Informe de gestión. Primer semestre del 2011 Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia,...

Informe de gestión. Primer semestre del 2011

Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, Somos el alma de la Universidad

Informe de Gestión. Primer semestre del 2011.Informe de Gestión. Primer semestre del 2011.

Informe de Gestión.Primer semestre del año 2011.

Dora Inés Villegas Londoño



Informe de Gestión. Primer semestre del 2011.

Avances del Plan de Acción 2006 - 2016

• Digitalización repositorio institucional y bibliografía básica en red Microfilmación de prensa nacional Modernización tecnológica (223/70/7/7 e-Touchscreen)

• Programa Modernización de las TIC en Procesos y Servicios Proyecto Tesauros Gráficos para la Representación del Conocimiento en el OPAC: 30% Proyecto OPAC: Planificación de la actualización de la nueva versión en entorno web: para agosto

de 2011.

• Caracterización de la información científica: Prueba piloto. Fase: recolección de información sobre 27 grupos de investigación.

Proceso: Direccionamiento

Estratégico.




• Programa de Mercadeo de Servicios: Está lista la identificación de servicios mercadeables y la propuesta metodológica (con la Facultad

de Comunicaciones. Se está diseñando una propuesta de intercambio de servicios con la Facultad. Se está a la espera de la aprobación del proyecto por parte de las autoridades competentes.

• Programa Cultura Biblioteca: Está lista la propuesta de la campaña pedagógica - comunicacional, en apoyo con la empresa

Márketing Logístico. Se está a la espera de la aprobación del proyecto por parte de las autoridades competentes. Se está diseñando una propuesta de intercambio de servicios con la Facultad de Artes. Por ahora se sigue trabajando con 9 Auxiliares Administrativos, haciendo un trabajo face to face.

• Servucción: Preparación de informe final y escritura de artículo para publicar


Estratégico.




Gestión de Recursos

Inversiones:

• Material bibliográfico impreso: - 121.026.275• Renovación de Bases de Datos Bibliográficas: - 459.429.075• NO renovación de Bases de Datos Bibliográficas: + 150.191.857

• CIS fueron vinculados por 48 horas semanales


Estratégico.





Estratégico.

Infraestructura Física:

• Sistema de incendio y evacuación : $ 75.345.944.

• Ejecución de obras civiles, redes eléctricas, cielo falso, red eléctrica, buitrón técnico e

iluminación en los cielos falsos




Gestión Humana:

• Se cubrieron las plazas de: Jefatura del Área Administrativa y Secretaria I

• Gestión de plazas vacantes en la oficina de talento humano: Bibliotecólogo II (BNSP) / Bibliotecario

Auxiliar I / Secretaria I.

• Evaluación del clima laboral

• Medición del clima laboral en el Sistema de Bibliotecas. Claudia Arredondo, gestora; Catalina Andrea

Carmona, cogestora.

• Integración pedagógica. Día del Bibliotecólogo. Granja Ambiental Ciencia y Vida.

• Capacitación a Bibliotecólogos de las Bibliotecas Regionales.

• Programa: Alfabetización informacional para empleados.

• Seminario - taller “Formación de formadores en Alfin.

• Aspectos por mejorar: Vacantes del Sistema de Bibliotecas


Estratégico.




Otras actividades realizadas desde el Proceso de Planificación.

• Evaluación de los indicadores de gestión, operativos y los nuevos definidos para el seguimiento

de los objetivos estratégicos del plan de acción, con la asesoría de la Oficina de Planeación.

• Realización de inventario en todas las Bibliotecas del Sistema ubicadas en Medellín (excepto

EIB)

• Ejercicio pedagógico de evacuación.

• Participación en el Proceso de Transformación Organizacional.

• Participación en Expouniversidad 2011.

• Diseño tipo de Biblioteca de posgrados


Estratégico.




Proceso:

Gestión de Servicios

En cuanto al personal:

•5 Reuniones mensuales formativas e informativas.

•Un coloquio y un taller sobre comunicación verbal y no verbal.

•Propuesta de intervención sobre trabajo en equipo: Prueba Piloto Biblioteca Robledo

• Calificación Global de los servicios: Indicador de satisfacción: 2.819 calificaciones distribuidas así:




Proceso:

Formación de Usuarios.

• 295 Cursos de Formación de Usuarios en todas las Bibliotecas del Sistema de

Medellín.

• 4006 Usuarios formados.

• 16 Formadores

• Reconocimiento de la IFLA




Búsqueda de Información:

315 Consultas en línea atendidas.

10 Visitas guiadas atendidas: 61 visitantes (de la Universidad de Antioquia,

Universidad Nacional, U. Javeriana, U. Manizales, U. Perú, U. Manizales, U. Autónoma

de Manizales, U. Valle.

Nota: Este es un nuevo servicio, diseñado este año.Proceso:

Búsqueda de información.




2.105 Libros solicitados por los usuarios a través de la aplicación de selección de

material bibliográfico.

346 libros evaluados.

En total el Sistema de Bibliotecas tiene, a la fecha: 262.406 títulos impresos en las

colecciones.

Y 758.621 Volúmenes

Proceso: Selección y

Evaluación de Material

Bibliográfico.




Proceso:

Promoción y Difusión.

• Bibliocafé y promoción de servicios en las Bibliotecas de Ciudadela Robledo y

Odontología

• Bases de Datos Bibliográficas Renovadas: 56

• Servicio de D.S.I.

243 usuarios nuevos. 10.6% más que en el mismo periodo del 2010.

18 actualizaciones de perfil.

• Suministro de Documentos:

Solicitudes Internas atendidas: 697

Solicitudes Externas atendidas: 321




Proceso:

Gestión de la información

• Biblioteca Digital de la U. de A.: Se han revisado 5.043 libros patrimoniales editados en el

siglo XVIII. Este año se han ingresado 10 registros.

• OLIB (holdings): Inclusión de 441 enlaces web al aplicativo.

• Migración automática de registros en el aplicativo OLIB: 491

Biblioteca de Andes: 443

Biblioteca de Santa Fe de Antioquia: 139

Biblioteca de Caucasia: 298

Biblioteca de Yarumal: 54.

• Libros encuadernados: 1.012 libros (contrato y bonos)




• Comité de Terminología: Reactivación de este equipo de trabajo, con la

participación de los Centros de Documentación de la Universidad.

• Mesa de Trabajo de Autoridades de Materias: Proyecto liderado por la

Biblioteca Luís Ángel Arango en el que participan las más reconocidas

Bibliotecas tanto académicas como públicas de Bogotá. Su objetivo es

analizar, normalizar y crear nuevos términos lingüísticos que vayan surgiendo

en cada una de las áreas del conocimiento (encabezamientos de materia).

Nuestro Sistema de Bibliotecas es la primera institución de una región

diferente a Bogotá en unirse a este convenio, lo que nos convierte en pioneros

para liderar este proyecto en la región.

Proceso:

Gestión de la información




Proceso:

Obtención de Información.• 58 Convenios de Préstamo Interbibliotecario activos.

• 25 servicios de préstamo de material bibliográfico a domicilio, atendidos (solo para la

Biblioteca Central.

• Total de transacciones de préstamo en el semestre: 514.338

270.892 préstamos para consulta interna.

243.446 préstamos externos

• Usuarios de Préstamo Interbibliotecario que prestaron material bibliográfico en

el Sistema de Bibliotecas: 822. 75% menos que en el mismo periodo del 2010,

cuando hicimos 3.365 préstamos interbibliotecarios.




1 DESARROLLO DE SOFTWARE: 41%

1.1 Reformas y creación de nuevas funcionalidades para la aplicación de ingreso de visitantes a la UDEA:

100%

1.2 Diseño y desarrollo de aplicativos para proyectos de plan de acción (2 aplicativos): 40%

1.3 Participación en proyecto "Biblioteca en Expo Universidad 2011“: 50%

1.4 Generación de reportes trimestrales de SGC: 50%

1.5 Implementación de una herramienta de administración y búsquedas para el Directorio de enlaces

electrónicos: 50%

1.6 Cambio de la Intranet.: 10%

1.7 Mejoras en los reportes de la aplicación de Comunicación con el Usuario: 95%

1.8 Redefinición del proyecto de una herramienta de gestión del conocimiento (WIKI) para el Sistema de

bibliotecas: 0%

1.9 Mejoras en la aplicación PNC: 0%

1.10 Cambio de la aplicación de consulta en linea e integracion con el chat institucional: 5%

1.11 Mejoras de la aplicación de selección de material bibliográfico.: 80%

1.12 Mejoras en las aplicación ACPM.: 85%

1.13 Apoyo al proyecto de red Audiovisual. : 0%

1.14 Diseño de aplicaciones para migración de las estadísticas alojadas en archivos de Excel. (Estadísticas por

proceso en servidor Sinifaná). : 0%

1.15 Implementación de una herramienta para digitalización de materiales en evaluación.: 0%

Proceso:

Gestión Tecnológica.




2 OLIB: 48%

2.1 Migración masiva al OLIB de los listados de las regionales: 98%

2.2 Exportación de Registros a WorldCat: 40%

2.3 Proyecto: Tesauro Gráfico: 40%

2.4 Proyecto: Seguimiento al material Bibliográfico: 8%

2.5 Proyecto: Reserva automática de material: 8%

2.6 Notificaciones automáticas a morosos: 100%

2.7 Inventarios de Material bibliográfico: 95%

2.8 Mejoras y revisión de inconsistencias en "Reportes OLIB“: 15%

2.9 Depuración en OLIB de material que no existe físicamente: 10%

2.10 Implementación de Nuevas Adquisiciones Automáticas en OPAC: 100%

2.11 Implementación de carátulas de libros y entregas de revista en OPAC: 90%

3 INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA - SOPORTE TECNICO: 38%

3.1 Seguridad informática: Definición de políticas: 30%

3.2 Mantenimiento preventivo de los equipos de la biblioteca central y satélites: 90%

3.3 Optimización del espacio de disco usado en los servidores: 20%

3.4 Apoyo al proyecto de red Audiovisual - Montaje de servidores virtuales: 20%

3.5 Elaboración del proyecto para el correo en la nube: 40%

3.6 Modernización de las TIC en el Sistema de Bibliotecas: 40%

Proceso:





4 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN: 0%

4.1 Programa de Capacitación en el uso de las nuevas tecnologías de la información y la aplicaciones

desarrolladas para el Sistema de Bibliotecas

5 CONSOLIDACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN TECNOLÓGICA: 105%

5.1 Definición de los procedimientos de desarrollo y actualizaciones de software: 80%

5.2 Consolidación del Proceso de Gestión Tecnológica: Nivel 2: 25%

Proceso:


• Usuarios (registrados en la aplicación de ingreso): 375.144. Estos registros reportan un

máximo de 119.467 usuarios en la Biblioteca Central, en el mes de febrero y un mínimo de 20.930

en el mes de junio. Lo anterior genera una variación muy alta en los datos de entrada que arroja

un promedio diario de 3.908 registros, que puede aumentar hasta 6.500 registros en días atípicos.

• Novedades: Se diseñó el sistema de alerta a usuarios morosos, y el reporte de nuevas

adquisiciones desde el OPAC.




Publicaciones

Medio de Comunicación

Cantidad Dependencia Temas

Periódico El Mundo

1 Sistema de Bibliotecas Conferencia.

2 Admisiones y Registro - Admisiones 2011 - 2 (2 notas)

1 Educación Flexible Educación Flexible, otra opción de estudio.

Periódico El Colombiano

4 Vicerrectoría de Docencia Reforma al reglamento. / Admisiones 2011 - 2 (2 notas) / Inclusión.

Periódico ADN 7 Sistema de Bibliotecas Conferencias: 3 / Exposición (1) / Formación de Usuarios. / G8 Bibliotecas. / Inundación Planta Baja B.C.

Emisora Cultural de la U de A.

3 Sistema de Bibliotecas Exposición de libros raros. / Formación de Usuarios / Exposición de Luís Alberto Álvarez.

Programa “La última vocal”

5 Sistema de Bibliotecas Formación de Usuarios. / Exposición “Mi cuerpo mi prisión”. / Recomendado: Libro “Adiós a los Próceres “.. / Video Institucional. Versión corta. / Exposición “Luis Alberto Álvarez”

2 Admisiones y Registro Admisiones 2011 - 2 (2 notas)

Proceso:

Comunicación Organizacional




• Consultas atendidas por Comunicación con el Usuario: 507. 64% más que en el mismo

periodo del año anterior.

• Total de comunicaciones atendidas por el Chat Institucional: 308. 42% menos que en el

mismo periodo del año 2010.

• Total de Consultas a las FAQ: 291

• Publicaciones en la Intranet del Sistema de Bibliotecas: 130

• Publicaciones en el Portal Web del Sistema de Bibliotecas: 102

Proceso:


• 636 fans en la Página Oficial del Sistema de Bibliotecas en Facebook.

• 306 miembros hacen parte de nuestro grupo. 326 % más que en todo el año 2010.

• Y 4.264 amigos en nuestro perfil. 550 % más que en todo el año 2010.




Proceso:


Proceso:


Portal Web del Sistema de Bibliotecas




Proceso:


312.842 visitas ¿de dónde?

Nuestro Portal Web es visitado desde 74 diferentes países: Los principales, en orden descendente son: Colombia, México, Argentina, España, Perú y Venezuela.




Proceso:


• Apoyo a algunas actividades de la Vicerrectoría de Docencia:

Apoyo en la difusión de la convocatoria de admisión 2011 / 2

Apoyo en la difusión de la convocatoria de los Programas de Educación Flexible

y Semipresencial 2011 / 2.

Apoyo al acto de bienvenida de los docentes nuevos de la U. de A.

Apoyo en la correspondencia de cortesía de la oficina central de la Vicerrectoría

de Docencia.

• Programa “El Sistema de Bibliotecas: un espacio para el conocimiento:

26 Conferencias. Con 1807 asistentes aproximadamente, en total.




Proceso:

Seguimiento y Control.

• Planificación de la Auditoría Interna, que será en agosto de este año.

• Planificación de la Auditoría Externa, que será en octubre de este año, con miras

a la RECERTIFICACIÓN 2011 – 2014.




Gestión Cultural

• 5 cineforos.

• 8 Sesiones del Taller de Iniciación en Literatura: Ciclo de Literatura Europea.

• 17 Exposiciones artísticas o bibliográficas.

• Presentación de un libro.

• 2 Concursos: 3er Concurso de Cuento Facultad de Enfermería, y Primer Concurso de

Fotografía Animal.

• Un taller de redacción de cuento y poesía.

• 14 proyecciones de películas

• 10 Tertulias literarias

• Proyecto “Formación de escritores de la Región de Urabá” y publicación del libro

con sus producciones literarias.




Fin.

Muchas gracias por su atención.

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