Informe de segumiento 2012-final - univalle.edu.co

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Consejo Superior

Ubeimar Delgado Gobernador del Valle del Cauca Alejandro Larreamendy Joerns Representante del Presidente de la República Javier Botero Álvarez Delegado de la Ministra de Educación Nacional Oscar Rojas Rentería Representante de los Ex - Rectores Alfredo Carvajal Sinisterra Representante del Sector Productivo Elly Burckhardt Representante de los Egresados Darío Henao Restrepo Representante Directivos Académicos Henry Alberto Mosquera Representante Profesoral Luis Fernando Potosí Guzmán Representante Estudiantil Luis Alberto Herrera Ramírez Secretario General Iván Enrique Ramos Calderón Rector

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Ángela María Franco Calderón Jefe Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Ludmila Medina Monroy Coordinadora Área de Análisis Institucional Diana Victoria Abella Echeverri Profesional Contratista en Riesgos

El contenido de este documento puede reproducirse total o parcialmente citando la fuente. Consúltelo en http://planeacion.univalle.edu.co Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Ciudad Universitaria Meléndez Edificio 301- Oficina 3016 3er. Piso Tel – Fax: 321 22 23 Cali, Colombia Junio de 2013

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INTRODUCCIÓN Durante el año 2012 se llevó a cabo la aplicación del modelo MITIGAR UV que permitió identificar las amenazas, vulnerabilidades y controles existentes para cada uno de los trece procesos de la Universidad, obteniéndose la Matriz y el Mapa de Riesgos Institucional que contiene los Riesgos Institucionales identificados durante las reuniones colectivas y los Riesgos Propios identificados por cada unidad académico administrativa. El proceso de aplicación del modelo se llevó a cabo en dos etapas, en la primera etapa se identificaron las amenazas y vulnerabilidades de los procesos por medio de 14 reuniones colectivas en las que participaron 184 funcionarios líderes e integrantes de procesos y subprocesos y los representantes de las Facultades, Institutos Académicos y Regionalización. En la segunda etapa se realizó el trabajo individual en cada una de las dependencias para identificar los riesgos propios, valorar el riesgo y determinar su plan de manejo del riesgo. Se identificaron 65 amenazas, 142 vulnerabilidades, 590 acciones y 511 indicadores para tratar los riegos. En Riesgo Extremo se valoraron 15 amenazas y 20 vulnerabilidades, en Riesgo Alto fueron valoradas 35 amenazas y 58 vulnerabilidades, en Riesgo Moderado se valoraron 32 amenazas y 55 vulnerabilidades y en Riesgo Bajo fueron valoradas 8 amenazas y 9 vulnerabilidades. Por categorías se identificaron 35 amenazas y 84 vulnerabilidades en la categoría sociocultural, en la categoría humana se identificaron 15 amenazas y 27 vulnerabilidades, en la categoría política pública y económica se identificaron 14 amenazas y 30 vulnerabilidades y en la categoría socionatural se identificó 1 amenaza y 1 vulnerabilidad. El seguimiento y evaluación al Plan de Riesgos 2012 se realizó con fecha de corte a Diciembre de 2012, en este las unidades presentaron los avances en la ejecución de 502 acciones (353 con fecha programada 2012), revaloraron 52 riesgos, definieron 21 nuevas vulnerabilidades y 6 nuevas amenazas (incluidos los riesgos de corrupción identificados en abril), eliminaron 4 amenazas y 5 vulnerabilidades., quedando para el año 2013 un plan de riesgos conformado por 541 acciones. En cuanto al porcentaje de logro en la ejecución de las acciones programadas para el 2012 se obtuvo 245 acciones con porcentaje de logro igual o superior al 80%, 48 acciones con porcentaje de logro inferior al 80%y 60 acciones con porcentaje de logro del 0%. Una vez revalorado el riesgo para el 2013 las unidades se propusieron llevar a cabo 541 acciones, cabe anotar que algunas unidades cumplieron sus acciones pero no revaloraron el riesgo, por lo tanto, estas seis vulnerabilidades (20.4, 44.1, 45.1, 48.1, 56.1, 57.1) no serán tenidas en cuenta para el 2013. Para cualquier información adicional o detalle, por favor remítase a la Matriz de Riesgos de Seguimiento 2012 que se encuentra ubicada en el siguiente enlace: http://paginasweb.univalle.edu.co/~planeacion/Analisis/Riesgos/Documentos_trabajo/2012/2012_Riesgos_Seguimiento.pdf.

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SIGLAS UTILIZADAS ASCUN – Asociación Colombiana de Universidades CAN – Comunidad Andina de Naciones CNA – Consejo Nacional de Acreditación CREE – Impuesto sobre la renta para la equidad DABS – División de Administración de Bienes y Servicios DACA – Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica DARA – División de Admisiones y Registro Académico DEEC- Dirección de Extensión y Educación Continua DINTEV – Dirección de Nuevas Tecnologías y Educación Virtual VRAC - Vicerrectoría Académica FAI – Facultad de Artes Integradas GICUV – Sistema de Gestión Integral de Calidad ICONTEC – Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación IEP – Instituto de Educación y Pedagogía IES – Instituciones de Educación Superior MEN – Ministerio de Educación Nacional OEA – Organización de Estados Americanos OITEL – Oficina de Informática y Telecomunicaciones OPDI - Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional SCAB – Sección de Compras y Administración de Bienes SUE – Sistema Universitario Estatal TCE – Tiempo Completo Equivalente TIC – Tecnologías de la Información y las Comunicaciones UE – Unión Europea VBU – Vicerrectoría de Bienestar Universitario VRAC- Vicerrectoría Académica VRAD – Vicerrectoría Administrativa VRIN – Vicerrectoría de Investigaciones

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Procesos Misionales

PROCESO: FORMACIÓN

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 3. Falta de voluntad política para comprometerse con la financiación adicional que requiere la educación superior.

3.3 El 99,9% de los docentes en las sedes regionales son hora cátedra y tienen vinculación por Fundaciones que son entidades jurídicas diferentes a la Universidad.

Desde la Dirección de Regionalización, se elaboró una propuesta para la Seccionalización que incluye la vinculación de docentes en las Sedes Regionales. Esta propuesta fue presentada y será utilizada por la División Financiera como insumo en el análisis para vinculación. En cuanto al seguimiento a las acciones llevadas a cabo por la comisión de seccionales, se ha avanzado en la propuesta de Seccionales que será presentada en el año 2013. Esta comisión cuenta con la participación de miembros del Consejo Académico y Consejo Superior. Asimismo, en la reunión del Consejo Superior realizada en el mes de diciembre de 2012 se discutió el tema de las seccionales.

La acción fue eficaz para la Vicerrectoría Académica, sin embargo en la Sede Zarzal el riesgo continúa con igual valoración hasta la aprobación del nuevo modelo para Regionalización.

3.4 La congelación de la planta profesoral y administrativa no permite un crecimiento armónico de la oferta.

Se aprobó, mediante Resolución del Consejo Superior No.029 de Julio 6 de 2012, la ampliación de la planta de cargos de empleados públicos docentes de 915 TCE a 990 TCE. Adicionalmente, la Facultad de Salud entregó un informe con el análisis del estado de la planta docente de una de sus unidades académicas, aclarando que este estudio no garantiza el aumento de la planta docente principalmente en las áreas ya existentes que tienen déficit de docentes.

La acción fue eficaz para la Facultad de Salud, y no eficaz para la Vicerrectoría Académica. Es importante mencionar que la Facultad de Humanidades solicitó eliminar la amenaza y la vulnerabilidad de su matriz de riesgos porque la acción no es de su competencia.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 4. Tendencia a la globalización y masiva competencia de otras universidades nacionales e internacionales que abre espacios de formación por fuera de la Universidad.

4.1. Inexistencia de una política para incorporar las TIC en los procesos educativos que considere ofertas de programas no presenciales.

Se elaboró el Plan Estratégico de Incorporación de TIC en los procesos educativos de la Universidad del Valle, el cual se encuentra en proceso de socialización y aprobación por parte de la Rectoría y la Vicerrectoría Académica. Se realizaron seis capacitaciones, de las cuales cuatro fueron en uso del campus virtual, una en manejo seguro de la información y una en utilización de software libre. Además, se realizaron nueve reuniones de divulgación de las capacitaciones promovidas por la DINTEV y se contó con la participación de docentes en las capacitaciones para los nuevos docentes programadas por la DACA.

Las acciones fueron eficaces para dos unidades y no eficaces para tres unidades. Es importante mencionar que la Facultad de Ciencias de la Administración no llevó a cabo la acción.

4.2. Normatividad desactualizada (Reglamento Estudiantil de pregrado y posgrado, Asignación Académica, resolución de asistencia de docencia a posgrado como estímulo para iniciar desde el primer semestre) con respecto a los procesos actuales.

Se ha avanzado en el Comité Central de Currículo en la discusión de la propuesta de modificación del Reglamento Estudiantil de Pregrado, el cual se espera sea presentado a la comisión del Consejo Académico. En cuanto a la actualización del Reglamento Estudiantil de Posgrado, no hay avances en la discusión de la propuesta por estar asociada al sistema de posgrados.

Las acciones fueron eficaces para dos unidades y no eficaces para una unidad.

4.3. Deficiencia en estrategias de promoción y divulgación de la

Se han realizado avances en las acciones propuestas por las unidades para promocionar y divulgar la oferta académica de posgrado, como son: El estudio de mercado realizado por la Sede Pacífico que le permitió presentar documentos para solicitar la

Las acciones realizadas fueron eficaces para cuatro unidades y no eficaces para cinco unidades.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones oferta académica especialmente del posgrado.

extensión de posgrados en Buenaventura. Los encuentros de egresados realizados por la Sede Palmira para tres de sus programas académicos y la elaboración del Brief publicitario de la Sede. La contratación del diseño del portafolio de posgrados de la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas. Se establecieron acciones de promoción y mercadeo de los programas de pregrado y posgrado de la Facultad de Ingeniería. Se realizaron las actualizaciones a la página web del Instituto de Psicología de acuerdo con los eventos realizados, además se está trabajando en darle mayor participación de los egresados del Instituto, para lo cual se cuenta con una base de datos manejada a través de la Oficina de Extensión. Se realizó la divulgación de la oferta de la Facultad de Humanidades a través de un trabajo articulado entre las unidades académicas, la Oficina de Extensión de la Facultad y la OPDI en los diferentes medios electrónicos e impresos dentro y fuera del campus, principalmente la página web de la Universidad y la página web de la Facultad. Se realizó el primer Encuentro de Egresados de la Facultad de Artes Integradas.

4.4 Dependencia de las Facultades e Institutos en la toma de decisiones con respecto al ofrecimiento de la oferta académica de las sedes.

Se realizó seguimiento a las reuniones llevadas a cabo por la Comisión de Seccionales para avanzar en la propuesta del nuevo modelo de Regionalización que será presentada en el año 2013. Esta comisión cuenta con la participación de miembros del Consejo Académico y Consejo Superior. Asimismo, las Facultades e Institutos realizaron reuniones con los Directores de las Sedes para la revisión de la oferta de los programas académicos en las Sedes.

Las acciones realizadas fueron eficaces para dos unidades y no eficaces para tres unidades. Es importante mencionar que la Sede Zarzal considera que el riesgo continúa con igual calificación hasta que sea definido el nuevo modelo para Regionalización.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 4.5. Ausencia de formación en segunda lengua, TIC, liderazgo, emprendimiento y vida laboral.

Se llevaron a cabo 21 acciones para tratar la vulnerabilidad identificada, dentro de las que se encuentran: Un taller de bilingüismo ofrecido a los docentes vinculados al área de inglés en las Sedes del Norte del Valle. Una capacitación en campus virtual ofrecido a los docentes del programa Agroambiental de la Sede Caicedonia. Un ciclo de conferencias sobre emprendimiento y formación exportadora, tres talleres sobre preparación para la vida laboral y una capacitación en TIC para los estudiantes de la Sede Cartago. Un taller para la formulación de planes de negocio dirigido a los estudiantes de la Sede Pacífico. Un conversatorio de inglés para el fortalecimiento de la formación en segunda lengua, una conferencia sobre procesos de selección, la inducción e inscripción al servicio público de empleo dictado por el SENA, la identificación y contacto con las empresas de la zona en las que los estudiantes de la Sede pueden realizar sus prácticas profesionales, la asesoría brindada a los estudiantes que tienen una idea de negocio y desean ajustarla a un modelo determinado (fondo emprender, MGA, etc.), la identificación y análisis de las fuentes de financiación de proyectos (públicas y privadas), las asesorías realizadas a los estudiantes que deseen conocer cómo funciona la bolsa de valores y como pueden invertir en ella, las charlas realizadas sobre emprendimiento en los distintos salones de la Sede, la realización de actividades para el fortalecimiento del grupo de estudio finanzas de inversión (GEFI) y la creación del Centro de Emprendimiento y Desarrollo (CEDES) de la Sede Tuluá. La oferta de cursos que orientan al futuro egresado al emprendimiento y preparación para la vida profesional, la creación de la asignatura de liderazgo en salud. La elaboración de un estudio con cada una de las asignaturas ofrecidas en el Instituto de Psicología, en las que se cuantificó el número de artículos y/o libros sugeridos en segunda lengua.

Las acciones realizadas fueron eficaces para cinco unidades y no eficaces para tres unidades.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 4.7. Deficiencia en la formación de competencias laborales para el desarrollo como seres productivos.

Se diseñó un programa de inserción laboral desde la Oficina de Extensión de la Sede Buga.

La acción fue eficaz.

4.8. Inexistencia de una política para incorporar las TIC en los procesos educativos que facilite los procesos de formación.

Se realizó capacitación en campus virtual para los docentes del programa Agroambiental de la Sede Caicedonia.


4.9. Deficiencia en estrategias de promoción y divulgación de la oferta académica especialmente del pregrado.

Se realizaron cuatro visitas a los colegios para la promoción de la oferta académica de la Sede, sin embargo, una de las acciones propuesta no se llevó a cabo por considerar que no es necesario contar con una revista institucional para divulgar la oferta académica de pregrado dado que no siempre se ofrecen todos los programas académicos, y aunque semestralmente se realiza la promoción y divulgación de los programas que se deciden ofertar, esta se realiza a través de la página web y plegables.


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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 5. Imagen negativa de la Universidad ante ciertos sectores de la sociedad

5.1. Falta de estrategias de promoción de la imagen de la Universidad que contrarresten la percepción de los aspirantes frente a supuestos por situaciones de anormalidad académica y orden público que puedan afectar su proceso formativo en los tiempos previstos.

Se realizó la actualización de la página web de la Facultad de Salud con datos de registros calificados, SNIES y certificaciones de calidad de la Universidad. Se llevaron a cabo acciones de promoción y mercadeo de los programas de pregrado y posgrado de la Facultad de Ingeniería, y se está realizando una recopilación del informe adicional sobre las necesidades del medio en estos programas. Se promovieron diferentes eventos como Congresos de Estudiantes, ciclo de conferencias y debates a través de las unidades académicas de la Facultad de Humanidades, además, se realizó la Feria del Libro del Pacifico, la cual es gestionada a través de la Decanatura de la Facultad. Estas actividades han sido difundidas por medio de las carteleras o por el Boletín Virtual Informa Humanidades Univalle. También cuentan con difusión en los programas del Canal Universitario y canales regionales. Por su parte el periódico La Palabra cuenta con la edición especial de esta Feria y además en su programación divulga eventos académicos y culturales ofrecidos por la Facultad.

Las acciones realizadas fueron eficaces para dos unidades académicas y no eficaces para una unidad.

6. Cambios en la reglamentación relacionada con los exámenes de Estado.

6.1. Dependencia de los resultados de los exámenes de Estado para el ingreso a los programas académicos.

Se solicita al ICFES, previamente a cada examen de estado, la información sobre los cambios que se adelantaran en la estructura y presentación de los resultados, es importante mencionar que en las tres últimas aplicaciones no han realizado cambios. Asimismo, la Universidad del Valle hace parte del convenio firmado por el ICFES con varias universidades, que busca dentro de sus objetivos, mejorar el sistema de evaluación para apoyar la gestión de las Instituciones de Educación Superior en sus procesos de admisión. Además, se invitó a la Dependencia de Admisiones de la Universidad de Antioquia, para compartir su estrategia de admisión. Esta información fue analizada en el Comité Central de Currículo y se está a la espera de otros estudios sobre procesos de admisión para tomar una

Las acciones realizadas fueron eficaces para una unidad y no eficaces para otra unidad. Es importante mencionar que la Facultad de Ciencias de la Administración solicitó eliminar el riesgo de su matriz de riesgos.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones decisión. En cuanto a las unidades académicas, estas se ajustan a lo que cada una considera es pertinente para sus candidatos.

39. Aumento de la exigencia del entorno en las competencias profesionales.

39.1. Deficiente infraestructura y planta física para atender la demanda académica.

Se enviaron cuatro comunicaciones dirigidas a la Rectoría y la Oficina Jurídica con información referente a la invasión del lote de la Sede Buga.

Las acciones realizadas no fueron eficaces.

47. Falta de voluntad política para comprometerse con la donación de los Laboratorios Integrados para la Sede Caicedonia.

47.1. Incremento en los costos de los programas académicos que deben realizar prácticas de laboratorio.

El Concejo Municipal de Caicedonia otorgó mediante acuerdo, la donación de los laboratorios integrales a la Sede, para lo cual se están realizando adecuaciones con recursos financieros de la misma.

La acción fue eficaz

PROCESO: INVESTIGACIÓN Y GENERACIÓN DE CONOCIMIENTO

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 11. Tendencia a la globalización y masiva competencia por recursos financieros, de otras universidades nacionales e internacionales y otros espacios de investigación por fuera

11.1. Falta de diversificación de la búsqueda de fuentes de recursos externos para investigación.

Se elaboró la propuesta para la nueva estructura de la Vicerrectoría de Investigaciones que permita responder a las necesidades del entorno cambiante, incluidos la diversificación de fuentes y formas de financiación, pero aún no se ha puesto en funcionamiento. En cuanto a las acciones propuestas por las unidades académicas, en la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas se identificaron algunas fuentes de financiación por programas académicos como el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, COLCIENCIAS, Banco de la


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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones de la Universidad. República, Fundación MAZDA. En la Facultad de Ingeniería se

elaboraron seis informes para convocatorias de financiación de proyectos. En el Instituto de Psicología se presentó un proyecto con diferentes fuentes de financiación. Respecto a las Sedes, la Sede Caicedonia no logró canalizar recursos externos nacionales e internacionales para proyectos de investigación. La Sede Cartago no tuvo proyectos para presentar en las convocatorias pero realizó una alianza estratégica con el programa de Trabajo Social de la Sede Zarzal y la coordinación de investigación de la Sede Caicedonia. La Sede Norte del Cauca está construyendo un proyecto por financiación externa (Proyecto SPA).

11.2. Falta de vigilancia del entorno.

Se elaboró la propuesta para la nueva estructura de la Vicerrectoría de Investigaciones que permita responder a las necesidades del entorno cambiante mediante su monitoreo sistemático, pero aún no se ha puesto en funcionamiento. En cuanto a las acciones propuestas por las unidades académicas, la Facultad de Ingeniería elaboró seis informes a partir de la identificación de las fuentes de financiación para la presentación de proyectos. En la Facultad de Artes Integradas no se analizaron minuciosamente las convocatorias externas por falta de una persona encargada de esta tarea en específico. Respecto a las Sedes, la Sede Caicedonia no logró aplicar a las convocatorias nacionales e internacionales en proyectos de investigación. La Sede Norte del Cauca envió por correo electrónico a docentes y directivos, la información sobre tres convocatorias pertinentes para la participación de la Sede, además se realizaron convocatorias para eventos de carácter científico con componente de investigación. La Sede Palmira asignó un monitor de tiempo completo para la

Las acciones realizadas fueron eficaces para una unidad y no eficaces para siete unidades.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones Coordinación de Investigación para fortalecer los proyectos investigativos.

11.3. Falta de planeación a largo plazo de los grupos de investigación que permita identificar las tendencias del entorno, los aliados estratégicos y las formas de asociación con grupos pares.

Se está realizando, desde la Vicerrectoría de Investigaciones, la formulación de las acciones para la implementación de la nueva Política de Investigación y Producción Intelectual en las Ciencias, las Artes, las tecnologías y la innovación de la Universidad del Valle, aprobada mediante la Resolución del Consejo Superior No. 027 de julio 6 de 2012. Se realizó convocatoria para participar en el Simposio de Investigaciones de la Facultad de Ingeniería, pero se tuvo poca asistencia al evento. Se elaboró el Informe de gestión del Plan de Acción de dos grupos de investigación de la Facultad de Salud. En la Facultad de Artes Integradas, los grupos de investigación realizan las alianzas a motu proprio sin pasar por el Comité de Investigaciones, dado que los grupos conocen el entorno y pueden identificar el aliado específico. En la Sede Cartago se han realizado reuniones y jornadas de trabajo para la estructuración de los semilleros y los planes de trabajo. En la Sede Pacífico se está revisando la propuesta para la creación del Comité de Investigaciones de la Sede, en el cual se formulará el Plan Estratégico para el grupo de investigación.

Las acciones fueron eficaces para dos unidades y no eficaces para seis unidades. Es importante mencionar que la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas no ejecutó completamente las acciones propuestas.

11.4. Baja capacidad competitiva y de productividad en la región.

Desde la Sede Tuluá se propusieron cinco proyectos de investigación conducentes a mejorar la calidad de vida de la comunidad en general, dentro de los que se encuentran: La Red social para la anotación semántica de imágenes médicas, el Edificio inteligente domótico, la Construcción de cultura ciudadana en los espacios públicos: Sistematización de una experiencia de intervención social, la Descripción del sector empresarial del municipio de Tuluá, el Robot inalámbrico con inteligencia artificial y visión de máquina.


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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 11.5. Las sedes no tienen autonomía sobre el desarrollo de los procesos de investigación para la participación en convocatorias internas y externas.

Se está gestionando desde el Comité de Investigaciones de la Dirección de Regionalización y ante la Vicerrectoría de Investigaciones, el reconocimiento de la investigación directa de las Sedes y la participación de los docentes con diferentes propuestas de investigación en las convocatorias que permitan acceder a financiación para fortalecer la investigación en las Sedes. En la convocatoria 2012 para Sedes regionales, los docentes tiempo completo de la Sede Tuluá lograron realizar su papel como investigadores principales y los docentes hora cátedra como coinvestigadores.

La acción realizada por parte del Comité de Investigación de la Dirección de Regionalización fue eficaz.

12. Falta de pares evaluadores para realizar las revisiones a los proyectos de investigación a todo nivel.

12.1. Falta de oportunidad en la evaluación de proyectos de investigación de alto costo.

Se permitió a nivel institucional, la creación de un banco de Pares Evaluadores en áreas específicas separado de Colciencias, sin embargo según la Facultad de Artes Integradas hay algunas áreas en el país que tienen muy pocos especialistas y además los profesores de la facultad no son suficientes para la totalidad de pares evaluadores necesarios. El Instituto de Psicología cuenta con 11 docentes nombrados que están inscritos como pares evaluadores ante Colciencias. Adicionalmente, se llevaron a cabo reuniones con diferentes grupos de investigación de la Facultad de Ingeniería y se aportó a la discusión sobre el modelo de medición de grupos de investigación de Colciencias, realizada en el Comité Central de Investigaciones.

Las acciones fueron eficaces para dos unidades y no eficaces para dos unidades.

12.2. Parálisis parcial o total de los procesos investigativos.

La acción está siendo realizada por el Comité de Investigación de la Dirección de Regionalización ante la Vicerrectoría de Investigaciones pero no se ha socializado la programación de los talleres para la formación de pares evaluadores de Colciencias.

Se mantiene la valoración del riesgo para el Plan de Riesgos 2013.

13. Más rápido crecimiento de la investigación, generación de conocimiento y

13.1 Insuficiente número de profesores de planta dedicados a la investigación.

Se incrementaron en un 9% las horas asignadas por los docentes del Instituto de Psicología a la investigación con respecto al año 2011. Se vinculó a una docente con funciones relativas a la investigación en el programa de Contaduría de la Sede Cartago.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones producción científica en otras entidades de educación superior.

13.2. Poca participación de los avances investigativos y la producción intelectual de la Universidad.

Las acciones de capacitación en temas relacionados con la Investigación están siendo gestionadas por el Comité de Investigación de la Dirección de Regionalización ante la Vicerrectoría de Investigaciones.

Se reduce la valoración del riesgo porque la Sede Tuluá hace parte de la Red Regional de semilleros, a través de la cual se están afianzando las relaciones y los conocimientos entre las diferentes Universidades que hacen parte de la Red.

14. La forma de financiación del SNCTI a través de las regalías que favorece la politización de los recursos.

14.1. Deficiente financiación para proyectos de investigación en ciencias básicas, humanas, sociales y artes.

Se participó en siete espacios de discusión de la nueva política de CT+I en relación con la financiación de la investigación, tales como: Tres eventos organizados por ASCUN, tres eventos organizados por COLCIENCIAS y un evento organizado por MEN-ASCUN. Es importante mencionar que el Rector de la Universidad fue designado como miembro del Consejo Asesor de Ciencia, Tecnología e Innovación. Se elaboraron seis informes a partir de la identificación de fuentes de financiación para la presentación de proyectos de investigación en la Facultad de Ingeniería. Se hizo socialización en la Sede Pacífico, de la convocatoria interna para proyectos de investigación Sedes Regionales vigencia 2013. Se propusieron cuatro proyectos en las áreas de beneficio regional en la Sede Tuluá, como son: Implementación del centro de investigación interinstitucional centrovallecaucana CEICEV, fortalecimiento del emprendimiento social y empresarial para la región central del Valle del Cauca, el proyecto sobre experiencias de violencia vividas por hombres víctimas de maltrato por parte de su cónyuge en el centro y norte del

Las acciones realizadas fueron eficaces para una acción y no eficaces para cuatro unidades. Es importante mencionar que la Sede Yumbo no llevó a cabo la acción.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones Valle: "las nuevas masculinidades", y el proyecto sobre la vida útil del colorante bixina en polvo extraído por vía enzimática (α-amilasa) a partir de la semilla de achiote variando condiciones de secado (temperatura, flujo de aire y humedad relativa). En el Instituto de Psicología se divulgan las convocatorias a través del Comité Central de Investigaciones, el cual informa al Comité de Maestría y se publica en la página web del Instituto de Psicología, además se envía un correo a todos los docentes informando sobre las convocatorias.

15. Deficiente Política pública para el fomento de la internacionalización de las universidades.

15.1 Falta una política de internacionalización para la Universidad.

Se aprobó el documento de motivos y propuesta de Resolución que establece la Política de Internacionalización de la Universidad del Valle para presentación en el Consejo Académico.

La acción realizada por la Vicerrectoría de Investigaciones no fue eficaz. Es importante mencionar que la Facultad de Ingeniería no llevó a cabo la acción.

56. Posibilidad de pérdida y/o filtración de información confidencial generada en el desarrollo de procesos de Investigación, desarrollo e innovación.

56.1. Falta de un protocolo adecuado para la custodia de la información confidencial que se genera en los procesos de propiedad intelectual.

Se encuentra en proceso de elaboración el protocolo para la cadena de custodia de los documentos e información confidencial que se genera en los procesos de propiedad intelectual. Actualmente se está construyendo el sitio adecuado para la conservación de los documentos.

La acción no fue eficaz.

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PROCESO: EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 20. Grupos externos e internos que propulsan una agenda de desestabilización de la Universidad.

20.1 Dificultades para prevenir y conjurar las acciones de hecho internas y los disturbios de orden público que se presentan en el campus.

Se realizaron actividades tendientes a fomentar el sentido de pertenencia de la comunidad universitaria como la bienvenida a los estudiantes de primer semestre de la Escuela de Arquitectura y el curso de Autocrecimiento y Desarrollo para estudiantes de primer semestre de la Escuela de Arquitectura. Se han buscado otros espacios para el desarrollo de las actividades de extensión de la Facultad de Humanidades y la Facultad de Ingeniería aunque no tuvo necesidad de hacer el plan alterno de logística, tiene un plan “B” y siempre prevé que pueda ocurrir un hecho que no permita la realización del evento en el campus universitario.

Las acciones realizadas fueron eficaces.

26. Surgimiento de otras instituciones educativas a nivel regional, nacional e internacional, con ofertas educativas con desarrollos tecnológicos que las hacen más atractivas a los usuarios.

26.1 La reglamentación existente no estimula la gestión de la participación de los docentes y empleados en los programas de extensión y educación continua.

Se participó desde la Facultad de Salud en la revisión y modificación de la Resolución 030 de 2007. Se realizaron ocho reuniones del Comité de Extensión de la Facultad de Artes Integradas para debatir y concertar las políticas de Extensión de la Facultad. Se trabaja en alianza con la Dirección de Extensión y Educación Continua y la Oficina de Comunicaciones de la Facultad de Humanidades para dar apoyo logístico a los cursos propuestos por las unidades académicas. Se vincularon dos docentes de la Sede Cartago a los cursos de extensión: Nivelatorio de Matemáticas y Redacción y Ortografía. Se llevo a cabo una reunión en la Sede Tuluá con los Coordinadores de Programa y tres docentes hora cátedra para socializar la Resolución 030 de 2007 e incentivar la participación de los docentes en los Programas de Extensión.

Las acciones realizadas fueron eficaces para tres unidades y no eficaces para dos unidades.

26.2 Falta de una oferta ágil, actualizada, coordinada y atractiva de extensión acorde a las necesidades del

Se realizaron desde la Dirección de Extensión y Educación Continua reuniones para organizar la oferta académica para Extensión, así como para la elaboración de propuestas de consultoría con el acompañamiento de las Unidades Académicas. Se continuó con la oferta de servicios que está realizando la Facultad de Ciencias de la Administración con la Fundación Universidad del Valle y se presentaron

Las acciones realizadas fueron eficaces cuatro unidades y no eficaces para nueve unidades. Es importante mencionar

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones entorno. 50 ofertas de extensión a la comunidad. Se avanzó en la recolección de

la información del portafolio de extensión de la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas y se está en la etapa del diseño para oficializar su publicación. Se envió comunicación vía correo electrónico a los Directores de las Unidades Académicas con el fin de revisar la oferta de extensión de la Facultad de Ingeniería. Se estableció la programación semestral de conferencias, debates, exposiciones, obras de teatro y conciertos de la Facultad de Artes Integradas con el Comité de Extensión y se ejecutaron 427 actividades. Además, la facultad ha incrementado sus actividades de extensión con el fin de impulsar debates en torno a los problemas académicos y sociales más apremiantes, para lo cual ha buscado vincular a otras entidades culturales y facultades de artes de la ciudad con programas afines. En cuanto a la Facultad de Humanidades, las unidades académicas presentan sus propuestas de extensión y se gestiona a través de la Oficina de Comunicaciones de la facultad la programación y el apoyo logístico, la cual hace gestión con la Red de Extensión de la universidad. En la Facultad de Salud, se ha fortalecido la oficina de extensión, la cual es la unidad de negocios de la faculta, sin embargo no hay claridad frente a las estrategias y mecanismos que se van a utilizar para el mercado, lo cual involucra inversión o un presupuesto exclusivo para ello. En las sedes, se elaboró el portafolio de servicios de Educación Continua de la Sede Tuluá para los años 2012 y 2013, el cual contó con el apoyo de la Dirección de la Sede, de Bienestar Universitario, de la Fundación Univalle Tuluá, de la Coordinación Administrativa y de la Secretaría Académica. Se ofrecieron cinco cursos de extensión en la Sede Cartago, sin embargo solo se llevaron a cabo dos cursos: Nivelatorio de matemáticas y Redacción y ortografía. Se vinculó a un

que la Sede Caicedonia no llevó a cabo la acción.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones profesor a la Sede Norte del Cauca para llevar a cabo las actividades de proyección social en la región y se contrató un técnico para el área de extensión y proyección social, asimismo mediante un convenio con la Cámara de Comercio de Santander de Quilichao y la Sede Norte del Cauca se realizó un sondeo sobre las necesidades del entorno en cuanto a educación continua, en el cual se determinó la pertinencia de ofrecer el diplomado de "Finanzas para no Financieros", el cual se llevó a cabo y tuvo una duración de 120 horas. Se realizó un estudio de mercado para diversificar la oferta de extensión y educación continuada de la Sede Pacífico, además se recibieron cinco propuestas de docentes de la Sede para diversificar la oferta de extensión. Se elaboró el Brief Publicitario de la Sede Palmira, el cual se encuentra en proceso de divulgación y aplicación al interior del campus universitario y en los diferentes eventos en los cuales participa la Sede. Adicionalmente y en asocio con la Cámara de Comercio de Palmira, se realizaron encuestas a las entidades adscritas a dicha entidad, para conocer las necesidades reales de educación continua, gracias a ello se programó el Diplomado en Normas Internacionales de Información Financiera – NIIF.

26.3 Ausencia de políticas institucionales de extensión que contemple los subprocesos de la extensión y proyección social (emprendimiento, egresados, educación continua, prácticas, distribución de recursos en

Se formuló y aprobó la Resolución No. 028 de Julio de 2012, por la cual se aprueban los principios, propósitos y modalidades de la proyección social y la extensión de la Universidad del Valle. A partir de la expedición de la Resolución, el Rector designará una Comisión integrada por miembros del Consejo Académico, en coordinación con la Dirección de Extensión y Educación Continua, la cual deberá elaborar una propuesta de creación de un Sistema de Proyección Social y Extensión para la Universidad del Valle, la cual deberá ser presentada a la discusión y aprobación de las instancias pertinentes. Se articularon los programas de egresados y de emprendimiento cultural de la Facultad de Artes Integradas a los programas Institucionales de Egresados y Emprendedores de la Universidad. Se revisaron las políticas internas y procedimientos del Instituto de Psicología con los programas

Las acciones realizadas fueron eficaces permitiendo reducir la valoración del riesgo. Es importante mencionar que la Facultad de Humanidades solicitó eliminar la amenaza y vulnerabilidad de su matriz de riesgos.

20

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones macroproyectos, entre otros).

institucionales de Extensión y Proyección Social de la Universidad. Se elaboró la propuesta de política de proyección social de la Sede Cartago, para ello se realizaron 13 reuniones con los coordinadores académicos en donde se realizó un análisis del desarrollo de la Extensión y proyección social de la Sede, se efectuó el diagnóstico y se elaboró la matriz DOFA.

26.4 Inexistencia de sistemas de financiación y medios de pago para que el usuario cancele actividades de extensión.

Se gestionó desde la Faculta de Salud un proceso de pago en línea para las actividades de extensión. Se realizó un convenio entre la Sede Palmira y el Banco AV Villas para el acompañamiento con préstamos aprobados para los usuarios de extensión de la Sede. Asimismo, se efectuó un estudio económico para la implementación de un Datafono en la Sede pero no es viable su implementación.

Las acciones realizadas fueron efectivas para dos unidades y no efectivas para una unidad. Es importante mencionar que la Facultad de Humanidades solicitó eliminar la amenaza y la vulnerabilidad de su matriz de riesgos.

26.5 Complejidad en el proceso administrativo para la ejecución de los recursos oportunamente.

Se recibió el informe de la Oficina de Extensión del Instituto de Psicología y se le hizo seguimiento a los procesos de planeación y ejecución de los planes de Extensión y Proyección Social de acuerdo a la asignación académica.

La acción no fue eficaz. Es importante mencionar que la Facultad de Humanidades solicitó eliminar la amenaza y la vulnerabilidad de su matriz de riesgos y la Facultad de Ingeniería no llevó a cabo la acción.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 27. Las otras instituciones invierten en el mercadeo de su oferta de extensión.

27.1 Limitación financiera para la promoción y mercadeo de las actividades de extensión de manera oportuna.

Se aprobó en la Vicerrectoría Académica, un presupuesto para el año 2013 con el fin de financiar actividades y reuniones de asesorías a las Unidades Académicas para la formulación y presentación de proyectos de consultoría. Se incluyó en el presupuesto de la Facultad de Salud el gasto en publicidad con recursos propios, se diseñará un presupuesto que permita valorarla en el tiempo. Asimismo, se realizaron actividades alternas de mercadeo a cero costo pero no hay indicadores que permitan evaluar cuál de las actividades realizadas es la más efectiva. Se llevará a cabo el proceso de convocatoria para vincular estudiantes en práctica de Comunicación Social con el fin de realizar la propuesta de mercadeo del Instituto de Psicología. La oficina de comunicaciones de la Facultad de Humanidades articula la gestión y promoción de sus programas de extensión con apoyo de la Dirección de Extensión y Educación Continua, manteniendo una oferta activa y variada que responde a las necesidades existentes. La oficina de extensión de la Facultad de Ingeniería, envía permanentemente la solicitud de apoyos de difusión a la Oficina de Comunicaciones, a Instituciones, a la Emisora de la Universidad, al programa Tercera Misión del canal UVTV y a la emisora Univalle Estéreo, también envía correos electrónicos a los egresados. En cuanto a las sedes regionales, la Sede Caicedonia reguló la producción de publicidad en Extensión mediante la adquisición, reparación y mantenimiento del plotter, este también se utilizó en otros eventos. Las Sedes Norte del Cauca y Palmira elaboraron su Brief Publicitario. La Sede Tuluá elaboró el plan de mercadeo del área de Extensión, adicionalmente a través del programa de Administración de Empresas se participó en el estudio de caracterización que realizó la Dirección de Regionalización para conocer la demanda académica de los estudiantes de las instituciones educativas tanto del área rural y urbana de la ciudad de Tuluá y para dar a conocer los servicios y los programas que oferta la Sede.

Las acciones realizadas fueron efectivas para cuatro unidades y no efectivas para cinco unidades.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 28. Algunas universidades privadas cuentan con programas de egresados que responden más rapidamente a las exigencias de su entorno.

28.1. Inexistencia de un sistema institucional de egresados.

Se ha trabajado desde diferentes dependencias como la Oficina de Comunicación y Extensión y la Vicedecanatura Académica en la consolidación de la información sobre los egresados de la Facultad de Humanidades. También se han coordinado actividades con el Programa Institucional de Egresados en el uso de la plataforma de egresados por parte de docentes y estudiantes de la Facultad. Se gestionó la comunicación a la DEEC consiguiendo asignar a la profesional de práctica y egresados de la Facultad de Ingeniería, la clave de acceso a la plataforma institucional de egresados. Asimismo, la facultad está elaborando su propia base de datos para mantener la relación con el entorno y sus egresados. Se formuló la propuesta del programa de egresados de la Facultad de Artes Integradas. Se está recogiendo la información de los egresados del Instituto de Psicología con el apoyo de la oficina de Registro Académico y de la Dirección de Extensión y de Educación Continua. Se realizó la actualización de la base de datos de los egresados en las Sedes como: Caicedonia donde se actualizó la base en un 50%, Cartago donde se actualizaron 40 fichas de los egresados y se implementó la Bolsa de Empleo, Norte del Cauca donde se realizó la actualización del 30% de la base de datos de egresados y Palmira donde se actualizó la base de datos de los egresados. Se elaboró, revisó y aprobó el programa de egresados de la Sede Pacífico y se inició la ejecución del programa con la realización del Primer Encuentro de Egresados. Se realizó el encuentro de egresados de la Sede Yumbo y se logró obtener algunos datos actualizados de los egresados que asistieron.

Las acciones realizadas fueron eficaces para tres unidades y no eficaces para ocho unidades.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 28.2. Descentralización de la información de egresados por las diferentes unidades académicas.

Se formuló desde la Dirección de Extensión y Educación Continua una propuesta para mejorar la gestión con los egresados y se participó en la constitución de una Red Nacional de oficinas de egresados de Universidades Públicas.


29. Según circular 3-2011-000063 del 18 de marzo de 2011, numeral 3 expedido por la Dirección General del SENA, "En ningún caso se podrán firmar contratos de aprendizaje para universitarios, cuando en el pensum académico se requiera una pasantía o un trabajo social, siempre debe contemplarse una práctica empresarial dentro del programa académico de obligatorio cumplimiento como materia académica y no como opcional".

29.1 Debilitamiento en la formación del estudiante al impedirse el desarrollo normal de su práctica.

Se realizaron reuniones desde la Dirección Extensión y Educación Continua con las Unidades Académicas y los Directores de programas para evaluar la situación con el SENA. Se ha realizado gestión desde la Facultad de Humanidades para fortalecer la formación del estudiante y desarrollar las prácticas en otras instituciones, para ello existen convenios con otras instituciones para práctica docente (Licenciaturas) o Práctica Profesional en Trabajo Social.

Las acciones realizadas fueron eficaces para una unidad y no eficaces para otra unidad.

29.2 Debilitamiento en las relaciones interinstitucionales.

Se han realizado consultas desde la Dirección de Extensión y Educación Continua ante el SENA sobre la posibilidad de modificar la normativa sin obtener resultados. En la Facultad de Humanidades existen las Coordinaciones de Prácticas de las unidades académicas que trabajan en conjunto con la Dirección de Extensión y Educación Continua para gestionar y formalizar los convenios con instituciones como ONG, Colegios, entidades públicas, entre otros.

Las acciones realizadas fueron eficaces para una unidad y no eficaces para otra unidad.

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PROCESO: DESARROLLO HUMANO Y BIENESTAR

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 2. Cambios en las leyes, normas y decretos que exigen un cumplimiento de tareas y funciones sin los recursos apropiados para tal fin por parte del Estado.

2.6 No se cuenta con un sistema de información integral de bienestar.

Se avanzó en el desarrollo e implementación del sistema integrado de información para todas las áreas que conforman la Vicerrectoría de Bienestar Universitario, iniciando con las Secciones de Desarrollo Humano y Promoción Socioeconómica y Restaurante Universitario. Se creó una herramienta en Excel para suministrar la información mensual de los apoyos económicos dados en salidas pedagógicas a los estudiantes de la Sede Zarzal.

Las acciones no fueron eficaces.

16. Dependencia de escenarios deportivos del municipio, instituciones educativas y voluntad política.

16.1 Carencia de escenarios deportivos y artísticos-culturales en la Sedes Regionales.

Se realizó un convenio entre la Sede Pacífico y Comfenalco Valle para la utilización por parte de la Sede de los espacios deportivos del Centro Recreacional de dicha entidad. Se construyó el aula unicultural para las actividades que desarrolla la Coordinación de Bienestar Universitario de la Sede Palmira. Se envió al IMDER la actualización del convenio entre esta entidad y la Sede Tuluá, aunque está pendiente la respuesta de la entidad, la Sede ha utilizado los escenarios deportivos que se han requerido tanto para los juegos como para las clases. Se presentó un proyecto para adecuación de escenarios deportivos para ser financiado con recursos de estampilla para el año 2013 pero no fue aprobado.

Las acciones no fueron eficaces.

17. Estudiantes de la Universidad que sobre permanecen y/o abandonan la Universidad sin obtener su título.

17.1 Insuficiente información para conocer si la aplicación de los recursos económicos de ayuda han tenido el impacto en la permanencia reglamentada.

Se avanzó en el desarrollo e implementación del sistema integrado de información para todas las áreas que conforman la Vicerrectoría de Bienestar Universitario, iniciando con las Secciones de Desarrollo Humano y Promoción Socioeconómica y Restaurante Universitario. Se realizó seguimiento telefónico a los casos de deserción y sobre permanencia académica de la Sede Norte del Cauca y se consolidó un informe sobre deserción y sobre permanencia, sin embargo el estudio no permite inferir acerca de la eficacia de la ayuda económica que ofrece la Universidad sobre la permanencia estudiantil y/o sobre-permanencia. Se realizó un estudio de deserción estudiantil en la Sede Pacífico, se identificaron los factores que inciden en la deserción y que fueron tenidos en cuenta en la formulación del plan de intervención de la Sede,

Las acciones realizadas fueron eficaces para una unidad y no eficaces para cuatro unidades. Es importante mencionar que la Facultad de Humanidades solicitó eliminar la amenaza y la vulnerabilidad de su matriz de riesgos.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones se espera iniciar la ejecución del plan en el año 2013. Se realizó seguimiento a las causas de la deserción universitaria en la Sede Palmira y se evidenció que la deserción académica por Bajo Rendimiento se debe a las falencias de los estudiantes desde el Bachillerato, por lo cual se están realizando cursos nivelatorios en Matemáticas para los estudiantes de primer semestre y se aprobó para los estudiantes de semestres superiores las monitorias en las áreas en donde presentan mayor dificultad académica.

18. Oferta y consumo de sustancias psicoactivas.

18.1 Permisividad con relación al control frente a la oferta y la demanda de sustancias psicoactivas dentro de las instalaciones de la Universidad.

Se cumplieron con las actividades programadas para el diseño e implementación del Programa Universidad Saludable de la Vicerrectoría de Bienestar Universitario, como son: La participación de la Universidad en un estudio sobre drogadicción realizado por la OEA y la UE, a los países que conforman la CAN, en el cual participación 1.100 estudiantes de la Universidad. Los resultados del estudio serán entregados en el año 2013 y a partir del cual se reforzarán las políticas para prevenir el consumo de sustancias psicoactivas en la Universidad. Asimismo, en el Plan de Mejoramiento entregado a la Contraloría Departamental denominado "Mejoramiento de la Calidad de Vida en los Campus de Meléndez y San Fernando", se establecieron acciones para prevenir el consumo de sustancias psicoactivas en la Universidad. Se identificó en la Escuela de Salud Pública de la Facultad de Salud, un trabajo de investigación sobre estilos de vida saludable. Asimismo, se implementó en un 50% la propuesta "ZOU" Zona Orientación Universitaria. En cuanto a las sedes regionales, se elaboró un documento que contiene las estrategias para la promoción y prevención del consumo de sustancias psicoactivas en la Sede Norte del Cauca. Asimismo, se realizó la charla de prevención del consumo de sustancias psicoactivas dirigida a toda la comunidad universitaria.

Las acciones realizadas fueron eficaces para dos unidades y no eficaces para una unidad.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 19. Ubicación geográfica de la Universidad en una zona de fallas geológicas, tormentas eléctricas y zonas de riesgo (deslizamiento).

19.1 Débil implementación de la política de prevención, mitigación y atención de emergencias.

Se realizaron dos planes nuevos de evacuación en el Centro Deportivo Universitario y en el edificio 333, además se efectuó un simulacro de evacuación en la Biblioteca. Se avanzó en la capacitación sobre riesgos, jornadas y simulacros de emergencia y evacuación, asimismo se contactó a la ARP para la señalización de las rutas de evacuación y la conformación del COPASO de la Sede Caicedonia. Se encuentra en revisión el documento borrador del Plan de Atención y Prevención de Emergencias de la Sede Pacífico. Se conformó la brigada de emergencias para primeros auxilios, evacuación e incendios de la Sede Tuluá con el apoyo de la ARL Positiva, además se elaboraron los planos de las subsedes y se identificaron las rutas de evacuación y los puntos de encuentro y se realizaron simulacros en las Sedes Príncipe y Villacampestre. Se estableció el programa de salud ocupacional de la Sede Yumbo con el acompañamiento de la ARL Colmena.

Las acciones realizadas no fueron eficaces. Es importante mencionar que la Sede Norte del Cauca no llevó a cabo las acciones por el traslado al campus Carvajal.

20. Grupos externos e internos que propulsan una agenda de desestabilización de la Universidad.

20.1 Dificultades para prevenir y conjurar las acciones de hecho internas y los disturbios de orden público que se presentan en el campus.

Se realizaron las actividades programadas para el diseño e implementación del Programa de Universidad Saludable y se avanzó en las actividades programadas para la elaboración y puesta en funcionamiento del Plan Estratégico de Bienestar de la Vicerrectoría de Bienestar Universitario. También se llevó a cabo la "Semana de los Derechos Humanos", durante la cual se realizaron tres foros sobre Convivencia Universitaria, Ethos Universitario y Violencia y Derechos Humanos en la Universidad. Se propiciaron espacios con la comunidad estudiantil de la Sede Pacífico para discutir los temas relacionados con las dificultades presentadas por la práctica de los juegos de azar, asimismo se fomentaron espacios para la discusión sobre la reforma a la Ley 30. La Facultad de Humanidades cuenta con diversos grupos estudiantiles en los programas académicos como Trabajo Social e Historia, que cuentan con espacios para el desarrollo de sus actividades.

Las acciones fueron eficaces para una unidad y no eficaces para dos unidades.

27

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 21. Lógicas externas de la informalidad aunada con la política de cobertura nacional.

21.1 Permisividad con relación al control frente a las ventas informales estacionarias en las sedes de Meléndez y San Fernando.

Se realizaron las actividades programadas para el diseño e implementación del Programa de Universidad Saludable, se avanzó en las actividades programadas para la elaboración y puesta en funcionamiento del Plan Estratégico de Bienestar de la Vicerrectoría de Bienestar Universitario y se avanzó en la elaboración del Programa Articulado de Emprendimiento, además en el Plan de Mejoramiento entregado a la Contraloría Departamental denominado "Mejoramiento de la Calidad de Vida en los Campus de Meléndez y San Fernando", se establecieron las acciones dirigidas a mejorar la convivencia al interior de la Universidad.

Las acciones realizadas no fueron eficaces. Es importante mencionar que la Facultad de Salud solicitó eliminar la acción de su matriz de riesgos.

21.2 Insuficiencia en la oferta de servicios con relación al crecimiento demográfico y su capacidad física instalada.

Se avanzó en la elaboración del Programa Articulado de Emprendimiento y en las actividades programadas para la elaboración y puesta en funcionamiento del Plan Estratégico de Bienestar. Además la Vicerrectoría de Bienestar Universitario apoyó la realización de un estudio sobre el tipo de servicios requeridos en los campus de la Universidad, de acuerdo con las necesidades y el crecimiento de la población.


63. Se percibe bajo interés en el ingreso y permanencia en la Universidad.

63.1 Las personas que ingresan a pregrado y extensión desertan fácilmente.

Se brindó orientación psicosocial a los estudiantes de pregrado de la Sede Caicedonia, además se habilitó una casa de hospedaje para estudiantes foráneos de bajos ingresos.


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Procesos Estratégicos

PROCESO: COMUNICACIÓN INSITUCIONAL

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 5. Imagen negativa de la Universidad ante ciertos sectores de la sociedad

5.2. No hay una visión compartida de la comunicación para la gestión institucional.

Se llevó a cabo una reunión del Comité de Medios, la cual fue citada por el Señor Rector, en esa reunión se analizó la situación de las comunicaciones en la Universidad del Valle y se hizo mención sobre la continuidad del proyecto de divulgación, el cual ha permitido la continuidad en cuanto a la proyección de una imagen positiva de la Universidad a través de sus propios medios de comunicación. También, se realizó la reunión con los comunicadores de las Facultades e Institutos de la institución que ha permitido la construcción de una visión compartida de lo que se debe proyectar desde la Universidad. En cuanto a las facultades, la Facultad de Artes Integradas aunque cuenta con los medios de comunicación institucionales, también envía la información a otros medios locales, regionales y nacionales con el objetivo de dar a conocer las actividades que se realizan en la facultad. Respecto a las sedes, se aprobó el Brief Publicitario de la Sede Norte del Cauca, el cual fue divulgado en la Sede. En la Sede Palmira, se elaboró el Brief Publicitario, el cual se encuentra en proceso de divulgación y aplicación al interior del campus universitario y a través de los diferentes eventos en los cuales participa la Sede. Se llevaron a cabo tres reuniones con el personal administrativo y los coordinadores de la Sede Pacífico con el fin de estimular la visión compartid de la comunicación para la gestión institucional. Se realizó una reunión de sensibilización sobre la importancia de la difusión de la información cuyo objetivo particular era la publicación del periódico El Obelisco de la Sede Tuluá, para el año 2012.

Las acciones realizadas fueron eficaces para dos unidades y no eficaces para cuatro unidades.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 5.3. Falta de fortalecimiento y articulación de la estructura de comunicaciones a nivel organizacional.

Se participó en las reuniones del Comité de Comunicaciones Institucional, y se dio apoyo desde la Facultad de Ciencias de la Administración en la toma de decisiones de las propuestas formuladas en dicho Comité. Se realizó retroalimentación a los docentes de la Facultad de Salud, a través de reuniones programadas con el Decano y el personal de apoyo en los consejos de escuela. Asimismo, se efectuó la publicación del Boletín de la facultad. Se participó desde la Facultad de Artes Integradas en las reuniones del grupo de comunicaciones para poner en marcha la política de comunicaciones existente. Se aprovecharon los medios de difusión de la Universidad y se integraron con los del Instituto de Psicología. En cuanto a las Sedes, se socializó la matriz de comunicaciones a los funcionarios de la Sede Pacífico durante el proceso de inducción al cargo. Se publicaron al interior y exterior de la Sede Palmira los logros obtenidos por la comunidad de la misma, de igual forma se está trabajando en una campaña para fortalecer los lazos Empresa - Universidad. Se realizó gestión con la Escuela de Comunicación Social de la Universidad para la vinculación de un practicante en la Sede Tuluá, se está a la espera de la respuesta de la Escuela.

Las acciones realizadas fueron eficaces para dos unidades y no eficaces para cinco unidades.

5.4. Poca comunicación sobre la participación de la Universidad en espacios de interés local, nacional e internacional.

Se realizaron 32 reuniones para establecer los mecanismos de recolección de información de todos los eventos en los que participen todas las instancias de la Facultad de Ciencias de la Administración. Se llevó a cabo un trabajo de exploración y consolidación de una base de datos con contactos internacionales para la Facultad de Ingeniería, la cual contiene los correos de universidades y asociaciones de Ingeniería de varios países como: Estados Unidos, Australia, Reino Unido y Canadá. Esta base de datos se encuentra en archivo digital en la cuenta de correo de la Oficina de Comunicaciones. Asimismo, se realizó la actualización de las redes sociales (Facebook, Twitter, página web, blog) a las que pertenece la Facultad con noticias, eventos y premios otorgados a los estudiantes y docentes. Además se enviaron dos

Las acciones realizadas fueron eficaces para cuatro unidades y no eficaces para cuatro unidades.

30

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones boletines en inglés con noticias de la Facultad a públicos internacionales, específicamente de las Escuelas de Ingeniería de Sistemas y Ciencias de la Computación y de Estadística. Se participó desde la Facultad de Salud, en cinco eventos tato locales como nacionales. Se realizaron tres reuniones con los comunicadores en las cuales se exploró sobre las actividades y estrategias a tomar para exaltar a los docentes, egresados y estudiantes de la Facultad de Artes Integradas conforme a sus logros. En cuanto a las Sedes, se llevaron a cabo tres estrategias para la divulgación de los eventos realizados por la Sede Cartago, dentro de las que se encuentran: La publicación a través de la página web, carteleras, correo electrónico y medios de comunicación externos como emisoras, el canal de televisión local, el periódico y la gaceta especial. Se estableció un convenio entre la Sede Norte del Cauca y el periódico PROCLAMA, el cual dedica un espacio exclusivo a la Universidad del Valle y las actividades que lleva a cabo en la región. Además, el Director (E) efectuó reuniones con AMUNORCA, organización de negritudes con gran influencia en la región. Asimismo se abrieron espacios en el Canal Universitario dedicados a la Sede. Se diseñó y normalizó el formato de Informe de Representación Institucional, el cual será incluido en el Instructivo de Procedimiento de Planeación y Control de la Sede Tuluá.

5.5. Percepción de desarticulación de las sedes frente al nivel central de la Universidad.

Se realizó una alianza entre la Facultad de Artes Integradas e Incolballet para trabajar en seminarios y talleres de interés común desde las artes escénicas. Es importante mencionar que la educación continua fue dirigida hacia el fortalecimiento de la formación de los estudiantes de pregrado.


30. Usuarios insatisfechos frente a los servicios prestados por la Universidad.

30.1. Demora en la respuesta por parte de las dependencias involucradas con las peticiones, quejas, reclamos y

Se envió desde la Oficina de Quejas y Reclamos de la Secretaría General una comunicación vía correo electrónico a todos los responsables de las PQRS en las Unidades Académicas y Administrativas, incluyendo las Sedes Regionales. Se tramitaron oportunamente el 100% de las PQRS recibidas en el Instituto de Psicología. Se realizó en la Sede Pacífico una jornada de sensibilización


31

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones sugerencias. y capacitación para mejorar los indicadores de oportunidad en la

respuesta a las PQRS. Además se atendieron oportunamente el 69% de las PQRS recibidas en la Sede.

30.2. Falta de interiorización del proceso de PQRS en las prácticas de la Institución.

Se solicitó a la Rectoría, a través del oficio OPQRS-119-12 de la Secretaría General, una capacitación externa (ICONTEC) para los responsables de las PQRS. Además, se iniciaron las capacitaciones internas en las Facultades de Humanidades y Salud. Se presentó desde la Rectoría a la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional el proyecto de estampilla para desarrollar un portal web para la Universidad acorde con las necesidades de información e interacción que demanda el medio web actual y el entorno educativo en la red, sin embargo en el proyecto fue reestructurado para darle mayor alcance. Se realizó en la Facultad de Ciencias de la Administración una actividad para informar al personal administrativo sobre el proceso de PQRS. Se instaló un buzón de sugerencias en el tercer piso de la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas y se incluyó en la página web de la facultad un formulario para diligenciar las dificultades que se presentan en el desarrollo de las actividades académicas. Además se divulgó por medio del correo electrónico, el procedimiento de las PQRS y se fijaron afiches en las carteleras de las Unidades Académicas. En cuanto a las Sedes regionales, se realizó en la Sede Pacífico una jornada de sensibilización y capacitación con el objetivo de mejorar los indicadores de oportunidad en la respuesta a las PQRS. Se realizaron en la Sede Norte del Cauca dos sensibilizaciones sobre la importancia de las PQRS, las cuales fueron dirigidas al personal de servicios varios y a la campaña de sensibilización donde se diseñaron dos brief publicitarios de PQRS, que fueron enviados a los estudiantes, docentes y personal administrativo de la Sede. Se llevó a cabo en la Sede Caicedonia una charla sobre el programa de PQRS en la Universidad, la cual estaba dirigida a los estudiantes y docentes de la Sede.

Las acciones realizadas fueron eficaces para una unidad y no eficaces para cinco unidades. Es importante mencionar que la Facultad de Ciencias de la Administración solicitó eliminar el riesgo de su matriz de riesgos.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 30.3. Bajo uso de los buzones de PQRS existentes en todas las Sedes de la Universidad.

Se llevó a cabo reunión con las Sedes Regionales y la Oficina de Quejas y Reclamos de la Secretaría General para recomendar la Socialización del Programa de PQRS y la ubicación de los buzones de sugerencias.

La acción realizada no fue eficaz.

31. Usuarios insatisfechos frente a la interfaz y el entorno gráfico de la página web de la Universidad.

31.1 Página Web estática y desactualizada.

Se conformó el comité de página web de la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas, en el cual participa un representante de cada una de las Unidades Académicas de la facultad. Se creó y actualizó el mapa interactivo de la Facultad de Ingeniería. También se crearon dos banner, uno para promocionar el mapa interactivo y otro para el enlace de calidad en la facultad. Se está llevando a cabo un proceso de rediseño de la página web del Instituto de Psicología. En cuanto a las Sedes, se llevó a cabo en la Sede Cartago una estrategia para recordar a las dependencias sobre la actualización de la página web, nueve dependencias respondieron la solicitud, entre las que se encuentran: Coordinaciones de Administración, Contaduría, Electrónica, Bienestar Universitario, Autoevaluación, Calidad, Secretaría Académica, Biblioteca e Investigaciones. Se emitió una circular en la Sede Caicedonia en la que se especifica el procedimiento para la publicación de información en la página web.

Las acciones fueron eficaces para dos unidades y no eficaces para dos unidades. Es importante mencionar que la Facultad de Ingeniería solicitó eliminar la acción de su matriz de riesgos.

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PROCESO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 1. Procesos de cambio que se dan en el contexto nacional e internacional que afectan la cultura de las organizaciones (normatividad, globalización, exigencia de acreditaciones).

1.2. Desestimación de la importancia del seguimiento y evaluación de los planes en el proceso de planeación por parte de las Unidades.

Se realizó la evaluación del Plan de Acción ante el Consejo de la Facultad de Ciencia Naturales y Exactas en el mes de noviembre. Se ha avanzado en un 70% en la culminación del proceso de estructuración del Plan de Desarrollo de la Facultad de Ciencias de la Administración y está pendiente para su culminación la fase de socialización y aprobación del Plan. Se presentaron los planes de trabajo de los docentes del Instituto de Psicología. Además, se realizaron dos evaluaciones por dependencias de los planes de trabajo iniciales y finales. Se llevaron a cabo 16 reuniones en la Facultad de Artes Integradas para tratar temas relacionados con políticas de Calidad, Acreditación y Autoevaluación Institucional, de las cuales 12 reuniones fueron en el Comité de Currículo y 4 reuniones en el Consejo de Facultad. En cuantos a las sedes regionales, se realizaron dos jornadas de capacitación en la Sede Buga, una para la realización de planes de trabajo y otra para la capacitación en indicadores y seguimiento a la gestión. Se efectuó un seguimiento a los planes de acción de las Sedes Cartago y Norte del Cauca. Se elaboraron dos informes de seguimiento del plan de acción y plan de riesgos en la Sede Pacífico.

Las acciones realizadas fueron eficaces para tres unidades y no eficaces para cinco unidades. Es importante mencionar que la OPDI no llevó a cabo la acción debido a que el Plan de Acción fue aprobado hasta Octubre 5 de 2012.

1.3. Discontinuidad en el proceso de planeación debido a la rotación en los cargos académico-administrativos.

Se realizaron desde la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, dos reuniones con los nuevos directivos que ocupan cargos académico administrativos, una en enero y una en noviembre-diciembre. Se construyeron los programas y planes de acción propuestos por los Departamentos de la Facultad de Ciencias de la Administración, continuando con la estructuración y seguimiento del Plan de Desarrollo de la Facultad. Se realizaron inducciones a dos direcciones de programa de la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas, se está coordinando con el Área de Capacitación realizar inducciones en las que se incluya la planeación y su importancia. Asimismo se efectuaron las evaluaciones

Las acciones realizadas fueron eficaces para una unidad y no eficaces para dos unidades.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones de gestión de los cargos académico administrativos de la Facultad correspondientes al año 2011, sin embargo el formato modelo de informe de gestión se encuentra en proceso de elaboración.

2. Cambios en las leyes, normas y decretos que exigen un cumplimiento de tareas y funciones sin los recursos apropiados para tal fin por parte del Estado.

2.3. Inexistencia de un sistema de información institucional para el proceso de planeación.

Se automatizó el proceso de seguimiento al Plan de Acción utilizando Excel, este se pondrá a prueba con el seguimiento que se realizará en Enero de 2013. Se envió comunicación a la Coordinación de Ingeniería de Sistemas de la Sede Tuluá solicitando la asignación de estudiantes del programa cuyo trabajo de grado esté relacionado con un sistema de información para Planeación.

Las acciones realizadas fueron eficaces para una unidad y no eficaces para una unidad.

3. Falta de voluntad política para comprometerse con la financiación adicional que requiere la educación superior.

3.1. Incongruencia entre la planta de cargos actual frente a los requerimientos actuales y futuros de la Universidad.

Se contrató en Junio de 2012 a la firma GESPAC para realizar el diagnóstico y propuesta de recomendaciones para el análisis de ocho dependencias prioritarias y estudio general de las dependencias de la administración central de la Universidad, sin embargo en diciembre de 2012 se suspendió el contrato con un cumplimiento del 30% en donde se realizó la primera entrega del modelo de diagnóstico de las dependencias prioritarias y de las dependencias del nivel central. Está pendiente la entrega completa del diagnóstico y las recomendaciones por cada una de las dependencias objeto de estudio. Además, se llevaron a cabo tres estudios solicitados para Odontología, la Oficina Jurídica y Regionalización. Se amplió el personal contratista del Área de Planeación Física de la OPDI, con dos cupos y se vincularon dos practicantes para reforzar las áreas técnicas. En cuanto a las sedes regionales, se elaboró la propuesta de planta de cargos de la Dirección de Regionalización, sin embargo es necesario hacerle ajustes para radicarla en abril de 2013, de acuerdo con los cambios presentados para el año 2013. Se revisaron los perfiles de cargos de la Sede Buga versus la estructura planteada y se realizó la actualización de la misma, se logró precisar de forma más eficiente las funciones del personal, así como las competencias de los mismos y sus necesidades de capacitación. Respecto a la Sede Tuluá, la propuesta se

Las acciones realizadas fueron eficaces para tres unidades y no eficaces para dos unidades.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones encuentra en el documento de estudio de seccionalización Tuluá; asimismo se está a la espera de la implementación de los cambios inherentes a la seccional centro.

3.2 Deficiencias en la formulación y lenta ejecución de los proyectos tanto de recursos propios como de estampilla.

Se realizó la migración del antiguo Formato de Presentación de Proyectos al Formato Perfil del Proyecto Fondo Estampilla, el cual contiene puntos que permiten a las dependencias universitarias proporcionar una información más puntual sobre su problema, necesidad u oportunidad. Los nuevos puntos permiten también cuantificar la población beneficiada, detallar las causas, efectos y situaciones que dieron origen al problema y lograr establecer una trazabilidad para la solicitud de inversión. El formato de perfil puede ser consultado en la página web del BPUV: http: //bancoproyectosinversion.univalle.edu.co, en la pestaña Formatos. Asimismo, se elaboró la guía de diligenciamiento del Formato Perfil del Proyecto Fondo Estampilla. Esta guía puede ser consultada en la página web del BPUV: http://bancoproyectosinversion.univalle.edu.co, en la pestaña Formatos. Además, se realizaron cuatro reuniones que permitieron mantener una mayor injerencia en la ejecución de los proyectos del plan de inversiones 2012. Estas reuniones se realizaron con la participación activa de la OPDI, la SCAB y la DABS. Se constituyó un comité técnico de coordinación de proyectos para integrar el trabajo realizado entre la DABS y el Área de Planeación Física de la OPDI, asimismo se vinculó un profesional que articula la planeación física con la DABS y garantizará que los proyectos cumplan con los estándares de completitud cuando pasen a la fase de ejecución. Se cumplió con el 100% de ejecución del Plan de Inversión con recursos propios de la Facultad de Salud. Se realizaron modificaciones a partir de la vigencia 2012 desde la Sección de Compras y Administración de Bienes, sobre la forma y el tiempo de autorización de las disponibilidades presupuestales para inversión, estableciéndose que sólo se pueden procesar las contrataciones e la medida en que los recursos se encuentren consignados.

Las acciones realizadas fueron eficaces. Es importante mencionar que la Sede Cartago no llevó a cabo la acción.

36

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones En cuanto a las sedes regionales, se presentaron dos proyectos a la Alcaldía Municipal de Tuluá para la consecución de recursos que posibiliten la operatividad de la Sede. Asimismo se presentó para ser considerado por un funcionario estructurador de Colciencias, una propuesta de proyecto orientado al fortalecimiento de la cadena productiva del Sacha Inchi en el centro del Valle, la cual está siendo reestructurada con base en las observaciones del funcionario de Colciencias para presentarla en el primer semestre de 2013 al Sistema General de Regalías.

PROCESO: GESTIÓN DEL CONTROL


2.4. Recurso humano insuficiente ante el cúmulo de instrumentos de protección de los derechos fundamentales presentados por parte de la ciudadanía a la Universidad.

Se tienen contratados abogados externos quienes se encargan de la representación legal de la Universidad ante demandas y se contrató en la Oficina Jurídica un profesional para la atención de acciones constitucionales.


2.5. Inexistencia de un análisis de riesgos para la Ley Anticorrupción.

Se elaboraron desde la División de Contratación, las propuestas de los manuales actualizados, sin embargo se hará una nueva actualización por los compromisos adquiridos en el Plan de Mejoramiento firmado en noviembre de 2012. Se envió una comunicación a la Oficina de Control Interno para solicitar la programación de charlas informativas para la Facultad de Ingeniería.


37

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 8. Exigencias de calidad cada vez más altas por parte de los usuarios (comunidad, empresarios, Estado, estudiantes, sociedad).

8.1. Falta de un dominio conceptual y de apropiación de herramientas que le permita aceptar el cambio a una cultura del mejoramiento.

Se realizaron en la Sede Buga dos actividades de capacitación y socialización, como son: Una jornada de reinducción a los cargos para actualización de labores y una capacitación en el manejo de la plataforma S.G.C. Integral.


10. Los organismos de control externo de la Universidad cada vez son más minuciosos y rigurosos en las auditorías de control.

10.1. Desactualización por parte de algunos servidores públicos de las normas que rigen la Universidad.

Se realizó en la Oficina Jurídica una capacitación sobre la actualización Código Administrativo. Se avanzó en las propuestas de modificación de los formatos de la División de Contratación, sin embargo está pendiente por tramitar la revisión por parte de los usuarios y dependencias de control y publicación. Se llevó a cabo una reunión de actualización de nuevas normas con el personal nombrado de la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas. Se publicaron en la página web del Instituto de Psicología las normas referentes al régimen de la Universidad del Valle. Se ha realizado avances desde la Facultad de Humanidades en la revisión y actualización de los formatos de Trabajo de Grado de acuerdo al Manual de Procedimientos y Control de Registros. Además, se han realizado reuniones con las dependencias comprometidas, para la obtención de información para la presentación de las visitas externas. En cuanto a las sedes regionales, se estableció mediante el acuerdo No. 014 de 2012 del Consejo Superior como único ordenador del gasto para las sedes al Director de Regionalización. Esta resolución aplicará en 2013. Se programaron capacitaciones en la Sede Pacífico, en las que

Las acciones realizadas fueron eficaces para cinco unidades y no eficaces para tres unidades. Es importante mencionar que la Sección de Compras y Administración de Bienes no llevó a cabo la acción porque no fueron emitidas nuevas normatividades durante el 2012.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones participaron el 100% de los responsables de los procesos, sin embargo la Sede espera continuar con las jornadas de reinducción y capacitación según las modificaciones que surjan a la normatividad o los procesos. Se realizó la reinducción y entrega del Manual de Funciones a cada uno de los funcionarios de la Sede Palmira.

10.2. Evidencia dispersa del manejo de documentación soporte de las acciones administrativas.

Se realizó la contratación de monitoras de apoyo para el proceso de archivo de los documentos y notificaciones de la Oficina Jurídica. Se diseñó una plantilla para el control y la verificación de los documentos de los proyectos entregados por la OPDI a la DABS, denominado formato de informe de supervisión. Se elaboró y oficializó por parte de la División de Contratación el Instructivo que orienta a las Unidades Ejecutoras, Supervisores y Ejecutores sobre la aplicación de normas y manuales en Contratos de Cuantía Mínima. Se capacitó a la funcionaria involucrada en los procesos de control dentro del sistema de calidad de la Facultad de Ciencias de la Administración. Se solicitó a la Sección de Gestión Documental la capacitación al personal encargado sobre gestión documental y manejo de la documentación en la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas, sin embargo no se pudo realizar la capacitación debido a que hay un nuevo Jefe en esta Sección. Se solicitó a través de la Coordinación Académica de la Facultad de Humanidades al Área de Capacitación realizar reuniones de actualización en la aplicación de la Ley General de Archivos, llevándose a cabo una jornada de capacitación sobre este tema. Asimismo, se

Las acciones realizadas fueron eficaces para dos unidades y no eficaces para cinco unidades. Es importante mencionar que la DABS no realizó el diligenciamiento del Plan de Riesgos 2013 para esta amenaza y vulnerabilidad.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones solicitó al Área de Gestión Documental la implementación y socialización de las tablas de retención documental de la Facultad y fue realizada una jornada de capacitación sobre este tema. Se realizó la implementación de las tablas de retención de archivo del Instituto de Psicología. Se llevaron a cabo dos auditorías internas con los auditores de la Sede Caicedonia y de la Universidad. Igualmente se recibió la auditoría externa por parte del ICONTEC. Asimismo, se realizó acompañamiento continuo por parte de la coordinación de calidad de la Sede a todas las dependencias.

54. No cumplimiento de los requisitos legales exigidos por el Estado y la sociedad para la prestación del servicio de Educación Superior.

54.1. Incumplimiento de los Objetivos Institucionales.

Se realizó la aprobación del programa de auditorías por el Comité Coordinador de Control Interno. Asimismo, se ejecutaron las auditorías programadas en el Programa de Auditorías y se realizaron auditorías especiales que surgieron en el desarrollo de la vigencia fiscal 2012.


PROCESO: GESTIÓN DE LA CALIDAD

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 1. Procesos de cambio que se dan en el contexto nacional e internacional que afectan la cultura de las organizaciones (normatividad,

1.1. Resistencia a interiorizar los conceptos de calidad en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Universidad.

Se realizó gestión para la consecución de recursos a través de la Subdirección de Apoyo a las IES del MEN, con lo cual se logró la realización de seminarios de capacitación sobre las normas NTCGP1000 e ISO 9001, dirigidos principalmente a los docentes. En esta capacitación se formaron 16 nuevos auditores de calidad y participaron alrededor de 100 personas. Además, el Área de Calidad y Mejoramiento de la OPDI participa en los Comités de Calidad de cada Facultad,

Las acciones realizadas fueron eficaces para dos unidades y no eficaces para siete unidades. Es importante mencionar que la Facultad de

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones globalización, exigencia de acreditaciones).

Instituto Académico y Sede Regional. En cada una de estas Unidades se realizan charlas, reuniones, participación en claustros y cursos para socializar continuamente el GICUV. Asimismo, se llevaron a cabo 27 seminarios específicos dirigidos a los Jefes de Dependencias de la Administración Central con el fin de generar mayor compromiso en la gestión de la calidad. Se programaron cuatro charlas divulgativas en la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas, sobre: 5S, comunicación asertiva, costos para las actividades de extensión de la facultad y seguridad informática. Asimismo, se contactó al Área de Capacitación de la Universidad para que apoye otro tipo de charlas dirigidas al personal docente y no docente dela facultad, sin embargo está pendiente la realización de estas actividades. Además, se llevaron a cabo cinco actividades de inducción y reinducción a los profesores que ocupan cargos académico administrativo y a los nuevos profesores nombrados, como son: Inducciones a los cargos de Director de programa, Director de posgrado y a dos profesores recién nombrados pertenecientes al Departamento de Matemáticas y Reinducciones a los Directores de programa. Se ha logrado una mayor sensibilización del personal de la facultad hacia los conceptos de calidad. Se ejecutó en la Facultad de Humanidades un plan de capacitación del GICUV que contiene la lectura de Manuales, la revisión de Formatos, el acercamiento al proceso de Planeación Institucional -OPDI-, la visualización de Publicaciones, la revisión de Organigramas, Política y Objetivos de Calidad, entre otros. En esta capacitación participaron 50 personas entre docentes y empleados públicos. Se realizaron siete talleres de sensibilización en claustro de profesores incluyendo el personal administrativo de apoyo de la Facultad de Salud. Asimismo, se llevaron a cabo siete talleres para la formación de gestores

Ingeniería solicitó eliminar la amenaza y la vulnerabilidad de su matriz de riesgos.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones de cambio sobre GICUV Y ETHOS UNIVERSITARIO. Se efectuaron las socializaciones programadas al interior del Instituto de Psicología, las cuales se hicieron de manera individual con el 60% de los docentes de planta. Asimismo, se llevó a cabo una reunión del Comité de Calidad para preparar la visita de los pares académicos con fines a la reacreditación del programa académico de psicología. En cuanto a las sedes, se elaboró e implementó el plan de comunicaciones del Sistema de Gestión de Calidad de la Sede Buga, el cual consiste en un boletín, la actualización de la plataforma y la publicación en carteleras principalmente. Se llevaron a cabo tres estrategias para la apropiación del GICUV en la Sede Caicedonia, como son: La aplicación de la encuesta de clima organizacional, un taller de refuerzo para auditores y un taller de inducción y refuerzo sobre el GICUV. Se realizaron en la Sede Norte del Cauca seis capacitaciones relativas al GICUV. Se llevaron a cabo en la Sede Pacífico cinco capacitaciones sobre conceptos de calidad, dirigidas a los responsables de los procesos.

2. Cambios en las leyes, normas y decretos que exigen un cumplimiento de tareas y funciones sin los recursos apropiados para tal fin por parte del Estado.

2.1. Dependencia de los recursos propios y de inversión por Estampilla para apoyar los procesos de gestión de calidad y gestión del mejoramiento.

Se realizará desde la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional una solicitud de apoyos económicos a través de cursos, asesorías y demás planes al Ministerio de Educación Nacional de acuerdo con la política de apoyo a las IES en las certificaciones de calidad. Asimismo, se proveerán recursos de inversión por Estampilla para el año 2013. Se invirtieron recursos de la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas por valor de $2,2 millones de pesos para atender las actividades organizadas por el Comité, como son: La vinculación de una monitora de calidad durante los períodos intersemestrales, el apoyo logístico para las jornadas de capacitación y sensibilización organizadas por el comité y la elaboración de material de apoyo sobre temas de calidad para entregar a los funcionarios de la Facultad.

Las acciones realizadas fueron eficaces para tres unidades y no eficaces para cuatro unidades.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones Se gestionó la vinculación en la Facultad de Humanidades de un monitor de calidad para realizar las actividades en aspectos como: Reglamentaciones, certificaciones y administración de archivo. Se ha avanzado en un 50% en la implementación de la Ley General de Archivo No. 594 de 2000 en la Facultad de Salud. Se realizó un convenio de cooperación interadministrativa y de apoyo con recursos financieros entre el Municipio de Caicedonia y la Universidad, el cual permitió realizar el diplomado de infancia y adolescencia dirigido a los funcionarios de la Alcaldía Municipal. Además, se elaboró el presupuesto anual de la Sede. Se enviaron desde la Sede Tuluá seis correos electrónicos solicitando información sobre los procesos de compra para la vigencia 2012, en cuya respuesta se informa sobre la realización de los estudios técnicos para voz y datos y el proceso de contratación. Además, se envió una comunicación a la OITEL solicitando la visita de sus profesionales para verificar los términos de referencia para la contratación.

2.2. Inexistencia de un sistema de información institucional para el Sistema de Gestión de Calidad.

Se asignaron por parte de la Dirección Universitaria $98.3 millones de pesos para la adquisición de un Software para dar soporte a la gestión del Área de Calidad y Mejoramiento de la OPDI. Se proyecta dar inicio a la licitación en el mes de junio de 2013 y que el software se encuentre en etapa de implementación en el año 2014. Asimismo, se están almacenando los datos relacionados con la gestión a través de una red local en un equipo centralizado y se realizan copias periódicamente de los datos críticos existentes en el equipo en un disco duro externo, así como en el dropbox. Además se realiza el control de la documentación del Sistema mediante las matrices que son actualizadas periódicamente. Se espera para el segundo semestre de 2013 contar con el software para la administración y control de la información.


43

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 2.10. Inexistencia de instructivo que establezca y formalice la actualización y la difusión en normas de Contratación.

Se aclararon mediante la circular de Rectoría 09-2012, las responsabilidades de la Oficina Jurídica y la División de Contratación respecto a la información y asesoría en el tema de contratación a las dependencias y funcionarios. También se elaboró un instructivo con información detallada sobre la actualización y difusión de las normas de contratación. Se elaboró el informe sobre recursos humanos o económicos requeridos (o no) para la adecuación de las actividades de supervisión e interventoría de contratos financiados con recursos de funcionamiento, sin embargo su aplicación depende del resultado del estudio de estructura administrativa que se está realizando.


2.11. Poco conocimiento de la normatividad comercial y civil por parte de los funcionarios encargados de las compras de bienes y servicios centralizados.

Se elaboró el esquema de capacitación de la División de Contratación, el cual fue remitido a la División de Recursos Humanos para su coordinación, sin embargo no se alcanzó a desarrollar el contenido de los cursos ni su ejecución.


44

Procesos de Apoyo

PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS


2.8 Insuficiente divulgación de normas que regulan el proceso de Gestión de Bienes y Servicios a nivel operativo y directivo.

Se realizaron capacitaciones a los funcionarios de la Sección de Gestión Documental en las siguientes entidades: Archivo General de la Nación, Gobernación del Valle, Cendap Ltda. y Cámara de Comercio de Cali. Además, se realizaron capacitaciones a los funcionarios de las diferentes dependencias de la Universidad en Práctica Ltda. Adicionalmente, se realizó la sensibilización sobre gestión documental y tablas de retención documental-TRD a 140 personas de las dependencias de la Universidad.

Las acciones se ejecutaron en el 100% y en el 70% y fueron eficaces.

19. Ubicación geográfica de la Universidad en una zona de fallas geológicas, tormentas eléctricas y zonas de riesgo (deslizamiento).

19.2 Deterioro de las edificaciones e incumplimiento de las normas antisísmicas. Código de sismoresistencia.

Se están incluyendo dentro de los planes de desarrollo físico de las unidades académicas los proyectos particulares para la adecuación de cada edificio que involucran el reforzamiento estructural.

La Sede Cartago y el Área de Planeación Física no llevaron a cabo la acción y mantienen la valoración del riesgo para el Plan de Riesgos 2013.

19.3. Inexistencia de un Plan de Evacuación en el Campus la Carbonera.

Se realizaron varias actividades que hacen parte del Plan de Evacuación de la Sede Palmira como son: La elaboración del Plan de Emergencia, la señalización de la ruta de evacuación, la conformación de las brigadas, la dotación de extintores y la promoción y divulgación del Plan de Emergencia entre la comunidad universitaria. Además, se llevó a cabo la capacitación de seis funcionarios de servicios generales con la ARP SURA sobre manejo de riesgos en la Sede.

Las acciones se ejecutaron dos en el 100% y una en el 43%, sin embargo no fueron eficaces.

19.4. Ubicación del archivo central de la Sede en los bajos de la biblioteca, en nivel

Se llevaron a cabo dos actividades de inducción y reinducción para el personal de portería de la Sede Zarzal sobre el manejo y control de la motobomba de la Sede.

La acción se ejecutó en el 100% y esta fue eficaz.

45

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones por debajo de la calle y tuberías, generando exposición a la humedad y posibles inundaciones. 19.5. La edificación donde funciona la sede no es planta física propia.

Se estableció el programa de capacitación de brigadistas de la Sede Buga.

La acción se ejecutó en el 100% pero no fue eficaz.


20.4. Hurtos a los contratistas que ejecutan las obras de materiales, herramientas y equipos.

Se elaboraron el 100% de los pliegos emitidos por la Dirección de Administración de Bienes y Servicios, solicitudes de oferta o licitaciones, con análisis de riesgos.

La acción se ejecutó en el 200%, sin embargo no posible definir la eficacia de la acción porque, la DABS no diligenció el Plan de Riesgos 2013 para esta amenaza y vulnerabilidad.

35. Fácil acceso del personal a las sedes de la Universidad.

35.1. Concepción de espacio público de los predios de la Universidad.

Se realizó la inscripción, en el Plan de Inversiones 2013 de un proyecto para la formulación de proyectos técnicos de espacio público dentro de los que se encuentran los accesos al campus y parqueaderos de la Universidad. Asimismo. Se efectuó el cerramiento de los predios de la Sede Pacífico.

Las acciones realizadas se cumplieron en el 100% y fueron eficaces para la Sede Pacífico y no eficaces para el Área de Planeación Física.

35.3. Insuficiente control de la comunidad universitaria, visitantes, contratistas y personal no autorizado en las áreas seguras.

Se cuenta con la Resolución de Rectoría No.765 de 2006, la cual establece los criterios para el ingreso de personal en los horarios de apertura y cierre al CAMPUS de la Universidad del Valle en su Sede Meléndez de la Ciudad de Cali. Esta resolución requiere una modificación parcial que permita incluir el procedimiento para gestionar los permisos de ingreso de personal a través del SABS. Adicionalmente, se recomendó desde la Sección de Seguridad y Vigilancia la instalación de ayudas tecnológicas en algunas dependencias, como: En el edificio

La Facultad de Ciencias de la Administración ejecutó la acción en el 130%, sin embargo esta no fue eficaz. La Facultad de Ingeniería, la Sede

46

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 383 de la Escuela de Comunicación Social, en el edificio 387 donde se ubican las salas de cómputo y la Biblioteca Procesos Técnicos, en el edificio 382 Piso Informático, en el salón 2000 ubicado en el edificio 316 Tulio Ramírez. Se avanzó en un 65% en la instalación del sistema de seguridad de la Facultad de Ciencias de la Administración. Se elaboraron los formatos de la Facultad de Ingeniería que contemplan acciones preventivas para el cuidado de los bienes, los cuales se aplicarán una vez esté en funcionamiento la intranet. Se encuentra en revisión una propuesta para formalizar el mecanismo de monitoreo del circuito cerrado de cámaras dela Sede Pacífico.

Pacífico y la Sede Cartago no llevaron a cabo las acciones propuestas y mantienen la valoración del riesgo para el Plan de Riesgos 2013. La Sección de Seguridad y vigilancia no ejecutó las acciones propuestas y no es posible conocer su eficacia porque no diligenció el Plan de Riesgos 2013 para esta amenaza y vulnerabilidad.

35.4. Porte y uso ilegal de elementos de violencia, amenazas e intimidaciones contra miembros de la comunidad universitaria.

Se brindó acompañamiento personalizado por parte de la Sección de Seguridad y Vigilancia, en los casos de amenazas a estudiantes, docentes y funcionarios de la Universidad. Asimismo, se realizó capacitación a 130 celadores de la Sección en temas relacionados con atención al usuario, redacción de informes, comunicación asertiva, manejo del entorno, riesgo público y normatividad de la Superintendencia de Vigilancia. Se finalizó el cerramiento de la Sede Pacífico.

La Sede Pacífico ejecutó la acción en el 100% y esta fue eficaz. La Sección de Seguridad y Vigilancia ejecutó una acción en el 130% y no realizó la otra acción, sin embargo no es posible conocer su eficacia porque no diligenció el Plan de Riesgos 2013 para esta amenaza y vulnerabilidad.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 36. En el mercado regional encontramos proveedores de bienes y servicios de mala calidad o muy costosos.

36.1. Contratación de proveedores de bienes y servicios para ejecutar diferentes actividades en forma simultánea.

Se solicitó a la División de Contratación y a la Oficina de Control Interno la programación de charlas en la Facultad de Ingeniería, referentes a la normatividad que aplica a los procesos administrativos. Se remitió desde la División de Bienes y Servicios una comunicación a la División de Contratación para recomendar que se sistematice la base de datos de proveedores de obras, diseños e interventorías con el fin de identificar proveedores para invitación privada.

La Facultad de Ingeniería ejecutó la acción en el 100%, sin embargo no fue eficaz. La DABS ejecutó la acción en el 100%, sin embargo no es posible conocer su eficacia porque no diligenció el Plan de Riesgos 2013 para esta amenaza y vulnerabilidad.

37. Demandas de ampliación de cobertura y servicios que presta la universidad.

37.1. Déficit y deterioro en aulas de clase para los grupos que se programan.

Se formuló y aprobó un edificio de aulas para la Sede San Fernando, cuya construcción se realizará en el año 2013. Se realizó un mantenimiento a las aulas de clase del Instituto de Psicología.

El Instituto de Psicología ejecutó la acción en el 100% y fue eficaz. En el caso del Área de Planeación Física se cumplió la acción en el 33% y esta no fue eficaz.

37.2 Lentitud en la adaptación de la planta física a la movilidad de personas con limitaciones físicas.

Se construirá un ascensor en el edificio 387 que se usará como prototipo para la adecuación de los edificios desde el 380 hasta el 388. Se presentó al plan de inversiones 2013 un proyecto de espacio público que incluye el diseño y construcción de la red de senderos peatonales prioritarios respondiendo a los requerimientos de Ley que garantizan la movilidad para personas con diversidad funcional. Además, se construyó un tramo de anden que da acceso al Campus Meléndez desde la calle 16 e involucra los aspectos de seguridad y movilidad para personas con diversidad funcional

El Área de Planeación Física ejecutó las acciones en el 33% y en el 25%, pero estas no han sido eficaces.

37.3. Fragilidad en el sistema eléctrico

No hay avances en las acciones propuestas por las Sedes Cartago y Tuluá. Esto debido a que no fue aprobado el Plan Maestro de la Sede

Las acciones propuestas no se llevaron a cabo y

48

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones aéreo e interno, alcantarillado y redes de agua (insuficiencia y obsolescencia).

Cartago, en el cual estaba incluido el sistema eléctrico de la Sede y no se abrió una convocatoria oficial para presentar los proyectos del plan de sostenibilidad para el mejoramiento de la planta física.

se mantiene la valoración del riesgo para el Plan de Riesgos 2013.

37.4. Falta de proveedores en la región que cumplan con los requisitos de contratación de bienes y servicios.

Se llevó a cabo la inducción y socialización a los proveedores de la Sede Zarzal a través de la página web, correo electrónico y de forma personalizada. Se socializaron los proveedores: Edukate, Intelecto, Librería Internacional y Proveer Internacional.

La acción se cumplió en el 100% y fue eficaz.

37.5. Inexistencia en la planta física que facilite la movilidad de personas con limitaciones físicas.

Se construyeron cuatro rampas al interior y exterior de la sede Caicedonia para el acceso a las personas con discapacidad funcional.

La acción se cumplió en el 100% y fue eficaz.

43. Daños de equipo o no entrega por fuerza mayor o caso fortuito.

43.1. Poco poder de control sobre agentes externos con capacidad de alterar el Orden Público. Algunas instalaciones físicas son vulnerables o agentes de riesgo.

Se habilitaron espacios dentro del Campus Meléndez para ser utilizados como bodegaje provisional.

La SCAB ejecutó la acción en el 100% y fue eficaz.

45. Elaboración incompleta de los "Estudios Previos"

45.1. La Cultura Contractual "incipiente" y la capacitación insuficiente, al respecto.

Se logró un cumplimiento del 90% en los contratos que fueron liquidados y que no requirieron liquidación unilateral, habiéndose requerido inicialmente reconocimientos económicos no incluidos en el contrato respecto a los contratos que, requiriendo ser liquidados y el contratista exija reconocimientos económicos no incluidos en el contrato.

La División de Contratación ejecutó la acción en el 113%, sin embargo no es posible establecer su eficacia porque no diligenció el Plan de Riesgos 2013

49

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones para esta amenaza y vulnerabilidad.

46. Evaluación inadecuada de las propuestas recibidas.

46.1. Poca capacitación de funcionarios sobre las normas contractuales. Interpretación subjetiva de las normas y los hechos. Sobrecarga en "picos" del año de procesos a cargo de los funcionarios que pueden llevar a que no realicen una revisión completa.

Se alcanzó un cumplimiento del 91.2% en los informes de evaluación que no requieren ampliación con correcciones de fondo respecto a los procesos contractuales.

La División de Contratación ejecutó la acción en el 101%, sin embargo no es posible establecer su eficacia porque no diligenció el Plan de Riesgos 2013 para esta amenaza y vulnerabilidad.

49. Incumplimiento de la Universidad por no contar con las condiciones para recibir los contratos o iniciar la obra.

49.1. Deficiencia en los procesos de planeación contractual.

Se logró un cumplimiento del 80% en los contratos ejecutados sin inconvenientes en la recepción de los bienes y servicios por condiciones físicas y logísticas para recibir respecto al total de contratos ejecutados.


51. Insuficiente e inadecuada planta para el cumplimiento de los procesos misionales.

51.1. Falta espacios adecuados para el cumplimiento de los procesos misionales.

Se llevó a cabo una reunión con la Dirección de la Sede Caicedonia, la administración municipal y líderes políticos para la consecución del lote para la sede.

La acción se cumplió en el 100% pero no fue eficaz.

55. Perdida de equipos y riesgo en la seguridad de

55.1. Existe una red eléctrica deficiente

Se solicitó a la Rectoría la asignación de recursos por $62 millones de pesos para el mejoramiento del sistema eléctrico de la Sede Caicedonia.

Las acciones se ejecutaron en el 100% y

50

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones la comunidad universitaria.

que ocasiona altos picos que genera daños en los equipos y ponen en alto riesgo la seguridad de la sede y a la comunidad universitaria.

Asimismo, se realizó desde la Administración Central la contratación para el diseño del sistema eléctrico de la sede.

fueron eficaces.

58. Presencia de roedores, ácaros, invasión de pulgas que afectan la integridad de los documentos y de las personas.

58.1. Falta de cerramiento adecuado del edificio del Archivo Central e Histórico.

Se realizó la adjudicación y ejecución del contrato para el cerramiento de las Oficinas de la Sección de Gestión Documental.

La Sección de Gestión Documental ejecutó en el 100% una de las acciones propuestas, la cual fue eficaz y replanteó la amenaza y la vulnerabilidad en el Plan de Riesgos 2013.

59. Posible afectación del patrimonio institucional.

59.1. Capacitación "insuficiente" respecto a los procedimientos requeridos para la legalización de los contratos.

Se logró un cumplimiento del 100% en los contratos de tracto sucesivo autorizados para iniciar ejecución cumpliendo con la legalización respecto al total de contratos de tracto sucesivo.


59.2. Desconocimiento de la norma requerida para recibo físico de donaciones.

Se alcanzó un cumplimento del 100% en el número de donaciones con recibo físico después de su legalización respecto al número de donaciones tramitadas. Se tramitaron ocho donaciones las cuales fueron recibidas después de su legalización.

La SCAB ejecutó la acción en el 111% y no fue eficaz.

60. Trámite inoportuno 60.1. Se logró que el porcentaje de casos exitosos estimados (percepción), La División de

51

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones (no sacarlo o hacerlo con posterioridad a la solicitud de ofertas) de la Certificación de Disponibilidad Presupuestal.

Desconocimiento de la norma o el funcionario considera que prima la necesidad sobre el formalismo institucional.

que pudieron ser tramitados por contar con disponibilidad previa llegara al 100%.

Contratación ejecutó la acción en el 105%, sin embargo no es posible establecer su eficacia porque no diligenció el Plan de Riesgos 2013 para esta amenaza y vulnerabilidad.

61. Revisión inadecuada de los documentos soporte de proceso pre - contractual antes de Solicitar Ofertas o publicar Pliego de Licitación.

61.1. Sobre carga de trabajo en periodos "pico". Procesos a cargo de los funcionarios que pueden llevar a que no realicen una revisión completa.

La División de Contratación no actualizó la lista de chequeo para uso del Profesional.

La División de Contratación no llevó a cabo la acción y se mantiene la valoración del riesgo para el Plan de Riesgos 2013.

62. Ubicación geográfica de la Universidad en una zona alto riesgo social.

62.1. Inexistencia de un Plan de Evacuación en la sede administrativa y en las sedes donde se dictan las clases.

Se realizó el traslado de la Sede Norte del Cauca al campus Carvajal, por lo cual se postergó la ejecución de las brigadas de emergencias y la elaboración del Plan de Evacuación de la Sede.

Las acciones no se ejecutaron por el traslado de la Sede al campus Carvajal. Se mantiene la valoración del riesgo para el Plan de Riesgos 2013.

64. Ubicación geográfica de la Universidad en una zona de fallas geológicas, tormentas eléctricas y zonas de riesgo en cuanto a inundaciones o incendios naturales o provocados.

64.1. Falta de tecnología que detecte el humo y elementos contra incendios adecuados.

Se presentó el proyecto de mejoramiento de las condiciones técnicas de la Sección de Gestión Documental a la convocatoria de proyectos de inversión 2013, en este se incluyeron: Un sistema de alarma de incendio e intromisión que garantice la custodia del acervo documental y la compra de seis unidades de extintores de solkaflan. Este proyecto fue aprobado en el Plan de Inversiones 2013.

Las acciones se ejecutaron en el 100% pero no fueron eficaces.

52

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA


2.7 Plataforma tecnológica rígida y obsoleta que no responde a los requerimientos actuales.

Se logró que el número de registros reportados del total de registros a reportar al 30 de septiembre de 2012 fuera del 97%, dada la complejidad de algunos documentos del sistema actual de la Universidad del Valle para ser reportados en el RCL. Se realizó el diseño de una aplicación informática (AGA) que permite mejorar el flujo de la información financiera interna de la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas. Se efectúan los reportes de las dificultades operativas halladas en los informes, de manera personal o telefónica desde la Coordinación Administrativa de la Facultad de Humanidades a la División Financiera o a la OITEL para soporte técnico. Se elabora la lista de verificación en las reuniones programadas con el personal de la Coordinación Administrativa de la Facultad de Ingeniería. Se continúa utilizando la base de datos alterna de la Coordinación Administrativa de la Facultad de Artes Integradas, con la cual se han entregado extractos mensuales a las unidades académica que han tenido movimientos en el mes. Además, se utiliza interfinanzas para los certificados, registros, solicitudes de pago y ajustes.

Las acciones realizadas fueron eficaces para tres unidades y no eficaz para dos unidades,

3. Falta de voluntad política para comprometerse con la financiación adicional que requiere la educación superior.

3.6 Crecimiento inexorable de los gastos y costos versus una estructura financiera congelada (base presupuestal de recursos de la nación).

Se incluyó en la Ley No. 1607 del 26 de diciembre de 2012, de reforma tributaria, el 40% de aprobación de un punto adicional del CREE (impuesto sobre la renta para la equidad) durante 3 años, esto como resultado de la gestión de los rectores en el SUE. Se logró para la Universidad del Valle la adición de recursos del 1.8%. Se elaboró una propuesta borrador por los docentes de la Facultad de Salud. Sin embargo el MEN no ha vuelto a programar reuniones de trabajo.

La acción realizada fue eficaz para la Facultad de salud. Es importante mencionar que el Despacho de la Vicerrectoría Administrativa, aunque llevó a cabo la acción, solicita eliminar la amenaza de su matriz de

53

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones riesgos por la acción realizada.


20.2 Reprocesos y demoras en los trámites.

Se habilitaron puestos de trabajo con puntos de red en la torre institucional para atender el procesamiento académico administrativo de la Universidad. Esto ha permitido que no obstante la intención de grupos internos y externos de generar desestabilidad en la Universidad, se puedan realizar los procesos Académicos y Administrativos en línea en las instalaciones de la torre institucional. Se envió la comunicación VRAD.DF-336-2012 a la OITEL, mediante la cual se solicita mantener el Plan de Contingencia referente a la disponibilidad de equipos en puntos alternos ubicados en la Sede San Fernando, la Torre Institucional y la OITEL para el acceso a los sistemas financieros en caso de cierres eventuales de la Universidad.

La División Financiera ejecutó la acción en el 100%, sin embargo esta no fue eficaz. La Facultad de Artes Integradas no llevó a cabo la acción, no obstante redujo la valoración del riesgo dado que el impacto de la amenaza y la vulnerabilidad es manejable. El Despacho de la Vicerrectoría Académica aun cuando tenía valorado el riesgo en Bajo, llevó a cabo una acción que le permitió eliminar la amenaza de su matriz de riesgo.

20.3. Dificultad para lograr recursos públicos necesarios para la construcción del nuevo edificio de la Universidad por situaciones

Se realizó un nuevo diseño y se actualizó el proyecto de la Sede Yumbo, según las instrucciones dadas por el Rector a la OPDI, sin embargo no se ejecutó por falta de recursos.

La Sede Yumbo aunque no llevó a cabo la acción, publicó resultados de una acción realizada y redujo la valoración del riesgo.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones coyunturales que pueden presentarse por los entes gubernamentales.

22. Crisis fiscal de los entes territoriales.

22.1 Dependencia de la disponibilidad de recursos de los entes territoriales.

El porcentaje de pago a la Universidad de las obligaciones de la Gobernación fue del 97%. El 3% pendiente de pago de lo aforado para la vigencia 2012 corresponde a $1.732 millones y está representado en: $1400 millones que corresponden a la concurrencia del Departamento al pasivo pensional de la Universidad y $332 millones que corresponden al acuerdo de pago celebrado en el año 2011 por concepto de menores valores no tenidos en cuenta en el rubro de pensiones, durante los años 2005 al 2011. El valor total pendiente de pago al cierre del año 2012 son el efecto de la acogida de la Gobernación a la Ley 550 de 1999, lo cual le permitió reestructurar sus pasivos y formular un plan de pagos con sus acreedores Se estableció un convenio de cooperación interadministrativo de apoyo del municipio a la Sede Caicedonia con recursos financieros. A través del cual se realizó el diplomado de infancia y adolescencia para funcionarios de la Alcaldía Municipal.

La Sede Caicedonia ejecutó la acción en el 100% y esta fue eficaz. La División Financiera ejecutó la acción en el 97%, pero esta no fue eficaz.

23. Las continuas demandas jurídicas sobre la estampilla Pro Universidad del Valle.

23.1 La suspensión del recaudo de la estampilla que afecta la inversión y el pago de pensiones.

Se realizó la aprobación de la Ordenanza No. 025 del 29 de Noviembre de 2012 por parte de la Honorable Asamblea Departamental del Valle del Cauca en sus tres debates legales, la cual fue sancionada por el Gobernador del Departamento del Valle del Cauca, la Ordenanza correspondiente No. 361 del 26 de Diciembre de 2012, mediante la cual se modifican y adicionan algunas disposiciones de la Ordenanza No. 301 de 2001 - Estatuto Tributario Departamental. Se llevaron a cabo dos reuniones con el abogado contratado como asesor para responder a las demandas interpuestas contra la Universidad por solicitudes de devolución y por cobro de lo no debido, quien proporcionó los elementos jurídicos necesarios para responderlas;

Las acciones fueron ejecutadas en el 100% por la División Financiera, sin embargo no fueron eficaces.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones dichos conceptos fueron comunicados a los Jurídicos de la Secretaría de Hacienda Departamental.

24. Cambio jurisprudencial con relación a los fallos sobre el tema pensional que genera inseguridad jurídica.

24.1 Concurrencia de la Universidad en el pago de pensiones.

Se envió la comunicación R-2267-12 del 08 de Marzo de 2012 al Ministerio de Hacienda, en la cual se tratan dos asuntos urgentes con respecto al tema pensional, el primero relacionado con el efecto de las posiciones jurisprudenciales sobre las sentencias que se profieran a las demandas interpuestas contra la Universidad en materia de pensiones y el segundo se refiere a la financiación de las pensiones por parte de la Nación. Se reitera la solicitud de una cita para tratar el tema en el menor tiempo posible. Se llevó a cabo una reunión con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público el día 11 de Octubre de 2012 para tratar asuntos en torno al tema de las pensiones, por parte de la Universidad del Valle asistieron: el señor Iván Enrique Ramos Calderón, el señor Javier Fong Lozano, la señora Ana Milena Sandoval Cabrera y el señor Juan Gabriel Rojas. Por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público: los señores Alejandro Botero Valencia y Luis Mauricio Delgado Duque, funcionarios de la Dirección General de Regulación Económica de la Seguridad Social del Ministerio. Se solicitó una nueva cita al Ministerio de Hacienda, pero no se ha recibido respuesta.

La División Financiera ejecutó una acción en el 100% y la otra acción en el 50%. Estas no fueron efectivas.

53. Las devoluciones que se presentan en los diferentes procedimientos del Fondo Renovable y Caja Menor.

53.1. Diferentes trámites operacionales que dificultan el control en cada uno de los procesos.

Se realizó la devolución de dos órdenes de gasto, una por falta de Pac y otra por falta de firma y porque el centro de información estaba errado.

La Sede Yumbó solicitó eliminar la amenaza y la vulnerabilidad porque están incluidas en una nueva amenaza que definió.

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PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 32. Acelerado proceso de cambio en el ambiente normativo y tecnológico del sector a nivel mundial.

32.1. Contradicción entre las políticas de desarrollos de software propios versus una planta de cargos de soporte congelada.

Se recomendó por parte del Comité de Informática y Telecomunicaciones implantar los productos desarrollados en el Proyecto GIS. Además, se deben gestionar los recursos para la sostenibilidad y mantenimiento de las aplicaciones con el liderazgo de las unidades dueñas de las aplicaciones. Asimismo, se realizará un proceso de verificación en el mercado de la existencia de soluciones ajustadas a las necesidades de la Universidad para su adquisición. Se realizó mayor seguimiento a los registros y al procedimiento de mantenimiento de la página web de la Sede Tuluá. Se registran en el formato Control Publicaciones Página Web las actualizaciones a la página.

La OITEL ejecutó la acción en el 100% pero no fue eficaz. La Sede Tuluá cumplió la acción en el 125% y esta fue eficaz.

32.2. Falta de conciencia frente al tema de seguridad informática, institucional y personal.

Se llevó a cabo una charla sobre seguridad de la información a cargo del Administrador de Seguridad de la OITEL. Además, se realizó la publicación de dos enlaces en la página web de la OITEL con la actualización de la circular sobre uso de software y la Política para el uso de recursos informáticos. Se realizó una jornada de capacitación en la Facultad de Ciencias de la Administración, y se plantea realizar la divulgación de manuales de seguridad informática. Se programaron dos charlas de divulgación y un taller práctico sobre seguridad informática dirigido al personal nombrado de la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas. Además, se diseñaron 48 calcomanías con recomendaciones de seguridad, las cuales fueron entregadas en el taller práctico programado. Se llevaron a cabo tres capacitaciones sobre seguridad informática y herramientas Web institucionales en la Facultad de Salud, con una asistencia de 15 personas en cada reunión.

Las acciones realizadas fueron eficaces para cinco unidades. Es importante mencionar que la Sede Tuluá ejecutó la acción en el 2% y esta fue eficaz, la Facultad de Administración ejecutó la acción en el 50% pero esta no fue eficaz y la Facultad de Ingeniería no llevó a cabo la acción.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones En cuanto a las sedes regionales, se elaboró una circular sobre la política de seguridad informática de la Sede Caicedonia con base en los lineamientos de la Universidad. Se realizaron copias automáticas en el servidor de la Sede Tuluá del software CGI, MIDOC y del software de idiomas, además se efectuaron pruebas en este equipo para ver su funcionamiento. Se realizaron en la Sede Yumbo charlas y capacitaciones sobre la importancia de la seguridad informática en los puestos de trabajo y se llevó una capacitación sobre el uso del Dropbox.

32.3. Desbalance entre la infraestructura instalada versus la estructura para mantenerla y operarla (eléctrica, personal, física, ambiental).

Se realizó un contrato de outsourcing para el mantenimiento de las plantas eléctricas y los aires acondicionados que soportan la infraestructura de TIC. Se llevó a cabo la primera jornada de mantenimiento preventivo en la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas las jornadas, realizada en el área de entomología del Departamento de Biología, la cual incluyó aproximadamente 15 equipos. La siguiente jornada cubrirá las áreas administrativas de la facultad (Decanatura, Coordinación y jefaturas de loa departamentos posiblemente). Se realizó el diagnóstico del estado de la infraestructura de la Facultad de Salud, mostrando la completa obsolescencia de los equipos y de la infraestructura de edificios y redes. Se envió una solicitud a la Rectoría para solicitar recursos para el mejoramiento del sistema eléctrico de la Sede Caicedonia.

Las acciones realizadas fueron eficaces para una unidad y no eficaces para tres unidades. Es importante mencionar que la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas ejecutó la acción en el 17%.

32.4. Las sedes y las facultades e institutos no están integradas en el sistema de gestión del diseño, transición y operación de servicios tecnológicos de la OITEL.

Se envió correo electrónico desde la OITEL a los encargados de sistemas de las facultades para recordarles la dirección web del proceso de gestión de recursos tecnológicos. Se desarrolló por parte de la Contraloría Departamental un aplicativo en el cual se reporta la información contractual como en el sistema propuesto por la División de Contratación, además otras entidades de control cambian continuamente los requerimientos, por lo cual se requieren estudios previos de mayor alcance a lo estimado inicialmente para el diseño del sistema que unifique el registro, control y reporte de la actividad contractual para la División.

La OITEL ejecutó la acción en el 100% y esta fue eficaz. La Facultad de Ingeniería y la División de Contratación no llevaron a cabo las acciones propuestas, sin embargo esta última presentó resultados para

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones este riesgo. Se mantienen la valoración del riesgo para el Plan de Riesgos 2013.

32.5. Recursos inexistentes para la operación diaria de la OITEL y su capacidad de atención al usuario.

Se está realizando un estudio por parte de la Universidad para mejorar la eficiencia administrativa, en el cual se encuentra incluida la OITEL.

La acción se ejecutó en el 100% y esta fue eficaz.

32.6. Las sedes tienen insuficiente ancho de banda, lo que dificulta muchas veces la conexión, ocasionando fallas y dificultad en la prestación del servicio de préstamos de la Biblioteca

Se aumentó el ancho de banda de la Sede Yumbo pasando de 512B a 1,5MB y de acuerdo con las visitas realizadas por la OITEL a la Sede, se proyecta aumentar el ancho de banda a 6MB.

La Sede Yumbo aunque no llevó a cabo la acción presentó resultados de acciones realizadas para tratar el riesgo. Estas acciones fueron eficaces y permitieron eliminar el riesgo para la Sede.

33. Disponibilidad de software ilegal.

33.1. Política institucional que dificulta la adquisición de software comercial por Estampilla.

Se modificó la estrategia para la adquisición de software por parte del Comité de Informática y Telecomunicaciones y se estudian las solicitudes realizadas por las diferentes Dependencias para la adquisición de software comercial. Se realizan controles para la adquisición legal de software en la Facultad de Administración. Además, la Rectoría expidió una Resolución en la cual se permite a las Facultades comprar software discrecionalmente. Se llevó a cabo una capacitación teórica-práctica sobre el manejo del paquete de oficina openoffice, dirigido al personal administrativo de la Fundación Univalle Sede Tuluá.

Las acciones realizadas fueron eficaces para la OITEL y la Facultad de Ciencias de la Administración. En el caso de la Sede Tuluá la acción se cumplió en el 33% y esta no fue eficaz.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 33.2. Contradicción entre la política de uso de software libre versus la inexistencia de un grupo de apoyo a la difusión y capacitación del software libre.

Se modificó la estrategia para la adquisición de software por parte del Comité de Informática y Telecomunicaciones y se estudian las solicitudes realizadas por las diferentes Dependencias para la adquisición de software comercial. Se llevó a cabo una capacitación teórica-práctica sobre el manejo del paquete de oficina OpenOffice, dirigido al personal administrativo de la Fundación Univalle Sede Tuluá. Se envió una circular sobre la verificación de la política de informática y se instaló en todos los equipos de la Sede Caicedonia el software libre.

Las acciones realizadas fueron eficaces para la OITEL y no eficaces para las Sedes Caicedonia y Tuluá. Es importante mencionar que la Sede Tuluá ejecutó la acción en un 33%.

34. Existencia de hackers y software malicioso.

34.1 Existencia de servidores sin administradores que cumplan con las políticas institucionales.

Se establece en las políticas para el uso de recursos informáticos que los usuarios no deben instalar software en los servidores de la red, incluso si es software libre o no licenciado. Además, toda instalación de software debe ser realizada por un técnico luego de ser verificada y autorizada por la OITEL. Se ajustaron los servidores de la Sede Pacífico a las políticas institucionales.

La acción realizada por la Sede Pacífico se cumplió en el 100%, fue eficaz y permitió eliminar el riesgo. La OITEL ejecutó la acción en el 100% pero no fue eficaz.

65. Veedurías y rendición de cuentas exigidas por entidades gubernamentales encargadas.

65.1. Desconocimiento de procedimientos o no obligatoriedad, en el uso de los sistemas de información institucionales, que permiten la centralización y gestión de la información institucional.

La OITEL recomendó que la amenaza se direccione a la Oficina de Control Interno.

La OITEL no llevó a cabo la acción y recomendó direccionar la amenaza y la vulnerabilidad a la Oficina de Control Interno y se elimina de la matriz de riesgos de la OITEL.

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PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 3. Falta de voluntad política para comprometerse con la financiación adicional que requiere la educación superior.

3.6 Crecimiento inexorable de los gastos y costos versus una estructura financiera congelada (base presupuestal de recursos de la nación).

Se realizaron cuatro revisiones a la ejecución del presupuesto y se presentaron los informes ante la Dirección de Regionalización.

La acción se ejecutó en el 100% pero no fue eficaz.

a9. Procesos de cambio que se dan en el contexto nacional e internacional que afectan la cultura de las organizaciones (normatividad, globalización, exigencia de acreditaciones).

9.2 Lentitud y/o resistencia al cambio tecnológico.

Se continúan realizando desde la Vicerrectoría Académica las capacitaciones para los docentes con el fin de que el riesgo no aumente su valoración. Se realizaron campañas informativas en la Facultad de Ciencias de la Administración a través del correo electrónico, esto ha permitido tener menos dificultades respecto al manejo de plataformas tecnológicas y software de la universidad. Se cumplen los lineamientos de la administración central en cuanto al manejo de los sistemas de información existentes en la Universidad por el personal administrativo de la Facultad de Humanidades. Se realizó la difusión en la Facultad de Ingeniería de la información enviada por el Área de Capacitación respecto a los sistemas de información de la Universidad. Se llevaron a cabo cuatro charlas de capacitación al personal administrativo en el manejo de los sistemas de información de la Universidad y 33 charlas de capacitación en el uso de TIC como estrategias pedagógicas innovadoras en la Facultad de Salud. Se enviaron a dos docentes del Instituto de Psicología para recibir la capacitación en TIC con el apoyo de la OITEL. Asimismo, se realizó la virtualización de un curso del pregrado a nombre del profesor Oscar Ordoñez. También, se envió información a los docentes del Instituto para invitarlos a utilizar más las TIC y que se apoyen en el campus virtual de la Universidad.

Las acciones realizadas fueron eficaces para dos unidades y no eficaces para las Facultades de Salud, Ingeniería y Ciencias de la Administración, esta última incrementó la valoración del riesgo. En cuanto a las sedes Regionales, las acciones no fueron eficaces y su ejecución fue del 75% para la Sede Cartago y del 54% para la Sede Pacífico. Es importante anotar que la Sede Caicedonia aunque tenía la acción

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones En cuanto a las sedes regionales, se llevaron a cabo en la Sede Cartago dos capacitaciones para docentes en cada semestre y una capacitación para estudiantes. Se logró para el período Agosto-Diciembre de 2012, que 45 docentes de 105 obtuvieran una calificación igual o superior a 4,5. Lo que representa un porcentaje del 42,8%.

programada para el 2013 aumentó la valoración del riesgo y la Vicerrectoría Académica si bien valoró el riesgo en bajo presentó los resultados de la acción que está llevando a cabo.


20.2 Reprocesos y demoras en los trámites.

Se envió la solicitud ante la OITEL, sin embargo no se ha encontrado una solución viable desde el punto de vista de la seguridad.

La División de Contratación aunque no ejecutó la acción, presentó resultados de acciones realizadas para tratar el riesgo y mantiene la valoración del riesgo para el Plan de Riesgos 2013.

25. Régimen estatal restrictivo para la vinculación y permanencia de funcionarios en las Universidades públicas.

25.1 Deficiencias en el proceso de selección.

Se continúa aplicando desde la Vicerrectoría Académica la Resolución No.047 para el ingreso de docentes contratistas. Se realizó una inducción a los docentes semilleros que entraron en el año 2012 a la Facultad de Ciencias de la Administración.

La Facultad de Ciencias de la Administración ejecutó la acción en el 100% pero esta no fue eficaz. Es importante mencionar que la Vicerrectoría Académica si bien valoró el riesgo en bajo presentó los resultados de la acción que está llevando a cabo y la Facultad de

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones Humanidades solicitó eliminar la amenaza y la vulnerabilidad de su Matriz de Riesgos porque los procesos de selección son reglamentados por el Consejo Superior.

25.2 Dificultad para enganchar y retener la planta docente de alto nivel de formación.

Se publicó en el mes de junio de 2012 la convocatoria docente de remplazos en la cual se incluyó en la página web de la Universidad un link donde se destacan las ventajas de ser profesor de la Universidad del Valle. Se construyó la propuesta de estructuración del Sistema de Regionalización para estudio del Consejo Superior.

El Despacho de la Vicerrectoría Académica ejecutó la acción en el 17% y mantuvo la valoración del riesgo dado que la fecha programada para la acción es en diciembre de 2015. El Despacho de la Vicerrectoría Administrativa ejecutó la acción en el 17% y esta no fue eficaz.

25.3. Deficiencias en el proceso de inducción al cargo.

Se realizaron por parte de la Fundación Univalle Tuluá los procesos de inducción al cargo e inducciones generales para el personal durante el primer y segundo semestre del año. Se capacitaron 18 funcionarios dentro de los que se encuentran: El coordinador de bienestar universitario, tres aprendices del SENA, un docente tiempo completo, el coordinador de tecnología en sistemas, la psicóloga, el auxiliar de la Fundación, el auxiliar de bienestar y el auxiliar de tesorería, quedando pendientes los siguientes cargos: El coordinador de tecnología en electrónica, tres docentes tiempo completo, dos monitores, una aprendiz

La Sede Tuluá ejecutó la acción en el 69% y esta no fue eficaz.

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones SENA y un auxiliar de posgrados.

48. Incertidumbre frente a vinculación del personal administrativo y docente de la Sede a la planta de Cargos de la Universidad.

48.1. No hay políticas establecidas para la vinculación del personal de las sedes.

Se presentó a través de la Dirección de Regionalización la propuesta para el funcionamiento de la Seccional Palmira. Asimismo, la Oficina de Planeación presentó la propuesta la cual se espera que se empiece a implementar con los nombramientos para el año 2013. Se definió una estructura organizacional para la Sede Norte del Cauca por parte del Director encargado de la Sede. Asimismo, se definieron los lineamientos para la contratación del personal administrativo para el año 2013 en cuanto a funciones, escalas salariales y tipo de contratación.

Las Sedes Palmira y Norte del Cauca ejecutaron las acciones en el 100% y estas fueron eficaces.

Procesos de Seguimiento y Evaluación

PROCESO: GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO

Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones 7. El entorno dinámico y exigente requiere de decisiones oportunas, preventivas y efectivas.

7.1 Lentitud en la solución de problemas acentuada con la poca profundización en el análisis real de los mismos.

Se realizaron por parte del Área de Calidad y Mejoramiento cuatro actividades de capacitación, divulgación y acompañamiento para el análisis de causas, lo que permitió dar cierre a la No Conformidad encontrada durante la auditoría del ICONTEC realizada en el mes de octubre del 2012. Se llevó a cabo la reunión programada en la que participaron los funcionarios involucrados en el análisis de la matriz de riesgos de la Facultad de Ciencias de la Administración y en su revaloración. Además, se realizó el seguimiento de la matriz en forma individual con los responsables de cada proceso. Se utiliza como seguimiento a las tareas programadas en la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas, el formato de acta del Consejo de Facultad y de los Comités de Currículo y

Las acciones se cumplieron en el 100% para siete unidades y fueron eficaces para cuatro unidades y no eficaces para tres unidades. Es importante mencionar que la Sede Pacífico ejecutó dos acciones, una en el 100% y otra en el 25%, las cuales no

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones Posgrado. Se han realizado capacitaciones administrativas para la correcta actuación y procedimiento en las actividades por parte de cada dependencia y oficina de la Facultad de Humanidades, para responder adecuadamente ante las situaciones que se presentan y tomar decisiones. Se envió comunicación a los funcionarios de la Facultad de Ingeniería encargados de realizar las acciones. Se tienen en la Facultad de Salud algunos procesos como el de contratación, que dependen del nivel central por lo cual la actualización debe seguir como política institucional. En cuanto a las sedes regionales, se participó desde la Sede Norte del Cauca en la capacitación de indicadores de gestión realizada por la DACA, sin embargo se realizará una capacitación interna en enero de 2013. Se realizó en la Sede Pacífico una capacitación sobre el diligenciamiento de ACPM y técnicas para el análisis de causas en la toma de decisiones, dirigida a los responsables de los procesos. Asimismo, se formularon nueve ACPM aplicando las técnicas de análisis de causas.

fueron eficaces.

8. Exigencias de calidad cada vez más altas por parte de los usuarios (comunidad, empresarios, Estado, estudiantes, sociedad).

8.1. Falta de un dominio conceptual y de apropiación de herramientas que le permita aceptar el cambio a una cultura del mejoramiento.

Se incluyeron las actividades correspondientes a las Sedes y Facultades en su Plan de Trabajo, igualmente las actividades correspondientes a los procesos centrales fueron realizadas en el marco del contrato de consultoría del Área de Calidad y Mejoramiento. Asimismo, se llevó a cabo el diplomado durante los meses de octubre, noviembre y diciembre. Se llevaron a cabo dos capacitaciones con el personal administrativo de la Facultad de Ciencias de la Administración, para profundizar y afianzar los temas relacionados con la calidad. Se realizaron charlas en la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas sobre aspectos de la calidad como: 5S y comunicación asertiva. Asimismo, se llevaron a cabo inducciones a los cargos de director de pregrado, director de posgrado y a dos profesores recién nombrados pertenecientes al Departamento de Matemáticas y se realizaron reinducciones a los directores de programa.

Las acciones realizadas fueron eficaces para tres unidades y no eficaces para seis unidades. Es importante mencionar que la Facultad de Ingeniería y la Sede Pacífico ejecutaron las acciones en el 50% Además, el Instituto de Educación y Pedagogía incrementó la valoración del riesgo en el Plan de

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones Sin embargo, se hace necesario contar con una mayor participación de los servidores públicos y lograr así una mejor y mayor apropiación de la cultura del mejoramiento. Se ha avanzado en la Facultad de Humanidades en la difusión de las normas y la Guía del CNA para el Informe de Autoevaluación, con fines de Acreditación o Reacreditación. Estos procesos son gestionados en los claustros de las unidades académicas de la facultad. Se llevó a cabo en la Facultad de Ingeniería, la difusión del Sistema de Gestión de Calidad en los claustros de las unidades académicas que faltaban. Se ejecutó el programa de capacitación continua de la Facultad de Salud, el cual contó con buena asistencia. Además, es necesario que se consideren acciones de orden político institucional y desde el nivel directivo. Se presentaron en 12 Comités de Currículo de la Facultad de Artes Integradas, temas relacionados con acreditación, políticas de calidad, autoevaluación de programas, entre otros. Esto con el fin de que los funcionarios se apropien de los conocimientos relacionados con la cultura del mejoramiento continuo. Además, se acreditaron dos programas académicos. Se realizaron dos socializaciones de manera individual para los docentes de planta del Instituto de Psicología. En cuanto a las sedes regionales, se realizó inducción para los docentes nuevos de la Sede Cartago, en la cual se presentaron las generalidades, funciones y cultura de la calidad, además se hace reinducción donde se expone la manera como los docentes pueden ayudar a construir la calidad. Asimismo, los docentes participan a través del registro de dificultades en la actividad académica. Se realizaron dos jornadas de sensibilización sobre la cultura del mejoramiento.

Riesgo 2013 pasando de riesgo Bajo a riesgo Moderado.

9. Procesos de cambio que se dan en el

9.1. Inexistencia de un análisis de riesgos

Se realizó una actualización de los procedimientos de auditoría y se socializó el cambio al procedimiento con los auditores activos, sin

Las acciones realizadas fueron eficaces para una

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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones contexto nacional e internacional que afectan la cultura de las organizaciones (normatividad, globalización, exigencia de acreditaciones).

para el programa de auditorías de calidad.

embrago no se ha incluido la implementación del análisis de riesgos para este procedimiento. Se espera plantear una propuesta para el análisis de riesgos en el equipo de trabajo conformado por la DACA, Oficina de Control Interno y la OPDI, esto debido a que puede surgir un cambio estructural en el procedimiento de auditorías que será estudiado a través de este equipo de trabajo. Se envió comunicación a los funcionarios encargados de realizar las acciones en la Facultad de Ingeniería. En cuanto a las sedes regionales, se realizó el análisis de riesgos para las fases de la auditoría interna de calidad de acuerdo con lo establecido en la ISO 19011: 2011, para el programa de auditoría del año 2012.

unidad y no eficaces para otra unidad. Es importante mencionar que el Área de Calidad y Mejoramiento aunque no llevó a cabo la acción, sin embargo presentó resultados de las acciones que ha realizado para tratar el riesgo y mantuvo la valoración del riesgo para el Plan de Riesgos 2013.

Informe de segumiento 2012-final - univalle.edu.co

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