INFORME EJECUTIVO DE AUDITORIAS INDEPENDIENTESDeterminación del Universo de Auditoria: Se utilizó...
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INFORME EJECUTIVO DE AUDITORIAS INDEPENDIENTES Territorio CAR OFICINA DE CONTROL INTERNO CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE CUNDINAMARCA – CAR – Noviembre de 2019
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INFORME EJECUTIVO DE AUDITORIAS INDEPENDIENTES
Territorio CAR
OFICINA DE CONTROL INTERNO
CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE CUNDINAMARCA – CAR –
Noviembre de 2019
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 3
1. OBJETIVO ....................................................................................................................... 4
2. ALCANCE ....................................................................................................................... 4
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................. 7
4. GENERALIDADES .......................................................................................................... 7
5. RESULTADOS Y BALANCE ........................................................................................... 9
6. CONCLUSIONES .......................................................................................................... 22
7. RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS .................................................................... 23
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INTRODUCCIÓN
En el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, se establece que la integración de los Sistemas
de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad denominándose Sistema Único
de Gestión, el cual se debe articular con el Sistema de Control Interno. La ejecución
de esta instrucción se hace mediante la implementación del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión.
La Oficina de Control Interno en cumplimiento de su rol de evaluación independiente
efectúa auditoría independiente al Sistema de Control Interno, mientras que la Oficina
Asesora de Planeación tiene la competencia de evaluar el Sistema Único de Gestión
(SIGESPU).
En consonancia con lo anterior para la vigencia 2019, se realizaron 2 tipos de auditoría
en la Entidad, así:
a. Auditoria al Sistema Integrado de Gestión pública-SIGESPU: Esta auditoria esta
en cabeza de la Oficina Asesora de Planeación y tendrá como objetivo principal
“Verificar la efectiva implementación del Sistema de Gestión de Calidad bajo la
Norma ISO 9001:2015, el Sistema de Gestión Ambiental bajo la norma ISO
14001:2015, el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo bajo la Norma OHSAS
18001:2007 y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información bajo la Norma
ISO 27001:2013”.
b. Auditorias Independientes de Gestión: Esta auditoria esta en cabeza de la Oficina
de Control Interno, como evaluador independiente y tiene la finalidad de
determinar si se han definido, puesto en marcha y aplicado los controles
establecidos por la entidad de manera efectiva. Las auditorias independientes que
realiza la Oficina de Control Interno a los componentes, varían en alcance y
frecuencia, dependiendo de la importancia del riesgo, de la respuesta al riesgo y
de los resultados de las evaluaciones continuas.
Para el cumplimiento de lo anterior, en la vigencia de 2019 la Oficina de Control Interno
implementó un nuevo procedimiento de auditoría en cual se incorporó la metodología de
auditoría basada en riesgos.
Finalmente, conforme con la competencia de la Oficina de Control Interno se consolida
en este documento el resultado de las auditorías independientes, haciendo referencia a
las observaciones y recomendaciones realizadas por la OCIN.
Es importante resaltar que la totalidad de los informes de auditoría fueron entregados a
los líderes de los procesos y a la Dirección General, mediante memorando.
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1. OBJETIVO
Poner en conocimiento de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca los
resultados de las auditorias independientes realizadas por la Oficina de Control Interno para
que la administración tenga herramientas adicionales que le permitan detectar y corregir las
desviaciones en la gestión de la entidad que pueda afectar el cumplimiento de los objetivos
y comprometer el adecuado manejo de sus recursos.
2. ALCANCE
Se realizó auditoría independiente a doce (12) procesos de la Corporación Autónoma
Regional de Cundinamarca, cuyos alcances tanto cronológicos como temáticos se muestran
a continuación:
Procesos Auditado Alcance
Autoridad Ambiental
El presente alcance corresponde al período comprendido entre el 1 de Enero de 2019 y 30 de Agosto de 2019, en él se analizan entre otros, los siguientes aspectos: · Cumplimiento en los Acuerdos de Nivel de Servicio. · Ejecución de las medidas preventivas. · Integridad en la información en el SAE.
Gestión Ambiental Participativa
Aplica a los procesos de cultura para la protección ambiental, producción más limpia y negocios verdes, espacios de participación y concertación ciudadana para la gestión ambiental, conservación del suelo y, agua para la sostenibilidad ambiental, del proceso de Gestión Ambiental Participativa (sede central).
Gestión Contractual
El presente alcance corresponde al período comprendido entre el 1 de septiembre de 2018 y 31 de Agosto de 2019, en él se analizan entre otros, los siguientes aspectos: Contratos celebrados, contratos terminados, incumplimiento de contratos, publicaciones en SECOP, adquisición de predios y planes de mejoramiento.
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Procesos Auditado Alcance
Gestión de Infraestructura Ambiental
El presente alcance corresponde al período comprendido entre el 10 de enero de 2017 y 31 de Agosto de 2019, en él se analizan entre otros, los siguientes aspectos: Estado de los convenios suscritos para la construcción de la infraestructura ambiental y la ejecución de los mismos. Así como, el mantenimiento de la infraestructura ambiental.
Gestión de la Comunicación
Corresponde al período comprendido entre el mes de septiembre 2018 y septiembre de 2019, y se analizan los aspectos del alcance del proceso.
Gestión Documental
El presente alcance corresponde al período comprendido entre el 1 de Enero de 2019 y 31 de Agosto de 2019, en él se analizan entre otros, los siguientes aspectos: Cumplimiento de la entrega de correspondencia al usuario externo, disposición final de los documentos.
Gestión Financieras
El presente alcance corresponde al período comprendido entre el 1 de Enero de 2019 y 31 de Agosto de 2019, en él se analizan entre otros, los siguientes aspectos: Elaboración y seguimiento a la ejecución presupuestal. Tesorería, oportunidad de registros de ingresos, pagos y control de inversiones; confirmación de ejecución de auditoría, ejecutoriedad de las medidas preventivas. Facturación y cartera; oportunidad en la facturación de las rentas y registro de los ingresos y seguimiento de cartera y oportunidad en la confirmación de la ejecución de la auditoria. Contabilidad: Evaluación del sistema de control interno contable, presentación de estados financieros, oportunidad en el registro de los ingresos de la Corporación, presentación de obligaciones tributarias y control y registro de cuentas por pagar.
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Procesos Auditado Alcance
Gestión Humana
El presente alcance corresponde al período comprendido entre el 1 de Enero de 2019 a la fecha de realización de la auditoría, en él se analizan entre otros, los siguientes aspectos: Vinculación, desarrollo y retiro de los servidores públicos y cumplimiento de los planes establecidos en el proceso.
Gestión Jurídica
El presente informe corresponde al período
comprendido entre el 1 de enero de 2019 y 31
de agosto de 2019, en él se analizan entre
otros, los siguientes aspectos:
Definición y actualización de la Política de
Operación del proceso
ü Cumplimiento de sentencias en donde la
Corporación es condenada a pagar sumas de
dinero: Controles para verificar el pago
ü Reparto de procesos judiciales a abogados
de planta y externos-criterios
ü Controles sobre el cumplimiento de términos
en los procesos judiciales
Oferta y Ordenamiento Ambiental
El presente informe corresponde al período comprendido entre el 1 de septiembre de 2018 al 30 de agosto de 2019, en él se analizan entre otros, los siguientes aspectos: Desarrollo de los proyectos con mayor riesgo de incumplimiento correspondientes al Plan de Acción de la dependencia frente a los controles en los procedimientos que se llevan a cabo.
Proceso de Gestión TICS
La presente auditoría interna corresponde al período comprendido entre el 01/09/2018 y 30/09/2019, en él se analizan los siguientes aspectos: Avance de actividades en Arquitectura Empresarial.
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Procesos Auditado Alcance
Proceso Gestión Estratégica
Auditoria desde la planificación de las actividades del proceso hasta la ejecución de las mismas, en el periodo comprendido entre el 1 de septiembre de 2018 hasta el 30 de septiembre de 2019. (Indicadores; seguimiento, control y evaluación de planes programa y proyectos; Cumplimiento lineamientos estratégicos; diseño, ejecución y efectividad de controles del proceso).
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Informes de Auditoría Independiente 2019.
4. GENERALIDADES
La Oficina de Control Interno, realizó la planeación de las Auditorías Independientes a
realizar en el año 2019, así:
Análisis y conocimiento de la Entidad.
Determinación del Universo de Auditoria: Se utilizó de la Caja de Herramientas del
DAFP, el documento denominado “Universo de auditoría basado en riesgos”, en
cual se tuvieron como criterios de selección determinantes la calificación y número
de riesgos inherentes de cada proceso, hallazgos de auditoria de entes externos
así como la fecha y resultado de la última auditoría o seguimiento (ver tabla 1).
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Tabla 1: Determinación de Universo de Auditoría
Producto de lo anterior, se priorizaron para auditoría 12 procesos de 18 que tiene la
Entidad.
Para la realización de las auditorías, se utilizó el procedimiento de auditoría
independiente, en la cual la OCIN implementó la metodología de auditoria basada en
riesgos, que se desarrolló en las siguientes etapas:
Extremo Alto Moderado Bajo Total
GESTION ESTRATEGICA 1 3 0 0 4 Extremo No Si 24/09/2018 Inadecuado Incluir en plan anual de auditoría
GESTION DEL CONOCIMIENTO IDI 0 0 2 1 3 Moderado No No 24/09/2018 Adecuado Incluir en auditoría posterior
GESTION DE TIC´S 1 0 3 0 4 Extremo No No 24/09/2018 Adecuado Incluir en plan anual de auditoría
GESTION DE LA COMUNICACIÓN 1 1 0 0 2 Extremo No No 24/09/2018 Adecuado Incluir en plan anual de auditoría
GESTION DEL SIGESPU 0 0 2 4 6 Bajo No No 24/09/2018 Adecuado Incluir en auditoría posterior
OFERTA Y ORDENAMIENTO AMBIENTAL 1 1 0 0 2 Extremo No Si 24/09/2018 Adecuado Incluir en plan anual de auditoría
AUTORIDAD AMBIENTAL 1 1 2 0 4 Extremo No Si 24/09/2018 Inadecuado Incluir en plan anual de auditoría
INFRAESTRUCTURA AMBIENTAL 0 0 10 0 10 Moderado No Si 24/09/2018 Inadecuado Incluir en plan anual de auditoría
GESTIÓN AMBIENTAL PARTICIPATIVA 1 2 0 0 3 Extremo No No 24/09/2018 Adecuado Incluir en plan anual de auditoría
GESTION DE ATENCIÓN Y SERVICIO AL
CIUDADANO 0 2 1 0 3 Alto No No 24/09/2018 Adecuado Incluir en auditoría posterior
GESTION HUMANA 2 6 3 2 13 Alto No Si 24/09/2018 Adecuado Incluir en plan anual de auditoría
GESTION DOCUMENTAL 1 1 0 0 2 Extremo No Si 24/09/2018 Adecuado Incluir en plan anual de auditoría
GESTION FINANCIERA2 1 0 0 3 Extremo No Si 24/09/2018 Inadecuado Incluir en plan anual de auditoría
GESTION JURIDICA 0 2 0 0 2 Alto No Si 24/09/2018 Inadecuado Incluir en plan anual de auditoría
GESTION CONTRACTUAL 1 1 2 0 4 Extremo No Si 24/09/2018 Inadecuado Incluir en plan anual de auditoría
GESTION DE APOYO LOGISTICO 0 3 0 1 4 Alto No No 24/09/2018 Adecuado Incluir en auditoría posterior
GESTION ANALITICA Y METROLOGICA 0 5 0 0 5 Alto No No 24/09/2018 Adecuado Incluir en auditoría posterior
MEDICION SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA
0 5 0 0 5 Alto No No 24/09/2018 Adecuado Incluir en auditoría posterior
Plan Anual de AuditoriaProceso/Proyecto/Procedimiento
Numero de Riesgos Inherentes por calificación de
Impacto y Probabilidad de Ocurrencia
Ponderación de
Riesgos del
Proceso
Requerimientos del
Comité de Auditoria
o la Dirección.
(Si/No)
Hallazgos
Auditoria entes
externos 2018-
2019
(S/N)
Fecha de
Ultima
Auditoria/
seguimien
to
dd-mm-aa
Resultados de la
Ultima Auditoria :
Adecuado
Inadecuado
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5. RESULTADOS Y BALANCE
Producto de las auditorias independientes llevadas a cabo por la Oficina de Control Interno se
realizaron observaciones y recomendaciones, las cuales se discriminan por proceso auditado a
continuación:
Proceso Auditado No. de Observaciones No. de Recomendaciones
Autoridad Ambiental 3 3
Gestión Ambiental Participativa 0 7
Gestión Contractual 0 3
Gestión de Infraestructura Ambiental 8 9
Gestión de la Comunicación 2 5
Gestión Documental 4 8
Gestión Financieras 3 3
Gestión Humana 0 2
Gestión Jurídica 2 3
Oferta y Ordenamiento Ambiental 5 2
Proceso de Gestión TICS 2 4
Proceso Gestión Estratégica 0 2
Total general 29 51
El detalle de las observaciones y recomendaciones realizadas se muestra así:
OBSERVACIONES
Procesos Auditado
Observaciones
GESTIÓN CONTRACTUAL
No se realizaron observaciones.
OFERTA Y ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
Teniendo en cuenta que el Procedimiento para la Formulación y/o Ajuste de Planes de Ordenación y Manejo de Cuencas Hidrográficas (POMCAS) se encuentra ligado al proyecto 14 del plan de acción Institucional en cumplimiento de la meta 14.1. Se tenía programado realizar cinco POMCAS, los cuales a la fecha de la auditoría ya se habían ejecutado, por tanto se cumplió con la meta del plan de Acción Cuatrienal.
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Procesos Auditado
Observaciones
OFERTA Y ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
Se revisó el procedimiento de reglamentación de corrientes de aguas superficiales al consolidado de Control de contratos que realiza el grupo de reglamentación de corrientes hídricas superficiales. De acuerdo con lo observado, se evidencia que los productos contenidos en los contratos se desagregan de conformidad con los requerimientos contractuales y con las etapas establecidas en el procedimiento OOA-PR-04, que no obstante desarrollarse, este se encuentra desactualizado, en esta medida el procedimiento no es detallado en cuanto al tema del seguimiento y control. Por otra parte existen expedientes de reglamentación de corrientes aperturados antes del 2016 a los que le falta culminar el proceso. Es así, que se sugiere solicitar a la Oficina de gestión documental y a la Dirección Jurídica concepto de los expedientes aperturados antes del año 2016 para definir el trámite a seguir.
OFERTA Y ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
El contrato 049 de 2019, se está ejecutando y se firmó en el marco del procedimiento GES – PR – 03 Proceso Precontractual y Contractual de los Convenios Interadministrativos de Asociación el cual se viene desarrollando de conformidad con el objeto contratado.
OFERTA Y ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
Con el convenio 1559 de 2019, se realizó el seguimiento al procedimiento de Aislamiento, Establecimiento Y Mantenimiento De Coberturas Forestales De Protección En La Jurisdicción De La Corporación, Se establece que en el paso a paso se encuentran las dependencias responsables y adicionalmente tanto en el SIDCAR como en las series documentales correspondientes se puede realizar la trazabilidad del convenio.
OFERTA Y ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
Frente al proceso de rendición de cuentas, la DGOAT informa que trabaja mancomunadamente con la comunidad, es así que mediante los memorandos 20193141769; 20193146182 y 20193147309 se informó y remitió soportes a la Dirección de cultura ambiental y de servicio al ciudadano lo correspondiente a los espacios de diálogo generados en los municipios de las direcciones regionales: Ubaté, Tequendama y Magdalena centro. Por tanto, se recomienda continuar con seguimientos periódicos oportunos que permitan ir midiendo el avance de la ejecución de los proyectos así como establecer estrategias que contribuyan al acercamiento con la comunidad.
AUTORIDAD AMBIENTAL
Materialización de Riesgos Operativos y no tratamiento de los mismos
AUTORIDAD AMBIENTAL
Debilidades en la Digitalización de Expedientes
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Procesos Auditado
Observaciones
AUTORIDAD AMBIENTAL
Seguimiento a la ejecución de las Medidas Preventivas impuestas.
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA
AMBIENTAL
Las principales estructuras de regulación y control del Sistema Hidráulico, no cuenta con manuales de operación basados en modelos hidrológicos, de tal manera que permita la toma oportuna de decisiones con fundamento en dichos documentos como lo establece el procedimiento IAM-PR-03, a fin de evitar el desabastecimiento del recurso hídrico del municipio de Chiquinquirá y/o control de inundaciones en el Valle del Alto Suárez.
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA
AMBIENTAL
Como resultado del Seguimiento efectuado en el mes de mayo de 2019, al Sistema Hidráulico de manejo ambiental y de control de inundaciones de Fúquene – Cucunubá y La Ramada, se establecieron una serie de observaciones a las cuales a la fecha de la auditoría aún no se ha elaborado plan de mejoramiento de acuerdo con lo establecido en el procedimiento MSM-PR-03 Formulación de Planes de Mejoramiento.
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA
AMBIENTAL
Se estableció que el procedimiento Mitigación y reducción del riesgo IAM-PR-06, se encuentra desactualizado frente a las actividades y formatos que en la actualidad se están realizando, por cuanto se evidenciaron importantes puntos de control adicionales como seguimientos (semanales) a través de comités y formatos que no se encuentran contemplados en el procedimiento. En consecuencia, la desactualización del procedimiento puede generar la materialización de riesgos que se puedan presentar en la ejecución de las diferentes actividades, por cuanto no se tiene claro los puntos de control establecidos.
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA
AMBIENTAL
Los requerimientos presentados por la comunidad, según relación de usuarios atendidos y no atendidos, durante el periodo comprendido entre el mes de noviembre de 2018 al 31 de agosto 2019, no fueron atendidos en su totalidad por cuanto se estableció que de 52 solicitudes, dieciocho (18) solicitudes, es decir el 35%, no fueron atendidas por falta de disponibilidad de maquinaria, según respuesta dada al peticionario.
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA
AMBIENTAL
Una disminución y oportuna intervención de otros frentes en la jurisdicción. Esta situación, genera que no se cumpla a cabalidad lo establecido en el objetivo del procedimiento Operación Banco de Maquinaria Pesada - IAM-PR-04.
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA
AMBIENTAL
Se estableció dilación en el proceso contractual relacionado con la Prestación de Servicios para adelantar labores de ornato, mantenimiento y embellecimiento de los parques de la Corporación, dado que se radicó en Secretaría General el 6 de febrero de 2019 con sidcar 20193106017 y sólo hasta el 23 de agosto de 2019 se suscribió el contrato. Esta situación afecta el desarrollo normal de las actividades programadas por cuanto no se puede efectuar un oportuno y adecuado mantenimiento de los mismos, afectando de una u otra manera la prestación del servicio.
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Procesos Auditado
Observaciones
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA
AMBIENTAL
Dada la complejidad de los procesos contractuales que se manejan a través de éstos proyectos y meta, se evidencia una baja ejecución del presupuesto asignado, lo cual puede conllevar al incremento de reservas y por ende pasivos exigibles, situación que ha sido observada por el ente de Control.
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA
AMBIENTAL
En el Plan de Mejoramiento suscrito con la CGR, a cargo del Proceso Infraestructura Ambiental, se evidencia que la fecha de la auditoría, se encuentran en ejecución 27 acciones de 37 acciones (19 hallazgos), las cuales tenían fecha de vencimiento a 31 de julio de 2019. No obstante, dada las características de las acciones planteadas se ha establecido para una mayor claridad ampliar las evidencias en algunas de ellas, por cuanto se refiere a la elaboración de guías técnicas y en otras el apoyo de otras dependencias. Se estableció que no se ha elaborado Plan Único de Mejoramiento – PUMI, del seguimiento efectuado a los Sistemas Hidráulicos y control de inundaciones, en el mes de mayo de 2019.
GESTIÓN FINANCIERAS
A 30 de agosto de 2019, en lo referente al servicio de la deuda e inversión se observa que se ha comprometido el 8% y 44% del total apropiado respectivamente.En cuanto a los pagos del presupuesto para los proyectos de inversión observamos que del total de lo Apropiado, tan solo el 9% se han efectuado su desembolso y en Reservas constituidas se han pagado el 50%.Por lo anterior podemos observar una baja ejecución presupuestal en los proyectos de inversión, toda vez que se ha comprometido el 44% y se han realizado pagos equivalentes al 9%, lo cual se refleja debilidades relacionadas con la gestión presupuestal de los recursos de la Corporación.Si analizamos las funciones propias de la DAF, en lo referente a la Ejecución Presupuestal, estas se ajustan a lo establecido en el procedimiento y en la caracterización del proceso de Gestión Financiera
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Procesos Auditado
Observaciones
GESTIÓN FINANCIERAS
Como criterio de evaluación del presente Plan de auditoria efectuamos seguimiento al cuestionario de Evaluación del Sistema de Control Interno Contable de la Entidad contemplada en la resolución 193 de 2016 aplicado en febrero del 2019 donde se determinó: en las preguntas 3 y 3.3 “Se cuenta con procedimientos operativos, los cuales deben ajustarse a las directrices del Manual de Políticas durante la vigencia 2019”. Y en la pregunta 3.1 se evaluó “Se procederá con la socialización respectiva, una vez se tengan actualizados y ajustados al Manual de Políticas, los procedimientos operativos”. Dentro de la aplicación del cuestionario de la resolución 193 de 2016 a la fecha de la presente auditoría observamos que al solicitar las evidencias de la pregunta 3 en relación con las políticas contables y los procedimientos observamos: Que la Entidad promulgó 20 políticas contables adoptadas mediante Resolución CAR 1415 de mayo 31 de 2018.
GESTIÓN FINANCIERAS
Como resultado de la revisión a la normatividad vigente y en seguimientos periódicos a los Mapas de Riesgo de Corrupción de la Corporación, se ha establecido que la resolución No. 2487 del 06 diciembre de 2005 “Por medio de la cual se deroga la Resolución 0695 del 15 de julio de 2004 y se reglamenta el manejo de los recursos para inversión de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR)”, no acoge los lineamientos del decreto 1525 de 2008 emitida por la Presidencia de la República relacionados con el literal a del referido Decreto.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Debilidades en la aplicación de procedimientos.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Debilidades en la entrega de comunicaciones.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Pérdida de información en archivo de gestión, central e histórico
GESTIÓN DOCUMENTAL
Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Comunicación Interna
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Impacto en la Comunicación Interna y externa:
PROCESO GESTIÓN ESTRATÉGICA
No se realizaron observaciones.
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Procesos Auditado
Observaciones
PROCESO DE GESTIÓN TICS
De acuerdo al inicio en la ejecución contractual, es importante resaltar el avance, organización y resultado del proceso llevado a cabo para la realizar las actividades propuestas para la implementación de Arquitectura Empresarial.
PROCESO DE GESTIÓN TICS
Los controles del proyecto se están realizando de acuerdo a la metodología PMI, están pendiente la entrega No. 3.
GESTIÓN AMBIENTAL
PARTICIPATIVA
No se realizaron observaciones.
GESTIÓN HUMANA No se realizaron observaciones.
GESTIÓN JURÍDICA
Se deben fortalecer los puntos de control en el proceso de Gestión Jurídica que permitan verificar la oportunidad de los pagos de sentencias laborales en contra de la Corporación, ya que cuando la Dirección Jurídica remite los documentos para el pago al Grupo de Talento Humano, no se documenta el seguimiento y control a las actividades que se deben adelantar para llevar a término el pago efectivo a cargo de la Entidad. También se observó en una revisión aleatoria de 7 expedientes procesales, que la evidencia de los pagos de sentencia realizados por la Entidad, no obra en todas las carpetas de los procesos.
GESTIÓN JURÍDICA
DOCUMENTOS EN LA CARPETA DEL PROCESO existen debilidades en el archivo de los procesos judiciales
Recomendaciones
Procesos Auditado
Recomendaciones
GESTIÓN CONTRACTUAL
Debilidades en el ejercicio de publicación la documentación y los actos oficiales de los procesos contractuales en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP- con respecto de los términos establecidos para tal fin. Se evidenció retraso en la publicación del acta de inicio de los contratos 1884 de 2018, 3217 de 2018 y 402 de 2018, por demoras en la remisión de los documentos por parte de los supervisores de los contratos según lo evidenciado en el memorando a la SGEN.
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Procesos Auditado
Recomendaciones
GESTIÓN CONTRACTUAL
Falta de cuidado en el control para el diligenciamiento de la información en la lista de chequeo de los contratos. Debilidades en la revisión y entrega de documentación por parte de los supervisores a la SGEN, en las cuentas de cobro.
GESTIÓN CONTRACTUAL
Verificados los planes de mejoramiento producto de los hallazgos realizados por la Contraloría General de la República, se observó que persisten los incumplimientos en las actividades estipuladas por la dependencia tales como: Las actualización de procedimientos, guías de lineamientos para la elaboración de estudios de mercados, manuales de contratación y supervisión. El procedimiento MSM-PR-05 – Seguimiento – Numeral cinco (5) establece “Diligenciar las observaciones, recomendaciones o alertas en cada uno de los instrumentos objeto de seguimiento (Planes de mejoramiento, mapa de riesgos, entre otros), o en el formato MSM-PR-05-FR-01 Informe de seguimiento y evaluación”.
OFERTA Y ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
Solicitar concepto a la Dirección Jurídica y a la Oficina de Gestión documental a fin de que se especifique el manejo de los expedientes aperturados antes del año 2016 y que no ha sido posible adelantarlos.
OFERTA Y ORDENAMIENTO
AMBIENTAL
Se recomienda continuar con los seguimientos periódicos oportunos que permitan ir midiendo el avance de la ejecución de los proyectos
AUTORIDAD AMBIENTAL
Se recomienda analizar la viabilidad para la ampliación de tiempos en los acuerdos de nivel de servicio, así como estudiar la posibilidad de medir los acuerdos de niveles de servicio internos ya que en el formato denominado Control de Tiempo de expedientes se contemplan tiempos en cada una de las etapas.
AUTORIDAD AMBIENTAL
Se recomienda identificar riesgos relacionados con la parte operativa del proceso ya que los riesgos identificados actualmente corresponden a la parte jurídica del proceso y no se cuenta con riesgos de naturaleza técnica.
AUTORIDAD AMBIENTAL
Se recomienda tomar medidas y diseñar estrategias para fortalecer la Gestión en cuanto al seguimiento y evaluación ambiental de la ejecución de las medidas preventivas impuestas.
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTUR
A AMBIENTAL
Se recomienda continuar con las gestiones necesarias ante la Dirección de Recursos naturales -DRN, para la consecución de los manuales de operación de las principales estructuras el Sistema hidráulico, entre ellas las compuertas de Tolón.
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Procesos Auditado
Recomendaciones
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTUR
A AMBIENTAL
Elaborar el respectivo plan de mejoramiento de las observaciones efectuadas en el seguimiento realizado al Sistema Hidráulico en el mes de mayo de 2019, las cuales deben propender por el establecimiento de puntos de control y de las actividades que contribuyan a la mejora continua del procedimiento y por ende el proceso al cual pertenece.
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTUR
A AMBIENTAL
Teniendo en cuenta que este contrato de obra surge por la Función de Advertencia emitida por la Contraloría General de la República a través del memorando CAR Nª 20141112838, se sugiere continuar con el seguimiento a las obras que se realizaron en virtud del contrato 1916 de 2017 - Adecuación y estabilización jarillones afectados por la socavación del río Suárez en el sector la Laguneta, municipios de San Miguel De Sema (Boyacá) y Simijaca (Cundinamarca), Valor $14.224.871.188. Plazo: 6 meses, el cual se terminó por cuanto las obras fueron recibidas a satisfacción y se encuentra en proceso de liquidación.
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTUR
A AMBIENTAL
Dado que en el desarrollo de las acciones que propenden por la ejecución de obras de infraestructura, mitigación y reducción de riesgo, se establecieron actividades e importantes puntos de control, se recomienda ajustar el procedimiento a fin de tener claridad de todas las actividades y controles que conllevan al cumplimiento de los objetivos del proceso y por ende a los institucionales.
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTUR
A AMBIENTAL
Establecer mecanismos que permitan la atención oportuna de los requerimientos de la comunidad, lo cual de una u otra manera contribuyen a la conservación y protección de los recursos naturales de la región. Adicionalmente, implementar instrumentos que permitan visualizar la trazabilidad de las acciones adelantadas con el banco de maquinaria.
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTUR
A AMBIENTAL
Instar a la Secretaría General para que se agilicen y continúen con los trámites a que haya lugar en los procesos contractuales que actualmente se encuentran en esa dependencia, a fin de que oportunamente se cumpla con lo propuesto en las metas del plan de acción, las cuales contribuyen al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTUR
A AMBIENTAL
Implementar mecanismos que permitan que las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento Institucional suscrito con la CGR, se cumplan dentro del tiempo programado.
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTUR
A AMBIENTAL
Impartir las instrucciones necesarias para que el PUMI del procedimiento Sistemas Hidráulicos, se elabore de manera expedita, a fin de que las acciones contribuyan a subsanar las inconsistencias encontradas y propendan por el mejoramiento de las actividades que allí se desarrollan.
GESTIÓN DE INFRAESTRUCTUR
A AMBIENTAL
Adelantar las gestiones necesarias, para que el presupuesto se ejecute dentro de la vigencia y de éste modo evitar el incremento de reservas y los pasivos exigibles aumenten, situación que ha sido observada por la Contraloría.
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Procesos Auditado
Recomendaciones
GESTIÓN FINANCIERAS
Se establezcan políticas y procedimientos en cabeza de Gestión Estratégica, donde involucren directamente la Oficina de Planeación, Secretaria General y las áreas ejecutoras de los proyectos, a fin de establecer lineamientos que contribuyan a la adecuada planeación, seguimiento y eficacia en la ejecución de los recursos de inversión.
GESTIÓN FINANCIERAS
Ajustar los diferentes procedimientos del proceso de Gestión Financiera a las Políticas contables y su posterior consideración ante la Oficina de Planeación identificando riesgos e indicadores que evalúen su impacto, fortaleciendo de esta manera las segundas líneas de defensa y de esta manera dar cumplimiento a los indicaciones del nuevo marco normativo y al evaluar el sistema de control interno contable bajo la resolución 193 de 2016 se evidencien dicha actualizaciones.
GESTIÓN FINANCIERAS
Concretar la pronta emisión y aplicación de la resolución que modifique la No. 2487 del 06 diciembre de 2005 de manera tal que esta se ajuste a los establecido por la Presidencia de la República en el Decreto 1525 de mayo 9 de 2008 la cual establece: “Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial”.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Presentar en el Comité Directivo, el estado de devoluciones de correspondencia y facturación, con el fin de tomar acciones contundentes que permita la disminución de este indicador. Así mismo, continuar con el reporte de devoluciones que actualmente se envía por memorando interno De igual forma, consultar a la Dirección Jurídica la posibilidad de no enviar una segunda devolución y en este caso, que se publique la notificación en la página de la entidad, con el fin de disminuir este reproceso.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Aplicar lo descrito para en el procedimiento “GDO-PR-03 Organización Archivos de Gestión”, con el fin de controlar efectivamente los documentos prestados de los archivos de gestión, evitando el riesgo de pérdida de documentos.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Mantener en intranet o Dell Bogotá, las capacitaciones de Gestión Documental a fin que todos los funcionarios o contratistas pueda efectuar la consulta de los temas concernientes al proceso.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Evaluar los acuerdos expedidos por el A.G.N y el cumplimiento de estos, por parte de la Corporación.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Generar Plan de Mejoramiento conforme a las observaciones expuestas en el presente informe de auditoría que permitan generar acciones encaminadas.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Solicitar a la Oficina Asesora de Planeación, capacitaciones en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).
GESTIÓN DOCUMENTAL
Solicitar a la Dirección Administrativa, la verificación y reparación de las posibles filtraciones del archivo central.
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Procesos Auditado
Recomendaciones
GESTIÓN DOCUMENTAL
Efectuar un diagnóstico a los archivos de gestión de la entidad, con el fin de evaluar el cumplimiento del Acuerdo 49 de 2.000 del Archivo General de la Nación.
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Mantener los controles dispuestos en el procedimiento con el fin de garantizar la operatividad del Proceso.
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Establecer los servidores de la entidad que no cuentan con los canales de comunicación interna de la entidad, con el fin que la información objetivo del proceso sea conocida por todos.
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Generar mediciones de impacto a los productos del Plan de Comunicación Externa e interna, con el fin de evaluar el cumplimiento del objetivo del proceso, toda vez que actualmente no se cuenta con la medición de la percepción de los servidores y el público en general.
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Diseñar estrategias para fortalecer los temas (sentido de pertenencia, clima laboral y valores en los servidores públicos) en lo que se hace referencia en el objetivo del plan de comunicación interna, con el fin de que desde los servidores se refuerce la imagen de la corporación y así apuntarle al objetivo del proceso.
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Se recomienda acoger las observaciones y recomendaciones expuestas por la oficina de control interno expuestas en el presente informe.
PROCESO GESTIÓN
ESTRATÉGICA
En atención a las competencias administrativas dispuestas en el artículo 10 del Acuerdo 022 de 2014, respecto al diseño, implementación y seguimiento y control de los instrumentos de planeación, a cargo de la Oficina Asesora de Planeación, se recomienda se tomen las medidas correspondientes que permitan abarcar lo descrito en el propósito y numerales 1 y 3 del Acuerdo en comento.El proceso de Gestión Estratégica es la base fundamental en el direccionamiento de las actividades a desarrollar por la Corporación, es este sentido se resalta la importancia de fortalecer el ejercicio de planeación, en lo correspondiente a lo que describe el artículo 10 del Acuerdo 022 de 2014.
PROCESO GESTIÓN
ESTRATÉGICA
De acuerdo con la verificación realizada si bien se están llevando a cabo los controles establecidos para el mapa de riesgos asociados al proceso, es recomendable que la Corporación aplique lo expuesto en la “Guía para la Administración del Riesgo y el diseño de controles en entidades Públicas,- V4-2018”. Igualmente, se recomienda revisar la caracterización del proceso versus los riesgos allegados mediante memorando OAP 20193141304.
PROCESO DE GESTIÓN TICS
Dentro del proceso se debe tener en cuenta que debe haber un comité de arquitectura empresarial, por lo que es importante adelantar la creación del comité.
PROCESO DE GESTIÓN TICS
Continuar con el avance de las actividades, debido a que se debe cumplir con el PMI –CGR y memorando número 20194100204 del 17/07/2019 emitido por la Dirección General.
PROCESO DE GESTIÓN TICS
Realizar seguimiento y control a todo el proceso implementado.
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Procesos Auditado
Recomendaciones
PROCESO DE GESTIÓN TICS
De acuerdo a reunión de entrega del segundo producto en la OTIC junto con funcionarios OTIC, grupo auditor OCIN y personas de la firma Strategy CO SAS, se recomienda que exista una directriz de alta dirección a todas las dependencias en la obligatoriedad del uso de la herramienta para cualquier proceso.
GESTIÓN AMBIENTAL
PARTICIPATIVA
Para el proyecto Ciclo Reciclo (Meta 2.2) se deben realizar mensualmente visitas a los 104 municipios de la jurisdicción de la Corporación, para lo cual se ha dispuesto una base de datos en Excel, en la cual se lleva el control de los profesionales asignados y las visitas realizadas. Así mismo, se mantienen disponibilidad de la información en la nube (Dropbox), y otros soportes más relevantes, en la intranet corporativa. Adicionalmente, el contacto telefónico permite conocer en tiempo real el cumplimiento de las visitas y las actas de éstas. Otro control aplicado es la solicitud de informes municipales del avance del proyecto, los cuales en ocasiones han permitido solventar el cumplimiento de los informes que deben realizar los contratistas y que por motivo del proceso de contracción, no se obtienen. Lo anterior demuestra la aplicación de controles en el desarrollo de las actividades, los cuales han permitido que éstas se ejecuten adecuadamente. Se recomienda que este tipo de controles se documenten para asegurar que se mantengan en el tiempo y que cuando se presenten cambios tanto en los líderes de las metas, como los grupos de trabajo, se adopten estas buenas prácticas.
GESTIÓN AMBIENTAL
PARTICIPATIVA
Un control efectivo encontrado en el proceso, es la no vinculación de asociaciones de productores. Esto debido que se puede presentar que uno o varios miembros cumplan con los parámetros para ser considerados negocios verdes y otros, no cumplan los parámetros y se vean beneficiados en esta vinculación. Por lo anterior se hace importante y acertado, la individualización de los productores que buscan ser reconocidos como productores verdes.
GESTIÓN AMBIENTAL
PARTICIPATIVA
A través de la trazabilidad realizada al conflicto ambiental identificado como “Protección zona de ronda en quebrada aguas claras” en el municipio de San Bernardo, Cundinamarca, se evidenció una correcta aplicación de los controles establecidos por el proceso. Lo anterior basado en que el caso se encuentra correctamente publicado en la página del observatorio ambiental, y en que su proceso de identificación del conflicto y caracterización se realizó adecuadamente.
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Procesos Auditado
Recomendaciones
GESTIÓN AMBIENTAL
PARTICIPATIVA
Los ESCA (Emprendimiento Social para la Conservación Ambiental), son iniciativas que buscan generar lazos a través de la participación comunitaria mediante la firma de convenios entre la CAR y las Juntas de Acción Comunal (JAC), para fortalecer la participación de los habitantes del territorio, en el cuidado y preservación de los recursos naturales. Hasta el año 2017 los convenios se firmaban directamente entre las JAC y la CAR. No obstante, con el cambio de la normatividad ambiental, la CAR no puede firmar directamente los convenios con las JAC, obligándola a ejecutar el proyecto través convenios con otras entidades (Fondecun por ejemplo), las cuales gerencia el proyecto y administran los recursos entregados por la Corporación. Así como el evento presentado en la meta 2.1, se recomienda establecer un mecanismo para identificar tempranamente los cambios normativos que pueda afectar la gestión de la oficina, con el fin reaccionar oportunamente.
GESTIÓN AMBIENTAL
PARTICIPATIVA
A nivel general se evidenció que se cuenta con un lineamiento de mantener todas las evidencias que soportan el cumplimiento de las acciones en la intranet corporativa. Esto se considera un control efectivo para evitar la pérdida de la información y asegurar la trazabilidad de la misma.
GESTIÓN AMBIENTAL
PARTICIPATIVA
Un riesgo identificado de manera trasversal es el manejo, disponibilidad y control de la información en la página web, pues por ejemplo, en lo referente al observatorio ambiental (conflictos ambientales) y negocios verdes, existen limitaciones al momento de cargar / actualizar información por la dependencia que se tiene de la OTIC. Se considera importante mantener estas herramientas actualizadas, pues esto genera confianza en los usuarios y permite que puedan consultar y disponer de la información de manera clara y oportuna.
GESTIÓN AMBIENTAL
PARTICIPATIVA
Se indagó acerca del conocimiento y aprehensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en sus actividades y procesos y se evidenció que aunque se realizó el curso virtual requerido, se debe fortalecer este tema.
GESTIÓN HUMANA
Se hace necesario por parte del proceso de Gestión Humana, actualizar el procedimiento de Vinculación del Servidor Público GHU-PR07, ya que éste no está alineado con las actividades que se realizan para la vinculación de los servidores públicos a la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca, haciéndose necesario incorporar acciones de control para la validación de las inhabilidades y antecedentes del personal a vincular, así como también, la verificación de las aceptaciones del cargo por parte del aspirante.
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Procesos Auditado
Recomendaciones
GESTIÓN HUMANA
Se hace necesario por parte del proceso de Gestión Humana, fortalecer el equipo de trabajo encargado de administrar el Plan Institucional de Capacitación en busca de una mayor eficacia, eficiencia y efectividad en el desarrollo de cada una de sus actividades.
GESTIÓN JURÍDICA
El contenido del objetivo, alcance y primera política de operación del proceso consultada en el documento “GJU-PL-01 Versión 2, POLÍTICAS DE OPERACIÓN DEL GESTIÓN JURÍDICA” (SIC), no corresponde al contenido de los mismos ítems dentro de lo indicado en la caracterización del proceso de Gestión jurídica “GJU-CP-01 versión 9”. Se recomienda revisar la documentación del proceso con el fin de establecer la procedencia o no de su actualización, teniendo como criterio la coherencia de los contenidos.
GESTIÓN JURÍDICA
Analizadas los enunciados previstos como política de operación del proceso, se encuentra que los mismos podrían no corresponder a lo que se establece como política en GSG-PR-01 procedimiento de elaboración de control de documentos y registros, que dice: “Políticas: Documentos orientados a la toma de decisiones de una dependencia/ proceso para alcanzar ciertos objetivos, por cuanto los enunciados corresponden a actividades propias del desarrollo del proceso que por sí solos no permiten ni orientan la toma de decisiones del proceso. En consecuencia, se recomienda revisar la política del proceso de Gestión Jurídica con el fin de identificar la procedencia de su actualización con la asesoría de la Oficina de Planeación
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Procesos Auditado
Recomendaciones
GESTIÓN JURÍDICA
Para el control de pago de sentencias judiciales el proceso de Gestión Jurídica tiene en SIGESPU el formato GJU-PR-08-FR-01 Cumplimiento de Sentencias, el cual no está siendo utilizado. Por su parte, se observó el uso como control de un cuadro en Excel, que es diligenciado por una contratista que está a cargo del control personal para el seguimiento de los reportes para pago de sentencias judiciales. Atendiendo a lo indicado en el procedimiento GJU-PR-08 Cumplimiento de Sentencias y Conciliaciones: “PC- Enviar copia del GDO-PR-03-FR-18 Memorando al funcionario o contratista de procesos judiciales encargado del control y seguimiento del cumplimiento de sentencias, Quien lo registrara en el GJU-PR-08-FR-01 Cumplimiento de sentencias excepto para acciones Populares”, se recomienda revisar el control establecido en el proceso para pago de sentencias judiciales con el fin de prevenir la materialización de riesgos relacionados con esta actividad. En relación con esta recomendación se reitera la importancia de que el control sobre el pago de las sentencias a cargo de la Corporación que lleva uno de los integrantes del equipo que atiende el proceso de Gestión Jurídica, sea incorporado en forma oficial al citado con las reglas y condiciones que el consideren pertinente por el grupo de mejora del mismo, teniendo en cuenta la pertinencia del mismo y con el fin de mantener la gestión de conocimiento del proceso.
Para las observaciones: El líder del proceso deberá formular un plan de mejoramiento proponiendo acciones efectivas que permitan superar lo observado en el ejercicio de auditoria. Para las recomendaciones: El líder del proceso junto con su equipo de trabajo debe revisar las recomendaciones realizadas por la Oficina de Control Interno, las cuales corresponden a alertas tempranas sobre aspectos que pueden ser fortalecidos por el proceso, y si lo consideran pertinente realizar acciones de mejora.
6. CONCLUSIONES
Producto de las auditorías independientes realizadas, se observaron debilidades en algunos controles de los procesos así como en el seguimiento de los líderes de proceso a la totalidad de la operación a cargo del proceso. (Gestión por proceso no por dependencia-MIPG segunda y primera línea de defensa). Se destaca la observación sobre baja ejecución presupuestal de los proyectos de inversión y debilidades en la Gestión de los recursos de la Corporación.
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Se identificaron Controles documentados por los procesos que no están siendo utilizados así como Controles relevantes de los procesos que no están documentados. Se observó la Materialización de riesgos: Tiempos de acuerdos de servicio, digitalización de expedientes, seguimiento al cumplimiento de medidas preventivas impuestas por la CAR y comunicación interna. Frente a la apropiación del MIPG se evidenció que funcionarios y contratistas realizaron
el curso pero no tienen claro el concepto del modelo, así como su alcance y rol que
ocupan en el mismo.
7. RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS
La Oficina de Control Interno realiza las siguientes recomendaciones generales:
Fortalecer los controles de los procesos con el fin de garantizar el cumplimiento de sus objetivos.
Los líderes de proceso en ejercicio del autocontrol, pueden realizar autoevaluaciones que les permita conocer como segunda línea de defensa el estado de sus procesos, enfatizando que este ejercicio es una herramienta útil ya que estos líderes son responsables por la totalidad del proceso y no solo por la dependencia que coordinan.
Realizar las gestiones pertinentes para la atención de la visita de inspección y control que realizará el Archivo General de la Nación a la CAR.
Atentamente,
CLAUDIA ROCÍO SANDOVAL RUÍZ
Jefe Oficina de Control Interno
Elaboró: Andrea Carolina Zambrano Correa – OCIN.
Revisó: Edwin Camilo Leguizamon – OCIN.
