Informe de gestión al Concejo Municipal de Armenia 2016

JORGE IVAN VILLEGAS DIAZ Personero Municipal (e) Diciembre 31 de 2016

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EQUIPO DE TRABAJO 2016

Eduardo Monsalve Muñoz Personero Auxiliar ( E )

Julieta López Perilla Jefe Oficina Asesora de Control Interno

Adriana Lucia Cardona Valencia Directora Financiera

Carlos Andrés Arroyave Giraldo Despacho del Personero

Alba Milena Matteus Dirección Financiera

Celmira Ariza Franco Penal

Miryam Rangel Henao José Humberto Echeverry García División de Derechos Fundamentales

Luz Marina Alfaro Góngora Archivo Central

Luz Elena Osorno Arias Directora Conciliación

Silvia Hoyos Rodríguez Secretaria Ejecutiva

William Cárdenas Arango Conductor

Ana Catalina Cardona Cardona Luis Alberto Londoño Ariza Diana Carolina Quintana Osorio División Vigilancia Administrativa y Judicial

Luz Marina García Quintero Auxiliar Administrativo

Dirección General: JORGE IVAN VILLEGAS DIAZ Personero Municipal ( E ) Coordinación: Julieta López Perilla - Jefe Oficina Asesora de Control interno. Elaboración: María del Carmen García Ospina - Contratista

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CONTENIDO

I-Información general . Introducción

Soporte Estratégico Institucional

Marco teórico

Estructura organizacional

Mapa de Procesos

Dependencias

Procesos

II- Hechos Misionales 1.1 División de Derechos Fundamentales

1.2 POBLACION Victima

1.3 Protección y promoción de los Derechos humanos

1.4 División Vigilancia Administrativa y Judicial

1.5 División Penal

1.6 Conciliación

III- Hechos administrativos 2.1 Gestiona Gerencial 2.2 Informe Jurídico 2.3 Personería Auxiliar

IV- Información Financiera 3.1 Informe Presupuestal 3.2 Informe de austeridad y Eficiencia en el gasto 3.3 Informe contratación por áreas 3.4 Ejecución de Gastos

V- Informe de Control Interno

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I-INFORMACION GENERAL

INTRODUCCION

Nuestra misión señalada por la Constitución y la Ley la hemos desarrollado entre otros sobre los siguientes aspectos: Función de Defensa, Protección y Promoción de los Derechos Humanos. Función de Ministerio Público. Función de Veeduría y Vigilancia de las actuaciones administrativas. Función de vigilar la conducta oficial de los servidores públicos del nivel Municipal. En este informe encontraran lo siguiente:

I- Información general

II- Hechos Misionales

III- Hechos administrativos

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VI- Información Financiera

V- Informe de control interno De lo anterior podrán concluir los avances que ha logrado la Personería Municipal

en temas como:

La gestión realizada para que el Municipio asuma el costo del salario del

Personero, dando aplicación a la Ley136 de 1994.

. Igualmente se presentó al Concejo Municipal un proyecto de

Acuerdo para un incremento salarial del 10% a los funcionarios de planta

que disminuye la brecha salarial entre los profesionales de la Institución con

sus pares municipales.

La implementación de las Normas Internacionales en la Información

Financiera, dando cumplimiento al nuevo marco normativo de la Contaduría

General de la Nación.

La gestión realizada ante diferentes Entidades con el fin de conseguir un

nuevo local en comodato para que la Entidad tenga unas instalaciones

adecuadas sin asumir el costo tan elevado que actualmente tienen los

cánones de arrendamiento en la municipalidad.

Gestión realizada ante la Dian, Min interior, Congreso dela República y el

Municipio con el fin de conseguir un carro para el uso de la Institución.

Desarrollo de ARCHIVO

fortalecimiento del desarrollo Humano de nuestros funcionarios, cumpliendo

con el Plan Institucional de Capacitación.

y una decisión de acercarnos más a los sectores de la población de la

periferia de la ciudad, con nuestro programa “La Personería en tu barrio”,

con la participación y esfuerzo del equipo de funcionarios y contratistas de

la Entidad logramos avanzar para consolidar nuestra filosofía institucional

que no es otra que: “HUMANIDAD Y DERECHOS ”

SOPORTE ESTRATEGICO INSTITUCIONAL

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La Entidad cuenta con el soporte estratégico dela Institución construido de manera participativa entre todos los funcionarios, el cual está conformado por:

MISIÓN

La Personería Municipal de Armenia Quindío ejerce como agente del Ministerio

Público ante autoridades judiciales y administrativas, de conformidad con la

Constitución y la Ley, para propender y velar por la protección y derechos de

los habitantes del Municipio de Armenia, en especial la mujer como eje

fundamental de la familia y la sociedad, proporcionando a la comunidad una

atención humana y de acercamiento con las Instituciones Públicas del

Municipio. Así mismo ser vigía en la protección del medio ambiente y defensa

del orden jurídico, del patrimonio público, la intervención en la solución de

conflictos y la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan

funciones públicas en el Orden Municipal.

VISIÓN

Para el año 2020 la Personería municipal de Armenia Quindío será un órgano de

control reconocido a nivel Municipal, Departamental y Nacional, por su efectiva

prestación del servicio, atendiendo, protegiendo y defendiendo a todos los agentes

integrantes de la comunidad en la protección y defensa de los derechos humanos

en un orden justo y adecuado, destacándose por su calidad humana y un actor

importante en la resolución pacífica de conflictos, a través del mecanismo de la

conciliación.

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LA IDENTIFICACION CORPORATIVA COMPUESTA POR EL LOGO Y LEMA.

El logotipo de la personería Municipal de Armenia Quindío esta dado para tener

diversidad de color en la palabra “PERSONERIA” , colores llamativos que

evidencian la inclusión de todos los sectores de la comunidad que con la inserción

del vuelo de mariposa se dé a entender que la personería esta para la comunidad

y en pro de la comunidad incorporando a su vez la palabra humanidad & derechos

de manera centrada, a su vez, se incorpora la flor margarita en varios colores que

dan a la mariposa el alimento suficiente para que pueda desplegar sus alas y volar

con tranquilidad y seguridad, siendo un símbolo que demuestra la inmortalidad, el

renacimiento y la evolución de la personería municipal de Armenia Quindío.

La mariposa se incluye por su capacidad de transformación que encarna la

metamorfosis y las potencialidades del ser, es la posibilidad del hombre de

“renacer”, de trascender sus limitaciones terrenales y elevarse a la luz mediante

su propia transformación en procura de su proyección humana, dando una

inclusión humana en la aplicación y la protección de os derechos.

LOS PRINCIPIOS Y VALORES ETICOS DE LA

PERSONERÍA DE ARMENIA:

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Principios que Orienta la Entidad

Los principios identificados con los que se crea la cultura organizacional de la Entidad, deberán estar presentes en todo momento, reflejándose en las acciones diarias de quienes lo conforman y desarrollan funciones de esta Entidad en él territorio Municipal. En este sentido además de los principios establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, esta agencia del Ministerio Publico se compromete en los siguientes principios: VIDA E INTEGRIDAD PERSONAL: La protección de la vida, el respeto y el compromiso por parte de todos sus servidores y contratistas de la entidad para con los usuarios y por ende de la población del municipio de Armenia Quindío. LA BUENA FE: generar en la población la confianza, credibilidad que la personería municipal de Armenia Quindío esta para y por la protección y defensa de los derechos fundamentales, ajena de todo acto de corrupción enmarcado en la legalidad, honestidad y buenos oficios. TRANSPARENCIA: Todas las actuaciones de los servidores públicos de la Personería Municipal de Armenia en el ejercicio de sus funciones serán regidas por este principio, sin preferencia por nada y nadie, acatando los lineamientos constitucionales y legales.

Valores éticos de la Personería Municipal de Armenia.

Al igual que los principios, deben existir unos valores identificados con los que se crea la cultura organizacional de la Entidad, estando presentes en todo momento, reflejándose en las acciones diarias de quienes lo conforman, para lo cual se establecen los siguientes: COMPROMISO: Los servidores públicos de la Personería Municipal de Armenia a través del código de ética se comprometen a afianzar sus valores y políticas de la institución, con esfuerzos individuales y colectivos para hacer de ellos la base en el cumplimiento de su función dentro de la organización. Los Funcionarios y Contratistas de la Personería Municipal de Armenia, están comprometidos en brindar lo mejor de sí como personas y trabajadores, para que los usuarios y ciudadanos puedan acceder a cada uno de los servicios con agilidad, oportunidad,

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eficacia y eficiencia; a fin de salvaguardar sus derechos y hacer cumplir sus deberes. INTEGRIDAD: Este valor que reúne nuestros comportamientos visibles y nuestra acciones diarias; lo que nos muestra como personas consistentes por lo que decimos, pensamos y actuamos de forma coherente en los distintos ámbitos de nuestra vida personal, laboral e institucional. RESPETO: Los Funcionarios y Contratistas de la Personería Municipal de Armenia, guardaran Respeto frente a cada uno de sus compañeros, subalternos y jefes; además de la cordial cortesía y compostura ante los Ciudadanos que demanden los servicios de esta entidad de vigilancia y control. JUSTICIA: Dar a cada quien lo que le corresponde, según sus particularidades TRANSPARENCIA: Los Funcionarios y Contratistas de la Personería Municipal de Armenia, desarrollaran cada actividad en un ambiente de confianza, seguridad y franqueza entre la entidad y la sociedad, de tal forma que las gestiones y procedimientos que se realicen, sean desarrollados con claridad ante nuestros usuarios internos y externos; fomentando de esta manera en la sociedad la credibilidad de nuestras acciones y el manejo óptimo de los recursos humanos, financieros y logísticos. OBJETIVIDAD: Los servidores públicos de la Personería Municipal de Armenia serán objetivos al momento de realizar algún tipo de apreciación o juicio basados en hechos fundamentados que sean verificables. HONESTIDAD: Los Funcionarios y Contratistas de la Personería Municipal de Armenia, actuaran y se expresaran de forma coherente y sincera, consigo mismo y con los demás, de acuerdo a los valores de la verdad y la justicia; buscando siempre la decencia, el decoro y las virtudes en cada una de sus actuaciones. Cada uno de los funcionarios actúa en coherencia con la finalidad social que debe cumplir la Personería Municipal de Armenia. Los funcionarios de la Entidad siempre anteponen los fines e intereses de la ciudadanía en general, logrando generar un ambiente de confianza. LA EFICACIA: En cada actuación se velará por el cumplimiento oportuno, útil y efectivo de los objetivos institucionales, en aras de una productividad y un mejor uso de los recursos disponibles.

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IMPARCIALIDAD: La Personería municipal de Armenia Quindío, dará un trato uniforme a toda la población que acuda o tenga actuaciones con la entidad, quienes serán tratados sin rasgos de discriminación y sin privilegios otorgados a personas y/o grupos especiales. HUMILDAD: Los servidores públicos actuarán con nobleza, reconociendo sus aciertos o sus equivocaciones, mostrando disposición para corregir lo que sea necesario y vaya en beneficio de la persona y la entidad. COMPAÑERISMO: Los funcionarios al servicio de la Personería Municipal de Armenia Quindío, mantendrá el deseo y la motivación de aportar, construir, ser responsable y trascender, trabajar en equipo. PARTICIPACION: Propiciar que otros hagan parte de las actividades y disposición para involucrarse en ella RESPONSABILIDAD: Cada uno de los miembros de la entidad se compromete según el cumplimiento de sus funciones, a velar por la guarda y promoción de los derechos colectivos, en especial los derechos humanos, el medio ambiente y el interés público. EFICIENCIA: La eficiencia estará determinada, por un manejo oportuno, adecuado y técnico de nuestros recursos, para mejorar nuestra capacidad de respuesta y logro de resultados, se trabajará y desarrollarán las tareas y labores colocando al servicio de la entidad y de los ciudadanos todas sus facultades, positivismo, destrezas, imaginación y pensamientos, en aras de un optimó y eficaz funcionamiento de esta Agencia del Ministerio Público. CONFIDENCIALIDAD Y RESERVA: Los Funcionarios y Contratistas de la Personería Municipal de Armenia, asumirán con respeto y discreción, con privacidad y prudencia cada uno de los detalles, momentos, expedientes, comentarios, argumentos, requerimientos, labores, compromisos, tareas, conciliaciones, pactos e interpretaciones que en aras del trabajo y desarrollo de las tareas inherentes a esta Agencia del Ministerio Público se realicen. IGUALDAD: Los Funcionarios y Contratistas de la Personería Municipal de Armenia, deberán otorgar en todo momento las mismas y absolutas oportunidades con justicia social y respeto a los ciudadanos que requieran nuestros servicios; sin discriminación alguna, procurando siempre el bienestar social y la defensa de los derechos y el desarrollo humano.

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SOLIDARIDAD: Los Funcionarios y Contratistas de la Personería Municipal de Armenia, impulsan con sus comportamientos, labores, testimonio y funciones la hermandad, la justicia, la equidad y la defensa de los valores humanos, de la ética y de los principios como valores por excelencia que se desarrollan en esta Agencia del Ministerio Público. LEALTAD: Los Funcionarios y Contratistas de la Personería Municipal de Armenia, están llamados al compromiso y acatamiento de la ley en el desarrollo de sus tareas y funciones, con franqueza, rectitud y legalidad, en un compromiso consigo mismo y con la sociedad, desarrollando el ejercicio de sus funciones con compromiso en cumplimiento de lo que exijan las leyes con fidelidad y con honor.

MARCO TEÓRICO

Para cumplir con las funciones, la personería como organismo de control del orden Municipal está regida por la Constitución de 1991, la Ley 136 de 1994, la Ley 617 de 2000 y el Acuerdo 009 de 2003.

Las funciones de la Personería se pueden agrupar en las siguientes 4 categorías:

Función de Defensa, Protección y Promoción de los

Derechos Humanos

La Personería de Armenia, en su servicio a la comunidad y en colaboración armónica con otros órganos del poder público, desarrolla acciones de promoción, protección, defensa y garantía de los derechos de las personas del Municipio de Armenia, primordialmente de los sujetos de especial protección constitucional. Con esta función transversal, el Ministerio Público preserva, promueve y defiende los fundamentos del Estado Social de Derecho y de la sociedad.

También corresponde a la Personería de Armenia, en el ámbito de su

jurisdicción, desarrollar acciones dirigidas a prevenir e intervenir para evitar posibles

conductas violatorias del orden jurídico, económico y social.

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Adicionalmente a esas funciones derivadas de las normas citadas, hay tres (3)

fuentes de nuevas funciones adicionales para la Personería, resultantes de las leyes

1448 de 2011 (de víctimas), 1480 (del consumidor) y la 1551 de 2012 (modificatoria

de la Ley 136 de 1994).

La ley 1448 de 2011 señala para la Personerías, como ministerio público,

nuevas funciones en materia de protección, atención y asistencia a quienes sean

considerados víctimas del conflicto, de conformidad con las condiciones de la misma.

Entre las funciones se consideran específicas para las Personerías Municipales:

Acompañamiento para la elaboración del censo de las personas afectadas en

sus derechos fundamentales a la vida, integridad personal, libertad personal, libertad de domicilio, residencia, y bienes.

Realizar la solicitud de inscripción de las víctimas, garantizando la confidencialidad y custodia de la información suministrada.

Inscripción de las organizaciones de víctimas y las organizaciones defensoras de los derechos de las víctimas, interesadas en integrar las mesas de participación de víctimas

Vigilar que las instituciones prestadoras de servicios de salud –IPS-EPS-EPSS, públicas o privadas cumplan con la obligación de suministrar atención inicial de urgencias de manera inmediata a las víctimas, con atención especial a aquellas pertenecientes a pueblos y comunidades indígenas que la requieran, con independencia de la capacidad Socioeconómica de los demandantes de estos servicios y sin exigir condición previa para su admisión.

Vigilar y garantizar que el Ente territorial, receptor de la población víctima, cumpla con los componentes de la ayuda humanitaria inmediata previamente establecidos en la Ley.

Realizar el acompañamiento de los retornos y reubicación de las víctimas de desplazamiento, y podrá aportar pruebas que contribuyan a la verificación de las condiciones de seguridad del territorio sobre el que se realizó la reubicación o el retorno voluntario por parte de las víctimas.

Expresa todo lo anterior que a la Personería de Armenia le corresponde recibir las solicitudes de registro e informar de manera pronta, completa y oportuna a quien pueda ser víctima sobre la totalidad de sus derechos, así como indicarle el trámite que debe surtir para exigirlos.

La personería actúa como garante de los procesos y procedimientos que adelanten las entidades del SNARIV(Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Victimas), dentro de sus competencias en lo que respecta a la población víctima.

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A esta labor se suma la defensa de sus Derechos Humanos y el acompañamiento a las víctimas hasta que sean reparadas y restablecidos sus Derechos. Además de fungir como Coordinador Técnico de la Mesa Municipal de Victimas.

La ley 1480 de 2011, Estatuto del Consumidor, tiene por objeto proteger,

promover y garantizar la efectividad y el libre ejercicio de los derechos de los consumidores, así como de amparar el respeto a su dignidad y a sus intereses económicos, en especial, lo referente a la protección de los consumidores frente a los riesgos para su salud y seguridad, el acceso a educación y la libertad de construir organizaciones de consumidores

En el artículo 77 de la Ley 1480 de 2011, se requiere a los Agentes del

Ministerio Público a velar por el cumplimiento de las funciones que en materia de protección al consumidor han sido legalmente asignadas a los Alcaldes, y en consecuencia supone funciones a la implementación y operación de mecanismos efectivos de promoción y defensa de los derechos del consumidor, como la realización de visitas en control de precios y aspectos de salubridad.

Igualmente la Personería debería acometer en el inmediato futuro, en lo que se aplique, las nuevas funciones establecidas para las Personerías en la Ley 1551

del 6 de julio de 2012, art.38: “Sustitúyase el numeral 15 del artículo 178 de la Ley 136 de 1994 y adiciónensele unos numerales,” que

modifican el Artículo 178 de la Ley 136 de 1994, Funciones del Personero, en los siguientes aspectos:

- De la función centrada en la divulgación de los derechos humanos y la orientación e instrucción a los habitantes en el ejercicio de sus derechos ante las autoridades competentes o entidades de carácter privado, se pasa ahora a la de “divulgar, coordinar apoyar el diseño, implementación y evaluación de políticas públicas relacionadas con la protección de los derechos humanos en su municipio; promover y apoyar en la respectiva jurisdicción los programas adelantados por el Gobierno Nacional o Departamental para la protección de los Derechos Humanos, y orientar e instruir a los habitantes del municipio en el ejercicio de sus derechos ante las autoridades públicas o privadas competentes.“

Incorpora como nuevas funciones las del numeral 24: “Velar por el goce efectivo de los derechos de la población víctima del desplazamiento forzado, teniendo en cuenta los principios de coordinación, concurrencia, complementariedad y subsidiariedad, así como las normas jurídicas vigentes”, numeral 25: “Coadyuvar en la defensa y protección de los recursos naturales y

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del ambiente, así como ejercer las acciones constitucionales y legales correspondientes con el fin de garantizar su efectivo cuidado”; y numeral 26: “Delegar en los judicantes adscritos a su despacho, temas relacionados con: derechos humanos y víctimas del conflicto conforme a la ley 1448 de 2011 y su intervención en procesos especiales de saneamiento de títulos que conlleven la llamada falsa tradición y titulación de la posesión material de inmuebles”. Realizar todas esas funciones supone para la Personería actuar alineadamente con la misión que se le asignó al Personero mediante el Acuerdo 009 de septiembre 4 de 2003, “OBJETIVO: dirigir, coordinar, orientar y controlar las actividades de orden administrativo de la Personería y velar por los intereses económico-sociales de la comunidad. ALCANCE: su labor incide sobre Armenia ámbito de operaciones de la Personería. RESPONSABILIDADES: por la eficiencia, eficacia en la aplicación de las normas de interés público, protección de los bienes Municipales, manejo de información confidencial y documentos a su cargo.”

Para el periodo 2016 – 2020, el cumplimiento de la misión tendrá un marcado énfasis estratégico en el compromiso de defender los derechos humanos de los habitantes de la ciudad, pero con un enfoque particularmente incisivo sobre el cumplimiento de los deberes que como servidores públicos, ciudadanos y ciudadanas nos corresponden, de acuerdo con la Constitución, la ley y la normatividad.

Entendido el direccionamiento estratégico como el instrumento técnico que le permite a la organización formular el conjunto armónico y sistemático de objetivos, estrategias y acciones que coadyuven a posicionar a la Personería como organización de excelencia en el ejercicio de la defensa de los intereses del Municipio y en general de la sociedad; la verificación constante de la ejecución de las leyes, acuerdos y órdenes de las autoridades, y la vigilancia de la conducta de los empleados y trabajadores públicos de la administración Municipal, el presente documento sintetiza esas herramientas como Plan Estratégico Institucional PEI para la vigencia 2016-2020.

El Plan Estratégico es un documento integral y debe ser considerado como un instrumento sistémico de Planeación, y evidencia como la Personería Municipal para cumplir con sus funciones, desplegará –articulada con la sociedad civil y las comunidades- un conjunto de actividades conducentes a que los agentes públicos, sociales y económicos se comporten dentro de las reglas de juego definidas por la constitución, leyes y acuerdos, propendiendo por una sociedad inclusiva con todos los actores de la misma. Estas acciones comúnmente

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conocidas como de supervisión, engloban las funciones de inspección, vigilancia y control, las cuales en el proceso estratégico de la entidad se entenderán así:

- Inspección: Actividades que la Personería realiza in situ frente a los vigilados. Tareas típicas de inspección serán la realización de visitas, avisadas o

sorpresivas, a las entidades, para verificar su comportamiento y, además, corroborar que la información suministrada para las tareas de vigilancia es apropiada.

- Vigilancia o Monitoreo: Conjunto de acciones que realiza la Personería (y las Oficinas de Control Interno que deben fungir como anclajes de la supervisión en las entidades municipales) que tienen como propósito monitorear de manera permanente el comportamiento de los agentes al interior del marco regulatorio.

Acciones típicas de vigilancia son, por ejemplo, la recepción de información técnica y financiera y la verificación, a través de indicadores, de que los agentes vigilados cumplen con los parámetros definidos en el Plan Municipal de Desarrollo.

Control: Conjunto de acciones que realiza la Personería para disuadir a los agentes de la comisión de conductas por fuera del marco legal o para reconducirlos hacia el mismo, cuando se compruebe que han incurrido en conductas irregulares. El régimen sancionatorio y su aplicación son los componentes fundamentales del control.

Obviamente ejercer esa supervisión supone el conocimiento detallado y la difusión del Marco Regulatorio entre los distintos actores sectoriales, con la necesaria precisión del deber ser.

Este, requisito fundamental para precisar el qué supervisar, a su vez

posibilita avanzar en el para qué en la medida que de allí se derivarán el cómo y el con qué?

FUNCIÓN DE MINISTERIO PÚBLICO

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La Entidad actúa en procura de una recta, pronta y cumplida administración de justicia, como garante del debido proceso, siendo un actor imparcial en la

resolución de conflictos sociales, en las instancias competentes.

FUNCIÓN DE VEEDURÍA Y VIGILANCIA

La Personería de Armenia representa a la sociedad ante los órganos judiciales, defiende los intereses colectivos y de la sociedad y actúa como órgano de vigilancia del cumplimiento de la Constitución, las leyes, los acuerdos y las sentencias judiciales y, además, de defensa de los bienes del Municipio; recibe quejas y reclamos sobre el funcionamiento de la administración; orienta a los ciudadanos en sus relaciones con la administración; propende por la efectividad del derecho de petición; pone en conocimiento de las autoridades competentes los hechos que considere irregulares; exige de las autoridades Municipales las medidas necesarias para impedir la propagación de epidemias y asegura la protección de la diversidad e integridad del medio ambiente;

FUNCIÓN DE VIGILAR LA CONDUCTA OFICIAL DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS

La Personería de Armenia es un organismo de vigilancia y control del

Municipio de Armenia que adelanta y resuelve los procesos disciplinarios

contra servidores públicos del nivel Municipal central y descentralizado, de

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conformidad con lo establecido en la Ley 734 de 2002, por la cual se expide

el Código Único Disciplinario.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

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MAPA DE PROCESOS 2016:

PROCESOS ESTRATÉGICOS

GERENCIAL

PROCESOS MISIONALES

ATENCIÓN DEL USUARIO - GUARDA Y PROTECCIÓN DE LOS DERECHOS

HUMANOS - MINISTERIO PUBLICO - VIGILANCIA DE LA CONDUCTA

OFICIAL DEL SERVIDOR PUBLICO DEL NIVEL MUNICIPAL

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS DE EVALUACIÓN

GESTIÓN DE

PLANEACIÓN

INSTITUCIONAL

N

ece

sidad

es de

la com

un

idad

y parte

s intere

sadas

DIRECCIÓN

FINANCIER

A

GESTIÓN

DOCUMEN

TAL -

GESTIÓN

DE

TALENTO

JURÍDICO GESTIÓN DE

CONTRATA

CIÓN

GESTIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS

GESTIÓN DE LA

COMUNICACIÓN E

IMAGEN INSTITUCIONAL

GESTIÓN DE

LA ATENCIÓN AL

CIUDADANO

DIVISIÓN

FUNDAMENTALES -

VICTIMAS

DIVISIÓN

PENAL

DIVISIÓN

VIGILANCIA

ADMINISTR

ATIVA Y

JUDICIAL

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CONTROL INTERNO MEJORA CONTINUA

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PROCESOS ESTRATÉGICOS:

El Direccionamiento Estratégico de la Personería Municipal de Armenia, involucra la elaboración del Plan Estratégico y su operacionalización a través de la formulación de los planes de acción por dependencia.

Con base en los lineamientos del Direccionamiento Estratégico de la Personería Municipal de Armenia, se contribuirá a la guarda y promoción de los Derechos Humanos, la protección del interés común, la vigilancia de la conducta oficial y la solución alternativa de conflictos.

Para la Personería Municipal de Armenia es indispensable la existencia de concordancia institucional en la ejecución de todos los procesos de la entidad, por tanto, la consideración de las mismas serán razonadas como un insumo fundamental en la proyección estratégica de la organización.

La formulación de acciones correctivas y preventivas frente a las evaluaciones de los Sistemas de Control Interno, serán consideradas como estratégicas en el éxito de la gestión de la organización, por tanto, el nivel directivo asumirá con compromiso y responsabilidad la ejecución eficaz, eficiente y oportuna de las mismas.

PROCESOS MISIONALES:

Los procesos misionales de la Personería Municipal de Armenia, buscan generar dinámicas con las organizaciones sociales para enfatizar en lo preventivo, la construcción de conocimiento, el manejo de instrumentos de alerta, defensa y protección, en un lenguaje comunitario y participativo.

La Personería Municipal de Armenia, promoverá el mejoramiento de sus procesos misionales, con base en la modernización institucional con la aplicación de nuevos modelos administrativos, organizacionales y comunicacionales y el apoyo de tecnologías de información de actualidad.

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Se promoverá en Armenia el fortalecimiento de la cultura ciudadana mediante la capacitación en derechos fundamentales, mecanismos de participación y en aspectos básicos del derecho.

En el acompañamiento y/o intervención en las actuaciones administrativas y judiciales, se procurará el respeto de los derechos individuales y colectivos.

PROCESOS DE APOYO:

El proceso de Gestión Contable y Financiera se desarrollara bajo el principio de eficiencia, permitiendo garantizar los ingresos y racionalizar los gastos, sin reducir los niveles de calidad de los servicios prestados.

Será de vital importancia la administración financiera la cual debe garantizar la disponibilidad de recursos para el cumplimiento de las metas trazadas.

El Presupuesto de la Personería Municipal de Armenia será generado manteniendo todos los parámetros y condiciones establecidas en la normatividad que lo rige, igualmente el proceso de Gestión de Recursos a cargo de la Dirección Financiera estará enmarcado en los principios de eficacia, eficiencia y economía, garantizando la disponibilidad de los bienes y servicios que permitan mejorar el desempeño de los procesos de la entidad.

La Gestión Contable de la Personería Municipal estará enmarcada en las normas y disposiciones legales vigentes, en especial las expedidas por la Contaduría General de la Nación.

Los procesos de contratación de la entidad estará enmarcado en el cumplimiento de las normas constitucionales, legales y reglamentarias vigentes y se desarrollará de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación que la entidad adopte.

El proceso de talento humano de la entidad deberá lograr que los procesos cuenten con personal competente, con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas.

El proceso de gestión documental será el soporte del Sistema de Gestión de Calidad y será un proceso transversal a la organización que se implementara acorde con las disposiciones legales vigentes así como también en lo relacionado con la ley general de archivo.

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PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL:

Los procesos de evaluación y control comprenden las actividades de verificación, monitoreo y mejoramiento del estado de avance de los Sistemas de Gestión y de Control Interno y para tal fin se hará uso de herramientas administrativas que permitan ejecutarlos con objetividad y oportunidad.

La entidad implementará mecanismos de autoevaluación de la gestión y del control interno, los cuales permitirán a las áreas organizacionales tomar acciones de mejoramiento de manera oportuna y eficaz.

La Oficina de Control Interno será la dependencia responsable del proceso de evaluación independiente del Sistema de Control Interno de la entidad y de la verificación de la implementación del MECI 1000:2005.

El Sistema de Control Interno deberá ser implementado en todos los procesos, y áreas organizacionales de la entidad y en todos sus niveles jerárquicos.

El proceso de Control Interno Disciplinario será responsabilidad de la Personería Auxiliar y deberá estar enmarcado en la Ley 734 de 2002 y demás normas legales vigentes en esta materia.

La evaluación del Sistema de Control Interno permitirá verificar la calidad y efectividad de los controles en los procesos de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas.

La entidad realizará seguimiento al Plan Estratégico, los planes de acción y los planes de mejoramiento producto de las auditorias de gestión.

DEPENDENCIAS:

La Personería Municipal de Armenia cuenta en la actualidad con cinco secciones especializadas, las cuales tiene unas funciones específicas para la eficiente prestación del servicio. Las secciones son:

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cial.

II-HECHOS MISIONALES

1.1. DIVISIÓN DERECHOS FUNDAMENTALES

FUNCIONES:

- Actuar como agente del Ministerio Público en los procesos civiles que por competencia requieran de la Personería Municipal como Ministerio Público, tales como: Acciones populares, Audiencias penales, diligencias de embargo y secuestro de bienes muebles e inmuebles.

- Acciones legales en defensa de los DERECHOS HUMANOS: - Tramitar los Derechos de Petición en interés particular y en interés

general. - Tramitar las solicitudes de acción de tutela de acuerdo a las

solicitudes de la comunidad cuando les sean vulnerados los Derechos Fundamentales.

- Tramite de quejas ciudadanas ante las Entidades Estatales, o Personas Jurídicas y naturales por vulneración de Derechos Civiles y de Familia. Elaboración de amparos de pobreza.

- Presentar acciones populares. - Tramite de acciones de cumplimiento

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- Asistencia en la vulneración de los DERECHOS HUMANOS: especialmente

de la libertad y la integridad personal.

- Visitas y asistencias a los Centros de reclusión de hombres y mujeres en la ciudad de Armenia.

- Centro de reclusión de menores - Centros hospitalarios

- Promoción de los Derechos Humanos:

A través del programa de capacitación para cada vigencia, en los temas de interés para los diferentes grupos poblacionales.( minorías étnicas, población LGBTI, población del Adulto Mayor, población en condición de discapacidad, población estudiantil, población de docentes, población en general).

- Promoción de solución alternativa de conflictos

- Realizar conciliaciones de carácter extrajudicial y asesorías de carácter jurídico a la comunidad, en el Centro de Conciliación.

- Actualmente se encuentra en estudio la propuesta para la constitución de un centro de arbitraje y conciliación para a insolvencia.

- Promoción de la operación de la Ley de infancia y adolescencia:

Ejecución Ley 1620 de : Revisar los Manuales de convivencia - Fomentar capacitaciones, talleres, foros etc, tendientes a la defensa de

la familia, del menor y de los Derechos Humanos. - Acompañar e informar a la población estudiantil sobre el proceso de

Personeros estudiantiles.

- vigilancia y promoción de los derechos de la comunidad sobre los servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios :

- Tramitar las quejas y reclamos sobre servicios públicos domiciliarios a las respectivas entidades prestadoras del servicio.

- Atención a los desplazados en la toma de su declaración para remitirlos a la Acción Social, a la Unidad de Atención y Orientación "UAO".

- Vigilar y fomentar programas tendientes a preservar el medio ambiente sano y el cuidado de la flora y de la fauna,

1.1.1 Atención al ciudadano:

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Con la implementación de la ventanilla única la Institución está haciendo la diferenciación del ciudadano atendido por: genero-ciclo vital- minorías (afro, indígenas, ROM, raizales y palenqueros)- Otros: mujeres cabeza de familia, discapacitados y víctimas, personas que no saben leer y no saben escribir. Se producen las siguientes atenciones:

1. Asesorías: no genera documentos CUADRO Y GRAFICO

2. Atenciones que generan documentos: (elaboración acciones de tutelas,

seguimientos a derechos de petición, amparos de pobreza, acuerdos formales,

derechos de petición, recursos de reposición y en subsidio apelación, incidentes

de desacato etc.) Actuaciones que se detallan de la siguiente forma:

CUADRO Y GRAFICO

Los datos del anterior cuadro presentan una variación con un margen de error del 1.56%, respecto a la información que suministra el Aplicativo “Ventanilla Única Virtual de Atención a Victimas y Desplazados”, lo anterior ocurre por la existencia de registros pendientes y en remisión que no se reflejan en el total de casos atendidos y que son generados por el aplicativo.

GRAFICO DE ATENCIONES QUE GENERAN DOCUMENTOS