1

INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE

IDRD

INFORME FINAL EVALUACIÓN AUSTERIDAD DEL GASTO PÚBLICO

1 DE JULIO A 30 DE SEPTIEMBRE DE 2016

Bogotá D. C., diciembre de 2016

2

INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE - IDRD

Director General

Pedro Orlando Molano Pérez

Jefe Oficina de Control Interno

Luis Francisco Cante Céspedes

Auditores

Carmen Rosa Nocua Pérez

Álvaro José Arrieta Consuegra

3

TABLA DE CONTENIDO

Presentación 1. Objetivos 2. Alcance 3. Metodología 4. Marco Normativo 5. Análisis y Resultados 6. Conclusiones y Recomendaciones

4

PRESENTACIÓN

La Oficina de Control Interno del Instituto Distrital de Recreación y Deporte IDRD, dando

cumplimiento a las directrices del Gobierno Nacional en materia eficiencia y Austeridad del

Gasto Público, al Decreto Nacional 1737 de 1998 y demás normas reglamentarias de la

materia, rinde el presente informe según lo dispuesto en el artículo 1 del Decreto 984 del 14

de mayo de 2011, modificatorio del decreto 1737, que indica:

“Articulo 1. El artículo 22 del Decreto 1737 de 1998, quedará así:

ARTICULO 22. Las Oficinas de Control Interno verificarán en forma mensual el cumplimiento

de estas disposiciones, como de las demás de restricción de gasto que continúan vigentes;

estas dependencias prepararán y enviarán al representante legal de la entidad u organismo

respectivo, un informe trimestral, que determine el grado de cumplimiento de estas

disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto.

Si se requiere tomar medidas antes de la presentación del informe, así lo hará saber el

responsable del control interno al Jefe del organismo.

En todo caso, será responsabilidad de los secretarios generales, o quienes hagan sus

veces, velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones aquí contenidas.

El informe de austeridad que presenten los jefes de Control Interno podrá ser objeto de

seguimiento por parte de la Contraloría General de la República a través del ejercicio de sus

auditorías regulares."

El IDRD, emitió la Circular O64 del 23 de abril de 2013, en cumplimiento de las obligaciones

establecidas en el Decreto 1737 de 1998 y demás normas emanadas, tanto de las

autoridades nacionales como distritales; entre otras, la Directiva Distrital 08 del 4 de mayo de

2007 “Medidas de Austeridad en el Gasto Público del Distrito Capital”; la Directiva Distrital

No. 016 del 12 de octubre de 2007 “Medidas de austeridad en el gasto público del Distrito

Capital” y la Directiva Presidencial 04 del 03 de abril de 2012 “Eficiencia Administrativa y

Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública”.

5

Así mismo, con memorando Radicado 20163000206523 del 3 de junio de 2016, la

Subdirección Administrativa y Financiera, remitió comunicado a todos los funcionarios sobre las

Medidas de Austeridad en el Gasto Público del IDRD, atendiendo la recomendación de la Oficina de

Control Interno.

1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL Evaluar el cumplimiento de políticas de eficiencia y austeridad en el gasto público en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte IDRD, bajo el Decreto 1737 de 1998 y las demás normas relacionadas. 1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1.2.1. Verificar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de austeridad en el gasto público. 1.2.2. Analizar que el gasto se oriente a la racionalidad y uso adecuado de recursos. 1.2.3. Analizar comparativamente el comportamiento del gasto durante el tercer trimestre de 2016, respecto de mismo período de 2015. 2. ALCANCE La evaluación se realizará a través del seguimiento a la ejecución del gasto en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD, de forma comparativa, en el marco de la Política de Austeridad, la cual se desarrollará con base en el análisis de la información de los gastos de funcionamiento. 3. METODOLOGÍA Se realizará la evaluación de acuerdo al procedimiento Auditorías de Control Interno y a las normas de auditoria generalmente aceptadas, las cuales incluyen indagaciones, revisión y obtención de evidencias, con el fin de lograr el soporte necesario para apoyar las conclusiones obtenidas. Al final de la evaluación se tendrá como resultado un informe final el cual tiene como objeto comunicar las observaciones, recomendaciones, oportunidades de mejora y/o hallazgos, que permitan verificar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de austeridad en el gasto. No obstante para dar cumplimiento al objetivo y tiempo estimado para esta evaluación, se deberá contar con el suministro de la información completa y oportuna, así como con la disponibilidad de los funcionarios; es de resaltar que es responsabilidad de cada una de las

6

áreas, que el contenido de la información suministrada y que la falta u omisión de la misma puede generar errores en el análisis que realice el auditor y obstaculice la efectividad de la evaluación.

4. MARCO NORMATIVO

La ejecución del presente informe tiene como marco normativo el siguiente:

Decreto 1737 del 21 de agosto de 1998 “Por el cual se expiden medidas de

austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de

compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro

Público”.

Decreto 2209 del 29 de octubre de 1998 “Por la cual se modifica parcialmente los

decretos 1737 y 1738 del 21 de agosto de 1998”.

Decreto 2445 del 23 de noviembre de 2000 “Por el cual se modifican los artículos 8°,

12, 15 y 17 del decreto 1737 de 1998”.

Decreto 2465 del 27 de noviembre de 2000 “Por el cual se modifica el artículo 8o. del

Decreto 1737 de 1998”.

Decreto 1094 del 07 de junio de 2001 “Por el cual se modifica el Decreto 1737 del 21

de agosto de 1998”.

Decreto 2672 del 11 de diciembre de 2001 “Por el cual se modifica el artículo 9o. del

Decreto 1737 de 1998”.

Decreto 966 del 28 de marzo de 2007 “Por la cual de modifica el artículo 15 del

Decreto 1737 de 1998”.

Directiva Distrital 08 del 4 de mayo de 2007 “Medidas de Austeridad en el Gasto

Público del Distrito Capital”.

Directiva Distrital No. 07 de 19 de agosto 2008 “Aclaración de la Directiva Distrital 08

de 2007, sobre medidas de austeridad en el gasto público en el territorio del Distrito

Capital”.

Directiva Distrital No. 016 del 12 de octubre de 2007. “Medidas de austeridad en el

gasto público del Distrito Capital”.

Decreto 2785 del 04 de agosto de 2011 “Por medio del cual se modifica parcialmente

el artículo 4° del Decreto 1737 de 1998”.

Circular 12 del 16 de septiembre de 2011 “Medidas de austeridad del gasto público

del Distrito Capital”.

Directiva Presidencial 04 del 03 de abril de 2012 “Eficiencia administrativa y

lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública”.

Decreto 984 del 14 de mayo de 2012 “Por el cual se modifica el artículo 22 del

7

Decreto 1737 de 1998”.

Directiva Presidencial 06 del 02 de diciembre de 2014 “Plan de Austeridad”.

Circular O64 del 23 de abril de 2013, del IDRD.

Memorando Radicado 20163000206523 del 3 de junio de 2016 5. ANÁLISIS Y RESULTADOS En seguimiento a las citadas normas, especialmente la Circular O64 del 23 de abril de 2013, y el memorando 20163000206523 y a las actividades de Austeridad establecidas por el PIGA, se obtuvieron los siguientes resultados, con base en la información tomada del Sistema de Presupuesto Distrital -PREDIS-, publicado en la página WEB del IDRD.

5.1 Gastos de Funcionamiento.

Fuente:

Sistema

de

Presupu

esto

Distrital

-

PREDIS

-

Con respecto al gráfico No. 1 se pued

e determinar

que la variación que presenta el total de los gastos de funcionamiento, entendiéndose desde la ejecución

presupuestal (Registros Presupuestales Expedidos en el período), corresponde al 11,86% al pasar

de $2.419.207,00 en el tercer trimestre de 2015 a $2.706.585,00 en el mismo trimestre de 2016.

8

Los rubros analizados para este período fueron los siguientes:

ABLA No. 1

Fuente: Sistema de Presupuesto Distrital -PREDIS- De la tabla No. 1 se destacan los siguientes conceptos que contribuyeron a las variaciones: 5.1.1 Conceptos que determinaron el incremento:

9

Fuente: Sistema de Presupuesto Distrital -PREDIS La variación en este rubro corresponde al 900%, toda vez que en el tercer trimestre de 2015 presentó una ejecución de $3 millones y para el mismo periodo en esta vigencia su ejecución corresponde a $30 millones, los cuales se ven relejados en la adición a los servicios profesionales para asesorar jurídicamente al IDRD, la Dirección General, Secretaría General y Subdirecciones, en materia laboral, pública, administrativa, negociación sindical, seguridad social, hacienda pública y gestión pública.

Fuente: Sistema de Presupuesto Distrital -PREDIS

10

La variación que presenta este rubro es de 189,95% pasando de una ejecución de $850.333 a $2.465.517 durante el tercer trimestre de 2015 y 2016 respectivamente. Esto se debe a los tres reembolsos que se han presentado para la caja menor durante la actual vigencia, que a diferencia del 2015 donde sólo se debió realizar en dos ocasiones.

Fuente: Sistema de Presupuesto Distrital -PREDIS Los gastos de Transporte y Comunicación se incrementaron en 2016, respecto de 2015, en 390,38%, pasando de $7.850.435 a $38.496.992. Esta variación obedece, entre otros, a la necesidad de contratar el servicio de Hosting del sitio Web del IDRD y sub–sitios que requieran ser publicados por demanda ocasional, así como la prestación de servicios de transporte terrestre automotor especial para las dependencias de la entidad.

Es importante indicar adicionalmente que la Secretaría Distrital de Hacienda autorizó

traslado presupuestal de $281 millones para cubrir el costo de los buzones de correo

electrónico de la entidad que en la vigencia 2015 eran sufragados directamente por la

Alcaldía Mayor y que por normativa debieron ser asumidos por las entidades. Por lo cual, al

corte de este trimestre, el rubro cuenta con un presupuesto definitivo de $737 millones para

la presente vigencia.

11

Fuente: Sistema de Presupuesto Distrital -PREDIS

El rubro de Mantenimiento y Reparaciones pasó de $44.850.968 a $167.991.901 entre los dos períodos, equivalente a un porcentaje de crecimiento del 274,56%, lo anterior debido a compromisos recurrentes de la entidad para el mantenimiento y conservación de la sede administrativa que se adquirieron en el mes de septiembre de 2016 para: el suministro de elementos de ferretería y pintura necesarios para el mantenimiento de la sede administrativa, el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de oficina incluido el conmutador y el arreglo de jardines interiores y exteriores así como la poda de las zonas verdes aledañas a la sede administrativa del IDRD. Es importante indicar que el presupuesto asignado a este rubro para la vigencia 2016 por la Secretaría Distrital de Hacienda fue de $1.500 millones, cifra igual a la del año 2015. 5.1.2 Conceptos que determinaron disminución:

12

Fuente: Sistema de Presupuesto Distrital -PREDIS

La disminución que presenta este rubro de 99,83% durante el tercer trimestre del 2016 con respecto al mismo período en el 2015, se observa que obedece a un sólo reembolso de la caja menor en la vigencia 2016.

Fuente: Sistema de Presupuesto Distrital -PREDIS

La disminución en este rubro del 16,35% pasando de una ejecución de $91.836.166 en el tercer trimestre de 2015, a una ejecución de $76.816.980 en el mismo trimestre de 2016, se refleja principalmente en la disminución de los recursos de la subasta inversa para la

13

selección del proceso de outsourcing del servicio integral de fotocopiado blanco y negro, fotocopias en color velobind, foto planos y otros relacionados dentro de las instalaciones del IDRD .

Fuente: Sistema de Presupuesto Distrital -PREDIS

Para el caso de este rubro, en el tercer trimestre de 2016, la disminución del 40,37% con respecto al mismo trimestre de 2015 surge como consecuencia de los pagos de este servicio público por las facturas presentadas por la Empresa de Energía de Bogotá, de acuerdo con el consumo de energía en la Sede Administrativa. La disminución se debe a las diferentes campañas y avisos desarrollados en el programa: Uso Eficiente de la Energía implementados a través del PIGA .

Fuente: Sistema de Presupuesto Distrital -PREDIS

14

El tercer trimestre de 2016 con respecto al mismo período del 2015, por este rubro se refleja una disminución del 6,84%, debido a los pagos de éste servicio público por las facturas presentadas por parte de la Empresa de Energía de Bogotá, de acuerdo con el consumo de agua en la Sede Administrativa. La disminución ocurre por la implementación del programa Uso Eficiente del Agua desarrollados a través del PIGA.

Fuente: Sistema de Presupuesto Distrital -PREDIS

En este rubro se observa una disminución de los gastos del 63,37%, pasando de $6.481.793 a $2.374.445. Esta disminución ocurre porque el cobro de este servicio público está directamente relacionado con la producción de residuos orgánicos no aprovechables generados por los servidores públicos, visitantes de la sede administrativa. Se anota que uno de los cinco programas de ecoeficiencia adoptados por el PIGA, el denominado “Gestión Integral de Residuos” promueve la disminución de materiales o desechos y el reuso de los elementos, por lo cual se considera que la disminución del valor facturado tiene relación directa con la menor generación de residuos.

15

Fuente: Sistema de Presupuesto Distrital -PREDIS El gráfico No. 11, muestra una disminución de los gastos de funcionamiento de Teléfono en un 16,98%, pasando de $49.802.976 a $41.344.781, entre el tercer trimestre de 2015 y el tercer trimestre de 2016, esto obedece a los recursos tecnológicos y de comunicación que día tras día son usados por los funcionarios con sus teléfonos móviles, internet, datos etc., que implican menor utilización de la telefonía fija tradicional.

Fuente: Sistema de Presupuesto Distrital -PREDIS

16

Los gastos de Telefonía Móvil disminuyeron un 10,86%, pasando de $11.944.000 a $10.647.352 de un trimestre a otro, lo cual ocurre por la disminución de los gastos adicionales a los contratados en la telefonía móvil, como roaming, utilizados en la pasada administración en las salidas fuera del país.

5.2 Seguimiento a las acciones enmarcadas en el PIGA. Atendiendo el Decreto 456 DE 2008, "Por el cual se reforma el Plan de Gestión Ambiental

del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones" el IDRD continúa dando cumplimiento al

Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA, para lo cual sigue desarrollando los cinco (5)

programas, orientados a la prevención y control de los factores de deterioro ambiental y que

contribuyan al uso eficiente de los recursos, así: Programa de Uso Eficiente del Agua,

Programa de Uso Eficiente de la Energía, Programa de Gestión Integral de Residuos,

Programa de Consumo Sostenible y Programa de Implementación de Prácticas Sostenibles.

Por otra parte, las actividades o proyectos de este programa deben considerar un modelo

sostenible que contenga aspectos que lleven a la protección del ambiente, la calidad de vida

de los ciudadanos y el desarrollo económico. Como parte de este programa, la entidad

deberá calcular la Huella de Carbono Corporativa, de acuerdo con los lineamentos de la

Secretaría Distrital de Ambiente. El cual se reportó a través de su aplicativo en las fechas

estipuladas.

A su vez, para el desarrollo del programa PIGA, el IDRD, ha implementado los siguientes

lineamientos que corresponden al 5o Programa del PIGA, denominado “Implementación de

Prácticas Sostenibles”:

a. Movilidad urbana sostenible: la cual busca el desarrollo de acciones o estrategias que

promuevan el uso de la bicicleta y otros medios de transporte limpio, adecuación de

espacios para éstos, uso del servicio de transporte público, uso compartido de vehículos y

buenas prácticas de conducción (ecoconducción). Para lo cual, se realiza el seguimiento a

los vehículos propios y de contrato con los que cuenta el IDRD, en cuanto a revisión técnico

mecánica y gases.

b. Mejoramiento de las condiciones ambientales internas y/o de su entorno: A través de la

cual se pretende la mejora de buenas condiciones físicas, locativas y ambientales de las

sedes de la entidad y su entorno, incluyendo acciones que aseguren la administración y

reducción de riesgos ambientales. En esta línea se elaboró el mapa de riesgos ambientales

la cual plantea una serie de actividades encaminadas al mejoramiento de las condiciones

ambientales internas, para la mitigación o eliminación de los riesgos.

17

c. Adaptación al cambio climático: Estas acciones que permitan compensar las afectaciones

ocasionadas al ambiente por la generación de gases efecto invernadero, para contribuir a la

adaptación, mitigación al cambio climático y mejorar la calidad del paisaje, donde podrá

incluir acciones de reforestación, renaturalización, implementación de techos y terrazas

verdes, jardines verticales, aumento y/o creación de cobertura vegetal, uso adecuado del

suelo, construcción sostenible, entre otros. En esta línea se calcula la Huella de Carbono

Corporativa.

En respuesta recibida de la Subdirección Administrativa y Financiera, se indicó lo siguiente,

en relación con el seguimiento a las acciones enmarcadas en el PIGA : “En el programa

“Implementación de Prácticas Sostenibles” que hace parte del Plan Institucional de Gestión

Ambiental -PIGA-, se reportó en enero de 2016, la Huella de Carbono Corporativa, a través

del aplicativo Storm User de la Secretaría Distrital de Ambiente, en el “Informe 15_huella de

carbono”, cumpliendo así con el requerimiento hecho por dicha Entidad.

6. Conclusiones y Recomendaciones.

Cabe anotar que el Informe Preliminar enviado por la Oficina de Control Interno mediante radicado 512763 del 24 de noviembre de 2016, se realizó con base en la información suministrada por la Subdirección Administrativa y Financiera, la cual correspondía a la autorización de giros y no al total de compromisos, según respuesta dada en el comunicado No. 527193 del 30 de noviembre de 2016, generando así unas cifras erradas y la concebida pérdida de tiempo en el análisis y elaboración de este segundo informe preliminar. De conformidad con la evaluación y seguimientos realizados, la Oficina de Control Interno pudo evidenciar que la Entidad está aplicando políticas de austeridad del gasto y ha dado cumplimiento a las disposiciones legales establecidas por el Gobierno Nacional, ajustándose a los principios de economía, eficacia y eficiencia en el manejo del gasto, para dar cumplimiento al Decreto 1737 de 1998, la Circular O64 del 23 de abril de 2013 del IDRD, el Memorando Radicado 20163000206523 del 3 de junio de 2016 y las demás normas de austeridad. Se debe resaltar el compromiso de la Administración y funcionarios del Instituto en los resultados obtenidos en el ahorro del consumo de agua, energía, teléfono, telefonía móvil, así mismo, en los conceptos de combustibles, lubricantes y llantas e impresos y publicaciones, en los cuales se obtuvo una notable disminución en el gasto de estos recursos, comparados en el tercer trimestre de 2015, con respecto al tercer trimestre de 2016.

ALCALOCA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

~~ ••••..Rl'C ••EACION,. ""PO<OT'"....._OO-_ .••R..,.....,..,..,.~Se recomienda dar continuidad a las campañas encaminadas a mantener el ahorro en losconsumos, para dar cumplimiento al Plan Institucional de Gestión Ambiental y con lasdirectrices impartidas por la Alta Dirección relacionadas con la austeridad en el gasto públicoen cuanto a funcionamiento.

Cordialmente,

LUIS FRANC o CANTE CÉSPEDES

Proyectó: Carmen Rosa Nocua Pérez - Profesional Universitario - Oficina de Control InternoAlvaro José Arrieta Consuegra. Contratista Oficina de Control Interno

Calle 63 No. 59A .06Tel: 660 5400www.idrd.gov.coInfo: Linea 195Código Postal: 111221

18,BOGOTAMEJORPARA TODOS