I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 1 Dependencia: Oficina de Registro y Administración Estudiantil Responsable: Licda. Susana Saborío Alvarez Período de Gestión: Enero a diciembre 2014

Objetivo General de la Dependencia, Programa o Proyecto: Entidad rectora del control y cumplimiento de requisitos para el Ingreso y Egreso de los estudiantes de la Universidad, así como la custodia y el mantenimiento actualizado del Historial Académico de los estudiantes.

a) Logros concretos alcanzados durante 2014 en cada unidad

Admisión y Matrícula Coordinador: Ing. Teddy Chan Amen Tabla 1: Matrícula Total por periodo y tipo de matrícula del 2014 (Detalle por Centro Universitario como Anexo 1,2 y 3) Periodo/Tipo de matrícula

Ordinaria y Suficiencia

Semestral Postgrados Curso Libre

Gerontología Extensión (Programas de técnico)

I cuatrimestre 22.364 598 2.694 307 75 II cuatrimestre

21.382 463 2.494 355 57

III cuatrimestre

19.790 512 2.301 305 50

I Semestre 2.156 II Semestre 1.965 Total 63.536 4.124 1.573 7.489 967 182 Tabla 2: Estudiantes de Nuevo Ingreso por periodo y tipo de matrícula 2014

Periodo/Tipo de matrícula

Ordinaria Postgrados Curso Libre

Gerontología Extensión (Programas de técnico)

Relación con Plan de Desarrollo Institucional 2011-2012

I cuatrimestre 4.499 86 515 24 13 CUR-1 :1.2 y 1.3 CE-1:1.1 GU-2:2.2 y 2.3

II cuatrimestre

3.428 52 420 14 12

III cuatrimestre

1.964 59 334 18 9

Total 9.891 197 1.269 56 34

I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 2 Porcentaje de matrícula Web y Presencial en el último periodo del 2014

I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 3 Tabla 3: Procesos específicos de la Unidad de Admisión y Matrícula 2014 Productos Volumen Relación Plan de

Desarrollo Institucional 2011-2015

La matrícula web continúa su aumento en el uso como sistema de matrícula.

CUR-1 : 1-1 GU-2: 2.2 y 2.3

Se realizó la Admisión Conjunta con la utilización del SAU (Sistema de Admisión Universitaria), desarrollado con Fondos del Sistema por la Comisión de Directores de Registro, donde los interesados en la UNED, ingresaron datos con el fin de recibir información y orientación.

3.745 estudiantes GU-2 :2.3

Elaboración de expedientes, confección e impresión de carné, revisión de datos contra la cédula de estudiantes.

10.018 expedientes, carné

CUR-1 : 1-1 GU-2: 2.2 y 2.3

Control de Calidad de matrículas contra el Sistema.

77.871 matrículas de todos los sistemas

GU-2: 2.2 y 2.3

Se continua con el trabajo de depuración de expedientes enviando a Tibás en forma inventariada 122 cajas de expedientes durante el 2014

CUR-1: 1-1 GU-2: 2.2 y 2.3

Se verificaron 10.018 diplomas de secundaria de estudiantes de nuevo ingreso, unos con la base de datos que el Ministerio de Educación Pública (MEP) nos facilita cada año de los graduados y que para este año contempla la población graduada desde 1990 hasta diciembre 2013 y otros consultados físicamente ante Control de Calidad del MEP por no encontrarse en la Base de datos o bien por tratarse de reconocimientos de diplomas de secundaria extranjeros.

10.018 verificaciones de Secundaria

Se realizó la verificación de diplomas otorgados por las diferentes universidades públicas y privadas que fueron utilizados para el trámite de Empadronamiento por la vía de ingreso a Carrera.

375

Comisiones del Coordinador de Admisión y Matrícula -Equipo Director de Matrícula -Equipo de documentación de Pruebas en SAE -Admisión conjunta en CONARE

I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 4 Tabla No. 4: Procesos específico de la Unidad de Gestión Del Registro Académico Estudiantil y Graduación

Proceso Cantidades Relación Plan de Desarrollo Institucional 2011-2015

Certificaciones Especiales emitidas 496 GU-‐2:  2.1,2.2,2.3 Certificaciones emitidas en la Oficina de

Registro 2846

Estudiantes que tramitaron solicitud de Salidas Laterales

482

Certificaciones de título a recibir y de egresado

2.531 GU-‐2:  2.1,2.2,2.3

Certificaciones Emitidas por los Centros Universitarios

4968 CE-‐1:  1.1

Historial Académico Oficina de Registro 9906 GU-‐2:  2.1,2.2,2.3 Historial Académico Centros Universitarios 6009 CE-‐1:  1.1 Constancias de estudiante emitidas en la Oficina de Registro

1613 GU-‐2:  2.1,2.2,2.3

Constancias de estudiantes emitidas en los Centro Universitarios

9864 CE-‐1:  1.1

Solicitudes de estudio 3215 GU-‐2:  2.1,2.2,2.3 Solicitudes de graduación 2733

Correcciones e inclusiones de nota 122 GU-‐2:  2.1,  2.2,  2.3 Actas de calificaciones De 21 procesos de

matrícula Verificación a empresas, universidades y colegios universitarios sobre diplomas emitidos por la UNED

452 GU-‐2  :            2.3

Capacitación a personal de Centros Universitarios para efectos de procesos de Registro

Se realizaron dos videoconferencias, una en marzo y otra en setiembre.

 

Comisiones de la Coordinación de Gestión del Historial y Graduación

-Actos de Graduación -Teatro Mélico Salazar -Homologación de certificados

 

Tabla No. 5: Graduación por periodo y nivel Promoción Total de estudiantes (considerando

los Certificados de Técnico) Relación Plan de Desarrollo Institucional 2011-2015

I Promoción 770 CE-1: 1.1 GU-2: 2.2, 2.3 II Promoción 879

I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 5 III Promoción 882

Graduaciones realizadas por medio de Consulados

14 (Chile, Miami, Republica Dominicana, Francia, New York, Alemania, Guatemala, India y Texas)

En Centros Penales 1 (La Reforma)

Tabla No. 6: Graduación anual por grado o nivel Grado o nivel Total

otorgado Grado o nivel Total

otorgado

Técnicos (certificados ya que no corresponden a un grado universitario)

7 Licenciatura 518

Diplomados 923 Maestrías 181

Profesorado 38 Doctorados 14

Bachillerato 850 TOTAL ANUAL 2531 Tabla No. 7: : Procesos específico de la Unidad de Reconocimiento y Equiparación

Proceso Cantidades Relación Plan de Desarrollo Institucional 2011-2015

Ingresos a carrera tramitados 9747 CUR-1 : 1-1 GU-2 : 2.3

Reconocimientos de asignatura tramitados 1960 GU-‐2  :      2.3 Acreditaciones por experiencia tramitados 18 Comisiones de la Coordinación de Reconocimiento y Equiparación

ORE- Representante en la Oficina de Reconocimiento y Equiparación de OPES-CONARE

Relación Plan de Desarrollo Institucional 2011-2015

b) Actividades en proceso de Registro

Actividad Relación  con  el  Plan  de  Desarrollo  Institucional  2011-‐2015  

El Sistema de Admisión y el Sistema de Empadronamiento dio inicio el 1 de octubre del 2014 y actualmente se encuentra en proceso de mejoras.

GU-‐2    :  2.2  y  2.3    

El sistema de Planes de Estudio particular se encuentra en proceso de levantamiento del requerimiento para iniciar su desarrollo. Se continuo la el trabajo de la emergencia con el proceso de expedientes iniciado en el 2013, quedan 60 cajas para el proceso de depuración de expedientes con el personal de la Oficina, a partir del 2014.

I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 6 Se encuentra en la fase de requerimientos el Sistema de Sanciones Disciplinarias a estudiantes

 GU-‐2:        2.3  

Se encuentra en la fase de requerimientos el Servicio web de solicitudes de Certificación y Graduación.

GU-‐2  :  2.2  y  2.3    

Trabajo de depuración del Reglamento General Estudiantil para cumplir expectativas y necesidades de trabajo. Se mantiene el trabajo de desarrollo del sistema de Información de Estudiantes  

c) Innovaciones que su dependencia ha tenido durante este período

Admisión vía web tiene un funcionamiento excelente, lo correspondiente a Empadronamiento dio unas fallas que se encuentran en proceso de mejora para volver a colocarlo en línea, del 1 de octubre al 11 de diciembre del 2014 se contaba con 2555 estudiantes ingresados en el sistema de los cuáles 850 se encontraban listos para matricular en enero por la web.

GU-2 2.1

Se desarrolló el cobro diferenciado de la póliza Semestral respecto a la cuatrimestral

GU-2 2.3

Ordenamiento de Expedientes de estudiantes activos con estado al día en registro de requisitos y carné

Plan de Mejora de Registro a partir de Evaluación realizada en conjunto con PROVAGARI al cual se le da seguimiento en el cumplimiento de sus metas

d) Relacione sus productos, según el Plan de Desarrollo Institucional 2011 – 2015. Las metas estratégicas del Plan de Desarrollo Institucional 2011-2015 relacionadas con los productos son las siguientes: Eje: Centros Universitarios y Regionalización CUR-1 Desarrollar los Centros Universitarios como  gestores  de  cambio  y  desarrollo  local  y  regional        

1-‐2  Procesos  de  gestión  eficaces  1-‐3  Centros  Universitarios  con  Servicios  automatizados  y  disponibles  en  la  web  UNED  (Portal  de  

Servicios)  Eje: Cobertura y Equidad CE-‐1  Desconcentrar  los  servicios  de  Vida  Estudiantil  que  mejoren  el  ingreso,  permanencia  y  graduación  del  estudiante    

1-‐1  Fortalecimiento  de  los  Servicios  de  Vida  Estudiantil  Eje: Gestión Universitaria GU-‐1  Desarrollar  un  modelo  de  gestión  flexible  y  funcional  que  articula  la  estrategia,  los  procesos  y  la  estructura  organizacional  de  la  UNED  

1.2  Procesos  institucionales  actualizados  y/o  articulados  GU-‐2  Crear  los  sistemas  de  información  institucional  para  la  gestión  y  toma  de  decisiones  

2.1  Fortalecimiento  de  los  Sistemas  transaccionales  de  la  Universidad  como  insumo  fundamental  para  el  sistema  de  apoyo  a  la  gestión  universitaria  y  la  toma  de  decisiones    

2.2  Sistema  de  información  institucional  que  apoye  la  gestión  y  la  toma  de  decisiones  2.3  Sistema  de  información  que  permita  la  automatización  de  los  servicios  universitarios  (sistema  

integrado  de  matrícula,  gestión  de  expedientes,  trasferencia  y  reconocimiento  de  créditos)

I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 7

Anexo No. 1: Cuadro estadístico preliminar final por Centro Universitario al 19 enero 2014

OFICINA DE REGISTRO UNIDAD DE ADMISION Y MATRICULA

PRIMER CUATRIMESTRE 2014

Cód Centro Universitario Matrícula grado Posg. Dirección de

Extensión Geron

t TOTAL

Ordinaria Suficiencia Semestral Cursos Libres Ext.

1 SAN JOSE 5198 77 474 501 1633 30 146 8059

2 QUEPOS 166 4 9 0 8 1 0 188

3 CARTAGO 1797 17 163 22 78 7 1 2085

4 ALAJUELA 1396 19 128 7 74 3 82 1709

5 SAN CARLOS 932 12 82 3 41 4 0 1074

6 PALMARES 1666 11 163 3 75 4 4 1926

7 NICOYA 221 0 11 2 11 0 25 270

8 CAÑAS 278 2 20 3 28 0 0 331

9 PUNTARENAS 529 1 64 4 15 1 0 614

10 CIUDAD NEILLY 309 0 20 0 42 5 0 376

11 OSA 130 0 6 1 21 0 0 158

12 LIMON 287 3 36 1 18 0 0 345

13 PEREZ ZELEDON 958 2 64 2 69 3 2 1100

14 SIQUIRRES 257 0 13 0 32 0 0 302

16 GUAPILES 533 4 48 1 12 3 0 601

17 OROTINA 175 4 21 0 3 2 0 205

18 Sub sede SARAPIQUI 213 0 10 0 9 0 0 232

20 PURISCAL 531 4 53 5 50 1 0 644

21 SAN VITO 260 0 18 1 21 0 0 300

22 JICARAL 66 0 3 0 0 0 0 69

23 LA CRUZ 119 0 9 0 17 0 0 145

24 UPALA 257 0 19 0 15 1 0 292 25 SAN MARCOS 392 2 36 0 21 0 0 451

26 LIBERIA 466 3 34 6 46 0 0 555

27 TURRIALBA 926 6 116 2 51 0 31 1132

29 Sub Sede BUENOS

AIRES 269 0 11 2 24 0 0 306

31 EXTRANJEROS 22 0 14 0 0 0 0 36

32 SANTA CRUZ 199 1 10 3 24 0 0 237

33 LA REFORMA 45 0 26 0 0 0 0 71

34 HEREDIA 1648 19 119 24 155 5 16 1986

35 ATENAS 121 2 9 2 13 0 0 147

36 TILARAN 92 2 13 0 5 1 0 113

37 MONTEVERDE 75 0 3 0 0 0 0 78

40 Sub Sede P JIMENEZ 18 0 1 0 0 0 0 19

42 DESAMPARADOS 1252 21 115 3 65 3 0 1459

I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 8

43 Sub Sede-PAVON 70 0 7 0 8 0 0 85 44 Talamanca 93 0 3 0 0 0 0 96 45 ACOSTA GESTION U 152 0 5 0 10 1 0 168 81 Sede Int Al* 29 1 200 0 0 0 0 230

82 Sede San Ramón 0 0 0 0 0 0 0 0

83 Sede Puntarenas 0 0 0 0 0 0 0 0

TOTAL 22147 217 2156 598 2694 75 307

TOTAL POR TIPO 24520 598 2769 307 28194

GRAN TOTAL 28194

Estudiantes Nuevos

4490 9 0 86 515 13 24 Total Nuevos 4499 86 552

GRAN TOTAL NUEVOS 5137

Elaborado por Ing. Teddy Chan Amen Encargado de Admisión y Matrícula

I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 9 Anexo No.2 Cuadro estadístico preliminar final por Centro Universitario Segundo Periodo 2014 al 18 mayo,2014

OFICINA DE REGISTRO UNIDAD DE ADMISION Y MATRICULA

SEGUNDO CUATRIMESTRE 2014

Cód Centro Universitario Matrícula grado Posg. Direcc. de Extensión Geront TOTAL

Ordinaria Suficiencia Semestral Cursos Libres Ext.

1 SAN JOSE 4817 84 452 391 1607 19 180 7550

2 QUEPOS 147 1 16 0 22 1 0 187

3 CARTAGO 1694 17 153 18 71 6 0 1959

4 ALAJUELA 1333 17 129 5 63 4 68 1619

5 SAN CARLOS 848 4 86 5 55 1 0 999

6 PALMARES 1529 10 150 3 95 4 2 1793

7 NICOYA 222 1 11 3 12 0 23 272

8 CAÑAS 258 3 17 2 34 0 0 314

9 PUNTARENAS 490 4 48 2 30 0 0 574

10 CIUDAD NEILLY 289 1 16 2 14 3 0 325

11 OSA 131 0 5 0 23 0 0 159

12 LIMON 300 3 23 1 0 0 0 327

13 PEREZ ZELEDON 1014 3 50 3 60 1 6 1137

14 SIQUIRRES 247 2 20 0 31 0 0 300

16 GUAPILES 519 2 40 1 0 1 0 563

17 OROTINA 163 3 19 0 19 2 0 206

18 Sub sede SARAPIQUI 190 3 14 0 10 0 0 217

20 PURISCAL 522 4 45 0 46 0 0 617

21 SAN VITO 255 1 15 0 17 1 0 289

22 JICARAL 68 0 0 0 0 0 0 68

23 LA CRUZ 127 1 5 0 16 0 0 149

24 UPALA 238 0 18 0 5 1 0 262 25 SAN MARCOS 431 4 40 0 28 0 0 503

26 LIBERIA 449 6 43 6 39 0 38 581

27 TURRIALBA 853 6 123 1 34 0 30 1047

29 Sub Sede BUENOS AIRES 262 0 11 2 17 0 0 292

31 EXTRANJEROS 20 0 3 0 0 0 0 23

32 SANTA CRUZ 205 3 17 2 6 1 0 234

33 LA REFORMA 49 0 0 0 0 0 0 49

34 HEREDIA 1651 24 149 14 110 8 8 1964

35 ATENAS 104 1 10 1 7 0 0 123

36 TILARAN 83 0 11 0 1 2 0 97

37 MONTEVERDE 75 2 4 0 0 0 0 81

40 Sub Sede P JIMENEZ 12 0 2 0 0 0 0 14

42 DESAMPARADOS 1156 24 120 0 17 1 0 1318 43 Sub Sede-PAVON 82 1 8 1 5 0 0 97 44 Talamanca 101 0 3 0 0 0 0 104

I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 10

45 ACOSTA GESTION U 165 0 5 0 0 1 0 171 81 Sede Int Al* 36 0 84 0 0 0 0 120

82 Sede San Ramón 12 0 0 0 0 0 0 12

83 Sede Puntarenas 0 0 0 0 0 0 0 0

TOTAL 21147 235 1965 463 2494 57 355

TOTAL POR TIPO 23347 463 2551 355 26716

GRAN TOTAL 26716

Estudiantes Nuevos 3420 8 0 52 420 12 14 Total Nuevos 3428 52 446

GRAN TOTAL NUEVOS 3926 Elaborado por Ing. Teddy Chan Amen Encargado de Admisión y Matrícula

I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 11 Anexo No.3 Cuadro estadístico preliminar final por Centro Universitario Tercer cuatrimestre 2014 al 31 de agosto, 2014

OFICINA DE REGISTRO UNIDAD DE ADMISION Y MATRICULA

TERCER CUATRIMESTRE 2014

Cód Centro Universitario Matrícula grado Posg. Direcc de Extensión Geron

t TOTAL

Ordinaria Suficiencia Semestral Cursos Libres Ext.

1 SAN JOSE 4413 77 0 431 1457 20 172 6570

2 QUEPOS 139 1 0 0 23 1 0 164

3 CARTAGO 1563 18 0 20 63 5 1 1670

4 ALAJUELA 1216 10 0 10 65 4 47 1352

5 SAN CARLOS 766 13 0 4 48 1 6 838

6 PALMARES 1474 16 0 4 62 4 2 1562

7 NICOYA 207 1 0 5 9 0 7 229

8 CAÑAS 254 2 0 1 24 0 0 281

9 PUNTARENAS 444 4 0 2 20 0 0 470

10 CIUDAD NEILLY 299 1 0 0 27 1 0 328

11 OSA 121 1 0 0 20 0 0 142

12 LIMON 269 1 0 0 11 1 0 282

13 PEREZ ZELEDON 955 3 0 4 50 1 0 1013

14 SIQUIRRES 225 1 0 1 10 0 0 237

16 GUAPILES 482 1 0 1 1 0 0 485

17 OROTINA 142 6 0 0 21 1 0 170

18 Sub sede

SARAPIQUI 169 0 0 0 9 0 0 178

20 PURISCAL 458 4 0 0 33 0 0 495

21 SAN VITO 263 0 0 0 10 0 0 273

22 JICARAL 73 0 0 0 0 0 0 73

23 LA CRUZ 114 1 0 1 14 0 0 130

24 UPALA 231 0 0 0 5 1 0 237 25 SAN MARCOS 399 6 0 0 21 0 0 426

26 LIBERIA 388 4 0 6 36 0 34 468

27 TURRIALBA 787 4 0 3 34 0 26 854

29 Sub Sede BUENOS

AIRES 260 0 0 2 14 0 0 276

31 EXTRANJEROS 25 0 0 0 0 0 0 25

32 SANTA CRUZ 178 2 0 0 6 1 0 187

33 LA REFORMA 49 0 0 0 0 0 0 49

34 HEREDIA 1505 24 0 16 135 6 10 1696

35 ATENAS 88 2 0 1 7 0 0 98

36 TILARAN 82 0 0 0 1 2 0 85

37 MONTEVERDE 62 1 0 0 1 0 0 64

40 Sub Sede P JIMENEZ 14 0 0 0 0 0 0 14

I n f o r m e d e L a b o r e s 2 0 1 4 O f i c i n a d e R e g i s t r o y A d m i n i s t r a c i ó n E s t u d i a n t i l P á g i n a | 12

42 DESAMPARADOS 1064 16 0 0 51 1 0 1132 43 Sub Sede-PAVON 74 1 0 0 6 0 0 81 44 Talamanca 101 1 0 0 0 0 0 102 45 ACOSTA GESTION U 173 3 0 0 7 0 0 183 81 Sede Int Al* 26 0 0 0 0 0 0 26

82 Sede San Ramón 13 0 0 0 0 0 0 13

83 Sede Puntarenas 0 0 0 0 0 0 0 0

TOTAL 19565 225 0 512 2301 50 305

TOTAL POR TIPO 19790 512 2351 305 22958

GRAN TOTAL 22958

Estudiantes Nuevos 1955 9 0 59 334 9 18 Total Nuevos 1964 59 361

GRAN TOTAL NUEVOS 2384

Elaborado por Ing. Teddy Chan Amen Encargado de Admisión y Matrícula