UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

DIRECCION DE INVESTIGACION Y POSTGRADO

MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE NEGOCIOS

CURSO: CONTABILIDAD

EQUIPO N° 2

INFORME FINAL

MODULO III UNIDAD VII

ANALISIS DEL SISTEMA CONTABLE DE LOS DEPARTAMENTOS DE

NOMINA Y ALMACEN DE LA EMPRESA CAMSERVIS

Participantes:

Álvarez, Arcadio C.I.: V – 7.667.430.

Bernal, Wilman C.I.: V –11.944.211.

Campo, Abraham C.I.: V – 6.112.083.

Gómez, Deyber C.I.: V – 6.966.874.

Caracas, agosto de 2012.

CONTENIDO

DESCRIPCION PÁGINA

INTRODUCCION.........................................................................................................3

SISTEMA CONTABLE................................................................................................4

ESTUDIO DE CASO....................................................................................................4

DEPARTAMENTO DE NOMINA................................................................................5

DEPARTAMENTO DE ALMACEN...........................................................................16

FORTALEZAS............................................................................................................17

DEBILIDADES...........................................................................................................18

REFLEXIONES FINALES.........................................................................................20

2

INTRODUCCION.

Las organizaciones empresariales actualmente se encuentran envueltas en

cambios y transformaciones constantes, por lo cual deben contar con buenos sistemas

contables para poder controlar sus finanzas y mantenerse competitivos en el mercado

global.

Las que carecen de controles contables pueden ser víctimas de situaciones

incómodas, al no ser capaces de prevenir los estados de crisis económica, causados

por el mal manejo en los pagos de impuestos o por demandas causasdas por errores

en el cálculo de las prestaciones sociales de los empleados.

En toda empresa, ya sea esta grande, mediana o pequeña, independientemente

de la actividad que esta desarrolle, debe llevar a cabo un control que constituya la

relación ordenada y clasificada de todos y cada uno de los pagos que se efectúan al

trabajador por parte del patrono, como retribución a los servicios prestados a este.

Por otro lado, las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías

necesitan información constantemente sobre sus inventarios, lo cual obliga a los

empresarios a contar con herramientas para el manejo, control y registro de sus

existencias.

Para que la información generada por las empresas sea confiable, es necesario

que esté basada en ciertas garantías, lo que hace necesaria la implantación de

controles internos eficientes que garanticen que la muestra de la situación real de la

empresa.

Muchas organizaciones poseen sistemas contables informáticos basados en

programas informáticos como ASAP, SAINT, PROFIX, DATA-PRO y otros; que

permiten facilitar las labores de control.

Este informe presentará un breve análisis de los sistemas contables empleados

en la compañia CAMSERVIS, C.A. en sus departamentos de Nómina y Almacén

evaluando sus ventajas o desventajas.

3

SISTEMA CONTABLE

En toda organización es indispensable la presencia de un sistema contable, ya

que toda transacción que derive en un compromiso o acreencia, debe ser debidamente

registrada y respaldada para poder cumplir con las normas VEN-NIIF.

Los objetivos de todo sistema contable, se sustentan fundamentalmente en los

siguientes aspectos:

Integridad de los datos.

Adecuado registro y procesamiento de las operaciones.

Información financiera presentada en forma confiable.

Oportuna presentación de la información.

Automatización de los registros contables.

Fácil acceso a la información.

Factibilidad para corrección y ajustes de posibles errores u omisiones

involuntarias.

Transparencia al momento de las auditorías.

ESTUDIO DE CASO

Para el desarrollo de la actividad se seleccionó a la empresa CAMSERVIS,

C.A., cuyo objeto es la compra y venta al mayor de toda clase de equipos, materiales

e insumos para oficinas a nivel nacional.

En la actualidad cuenta con un plantilla de 23 empleados, posee instalaciones

acordes con el desempeño de su actividad comercial y las funciones que se realizan

dentro de la organización están bien divididas y especializadas.

Es una empresa nacional de capital privado que dividide su patrimonio en

acciones, siendo administrada por sus socios accionistas y regida por las 4

disposiciones del código de comercio, el código civil y las diferentes leyes que

regulan nuestra economía.

En CAMSERVIS la carga de la información contable está centralizada, aun

cuando cada departamento se encarga de mantener actualizado sus respectivos

módulos que alimentan al sistema contable, para el registro de los asientos y

transacciones.

De esta manera se hace un seguimiento de todos los registros que se procesan y

así proporcionar gran seguridad y confianza tanto a los usuarios como a los

accionistas de que todos los procesos son llevados a cabo con integridad por parte de

los que manejan el sistema.

Como ya se indicó, en este informe nos centraremos en los departamentos de

Nómina y Almacén, los cuales se relacionan fundamentalmente en el aspecto de pago

de salarios al personal.

DEPARTAMENTO DE NOMINA

Como señala Catamora, "Los procedimientos de Nómina están enfocados a

registrar las transacciones que se derivan de operaciones con el personal” (1997).

El departamento de nomina de la empresa se encarga de gestionar los siguientes

procesos relacionados con el personal

Control de asistencia y horas trabajadas.

Beneficios por vacaciones y otras prestaciones.

Cumplimiento de obligaciones gubernamentales (SSO, INCE, LPH, SPF,

etc.).

Prestamos al personal

La ubicacion del departamento dentro de la organización es como sigue:

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La empresa de acuerdo a las estipulaciones de la LOTTT (Ley Orgánica del

Trabajo, Trabajadores y Trabajadoras) y la Constitución de la República Bolivariana

de Venezuela, debe efectuar todos los conceptos de asignaciones y deducciones en los

procesos de nómina a cada uno de sus empleados, con el fin de que estos tengan el

salario justo según las bases legales correspondientes.

Las Asignaciones, representan los montos que constituyen las remuneraciones

que deben cancelarse al empleado. Seguidamente se presentan las asignaciones que

la empresa paga a cada uno de sus trabajadores:

Salario (días trabajados): Este representa la remuneración del trabajador por la

cantidad de días que este laboró realmente. De a cuerdo a la LOTTT “esta es la

remuneración, provecho o ventaja, cualquiera fuese su denominación o método de

cálculo, siempre que pueda evaluarse en efectivo, que corresponda al trabajador por

la prestación de sus servicios y, entre otros, comprende las comisiones, primas,

gratificaciones, participación en los beneficios o utilidades, bono vacacional, así

como recargos por días feriados, horas extras o trabajo nocturno, alimentación y

vivienda.”

Salario (días libres): Es aquel salario que percibe el trabajador por sus días de

descanso, por lo general son uno o dos días máximo. La LOTTT explica: “para el

cálculo de lo que corresponda al trabajador por causa del descanso semanal (días

libres), feriados, horas extras y trabajo nocturno, se tomará como base el salario

normal devengado por el, durante la semana respectiva.” “El trabajador tiene derecho

a que se le pague el salario correspondiente a los días feriados o de descanso (libres).”

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ALMACEN

ADMINISTRADOR

NOMINA

Bono nocturno: Es una compensación que se cancela al trabajador sobre la base

de un porcentaje del salario días trabajados (diurnos) el cual es del 15% (este es el

porcentaje que cancela CAMSERVIS, La LOTTT define el bono nocturno como: “la

jornada de trabajo que será pagada con un 30% de recargo, por lo menos sobre el

salario convenido para la jornada diurna.”

Horas extras: Es un pago extra que se realiza al trabajador por laborar en exceso

de su jornada normal. La LOTTT, establece: “Las horas extraordinarias serán pagadas

con un 50% de recargo, por lo menos, sobre el salario convenido para la jornada

diurna.”

Días feriados trabajados: Son pagos extras que se realizan por el trabajo

realizado en días que son decretados por la nación como no laborables. La LOTTT

señala: “Cuando un trabajador preste servicios en día feriado tendrá derecho al

salario correspondiente a ese día y a demás al que le corresponda por razón del

trabajo realizado, calculado con un recargo del 50% sobre el salario ordinario”. Son

días feriados de acuerdo a la ley: Los domingos, el 1ºde Enero, lunes y martes de

carnaval, jueves y viernes santos, el 1ºde Mayo, el 24, 25 y 31 de Diciembre.

• Los señalados en la Ley de fiestas nacionales.

• Los que se hayan declarado o se declaren festivos por el Gobierno Nacional,

Estados o por las Municipalidades hasta un límite total de 3 años por año.

Cesta tickets: Es un servicio que le permite a la empresa otorgar al trabajador

un beneficio social de provisión de alimentos y comidas adicional al salario que se le

otorga al mismo. Es la alternativa del comedor o comisariato que permite al

trabajador mejorar su alimentación y la de su familia. Este puede ser utilizado en una

red de establecimientos afiliados que se compone de: Supermercados, Panaderías,

Restaurantes, etc. El monto de la cesta tickets es de 36 bolívares diarios pagaderos

mensualmente y basados en los días laborados.

De acuerdo a la LOTTT “Se entiende como beneficios sociales de carácter no

remunerativo: Los servicios de comedores, provisión de comidas y alimentos. ”

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La Ley de Alimentación a los Trabajadores establece claramente de un

“Beneficio social de alimentación con carácter no salarial:

• Beneficiarios: Trabajadores del sector público y privado que devenguen hasta

3 salarios mínimos.

• Modalidades: A través de tickets y/o tarjetas electrónicas emitidas por las

empresas especializadas en la administración y gestión de beneficios sociales.” En

ningún caso el beneficio podrá ser cancelado en dinero efectivo.

Las Deducciones, representan montos que rebajaran del total del sueldo

devengado por el trabajador un porcentaje de tasas estadales de S.S.O, L.P.H y S.P.F

al momento de elaborar la nómina.

Ley del S.S.O (seguro social obligatorio): Es un sistema implantado por el

Estado, que se encarga de regular las condiciones de bienestar social de los

trabajadores venezolanos, garantizando al asegurado los cuidados médicos necesarios

tales como: maternidad, accidentes, enfermedad. Así como también ancianidad,

muerte, desempleo, retiros, invalidez etc. De acuerdo con esta ley, los trabajadores

deben ser inscritos dentro de los primeros tres días (hábiles) inmediatos al inicio de su

actividad laboral, a través de la presentación de la planilla 14-02, la cual es utilizada

para registrar al empleado y sus familiares en el S.S.O, sin embargo en caso contrario,

es decir, si este ya no labora mas por motivos de despido, renuncia, muerte, etc, se

debe llenar la planilla 14-03, a los tres días (hábiles) siguientes para notificar la

culminación de sus labores en la empresa y proceder al cobro del seguro de paro

forzoso.

Cabe destacar que la empresa permite la asistencia médica y registro en este

seguro solo al trabajador y no a su familia, aplicando así una tasa del 4% del salario

para disfrutar de este beneficio y un 2% al patrono.

De acuerdo a la Ley del Seguro Social Obligatorio: “Tienen derecho a recibir

del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, la asistencia médica integral:

• Los asegurados (trabajador).

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• Los familiares que determine el reglamento.

• La concubina, si no hubiere cónyuge.

• Los pensionados por invalidez, vejez o sobrevivientes y los miembros de su

familia”.

Ley de S.P.F (seguro paro forzoso): Fue creado con el propósito de ofrecer una

protección temporal a los trabajadores, ya sean estos del sector público o privado, que

presten sus servicios e virtud de un contrato laboral o relación de trabajo,

independientemente del monto del salario devengado. Se aplicará una tasa del 0.5%

al trabajador y 2% al patrono.

Ley de P.H (política habitacional, actualmente FAOV): Establece incentivos y

estímulos para satisfacer las necesidades del trabajador a través del desarrollo de

programas de vivienda, ya sea a mediano o largo plazo. La empresa aplica el 1% al

trabajador y el 2% al patrono.

I.N.C.E (instituto nacional de cooperación educativa): Es una institución que se

encuentra bajo la tutela del Estado, con la colaboración de patronos y trabajadores de

los sectores productivos de bienes y servicios, con la finalidad de brindar una

eficiente formación y capacitación continua de la fuerza laboral, complementando así

la educación recibida en el sistema formal. Este es pagadero con una tasa del 0.5%

sobre las utilidades del trabajador y 2% del total del sueldo al patrono.

Descripción del sistema de nómina utilizado por la empresa.

CAMSERVIS con el propósito de brindar una mayor efectividad al momento

de realizar, actualizar y generar la nómina se basa en la utilización de un sistema

denominado DATA-PRO NÓMINA, el cual es ideal y confiable para las empresas ya

que facilita el trabajo y permite llevar el control del personal así como también los

diferentes conceptos que se manejan en la nómina de pago y gastos asociados a esta.

Este es un sistema totalmente configurable ya que se adapta a las necesidades de la

empresa, permitiendo elaborar la nómina de manera parcial o total facilitando al

usuario revisarla de manera detallada y/o resumida. 9

Este sistema computarizado, incluye además herramientas de trabajo como

calculadora, calendario, reportes configurables por pantalla o impresora que permite

generar los diversos informes solo con la información que se necesita o simplemente

crear nuevos campos con la información ya existente, permite mantener al día los

datos de cada trabajador, sus expedientes, variaciones de pago, permisos o reposos,

posee numerosas ventanas de información que permiten de manera rápida y directa

realizar consultas, a demás cuenta con un nivel de seguridad que impide el acceso a

personas no autorizadas al sistema protegiendo así la data de alteraciones que no

hayan sido debidamente aprobadas.

También se encarga del cálculo automático de las prestaciones sociales, estados

de cuentas del trabajador, utilidades, vacaciones, liquidaciones y todos los términos

relacionados a esta, etc., dependiendo del tipo de pago en que incurra la empresa, es

decir, semanal, quincenal o mensual. En este caso la empresa lo elabora

quincenalmente.

Aunque el sistema empleado por la empresa es muy completo, este se encarga

solo de elaborar y mantener un control y registro de la nómina, para posteriormente

realizar un reporte con toda la información necesaria y enviarla a Caracas, la cual se

encargara de revisar y proceder a efectuar los cálculos correspondientes para

cancelar a través de cheques o simplemente a través de depósitos bancarios.

Básicamente la pantalla principal de la nómina contiene las siguientes

aplicaciones:

- Parte superior:

Nombre de la empresa.

Versión del sistema.

Fecha del sistema.

Tipo de nómina.

- Menús: Consta de seis columnas:

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MENÚ FIN: Esta opción permite seleccionar cambios en la fecha de inicio y

fin de cada periodo de pago, cambios de usuario y claves de acceso a este, a demás de

seleccionar el tipo de pago (semanal, quincenal o mensual), y tipo de nómina a

utilizar (de empleados), manual del sistema en el cual se desplegará en pantalla la

opción de ayuda para realizar cualquier consulta, nombre de la empresa e impresora.

MENÚ APLICACIÓN: Es aquí donde se muestran las herramientas necesarias

para realizar, actualizar y generar la nómina, informes, consultas y gráficos a través

de los cuales es posible realizar proyecciones en forma cuantitativa y gráficamente a

cerca de los montos en nómina por los diferentes conceptos de pago. En esta sección

se generan y modifican los informes así como también se definen los cálculos y

operaciones que afectan directamente la nómina y otras aplicaciones que hacen

posible al usuario salir a otros módulos del sistema.

MENÚ DE CUENTAS: En esta aplicación se muestran los archivos maestros,

los cuales poseen toda la información del trabajador, manteniendo al día los datos

individuales de este, así como fecha de ingreso o egreso, nombre y apellido, código,

fecha de nacimiento, asignación de turnos y puestos, etc.

MENÚ DE MOVIMIENTOS: En esta sección se agrupan las opciones que

generan o permiten incorporar movimientos basados en los archivos maestros, tales

como variaciones en los montos para el pago de nómina, reposos y/o permisos los

cuales muestran la fecha de desincorporación parcial del trabajador, expedientes de

cada trabajador, liquidaciones, etc.

MENÚ DE CONSULTAS: En ella se explican detalladamente los pasos para

efectuar la emisión de algún informe del sistema, permitiendo al usuario incluir el

tipo de información que desea seleccionar. La pantalla de consultas esta compuesta

por cuatro recuadros básicos:

- El primer recuadro reúne todas las opciones para el informe en curso, como

formato, tipo de letra, margen, salida.

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- El segundo recuadro contiene los campos y valores para extraer el bloque de

información de la base de datos, así como fecha de pago, código del trabajador, fecha

de ingreso y egreso.

- El tercer recuadro contiene los campos, operadores y valores para filtrar los

registros, es decir, nombre y apellido del trabajador, tipo de nómina, y forma de pago.

- El cuarto recuadro muestra todas las características del informe en la pantalla

(margen, tipo de letra, formato, código, incluso el nombre de la impresora

seleccionada).

MENÚ DE SALIDA: Permite al usuario seleccionar el dispositivo de salida

para el informe, el sistema o cualquier aplicación en la que se haya incurrido o

procesado hasta ese momento.

Cabe destacar que el sistema DATA-PRO NÓMINA, es muy eficiente para él o

los usuarios que tengan acceso a dicho sistema. Su seguridad y rapidez al momento

de manejar la información brinda las herramientas suficientes que sirven de modelo y

hacen que el usuario sienta la confianza para trabajar y sentir que se están

cumpliendo con los objetivos deseados.

Nota: Es necesario que al sistema se le haga un mantenimiento general y

completo cada seis meses con un personal apto y con los conocimientos suficientes

para ello, ya que es algo costoso y lo que se quiere es la seguridad del sistema y que

este funcione lo mas eficientemente posible.

Descripción del procedimientos para la elaboración y cancelación de la

nómina.

El proceso de elaboración y cancelación de nómina, se lleva a cabo una vez que

se inicia el periodo de pago, los cuales están muy bien definidos en la L.O.T.T.T,

donde se expresa claramente, “Que el trabajador y el patrono acordaran el lapso

fijado para el pago del salario, el cual no podrá ser mayor de una quincena, pero

podrá ser de un mes cuando el trabajador reciba del patrono alimentación y vivienda”.

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Por ello es necesario que la nómina sea elaborada con anticipación, de modo que

pueda ser cancelada en el momento que corresponda.

La empresa al acercarse la fecha de pago, debe llevar a cabo el siguiente

procedimiento:

1. El administrador debe elaborar con la ayuda del supervisor encargado, los

roles de guardia de cada uno de los trabajadores durante el mes en curso, mostrando

en este formato el año, puesto, número del trabajador, nombre y apellido de este,

conjuntamente con la cantidad de días libres, diurnos y nocturnos trabajados. Este rol

de guardia se realiza de acuerdo a una tabla de personal que posee la compañia, en la

cual se observan una serie de datos que facilitan la programación diaria de cada

trabajador.

A través del siguiente ejemplo se explicará con mas detalle este proceso:

Cód. Descripción Siglas Próx. Turno.Días

L M M J V S D

201 Diurno. Libre Viernes HAL 208 D 0 8 8N 8 8 8 8

202 Diurno. Libre Sábado HAL 209 D 0 8N 8 8 8 8 8

203 Diurno. Libre Domingos HAL 210 D 8 8 8 8 8 8 0204 Nocturno. Libre Lunes HAL 197 N 0 8 8 8 8 8 8205 Nocturno. Libre Martes HAL 198 D 8

N 0 8 8 8 8 8

206 Nocturno. Libre Miércoles HAL 199 D 8 8N 0 8 8 8 8

207 Nocturno. Libre Jueves HAL 200 D 8 8 8N 0 8 8 8

208 Nocturno. Libre Viernes HAL 201 D 8 8 8 8N 0 8 8

209 Nocturno. Libre Sábados HAL 202 D 8 8 8 8 8N 0 8

210 Nocturno. Libre Domingos HAL 203 N 8 8 8 8 8 8 0Tabla N°1.Tabla de Guardias de Personal.

En esta tabla de personal se muestran a través de códigos numéricos, los turnos

que deben asignarse a cada trabajador. Por ejemplo un trabajador que inicie su

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jornada laboral en Abril, día Jueves y Nocturno librando los días Domingos durante

los próximos 30 días de este mes, le corresponde el código número 210, y una ves

finalizado el mes, de acuerdo a la tabla, el próximo código asignado seria el 203 el

cual inicia Diurno librando los Domingos y así sucesivamente. Este debería ser la

forma más segura de llevar a cabo esta asignación para mantener un control

adecuado, sin embrago no se cumple totalmente ya que depende del manejo del

Administrador y sugerencias que pueda tener el trabajador al momento de realizar la

programación diaria.

2. Posteriormente se realiza el periodo de asistencias diarias de los trabajadores

cada mes, en estas hojas se muestra la fecha, turno correspondiente (diurno/nocturno),

día, puesto, nombre, apellido, firma y código, el cual muestra los cambios en la

nómina, por ejemplo, el trabajador deberá colocar por lo general el Código 01 el cual

indica que laboro de acuerdo a la asistencia ya programada, el resto se presentan a

continuación:

Código 02: Días libres trabajados.

Código 03: Redobles.

Código 08: Reposos.

Código 09: Permiso no remunerado.

Código 10: Falta injustificada.

Código 13: Permiso remunerado.

Cabe destacar que el supervisor encargado debe estar pendiente de que los

trabajadores realicen a diario este proceso satisfactoriamente, ya que de este depende

el pago correcto de la nómina.

Fecha: 27/04/2012 Turno: Diurno Día: ViernesSupervisor: Aníbal Salazar.

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Puesto Nombre y Apellido Código FirmaGarita Administrativa José Rioja 01 ------Garita Operativa Henry Caña 10 ------

Tabla N°2.Tabla de Control de Asistencia.

3. Al elaborar el periodo de asistencias cada quincena debe revisarse antes de

procesar esta información por si hubo alguna modificación en la nómina que ya ha

sido programada a través del sistema DATA-PRO NÓMINA, para ajustarla a los

cambios que se hayan dado, tales como redobles, faltas injustificadas o cualquiera de

las ya mencionados anteriormente, así como también verificar que todos los

trabajadores hayan firmado para garantizar su pago, de no hacerlo se le da un plazo

máximo de hasta dos o tres días después de que el supervisor encargado ha llevado la

lista a la oficina de Administración y personal a la cual tienen que asistir para firmar.

Cabe destacar que los trabajadores que no lo hayan hecho se le descuenta el día, ya

que se toma como si este no hubiese asistido a su puesto de trabajo.

4. Terminado este proceso, el Administrador conjuntamente con la secretaria, el

jefe de nómina y todo aquel personal que se encarga de generar toda esta

información, realizan los cálculos pertinentes para el pago de la nómina, y si hay

alguna desviación estos se comunican a través de e-mail o teléfono para aclararla.

Posteriormente se hacen los cheques y listines o comprobantes de pago (el cual el

trabajador debe firmar para constatar que cobró y donde se muestra el monto del

pago, deducciones, asignaciones nombre y apellido, fecha de la quincena cancelada)

o se depositan directamente a la cuenta bancaria de cada trabajador, pero si este no

está conforme con la cancelación de su quincena debe dirigirse y presentar su queja

ante el Administrador y él solucionará el problema.

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DEPARTAMENTO DE ALMACEN

La empresa CAMSERVIS presenta graves deficiencias con todo lo relacionado

al inventario de mercancías en el almacén, pues el hecho de no contar con un

adecuado y eficiente control interno sobre el sistema de inventarios trae consigo

consecuencias negativas.

En este sentido, la empresa ha visto incrementado los ajustes contables al

momento de las tomas físicas de inventario, producto de faltantes y lotes incompletos

de mercancía. Igualmente, se ha encontrado mucha mercancía defectuosa y hasta

obsoleta no reportadas como tal, que abultan los saldos de inventarios finales que se

presentan en los estados financieros.

Obviamente, esta situación adversa puede revertirse, si y solo si, la empresa

asume una actitud proactiva y decide implementar adecuados controles internos que

permitan y sean capaces de salvaguardar y preservar el bien más preciado, de donde

proceden las utilidades de la empresa, como lo son sus inventarios de mercancías.

Descripción de la situación actual.

En el proceso de análisis de la información, se pudo observar lo siguiente

1) Deficiencias en el control interno.

2) Los niveles de stock mínimos y máximos de existencias no están

definidos.

3) No existen manuales administrativos de procedimientos y funciones.

4) No existen procedimientos formales para el control de la salida de

Mercancías.

5) No hay fiabilidad de las cantidades y del estado físico de las

existencias.

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6) Los sistemas de inventario existentes están obsoletos lo que implica

retraso en el registro de la mercancía.

7) Falta de instructivos para la toma física de inventarios.

8) Pérdida de productos sin justificativo.

9) Falta de coordinación entre el personal de almacén que entrega y que

recibe la mercancía.

10) Falta de un manual de procedimientos en el área de almacén, que

indique las pautas para el manejo, conteo y resguardo de las existencias.

11) Inadecuada distribución física en el almacén e incorrecta codificación

de la mercancía..

Causas u origen de las deficiencias.

Con relación a la Contabilidad:

a) No hay integración de la contabilidad con las demás operaciones.

b) No se utilizan pruebas para tener la seguridad de que las operaciones

de contabilidad se lleven en forma correcta.

Con relación a los Métodos y Procedimientos:

a) No existen manuales de procedimientos escritos.

b) No se llevan métodos y procedimientos para un control interno

eficiente.

c) No se preparan informes con respecto a la vigilancia de la empresa.

Con relación a la Organización:

a) Falta división de las labores.

b) No existe asignación precisa de responsabilidades.

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FORTALEZAS.

Entre las fortalezas que presenta CAMSERVIS se pueden mencionar:

1) La compañía cuenta con personal calificado.

2) Posee equipos modernos de computación en todas las áreas

administrativas de la organización (Ventas, Compras, Contabilidad, Nómina,

Almacén, etc.).

3) En cuanto al proceso de nómina, se lleva a cabo de manera eficaz ya

que poseen un software (DATA-PRO NOMINA) que automatiza el proceso,

facilitando el manejo adecuado y confiable de la información.

4) Los pedidos de mercancías se efectúan con suficiente antelación,

evitando así los stock outs.

5) Posee una amplia cartera de clientes a nivel nacional, por lo cual el

inventario rota frecuentemente.

DEBILIDADES.

Las debilidades mas relevantes que presenta CAMSERVIS se evidencia con los

siguientes hechos:

1) En la compañía no existen manuales de normas y procedimientos que

garanticen la debida ejecución de las funciones de Compras, Recepción,

Almacén (Depósito), Despacho, Control Físico y Registro de Mercancías.

2) No existe una conciliación entre las órdenes de compra y lo facturado.

3) El software o sistema de procesamiento electrónico de datos (PED)

utilizado en el almacén, requiere de actualizaciones.

4) Los registros de clientes no poseen datos y documentación completa.

5) No existe un control sobre la mercancía pendiente por despachar.

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6) No hay un reporte que permita verificar con exactitud la rotación de

inventario.

7) El proceso de inscripción de nuevos clientes se hace con archivos

físicos lo cual acarrea grandes volúmenes de papel.

8) La toma física de inventarios se realiza tan solo una vez al año.

9) No se cuenta con reportes que permitan verificar la variabilidad de la

demanda.

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REFLEXIONES FINALES

CAMSERVIS posee un buen sistema de nómina que garantiza una adecuada

contabilidad en esta área, por lo que simplemente tienen que mantener actualizado el

software y cumplir con los procedimientos establecidos.

Por el contrario, la empresa no pone en práctica la aplicación de políticas,

normas y procedimientos para llevar el control eficiente de los inventarios en el

almacén.

Es pertinente rediseñar y repotenciar significativamente los controles de entrada

y salida de mercancías en el almacén, así como aquellos procedimientos o procesos

utilizados para la toma física de inventarios. Todo esto bajo un constante monitoreo,

analizando los riesgos que pueden ocasionar ciertas medidas sobre las pérdidas del

control de los niveles de inventario que la empresa debe manejar.

No existe en la empresa un manual de normas y procedimientos para quien hace

la toma física de los inventarios de las mercancías, de lo cual se infiere la necesidad

de diseñar el procedimiento general, así como los formatos e instructivos requeridos

por el sistema de control interno de este departamento.

Puntualmente, en lo referente al proceso de toma física de inventario, también

existen riesgos administrativos, contables y operativos, debido a que se realiza tan

solo una toma física y esta de lleva a cabo al final del ejercicio económico.

En referencia a las normas y procedimientos relacionados específicamente a la

función de almacenaje, su carencia representa una debilidad para el proceso de

control de inventario que se lleva a cabo en el almacén y que permite determinar roles

y toma de decisiones.

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BIBLIOGRAFÍA

Catacora, Fernando. (1997). Sistemas y procedimientos contables . Venezuela:

Editorial MacGraw Hill.

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