INFORME FINAL ENCUENTRO CON VEEDURIAS CIUDADANAS BOGOTA – MEDELLIN – PASTO – POPAYAN

09 DE JULIO DE 2014

CONTENIDO

1. ACTIVIDADES PREVIAS. A. Definición del propósito y Alcance del Encuentro B. Alistamiento Institucional C. Convocatoria D. Resultado Convocatoria

2. Desarrollo del evento A. Número de asistentes. B. Resultado.

3. Evaluación Interna para mejoramiento continuo. A. Resultado Encuesta Evaluación del Evento B. Análisis Equipo Interno

4. Registro Fotográfico.

DESARROLLO

1. ACTIVIDADES PREVIAS A. Definición del propósito y Alcance del Encuentro Dentro de los espacios de dialogo que ha identificado la entidad, se realizan los Encuentros con Veedurías como escenarios para recibir los temas de interés, observaciones, retroalimentación y oportunidades de mejoramiento frente a la gestión de la Entidad previo a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. Es por esto y en el marco de la Estrategia de Rendición de Cuentas formulada para el año 2014, las Áreas de Planeación y Gestión de Riesgos, Comunicaciones, Servicios Administrativos y Subgerencia Técnica de FONADE plantearon el siguiente plan de actividades para la organización de esta jornada en el mes de julio de 2014, el cual fue revisado y avalado por el Equipo Directivo:

DESARROLLO

Es importante mencionar que dentro del proceso de alistamiento institucional se realizó en primer lugar la definición de los objetivos general y específicos del 2o Encuentro de Veedores Ciudadanos de FONADE, como se describe a continuación: Objetivo General Generar alianzas con los veedores ciudadanos y fortalecer sus conocimientos en los esquemas de auditorías visibles y el ejercicio del control social para que puedan ejercer un rol activo en el seguimiento a los proyectos que ejecuta FONADE, y apoyar la estrategia de rendición de cuentas. Objetivos Específicos

1. Generar conocimientos y competencias en los veedores ciudadanos sobre el ejercicio del control social y la rendición de cuentas.,

2. Conformar una base de veedores ciudadanos en el territorio nacional que permita posteriormente afianzar la comunicación y contacto con estos actores que tienen un rol activo en la ejecución de los proyectos.

3. Recibir retroalimentación sobre la gestión institucional y servir de medio para la consulta de temas de interés previo a la realización de la Audiencia de Rendición de Cuentas.

Alistamiento Institucional

Definición del propósito y alcance del Encuentro

Organización de aspectos de logística: lugar, recursos requeridos, personal

Convocatoria

• Consolidación base de datos

• Invitación de asistencia mediante correos Electrónicos y comunicación telefónica

• Confirmación de Asistencia

Desarrollo del

Encuentro

Análisis de la información

Consolidación de consultas y reparto de temas.

Preparación y remisión de respuestas.

Consolidación de informe para el día de la audiencia.

DESARROLLO

De la misma forma, se analizó la población objetivo del Encuentro, definiéndose que el mismo está orientado a organizaciones sociales o ciudadanos que ejercen o están interesados en ejercer un rol activo como veedor ciudadano sobre los proyectos que ejecuta la Entidad. Para lo anterior se analizó en principio la base de datos de veedores que están registrados o ejercen labor en los proyectos que FONADE ejecuta con el Departamento de la Prosperidad Social e identificando la mayor concentración de los mismos en los departamentos del país. De esta manera, por la distribución territorial de los veedores, el Equipo Directivo selecciono las ciudades capitales de los cuatro departamentos que se relacionan a continuación: Bogotá, Pasto, Medellín, Popayán, identificando que es necesario realizar una labor activa a través de las personerías y contralorías municipales y departamentales, para la vinculación y contacto de otras organizaciones sociales y veedores ciudadanos, lo cual permitiera incrementar la base de datos:

Igualmente se determinó, con el propósito de dinamizar los mecanismos de rendición de cuentas virtuales, aplicar un esquema semi-presencial, apoyado en la modalidad de videoconferencia mediante el cual se pudiera cumplir el objetivo de fortalecer los conocimientos y competencias de los veedores. B. Alistamiento Institucional

Para la organización y logística del Encuentro se adelantaron en primer lugar las gestiones pertinentes ante el SENA y la ESAP para efectos de obtener apoyo con el préstamo salones y sistemas de videoconferencia aprovechando las facilidades que dichas entidades tienen por las labores educativas que ejercen. Como resultado de la disponibilidad, facilidad y cobertura se acogieron las instalaciones del SENA para el desarrollo del evento, en las siguientes localidades: Regional

Dirección salón de videoconferencia 8:00 am a 10:00 am

Nombre y dirección del salón para la reunión de 10:00 am a 1:00 pm

Antioquia Medellín. Carrera 51 # 57-70 Torre Norte Piso 1º.

Medellín. Calle 51 No. 57-70 TORRE Norte Piso 6

Bogotá Calle 13 No 65 70 sala de videoconferencia 3 piso

Calle 11 No 65 – 45 primer piso entrada por el servicio público de Empleo salón 1

Departamento Numero de veedores

Antioquia 35

Cauca 34

Cundinamarca 48

Nariño 81

TOTAL 198

DESARROLLO

Cauca Sala de videoconferencias del Centro de Teleinformática y Producción Industrial. Sena Alto Cauca (Carrera 9 No. 71N-60)

Auditorio del Centro Agropecuario

Nariño CALLE 11 # 22e-05 Vía Oriente Centro Lope-Auditorio Comercio Y Servicios

CALLE 11 # 22e-05 vía oriente centro Lope-auditorio comercio y servicios

Igualmente, se definió que la actividad estaría liderada por los Gerentes de Unidad de la Subgerencia Técnica, con el acompañamiento de un representante del Equipo de Control Social del Convenio DPS; mientras que desde Bogotá se realizaría exposición de la gestión misional por el Subgerente Técnico y se impartiría la capacitación por el Coordinador del Equipo de Control Social.

Ciudad Gerente de Unidad Equipo Control Social DPS

Bogotá Ing. Juan Carlos Parada Ma. Clara Castro

Medellín Sylvia de la Hoz. Dora Palacios

Pasto Carlos Acosta. Mauricio Acevedo

Popayán Fanny Hernandez. Luis Miguel Sabogal

Se programa el Encuentro Regional con Veedurías, con el siguiente orden del día:

Capacitación en: Rendición de Cuentas y Auditorias Visibles. Esta capacitación se programa en respuesta a la necesidad identificada en los anteriores escenarios de dialogo en los cuales se solicitó a la Entidad realizar estas jornadas para el fortalecimiento de las veedurías ciudadanas en su rol del ejercicio del control social. Esta capacitación se realizara por medio de videoconferencia.

Presentación del modelo de control social que a la fecha se ha diseñado en la entidad y que se incluyó en el plan de acción institucional. Se planeta realizar esta parte de la jornada de manera presencial.

Recolección de los temas de interés previo a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. El día lunes 7 de Julio de 2014, y teniendo en cuenta los resultados entregados por el operador logístico se toma la decisión de cancelar la jornada en las ciudades de Neiva, Montería y Cúcuta por la baja confirmación de asistencia. Así mismo, se define que solo viajaran a las ciudades de Pasto, Medellín y Popayán el Gerente de Unidad y la persona del Equipo de Control Social – DPS, quedando así la distribución de personas por parte de la entidad:

Ciudad No. Veedores Identificados

Gerente de Unidad Equipo Control Social DPS

Bogotá 48 Ing. Juan Carlos Parada Ma. Clara Castro

Medellín 37 Sylvia de la Hoz Dora Palacios

Pasto 78 Carlos Acosta Mauricio Acevedo

DESARROLLO Popayán 29 Fanny Hernandez Luis Miguel Sabogal

Paralelo a estas gestiones se definieron los formatos a utilizar en la jornada: inscripción por correo electrónico, inscripción en la jornada y evaluación de la jornada. Estos formatos se relacionan en los anexos del presente documento. C. Convocatoria En esta etapa la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Corporativas se encargó del diseño del banner, invitaciones, comunicado de prensa, presentaciones, entre otros aspectos. Por su parte, El Área de Planeación y Gestión de Riesgos lidero la consolidación de las bases de datos de veedores identificados en los proyectos que actualmente ejecuta FONADE, y con el apoyo del Área de Tecnología de la Información se realizó la convocatoria vía mailing masivo y mensaje de texto. A continuación se describen las gestiones realizadas de convocatoria:

Fecha Actividad Cantidad

20/06/2014 Envío masivo de correos, con la invitación al evento “Segundo Encuentro de Veedurías Ciudadanas – FONADE”

42

24/06/2014 Envío con la invitación por ciudad al evento “Segundo Encuentro de Veedurías Ciudadanas – FONADE”

42

24/06/2014 Mensaje de Texto 294

26/06/2014 Se incluye a la convocatoria la información de los veedores de Cundinamarca, remitiendo la invitación por correo electrónico

4

Veedores Cundinamarca mensaje de texto 48

27/06/2014 Envío formato de inscripción 43

02/07/2014 Correo con la URL del formato de inscripción 47

Durante el envío masivo de mailing el Área de Planeación y Gestión de Riesgos monitoreó el correo encuentroveedurias@fonade.gov.co con el fin de consolidar los datos de preinscripción de las personas interesadas en asistir a la jornada y dar respuesta a sus inquietudes o sugerencias. Con el fin de reforzar la convocatoria a la jornada se remitió mediante correo electrónico el día 25 de junio de 2014 la información a las personas de la entidad que tienen relación con veedurías y así socializar de manera directa los datos relevantes y el objetivo del 2do Encuentro. Por otra parte en la página web de la entidad se actualizó la información para el 2do Encuentro en el micrositio Rendición de Cuentas y se publicó el banner en la sección de noticias de interés:

DESARROLLO

DESARROLLO

Gestiones realizadas por Redes Sociales Objetivo: Informar a través de las redes sociales la realización de la video conferencia sobre ¨Veedurías Regionales¨ de la Entidad, y establecer un puente de conexión entre la información oficial y los usuarios de internet. Difusión de información:

Informar a través de las redes sociales la realización de la video conferencia sobre ¨Veedurías Regionales¨ de la Entidad, y establecer un puente de conexión entre la información oficial y los usuarios de internet.

Conclusiones: En el marco de la estrategia de rendición de cuentas de la Entidad, estos acercamientos con la comunidad a nivel nacional, permitan ampliar los niveles de percepción de transparencia y eficiencia de la Entidad.

DESARROLLO

Recomendación: transmisión del evento por streaming de la Entidad.

Meme Facebook

DESARROLLO

Twitter D. Resultado Convocatoria

CORREO ELECTRÓNICO Como resultado de la convocatoria realizada por el correo electrónico encuentroveedurias@fonade.gov.co, se logró la pre-inscripción de 23 personas. 2. DESARROLLO DEL EVENTO Se inició la jornada a las 8:30 am con la siguiente agenda del día:

1) Saludo, Bienvenida y Contextualización sobre FONADE - Ing. Juan Carlos Parada - Modalidad Teleconferencia desde Bogotá

2) Capacitación en Auditorías visibles y Audiencia Pública – Equipo Control Social DPS - Modalidad Teleconferencia desde Bogotá

3) Break 4) Presentación Proyecto de Control Social – Gerente de Unidad designado en cada ciudad y Prof. apoyo equipo

DPS -Modalidad Presencial 5) Recopilación de observaciones, inquietudes y sugerencias para ser respondidas o atendidas en la Audiencia de

rendición de cuentas - Gerente de unidad designado en cada ciudad y Prof. apoyo equipo DPS -Modalidad Presencial

6) Cierre

DESARROLLO

A continuación se describe el desarrollo del orden del día:

1) Saludo, Bienvenida y Contextualización sobre FONADE - Ing. Juan Carlos Parada - Modalidad Teleconferencia desde Bogotá

El Ingeniero Juan Carlos Parada – Subgerente Técnico, realiza una presentación de la Entidad, donde se contextualiza a los asistentes sobre qué es FONADE, FONADE en el tiempo, la cadena de valor, los principales clientes, el portafolio de proyectos por Sector y la inversión en las regiones en las cuales se está realizando la jornada. Los datos presentados fueron:

DESARROLLO

DESARROLLO

Después de esta intervención se dio paso a preguntas o inquietudes sobre el tema, a continuación se presentan algunas de ellas:

CIUDAD NOMBRE O RAZÓN SOCIAL PREGUNTA O INQUIETUD

Medellín Hernán Orozco Propone crear un Departamento de Veedurías a Nivel Nacional.

Cauca Contralor General del Departamento – Dumer Cifuentes

Solicita organizar la red de veedurías en el Departamento del Cauca, en los 42 municipios que lo conforman.

Medellín Álvaro Lopez Solicita apoyo para fortalecer las veedurías y el control social.

Medellín Juan Carlos Restrepo Propone realizar una alianza eficiente entre SENA – FONADE y Veedores para reglamentar las veedurías.

Cauca Contralor General del Departamento – Dumer Cifuentes

Propone suscribir un convenio entre FONADE y Contraloría para fortalecer la red de veedurías.

Cauca Solicita fortalecer la comunicación entre entidad y veedores, que no sea personas nombradas en el papel.

Frente a los temas relacionados con el apoyo a las veedurías, el Ingeniero Parada informa que actualmente la Entidad tiene dentro de su plan de acción institucional el proyecto de control social el cual se basa en las buenas prácticas del esquema de auditorías visibles en el convenio de FONADE – DPS. A la propuesta presentada por el Contralor Departamental – Dumer Cifuentes, se informa que existe la posibilidad en aspectos técnicos pero no en la financiación.

2) Capacitación en Auditorías visibles y Audiencia Pública – Equipo Control Social DPS - Modalidad Teleconferencia desde Bogotá

La Líder del Equipo de Control Social – Convenio DPS Doctora Maria Clara Castro desarrolla la presentación a los asistentes de las diferentes ciudades explicando que es la herramienta de Auditorias Visibles, las tres fases en las que se divide, los objetivos, actores, roles, entre otros aspectos. Después de la presentación se genera un espacio para preguntas o inquietudes referente al tema de las cuales presentamos algunas a continuación:

CIUDAD NOMBRE O RAZÓN SOCIAL

PREGUNTA O INQUIETUD RESPUESTA DE LA ENTIDAD

Cauca Veeduría Santander de Quilichao

Que está haciendo FONADE para mejorar los canales comunicación entre la entidad y las veedurías ciudadanas?

Con el fin de darle continuidad a los procesos de control social FONADE adelanta el proyecto 14 en el plan estratégico, en el cual se está trabajando en la implementación de un modelo de control social que busca fortalecer la participación y la vinculación de la ciudadanía a las actividades complementarias como el Encuentro de Veedurías al que precisamente está asistiendo y que demuestra que a pesar de haberse terminado el proyecto hace más de un mes, FONADE lo incluyó en la base de datos de veedores lo contactó y lo invitó al Encuentro de Veedores Ciudadanos, razón por la cual se encuentra presente y participando en la jornada. Así mismo se continuara

DESARROLLO convocando a las actividades que se desarrollen a futuro.

Pasto Marinela Males (Veedora Estadio Vereda Santa María. Buesaco, Nariño)

Pregunta cuál es el protocolo para realizar visitas a las obras

María Clara Castro informa que se tiene programado realizar la 2da Auditoría Visible, con visita a la obra, el día 10 de julio de 2014. De parte del Coordinador de Control Social Regional - Mauricio Acevedo se amplía la respuesta informando que se pueden poner de acuerdo con la Interventoría y el Contratista para realizar visitas guiadas a las obras cuando la Veeduría así lo requiera, en relación con el componente técnico.

Medellín Veedurías Medellín Solicitan conocer la planimetría de las capacitaciones a las veedurías.

La Entidad informa que se tiene en el plan de acción institucional el componente de control social en el cual se tiene estructurado las capacitaciones que se van a brindar a las personas.

Cauca Veeduría Santander de Quilichao

En el proyecto que se está ejecutando, el señor informa que se están ubicando alcantarillas a 25 metros de distancia, a lo cual ellos ven que son innecesarias.

Este tipo de decisiones es adoptado por el equipo técnico en el proceso de estructuración de los proyectos de manera articulada entre las entidades que hacen parte de cada convenio en particular.

3) Break

Después de estas primeras dos presentaciones se realiza el break en las diferentes ciudades, en algunos casos implica cambio de salón para dar continuidad a la jornada. Se requirió modificar la programación inicial, teniendo en cuenta que los tiempos de las dos primeras presentaciones se extendieron.

4) Continuación Capacitación en Auditorías visibles y Audiencia Pública – Equipo Control Social DPS - Modalidad Teleconferencia desde Bogotá

La segunda capacitación es realizada en forma presencial, por las personas del Equipo de Control Social – Convenio DPS. En esta sesión se presenta a los asistentes la información referente a las Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas: que son, los fundamentos normativos y constitucionales que las respaldan, la relevancia y ventajas del ejercicio de rendición de cuentas, los objetivos, atributos de la información de rendición de cuentas, los componentes y las etapas que se deben ejecutar para este proceso. En la ciudad de Medellín, durante la presentación los participantes manifiestan que es importante hablar de la ciudadanía en general y no de comunidad beneficiaria, observación que será tenida en cuenta y se corregirá en las presentaciones. Las observaciones generales de los veedores se relacionan con la convocatoria y los mecanismos utilizados por FONADE para la misma, debido a que aseguran que para ser un Encuentro Nacional esperaban la participación de más de 200 veedores. Nuevamente se permite a los asistentes un espacio para las inquietudes frente al tema expuesto, las cuales se presentan a continuación:

CIUDAD NOMBRE O RAZÓN SOCIAL PREGUNTA O INQUIETUD RESPUESTA DE LA ENTIDAD

Popayán Dumer Cifuentes Contralor Departamental del Cauca

De qué manera puede apoyar FONADE el proceso de formación y

A través de la gestión adelantada por la Coordinación Nacional de Control

DESARROLLO promoción de las veedurías ciudadanas.

social de FONADE mediante la articulación de las jornadas de capacitación que se adelantan en los foros de las auditorias visibles a las que pueden asistir todos los ciudadanos, o mediante las actividades como los encuentros de veedurías ciudadanas que se puedan realizar a futuro. De igual forma sumándose a los programas de formación de competencias que hacen parte del Modelo de Control Social de FONADE una vez se implemente.

Popayán Dumer Cifuentes Contralor Departamental del Cauca

De qué manera puede apoyar FONADE la iniciativa de la Contraloría Departamental de crear la Red Departamental de Veedurías Ciudadanas?

Articulando esfuerzos institucionales y coordinando actividades con las veedurías promovidas por FONADE en los proyectos que adelanta en los municipios del departamento para que se vinculen a las capacitaciones y actividades como los encuentros nacionales de veedores.

Popayán Alfaro Díaz Abonia Ex veedor del proyecto de construcción de andenes y barandas del hogar infantil Amor y Alegría de Puerto Tejada

Que está haciendo FONADE para mejorar los canales comunicación en entre la entidad y las veedurías ciudadanas?

Con el fin de darle continuidad a los procesos de control social FONADE adelanta el proyecto 14 de plan estratégico en virtud del cual está trabajando en la implementación de un modelo de control social que busca fortalecer la participación y la vinculación de la ciudadanía a las actividades complementarias como el encuentro de veedurías al que precisamente está asistiendo y que demuestra que a pesar de haberse terminado el proyecto del que él integraba la veeduría hace más de un mes, FONADE lo incluyó en la base de datos de veedores lo contactó y lo invitó al encuentro de veedores ciudadanos, razón por la cual se encuentra presente y participando en el evento. Así mismo seguirá siendo tenido en cuenta en las actividades que desarrolle a futuro.

Popayán Elsa Doris Rodríguez Beneficiaria del Proyecto de Vivienda de Interés Social de la Guacas al que pertenece FONADE como entidad cofinanciadora.

Es posible que se reactive por parte de FONADE la veeduría y auditoría visible del proyecto de Vivienda de Interés Social de Las Guacas de Popayán ejecutado y cofinanciado con recursos de FONADE?

Se va a adelantar la gestión con el supervisor técnico responsable del proyecto para que evalúe la posibilidad de reactivar la auditoría visible.

Popayán José Rafael Cortés Veedor de Popayán

Es posible que FONADE financie el funcionamiento de las Veedurías Ciudadanas y carnetice a los veedores?

FONADE no cuenta con recursos para financiar el trabajo de las veedurías, pero si adelanta actividades de formación de competencias y de apoyo como los encuentros de veedores y capacitaciones en las que los seguirá teniendo en cuenta.

DESARROLLO Medellín Veeduría ¿Cómo acceder al informe de

rendición de cuentas de FONADE? El informe se encuentra disponible en la página web www.fonade.gov.co.

Medellín Veeduría ¿De qué manera se puede participar en la audiencia de rendición de cuentas de FONADE?

Estarán disponibles canales como las redes sociales (twitter, Facebook) a través de las cuales se puede participar

En las ciudades de Bogotá y Pasto, los asistentes no manifestaron inquietud frente al tema presentado.

5) Presentación Proyecto de Control Social – Gerente de unidad designado en cada ciudad y Prof. apoyo equipo DPS -Modalidad Presencial

Continuando con la programación de la jornada se inició la presentación del Modelo de Control Social que está diseñando la Entidad. Este espacio es liderado por los Gerentes de Unidad de la Subgerencia Técnica y se desarrollaron los siguientes temas: antecedentes de esta iniciativa que está diseñando FONADE, la inclusión del proyecto denominado “Diseño e Implementación de un Modelo de Control Social” en el plan estratégico como un mecanismo que puede contribuir a generar alertas tempranas y dar respuesta oportuna sobre los proyectos que ejecuta FONADE, justificación, objetivo general y específicos, el plan de actividades y el avance. Se hace énfasis en que la idea nació del Primer Encuentro Nacional de Veedores realizado el año pasado en la ciudad de Barranquilla.

CIUDAD PREGUNTA O INQUIETUD RESPUESTA DE LA ENTIDAD

Medellín La decisión de FONADE de apoyar las veedurías obedece a un mandato legal?

Debido a la excelente experiencia de los proyectos del DPS, donde se aplica la herramienta de auditorías visibles se ha decidido trabajar en la construcción de modelo de control social institucional.

6) Recopilación de observaciones, inquietudes y sugerencias para ser respondidas o atendidas en la

Audiencia de rendición de cuentas - Gerente de unidad designado en cada ciudad y Prof. apoyo equipo DPS -Modalidad Presencial

Como último punto de la agenda se generó el espacio para la consulta de temas de interés previo a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, donde los asistentes plantearon las observaciones, inquietudes y sugerencias:

CIUDAD NOMBRE DE QUIEN FORMULA LA CONSULTA

ENTIDAD A LA QUE PERTENECE O SI ES A TITULO PERSONAL

TEMAS DE INTERES

Bogotá Abelardo Robayo Proyecto Carreteras Cachipay

Cuando se entregara las obras, este año? Conocer los planos de intervención, levantamiento y topográficos ya que la comunidad manifiesta su inquietud frente a lo planeado. Informa que esta obra tiene 9 frentes de trabajo pero sin materiales para trabajar, por lo cual manifiesta su inquietud frente a la pérdida de tiempo y recursos. Como pueden hacer revisión de los contratos ya que no se los han facilitado.

DESARROLLO Adicionalmente tiene inquietud frente a la calidad del cemento ya que no presenta el color normal de la mezcla, por lo que solicita si se realizó prueba de resistencia?

Bogotá Andrea Zúñiga Obra en la Plaza de Cachipay

Como el veedor puede solicitar información y que información puede pedir para realizar seguimiento a los proyectos? Manifiesta que no existe una guía para ejercer este rol de veedurías lo que lo hace más difícil. No existe una guía con los parámetros mínimos que debe tener un proyecto como este. Aclarar a quien se le solicita la información: interventor, contratista. La información financiera?

Pasto Marinela Males Veeduría del Proyecto: Construcción del Estadio de Santa María, municipio de Buesaco - Nariño

¿Qué relación tienen las Auditorías Visibles con la Rendición de Cuentas?

¿FONADE le hace Rendición de Cuentas al Plan de Desarrollo?

¿Qué puedo hacer si en la Rendición de Cuentas de mi municipio no están mostrando cifras reales?

Medellín Hernán Orozco Veeduría Autopistas para la Prosperidad

De qué manera FONADE puede vincular y apoyar a las veedurías con capacitación y apoyo económico para el desarrollo de su actividad.

Cuál es el apoyo real que le puede dar FONADE a los veedores de Medellín.

Si las veedurías pueden solicitarle a FONADE, capacitación y es posible que regresen a Medellín a atender la petición.

Mauricio Restrepo Veeduría en Salud Cómo FONADE puede hacerle seguimiento a procesos de adjudicación de proyectos.

Popayán Javier Lasso Aponzá Veedor proyecto de FONADE en Puerto Tejada

De qué manera pueden participar en la rendición de cuentas?

David Guzmán Veedor de Popayán La rendición de cuentas también se va a hacer a través de video conferencia?

Maria Doris Pacheco Presidenta junta de acción Comunal

Se va a tener también en cuenta la ciudad de Popayán como sede para la rendición de cuentas de FONADE.

Dumer Cifuentes Contralor Departamental del Cauca

Como se puede tener acceso al informe de Rendición de Cuentas?

José Rafael Cortés Veedor de Popayán

Veedor de Popayán FONADE está aplicando la metodología de rendición de cuentas que se presentó en desarrollo de la capacitación y el encuentro de veedurías?

A. Número de asistentes

Ciudad Sectores o

entidades asistentes

Veedores Asistentes

Asistentes FONADE

Total Asistentes

Bogotá 0 5 8 13

Medellín 2 19 2 23

Pasto 0 6 2 8

Popayán 7 40 4 51

Total Participantes

9 70 2 81

DESARROLLO sin incluir organizadores

B. Resultado.

a) Resultado Encuesta Evaluacióon dDe Eventos Externa 1) Por qué medio participó en la audiencia de rendición de cuentas:

Del total de personas que respondieron la encuesta (42) el 71% de ellas participó de manera presencial en la jornada, lo que evidencia que la pregunta genero confusión para su respuesta ya que las personas que diligenciaron el formulario fueron las que asistieron de manera presencia en la jornada. Este formato no se envió por correo electrónico ni se habilito en la página de la Entidad. 2) La información brindada por la Entidad durante el evento le pareció:

Del total de 42 personas que diligenciaron la encuesta el 67% manifestó que la información brindada por la entidad fue suficiente, el 33% calificó como insuficiente la información brindada. 2 personas no contestaron la encuesta en este punto.

DESARROLLO

3) La información brindada respondió a sus intereses:

Para el 83% de las personas que diligenciaron la encuesta la información brindada en la jornada respondió a los intereses que tenían y para el 17% la información brindada no respondió a sus intereses. 4) El tiempo para la presentación de los temas por parte de la Entidad le pareció:

El tiempo de presentación de los temas fue suficiente para el 61% de las personas que diligenciaron la encuesta y para el 39% restante el tiempo fue insuficiente. Una persona no contesto la encuesta en este punto.

DESARROLLO

5) El tiempo de respuesta por parte de la Entidad a las preguntas formuladas fue:

El 76% de las personas que diligenciaron la encuesta manifiestan que el tiempo de respuesta designado para las preguntas que formularon los asistentes durante la jornada fue suficiente y para el 24% fue insuficiente. Cuatro (4) personas no contestaron este punto de la encuesta. 6) Considera que la Entidad le generó espacios de participación e interacción durante el evento:

Para el 90% de los asistentes a la jornada que diligenciaron la encuesta la Entidad si generó espacios de participación e interacción, el 10% manifestó que no. Una persona no señalo respuesta sí o no pero incluye en el campo "Si su respuesta fue no, explicar las razones" el siguiente texto: No se dio respuesta a las preguntas. Así mismo algunas personas que calificaron negativamente este punto dejaron los siguientes comentarios: Se dejaron captar por 3 asistentes, ellos se tomaron el espacio; Por el tiempo y cambiaron la política de Juego; Una mala teleconferencia.

DESARROLLO

7) Considera que FONADE dio respuesta a las inquietudes u observaciones planteadas por usted si las hubo :

El 83% de las personas indica que si se dio respuesta a las inquietudes u observaciones planteadas por los asistentes, para el 17% no se dio respuesta. 7 personas no diligenciaron este punto. Una persona no señalo respuesta sí o no pero incluye en el campo "Si su respuesta fue no, explicar las razones" el siguiente texto: Estoy en espera. Las personas que calificaron de manera negativa esta pregunta escribieron las siguientes observaciones: Copiarse y esperar dar respuesta, no sé cómo y a quien; las respuestas a unas preguntas se aplazaron; Dicen mucho y no son concretos; Se limitaron a escuchar; Solo se limitaron a recoger las preguntas; No hubo preguntas. 8) ¿Cómo le pareció la organización del evento?

Para el 36% de las personas que diligenciaron la encuesta la organización del evento fue excelente, el 48% la calificó como buena, para el 10% la organización fue regular y el 6% la evaluó como mala. 11 personas no contestaron esta pregunta.

DESARROLLO

9) ¿Cómo se enteró del evento?

El 41% de las personas que diligenciaron la encuesta informan que se enteraron del evento por contacto telefónico, el 23% por correo electrónico, el 9% por invitación física, el 3% por la publicación de la información en la página web y el 24% por otro medio como: radio, voz a voz con un amigo, Facebook. Es importante tener en cuenta que 4 personas que diligenciaron este punto señalaron más de una opción en esta respuesta. 10) Considera que los mecanismos utilizados por FONADE para divulgar y promover la participación en el evento fueron:

Para el 24% de los asistentes los mecanismos utilizados fueron excelentes, el 52% califica como bueno, para el 10% fueron regulares y el 14% los calificó de malos. Este punto no fue contestado por 13 personas.

DESARROLLO

11) ¿Volvería a participar en otro evento como este?

El 100% de las personas que diligenciaron la encuesta manifiestan que volverían a participar en un evento como fue el 2do Encuentro con Veedurías Ciudadanas. 12) Por favor proponga un tema de su interés para un próximo evento de esta naturaleza

Control social a ejecución de obras municipales y departamentales

De organización, capacitación y acompañamiento para realizar mejor los proyectos de veeduría y control social

Importancia e información sobre cómo se reasignan los recursos sobre nuestro impuestos; para realizar obras

y/o proyectos en X o Y comunidad. Mejorar en la comunicación a la hora de convocar para esta capacitación a los veedores

Aumentar el tiempo para este tipo de capacitación por ej: en la videoconferencia el tiempo fue muy limitado; a

medida que los expositores avanzan surgen muchas dudas; tema a tratar, incidencias o importancia como se

reasignan nuestros impuestos para ejecutar o realizar obras y/o proyectos; existe mucha ignorancia hoy sobres

esto. Mejorar en la información a la hora de convocar a los integrantes de las veedurías ciudadanas. Deben llegar a todos.

Contratación pública Ley 80 y demás reglamentarias.

Intensificar el proceso de capacitación al veedor con herramientas reales. Que se promocione un espacio en la

matriz de FONADE, donde los veedores a nivel nacional tengamos la oportunidad de interactuar e incentivar

con los profesionales que posee. Que en los Contratos se tengan en cuenta, a las veedurías correspondientes.

NOTA la veeduría autopistas para la prosperidad cuenta con una base de datos de veedurías de todo el

departamento de Antioquia y los ponemos a su disposición para otro eventual encuentro. celular 3015434405, correo electrónico hernandarioorozco@gmail.com

Inclusión de temas para equidad de género y también para la defensa del territorio.

Capacitación en seguimiento y evaluación a los proyectos que adelanta FONADE.

Que realmente pueda haber unas memorias del evento con anticipación de modo clara y sencilla, se pueda

suprimir. Sé que hay austeridad del papel, pero uno puede documentarse tener presente el desarrollo actual del

DESARROLLO

país en sus inversiones. Se tiene que contar con la comunidad para todo proyecto participativo de desarrollo, contando con las necesidades de lo que se requiere.

Capacitación de veedores en cuanto como debe realizar sus funciones para el bien de la misma comunidad cuando se realizan obras.

Como organizar informes para expresar las Veedurías ciudadanas, efectos denuncias en algunos proyectos

Contratación estatal y su marco jurídico, vigilancia y control a recursos públicos.

Políticas de contratos, Precontractual, contractual y Poscontractual.

Fortalecimiento a las veedurías, legalización de veedurías, respondieron las preguntas a medias sin fundamentos de conocimiento

De qué manera las veedurías pueden acceder a FONADE, Participación de FONADE en las veedurías de

Medellín.

Alcance de Veedurías

Que se medió un mecanismo para que se le reconozca viáticos a los veedores.

La comunicación debida de los gobernantes y la veeduría y la comunidad acercamiento mutuo.

Planificación de Proyectos

Capacitación en Veeduría Ciudadana.

Capacitación a los Veedores.

Guía básica para ejercer la veeduría y apoyo de formación a nivel rural.

3. EVALUACIÓN INTERNA PARA MEJORAMIENTO CONTINUO.

A. Resultado Encuesta Evaluación De Eventos Interna 1) Por qué medio participó en la audiencia de rendición de cuentas:

Las personas que diligenciaron la encuesta manifestaron que asistieron a la jornada de manera presencial y solo una (1) contesta que adicionalmente por videoconferencia participó de la jornada.

DESARROLLO

2) ¿Cuál es su evaluación general de la jornada?

Para el 50% de las personas que diligenciaron la encuesta interna la evaluación de la jornada es buena y el otro 50% calificó la jornada como excelente.

3) ¿Cómo evalúa la etapa de planeación de la jornada?

El 83% de las personas calificó como suficiente la etapa de planeación de la jornada y el 17% evaluó como insuficiente esta etapa.

4) ¿Participó Ud. directamente de esta etapa de planeación?

De las personas encuestadas el 83% manifestó que participaron directamente de la etapa de planeación, el 17% restante no.

Adicionalmente esta pregunta tenía dos interrogantes adicionales:

Si su respuesta es sí, favor explicar cómo fue su participación:

Suministrando Bases de Datos.

Apoyando las diferentes actividades que se adelantaron previamente para consolidar el plan de trabajo que se ejecutó, aportando iniciativas y experiencias de eventos similares, elaborando la presentación en Rendición

DESARROLLO

Pública de Cuentas, Capacitando a las diferentes áreas de FONADE en el ejercicio piloto y fortaleciendo la convocatoria de manera personal en el Cauca.

Que mejoras sugiere para esta etapa para una próxima jornada de esta naturaleza:

Mejorar el proceso de convocatoria a veedores, hacerlo con mayor antelación.

Articular con las administraciones municipales, contralorías departamentales y personería, para ampliar la participación.

Fortalecer el proceso de convocatoria en campo y articular y definir responsabilidades con el operador que se vincule para este fin, con el objeto de evitar duplicar esfuerzos y la desinformación o confusión de los clientes o población objetivo.

Si bien se requieren instalaciones especiales por el tema de la videoconferencia, estos deben ser de fácil acceso para la gente invitada, además se debe conocer previamente el sitio para que al momento en el que se convoca a la gente poderle explicar muy bien las indicaciones para llegar. si es posible hacerles llegar un mapa

5) ¿Frente a la etapa de ejecución de la jornada, como califica el lugar (ciudad - sitio), fecha y duración seleccionados para la realización del evento?

El 50% de las personas califico de excelente el lugar donde se desarrolló la jornada, el 33% califico como bueno, el 17% como regular y ninguno califico de aceptable el lugar. El 50% de las personas evaluó de excelente la hora en la cual se desarrolló la jornada, para el 17% fue buena la hora, el 33% la califico como aceptable y ninguna respuesta está en el rango de regular.

DESARROLLO

El 67% de las personas calificaron de excelente las ciudades seleccionadas para la ejecución de la jornada, el 16% califico como bueno este punto y el 17% como aceptable. Ninguna persona califico de regular las ciudades.

Espacio para comentario o sugerencia adicional:

El tiempo programado no fue suficiente para llenar las expectativas de los asistentes. Este tipo de actividades requiere de mayores espacios para capacitación, participación, retroalimentación y evaluación en tiempo real. Se recomienda que toda la jornada se delante en el mismo sitio o auditorio ya que el traslado genera pérdida de tiempo y facilitando el desorden y perdida de continuidad del trabajo como la deserción de asistentes.

La calificación del lugar por ser un sitio alejado de la ciudad, de difícil acceso y con varios accesos, lo que confundió a la gente, más si el operador logístico no les indicó con claridad dónde era la reunión desde un principio. Lo anterior, incide en la hora, pues la gente no alcanzaba a llegar a primera hora de la mañana. Sobre la ciudad (pasto) es conocido su poco ánimo para participar de actividades como esta, algo evidenciado al momento de realizar auditorías visibles en algunos municipios del departamento.

6) ¿La metodología utilizada durante el evento fue adecuada?

Para el 100% de las personas que diligenciaron la encuesta interna la metodología utilizada durante el evento si fue la adecuada.

7) ¿Cree que FONADE manejo un lenguaje apropiado y que facilitó el entendimiento de los temas presentado por parte de los asistentes que no pertenecen a la Entidad?

Para el 100% de las personas que diligenciaron la encuesta interna FONADE si manejo un lenguaje apropiado que facilito el entendimiento de los temas presentados.

DESARROLLO

Espacio para comentario o sugerencia adicional

Desarrollar entregables, como cartillas, en los temas objeto de capacitación

Coordinación con el operador logístico

Fue muy acertado que al frente de la actividad estuviera tanto un gerente como un coordinador social ya que esto facilitó cumplir con el objetivo desde lo gerencial hasta lo operativo con relación al control social por parte de quienes han realizado y conocen el trabajo en campo.

Según comentarios hechos durante la segunda parte del evento, sería bueno destinar más tiempo para las exposiciones, así como para realizar preguntas.

8) ¿Considera que la jornada realizada permitió generar

El 33% de las personas manifiesta que la jornada es en verdadero espacio de dialogo con nuestras partes interesadas, para el 50% es buen espacio y el 17% lo califico como aceptable. El 83% de las personas califico de buena la jornada al permitir generar retroalimentación de la gestión institucional por nuestra partes interesadas y el 17% la califico como aceptable en este atributo. El 16% califico de excelente la jornada frente al tema de motivación e incentivos a los asistentes para participar en próximas jornadas, el 67% la califico como bueno y el 16% como aceptable.

DESARROLLO

El 33% evaluó la jornada de excelente para la recepción de iniciativas para mejoramiento institucional y el 67 la evaluó como buena. No se recibieron calificación para las opciones regular ni aceptable.

9) ¿Cree que se cumplió el objetivo de la jornada y porque?

Sí, porque permitió interactuar, de manera simultánea, con varios departamentos, escuchando inquietudes de los veedores asistentes.

Considero se cumplió el objetivo, porque le enseñamos a los veedores sobre el interés de FONADE, de trabajar en la constitución y fortalecimiento de instancias de participación ciudadana.

Sí, porque permitió generar no solo presencia de FONADE y reconocimiento de la imagen institucional, sino fortalecer el dialogo con los asistentes. así mismo dar a conocer el trabajo que adelanta la entidad para fortalecer el control social y la participación en las actividades del plan de transparencia y rendición de cuentas de FONADE.

si. se estableció contacto con personas que están en las regiones y que tienen inquietudes sobre los proyectos que gerencia FONADE, para conocerlas de primera mano.

Este ejercicio permitió generar espacios de participación que le hacía falta a la entidad.

Si se cumplió con el objetivo, sin embargo es importante que los grupos de FONADE hagan una convocatoria masiva, con el fin de llegarle al público objetivo de una mejor manera, así como hacer seguimiento en el proceso por parte de los encargados directos y no por intermedio de un operador

10) ¿Que otras mejoras sugiere para esta etapa para una próxima jornada de esta naturaleza?

Desarrollarlo en más ciudades fortalecer el proceso de convocatoria. para ello establecer alianza con contralorías y personerías.

Mejorar el canal de comunicación para la convocatoria, apoyo en instituciones regionales que manejen el tema, apoyo en las administraciones municipales, personería.

Generar espacios de interacción y articulación con los operadores externos para definir responsabilidades y evitar dobles esfuerzos, desinformación o confusiones.

Escoger muy bien los sitios (céntrico, de fácil acceso, etc.) e incluso hacer una avanzada para ver las condiciones que estos presentan, sobre todo teniendo en cuenta que son personas que vienen de otros municipios. en este sentido, disponer de un punto de encuentro y un transporte (con ayuda del SENA por ejemplo) de un bus u otro medio de transporte en algún punto céntrico de la ciudad para garantizar la asistencia de los invitados. - que el operador logístico tenga claridad suficiente del sitio donde se va a realizar la reunión e incluso pueda dar indicaciones claras para poder llegar al sitio y así garantizar la presencia de los invitados.

DESARROLLO

Se deben dar más seguido y de manera presencial en cada ciudad. haciendo una mayor labor de sensibilización con las veedurías.

Hacer difusión del evento con suficiente tiempo de antelación y estar seguros se comunicarnos con el público objetivo.

B. Análisis Equipo Interno

El día 18 de julio de 2014 se realiza mesa de trabajo del equipo interno que apoyo la realización de la jornada, donde se identificaron las siguientes debilidades que permitirán generar las acciones pertinentes para el próximo encuentro con veedurías que se convoque:

Mejorar los tiempos y los canales de comunicación utilizados para la convocatoria. Previamente visitar el sitio de la jornada y la disponibilidad de herramientas de comunicación. Enviar un mapa del sitio donde se desarrollara la jornada. Ampliar el tiempo de las videoconferencias – capacitaciones. En la convocatoria aclarara el objetivo, alcance y demás temas relevantes del por qué se está realizando el

encuentro. Realizar la convocatoria en campo no solo desde Bogotá. Media jornada es poco tiempo para realizar el encuentro con capacitación. Invertir el orden del día propuesto.

DESARROLLO

4. REGISTRO FOTOGRÁFICO. Bogotá:

DESARROLLO

Medellín:

DESARROLLO

Pasto:

DESARROLLO

Popayán:

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: (aparra/lsabogal/macevedo/dpalacios) REVISO: (yvergel/fhernandez/cacosta/sdelahoz)

ANEXO 1

FECHA AAAA MM DD

Cargo que

desempeña

Correo electrónico

Numero celular

1

2

3

4

5

De acuerdo con la opción seleccionada, manifieste en el siguiente espacio las inquietudes, observaciones y/o

recomendaciones que quisiera plantearle a FONADE

Con el objetivo de mejorar el contenido, queremos conocer su opinión sobre el tema que le gustaría que se

propusieran y debatieran en el evento AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS, Por eso le pedimos que

elija de la siguiente lista, cuál es el que más le interesa:

(Por favor elija una opcion)

Inquietudes, Observaciones y/o Recomendaciones

Información Administrativa

Información Contractual

Información Financiera

Información de las líneas de negocio de la Entidad y/o proyectos

Otra Información (Describir la información requerida en el campo de inquietudes, observaciones o

recomendaciones)

INSCRIPCION Y CONSULTA DE TEMAS DE INTERES

Numero de identificación

Nombres y Apellidos

Consultas de Temas de Interés

Ciudad sede de la entidad a

la que pertenece

Entidad a la que pertenece

Telefono fijo de contacto

FONADE le agradece su interés de participar en este evento.

Con el proposito de realizar la inscripcion al mismo y de dar respuesta a sus inquietudes le solicitamos el

diligenciamiento de la siguiente informacion

EVENTO

LUGAR

Inscripción

Espacio para Aviso de Privacidad

ANEXO 2

FE

CH

A:

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NO

LU

GA

R:

Info

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ANEXO 3

AAAA MM DD Lugar

1) Por qué medio participó en la audiencia de rendición de cuentas:

Presencial

Transmisión pagina web (streaming)

Redes Sociales

Otro Cuál?

2)

Suficiente

Insuficiente

3)

Sí

No

4)

Suficiente

Insuficiente

5)

Suficiente

Insuficiente

6) Considera que la Entidad le generó espacios de participación e interacción durante el evento:

Sí

No

Si su respuesta fue no, explicar las razones

7) Considera que FONADE dio respuesta a las inquietudes u observaciones planteadas por usted si las hubo :

Sí

No

Si su respuesta fue no, explicar las razones

La información brindada por la Entidad durante el evento le pareció:

FONADE agradece su participación en el evento. A continuación encontrará una breve encuesta que tiene como objetivo conocer su

opinión con el fin de evaluar el proceso y generar acciones de sostenimiento y mejora para los siguientes eventos.

Fecha

Entidad a la que pertenece Cargo que desempeña

Nombres y Apellidos

Marque con una X la respuesta.

La información brindada respondió a sus intereses:

El tiempo para la presentación de los temas por parte de la Entidad le pareció:

El tiempo de respuesta por parte de la Entidad a las preguntas formuladas fué:

Evento

FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE

DESARROLLO - FONADE

ENCUESTA DE EVALUACION DE EVENTOS

8)

Excelente

Buena

Regular

Mala

9)

Contacto telefónico

Correo electrónico

Invitación física

Publicación en la web

Otro medio Cuál?

10)

Excelente

Bueno

Regular

Malo

11)

Sí

No

12)

Considera que los mecanismos utilizados por FONADE para divulgar y promover la participación en el evento fueron:

¿ Volvería a participar en otro evento como este?

Por favor proponga un tema de su interés para un próximo evento de esta naturaleza:

¿ Cómo le pareció la organización del evento?

¿ Cómo se enteró del evento?