INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL ... · Equipo de Auditoria Cindy Carolina...

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL – MODALIDAD

REGULAR

Código: F-120-12

Versión: 01

Fecha de aprobación: Diciembre 23 de 2013

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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

PERSONERÍA MUNICIPAL DE TULUÁ

VIGENCIA 2018

CMT – No. 02 Fecha: Mayo 14 de 2019


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AUDITORÍA CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

Contralora Municipal Tuluá Valle del Cauca Lina María Maturana Muñoz Representante Legal de la Entidad Auditada Rubén Darío Benítez Sierra Coordinador de Auditoria Paola Andrea Ospina Vidal Técnico Administrativo Equipo de Auditoria Cindy Carolina Rojas Marín

Auditor Fiscal II

Katherine González Torres Profesional Universitario

Diana Milena Silva Gómez Técnico Administrativo

Personal de Apoyo: Maria Elena Arboleda M. Contratista Tatiana Nieto Londoño

Contratista


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TABLA DE CONTENIDO

Página 1. DICTAMEN INTEGRAL ............................................................................................................... 4

1.1. CONCEPTO SOBRE EL FENECIMIENTO ......................................................................... 5

1.2. CONTROL DE GESTIÓN .................................................................................................... 5

1.3. CONTROL DE RESULTADOS ............................................................................................ 6

1.4. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ................................................................... 7

1.5. OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES............................................................... 7

1.6. RELACIÓN DE HALLAZGOS .............................................................................................. 7

1.7. PLAN DE MEJORAMIENTO ............................................................................................... 7

2. HECHOS RELEVANTES ............................................................................................................. 9

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ............................................................................................ 9

3.1. CONTROL DE GESTIÓN .................................................................................................... 9

3.1.1. GESTIÓN CONTRACTUAL ......................................................................................... 9

CONSOLIDADO DE HALLAZGOS GESTIÓN CONTRACTUAL .............................................. 14

3.1.2. RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA .............................................................. 16

CONSOLIDADO DE HALLAZGOS RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA ..................... 19

3.1.3. LEGALIDAD ............................................................................................................... 19

CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DE LEGALIDAD ................................................................ 20

3.1.4. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN – TIC´S ............... 22

CONSOLIDADO DE HALLAZGOS TIC´S ................................................................................. 23

3.1.5. EVALUACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2018 .................................. 23

3.1.6. CONTROL FISCAL INTERNO .................................................................................. 24

CONSOLIDADO DE HALLAZGOS CONTROL FISCAL INTERNO .......................................... 27

3.2. CONTROL DE RESULTADOS .......................................................................................... 29

3.3. COMPONENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ........................................................ 30

CONSOLIDADO DE HALLAZGOS COMPONENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ........ 35

4. BENEFICIO DE CONTROL FISCAL ......................................................................................... 36

5. OPINIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE TULUÁ41

6. ANEXO 1: CUADRO RESUMEN SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO PERSONERÍA

MUNICIPAL DE TULUÁ, VIGENCIA 2017 ........................................................................................ 43

7. ANEXO 2: CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS AUDITORÍA REGULAR PERSONERÍA

MUNICIPAL DE TULUÁ, VIGENCIA 2018 ........................................................................................ 47


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Tuluá (Valle), mayo 14 de 2019 Doctor RUBÉN DARÍO BENITEZ SIERRA Personero Municipal Tuluá Asunto: Dictamen Integral de Auditoría Regular a la Personería Municipal de Tuluá, vigencia 2018.

1. DICTAMEN INTEGRAL La Contraloría Municipal de Tuluá Valle, con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó del 8 al 22 de marzo de 2019, Auditoría con Enfoque Integral Modalidad Regular a la Personería Municipal de Tuluá, vigencia 2018. Lo anterior a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales, con que administró los recursos puestos a disposición de la Entidad auditada y los resultados de gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, el examen de los Balances Generales consolidados al 31 de diciembre del año 2018, los Estados de Actividad Financiera, Económica y Social consolidados para los períodos comprendidos entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de la vigencia 2018. La auditoría constato que la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaran conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Así mismo, evaluó el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del Plan de Mejoramiento.

Es responsabilidad de la Personería Municipal de Tuluá el contenido de la información suministrada a la Contraloría Municipal de Tuluá; la del órgano de control a través del Equipo Auditor es el producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de las cuentas, con fundamento en el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad en las áreas o procesos auditados y la opinión sobre la racionalidad de los estados contables consolidados. Los presuntos hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría, las respuestas de la Entidad auditada fueron analizadas, y se excluyeron del informe definitivo los hallazgos que fueron debidamente soportados.


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1.1. CONCEPTO SOBRE EL FENECIMIENTO Teniendo en cuenta la calificación total de 91 puntos, sobre la Evaluación de Gestión, de Resultados, y Control Financiero la Contraloría Municipal de Tuluá Fenece la cuenta de la Personería Municipal de Tuluá vigencia fiscal 2018, por cuanto el puntaje obtenido en la calificación de la Evaluación de la Gestión Fiscal supera el puntaje mínimo establecido, el cual corresponde a 80 puntos, tal como se muestra en el siguiente cuadro:

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor CMT

El resultado obtenido se detalla de la siguiente manera:

1.2. CONTROL DE GESTIÓN La Contraloría Municipal de Tuluá como resultado del proceso auditor, manifiesta que el Factor de Control de Gestión, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 89.2 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0.5 44.6

2. Control de Resultados 0.3 26.4

3. Control Financiero 0.2 20.0

Calificación total 1.00 91.0

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

100.0

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

FENECE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL


AUDITORIA INTEGRAL MODALIDAD REGULAR VIGENCIA 2018

Calificación Parcial

88.0

89.2


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Fuente: Matriz de calificación, Elaboró: Equipo Auditor CMT

1.3. CONTROL DE RESULTADOS La Contraloría Municipal de Tuluá de acuerdo con los resultados obtenidos durante el proceso auditor, conceptúa que el Control de Resultados, es Favorable el cual de acuerdo con la aplicación de la Matriz de Calificación arroja un puntaje de 88 puntos el cual se obtiene al ponderar el factor que se relaciona a continuación:


Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0.65 61.9

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.02 2.0

3. Legalidad 0.05 4.3

4. Gestión Ambiental 0.05 3.0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0.03 2.7

6. Plan de Mejoramiento 0.10 8.6

7. Control Fiscal Interno 0.10 6.8

1.00 89.2

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 1



VIGENCIA 2018

CONTROL DE GESTIÓN

89.8

60.0

95.2

100.0

85.9

85.7

Favorable

Desfavorable

67.9

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1.00 88.0


Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Favorable

Desfavorable

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

88.0


Concepto

Favorable


VIGENCIA 2018


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1.4. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

La Contraloría Municipal de Tuluá como resultado de la auditoría realizada a la Personería Municipal de Tuluá; conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, con una calificación de 100 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:


1.5. OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES

En nuestra opinión los estados financieros, excepto por las consideraciones mencionadas en el dictamen del auditor, presentan razonablemente la situación financiera de la Personería Municipal de Tuluá al 31 de diciembre de la vigencia 2018. Dictamen con Salvedades.

1.6. RELACIÓN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron quince (15) hallazgos Administrativos de los cuales dos (2) tienen presunta incidencia Disciplinaria.

1.7. PLAN DE MEJORAMIENTO

La Personería Municipal de Tuluá, deberá presentar un Plan de Mejoramiento a la Contraloría Municipal de Tuluá, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del presente informe; que incluyan los hallazgos evidenciados del proceso

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0.70 70.0

2. Gestión presupuestal 0.10 10.0

3. Gestión financiera 0.20 20.0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

VIGENCIA 2018

100.0

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

Concepto

100.0

Favorable

TABLA 3

100.0


CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL



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auditor a la vigencia 2018 y de los hallazgos que no se cumplieron o que se cumplieron parcialmente de las Auditorias Regulares de vigencias anteriores; este Plan de Mejoramiento deberá estar previamente aprobado por el Representante Legal y con el visto bueno de la Oficina de Control Interno de Gestión de la Personería. El Plan de Mejoramiento deberá incluir las acciones y metas con el fin de solucionar las deficiencias detectadas y descritas en el mismo, las cuales no deberán ser mayor a tres (3) meses para los hallazgos de la Auditoría Regular vigencia 2018; y para los hallazgos de las Auditorías Regulares de vigencias anteriores cuyas acciones fueron calificadas como CUMPLIDAS PARCIALMENTE y NO CUMPLIDAS, la Entidad debe continuar con acciones de mejoramiento cuyo plazo máximo para su cumplimiento no debe superar el treinta por ciento (30%) del inicialmente pactado, esto último conforme a la Resolución No. 100-33.116 del 18 de septiembre de 2018. De igual manera deberán ser enviadas las respectivas evidencias de su cumplimiento, mediante oficio remisorio a la Contraloría Municipal de Tuluá. Atentamente,

LINA MARÍA MATURANA MUÑOZ Contralora Municipal de Tuluá (E)


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2. HECHOS RELEVANTES

La Personería Municipal de Tuluá es un organismo de control que ejerce funciones de Ministerio Publico dentro del ámbito de la Entidad territorial Municipio de Tuluá, con un marco legal consagrado en el Artículo 118 de la Carta Política, desarrollado por la Ley 136 de 1994, la Ley 617 de 2000 y la Ley 1551 de 2012, cuyo objetivo es Difundir los Derechos Humanos y los Derechos fundamentales consagrados en la Constitución Nacional, evitar la vulneración de los Derechos Humanos, establecer procesos de orientación para la prevención de actuaciones de Servidores públicos, verificar conductas indebidas a los servidores públicos municipales de acuerdo a la competencia, vigilar la destinación dada por la administración municipal a los recursos provenientes de la Nación, recursos del municipio y ejercer veeduría sobre el sistema de contratación pública. En materia contractual ésta entidad se rige por lo establecido en la Ley 80 de 1993, en materia presupuestal por el Decreto 111 de 1996 y en la parte contable por el Decreto 2649 de 1993, normatividad que constituye el parámetro de comparación para realizar los diferentes análisis a que haya lugar y evaluar la gestión realizada por la entidad.

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 3.1. CONTROL DE GESTIÓN

3.1.1. GESTIÓN CONTRACTUAL En desarrollo de la auditoría practicada a la PERSONERÍA MUNICIPAL DE TULUÁ y en cumplimiento del Plan General de Auditoria, se procede a efectuar la selección de la muestra contractual bajo los criterios de la Guía de Auditoria Territorial y con base en la información reportada por la Entidad en el aplicativo SIA Observa. Una vez analizada la contratación rendida por la entidad para la vigencia 2018, se selecciona para el desarrollo del proceso auditor una muestra de 26 contratos entre contratos de Prestación de Servicios y de Apoyo a la Gestión, Compraventa, Obra y Suministro, por un monto de $307.386.467 correspondiente al 65% del valor total contratado, permitiendo evaluar de manera adecuada la gestión de la entidad durante la vigencia.


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Fuente: Matriz de selección de muestra contractual Elaboró: Equipo Auditor CMT

Muestra contractual:

No. DE CONTRATO

OBJETO CONTRATO VALOR

CONTRATO NOMBRE

CONTRATISTA

FECHA ACTA DE

INICIO

TIEMPO EJECUCIÓN

(DÍAS)

100.10.2.01

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE GASOLINA CORRIENTE, LUBRICANTES, FILTROS, LLANTAS, BATERIAS Y SERVICIO DE SERVITECA CON DESTINO AL VEHICULO A CARGO DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE TULUA PARA LA VIGENCIA 2018

$ 15.000.000 ZABULON GALVEZ GIRALDO

05/02/2018 326

100.10.2.02

PRESTACION DEL SERVICIO DE RESERVA Y SITUADO DE PASAJES TERRESTRES Y AEREOS EN VUELOS NACIONALES E INTERNACIONALES PARA LOS SERVIDORES PUBLICOS ADSCRITOS A LA PLANTA DE CARGOS DE LA PERSONERIA DE TULUA PARA LA VIGENCIA 2018

$ 11.000.000 VIAJES

PARAISO SAS 05/02/2018 325

100.10.2.03

PRESTACION DEL SERVICIO INTEGRAL DE ACTIVIDADES DE BIENESTAR SOCIAL PARA LA VIGENCIA 2018, INCLUIDA SU ORGANIZACION LOGISTICA PARA LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE TRABAJO DE LA PERSONERIA DE TULUA.

$ 18.000.000 FRANCISCO AGUDELO

AREIZA 16/03/2018 285

100.10.2.04

LA COMPRA DE UN COMPUTADOR PORTATIL CON LICENCIA DE WINDOWS 10, OFFICE 2016 Y ANTIVIRUS QUE PERMITA CUMPLIR A CABALIDAD CON TODAS LAS ACTIVIDADES DEL EQUIPO DE EMPLEADOS DE TODA LA PERSONERIA MUNICIPAL DE TULUA.

$ 2.530.000

YULY NATHALY

CARDENAS BEDON

25/04/2018 14

100.10.2.05

ADQUISICION DE UNA POLIZA DE MANEJO GLOBAL PARA ENTIDADES ESTATALES, UNA POLIZA QUE ASEGURE LOS BIENES MUEBLES Y DEMAS BIENES PATRIMONIALES DE PROPIEDAD DE LA ENTIDAD Y UNA POLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL.

$ 5.890.751

MAPFRE SEGUROS

GENERALES DE COLOMBIA

S.A

08/05/2018 7

100.10.2.07

ADQUISICION DE CINCO 5 TORRES PARA PC CON PROCESADOR CORE I59600K UN 1 PORTATIL CON PROCESADOR INTEL CORE I79700K DOS 2 MEMORIAS RAM DDR3 DE 2 GB, DOS 2 MOUSE BACKUP OPTICO USB SCROLL Y TECLADOS, DOS 2 DISCO DURO SATA 3.5 DE 1 TERA, UN 1 DISCO

$ 15.028.996 EUCARIS

GONZALEZ 26/12/2018 4

TIPO DE CONTRATO

No DE

CONTRATOS VALOR PORCENTAJE

No DE

CONTRATOS VALOR PORCENTAJE

Prestacion de

servicios30 277.096.267,00 54,5% 14 191.306.467,00 40%

Apoyo a la Gestión 22 163.550.000,00 40,0% 9 80.550.000,00 17%

Compraventa 1 2.530.000,00 1,8% 1 2.530.000,00 1%

Contrato de Obra 1 18.000.000,00 1,8% 1 18.000.000 4%

Suministro 1 15.000.000,00 2% 1 15.000.000,00 3%

TOTALES 55 476.176.267,00 100% 26 307.386.467,00 65%

VIGENCIA 2018 VIGENCIA 2018

RENDICION DE CONTRATACION SIA MUESTRA SELECCIONADA

RENDICION DE CONTRATACION SIA OBSERVA MUESTRA SELECCIONADA


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No. DE CONTRATO


CONTRATO NOMBRE

CONTRATISTA

FECHA ACTA DE

INICIO

TIEMPO EJECUCIÓN

(DÍAS)

DURO PORTABLE DE UNA TERA Y ADQUISICION E INSTALACION DE TRES 3 CAMARAS DE SEGURIDAD INTERIORES COMPATIBLES CON EL DVR DHIXVR4708HS Y 1OTROS ACCESORIOS

100.10.2.41

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA CAPACITAR EN EL MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION MIPG Y APLICACION DE AUTODIAGNOSTICOS AL EQUIPO DE TRABAJO DE LA PERSONERIA DE TULUA

$ 3.000.000 21/12/2018 10

100.10.3.1

ARRENDAMIENTO DE UN LOCAL DENOMINADO 403 A DEL INMUEBLE IDENTIFICADO CON MATRICULA INMOBILIARIA NO. 38444094 QUE SE UBICA EN LA CALLE 27 NO. 26 60 DE TULUA.

$ 19.584.720 BEATRIZ

ELENA URIBE LOPEZ

02/01/2018 358

100.10.3.11

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION MISIONAL, ADMINISTRATIVA Y TECNOLOGICA DE LA PERSONERIA DE TULUA, CON EL FIN DE ASISTIR AL EQUIPO DE PROFESIONALES EN TEMAS PSICOSOCIALES Y DE SISTEMAS

$ 9.174.000 JOHN FREDY

MONTOYA RODRIGUEZ

09/01/2018 173

100.10.3.12

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO Y ACOMPAÑAMIENTO OPERATIVO YO LOGISTICO A LA PERSONERIA DE TULUA EN LA REALIZACION DE ACTIVIDADES, ACTOS DE PROMOCION, PROTECCION Y DEFENSA DE LOS DERECHOS HUMANOS HUMANOS Y PARTICIPACION CIUDADANA

$ 40.000.000

ASOCIACIÓN DE

PERIODISTAS Y LÍDERES DE OPINIÓN DE

TULUÁ

26/01/2018 340

100.10.3.14

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE APOYO A LA GESTION ADMINISTRATIVA DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE TULUA, CON EL FIN DE AJUSTAR LOS LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES EN GESTION DOCUMENTAL, INSPECCIONAR LOS ARCHIVOS DE GESTION, AJUSTAR LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y CAPACITAR A LOS FUNCIONARIOS DE LA PERSONERIA

$ 2.000.000 BUITRAGO

NUÑEZ ORIANA

26/01/2018 60

100.10.3.15

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE APOYO A LA PERSONERIA DEL MUNICIPIO DE TULUA CON EL FIN DE ACOMPAÑAR LOS PROCESOS DE LOS PERSONEROS ESTUDIANTILES , LA MESA DE PARTICIPACION EFECTIVA DE VICTIMAS, MESA MUNICIPAL DE DIVERSIDAD SEXUAL Y PROMOCION Y DEFENSA DE DERECHOS HUMANOS CON OTROS GRUPOS VULNERABLES DEL MUNICIPIO.

$ 9.000.000 JUAN FELIPE

VALENCIA RINCON

26/01/2018 90

100.10.3.16

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION ADMINISTRATIVA DE LA PERSONERIA DE TULUA EN EL AREA DE GESTION DOCUMENTAL

$ 7.150.000 LEIDY NATHALI

QUINTERO 18/06/2018 162

100.10.3.17

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION ADMINISTRATIVA, TECNOLOGICA E INFORMATICA DE LA PERSONERIA DE TULUA, CON EL FIN DE ASISTIR AL EQUIPO DE PROFESIONALES EN TEMAS INHERENTES AL CUMPLIMIENTO ADMINISTRATIVO Y MISIONAL DE LA ENTIDAD.

$ 9.900.000 MARCO DAVID HENAO GIRON

18/06/2018 162

100.10.3.19

PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION COMO ABOGADA ESPECIALISTA EN DERECHO ADMINISTRATIVO Y CONSTITUCIONAL, CON EL FIN DE BRINDAR

$ 11.000.000

LILIAN ISABELLA FRANCO

DONNEYS

21/06/2018 159


REGULAR

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No. DE CONTRATO


CONTRATO NOMBRE

CONTRATISTA

FECHA ACTA DE

INICIO

TIEMPO EJECUCIÓN

(DÍAS)

ACOMPAÑAMIENTO JURIDICO EN LAS ACTUACIONES DESARROLLADAS POR LA PERSONERIA DE TULUA Y SUS PERSONEROS DELEGADOS EN CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES MISIONALES DE LA ENTIDAD.

100.10.3.20

PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES COMO CAPACITADOR EXPERTO EN EL AREA DE DERECHO DISCIPLINARIO EN LAS TECNICAS DE ELABORACION DE PROVIDENCIAS Y LA APLICACION DEL PROCEDIMIENTO DE ACUERDO A LA LEY 734 DE 2.002 A TODO EL EQUIPO DE PROFESIONALES Y PERSONEROS DELEGADOS DE LA PERSONERIA DE TULUA

$ 10.000.000

CESAR AUGUSTO MURCIA SUAREZ

18/06/2018 17

100.10.3.24

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION ADMINISTRATIVA DE LA PERSONERIA DE TULUA EN EL AREA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA PLATAFORMA DE RADICACION MARVIN Y EN EL AREA DE VENTANILLA UNICA.

$ 6.500.000

VICTORIA ALEJANDRA

ANGEL AGURRE

03/07/2018 147

100.10.3.31

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA APOYAR Y ASESORAR LA SUSTANCIACION DE LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS DE PRIMERA INSTANCIA QUE ADELANTA EL PERSONERO DE TULUA

$ 8.000.000 VELASQUEZ

BELTRAN JOHN FREDDY

20/09/2018 100

100.10.3.32

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA INVESTIGACION, IDENTIFICACION Y SELECCION DE MATERIAL IMPRESO Y AUDIOVISUAL DIDACTICO SOBRE EL ACUERDO DE PAZ DE LAS FARC Y SU IMPLEMENTACION, PARA SER INCLUIDOS Y PRENSADOS EN UNA SEGUNDA EDICION DEL DOCUMENTAL TULUA, HUELLAS DEL MIEDO, CAMINOS DE ESPERANZA Y LA PRODUCCION DE UNA PIEZA FONOGRAFICA INEDITA PARA EL VIDEO INSTITUCIONAL NUESTRA TULUA RURAL

$ 18.000.000 FRANCISCO AGUDELO

AREIZA 19/11/2018 16

100.10.3.33

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PARA LA PARTICIPACION DE 9 FUNCIONARIOS 9 Y TRECE 13 CONTRATISTAS DE LA PERSONERIA DE TULUA EN EL TALLER DE TECNICAS DE CONCILIACION ASERTIVA Y SERVICIO AL CLIENTE

$ 5.000.000 GUILLERMO

LOZANO PALACIO

27/09/2018 60

100.10.3.34

CONTRATAR LA PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES CON EL FIN DE ACTUALIZAR, IMPLEMENTAR Y PONER EN MARCHA EL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO EN LA PERSONERIA DE TULUA

$ 4.000.000

DIANA MARCELA GIRALDO HENAO

19/11/2018 35

100.10.3.36

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE APOYO A LA PERSONERIA DELEGADA PARA LOS DERECHOS HUMANOS CON EL FIN DE REVISAR, AJUSTAR, ACTUALIZAR Y REDISEÑAR LAS RUTAS DE ATENCION DE VIOLENCIA INTRAFAMILIAR, SALUD MENTAL, VIOLENCIA SEXUAL Y DE LA NO VIOLENCIA CONTRA LA MUJER ASI COMO IMPRIMIR EL MATERIAL PEDAGOGICO PRODUCTO DE DICHAS ACCIONES

$ 13.000.000 JUAN FELIPE

VALENCIA RINCON

30/11/2018 24

100.10.3.39

ADQUISICION DE LA LICENCIA DE USO DEL SOFTWARE SASO CON SU RESPECTIVO SOPORTE TECNICO, COMO HERRAMIENTA EN LA GESTION DOCUMENTAL QUE PERMITA RECEPCIONAR, CREAR Y HACER TRAZABILIDAD A LOS

$ 22.000.000 MARCO DAVID HENAO GIRON

24/12/2018 7


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No. DE CONTRATO


CONTRATO NOMBRE

CONTRATISTA

FECHA ACTA DE

INICIO

TIEMPO EJECUCIÓN

(DÍAS)

DIFERENTES DOCUMENTOS QUE INGRESAN O SALEN DE LA ENTIDAD CREACION DE ESTADISTICAS POR ENTIDADES Y CATEGORIAS, ADMINISTRACION DE HOJAS DE VIDA DE LOS EQUIPOS TECNOLOGICOS, CORREO INTERNO PARA EL EQUIPO DE TRABAJO DE LA PERSONERIA DE TULUA

100.10.3.42

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS ARTISTICOS Y CULTURALES PARA ADELANTAR JORNADAS DE EDUCACION EN DERECHOS HUMANOS QUE PROMUEVAN EL RESPETO, LA INCLUSION Y LA CONVIVENCUIA EN EL MUNICIPIO DE TULUA CON OCACION DE LOS 70 AÑOS DE LA DECLARACION UNIVERSAL DE LOS DERECHOS HUMANOS

$ 26.000.000

ENTRETABLAS CORPORACIÓN CULTURAL Y

SOCIAL

21/12/2018 11

100.10.3.8

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA APOYAR LA GESTION DEL PERSONERO DELEGADO PARA LA VIGILANCIA DE LA CONDUCTA DISCIPLINARIA DE LA PERSONERIA DE TULUA

$ 9.174.000

MONICA ALEJANDRA

DAJOME CARABALLO

09/01/2018 171

100.10.3.9

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION ADMINISTRATIVA DE LA PERSONERIA DE TULUA EN EL AREA DE GESTION DOCUMENTAL.

$ 7.454.000

VICTORIA ALEJANDRA

ANGEL AGURRE

09/01/2018 171

Fuente: SIA Observa

La entidad registra contratación para la vigencia 2018 por un monto total de $476.176.267 en una cantidad de 55 contratos, donde el 54,5% del valor total contratado corresponde a contratos de Prestación de Servicios Profesionales, seguido de un 40% para contratos de Prestación de Servicios de Apoyo a la Gestión, 1,8% en contratos de Compraventa, 1,8% en contratos de Obra y 2% para contratos de Suministro. Como se observa en el cuadro de rendición de contratación de SIA Observa, la mayor contratación adelantada por la entidad durante la vigencia auditada corresponde a la contratación de la prestación de servicios profesionales y de apoyo para el funcionamiento de la entidad y el fortalecimiento de la participación ciudadana en la misión y labor que ejerce la Personería de Tuluá, a la cual le corresponde la guarda y promoción de los derechos humanos, la protección del interés público y la vigilancia de la conducta de quienes desempeñan funciones públicas. No obstante, se evidenció una clasificación inadecuada en algunos procesos contractuales en el tipo de contrato. Continuando con SIA OBSERVA, se evidenció además que al verificar el módulo de Control de Legalidad, los contratos rendidos no están al 100% de cumplimiento en el cargue de los documentos complementarios de los contratos. En términos generales se verifico que la entidad de manera eficiente y efectiva direcciona la inversión en apoyo a la gestión para el cumplimiento de los diferentes


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procesos que adelanta la Personería, por lo cual la entidad requiere personal profesional en diferentes áreas para el funcionamiento de la entidad dado que no cuenta con el personal requerido, además de esto requiere contratar personas para las diferentes actividades que debe realizar la entidad para el cumplimiento de los proyectos de socialización de promoción, protección y defensa de los derechos humanos y la participación ciudadana que tiene la comunidad. No obstante, se evidencia falencias en la etapa precontractual, como desconocimiento de la normatividad aplicable en la planeación, evaluación de los requisitos mínimos para la celebración de contratos, así como debilidades en la modalidad de selección y de contratación en un proceso, incumplimiento del Manual de Contratación en la elaboración de los estudios previos y desactualización del Plan Anual de Adquisiciones publicado en el SECOP, así como la administración de las etapas en la plataforma. CONSOLIDADO DE HALLAZGOS GESTIÓN CONTRACTUAL Hallazgo Administrativo No. 1 Se evidencia algunas falencias en la rendición de contratación en el aplicativo SIA Observa puesto que se están clasificando mal los contratos en el tipo de contrato, como se observa en el cuadro de rendición de contratación de SIA Observa se ve que la entidad tiene un contrato de obra y al revisar su objeto este no coincide con el tipo de contrato situado, al igual se tienen algunos contratos clasificados como contratos de prestación de servicios y al ver el objeto se observa que es una compra o adquisición de un producto. Hallazgo Administrativo No. 2 Contrato de Prestación de Servicios No. 100.10.3.11, del 9 de enero de 2018 Objeto: Contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión misional, administrativa y tecnológica de la Personería de Tuluá, con el fin de asistir al equipo de profesionales en temas psicosociales y de sistemas. Se suscribió el contrato sin el cumplimiento de los requisitos de verificación de idoneidad del Contratista. En los estudios previos, punto 7. Análisis del Sector, se indica que por la labor a desempeñar y los conocimientos necesarios se requiere un perfil profesional en psicología y tecnólogo en sistemas, revisados los documentos aportados por el contratista no se encuentra ningunos de los dos títulos, evidenciando falta de control por parte de la Personería en la evaluación de los requisitos de contratación, poniendo en riesgo la ejecución idónea de las actividades contratadas y en consecuencia, vulnerando el principio de selección objetiva. Por otro lado, en el numeral 7 de los estudios previos, referente al análisis del sector, se indica que de acuerdo al presupuesto y procesos con objetos similares


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encontrados en el SECOP, se determinó el pago de honorarios, no obstante, se observa que los procesos usados como referencia hacen mención a la contratación de prestación de servicios profesionales y el contratista en el presente proceso no acreditó ser profesional. Hallazgo Administrativo No. 3, Con presunta incidencia disciplinaria. Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo No. 100.10.3.39, del 21 de diciembre de 2018. Objeto: Adquisición de la licencia de uso del software “SASO” con su respectivo soporte técnico, como herramienta en la gestión documental que permita recepcionar, crear y hacer trazabilidad a los diferentes documentos que ingresan o salen de la Entidad; creación de estadísticas por entidades y categorías, administración de hojas de vida de los equipos tecnológicos, correo interno para el equipo de trabajo de la Personería de Tuluá. No se encuentra justificada la contratación directa como modalidad de selección, y se encuentra inapropiada la prestación de servicios como modalidad de contratación, dadas las siguientes condiciones:

1. En los estudios previos se justifica la contratación directa en que el software “SASO” es el único en el mercado que presenta las características que requiere la Personería de Tuluá y lo fundamentan en el literal G, numeral 4, artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, así como el Artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015 (Artículo 80 del decreto 1510 de 2013), no obstante, se observa que dichas características se orientan a las de una herramienta de gestión documental y radicación de documentos que se puede considerar un bien de características técnicas uniformes a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y en Colombia existen múltiples opciones, e indiferente del proveedor que las desarrolle y los módulos y diseño que las conformen, todas deben cumplir la misma normatividad en la materia. En este contexto, no se encontró en los estudios previos soportes, análisis o estudio alguno que permitiera a la Personería de Tuluá argumentar que otras empresas no podían ofrecerle las particularidades en la herramienta.

2. El contrato se ejecutó bajo la modalidad de prestación de servicios, pero su ejecución se centró en la adquisición de un software con su respectiva licencia de uso, esto representa la adquisición de un activo intangible, es decir, un suministro.

Por su parte, el valor estimado del contrato no se encuentra soportado, no se evidenció en el expediente propuesta o cotización del contratista, no se encontró soporte de estudio económico de acuerdo a las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación, y tampoco se encontró el acta expedida por el


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comité de contratos a que hace referencia el punto “soporte técnico y económico del valor estimado del contrato”. Contraviniendo lo ordenado en el Decreto 1510 de 2013, Título II, Capítulo I, Artículo 20, Numeral 4. En consecuencia, se encuentra una presunta vulneración de las normas y principios que garantizan la escogencia de la opción que más convenga a la Entidad, como son los principios de economía, transparencia y, en especial del deber de selección objetiva, establecidos en el Artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y el Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, así como una presunta inobservancia del principio de planeación, que es la concreción de los principios de economía, eficacia, celeridad e imparcialidad, consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política. Además, la Personería de Tuluá presuntamente vulnera las reglas de las modalidades de selección a las que hace referencia el Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. En concordancia con lo anterior, se incurre en una presunta falta disciplinaria al tenor de la Ley 734 de 2002, numeral 1 del Articulo 34 Deberes, del Capítulo 2 Deberes, del Título IV Derechos, Deberes, Prohibiciones, Incompatibilidades, Impedimentos, Inhabilidades y Conflictos de intereses del servidor público. Contraviniendo además el Artículo 3 del capítulo II de la ley 489 de 1998, Principios de la Función Administrativa. Hallazgo Administrativo No. 4 Confrontados los valores de la contratación y los contemplados en el Plan Anual de Adquisiciones publicado en el SECOP, se encuentra desactualización en este documento, conforme a lo consagrado en el Decreto 1510 de 2013 Capítulo IV Artículos 6 y 7. Además, no se encontró en los procesos contractuales el certificado que indicara que el bien, obra o servicio se encontraba registrado en el Plan de Compras de la Entidad, en cumplimiento de la Resolución no. 24-2014 de 2014 (Manual de Contratación) Artículo Décimo Cuarto Numeral 1.1. Esta condición expone deficiencias en la planeación y control por parte de la Entidad a sus procesos contractuales.

3.1.2. RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA Rendición de Cuentas Aplicativo SIA CONTRALORIAS Una vez realizado el estudio de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas a través de las variables, de oportunidad, suficiencia y calidad evaluadas, se concluye que la Personería


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Municipal de Tuluá rindió la cuenta de la vigencia 2018, dentro de los términos establecidos por la Contraloría Municipal de Tuluá, a través de la Resolución No. 100-33.031 del 18 de marzo del 2015, “POR MEDIO DE LA CUAL SE PRESCRIBE LA FORMA, TÉRMINOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE LA CUENTA E INFORMES, QUE SE PRESENTAN A LA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TULUÁ” y la Resolución No. 100-33.016 del 26 de enero del 2016, “POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL SIA OBSERVATORIO Y SE MODIFICA LA RESOLUCIÓN 100-33.031 DEL DIESCIOCHO (18) DE MARZO DEL 2015”. Rendición de Cuentas a la Comunidad Se evidencio que la Personería Municipal de Tuluá realizo la Rendición Pública de Cuentas a la Comunidad, llevada a cabo el día 7 de marzo del 2019, donde presento la gestión realizada en la vigencia 2018. De esta importante actividad aportó registros documentales (listados de asistencias, encuestas de satisfacción), así como el informe de Gestión 2018, que se encuentra además publicado en la página web institucional: https://personeriatulua.gov.co/inicio/descargas/rendicion Así mismo, la agencia ministerial en su informe de gestión reporta que durante la vigencia 2018 realizaron 1.558 trámites, entre los que se encuentran acciones constitucionales, resolvieron solicitudes de los usuarios y asesoraron aproximadamente a 2.278 ciudadanos. Rendición de la Contratación Plataforma SIA OBSERVA El equipo auditor procedió a verificar el cumplimiento del cargue de la documentación complementaria de la Contratación a través del módulo de “Control de Legalidad”, observando que los avances alcanzados para cada una de las fases de la contratación (Precontractual, contractual, poscontractual) no logra alcanzar el nivel de cumplimiento del 100%, solo cuatro (4) tienen nivel alto entre el 95% y 100% de cumplimiento, cuarenta y nueve (49) con niveles de cumplimiento medio (rango entre el 80% y 94,9%), y uno (1) con nivel bajo (inferior al 84.9%), según se muestra en el siguiente cuadro:

https://personeriatulua.gov.co/inicio/descargas/rendicion


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Fuente: SIA OBSERVA

No.CÓDIGO

CONTRATOVIGENCIA CONTRATO VALOR

DOCUMENTOSREQ

UERIDOS

DOCUMENTOSREP

ORTADOSCUMPLIMIENTO (%)

NIVEL DE

CUMPLIMIENTO

1 100.10.1.2 2018 $6.800.000 26 23 88,50% MEDIO

2 100.10.2.01 2018 $15.000.000 19 17 89,50% MEDIO

3 100.10.2.02 2018 $11.000.000 19 17 89,50% MEDIO

4 100.10.2.03 2018 $18.000.000 19 19 100,00% ALTO

5 100.10.2.04 2018 $2.530.000 19 18 94,70% MEDIO

6 100.10.2.05 2018 $5.890.751 19 17 89,50% MEDIO

7 100.10.2.06 2018 $7.412.200 19 18 94,70% MEDIO

8 100.10.2.07 2018 $15.028.996 19 16 84,20% MEDIO

9 100.10.2.09 2018 $2.665.600 19 17 89,50% MEDIO

10 100.10.2.10 2018 $4.250.000 19 18 94,70% MEDIO

11 100.10.2.11 2018 $4.000.000 19 18 94,70% MEDIO

12 100.10.3.1 2018 $19.584.720 25 22 88,00% MEDIO

13 100.10.3.10 2018 $4.587.000 25 23 92,00% MEDIO

14 100.10.3.11 2018 $9.174.000 25 24 96,00% ALTO

15 100.10.3.12 2018 $40.000.000 25 22 88,00% MEDIO

16 100.10.3.13 2018 $6.500.000 25 23 92,00% MEDIO

17 100.10.3.14 2018 $2.000.000 25 22 88,00% MEDIO

18 100.10.3.15 2018 $6.000.000 25 23 92,00% MEDIO

19 100.10.3.16 2018 $7.150.000 25 23 92,00% MEDIO

20 100.10.3.17 2018 $9.900.000 25 22 88,00% MEDIO

21 100.10.3.18 2018 $7.150.000 25 22 88,00% MEDIO

22 100.10.3.19 2018 $11.000.000 25 22 88,00% MEDIO

23 100.10.3.2 2018 $1.300.000 25 24 96,00% ALTO

24 100.10.3.20 2018 $10.000.000 25 23 92,00% MEDIO

25 100.10.3.21 2018 $8.000.000 25 23 92,00% MEDIO

26 100.10.3.22 2018 $6.500.000 25 23 92,00% MEDIO

27 100.10.3.23 2018 $6.500.000 25 22 88,00% MEDIO

MÓDULO DE CONTROL DE LEGALIDAD CONTRATACIÓN PERSONERÍA MUNICIPAL DE TULUÁ VIGENCIA 2018 - SIA OBSERVA

28 100.10.3.24 2018 $6.500.000 25 22 88,00% MEDIO

29 100.10.3.25 2018 $10.000.000 25 23 92,00% MEDIO

30 100.10.3.26 2018 $6.500.000 25 23 92,00% MEDIO

31 100.10.3.27 2018 $6.500.000 25 23 92,00% MEDIO

32 100.10.3.28 2018 $5.200.000 25 22 88,00% MEDIO

33 100.10.3.29 2018 $5.200.000 25 22 88,00% MEDIO

34 100.10.3.3 2018 $11.467.000 25 23 92,00% MEDIO

35 100.10.3.30 2018 $4.500.000 25 22 88,00% MEDIO

36 100.10.3.31 2018 $8.000.000 25 22 88,00% MEDIO

37 100.10.3.32 2018 $6.000.000 25 23 92,00% MEDIO

38 100.10.3.32 2018 $18.000.000 25 22 88,00% MEDIO

39 100.10.3.33 2018 $5.000.000 25 22 88,00% MEDIO

40 100.10.3.34 2018 $4.000.000 25 24 96,00% ALTO

41 100.10.3.35 2018 $7.000.000 25 22 88,00% MEDIO

42 100.10.3.36 2018 $13.000.000 25 22 88,00% MEDIO

43 100.10.3.37 2018 $1.300.000 25 22 88,00% MEDIO

44 100.10.3.38 2018 $3.950.000 25 21 84,00% MEDIO

45 100.10.3.39 2018 $22.000.000 23 19 82,60% MEDIO

46 100.10.3.4 2018 $7.454.000 25 23 92,00% MEDIO

47 100.10.3.40 2018 $2.692.000 25 21 84,00% MEDIO

48 100.10.3.41 2018 $3.000.000 25 17 68,00% BAJO

49 100.10.3.42 2018 $26.000.000 25 21 84,00% MEDIO

50 100.10.3.5 2018 $7.454.000 25 22 88,00% MEDIO

51 100.10.3.6 2018 $7.454.000 25 22 88,00% MEDIO

52 100.10.3.7 2018 $7.454.000 25 22 88,00% MEDIO

53 100.10.3.8 2018 $9.174.000 25 22 88,00% MEDIO

54 100.10.3.9 2018 $7.454.000 25 22 88,00% MEDIO


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CONSOLIDADO DE HALLAZGOS RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

Hallazgo Administrativo No. 5 Debilidades en el cargue de documentación complementaria de la Contratación en SIA OBSERVA No se evidencia la publicación en el aplicativo SIA OBSERVA de la totalidad de los documentos complementarios de la contratación como constancias de idoneidad, estudios previos, documentos que acrediten experiencia y requisitos de contratación, informes de contratista, informes de supervisión, otros sí, pagos realizados, actas de finalización, actas de liquidación, entre otros, dado que es un procedimiento de continua aplicación y de obligatorio cumplimiento, constituyéndose en una valiosa herramienta para el seguimiento y control de la contratación por parte de los Órganos de Control que la vigilan.

3.1.3. LEGALIDAD Manual de Contratación En materia de contratación, la Personería de Tuluá regula sus procedimientos contractuales mediante el Decreto 1510 del 2013 que establece que las entidades Estatales deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir de acuerdo a los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente. En este sentido, la Personería de Tuluá mediante Resolución No. 24-2014 de junio 17 de 2014, adopta el manual de contratación el cual facilita a la entidad con los procesos de contratación que desarrolla en todas sus etapas, todo ello con el fin de obtener una gestión ágil, cimentada en los principios de legalidad, transparencia, economía, responsabilidad, autonomía de la voluntad, adaptabilidad, moralidad, celeridad, eficiencia, igualdad, imparcialidad, selección objetiva y publicidad, sin embargo se evidencia que el manual de contratación se encuentra desactualizado referente al Decreto que reglamenta la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro. Procesos Judiciales A la fecha de la presente auditoria vigencia 2018, la Personería Municipal de Tuluá aporto a la comisión auditora cuatro procesos judiciales, uno de ellos es administrativo por controversias contractuales, dos de ellos son demandas administrativas de acción de nulidad y restablecimiento del derecho en primera instancia contra la personería los cuales a la fecha se encuentran en trámite.


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Conforme a lo visto en los procesos judiciales, dos de las demandas si tienen pretensión económica, por lo cual se requieren provisiones presupuestales por parte de la entidad, de acuerdo a ello se debe considerar la probabilidad de riesgo de pérdida, para provisionar las pretensiones de las demandas, en caso de pérdida. Revisión muestra de PQRS Con el fin de evaluar el cumplimiento de los términos de ley para el trámite y repuesta de las peticiones realizadas por los ciudadanos, se tomó una muestra de las PQRS recibidas en la entidad en la vigencia 2018, cuya fuente de información fue tomada de los radicados registrados en el sistema de gestión documental MARVIN y SASO. De esta revisión se observaron debilidades en los controles a las PQRS remitidas por competencia a otra autoridad, pues en la mayoría de los casos no se le informa al peticionario o quejoso las actuaciones realizadas por la entidad para el trámite de su petición. Así mismo, no se sabe qué sucede con el seguimiento, a pesar que se envían oficios preguntando por el mismo, lo que denota que no hay trazabilidad del proceso. Se observa que si bien de manera mensual están aplicando controles para revisar a través de reporte del aplicativo MARVIN cuantas PQRS se encuentran abiertas y cerradas, los mismos no son efectivos, no se visualiza la trazabilidad de cada petición, ni se da cumplimiento a los tiempos de primera respuesta al peticionario, ni los términos para el traslado por competencia además se evidenciaron algunas peticiones sin trámite (radicados 4498, 4499). CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DE LEGALIDAD Hallazgo Administrativo No. 6 (Manual de Contratación) Se evidencia que el manual de contratación de la Personería Municipal de Tuluá, adoptado mediante Resolución No. 24-2014 de junio 17 de 2014 se encuentra desactualizado dado que su fundamentación jurídica en el punto número 5 del capítulo tercero acerca de los contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro se basa en el Decreto 777 de 1992 y el Decreto 2459 de 1993 que fueron derogados por el Decreto 092 del 23 de enero 2017, Por el cual se reglamenta la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política.


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Hallazgo Administrativo No. 7, con presunta incidencia disciplinaria Falencias en el trámite y respuestas de derechos de petición. Se observa que la personería Municipal de Tuluá presuntamente está incumpliendo con los términos legales para dar respuesta de manera oportuna y definitiva, a las peticiones de los ciudadanos, y no se lleva una adecuada trazabilidad y controles, pues al revisar la muestra seleccionada de PQRS, de acuerdo a los documentos aportados por la Entidad, se evidencio en algunas PQRS que, cuando se realiza el traslado de la petición por competencia a la autoridad que tiene la competencia para dar respuesta a la petición, dicho traslado no cumple con el plazo o términos definidos por la ley (artículo 21 de la Ley 1437 de 2011, Artículo modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015). También se observó que la entidad no dio respuesta a dos peticiones (radicados 4498, 4499) y que además no se da el cumplimiento de los términos de respuesta a las solicitudes de información, conforme lo reglamenta el Artículo 14 de la ley 1755 del 2015. Conforme a los anterior, en la Entidad se está presuntamente contraviniendo además las disposiciones enmarcadas en el numeral 1° de los Artículos 34 y 35 de la ley 734 del 2002 y del numeral 3 del artículo 19 de la ley 1712 del 2014. A continuación, se presenta la relación de PQRS vigencia 2018, que conforme a la muestra seleccionada se evidenciaron falencias en su trámite y respuesta:


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Elaborado por: Equipo Auditor

3.1.4. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN – TIC´S Planeación, Seguridad y Privacidad de la Información La Personería Municipal de Tuluá avanzó significativamente en la aplicación de controles de seguridad de la información en medios electrónicos, así como la planeación estratégica del proceso TIC´s, ahora cuenta con herramientas documentales y procedimientos tales como:

- Formatos “Acta de Entrega”, mediante los cuales se lleva control de las salidas y movimientos de equipos de cómputo y periféricos.

- Asignación y entrega de usuarios de acceso a dominio de red por escrito. - Asignación y entrega de cuentas de correo electrónico por escrito. - Políticas de backup. - Plan de privacidad y seguridad de la información. - Plan de tratamiento de riesgos de seguridad y privacidad de la información. - Plan Estratégico de Tecnologías de la Información PETI

No. VigenciaRadicacio

n No.

Fecha de

recibidoAsunto

Fecha de

respuesta al

Peticionario

Fecha Traslado

por competencia

Tipo de

respuestaObservación

Término para

contestar (días

hábiles)

Término en que se

contesto (días

habiles)

1 2018 E-4150 22/03/2018Solicitud de

Información23/04/2018 N/A Definitiva

No cumplimiento de

términos para dar respuesta

al peticionario

1020 (por fuera de

términos)

2 2018 E-4167 23/03/2018 Derecho de Petición

NO se

evidencia

respuesta

26/03/2018Sin Respuesta al

peticionario

La petición se remitió por

competencia a la Secretaría

de Gobierno. No se observo

que se informara al

peticionario sobre el

traslado de su solicitud y

tampoco el seguimiento a la

petición

5 (el del

traslado)5

3 2018 E-5841 10/09/2019

Derecho de Petición

e intervención de la

Personería ante la

Unidad de Víctimas

NO se

evidencia

respuesta


peticionario

La Entidad remitió la

petición por competencia a

la autoridad respectiva por

fuera de los términos de ley;

no se observo documento

donde notifique al

peticionario sobre dicho

traslado. Tampoco se

observa seguimiento

5 (el del

Traslado)

30 (por fuera de

términos)

4 2018 E-5882 19/09/2018 Queja

NO se

evidencia

respuesta


peticionario

La Entidad remite un oficio

de llamado de atención a la

autoridad competente, sin

embargo no le comunica al

quejoso el trámite realizado.

5 (el del

Traslado)2

5 2018 E-6281 6/11/2018

Solicitud derecho

de petición para

solicituar ayuda

humanitaria

NO se

evidencia

respuesta


peticionario




fuera de los términos de ley,

así tambien no se observo

documento donde notifique

el peticionario sobre el


observa seguimiento

5 (el del

Traslado)

21 (por fuera de

términos)

SOLICITUDES Y PETICIONES CON FALENCIAS EN SU DEBIDO TRÁMITE Y RESPUESTA (Ley 1437 DEL 2011 Y LEY 1755 del 2015)


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Publicación y Divulgación de la Información en Medios Electrónicos Realizado el chequeo al sitio web www.personeriatulua.gov.co, en atención a los lineamientos y criterios de las fases de la Estrategia Gobierno Digital, relacionados con la publicación y divulgación de información, así como los mandatos de la Ley 1712 de 2014, el Decreto 1081 de 2015 (libro 2, parte 1, título 1), Ley 1474 de 2011 y Resolución No. 3564 del 31 de diciembre de 2015, se tiene un 89.2% de cumplimiento. En conclusión, se conceptúa que la gestión de las TIC´S se encuentra alineada a las necesidades y la planeación estratégica de la Entidad. CONSOLIDADO DE HALLAZGOS TIC´S

Hallazgo Administrativo No. 8 Realizado el chequeo al sitio web www.personeriatulua.gov.co, en atención a los lineamientos y criterios de las fases de la Estrategia Gobierno Digital, relacionados con la publicación y divulgación de información, así como los mandatos de la Ley 1712 de 2014, el Decreto 1081 de 2015 (libro 2, parte 1, título 1), Ley 1474 de 2011 y Resolución No. 3564 del 31 de diciembre de 2015, se tiene un 89.2% de cumplimiento. No se encuentra publicación de lo siguiente:

- Normatividad: La sección de normatividad se encuentra desactualizada, pues solo contiene información hasta el año 2017, además, los documentos deben estar organizados por fecha de expedición del más reciente al más antiguo.

- Presupuesto general: se debe publicar el detalle del presupuesto general aprobado para cada año fiscal, existe una sección en la página denominada "Información

- Planes de mejoramiento vigentes suscritos con entes de control interno o externos.

- Informe trimestral sobre las demandas contra la Entidad, incluyendo: número de demanda, estado en que se encuentra, pretensión o cuantía de la demanda, riesgo de pérdida.

- Se encuentra un informe de la contratación adjudicada pero no cuenta con los vínculos correspondientes al SECOP.

3.1.5. EVALUACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2018 El equipo Auditor, realizó seguimiento, evaluación y calificación al Plan de Mejoramiento suscrito entre la Personería Municipal de Tuluá y la Contraloría Municipal de Tuluá, como producto de Auditoría Modalidad Regular practicada a la


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vigencia 2017, con el fin de comprobar si la Entidad, en cumplimiento del plan de mejoramiento, aplicó las medidas correctivas y/o preventivas tendientes no solo a subsanar las observaciones formuladas por la Contraloría Municipal de Tuluá, sino también con las acciones preventivas orientadas a evitar la ocurrencia de situaciones que determinen futuras deficiencias. En el Anexo 1 de este informe - Cuadro Resumen seguimiento Plan de Mejoramiento Personería Municipal de Tuluá, Vigencia 2017, se presentan los resultados de este Plan. MATRIZ DE CALIFICACIÓN

Fuente: Contraloría Municipal de Tuluá

Una vez realizada la evaluación y calificación del Plan de Mejoramiento suscrito entre la Personería Municipal de Tuluá y la Contraloría Municipal de Tuluá; la entidad auditada obtuvo una calificación de 85.7 puntos; por lo que el equipo auditor concluye que la Entidad CUMPLIÓ con las acciones correctivas descritas en dicho Plan, producto de la Auditoria Regular Vigencia 2017.

3.1.6. CONTROL FISCAL INTERNO Modelo Integrado De Planeación y Gestión – MIPG Se realizó la verificación de los avances alcanzados por la Entidad en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, a través de los resultados obtenidos de los autodiagnósticos para cada una de las siete dimensiones, indicando un porcentaje de cumplimiento del 67,31%.

PonderaciónPuntaje

Atribuido

0.80 68.6

0.20 17.1

1.00 85.7

Cumple 2

Cumple

Parcialmente1

No Cumple 0

Cumple

Auditoria Modalidad Regular Personería Municipal de Tuluá - Vigencia 2018

ASPECTO Calificación Parcial

85.7

85.7

Calificación

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

Efectividad de las acciones

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

Versión: 1.1

Fecha de aprobación: Julio de 2015

CALIFICACION PLAN DE MEJORAMIENTOCódigo: F-120.14


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Esta autoevaluación permitió conocer a la Entidad que los aspectos en los que presenta mayor debilidad son: no se ha adoptado el Código de Integridad del Servidor Público (1%), Participación Ciudadana con un 12,2%, Gobierno Digital 26,3%, y Gestión estratégica de Talento Humano con el 44%. Por otro lado, los aspectos en los que la Entidad tienen mayor avance son Trámites 100%, Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional 97,6%, Gestión Presupuestal 92,5% y Control Interno con 90,4%. Con los resultados obtenidos la Personería definió los planes de acción con el fin de subsanar las debilidades detectadas, así pues, estableció un plazo de seis meses a partir de la vigencia 2019 para desarrollar las actividades contempladas en el Plan de Acción del MIPG. Sistema de Gestión Documental

Una vez realizada la revisión del sistema de gestión documental en la Personería Municipal de Tuluá, se pudo observar que la entidad cuenta con los siguientes instrumentos archivísticos: Programa de Gestión Documental, Plan Institucional de Archivos, Tablas de Retención Documental (en proceso de Convalidación), Tablas de Control de Acceso, Cuadro de Calificación Documental, Banco terminológico, Inventario Documental, Comité de Archivo y la Unidad de correspondencia. No obstante, una vez analizado cada proceso de la Gestión Documental, se pudieron evidenciar falencias en la organización de los archivos de gestión, expedientes sin su respectivo rótulo, debilidad en el proceso de aplicación del principio de orden original, presencia de material metálico. Dado que en la vigencia anterior se presentó la misma situación, y como consecuencia de ello se determinó un hallazgo administrativo, se concluye que la entidad ha cumplido parcialmente con la acción de mejora propuesta, puesto que cada funcionario debe ser responsable de la administración y correcta organización de los expedientes bajo su custodia, situación que no se evidencio. Modelo Estándar de Control Interno – MECI

La Entidad aportó el certificado de la presentación del Formulario de Reportes de Avances de la Gestión – FURAG vigencia 2018. Dado que el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP estableció como fecha máxima de presentación de la encuesta hasta el día 22 de marzo del 2019, no se pudieron conocer los resultados de la evaluación al Sistema de Control Interno de la Personería Municipal de Tuluá.


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Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo – SGSST

En cumplimiento de la resolución 1111 del 27 de marzo del 2017 mediante el cual se definen los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo y el Decreto 1072 del 26 de marzo de 2015 por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector trabajo, la Personería Municipal de Tuluá viene implementando este Sistema de Gestión, arrojando un porcentaje de cumplimiento en del 37,5% a la fecha de la evaluación. Como faltantes detectados en la revisión se destacan: No se ha creado el Comité de Convivencia Laboral – COCOLA, solo se evidencia la elección de los representantes, pero no se observa el Acta de conformación; No se tiene implementado un programa de vigilancia epidemiológica; No se ha difundido la Matriz de Peligros a los colaboradores; No se cuenta con el Plan de Emergencias; No se tiene conformada la Brigada de emergencias. Auditorías Internas de Control Interno de Gestión

La Entidad tiene conformado el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, el cual aprobó el Programa Anual de Auditorías Internas a los procesos de la Entidad, las auditorías realizadas en el 2018 comprendieron los procesos de: Vigilancia de la conducta del servidor público, Gestión Documental y comunicación pública, y Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias – PQRS. Así también contempló la realización de dos seguimientos al Plan de Acción vigencia 2018 y el seguimiento al Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría Municipal de Tuluá. Mapa de Riesgos y Seguimientos

Se evidenció que la Entidad cuenta con una matriz de riesgos por proceso, a los cuales se les realizo los respectivos seguimientos. Sin embargo, en el mapa de riesgos no se contempla la detección de riesgos asociados a algunos de los procesos de la entidad. Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano

La Entidad cuenta con un Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano el cual fue adoptado mediante la Resolución No. 100.39.06 del 9 de enero del 2018, el cual se encuentra publicado en la página web institucional, así también se evidencia la publicación de los seguimientos realizados al mismo. Sin embargo, no hay un seguimiento de cumplimiento de la totalidad de las actividades propuestas para la implementación de algunas de las estrategias adoptadas.


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Planes de Mejoramiento Interno Se evidencian los Planes de Mejoramiento internos, sin embargo, no se evidencia un informe de seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno donde se indique si los planes de mejoramiento y las acciones de mejora para los hallazgos de las auditorías internas se encuentran cerrados o aún están pendientes de dar cumplimiento.

Indicadores de Gestión Se evidencio que la entidad cuenta con veinte (20) indicadores de gestión de acuerdo a la ficha de indicadores publicadas en la página web institucional, sin embargo, en la rendición de los formatos F28B_CMT, la Entidad reportó el cálculo de cinco (5) indicadores, los cuales pertenecen a los indicadores del Plan de Acción. No se evidencia la medición de los indicadores que se relacionan en las fichas de indicadores de gestión.

Informe de Austeridad y Eficiencia del Gasto Público e Informes Pormenorizados de Control Interno

Se evidencia la realización de los cuatro (4) informes de Austeridad y eficiencia del Gasto Público, Así también la Entidad aportó los cuatro (4) informes Pormenorizados de Control Interno. Se evidencia la debida publicación de ambos informes en la página web Institucional: https://personeriatulua.gov.co/inicio/controlinterno.

Informe de seguimiento a las PQRS Respecto al seguimiento realizado por la Profesional Especializada con funciones de Control Interno sobre las PQRS atendidas y tramitadas en la vigencia 2018, se observa la realización de una auditoría interna y un (1) informe de seguimiento realizado de manera anual, el cual se encuentra publicado en la página web institucional. Sin embargo, este informe conforme lo indica el Artículo 76 de la Ley 1474 del 2011, debe ser con una periodicidad semestral.

CONSOLIDADO DE HALLAZGOS CONTROL FISCAL INTERNO

Hallazgo Administrativo No. 9 Debilidades en la identificación de riesgos en los procesos No se evidenció los documentos soportes donde se evidencien la identificación de los riesgos, así también el mapa no contempla la detección de riesgos asociados al proceso de contratación, riesgos asociados a la gestión TIC´S, riesgos asociados a

https://personeriatulua.gov.co/inicio/controlinterno


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prescripciones o caducidades de procesos disciplinarios. Lo anterior, teniendo en cuenta que la implementación del MIPG en la dimensión de control interno se da gran relevancia la administración, prevención y mitigación de los riesgos. Hallazgo Administrativo No. 10 Debilidades en la adecuada realización del seguimiento al Plan Anticorrupción Se observó que no se evidencio un seguimiento al cumplimiento de la totalidad de las actividades propuestas para la implementación de las estrategias de los siguientes componentes del Plan Anticorrupción: Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano: Actividades: informe de la encuesta de percepción de los servidores públicos que atienden al público, así tampoco se observó el seguimiento a la actividad de fortalecer al equipo de los valores y principios institucionales. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información: Mantener actualizada la información relacionada con transparencia y acceso a la información pública, estructurar instructivo de gestión de la información; y realizar informe de solicitudes referente al acceso a la información. Hallazgo Administrativo No. 11 Debilidades en el seguimiento a los planes de mejoramiento interno, y no medición de la totalidad de los indicadores de gestión No se evidencia un informe de seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno donde se indique si los planes de mejoramiento y las acciones de mejora para los hallazgos de las auditorías internas se encuentran cerrados o aún están pendientes de dar cumplimiento. De igual manera, no se evidenció la medición de los indicadores que se relacionan en las fichas de indicadores de gestión, así pues, la Entidad no está haciendo uso de una importante herramienta que le brinda información para la medición de su gestión en cada uno de sus procesos y ayuda en la toma de decisiones. Hallazgo Administrativo No. 12 Informes de Control Interno sobre PQRS La Oficina de Control Interno de la entidad no está realizando el informe de PQRS conforme lo indica el Artículo 76 de la Ley 1474 del 2011, con una periodicidad semestral.


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3.2. CONTROL DE RESULTADOS Seguimiento al Plan Estratégico Institucional y al Plan de Acción 2018 La Personería Municipal de Tuluá tiene adoptado su Plan Estratégico 2016 – 2010 “Protegemos tus Derechos” a través de la Resolución No. 100.39.30 del 16 de marzo del 2016. El Plan Estratégico tiene la siguiente estructura:

Fuente: Personería Municipal de Tuluá

Para la ejecución del Plan Estratégico la entidad elaboró el Plan de Acción correspondiente a la vigencia 2018, que se adoptó mediante la Resolución No. 100.39.07 del 9 de enero del 2018. El documento contiene las metas, actividades e indicadores tendientes a dar cumplimiento a los objetivos consignados en el Plan Estratégico. De acuerdo a las evidencias aportadas, se observa la Entidad está dando cumplimiento al Plan Estratégico Institucional con base en sus objetivos institucionales y metas propuestas en el cuatrienio, materializando su ejecución en cada vigencia a través del Plan de Acción.

No. OBJETIVO ESTRATÉGICO PROGRAMA PROYECTO OBJETIVO

1

Implementar acciones para

mejorar la calidad de los

servicios, modernizar la

administración, y garantizar

los principios eficiencia,

eficacia y sostenibilidad e la

ejecución del presupuest y

los proesos administrativos

de la Personería de Tuluá

ADMINISTRACIÓN CON

EFICIENCIA Y EFICACIA

Fortalecimiento

Institucional

Implementar acciones para

fortalecer el Talento Humano de la

Entidad, preservación y

modernización de la Planta Física

de la Personeria y herramientas

Tecnológicas

2

Velar por el cumplimiento de

la Constitución Política, el

ordnamiento jurídico para

preveer posibles

extralimitaciones y

omisiones e los servidores

públicos del orden municipal.

EL DEBER DE LA FUNCIÓN

PÚBLICA

Vigilancia de la conducta

del Servidor Público

Implementar acciones de control y

vigilacia a la actuación

administraiva de los serviores

públicos del orden municipal

3

Implementar estrategias para

la defensa y promoción de

los DDHH en el Mumicipio de

Tuluá

DERECHOS HUMANOS

Defensa y promoción de los

DDHH de la población

vulnerable en el Municipio

de Tuluá

Garantizar y consolidar el respeto

de los DDHH de la población

vulnerable, minorías étnicas,

víctimas del conflicto armado,

Defensores de Derechos Humanos

y en el Municipio de Tuluá.

4

Intervenir como delegados

del Ministerio Público, ante

los despachos judiciales,

administrativos y de policía,

en defensa del orden

jurídico, del patrimonio

público, derechos y garantías

fundamentales, servicios

públicos domiciliarios y

contratación estatal

POR EL INTERÉS PÚBLICO

Derecho Fundamental al

debido proceso y a la

defensa.

Garantizar los derechos

fundamentales al debido proceso

y a la defensa de los sindicados y/o

víctimas, generar capacitaciones

en servicios públicos domiciliarios

y vigilar la contratación estatal del

Municipio de Tuluá.

5

Evaluar la gestión de los

procesos de la entidad,

conforme a las disposiciones

legales vigentes y el Modelo

Estándar de Control Interno

"MECI"

CONTROL Y EVALUACIÓN

Fortalecimiento al proceso

de control Interno de la

Entidad Municipal

Evaluar el cumplimiento y la

Gestión de resultado por procesos

ESTRUCTRA PLAN ESTRATÉGICO PERSONERIA MUNICIPAL DE TULUÁ 2016 - 2020 " PROTEGEMOS TUS DERECHOS"


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Actividades de Participación Ciudadana Durante la vigencia 2018, la Entidad apoyó la conformación de doce (12) veedurías ciudadanas las cuales tienen como objetivo fortalecer los mecanismos de control contra la corrupción en la gestión pública y la contratación estatal, así como velar por los intereses de las comunidades como beneficiarios de la acción pública.

3.3. COMPONENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

PERSONERIA MUNICIPAL DE TULUA ESTADO DE SITUACION FINANCIERA

31 de diciembre de 2018 (Expresado en miles de pesos)

2018

ACTIVO Activo corriente: Efectivo $144,905

Total activo corriente 144,905 Propiedades, planta y equipo, neto 188,385 Otros activos 43,144

Total activo no corriente 231,529

Total activo $376,434

PASIVO Pasivo corriente: Cuentas por pagar $93,108 Obligaciones laborales y seguridad social 83,942 Otros pasivos 3,124

Total pasivo corriente 180,174 PATRIMONIO Hacienda pública 190,006

Excedentes del ejercicio 6,254

Total patrimonio 196,260

Total pasivo y patrimonio $376,434

RUBEN DARIO BENITEZ SIERRA CAROLINA TORRES MARULANDA Personero de Tuluá Contador Público T.P: No 175405 - T


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PERSONERIA MUNICIPAL DE TULUA

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL 31 de diciembre de 2018

(Expresado en miles de pesos)

2018

Ingresos operacionales: Otras transferencias: Transferencias gastos de funcionamiento $1,141,536

Total ingresos operacionales 1,141,536 Gastos de administración: Sueldos y salarios 560,343 Contribuciones efectivas 93,822 Aportes sobre la nomina 18,128 Generales 417,610 Depreciación amortización 45,014

Total gastos administración 1,134,917

Excedente operacional 6,619 Otros gastos: Comisiones y otros gastos bancarios 365

Total otros gastos 365

Excedente del ejercicio $ 6,254

RUBEN DARIO BENITEZ SIERRA CAROLINA TORRES MARULANDA Personero de Tuluá Contador Público TP: No 175405 – T


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PERSONERIA DE TULUÁ LTDA ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Año terminado el 31 de diciembre de 2018

(Expresado en miles de pesos)

2018 Debito Crédito 2018

Capital fiscal $194,095 4,089 - $190,006 Excedentes del ejercicio 0 6,254 6,254

Total Patrimonio $194,095 4,089 6,254 $196,260

RUBEN DARIO BENITEZ SIERRA CAROLINA TORRES MARULANDA Personero de Tuluá Contador Público T.P: No 175405 – T

PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS El presupuesto de Ingresos Gastos de la personería Municipal de Tuluá fue aprobado mediante el acuerdo No 15 de 29 noviembre 2017 por el honorable Concejo Municipal El presupuesto de ingresos y Gastos de la Personería Municipal de Tuluá, tuvo una aprobación inicial de $1,055,866 y presentó una adicción de $87,258 para un presupuesto definitivo de $1,143,124, obteniendo así una ejecución de 100%.

Cuenta Apropiacion Inicial Adiciones Apropiacion Definitiva Recaudo Ejecucion

Ingresos Corrientes 1,055,866 87,258 1,143,124 1,143,124 100%

Fuente: Presupuesto de Ingresos y Gastos 2018, cifras en miles

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS PERSONERIA MUNICIPAL DE TULUA 2018


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El Presupuesto de gastos por su parte refleja un presupuesto definitivo de $1,143,124 conservando el equilibrio presupuestal entre el ingreso y el gasto, el total general de los gastos presentó para dicha vigencia un total de pagos por $1,014,609, para un total ejecutado de $1,141,536 reflejando una ejecución total del 99,86% presentando para esta vigencia.

1.055.866

87.258

1.143.124 1.143.124

100%0

200.000

400.000

600.000

800.000

1.000.000

1.200.000

1.400.000

ApropiaciónInicial

Adiciones ApropiaciónDefinitiva

Recaudo Ejecucion

Títu

lo d

el e

je

Título del eje

Presupuesto de Ingresos Personeria Municipal Tulua vigencia 2018

Cuenta Apropiacion Inicial Apropiacion Definitiva Pagos Total Compromisos Ejecucion

Gastos de Funcionamiento 1,055,866 1,143,124 1,014,609 1,141,536 99,86%

Fuente: Presupuesto de Ingresos y Gastos 2018, cifras en miles

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS PERSONERIA DE TULUA VIGENCIA 2018

1.055.8661.143.124

1.014.6091.141.536

99.86%0

200.000

400.000

600.000

800.000

1.000.000

1.200.000

1.400.000

Apropiación InicialApropiación DefinitivaPagosTotal Compromisos Ejecucion

Títu

lo d

el e

je

Título del eje

Gastos de Funcionamiento de la Personeria Municipal de Tulua Vigencia 2018


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Se observó que la Personería Municipal de Tuluá, sube al aplicativo SIA CONTRALORIA las resoluciones donde se evidencia el presupuesto de ingresos y gastos, también las resoluciones donde autorizan los traslados de rubros presupuestales, los formatos F01, F05, F06, F07, F09, F11A, F25A, F25B la información aquí contenida es la misma que suministra la entidad y cumplen en eficiencia y en eficacia a la hora de rendir la información en el aplicativo SIA CONTRALORIA. ESTADO DEL TESORO Los Órganos Ejecutores de los recursos del Presupuesto General de la Nación, bajo su responsabilidad, mantendrán en sus sistemas informativos actualizada la información de las cuentas autorizadas, para reportarlas a la Dirección General de Crédito Publico y Tesoro Nacional “DGCPTN” cuando esta así lo requiera. Se realizaron pruebas de auditoria donde se evidencia que la entidad presenta su balance del tesoro como esta revelado en los libros contables y es coincidente con lo que está en el Balance General y aplicativo SIA CONTRALORIA en el cuadro anexo podemos ver su composición. Se evidencia en la revisión respectiva que la entidad presenta el Balance del Tesoro como esta revelado en los libros contables y es coincidente con lo que está en el Balance General y aplicativo SIA CONTRALORIA en el cuadro anexo podemos ver su composición.

ESTADO DEL TESORO VIGENCIA 2018

CONCEPTO PROPIOS VALOR EN CUENTAS

CONTABLES

Saldo Cuenta Corriente -Libres 144,905 144,905

TOTAL

RESULTADO FISCAL VIGENCIA 2018

RESULTADO FISCAL VIGENCIA 2018

Total Ingresos 1,143,124

Gastos 1,141,536

SUPERAVIT FISCAL 1,558 El resultado fiscal de la Personería Municipal del presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia 2018, arroja un superávit fiscal por valor de $1,588, el cual fue desembolsado a las arcas del Municipio de Tuluá.


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CONTROL INTERNO CONTABLE El informe de control interno contable de la Personería Municipal de Tuluá, se elaboró en cumplimiento de las Resoluciones No 357 de 2008 y la Resolución No 248 de 2007, emanadas de la Contaduría General de la Nación. El equipo auditor del componente financiero y presupuestal, en la revisión que realizó a los Estados financieros de la entidad, calificó el control interno contable de la entidad, asignándole una calificación de 4.38 considerado adecuado. Ver calificación en el anexo adjunto:

RESULTADO DE DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 2018

Estándar de control

interno Puntajes

por grupos

Puntajes por

grupos Interpretación

Puntaje por

sistema contable Interpretación

Puntaje por

sistema contable Interpretación

Generales Adecuado

4.38 Adecuado Especifico

Activo 4.5 Adecuado

4.38 Adecuado

Pasivo 4.0 Adecuado

Patrimonio 4.5 Adecuado

Cuentas de Resultado

4.5 Adecuado

ESTAMPILLAS Revisada la muestra Contractual en la vigencia 2018, se observó que la entidad ha venido realizando un adecuado control a las deducciones y pago de estampillas del orden Municipal y Departamental según el decreto Departamental No 602 del 8 de Mayo de 1991 donde establece los procedimientos para el uso y recaudo de esta. CONSOLIDADO DE HALLAZGOS COMPONENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

Hallazgo Administrativo No. 13 Estado de Cambios en el Patrimonio En relación con la elaboración, preparación y presentación del estado de Cambio en el Patrimonio de la vigencia 2018 publicado en la plataforma SIA CONTRALORIA, este presenta unas inconsistencias en cuanto a la denominación de los movimientos contables y el nombre del estado financiero. La anterior situación se presenta por falta de cuidado y atención en la elaboración y preparación de la información lo que confunde al lector de la información financiera.


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Hallazgo Administrativo No. 14 Deterioro de Propiedades Planta y Equipo y Otros Activos De acuerdo con la resolución No 533 de 2015, referente al nuevo marco normativo, se observó que la entidad no determinó el deterioro del vehículo, software y las licencias. La no aplicación de esta norma afecta la razonabilidad de la información financiera y contable. Hallazgo Administrativo No. 15 Bienes recibidos en Comodato La Personería Municipal de Tuluá no registró en las cuentas de orden los bienes recibidos en comodato, equipos de cómputo. La anterior situación no permite tener un control financiero de los bienes recibidos en comodato además de no dar cumplimiento con la normatividad contable vigente.

4. BENEFICIO DE CONTROL FISCAL Durante la fase de ejecución de la Auditoría Modalidad Regular practicada a la Personería Municipal de Tuluá para la vigencia 2018, se le otorgo a la entidad el beneficio de control fiscal correspondiente a dos (2) casos, los cuales se detallan a continuación:

1. Mediante Contrato de prestación de servicios No. 100.10.3.33 del 2018, se presenta un presunto daño patrimonial, en cuanto que la Personería de Tuluá realizó contrato para capacitar a 13 contratista como se indica en el objeto contractual y tuvo en cuenta de más a un funcionario de planta el cual en el momento de la capacitación el cargo se encontraba en vacancia, contraviniendo presuntamente el artículo 6 de la Ley 610 de 2000, presentándose a su vez un posible incumplimiento de la Ley 734 de 2002, artículo 34. Deberes.

Observación Revisado el contrato de prestación de servicios No. 100.10.3.33 del 2018, cuyo objeto es “CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA PARTICIPACIÓN DE NUEVE (9) FUNCIONARIOS Y TRECE CONTRATISTAS DE LA PERSONERÍA DE TULUÁ EN EL TALLER DE TÉCNICAS DE CONCILIACIÓN, COMUNICACIÓN ASERTIVA Y SERVICIO AL CLIENTE”, se evidencia un presunto daño patrimonial por valor de TRES MILLONES CIENTO OCHENTA Y UN MIL OCHOCIENTOS DIECIOCHO PESOS MCTE ($3.181.818), correspondiente al


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valor cancelado por concepto de capacitar a 13 contratistas de la Personería de Tuluá y tener en cuenta un funcionario de planta el cual en el momento de la capacitación el puesto se encontraba en vacancia, en el objeto del contrato es claro el número de personas al cual se les dictara el taller, por el cual el presunto detrimento patrimonial no se realiza por el valor total del contrato, puesto que a los ocho (8) funcionarios de la Personería de Tuluá si se le puede efectuar el taller que mencionan en el objeto contractual. En el Decreto 1083 de 2015, en el artículo 2.2.9.2 Finalidad. Los programas de capacitación deberán orientarse al desarrollo de las competencias laborales necesarias para el desempeño de los empleados públicos en niveles de excelencia. En el artículo 123 de la Constitución Política, dispone: “Son servidores públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios”. En el concepto 127461 de 2018 Dirección de Empleo Público, con Radicado No.: 20183000127461, del 22 de mayo de 2018, resuelve: La Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contempla: “ARTÍCULO 32. “De los contratos estatales (…) 3. Contrato de prestación de servicios. Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable”. De acuerdo con la Circular Externa No. 100 - 010 del 21 de noviembre de 2014 expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, por medio de la cual se impartieron nuevas orientaciones en materia de capacitación y formación de los empleados públicos, señala: “Las personas vinculadas mediante contrato de prestación de servicios, dado que no tienen la calidad de servidores públicos, no son beneficiarios de programas de


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capacitación o de educación formal. No obstante, podrán asistir a las actividades que imparta directamente la entidad, que tenga como finalidad la difusión de temas transversales de interés para el desempeño institucional”. Por lo anterior, las personas vinculadas mediante contrato de prestación de servicios no son servidores públicos sino particulares contratistas, no pueden ser considerados como empleados públicos ni trabajadores oficiales y su relación contractual está regulada por las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993 y las disposiciones que la modifican o adicionan. Por consiguiente, la capacitación y los programas de bienestar, contemplados en la normatividad en mención, aplican a los servidores públicos, éste no se hace extensivo a las personas vinculadas mediante contrato de prestación de servicios, toda vez que no son considerados servidores públicos. Con lo anterior se presenta un presunto daño patrimonial, en cuanto que la Personería de Tuluá realizó contrato para capacitar a 13 contratista como se indica en el objeto contractual y tuvo en cuenta de más a un funcionario de planta el cual en el momento de la capacitación el cargo se encontraba en vacancia, contraviniendo presuntamente el artículo 6 de la Ley 610 de 2000, presentándose a su vez un posible incumplimiento de la Ley 734 de 2002, artículo 34. Deberes.

2. Se evidenció que en el Contrato de prestación de servicios No. 100.10.2.03 del 2018, dentro de las actividades contratadas, se incluyó la realización de Pausas Activas para los funcionarios de planta una vez al mes, no obstante, al evaluar la pertinencia de contratar la realización de este tipo de actividades, se evidenció que las Administradoras de Riesgos Laborales – ARL ofrecen asesoramiento a sus entidades afiliadas en lo respectivo al Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, y dentro de la implementación del SGSST está contemplado el Programa de Pausas Activas, para ello en sus páginas web disponen de material lúdico y pedagógico para realizarlas, incluso disponen de un asesor que visita a las empresas y da asesoraría en temas relacionados con la implementación del SGSST.

Observación En la evaluación al Contrato de prestación de servicios No. 100.10.2.03 del 2018: “Contrato de prestación del servicio integral de actividades de bienestar social para la vigencia 2018, incluida su organización logística para los miembros del equipo de trabajo de la Personería de Tuluá", se evidencio que, dentro de las actividades contratadas, se incluyó la realización de Pausas Activas para los funcionarios de planta, una vez al mes, por un valor de Dos Millones de pesos mcte ($2.000.000).


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Dentro del expediente contractual se observó los registros documentales del cumplimiento de la actividad por parte del contratista. No obstante, al evaluar la pertinencia de contratar la realización de este tipo de actividades, se evidenció que las Administradoras de Riesgos Laborales – ARL ofrecen asesoramiento a sus entidades afiliadas en lo respectivo al Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, y dentro de la implementación del SGSST está contemplado el Programa de Pausas Activas, para ello en sus páginas web disponen de material lúdico y pedagógico para realizarlas, incluso disponen de un asesor que visita a las empresas y da asesoraría en temas relacionados con la implementación del SGSST. El Artículo 35 del Decreto 1295 de 1994, establece en su literal d) lo siguiente: “Artículo 35. Servicios de Prevención. La afiliación al Sistema General de Riesgos Profesionales da derecho a la empresa afiliada a recibir por parte de la entidad administradora de riesgos profesionales: a) Asesoría técnica básica para el diseño del programa de salud ocupacional en la respectiva empresa. b)……… ……….. d) Fomento de estilos de trabajo y de vida saludables, de acuerdo con los perfiles epidemiológicos de las empresas. ………… …….” (Negrilla y cursiva fuera de texto). Igualmente, el Decreto 1072 del 2015, determinó en el CAPÍTULO 6 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, lo siguiente: “Artículo 2.2.4.6.9. Obligaciones de las administradoras de riesgos laborales (ARL). Las Administradoras de Riesgos Laborales – ARL, dentro de las obligaciones que le confiere la normatividad vigente en el Sistema General de Riesgos Laborales, capacitarán al Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo – COPASST o Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo en los aspectos relativos al SG-SST y prestarán asesoría y asistencia técnica a sus empresas y trabajadores afiliados, en la implementación del presente capítulo. (Decreto 1443 de 2014, art. 9)” (Negrilla y cursiva fuera de texto). Así pues, las ARL están en la obligación de dar asesoría a sus entidades afiliadas sobre la implementación del SGSST. Teniendo en cuenta que este tipo de actividades está cubierto dentro de los beneficios para las entidades y funcionarios afiliados a la ARL, y que la Entidad al contratar la realización de Pausas Activas, se estaría generando doble pago por una actividad que ya está cubierta por la ARL, por lo tanto desde lo concerniente a las políticas de Austeridad del Gasto Público, se estaría incurriendo en una presunta gestión antieconómica e ineficaz del recurso público, de ello generó un presunto


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detrimento patrimonial por valor de DOS MILLONES DE PESOS MCTE ($2.000.000), contraviniendo presuntamente lo estipulado en el artículo 6 de la ley 610 del 2000, así mismo estaría en contra vía de lo determinado en el numeral 1 del Articulo 34 Deberes, del Capítulo 2 Deberes, del Título IV Derechos, Deberes, Prohibiciones, Incompatibilidades, Impedimentos, Inhabilidades y Conflictos de intereses del servidor público de la Ley 734 de 2002. La Comisión Auditora le dio a conocer al Ente Auditado sobre estas presuntas irregularidades, así también le informó que la Contraloría Municipal de Tuluá de acuerdo a lo enmarcado en la Guía de Auditoría Territorial tiene contemplado el BENEFICIO DEL CONTROL FISCAL, el cual hace referencia a que el presunto responsable por voluntad propia reconoce que hubo una situación adversa que podría conducir a un detrimento patrimonial y que por lo tanto hace la devolución efectiva a la entidad pública afectada, del monto del recurso posiblemente en detrimento. Esto con el fin de generar un resarcimiento del recurso público y subsanar las presuntas falencias evidenciadas. Frente a esta opción, la Personería Municipal de Tuluá mediante oficio del 22 de marzo de 2019, solicita acogerse al beneficio del Control Fiscal que la Contraloría Municipal de Tuluá está facultada a otorgar y pide que se conceda plazo hasta el día 5 de abril para realizar la consignación respectiva, por su parte, mediante oficio con radicado No. 451 del 5 de abril de 2019, por cuenta propia envían recibos de consignación bancaria a favor de la Personería Municipal de Tuluá, soportados con certificación expedida por la Directora Administrativa y Financiera de la Entidad.

No de Recibo Fecha Valor

000211 04/04/2019 $2.000.000

000212 04/04/2019 $2.000.000

000213 04/04/2019 $1.181.818

TOTAL $5.181.818


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5. OPINIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE TULUÁ

Doctor RUBÉN DARÍO BENITEZ SIERRA Personero Municipal de Tuluá Tuluá He auditado el estado de situación financiera de la Personería Municipal de Tuluá al 31 de diciembre de 2018, los correspondientes estados de actividad financiera, económica, social y ambiental, de cambios en el patrimonio por el año terminado en esa fecha y el resumen de las principales políticas y prácticas contables descritas en las notas a los estados financieros. Los estados financieros al 31 de diciembre de 2017 fueron examinados por otro contador público quien en su informe expresaba una opinión sin salvedades.

La gerencia es responsable por la adecuada preparación y presentación razonable de estos estados financieros de acuerdo con normas de contabilidad y de información financiera aceptadas en Colombia y por las políticas de control interno que la gerencia consideró necesarias para que la preparación de estos estados financieros esté libre de incorrección material debido a fraude o error, seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas, así como establecer los estimados contables que sean razonables en las circunstancias.

Mi responsabilidad es expresar una opinión sobre los estados financieros adjuntos con base en mi auditoría. Efectué mi auditoría de acuerdo con las normas de auditoría de información financiera aceptadas en Colombia. Dichas normas exigen que cumpla con requerimientos éticos y que planifique y ejecute la auditoría con el fin obtener una seguridad razonable sobre sí los estados financieros están libres de incorrección material. Una auditoría consiste en desarrollar procedimientos para obtener evidencia de auditoría sobre los montos y revelaciones en los estados financieros. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación del riesgo de incorrección material en los estados financieros debido a fraude o error. Al efectuar dicha valoración, el auditor considera el control interno relevante de la Personería Municipal de Tuluá, para la preparación y presentación de los estados financieros, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en función de las circunstancias. Una auditoría también incluye una evaluación de lo apropiado de las políticas contables usadas y de la razonabilidad de las estimaciones contables realizadas por la gerencia, así como la evaluación de la completa presentación de los estados financieros. Considero que la evidencia de auditoría que obtuve es suficiente y apropiada para proporcionar una base para mi opinión de auditoría.


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Al 31 de diciembre de 2018 no se efectuó el cálculo y registro del deterioro de los activos fijos y de los otros activos (licencias, y software) que están totalmente depreciados, obsoletos y amortizados y los que están en buen estado al servicio de la Personería Municipal de Tuluá, y el deterioro de los activos fijos cuyo valor recuperable en el mercado es inferior al valor en libros. En mi opinión, los estados financieros adjuntos, fielmente tomados de los libros, excepto por las consideraciones descritas en el párrafo anterior presentan razonablemente, en todos los aspectos significativos, la situación financiera de la Personería Municipal de Tuluá, al 31 de diciembre de 2018, y los resultados de sus operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con normas de contabilidad, normas establecidas por la Contaduría General de la Nación y de información financiera aceptadas en Colombia. MARIA ELENA ARBOLEDA MEDINA Contador público titulado Tarjeta profesional No.239345 – T Profesional de Apoyo Contraloría Municipal de Tuluá


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6. ANEXO 1: CUADRO RESUMEN SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO PERSONERÍA MUNICIPAL DE

TULUÁ, VIGENCIA 2017

No OBSERVACION AUDITORIA CONCLUSIÓN AUDITORIA

PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIAS 2017

COMPONENTE DE GESTIÓN Y RESULTADOS

1

Se evidencia que la Entidad ha realizado el reporte de la contratación en el aplicativo SIA OBSERVA, evidenciando que para la vigencia 2017 se rindieron 31 contratos por un valor de $406.356.961. Al verificar el módulo de “Control de Legalidad”, se pudo observar que la Entidad ha adelantado el cargue de la información complementaria de los contratos, sin embargo, los niveles de cumplimiento en el cargue de los anexos no están al 100%, tal y como se evidencia en la Tabla No. 1 Módulo de Control de Legalidad SIA OBSERVA – Personería Municipal de Tuluá Vigencia 2017 (Ver cuerpo del presente informe de auditoría), tomado de la plataforma SIA OBSERVA de la Auditoría General de la República – AGR. Tal como se puede observar en dicho cuadro, se evidencia que de un total de treinta y un (31) contratos rendidos, tres (3) tienen nivel de cumplimiento del 100% de los documentos cargados en el módulo de “Control de Legalidad”, mientras que siete (7) están en nivel medio; y veintitrés (23) están en nivel bajo de cumplimiento, por lo tanto, la Entidad no ha logrado completar el 100% de los documentos a la totalidad de la contratación. Es importante que la entidad cargue la totalidad de la documentación complementaria de los contratos en SIA OBSERVA, dado que es un procedimiento de continua aplicación y de obligatorio cumplimiento, constituyéndose en una valiosa herramienta para el seguimiento y control de la contratación por parte de su entidad, y de seguimiento y verificación por parte de los Órganos de Control que la vigilan.

Verificada la información rendida en el módulo de control de legalidad del aplicativo SIA OBSERVA, se evidencia que la Entidad realizo el cargue de la documentación que soporta la contratación rendida en el aplicativo correspondiente a la vigencia 2017, observando niveles de cumplimiento del 100%. Por lo anterior, la comisión auditora determina que la Entidad CUMPLIÓ el Plan de Mejoramiento Propuesto. No obstante, teniendo en cuenta que la acción fue direccionada a corregir y subsanar las deficiencias de la vigencia 2017, se realizara la revisión del cargue de los documentos soportes de los contratos de la vigencia 2018, sin perjuicio de que producto de dicha revisión se pueda generar una nueva observación.

2

Se realizó adición al Contrato de Prestación de Servicios No. 100.10.3.04, cuyo Otro Sí fue por valor de $7.500.000, con fecha del 4 de diciembre de 2017, no se observó en el expediente contractual ningún documento, cotización o propuesta por parte del contratista que justificara el costo de la actividad o necesidad a contratar, como también la discriminación del valor de cada elemento que conforma los requisitos logísticos, el valor a pagar al capacitador y así argumentar el porqué de ese valor de adición al contrato. Adicionalmente, se observó falencias por parte del supervisor del contrato, por cuanto la actividad contratada en el otro sí, que consistió en la

Para revisar el cumplimiento de la acción de mejora propuesta, de la muestra seleccionada se evidenció el contrato de prestación de servicios No. 100.10.3.12 cuyo objeto es “CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y APOYO DE ACOMPAÑAMIENTO OPERATIVO Y/O LOGISTICO A LA PERSONERÍA DE TULUÁ EN LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES, ACTOS DE


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realización de una conferencia taller fortalecimiento de lazos familiares y en la inclusión de aspectos de tipo logístico (transporte ida y regreso al sitio de la capacitación, dos refrigerios, almuerzo, bebidas, capacitador, personal para la logística del evento, con implementos necesarios como equipo de sonido y amplificación y certificado de participación), no se encuentran debidamente soportados que permitan evidenciar la ejecución y el cumplimiento de la misma en su totalidad.

PROMOCIÓN, DETECCIÓN Y DEFENSA DE LOS DERECHOS HUMANOS Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA”, en el cual se evidenció un (1) otro SÍ de adición de presupuesto, para la realización de otras actividades que guardan relación con el objeto contractual y no superaron el 50% del valor inicial del contrato. Como justificación de la adición, se observa la relación de las actividades a realizar, pero no se observa la cotización por parte del contratista donde se conozca el costo de las actividades adicionales a realizar. Sin embargo, en el expediente contractual se observa el informe con las evidencias de la realización de las actividades contratadas. De acuerdo a lo anterior la comisión auditora determina que la entidad CUMPLIÓ PARCIALMENTE la acción de mejoramiento propuesta.

3

Respecto al Sistema de Control Interno, se observaron las siguientes debilidades: - La entidad tiene un mapa de riesgos institucional para la vigencia 2017, no obstante, no se

observa los documentos soportes para la identificación de riesgos por proceso y las acciones para mitigarlos, así mismo no son claros los seguimientos a este mapa. No se observa la publicación de este mapa en la página web institucional.

- Se evidencia la realización de los informes de Austeridad del Gasto Público vigencia 2017, por parte del Profesional Especializado con funciones de control interno en la Entidad. Sin embargo, los informes presentan de manera muy general cuales han sido los gastos efectuados por la entidad en el trimestre objeto de revisión, observando que falta análisis de las cifras reportadas, lo cual impide conocer el porqué de las variaciones reflejadas en los rubros de gastos en dichos periodos.

- Respecto a la medición de la satisfacción de los usuarios en relación a la atención de sus peticiones, si bien en los informes de control interno relacionan que se implementa una encuesta de satisfacción, al verificar la página web institucional, no se evidencia un informe que consolide y analice la información estadística producto de dicha medición, lo cual es una debilidad, teniendo en cuenta la misión de la entidad y el volumen de atención y requerimientos por parte de la comunidad, pues sin un análisis del nivel de satisfacción de los usuarios, se puede dificultar la verificación, control y generación de nuevas acciones tendientes a mejorar la prestación del servicio a la comunidad.

La Entidad aportó el mapa de riesgos por proceso donde se observa los riesgos identificados para cada proceso, su clasificación, el impacto, la evaluación del riesgo, la descripción de las acciones, los responsables, la valoración y los seguimientos. Así mismo, se evidenció su publicación en la página web de la Entidad. Adicionalmente, respecto al proceso de identificación de los riesgos, la Entidad aportó acta de reunión No. 100-01.2 del 11 enero del 2019, en la cual los líderes de procesos realizaron un trabajo para identificación de riesgos en sus procesos, cuyo resultado genero una nueva matriz de riesgos con las acciones para su mitigación a desarrollarse en la vigencia 2019. Conforme a lo anterior, la Comisión Auditora determina que la Entidad CUMPLIÓ con la acción de mejora propuesta. • Se evidencia la realización de los informes de Austeridad del Gasto Público vigencia 2017, por parte del Profesional Especializado con funciones de control interno en la Entidad. Sin embargo, los informes presentan de manera muy general


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cuales han sido los gastos efectuados por la entidad en el trimestre objeto de revisión, observando que falta análisis de las cifras reportadas, lo cual impide conocer el porqué de las variaciones reflejadas en los rubros de gastos en dichos periodos.

4

Se evidencia debilidades en el proceso de organización y descripción en el archivo de gestión, lo anterior permite evidenciar falencias en la aplicación del acuerdo 042 de 2002, en especial, lo referido en el artículo tercero. Esta situación se ocasiona por la ausencia de control por parte de cada funcionario sobre el manejo de los documentos que produce con el fin de facilitar su organización y consulta.

Se evidencia circular del 10 de diciembre de 2018 por medio de la cual se dan lineamientos a los funcionarios sobre la organización y responsabilidad de los archivos de gestión de conformidad con el acuerdo 042 de 2002, sin embargo una vez realizada la visita en el archivo de gestión se pudo verificar que algunos expedientes aun presentan debilidades en el proceso de organización, por lo tanto la comisión auditoria determina que la entidad CUMPLIO PARCIALMENTE con la acción de mejoramiento propuesta.

COMPONENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

5

En relación con la elaboración, preparación y presentación de los estados financieros básicos y revelaciones técnicas en las notas al 31 de diciembre de 2017, se detallan las siguientes observaciones de auditoria: - Las notas que forman parte de los estados financieros no suministran toda la información

requerida solicitada que le brinden al lector una información financiera clara y detallada. - La nota relacionada con la propiedad, planta y equipo no revela las vidas útiles ni las tasas de

depreciación utilizadas por la entidad. - En la cuenta de otros activos se incluyen intangibles (Licencias y software) para los cuales no se

revela cual es el periodo de amortización. Los estados financieros: Estado de Situación Financiera, Estado de Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Flujo de Efectivo subidos a la plataforma SIA Contraloría, no están firmados por contador público titulado.

Se evidencia que la información que presenta la entidad a las notas de los estados financieros, es clara precisa y completa y le permite al lector entender con claridad dicha información. La entidad en las notas a los estados financieros revela las vidas útiles y la depreciación utilizada para cada equipo y el periodo de amortización de la licencia y el software. La reportada al aplicativo SIA CONTRALORIA con relación a los estados financiero está debidamente firmada por el Contador Público, por todo lo anterior la comisión auditora determina que la entidad CUMPLIÓ con la acción de mejora propuesta

7

En relación con las cifras de los estados financieros, específicamente en las cuentas del balance general, estado de actividad financiera, económica y social, se detallan las siguientes observaciones de auditoria: Efectivo:

Se evidencia en las conciliaciones bancarias que todas las partidas están conciliadas debidamente, permitiendo que la información en libros cruce con los saldos, por lo anterior la entidad CUMPLIÓ con la acción de mejoramiento propuesta.


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En las conciliaciones bancarias de los bancos Bancolombia cuenta corriente No. 874-712172-16 y del banco Caja Social No 21000384844 al 31 de diciembre de 2017 se evidencian partidas conciliatorias de menor cuantía no identificadas. Esta situación no permite determinar con exactitud el valor real registrado en los libros ya que no son coincidentes con los saldos de los extractos bancarios.

8

Impuestos, contribuciones, tasas y multas: La Personería Municipal de Tuluá, pago contribuciones por $2,929 (miles) e interese de mora por $767 (miles) impuestas por la Unidad Administrativa Especial de Impuestos, Rentas y Gestión Tributaria del Departamento del Valle del Cauca, por el incumplimiento con la obligación de declarar y pagar la Estampilla Pro-Hospitales Universitarios por los periodos gravables de agosto de 2012 a febrero de 2013. Esta sanciones y multas no son deducibles para efectos fiscales afectando el patrimonio de la Entidad, además que van en contra de lo estipulado en la Ley 734 de 2002 en el Articulo No. 34 del Título IV, Capitulo segundo y Articulo No. 35 Capítulo tercero y la Ley 610 de 2000 en sus artículos No.3 y No. 6

La entidad a partir de la vigencia 2013 hasta la fecha ha realizado cumplidamente los pagos a todas las entidades recaudadoras, por tal motivo CUMPLIÓ con la acción de mejoramiento.


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7. ANEXO 2: CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS AUDITORÍA REGULAR PERSONERÍA MUNICIPAL DE

TULUÁ, VIGENCIA 2018

No OBSERVACION AUDITORIA DERECHO DE

CONTRADICCIÓN DE LA ENTIDAD AUDITADA

CONCLUSIÓN AUDITORIA

TIPO DE HALLAZGO

A D F P S Valor Daño Patrimonial

GESTIÓN CONTRACTUAL

1

Se evidencia algunas falencias en la rendición de contratación en el aplicativo SIA Observa puesto que se están clasificando mal los contratos en el tipo de contrato, como se observa en el cuadro de rendición de contratación de SIA Observa se ve que la entidad tiene un contrato de obra y al revisar su objeto este no coincide con el tipo de contrato situado, al igual se tienen algunos contratos clasificados como contratos de prestación de servicios y al ver el objeto se observa que es una compra o adquisición de un producto.

La entidad acepta la observación dada por el ente auditor.

La Entidad acepta la observación, por lo tanto se deja EN

FIRME el hallazgo en el informe definitivo.

X

2

Contrato de Prestación de Servicios No. 100.10.3.11, del 9 de enero de 2018 Objeto: Contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión misional, administrativa y tecnológica de la Personería de Tuluá, con el fin de asistir al equipo de profesionales en temas psicosociales y de sistemas. Se suscribió el contrato sin el cumplimiento de los requisitos de verificación de idoneidad del Contratista. En los estudios previos, punto 7. Análisis del Sector, se indica que por la labor a desempeñar y los conocimientos necesarios se requiere un perfil profesional en psicología y tecnólogo en sistemas, revisados los documentos aportados por el contratista no se encuentra ningunos de los dos títulos, evidenciando falta de control por parte de la Personería en la evaluación de los requisitos de contratación, poniendo en riesgo la ejecución idónea de las actividades contratadas y en consecuencia, vulnerando el principio de selección objetiva.




X


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Por otro lado, en el numeral 7 de los estudios previos, referente al análisis del sector, se indica que de acuerdo al presupuesto y procesos con objetos similares encontrados en el SECOP, se determinó el pago de honorarios, no obstante, se observa que los procesos usados como referencia hacen mención a la contratación de prestación de servicios profesionales y el contratista en el presente proceso no acreditó ser profesional.

3

Contrato de Prestación de Servicios de Apoyo No. 100.10.3.39, del 21 de diciembre de 2018. Objeto: Adquisición de la licencia de uso del software “SASO” con su respectivo soporte técnico, como herramienta en la gestión documental que permita recepcionar, crear y hacer trazabilidad a los diferentes documentos que ingresan o salen de la Entidad; creación de estadísticas por entidades y categorías, administración de hojas de vida de los equipos tecnológicos, correo interno para el equipo de trabajo de la Personería de Tuluá. No se encuentra justificada la contratación directa como modalidad de selección, y se encuentra inapropiada la prestación de servicios como modalidad de contratación, dadas las siguientes condiciones: 1. En los estudios previos se justifica la contratación directa en que el software “SASO” es el único en el mercado que presenta las características que requiere la Personería de Tuluá y lo fundamentan en el literal G, numeral 4, artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, así como el Artículo 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015 (Artículo 80 del decreto 1510 de 2013), no obstante, se observa que dichas características se orientan a las de una herramienta de gestión documental y radicación de documentos que se puede considerar un bien de características técnicas uniformes a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y en Colombia existen múltiples opciones, e indiferente del proveedor que las desarrolle y los módulos y diseño que las conformen, todas deben cumplir la misma normatividad en la materia. En este contexto, no se encontró en los estudios

1. El art. 2.2.1.2.1.4.8 del Decreto 1082 de 2015 (art 80 Decreto 1510/13), reglamenta el lit G, num 4, art 2 de la Ley 1150 de 2007, y explica que esta modalidad tiene tres factores, que son diferentes, para definir que solamente una persona pueda proveer el bien o el servicio a saber: 1. por ser titular de los

derechos de propiedad industrial o 2. de los

derechos de autor, o 3. por ser proveedor exclusivo en el territorio.

Ahora, el programa “SASO”,

acreditó el registro de derechos de autor, por lo tanto, cumplió con la segunda condición que es independiente de las otras

De acuerdo a lo manifestado por la entidad en lo relacionado a la modalidad de selección, vale la pena precisar que las condiciones técnicas exigidas para los bienes o servicios que pretenda adquirir las Entidades Estatales, no pueden limitarse a marcas o productos particulares dentro de un Proceso de Contratación, en este caso particular se puede considerar que los derechos de autor representan la propiedad sobre una marca o un software que en su esencia es claramente un bien de características técnicas uniformes, tal como lo ha estipulado

X X


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previos soportes, análisis o estudio alguno que permitiera a la Personería de Tuluá argumentar que otras empresas no podían ofrecerle las particularidades en la herramienta. 2. El contrato se ejecutó bajo la modalidad de prestación de servicios, pero su ejecución se centró en la adquisición de un software con su respectiva licencia de uso, esto representa la adquisición de un activo intangible, es decir, un suministro. Por su parte, el valor estimado del contrato no se encuentra soportado, no se evidenció en el expediente propuesta o cotización del contratista, no se encontró soporte de estudio económico de acuerdo a las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación, y tampoco se encontró el acta expedida por el comité de contratos a que hace referencia el punto “soporte técnico y económico del valor estimado del contrato”. Contraviniendo lo ordenado en el Decreto 1510 de 2013, Título II, Capítulo I, Artículo 20, Numeral 4. En consecuencia, se encuentra una presunta vulneración de las normas y principios que garantizan la escogencia de la opción que más convenga a la Entidad, como son los principios de economía, transparencia y, en especial del deber de selección objetiva, establecidos en el Artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y el Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, así como una presunta inobservancia del principio de planeación, que es la concreción de los principios de economía, eficacia, celeridad e imparcialidad, consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política. Además, la Personería de Tuluá presuntamente vulnera las reglas de las modalidades de selección a las que hace referencia el Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. En concordancia con lo anterior, se incurre en una presunta falta disciplinaria al tenor de la Ley 734 de 2002, numeral 1 del Articulo 34 Deberes, del Capítulo 2 Deberes, del Título IV Derechos, Deberes, Prohibiciones, Incompatibilidades, Impedimentos, Inhabilidades y Conflictos de intereses del

dos, por lo que una regla de interpretación gramatical diferente afectaría el principio de legalidad al cual debemos sujetarnos todos los servidores públicos.

En una revisión de los estudios

previos se expresa claramente en la página 2: “…la entidad cuenta actualmente con un sistema de gestión documental, el cual provee módulos y funciones de acuerdo a las necesidades requeridas por la entidad hace ya 5 años, actualmente son requeridos otro tipo de informes más claros, prácticos, tendientes a optimizar el tiempo de atención y respuesta, mejorando la calidad de atención a los usuarios internos y externos, así como para la presentación de informes a entes de control…”;- Seguidamente, se detallan 9 puntos que describen las necesidades de esta entidad en el programa de gestión documental y se establecen 27 ítems que el programa

Colombia Compra Eficiente y la jurisprudencia del Consejo de Estado, y aunque de manera expresa la ley que regula la contratación estatal en nuestro país no prohíbe la exigencia de marcas para los bienes y servicios objeto de un Proceso de Contratación, a la luz de los principios de la contratación consagrados en la Ley 80 de 1993, permitir que las Entidades Estatales demanden marcas específicas dentro de los Procesos, sería contrario a los mismos. Al respecto, el Consejo de Estado (Sección Tercera, Subsección C, Sentencia N° 18118 del 24 de marzo de 2011, C.P. Jaime Orlando Santofimio Gamboa) ha establecido que cuando una Entidad Estatal circunscribe la posibilidad de presentar ofertas a aquellos proveedores que ofrecen los bienes de una marca


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servidor público. Contraviniendo además el Artículo 3 del capítulo II de la ley 489 de 1998, Principios de la Función Administrativa.

“SASO” ofrece; puesto que no solo es para la radicación de documentos como lo afirma el equipo auditor, sino que es una herramienta integral para la gestión documental, como: asignación de citas, administración de hojas de vida de los equipos, tener la posibilidad de descargar el aplicativo en los teléfonos móviles, cuando funcionarios se encuentran por fuera de la entidad, hacer seguimiento a los PQR y comunicaciones (circulares) internas; y sirve de correo interno, entre otras características descritas en los estudios previos que justificaron la necesidad de la contratación de este programa, por lo cual la norma solo exige los derechos de autor como requisito legal para la contratación directa.

2. Fue un error de transcripción, que en nada afecta la ejecución ni modalidad del contrato (contratación directa), más aún cuando el objeto del

en particular, vulnera el principio de transparencia (artículo 24 de la ley 80 de 1993) y selección objetiva, (artículo 5 de Ia ley 1150 de 2007), pues se impide que los proponentes que fabrican o comercializan productos de otras marcas, puedan concurrir a presentar sus ofertas al Proceso de Contratación. Por su parte, Colombia Compra Eficiente en su Respuesta a Consulta #4201814000005574 establece: “Sólo en algunos casos plenamente justificados y acreditados por la Entidad contratante podrá exigirse una marca, como por ejemplo cuando se pretende adquirir tecnología que deberá integrarse con la ya existente en la Entidad Estatal, de manera que sea posible exigirse marcas que sean compatibles con la que cuenta la Entidad y que


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mismo es claro en lo que se pretende adquirir, y que aclara y explica la naturaleza del objeto si existiera confusión.

La observación afirma que

“…se puede concluir que el contratista no contaba con la capacidad jurídica para adelantar este proceso contractual…” por la actividad económica del contratista registrada en el RUT y la acreditación de experiencia; a lo cual es pertinente manifestar al ente de control que el “Manual de Requisitos Habilitantes” expedido por Colombia Compra Eficiente, define la capacidad jurídica de personas naturales para contratar, así: “Las personas naturales mayores de dieciocho (18) años son capaces jurídicamente a menos que estén expresamente inhabilitadas por decisión judicial o administrativa, como la interdicción judicial, y que no estén incursas en inhabilidades,

permita la interoperabilidad requerida, dado que resultaría mucho más oneroso cambiar todo un sistema en atención a la marca ofertada por la propuesta adjudicataria.” Ahora bien, se aclara que este Ente de Control no cuestiona que el software SASO satisfaga la necesidad manifiesta por la Personería de Tuluá en sus estudios previos, pero si el hecho de contratar directamente teniendo en cuenta la gran cantidad de empresas dedicadas al desarrollo de software en el país, en este sentido la condición del hallazgo se centró en que “no se encontró en los estudios previos soportes, análisis o estudio alguno que permitiera a la Personería de Tuluá argumentar que otras empresas no podían ofrecerle las particularidades en la herramienta”, pues se considera que realizar la


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incompatibilidades o prohibiciones para contratar derivadas de la ley”, por lo tanto el contratista estaba plenamente facultado para contratar, y su idoneidad y experiencia está respaldada por el registro de los derechos de autor ante la dirección nacional del Ministerio de Interior que es la máxima autoridad en la materia, entonces no se podría exigir requisitos adicionales con sujeción al art. 6 de la Constitución, y menos podría indicarse posibles afectaciones al deber de la función pública cuando se cumplieron los requisitos jurídicos y técnicos de ley.

selección del contratista solo bajo el criterio de derechos de autor y sin una invitación pública es excluyente, no objetivo y genera desigualdad entre los posibles proponentes, afectando los derechos económicos de la Entidad al no poder gozar de las ventajas económicas que la libre competencia del mercado puede disponer. Por su parte la entidad acepta como error de transcripción la modalidad de contratación usada y en cuanto a la capacidad jurídica del contratista, se aceptan los argumentos de la Entidad. Por lo anteriormente expuesto, se encuentra procedente DEJAR EN FIRME la observación para ser incluida como hallazgo en el informe definitivo omitiendo la condición relacionada con la capacidad jurídica del contratista.


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4

Confrontados los valores de la contratación y los contemplados en el Plan Anual de Adquisiciones publicado en el SECOP, se encuentra desactualización en este documento, conforme a lo consagrado en el Decreto 1510 de 2013 Capítulo IV Artículos 6 y 7. Además, no se encontró en los procesos contractuales el certificado que indicara que el bien, obra o servicio se encontraba registrado en el Plan de Compras de la Entidad, en cumplimiento de la Resolución no. 24-2014 de 2014 (Manual de Contratación) Artículo Décimo Cuarto Numeral 1.1. Esta condición expone deficiencias en la planeación y control por parte de la Entidad a sus procesos contractuales.




X

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

5

Debilidades en el cargue de documentación complementaria de la Contratación en SIA OBSERVA No se evidencia la publicación en el aplicativo SIA OBSERVA de la totalidad de los documentos complementarios de la contratación como constancias de idoneidad, estudios previos, documentos que acrediten experiencia y requisitos de contratación, informes de contratista, informes de supervisión, otros sí, pagos realizados, actas de finalización, actas de liquidación, entre otros, dado que es un procedimiento de continua aplicación y de obligatorio cumplimiento, constituyéndose en una valiosa herramienta para el seguimiento y control de la contratación por parte de los Órganos de Control que la vigilan.




X

LEGALIDAD

6

(Manual de Contratación) Se evidencia que el manual de contratación de la Personería Municipal de Tuluá, adoptado mediante Resolución No. 24-2014 de



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junio 17 de 2014 se encuentra desactualizado dado que su fundamentación jurídica en el punto número 5 del capítulo tercero acerca de los contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro se basa en el Decreto 777 de 1992 y el Decreto 2459 de 1993 que fueron derogados por el Decreto 092 del 23 de enero 2017, Por el cual se reglamenta la contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política.


7

Falencias en el trámite y respuestas de derechos de petición. Se observa que la personería Municipal de Tuluá presuntamente está incumpliendo con los términos legales para dar respuesta de manera oportuna y definitiva, a las peticiones de los ciudadanos, y no se lleva una adecuada trazabilidad y controles, pues al revisar la muestra seleccionada de PQRS, de acuerdo a los documentos aportados por la Entidad, se evidencio en algunas PQRS que, cuando se realiza el traslado de la petición por competencia a la autoridad que tiene la competencia para dar respuesta a la petición, dicho traslado no cumple con el plazo o términos definidos por la ley (artículo 21 de la Ley 1437 de 2011, Artículo modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015). También se observó que la entidad no dio respuesta a dos peticiones (radicados 4498, 4499) y que además no se da el cumplimiento de los términos de respuesta a las solicitudes de información, conforme lo reglamenta el Artículo 14 de la ley 1755 del 2015. Conforme a los anterior, en la Entidad se está presuntamente contraviniendo además las disposiciones enmarcadas en el numeral 1° de los Artículos 34 y 35 de la ley 734 del 2002 y del numeral 3 del artículo 19 de la ley 1712 del 2014.

E-4150: Si bien es cierto la respuesta aparece documentada extemporáneamente, no es menos cierto que los oficios que emite la Unidad Nacional de Protección (UNP), por su urgencia para adelantar los estudios de nivel de riesgo, son traídos en su mayoría directamente por un analista o investigador, al cual se le suministra la información de manera personal y posteriormente se hace el envío de la información solicitada. E-4498: Como quiera que la usuaria estaba solicitando información que no reposa en nuestro sistema, fue

Analizada los argumentos presentados por la Entidad en su derecho de contradicción, la Comisión Auditora concluye lo siguiente: 1. Es de tenerse en

cuenta que la muestra de PQRS seleccionada fue de tan solo 15 peticiones, en las cuales dentro de las cuales en siete (7) se encontraron falencias, es decir casi el 50%, lo que permite deducir que el proceso presenta debilidades.

2. La Personería Municipal como

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A continuación, se presenta la relación de PQRS vigencia 2018, que conforme a la muestra seleccionada se evidenciaron falencias en su trámite y respuesta:

remitida a la la Comisaría de Familia y Secretaría de Bienestar Social, aplicando los principios de economía y celeridad, la respuesta fue informada telefónicamente al abonado celular que la usuaria puso en la petición respetuosa, poniéndole de presente que se podía acercar a la Personería por la respuesta escrita, pero la peticionaria no se presentó (Adjunto respuesta no reclamada); de no haber dado respuesta la usuaria habría requerido nuevamente o adelantado acción constitucional de tutela y haciendo un rastreo del aplicativo de gestión documental no se evidencia que la usuaria haya reiterado la solicitud. Así mismo, respecto al tiempo de respuesta es de tener en cuenta el Concepto 102811 de 2016, correspondiente al Radicado

Ministerio Público que protege y defiende los derechos humanos tiene en su eje misional la atención oportuna de las peticiones de los ciudadanos, lo cual resulta de vital importancia dar respuesta oportuna y de fondo a las necesidades de la comunidad, en cumplimiento además de la normas de participación ciudadana, transparencia y acceso a la información pública.

3. En relación a la petición con radicado E-4150 la Entidad no aportó registros documentales que soporten la información entregada verbalmente al


n No.

Fecha de

recibidoAsunto

Fecha de

respuesta al

Peticionario

Fecha Traslado

por competencia

Tipo de


Término para

contestar (días

hábiles)

Término en que se

contesto (días

habiles)

1 2018 E-4150 22/03/2018Solicitud de


No cumplimiento de


al peticionario

1020 (por fuera de

términos)


NO se

evidencia

respuesta


peticionario




que se informara al




petición

5 (el del

traslado)5

3 2018 E-5841 10/09/2019



Personería ante la

Unidad de Víctimas

NO se

evidencia

respuesta


peticionario






donde notifique al



observa seguimiento

5 (el del

Traslado)

30 (por fuera de

términos)

4 2018 E-5882 19/09/2018 Queja

NO se

evidencia

respuesta


peticionario






5 (el del

Traslado)2

5 2018 E-6281 6/11/2018

Solicitud derecho

de petición para

solicituar ayuda

humanitaria

NO se

evidencia

respuesta


peticionario









observa seguimiento

5 (el del

Traslado)

21 (por fuera de

términos)



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20162060091652 del 31 de marzo de 2016, el cual trae a colación la Sentencia T- 957 de 2004: “la Corte

Constitucional se ha pronunciado en numerosas oportunidades sobre el contenido y el alcance generales del derecho de petición, en virtud del cual toda persona puede presentar peticiones respetuosas ante las autoridades, y obtener una pronta resolución. Según se ha precisado en la doctrina constitucional, esta garantía constitucional “consiste no sólo en el derecho de obtener una respuesta por parte de las autoridades sino a que éstas resuelvan de fondo, de manera clara y precisa la petición presentada”. Asimismo, tal respuesta debe producirse dentro de un plazo razonable, el cual debe ser lo más corto posible, “pues prolongar en exceso la decisión de la solicitud, implica una violación de la Constitución” (Subrayado DAPF) (Negrilla fuera

de texto)”, en este orden de ideas, es de recordar que para el año 2018 la personería de Tuluá recibió 6182 PQRS (en promedio 515 por mes), respecto a diferentes temas, entre ellos salud, vida e integridad

peticionario (actas, notas y/u observaciones registradas el aplicativo de gestión documental) que permitiesen demostrar la gestión adelantada por la entidad, y que por tanto evidenciara haber dado una primera respuesta, y que por una razón excepcional no se pudo emitir la respuesta a tiempo y con ello se hayan prorrogado los términos para dar respuesta, tal como lo señala el parágrafo del Artículo 14 de la ley 1755 del 2015. De acuerdo a los anterior, lo argumento por la Entidad no desvirtúa la extemporaneidad en la respuesta entregada.


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personal, privación injusta de la libertad, los cuales por el gran número de solicitudes y el poco personal se priorizan para la respuesta, lo que indica que una demora de 10 o 20 días en las respuestas respecto a temas no priorizados, no es una prolongación de la respuesta en exceso y por el contrario es un plazo razonable; la ampliación de los plazos siempre es comunicada a los peticionarios vía telefónica, esto en aplicación de los principios de celeridad y economía, los cuales rigen y priman en la gestión administrativa. Tampoco es excesivo el tiempo si se tiene en cuenta además de las 6182 PQRS, se deben atender las demás funciones, tales como: Reivindicación de derechos de la Comunidad Diversa Sexual,

4. Respecto a la petición Radicado E-4498, la entidad aportó el oficio con la respuesta a la peticionaria. Se acepta la evidencia de la contestación de la petición, sin embargo, en la petición está relacionado un correo electrónico de notificación al cual también habían podido enviar la respuesta. Es preciso aclarar además que, la normatividad vigente aplicada a los derechos de petición no hace distinción preferencial o establece consideraciones a las entidades públicas sobre el volumen de peticiones que reciben, o por la cantidad de funciones que


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Impactos sobre el medio ambiente, Deficiencias en la prestación de los Servicios Públicos domiciliarios, Defensa del Derecho a la Educación, Intervención ante situaciones de los menores infractores, Intervención ante situaciones donde se involucre al Adulto Mayor, Intervención ante situaciones de la Comunidad con diversidad funcional, Intervención ante situaciones de la Población Privada de la Libertad PPL, Acompañamiento y activación de rutas de Casos de violencia contra la mujer y violencia intrafamiliar, Restablecimiento de Derechos de NNA, Orden Público, Vigilancia Electoral, Población de las zonas rurales (campesinos),

desempeñan, y respecto a los plazos y/o términos, estos ya están consagrados en la ley 1755 del 2015. Sumado además, que se pudo evidenciar que la Personería cuenta con profesionales de apoyo a las personerías delegadas para colaborar con las funciones de los personeros delegados. En síntesis, la administración pública con el fin de garantizar la debida prestación de sus servicios a los ciudadanos debe implementar estrategias que permitan atender y dar respuesta con calidad y oportunidad


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Acompañamiento a Personeros Estudiantiles, Vigilancia de la Conducta Disciplinaria, Capacitación y creación de veedurías, Capacitación y acompañamiento a minorías étnicas, espacio público; entre otras. No es un capricho o una negligencia de la entidad sino el gran cúmulo de PQRS y funciones que se deben atender. E-4499 mediante correo electrónico dirigido a [email protected] se envió respuesta a la entidad solicitante (Adjunto respuesta). Las remisiones por competencia a otras entidades son comunicadas telefónicamente a los peticionarios a quienes se les solicita se acerquen por copia de la remisión pero generalmente los usuarios

los requerimientos de la comunidad.

5. La entidad aporta la respuesta a la solicitud con radicado E-4499, conforme a esto, la Comisión auditora acepta la evidencia aportada.

6. La entidad no aporto registros documentales que evidenciaran haber informado al ciudadano de la remisión por competencia de sus peticiones a otras entidades, o dejaran constancia escrita que no se logró comunicar de dicho traslado. Así mismo en los oficios para el traslado no se observa que se hayan emitido con copia al peticionario.

Conforme a todo lo anterior, la Comisión


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no reclaman el oficio, salvo cuando la Unidad de Víctimas o la entidad a la que se le remitió la petición no responde, lo reclaman para interponer la acción de tutela, aclarando que inclusive el escrito de tutela se realiza en esta Agencia Ministerial. Respecto al seguimiento de las remisiones por competencia, es pertinente manifestar que la Ley 1755 de 2015 no establece que la entidad que remite el oficio debe realizar seguimiento al mismo.

determina dejar en firme la observación con su presunta incidencia disciplinaria para lo evidenciado en la revisión de las peticiones con Radicados E-4150, E-4167, E-5841, E-5882, y E-6281. El cuadro ilustrativo queda de la siguiente manera:

GESTIÓN TIC´S

8

Realizado el chequeo al sitio web www.personeriatulua.gov.co, en atención a los lineamientos y criterios de las fases de la Estrategia Gobierno Digital, relacionados con la publicación y divulgación de información, así como los mandatos de la Ley 1712 de 2014, el

La entidad acepta la observación dad por el ente auditor.


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n No.

Fecha de

recibidoAsunto

Fecha de

respuesta al

Peticionario

Fecha Traslado

por competencia

Tipo de


Término para

contestar (días

hábiles)

Término en que se

contesto (días

habiles)

1 2018 E-4150 22/03/2018Solicitud de


No cumplimiento de


al peticionario

1020 (por fuera de

términos)


NO se

evidencia

respuesta


peticionario




que se informara al




petición

5 (el del

traslado)5

3 2018 E-5841 10/09/2019



Personería ante la

Unidad de Víctimas

NO se

evidencia

respuesta


peticionario






donde notifique al



observa seguimiento

5 (el del

Traslado)

30 (por fuera de

términos)

4 2018 E-5882 19/09/2018 Queja

NO se

evidencia

respuesta


peticionario






5 (el del

Traslado)2

5 2018 E-6281 6/11/2018

Solicitud derecho

de petición para

solicituar ayuda

humanitaria

NO se

evidencia

respuesta


peticionario









observa seguimiento

5 (el del

Traslado)

21 (por fuera de

términos)



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Decreto 1081 de 2015 (libro 2, parte 1, título 1), Ley 1474 de 2011 y Resolución No. 3564 del 31 de diciembre de 2015, se tiene un 89.2% de cumplimiento. No se encuentra publicación de lo siguiente: - Normatividad: La sección de normatividad se encuentra desactualizada, pues solo contiene información hasta el año 2017, además, los documentos deben estar organizados por fecha de expedición del más reciente al más antiguo. - Presupuesto general: se debe publicar el detalle del presupuesto general aprobado para cada año fiscal, existe una sección en la página denominada "Información - Planes de mejoramiento vigentes suscritos con entes de control interno o externos. - Informe trimestral sobre las demandas contra la Entidad, incluyendo: número de demanda, estado en que se encuentra, pretensión o cuantía de la demanda, riesgo de pérdida. - Se encuentra un informe de la contratación adjudicada pero no cuenta con los vínculos correspondientes al SECOP.


CONTROL FISCAL INTERNO

9

Debilidades en la identificación de riesgos en los procesos. No se evidenció los documentos soportes donde se evidencien la identificación de los riesgos, así también el mapa no contempla la detección de riesgos asociados al proceso de contratación, riesgos asociados a la gestión TIC´S, riesgos asociados a prescripciones o caducidades de procesos disciplinarios. Lo anterior, teniendo en cuenta que la implementación del MIPG en la dimensión de control interno se da gran relevancia la administración, prevención y mitigación de los riesgos.

La entidad acepta la observación dada por el ente auditor. Teniendo en cuenta que la implementación del MIPG, se inició en el mes de diciembre de 2018 con los autodiagnósticos, para lo cual se estará implementando en la vigencia 2019.



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10

Debilidades en la adecuada realización del seguimiento al Plan Anticorrupción Se observó que no se evidencio un seguimiento al cumplimiento de la totalidad de las actividades propuestas para la implementación de las estrategias de los siguientes componentes del Plan Anticorrupción: Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano: Actividades: informe de la encuesta de percepción de los servidores públicos que atienden al público, así tampoco se observó el seguimiento a la actividad de fortalecer al equipo de los valores y principios institucionales. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información: Mantener actualizada la información relacionada con transparencia y acceso a la información pública, estructurar instructivo de gestión de la información; y realizar informe de solicitudes referente al acceso a la información.




X

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Debilidades en el seguimiento a los planes de mejoramiento interno, y no medición de la totalidad de los indicadores de gestión No se evidencia un informe de seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno donde se indique si los planes de mejoramiento y las acciones de mejora para los hallazgos de las auditorías internas se encuentran cerrados o aún están pendientes de dar cumplimiento. De igual manera, no se evidenció la medición de los indicadores que se relacionan en las fichas de indicadores de gestión, así pues, la Entidad no está haciendo uso de una importante herramienta que le brinda información para la medición de su gestión en cada uno de sus procesos y ayuda en la toma de decisiones.




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12 Informes de Control Interno sobre PQRS.



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La Oficina de Control Interno de la entidad no está realizando el informe de PQRS conforme lo indica el Artículo 76 de la Ley 1474 del 2011, con una periodicidad semestral.


COMPONENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

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Estado de Cambios en el Patrimonio. En relación con la elaboración, preparación y presentación del estado de Cambio en el Patrimonio de la vigencia 2018 publicado en la plataforma SIA CONTRALORIA, este presenta unas inconsistencias en cuanto a la denominación de los movimientos contables y el nombre del estado financiero. La anterior situación se presenta por falta de cuidado y atención en la elaboración y preparación de la información lo que confunde al lector de la información financiera.




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Deterioro de Propiedades Planta y Equipo y Otros Activos. De acuerdo con la resolución No 533 de 2015, referente al nuevo marco normativo, se observó que la entidad no determinó el deterioro del vehículo, software y las licencias. La no aplicación de esta norma afecta la razonabilidad de la información financiera y contable.




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15

Bienes recibidos en Comodato. La Personería Municipal de Tuluá no registró en las cuentas de orden los bienes recibidos en comodato, equipos de cómputo. La anterior situación no permite tener un control financiero de los bienes recibidos en comodato además de no dar cumplimiento con la normatividad contable vigente.




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TOTAL OBSERVACIONES 15 2 $0

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL ... · Equipo de Auditoria Cindy Carolina...

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