INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA 2015 PROCESO GESTIÓN … · Página 1 de 59 INFORME DE GESTIÓN...

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INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA 2015

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO ENERO 2016

http://www.defensajuridica.gov.co/



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Contenido

I. “Diseñar un portafolio de programas, proyectos y planes respecto a la

gestión de documentos electrónicos, conservación y preservación de

información análoga y digital, que cumplan con los estándares técnicos

archivísticos, normativos y tecnológicos, con el fin de obtener una guía que

garantice posteriormente una adecuada implementación y administración

documental en la ANDJE.” ........................................................................................................ 4

1. Trámite ante el BID para contratación de Consultoría Empresa ................ 4

2. Trámite ante el BID para contratación de Consultoría persona natural. 7

3. Supervisión y Entrega de documentos y productos objeto del contrato

21

II. LINEAMIENTOS EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL ....................... 22

1. Seguimiento ...................................................................................................................... 22

III. ORGANIZACIÓN DE PROCESOS INTERNACIONALES Y CIDH ........................ 25

1. Organización y administración de procesos 2015 .................................................... 25

IV. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................. 26

1. Eliminación de documentos físicos de Apoyo .................................................. 26

2. Eliminación de documentos de reciclaje ............................................................ 27

V. INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS ................................................................................ 28

1. Cuadro de Clasificación Documental (CCD). .................................................... 28

2. Tabla de Retención Documental (TRD) .............................................................. 28

3. Ajuste del mapa de procesos y flujos documentales .................................... 28

4. Elaboración e implementación del banco terminológico de tipos, series

y sub-series documentales ................................................................................................. 28

5. Elaboración e implementación de la tabla de control de acceso a los

documentos .............................................................................................................................. 28

VI. PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS .............................................. 29

1. Tercerización servicios de comunicaciones oficiales, organización de

archivos, consultas y depósito y custodia. ................................................................... 29




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ANTECEDENTES .................................................................................................................. 29

2. Tercerización servicio de envíos de comunicaciones oficiales a través de

un operador postal autorizado. ......................................................................................... 56

VII. CONTROL* ......................................................................................................................... 58

1. Control ............................................................................................................................ 58

VIII. PLAN DE CAPACITACIÓN ............................................................................................. 58

1. Capacitación procedimientos y servicios ........................................................... 58

2. Capacitación en los componentes del PGD ....................................................... 58

3. Capacitaciones Manejo Sistema de Gestión Documental............................ 59

IX. OTRAS ACTIVIDADES* .................................................... ¡Error! Marcador no definido.

1. Entrega archivos contrato 147-2013 ..................... ¡Error! Marcador no definido.




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I. “Diseñar un portafolio de programas, proyectos y planes

respecto a la gestión de documentos electrónicos, conservación

y preservación de información análoga y digital, que cumplan

con los estándares técnicos archivísticos, normativos y

tecnológicos, con el fin de obtener una guía que garantice

posteriormente una adecuada implementación y administración

documental en la ANDJE.”

1. Trámite ante el BID para contratación de Consultoría Empresa

DISEÑO DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS,

CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE INFORMACIÓN ANÁLOGA Y DIGITAL EN LA ANDJE

Proceso FDJE-51-SBCC-CF

Fecha Actividad Evidencia

02/02/2015 Formato Evaluación de Propuesta Correo Electrónico

02/02/2015 Elaboración Términos de Referencia

10/02/2015 Revisión observaciones a los Términos de Referencia BID Correo Electrónico

13/02/2015 Envió formato para Cotización para Prestación de Servicios

Documento Electrónico/Estudio de Mercado

18/02/2015

Diligenciar ficha de seguimiento

a proyectos

Documento Electrónico/Ficha

proyecto_POA_2015_PGDE Unificado

18/02/2015

Recepción de Cotización SOFT-

DI

Documento Electrónico/Estudio de

Mercado

20/02/2015

Recepción de Cotización

HAERENTIA


Mercado

20/02/2015

Recepción de Cotización MASTER

DOCUMENTAL


Mercado

03/03/2015

Ajustes Términos de Referencia

BID Correo Electrónico

04/03/2015 Reunión ajustes Términos de Referencia BID Correo Electrónico




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12/03/2015

Aviso para que las firmas expresen su interés a la

consultoría de Documentos Electrónicos Correo Electrónico-BID

06/04/2015

Mail preguntas técnicas por empresa servisoft respuesta correo Correo Electrónico

07/04/2015

Mail preguntas técnicas por

empresa ibiscom Correo Electrónico

07/04/2015

Respuesta preguntas técnicas

por empresa ibiscom

Correo Electrónico- Correos para el

BID

08/04/2015

Recepción Manifestaciones de Interés Firmas:

Total Quality Management SA Macroproyectos SAS

Tecnocom Telecomunicaciones y Energía SA

Krokalium Ltda Informática El Corte Inglés SA Documento

14/04/2015 Reunión aclaración proceso Correo Electrónico

21/04/2015

Recibir formato del BID sobre evaluación de expresiones de Interés Correo Electrónico - BID

24/04/2015

Envió evaluación de expresiones de interés Documentos

Electrónicos

Correo Electrónico- Correos para el

BID

27/04/2015

Envió documento para Selección

de Consultores- Términos de Referencia Ajustado

Correo Electrónico- Correos para el BID

11/05/2015 Estudio Lista corta Correo Electrónico

16/06/2015 Reunión aclaraciones proponentes Lista corta Acta de reunión

24/06/2015

Observaciones presentadas por

la Forma MACROPROYECTOS Correo Electrónico

26/06/2015

Respuesta Observaciones

presentadas por la Forma MACROPROYECTOS





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25/06/2015

Observaciones presentadas por la Forma TOTAL QUALITY

MANAGEMENT Documento Electrónico

26/06/2015

Respuesta Observaciones

presentadas por la Forma TOTAL QUALITY MANAGEMENT


26/06/2015 Apoyar la elaboración de la ADENDA Nº 1

Documento electrónico - Observaciones

15/07/2015 Evaluación Propuestas Documento/Evaluación




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2. Trámite ante el BID para contratación de Consultoría persona

natural.

Etapa 1: Proceso de Contratación 1

Objeto:

“Diseñar un portafolio de programas, proyectos y planes respecto a la gestión

de documentos electrónicos, conservación y preservación de información

análoga y digital, que cumplan con los estándares técnicos archivísticos,

normativos y tecnológicos, con el fin de obtener una guía que garantice

posteriormente una adecuada implementación y administración documental en

la ANDJE.”

Actividades:

Se diseñaron términos de referencia para iniciar un proceso de

contratación directa, de acuerdo a las apreciaciones y conceptos del BID

se realizaron los ajustes indicados hasta estructurar el documento final.

Posteriormente se enviaron los términos de referencia para la no objeción

por parte del BID, actividad que tuvo una respuesta positiva.

Seguidamente se realizó la invitación a presentar las propuestas.

Una vez agotada la fecha para presentación de propuestas, se consolidan

tres propuestas que posteriormente son evaluadas y envidas al BID.

Se ajusta evaluación de propuestas en el formato solicitado por el BID.

Posteriormente se envió la evaluación realizada para la no objeción por

parte del BID, actividad que tuvo una respuesta positiva.

A continuación se procedió a solicitar la elaboración del borrador del

contrato.

Se inició la elaboración del cronograma de tiempo y actividades para la

ejecución del contrato.

Con el borrador del contrato diseñado por el BID, se hacen los ajustes

pertinentes respecto a plazos y términos, y se regresa el documento final

para surtir el último paso que fue la no objeción del BID al contrato final.

Se presenta objeción del BID, por temas de montos y contratación.




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Seguidamente por parte de la dependencia de Gestión administrativa se

justifica la pertinencia de desarrollar el proyecto, para lo cual surge una

opción para la ejecución del mismo, esta consistía en separar este

contrato en tres contratos.

Se acuerda la finalización de este proceso para iniciar un segundo proceso,

separar los entregables de este contrato en tres.

Dificultades Presentadas:

La respuesta por parte del BID fue negativa, en dicha respuesta se

justificó que el monto económico destinado para el desarrollo del proyecto

se encontraba muy elevado para ser ejecutado por un solo contratista en

muy poco tiempo.


En esta segunda etapa se separa el objeto de contrato que se pretendía ejecutar,

a continuación se encuentra discriminado

Objeto 1.

Elaborar el Diagnostico de Conservación y restauración documental, Plan de

Conservación Documental y Lineamientos para el Plan de Preservación Digital a

largo plazo, a fin de asegurar la adecuada administración y mantenimiento de

toda la información independientemente del medio o soporte en el que haya sido

producido

Objeto 2.

Desarrollar diagnóstico integral de gestión de documentos electrónicos, plan de

documentos vitales o esenciales, programa de reprografía y programa de

documentos especiales.

Objeto 3.

Diseñar Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos y sus planes

subsidiarios; Plan de aseguramiento documental, Modelo de requisitos para la




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gestión de documentos electrónicos, programa de normalización de formas y

formularios electrónicos, programa de gestión de documentos electrónicos.

Actividades:

De acuerdo a las instrucciones de BID, se diseñaron y ajustaron los

nuevos objetos para iniciar un proceso de contratación directa.

A continuación, se dividieron los entregables que se tenían proyectados

en el primer contrato (proceso finalizado 1) en tres contratos, y se

justificaron de acuerdo a los conceptos del BID para comenzar a solicitar

las vigencias futuras.

Posteriormente no son aprobados los contratos dos y tres, dado que los

montos proyectados a ejecutar en el 2015 y 2016 no se ajustaban a los

entregables.

A la postre se da una nueva opción en la cual solo se realizaran dos

contratos: el primero se ejecutara en el 2015 con todos sus entregables

y el segundo se ejecutara un 5% en el 2015 y el 95% en el 2016 a fin de

asegurar las vigencias futuras.

Grafica 1 Justificación entrega de productos 2015 - 2016




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Dificultades Presentadas:

No fueron aprobados los objetos de los contratos dos y tres ni la forma de pago,

dado que se tenía poco tiempo para la ejecución de dichos contratos, los

entregables principales se realizarían el próximo año y la mayor parte del

presupuesto se ejecutaría en el año 2015, adicionalmente los entregables que

se tenían estimados para el año 2015 no correspondían a los montos estimados,

en la gráfica 1 se puede apreciar la estimación proyectada para ejecutar estos

tres contratos entre los años 2015 y 2016.


Para el desarrollo del tercer proceso se definieron dos objetos:

Objeto 1:

Elaborar el Diagnostico de Conservación y Restauración Documental, Plan de

Conservación Documental y Lineamientos para el Plan de Preservación Digital a

largo plazo, a fin de asegurar la adecuada administración y mantenimiento de

toda la información independientemente del medio o soporte en el que haya sido

producido.

Actividades septiembre:

Se diseñó el objeto del contrato y los entregables, adicionalmente se le

asignó un presupuesto estimado de acuerdo a los estudios de mercado

realizados previamente.

Se diseñaron términos de referencia ajustados para iniciar un proceso de

contratación directa, de acuerdo a las apreciaciones y conceptos del BID

se realizaron los ajustes indicados hasta estructurar el documento final.

Posteriormente se incluyeron los datos del contrato en él SEPA.

Se envió el documento final con los términos de referencia al BID para los

comentarios y ajustes necesarios.

Se hizo el trámite para el diligenciar el CDP ( certificado de disponibilidad

presupuestal )

Se realizó el trámite para la autorización del CDP (certificado de

disponibilidad presupuestal) ante la secretaria General.




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Anexo: Términos de referencia V.1 Del proceso 3.

Actividades octubre

Una vez realizado el trámite para la autorización del CDP (certificado de

disponibilidad presupuestal) ante la secretaria General, (última actividad

del mes de septiembre) se prosigue con invitación a proponentes.

Se realizó la invitación a proponentes a fin de consolidar las propuestas

para la realizar la evaluación.

Al vencer el plazo para la presentación de propuestas por parte de

personas naturales, se presentaron tres proponentes a los cuales se les

verifico su información académica y laboral.

Posteriormente se realizó la evaluación de proponentes quedando con el

puntaje más alto el Señor Fabio Enrique Páez Villamizar. (anexo formato

de evaluación)

Se envía la evaluación al BID para la no objeción, paso que no tuvo

inconveniente, para lo cual posteriormente se prosigue con el borrador

del contrato.

Se realiza el borrador del contrato por parte del BID y se valida por parte

de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

Una vez se tiene el borrador definitivo del contrato, se invita a negociar

con el proponente seleccionado.

Posteriormente se presenta al contratista el detalle del contrato con sus

actividades, productos, tiempo y recursos, y se procede a firmarlo.

En la etapa final se realiza el acta de inicio y la aceptación de contrato por

parte del contratista, se firman y se da inicio al desarrollo del proyecto.

La primera actividad de planificación se desarrolló partiendo de la

estructuración del cronograma de actividades, basado en las visitas del

proponente a las instalaciones físicas de los archivos de la ANDJE,

documento que se presenta en borrador a la supervisión del contrato para

su ajuste respectivo.

1.1. Dificultades

Para el desarrollo de esta contratación no se produjo particularidad o

dificultad alguna, dado que previamente estaban establecidos los

lineamientos para el proceso de contratación de este objeto. El tiempo




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fue bastante reducido para este proceso, pero con el apoyo del BID se

logró firmar el contrato e iniciar actividades como se tenía estipulado para

el mes de octubre.

1.2. Anexos:

Términos de referencia aprobados BID.

Evaluación final de proponentes aprobados BID

Contrato:

Nombre Contratista No. Contrato Expediente No.

Fabio Enrique Páez Villamizar

047-2015 2015104450100042E

.

Propuesta de Cronograma de ejecución de actividades

Actividades noviembre

La primera actividad de planificación se desarrolló partiendo de la

estructuración del cronograma de actividades, basado en las visitas del

proponente a las instalaciones físicas de los archivos de la ANDJE,

documento que se presenta en borrador a la supervisión del contrato para

su ajuste respectivo.

Una vez revisado el documento, se realizan las observaciones pertinentes

respecto a la planificación para la ejecución de actividades en el

levantamiento de la información, se detallan fechas para la aplicación de

los instrumentos tanto en los depósitos de conservación documental de la

Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado como en los del tercero

que presta servicios de custodia de documentos.

Se solicitan los instrumentos de recolección de información para el

diagnóstico de conservación documental y de preservación digital a largo

plazo.

El contratista presenta dos instrumentos, el primero enfocado a recolectar

información respecto a estado de conservación de los documentos físicos,

y el segundo enfocado a recolectar información a los documentos




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análogos, para lo cual una vez revisados y en una reunión posterior se

presentan los ajustes estimados desde la supervisión del contrato.

Se revisan los instrumentos finales con los ajustes requeridos, se hace

una prueba piloto, y posteriormente se válida para iniciar la aplicación de

los dos instrumentos.

Por parte de la supervisión del contrato se hace el acompañamiento para

el levantamiento de información, en la bodega del tercero Unión Temporal

y en los dos depósitos en la oficina principal de la ANDJE.

De acuerdo con la solicitud de información del contratista para el

desarrollo del proyecto, se solicita información a otras dependencias de la

ANDJE, respecto a espacios físicos y elementos tecnológicos de hardware

y software.

Se le hace seguimiento al cronograma establecido para el desarrollo del

proyecto, se solicita al contratista el cumplimiento estricto del cronograma

y en especial de las fechas para la entrega de los productos estimados.

Se recibe el diagnostico de conservación documental y de preservación

digital a largo plazo, se realiza la revisión detallada de cada uno de los

diagnósticos y se envía de regreso al contratista con el fin de realizar los

ajustes sugeridos.

1.3. Dificultades

El proyecto se ha desarrollado dentro de los parámetros y lineamientos

establecidos en la planificación. Como dificultad se puede mencionar que

debido al tiempo tan reducido para levantar y analizar la información, ha

hecho que los productos se retrasen y no se entreguen a la supervisión

en las fechas establecidas.

1.4. Anexos:

Instrumentos de levantamiento de información respecto a

conservación documental y preservación digital a largo plazo.

Diagnóstico de preservación digital a largo plazo

Diagnóstico de conservación documental

a. Cronograma de ejecución de actividades ajustado




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Actividades diciembre:

De acuerdo con lo planificado en el cronograma de actividades, se

prosigue con el levantamiento de información en el marco del Diagnóstico

integral conservación y preservación de documentos físicos y electrónicos,

se desarrollan reuniones con cada responsable de la digitalización,

organización y gestión de documentos por parte del tercero que presta

los servicios de correspondencia y archivo en la ANDJE, a fin de conocer

a fondo el desarrollo y ejecución de cada uno de los procesos

documentales en la entidad enfocados en preservación y conservación

documental.

Se hace entrega por parte del contratista del primer producto:

“Diagnóstico Integral de conservación documental” y “Diagnóstico integral

de preservación de documentos”. Una vez son recepcionados por la

supervisión, se realiza la respectiva revisión de los documentos y se

especifican algunas observaciones a fin de ajustar los documentos a la

realidad de la ANDJE, seguidamente se devuelven los documentos al

contratista con las correcciones y ajustes solicitados.

Posteriormente se hace recepción por parte de la supervisión de la

segunda versión con correcciones y ajustes de los productos: “Diagnóstico

Integral de conservación documental” y “Diagnóstico integral de

preservación de documentos”. Se hace la respectiva comparación

respecto a los dos documentos (versión 1 y versión 2) a fin de verificar

que se ajustaron los documentos de acuerdo a las observaciones hechas

al primer entregable.

Se valida el primer entregable y se le hace seguimiento para la radicación

de los productos y la cuenta de cobro ante el BID y la ANDJE.

Se recibe por parte de la supervisión el producto 2, “Lineamientos del Plan

de Preservación de Documentos Electrónicos a Largo Plazo”.

Posteriormente se hace la respectiva revisión, comentarios y

observaciones al producto y se regresa al contratista para que ajuste el

documento a la realidad de la ANDJE.

Se realiza la recepción de la segunda versión del producto 2:

“Lineamientos del Plan de Preservación de Documentos Electrónicos a

Largo Plazo” con los ajustes solicitados por la supervisión del contrato.

Posteriormente se hace la respectiva comparación entre la versión 1 del

producto devuelto con correcciones y la nueva versión ajustada.




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Se valida el segundo entregable y se le hace seguimiento para la

radicación de los productos y la cuenta de cobro ante el BID y la ANDJE.

Se recibe por parte de la supervisión el producto 3, “Plan de Conservación

Documental”. Posteriormente se hace la respectiva revisión, comentarios

y observaciones al producto y se regresa al contratista para que ajuste el

documento a la realidad de la ANDJE.

Se realiza la recepción de la segunda versión del producto 3: “Plan de

Conservación Documental” con los ajustes solicitados por la supervisión

del contrato. Posteriormente se hace la respectiva comparación entre la

versión 1 del producto devuelto con correcciones y la nueva versión

ajustada.

Se valida el segundo entregable y se le hace seguimiento para la

radicación de los productos y la cuenta de cobro ante el BID y la ANDJE.

1.5. Dificultades

Debido al tiempo tan reducido para la ejecución del contrato se

presentaron algunas dificultades que retrasaron la entrega planificada de

los productos, a continuación se detalla:

Se retrasó el levantamiento de información y por ende la entrega de los

dos primeros productos.

Una vez se entregó el producto 1: “Diagnóstico de preservación digital a

largo plazo y diagnóstico de conservación documental”, de acuerdo con la

evaluación técnica estos no cumplieron en su totalidad con las

necesidades de la ANDJE, por lo cual se devolvieron al contratista para

que realizara los ajustes indicados, este proceso de ajuste retraso la

entrega de los productos 2 y 3.

Una vez validado el producto 1, el contratista inicia, desarrolla y entrega

el producto 2 “Lineamientos Plan de Preservación digital a Largo Plazo”.

Se hace la respectiva revisión por parte de la supervisión del contrato, se

realizan comentarios y se devuelve al contratista para que lo ajuste,

debido al retraso en la entrega del producto 1 y el tiempo tomado para

los ajustes del producto 2, se hace imposible la entrega del producto 3

“Plan de Conservación Documental” en la fecha planificada, y de ser

entregado por el contratista se produce el riesgo de no contar con la

calidad esperada por la ANDJE.




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Finalmente se hace necesario la solicitud de prórroga de contrato por un

término de 15 días, lo anterior con el objetivo de tener una holgura de

tiempo para poder revisar y realizar las observaciones pertinentes al

producto tres y su posterior ajuste por parte del contratista.

1.6. Anexos:

Diagnóstico de preservación digital a largo plazo versión final

Diagnóstico de conservación documental versión final

Plan de Preservación digital a Largo Plazo.

Objeto 2: CONTRATO 053 DE 2015

Diseñar el Modelo del Sistema de Gestión Documental electrónico con sus planes

y programas subsidiarios: Diagnóstico Integral de la situación actual respecto a

la gestión de documentos electrónicos, Programa de Documentos Especiales,

Programa de documentos vitales o esenciales, Programa de Reprografía, Plan de

Aseguramiento Documental y continuidad Digital, Modelo detallado de requisitos

para la gestión de documentos electrónicos, Programa de normalización de

formas y formularios electrónicos, Programa de gestión de documentos

electrónicos.

Actividades septiembre:

Se diseñó el objeto del contrato y los entregables, adicionalmente se le

asignó el presupuesto estimado de acuerdo a los estudios de mercado

realizados previamente.

Se realizó la justificación técnica para la solitud de las vigencias futuras.

Se desarrolló la matriz técnica – económica para la solicitud de vigencias

futuras.

Posteriormente se incluyeron los datos del contrato en él SEPA.

Por parte del BID se ajustó el documento justificación técnica y matriz

técnica – económica, adicionalmente se realizó el cronograma para la

solitud de vigencias futuras.

Se realizó el trámite para la autorización del CDP (certificado de

disponibilidad presupuestal) ante la secretaria General.




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Actividades octubre:

Una vez se ajustó el documento justificación técnica y matriz técnica –

económica por parte del BID y se aprobó cronograma para la solicitud de

vigencias futuras, se inició este proceso ante la primera entidad que es el

Ministerio de Justicia.

Una vez presentado el documento final de justificación de vigencias

futuras ante el Ministerio de Justicia, se hacen los ajustes respectivos y

sustentaciones propuestas por dicha entidad respecto a la ejecución de

actividades propias del contrato para el año 2016.

A continuación se presenta el cronograma de actividades que se encuentra

en desarrollo para la solicitud de vigencias futuras (actividad en desarrollo

subrayada en azul)

NOMBRE DE TAREA DURACIÓN COMIENZO FIN

Preparación de los términos de

referencia (TDR) 5 días mar 13/10/15 lun 19/10/15

No objeción del Banco a los TR 9 días mar 20/10/15 vie 30/10/15

Certificado de Disponibilidad

Presupuestal (CDP) 2 días jue 01/10/15 vie 02/10/15

Preparación documentación solicitud de

vigencias futuras 5 días lun 28/09/15 vie 02/10/15

Trámite vigencia futura ante Min Justicia

- DNP - MHCP 40 días lun 05/10/15 vie 27/11/15

Invitación a presentar propuesta 1 día lun 07/12/15 lun 07/12/15

Presentación de propuesta 2 días mar 08/12/15 mié 09/12/15

invitación a negociar 1 día jue 10/12/15 jue 10/12/15

No objeción del Banco al contrato 3 días vie 11/12/15 mar 15/12/15

Firma y legalización del Contrato 0 días mar 15/12/15 mar 15/12/15




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Se están desarrollando los términos de referencia para enviarlos al BID

para la no objeción. (actual)

1.7. Dificultades

Una vez iniciado el proceso para la obtención de vigencias futuras ante el

Ministerio de Justicia se presentan unos comentarios respecto a los

productos a implementar para el año 2016, para lo cual se realizan los

ajustes respectivos para proseguir con el proceso. Estos ajustes

retrasaron el cronograma estimado en una semana.

1.8. Anexo:

Matriz cronograma de desembolsos vigencias futuras.

UEP Justificación técnica vigencias futuras ajustado de acuerdo a

requerimientos del Ministerio de Justicia.

Actividades noviembre:

Se desarrolla la matriz de planificación del POA año 2016, ajustando

acciones, indicadores y entregables.

1.1. Dificultades

Una vez hechos los ajustes solicitados por el Ministerio de Justicia para la

obtención de vigencias futuras, el proceso surtió los pasos planificados sin

novedad alguna.

1.2. Anexo:

b. Comunicación con aprobación para comprometer vigencias futuras en el

presupuesto de gastos de inversión del 2016.




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Actividades de Diciembre

Una vez aprobadas la vigencias futuras y de acuerdo a lo estimado en el

cronograma para el proceso de contratación, se prosigue con la invitación

a presentar propuesta, presentación de la propuesta, invitación a

negociar, No Objeción del Banco al Contrato y firma y legalización del

contrato, posteriormente se desarrollan las siguientes actividades:

Una vez firmado el contrato y el acta de inicio se realiza una reunión de

inicio del proyecto entre la supervisión del contrato por parte de la ANDJE

y el contratista, en el cual se define la hoja de ruta, se revisan las fechas

principales para la entrega de hitos y se esboza a groso modo el alcance

y calidad de cada producto.

Posteriormente se procede a elaborar la primera versión de cronograma

y metodología por parte del consultor, adicionalmente se realizan modelos

para el desarrollo de los planes de dirección del proyecto basados en

estándares de buenas prácticas PMI.

Se hace la entrega de la primera versión del producto 1 por parte del

contratista: “Informe con la metodología a utilizar para el desarrollo del

Diagnóstico integral en Gestión Documentos Electrónico terminado y

planes de dirección del proyecto basados en metodología PMI” Y “Formato

de instrumento a utilizar en el levantamiento de información terminado”.

Por parte de la supervisión se realizan los respectivos comentarios al

producto y se devuelve para que el contratista ajuste el documento de

acuerdo a la calidad y contenido esperado por la ANDJE.

Se hace la recepción de la segunda versión del producto 1: “Informe con

la metodología a utilizar para el desarrollo del Diagnóstico integral en

Gestión Documentos Electrónico terminado y planes de dirección del

proyecto basados en metodología PMI” Y “Formato de instrumento a

utilizar en el levantamiento de información terminado”. Se revisan los

ajustes de acuerdo a las observaciones presentadas en la primera versión,

y se procede a validar los productos.

Se valida el primer entregable y se le hace seguimiento para la radicación

de los productos y la cuenta de cobro ante el BID y la ANDJE.




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1.3. Dificultades

En este primer producto no se presentaron dificultades.

1.4. Anexo:

Contrato 053 de 2015.

Informe con la metodología a utilizar para el desarrollo del Diagnóstico

integral en Gestión Documentos Electrónicos

Instrumentos de recolección de datos.

Planes de dirección de proyecto basados en estándares PMI.




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3. Supervisión y Entrega de documentos y productos objeto del

contrato

Contrato 1:

Diagnóstico de Preservación Digital a Largo Plazo

Diagnóstico de Conservación Documental Instrumento de recolección de datos diagnóstico de conservación

documental y preservación digital a largo plazo.

Plan de conservación Documental Plan de Preservación Digital a Largo Plazo

Contrato 2:

Metodología y plan de alcance basados en metodología PMI

Cronograma de Proyecto ( Project)+

Instrumentos de Recolección de Información.

Registro de interesados Stakeholders.




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II. LINEAMIENTOS EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL

1. Seguimiento

1.1 Socialización Política ambiental y cero papel

Se realizó socialización a funcionarios y contratistas en el marco de las

inducciones programadas por el Grupo de Gestión Administrativa y talento

Humano.

En la siguiente grafica se presentan el total de sesiones realizadas en la vigencia

2015, para socializar la Política.

A continuación se presentan el total de personas que participaron en la

socialización de la Política.

3

9

0

2

4

6

8

10

Contratistas Funcionarios

Sesiones de Socialización realizadas 2015

Sesiones

42

11

0

10

20

30

40

50


TOTAL PERSONAS QUE RECIBIERON SOCIALIZACIÓN




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1.2 Campañas Ambientales

Durante la vigencia 2015, se realizó el envió de Tips Ambientales

mensualmente, a continuación se presentan algunos de los tips

Enviados.

. . . .

. . . .




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1.3 Informe de consumo de papel

0

20

40

60

80

100

120

5040 40

83

116

23

79

42 42

76

23

109

18

0

208 5 5

15 16

40

5 8

44

Papel Entregado 2015

RESMA CARTA RESMA OFICIO




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III. ORGANIZACIÓN DE PROCESOS INTERNACIONALES Y CIDH

1. Organización y administración de procesos 2015

Organización

Unidad Cantidad

Expedientes 383

Carpetas 581

Organizados Total 190

Transferencia de Archivo a Cancillería

Actividad

Cantidad Nombre

Transferencia Documental

Expedientes

5 Desaparecidos del palacio de

justicia

Alba lucia Rodriguez

Masacre de Segovia

Antioquia

Masacre del estadero el

Aracatazo

Masacre de Santo domingo

Gloria Gonzalez Ardila y otros




Página 26 de 59

IV. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

1. Eliminación de documentos físicos de Apoyo

En cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1365 de 2013 “Por el cual

se reglamenta entre otros, el artículo 612 del Código General del Proceso,

la notificación de los autos admisorios y de mandamiento de pago, así

como la entrega de copias de solicitudes de conciliación extrajudicial a la

ANDJE, serán procedentes únicamente cuando se trate de procesos o

asuntos donde se encuentren involucrados intereses litigiosos de la

Nación.” Y Teniendo en cuenta que el Acuerdo 042 de 2002 “Por el cual

se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión

en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,

se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,

22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000” En artículo 3

establece en su parágrafo “Los documentos de apoyo no se consignaran

en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto

pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando

constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.”.

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado procedio a eliminar

los documentos de apoyo radicados en el Sistema de Gestión Documental,

de acuerdo con el PROTOCOLO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

FÍSICOS (GD-PT-01)

Por lo anterior en la vigencia 2015, se publicaron en la página web de la

Agencia 12 Actas de Eliminación, relacionadas con documentos de apoyo.




Página 27 de 59

2. Eliminación de documentos de reciclaje

Dentro de las actividades previstas y como acción de seguridad, la

Agencia para la Vigencia 2015, realizo la actividad de eliminación física de

papel reciclaje ubicado en al lado de las impresoras de cada una de las

dependencias, a continuación se presentan las estadísticas de papel

eliminado en centímetros por cada una de estas.

88,5

165,5

29

66

20

020406080

100120140160180

DEPENDENCIAS DGI -DPE

DIRECCIÓN DEDEFENSA JURIDICA

DIRECCIÓN DEGESTIÓN DE LAINFORMACIÓN,DIRECCIÓN DE

POLITICAS YESTRATEGIAS

GRUPOS SECRETARIAGENERAL Y OFICINAS

SECRETARIAGENERAL

VOLUMEN(CENTIMETROS)




Página 28 de 59

V. INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

1. Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

Se actualizo el CCD, en el cual se inactivaron sesenta y cuatro (64) Subseries

de acuerdo a la producción documental de la Agencia.

2. Tabla de Retención Documental (TRD)

Se realizó la actualización de las TRD de la Agencia, en este sentido se crearon

y actualizaron ciento sesenta y cinco 165 subseries documentales.

3. Ajuste del mapa de procesos y flujos documentales

Se realizó la actualización de los Procedimientos de Gestión Documental

4. Elaboración e implementación del banco terminológico de tipos,

series y sub-series documentales

Se realizó en compañía con las diferentes dependencias el Banco de Términos

creando cincuenta y siete 57 términos para series y 87 términos para subseries

documentales.

5. Elaboración e implementación de la tabla de control de acceso a

los documentos

Para la vigencia 2015, se tuvieron en cuenta los activos de información para

definir el acceso a los documentos y se definieron políticas de acceso para los

siguientes casos:

Restricciones:

Historias Laborales

Contratos

Procesos DAS.




Página 29 de 59

VI. PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS

1. Tercerización servicios de comunicaciones oficiales, organización de

archivos, consultas y depósito y custodia.

ANTECEDENTES

La Ley 594 del año 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos y en especial lo relacionado con el título 4, artículo 14 parágrafos

1 y 3, se señala que la administración pública podrá contratar los servicios

de custodia, organización, reprografía v conservación de documentos de

archivo y se establecen las condiciones que se deben cumplir.

Por otra parte, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado no

cuenta con espacio suficiente para la custodia, conservación y bodegaje

de sus archivos que permita, la consulta y administración de estos

documentos, ni con la capacidad de personal, infraestructura y

conocimiento para realizar el proceso de archivo requerido y llevar a cabo

a buen término el desarrollo de este proceso.

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado ha realizado procesos

de contratación para apoyar el servicio de Correspondencia y Gestión

Documental en las instalaciones de la entidad para Archivos de Gestión y

Fondo Documental Acumulado, lo anterior con el fin de fortalecer la

estructura y la organización de sus sistemas de información. Los cuales

están siendo implementados en los distintos procesos realizados por la

entidad de igual forma la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

ha establecido capacitaciones en todas las áreas de correspondencia,

administración de archivos y custodia actualizados para que estos

servicios sean con calidad.

De acuerdo a lo anterior la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del

Estado realizó un proceso de contratación nuevo que le fue otorgado a la

Unión Temporal ITM-CSA, quien a su vez se constituyó en Contratista del

proyecto, mediante la suscripción del contrato No. 216 de 2014.




Página 30 de 59

CAPITULO I: CORRESPONDENCIA

La UT ITM-CSA sus servicios especializados los cuales se relacionan a

continuación, para lo cual se apoyó en utilizar el Sistema de Gestión

Documental - SGD de propiedad de la AGENCIA:

Medios de Recepción en la Oficina de Correspondencia:

MEDIO DE RECECION-ENVIO

Rango de fechas: Fecha Generación Total Radicados

Desde 01/01/2015 00:00:00

26/01/2016 12:31 67572

Hasta 31/12/2015 23:59:59

MEDIO DE RECECION-ENVIO

# Medio De Recepción Radicados

1 Correo 32391

2 Fax 27

3 Interno 358

4 Mail 26127

5 Personal 8668

6 Telefónico 1

TOTAL 67.572

En el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se recepción

67.572 Comunicaciones Oficiales.




Página 31 de 59

Recepción de Comunicaciones Oficiales:

Recepción de

comunicaciones oficiales.

Recibir comunicaciones físicas

Clasificar

Registrar y radicar en el SGD

Digitalizar en PDF/A con OCR y asociar al SGD

Imprimir certificado digital en comunicaciones

Direccionar comunicaciones internamente (físicas) a

Dependencia y/o CCAG

Inventario de comunicaciones recibidas en el SGD

Trasladar comunicaciones físicas a bodega del Contratista

Controlar las comunicaciones oficiales recibidas

En el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015se recepciono

las siguientes comunicaciones por los siguientes medios:

RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

FISICO 41865

WEB 20185

Correo. Electrónico. 5894

TOTAL 67944




Página 32 de 59

Envió de Comunicaciones Oficiales:

Envió de

Comunicaciones

Oficiales


Verificar y registrar en el SGD

Digitalizar en PDF/A con OCR y asociar al SGD


Direccionar externamente envíos normales y masivos,

el mismo día a través de entrega personal, vía fax, a

través del correo electrónico institucional, o a través de

la(s) empresa de correo contratada por la AGENCIA.

Entregar comunicaciones físicas al CCAG

Controlar del trámite de las comunicaciones enviadas

En el periododel 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se dio trámite

de envío de 12.135Comunicaciones Oficiales:

FISICO: 41865

WEB: 20185

C.E: 5894

RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES




Página 33 de 59

COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

ANGY MARIN 531

ELSA YURANI 1644

JENNY OLIVARES 3

JULLY ALVAREZ 2

KATHERIN RAMIREZ 8

LUZ DARY GUERRERO 9927

FERNEY TENJO 20

TOTAL 12135

531

1644 3

2

89927

20COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

ANGY MARIN ELSA YURANI JENNY OLIVARES JULLY ALVAREZ

KATHERIN RAMIREZ LUZ DARY GUERRERO FERNEY TENJO




Página 34 de 59

Trámite de Comunicaciones Internas:

Trámite de

Comunicaciones

Internas


Verificar y registrar en el SGD

Digitalización con PDF/A asociada al SGD


Entregar comunicaciones físicas al CCAG

Controlar las comunicaciones internas

- En el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se dio

trámite de envío de977 Comunicaciones Internas:

COMUNICACIONES INTERNAS

ANGY MARIN 34

ELSA YURANI 1

JENNY OLIVARES 1

KATHERIN RAMIREZ 27

LUZ DARY GUERRERO 912

FERNEY TENJO 2

TOTAL 977




Página 35 de 59

Digitalización:

En el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se digitalizó en

total 2.756.260 imágenes.

DIGITALIZACIÓN

TIPO DE

RADICADO

CANTIDAD DE

IMÁGENES

ENTRADA 2688792

SALIDA 63846

INTERNAS 3622

TOTAL 2756260

34 1 127

912

2

COMUNICACIONES INTERNAS

ANGY MARIN ELSA YURANI JENNY OLIVARES

KATHERIN RAMIREZ LUZ DARY GUERRERO FERNEY TENJO




Página 36 de 59

2688792

638463622

ENTRADA

SALIDA

INTERNAS

DIGITALIZACIÓN




Página 37 de 59

Prestamos realizados con el apoyo del SGD-ORFEO

-Cantidad de préstamos realizados con apoyo del SGD ORFEO:

DEPENDENCIA CANTIDAD

ANDJE-DAS 21

CONCILIACIONES-KOGUI 145

DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA 10

DIRECCION DE GESTION DE LA

INFORMACION 69

DIRECCION DE POLITICAS Y

ESTRATEGIAS 4

GRUPO ARBITRAMENTO 20

GRUPO INSTANCIA DE SELECCIÓN 9

GRUPO TERRITORIAL RECUPERACION Y

REPETICION 1

OFICINA ASESORA JURIDICA 14

OFICINA ATENCION AL CIUDADANO 2

PROCESOS-KOGUI 1444

TOTAL 1739




Página 38 de 59

21

145

10

69

4

209

1 14

2

1444

PRESTAMOS SGD-ORFEO ANDJE-DAS

CONCILIACIONES-KOGUI

DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA

DIRECCION DE GESTION DE LAINFORMACION

DIRECCION DE POLITICAS YESTRATEGIAS

GRUPO ARBITRAMENTO

GRUPO INSTANCIA DE SELECCIÓN

GRUPO TERRITORIALRECUPERACION Y REPETICION

OFICINA ASESORA JURIDICA

OFICINA ATENCION AL CIUDADANO

PROCESOS-KOGUI




Página 39 de 59

-Reporte de préstamos pendientes de devolución:


ANDJE-DAS 1

CONCILIACIONES-KOGUI 3

DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA 28


INFORMACION 9


ESTRATEGIAS 1

GRUPO ARBITRAMENTO 4

GRUPO INSTANCIA DE SELECCIÓN 4

GRUPO TERRITORIAL RECUPERACION Y

REPETICION 1


OFICINA ATENCION AL CIUDADANO 14

PROCESOS-KOGUI 166

SECRETARIA GENERAL 42

SUBDIRECCION DE ACOMPANAMIENTO 3

TOTAL 308




Página 40 de 59

13

289

1 44

1

32

14

166

42 3

PENDIENTES DEVOLUCIOENS SGD-ORFEO ANDJE-DAS

CONCILIACIONES-KOGUI

DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA

DIRECCION DE GESTION DE LAINFORMACION

DIRECCION DE POLITICAS YESTRATEGIAS

GRUPO ARBITRAMENTO

GRUPO INSTANCIA DE SELECCIÓN

GRUPO TERRITORIAL RECUPERACION YREPETICION

OFICINA ASESORA JURIDICA

OFICINA ATENCION AL CIUDADANO

PROCESOS-KOGUI

SECRETARIA GENERAL

SUBDIRECCION DE ACOMPANAMIENTO




Página 41 de 59

CAPITULO II: CENTRO DE CUSTODIA ARCHIVOS DE GESTIÓN

-Los Expedientes conformados por la AGENCIA física y virtualmente,

digitalizados en el

Sistema de Gestión Documental Orfeo corresponden a todo tipo de series

documentales transversales y misionales de la siguiente manera:

DEPENDENCIA AÑO CANTIDAD DE

EXPEDIENTES 2013 2014 2015

DIRECCION GENERAL 13 8 12 33

OFICINA ASESORA DE PLANEACION 41 12 33 86

OFICINA DE CONTROL INTERNO 9 25 26 60

OFICINA ASESORA JURIDICA 25 190 522 737

ANDJE BID 0 24 92 116

ANDJE DAS 0 319 1499 1818

SECRETARIA GENERAL 31 32 971 1034

GESTION FINANCIERA 18 25 17 60

GESTION ADMINISTRATIVA Y

TALENTO HUMANO 70 235 71 376

CONTRATACION 162 264 104 530

OFICINA ATENCION AL CIUDADANO 4 10 1 15




Página 42 de 59


ESTRATEGIAS PARA LA DEFENSA

JURIDICA

26 41 42 109

SUBDIRECCION DE

ACOMPAÑAMIENTO A LOS

SERVICIOS JURIDICOS

17 33 27 77


INFORMACION 265 202 135 602

GRUPO DE ARBITRAMENTO 0 0 7 7

DIRECCION DE DEFENSA JURIDICA 326 326 408 1060

GRUPO INSTANCIA DE SELECCIÓN 0 9 16 25

GRUPO TERRITORIAL DE

RECUPERACION Y REPETICION 0 0 20 20

TOTAL 6765




Página 43 de 59

Los anteriores Expedientes corresponden a las siguientes cajas:

CAJAS DE LOS CCAG INTERVENIDAS POR ASD

COD.

DEPENDENCIA DEPENDENCIA

TOTAL

CAJAS

100 DIRECCION GENERAL 2

101 OFICINA ASESORA DE

PLANEACION 2

102 OFICINA CONTROL

INTERNO 2

103 OFICINA ASESORA

JURIDICA 15

105 ANDJE - DAS 93

200 SECRETARIA GENERAL 5

210 GESTION FINANCIERA 6

220

GESTION

ADMINISTRATIVA Y

TALENTO HUMANO

11

230 GRUPO DE

CONTRATACION 62

240 OFICINA ATENCION AL

USUARIO 1

250 TUTELAS TERRITORIALES 32




Página 44 de 59

300

DIRECCION DE POLITICAS

Y ESTRATEGIAS PARA LA

DEFENSA JURIDICA

20

301

SUBDIRECCION DE

ACOMPAÑAMIENTO A LOS

SERVICIOS JURIDICOS

1

400 DIRECCION DE GESTION

DE LA INFORMACION 43

500 DIRECCION DE DEFENSA

JURIDICA 368

TOTAL CAJAS 663

Lo anterior equivale a 133 metros lineales, correspondientes al Contrato

147 de 2013 de ASD.




Página 45 de 59

-Los Expedientes conformados por la UT ITM-CSA físicamente

corresponden a todo tipo de series documentales transversales y

misionales con las siguientes cantidades:

OFICINAS CANTIDAD

DE CAJAS UT

Dirección General 1

Oficina Asesora de Planeación 2

Oficina de Control Interno 4

ANDJE BID 27

ANDJE - DAS 266

Secretaria General 4

Gestión Financiera 14

Gestión Administrativa y Talento Humano 10

Contratos 87

Oficina Atención Al Ciudadano 2

Dirección de Políticas y Estrategias 207

Subdirección de Acompañamiento 3

Dirección de Gestión de la Información 21

Dirección de Defensa Jurídica 50

Grupo Territorial de Recuperación y

Repetición 4

TOTAL 702




Página 46 de 59

Lo anterior equivale a 140 metros lineales, correspondientes al Contrato

2016 de 2014 de la UT ITM-CSA.

En el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se realizaron

las actividades descritas a continuación en los CCAG:

Recepción de documentos físicos y/o electrónicos para archivo en el

CCAG, provenientes de: Servicio de Correspondencia y

Dependencias de la AGENCIA.

Ordenar documentos físicos por radicado.

Organizar expedientes Físicos con base en virtuales: Clasificar en

CCD y TRD.

Almacenar expedientes en carpetas legajadas y cajas X-200.

Ubicar físicamente las carpetas y cajas de los expedientes

debidamente identificada en la estantería.

Remplazar carpetas y cajas de expedientes deterioradas.

Recibir y tramitar solicitudes de consulta y/o préstamo.

Realizar inventario (FUID).

Se prestó apoyo para la Organización, Foliación, Encarpetado,

Rotulación de cajas y carpetas, Digitalización e Inventario a las

siguientes dependencias:

-OFICINA CONTROL INTERNO

-OFICINA ASESORA JURIDICA

-GESTION FINANCIERA

-GRUPO DE CONTRATACION

-ANDJE BID

-DIRECCION DE GESTION DE LA INFORMACION




Página 47 de 59

Cantidad de préstamos realizados de archivos:

PRESTAMOS TOTALES POR DEPENDENCIA



ESTRATEGIAS 7

ANDJE BID 496

DIRECCION DE DEFENSA

JURIDICA 97

ANDJE DAS 737


INFORMACION 70

OFICINA ATENCION AL

CIUDADANO 3

GRUPO DE ARBITRAMENTO 7

SECRETARIA GENERAL 10

CONTRATOS 1028


OFICINA DE CONTROL INTERNO 2

GRUPO ADMINISTRATIVO Y

TALENTO HUMANO 4

GESTION FINANCIERA 1

TOTAL 2509




Página 48 de 59

CAPITULO III: ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL

ACUMULADO (FDA)

Organización

del Fondo

Documental

Acumulado

(FDA)

Clasificación de los expedientes de acuerdo con el

CCD, la TRD, e instructivo de expedientes judiciales de

la AGENCIA.

Radicación de expedientes por fuera del SGD-ORFEO.

Digitalizar los expedientes y/o documentos que no se

encuentren en el SGD.

Almacenar expedientes en carpetas legajadas y cajas

X-200

Ubicar físicamente las carpetas y cajas de los

expedientes debidamente identificada en la estantería

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se recibió por parte de la

supervisión de la ANDJE para la organización del Fondo Documental

Acumulado 246 mtrl/doc, del cual después de organizado se obtuvo lo

siguiente:

SERIE SUBSERIE TOTAL

CAJAS MTRL

PROCESOS Procesos

Judiciales 895 179

CONCILIACIONES

Solicitud de

Conciliación

Extrajudicial

1023 204,6

TOTAL 1918 383,6




Página 49 de 59

Eliminación de documentos físicos del FDA:

Eliminación

de

documentos

físicos del

FDA.

Clasificación de los expedientes de acuerdo con el CCD, la

TRD, e instructivo de expedientes judiciales de la AGENCIA.

Digitalizar los expedientes y/o documentos que no se

encuentren en el SGD.

Elaborar inventarios tipo FUID del AGN de documentos y/o

expedientes a eliminar de acuerdo con protocolo de la

AGENCIA.

Ubicar físicamente las carpetas y cajas de los expedientes

debidamente identificada en la estantería.(cuando aplique)

Recibir y tramitar solicitudes de consulta y/o préstamo

(cuando aplique)

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 se recibió por parte de la

supervisión de la ANDJE para la eliminación del Fondo Documental

Acumulado169 mtrl, del cual después de intervenido se obtuvo lo

siguiente:

SERIE SUBSERIE TOTAL

CAJAS MTRL

DOCUMENTOS

DE APOYO

Procesos

Territoriales 514 102,8

CONCILIACIONES

Solicitud de

Conciliación

Extrajudicial

28 5,6

TOTAL 542 108,4




Página 50 de 59

CAPITULO V: DIGITALIZACIÓN EXPEDIENTES DE

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

Digitalización

expedientes de

transferencias

secundarias

Digitalizar en PDF/A con OCR.

Imprimir certificado digital en expediente.

Entregar a la AGENCIA los expedientes físicos en la

misma presentación física y orden en que les

entreguen.

Entregar los expedientes digitales en medio magnético

DVD (de alta gama).

La ANDJE entrego a la UT ITM-CSA 78 cajas del DAS EN SUPRESIÓN para

realizar la intervención de los archivos en digitalización y creación de

expedientes de los mismos en el SGD-ORFEO, a continuación se detalla

la cantidad de cajas por cada serie:

DAS EN SUPRESIÓN

SERIE TOTAL CAJAS

Contencioso Administrativos 61

Sustanciados 3

Por Sustanciar 3

Acciones Populares 1

Iniciados DAS 4

Procesos Fondo Rotatorio 1

Penales 1




Página 51 de 59

Sentencias 2

Civiles 1

Conciliaciones 1

TOTAL 78

Al momento de digitalizar cada carpeta, se creó en el SGD-ORFEO los

siguientes expedientes por cada serie:

SERIES EXPEDIENTES

Contencioso

Administrativos 411

Sustanciados 22

Por Sustanciar 30


Iniciados DAS 27

Procesos Fondo Rotatorio 4

Penales 11

Sentencias 10

Civiles 2

Conciliaciones 11

TOTAL 528




Página 52 de 59

A continuación se presenta la totalidad de imágenes que contiene cada

Expediente:

SERIE

TOTAL

CAJAS

Contencioso

Administrativos 70177

Sustanciados 3311

Por Sustanciar 4035


Iniciados DAS 3322

Procesos Fondo

Rotatorio 994

Penales 683

Sentencias 2111

Civiles 249

Conciliaciones 278

Total 85563




Página 53 de 59

Al igual se digitalizaron los expedientes de Cancillería de los cuales se

obtuvo lo siguiente:

ETAPA I

TOTAL

CARPETAS

TOTAL

EXPEDIENTES

TOTAL

IMÁGENES

273 1831 412035

ETAPA II

TOTAL

CARPETAS

TOTAL

EXPEDIENTES

TOTAL

IMÁGENES

815 1831 236335




Página 54 de 59

CAPITULO VI: DEPÓSITO Y CUSTODIA

Depósito y

Custodia de

Documentos de

Archivo en

instalaciones

del Contratista

Transporte, conservación y custodia de Cajas X-200,

en custodia de anterior contratista y/o AGENCIA

Transporte, conservación y custodia de Cajas X-200,

producidas durante la ejecución del Contrato.

Control de condiciones físicas, técnicas, ambientales,

de mantenimiento y seguridad para la conservación de

los documentos en atención a la normatividad vigente.

Atender consultas y/o prestamos de la AGENCIA en

instalaciones del Contratista

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 la UT ITM-CSA custodia en el

Archivo Central 8258 cajas, equivalentes a 1652 Mtrl en total, las cuales

se dividen de la siguiente manera:

Contrato 147-2013: 4295 cajas equivalentes a 859 Mtrl.

Intervención FDA: 1918 cajas equivalentes a 834 Mtrl.

Cantidad en unidades cajas y metros lineales de archivos de

Archivos de Gestión generados en el marco del contrato 216-2014:

2045 cajas equivalentes a 409 Mtrl.




Página 55 de 59

Consulta y Préstamo de Documentos

Consulta y

Préstamo de

Documentos

Atención de consultas y solicitudes de préstamos en el

CCAG, Archivo Central y/o FDA, a través del SGD –

ORFEO.

Atención de consultas y solicitudes prestamos de

forma física.

Ubicación, suministro y rearchivo de documentos

físicos.

Transporte de documentos físicos desde y hacia la

bodega del Contratista.

Control de consultas y/o prestamos

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 la UT ITM-CSA, se generaron

3 préstamos y 2 consultas.

FECHA DE

CONSULTA

TIPO DE

CONSULTA PRESTAMO

CANTIDAD DE

UNIDADES

CONSULTADAS

ABRIL X 3 CAJAS

ABRIL X 1 CAJA

JUNIO X 199 RADICADOS

OCTUBRE X 2 EXPEDIENTE

DICIEMBRE X 1 EXPEDIENTE




Página 56 de 59

2. Tercerización servicio de envíos de comunicaciones oficiales a

través de un operador postal autorizado.

En el marco de la Ejecución del Contrato suscrito con Servicios Postales

Nacionales para envió de comunicaciones oficiales, se presentan a

continuación los datos de envíos de comunicaciones de la vigencia 2015.

En la siguiente grafica se presentan los resultados del total de envíos de

comunicaciones por mes.

619

804

316

497

410

784

318

474554

487

373

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

TOTAL ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES POR MES




Página 57 de 59

A continuación se detalla las cifras de envió de comunicaciones oficiales

por mes y por servicio de envió.

Finalmente se presentan los datos de envíos totales por medio de envió.

349

170 134200

113 15473 99 131 95 42

194410

152

240

226251

189

298312 341

191

76

224

30

57

71

379

56

77111

51

140

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES

Certificado Urbano Nacional

1560

2804

1272

TOTAL ENVIO DE COMUNICACIONES OFICIALES

Certificado Urbano Nacional




Página 58 de 59

VII. CONTROL*

1. Control

Se realizaron visitas de control al Contratista de Gestión Documental en el marco

del contrato 216-2014, con el fin de reportar las novedades de cumplimiento

relacionadas con mantenimiento de Bodega y uso de elementos de protección.

Adicionalmente, se realizaron las actividades de control a los servicios prestados

por el Contratista.

VIII. PLAN DE CAPACITACIÓN

1. Capacitación procedimientos y servicios

2. Capacitación en los componentes del PGD

Se realizaron las capacitaciones de los Procedimientos, Servicios y los

componentes del Programa de Gestión Documental a los funcionarios y

contratistas en el marco de las inducciones programadas por el Grupo de Gestión

Administrativa y talento Humano.

En la siguiente grafica se presentan el total de sesiones realizadas en la vigencia

2015, para socializar la Política.

3

9

0

2

4

6

8

10


Sesiones de Socialización realizadas 2015

Sesiones




Página 59 de 59

A continuación se presentan el total de personas que participaron en la

socialización de la Política.

3. Capacitaciones Manejo Sistema de Gestión Documental

42

11

0

10

20

30

40

50


TOTAL PERSONAS QUE RECIBIERON SOCIALIZACIÓN

24

12

2522

13

32

21

28

7

20

0

5

10

15

20

25

30

35

USUARIOS CAPACITADOS EN SGD-ORFEO


INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA 2015 PROCESO GESTIÓN … · Página 1 de 59 INFORME DE GESTIÓN...

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