INFORME DEL ESTUDIO DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL ...

MUNICIPALIDAD DE ACOSTA

Teléfono: 2410-7279

AUDITORÍA INTERNA

Correo: [email protected] AI-004-2021 del 10 de agosto de 2021

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INFORME A.I. 004-2021 10 de agosto de 2021

INFORME DEL ESTUDIO DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL PROCESO DE TESORERÍA DE LA


AGOSTO, 2021

mailto:[email protected]



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CONTENIDO

Página N.°

RESUMEN EJECUTIVO ......................................................................................................... 3

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 4

1.1. Origen del estudio ..................................................................................................... 4

1.2.

1.3. Aspectos positivos que favorecieron la ejecución de la auditoría ................. 8

1.4. Limitaciones en el estudio ................................................................................... 9

1.5. Comunicación preliminar de los resultados del estudio .............................. 9

2. RESULTADOS ................................................................................................................. 9

2.1. Importancia de contar con un Manual de tareas y responsabilidades .......... 9

2.2. Debilidades en la custodia, registro y control de valores ................................. 11

2.3. Oportunidades de mejora en el uso de la caja chica ....................................... 14

2.4. Resultados insatisfactorios en la verificación selectiva de ingresos .......... 15

2.5. Fallas determinadas en la verificación selectiva de egresos ........................ 16

2.6. Debilidades de control respecto de las conciliaciones bancarias ............... 17

2.7. Necesidad de enmendar los estados financieros de la entidad .................... 19

2.8. Requerimiento de garantías de fidelidad ............................................................ 20

3. CONCLUSIONES .......................................................................................................... 22

4. RECOMENDACIONES ................................................................................................. 22

4.1 Al Alcalde Municipal ................................................................................................ 22

4.2 Al Tesorero Municipal ............................................................................................. 24

5. CONSIDERACIONES FINALES ................................................................................. 27




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RESUMEN EJECUTIVO

El objetivo del estudio consistió en analizar y evaluar los controles establecidos en el Departamento de Tesorería de la Municipalidad de Acosta, con el fin de verificar si promueven la protección y salvaguarda de los recursos públicos contra toda pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; en el período que va del 1° de julio del 2019 al 31 de diciembre 2020, ampliándose el período cuando se consideró necesario.

La importancia de este estudio radica en el hecho de que al Departamento de Tesorería Municipal le concierne, entre otras competencias: el manejo de los dineros municipales, incluyendo el registro y control de los ingresos y egresos; la percepción de dineros y su correspondiente depósito en las entidades bancarias; el pago y control de los recursos financieros municipales; la recepción y custodia de garantías y otros valores; la validación de los ingresos y erogaciones acordes con el presupuesto autorizado; y el control, resguardo y uso de los fondos de la caja recaudadora y de la caja chica.

Es precisamente por la índole de tales funciones, que se requiere de la implementación y puesta en práctica de apropiados mecanismos de registro y control que permitan detectar y corregir oportunamente eventuales errores en su ejecución, con el consiguiente daño al peculio institucional, pérdidas económicas y el deterioro de la imagen de este Ayuntamiento.

En esta auditoría se determinaron áreas susceptibles de mejora tales como la importancia de emitir y poner en práctica normativa interna específica sobre las tareas y responsabilidades que competen expresamente a la Tesorería Municipal; por cuanto la ausencia de un manual sobre las tareas y responsabilidades de ese Departamento incide en las demás debilidades expuestas en este informe.

Es así como se logra determinar la débil gestión en lo referente a la custodia, registro y control de valores a cargo del Tesorero Municipal; el uso incorrecto, en algunos casos, de los fondos de caja chica, debido principalmente al recurrente pago de gastos cuya naturaleza y monto más bien corresponden a gastos ordinarios de la entidad; y el inadecuado respaldo documental tanto de los ingresos como de los desembolsos realizados por esta Corporación Municipal.

Otras fallas corresponden a la incompatibilidad de funciones en la preparación de las conciliaciones bancarias de este Ayuntamiento, responsabilidad que erróneamente ha sido asumida por la Tesorería Municipal; y que los estados financieros carecen de confiabilidad por cuanto no incluyen sumas importantes correspondientes a las garantías de cumpl imiento aportadas por los proveedores y por ende, tampoco reflejan la verdadera posición financiera de este Gobierno Local. Finalmente, se detectó la necesidad de que los funcionarios de la Tesorería Municipal suscriban pólizas de fidelidad para garantizar razonablemente el desempeño correcto de sus funciones y responsabilidades.

En razón de las deficiencias determinadas se emiten recomendaciones dirigidas al Alcalde y Tesorero municipales, según sea la competencia que atañe a cada cual, enfocadas a la corrección y mejora de los asuntos enumerados en los párrafos que anteceden.




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INFORME DEL ESTUDIO DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL PROCESO DE TESORERÍA

DE LA MUNICIPALIDAD DE ACOSTA

1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen del estudio

El estudio se realiza en atención al Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna

para el año 2021.

1.2. Objetivo general del estudio

Analizar y evaluar los controles establecidos en el Departamento de Tesorería de la Municipalidad de Acosta, con el fin de verificar si promueven la protección y salvaguarda de los recursos públicos contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

1.3. Objetivos específicos de estudio

a) Evaluar si se cuenta con políticas y procedimientos escritos que coadyuven en el desarrollo de las funciones de control que corresponden al Departamento de Tesorería Municipal en los procesos de recaudación y ejecución de los fondos públicos bajo la administración de la Municipalidad de Acosta.

b) Analizar si se aplican prácticas de control para proteger y salvaguardar, de

manera eficaz, los recursos en cajas y bancos, así como el efectivo equivalente (inversiones), conforme lo exige la normativa aplicable.

c) Dar a la Administración una comprensión de la naturaleza, los usos, las

funciones y los resultados esperados en la operación del Departamento de Tesorería Municipal.

1.4. Naturaleza y alcance del estudio

El estudio abarcó la evaluación de los procedimientos que se realizan en la Tesorería Municipal en lo que respecta a las gestiones, trámites, tareas y actividades relacionadas con el Subsistema de Tesorería, componente del Sistema de Administración Financiera de la Municipalidad de Acosta.

El estudio se realizó para el período comprendido entre el 1° de julio del 2019 al 31 de diciembre 2020 y se extendió cuando se consideró pertinente.




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1.5. Declaración de cumplimiento de normas

El desarrollo de la auditoría se sustenta en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP), las Normas para el ejercicio de las auditorías internas en el sector público (R-DC-119-2009), así como las fuentes de criterios de auditoría aplicables al estudio y los criterios y lineamientos que tenga establecidos la Auditoría Interna de la Municipalidad de Acosta.

Esta Auditoría Interna contó con el apoyo y asesoría externa del Lic. Gerardo

Marín Tijerino, según contratación directa N.° 2021CD-00016-01, “Servicios profesionales especiales para el acompañamiento de estudio de auditoría”.

1.6. Metodología aplicada

Para efectos del presente estudio se utilizaron las siguientes técnicas y procedimientos, estipulados en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público y demás normativa aplicable y supletoria:

Estudio de la normativa interna y externa sobre el proceso del Subsistema de Tesorería, componente del Sistema de Administración Financiera de esta Municipal.

Revisión documental de la información facilitada por la Administración y hallazgos relevantes identificados.

Entrevistas, cuestionarios, consultas verbales y solicitudes de información por escrito a la Administración.

1.7. Criterios utilizados en el estudio

Constitución política, en lo que resulte aplicable.

Ley N°. 6227/1978, Ley General de la Administración Pública, en lo pertinente.

Ley N°. 7794/1998, Código Municipal, en lo conducente.

Ley General de Control Interno Ley N°. 8292/2002, en lo aplicable.

Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), en lo que corresponda, emitidas con la Resolución N°. R-CO-9-2009 del 26 de enero de 2009 y publicadas en el Diario Oficial N°. 26 del 6 de febrero de ese mismo año.

Lineamientos y criterios emitidos por la Contraloría General de la República y por la Procuraduría General de la República, que resulten aplicables.




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Reglamento de Caja Chica, aprobado por el Concejo Municipal en octubre de 2016 y reformado en julio de 2018.

Manual Descriptivo de Puestos de la Municipalidad de Acosta, datado

en el 2015, en lo pertinente.

1.8. Generalidades del estudio

El Departamento de Tesorería Municipal de Acosta cuenta con tres funcionarios, a saber1:

Puesto Fecha de ingreso al cargo

Tesorero Municipal 16 de febrero de 1987 Auxiliar de Tesorería 9 de junio de 2014 Plataformista 1° de enero de 2016

El Manual descriptivo de puestos vigente contiene una descripción sucinta de las tareas típicas y suplementarias de los puestos, los deberes, las responsabilidades y los requisitos mínimos de cada clase de puestos, así como otras condiciones ambientales y de organización.

Respecto al Departamento de Tesorería Municipal se transcribe lo siguiente:

“DESCRIPCIÓN DE TAREAS TÍPICAS

• Planea, organiza, coordina, ejecuta, controla y evalúa las diferentes actividades relacionadas con la recaudación, custodia, pago y control de los recursos financieros municipales, a partir de la recaudación de los diferentes ingresos; el pago puntual de las obligaciones adquiridas; la custodia de los valores y el control general de los ingresos y egresos (incluye la gestión de control presupuestario), entre otras actividades, todas orientadas a garantizar la correcta utilización de los recursos financieros en razón del presupuesto existente.

• Programa, organiza, coordina, ejecuta y supervisa las actividades del Departamento a su cargo.

• Organiza, ejecuta y controla la recepción y custodia de títulos, acciones, garantías, papeles fiduciarios y valores exigibles en general a favor de la institución.

• Realiza la recaudación en forma oportuna de los ingresos tributarios, no tributarios, fondos, y otros recursos a que tenga derecho la municipalidad.

• Elabora los respectivos reportes por la recaudación de los ingresos y adjunta los comprobantes de ingreso de caja, y los remite diariamente al Departamento de Contabilidad y Presupuesto para su respectivo registro, control y archivo.

1 Oficio N.° DTM-066 del 30 de junio de 2021 del Tesorero Municipal, en respuesta a solicitud de información mediante correo electrónico de la Auditoría Interna Municipal de esa misma fecha.




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• Efectúa dentro de las veinticuatro horas siguientes a su recepción y en forma intacta los depósitos de los valores recaudados.

• Colabora con el Departamento de Contabilidad y Presupuesto en la preparación del Programa periódico de caja.

• Revisa y controla la legalidad, veracidad, propiedad y conformidad de la documentación de respaldo, previo al pago de los valores a los beneficiarios debidamente autorizados y legalizados de conformidad con las normas de control interno que deba hacer la administración Municipal.

• Mantiene actualizado el registro y archivo de cheques emitidos y no pagados a los beneficiarios.

• Presenta un Estado diario de los ingresos al / la directora (a) de Hacienda. Informa oportunamente sobre el vencimiento de los documentos que mantiene en custodia.

• Mantiene vigente las garantías de contratos y agiliza en el caso de ser necesario el cobro y ejecución inmediata de las mismas.

• Cumple los deberes que le impongan las ordenanzas, resoluciones y leyes en general, sobre la tributación para la recaudación de los impuestos.

• Cumple con las demás funciones que le asigne la Dirección de Hacienda, con sujeción a la ley y reglamentos correspondientes.

• Organiza y controla los flujos de efectivo para el pago de gastos, así como recibe, concentra, custodia y maneja los fondos y valores, validando el ingreso y erogaciones que sean afines al presupuesto autorizado.

• Distribuye y supervisa la ejecución de las labores específicas encomendadas a su departamento.

• Coordina las labores de planeamiento y programación de las actividades de su departamento con su jefe inmediato, y con las distintas instancias organizativas internas.

• Presta colaboración y asesoría a otras jefaturas departamentales y direcciones, en la formulación, control y evaluación de programas y presupuesto

• Controla la ejecución presupuestaria, coordina y supervisa cualquier modificación al respecto.

• Analiza e instrumenta nuevos métodos y procedimientos de trabajo, implanta y perfecciona los más accesibles a la realidad de la Municipalidad.

• Define prioridades de trabajos, estudios o investigaciones por realizar, considerando la importancia y el efecto que estos tienen sobre los objetivos y metas del Departamento a su cargo.

• Mantiene controles y registros variados y vela porque éstos se mantengan al día y se adecuen a la dinámica del trabajo.

• Asesora a la dirección de la que depende en la solución de problemas o aclaración de asuntos de su especialidad.

• Organiza, coordina, supervisa y controla las actividades, de estudio, diseño e investigación que genera su trabajo, evalúa y aprueba sus resultados

• Analiza y recomienda ante sus superiores las posibilidades de inversión o reducción de gastos, para optimizar la gestión de la Municipalidad.

• Colabora estrechamente con la Dirección de la cual depende en la ejecución de trabajos técnicos, profesionales y administrativos que ésta demande y participa ampliamente en la solución de los problemas que se presentan en el área de trabajo de su campo.

• Organiza, asigna y supervisa las diferentes labores del personal técnico, profesional y administrativo que conforman el departamento.




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• Redacta y revisa informes, proyectos, normas, procedimientos, notas y otros instrumentos técnicos y documentos que surgen como consecuencia de la ejecución de las labores.

• Mejora métodos y procedimientos de trabajo, analiza y resuelve problemas surgidos en el desarrollo de éste, evalúa programas, actualiza conocimientos, define sustituciones o propone cambios, ajuste o soluciones diversas.

• Mantiene al día los diferentes manuales técnicos y de procedimientos así como otros documentos similares que se utilizan en el proceso de su trabajo.

• Ejecuta otras tareas atinentes al puesto y área de actividad del Departamento que dirige.

CONSECUENCIA DEL ERROR Los errores que se cometan pueden afectar el cumplimiento de los objetivos del proceso y causar pérdidas económicas, atrasos en los servicios, afectación a los usuarios y perjuicio a la imagen municipal. Asimismo, puede hacer incurrir en errores a profesionales y superiores.” (Las mayúsculas corresponden al original, pero el subrayado es nuestro).

Adicionalmente, en el referido Manual de Puestos se insertan las tareas que competen a la Plataformista, que entre otros asuntos atiende, resuelve y gestiona trámites variados de los clientes-ciudadanos en la plataforma de servicios; recibe, custodia y entrega dinero y valores; ejecuta labores administrativas variadas (procesamiento de pagos, recibos, permisos, almacenaje y control de materiales de oficina, elaboración de reportes y confección de documentos variados, etc.); administra, controla y resguarda el fondo de caja recaudadora; elabora diferentes reportes (diarios, mensuales, trimestrales); y ordena los recibos del día en forma numérico.

En lo que se refiere al cargo de Auxiliar de Tesorería, se describen funciones tales

como: recibir, clasificar, registrar y archivar, para su custodia, las garantías de participación y cumplimiento que se originan en el Departamento de Contratación de Bienes y Servicios; mantener un inventario actualizado de las garantías en custodia; realizar el cierre diario de las cajas; recibir el dinero de las cajas recaudadoras al cierre de funciones de la Municipalidad y hacer su respectivo traslado a la entidad bancaria; mantener el control y dar seguimiento de los trámites establecidos para la recuperación de cheques sin fondos; administrar las cajas chicas (control de adelantos, liquidaciones y reintegro del fondo); controlar, coordinar y ejecutar los pagos relacionados con el Ministerio de Hacienda (revisión de expediente de pago, elaboración de archivo de pago, solicitud de pago masivo (spm), seguimiento de archivo de pago, control sobre los débitos realizados a las distintas cuentas corrientes ante el Ministerio de Hacienda); controlar y dar seguimiento a las inversiones ante los diferentes entes financieros; y elaborar análisis variados y los informes o reportes respectivos.

1.9. Aspectos positivos que favorecieron la ejecución de la auditoría

Se deja constancia de la colaboración brindada por los funcionarios de la Municipalidad de Acosta para la realización de este estudio.




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1.10. Limitaciones en el estudio

La ilegibilidad de algunos comprobantes o justificantes, tanto de ingresos como de egresos, implicó una limitante significativa en el desarrollo normal del estudio, conforme se explicará en este mismo informe en los casos en que proceda.

1.11. Comunicación preliminar de los resultados del estudio

La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y recomendaciones producto del estudio a que alude el presente informe, se efectuó el 10 de agosto de 2021 en el Salón de Sesiones de la Municipalidad de Acosta y estuvieron presentes los siguientes funcionarios: Roxana Azofeifa Ureña, Regidora Propietaria, Fernando Jiménez Hidalgo, Regidor Propietario, María Auxiliadora Murcia Ríos, Regidora Suplente, Steffani Martínez Román, Tesorera Municipal a.i., Irene Castro Arias, Asistente de Tesorería, Yulissa Segura Castro, Plataforma, Pedro Miguel Juárez Gutiérrez, Auditor Interno y el Asesor Externo Gerardo Marín Tijerino.

Esta actividad se convocó mediante el oficio N°. A.I. 078-2021 del 20 de julio

de 2021.

El borrador del presente informe se entregó ese mismo día de la presentación de resultados, en forma impresa y en versión digital para que, en un plazo no mayor de cinco días hábiles, formularan y remitieran a esta Unidad de Control las observaciones que consideraran pertinentes sobre su contenido.

Mediante oficio N.° DTM-107-21 del 23 de agosto de 2021, la Tesorera Municipal

a. i. realizó algunos comentarios al borrador del informe, los cuales fueron analizados por esta Unidad de Control y se procedió al ajuste del documento en lo que resultó pertinente; cuyo detalle se incluye en el Anexo único del presente informe.

2. RESULTADOS

2.1. Importancia de contar con un Manual de tareas y responsabilidades

Se comprobó la ausencia de normativa específica sobre las tareas y

responsabilidades que competen expresamente a la Tesorería Municipal, documento en el cual se consideren, entre otros, los siguientes procesos: apertura y cierre de cajas; recibo, custodia y devolución de garantías; registro de créditos y débitos tanto en cuentas corrientes como en caja única; registro de vouchers (entendidos éstos como el documento que acredita el pago de un producto o de un servicio y que puede intercambiarse, llegado el momento, por aquello que se adquirió); adelantos y liquidaciones de viáticos; inversiones en títulos valores; registro de traslados entre cuentas corrientes; impresión y distribución del Estado de Cierre Diario de Tesorería; trámite de cheques devueltos en cuentas corrientes; anulación de recibos; entrega de cheques; emisión y aplicación de transferencias bancarias.


https://definicion.de/producto



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Sobre ese mismo particular, mediante oficio N.° DTM-056-2021 del 8 de junio del 20212, se reconoció la ausencia de un reglamento o manual de procedimientos para los procesos competencia de dicha Área, así como de lineamientos o directrices para realizar inversiones; adelanto y liquidaciones de gastos de viaje; tratamiento de las garantías de participación y de cumplimiento; y para el trámite y pago de resoluciones administrativas en materia laboral y de resoluciones y/o sentencias judiciales.

Se agregó que tampoco se cuenta con procedimientos para los pagos realizados a través de transferencias electrónicas, tanto de la UTGVM como de la Municipalidad en general; para el pago de planillas a los empleados municipales, a la C. C. S. S. y al I. N. S.; así como la ausencia de procedimiento para los cobros por datafono; y del envío por WhatsApp de las cancelaciones efectuadas por los contribuyentes, y para la remisión del respectivo comprobante debidamente cancelado.

En adición a lo anterior, se explicó que para algunas de las tareas apuntadas

basta la presentación de los formularios aprobados por las instancias correspondientes (por ejemplo, en el caso de vales para adelantos y posterior liquidación de caja chica); o bien, mediante comunicaciones internas con otros departamentos que intervienen en los procesos (verbigracia: recepción y devolución de garantías).

En ese orden de ideas, en la práctica las tareas competencia de la Tesorería Municipal se realizan principalmente basadas en la costumbre y en la rutina diaria, así como en la experiencia de los funcionarios de esa Unidad, con lo cual se incrementa el riesgo de que eventualmente en su ejecución las labores sean olvidadas o se presten a interpretaciones erróneas, lo que a su vez podría conducir a resultados insatisfactorios o adversos.

Las Normas de Control Interno para el Sector Público señala en su numeral 4.2

(Requisitos de las actividades de control), que las actividades deben reunir, entre otros, con el requisito de:

“e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación. / f. Divulgación. Las actividades de control deben ser de

conocimiento general, y comunicarse a los funcionarios que deben aplicarlas en el desempeño de sus cargos. Dicha comunicación debe darse preferiblemente por escrito, en términos claros y específicos.” (El resaltado es del original, pero el subrayado es nuestro)

La ausencia de normativa sobre esta temática está originada en la inadvertencia

del problema y de los beneficios potenciales que representa para la entidad, como una

2 Respuesta a solicitud de información mediante oficio N.° A. I. 050-2021 del 30 de junio de 2021 de esta Auditoría Interna de esa misma fecha.




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medida de protección tanto para la Administración como para el funcionario respectivo, ya que en manuales como el apuntado se fijan con total claridad los límites de su ámbito de acción y se garantiza razonablemente que su actuación esté siempre dentro de ellos.

Asimismo, la institución se está privando de una importante herramienta de planificación, organización y control, por cuanto ese tipo de manuales, al contener instrucciones por escrito y en términos claros y específicos, pueden resultar de utilidad, entre otros, como medio de capacitación -o como referencia para ésta-; para que los servidores de nuevo ingreso tengan un primer acercamiento con sus cargos y con sus funciones respectivas; y como parámetros con base en los cuales se evaluará su desempeño.

2.2. Debilidades en la custodia, registro y control de valores

A la Tesorería Municipal le concierne mantener en custodia los fondos, valores y garantías extendidas a favor de la Municipalidad; y además, llevar controles y registros tales que le permitan informar oportunamente sobre sus fechas de vencimiento y exigir las renovaciones, en caso de ser procedente, a quienes corresponda.

El arqueo de valores que se mantienen bajo la custodia del Tesorero Municipal

permitió determinar las situaciones que se comentan a continuación:

a) En primera instancia el 24 de junio de 2021 se pretendió hacer un inventario de las garantías de cumplimiento y de participación en poder del Tesorero Municipal, tarea que no logró concretarse debido al desorden con que se custodian esos documentos, aunado a la falta de controles y registros sobre ese mismo particular.

Por lo anterior, mediante oficio N.° A. I. 050-2021 del 3 de junio de 2021 esta Auditoría Interna solicitó al Tesorero Municipal que explicara el “4- Procedimiento para garantías de Participación y Cumplimiento”.

En respuesta según oficio N.° DTM-056-2021 del 8 junio de 2021 ese funcionario se limitó a indicar que “4- Las garantías se reciben o se devuelven según indicaciones de la Proveeduría. Se lleva un control sobre las que se presentan mediante transferencias bancarias”.

Posteriormente, el 30 de ese mismo mes y año se pidió al Tesorero Municipal, vía

correo electrónico, el suministro de la carpeta en que se custodian los avales ya vencidos.

Adicionalmente, ese mismo 30 de junio de 2021 se envió un correo electrónico al

Proveedor Municipal, demandando un “Listado de las garantías de cumplimiento y participación al 31 marzo 2021, según el control y procedimiento llevado en su Departamento para estos documentos”; solicitud que fue atendida el 1° de julio de ese mismo año, oportunidad en la cual el Proveedor Municipal a. i. expresó en un correo electrónico que “…para el caso este departamento (sic) no cuenta con un listado de las garantías de cumplimiento y participación”.




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Una vez cumplidos los requerimientos de información apuntados, esta Unidad de Control determinó la existencia de las siguientes tres garantías de cumplimiento que se encuentran vigentes al 30 de junio de 2021, bajo la custodia del Tesorero Municipal:

CUADRO N.° 1

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA MUNICIPAL GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO Y DE PARTICIPACIÓN

VIGENTES AL 30 DE JUNIO DE 2021 Garantía N.° Emisor Monto (₵) Vigencia A nombre de

GC-01-06-2021 Banco Nacional

278.239,50 16-06-2021 al

18-07-2022

Garantía de Participación o Cumplimiento por la contratación de servicios en el Área de Geología, según contratación 2021CD- 00030-02

CDP 29415 (BNV-030-027699-

1)

Banco Nacional

8.500.000,00 27-06-2019 al

16-10-2023

Garantía de Cumplimiento por Administración del Centro de Cuido y Desarrollo Infantil de Dulces Abejitas, Licitación Pública 2019LN-00001-01 por ₵11.477.823,42, pero la oferente y el Proveedor Municipal (oficio N.° PM-116- 2019 del 28 de junio de 2019) indican que el aval es solo por ₵8.500.000,00

0119CAU7928-00- 00

INS 165.020,85 23-06-2019 al

27-07-2022

Según información del SICOP es una Garantía de Cumplimiento Electrónica, por el Servicio de verificación de calidad y estudios básicos y complementarios para los proyectos del Programa de la UTGVM, correspondiente a la contratación 2021CD- 00002-002811201.

Fuente: Información suministrada vía electrónica por la Administración. Debido al desorden con que se custodian esas cauciones y a la falta de controles y registros pertinentes, se hace la salvedad de que no se tiene una garantía razonable de que dichos valores constituyan la totalidad de las garantías de cumplimiento y participación vigentes al 30 de junio de 2021.

b) En el Departamento de Tesorería Municipal también se mantienen en

custodia algunas garantías de cumplimiento y de participación que se encuentran vencidas al 30 de junio de 2021.

Entre otras, se citan fianzas por ₵7.135.685,50 (06-12-2019); ₵14.246.834,45 (27- 01-2020); ₵7.500.000,00 (03-12-2020); ₵7.500.000,00 (03-01-2021); ₵5.304.450,62 (30-03-2021); y $6.125,00 USA (31-05-2021). (Entre paréntesis se indica la fecha de caducidad de esos documentos).

Nuevamente se hace el descargo respecto de que no se tiene certeza absoluta de que tales avales comprendan la totalidad de los mismos, dado el desorden en su custodia y mantenimiento, así como a la falta de mecanismos de control y registro correspondientes.

Aunado a lo anterior, se tiene que según la Administración Municipal también se

desconoce si las garantías vencidas efectivamente corresponden al respaldo de contrataciones cuyas obras y / o servicios ya fueron recibidos de conformidad por este Gobierno Local; y también se ignoran, en caso de existir, las gestiones efectuadas por otras unidades involucradas en el proceso, tendentes a procurar su oportuna devolución a quienes corresponda.




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Las situaciones en comentario obedecen tanto a la carencia de manuales y directrices internas que regulen el proceso de custodia, registro y control de esos

valores; como a la inadvertencia del problema y de los beneficios potenciales que precisamente representa para la entidad la instauración y puesta en práctica de mecanismos como los apuntados; todo lo cual va en detrimento de lo estipulado en las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), Nos. 4.1, 4.2, 4.3, 4.3.1, 4.3.2, 4.4 y 4.4.1.

En virtud de lo explicado, mediante el documento N.° A. I. 006-2021 del 5 de julio de 2021, denominado “ADVERTENCIA: SOBRE EL PROCESO DE RECEPCIÓN, REGISTRO, ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y LIBERACIÓN DE GARANTÍAS DE PARTICIPACIÓN Y CUMPLIMIENTO, DE LAS LICITACIONES EFECTUADAS POR LA MUNICIPALIDAD DE ACOSTA”, esta Unidad de Auditoría Interna comunicó lo pertinente al Alcalde Municipal, oportunidad en la cual se solicitó un detalle de las acciones que se tomarán al respecto al asunto advertido, para lo cual se otorgó un plazo de cinco días hábiles. (El resaltado y las mayúsculas son del original)

En esa misma Advertencia también se indicó que “Asimismo se pudo comprobar en los Estados Financieros del mes de Diciembre 2020 y Marzo 2021, que la cuenta Garantía de Terceros, Depósitos en Garantía, cuenta contable 2.1.3.03 no presenta saldo alguno, hace dudar de que si existen montos que administra la Municipalidad por este concepto, como es que la cuenta contable se encuentre en CERO, por lo que los Estados Financieros a esas fechas podrían no estar presentando la situación real financiera de la Municipalidad y, con esto la Administración pueda no estar tomando las mejores decisiones que le ayuden al logro de los objetivos institucionales”.

En respuesta a lo indicado en la mencionada advertencia, con oficio número AIM-

312-2021, del 23 de julio de 2021se señala y reconoce de alguna manera la ausencia de controles escritos en los temas aludidos sin embargo se hace la observación de parte de la Administración que de los funcionarios han tomado medidas de control de acuerdo con sus criterios, lo cual también se ha señalado en este informe y que es incongruente con los postulados que establece la Ley General de Control Interno y las Normas de control interno para el sector público.

c) Custodia y control de los formularios de cheques en blanco

El recuento de valores en la Tesorería Municipal permitió corroborar la existencia de 1853 cheques en blanco, correspondientes a la cuenta corriente bancaria N.° CR150-030-100-100-008-72, que se mantiene para la administración de los recursos provenientes de la Ley N.° 8114; sin que en la práctica se cuente con mecanismos de control idóneos y pertinentes para garantizar razonablemente la correcta emisión, custodia y manejo de los formularios en cuestión.

Por lo explicado y ante el eventual desuso de esos documentos -debido a la

moderna utilización de las transferencias electrónicas de fondos- es imprescindible el fortalecimiento de controles especiales que conlleven a una mayor vigilancia para evitar su uso indebido, con el consiguiente perjuicio económico y deterioro de la imagen institucional.




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Sobre ese mismo particular, en las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), respecto de los formularios estipula que:

“4.4.2 Formularios uniformes. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer lo pertinente para la emisión, la administración, el uso y la custodia, por los medios atinentes, de formularios uniformes para la documentación, el procesamiento y el registro de las transacciones que se efectúen en la institución. Asimismo, deben prever las seguridades para garantizar razonablemente el uso correcto de tales formularios. (El subrayado no es del original)

2.3. Oportunidades de mejora en el uso de la caja chica

La verificación selectiva de los bienes y servicios adquiridos mediante el uso de ambas cajas chicas, permitió observar que:

a) El Reglamento de Caja Chica que se muestra en la página WEB de la

Municipalidad no incluye las modificaciones aprobadas por el Concejo Municipal, según acuerdo dictado en la sesión ordinaria N.° 104-2018 del 6 de junio del 2018, mediante el cual se aumentaron los montos máximos de los fondos, General y de la UTGVM, no obstante que en la práctica sí se ha procedido con ambos incrementos. En otras palabras, la normativa que aparece en el sitio WEB oficial no está debidamente actualizada en lo que al monto de ambas cajas chicas se refiere, lo cual genera incertidumbre a quienes desconocen tales cambios, especialmente si se toma en cuenta que el monto de cada pago individual a financiar con tales recursos, se establece en un máximo del 10% de cada uno de esos fondos

b) Los adelantos de dinero son tramitados mediante vales de caja chica que posteriormente son desechados y no se archivan conjuntamente con las facturas que amparan los gastos. Además, tampoco se deja constando por escrito la liquidación de cada gasto o adelanto de fondos. Por lo anterior, no se logró verificar la oportunidad y corrección en el uso y reintegro, en los casos en que procede, de los dineros adelantados.

c) Se determinaron algunos gastos por montos superiores a los máximos permitidos en ambas cajas chicas, que no cuentan con las debidas justificaciones o avales de las instancias correspondientes, en inobservancia a lo estipulado en el artículo 3° del Reglamento de Caja Chica vigente en la Municipalidad.

En ese sentido debe recordarse que el fondo de caja chica general es de ₵600.000,00 y en el período objeto de estudio, los pagos máximos no deben exceder los ₵60.000,00, salvo justificación de los niveles correspondientes.

Por su parte, el fondo de la caja chica para gastos de la UTGVM asciende a ₵1.000.000,00; por ende, entre julio de 2019 y diciembre de 2020, cada pago es por un máximo de ₵100.000,00, salvo que se cuente con la respectiva aprobación de las instancias correspondientes.




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d) Se observaron gastos que por su naturaleza no procede su cancelación mediante el uso de los fondos de caja chica. Ejemplo de lo anterior lo constituyen el pago del servicio de telecomunicaciones, compra de agendas, y hasta el frecuente reconocimiento de honorarios profesionales en materia legal.

Lo explicado evidencia un inadecuado uso de los fondos de ambas cajas chicas, máxime si se tiene presente que según lo dispuesto en el artículo 2° del citado Reglamento, los gastos por ese medio proceden si se trata del pago bienes y servicios por montos de menor cuantía, indispensables o de verdadera urgencia.

e) En algunas facturas originales no se estampa el sello de “Cancelado…”,

de manera tal que se haga referencia al cheque o medio mediante el cual se repone el fondo de las cajas chicas, requisito que es indispensable para evitar su eventual uso posterior.

f) Como prevención por el inminente blanqueamiento y desaparición de la

información contenida en algunos justificantes, en la práctica se procede al archivo de las facturas originales conjuntamente con una fotocopia del comprobante del gasto; sin embargo, en un pago de ₵40.000,00 no se cumplió esa condición y en consecuencia dicho gasto no está debidamente respaldado ni con el documento original ni con la fotocopia del mismo.

2.4. Resultados insatisfactorios en la verificación selectiva de ingresos

Se hace la salvedad de que no fue posible la verificación selectiva de los dineros

ingresados a las arcas municipales, debido a las situaciones que se explican seguidamente:

a) Los resúmenes diarios de ingreso son respaldados, entre otros

documentos, con los denominados “vouchers” (cupones o vales) que acreditan los cobros realizados directamente en la Corporación Municipal mediante el uso del datafono; sin embargo, conforme el paso del tiempo dichos “vouchers” se tornan ilegibles, con lo cual se malogra la oportunidad de su posterior revisión y verificación de parte de esta Unidad de Control, de otras dependencias municipales y de terceras personas.

Según se explicó en el punto anterior, respecto de los desembolsos de caja chica,

tratándose de facturas que amparan algunos egresos municipales, sí se tiene la prevención de fotocopiar los documentos originales, condición o práctica que no se observa tratándose de los referidos “vouchers” que amparan los ingresos.

Como agravante de lo apuntado, en los Resúmenes diarios de ingreso no se hace referencia a los recibos emitidos en la Municipalidad de Acosta y que precisamente respaldan tales “vouchers”, de forma tal que permita la trazabilidad sobre el rastreo y comprobación del cobro correcto de los ingresos, su depósito en las cuentas bancarias y su debida acreditación en los registros de la entidad.




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La situación en comentario se agrava si se toma en cuenta el monto diario de los dineros percibidos directamente en la Municipalidad, exclusivamente mediante el uso del datáfono, conforme puede verse en Cuadro N.° 2:

CUADRO N.° 2

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA MUNICIPAL PRUEBA SELECTIVA DE INGRESOS

DINEROS COBRADOS DIRECTAMENTE MEDIANTE EL USO DEL DATÁFONO

(VOUCHERS ILEGIBLES) FECHA Monto (₵)

01-12-2020 1.962.212,10 02-12-2020 537.904,05 04-12-2020 1.485.636,85 08-12-2020 918.462,80 10-12-2020 1.264.403,85 11-12-2020 1.257.846,50 14-12-2020 760.473,45 16-12-2020 2.208.203,80 18-12-2020 1.399.481,35 22-12-2020 1.554.758,25 24-12-2020 827.074,40 31-12-2020 66.245,85

Fuente: Resúmenes diarios de ingresos.

b) Aunque en los Resúmenes diarios de ingreso, correspondientes a los

días 5, 6, 13, 19, 20, 25, 26, y 28 de diciembre de 2020, se reportan sumas que van desde los ₵11.321,35 desde hasta los ₵961.469,50; los mismos no están respaldados con documento alguno.

c) En general, los ingresos diarios reportados por el Banco Nacional no son

amparados con los documentos respectivos, no obstante que algunos montos superan los ₵500.000,00; ya que en tales ocasiones solamente se hace referencia a un número de documento y a la suma que corresponde.

2.5. Fallas determinadas en la verificación selectiva de egresos

La verificación selectiva de los desembolsos realizados en el período objeto de estudio permitió observar que:

a) Si bien algunas de las facturas originales que amparan los egresos son invalidadas con un sello de "Cancelado…”, en los restantes documentos anexos no se consigna dicha información, como una sana práctica de control interno para obviar así su eventual uso posterior.

b) Otras erogaciones se tramitaron con una copia de la factura emitida por

el proveedor del bien y / o servicio adquirido, pero en el pago correspondiente no se adjunta el documento original. Es así como el 11 de diciembre de 2020 se cancelaron ₵2.175.000,00 por el diagnóstico y reparación de una vagoneta municipal. En esas mismas condiciones el 9 de junio de 2020 se cancelaron ₵9.854.180,63 por la




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demarcación vial en el cantón; y el 22 de ese mismo mes y año se pagaron ₵25.971.470,00 por el mejoramiento de los caminos locales.

c) Aunque varias solicitudes de pago se gestionaron mediante la

presentación de la factura correspondiente, en esos documentos no se incluye una descripción del servicio y / o bien recibido. Llama la atención que en tales ocasiones ha sido la misma unidad demandante la encargada de emitir un oficio que contiene esa información, en el cual también deja constando su recibido conforme. Ejemplo de lo anterior lo constituyen los dos últimos pagos apuntados en el párrafo que antecede.

Con las deficiencias comentadas en los apartados 2.3 al 2.5 anteriores se transgrede lo señalado en la norma 4.4.5 del Manual de Normas de control interno para el sector público (N-2-2209-CO-DFOE)3, respecto de que “La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.”(El subrayado es nuestro).

Adicionalmente, en la norma 5.4 se dispone que la Administración debe procurar una debida gestión documental institucional, entendida ésta como el conjunto de actividades realizadas por la entidad con el fin de controlar, almacenar y recuperar, de manera oportuna y eficiente, la información producida o recibida en el desarrollo de sus actividades.

Por lo explicado, corresponde a la Administración implantar y aplicar políticas y

procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico, incluyendo los informes y registros contables, administrativos y de gestión con sus fuentes de sustento; y particularmente cuando se considera la eventual responsabilidad de los servidores públicos y, por ende, la obligación de contar con evidencia cuando ella se requiera.

2.6. Debilidades de control respecto de las conciliaciones bancarias

La conciliación bancaria es una herramienta de control que permite la comparación entre los ajustes contables de una cuenta corriente realizada por el banco y la cuenta de bancos correspondientes en la contabilidad de una entidad, con una explicación de las diferencias encontradas.

En otras palabras, es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en los estados de cuentas corrientes bancarias con los registros contables de la Municipalidad, para determinar si existen diferencias y el origen de las mismas; y además, permite determinar el manejo de ingresos y egresos de la entidad, disminuyendo el riesgo de ilícitos o usos indebidos del efectivo.

3 Promulgadas en La Gaceta N. 26 del 6 de febrero de 2009.


https://www.monografias.com/trabajos13/ripa/ripa.shtml



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La verificación selectiva de las conciliaciones bancarias incluyó los meses de octubre, noviembre y diciembre de 20204, con los siguientes resultados:

a) Las tres conciliaciones apuntadas no indican la fecha de su realización,

en virtud de lo cual no existe certeza respecto de la oportunidad con que éstas fueron preparadas.

b) En las conciliaciones correspondientes a octubre y noviembre de 2020 se

incluyen entre otras, algunas sumas identificadas como “Pagos de más”, tanto a personas físicas como jurídicas, en el orden de ₵21.418,00 y ₵30.000,00. Asimismo, se consigna el monto de ₵10.281,00 con la indicación de que no se rebajó una retención; y se reporta una retención pagada doble que asciende a ₵1.379.947,00.

En la conciliación bancaria de diciembre de 2020, además de las sumas indicadas

en el párrafo precedente, se incluye otro “Pago de más”’, a una persona física, esta vez por ₵1.274.000,00.

c) Las conciliaciones bancarias incluidas en la muestra, según se consigna

en los documentos aportados por la Administración, fueron preparadas por funcionarios del Departamento de Tesorería Municipal, en una clara transgresión a la norma 2.5.3 del Manual de Normas de control interno para el sector público (N-2-2209-CO-DFOE), relacionada con la adecuada separación de funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones, que literalmente indica:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de que las funciones incompatibles, se separen y distribuyan entre los diferentes puestos; así también, que las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de una transacción, y la custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades de la institución, de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la totalidad de ese conjunto de labores. / Cuando por situaciones excepcionales, por disponibilidad de recursos, la separación y distribución de funciones no sea posible debe fundamentarse la causa del impedimento. En todo caso, deben implantarse los controles alternativos que aseguren razonablemente el adecuado desempeño de los responsables.” (El subrayado no corresponde al original).

En efecto, las funciones incompatibles ameritan ser separadas y distribuidas entre

los diferentes puestos, especialmente tratándose de las tareas que, si se concentran en una misma persona, pueden comprometer el equilibrio y la eficacia del control interno y de los objetivos y misión institucionales.

Igualmente, las diversas fases que integran un proceso, transacción u operación

deben distribuirse adecuadamente, con base en su grado de incompatibilidad, entre los diversos funcionarios y unidades de la institución, de tal manera que el control por la totalidad de su desarrollo no se concentre en una única instancia.

4 Suministradas mediante oficio N.° DTM-071-2021 del 5 de julio de 2021, del Tesorero Municipal




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En otras palabras, al asignar las labores a cada puesto, es preciso asegurar que en ninguno de ellos se concentren tareas cuya combinación en las competencias de una sola persona, eventualmente podría permitir la realización o el ocultamiento de fraudes, errores u omisiones. Es así que, entre otras, las funciones de autorización, ejecución, aprobación y registro de transacciones, así como las de custodia de recursos, deben separarse adecuadamente para reducir el riesgo de que se presenten situaciones irregulares que menoscaben la seguridad de los bienes de la institución y el cumplimiento de los objetivos. Por las mismas razones, debe procurarse que ninguna unidad tenga a su cargo la totalidad de una transacción; operación o proceso, a efecto de evitar que posea un control completo de los recursos y las decisiones involucrados en su conclusión o requeridos para ella.

Como parte de las acciones tendentes a satisfacer esta norma, los manuales o

compendios de procedimientos aplicados por la institución deben prever la secuencia lógica de actividades que conforman un proceso organizativo, y su asignación a funcionarios diferentes (de unidades distintas hasta donde sea posible) con base en la incompatibilidad existente entre ellas, según se indica en el párrafo anterior.

La implantación efectiva de medidas orientadas a asegurar la división del procesamiento de transacciones procura un control cruzado (entre unidades e individuos) de las actividades respectivas, con lo que se asegura, como efecto colateral, la corrección del resultado final.

2.7. Necesidad de enmendar los estados financieros de la entidad

Los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2020 y al 31 de marzo de

2021 no reflejan la posición financiera real de la Municipalidad de Acosta, por cuanto se observó que Conforme se explicó en el apartado 2.2) de este mismo informe, en la Tesorería Municipal se custodian garantías de cumplimiento, que se encuentran vigentes a la fecha, por un monto total de ₵8.943.260,35, partida de la cual no se incluye saldo alguno en los estados financieros analizados. En virtud de lo explicado, los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2020 y al 31 de marzo de 2021 no reflejan la posición financiera real de la Municipalidad de Acosta.

En la norma 4.4.5 contenida en el citado Manual de Normas de control interno

para el sector público (N-2-2209-CO-DFOE), se estipula que “La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.”

Por otra parte, las normas 4.4.1 y 4.4.3 establecen la obligatoriedad tanto al

jerarca como a los titulares subordinados, según sus competencias, de implantar las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, sean debidamente registrados y documentados; y además, emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan




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actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados.

Las debilidades expuestas en este apartado pueden estar originadas en la

carencia de políticas, procedimientos y mecanismos que contribuyan a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales, conforme se explicó en el punto 2.1 de este mismo informe.

En razón de lo anterior, la gestión institucional y la operación del SCI deben

contemplar, de acuerdo con los niveles de complejidad y riesgo involucrados, actividades de control de naturaleza previa, concomitante, posterior o una conjunción de ellas, de forma tal que sea posible la prevención, la detección y la corrección ante debilidades del SCI y respecto de los objetivos, así como ante indicios de la eventual materialización de un riesgo relevante.

2.8. Requerimiento de garantías de fidelidad

De acuerdo con el artículo 111 de la Ley General de la Administración Pública N.° 6227/1978 “1. Es servidor público la persona que presta servicios a la Administración o a nombre y por cuenta de ésta, como parte de su organización, en virtud de acto válido y eficaz de investidura, con entera independencia del carácter imperativo, representativo, remunerado, permanente o público de la actividad respectiva.”

Asimismo, la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N.° 8131/2001 (en adelante LAFPP), en su artículo 13, establece:

“Artículo 13. - Garantías. Sin perjuicio de las previsiones que deba tomar la Administración, todo encargado de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos deberá rendir garantía con cargo a su propio peculio, en favor de la Hacienda Pública o la entidad respectiva, para asegurar el correcto cumplimiento de los deberes y las obligaciones de los funcionarios. Las leyes y los reglamentos determinarán las clases y los montos de las garantías, así como los procedimientos aplicables a este particular, tomando en consideración los niveles de responsabilidad, el monto administrado y el salario del funcionario.” (El subrayado es nuestro)

Por su parte, la norma Nro. 4.6.1 de las Normas de control interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE, señala que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, actualizar y divulgar las regulaciones y demás actividades de control pertinentes para promover y vigilar el cumplimiento, en todos sus extremos, de las obligaciones relacionadas con la rendición de garantías a favor de la Hacienda Pública o de la institución por los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar los fondos y valores institucionales.

Dichos avales deben hacerse a través de una aseguradora regulada por el Estado Costarricense, por montos proporcionales al puesto desempeñado, e independientemente de si los funcionarios se encuentran nombrados en propiedad,




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interinos o temporalmente en sus puestos; y además, el importe respectivo debe ser cubierto por ellos mismos con su propio peculio.

Acorde con lo transcrito, en el ejercicio de las potestades de control y fiscalización conferidas constitucionalmente y bajo un marco de orientación para cada Administración, la Contraloría General de la República emitió las directrices que deben observar las entidades y órganos sujetos a su fiscalización para elaborar la normativa interna relativa a la rendición de garantías o cauciones; en las cuales se establece que dicha normativa aplica a todos los entes y órganos que integran la Hacienda Pública, sujetos a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, la Ley General de Control Interno, y la Ley Orgánica del Órgano Contralor5.

No obstante la existencia de la obligación legal apuntada, no se ha exigido a los funcionarios de la Tesorería Municipal, la rendición de la garantía o caución señalada, en los términos que establece el artículo 13 de la LAFPP y demás normativa atinente.

Esto constituye una sensible deficiencia de control por cuanto se expone a la

Institución a sufrir eventuales afectaciones patrimoniales por eventuales daños originados en el ejercicio de las funciones correspondientes a ese cargo, ya que precisamente la implementación de las cauciones o pólizas de fidelidad responden a la necesidad de que la Administración cuente con un respaldo económico que le permita cubrir eventuales afectaciones a la Hacienda Pública en virtud del ejercicio funcional de sus servidores.

Es decir, su finalidad consiste en garantizar el resarcimiento de eventuales daños

y perjuicios sobre el patrimonio institucional cuando se acredite alguna responsabilidad por parte los funcionarios encargados de las tareas que les competen.

3. CONCLUSIONES

El Departamento de Tesorería Municipal es responsable de la percepción, seguimiento y control de los recursos financieros de la entidad, los pagos de las obligaciones, y la administración y custodia de los dineros y valores que se generen, de ahí la importancia de que esa Unidad cuente con una definición clara e inequívoca respecto de la forma en que deben realizarse las tareas que le competen; documento de carácter imprescindible por cuanto además de constituirse por excelencia en una valiosa guía en el quehacer cotidiano, su fiel observancia garantiza razonablemente la protección y conservación del patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal, así como la eficiencia y eficacia de las operaciones, la generación de información confiable y oportuna, y el debido cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

No obstante lo anterior, la ausencia de normativa interna como la explicada en el párrafo que antecede, aunada a las demás debilidades expuestas en este informe, evidencian la falta de sanas prácticas de registro y control sobre el patrimonio

5 R-CO-10-2007.-Contraloría General de la República. Despacho de la Contralora General de la República, a las trece horas del diecinueve de marzo del dos mil siete.




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institucional, todo lo cual incrementa los riesgos de que no se dé un uso efectivo y eficaz de los recursos públicos administrados por el Ayuntamiento; y que tampoco se prevenga o minimice la ocurrencia de errores y eventualmente hasta actos indebidos en la administración de los fondos públicos a cargo de la Municipalidad.

4. RECOMENDACIONES

4.1 Al Alcalde Municipal

a) Ordenar el diseño y proceder a la respectiva aprobación e

implementación de un Manual de las tareas y responsabilidades que competen a la Tesorería y Contabilidad municipales, documento en el cual se consideren, entre otros, los siguientes procesos:

i. La apertura y cierre de cajas; ii. recibo, custodia y devolución de garantías de participación y de

cumplimiento; iii. registro de créditos y débitos tanto en cuentas corrientes como en caja única; iv. registro de vouchers; v. adelantos y liquidaciones de viaje; vi. inversiones en títulos valores; vii. registro de traslados entre cuentas corrientes; viii. procedimiento para los cobros por datáfono y del envío por WhatsApp de las

cancelaciones efectuadas por los contribuyentes, y para la remisión del respectivo comprobante debidamente cancelado pagos realizados a través de transferencias electrónicas, tanto de la UTGVM como de la Municipalidad en general;

ix. impresión y distribución del Resumes diario de ingresos; x. trámite de cheques devueltos en cuentas corrientes; xi. anulación de recibos; xii. entrega de cheques; xiii. y emisión y aplicación de transferencias bancarias.

Se requiere que se remita a esta Unidad de Control en un plazo máximo de cinco meses calendario, el documento donde consta la aprobación y puesta en práctica de dicho Manual. Ver puntos 2.1 al 2.7 del presente informe.

b) Ordenar al Contador Municipal, que en lo sucesivo asuma la realización de las conciliaciones bancarias de la Municipalidad, mismas que deben cumplir con las formalidades del caso; esto es, con indicación expresa de la fecha de su preparación y el nombre y firma del funcionario responsable, para obviar así la repetición de fallas como las comentadas en los puntos 2.6.a) y 2.6.c) de este informe.

Para el acatamiento de esta recomendación, debe enviarse copia de la orden girada, a esta Auditoría Interna, en el plazo de quince días calendario contado a partir de la fecha de recepción de este informe. Posteriormente, tres meses calendario después de girada la instrucción, se deberá enviar un oficio firmado conjuntamente por el Alcalde y Contador municipales, donde expresamente se indique el cumplimento de




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esta recomendación.

c) Ordenar al Contador Municipal, que adopte las medidas pertinentes, para que en los futuros estados financieros se evidencie el registro de las garantías de participación y de cumplimiento que se encuentren vigentes a la fecha; de manera tal que se refleje así la verdadera posición financiera de este Gobierno Local.

Para el acatamiento de esta recomendación, debe enviarse copia de la orden

girada, a esta Auditoría Interna, en el plazo de quince días calendario contado a partir de la fecha de recepción de este informe. Posteriormente, tres meses calendario después de girada la instrucción, se deberá enviar un oficio firmado conjuntamente por el Alcalde y Contador Municipales, donde expresamente se indique el cumplimento de esta recomendación. Ver punto 2.2.a) y 2.7 de este informe.

d) Realizar las acciones correspondientes a fin de que los funcionarios de la Tesorería Municipal cumplan con la presentación individual de pólizas de fidelidad, a favor de este Ayuntamiento, que respalden el fiel cumplimiento de su accionar, con el objetivo preventivo de resarcir un posible daño a la Hacienda Pública, cuando en el ejercicio de sus funciones se acredite alguna responsabilidad por eventuales daños y perjuicios sobre el patrimonio institucional.

Para el cumplimiento de esta recomendación el Alcalde Municipal debe presentar a esta Auditoría Interna, en el plazo de un mes calendario a partir de la fecha de este informe, copia del documento emitido por esa Alcaldía para que se cumple con la presentación de las pólizas de fidelidad por parte de los funcionarios de la Tesorería Municipal. Ver punto 2.8 de este informe.

e) Coordinar lo pertinente, a efecto de que se proceda a la publicación en La Gaceta de las enmiendas al Reglamento de Caja Chica aprobadas por el Concejo Municipal, y se corrija así la debilidad expuesta en el punto 2.3.a) de este informe.

El cumplimiento de esta recomendación se acreditará mediante la remisión a esta Unidad de Control, de la copia de la orden girada, para lo cual se otorga un plazo de quince días calendario contado a partir de la fecha de recepción de este informe. Posteriormente, tres meses calendario después de girada la instrucción, se deberá remitir copia de la promulgación en el Diario Oficial de la modificación al Reglamento de marras.

4.2 Al Tesorero Municipal

a) Realizar un inventario de las garantías de cumplimiento y de participación vigentes, que se mantienen en custodia en la Unidad a su cargo, de manera tal que se garantice fehacientemente la totalidad de las mismas; y que adicionalmente coordine con el Departamento de Contabilidad Municipal, con el propósito de que se proceda al registro contable de dichas cauciones.




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El cumplimiento de esta recomendación se acreditará mediante la remisión a esta Unidad de Control, un mes calendario después de la fecha de recibo del presente informe, del oficio firmado conjuntamente por el Alcalde y Tesorero municipales, donde expresamente se indique el cumplimiento de esta recomendación. Ver puntos 2.2.a) y 2.7) de este informe.

b) Realizar un inventario de las garantías ya vencidas, tanto de cumplimiento como de participación; así como la debida coordinación con el Departamento de Proveeduría Municipal, con el fin de determinar si efectivamente esos avales corresponden a obras y / o servicios ya recibidos de conformidad por este Gobierno Local; y proceder de conformidad.

El cumplimiento de esta recomendación se acreditará mediante la remisión a esta Auditoría Interna, un mes calendario después de la fecha de recibo del presente informe, un oficio firmado conjuntamente por el Alcalde, el Tesorero y Proveedor municipales, donde expresamente se indique el cumplimiento de esta recomendación. Ver punto 2.2.b) de este informe.

c) Adoptar las medidas especiales para asegurar razonablemente la custodia de los formularios de los cheques en blanco que se mantienen bajo su resguardo; y se evite así la materialización de los riesgos señalados en el punto 2.2.c) de este informe.

El cumplimiento de esta recomendación se acreditará mediante la remisión a esta Unidad de Control, un mes calendario después de la fecha de recibo del presente informe, un oficio firmado conjuntamente por el Alcalde y Tesorero municipales, donde expresamente se indique el cumplimiento de esta recomendación, con el detalle de las medidas de seguridad implantadas.

d) En las futuras reposiciones del fondo de las cajas chicas, también se anexen los vales de adelantos de dineros y las respectivas liquidaciones, de forma tal que se conserve evidencia documental respecto de la oportunidad de ambas acciones; y cuando sea procedente, de los reintegros de fondos correspondientes.

El cumplimiento de esta recomendación se acreditará mediante la remisión a esta Unidad de Control, tres meses calendario después de la fecha de recibo del presente informe, un oficio firmado conjuntamente por el Alcalde y Tesorero municipales, donde expresamente se indique el cumplimiento de esta recomendación. Ver punto 2.3.b) de este informe.

e) En lo sucesivo, velar para que las erogaciones efectuadas por medio de

las cajas chicas, efectivamente obedezcan a gastos de verdadera urgencia y para que en aquellos pagos excepcionales que superen los montos máximos permitidos, y se cuente con las debidas aprobaciones de las instancias correspondientes.

Además, para que todos los desembolsos realizados, ya sea mediante caja chica

o por el método usual de pago, sean debidamente respaldados con los documentos




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originales correspondientes, los cuales deben ser invalidados con el sello de “Cancelado” y hacer referencia al cheque o transferencia de fondos que corresponde; y que en todas las facturas y documentación adicional, se incluya un detalle pormenorizado de los bienes y servicios brindados a la Municipalidad, información que debe ser aportada por los mismos proveedores.

El cumplimiento de esta recomendación se acreditará mediante la remisión a esta Unidad de Control, tres meses calendario después de la fecha de recibo del presente informe, un oficio firmado conjuntamente por el Alcalde y Tesorero municipales, donde expresamente se indique el cumplimiento de esta recomendación. Ver puntos 2.3.c), 2.3.d), 2.3.e), 2.3.f) y 2.5.b), 2.5.c) y 2.5.d) de este informe.

f) En los sucesivos Resúmenes diarios de ingreso, se adjunten todos los documentos que acreditan las sumas percibidas, independiente de su origen; y que se ponga especial atención a aquellos comprobantes que se vuelvan ilegibles con el tiempo, de forma tal que los mismos sean acompañados de las respectivas fotocopias. Adicionalmente, se requiere que en dichos resúmenes se haga referencia a los recibos o comprobantes de ingreso emitidos en la misma Municipalidad, como evidencia de cada pago recibido.

Para el acatamiento de esta recomendación, debe enviarse copia de la orden girada, a esta Auditoría Interna, tres meses calendario después de recibido este informe, se deberá enviar un oficio firmado conjuntamente por el Alcalde y Tesorero Municipales, donde expresamente se indique el cumplimento de esta recomendación. Ver punto 2.4.a) de este informe.

g) En el plazo de dos meses contado a partir de la fecha de recibo de este informe, realizar las acciones pertinentes a efecto de que, en los Resúmenes diarios de ingresos de diciembre 2020, sean debidamente justificados con los documentos de respaldo correspondientes, independientemente de la procedencia de los dineros. Tratándose de documentos que al día puedan estar ilegibles (como en el caso de los vouchers), éstos deben ser referenciados, cuando menos, al recibo municipal correspondiente.

Igualmente debe procederse con las erogaciones efectuadas que, conforme se explicó en este informe, carecen del debido respaldo documental, a efecto de que las mismas sean justificadas con las facturas originales correspondientes.

Para dar por atendida esta recomendación debe enviarse copia de la orden girada, a esta Auditoría Interna, en el plazo de quince días calendario contado a partir de la fecha de recepción de este informe. Posteriormente, en el plazo de dos meses calendario a partir de esa orden, el Tesorero Municipal deberá remitir la Alcaldía Municipal y a esta Auditoría Interna, un informe sobre ese mismo particular. Ver puntos 2.4.b), 2.4.c), 2.5.b) y 2.5.c) de este documento.

h) En el plazo de dos meses contado a partir de la fecha de recibo de este

informe, remita a la Alcaldía Municipal un estudio sobre los “Pagos de más”, las




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“Retenciones no rebajadas” y las “Retenciones pagadas doblemente”, así como de otros conceptos de similar naturaleza, que se muestran en las conciliaciones bancarias citadas en el punto 2.6.b) de este informe. Dicho estudio, en caso de ser procedente, también debe hacer referencia a las acciones promovidas por la Administración, tendentes a su corrección.

Para dar por atendida esta recomendación el Tesorero Municipal deberá remitir a esta Auditoría Interna, una copia del informe generado producto del estudio solicitado.

5. CONSIDERACIONES FINALES

5.1 La información que se solicita en este informe es para acreditar el

cumplimiento de las recomendaciones, deberá remitirse en los plazos y

términos antes fijados por la Auditoría Interna.

5.2 Se recuerda a la Administración la obligatoriedad de analizar e implementar

las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, en cumplimiento de

lo establecido por el artículo 12, inciso c) de la Ley General de Control

Interno, N° 8292.

Lic. Pedro M. Juárez Gutiérrez

Auditor Interno

Cc/Archivo/Expediente/Concejo Municipal




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ANEXO ÚNICO


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Valoración de los comentarios al borrador del informe N.°A.I. 004-2021 del estudio de auditoría de carácter especial sobre el análisis y evaluación del Proceso de Tesorería de la Municipalidad de Acosta, hechas por la Tesorera el Municipal a. i.

2.1. Importancia de contar con un Manual de tareas y responsabilidades

“Se comprobó la ausencia de normativa específica sobre las tareas y responsabilidades que competen expresamente a la Tesorería Municipal, documento en el cual se consideren, entre otros, los siguientes procesos: …y manejo de los fondos de caja chica.”

Comentarios de la Administración

“…en el caso de la caja chica que es uno de los procesos que fueron objeto de estudio, sí se cuenta actualmente con un procedimiento formal, el cual fue elaborado por el mismo departamento de tesorería, dado a conocer a los demás departamentos, incluido el de auditoría interna, mediante oficio DTM-069-2020 del 26 de noviembre 2020, remitido mediante correo electrónico el día 27 de noviembre 2020.”

Argumentos de la Auditoría Interna

Se toma nota, y se elimina del borrador del informe lo relacionado con la falta de nomativa únicamente en lo que se refiere al manejo de fondos de caja chica.

2.2. Debilidades en la custodia, registro y control de valores

En respuesta a lo indicado en la mencionada advertencia, con oficio número AIM-312-2021, del 23 de julio de 2021se señala y reconoce de alguna manera la ausencia de controles escritos en los temas aludidos sin embargo se hace la observación de parte de la Administración que de los funcionarios han tomado medidas de control de acuerdo con sus criterios, lo cual también se ha señalado en este informe y que es incongruente con los postulados que establece la Ley General de Control Interno y las Normas de control interno para el sector público.


“Sobre el proceso de recepción, registro, administración, custodia y liberación de garantías de participación y cumplimiento, de las licitaciones efectuadas por la Municipalidad de acosta, mediante oficio AM-312-2021, en respuesta a la advertencia A. I. 006-2021 se hace de su conocimiento que “el proceso de liberación de garantías de cumplimiento se lleva a cabo lo establecido en el artículo 45 del reglamento de la Ley de Contratación Administrativa” y no según el criterio de cada funcionario según se indica en el informe.

Por lo demás, los departamentos de tesorería y proveeduría establecerán el procedimiento requerido para llevar este proceso de




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la mejor manera, tomando en cuenta el traslado de la información al departamento de contabilidad para su debido tratamiento contable.”


No se aportan elementos adicionales que justifiquen variación alguna en el borrador del informe, en virtud de lo cual únicamente se toma nota.

2.3. Oportunidades de mejora en el uso de la caja chica

Es así como se logra determinar la débil gestión en lo referente a la custodia, registro y control de valores a cargo del Tesorero Municipal; el uso incorrecto, en algunos casos, de los fondos de caja chica, debido principalmente al recurrente pago de gastos cuya naturaleza y monto más bien corresponden a gastos ordinarios de la entidad; y el inadecuado respaldo documental tanto de los ingresos como de los desembolsos realizados por esta Corporación Municipal.


“…actualmente cada erogación realizada mediante caja chica, se respalda con un formulario de solicitud, con las firmas de autorización correspondientes, el vale que hace constar la entrega del dinero al funcionario que realiza la compra, y posteriormente la factura para liquidar dicho vale. Únicamente en el caso de los viáticos no se está realizando esta gestión, ya que los funcionarios generalmente asumen los gastos y después llenan un formulario de liquidación de viáticos y lo presentan en tesorería con las firmas de autorización correspondientes, sin embargo, se va proceder a adecuar estas transacciones según corresponda.


Se toma nota pero no se hace modificación alguna al borrador del informe, toda vez que en la auditoría practicada efectivamente se determinaron las debilidades apuntadas.

2.6. Debilidades de control respecto de las conciliaciones bancarias

En las conciliaciones correspondientes a octubre y noviembre de 2020 se incluyen entre otras, algunas sumas identificadas como “Pagos de más”, tanto a personas físicas como jurídicas, en el orden de ₵21.418,00 y ₵30.000,00. Asimismo, se consigna el monto de ₵10.281,00 con la indicación de que no se rebajó una retención; y se reporta una retención pagada doble que asciende a ₵1.379.947,00. / En la conciliación bancaria de diciembre de 2020, además de las sumas indicadas en el párrafo precedente, se incluye otro “Pago de más”’, a una persona física, esta vez por ₵1.274.000,00.


“Con respecto a las anotaciones sobre diferencias en las conciliaciones bancarias, ya se procedió a solicitar el reintegro de parte del proveedor, por el pago de ¢1.274,000.00, esto fue desde el 14 de julio mediante oficio DTM-048-2021, al cual se le dará seguimiento. Con las otras diferencias se revisará cada caso y se ajustará como corresponda.”


Se toma nota. No procede modificación alguna al presente informe.




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2.7. Necesidad de enmendar los estados financieros de la entidad

Los estados financieros carecen de confiabilidad por cuanto no incluyen sumas importantes de efectivo y valores de la entidad y por ende, tampoco reflejan la verdadera posición financiera de este Gobierno Local.


“…la institución se encuentra en el proceso de implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP)… / a principios del año 2021 se realizó el levantamiento de saldos iniciales de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, para la presentación de los estados financieros del año 2020, así mismo, durante el año se han presentado el juego de estados financieros del primer y segundo trimestre. Cabe destacar, este es un proceso paulatino, que al no contar con un sistema informático integrado que permita el registro único de las transacciones, todas ellas se registran de forma manual. / …los reconocimientos de ciertos elementos contables se han venido haciendo conforme son remitidos al departamento de contabilidad, y la información con la que no se cuenta se revela en notas contables. Así mismo, el departamento de tesorería, trasladará la información pertinente a garantías, en cuanto tenga listo el inventario solicitado por parte de la auditoría, así como el traslado de manera oportuna…”

Con respecto a las anotaciones sobre diferencias en las conciliaciones bancarias, ya se procedió a solicitar el reintegro de parte del proveedor, por el pago de ¢1.274,000.00, esto fue desde el 14 de julio mediante oficio DTM-048-2021, al cual se le dará seguimiento. Con las otras diferencias se revisará cada caso y se ajustará como corresponda.


Se modifica el punto 2.7 del borrador del informe, el cual se referirá expresamente a lo relacionado con la falta de registros contables de las garantías de cumplimiento aportadas por los proveedores.


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