Informe de Practicas

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

FACULTAD DE INGENIERA

CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS

APOYO ADMINISTRATIVO EN LA DIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOS Y DESARROLLO DEL SISTEMA DE MATRICULAS PARA EL CENTRO DE IDIOMAS DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCOPeriodo 25 de Septiembre del 2012 al 30 de Marzo del 2013

AUTOR: BACH. JOS JOS CORTIJO BELLIDO

CENTRO DE PRCTICAS: DIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOS Y REGISTRO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

CUSCO PERENERO 2014

NDICE

PRESENTACIN2INTRODUCCIN3CAPTULO I41.1 DATOS GENERALES DEL PRACTICANTE41.2 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA51.3 MISIN51.4 VISIN51.5 PRINCIPIOS, VALORES Y FINES61.5.1 PRINCIPIOS61.5.2 VALORES61.5.3 FINES61.6 ORGANIZACIN DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO71.6.1 GOBIERNO DE LA UNIVERSIDAD71.6.2 RGANOS ADMINISTRATIVOS71.6.3 RGANOS ACADMICOS EJECUTIVOS8CAPTULO II92.1 MARCO TERICO92.1.1 INGENIERA DE SISTEMAS92.1.2 DEFINICIN DE SISTEMA92.1.3 DEFINICIN DE SISTEMA DE INFORMACIN102.1.4 COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIN112.1.5 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN122.1.6 DEFINICIN DE BASE DE DATOS122.1.7 SISTEMA DE GESTIN DE BASE DE DATOS (SGBD)132.1.8 ACTIVIDADES DEL DESARROLLO DE SOFTWARE132.1.9 EL SISTEMA INTEGRADO DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO14CAPTULO III153.1 INFORMACIN DEL REA DE PRCTICAS153.1.1 LA DIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOS Y REGISTRO CENTRAL153.2 OBJETIVOS DE LAS PRACTICAS PRE-PROFESIONALES153.2.1 OBJETIVO GENERAL153.2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS163.3 DETALLE DE LOS TRABAJOS REALIZADOS163.3.1 APOYO EN LA DIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOS Y REGISTRO CENTRAL163.3.2 DESARROLLO DE SISTEMA DE MATRICULAS PARA EL CENTRO DE IDIOMAS DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO173.3.2.1 FASE DE INICIO173.3.2.2 FASE DE ELABORACIN303.3.2.3 FASE DE CONSTRUCCIN543.3.2.4 FASE DE TRANSICIN55CONCLUSIONES64RECOMENDACIONES65BIBLIOGRAFA66PRESENTACIN

En cumplimiento con el Estatuto de la Universidad Andina del Cusco y los requisitos exigidos por el Reglamento de Prcticas Pre Profesionales de la Carrera Profesional de Ingeniera de Sistemas que brinda para optar el ttulo de Ingeniero de Sistemas. Pongo a vuestra consideracin el presente Informe de Prcticas Pre Profesionales realizado en la Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central de la Universidad Andina del Cusco.El siguiente informe de prcticas Pre Profesionales es una descripcin de la experiencia adquirida y de los trabajos realizados a lo largo de mi estancia dentro de la Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central de la Universidad Andina del Cusco en la cual tuve el honor de pertenecer como practicante.Bach. Jos Jos Cortijo Bellido

INTRODUCCIN

El presente informe de Prcticas Pre-profesionales realizado en la Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central de la Universidad Andina del Cusco obedece al cumpliendo del estatuto de la Universidad Andina del Cusco y los requisitos exigidos por el reglamento de prcticas Pre Profesionales de la Carrera Profesional de Ingeniera de Sistemas que brinda para optar el ttulo de Ingeniero de Sistemas.Es as que las prcticas Pre-profesionales son de gran importancia, permitindonos poner en prctica y por ende mejorar nuestros conocimientos obtenidos durante nuestros aos de estudios a nivel de pre grado. Por tanto, las Prcticas Pre-profesionales se realizaron en la Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central de la Universidad Andina del Cusco, a partir del 25 de Septiembre del 2012 al 30 de Marzo del 2013, respectivamente; cumpliendo de esta manera con uno de los requisitos para optar el ttulo de Ingeniero de Sistemas.Asimismo, el objetivo del presente informe es demostrar las labores realizadas en la entidad, teniendo un cierto grado de conocimiento y capacidad de anlisis de las funciones acadmicas, as como la estructura y funcionamiento de la entidad. Experiencia que permite mejorar los conocimientos en la formacin profesional del futuro Ingeniero de Sistemas.A continuacin, se presentan datos informativos ms precisos acerca de la institucin, su organizacin y las actividades desarrolladas por mi persona. As mismo, se presenta un marco terico referencial para ayudar a la mejor comprensin del documento presentado.

CAPTULO I

1.1 DATOS GENERALES DEL PRACTICANTE

Nombres y Apellidos: Jos Jos Cortijo Bellido DNI: 45233160 Fecha de Nacimiento: 08/07/1988 Nacionalidad: Peruano Correo Electrnico: [email protected] Situacin del Practicante: Bachiller en Ingeniera de Sistemas Carrera Profesional: Ingeniera de Sistemas Centro de Formacin: Universidad Andina del Cusco Lugar de Practicas: Universidad Andina del Cusco Periodo de Prcticas: Del 25/09/2012 al 30/03/2013 Horario de Practicas: 8:00 a.m. 2:00 p.m. rea de Practicas: Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central

1.2 DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

La Universidad Andina del Cusco es una Institucin Educativa que forma profesionales de xito en sus diferentes carreras, esta institucin lleva aos reconocida como una de las mejores a nivel nacional.En la Universidad Andina del Cusco, estamos convencidos de que la educacin es el fundamento y garanta del desarrollo de nuestro pas y particularmente de la colectividad andina.En ese contexto, la educacin superior universitaria tiene particular responsabilidad, puesto que ese desarrollo depende en gran medida del nivel de competencia y calificacin de los profesionales que forma la Universidad. Al cabo de 30 aos de servicio educativo, la Universidad Andina del Cusco, puede finalmente exhibir logros debidamente alcanzados que la consagran como una Institucin Educativa Superior institucionalmente consolidada y reconocida como opcin de primersimo orden en la educacin universitaria, en la regin andina y el pas.[footnoteRef:1] [1: Presentacin: Universidad Andina del Cusco, Obtenido de http://www.uandina.edu.pe]

1.3 MISIN

La Universidad Andina del Cusco es una institucin de nivel superior, autogestionaria, que genera conocimiento y tecnologa, forma profesionales lderes, competentes con calidad humana, con responsabilidad social y tica identificados con su cultura; con capacidad intercultural y de comprometer y solucionar problemas e insertarse con eficiencia y eficacia en un mundo globalizado.

1.4 VISIN

La Universidad Andina del Cusco, aspira a ser una Universidad lder, libre, democrtica, humanista, cientfica, tecnolgica, intercultural, con excelencia acadmica, centrada en la formacin integral de la persona y la investigacin con valores y principios ticos, articulada al contexto socio-cultural, orientada al desarrollo sostenible; que responda a las necesidades y expectativas de la sociedad y sea generadora de cambio en la regin, el pas y el mundo.

1.5 PRINCIPIOS, VALORES Y FINES

1.5.1 PRINCIPIOS

Respeto a los Derechos y Valores Humanos y la autonoma universitaria. Servicio a la comunidad. Respeto a la libertad de pensamiento, a la universalidad de los conocimientos, a los principios constitucionales y a los fines de la Universidad. Rechazo a toda forma de violencia, intolerancia, discriminacin y dependencia. Respeto a la integridad en la gestin, cumpliendo de manera cabal el Estatuto y los Planes de Desarrollo y observando los criterios de equidad, justicia, eficacia, pertinencia, idoneidad, identidad institucional, coherencia, responsabilidad social universitaria, transparencia y racionalidad.

1.5.2 VALORES

Respeto a la dignidad de la persona. Solidaridad, honestidad y veracidad. Identificada con la cultura ancestral andina, asume y promueve los valores fundamentales de su filosofa: Yachay (sabidura) Llankay (trabajo) Munay (voluntad) Ayni (solidaridad y reciprocidad)

1.5.3 FINES

Impartir formacin universitaria superior de alta calidad. Conservar, acrecentar y transmitir la cultura superior de alta calidad. Promover la investigacin. Formar profesionales de excelente nivel acadmico. Propiciar el anlisis crtico de los problemas locales, regionales y nacionales e internacionales y participar en la solucin de los mismos. Promover el desarrollo de la identidad cultura, el crecimiento humano y la transformacin de la sociedad.

1.6 ORGANIZACIN DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCOLa organizacin est supeditada a la finalidad acadmica, bajo los criterios de racionalidad, eficiencia y funcionalidad en la utilizacin de los recursos.1.6.1 GOBIERNO DE LA UNIVERSIDAD Asamblea Universitaria Consejo Universitario Rector Consejo y Decano de Facultad rganos de apoyo del Rector Secretaria General Relaciones Pblicas e Imagen Institucional rganos de Asesoramiento Asesora Legal Direccin de Planificacin y Desarrollo Universitarios rganos de Control Oficina de Auditora Interna rganos Consultivos Comisiones y Comits, Permanentes y Especialidades rganos autctonos Comit Electoral Tribunal de Honor1.6.2 RGANOS ADMINISTRATIVOS

Vicerrectorado Administrativo Direccin de Administracin Direccin de Recursos Humanos Direccin de Produccin de Bienes y Servicios Direccin de Bienestar Universitario Direccin de Telecomunicaciones y Tecnologas de Informacin Oficina de Infraestructura y Obras

1.6.3 RGANOS ACADMICOS EJECUTIVOS

Vicerrectorado Acadmico Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central Direccin de Admisin y Centro Pre Universitario Direccin de Desarrollo Acadmico y Pedagoga Superior Direccin de Calidad Acadmica y Acreditacin Universitaria Direccin de Responsabilidad Social y Extensin Universitaria Direccin de Cooperacin Interinstitucional, Convenios y Promocin Universitaria Direccin de Investigacin

rganos de Lnea Facultades: Consejo de Facultad y Decanato. Secretaria Acadmica Subsedes: Coordinador General y Coordinador de Carrera Profesional Escuela de Post Grado Director, Consejo, Coordinador de Maestras y de Doctorados Filial Universitaria Coordinador General y Coordinador de Carrera Profesional

CAPTULO II

2.1 MARCO TERICO

2.1.1 INGENIERA DE SISTEMAS

La ingeniera de sistemas o ingeniera de los sistemas o ingeniera en sistemas es un modo de enfoque interdisciplinario que permite estudiar y comprender la realidad, con el propsito de implementar u optimizar sistemas complejos. Puede verse como la aplicacin tecnolgica de la teora de sistemas a los esfuerzos de la ingeniera, adoptando en todo este trabajo el paradigma sistmico. La ingeniera de sistemas integra otras disciplinas y grupos de especialidad en un esfuerzo de equipo, formando un proceso de desarrollo estructurado.Una de las principales diferencias de la ingeniera de sistemas respecto a otras disciplinas de ingeniera tradicionales, consiste en que la ingeniera de sistemas no construye productos tangibles. Mientras que los ingenieros civiles podran disear edificios o puentes, los ingenieros electrnicos podran disear circuitos, los ingenieros de sistemas tratan con sistemas abstractos con ayuda de las metodologas de la ciencia de sistemas, y confan adems en otras disciplinas para disear y entregar los productos tangibles que son la realizacin de esos sistemas.Otro mbito que caracteriza a la ingeniera de sistemas es la interrelacin con otras disciplinas en un trabajo transdisciplinario.De manera equivocada algunas personas confunden la ingeniera de sistemas con las ingenieras de computacin o en informtica, cuando sta es muchsimo ms cercana a la electrnica y la mecnica cuando se aplica (Definicion.de, 2008).

2.1.2 DEFINICIN DE SISTEMA

Un Sistema es un conjunto de partes que estn integradas con el propsito de lograr un objetivo. Un conjunto de partes.Un sistema tiene ms de un elemento. Un volante no es un sistema, pero es una parte vital de un sistema muy conocido que se llama automvil. Partes integradas.Debe existir una relacin lgica entre las partes de un sistema. Los sistemas mecnicos y electrnicos, como son las lavadoras los juegos de video, tienen muchos componentes que trabajan juntos. Un sistema de administracin de personal cuenta con procedimientos integrados para contratar y adiestrar empleados (Definicion.de, 2008).

El propsito de lograr algn objetivo en comn.El sistema se disea para alcanzar uno o ms objetivos. Todos los elementos del sistema deben estar ligados y controlados de manera que se logre el objetivo del sistema. Si definimos al sistema como un conjunto de elementos ntimamente interrelacionados, podemos agregar que los sistemas artificiales casi siempre han sido creados para alcanzar propsitos u objetivos y son, por tanto, sistemas orientados y, como tales, de naturaleza teleolgica por lo tanto un sistema es un plan diseo o mtodo de organizacin cuya finalidad es lograr algn propsito.Otras dos caractersticas fundamentales de los sistemas son los siguientes: Sinergia, o sea el sistema tomado globalmente posee propiedades que no tienen sus partes, tomadas individualmente. Esto es, el sistema tiene una capacidad de actuacin mayor o menor que la de la suma de sus partes. Equifinalidad, es decir, la posibilidad de utilizar diferentes caminos o medios para llegar a un mismo fin, lo cual le permite una gran variedad de comportamientos. Un sistema de informacin recoge, procesa, almacena, analiza y difunde informacin para lograr un objetivo especfico.Adems tambin se lo puede definir como un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos, que escoge, almacena y recupera datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de informacin a todos los niveles de la organizacin (Damin Adriel Prez Valds, 2007).

ObjetivosPuede decirse que un sistema tiene dos tipos de objetivos: los intrnsecos y los asignados. Los objetivos intrnsecos son los propsitos que el sistema adquiere con su propia conformacin y que constituye parte de su naturaleza. Generalmente se trata de propsitos muy bsicos, derivados de la forma de interaccin de sus partes.Los objetivos asignados son los que se imponen al sistema o una modificacin al mismo, para que realice las funciones necesarias a fin de lograr un objetivo (Damin Adriel Prez Valds, 2007).

2.1.3 DEFINICIN DE SISTEMA DE INFORMACIN

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.Un Sistema de Informacin es el Conjunto total de procedimientos, operaciones, funciones y difusin de datos o informacin en una organizacin.Las tres partes fundamentales de un sistema de procesamiento electrnico de datos son el sistema de computacin, el sistema de numeracin y el sistema Operativo (Definicion.de, 2008).Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen: El equipo computacional, es decir, el hardware es necesario para que el sistema de informacin pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo perifrico que puede conectarse a ellas. El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema, alimentndolo con datos o utilizando los resultados que genere. Los datos o informacin fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que necesita l sistema de informacin para generar como resultado la informacin que se desea. Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son la parte del software del sistema de informacin que har que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan. 2.1.4 COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIN

Un Sistema de Informacin realiza cuatro actividades bsicas: almacenamiento, procesamiento y salida de informacin. A continuacin se definirn cada una de estas actividades. Entrada de Informacin. La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfaces automticas. As, un Sistema de Control de Clientes podr tener una interface automtica de entrada con el Sistema de Facturacin, ya que toma las facturas que genera o elabora el Sistema de Facturacin como entrada al Sistema de Control de Clientes.

Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las unidades de disquete, los cdigos de barras, los escner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratn, entre otras.

Almacenamiento de informacin. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la sesin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas de almacenamiento.

Procesamiento de Informacin. Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base.

Salida de Informacin. La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interface automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos procesados de los clientes (Damin Adriel Prez Valds, 2007).

2.1.5 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN

Algunos de los principales objetivos de los sistemas de informacin, son: Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomas decisiones acertadas y mejorar la relacin entre los recursos de la empresa.

Garantizar informacin exacta y confiable, as como su almacenamiento de tal forma que est disponible cuando se necesite.

Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeacin, control y toma de decisiones en sus empresas.

2.1.6 DEFINICIN DE BASE DE DATOS

Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre s, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de informacin de una empresa o negocio en particular.Una base de datos es un almacn que nos permite guardar grandes cantidades de informacin de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fcilmente. A continuacin te presentamos una gua que te explicar el concepto y caractersticas de las bases de datos.Desde el punto de vista informtico, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.Cada base de datos se compone de una o ms tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla tiene una o ms columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la informacin sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro (Definicion.de, 2008).

CARACTERSTICASEntre las principales caractersticas de los sistemas de base de datos podemos mencionar: Independencia lgica y fsica de los datos. Redundancia mnima. Acceso concurrente por parte de mltiples usuarios. Integridad de los datos. Consultas complejas optimizadas. Seguridad de acceso y auditora. Respaldo y recuperacin. Acceso a travs de lenguajes de programacin estndar.

2.1.7 SISTEMA DE GESTIN DE BASE DE DATOS (SGBD)

Los Sistemas de Gestin de Base de Datos (en ingls Data Base Management System) son un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definicin de datos, de un lenguaje de manipulacin de datos y de un lenguaje de consulta.Los SGBD tambin proporcionan mtodos para mantener la integridad de los datos, para administrar el acceso de usuarios a los datos y recuperar la informacin si el sistema se corrompe. Permite presentar la informacin de la base de datos en variados formatos. La mayora de los SGBD incluyen un generador de informes. Tambin puede incluir un mdulo grfico que permita presentar la informacin con grficos y tartas (Definicion.de, 2008).

2.1.8 ACTIVIDADES DEL DESARROLLO DE SOFTWARE

Actividades del proceso de desarrollo de software representado en el desarrollo en cascada. Hay algunos modelos ms para representar este proceso.Planificacin La importante tarea a la hora de crear un producto de software es obtener los requisitos o el anlisis de los requisitos. Los clientes suelen tener una idea ms bien abstracta del resultado final, pero no sobre las funciones que debera cumplir el software.Una vez que se hayan recopilado los requisitos del cliente, se debe realizar un anlisis del mbito del desarrollo. Este documento se conoce como especificacin funcional.

Implementacin, pruebas y documentacin La implementacin es parte del proceso en el que los ingenieros de software programan el cdigo para el proyecto.Las pruebas de software son parte esencial del proceso de desarrollo del software. Esta parte del proceso tiene la funcin de detectar los errores de software lo antes posible.La documentacin del diseo interno del software con el objetivo de facilitar su mejora y su mantenimiento se realiza a lo largo del proyecto. Esto puede incluir la documentacin de un API, tanto interior como exterior.Despliegue y mantenimiento El despliegue comienza cuando el cdigo ha sido suficientemente probado, ha sido aprobado para su liberacin y ha sido distribuido en el entorno de produccin.Entrenamiento y soporte para el software es de suma importancia y algo que muchos desarrolladores de software descuidan. Los usuarios, por naturaleza, se oponen al cambio porque conlleva una cierta inseguridad, es por ello que es fundamental instruir de forma adecuada a los futuros usuarios del software.El mantenimiento y mejora del software de un software con problemas recientemente desplegado puede requerir ms tiempo que el desarrollo inicial del software. Es posible que haya que incorporar cdigo que no se ajusta al diseo original con el objetivo de solucionar un problema o ampliar la funcionalidad para un cliente. Si los costes de mantenimiento son muy elevados puede que sea oportuno redisear el sistema para poder contener los costes de mantenimiento (Wikipedia, 2013).

2.1.9 EL SISTEMA INTEGRADO DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

El Sistema Integrado de Gestin Acadmica y Administrativa, con una sola plataforma de informacin, es un paso de trascendencia en la modernidad del servicio educativo. El resultado es la automatizacin de la informacin en su totalidad, logrando un modelo de funcionamiento con todos los procesos unificados, en una gestin comunitaria integrada, tanto en lo acadmico como en lo administrativo.El Sistema corresponde a los ltimos adelantos de la tecnologa de la informacin y las telecomunicaciones y acredita virtudes y caractersticas muy importantes: flexibilidad en la administracin de datos, escalabilidad en el tiempo, tecnologas de ltima generacin en software y hardware, mejores estndares de calidad en los servicios, alta seguridad de informacin, integracin total con la Filial y Sub Sedes y mxima optimizacin de recursos.Con una inversin cercana al milln de dlares, la implementacin corri a cargo de la Direccin de Telecomunicaciones y Tecnologas de Informacin y una empresa especializada, que aplica las mejores soluciones de hardware y software. El sistema ha empezado a dar frutos significativos, incrementado el nivel de eficiencia y calidad en el servicio educativo y constituyendo una valiosa herramienta para el avance de la acreditacin.Con la estabilizacin de los servicios de informacin y comunicacin, gracias al Sistema Integrado, complementado por pizarras interactivas y multimedia en cada aula, la Universidad podr aplicar los conceptos de CRM Customer Relationship Management o administracin basada en la relacin con los clientes tanto internos como externos, modernizando el modelo de gestin, incluyendo la certificacin de los procesos administrativos con normas ISO (Universidad Andina del Cusco, 2013). CAPTULO III

3.1 INFORMACIN DEL REA DE PRCTICAS

Las Prcticas Pre - Profesionales se realiz en:Lugar de Practicas: Universidad Andina del Cuscorea de Practicas: Direccin de Servicios Acadmicos y Registro CentralPeriodo de Prcticas: Del 25/09/2012 al 30/03/2013Horario de Practicas: 8:00 a.m. 2:00 p.m.

3.1.1 LA DIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOS Y REGISTRO CENTRAL

Director: Mgt. Ing. Aguilar Villafuerte, GEORGE LUIS.La Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central es la encargada de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con los servicios acadmicos y de registro central, se orienta a brindar un servicio eficiente en el aspecto acadmico.La Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central cuenta con las unidades de: Registro Central Acadmico. Seguimiento de Egresado. Coordinacin e Informacin Acadmica.Su organizacin y funcionamiento se encuentran normados en el Reglamento de Organizacin y Funciones, Reglamento General de la Universidad, Manual de Organizacin y Funciones y Reglamento especfico.

3.2 OBJETIVOS DE LAS PRACTICAS PRE-PROFESIONALES

3.2.1 OBJETIVO GENERAL

El objetivo principal de mis prcticas Pre-Profesionales fue el Desarrollo del Sistema de Matriculas del Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco y de brindar apoyo administrativo en la Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central de la Universidad Andina del Cusco.

3.2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Apoyar en el control de calidad de las Actas de Notas.2. Apoyar en el proceso de capacitacin del Sistema Integrado de la Universidad Andina del Cusco.3. Desarrollar el Sistema de Matriculas del Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco.

3.3 DETALLE DE LOS TRABAJOS REALIZADOS

Las actividades realizadas durante las Prcticas Pre-Profesionales se pueden agrupar en dos actividades principales realizadas durante dos periodos de tiempo, al comienzo de las prcticas brinde apoyo en la Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central, dicha actividad duro alrededor de 3 meses, posteriormente me aboque por completo al desarrollo del Sistema de Matriculas para el Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco por encargo del Ing. Alex Palomino Pumachapi, actividad que tuvo una duracin de alrededor de tres mes.

3.3.1 APOYO EN LA DIRECCIN DE SERVICIOS ACADMICOS Y REGISTRO CENTRALEsta actividad se llev a cabo desde el inicio de las Prcticas Pre-Profesionales con una duracin de alrededor de 3 meses, donde realice las siguientes actividades:

Ordenamiento y clasificacin de Fichas de Notas y Actas de Notas de las diferentes Carreras Profesionales de las diferentes sedes de la Universidad Andina del Cusco de los periodos 2011 - 2012. Apoyo en el fotocopiado de documentos y/o resoluciones. Entrega de documentos y/o resoluciones a las respectivas oficinas de las diferentes reas de la Universidad Andina del Cusco para comunicacin. Apoyo en la Bsqueda de Actas de Notas para su correccin y posterior reemplazo. Apoyo en el proceso de capacitacin de docentes en el manejo del Sistema Acadmico de la Universidad Andina del Cusco. Apoyo en el proceso de firma de Actas de Notas por parte de los docentes de la Universidad Andina del Cusco. Apoyo en el control de calidad de Actas de Notas previa al proceso de Empastado/Archivo.

3.3.2 DESARROLLO DE SISTEMA DE MATRICULAS PARA EL CENTRO DE IDIOMAS DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCOEsta actividad tuvo una duracin de alrededor de 3 meses en el que los primeros dos meses se realiz el desarrollo del sistema en las oficinas de la Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central, y posteriormente me traslade al Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco para finalizar el desarrollo del sistema, realizar la migracin de la informacin de los Alumnos, Matrculas y Notas del Centro de Idiomas al Sistemas de Matriculas e iniciar con el proceso de implementacin.Luego del cual se procedi a la capacitacin del personal del Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco en el manejo del Sistema de Matriculas, se apoy en el proceso de Ingreso de Notas y Matriculas en el Sistema ya implantado, y se realizaron las depuraciones y correcciones de errores que se presentaron durante las actividades. Estas actividades las lleve a cabo con el apoyo del Ing. Alex Palomino Pumachapi y la Ing. Erika Canal Muoz.

3.3.2.1 FASE DE INICIODescripcin del Problema

El Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco es una institucin que brinda los servicios educativos en los Idiomas de Ingls, Portugus, Italiano, Quechua y Chino Mandarn, cuenta con alrededor de 1000 alumnos que registran matriculas para cada nivel: Bsico de I a VI, Intermedio de I a VI y Avanzado de I a VI, cuya duracin por nivel es de 1 mes en el cual se registran dos notas. El periodo de matrculas se realiza al finalizar cada mes y tiene una duracin de 3 a 4 das, durante el cual los alumnos acuden al Centro de Idiomas para verificar sus notas y matricularse, los pagos para las matriculas tienen el concepto de PENSIN y se realizan en la entidad financiera CREDINKA.Si bien el Centro de Idiomas es una dependencia de la Universidad Andina del Cusco cada cual maneja sus registros de manera separada, ya que le centro de idiomas no solo brinda sus servicios a los alumnos de la Universidad Andina del Cusco sino tambin al pblico en general. Aun cuando la Universidad Andina del Cusco cuenta un Sistema Integrado para manejar toda la informacin de los alumnos, el centro de idiomas aun maneja sus registros de Alumnos, Matriculas y Notas en archivos de Excel, lo que en un principio funcionaba bien, pero recientemente se empezaron a presentar problemas debido al incremento de alumnos, manejar los registros de los alumnos, sus matrculas y notas en archivos de Excel ya no representa un forma eficiente de manejar dicha informacin.Entre los problemas que se vienen presentando se destacan los siguientes: Buscar la nota de un alumno en particular toma mucho tiempo ya se requiere primero saber el Idioma, Nivel, Modalidad y Grupo al que perteneca el alumno en el Mes Acadmico anterior (o en el ltimo mes que llevo cursos, si el alumno dejo uno o dos meses el idioma), luego se debe buscar el archivo que corresponde al grupo al que pertenece el alumno y luego dentro del archivo buscar el nombre del alumno y su respectivas notas. Todo este proceso le toma al encargado alrededor de 3 min y en algunos casos hasta 10 min, si no se logra encontrar el archivo que corresponde al grupo del alumno, esta cantidad de tiempo es demasiado si se est realizando una matrcula y se tiene una larga cola de alumnos esperando para realizar sus matrculas.

Obtener la informacin de las Notas de los alumnos para imprimir un Acta de Consolidado de Notas al final de un periodo requiere que el encargado revise todos los archivos de notas de meses anteriores para cada grupo, para as extraer las notas de los alumnos por nivel y verificar los alumnos que abandonaron a mitad de un periodo. Todo esto toma varios das en realizarse, lo que su ves hace que el tiempo que demora en expedirse un certificado o diploma sea mayor.

Muchas veces cuando se expiden los Certificados o Diplomas para un alumno en particular se dan con la sorpresa de que el nombre del alumno no est escrito correctamente, este inconveniente se genera debido a que durante el proceso de matrcula el encargado digita la informacin del alumno para cada matricula que este realiza en un mes acadmico, pero lo hace de manera diferente cada vez, obviando un nombre o escribindolo de manera distinta (ejem. Velsquez - Velasques) y cuando el alumno solicita el Certificado o Diploma se toma los datos del Acta de Notas Consolidados que a su vez se obtuvo de los archivos en Excel de cada grupo y que en algunos casos contiene el nombre del alumno escrito incorrectamente.

Otro problema se genera durante el proceso de creacin de los grupos que se ofertaran en el siguiente Mes Acadmico, ya que los grupos estn representados por los archivos en Excel, los encargados copian los archivos (Grupos) del mes anterior a la carpeta del siguiente mes, borran los datos que contienen y as tienen un nuevo grupo en blanco para ser llenado durante el proceso de matrcula, el problema radica en que mucha veces no se borran todos los datos y estos permanecen en los archivos, por lo que se tiene archivos (Grupos) con datos que no corresponden al grupo en cuestin, como por ejemplo los nombres del docente que dicto clases a ese grupo, el horario que tena el grupo y la modalidad a la que perteneca.

Modelado del Negocio Proceso de MatrculaProceso de NegocioMatrcula

Objetivo Registrar la matrcula de los alumnos del Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco.

Descripcin 1. El alumno solicita matrcula.2. El alumno presenta recibo de pago por pensin de centro de idiomas, indicando el idioma, nivel y grupo al que desea matricularse.3. El encargado de matricular verifica la informacin presentada por el alumno en sus registros en Excel.4. Si los datos presentados coinciden con los registros en Excel se procede a la matricula registrando el cdigo del pago y la matricula en sus archivos en Excel correspondientes.5. Si el alumno desea hacer un cambio de grupo debe solicitar el cambio al coordinador, si este es aprobado se procede a la matricula.6. Si el grupo del alumno se desactiva por falta de alumnos se pasa al alumno a otro grupo, en caso no existir otro grupo en el idioma y nivel se reserva la matrcula para el siguiente mes.

PrioridadFundamental

Riesgos Registro de datos del alumno incompleto. Registro de matrcula y notas del alumno no encontrado.

Posibilidades Consulta automtica de notas de la ltima matricula del alumno. Asignacin automtica del nivel y grupo al que debe matricularse el alumno. Llenado de datos computarizado.

Tiempo Ejecucin 4 - 10 min

Modelo del Proceso de Matricula

Identificacin de RequerimientosGRUPOS

Nro.RequerimientoDescripcin

R1Registro de IdiomasSe debe poder registrar los Idiomas ofertado por el Centro de Idiomas, as como hacer cambios y desactivar los idiomas.

R2Registro de ModalidadesSe debe poder registrar las diferentes modalidades de estudios que el Centro de Idiomas ofrece.

R3Configuracin de CurrculaSe debe poder configurar los idiomas ofertados por el Centro de Idiomas con la cantidad de meses de duracin de cada nivel en sus diferentes modalidades (ejem. Ingls - Regular - Bsico 6 meses, Ingles - Intensivo - Bsico 3 meses, Quechua - Regular - Bsico 2 meses, Italiano - Regular - Bsico 4 meses)

R4Registro de GruposSe debe poder registrar los grupos ofertados para el Idioma, Nivel y Modalidad en el mes acadmico, indicando la cantidad de cupos disponibles por grupo, el horario que poseen y el dicente que dictara las clases.

R5ReportesSe debe poder generar un catlogo de todos los grupos que se han registrado para un Idioma, nivel, modalidad y mes acadmico.

MATRCULA


R6Registro de Alumnos NuevosSe debe poder registrar los datos de alumnos que se integren al Centro de Idiomas por primera vez.

R7Registro MatrculaSe debe poder registrar los datos de matrcula de los alumnos del Centro de Idiomas indicando el Idioma, Nivel, Modalidad, Grupo y Mes acadmico al cual se matriculan, adems de registrar los pagos realizados para la matrcula indicando el cdigo de pago, el monto y la fecha de pago.

R8Cambio de GruposSe debe poder modificar la matriculas en el caso de que un alumno dese cambiarse de grupo.

R9Reserva de MatrculaSe debe poder desactivar y reservar la matrcula del alumno para el siguiente mes en caso de que el grupo del alumno se desactive por falta de alumnos.

R10Eliminacin de MatriculaSe debe poder eliminar la matrcula de un alumno en caso de que este dese anular su matrcula y proceda a solicitar la devolucin del pago de matrcula.

R11ReportesSe debe poder generar un registro de alumnos matriculado para cada grupo.

REUBICACIONES


R12Registro de ReubicacionesSe debe poder registrar la reubicacin de un alumno en el caso de que este de un examen de reubicacin, apruebe y se ele reubique a un determinado Nivel en un Idioma.

R13Registro de MatrculaSe debe poder registrar la matrcula del alumno al nivel siguiente de la reubicacin realizada para as continuar con sus estudios en los niveles superiores.

R14Desactivacin de ReubicacinSe debe poder desactivar una reubicacin en caso el alumno decida reiniciar sus estudio desde el principio o se realice una nueva reubicacin.

R15ReportesSe poder generar un reporte histrico de matrculas y reubicaciones con sus respectivas notas.

NOTAS


R16Registro de NotasSe debe poder registrar las notas (2) de los alumnos por cada matricula o reubicacin en un mes acadmico.

R17Modificacin de NotasSe debe poder Modificar las notas ingresadas en caso de correccin de notas por errores de ingreso o exmenes sustitutorios.

R18ReportesSe debe poder generar un Acta de Notas con la informacin del Idioma, Nivel, Modalidad, Mes Acadmico, Docente, Alumnos y Notas para cada grupo.Se debe poder generar un reporte de notas consolidado con las notas de los alumnos en los diferentes niveles al momento de culminar un periodo.

Casos de Uso del Sistema

Diagrama de Casos de Uso Expandido Registro de Docentes

Registro de Alumnos

Registro de Idiomas

Registro de Niveles

Registro de Grupos

Configuracin de Currcula

Registro de Matrculas

Registro de Reubicacin

Registro de Notas

Impresin de Acta de Notas

Cronograma de Actividades

3.3.2.2 FASE DE ELABORACIN Diagrama de Secuencia Registro de Docentes

Registro de Alumnos

Registro de Matriculas

Registro de Notas

Registro de Reubicaciones

Diagrama de Clases

Modelo de Datos

Prototipos de Interfaz de Usuario INICIO DE SESIN

MANTENIMIENTO Alumnos

Docentes

Meses Acadmicos

Carreras

Idiomas

Modalidades

Niveles

Currcula

Horarios

PROCESO Configuracin de Grupos

Nuevo Grupo

Agregar Horario

Duplicar Grupo

Matriculas

Editar Matriculas (Cambio de Grupos)

Eliminar / Desactivar Matriculas

Ingreso de Notas

Modificacin de Notas

Agregar Reubicacin

Modificar Reubicaciones

CONSULTA Bsqueda de Alumnos

SEGURIDAD Administracin de Usuarios

Generacin y Restauracin de Datos (Backups)

REPORTES

Catlogo de Grupos

Docentes con Notas Faltantes

Ficha de Seguimiento

Registros

Acta de Notas

Por Grupos

Por Docentes

Consolidado de Notas

Registro de Actividades de Usuarios

Arquitectura Candidata Diagrama de Componentes

Diagrama de Distribucin

3.3.2.3 FASE DE CONSTRUCCIN

Patrones de DiseoBASE DE DATOSESTNDAR

Tipos de datosVARCHAR.- datos de caracteres no Unicode de longitud variable.

TINYINT.- es un equivalente de los booleanos.

FLOAT.- datos numricos de precisin y escala fija.

DATETIME.- datos que representan fecha y hora.

INT.- datos numricos.

CHAR.- datos de caracteres no Unicode de longitud fija.

Procedimientosp.- usamos este identificador antes del nombre de las tablas para un mejor acceso e identificacin.

Tablast.- usamos este identificador antes del nombre de las tablas para un mejor acceso e identificacin.

Base datosBase.- usamos este trmino para la creacin de la base de datos.

SISTEMA APLICATIVOESTNDAR

Tipos de datosOBJECT.- clase de todos los tipos.

INT.- datos numricos.

STRING.- datos de caracteres no Unicode de longitud variable.

BOOLEAN.- datos cuyo valor solo admite dos tipos true o false.

FLOAT.- datos numricos que admiten punto decimal.

Clasec.- usamos este identificador antes del nombre de las clases para un mejor acceso e identificacin.

3.3.2.4 FASE DE TRANSICINProceso de Migracin Anlisis y Diseo Descripcin del ProblemaEl Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco vena manejando los registros de Grupos, Pagos y Matriculas en Archivos Excel, lo que les permita mantener de cierta manera el orden de la informacin, estos archivos estaban ordenados en carpetas segn la siguiente jerarqua:

Cada archivo representa un grupo y contiene la informacin del Idioma, Modalidad, Nivel, Docente, Alumnos y Notas, lo que conforma el acta de notas, la informacin de los pagos se almacenaba en archivos diferentes con una organizacin distinta. Si bien esta forma de organizar la informacin es muy conveniente al momento de imprimir las Actas de Notas fsicas, genera los siguientes inconvenientes para poder migrar la informacin: La informacin est muy dispersa, se tienen archivos individuales para cada grupo lo que obliga que gran parte de la informacin se tenga que llenar de manera manual y que lo dems tenga que ser reformateado en un solo archivo previo a la migracin.

Inconsistencia de la Informacin de los alumnos, este inconveniente se genera debido a que durante el proceso de matrcula el encargado digita la informacin del alumno para cada matricula que este realiza en un mes acadmico, pero lo hace de manera diferente cada vez, obviando un nombre o escribindolo de manera distinta (ejem. Velsquez - Velasques). Esto dificulta que el proceso de migracin se realice de manera automtica, ya que el nico identificador que se tiene para un alumno es su nombre (no se tiene registro de los cdigos de los alumnos).

Como ya se mencin anteriormente, la informacin de los pagos se almacenan en archivos diferentes con una organizacin distinta al de las matrculas, estos archivos estn organizados de acuerdo al mes acadmico en que inicio un grupo en particular, registrando la informacin de los pagos de diferentes meses acadmicos en un mismo archivo hasta la finalizacin de un periodo (Bsico - Intermedio - Avanzado), esta configuracin distinta de la informacin dificulta en gran medida combinar los datos de las matrculas con los de los pagos, adems de que muchos de los archivos de pagos poseen informacin contradictoria con respecto al de los archivos de las matriculas en la cantidad de alumnos matriculados.

Sistemas Fuente Los sistemas que se consideran como fuente de informacin para el Sistema de Matriculas del Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco son: El Sistema Integrado de la Universidad Andina del Cusco, del cual se obtuvo los nombres, carrera y cdigo de los alumnos de la Universidad Andina del Cusco.

Los Archivos en Excel del Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco, del cual se obtuvo los idiomas, niveles, grupos, pagos, matriculas, notas, docentes y horarios.

Estrategia de MigracinLuego del anlisis del volumen de informacin y del tiempo del que se dispona para el proceso de migracin se decidi que se migrara la informacin de las matrculas y notas de los alumnos a partir de la fecha hasta 6 meses atrs, que es el tiempo promedio que dura un nivel (Bsico - Intermedio - Avanzado). Debido a la diferente organizacin de los pagos con respecto de las matriculas se decidi obviar los datos de los pagos, dejando como datos histricos de los pagos los archivos Excel fuente.Para acelerar el proceso de migracin se decidi que ciertos datos se llenaran de forma manual y otros de forma automtica, utilizando para estos ltimos una herramienta de desarrollo propio que permita transformar los registros en Excel en comandos INSERT de SQL y ejecutar dichos comandos de manera automtica para cada registro directamente sobre la Base de Datos.

ExtraccinPara poder migrar la informacin de las Matrculas y Notas de los Alumnos se tuvo que validar primero la informacin de los alumnos que estaban matriculados en cada grupo con la informacin que se tena de los alumnos proveniente del Sistema Integrado de la Universidad Andina del Cusco comparando los nombres y asignndoles su respectivo cdigo a cada alumno, corrigiendo los nombres que no se encontraron y que posean un evidente error de escritura, agregando los nuevos alumnos que no estaban registrados y generando un cdigo para ellos.

TransformacinLa informacin correspondiente a los grupos que se ofertaron en cada Mes Acadmico para cada Idioma, Modalidad y Nivel se tom de la organizacin de los archivos en sus respectivas carpetas, trasladando dicha informacin de manera manual a un solo archivo en Excel que luego fue migrado de manera automtica a la base datos del Sistema de Matriculas.Los informacin de las matrculas de los alumnos tambin fueron reformateados en un solo archivo en Excel con sus respectivos cdigos y con los cdigos de los grupos en los cuales estaban matriculados, dichos cdigos se obtuvieron de la migracin anterior.La informacin de las notas de los alumnos en sus respectivas matriculas se reformateo para adaptarse a la forma de trabajar del Sistema de Matriculas, cambiando la notas vacas, NSP o ( - ) por NS para denotar que no posee nota y adems se agregaron los datos de la fecha de ingreso de notas y el cdigo de la matricula a la cual pertenece cada nota.

CargaPara el proceso de carga los registros de Docentes, Idiomas, Niveles y Modalidades se llenaron de manera manual utilizando el SQL Management Studio para llenar los datos, pero los registros de Alumnos, Grupos, Matriculas y Notas se llenaron de manera automtica utilizando la herramienta de carga que se desarroll para esta migracin.

Pruebas Pruebas de FuncionalidadPRUEBA 1. ACCESO AL SISTEMA DE MATRICULAS

PruebaEntrada o Accin de UsuarioResultado Esperado del SistemaConfirmacin

P 1.1Nombre de Usuario y Contrasea correctosEl sistema permite el acceso al usuario identificndolo y mostrando la pantalla de bienvenida.SI

P 1.2Nombre de Usuario correcto y Contrasea incorrectaEl sistema niega el acceso mostrando un mensaje de usuario o contrasea incorrectos.SI

P 1.3Nombre de Usuario incorrecto y Contrasea correctaEl sistema niega el acceso mostrando un mensaje de usuario o contrasea incorrectos.SI

P 1.4Nombre de Usuario correcto y Contrasea NuloEl sistema niega el acceso mostrando un mensaje de usuario o contrasea incorrectos.SI

P 1.5Nombre de Usuario Nulo y Contrasea correctaEl sistema niega el acceso mostrando un mensaje de usuario o contrasea incorrectos.SI

P 1.6Nombre de Usuario Nulo y Contrasea NuloEl sistema niega el acceso mostrando un mensaje de usuario o contrasea incorrectos.SI

PRUEBA 2. CONFIGURACIN DE GRUPOS


P 2.1Seleccin de un Idioma/Modalidad/Nivel/Mes AcadmicoEl sistema muestra todos los grupos creados para ese Idioma en el Nivel y Modalidad seleccionados en el Mes Acadmico.SI

P 2.2Seleccin de la opcin ver Horario en grupo determinado.El sistema Muestra una ventana emergente con el horario del grupo.SI

P 2.3Seleccin de la opcin Agregar Nuevo GrupoEl sistema muestra un mensaje preguntando que si desea crear un nuevo grupo o duplicar uno existente.SI

P 2.4Seleccin de la opcin Crear Nuevo Grupo.El sistema muestra la ventana ingresar los datos del nuevo grupo.SI

P 2.5Seleccin de la opcin Duplicar Grupo.El sistema muestra una ventana con la lista de grupos del mes anterior, para seleccionar uno de los grupos.SI

P 2.6Ingresar datos completos y seleccionar la opcin guardar.El sistema registra el nuevo grupo y muestra en la lista el grupo que se ha creado.SI

P.2.7Ingresar datos incompletos y seleccionar la opcin guardar.El sistema no registra el grupo y muestra un mensaje indicando que se deben llenar todos los datos.SI

2.8Seleccionar la opcin editar.El sistema muestra un mensaje preguntando qu accin desea realizar: eliminar o modificar.SI

2.9Seleccionar la opcin modificar.El sistema muestra una ventana con todos los datos del grupo para ser modificados.SI

2.10Seleccionar la opcin eliminar.El sistema muestra un mensaje de confirmacin y si este es confirmado elimina el grupo y este desaparece de la lista.SI

PRUEBA 3. REGISTRO DE MATRICULAS


P 3.1Buscar y Seleccionar un Alumno sin matrculas.El Sistema muestra los datos del alumno y habilita la seleccin del idioma y modalidad para la matricula. Adems muestra los grupos pertenecientes al nivel Bsico I del idioma y modalidad seleccionado.SI

P 3.2Buscar y Seleccionar un Alumno con matrculas y aprobado.El sistema muestra los datos del alumno, su ltima matricula, su nota promedio y los datos del siguiente nivel matricularse. Adems muestra los grupos del nivel siguiente filtrando el horario al que pertenece el alumno.SI

P 3.3Buscar y Seleccionar un Alumno con matrculas y desaprobado.El sistema muestra los datos del alumno, su ltima matricula, su nota promedio y un mensaje indicando que la nota de su ltima matricula es desaprobatoria por lo cual debe llevar nuevamente el nivel. Adems muestra los grupos del mismo nivel para el mes acadmico actual filtrando el horario al que pertenece el alumno.SI

P 3.4Buscar y Seleccionar un Alumno que posee matrcula en el presente mes acadmico.El sistema muestra un mensaje indicando que el alumno ya est matriculado y deshabilita la opcin de matricular.SI

P 3.5Buscar y Seleccionar un Alumno que ha dejado el idioma ms de 2 meses.El sistema muestra un mensaje indicando que el alumno ha dejado el idioma ms de dos meses y pregunta al usuario si desea deshabilitar todas las matriculas del alumno para proceder a realizar una reubicacin o si desea matricular al alumno de todas maneras.SI

P 3.6Buscar y Seleccionar un Alumno que posee matrculas en ms de un Idioma.El sistema muestra una ventana para seleccionar el idioma sobre el cual se desea realizar la matricula.SI

P 3.7Seleccin de un grupo en el cual matricular.El sistema deshabilita la seleccin en los dems grupos disponibles.SI

P 3.8Seleccin de grupo, ingreso de datos de pago.El sistema habilita la opcin matricular.SI

PRUEBA 4. CAMBIO DE GRUPO


P 4.1Seleccin de Idioma/Nivel/Modalidad/Mes Acadmico.El sistema muestra todos los grupos creado para el Idioma, Nivel y Modalidad para el Mes Acadmico seleccionado y los alumno matriculados en ellos.SI

P 4.2Arrastrar y soltar un alumno (o ms) de un grupo en otro, y proceder a guardar.El sistema el cambio de grupo de los alumnos.SI

P 4.3Arrastrar y soltar un alumno (o ms) de un grupo en otro sin guardar.El sistema no registra el cambio de grupo de los alumnos.SI

P 4.4Arrastrar y soltar un alumno en el mismo grupo de origen.El sistema no realiza ningn cambio en el grupo.SI

PRUEBA 5. ELIMINACIN DE MATRICULAS


P 5.1Bsqueda y Seleccin de un alumno.El sistema muestra todas las matriculas que el alumno realizo en el Idioma seleccionado.SI

P 5.2Seleccin de la opcin editar en una matrcula.El sistema muestra un mensaje preguntando qu accin desea realizar: Desactivar o Eliminar.SI

P 5.3Seleccin de la opcin Eliminar.El sistema muestra un mensaje preguntando si desea conservar los registros de los pagos realizados para la matricula seleccionada. Si se selecciona la opcin eliminar se procede a eliminar la matrcula y los pagos realizados en dicha matricula, Si se selecciona la opcin conservar pago, se elimina la matrcula y se conservan los pagos para posteriores matriculas.SI

P 5.4Seleccin de la opcin Desactivar.El sistema cambia el estado de la matricula a desactivado, este ya no es considerado por el sistema pero el registro queda como un histrico.SI

P 5.5Seleccin de Matricula desactivada y volver a desactivar la matrcula.El sistema cambia el estado de la matricula ha activado.SI

PRUEBA 6. INGRESO DE NOTAS


P 6.1Seleccin de Idioma/Nivel/Modalidad/GrupoEl sistema muestra los datos del docente a cargo del grupo y alumnos matriculado al grupo seleccionado para el mes acadmico seleccionado.SI

P 6.2Seleccin de Idioma/Nivel/Modalidad/Grupo de un grupo con Notas registradas.El sistema muestra los datos del docente a cargo del grupo, alumnos matriculados al grupo y sus correspondientes notas.SI

P 6.3Ingreso de Notas completo y seleccin de la opcin guardar.El sistema registra las notas de los alumnos con la fecha actual.SI

P 6.4Ingreso de Notas incompleto y seleccin de la opcin guardar.El sistema no registra las notas y muestra un mensaje indicando al usuario que ingrese todas las notas.SI

P 6.5Ingreso de nota con nmeros mayores a 20.El sistema borra la nota, por lo que se considera ingreso incompleto de Notas.SI

P 6.6Ingreso de nota con letras.El sistema borra la nota, por lo que se considera ingreso incompleto de Notas.SI

P 6.7Ingreso de nota con NS.El sistema lo considera como No se Present, el cual es un registro valido para proceder a guardar las Notas.SI

PRUEBA 7. MODIFICACIN DE NOTAS


P 7.1Bsqueda y Seleccin de Alumno.El sistema muestra el idioma al cual est matriculado o posee reubicacin el alumno seleccionado y las matrculas y/o reubicaciones que posee el alumno con sus respectivas notas.SI

P 7.2Seleccin de Nota individual de una matrcula o reubicacin.El sistema muestra los datos de la nota seleccionada y habilita la opcin de editar la nota.SI

P 7.3Cambio de datos de Notas completo y seleccin de opcin guardar.El sistema registro el cambio de nota seleccionada.SI

P 7.4Cambio de datos de Notas incompleto y seleccin de opcin guardar.El sistema no registra los cambios en la nota y muestra un mensaje indicando al usuario que debe llenar todos los campos.SI

P 7.5Ingreso de nota con nmeros mayores a 20.El sistema borra la nota, por lo que se considera ingreso incompleto de los datos de la Nota.SI

P 7.6Ingreso de nota con letras.El sistema borra la nota, por lo que se considera ingreso incompleto de los datos de la Nota.SI

P 7.7Ingreso de nota con NS.El sistema lo considera como No se Present, el cual es un registro valido para proceder a guardar el cambio de Nota.SI

PRUEBA 8. REGISTRO DE REUBICACIN


P 8.1Bsqueda y Seleccin de un alumno con que posee reubicaciones y matriculas. El sistema muestra el estado del alumno como El Alumno posee Matriculas y deshabilita el ingreso de reubicaciones.SI

P 8.2Bsqueda y Seleccin de un alumno que posee matriculas.El sistema muestra el estado del alumno como El Alumno posee Matriculas y deshabilita el ingreso de reubicaciones.SI

P 8.3Bsqueda y Seleccin de un alumno que posee reubicaciones.El sistema muestra el estado del alumno como El Alumno posee Reubicaciones y deshabilita el ingreso de reubicaciones.SI

P 8.4Bsqueda y Seleccin de un alumno sin reubicaciones ni matriculas.El sistema habilita la seleccin de Idioma y Modalidad para el ingreso de Reubicaciones.SI

P 8.5Seleccin de Idioma, Modalidad, seleccin de niveles e ingreso de notas para reubicaciones.El sistema registra la reubicacin del alumno en cada nivel seleccionado con su correspondiente nota por duplicado.SI

P 8.6Ingreso de datos incompletos y seleccin de la opcin guardar.El sistema no registra la reubicacin y deshabilita la opcin guardar hasta que se llenen todos los datos.SI

PRUEBA 9. MODIFICACIN DE REUBICACIONES


P 9.1Bsqueda y Seleccin de un alumno con que posee reubicaciones y matriculas.El sistema muestra el estado del alumno como El Alumno posee Matriculas y muestra las reubicaciones realizadas.SI

P 9.2Bsqueda y Seleccin de un alumno que posee matriculas.El sistema muestra el estado del alumno como El Alumno posee Matriculas por lo que no se muestran reubicaciones.SI

P 9.3Bsqueda y Seleccin de un alumno que posee reubicaciones.El sistema muestra el estado del alumno como El Alumno posee Reubicaciones y muestra las reubicaciones realizadas al alumno.SI

P 9.4Seleccin de Reubicacin. El sistema muestra los datos de la reubicacin seleccionada.SI

P 9.5Modificacin de datos completo y seleccin de opcin guardar.El sistema registra el cambio realizado sobre la reubicacin.SI

P 9.6Modificacin de datos incompleto y seleccin de opcin guardar.El sistema no registra el cambio realizado sobre la reubicacin y muestra un mensaje indicando al usuario que ingrese todos los datos de la reubicacin.SI

Proceso de CapacitacinPara el proceso de capacitacin se realiz una Exposicin sobre el Sistema de Matriculas en presencia del personal que se encargara de operar el sistema y de la directora del Centro de Idiomas, abarcando los siguientes temas: Descripcin de cada uno de los Mdulos de Sistema Gestin de Usuarios y Acceso al Sistema. Operaciones de Registro de Docentes, Alumnos, Idiomas, Niveles y Modalidades. Operaciones de Configuracin de Grupos, Registro de Matriculas, Reubicaciones e Ingreso de Notas. Generacin e Impresin de Reportes. Instalacin del Sistema de Matriculas y Generacin de Backups.Despus del cual se respondieron preguntas de los asistentes y se gener un video con toda la exposicin, el cual se puso a disposicin el Centro de Idiomas. Adems de la capacitacin al personal, se apoy en el proceso de Ingreso de Notas por parte de los docentes en el Sistema de Matriculas del Centro de Idiomas y tambin se apoy durante el proceso de Matriculas del Centro de Idiomas, absolviendo dudas y corrigiendo posibles errores.

CONCLUSIONES

Acadmicas

1. Durante el desarrollo de mis Practicas Pre-Profesionales en la Direccin de Servicios Acadmicos y Registro Central de la Universidad Andina del Cusco he llegado a comprender la importancia que tiene las Practicas Pre-Profesionales para poder conocer acerca la realidad laboral adems de que esta ayuda a afianzar las habilidades, destreza y conocimientos adquiridos en la universidad.

2. Esta experiencia me ha servido para identificar puntos claves que debo tener en cuenta durante mi transicin a la vida laboral activa, cosas como los valores dentro de una organizacin, la iniciativa propia y la auto superacin constante son puntos de consideracin que siempre deben estar presente si se quiere mantener un desarrollo personal y laboral constante.

3. Sobre todo esta experiencia ha servido para un poco perder el miedo y la inseguridad, as como adquirir soltura, adems de que ha contribuido a despejar parte de las dudas respecto a que camino laboral es el ms adecuado para alcanzar mis objetivos.

Institucionales

4. El trabajo realizado en la Direccin de Servicios Acadmicos en la Universidad Andina del Cusco abarco varios aspectos relativos a la carrera, si bien en un principio solo realice actividades de apoyo administrativo, posteriormente realice actividades de desarrollo de software.

5. El ambiente laboral que se vive en la Universidad Andina del Cusco es propicio para el desarrollo y el fortalecimiento de las habilidades y las relaciones sociales.

RECOMENDACIONES

Acadmicas

1. Las Practicas Pre-Profesionales tienen el objetivo de brindar y reforzar los conocimientos contrastando la teora con la prctica, por lo que se recomienda asignar tareas que de alguna forma refuercen las habilidades del personal.

2. Las Practicas Pre-Profesionales brindan las puertas al desarrollo laboral y el inicio de las actividades laborales, por lo que se recomienda poner nfasis en el desempeo laboral y el desarrollo de las aptitudes del personal, lo que ms adelante puede abrir puertas hacia una oportunidad laboral.

Institucionales

3. Durante la migracin de la informacin de los archivos en Excel al Sistema de Matriculas del Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco se detect varios casos inconsistencia de informacin (ejem. alumnos con notas desaprobatorias que pasaron al siguiente nivel cuando debieron llevar dicho nivel nuevamente) e informacin incompleta (ejem. alumnos con notas faltantes o nombres incompletos), si bien el sistema evita que estos casos sucedan solo lo hace con los datos nuevos que se ingresen, mas no con los datos histricos que se migraron de los archivos en Excel, se recomienda que estos casos sean corregidos para que la informacin de la base de datos se mantenga lo ms integro posible.

4. Durante el proceso de capacitacin del personal se elabor un video tutorial sobre el manejo del sistema el cual fue puesto a disposicin de Centro de Idiomas de la Universidad Andina del Cusco, se recomienda el uso de dicho video para la capacitacin del personal que se integre posteriormente a la institucin.

5. Si bien el Sistema de Matriculas permite consultar las notas de los alumnos de diferentes maneras an se muestran las notas a los alumnos de la misma forma como se vena haciendo antes de la implementacin del Sistema de Matriculas (imprimiendo las actas de notas y pegndolas en un panel para que los alumnos busquen sus notas), se recomienda la implementacin de un mdulo de consultas web que permita a los alumnos consultar sus notas desde un navegador web, esto reducira en cierta medida la aglomeracin de alumnos durante el periodo de matrculas ya que muchos de ellos acuden primero al centro de idiomas para consultar sus notas, luego se retiran para realizar sus pagos y despus retornan a matricularse.

6. Se recomienda que se tengan en consideracin los aspectos de seguridad que brinda el sistema, como la administracin de usuarios y la generacin de backups para mantener las buenas prcticas de seguridad y que se subsanen las observaciones realizadas sobre la ubicacin del equipo que cumple la funcin de servidor de base de datos.BIBLIOGRAFA

Damin Adriel Prez Valds. (26 de Octubre de 2007). Maestros del Web. Obtenido de http://www.maestrosdelweb.com/editorial/que-son-las-bases-de-datos/Definicion.de. (2008). DEFINICIN DE SISTEMA. Obtenido de http://definicion.de/sistema/Universidad Andina del Cusco. (27 de Mayo de 2013). Presentacion: Universidad Andina del Cusco. Obtenido de http://www.uandina.edu.peUniversidad del Cauca. (2001). CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN. Obtenido de http://fccea.unicauca.edu.co/old/siconceptosbasicos.htmWikipedia. (27 de Mayo de 2013). Procesos para el Desarrollo de Software. Obtenido de http://es.wikipedia.org/wiki/Proceso_para_el_desarrollo_de_software

Jos Jos Cortijo Bellido Pgina | 13

Informe de Practicas

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