INFORME DE PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S....
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INFORME DE PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S. CON ENFOQUE
EN LA GERENCIA Y COORDINACIÓN DEL PROYECTO SEAWAY 935
DANIEL FERNANDO FALLA MUÑOZ
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES
BOGOTÁ D.C.
2016
INFORME DE PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S. CON ENFOQUE
EN LA GERENCIA Y COORDINACIÓN DEL PROYECTO SEAWAY 935
DANIEL FERNANDO FALLA MUÑOZ
Código: 20121079023
Proyecto de grado en la modalidad de pasantía para optar por el título de
Tecnólogo en construcciones civiles.
Tutor
Ing. Mauricio Bueno Pinzón
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES
BOGOTÁ D.C.
2016
Nota de aceptación:
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____________________________________
Firma del Jurado
___________________________________
Firma del jurado
TEXTO DE DEDICATORIA
Este es para todos aquellos soñadores que ven en cada amanecer una
oportunidad para mejorar y acercarse a la felicidad.
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a la universidad distrital Francisco José de Caldas que a pesar de las
dificultades internas que pueda presentar sigue siempre en alto brindando una
educación exigente y de calidad. También agradecer a la empresa Seaway de
Colombia S.A.S. por abrirme las puertas y depositar la confianza en mí y en
general todas las personas e instituciones que de una u otra manera creyeron en
mi cuando me embarque en esta aventura de las construcciones civiles, y como
escribiría Txus Di Fellatio en una de sus canciones “Llegar a la meta no es vencer,
lo importante es el camino y en él, caer, levantarse, insistir y aprender”.
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 11
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................................... 12
3. JUSTIFICACIÓN ...................................................................................................... 14
4. OBJETIVOS ............................................................................................................. 15
4.1 GENERAL ............................................................................................................................. 15
4.1 ESPECÍFICOS ..................................................................................................................... 15
5. MARCO DE REFERENCIA ...................................................................................... 16
5.1 MARCO GEOGRÁFICO ..................................................................................................... 16
5.1.1 Oficina Seaway de Colombia S.A.S. ........................................................................ 16
5.1.2 Proyecto Seaway 935 Special Edition Torre 5 ........................................................ 17
5.2 MARCO CONTEXTUAL ..................................................................................................... 18
5.3 MARCO CONCEPTUAL ..................................................................................................... 19
5.4 MARCO TEÓRICO .............................................................................................................. 21
5.4.1 Control de recibo y pago de facturas ........................................................................ 21
5.4.2 Redacción, revisión y corrección de las relaciones de pago................................. 22
5.4.3 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales. ..................... 22
5.4.4 Seguimiento y control del avance de obra de los contratistas. ............................. 23
5.4.5 Control de inventario de obra y consolidación de la facturación con el contratista
.................................................................................................................................................. 23
5.4.6 Inspección de nómina .................................................................................................. 24
5.4.3 Auditoria interna de control financiero ...................................................................... 24
6. DESARROLLO DE LA PASANTÍA .......................................................................... 26
7. CONCLUSIONES ..................................................................................................... 42
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 43
ANEXOS ......................................................................................................................... 45
LISTADO DE IMÁGENES
Pág. Imagen 1. Ubicación geográfica oficina Seaway de Colombia S.A.S.…………………………………...............................................................
16
Imagen 2. Ubicación geográfica oficina proyecto Seaway 935..….………… 17 Imagen 3. Hoja de cálculo diseñada para el control del recibo y pago de facturas.……………………………………………………………………………...
22
Imagen 4. Hoja de cálculo diseñada para el cruce de cuentas de facturación con proveedores.….………………………………………………………………..
24
Imagen 5. Hoja de cálculo diseñada por el pasante para el cruce de cuentas de facturación con proveedores.…………………………………………………...
38
Imagen 6. Hoja de cálculo diseñada para el control del recibo y pago de facturas.….…………………………………………………………………………….
39
Imagen 7. Hoja de auxiliar para realizar auditoria interna.….……………………………………………………………………………..
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LISTADO DE FOTOGRAFÍAS
Pág. Foto 1. Obreros trabajando el refuerzo de una placa de piso. …….………... 23 Foto 2. Obrero trabajando en instalación de tubería. ..……………………….. 23
LISTADO DE TABLAS
Pág. Tabla 1. Registro de actividades y tiempo de las mismas durante la pasantía ……………………………………………………………………………..
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1. INTRODUCCIÓN
En el año 2014 el sector turístico genero más ingresos que el café, al acumular
ingresos por 4.980 millones de dólares, en actividades asociadas al sector.
La actividad hotelera se ha convertido en una de las más dinámicas de la
economía colombiana en la última década. La construcción de los hoteles ha
generado más de 100.000 empleos.
Según el Dane, en enero del 2015, el empleo en el sector hotelero creció 4,5%. La
viceministra de Turismo, Sandra Howard Taylor, destacó el buen comportamiento
de este sector.
El aumento en la infraestructura hotelera se ha registrado en los 32 departamentos
del país y puede destacarse como principal impulsador el decreto 2755 de 2003,
que exoneró por 30 años del impuesto de renta, a los proyectos hoteleros que se
construyan en el país antes del 31 de diciembre del 2017.
La empresa Seaway de Colombia S.A.S. ha aprovechado este repunte de la
hotelería y el turismo para lanzar el ambicioso proyecto Seaway 935 ubicado en la
ciudad de Cartagena y que es el primer Condotel del País en entrar en
funcionamiento.
Con una metodología poco usual la construcción de este proyecto ubicado en
Cartagena, pero cuya empresa encargada de la gerencia y el manejo de recursos
se encuentra ubicada en Bogota, se lleva a cabo mediante contratos de
construcción con empresas que tienen acceso directo a la obra, con pocos
empleados directos de Seaway de Colombia S.A.S, solo los necesarios para llevar
a cabo el seguimiento, revisión y control de la construcción y el manejo financiero
de la obra. En este documento se plasma la experiencia del pasante como auxiliar
del coordinador general del proyecto en mención.
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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Desde siempre se ha establecido la planeación y el control de obra en una
construcción, desde las antiguas pirámides de Egipto pasando por construcciones
más recientes como la muralla China y las catedrales hasta llegar a la
construcción de mega estructuras que se pueden ver desde el espacio como el
complejo de islas artificiales en Dubái.
Según el arquitecto Julio Cesar Pérez cervantes de la Universidad de las Américas
Puebla en México hay tres factores importantes a tener en cuenta para la gerencia
de un proyecto de construcción a saber, el costo, el tiempo y la calidad. En
construcciones pasadas se sacrificaba uno de ellos por obtener otros, si un
proyecto era de calidad tardaba mucho en ser construido y los costos se elevaban,
así con otros componentes de este triángulo.
El gerente o la empresa encargada de la gerencia de un proyecto deberá
encontrarse durante todos los proceso de la obra, desde su estudio de factibilidad
hasta la entrega final, para certificar que ninguno de los tres componentes
anteriormente expuestos se vea sacrificado. Es necesario que se encargue de la
planeación, organización, supervisión, control de la obra así mismo de los estados
financieros, atender asuntos legales y si es el caso la promoción del proyecto,
pues si bien no se encargará de ello directamente conoce por completo el
proyecto y puede llegar a mostrar y escuchar ideas de potenciales clientes para la
comercialización satisfactoria del producto final.
Algunos exponentes del centro de computación de la universidad de Chile añaden
que en la construcción parte primordial de la gerencia es la capacidad de escoger
el equipo, el personal y la comparación con obras similares para establecer guías
que lleven a tener el entorno más ideal de trabajo. De esta manera se puede
13
asegurar que los respectivos controles de personal, de avance y financieros que
se llevarán a cabo se ajustan realmente la planteada en los cálculos con la obra
que se está adelantando.
Para el caso en particular de la pasantía se puede afirmar que el pasante estuvo
involucrado en bastantes de los aspectos que expone el arquitecto Pérez para que
se lleve a cabo una buena gerencia. Es así como el pasante además de poder
conocer uno de los muchos entornos de trabajo que ofrecen las construcciones
civiles y tomarse confianza para afrontar en un futuro cercano un trabajo pudo
darse cuenta de primera mano cómo influye la capacidad de gerencia en el
avance de una obra.
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3. JUSTIFICACIÓN
En un entorno con tendencias de constante cambio donde el ámbito social,
económico y laboral se puede describir como frágiles es muy útil tomar ventaja en
cuanto a conocimientos para adquirir habilidades que den una mayor probabilidad
de éxito en las decisiones que se tomen.
La delgada línea que separa el triunfo del fracaso muchas veces está trazada por
la estrategia que se haya decidido seguir para llegar a una meta, esta estrategia
muchas veces depende del tiempo que se emplee para escogerse o la estrategia
en sí, aunque sea sencilla resulta ser repetitiva y extensa, por tanto el tiempo no
se optimiza.
El orden y control específico son primordiales dentro de una empresa pues gracias
a estos se tiene claridad y se llega a un registro único de gastos y costos
operacionales y administrativos dentro de la obra.
En vista de esa problemática se han creado hoja de cálculo con las cuales se
pueden sacar resúmenes de cuentas por pagar en la semana, los pagos
realizados durante la semana y llevar un control de las facturas y los plazos de las
mismas. También se creó una donde se puede llevar el resumen definitivo del
presupuesto disponible por actividades de obra. Así se optimiza el tiempo y se
puede dedicar tiempo a tomar decisiones en otros aspectos de la obra.
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4. OBJETIVOS
4.1 GENERAL
Aportar en el mejoramiento de la labor de gerencia del proyecto relacionándose de
forma directa con el entorno de trabajo del pasante.
4.1 ESPECÍFICOS
Pasar de la teoría en el claustro educativo de la universidad distrital a la
práctica dentro de la empresa para adquirir experiencia laboral.
Participar en las actividades de revisión y monitoreo de los movimientos
financieros.
Participar en actividades de recolección de información que establezca
el cumplimiento o incumplimiento de los contratos.
Participar en actividades de revisión de avance de obra.
Participar en actividades de cruce de cuentas con proveedores.
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5. MARCO DE REFERENCIA
5.1 MARCO GEOGRÁFICO
Durante el proceso de la pasantía se llevaron a cabos procesos de gerencia de
proyectos por parte del pasante en la oficina ubicada en la ciudad de Bogota con
lo relativo al proyecto que se estaba adelantando en Cartagena.
5.1.1 Oficina Seaway de Colombia S.A.S.
La empresa Seaway de Colombia S.A.S tiene ubicada su oficina principal en la
ciudad de Bogota desde donde se realizan las funciones concernientes a la
gerencia del proyecto Seaway 935 special edition
Dirección: Carrera 7ª #124 – 44 Bogota, Colombia
Imagen 1. Ubicación geográfica oficina Seaway de Colombia S.A.S.
Fuente: Google Maps
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5.1.2 Proyecto Seaway 935 Special Edition Torre 5
SEAWAY 935 es un edificio localizado en el sector de Las Américas vía a
Barranquilla, Colombia; sector de los Morros entre el mar y la Ciénaga de la Virgen
en la ciudad de Cartagena de Indias – Bolívar, Colombia
Dirección: Carrera 104, I-90A #35, Cartagena, Bolívar
Imagen 2. Ubicación geográfica oficina proyecto Seaway 935.
Fuente: Google Maps
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5.2 MARCO CONTEXTUAL
La pasantía fue realizada en la empresa Seaway de Colombia 935 S.A.S.
Objeto del Contrato: El CONTRATISTA se compromete a llevar a cabo las
actividades de seguimiento, revisión y control de la construcción de la torre 5 del
proyecto Seaway 935 así mismo como de llevar a cabo demás actividades
concernientes a la gerencia del proyecto.
Nit Contratista: Nit de Persona Jurídica No. 900’550.207-1
Representante legal: German Venegas Medina
Gerente del proyecto: Ing. Felipe Venegas Fajardo
Coordinador del proyecto: Ing. Jhonatan Andrés Chunza Guevara
Director del proyecto: Ing. Gerson Gutiérrez
Residente SISO: Yaneth Ramos Guerrero
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5.3 MARCO CONCEPTUAL
Si bien se requieren de bastantes conceptos en el campo de trabajo en el que se
aplica, el informe de pasantía requiere de unos pocos conceptos vale la pena
tener claros a saber:
Actividad: Conjunto de labores realizadas de forma ordenada con el fin de
obtener un producto o resultado.
Auditoria: El proceso que consiste en el examen crítico, sistemático y
representativo del sistema de información de una empresa o parte de ella,
realizado con independencia y utilizando técnicas determinadas, con el
propósito de emitir una opinión profesional sobre la misma, que permitan la
adecuada toma de decisiones y brindar recomendaciones que mejoren el
sistema examinado.1
Código sustantivo del trabajo: Es un compendio de normas mediante las
cuales se busca lograr justicia en las relaciones entre el trabajador y el
empleador en búsqueda de un equilibrio social sin olvidar también el mutuo
beneficio económico.
Contratista: Es un empleador, persona natural o jurídica el cual es
contratado para la ejecución de una o varias obras, por un precio
determinado. Este contratista deberá asumir todos los riesgos pero a su vez
tendrá libertad para realizar los trabajos con sus propios medios y con
libertad técnica y administrativa. Este contratista a su vez puede ser
empleador delegando a otros contratistas para realizar distintas labores.2
Contrato: Es un acuerdo de voluntades que crea o transmite
responsabilidades a cada una de las partes involucradas en el contrato.3
Nómina: La nómina es el documento que se entrega a los trabajadores
donde aparece el detalle del salario que recibe, junto con las deducciones
que se le practican de dicho salario, bien sea por descuentos obligatorios
1 Facultad de Ciencias Contables Económicas y Administrativas de la universidad del Cauca (En
línea) < http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse1.html> (Consultado el 2 de Mayo) 2 IDU (En línea) <http://www.idu.gov.co/web/guest/contenidos> (Consultado el 16 de abril)
3 Patricia Monroy (En línea) <http://www.am-abogados.com/blog/el-contrato-definicion-y-
tipos/110/> (Consultado el 16 de abril)
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marcados por la legislación vigente, bien sea por otro tipo de descuentos
como anticipos, o deducciones para seguros de salud.4
Pólizas de responsabilidad civil extracontractual: Buscan proteger el
patrimonio del asegurado contra reclamaciones de terceros por daños que
puedan generar durante el giro normal de sus actividades. Ampara los
perjuicios patrimoniales causados por el asegurado con motivo de la
responsabilidad civil extracontractual en que incurra de acuerdo con la ley
Colombiana5
Seguro de cumplimiento: Como se explicó anteriormente, el seguro de
cumplimiento en Colombia tiene como objeto, de conformidad con lo
establecido en la Ley 225 de 1938, amparar el pago de los perjuicios
ocasionados por el incumplimiento de obligaciones surgidas de leyes o
contratos.6
4 Comunicación corporativa banco BBVA (En Línea) <
https://info.bbva.com/es/noticias/trabajo/salarios/la-nomina-estructura-partes-y-elementos-basicos/> (Consultado el 2 de Mayo) 5 CHUBB de Colombia compañía de seguros S.A. (En línea)
<http://www.chubb.com/international/colombia/pdf/productos_y_servicios_segurosgenerales7.pdf> (Consultado el 2 de Mayo) 6 Laura Reyes, Felipe Vaquero. FECOLDA (En línea)
<http://www.fasecolda.com/files/8013/9101/6691/el_seguro_de_cumplimiento.pdf> (Consultado el 2 de mayo)
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5.4 MARCO TEÓRICO
Durante el periodo de práctica, el pasante realizo labores principalmente de apoyo
al coordinador del proyecto y tutor interno el ingeniero Jhonatan Andrés Chunza
en diferentes labores que si bien en principio parecieran apartadas de la
ingeniería, sin conocimientos de la misma no es posible desarrollar dichas
actividades de la forma correcta provocando errores internos y descontrol de las
actividades y los procesos internos.
Como tal los procesos llevados a cabo fueron los siguientes:
5.4.1 Control de recibo y pago de facturas
Esta es una actividad que se debe llevar a cabo de forma periódica y con cautela
para que no suceda una eventual deficiencia de flujo de dinero para cancelar las
obligaciones de la empresa.
El control de recibo y pago de facturas contaba con dos fases principales, una en
la cual se alimentaba la página de Excel diseñada por el pasante en la cual se
introducían las fechas de vencimiento de la factura y se creaba una alerta para
cuando una factura esta próxima a vencerse. La otra fase se realizaba de forma
periódica cada viernes actualizando los registros de las facturas que han sido
canceladas durante la semana para programar los pagos de la semana siguiente.
A continuación se presenta un ejemplo de la aplicación de la hoja de cálculo
diseñada para llevar el control, debido a lo extensa de la misma se aprecia mejor
lo que son los títulos para la comprensión del mecanismo de la misma.
22
5.4.2 Redacción, revisión y corrección de las relaciones de pago.
Este es un proceso también periódico y basado en la información obtenida de la
actividad referida en el titulo 5.4.1 la cual consiste en sacar una tabla donde se
resumen los pagos realizados en la semana, por concepto, valor, medio de pago,
impuestos y retenciones además del ítem y la actividad del presupuesto a la cual
pertenecen. Debido a políticas internas de la empresa no se muestra un ejemplo
claro aparte del anteriormente mostrado dado a la propiedad intelectual que
maneja y este es un documento de acceso público.
5.4.3 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales.
Es un proceso mediante el cual se actualizan los datos de los gastos por ítem y
actividad de obra en las cuales se vaya avanzando según lo que muestre el
documento referido en el titulo 5.4.1 y se establece un control entre el gasto real y
el gasto programado, desafortunadamente también debido a políticas internas de
la empresa no se muestra un ejemplo claro aparte del anteriormente mostrado
dado a la propiedad intelectual que maneja y este es un documento de acceso
público.
Imagen 3. Hoja de calculo diseñada para el control del recibo y pago de facturas.
Fuente: Propia
23
5.4.4 Seguimiento y control del avance de obra de los contratistas.
En este proceso el pasante realiza labores de revisión y comparación entre el
avance mostrado por los contratistas en los cortes de obra contra los planteados
en el contrato y en la programación de obra que se encuentra disponible en
coordinación.
En caso de mostrarse inconvenientes graves en el avance de las obras y se
evidencie un grave incumplimiento por parte del subcontratista sin justificación
valida se procede a hacer efectivas las pólizas de cumplimiento. Sucedió con un
contratista de mampostería, en cuyo caso fue responsabilidad del pasante reunir
la documentación necesaria para poder empezar un proceso legal contra el
contratista por incumplimiento del contrato.
5.4.5 Control de inventario de obra y consolidación de la facturación con el
contratista
Esta es un proceso de prevención de errores en la cual se realiza un cruce de
cuentas con los proveedores directamente y además se lleva un registro claro de
las facturas generadas por los mismos y los recibidos por la empresa, se aclaran
inquietudes y se deja constancia de la conformidad de las facturas que se tienen
para programar y hacer efectivo el pago de las mismas.
Fotografía 2: Obrero trabajando en instalacion de tubería.
Fuente: Informe residente SISO
Fotografía 1: Obreros trabajando El refuerzo de una placa de piso.
Fuente: Informe residente SISO
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A continuación se muestra un ejemplo de un cuadro utilizado en una hoja de
cálculo para dicha labor.
5.4.6 Inspección de nómina
En esta actividad se revisa el pago que se debe realizar a cada trabajador
dependiendo de su contrato y los respectivos descuentos según corresponda para
encontrar la cifra exacta a pagar a cada uno el día correspondiente como
compensación a los servicios prestados a la empresa. Esta es una actividad
importante ya que de la agilidad y el correcto proceso para realizar el pago de la
nómina a los empleados de la empresa depende el buen funcionamiento interno
de la misma puesto que se evitan inconvenientes como desmotivación al trabajo y
en casos más severos huelgas.
5.4.3 Auditoria interna de control financiero
Es una actividad poco usual pero que para la empresa era necesario desarrollarla.
Debido a inconvenientes en el pasado con la contabilidad y el manejo de la
información, desde cierta fecha hacia el pasado las cuentas de la empresa no
Imagen 4. Hoja de calculo diseñada para el cruce de cuentas de facturacion con proveedores.
Fuente: Propia
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estaban completamente claras, puesto que no habían documentos que soportaran
o justificaran el gasto o bien estaban clasificados a ítems que no correspondían o
e incluso en algunos casos se presentaban diferentes valores en los soportes para
un mismo pago.
En ese caso el pasante como encargado de la labor tuvo que verificar los
extractos de las cuentas bancarias desde el inicio del proyecto y verificar el flujo
de dinero con los respectivos soportes, clasificarlos en los ítems correspondientes,
corregir los conceptos en el presupuesto, indagar y corregir las diferencias que se
encontraban entre los soportes de las facturas, los egresos, las relaciones de pago
y en casos extremos hasta los cheques, sin duda una labor extensa e importante
que deja un gran aporte a la empresa.
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6. DESARROLLO DE LA PASANTÍA
Durante el desarrollo de la pasantía se realizaron actividades concernientes
principalmente a uno de los tres ejes de aplicación de la ingeniería civil en
Colombia, construcción, consultoría e interventoría. Esta última fue la aplicación
en la que más se desenvolvió el desarrollo de la pasantía.
La interventoría tiene dentro de sus funciones velar por el correcto desarrollo de
los planos y por el cumplimiento de las normas de calidad, seguridad y economía
adecuadas. Debe, si es el caso llevar un control de las pruebas en instalaciones,
de la maquinaria y en especial de las especificaciones de los materiales. Como
parte del cumplimiento de sus funciones el interventor puede exigir al constructor
cuando sea necesaria la realización de ensayos y pruebas a los materiales
además de la contratación de especialistas que asesoren su función técnica
cuando problemas de alta complejidad así lo justifiquen.
En las obras contratadas por el sistema de precios unitarios o precio alzado, el
interventor verificará que la obra ejecutada, su calidad y su cantidad correspondan
a lo establecido en los planos, especificaciones y contrato de construcción.
En contratos de obra pública las entidades estatales están obligadas a vigilar
permanentemente la correcta ejecución de las obras públicas lo cual se hace
según sea el caso por medio de un interventor o un supervisor. La interventoría es
realizada por una persona natural o jurídica diferente a la Entidad Estatal.
En obras públicas la interventoría también puede incluir la obligación de realizar la
supervisión de los temas financieros, contables, administrativos y jurídicos. El
supervisor e interventor deben exigir el cumplimiento de las normas técnicas
obligatorias de la obra y certificar el recibo a satisfacción únicamente cuando la
obra ha sido ejecutada a cabalidad. Los contratos de obra pública cuya modalidad
de selección es la licitación pública deben contar con un interventor. Ninguna
orden de un interventor de obra pública puede emitirse verbalmente. El interventor
debe entregar por escrito sus órdenes o sugerencias, las cuales deben
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enmarcarse dentro de los términos del contrato. El contrato de interventoría de la
obra debe ser supervisado directamente por la Entidad Estatal.7
Para el caso particular de la pasantía se trata de un proyecto de carácter privado y
se maneja con recursos de terceros (sean clientes y/o entidades bancarias), se
contrató por parte de la compañía al grupo ICN para que realizara la interventoría
del proyecto durante su desarrollo. Su principal responsabilidad fue velar por el
óptimo desarrollo del proyecto a través de seguimientos que nos permita prevenir,
alertar y sugerir medidas correctivas a cualquier evento que se pueda presentar en
el desarrollo del proyecto.
La interventoría debía presentar un informe mensual de seguimiento y control en
aspectos técnicos, financieros, logísticos y administrativos que evidencia cómo va
el proyecto. Con lo cual la gerencia evalúa y toma las medidas necesarias para
corregir o prevenir cualquier riesgo latente dentro del proyecto. En conclusión, la
interventoría es de carácter preventivo a fin de mejorar y optimizar el desarrollo del
proyecto.
El pasante tuvo la figura de auxiliar de coordinación, un papel que antes de la
llegada a la empresa no existía y gracias al cual se descentralizó una serie de
responsabilidades y funciones que anteriormente residían en la figura del
coordinador por lo cual no siempre se le daba el tiempo y la dedicación necesaria
a las labores. La centralización de muchas labores genera un bajo nivel de
comodidad en el trabajo pudiendo causar estrés y una serie de complicaciones
que impiden correcto desempeño y el máximo desarrollo del potencial de los
miembros del equipo de trabajo.
La pasantía tuvo una duración de poco más de 384 horas que eran las
reglamentarias siguiendo un plan de trabajo establecido por el tutor interno y
desarrollando las actividades en el horario que se especifica a continuación.
7 Colombiacompra.gov. Guia para la contracación de obra pública. (En
linea)http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/20140708_guia_para_los_procesos_de_contratacion_de_obra_publica.pdf (Consultado el 23 de Junio)
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PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S
Día
Horario laborado
Intensidad (Horas)
Actividades realizadas Hora de entrada
Hora de
salida
16 de dic del 2014
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Inducción por parte del tutor interno.
17 de dic del 2014
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Inducción y entrega de oficina e implementos por parte del tutor interno.
18 de dic del 2014
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales
19 de dic del 2014
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Inspección de nómina según requerimiento de la coordinación. Seguimiento y control del avance de obra de los contratistas de mampostería
22 de dic del 2014
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Control de recibo y pago de facturas. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)
23 de dic del 2014
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Control de inventario de obra y consolidación de la facturación para el contratista de Arena
24 de dic del 2014
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)
26 de dic del 2014
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales. Revisión y remisión de los planos arquitectónicos para la sala de ventas
29 de dic del 2014
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Control de recibo y pago de facturas. Control de inventario de obra y consolidación de la facturación para el contratista de Arena.
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PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S
Día
Horario laborado
Intensidad (Horas)
Actividades realizadas Hora de entrada
Hora de
salida
30 de dic del 2014
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión y remisión de los planos arquitectónicos para la sala de ventas
31 de dic del 2014
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Inspección de nómina según requerimiento de la coordinación. Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)
02 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales. Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)
05 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)
06 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Control de recibo y pago de facturas. Seguimiento y control del avance de obra de los contratistas de mampostería.
07 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)
08 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales. Revisión y remisión de las pólizas de responsabilidad y de cumplimiento
09 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)
13 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión y remisión de las pólizas de responsabilidad y de cumplimiento
14 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Control de recibo y pago de facturas. Revisión y remisión de las pólizas de responsabilidad y de cumplimiento.
30
PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S
Día
Horario laborado
Intensidad (Horas)
Actividades realizadas Hora de entrada
Hora de
salida
15 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Inspección de nómina según requerimiento de la coordinación. Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)
16 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales. Seguimiento y control del contrato 2013 - 02 Gómez Martínez
19 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Seguimiento y control del contrato 2013 - 02 Gómez Martínez
20 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Control de recibo y pago de facturas. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)
21 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)
22 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales
23 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Búsqueda de documentación para cobrar las pólizas por incumplimiento en el contrato de Gómez Martínez
26 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión avance fotográfico de la obra.
27 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Control de recibo y pago de facturas. Control de inventario de obra y consolidación de la facturación para el contratista de Arena
28 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)
31
PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S
Día
Horario laborado
Intensidad (Horas)
Actividades realizadas Hora de entrada
Hora de
salida
29 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales. Revisión y remisión de los planos arquitectónicos para la sala de ventas
30 de ene del 2015
08:00 a.m.
04:00 p.m.
7 Inspección de nómina según requerimiento de la coordinación.
02 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión avance fotográfico de la obra.
03 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Control de recibo y pago de facturas. Revisión avance fotográfico de la obra.
04 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)
05 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales
06 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Revisión avance fotográfico de la obra.
09 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)
10 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Control de recibo y pago de facturas. Revisión avance fotográfico de la obra.
11 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Revisión avance fotográfico de la obra.
32
PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S
Día
Horario laborado
Intensidad (Horas)
Actividades realizadas Hora de entrada
Hora de
salida
12 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales
13 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Inspección de nómina según requerimiento de la coordinación. Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)
16 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión avance fotográfico de la obra.
17 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Control de recibo y pago de facturas. Revisión avance fotográfico de la obra.
18 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)
19 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales
20 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Control de inventario de obra y consolidación de la facturación para el contratista de Ladrillo
23 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)
24 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Control de recibo y pago de facturas. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)
25 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Seguimiento y control del avance de obra de los contratistas de mampostería
33
PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S
Día
Horario laborado
Intensidad (Horas)
Actividades realizadas Hora de entrada
Hora de
salida
26 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales
27 de feb del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Inspección de nómina según requerimiento de la coordinación. Auditoría interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)
02 de mar del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Revisión y corrección de las relaciones de pago. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)
03 de mar del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Control de recibo y pago de facturas. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)
04 de mar del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)
05 de mar del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales
06 de mar del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Control de inventario de obra y consolidación de la facturación para el contratista de Ladrillo
09 de mar del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Revisión y corrección de las relaciones de pago
10 de mar del 2015
08:00 a.m.
02:00 p.m.
6 Control de recibo y pago de facturas. Revisión y remisión de pagos por conceptos de concretos y Aceros (Cemex y DIACO)
11 de mar del 2015
08:00 a.m.
01:00 p.m.
5 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)
34
PASANTÍA EN SEAWAY DE COLOMBIA S.A.S
Día
Horario laborado
Intensidad (Horas)
Actividades realizadas Hora de entrada
Hora de
salida
12 de mar del 2015
08:00 a.m.
01:00 p.m.
5 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales
13 de mar del 2015
08:00 a.m.
01:00 p.m.
5 Inspección de nómina según requerimiento de la coordinación.
16 de mar del 2015
08:00 a.m.
01:00 p.m.
5 Revisión y corrección de las relaciones de pago
17 de mar del 2015
08:00 a.m.
01:00 p.m.
5 Control de recibo y pago de facturas. Control de inventario de obra y consolidación de la facturación para el contratista de Ladrillo.
18 de mar del 2015
08:00 a.m.
01:00 p.m.
5 Auditoria interna de control financiero (Revisión de bancos, chequera y egresos)
19 de mar del 2015
08:00 a.m.
01:00 p.m.
5 Control presupuestal y actualización de registros presupuestales
20 de mar del 2015
08:00 a.m.
01:00 p.m.
5 Entrega de oficina e implementos por parte del pasante a la empresa.
Tabla 1. Registro de actividades y tiempo de las mismas durante la pasantía Fuente: Propia
• con proveedores.
35
Información general de la pasantía
Total horas realizadas: 419.
Fecha de inicio: 16 de diciembre del 2014.
Fecha de culminación: 20 de marzo de 2015.
Tutor en la pasantía: Ing. Jhonatan Andrés Chunza
Tutor en la universidad: Ing. Mauricio Bueno Pinzón
36
7. APORTES
7.1 DE LA EMPRESA AL PASANTE
Durante la pasantía hubo beneficios para la empresa así como para el pasante.
Además de la retribución monetaria por parte de la empresa también se presentó
un aporte en materia de conocimiento para el pasante. En general el aporte más
importante fue la oportunidad de poder desenvolverse en el ámbito laboral y poder
dar ese paso de lo teórico que se aprende en la academia y llegar a lo práctico.
Además de lo mencionado durante la realización del trabajo se realizaron
actividades que al practicarlas se recordó lo aprendido en la universidad y además
se obtuvo la capacidad de poder evidenciar como se aplica en el campo laboral.
Algunos de ellos fueron los siguientes.
7.1.1 Conocimientos de contabilidad y administración.
En general fue el campo que más se puso en práctica debido a la naturaleza de la
empresa y las condiciones de trabajo que la misma ofrecía. Mediante la aplicación
de conocimientos adquiridos durante la carrera tales como la causación de las
facturas, aplicación de impuestos efectivos a ciertos productos y el manejo de
cuentas T para supervisar sobre el flujo de dinero en la empresa. El manejo y
aplicación de conceptos no solamente permitió recordar los conocimientos que se
habían recibido sino también mejorar las capacidades de ajuste para que las
cuentas no presentaran inconveniente alguno.
7.1.2 Conocimientos de topografía.
Un importante aspecto a tener en cuenta son los conocimientos en topografía que
se pueden poner en práctica cuando se debe cerciorar la ubicación de los
elementos que componen estructuras aledañas al proyecto. Asimismo fue
37
indispensable el uso de la interpretación de planos que se aprendió no solamente
en topografía sino también durante las secciones de dibujo de expresión gráfica,
pues durante la pasantía se pudieron afianzar conocimientos de identificación en
plano de los elementos que componen una estructura.
7.1.3 Conocimientos de construcción de edificaciones.
Un tópico primordial aunque desafortunadamente no fue abarcado en una gran
dimensión fueron los conocimientos adquiridos en construcción de edificaciones.
La revisión de los cortes de obra que los contratistas presentaban contra la
programación, así mismo como la verificación en planos de los avances realizados
sirven para adquirir experiencia del manejo que se le debe dar en una futura obra
en la que el pasante deba realizar el mismo proceso.
La inspección de nómina y la correcta liquidación de la misma fue otro ámbito que
se pudo poner en práctica durante la pasantía pues se tenían conocimientos sobre
retenciones, manejo de horarios así como de horas extras y contratos por
prestación de servicios, conocimientos adquiridos en las clases de construcción de
edificaciones en la universidad.
Una labor importante ha sido revisar las entradas y salidas del almacén puesto
cuando de controlar el dinero que se cancela en las facturas contra lo que se está
recibiendo en obra se llega a una coyuntura muy sensible cuya revisión no se
puede tomar a la ligera pues si tiene errores puede generar asperezas entre
constructor y proveedor.
7.1.4 Conocimientos programación de costos y presupuestos.
En general los elementos y la mayoría de conocimientos puestos en práctica
desenlazan en algo común aprendido en la academia como en la asignatura de
programación de costos y presupuestos. La revisión de APU’s para identificar al
mejor candidato para los contratos de mampostería, instalaciones eléctricas y
sanitarias es un tema que demanda responsabilidad y dedicación al detalle para
poder dar el mejor resultado. El seguimiento y control de la ruta crítica fue muy
importante para evitar posibles retrasos en la obra a causa de un mal manejo de la
38
programación. Sin embargo los retrasos suceden puesto que hay factores
externos que no todos se pueden prever para buscar una prematura solución.
7.1 DEL PASANTE A LA EMPRESA.
Como se había mencionado con anterioridad también para la empresa hubo
algunos beneficios puesto que con la llegada del pasante se creó la figura de
auxiliar de coordinación para aligerar la carga laborar que tenía el coordinador de
proyectos.
El pasante además aportó en dos aspectos importantes a saber: supervisión y
control, divididos en tres elementos a saber como lo son la construcción de obra,
la revisión del flujo de dinero y la contabilidad general.
7.1.1 Construcción de obra
En este ítem el pasante aportó a la empresa aparte de su labor, un método simple y efectivo para llevar el control de materiales en obra. Así pues se llevaba un registro de materiales como ladrillo, concreto y acero por mencionar algunos. La dinámica del control consistía en utilizar un formato de Excel para llevar un registro de la entrada de materiales recibidos en obra, la cantidad de material que se están cobrando en cada una de las facturas para verificar que no hay diferencia. Así mismo se corrobora las facturas canceladas y adeudadas con el proveedor para prevenir errores y un gasto injustificado. En la siguiente imagen se puede observar el diseño de la hoja de cálculo que el pasante diseño y manipulo constantemente durante su estadía en la empresa y cuyo objetivo será el de seguir haciendo el uso de la misma hasta finalizar el proyecto.
39
7.1.2 Revisión del flujo de dinero
En el segundo ítem de aporte hacia la empresa fue el diseño de la hoja de cálculo
donde se lleva un registro de las facturas que llegaban a las instalaciones de la
empresa y las facturas que a diario eran pagadas por la misma.
En la hoja de cálculo se ingresaban inicialmente los datos propios de la factura,
como fecha de la misma, beneficiario, concepto, valor y fecha de vencimiento, lo
útil es que gracias a la hoja de Excel se podía crear una especie de “alerta” que
cuando una factura estaba próxima a vencerse por 5 días el documento
automáticamente la resaltaba como importante para tener en cuenta como
prioridad en las consignaciones próximas a pagar.
A continuación se encuentra el formato de la hoja de cálculo que una vez
programada resulto de uso fácil y práctico para llevar las cuentas dentro de los
gastos semanales en la empresa sin tener que recurrir a informes más largos y
detallados de contabilidad ya que revisarlos por completo así no sea necesario
demanda mas tiempo.
Imagen 5. Hoja de calculo diseñada por el pasante para el cruce de cuentas de facturacion con proveedores.
Fuente: Propia
40
7.1.2 Contabilidad general.
En principio la ayuda en la revisión de la contabilidad en general no parece un
tema ni un trabajo para ser realizado por un pasante de tecnología en
construcciones civiles. Recién se le asignó la labor al pasante por parte de un
miembro de la junta directiva, tanto el coordinador como el pasante no creían
conveniente que realizara esta actividad como pasante.
Luego de algunos días realizando esta labor se pudo corroborar que si bien no
parece ser una actividad para un pasante, ésta labor debía ser realizada por
alguien con conocimiento de procesos constructivos y de actividades de obra.
Es así como el pasante realizó una auditoria interna en la contabilidad de la
empresa puesto que por inconvenientes que se habían presentado en el pasado
por falta de comunicación o falta de empalme del personal saliente con el nuevo
personal en la contabilidad había fallas graves. Las fallas que podían encontrarse
eran en algunos casos, diferencia del precio cancelado en los cheques con los
cobrados en las facturas, diferencias del dinero cancelado en los cheques con el
valor plasmado en los registros contables, el pago en firme en los registros
Imagen 6. Hoja de calculo diseñada para el control del recibo y pago de facturas.
Fuente: Propia
41
contables contra una devolución que se podía constatar en los extractos del
banco, por mencionar algunos.
En el proceso de auditoria hubo que hacer revisiones de las chequeras que se
habían utilizado para realizar los pagos, los extractos bancarios de las cuentas
que se manejaban, los comprobantes de egreso con una real justificación del
gasto, los resúmenes contables además de verificar que cada uno de los gastos
se hayan cargado a las actividades de obra correspondientes pues también
habían errores en ese aspecto.
El resultado de la auditoria fue presentado en un informe final que el pasante dejó
en manos del gerente de Seaway de Colombia S.A.S además de que plasmó los
nuevos cambios encontrados en un cuadro general de control de presupuesto
para tener el registro actualizado de los sobrecostos en los que ya se había
incursionado y el presupuesto disponible en las actividades que aún faltaba por
realizar.
A continuación se presenta una hoja de cálculo auxiliar que el pasante utilizó como
guía para encontrar la diferencia entre los diferentes registros. Se ha colocado
solamente esta información en el presente trabajo debido a que por instrucciones
de la empresa no se permite colocar datos específicos como el informe final o el
cuadro de control de presupuestos por actividad, para evitar filtración de
información privada de la misma. Esto por políticas empresariales que manejan.
Imagen 7. Hoja de auxiliar para realizar auditoria interna
Fuente: Propia
42
8. CONCLUSIONES
1. Es vital llevar un registro detallado de las actividades que se están
realizando en obra, la bitácora es importante porque permite compara las
actividades que se están realizando con las que se han programado.
Importante que los datos allí consignados sean veraces pues que es la
fuente inmediata para cuando sucede algún problema.
2. El seguimiento a la programación de obra, tanto de las actividades a
desarrollar como del manejo del presupuesto es vital para prever posibles
inconvenientes en el desarrollo del proyecto, es normal que hayan
contratiempos, pero debe ser estar en la mente de quien gerencia las
posibles soluciones lo mas rápidas y eficaces posible.
3. Es importante tener en cuenta el factor del tiempo que demanda una
actividad repetitiva para una persona, además del stress que genera en la
misma es por esto que en la medida de lo posible debe establecerse el uso
de las tecnologías para automatizar aquellas actividades que lo permitan.
4. Cuando un egresado de una carrera universitaria se enfrenta a su primer
trabajo de la carrera se encuentra con que no todo en campo es ideal y
perfecto como en el papel, se da cuenta que hay que tener habilidades
extra como el trabajo en equipo y la capacidad de tomar decisiones. Por lo
anterior es importante la inmersión del estudiante en proyectos que
demanden responsabilidad real además de la académica, es por esto que
la realización de una pasantía es tan importante.
43
BIBLIOGRAFÍA
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<http://www.chubb.com/international/colombia/pdf/productos_y_servicios_segur
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(En línea) <http://www.sogeocol.edu.co/documentos/alg_asp_hist_hote.pdf>
(Consultado el 2 de febrero)
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<http://www.portafolio.co/negocios/empresas/12-anos-colombia-desatraso-
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INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.
NTC 1486: Documentación, presentación de tesis, trabajos de grado y otros
trabajos de investigación.
44
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.
NTC 1486: Referencias bibliográficas, contenido, forma y estructura.
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<http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/mgc/perez_c_jc/capitulo1.p
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MANUEL MORENO RIVEROS. Sociedad geográfica de Colombia SOGEOCOL
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<http://www.cec.uchile.cl/~ci52a/Apuntes/CAP3.pdf6> (Consultado el 2 de
febrero)
Registraduria nacional del estado civil (En línea)
<cwww3.registraduria.gov.co/normatividad/docs/.../DEC_1950_3743.doc>
(Consultado el 2 de febrero)
45
ANEXOS
Anexo 1: Acta de inicio de pasantía.