterios de ordenamiento de los antecedentes, con el objeto de dar uniformidad a las licitaciones que se encuentran archivadas en la Oficina de Partes del Servicio. Por otra parte, no existe en la Unidad de Compras, del Subdepartamento de Servicios Generales del Nivel Central del SAG, un registro formal que permits identificar la totalidad de las carpetas de licitaciones de compra que mantiene el Servicio Agricola y Ganadero a una fecha determinada.

Sobre este acapite, el Director Nacional informo que no esta definida una metodologia de archivo para la documentacion relacionada con las compras publicas, sin embargo, manifiesta que se procedera a elaborar un instructivo en el transcurso del primer semestre del ano 2011.

En merit° de lo expuesto, esta Contraloria General acepta la medida adoptada, en el sentido que seran considerados dentro del instructivo pertinente los alcances descritos en la observacion aludida, implementandose en Ia fecha indicada por el Servicio, sin embargo, no hay un pronunciamiento explicito respecto al registro, como procedimiento de control de las carpetas de licitaciones, por lo que se mantiene la observacion en lo relativo a la sefialada deficiencia.

5. Inventarios.

5.1. Fund& de inventarios.

En la actualidad las actividades relacionadas con el control de bienes fisicos del Nivel Central de la Entidad son desarrolladas por 2 funcionarios, uno de ellos realiza funciones como encargado de inventario del SAG, sin que dicha funci6n se encuentre formalizada mediante algun acto administrativo, y el otro esta contratado a honorarios para efectos de realizar un inventario general de especies muebles. La falta de personal para tales labores, se agrava dada la cantidad de especies que posee el Servicio, lo cual impide Ilevar un registro actualizado de bienes.

En lo relativo a esta materia, el Director Nacional expresa que sera formalizada la funciOn de Encargado de lnventario mediante Ia respectiva resolucion. Ademas, agrego que para subsanar la falta de personal se analizara la reasignacion de la dotaciOn, contratacion por subtitulo 21, externalizacion de servicios profesionales, con cargo al subtitulo 22 y, provision de servicios de terceros, con cargo a Ia partida de Bienes y Servicios.

Este Organismo Contralor acoge las acciones propuestas por el Servicio, en Ia medida que se formalice la funcion del encargado de inventario cuyo cumplimiento sera comprobado en una futura visita de seguimiento.

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5.2. Sistemas de informacion.

Sobre el particular, se observe la carencia de una interfase computacional que enlace apropiadamente el Sistema de Inventarios del Activo Fijo, SIAF, y el Sistema de Informacion para la Gestion Financiera del Estado, SIGFE, situacion que no permite relacionar de manera directa la informaci6n registrada en ambos sistemas.

Al respecto, la Direccidn Nacional inform6 que espera que la nueva version SIGFE 2 a implementarse en el presente ano incorpore el control contable y administrativo del Activo Fijo. Asimismo, serial& que el Subdepartamento de Finanzas ha programado acciones correctivas, en el sentido de limitar los plazos de envio del FUB (Formulario Unico de Bienes) al Nivel Central y asimismo controlar al cierre de cada mes los traspasos de bienes.

Por Ultimo , senal6 que sera solicitada una reunion con los encargados del proyecto SIGFE para requerir la factibilidad de integracidn de ambas plataformas y bases de datos

Conforme a lo anterior, este Organismo Contralor mantiene la observacion formulada, por cuanto no hubo una respuesta concluyente sobre la materia observada.

5.3. Inventarios selectivos.

Se verified que la Oficina de Inventarios del SAG, no ha realizado recuentos selectivos de especies en forma periodica en las diversas unidades del Servicio, con el objeto de verificar la existencia fisica de los bienes de acuerdo con lo indicado en las hojas murales.

Sobre el particular, el Director Nacional indicd que en el transcurso del ano 2011, se realizara el levantamiento del inventario de especies para el Nivel Nacional, considerando la consistencia entre la existencia fisica de los bienes y las respectivas hojas murales.

Respecto de lo senalado, se aceptan las acciones propuestas. Sin embargo, se reitera la necesidad de practicar inventarios selectivos de las especies, lo cual sera comprobado en una pr6xima visita de seguimiento que efectue este Organismo de Control.

5.4. Traslados de bienes.

El Servicio realiza el traslado de bienes mediante el documento "Movimiento Interno de Bienes", sin embargo, se advirtid que, por regla general, las Unidades Operativas no informan oportunamente a la Unidad de Inventarios respecto de los traslados de algunos bienes, constatandose que tales ocumentos son confeccionados en forma extemporanea, lo que trae consigo que los egistros de inventario, al igual que las planchetas murales, no se encuentren

actualizadas al momento de realizar la toma de inventarios.

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En lo atingente a esta materia, la Autoridad Nacional del SAG manifest6 que en el curso del ano 2011, se trabajara en un proyecto que permits la actualizacion en linea en las diversas unidades operativas, con lo cual sera posible tener actualizado e inventariado los bienes en tiempo real.

Esta Contraloria General acepta Ia medida adoptada, en el entendido que el Servicio implementara las acciones necesarias con el objeto de solucionar, a Ia brevedad, la deficiencia detectada, lo cual sera verificado en una proxima visita de seguimiento.

5.5. Hoja mural de inventarios.

En relacion a las hojas murales extraidas del sistema, se comprob6 que carecen de algunos antecedentes que debieran contener, tales como, la identificacion del documento, firma del encargado de inventarios del SAG, estado de conservacion, numero correlativo. A su vez, cabe hacer presente, que el encargado de inventarios no posee un archivo de duplicados de hojas murales anteriores a las vigentes, con el objeto de efectuar un analisis de aquellos bienes que se mantenian en cada una de las dependencias del Servicio antes del inventario realizado el ano 2010. Lo anterior, no es concordante con lo indicado en el articulo 16, del decreto supremo N° 577, de 1978, del ex Ministerio de Tierras y Colonizacion.

En lo relativo a este acapite, el Director Nacional senala que el nuevo sistema de inventarios de bienes contempla Ia generacion de una nueva hoja mural para cada movimiento, relacionada con traslados, altas o bajas de especies.

Por lo expuesto, esta Contraloria General mantiene la observacion formulada, dado que el Director no se pronuncia en relacion al cumplimiento de Ia normativa indicada anteriormente, solo se limita a informar sobre la aplicacion de un nuevo sistema de inventario, lo cual no permite subsanar la observacion planteada.

5.6. Inventario general.

Sobre esta materia, se constato que el ultimo recuento general de especies fue efectuado en el Nivel Central aproximadamente el ano 2003. Cabe precisar, que en el transcurso del ano 2010, se realizo un inventario total de bienes ubicados en las diversas unidades, de dicho Nivel, el cual, a la fecha de Ia visita se encontraba at:In en proceso.

La Direcci6n Nacional inform6 que en el transcurso del ano 2011, quedara finalizada la actualizacion del inventario nacional del Servicio Agricola y Ganadero.

Este Organismo Contralor acoge lo senalado por el Director, en el entendido que habra un cumplimiento cabal del plazo aludido, lo que sera verificado en una futura visita de seguimiento.

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II. EXAMEN DE CUENTAS

1. Adquisicion de Bienes y Servicios.

1.1. Convenio de adquisicion.

En lo que respecta al contrato de compras de feromonas suscrito con el proveedor BASF CHILE S.A., el 16 de septiembre de 2009, autorizado por la resolucion N° 649, de ese mismo aria, del Director Nacional del SAG, se constat6 que la recepcion del producto fue realizada el 21 de septiembre de 2009 y los respectivos pagos fueron efectuados el 27 de octubre de ese mismo ano, por lo tanto, en la practica, la transaccion mencionada estuvo materializada sin que se hubiese realizado con anterioridad el control de legalidad ante esta Entidad. A mayor abundamiento, la propia resolucion N° 649, de 2009, senalaba en su considerando N° 3 "...no obstante que su pago solo podra efectuarse una vez totalmente tramitada la presente resolucion que aprueba el contrato.".

Sobre el particular, la Direcci6n Nacional manifest6 que el Servicio procedio at pago respectivo teniendo a la vista la resolucion exenta N° 5454, de 17 de septiembre del 2009, y los demas requisitos estipulados en el contrato. Asimismo, agrego que una vez que fue analizado tal documento por este Organismo de Control, se concluy6 que no estaba en concordancia con la normativa vigente sobre la materia, en el sentido que dicho contrato de compras debia someterse a toma de razor), por eso, con el fin de regularizar tal situaci6n, fue dictada con posterioridad la resolucion N° 649, de 2009. Ademas, indico que han sido dadas las instrucciones pertinentes para que no vuelvan a suceder en el futuro hechos como los indicados.

Las razones expuestas por el Servicio, no justifican el hecho de haber pagado al proveedor sin haber realizado previamente el respectivo tramite de toma de raz6n, mas aun si la misma resolucion N° 649 de 2009, establecia entre sus considerandos que el pago at proveedor solo era procedente si previamente se habia efectuado el mencionado tramite de control de legalidad. Situacion que por esta unica vez se da por salvada, no obstante el Servicio debera adoptar medidas concretas a objeto de evitar, en lo sucesivo, la ocurrencia de la deficiencia observada.

1.2. Compromiso presupuestario.

Sobre la materia, se verifico que en la licitacion ID 612-241-LP09, correspondiente a la compra de emisores de feromona, el compromiso presupuestario fue registrado en el SIGFE el 2 de septiembre de 2009, por la suma de MS1.503.407, sin embargo, la orden de compra N° 612-3195-SE09, fue confeccionada el 21 de septiembre de 2010, por la suma de MS1.973.157, por lo tanto, en el momento de la contabilizacion no estaba como respaldo de la transaccion la mencionada orden de compra, sino que la solicitud de compras del 6 de abril del 2009, de la Division de Proteccion Agricola y Forestal. Ademas, cabe agregar, que los montos no son consistentes produciendose una diferencia ascendente a M$469.750, la cual no qued6 registrada como compromiso presupuestario en el transcurso del ejercicio del 2009.



Sobre la materia, el Director Nacional informa que el tramite de pago de la factura por emisores de feromona a BASF CHILE S.A., fue efectuado segun cheque N° 23934, a traves del voucher contable de pago N° 87568, de 27 de octubre de 2009, por un monto comprometido de M$ 1.503.407, y luego se tramit6 la orden de compra 612-3195-SE09 por M$ 1.973.157, situacion que se debio a un error, lo cual fue posteriormente rectificado en el portal Mercado Public°, quedando de esta manera subsanada la diferencia senalada.

Por lo expuesto. esta Contraloria General acoge las acciones efectuadas, lo que sera comprobado en una futura auditoria de seguimiento.

1.3. Subdepartamento de Plaguicida y Fertilizantes.

En relacion a este punto, se constato que dicho Subdepartamento, desde los inicios del programa de control de la polilla del racimo de la vid, conocida como Lobesia Botrana en Chile, no ha tenido una activa participacion en la compra de feromonas, como tampoco ha formado parte de la comision evaluadora de las licitaciones, a pesar que la feromona fue definida como plaguicida en la resolucion exenta N° 3670. de 23 de diciembre de 1999. de la Direccion General del SAG. No obstante lo anterior, es preciso senalar que ese Subdepartamento. en el marco del programa de control oficial de la Lobesia Botrana, autoriz6 a BASF CHILE S.A., la importacion, distribuci6n y use de la feromona de confusi6n sexual. segun consta en la resolucion exenta N° 5160, de 22 de septiembre de 2008, de la Division de Proteccion Agricola y Forestal del Servicio.

En lo atingente a este punto, la Autoridad Superior del SAG manifesto que "...el Subdepartamento de Plaguicidas y Fertilizantes no participa activamente en esta licitacion, ya que se evalt:ian antecedentes que son de principal importancia para el Programa de Control Oficial Lobesia Botrana. Sin embargo. se evaluara por parte de la referida Division, incorporar al Subdepartamento de Plaguicidas y Fertilizantes en nuevas licitaciones

Sobre el particular, esta Contraloria General mantiene la observacion formulada, por cuanto el Servicio no senala de que manera concreta participara el mencionado Subdepartamento en los procesos de licitacion que tengan relacion con este tipo de programas.

1.4. Plazos de entrega.

En el caso de la licitacion ID 612-241-LP09, para la adquisicion de los emisores de feromonas sexuales para el programa de la Lobesia Botrana. se advirtio que en las Bases, tanto Administrativas como Tecnicas. y en el respectivo contrato, no aparece indicada de manera explicita la fecha de entrega del producto. de tal modo que. en la practica. dicho plazo quedb establecido en las ofertas tecnicas que presentaron los proveedores que participaron en esa compra.

Asimismo, conviene agregar que el proveedor BASF CHILE S.A., que se adjudic6 la adquisicion aludida, en su oferta indica que el plazo de entrega del producto requerido sera de 0,1 semanas. Dicha situacion no es concordante con lo senalado en el punto N° 3.10, de las Bases Administrativas, aprobadas por la resolucion N° 417, de 9 de junio de 2009, del SAG, tomada razon el 13 de agosto de 2009. por esta Contraloria General, donde se indica que los plazos establecidos seran de dias habiles.

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Ademas, cabe sefialar que en el articulo 22, punto N' 5, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda. que aprueba el reglamento de la ley N° 19.886, se establece, entre otros aspectos, que el contenido minimo de las Bases comprende el plaza de entrega del bien y/o servicio adjudicado, por lo tanto, no procede que sea el proveedor quien fije los mencionados plazos.

Sobre este topic°, el Servicio manifesto que no ha tenido problemas al considerar los plazos de entrega de los productos o servicios contratados dados por el proveedor, debido a que, entre otros, es un factor de competencia que favorece al Servicio, sin embargo se procedera a revisar la manera de definir a priori el plaza maxima en que deban entregarse los productos o servicios contratados.

Al respecto, este Organismo de Control acoge la explicacion proporcionada, pero hace presente que el Servicio debera en el futuro determinar los plazos en las licitaciones, cuyo cumplimiento sera corroborado en futuras auditorias.

1.5. Recepcion de productos.

En lo concerniente a la compra de emisores de feromonas, se constatb que fueron ingresados en dos recintos diferentes, segun consta en el "Certificado de Recepcion Conforme", N° 4497, del 21 de septiembre de 2009, recibiendose 1.454 cajas en la calle Sophoras N° 120, comuna Estacion Central y 1.736 cajas en la bodega de la empresa BASF CHILE S.A., ubicada en Carrascal N° 3851, comuna de Quinta Normal, lo que da un total de 3.190 cajas, sin embargo, las ubicaciones de los recintos mencionados no son coincidentes con la direccion que aparece en el primer parrafo del punto N° 1, recepci6n del producto, de las bases tecnicas, que indica que tales elementos seran recibidos por el SAG de la Region Metropolitana, el cual tiene su domicilio en Av. Portales N° 3396, Estacion Central, Santiago.

Sobre el particular, el Director Nacional informo que seran reforzados los controles en el sentido que la documentacion del Subdepartamento, este en concordancia can los instructivos vigentes.

Se acogen las acciones propuestas, no obstante, en lo sucesivo, el Servicio debera recepcionar los productos en as direcciones que establecen las respectivas bases tecnicas.

2. Administraci6n de bienes muebles.

2.1. Almacenamiento de especies sin uso.

Para la custodia de los bienes que no estan en uso, el Nivel Central del SAG cuenta can una bodega y un galpon que estan ubicados en la calle Sophoras N° 120, comuna de Estacion Central. En visita realizada

tales recintos, se comproba la carencia de un catastro de las especies alli lmacenadas, lo cual no permite conocer en forma rapida y expedita la identificacion

de tales bienes.

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Por su parte, la bodega aludida no reCine las condiciones minimas de ordenamiento, limpieza y seguridad, estando apiladas especies tales como estantes, estaciones de trabajo, monitores de computador, maquinas de escribir, Plotter, constatandose, ademas, la falta de un extintor en dicho lugar.

A su vez, se observ6 que el galloon tiene solamente techo, careciendo de cierres perimetrales, por lo tanto, puede ingresar libremente cualquier persona, encontrandose en tal lugar, entre otras especies, algunos equipos de RX que fueron dados de baja a fines del aho 2009. Ademas, presenta las mismas falencias descritas en el recinto citado en el parrafo anterior y, por ultimo , cabe indicar que el responsable de dichos lugares es el Encargado de Inventarios del Nivel Central.

Al respecto, la Direcci6n Nacional del SAG manifesto que el Jefe del Subdepartamento de Bienes y Servicios instruira a su equipo de trabajo para que a la brevedad tomen los resguardos del caso, y que ademas los bienes almacenados en las aludidos bodegas de la calle Sophoras N° 120, sean ordenados y registrados.

En virtud de lo expuesto, es pertinente concluir que las acciones propuestas son acogidas, en la medida que se de cumplimiento a lo indicado por el Jefe del Subdepartamento de Bienes y Servicios, cuya verificacion sera efectuada en una futura auditoria de seguimiento.

2.2. Coordinacion administrativa.

En lo atingente a este punto, se observo que la Division Juridica no comunica de manera formal a los Subdepartamentos, tanto de Bienes y Servicios como de Finanzas, la iniciacion y termino de las investigaciones sumarias incoadas con motivo de perdidas de especies, asi se tiene, por ejemplo, que en la resolucian exenta N° 2361, de 23 de abril de 2010, que aprueba conclusiones en investigacion sumaria, no aparecen entre as Unidades a las que se distribuira tal documento, los Subdepartamentos aludidos, e incluso, en el punto tres senala lo siguiente: "Regularicese el inventario correspondiente con la baja de la especie sustraida". Dicha falta de comunicacian impide efectuar oportunamente las regularizaciones en los registros, tanto administrativos como contables, con el objeto de mantenerlos actualizados. Asimismo, se advirti6 que varias especies perdidas no quedan registradas en el Sistema de Informacion para la Gestion Financiera del Estado, SIGFE, en la cuenta 311.05 "Detrimento Patrimonial de Bienes", debido a que no fueron informadas por las instancias administrativas respectivas.

Sobre lo indicado anteriormente, la Autoridad Nacional del SAG inform& que la Division Juridica incorporara en la distribucion de las resoluciones que aprueban las conclusiones de las investigaciones sumarias senaladas precedentemente, a los Subdepartamentos de Bienes y Servicios, y de Finanzas.

En la respuesta, se advierte que si bien el Director Nacional adopta medidas en cuanto a la comunicaci6n sobre perdidas de especies, nada informa sobre su registro en el SIGFE, por lo tanto esta Contraloria General acepta parcialmente la respuesta entregada por ese Servicio.

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2.3. Inspeccion fisica de los bienes.

En relacion con este punto, se consider6 una muestra selectiva de bienes ubicados en el Complejo de Lo Aguirre, en la Division de Semillas y en el Subdepartamento de Sistema de Informacion Geografica, SIG, considerandose para ello las planchetas murales ubicadas en cada una de las dependencias, verificandose lo siguiente:

a) En los Subdepartamentos Laboratorio de Semillas y Laboratorio y Estaci6n Cuarentenaria Agricola, dependientes del Departamento Laboratorios y Estaciones Cuarentenarias ubicados en el Complejo de Lo Aguirre, se constato que las planchetas murales no se encuentran actualizadas, conteniendo informacion que data de los anos 2000 y 1999, respectivamente, lo que determine que en la validacion practicada en terreno no se encontraban todos los bienes que en esos documentos se consignaban y otros que si estaban, no aparecen en las respectivas fichas murales. Ademas, se observe que en el caso del primer Subdepartamento Laboratorio de Semillas aludido, algunas de sus dependencias carecen de hojas murales como per ejemplo los Laboratorios de Germinacion y Pureza, la Sala de Contramuestras.

Por otra parte, se advirtio que en la Estacion Cuarentenaria Agricola algunas especies no tenian incorporada la placa del nOmero de inventario, tales como un desmineralizador de agua y las balanzas de precisi6n, situacion que impide identificar en forma rapida y expedita los bienes dentro de un inventario selectivo de especies. Asimismo, se constato que la especie entregada por la Asociaci6n Nacional de Productores de Semilla, ANPROS, Ilamada Calador, no estaba en el Laboratorio de Semillas en el momento de la visita sin que exista documento de respaldo del traspaso a otra dependencia fuera de las instalaciones de Lo Aguirre.

b) En la Division de Semillas, se constato la existencia de algunas especies que no tenian incorporada la placa del nOmero de inventario, como es el caso de unas sillas metalicas tapizadas, ademas se verifico que las respectivas hojas murales no siempre se encontraban a la vista dentro de las oficinas.

Asimismo, se comprob6 la existencia de varios bienes proporcionados por la Asociacion Nacional de Productores de Semilla, ANPROS, en calidad de comodato, debido a que mantiene convenio con el SAG, sin que aparezcan adjuntos en un listado tales bienes en las respectivas hojas murales. Ademas, es precise serialar que varias especies recibidas no cuentan con el correspondiente contrato de comodato, a pesar que algunas fueron entregadas bajo esa modalidad en el ario 2006.

c) En el caso de las dependencias del Subdepartamento Sistema de Informacion Geografica, SIG, ubicadas en el Paseo Bulnes N° 197, se determine que varias especies no tienen incorporada la placa del numero de inventario, situacion que dificulta las labores relacionadas con recuentos selectivos.

Ademas, se constato que mediante convenio de comodato con Aguas Andinas S.A. aprobado por la resolucion exenta N° 1584 del 2002, del Director Nacional del Servicio, fueron recibidos tres computadores y una impresora por tiempo indefinido, verificandose en el momenta de la visita que solo un

' equipo esta siendo usado, en cambio los restantes se encuentran sin utilizar por la unidad aludida.

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Por otro lado, se advirtio que la Oficina de Estudios y Politicas Agrarias, ODEPA, segun consta en la clausula segunda del convenio suscrito can el SAG, entrega en calidad de comodato gratuito por un plazo de cinco ahos una Estacion de Trabajo Sun Modelo Sparc Ultra 1/17 OE Creador Color-20, que consta de, entre otros, CPU, Monitor, Procesador Grafico, Teclado y Mouse. Al respecto, se constato que dicho equipo no esta siendo utilizado hace aproximadamente dos ailos, encontrandose actualmente en la oficina del Jefe de Sistema de Informacion Geografico, SIG, en espera de instrucciones sobre su futuro destino.

d) En relacian al contrato de comodato suscrito con la Asociacion Nacional de Productores de Semillas, ANPROS, aprobado por la resolucion exenta N° 5435, de 11 de octubre de 2005, del Director Nacional del SAG, mediante la cual esta Entidad cede el use gratuito de un computador por un lapso de 15 ahos a partir de octubre de 2005, al Subdepartamento de Defensa Agricola de la Division de Proteccion Agricola del Servicio, en la inspecci6n se constat6 que el monitor del equipo no esta siendo utilizado dentro del Subdepartamento aludido, encontrandose almacenado, sin utilizar en otra oficina.

Sobre lo expuesto, el Director Nacional del Servicio expres6 que todos los casos observados en el punto 2.3, seran abordados can ocasion del control de activo a Nivel Nacional programado para el ario 2011 y siguiente, por parte del Subdepartamento de Bienes y Servicios.

En atencion a que solo se indica de manera general que las observaciones contenidas en el punto 2.3, seran solucionadas una vez que se efectue el correspondiente control de inventario a Nivel Nacional, este Organismo de Control mantiene la observacion formulada hasta corroborar su cumplimiento, lo cual sera verificado en una proxima auditoria de seguimiento.

2.4. Bienes en comodato.

Se comprob6 que la Oficina de Inventarios no Ileva un listado completo y actualizado de especies en comodato, tanto recibidas como entregadas, tal situaci6n trae inconvenientes en la obtenci6n de informaci6n en forma expedita y exacta relativa a la cantidad y tipo de especies, identificaci6n de los propietarios, duracion del comodato, tiempo del prestamo y ubicaci6n fisica del bien, antecedentes necesarios para las labores de control y resguardo que debe ejercer, principalmente, dicha Oficina. Ademas, los bienes recibidos no tienen incorporada una identificaci6n que permita reconocerlos con facilidad en el momento de la realizacion de los inventarios selectivos.

Sobre el particular, la Direccion Nacional sehal6 que en el transcurso del alio 2011, se implementara un proceso que permita mantener actualizado el registro de comodatos del SAG.

En atencion a lo expresado, este Organismo de Control mantiene la observacion formulada, por cuanto si bien se ha indicado una medida a implementar, esta aun no se encuentra en proceso, situacion que sera verificada en una futura auditoria de seguimiento. Cabe agregar, que el Servicio debera adernas adoptar acciones que promuevan la identificaci6n de los bienes recibidos y entregados en comodato.

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C NTRALORiA GENERAL DE LA REPUBLICA DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


2.5. Baja de especies.

En cuanto a esta materia, se advirtio que los Formularios Unico de Bienes de Bajas y/o Traslados no aparecen firmados por los funcionarios pertinentes.

En la subcuenta contable 131.08 "Bienes Excluidos para Enajenacion , aparecen registradas algunas operaciones de antigua data, como por ejemplo una partida del aria 1993, que corresponde a armas de fuego como carabinas y revolver que fueron incluidas erraneamente en esta cuenta, no obstante dichas armas fueron entregadas en su oportunidad a una dependencia militar, sin que tal situaci6n haya sido regularizada en su momento.

Al respecto, la Direccian Nacional del SAG manifesto que reiterara las instrucciones sobre la firma de los documentos aludidos. Asimismo, agreg6 que en la cuenta contable "Bienes Excluidos para EnajenaciOn', fueron efectuadas las regularizaciones al 31 de diciembre de 2010, segilin consta en el folio contable N° 114918.

Esta Contraloria General acoge las medidas adoptadas por el Servicio para superar la observacian formulada, no obstante se hace presente que su cumplimiento sera verificado en una futura auditoria de seguimiento.

3. Cuentas corrientes bancarias.

3.1 Conciliaciones bancarias.

Para la administraci6n de sus recursos, el nivel central del Servicio Agricola y Ganadero, posee seis cuentas corrientes bancarias en moneda nacional y una en dolares americanos en el BancoEstado Oficina Principal, segun consta en los registros del Sistema de Informacion para la GestiOn Financiera del Estado. Durante el examen, se comprobo que en la primera quincena de noviembre del 2010, las conciliaciones bancarias relacionadas con las cuentas corrientes N OS 901027-1 y 902078-1, de Operaciones y Remuneraciones, respectivamente, se habian efectuado solo hasta el 31 de agosto de ese ano , las restantes tenian su correspondiente conciliacion al 31 de octubre.

En relacian a este acapite, el Director Nacional serial6 que las conciliaciones bancarias de las cuentas de Operaciones y Remuneraciones se encontraban al dia hasta septiembre del 2010; en un proceso "macro" dentro del sistema computacional, lo que quiere decir que solo faltaba su depuracion y no la respectiva cuadratura. Asimismo, agreg6 que el movimiento mensual de las cuentas corrientes aludidas es considerable, por eso se esta consciente que deben mejorarse los tiempos de proceso.

Sobre este punto, este Organismo de Control acoge la respuesta entregada por el Servicio, sin embargo, reitera que al 15 de noviembre de la citada anualidad, no estaban totalmente al dia las conciliaciones bancarias aludidas en los archivos respectivos, como advirti6 durante la visita.

Ahora bien, para efectos de la auditoria se consider6 examinar las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente de operaciones correspondiente a los meses de mayo y junio del 2010, debido a que los pagos a terceros del Nivel Central son efectuados con cargo a esa partida, desprendiendose de dicho analisis as siguientes situaciones:

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- Se advirtio que en las conciliaciones preparadas por la Unidad de Finanzas no aparece de manera explicita la fecha en que fueron preparadas, ademas en el formato se indica la denominacion "Saldo S/ Libro Mayor'', sin embargo, en la practica la informacion del saldo de la cuenta corriente para efectos de conciliar, esta bajo el concepto de "Cartera Contable", en el SIGFE, por lo tanto, el termino utilizado no es muy preciso para efectos de conciliar los respectivos saldos.

En relacion a esta materia, la Direccion del SAG indica que la Unidad de Finanzas adoptara las medidas administrativas conducentes a realizar la actualizacion del formato en lo relativo a sus nombres, y ademas quedara consignada la fecha de elaboracion de as conciliaciones bancarias, con lo cual se da por subsanada en este punto la observacion formulada.

- En lo concerniente al listado "Ingresos no Registrados por el Banco", adjunto a las conciliaciones, se observo que aparece una operaci6n del 31 de diciembre del 2009, por M$ 51, cuyo concepto indica importaciones del Nivel Central, sin embargo, a la fecha del examen el Servicio no ha efectuado la respectiva regularizacion contable.

Al respecto, el Director Nacional sefial6 que la transaccion aludida corresponde a la duplicidad de un cargo bancario por importacion, por lo que se procedio a efectuar el ajuste pertinente en los registros del Servicio y ademas fue solicitada al BancoEstado su regularizacion, situacion que a la fecha no ha sido materializada, siendo reiterada el 31 de diciembre de 2010, a esa Institucion Bancaria. No obstante, el Servicio no adjunto el correspondiente registro de ajuste contable, por lo tank), la observacion se mantiene hasta verificar su cumplimiento en una futura auditoria de seguimiento.

- En relacion con la n6mina adjunta a las conciliaciones, denominada "Cargos no Registrados en la Empresa", se advirtio que la mayoria de los conceptos de las operaciones son muy genericos, por lo tanto, es dificil determinar su origen, asi se tiene que en algunos casos aparece solo la denominaci6n "Cargo". Sobre el particular, cabe agregar que en el period° comprendido entre los arios 2005 y 2010, la suma asciende a M$ 64.533, monto que demuestra que tales operaciones no han sido aclaradas en forma oportuna, lo que impide realizar con posterioridad las correspondientes regularizaciones.

Al respecto, la Autoridad Nacional del SAG senal6 que los conceptos utilizados para dichas operaciones son determinados por BancoEstado, sin tener mayor participaci6n el Servicio, esto a su vez, ha impedido que las regularizaciones sean efectuadas por falta de informaci6n, por lo tanto, el Servicio ha enviado a la Entidad aludida cuatro cartas detallando las partidas pendientes para que proporcione mayores antecedentes sobre la materia.

Ademas, agrego que las razones expuestas en el parrafo precedente son validas para la nomina denominada "Ingresos no Registrados en la Empresa", acapite que esta expuesto mas adelante dentro del presente informe.

Sobre el particular, esta Contraloria General acepta las gestiones realizadas, sin embargo hace presente que dentro de la nornina citada anteriormente deben utilizarse terminos mas precisos que permitan identificar con exactitud el origen del movimiento bancario.

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CH NA



- En lo relativo al listado "Cheques Girados y no Cobrados", que forma parte de la conciliacion bancaria, se constato la existencia de documentos cuyo plaza legal de cobra ha expirado, asi se tiene que el mas antigun corresponde al ano 2006. Al respecto, cabe indicar que el monto total de cheques caducados para el period° 2006 al 2009, asciende a M$ 34.903, sin embargo, algunos de esos cheques fueron pagados par la Entidad Bancaria, sin que el Servicio efectuara la correspondiente rebaja de la nomina aludida, debido a la existencia de diferencias de monto entre lo registrado contablemente y el cargo efectuado par el Banco, que en ciertos casos fueron poco significativos, comprobandose que tales montos pagados fueron incorporados en el listado denominado "Cargos no Registrados en la Empresa", quedando de manifiesto que las regularizaciones pertinentes no han sido efectuadas en forma oportuna, lo que no permite reflejar exactamente los recursos disponibles.

Sabre esta materia, la Direccion Nacional indic6 que el SIGFE cuenta con un modulo de conciliaciones bancarias que a la fecha presenta fallas de cuadratura y registros, ante esa circunstancia, la Unidad de Finanzas tom6 la decision de acudir al sistema financiero anterior del Servicio que tenia la opcion de preparar las conciliaciones bancarias, debido al volumen significativo de transacciones de las cuentas corrientes de Operaciones y Remuneraciones. En tal sentido, manifiesta que el sistema aludido posee la limitacion que solo realiza la conciliacion de montos iguales, debiendo dejar pendiente aquellos que par pequenas diferencias, coma par ejemplo de $1, lo que debiera aclararse a traves del Banco y luego proceder a la respectiva regularizacion.

En consideracion a que el Director Nacional del SAG acogio lo observado par este Organismo Contralor, se da par subsanada la observacion formulada, sin perjuicio de indicar que debera adoptar acciones inmediatas que permitan agilizar el correspondiente analisis de las partidas y de esta manera proceder a efectuar su regularizacion.

- En el caso de la nomina denominada - Ingresos no Registrados en la Empresa", que forma parte de las conciliaciones aludidas, se observo que los conceptos utilizados para senalar las transacciones no son explicitos, coma par ejemplo "Deposit° en Efectivo", lo que impide saber de manera clara su origen. Asimismo, se puede indicar que el monto de arrastre de anos anteriores al 2010, par este concepto asciende a la suma de M$ 6.740.

Por otra parte, es preciso indicar que el Jefe del Subdepartamento de Finanzas del SAG envio una carta con data 30 de noviembre de 2009, al Ejecutivo de Cuentas del Departamento Operaciones de Chile del BancoEstado solicitando la confirmacion de los montos pagados de algunos cheques girados entre los anos 2007 y 2009. Tal peticion fue reiterada el 18 de febrero y 13 de abril de 2010. Asimismo, con fecha 30 de abril del referido ano, fue remitida una nomina de cargos y abonos a la misma unidad de la Entidad Bancaria reiterando lo solicitado respecto a los cheques, sin embargo, el Banco aludido no ha dada respuesta a los requerimientos de informacion efectuados par el Servicio.

Sabre este punto, el Director Nacional respondio que es preciso senalar que el 90% de los registros no conciliados en las cuentas corrientes de Operaciones y Remuneraciones corresponden a lo que ha sido planteado en la presente auditoria, par esta razOn, el SAG en estos momentos este dependiendo de la respuesta del BancoEstado, para regularizar cada una de las partidas. Ademas, agrego que la Unidad de Administraci6n y Finanzas enviaria una

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nueva carta al Ejecutivo de Cuentas Bancarias del BancoEstado, por las partidas pendientes al 31 de diciembre de 2010.

En atencion a lo expuesto, esta Contraloria General acoge las explicaciones proporcionadas sobre la materia, sin perjuicio que la efectividad de lo indicado, sera verificada en una pr6xima visita de seguimiento.

3.2. Documentos caducados.

En lo concerniente a la cuenta 21601 "Documentos Caducados" del SIGFE, donde corresponde ingresar en forma oportuna todos los cheques que no han sido cobrados dentro del plazo legal por los respectivos beneficiarios, se verifico que su saldo al 31 de agosto del 2010 asciende a M$20.916, el cual se encuentra constituido por documentos que datan de los anos 2003 al 2010, sin que el Servicio haya efectuado las correspondientes regularizaciones.

En relacion con este topico, la Direcci6n Nacional del Servicio senalo que din las instrucciones correspondientes al Subdepartamento de Finanzas, con el objeto de efectuar las respectivos regularizaciones contables relacionadas con los documentos caducados, situacion que debiera materializarse durante el mes de marzo del presente ano.

En virtud de lo expuesto, se aceptan las acciones realizadas, no obstante su cumplimiento sera comprobado y analizado en una futura auditoria de seguimiento que efectue este Organismo de Control.

III.- OTRAS MATERIAS

Investigaciones sumarias.

En relacion con este acapite, se constat6 la existencia de un notorio retraso en algunas investigaciones sumarias incoadas en el Nivel Central del Servicio, asi se tiene que al 26 de octubre de 2010, habian 51 procesos que no estaban concluidos, siendo el mas antigun del mes de junio del ano 2006, de acuerdo a la informacion proporcionada por la Division Juridica de Servicio Agricola y Ganadero.

Asimismo, es preciso senalar que a esa misma data, el Servicio aLin no ha implementado el sistema informatico de seguimiento de sumarios a Nivel Nacional, el cual fue planteado como medida para superar la falencia sobre la materia observada en el lnforme N° 78, del 2008, de esta Contraloria General, por lo tanto, en la practica at:in se Ileva dicho control a traves de una planilla excel.

La Direccion General del SAG manifesto que la referida Division Juridica ha tomado medidas para el pronto cierre de los procesos respecto de las investigaciones sumarias atrasadas, como por ejemplo el envio de cartas a los fiscales instandolos a la pronta finalizacion de sus investigaciones. Asimismo, agrego que en lo relativo al sistema informatico de seguimiento de causas, el Servicio ha iniciado un proceso de construccion computacional para los fines senalados entre la Division de Administracion y Finanzas, y la Division Juridica, cuyo inicio de operaci6n sera durante el ano 2011.

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En consideraci6n a lo expuesto, se aceptan las acciones adoptadas por el Servicio, en la medida que se cumplan en los plazos indicados, lo que sera verificado en una proxima visita de seguimiento a la Entidad.

IV. CONCLUSIONES

Como resultado de la auditoria realizada, cabe hacer presente que las medidas informadas por el Servicio Agricola y Ganadero, tendientes a subsanar las deficiencias advertidas y que se relacionan can ordenes de compra, pagos a proveedores, funcion de inventarios, convenios de adquisicion, inventario general, compromiso presupuestario, almacenamiento de especies sin use, especies de baja, documentos caducados e investigaciones sumarias, serer) verificadas por esta Contraloria General de acuerdo al programa de seguimiento respective.

Respecto a las deficiencias que aun no han sido solucionadas en forma Integra, el SAG debera arbitrar las medidas tendientes a superarlas, las cuales deberan contemplar, al menos, las siguientes acciones:

1. Respecto al Manual de Adquisiciones, el Servicio debe atenerse al pronunciamiento que emitira esta Contraloria General, solicitado por ese Servicio mediante oficio ORD. N' 253, de 2011, del Director del Servicio Agricola y Ganadero.

2. En cuanto a las carpetas manuales, debe prepararse un instructive tomando en consideracion, entre otros, el criterio de ordenamiento y los documentos que formaran parte de ellas, ademas de implementar un registro sobre la materia.

3. En lo relativo al sistema de informacion, debe implementarse una interfase computacional que enlace el SIAF y el SIGFE.

4. Sobre as inventarios selectivos, deberan efectuarse en forma periodica recuentos sorpresivos y muestrales de bienes en las diferentes unidades del Nivel Central del Servicio.

5. En cuanto a los traslados de bienes, las diversas dependencias deben comunicar en forma oportuna a la Oficina de Inventarios los movimientos de especies para mantener actualizados en forma permanente sus inventarios.

6. En relacion a la hoja mural de inventarios, deben contener todos los datos necesarios para los fines de informacion y control, ademas un ejemplar debe quedar en el archive del Encargado de Inventarios.

7. En lo concerniente al Subdepartamento de Plaguicida y Fertilizantes, este debiera participar en las futuras licitaciones de compras relacionadas can la Lobesia Botrana come referente tecnico sobre la materia.

8. En lo referente a la coordinacion administrativa y en cuanto a las especies perdidas, el SAG debera registrar en el

1 SIGFE todas aquellas partidas que han sido declaradas come perdidas.

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u.a • amente a Ud.,

aDRO B RR-ter • SORIO JEFE (S)

AREA SALUD, AGRICULTURA V MEDIC AMBIENTE

DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATNA



9. Respecto a la inspeccion fisica de bienes, se deberan implementar a la brevedad acciones de control de inventarios, entre otros, en el Complejo de Lo Aguirre, Division de Semillas y Subdepartamento de Sistema de I nformacion Geografica.

10. En cuanto a bienes en comodato, debe confeccionarse un catastro de especies tanto de aquellas que fueron recibidas, como las entregadas en tal calidad juridica en el Nivel Central del SAG.

11. En lo atingente a las conciliaciones bancarias en las nOminas, tanto de "Cargos no Registrados en la Empresa", como "Ingresos no Registrados en Ia Empresa", deben utilizarse conceptos mas explicitos para comprender Ia informacion de tales listados, ademas efectuar las regularizaciones pertinentes con respecto al listado de "Cheques Girados y no Cobrados". Asimismo, debera realizar todas aquellas acciones comprometidas por el Servicio que permitan contar con conciliaciones debidamente ajustadas y analizadas.

Finalmente, respecto de estas Oltimas medidas, esta Contraloria General procedera a verificar su cumplimiento en una prOxima vista a esa Entidad.

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