INFORME DE GESTION€¦ · TOTALES 1.524,25 131 58,07 120.830.218 El 40% de empleados públicos se...
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Calle 35 N° 10 – 43 Centro Administrativo, Edificio Fase I
Carrera 11 N° 34 – 52, Edificio Fase II Conmutador: (57-7) 6337000 Fax 6521777
Página Web: www.bucaramanga.gov.co Bucaramanga, Departamento de Santander, Colombia
Proceso: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO
HUMANO
No. Consecutivo SSA 935
Subproceso: ATENCION A LA
CIUDADANIA
Código General
8200
Código de la Serie /o- Subserie (TRD)
8200-145,10
INFORME DE GESTION
VIGENCIA OCTUBRE-DICIEMBRE 2014
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Las organizaciones exitosas en el mundo, prestan especial atención al activo más valioso y difícil de conservar: El talento Humano. El cumplimiento de los objetivos a partir del diseño de las estrategias adecuadas, se han de centrar en el manejo de los recursos físicos, financieros y tecnológicos desde los trabajadores de cada una de las dependencias que conforman una entidad. La Secretaría Administrativa tiene a su cargo la Administración del Talento Humano, el suministro de bienes y servicios al interior de la Administración, el Archivo Central, la Administración de los inventarios, la Atención a la Ciudadanía, Recursos Físicos y por Delegación del Señor Alcalde el Secretario Administrativo lidera el proceso de MECI y Calidad. El presente informe refleja el comportamiento de las oficinas que reportan a la Secretaría Administrativa su gestión, evaluado durante el último período del año 2014, de la siguiente manera: 1. GESTION Y CAPACITACITACIÓN DE BIENESTAR.
2. MANEJO DE INVENTARIOS.
3. SALUD OCUPACIONAL
4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE CALIDAD - SIGC
5. SISTEMA DE INFORMACION Y GESTION DEL EMPLEO PUBLICO – SIGEP
6. SISTEMA DE ATENCION AL CIUDADANO – PQRS
7. RECURSOS FISICOS
8. ALMACEN GENERAL
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1. GESTION Y CAPACITACITACIÓN DE BIENESTAR.
Septiembre – Diciembre 2014
1.1. TRAMITE Y CONTROL DE PERMISOS SINDICALES EMPLEADOS PUBLICOS
Se concedieron los permisos solicitados por los diferentes sindicatos de empleados públicos; a 31 de Diciembre se otorgaron 1.524 días hábiles de permiso para 131 funcionarios afiliados a los diferentes sindicatos, así:
SINDICATO DIAS HABILES Total Afiliados Promedio dias Hab. x afiliado
COSTO DEL PERMISO ($)
ASTDEMP/SINALSERPUB 799 63 12,68 57.847.738
SUNET 342,25 49 6,98 25.967.735
SINTRAGOBERNACIONES 274 12 22,83 23.266.842
SINTRAMUNICIPALES 109 7 15,57 13.747.903
TOTALES 1.524,25 131 58,07 120.830.218
El 40% de empleados públicos se encuentra afiliado a un Sindicato; el costo de los permisos sindicales fue de $120.830.218, de los cuales el 48% fueron concedidos al sindicato ASTDEMP/SINALSERPUB.
0
500
1000
1500
2000
799
342,25 274 109
1524,25
PERMISOS SINDICALES 2014, EN DÍAS HABILES
DIAS HABILES
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Los sindicatos ASTDEMP y SINTRAESTATALES, tiene el 87% de empleados sindicalizados.
El sindicato Sintragobernaciones tiene 10 afiliados, de los cuales 5 se participaron en la
negociación colectiva que se adelantó con la Administración Municipal, con permiso sindical por
un término de 40 días hábiles.
1.2. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Se ejecutaron las diferentes actividades de capacitación conforme lo previsto en el Plan Institucional de Capacitación, en el cual se programaron 18 eventos, con énfasis en el áreas relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad, Contratación, servicio al cliente, uso de tecnologías de la información y otros específicos para el fortalecimiento de los procesos, como Control Interno de Gestión, Control Interno disciplinario, Comisaría de Familia y fortalecimiento del ser. Meta1: Aumentar en un 30% la participación de los empleados en el Plan Institucional de Capacitación. (Base 200 empleados en 2013). A 31 de Diciembre, se capacitaron 244 empleados, correspondiendo a un 94% de la meta prevista que era de 260 empleados. Para medir esta meta se tuvo en cuenta la asistencia de los empleados en un solo evento de capacitación. Es decir, el empleado pudo asistir a varios eventos, pero solo cuenta una actividad en la que haya participado. El 6% que no asistió corresponde a personal directivo, asesor y profesional de Libre Nombramiento y Remoción, que no asistió a ninguno de los eventos programados. Metas 2 y 3: Número de Programas Ejecutados y Nivel de Satisfacción A 31 de Diciembre se ejecutaron las siguientes actividades
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD ASISTENTES TOTAL
ASISTENTES Int.
Horaria FACILITADOR
EVALUAC. ACTIVIDAD
Empleados CPS
PROCESO DE EVALUACION Y CERTIF. DE COMPETENCIAS LABORALES (Norma Serv. al Cliente)
36 36 N/A SENA 4
PROTOCOLO E IMAGEN INSTITUCIONAL 71 71 8 HRS COMFENALCO 3,9
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FORMACIÓN DE AUDITORES INTERNOS EN UN SGC
19 59 78 40 HRS ESAP 3,5
PROGRAMACION NEUROLINGUISTICA 26 26 36 HRS COMFENALCO/SINERGY CODIMEQ
3,8
ACTUALIZACION EN MECI (DEC. 943 21/05/2014)
5 69 74 4 HRS ESAP
COMUNICACIÓN EFEC. CON PNL 137 0 137 8 HRS COMFENALCO/SINERGY CODIMEQ
3,9
EXCELENCIA EN EL SERV. CON PNL 122 0 122 8 HRS COMFENALCO/SINERGY CODIMEQ
4
FINANZAS PÚBLICAS 11 9 20 16 HRS MIN HACIENDA ,3,8
PROCESO DE EVALUACION Y CERTIF. DE COMPETENCIAS LABORALES (Norma Serv. al Cliente)
47 0 47 N/A SENA 3,8
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD ASISTENTES TOTAL
ASISTENTES Int.
Horaria FACILITADOR
EVALUAC. ACTIVIDAD
Empleados CPS
SERVICIO AL CLIENTE 11 48 59 8 hrs SENA 3,9
VIOLENCIA INTRAFAMILIAR Y COMISARIAS DE FAMILIA
19 7 26 8 HS COMFENALCO / CAEE 3,5
RESP. DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
2 37 39 8 HRS ESAP 3,5
MEJORA CONTINUA 11 17 28 8HR COMFENALCO / C. EVOL. ORG
3,8
PROC. DISC. CONV. ESCOLAR Y ACOSO LABORAL
4 13 17 8 HRS COMFENALCO / CAEE 3,7
ELABORACION DE PROYECTOS 12 23 35 16 HRS ESAP
SUPERVISION E INTERVENTORÍA 27 27 8 HRS COMFENALCO / CAEE 3,6
ELABORACION DE ESTUDIOS PREVIOS PARA CONT. ESTATAL
6 9 15 16 HRS COMFENALCO / CAEE 3,6
LINEAMIENTOS BASICOS DE UN SISTEMA DE GEST. DE CALIDAD
20 0 20 8 HRS COMFENALCO / C. EVOL. ORG
3,9
INDICADORES DE GESTION 16 23 39 8 HRS COMFENALCO / C. EVOL. ORG
3,9
CURSO FORMAC. DE AUDITORES INTERNOS
18 0 18 48 HRS ICONTEC 3,9
PROCESO DE EVALUACION Y CERTIF. DE COMPETENCIAS LABORALES (Norma producir dctos)
35 0 35 N/A SENA 3,8
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CURSO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL 13 0 13 48 HRS ICONTEC 3,8
EXCELL BASICO 14 0 14 32 HRS COMFENALCO 3,7
PREZI 14 0 14 8 HRS COMFENALCO 3,7
VARIOS (CAPAC. FUERA DE LA CIUDAD) 5 0 5 Entre 16 y 24 hrs
VARIAS ENT.
TOTAL 701 314 1015 PROMEDIO EVALUACION 3,77
*Escala de Valoración: Min. 1, max. 4.
Las actividades de capacitación en promedio fueron evaluadas con un nivel de satisfacción del 94% (3.77 / 4). Se ejecutaron 28 eventos, desarrollándose actividades en todas las áreas planeadas.
1.3. PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL
Se ejecutó el Programa de Bienestar Social, que fue aprobado para la vigencia 2014, el cual contempló actividades continuas que se desarrollaron a lo largo del año. A 31 de Diciembre de 2014, se ejecutaron las siguientes actividades:
Item ACTIVIDAD Nro. de Participantes
Emp. Pub. Facilitador
1 Cubrimiento póliza de vida Grupo para todos los empleados públicos
313 Allianz Seguros
2 Cubrimiento Servicios Médicos de Emergencias (AME)
313 COMFENALCO / AME
3 Ingreso a los Parques Recrear para empleados y su familia
313 COMFENALCO / RECREAR
4 Medición de Clima Organizacional 155 Interno
5 Prog. de Prevención Riesgo Cardiovascular Act. De acondicionamiento físico –GIMNASIO
160 COMFENALCO / Bodytech-Progym Interno Salud Ocup.
6 Act. De Medicina Preventiva 214 Interno Salud Ocup.
7 Act. De prevención riesgo visual 299 Interno Salud Ocup
8 Act. De prevención patología lumbar 64 Interno Salud Ocup
9 Act. de fomento de estilos de vida saludable
132 Interno Salud Ocup
10 Celebración Día de la Familia 265 COMFENALCO
11 Actividad Vacacional 238 COMFENALCO
12 Muñecos Navideños 15 COMFENALCO
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13 Baile Moderno 8 COMFENALCO
14 Bono Multiservicios 326 COMFENALCO
META: Participación de los empleados en el 55% de las actividades de vinculación voluntaria, dirigidas a todos los empleados. Se determinaron 9 actividades que requieren inscripción previa por parte de los empleados.
De acuerdo con el cuadro anterior, las actividades de vinculación voluntaria son las identificadas del numeral 3 al 10. La participación fue la siguiente:
Item ACTIVIDAD Nro. de Participantes Emp. Pub.
% de Participación Base 313
3 Ingreso a los Parques Recrear para empleados y su familia
56 0,18
4 Medición de Clima Organizacional 155 0,50
5 Prog. de Prevención Riesgo Cardiovascular Act. De acondicionamiento físico –GIMNASIO (Terminaron 90)
160 0,51
6 Act. De Medicina Preventiva 214 0,68
7 Act. De prevención riesgo visual 299 0,96
8 Act. De prevención patología lumbar 64 0,20
9 Act. de fomento de estilos de vida saludable
132 0,42
10 Celebración Día de la Familia 265 0,85
11 Actividad Vacacional 238 0,77
TOTAL 1.610 5.07
De las nueve (9) actividades que se desarrollaron los empleados participaron en promedio en 5,07 eventos, lo que equivale a (5,07 / 9) una participación efectiva del 56% en las diferentes actividades de Bienestar Social de vinculación voluntaria.
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2. MANEJO DE INVENTARIOS.
La siguiente es la realización de elementos manejados para inventarios con algunas evidencias fotográficas de las mismas:
CONS. ITEM TOTALES TRIMESTRE
EXPEDIENTES FOLIOS/REGISTROS
1 Aplicación TRD Expedientes 13 3.669 (F)
2 Digitar Archivo Documental Expedientes 49 2.622 ®
TOTALES
3 Bajas 518
4 Incorporaciones 1.453
5 Traslados 4.167
6 Paz y Salvos 014
7 Pantallazos para pago de cuentas en Tesorería
360
8 Comunicaciones Oficiales (Recibidas y enviadas)
059
9 Grabación conceptos técnicos 1.342
10 Registros Fotográficos 905
11 Resoluciones de baja de bienes muebles 93
De la misma forma se realizó la consecución de bodega en arriendo y traslado de los bienes muebles inservibles u obsoletos y/o de tecnología inadecuada a las circunstancias actuales a la Kra 12 No. 42-40 para salvaguardar hasta la disposición final, actividades que se aprecian en las gráficas:
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a) Oriente Miraflores Sedes A y C b) Santa María Goretti Sedes A, B y C c) Andres Páez de Sotomayor d) Camacho Carreño Sede B e) Pilar Sedes C y D f) Inem Sedes C y D g) Francisco de Paula Santander Sedes A y C h) José María Estévez i) Aurelio Martinez Mutis Sedes A y D j) Club Unión Sede B y D k) Libertad Sede A l) Provenza Sede C m) Campo Hermoso Sede B n) Santander Sede C o) Salesiano Sede C p) IPA q) Salle A r) Salle B s) Gabriela Mistral t) Administración Municipal
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3. SALUD OCUPACIONAL Vigencia Agosto- Diciembre 2014
3.1 JORNADAS DE CAPACITACION Y PRÁCTICA REALIZADAS Hemorragias - Estabilización de heridas. Emergencias cardio respiratorias Manejo Psicológico de la emergencia Reanimación cardiovascular
3.2 ACCIONES COPASST 2013-2015
Capacitación Inspecciones de Seguridad Funciones COPASST Capacitación de Trabajo en Equipo
3.3. INVESTIGACION DE ACCIDENTES DE TRABAJO
TOTAL ACCIDENTES DE TRABAJO
(DE AGOSTO A DICIEMBRE DE 2014)
19 (Diecinueve)
NOTA: A PARTIR DEL 1° DE NOVIEMBRE EL MUNICIPIO DE BUCARAMANGA SE CAMBIO A LA ARL POSITIVA.
3.4. INSPECCIONES DE SEGURIDAD
INSTITUCIONES EDUCATIVAS
I.E. Colegio Rural Vijagual
I.E. Maiporé
I.E Centro Piloto Simón Bolivar
I.E. Club Unión
I.E. Comuneros
I.E. El Paulón
I.E. Luis Carlos Galán
Jorge Eliécer Gaitán
I.E. José María Estevez
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I.E. Colegio Santander
I.E Promoción Social del Norte
3.5 JORNADA SALUDABLE
CONSULTA MEDICO IRIDIOLOGO MASAJE DE CUELLO Y ESPALDA- LIMPIEZA FACIAL GLUCOMETRIAS SPA DE PIERNAS RIESGO CARDIOVASCULAR TOMA DE TENSION, PESO Y TALLA RUMBA TERAPIA.
3.6. CAPACITACIONES
Socialización Programa de mantenimiento preventivo y correctivo Capacitación Caídas A nivel (Personaje Lúdico – obrero) Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos Capacitación en Higiene Postura l Primeros Auxilios, Evacuación y Control de Fuego en las Instituciones
Educativas Trabajo en equipo, relaciones interpersonales
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3.7. ACTIVIDADES DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
Inspección a Botiquines Revisión y control de Extintores Inspección Gabinetes contra incendio Entrega de Elementos de Protección Personal Solicitud de Elementos de Seguridad Industrial
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4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE CALIDAD – SIGC
A continuación se enumeran las actividades realizadas y sus respectivos logros.
ACTIVIDAD
LOGRO
CAPACITACION EN TEMAS RELACIONADOS AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL SIGC.
Horas hombre Capacitación a todos los procesos:
2436
SEGUIMIENTO A INDICADORES DE GESTION.(Caracterizaciones). Los cambios obedecen a la revisión de los indicadores por los líderes de cada proceso, se presenta el dato definitivo de 100 indicadores.
Todos los procesos 100 INDICADORES CUMPLIMIENTO PARCIAL PONDERADO PARA TODOS LOS PROCESOS 90%
CAPACITACION A TODAS LAS SECRETARIAS, DEPENDENCIAS EN METODOLOGIA PARA LA FORMULACION DEL PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO LIDERADA POR TRANSPARENCIA POR COLOMBIA
3 CICLOS DE TALLER
SEGUIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS, MEJORA
TOTAL X
AC
AP
MC
PNC
ACCIONES REPORTADAS
460
172
162
140
EVALUACION DE LAS SATISFACCION (ENCUESTAS DE SATISFACCION APLICADAS EN TODOS LOS PROCESOS DE LA ENTIDAD
TOTAL ENCUESTAS: 2330 encuestas aplicadas.
PROMEDIO GENERAL DE SATISFACCION:
BUENO 92%, REGULAR 6%, MALO 1%
RESULTADOS TOTAL
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AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD. REALIZADA A TODOS LOS PROCESOS DEL SIGC.
HALLAZGOS 82
FORTALEZAS 64
OPORTUNIDADES DE MEJORA
135
4.1. AUDITORIA DE RENOVACION ICONTEC 2014.
Durante el mes de Noviembre los días 11, 12 y 13 de noviembre el ICONTEC realizó la auditoria de renovación de la certificación bajo los criterios de la norma NTCGP100:2009 y la norma ISO9001:2008 al Sistema Integrado de Gestión y Control, como resultado se obtuvo el concepto favorable para la renovación de las certificaciones por los siguientes 3 años.
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5. SISTEMA DE INFORMACION Y GESTION DEL EMPLEO PUBLICO – SIGEP A DICIEMBRE 31 DE 2014
5.1. PORCENTAJE DE HOJAS DE VIDA VALIDADAS SERVIDORES PUBLICOS.
VALIDADAS 98%
NO VALIDADAS 2%
Se realizó continuo seguimiento de aquellos Servidores Públicos que no han validado su hoja de vida a través de correos, y oficio de fecha 8 de Septiembre de 2014 (Consecutivo Sigep-059) dirigido a la oficina de Control Interno Disciplinario donde se relacionan dichos pendientes. A pesar de la insistencia aún queda un 2% pendiente por validar su hoja de vida. Se presentaron nuevos servidores públicos vinculados en el transcurso del último trimestre, se dieron de alta 75 y de estos se validaron 68, los 7 restantes corresponden a 4 personas que ingresaron a cargos de provisionalidad y 3 no continuaron con el proceso de contratación los cuales se deben dar de baja. Cabe recordar el trabajo de seguimiento realizado por el equipo del SIGEP en cabeza de su coordinadora para lograr el cumplimiento a la norma. El porcentaje restante pendiente por validar depende única y exclusivamente de la importancia que cada Servidor Público y su
98%
2%
VALIDADAS
NO VALIDADAS
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respectiva dependencia le den al cumplimiento del Decreto 2842 de 2010 y Decreto 019 de 2012 Art. 227. En el aras de lograr que el procedimiento del SIGEP se realice a cabalidad y así cumplir con la norma (Decreto 2842 de 2010 y Decreto 019 de 2012 Art. 227), se contó el último trimestre con un nuevo refuerzo del SENA en la parte de soporte técnico, así mismo el equipo del SIGEP diseñó un plan estratégico para el trámite de liquidación de contrato en el software del SIGEP ya que por la falta de equipos el trabajo para cumplir con este trámite se hace más lento.
5.2. PORCENTAJE DE SERVIDORES PUBLICOS QUE ACTUALIZARON BIENES Y RENTAS.
Los empleados públicos que tenían pendiente por realizar la actualización de Bienes y Rentas en el SIGEP fueron reportados a la oficina de Control Interno Disciplinario (Oficio SIGEP-059 de 8 de septiembre de 2014). De estos pendientes 3 se pusieron al día con dicho trámite a pesar de la insistencia y seguimiento por parte del SIGEP desde comienzos de esta vigencia. Quedando así un 7,03% pendiente por realizar la actualización de bienes y rentas.
93%
7%
INGRESADO NO INGRESADO
INGRESADO 93,17%
NO INGRESADO 7,03%
Calle 35 N° 10 – 43 Centro Administrativo, Edificio Fase I
Carrera 11 N° 34 – 52, Edificio Fase II Conmutador: (57-7) 6337000 Fax 6521777
Página Web: www.bucaramanga.gov.co Bucaramanga, Departamento de Santander, Colombia
Proceso: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO
HUMANO
No. Consecutivo SSA 935
Subproceso: ATENCION A LA
CIUDADANIA
Código General
8200
Código de la Serie /o- Subserie (TRD)
8200-145,10
6. SISTEMA DE ATENCION AL CIUDADANO – PQRS
(Vigencia 01 de septiembre a 31 de diciembre 2014)
6.1 PRESENTACION DE RESULTADOS
6.1.1 Resultados Globales Alcaldía de Bucaramanga.
6.1.1.1. Participación de Cada Dependencia en el Total de Novedades.
DEPENDENCIA CANTIDAD DE
NOVEDAD
DESPACHO ALCALDE 68
DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA 34
EMPRESA MUNICIPAL DE ASEO DE BUCARAMANGA 5
IMEBU 5
INVISBU 3
METROLINEA 1
OFICINA DE VALORIZACION 7
OFICINA SISTEMAS-TICS 3
SECRETARIA ADMINISTRATIVA 44
SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL 9
SECRETARIA DE EDUCACION 7
SECRETARIA DE HACIENDA 12
SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA 61
SECRETARIA DE PLANEACION 26
SECRETARIA DE SALUD Y AMBIENTE 49
SECRETARIA DEL INTERIOR 56
SECRETARIA JURIDICA 2
Total 392
Calle 35 N° 10 – 43 Centro Administrativo, Edificio Fase I
Carrera 11 N° 34 – 52, Edificio Fase II Conmutador: (57-7) 6337000 Fax 6521777
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Proceso: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO
HUMANO
No. Consecutivo SSA 935
Subproceso: ATENCION A LA
CIUDADANIA
Código General
8200
Código de la Serie /o- Subserie (TRD)
8200-145,10
6.2. PROCESOS FINALIZADOS
6.2.1. Procesos generalizados.
# CASOS RADICADOS 392
# CASOS SIN RESPUESTA 47
# CASOS CERRADOS 345
68
34
5
5
3
1
7 3
44
9 7
12 61
26
49
56
2
NOVEDADES POR DEPENDENCIAS DESPACHO ALCALDE
DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA
EMPRESA MUNICIPAL DE ASEO DEBUCARAMANGAIMEBU
INVISBU
METROLINEA
OFICINA DE VALORIZACION
OFICINA SISTEMAS-TICS
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL
Calle 35 N° 10 – 43 Centro Administrativo, Edificio Fase I
Carrera 11 N° 34 – 52, Edificio Fase II Conmutador: (57-7) 6337000 Fax 6521777
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Proceso: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO
HUMANO
No. Consecutivo SSA 935
Subproceso: ATENCION A LA
CIUDADANIA
Código General
8200
Código de la Serie /o- Subserie (TRD)
8200-145,10
6.3. Participación de acuerdo al tipo de novedad y su gestión.
TIPO DE NOVEDAD SIN RESPUESTA CERRADOS TOTAL
NOVEDAD
DENUNCIA 8 47 55
ESCRIBALE AL ALCALDE 9 57 66
FELICITACIÓN 2 2
PETICION 8 97 105
QUEJA 7 52 59
QUEJA ANONIMA 4 28 32
RECLAMO 4 8 12
SOLICITUD 7 54 61
Total general 47 345 392
0 100 200 300 400
392
47
345
# CASOS CERRADOS # CASOS SIN RESPUESTA # CASOS RADICADOS
Calle 35 N° 10 – 43 Centro Administrativo, Edificio Fase I
Carrera 11 N° 34 – 52, Edificio Fase II Conmutador: (57-7) 6337000 Fax 6521777
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Proceso: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO
HUMANO
No. Consecutivo SSA 935
Subproceso: ATENCION A LA
CIUDADANIA
Código General
8200
Código de la Serie /o- Subserie (TRD)
8200-145,10
6.4. Consolidado por dependencia.
NOVEDADES POR DEPENDENCIA SIN RESPUESTA CERRADOS TOTAL
NOVEDAD
DESPACHO ALCALDE 18 50 68
DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA 34 34
EMPRESA MUNICIPAL DE ASEO DE BUCARAMANGA 5 5
IMEBU 2 3 5
INVISBU 3 3
METROLINEA 1 1
OFICINA DE VALORIZACION 1 6 7
OFICINA SISTEMAS-TICS 3 3
SECRETARIA ADMINISTRATIVA 44 44
SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL 1 8 9
SECRETARIA DE EDUCACION 1 6 7
SECRETARIA DE HACIENDA 12 12
SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA 6 55 61
17%
19%
17% 15%
8%
9%
15%
SEGUN EL TIPO DE NOVEDAD
Denuncia
Escribale al alcalde
Felicitación
Peticion
Queja
Queja Anonima
Reclamo
Solicitud
Calle 35 N° 10 – 43 Centro Administrativo, Edificio Fase I
Carrera 11 N° 34 – 52, Edificio Fase II Conmutador: (57-7) 6337000 Fax 6521777
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Proceso: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO
HUMANO
No. Consecutivo SSA 935
Subproceso: ATENCION A LA
CIUDADANIA
Código General
8200
Código de la Serie /o- Subserie (TRD)
8200-145,10
SECRETARIA DE PLANEACION 11 15 26
SECRETARIA DE SALUD Y AMBIENTE 6 43 49
SECRETARIA DEL INTERIOR 1 55 56
SECRETARIA JURIDICA 2 2
Total general 47 345 392
6.5. ANALISIS DE RESULTADOS Y OBSERVACIONES.
Los resultados del proceso de socialización y creación de la cultura de Atención al Ciudadano en los términos que refiere la ley, muestran resultados bastante positivos relacionados con la gestión comparado con los períodos anteriores.
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
100,00%
47,06%
100,00%
71,43%
100,00%
71,43%
100,00%
75,51%
96,43%
CONSOLIDADO POR DEPENDECIAS DESPACHO ALCALDE
DIRECCION DE TRANSITO DEBUCARAMANGAEMPRESA MUNICIPAL DE ASEO DEBUCARAMANGAIMEBU
INVISBU
METROLINEA
OFICINA DE VALORIZACION
OFICINA SISTEMAS-TICS
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL
SECRETARIA DE EDUCACION
SECRETARIA DE HACIENDA
SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA
SECRETARIA DE PLANEACION
Calle 35 N° 10 – 43 Centro Administrativo, Edificio Fase I
Carrera 11 N° 34 – 52, Edificio Fase II Conmutador: (57-7) 6337000 Fax 6521777
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Proceso: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO
HUMANO
No. Consecutivo SSA 935
Subproceso: ATENCION A LA
CIUDADANIA
Código General
8200
Código de la Serie /o- Subserie (TRD)
8200-145,10
Los meses de diciembre presentan retardos en el manejo de los casos, debido a la falta de contratistas que entreguen los informes durante este lapso de tiempo.
El nivel de percepción en la satisfacción del usuario mejoró notablemente.
Calle 35 N° 10 – 43 Centro Administrativo, Edificio Fase I
Carrera 11 N° 34 – 52, Edificio Fase II Conmutador: (57-7) 6337000 Fax 6521777
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Proceso: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO
HUMANO
No. Consecutivo SSA 935
Subproceso: ATENCION A LA
CIUDADANIA
Código General
8200
Código de la Serie /o- Subserie (TRD)
8200-145,10
7. RECURSOS FISICOS
Al subproceso de Recursos Físicos, le corresponde velar por el buen funcionamiento de las plantas físicas donde funcionan los diferentes programas de la Administración Central Municipal, al igual que el mantenimiento de los vehículos que componen el parque automotor de la Administración Municipal; el monitoreo del edificio CAM Fase I, es también parte fundamental de este sub proceso. Para el desarrollo de las diferentes acciones dentro del último trimestre de la vigencia 2014 se realizaron varias actividades para el mantenimiento de las plantas físicas a fin de brindar mejor calidad al ambiente de trabajo.
Se realizó el mantenimiento preventivo y correctivo a los ascensores de la Fase I
Se inició el proceso de compra de un ascensor para la Fase II a fin de remplazar los existentes ya que están obsoletos y causan malestar a la comunidad
Se dio mantenimiento preventivo a los transformadores de las subestaciones eléctricas del CAM Fase I y CAM Fase II, encontrando que el aceite se encuentra en buen estado.
Se cambió la Transferencia de la sub estación de la fase I, la cual venia presentando problemas
Se realizó la compra del aire acondicionado para el cuarto de la UPS- de la Fase I y se puso en funcionamiento el aire del cuarto de la UPS de la Fase II
Se realizó higienización y sanitización al interior de los ductos del sistema de aire acondicionado del Centro Administrativo Municipal fase I y II.
Al chiler y las diferentes manejadoras del sistema de aire acondicionado se les brindo mantenimiento preventivo y correctivo.
Se atendieron las emergencias por inundación en las diferentes dependencias donde se presentó este problema.
7.1. MANTENIMIENTO PARQUE AUTOMOTOR Para el parque automotor – automóviles y motocicletas - se realizó a través de un contrato el mantenimiento preventivo y correctivo, cambio de llantas.
Calle 35 N° 10 – 43 Centro Administrativo, Edificio Fase I
Carrera 11 N° 34 – 52, Edificio Fase II Conmutador: (57-7) 6337000 Fax 6521777
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Proceso: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO
HUMANO
No. Consecutivo SSA 935
Subproceso: ATENCION A LA
CIUDADANIA
Código General
8200
Código de la Serie /o- Subserie (TRD)
8200-145,10
7.2. ACTIVIDADES ATENDIDAS
A partir del 9 de diciembre el personal operativo quedo sin contrato por tanto no fue posible atender todas las solicitudes presentadas oportunamente. Sin embargo a continuación me permito mostrar un cuadro resumen de las órdenes atendidas durante el trimestre.
SERVICIO OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
ELECTRICIDAD 27 27 14
PLOMERIA 10 3 6
MANTENIMIENTO 23 16 11
CARPINTERIA 14 7 4
SOLDADURA 7 4 5
TOTAL 81 57 40
En cuanto a la parte administrativa, dentro de las funciones de esta dependencia está el pago de los servicios públicos de los bienes que posee la Alcaldía, las cuotas solidarias de los Centros Comerciales donde la Administración Municipal es propietaria de locales. Estos se encuentran al día de acuerdo a las facturas recibidas a 31 de Diciembre de 2014.
7.3. EVIDENCIA DE RECURSOS FISICOS
Calle 35 N° 10 – 43 Centro Administrativo, Edificio Fase I
Carrera 11 N° 34 – 52, Edificio Fase II Conmutador: (57-7) 6337000 Fax 6521777
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Proceso: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO
HUMANO
No. Consecutivo SSA 935
Subproceso: ATENCION A LA
CIUDADANIA
Código General
8200
Código de la Serie /o- Subserie (TRD)
8200-145,10
MANTENIMIENTO AL CHILER
LIMPIEZA, HIGIENIZACIÓN Y SANITIZACIÓN DE DUCTOS DE AIRE ACONDICIONADO
Calle 35 N° 10 – 43 Centro Administrativo, Edificio Fase I
Carrera 11 N° 34 – 52, Edificio Fase II Conmutador: (57-7) 6337000 Fax 6521777
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Proceso: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO
HUMANO
No. Consecutivo SSA 935
Subproceso: ATENCION A LA
CIUDADANIA
Código General
8200
Código de la Serie /o- Subserie (TRD)
8200-145,10
JORNADA DE ASEO EN EL PARQUEADERO
MANTENIMIENTO A SUB ESTACION FASE I
Calle 35 N° 10 – 43 Centro Administrativo, Edificio Fase I
Carrera 11 N° 34 – 52, Edificio Fase II Conmutador: (57-7) 6337000 Fax 6521777
Página Web: www.bucaramanga.gov.co Bucaramanga, Departamento de Santander, Colombia
Proceso: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO
HUMANO
No. Consecutivo SSA 935
Subproceso: ATENCION A LA
CIUDADANIA
Código General
8200
Código de la Serie /o- Subserie (TRD)
8200-145,10
CAMBIO DE TRANSFERENCIA
Calle 35 N° 10 – 43 Centro Administrativo, Edificio Fase I
Carrera 11 N° 34 – 52, Edificio Fase II Conmutador: (57-7) 6337000 Fax 6521777
Página Web: www.bucaramanga.gov.co Bucaramanga, Departamento de Santander, Colombia
Proceso: GESTION ADMINISTRATIVA Y DEL TALENTO
HUMANO
No. Consecutivo SSA 935
Subproceso: ATENCION A LA
CIUDADANIA
Código General
8200
Código de la Serie /o- Subserie (TRD)
8200-145,10
8. ALMACEN GENERAL
Vigencia: 31 de agosto al 31 de diciembre de 2014
Las labores realizadas por el Almacén General se pueden resumir en las siguientes acciones:
Entrada de bienes muebles: se hicieron en el periodo de tiempo mencionado sesenta y
siete (67) ingresos al sistema SABS producto de distintos contratos que implican
suministros de bienes muebles.
Entrega de bienes de consumo en la bodega de almacén: el día 14 de noviembre de
2014 se inició la ejecución del contrato 417 de 2014 para suministro de papelería y
útiles de oficina, que ha permitido abastecer a las dependencias de la administración.
Así mismo el día 27 de agosto de 2014 se inició la ejecución del contrato 276 de 2014
para suministros de tintas y tóneres.
Programa de seguros de la entidad: se realizó un (1) comité de seguros el día 17 de
diciembre de 2014 donde se revisó el estado de avance del trámite de cada siniestro
pendiente.
Cordialmente,
JAIME ORDOÑEZ ORDOÑEZ
Secretario Administrativo Alcaldía de Bucaramanga