INFORME DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO AQUAMANA …

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INFORME

DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO

AQUAMANA E.S.P

VILLAMARIA – CALDAS

TECNICO ADMINISTRATIVO DE ARCHIVO Y GESTION DOCUMENTAL

ARCHIVO CENTRAL

Villamaría,



Contenido INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………… 1. DEFINICIÓN METODOLÓGICA DEL DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS…………………………………………………………………………………. 1.1 ALCANCE............................................................................................................ 1.2 OBJETIVO........................................................................................................... 1.3 METODOLOGÍA.................................................................................................. 2. PRODUCCION Y ORGANIZACIÓN…...……………………………………………... 2.1 TRANSFERENCIAS............................................................................................. 2.2 DISPOSICIÓN FINAL………………………………………………………………… 2.3 ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN DE ARCHIVO………………………………. 2.4 CONSERVACIÓN……………………………………………………………………... 3. USO, ACCESO A CONSULTA, VIGILANCIA Y MENEJO DE LOS DOCUMENTOS…………………………………………………………………………….. 4. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL………………………………………... 4.1DEFINICIÓN…………………………………………………………………………….. 4.2 PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL…………………………………… 4.3 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL........ 5. EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO EN LA LEY 594 DE 200 DEL AGN………….. 6. CONCLUSIONES...................................................................................................



INTRODUCCIÓN

El Archivo General de la Nación en desarrollo de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, especialmente el artículo 4 “Principios Generales” Los Principios Generales que rigen la función archivística son los siguientes: FINES DE LOS ARCHIVOS: El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS: Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

INSTITUCIONALIDAD E INSTRUMENTALIDAD: Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.

Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el Título I de los Principios Fundamentales de la Constitución Política.



ADMINISTRACIÓN Y ACCESO: Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley.

RACIONALIDAD: Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla.

MODERNIZACIÓN: El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.

Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS: El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contrarios cualquier otra práctica sustitutiva.

INTERPRETACIÓN: Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano. La Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la

Información Pública Nacional, especialmente en el artículo 16 “Archivos” y del

Decreto 2609 de 2012 Principalmente en el artículo 8 “instrumentos archivísticos

para la gestión documental”.

Por tal motivo La Empresa AQUAMANA E.S.P VILLAMARÍA, busca garantizar que

la su gestión documental y el archivo central cumpla con todas las normas

archivísticas vigentes que le aplican, de tal manera que en la totalidad de los

documentos originados, producto de las actividades de la operación de La

Empresa circulen de forma controlada y se archiven y conserven de acuerdo a sus

Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental

(TVD), para su consulta y servicio durante el tiempo requerido, según sus

funciones y valores. En este sentido se determinó necesario hacer un seguimiento

a la administración documental en todos sus archivos de gestión así como también

del estado actual del archivo central y de los documentos custodiados en él.



1. DEFINICIÓN METODOLÓGICA DEL DIAGNOSTICO INTEGRAL DE

ARCHIVOS

En aras del cumplimiento de la normatividad archivística vigente y de conservar la

memoria institucional de La Empresa AQUAMANA E.S.P, la cual busca garantizar

la Gestión documental en todas sus etapas y ciclos vitales de los documentos,

como son: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,

conservación y disposición final.

En el comité de archivo No. 1 de 2018, se acordó que para la implantación del

PINAR, se hará a largo plazo, y empezaremos dando un diagnóstico integral de

archivo, Este aspecto comprende la recolección de información puntual, que nos

servirá como base para poder determinar la situación actual del archivo de La

Empresa, analizando las diferentes herramientas que permiten identificar de una

manera general las problemáticas a las cuales se enfrenta la función archivística.

Esta evaluación se centra desde una perspectiva global, en los aspectos

administrativos, técnicos, tecnológicos y archivísticos, entre otros; con el fin de

determinar y priorizar los que están siendo afectados en mayor medida. A

continuación enunciaré las herramientas administrativas que se van a tener en

cuenta para poder determinar la situación.

1. Diagnóstico integral del archivo.

2. Mapa de riesgos.

3. Planes de mejoramiento generados a partir de las auditorías internas y

externas.

4. Planes de mejoramiento generados a partir de las auditorías realizadas por

órganos de control.

5. Formulario único de Reportes de Avance de la Gestión (FURAG).

6. Planes de Mejoramiento Archivístico (PMA), generados a partir de las

visitas de inspección, vigilancia y control, realizados por el Archivo

General de la Nación.

7. Índice de Gobierno Abierto (IGA) e Índice de Integridad – INTEGRA

(Procuraduría General de la Nación).

8. Autoevaluación de la Función Archivística (AFA).



1.1 ALCANCE

El diagnóstico integral de archivo permite realizar una revisión detallada de la

Gestión Documental, en la Entidad, analizada desde diferentes perspectivas,

administrativas, tecnológicas y procedimentales. Para así lograr los resultados las

metas y objetivos deseados para el mejoramiento del sistema de gestión

documental de archivo.

1.2 OBJETIVO

Establecer el estado actual de la Gestión Documental en La Empresa

AQUAMANA E.S.P, frente a las últimas actualizaciones normativas para definir

las estrategias sobre la planeación en los instrumentos Plan Institucional de

Archivos-PINAR y el Programa de Gestión Documental-PGD.

1.3 METODOLOGÍA Para la elaboración del Diagnóstico Integral de Archivos se tuvo en cuenta:

1. Ley 594 de 2000 Del Archivo General de la Nación (LEY GENERAL DE

ARCHIVOS AGN).

2. Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la

Información Pública Nacional.

3. Decreto 2609 de 2012 Principalmente en el artículo 8 “instrumentos

archivísticos para la gestión documental”.

2. PRODUCCIÓN Y ORGANIZACIÓN:

Actualmente el proceso de organización de los documentos se está manejando de

una manera adecuada teniendo en cuanta los principios básicos establecidos en

la Ley 594 de 2000 del AGN (Archivo General de la Nación) así como del acuerdo

5 de 2013, emanado por El Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación,

de tal forma que la información institucional sea consultada para su uso en la

Administración, en el servicio de La Empresa (funcionarios), así como de los

ciudadanos y como fuente de Historia de La Empresa.



Tenemos en cuenta y aplicamos las acciones de clasificación, ordenación y

descripción de los documentos por medio de las TRD (Tablas de Retención

Documental).

En el área se utiliza el formato GTH-R-57 V1.0 INVENTARIO ARCHIVO

CENTRAL, en el cual tenemos toda la información del archivo central e histórico

debidamente actualizado con la última transferencia realizada desde los archivos

de gestión de La Empresa.

2.1 transferencias:

En la oficina donde está ubicado el archivo central e histórico no contamos con

más espacio para recibir las transferencias primarias, pero la nueva administración

del año 2020 en cabeza del nuevo gerente, el profesional Juan Pablo Buitrago

Quiceno dio el visto bueno para adecuar dos oficinas y comprar la estantería

necesaria para poder seguir con el proceso de las transferencias primarias. ya que

desde el año 2017, no fue posible contar con dicha gestión la cual debían asumir

los dos gerentes anteriores. El actual gerente ya autorizo al Técnico Administrativo

de Archivo para que dé inicio al proceso de la adecuación del sitio para dar

continuidad al proceso.

2.2 Disposición final: Actualmente toda la información que tenemos en el archivo central, tiene una disposición final de acuerdo con las respectivas Tablas de Retención Documental, los cuales son documentos para conservación total. 2.3 Acceso a la documentación de archivo:

Los funcionarios responsables del manejo y custodia de los respectivos Archivo de Gestión han recibido capacitación en el manejo de los documentos, pero preocupan que no se están realizando los controles establecidos para el préstamo de los documentos lo que puede generar a futuro, pérdida de información, para mitigar este control se recomienda que utilicen el formato GTH-R-56-V1.0 LIBRO RADICADOR PRESTAMO DOCUMENTOS, el cual deben solicitarlo al archivo central o descargarlo de la plataforma SIICO, con esto pretendemos minimizar los riesgos de pérdida de la



memoria documental.

2.4 Conservación: Estamos comprometidos con correcta conservación de los documentos y para ello

tomamos medidas preventivas y correctivas, para garantizar la integridad física y

funcional de los documentos del Archivo Central, sin alterar su contenido.

Podemos garantizar que los documentos que se conservan llevan a cabo su ciclo

vital, el cual permite que atraviesen por las etapas de producción, recepción,

distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final.

Con la conservación se ejecutarán principalmente tareas tendientes a

detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de los

documentos.

3. USO, ACCESO A CONSULTA, VIGILANCIA Y MENEJO DE LOS DOCUMENTOS

El uso, la disponibilidad de consulta, la custodia y el manejo adecuado del

patrimonio documental del Archivo Central de La Empresa AQUAMANA, es el de

disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información

institucional sea recuperable para su uso y consulta de los funcionarios de la

administración, así como para el servicio al ciudadano, además se tiene como

fuente de la Historia institucional de La Empresa. Para prestar los documentos a

quienes los soliciten tenemos en cuenta los lineamientos establecidos, para los de

uso restringido, por parte de los superiores jerárquicos, estamos atentos para

Velar por el correcto uso y manipulación de los documentos, por parte de los

usuarios.

También garantizamos el adecuado mantenimiento documental, ya que en él se

contemplan manejos administrativos y archivísticos, uso de materiales adecuados,

adopción de medidas específicas en el préstamo de documentos, para ello se

maneja un formato debidamente codificado y actualizado por el área del programa

de gestión de calidad, contamos con un sistema de almacenamiento, depósito,

unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros

factores.



Estamos capacitados para reparar y restaurar las unidades archivables y piezas

documentales que se deterioren por su constante uso.

4. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

4.1 DEFINICIÓN: Es el proceso archivístico encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final.

El PGD normaliza todas las fases de la gestión documental, como son producción,

recepción, distribución, trámite, consulta, retención, almacenamiento,

recuperación, preservación y disposición final (eliminación o conservación) de la

información institucional como recurso indispensable para la toma de decisiones y

la preservación del patrimonio documental de la entidad.

4.2 PROCESO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

CONTAMOS CON UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DEBIDAMENTE CONSTITUIDO Y APROBADO POR LA GERENCIA DE LA

EMPRESA, EL CUAL CUMPLE CON LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN

EL DECRETO 2609 DE 2012, EL CUAL REGLAMENTA QUE:

La Ley General de Archivos 594 de 2000, en el título V, Gestión de Documentos,

Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades

públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo

contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán

observarse los principios y procesos archivísticos”.

NOTA: El Programa de Gestión Documental electrónico se está implementando actualmente en la plataforma SIICO. 4.3 INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL. La gestión documental en las entidades públicas debe estar desarrollada a partir de los siguientes instrumentos archivísticos:

a. El Cuadro de Clasificación Documental –CCD: (SE TIENE IMPLEMENTADO EN LA EMPRESA).



b. La Tabla de Retención Documental-TRD: (SE TIENE IMPLEMENTADO EN LA EMPRESA). c. El Programa de Gestión Documental-PGD: (SE TIENE IMPLEMENTADO EN LA EMPRESA). d. Plan Institucional de Archivos de la Entidad -PINAR: (SE ESTA IMPLEMENTADO ACTUALMENTE EN LA EMPRESA). e. El Inventario Documental: (SE TIENE IMPLEMENTADO EN LA EMPRESA). f. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos: (SE ESTA IMPLEMENTADO ACTUALMENTE EN LA EMPRESA EN LA PLATAFORMA SIICO). g. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales: (SE TIENE IMPLEMENTADO EN LA EMPRESA). h. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad: (SE TIENE IMPLEMENTADO EN LA EMPRESA).

I. I. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos: (NO SE TIENE IMPLEMENTADO EN LA EMPRESA). PUBLICACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser publicado en la página Web de La empresa, y actualmente está ya subido en la plataforma.

5. EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO EN LA LEY 594 DE 200 DEL AGN

El Archivo Central de La empresa, se apoya para la toma de decisiones en La Ley 594 de 2000 del AGN, puesto que dicha ley nos da las pautas y establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, como son los de:

Administrar los archivos (título IV): “Estamos obligados a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documento”.



Gestión de documentos (título V: Contamos con un programa de Gestión Documental, y el cual está debidamente publicado en la página Web de La Empresa.

Acceso y consulta de los documentos (título VI): Garantizamos a todas las personas ya sean funcionarios o particulares el derecho que tienen a consultar los documentos del archivo y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

Salida de documentos (título VII): Prestamos documentos a los funcionarios de La Empresa que los necesiten para evidenciar o consultar información que los relacione con Los procesos que manejan dentro de la institución, para ello contamos con un formato de préstamo de documentos.

Conservación de documentos (título XI): conservamos los documentos en un archivador rodante conformado por tomos los cuales están empastados y en estantes metálicos fijos conformado por carpetas y están conservadas en cajas de archivo inactivo.

NORMOGRAMA

Tenemos las resoluciones y acuerdos de aprobación y creación del comité de

Archivo, Manual de Archivo y Centro de Recepción Documental, adopción de Las

Tablas de Retención Documental (TRD), aprobación de Las Tablas de Retención

Documental (TRD), modificación de la RES 014 DE ENERO DE 2006 del Comité

de Archivo, reglamento del Comité de Archivo.

RES 014 DE ENERO 16 DE 2006 por medio del cual se crea el Comité de Archivo de La Empresa AQUAMANA E.S.P VILLAMARIA.

RES 016 DE ENERO 18 DE 2006 por medio del cual se crea el Manual de Archivo y Centro de Recepción Documental de La Empresa AQUAMANA E.S.P VILLAMARIA.

RES 157 DE JULIO 24 DE 2007 por medio del cual se adoptan Las Tablas de Retención Documental TRD, de La Empresa AQUAMANA E.S.P VILLAMARIA.



ACUERDO 02 DEL 20 DE ABRIL DE 2007 por medio del cual se aprueban Las Tablas de Retención Documental TRD de La Empresa AQUAMANA E.S.P VILLAMARIA.

RES 331 DE NOVIEMBRE 24 DE 2011, de la modificación de la RES 014 DE ENERO DE 2006 del Comité de Archivo de La Empresa AQUAMANA E.S.P VILLAMARIA.

RES 182 DE ABRIL 19 DE 2010, del reglamento del Comité de Archivo de La Empresa AQUAMANA E.S.P VILLAMARIA.

RES No. 358 DE 17 DE JULIO DE 2018 por medio de la cual se integra y se establece el reglamento de funcionamiento del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y que no sean obligatorios por mandato legal. En conclusión este comité absorbió entre otros El Comité de Archivo de La Empresa AQUAMANA E.S.P.

6. CONCLUSIONES revisar y complementar Se debe gestionar para realizar: Implementar un Sistema de Gestión Documental que facilite la aplicación del modelo del ciclo de vida de los documentos así como su uso, disponibilidad, conservación, preservación, la disposición final de la información, autenticidad, veracidad, integridad, confiabilidad en las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos.

Que los demás sistemas de la Entidad sean interoperables con el sistema de gestión documental Supercor o el que lo reemplace, con el fin de garantizar la aplicación del ciclo de vida y por ende, la integridad, disponibilidad y acceso a la información.

Proyectar en el PINAR, el archivo de la entidad como un acervo centralizado incluyendo los Archivos de Gestión, teniendo en cuenta los recursos necesarios y el Talento Humano necesario.

Re-socializar los procesos, los procedimientos, las guías, los manuales, formatos, etc. de la Gestión Documental, con los funcionarios de la Supersalud.

arios deben participar en las jornadas de capacitación que periódicamente realiza el Grupo sobre los aspectos de aplicación de Tablas de Retención y los demás de la Gestión Documental.



de Gestión Documental.

procedimiento y la Tabla de Retención Documental respectiva.

JORGE A. VALENCIA RAMÍREZ

Técnico Administrativo de Archivo y Gestión Documental.

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