INFORME DE SEGUIMIENTO PUBLICACIÓN CONTRATOS EN ...
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Código: 43-001 Versión: 003 Fecha: 08-05-2018 Página: 1 de 7 INFORME DE SEGUIMIENTO PUBLICACIÓN CONTRATOS EN PLATAFORMAS SIA OBSERVA Y SECOP PRIMER TRIMESTRE DE 2020 Periodo evaluado: 1 de Enero de 2020 a 31 de Marzo de 2020 Responsables: Lina Marcela Piedrahita Rivera Duber Alberto Guerrero Osorio Responsable del Seguimiento: Beatriz Elena Giraldo Montes Asesora Control Interno Fecha de Evaluación: Mayo 7 de 2020 Dando cumplimiento a las acciones de seguimiento contempladas en el Plan Anual de Auditorias de Control Interno para la presente vigencia, me permito presentar informe que contiene aspectos positivos, observaciones y recomendaciones, con el fin de contribuir al mejoramiento de la gestión institucional en materia de publicación oportuna de documentos contractuales en las plataformas SECOP y SIA Observa. ALCANCE: El presente seguimiento se realizó a la contratación efectuada por la ESE durante el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2020 y 31 de marzo de 2020. OBJETIVO: Evidenciar el cumplimiento de la ESE frente a los términos estipulados en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 compilado en el Decreto Unico Reglamentario 1082 de 2015 (publicidad en el SECOP) y artículo 10° de la Resolución 355 del 23 de Diciembre de 2019 de la Contraloría General del Quindío (Rendición mensual de la cuenta en la plataforma SIA Observa). METODOLOGÍA: La revisión se realizó teniendo en cuenta la relación de contratación remitida por el proceso jurídico del primer trimestre del año, periodo en el cual se suscribieron 70 contratos, para lo cual se tomó una muestra de 17 contratos, seleccionados a través de la herramienta de excel “número aleatorio”. Con base en dicha relación se accedió a las plataformas SECOP y SIA Observa, para verificar las publicaciones efectuadas en términos de oportunidad, completitud y pertinencia.
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Código: 43-001
Versión: 003
Fecha: 08-05-2018
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INFORME DE SEGUIMIENTO PUBLICACIÓN CONTRATOS EN PLATAFORMAS SIA
OBSERVA Y SECOP PRIMER TRIMESTRE DE 2020
Periodo evaluado: 1 de Enero de 2020 a 31 de Marzo de 2020
Responsables: Lina Marcela Piedrahita Rivera
Duber Alberto Guerrero Osorio
Responsable del
Seguimiento:
Beatriz Elena Giraldo Montes
Asesora Control Interno
Fecha de Evaluación: Mayo 7 de 2020
Dando cumplimiento a las acciones de seguimiento contempladas en el Plan Anual de
Auditorias de Control Interno para la presente vigencia, me permito presentar informe que
contiene aspectos positivos, observaciones y recomendaciones, con el fin de contribuir al
mejoramiento de la gestión institucional en materia de publicación oportuna de
documentos contractuales en las plataformas SECOP y SIA Observa.
ALCANCE:
El presente seguimiento se realizó a la contratación efectuada por la ESE durante el
periodo comprendido entre el 1 de enero de 2020 y 31 de marzo de 2020.
OBJETIVO:
Evidenciar el cumplimiento de la ESE frente a los términos estipulados en el artículo 19
del Decreto 1510 de 2013 compilado en el Decreto Unico Reglamentario 1082 de 2015
(publicidad en el SECOP) y artículo 10° de la Resolución 355 del 23 de Diciembre de
2019 de la Contraloría General del Quindío (Rendición mensual de la cuenta en la
plataforma SIA Observa).
METODOLOGÍA:
La revisión se realizó teniendo en cuenta la relación de contratación remitida por el
proceso jurídico del primer trimestre del año, periodo en el cual se suscribieron 70
contratos, para lo cual se tomó una muestra de 17 contratos, seleccionados a través de la
herramienta de excel “número aleatorio”. Con base en dicha relación se accedió a las
plataformas SECOP y SIA Observa, para verificar las publicaciones efectuadas en
términos de oportunidad, completitud y pertinencia.
Código: 43-001
Versión: 003
Fecha: 08-05-2018
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RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO:
Aspectos Positivos:
Se evidencia la oportunidad de las publicaciones en la plataforma SECOP de
todos los contratos con sus respectivos estudios previos.
Se evidencia el cumplimiento en la rendición mensual de la cuenta en la
plataforma SIA Observa de todos los contratos, en lo que respecta a la
publicación de las minutas contractuales, estudios previos, CDP y RP.
No se evidenciaron errores humanos en las publicaciones, como los encontrados
en los seguimientos anteriores, frente al cargue de documentos que no
corresponden al contrato o documentos contractuales incompletos.
Observaciones:
Persisten incumplimientos en la publicación de los documentos contractuales a
cargo de los supervisores de los contratos, ya que no se evidenció publicación de
ningún acta de inicio, solo se cargaron informes de supervisión de 2 contratos (#14
y 16) de los 17 revisados y en un solo contrato (67) se cargó el acta de
terminación, documentos que se publicaron en la mayoría de los casos de manera
extemporánea.
Se evidenciaron en las plataformas SECOP y SIA Observa que los usuarios están
a nombre de personas que ya no laboran en la entidad (Juan Duque Rendón y
Luis Daniel Pulecio respectivamente).
Si bien se presenta un gran avance en el mejoramiento de la calidad de los
estudios previos, gracias al acompañamiento y orientación del proceso jurídico, se
evidenciaron aspectos suceptibles a mejorar frente a la justificación de la
necesidad, clasificación de bienes y servicios, necesidad de permisos y licencias,
para lo cual se realizará la respectiva retroalimentación al responsable de cada
proceso, para que sean tenidas en cuenta en futuras contrataciones.
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RECOMENDACIONES:
Implementar mecanismos que contribuyan a la entrega oportuna de actas de inicio,
informes de supervisión, actas de terminación y liquidación por parte de los
supervisores de los contratos al proceso jurídico, que permitan la publicación
completa y dentro de los términos establecidos en las plataformas SECOP y SIA
Observa.
Solicitar el acompañamiento del proceso de planeación en la formulación de los
estudios previos a los responsables de los procesos en especial frente a la
justificación de la necesidad, clasificación de bienes y servicios y necesidad de
permisos y licencias.
Adelantar las gestiones correspondientes para el cambio de usuario en las
plataformas SECOP y SIA Observa, con el fin de disponer de los datos
actualizados de los responsables de dicho proceso en la entidad.
Atentamente,
BEATRIZ ELENA GIRALDO MONTES
Asesora Control Interno
Anexo: Instrumento de seguimiento a las publicaciones
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Versión: 003
Fecha: 08-05-2018
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ANEXO 1
SEGUIMIENTO PUBLICACIONES PLATAFORMA SECOP ENERO-MARZO 2020
TIPO DE CONTRATO
CONTRATO No.
FECHA INICIO
FECHA PUBLICAC.
OPORTUNO/ INOPORTUNO
DOCUMENTOS CARGADOS
OBSERVACIONES
Prestación de servicios
9 2/01/2020 8/09/2020 Oportuno Contrato y Estudios previos
No publicado acta de inicio, ni informes de supervisión, ni acta de terminación
Prestación de servicios
12 3/01/2020 9/01/2020 Oportuno Contrato y Estudios previos
No publicado acta de inicio, ni informe de supervisión, ni acta de terminación
Prestación de servicios
14 3/01/2020 9/01/2020
Oportuno Contrato y
Estudios Previos, Inoportuno
(13/03/2020) informes de supervisión
Contratos, Estudios Previos, Informe de supervisión 01 y 02
No publicado acta de inicio, informes de supervisión 03 y 04, acta de terminación.
Prestación de servicios
16 3/01/2020 9/01/2020
Oportuno contrato y
Estudios Previos, Inoportuno
(13/03/2020) informe de
supervisión 01
Contratos, Estudios Previos, Informe de supervisión 01
No publicado acta de inicio y acta de terminación.
Prestación de servicios
20 7/01/2020 10/01/2020 Oportuno Contrato y Estudios previos
No publicado acta de inicio, ni informe de supervisión, ni acta de terminación
Suministro 22 9/01/2020 14/01/2020 Oportuno Contrato y Estudios previos
No publicado acta de inicio, ni informes de supervisión, ni acta de terminación
Prestación de servicios
24 10/01/2020 14/01/2020 Oportuno Contrato y Estudios previos
No publicado acta de inicio, ni informes de supervisión
Prestación de servicios
26 14/01/2020 16/01/20120 Oportuno Contrato y Estudios previos
No publicado acta de inicio, ni informes de supervisión, ni acta de terminación
Suministro 31 14/01/2020 17/01/2020 Oportuno Contrato y Estudios previos
No publicado acta de inicio, ni informes de supervisión
Suministro 34 17/01/2020 22/01/2020 Oportuno Contrato y Estudios previos
No publicado acta de inicio, ni informes de supervisión, ni acta de terminación
Código: 43-001
Versión: 003
Fecha: 08-05-2018
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Prestación de servicios
36 24/01/2020 29/01/2020 Oportuno Contrato y Estudios previos
No publicado acta de inicio, ni informes de supervisión
Suministro 42 28/01/2020 31/01/2020 Oportuno Contrato y Estudios previos
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión, acta de terminación
Prestación de servicios
44 30/01/2020 4/02/2020 Oportuno Contrato y Estudios previos
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión.
Prestación de servicios
52 5/02/2020 10/02/2020 Oportuno Contrato y Estudios previos
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión, acta de terminación
Prestación de servicios
63 26/02/2020 2/03/2020 Oportuno Contrato y Estudios previos
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión, acta de terminación
Prestación de servicios
67 18/03/2020 20/03/2020 Oportuno Contrato y Estudios previos.
Acta de terminación (sin fecha, contratista 24 marzo solicita terminación contrato. 8 abril se publica). No cargue de acta de inicio, informes de supervisión
Suministro 70 31/03/2020 2/04/2020 Oportuno Contrato y Estudios previos.
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión
Código: 43-001
Versión: 003
Fecha: 08-05-2018
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SEGUIMIENTO PUBLICACIONES PLATAFORMA SIA OBSERVA
ENERO-MARZO DE 2020
TIPO DE CONTRATO
CONTRATO No.
CONTRATISTA FECHA
DE INICIO FECHA
RENDICIÓN DOCUMENTOS
CARGADOS OBSERVACIONES SUPERVISOR
Prestación de servicios
9 Laura Arias Morales
2/01/2020 14/02/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión, ni acta de terminación
Yhon Emir Ramírez
Prestación de servicios
12 Luz Angela Rodriguez
3/01/2020 14/02/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP
No cargue de acta de inicio, informe de supervisión, ni acta de terminación
Myriam Bejarano
Prestación de servicios
14 Carlos Hernán Duque
3/01/2020 14/02/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP, 13/03/2020 se cargaron informe de supervisión 01 inoportuno y 02 oportuno
No cargue de acta de inicio, informe de supervisión 03.
Liseth Triviño
Prestación de servicios
16 Rafael Eduarto Ñates
3/01/2020 14/02/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP, 13/03/2020 se cargó informe de supervisión 01 inoportuno
No cargue de acta de inicio, ni acta de terminación
Liseth Triviño
Prestación de servicios
20 Nataly Restrepo
7/01/2020 14/02/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP,
No cargue de acta de inicio, informe de supervisión, ni acta de terminación
Jorge Iván Mejía
Suministro 22 Gasoly Seeihi 9/01/2020 14/02/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP,
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión, ni acta de terminación
Myriam Bejarano
Prestación de servicios
24 Quindicancer 10/01/2020 14/02/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP,
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión.
Olga Alzate
Prestación de servicios
26 Julian Correa 14/01/2020 14/02/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP,
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión, acta de terminación
Julian David Muñoz
Suministro 31 Oxycenter 14/01/2020 14/02/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP,
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión
Ruth D. Sandoval
Código: 43-001
Versión: 003
Fecha: 08-05-2018
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Suministro 34 Mi Basurita 17/01/2020 14/02/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP.
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión, acta de terminación
Aldemar Cifuentes
Prestación de servicios
36 Martha Lucía Hoyos
24/01/2020 14/02/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP.
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión.
Myriam Bejarano
Suministro 42 GEDECOL 28/01/2020 14/02/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP.
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión, acta de terminación
Ruth D. Sandoval
Prestación de servicios
44 Seguridad Diesel
30/01/2020 14/02/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP.
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión.
Yhon Emir Ramírez
Prestación de servicios
52 Ana Milena Giraldo O.
5/02/2020 10/03/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP.
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión, acta de terminación
Myriam Bejarano
outsourcing 63 REM Imágenes diagnósitcas
26/02/2020 10/03/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP.
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión, acta de terminación
Myriam Bejarano
Prestación de servicios
67 Oscar Pineda Rey
18/03/2020 8/04/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP, acta de terminación
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión
Myriam Bejarano
Suministro 70
Adelcira Peñuela (Impresos)
31/03/2020 8/04/2020
Contrato, Estudios Previos, CDP, RP.
No cargue de acta de inicio, informes de supervisión
Aldemar Cifuentes
BEATRIZ ELENA GIRALDO MONTES
Asesora Control Interno
