INFORME DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA

INFORME DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA

Bogotá, D.C., Versión 1.0 Vigente desde Junio 2018

MACROPROCESO DE RECURSOS DE APOYO A LA GESTIÓN INFORME DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA Código: E-GES-FM-011 Versión: 3.0 Vigente desde Junio de 2018

Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet y Aplicativo SIG del DASCD.

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INFORME DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO KAROL NERIETH LEÓN PRIETO SUBDIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA Y CONTROL DISCIPLINARIO (E)

Bogotá, D.C., 31 de Diciembre de 2018

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CONTENIDO 1 INFORME EJECUTIVO O RESUMIDO DE LA GESTIÓN DE LA DEPENDENCIA .............................. 5

2 PROCESOS QUE LIDERA LA DEPENDENCIA ................................................................................... 5

2.1 Gestión de Talento Humano ......................................................................................................................... 6

2.1.1 Objetivo del proceso ............................................................................................................................. 6

2.1.2 Relación de logros alcanzados ............................................................................................................. 6

2.1.3 Indicadores del proceso acumulados ................................................................................................. 26

2.1.4 Dificultades presentadas si las hubo .................................................................................................. 29

2.2 Gestión de Recursos Físicos y Ambientales ............................................................................................... 30

2.2.1 Objetivo del proceso ........................................................................................................................... 30

2.2.2 Relación de logros alcanzados ........................................................................................................... 30



2.3 Gestión Documental .................................................................................................................................... 34





2.4 Gestión Financiera ...................................................................................................................................... 36




2.4.4 Dificultados presentadas si las hubo .................................................................................................. 42

2.5 Atención al ciudadano ................................................................................................................................. 42





2.6 Gestión de la comunicación ........................................................................................................................ 47





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2.6.4 Dificultados presentadas si las hubo .................................................................................................. 54

3 EJECUCIÓN DE METAS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN A CARGO DE LA DEPENDENCIA .... 54

3.1 Meta 1 ......................................................................................................................................................... 55

3.1.1 Avance actividades Meta 1 - Vigencia 2018 ....................................................................................... 56

3.2 Meta 2 ......................................................................................................................................................... 61

3.2.1 Avance actividades Meta 2 - Vigencia 2018 ....................................................................................... 63

3.3 Meta 3 ......................................................................................................................................................... 72

3.3.1 Avance actividades Meta 3 - 2018: .................................................................................................... 73

3.4 META PLAN DE DESARROLLO ................................................................................................................ 74

3.4.1 Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión ................................................................................. 74

4 PLAN DE ACCIÓN DEL AREA EN LA VIGENCIA ACTUAL Y ESTADO DE LOS PROYECTOS ESTRATÉGICOS A CARGO DE LA DEPENDENCIA ................................................................................ 80

4.1 Rediseño Planta de Personal ...................................................................................................................... 80

4.2 Provisión de empleos creados vigencia 2018 ............................................................................................. 80

4.3 Formulación y ejecución Plan Institucional de Talento Humano 2018 ........................................................ 80

4.4 Ejecución Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo .............................................................................. 81

4.5 Fomentar la cultura para la prevención de la incursión en faltas disciplinarias ........................................... 81

4.6 Posicionar el portafolio de servicios del DASCD a través de una estrategia digital y audiovisual .............. 82

4.7 Intervención documental ............................................................................................................................. 82

4.8 Elaboración de instrumentos de gestión documental .................................................................................. 83

4.9 Centralización documental .......................................................................................................................... 83

4.10 Actualización TRD ....................................................................................................................................... 83

4.11 Ejecución del Plan Ambiental del DASCD .................................................................................................. 84

4.12 Aplicación nuevo marco normativo contable ............................................................................................... 86

4.13 Caracterización partes interesadas y mejoramiento en el servicio al ciudadano ........................................ 86

4.14 Actualización de los procesos a cargo de la dependencia en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y la Actualización de la ISO 9001-2015 .................................................................................................... 86

5 PERSONAL A CARGO DE PLANTA Y CONTRATISTAS ................................................................... 87

6 RETOS Y COMPROMISOS PENDIENTES DEL AREA A CARGO .................................................... 92

6.1 Actualización de la Resolución del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, la cual debe incluir el Plan de Sostenibilidad Contable que involucra a todas las áreas de gestión. .................................................................. 92





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6.2 Puesta en marcha de la Herramienta para realizar la retención y el pago de los aportes de los contratistas, según el Decreto 1273 de 2018 ................................................................................................................................ 93

6.3 Fortalecimiento documental del Proceso de Recursos Físicos ................................................................... 93

6.4 Adelantar con la Comisión Nacional del Servicio Civil la convocatoria pública para la provisión de empleos en vacancia definitiva ............................................................................................................................................... 93

6.5 Implementación de Centro de Relevo ......................................................................................................... 93

6.6 Consolidación del proceso de gestión documental ..................................................................................... 93

6.7 Recordación con sentido humano ............................................................................................................... 94

6.8 Consolidar la implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo ........................................ 94





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INFORME DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA

1 INFORME EJECUTIVO O RESUMIDO DE LA GESTIÓN DE LA DEPENDENCIA La Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario durante la vigencia 2018 en cada uno de los procesos a su cargo, adelantó diferentes actividades que permitieron obtener entre otros los siguientes logros:

Provisión de nueve (9) empleos con funcionarios en periodo de prueba, a través de la Convocatoria 431 de 2016. Adicionalmente, se adelantaron las gestiones para convocar a concurso seis (6) empleos en vacancia definitiva, con el fin de disminuir la provisión temporal de los mismos, dando cumplimiento a la normatividad vigente y al principio de mérito y transparencia que debe regir las actuaciones administrativas.

Ampliación de la planta de personal del DASCD en 18 empleos permanentes. Se realizó un estudio técnico en el que se identificaron las necesidades de personal de la entidad para cumplir con su misión y objetivos; posterior a un análisis presupuestal de costos, se determinó la posibilidad de ampliar la planta de personal en 18 empleos del nivel profesional para el fortalecimiento de la capacidad institucional.

El Departamento se destacó a nivel Distrital por la implementación de su Plan de Movilidad Sostenible y la promoción del uso de la bicicleta, actividades que contribuyeron a la mejora de la calidad ambiental del Distrito.

Por el fortalecimiento del equipo de gestión documental se superó la meta de intervención documental establecida, alcanzando un 39.5% de intervención del fondo documental, la aprobación de las Tablas de Retención Documental por parte del Archivo Distrital y la Centralización del archivo de gestión en un 100%.

Se establecieron estrategias de comunicación con el fin de hacer más accesible el lenguaje y la forma de entender los temas relacionados con la misión de la entidad, como fue la estrategia digital “Liliana, La Youtuber”, PAO: Plataforma de Aprendizaje Organizacional, Foros Web, Redes Sociales, entre otros.

Se logró una ejecución presupuestal de 97.44% y una disminución en la constitución de reservas presupuestales alcanzando un 12% en inversión y un 1.91% en funcionamiento.

2 PROCESOS QUE LIDERA LA DEPENDENCIA Los procesos bajo la responsabilidad de la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario son:

Gestión de Talento Humano

Gestión de Recursos Físicos y Ambientales

Gestión Documental

Gestión Financiera

Atención al Ciudadano

Gestión de la Comunicación





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2.1 Gestión de Talento Humano 2.1.1 Objetivo del proceso Gerenciar y administrar el Talento Humano del Departamento mediante la adecuada ejecución de los procedimientos asociados al proceso, con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones normativas aplicables y fortalecer los aspectos derivados de la Administración del Talento Humano en su conjunto. 2.1.2 Relación de logros alcanzados Durante la vigencia 2018 se alcanzaron los siguientes logros:

Actualización documental del proceso de gestión documental, incluyendo procedimientos, formatos, instructivos y guías.

Se realizó la revisión de la matriz de riesgos del Proceso de Gestión de Talento Humano en el cual se estableció el Riesgo de Pagos erróneos en la nómina de la entidad, el cual tiene como consecuencias Sanciones disciplinarias, Procesos fiscales y Reprocesos en la gestión de la nómina de la entidad.

Provisión de nueve (9) empleos con funcionarios en periodo de prueba.

Ampliación de la planta de personal del DASCD en 18 empleos permanentes. 2.1.2.1 Actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, en cumplimiento del Decreto 1072 de 2015 y de la Resolución 1111 de 2017, ha implementado el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual tiene como objetivos:

Desarrollar el componente estratégico del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) en términos del libro, parte 2, título 4 capítulos 6 del Decreto 1072 de 2015 del Ministerio de Trabajo.

Determinar las acciones a desarrollar para el proceso de adopción del sistema e iniciar el proceso de divulgación e implementación de los documentos técnicos generados para la gestión de los riesgos.

Evaluar el nivel de avance del Sistema Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

Para el desarrollo de esto y en busca de generar una cultura de autocuidado, el DASCD, ha generado una

serie de actividades las cuales se desarrollaron en la vigencia 2018.





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Para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se aplicaron los estándares mínimos de la Resolución 1111 de 1027, obteniéndose un avance del 91% y a 31 de diciembre





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de 2018, se obtuvo un porcentaje de implementación documental del SG-SST del 100% de acuerdo con la información entregada por la Oficina Asesora de Planeación. Con el apoyo de la Universidad Santo Tomas, se evaluó el nivel de madurez del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, donde se evidenció un resultado del 69.2%, generándose un plan de mejoramiento al cual se le ha realizado seguimiento con la Oficina de Control Interno. Adicionalmente, durante el mes de enero de 2018, se llevaron a cabo los Exámenes Médico Ocupacionales Periódicos, donde se presentaron los siguientes diagnósticos:

DIAGNÓSTICOS TOTAL PROPORCIÓN

Sobrepeso 21 12,3%

Astigmatismo 20 11.7%

Presbicia 20 11,7%

Hipercolesterolemia 19 11.1%

Ekg anormal 13 7,6%

Obesidad 13 7,6%

Miopía 9 5,3%

Enfermedad varicosa 8 4,7%

Dislipidemia mixta 5 2,9%

Hipertensión arterial 5 2,9%

Sano 5 2,9%

Hiperglicemia 4 2,3%

Embarazo 3 1,8%

Hipermetropía 3 1,8%

Hipotiroidismo 3 1,8%

Lumbalgia 2 1,2%

Pinguecula 2 1,2%





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DIAGNÓSTICOS TOTAL PROPORCIÓN

Pterigio 2 1,2%

Síndrome túnel del carpo 2 1,2%

Artrosis primaria 1 0,6%

Anisometropía 1 0,6%

Audiometría anormal 1 0,6%

Cervicalgia 1 0,6%

Depresión 1 0,6%

Epicondilitis leve 1 0,6%

Escoliosis 1 0,6%

Glaucoma 1 0,6%

Hipertrigliceridemia 1 0,6%

Hipoacusia izquierda 1 0,6%

Hipoglicemia 1 0,6%

Trastorno de ansiedad 1 0,6%

Con base en la información indicada, se determinan las actividades y planes a ejecutar durante el 2019, tendientes a mejorar las condiciones de salud de los funcionarios del Departamento. 2.1.2.2 Actividades de Capacitación Con relación a capacitación, se adelantaron las siguientes actividades: 1. Curso virtual de Inducción “Ingreso al Servicio Público” Durante la vigencia 2018 los servidores públicos del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, realizaron a manera de reinducción el curso virtual Ingreso al Servicio Público, dispuesto por el Departamento Administrativo del Servicio Civil en la plataforma de Aprendizaje Organizacional PAO. El curso tiene una intensidad de 48 horas y contempla temas como el Estado, organización del Distrito, identidad Bogotá, políticas públicas, alineación estratégica, empleo público, deberes, derechos y prohibiciones del servidor público, Sistema Integrado de Gestión, SIDEAP y Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital.





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Así mismo, los servidores que ingresan a la entidad, son inscritos en el Curso virtual “Ingreso al Servicio Público”, en el marco de su proceso de inducción. A la fecha, el 80% de los servidores del Departamento, han culminado el curso.

2. Curso de Expresión oral y escrita Entre el 30 de enero y el 22 de febrero, los servidores de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, realizaron el Curso “Expresión Oral y Escrita”, enmarcado en el PIC y ofrecido a través del contrato suscrito por Compensar para la vigencia 2017. El objetivo del curso fue mejorar las competencias relacionadas con la redacción por parte de los asistentes y darles pautas sobre su imagen, la cual es de gran importancia en el mundo laboral actual.

3. Jornada de Reinducción Rendición de cuentas 2017 y plan de acción 2018 El 31 de enero se realizó en Compensar jornada de reinducción en la cual participaron todos los funcionarios y contratistas del DASCD. La agenda de la jornada fue la siguiente:





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HORA TEMA FACILITADOR

7.00 a 7.15 a.m. Registro de asistentes

7.15 a 7.20 a.m. Saludo – apertura de la actividad – proyección video institucional PAOLA SUÁREZ

7.20 a 7.30 Presentación nuevos compañeros PAOLA SUÁREZ

7.30 a 8.00 a.m. Charla censo nacional de población y vivienda SERGIO RINCÓN – DANE

8.00 a 8.15 a.m. Plataforma estratégica DRA. RUBY VALENZUELA

8.15 a 8.35 a.m. Rendición de cuentas 2017 DRA. NIDIA ROCÍO

VARGAS

8.35 a 8.55 Plan de acción 2018 Oficina Asesora de Planeación

DRA. RUBY VALENZUELA

8.55 a 9.15 a.m. Plan de acción 2018 Subdirección Técnico Jurídica

DRA. ROSALBA SALGUERO

9.15 a 9.35 a.m. Plan de acción 2018 Subdirección de Bienestar, Desarrollo y Desempeño

DRA. MARÍA TERESA RODRÍGUEZ

9.35 a 9.55 a.m. Plan de acción 2018 Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario

DR. JOSÉ AGUSTÍN HORTÚA

9.55 a 10.15 a.m.

Plan de acción 2018 Tics – Modelo Arquitectura

ING. ANDRÉS BOADA

10.15 a 10.30 a.m.

Refrigerio

10.30 a 11.30 a.m.

Charla transparencia DRA. FRANCY ALBA – VEEDURÍA DISTRITAL

11.30 a 11.45 a.m.

Servicio de atención al ciudadano y PQRS GABRIEL ALVAREZ

4. Capacitaciones Cordis Se realizaron dos capacitaciones para dar a conocer aspectos importantes para todos los funcionarios en el manejo del Cordis. La primera fue facilitada por la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones el día 12 de febrero de 2018 y la segunda, por el proceso de Gestión Documental el día





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25 de septiembre de 2018. El soporte de asistencia reposa en la carpeta física denominada Capacitación 2018. 5. Capacitaciones PIGA Como parte integral del Plan Institucional de Capacitación del DASCD, se realizaron mensualmente las capacitaciones PIGA, con el fin de instruir y sensibilizar a los servidores sobre los temas ambientales. El reporte de fechas y temáticas se encuentra en los informes del PIGA.

6. Curso en Gestión del Conflicto y Gobernanza para la Paz Entre el 19 de abril y el 10 de mayo, los servidores de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, realizaron el Curso “Gestión del Conflicto y Gobernanza para la Paz”, enmarcado en el PIC y ofrecido a través del contrato suscrito por Compensar en la vigencia 2017. El objetivo del curso fue mejorar las competencias relacionadas con la Gestión del Conflicto para mejorar el clima laboral de la entidad y alinearse sobre los nuevos conceptos relacionados con el post conflicto.





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7. Ciclo de capacitaciones en Gestión Documental En conjunto con la líder de Gestión Documental, se proyectó la circular número 06 del 20 de junio de 2018, para ofrecer sensibilizaciones a los funcionarios sobre aspectos importantes en la Gestión Documental. Las capacitaciones se están realizando de acuerdo con el cronograma establecido en la circular, no obstante es de resaltar la baja asistencia por parte de los convocados. 8. Capacitaciones Contratación Los días 06 y 28 de julio, 01, 03 y 15 de agosto, la Subdirección Técnico Jurídica facilitó, a través de la profesional en el tema de contratación, desarrolló cinco sesiones de capacitación en temas tales como registro de información y contratación directa en el SECOP II, socialización de documentos de planeación contractual y seguimiento a la ejecución contractual, dirigidas al personal que maneja dichos temas en las diversas áreas del DASCD. 9. Taller de fortalecimiento de Competencias Gerenciales El 12 de julio de 2018, se llevó a cabo el taller de fortalecimiento de competencias gerenciales, cuya metodología se caracteriza por ser de carácter participativo, implica aprender por medio de la experiencia. Se centra en elaborar un menú, de llevarlo a la mesa y compartirlo a través del relacionamiento de los participantes en el momento de consumirlo.





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Es así como a partir de la experiencia y de la dinámica presentada por el grupo frente al reto de cocinar en equipo, se generan reflexiones y retroalimentaciones enfocadas al mejoramiento continuo y a la adquisición de nuevos aprendizajes que pueden ser trasferidos a la vida personal y laboral. En el taller participaron 10 servidores de la Entidad, pertenecientes a los niveles asesor, directivo y profesional. 10. Modernización en la Gestión Pública – Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG En el marco de la Ruta de Reinducción Distrital 2018, ofrecida por la Secretaría General, entre el mes de agosto y diciembre, 19 servidores del Departamento Administrativo del Servicio Civil, cursaron en la modalidad virtual el Diplomado MIPG, el cual contó con una intensidad de 140 horas y 5 módulos: Módulo 1. Generalidades Módulo 2. Política de Gestión Documental Módulo 3. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción Módulo 4. Servicio a la ciudadanía en el contexto del MIPG Módulo 5. Control Interno 11. Supervisión de contratos En el marco de la Ruta de Reinducción Distrital 2018, ofrecida por la Secretaría General, entre el mes de agosto y diciembre, 3 servidores del Departamento Administrativo del Servicio Civil, cursaron en la modalidad virtual el Curso de Supervisión de Contratos. 12. Jornadas de inducción Se desarrollaron 3 jornadas de inducción presenciales los días 23 de agosto, 11 y 12 de octubre y el 20 de diciembre. En las jornadas de inducción se exponen los siguientes temas:

Apertura de la jornada: Presentación equipo directivo y Funciones de la Subdirección de Gestión Corporativa

Plataforma Estratégica: Quiénes somos, estructura orgánica, misión, visión, objetivos estratégicos, productos y servicios, Gerencia Estratégica y SIG

Subdirección Técnico Jurídica: Funciones de la Subdirección Técnico Jurídica

Subdirección de Bienestar, Desarrollo y Desempeño: Funciones de la Subdirección de Bienestar, Desarrollo y Desempeño

Oficina de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones: Funciones de la Oficina de TIC y seguridad de la información

Oficina de Control Interno: Funciones de la Oficina de Control Interno

Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

Custodia de la información y los bienes a su cargo

Atención al Ciudadano





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Gestión Documental

Gestión de la Comunicación

Gestión ambiental 13. Curso virtual “Servicio al Cliente” Entre el 29 de octubre y el 21 de diciembre, los servidora María José Blanco realizó el curso “Servicio al Cliente” dispuesto por el Departamento Administrativo del Servicio Civil en la plataforma de Aprendizaje Organizacional PAO. El curso tiene una intensidad de 30 horas. 14. Curso virtual “Diseño Organizacional” Entre el 29 de octubre y el 21 de diciembre, los servidores públicos, Carolina Ferro, Károl León, Mónica Tarquino, Gina Triana y Alejandro Parrado, realizaron el curso “Diseño Organizacional” dispuesto por el Departamento Administrativo del Servicio Civil en la plataforma de Aprendizaje Organizacional PAO. El curso tiene una intensidad de 48 horas. 15. Curso virtual “Situaciones Administrativas” Los servidores públicos Johanna Arévalo, Alexis Carranza, Károl León, Angela Méndez, Juan Carlos Mojica, Jessica Palma, Alejandro Parrado, Mónica Tarquino y Gina Triana, realizaron el curso “Situaciones Administrativas” dispuesto por el Departamento Administrativo del Servicio Civil en la plataforma de Aprendizaje Organizacional PAO. El curso tiene una intensidad de 48 horas. 16. Culturas del cuidado y del buen vivir Se desarrolló en el DASCD la capacitación culturas del cuidado y del buen vivir, facilitada por la Subdirección de Gestión Distrital de Bienestar, Desarrollo y Desempeño, a la cual asistieron 14 servidores. 17. Curso Scrum Master En virtud del diagnóstico de necesidades de aprendizaje organizacional del proceso de Gestión de Tics, entre el 11 y el 18 de diciembre, dos (2) servidores de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, realizaron el curso en Scrum Master, cuyo objetivo fue brindar las herramientas a los servidores de la citada oficina para contribuir al desarrollar una cultura de buenas prácticas al interior de la Entidad, en lo relacionado con la Gestión de Proyectos.

2.1.2.3 Actividades de Bienestar e Incentivos En desarrollo del Plan Institucional de Talento Humano “Elige Ser Feliz, Nosotros te ayudamos” en la vigencia 2018 se realizaron las siguientes actividades para el fortalecimiento del bienestar de los funcionarios:





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1. Almuerzo con prepensionados El 6 de febrero de 2018, se llevó a cabo un almuerzo con los servidores que se encuentran en calidad de prepensionados, mediante el cual se buscó un espacio de encuentro y esparcimiento entre este grupo.

2. Ceremonia Anual del Prepensionado El 27 de abril se llevó a cabo la ceremonia anual del prepensionado, evento que tuvo como finalidad reconocer a los servidores en calidad de prepensionados, los cuales en su mayoría llevan muchos años en la entidad. Asistieron con un acompañante, disfrutaron de una cena, show de baile y un video con palabras de agradecimiento por parte de sus compañeros. El evento se llevó a cabo a través del contrato 081 de 2017.





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3. Día de la Mujer y el Hombre El día 8 de marzo se conmemoró el día Internacional de la Mujer y se celebró el día del hombre, en un sencillo homenaje en el que la Directora ofreció palabras de reconocimiento y se compartió un refrigerio. Adicionalmente se dispuso de un mural a la entrada del DASCD, en el que las servidoras expresaron sus opiniones sobre el lema Mujer es Poder, el cual estuvo disponible durante todo el mes de marzo de 2018.

4. Reconocimiento Día del Trabajo Campaña de reconocimiento en redes sociales del DASCD, liderada por la Oficina de Comunicaciones. 5. Concurso Día de la Familia Por las redes sociales del Departamento Administrativo del Servicio Civil, se promovió un concurso en el cual los servidores subían una foto con su familia; fueron premiadas las 10 fotos familiares con más “me gusta”. El premio fue pasadías al Centro Vacacional Lagosol de Compensar para 4 personas.





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6. Concurso Vivimos el Mundial Con ocasión del mundial de fútbol Rusia 2018, las diferentes dependencias decoraron con el país que le correspondió, lo cual promovió la integración de todos los servidores del DASCD. Se generó el espacio en el aula para que reunidos observaran los partidos de Colombia. Se premió a las dependencias mejor decoradas.





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7. Talleres de Bienestar El 16 de marzo se realizó un taller de fotografía con una intensidad de 2 horas, a través de Compensar (Contrato 81 de 2017), en el cual un experto instruyó sobre teorías y técnicas para hacer buenas fotografías, de acuerdo con las expectativas y preferencias de los servidores en materia de bienestar. En el mes de julio se realizó un taller de jugos saludables y en el mes de diciembre, sobre centros de mesa navideños.

8. Oportunidades para crecer - taller de emprendimiento y empleabilidad El 28 de agosto de 2018, los funcionarios próximos a retirarse del DASCD con ocasión de la pérdida de vigencia de la planta temporal, o de los nombramientos producto de la convocatoria 431 de 2016, asistieron al taller de emprendimiento y empleabilidad organizado por el DASC, en el cual participaron ofreciendo sus charlas la Caja de Compensación Familiar Compensar, el Sena, la Secretaría de Desarrollo Económico, entre otros. El objetivo de la jornada consistió en dar herramientas a los asistentes sobre sus nuevos proyectos, que les permitan generar ingresos o proyectarse eficientemente en el mercado laboral.





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9. Tarde de Juego En virtud de la Directiva 002 de 2017 “Lineamientos de Bienestar en las Entidades Distritales”, se otorgó a los funcionarios con derecho a la Tarde de Juego, las cuatro horas de permiso remunerado para disfrutar durante la semana comprendida entre el 8 y el 12 de octubre de 2018. 10. Día de los Niños El 26 de octubre de 2018 se invitó a los hijos menores de 12 años, de los servidores del DASCD, a una tarde de diversión en la que bailaron, realizaron actividades lúdicas e hicieron un recorrido por toda la Entidad, en el cual observaron la decoración realizada por los servidores y recibieron muchos dulces y sorpresas.

11. Estímulo al disfrute de tiempo con la familia De acuerdo con lo establecido en el artículo 5A de la Ley 1361 de 2009 adicionado por la Ley 1857 de 2017 y el Acuerdo Laboral 2018, se expidió la circular No. 11 de 2018, en la cual se informa a los servidores públicos del DASCD sobre el derecho a pedir tres días de permiso para compartir con la familia, correspondientes al segundo semestre de 2017 y al primer y segundo semestre de 2018, los cuales no son acumulables, por tanto, no pueden ser consecutivos. De igual manera, el día 07 de diciembre se realizó jornada continua con salida del personal a las 3.00 p.m., con el fin de que los servidores llegaran temprano a sus hogares a “disfrutar del Día de Velitas”.





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12. Evento de reconocimiento para los mejores funcionarios y socialización de resultados El 16 de noviembre de 2018 se realizó en Compensar Cajicá, el evento de cierre de Gestión, el cual se desarrolló con la siguiente agenda:

HORA ACTIVIDAD

7.30 a 8.00 a.m. Abordaje de los buses

8.00 a.m. Salida del DASCD

9.00 a 9.20 a.m. Llegada a Compensar Cajicá, refrigerio de bienvenida

9.20 a 11.00 a.m. Apertura del evento y presentación rendición de cuentas por parte de los Subdirectores

11.00 a 11.20 a.m. Entrega de reconocimientos a los mejores empleados del DASCD 2017 – 2018

12.00 m a 12.30 p.m. Testimonio Diana ¿Qué escojo yo?

12.30 a 1.30 p.m. Almuerzo parrillada con acompañamiento de música

1.30 a 5.00 p.m. Actividad de Integración

4.30 p.m. Entrega refrigerio tarde

5.00 p.m. Cierre evento





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13. Socialización Código de Integridad El día 30 de noviembre se realizó la entrega de la Integrilina, en el marco de las actividades de socialización del Código de Integridad del Servicio Público ¿Qué es la Integrilina? La Integrilina es una vitamina que busca fortalecer el valor de la Justicia en el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital. La Justicia se encuentra definida en el Código de Integridad así: “Actúo con imparcialidad garantizando los derechos de las personas, con equidad, igualdad y sin discriminación”. Esta dosis de Integrilina contiene Justicidol al 100% el cual fortalece las relaciones laborales, el diálogo y la concertación. ¿Cuál es el objetivo de la actividad? El objetivo de la entrega de la Integrilina es, de una manera lúdica y que genere recordación, comunicar a las personas del Departamento el valor de la Justicia, entregando unas vitaminas simbólicas que le permitirán al servidor aumentar sus niveles de justicia, de acuerdo con el contenido del Código de Integridad y la encuesta de percepción de la Integridad en el DASCD.





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Metodología de la entrega La entrega de la vitamina se realizó así: Los gestores de Integridad distribuyeron a los servidores en tres grupos, abriendo la intervención con el jingle del modelo de la felicidad de la Entidad:

Todos hacemos parte Contamos contigo

Queremos escucharte Sígueme yo te sigo

Elige Ser feliz

Nosotros Te Ayudamos Acto seguido, el gestor designado contará lo siguiente: “Nosotros hacemos parte de los Gestores de Integridad del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital. Somos los encargados de promover la cultura de la Integridad en el Departamento. Hoy queremos entregarles la Integrilina, vitaminas con un gran componente de Justicidol. Estas vitaminas fortalecen las relaciones laborales, los mecanismos de diálogo y concertación. No tienen contraindicaciones y se pueden consumir sin prescripción médica. Cualquier duda o inquietud puede consultar el Código de Integridad en la página web del DASCD. Recuerden que cada área cuenta con su gestor de Integridad para cualquier inquietud al respecto”.

14. Programación Navidad Se elaboró, con apoyo de Comunicaciones, la agenda de Navidad en la cual se encuentran las siguientes actividades:





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Se realizó el taller de centro de mesa navideño, contando con la participación de 18 servidores; así mismo se llevaron a cabo las novenas, de acuerdo con la distribución realizada por dependencias.





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15. Bonos de cumpleaños Se entregaron a la totalidad de funcionarios activos en la Entidad, al momento de su cumpleaños, los bonos de heladería para compartir con su familia con ocasión de su cumpleaños. 2.1.2.4 Procesos Disciplinarios Durante la vigencia 2018, se archivaron ocho (8) procesos disciplinarios, se aperturaron cinco (5) y se encuentra activos seis (6). Se anexan dos (2) cuadros uno con la relación de los procesos disciplinarios activos al 31 de diciembre de 2018 y otro con la relación de los procesos finalizados durante la vigencia.





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2.1.3 Indicadores del proceso acumulados Actualmente el proceso de gestión de talento humano tiene los siguientes indicadores, de los cuales se hace seguimiento mensual para reportar a la Oficina Asesora de Planeación: 1. Índice de Ausentismo: El objetivo de este indicador es medir el porcentaje de ausentismo de los trabajadores del DASCD. Con relación al ausentismo, se evidencia que en promedio hay un cumplimiento del 97% teniendo como meta el 98%, no obstante en el mes de mayo de 2018 hubo una disminución del cumplimiento alcanzando un 93% de cumplimiento en la asistencia a la oficina, considerando que en este periodo se inició el cómputo del ausentismo por compensatorios de horas extras. Situación similar sucedió en el mes de octubre por incapacidad de 30 días de un funcionario y en los meses de noviembre y diciembre el incremento del ausentismo se debió al permiso por el Día de la Familia establecido en Circular 11 de 2018. El comportamiento de este indicador durante la vigencia 2018 fue el siguiente:

Año - Periodo

Numerador Denominador Resultado Indicador

METAS %

Cumplimiento

2018 - 01 14926 15120 99% 98% 100%

2018 - 02 14606,4 15120 97% 98% 99%

2018 - 03 14888,5 15360 97% 98% 99%

2018 - 04 14680,6 15360 96% 98% 98%

2018 - 05 13924,6 15360 91% 98% 93%

2018 - 06 14595,7 15360 95% 98% 97%

2018 - 07 15076,75 15600 97% 98% 99%

2018 - 08 14983 15360 98% 98% 100%

2018 - 09 12755,5 13200 97% 98% 99%

2018 - 10 13268,3 14160 94% 98% 96%

2018 - 11 13339,5 14160 94% 98% 96%

2018 - 12 13332,3 14160 94% 98% 96%





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2. Ejecución Plan Institucional de Talento Humano: El objetivo de este indicador es determinar el porcentaje de Ejecución de las actividades de bienestar, capacitación y seguridad y salud en el trabajo establecidas en el Plan Institucional de Talento Humano Los dos primeros meses del año no se habían programado actividades por cuanto se estaba en la fase de planeación y actualización del Plan Institucional de Talento Humano. Posteriormente no se logró el

88%

90%

92%

94%

96%

98%

100%

102%

% de Cumplimiento del Indicador

86%

88%

90%

92%

94%

96%

98%

100%

Meta vs Resultado del Indicador





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cumplimiento en este indicador por cuanto la mayoría de actividades programadas se ejecutarían en desarrollo del proceso contractual que estaba presupuestado para suscribirse en el primer trimestre del año con ejecución a partir del mes de abril, no obstante el mismo fue declarado desierto en una oportunidad y sólo se suscribió finalizando el mes de diciembre de 2018. El comportamiento de este indicador durante la vigencia 2018 fue el siguiente:

Año - Periodo


METAS %

Cumplimiento

2018 - 01 0 0 100%

2018 - 02 0 0 100%

2018 - 03 4 5 80% 100% 80%

2018 - 04 4 5 80% 100% 80%

2018 - 05 3 3 100% 100% 100%

2018 - 06 6 7 86% 100% 86%

2018 - 07 4 6 67% 100% 67%

2018 - 08 4 5 80% 100% 80%

2018 - 09 2 3 67% 100% 67%

2018 - 10 3 4 75% 100% 75%

2018 - 11 5 6 83% 100% 83%

2018 - 12 9 11 82% 100% 82%





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2.1.4 Dificultades presentadas si las hubo Durante el primer semestre del año, se realizaron los documentos precontractuales requisito para la suscripción del contrato mediante el cual se adelantarían las actividades establecidas en el Plan Integral de Talento Humano, no obstante, después de llevar a cabo el proceso contractual y de haber sido declarado desierto en una oportunidad, el contrato se adjudicó hasta el 14 de diciembre de 2018 solo para las

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%






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actividades de bienestar y capacitación; las del grupo 2 relacionados con Salud Ocupacional fue declarado desierto por segunda oportunidad. Esta situación conllevó a un permanente incumplimiento del plan de acción del proceso establecido para la vigencia 2018. Ahora, si bien es cierto durante el segundo semestre del año no se contó con un contrato para el desarrollo de las actividades, la mayor dificultad presentada fue la baja participación de los funcionarios en las capacitaciones programadas, situación que según ellos fue ocasionada por el volumen de trabajo y por el desinterés en los temas planteados.

2.2 Gestión de Recursos Físicos y Ambientales 2.2.1 Objetivo del proceso Administrar y gestionar los recursos de infraestructura física, equipos y mobiliario de oficina, garantizando su seguridad, mantenimiento y gestión ambiental, mediante la utilización adecuada de los recursos administrativos y financieros que permitan garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos, planes, programas y proyectos de la entidad, para lograr niveles de eficiencia en la prestación de servicios y productos con sostenibilidad ambiental. 2.2.2 Relación de logros alcanzados El estado del cumplimiento del cronograma del proceso de Recursos Físicos y Ambientales fue del 100% a corte de 31 de diciembre se han realizado la totalidad de las actividades programadas, dentro de las cuales se encuentran: En el año 2018 Se realizaron las siguientes capacitaciones:

● Dos (02) capacitaciones sobre el uso eficiente de agua una en los meses de febrero y agosto. ● Dos (02) capacitaciones sobre el uso eficiente de la energía en los meses de marzo y septiembre. ● Dos (02) capacitaciones sobre Gestión Integral de residuos en los meses de abril y octubre. ● Dos (02) capacitaciones sobre manejo de residuos peligrosos y atención de emergencias

ambientales, en los meses de mayo y noviembre. ● Una (01) capacitación sobre Consumo Sostenible en el mes de Febrero. ● Dos (02) capacitaciones sobre Cambio Climático en los meses de abril y diciembre.

También se realizaron cuatro (04) revisiones Hidrosanitarias en los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre. Se realizaron dos (02) Inventarios de luminarias y Puntos hidrosanitarios del Departamento en los meses de febrero y noviembre. Se enviaron los siguientes TIP’s:

● Tres (03) tips de uso eficiente y ahorro de agua en los meses de mayo agosto y noviembre. ● Dos (03) tips de uso eficiente y ahorro de energía en los meses de abril, julio y diciembre. ● Dos (02) tips sobre ahorro de papel en los meses de marzo y noviembre de 2018.





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Se realizaron Doce (12) Inspecciones comportamentales de Separación de Residuos y Uso de la energía en los meses de Enero, febrero, Marzo Abril, Mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre. Se realizó un (01) simulacro de emergencia Ambiental en el mes de junio de 2018.

Se realizaron cuatro (04) inspecciones a los Kit de emergencia Ambiental en los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre.

Se realizó un diagnóstico de los contratos que cumplen con la cláusula ambiental en el mes de marzo de 2018. Se actualizó el listado de chequeo de los contratos que cumplen con la inclusión de la cláusula ambiental al 70% de los contratos que lo requieren, en los meses de enero, abril, agosto y octubre. Se concertó e implementó el Plan de Movilidad Sostenible del Departamento y se cumplió con el 100% de las actividades programadas. Se realizó la semana ambiental del Departamento en la primera semana de junio de 2018. Se realizaron los seguimientos de consumo de Papel en los meses de enero, abril, julio y octubre de 2018. Se puso en servicio del gimnasio de la entidad para el uso de los funcionarios. Con relación al Subsistema de Subsistema de Gestión Ambiental Año 2018, es importante mencionar los resultados obtenidos del proceso de visita para la evaluación, control y seguimiento al PIGA y cumplimiento normativo ambiental periodo 2017-2018 realizada el 19 y el 20 de Junio de 2018, realizada por la Secretaria Distrital de Ambiente, obteniendo un porcentaje de cumplimiento del 92,23%, respecto a las calificaciones obtenidas en las anteriores visitas el Departamento aumentó su cumplimiento en cuanto a normativa ambiental y al cumplimiento de las actividades planteadas en los programas de Gestión Ambiental del Departamento. Tendencia en la implementación PIGA y cumplimiento normativo.

Periodo 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2017-2018

Porcentaje de cumplimiento PIGA 76,36% 71,38% 86,44% 92,23%





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Grafico 1.Tendencia de la Implementación PIGA y cumplimiento normativo de los 4 últimos períodos evaluados. El Departamento mantuvo su calificación Alta, lo que indica que el Sistema de Gestión Ambiental del Departamento ha evolucionado y cada año se encuentra más fortalecido dentro de la cultura de sus servidores públicos, se requiere continuar realizando esfuerzos para el mejoramiento de sus procesos en cuanto a la prevención de las problemáticas ambientales, el uso racional de los recursos naturales y el cumplimiento normativo, dentro del marco del Desarrollo Sostenible y la adaptación al Cambio Climático. Cabe resaltar los reconocimientos obtenidos por el Departamento en el mes de Diciembre de 2018, en donde se destacó a nivel Distrital por la implementación de su Plan de Movilidad Sostenible y la promoción del uso de la bicicleta, actividades que contribuyeron a la mejora de la calidad ambiental del Distrito.





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2.2.3 Indicadores del proceso acumulados El Proceso de Recursos Físicos tiene un indicador asociado con la medición del avance en las actividades del plan de acción del PIGA, el cual durante la vigencia 2018 tuvo un 100% de cumplimiento

Año - Periodo


METAS %

Cumplimiento

2018 - 01 4 4 100% 100% 100%

2018 - 02 8 8 100% 100% 100%

2018 - 03 12 12 100% 100% 100%

2018 - 04 8,93 9 99% 100% 100%

2018 - 05 5 5 100% 100% 100%

2018 - 06 10 10 100% 100% 100%

2018 - 07 8 8 100% 100% 100%

2018 - 08 4 4 100% 100% 100%

2018 - 09 10 10 100% 100% 100%

2018 - 10 11 11 100% 100% 100%

2018 - 11 6 6 100% 100% 100%

2018 - 12 10 10 100% 100% 100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%






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2.2.4 Dificultades presentadas si las hubo En materia de dificultades del proceso se plantea la carencia de personal de mantenimiento para la entidad para el ajuste de llaves de los casilleros de baños, arreglo de archivadores en relación a los rieles y chapas, baldosa de la entrada de la entidad que se despegó. De otra parte, la compra de las tarjetas de proximidad para el ingreso del personal de DASCD por un valor aproximado de $2.775.080 no incluidos en el plan de adquisiciones; además, de 70 unidades para visitantes acordados en Comité de Administración del DASCD por valor de $ 1.832.600. Se requiere la compra de 100 tarjetas para carnet por valor aproximado de $44.150. Dentro del plan de modernización de los baños del sótano del CAD y adecuación del biciparqueadero, en Comité de Administración del CAD se decidió el pago para el DASCD de $9.750.000. El DADEP solicita un avaluó del Local 1 del Edificio Calle 16 donde funciona el archivo central. Este se estima en el 1% del valor del inmueble cuyo valor es cercano a los $900.000.000, el valor del avaluó estaría por el orden de los $9.000.000. El posible cobro retroactivo de expensas comunes del Local 1 del Edificio Calle 16 donde funciona el archivo central por menor valor cobrado. Pendiente por definir en asamblea de copropietarios. Con relación a PIGA se presentaron las siguientes dificultades:

Sigue siendo difícil lograr una alta participación de los servidores en las capacitaciones PIGA.

Los Residuos peligrosos al no cuentan con un espacio adecuado dentro del Departamento para su almacenamiento y gestión.

La asociación de Recicladores de Puerta de Oro presenta demoras para la generación de los certificados de aprovechamiento.

2.3 Gestión Documental 2.3.1 Objetivo del proceso Administrar la documentación e información primaria y secundaria recibida o producida por el DASCD, mediante políticas y lineamientos de Gestión Documental desde el origen hasta la disposición final de los documentos, para garantizar la conservación de la memoria institucional de la Entidad. 2.3.2 Relación de logros alcanzados

Se supera la meta de intervención documental establecida para la vigencia 2018 del 27%, en un 39,50%.

Actualización del Inventario en un 60%

Se logra contar con los siguientes documentos: Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia y Manual del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo.

Aprobación de la Tabla de Control de acceso.

Creación y aprobación de la Política de Gestión Documental.





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Actualización del Programa de Gestión Documental.

Centralización del archivo de gestión en un 100%.

Digitalización de los expedientes contractuales de la vigencia 2018 en un 51,88% (55 de 106 contratos), contratos 2017 en 4,9% (5 de 101 contratos), contratos 2014 en 2,27% (1 de 44 contratos).

Inserción de documentos para un total de 142 formatos de “Control de entrega de Documentos para insertar en las unidades documentales” correspondiente a 1452 registros.

2748 préstamos de unidades documentales, correspondiente 545 solicitudes en el buzón de gestión documental.

Tres (3) sesiones de socialización de Conceptos básico de Archivo

Cuatro (4) sesiones de socialización de Aplicación de Tablas de Retención documental y Tablas de Valoración documental

Dos (2) sesiones socialización de aspectos normativos

Tres (3) sesiones socialización de Procesos de la Gestión Documental

Una (1) capacitación Manejo de CORDIS 2.3.3 Indicadores del proceso acumulados El proceso cuenta con un indicador Ejecución del Plan Documental cuya medición se realiza mensualmente, a corte del 31 de diciembre se presenta.

Año - Periodo


METAS %

Cumplimiento

2018 - 01 2 2 100% 100% 100%

2018 - 02 9 9 100% 100% 100%

2018 - 03 6 6 100% 100% 100%

2018 - 04 4 5 80% 100% 80%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%






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Año - Periodo


METAS %

Cumplimiento

2018 - 05 6 7 86% 100% 86%

2018 - 06 6 7 86% 100% 86%

2018 - 07 6 8 75% 100% 75%

2018 - 08 6 8 75% 100% 75%

2018 - 09 5 8 63% 100% 63%

2018 - 10 6 9 67% 100% 67%

2018 - 11 6 7 86% 100% 86%

2018 - 12 5 7 71% 100% 71%

El incumplimiento del Plan Documental, se debió principalmente al inicio tardío de la caracterización documental, considerando que la contratación del historiador se efectúo en el mes de octubre. Esta actividad demoró la presentación de las fichas de valoración documental y la actualización de la Tabla de Retención Documental. 2.3.4 Dificultades presentadas si las hubo Las dificultades presentadas en el proceso de gestión documental en la vigencia 2018 fueron:

Atraso en el proyecto de Actualización de la Tabla de Retención Documental, el cual se llegó a un 61% de lo planeado.

Atraso en el proyecto de Elaboración de Instrumentos de Gestión Documental, el cual se llegó a un 91% de lo planeado. Faltando ajustar el documento MOREQ a las necesidades prioritarias de la entidad.

Para la centralización del archivo de gestión, la no entrega oportuna de las unidades documentales por parte de las áreas.

Tiempos de respuesta en préstamo de información a los funcionarios.

Atraso en la digitalización de los contratos 2018, debido a que al personal que se tenía le fue asignada otra actividad

2.4 Gestión Financiera 2.4.1 Objetivo del proceso Administrar, controlar y registrar los recursos financieros, mediante la elaboración, ejecución y control del presupuesto, al igual que el reconocimiento y revelación de las transacciones y operaciones financieras, que permita presentar los reportes e informes presupuestales, contables y estados financieros, para una adecuada rendición de cuentas y toma de decisiones para el efectivo cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad.





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2.4.2 Relación de logros alcanzados Presupuesto: Durante la vigencia de 2018, se dio cumplimiento en los tiempos establecidos para el pago de las obligaciones contraídas por el DASCD. Se elaboraron 639 OP 29 Relaciones de Autorización, 410Traslado Presupuestales, se han expedido 212 CDP y 266 CRP.

Se dio respuesta a los derechos de Petición y Circulares radicadas en presupuesto.

Se elaboró una matriz comparativa para el seguimiento del PAA y la ejecución presupuestal.

Se efectuaron las reprogramaciones Bimensuales del PAC dando cumplimiento a la Circular DDT / de 27 de octubre de 2017 emitida por el Tesorero Distrital.

Actualización de los procesos, formatos e instructivo del proceso financiero presupuesto. (Queda pendiente actualizar el procedimiento de ejecución presupuestal se actualiza en el primer semestre de acuerdo a los cambios establecidos en el muevo plan de cuentas presupuestales).

Teniendo en cuenta las directrices impartidas por la Secretaría Distrital de Hacienda, respecto a la implementación del nuevo ERP Distrital Integral denominado BOGDATA, los integrantes del proceso financiero durante la vigencia 2018 han participado en las diferentes capacitaciones con el fin de tener en cuenta la puesta en marcha de dicho proyecto, dado que a partir del 1° de abril de 2019, iniciará la puesta en producción, según Circular Conjunta 003 de 2018 emitida por el Director de Informática y Tecnología y la Directora Distrital de Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda.

Contabilidad:

● Implementación y puesta en marcha del Nuevo Marco Normativo Contable, de acuerdo con lo contemplado en la Resolución 533 del 8 de octubre de 2015 y sus modificatorias (marco conceptual y normas), Instructivo 002 del 8 de octubre de 2015 (Instrucciones de transición) y la Resolución 620 del 26 de noviembre de 2015 (catálogo de cuentas).

● Cumplimiento del 100% del cronograma propuesto para la aplicación del Nuevo Marco Normativo

Contable durante la vigencia 2018 con corte a 31 de diciembre de 2018. Entre las que se resaltan las siguientes actividades:

Presentación oportuna de los reportes e informes de saldos iniciales a 01 de enero de 2018 y el

reporte de información y Estados Financieros del primer trimestre de 2018, de acuerdo con el cronograma establecido en la Carta Circular No. 69 del 25 de enero de 2018, expedida por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda.

Actualización del Manual Operativo de Políticas Contables del DASCD. Actualización de los Procedimientos, Instructivos y formatos de acuerdo con el Nuevo Marco

Normativo Contable. Presentación oportuna de los Estados Contables e informes complementarios bajo el Nuevo Marco

Normativo Contable con corte a 30 de noviembre de 2018. Los correspondientes al mes de diciembre se encuentran en elaboración.





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2.4.3 Indicadores del proceso acumulados Con corte a 31 de diciembre de 2018 las hojas de vida de los indicadores del proceso financiero y su respectivo seguimiento se encuentran actualizados y entregados a la Oficina de Planeación. El siguiente es el comportamiento de los indicadores hasta el 31 de diciembre de 2018: Presupuesto: Con relación a los indicadores de presupuesto se alcanzó un cumplimiento así:

Nivel de Ejecución del Presupuesto de Funcionamiento: 97.35%

Ejecución del Presupuesto de Inversión: 97.73%

Porcentaje de Presupuesto de Funcionamiento Girado: 95.52%

Porcentaje de Presupuesto de Inversión Girado: 87.11%

12,564,043,708

3,183,320,477

9,380,723,231

2,487,840,273

6,892,882,958

12,893,764,442

3,257,292,000

9,636,472,442

2,534,803,224

7,101,669,218

97.44%

97.73%

97.35%

98.15%

97.06%

TOTAL PRESUPUESTO DASCD

INVERSIÓN

FUNCIONAMIENTO

GASTOS GENERALES

SERVICIOS PERSONALES

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITALINFORME DE EJECUCIÓN A 31 DE DICIEMBRE DE 2018

PPTO DISPONIBLE PPTO EJECUTADO % Ejec.





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12,042,104,494

2,837,422,534

9,204,681,960

2,326,534,669

6,878,147,291

12,893,764,442

3,257,292,000

9,636,472,442

2,534,803,224

7,101,669,218

93.39%

87.11%

95.52%

91.78%

96.85%

TOTAL PRESUPUESTO DASCD

INVERSIÓN

FUNCIONAMIENTO

GASTOS GENERALES

SERVICIOS PERSONALES

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITALINFORME DE EJECUCIÓN EN GIROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2018

PPTO DISPONIBLE GIROS % Giros.

3,183,320,477

1,118,794,937

2,064,525,540

3,257,292,000

1,185,772,000

2,071,520,000

97.73%

94.35%

99.66%

Bogota Mejor Para todos

1182- A la Vanguardia de la Capacidad Institucional

1179- Un Servicio Civi que deja Huella

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL PRESUPUESTO DISPONIBLE VS. COMPROMISOS PROYECTOS DE INVERSION A 31 DE DICIEMBRE

DE 2018

PPTO DISPONIBLE PPTO EJECUTADO % Ejec.





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Con corte a 31 de diciembre de 2018 se constituyeron reservas por $521.939.214 discriminadas así:

Feneció un saldo de las reservas a 31de diciembre de 2018, por valor de $14 por el rubro: Impresos y publicaciones (contrato prestación de servicios 96/2017 – Solution Copy Ltda,) Con relación a las cuentas por pagar, fueron constituidas a 31 de diciembre de 2018 por valor de $549.638.832. Contabilidad:

Oportunidad en la presentación de estados, informes, reportes contables: 100% Con corte a 31 de diciembre de 2018 este indicador cierra con un porcentaje de cumplimiento del 100%, meta establecida para la vigencia 2018, equivalente a 137 informes programados y reportados durante el transcurso del año.

2,837,422,534

893,906,922

1,943,515,612

3,257,292,000

1,185,772,000

2,071,520,000

87.11%

75.39%

93.82%

Bogota Mejor Para todos

1182- A la Vanguardia de la Capacidad Institucional

1179- Un Servicio Civi que deja Huella

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL PRESUPUESTO DISPOBIBLE VS GIROS PROYECTOS DE INVERSION A 31 DE DICIEMBRE DE 2018

PPTO DISPONIBLE GIROS % Giros.

DETALLE Ejecutado Girado

Valor de las

Reservas

Constituidas %

Funcionamiento 9,380,723,231 9,204,681,960 176,041,271 1.88%

Servicios Personales 6,892,882,958 6,878,147,291 14,735,667 0.2%

Gastos Generales 2,487,840,273 2,326,534,669 161,305,604 6.5%

Inversion 3,183,320,477 2,837,422,534 345,897,943 10.87%

Proyecto 1182- A la vanguardia dela capacidad instituional 1,118,794,937 893,906,922 224,888,015 20.1%

Proyecto1179- Un servicio Civi que deja huella 2,064,525,540 1,943,515,612 121,009,928 5.9%

TOTAL RESERVAS DEL DASCD A 31 DE DICIEMBRE DE 2018 12,564,043,708 12,042,104,494 521,939,214 4.2%

CONSTITUCION DE LAS RESERVAS A 31 DE DICIEMBRE DE 2018





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Porcentaje de Ejecución de actividades del área contable:100% Con corte a 31 de diciembre de 2018 este indicador cierra con un porcentaje de cumplimiento del 148%, equivalente a 1868 de las 1260 actividades programadas para ser ejecutadas en el transcurso de la vigencia 2018. La sobre ejecución del 48% corresponde a que el número de las actividades realizadas a esa fecha, ha superado las actividades inicialmente programadas.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%






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2.4.4 Dificultados presentadas si las hubo Una de las principales dificultades al interior del Proceso Financiero, es la deficiencia de personal capacitado que apoye a la realización de las múltiples actividades que el proceso tiene a cargo.

2.5 Atención al ciudadano

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%






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2.5.1 Objetivo del proceso El objetivo del proceso de Atención al Ciudadano es el de gestionar todas las solicitudes de información, solicitudes de documentos, queja, reclamo, sugerencia, consulta y derecho de petición que los interesados requieran, generando las respuestas oportunas y pertinentes de los requerimientos, recibidas a través de los diferentes canales de atención definidos por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital. 2.5.2 Relación de logros alcanzados Durante el 2018 se realizó sensibilización a los funcionarios y contratistas sobre el proceso de Atención al Ciudadano, PQRS, se diseñó e implementó una estrategia de seguimiento a la correspondencia que ingresa a la entidad, además de realizar acompañamiento para el debido cierre de requerimientos en el aplicativo CORDIS, se participó en el taller de elaboración de Informe de PQRS realizado por la Veeduría Distrital, se participó en la capacitación funcional del SDQS de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor. Adicionalmente, la entidad recibió 208 PQRS a través del SDQS, de los cuales el mayor número corresponde a Consultas con 87. En la siguiente tabla se discrimina por meses la cantidad de PQRS que se recibieron en la Entidad y por Tipo de Solicitud.

TIP

OS

DE

PE

TIC

IÓN

EN

ER

O

FE

BR

ER

O

MA

RZ

O

AB

RIL

MA

YO

JU

NIO

JU

LIO

AG

OS

TO

SE

PT

IEM

BR

E

NO

VIE

MB

RE

DIC

IEM

BR

E

CONSULTA 14 21 11 7 7 2 2 3 5 10 5

DERECHO DE PETICIÓN

8 3 13 26 1 2 0 0 1 0 1

QUEJA 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0

RECLAMO 1 0 0 0 1 0 1 0 0 1 0

SOLICITUD DE INFORMACIÓN

16 8 7 7 3 1 3 2 1 3 5

SUGERENCIA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

SOLICITUD DE COPIA

0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0

TOTAL 41 34 32 40 13 5 6 5 7 14 11





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En la gráfica superior se puede observar los diferentes tipos de requerimientos que el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital ha tramitado durante el 2018, referente a Consultas, Derechos de Petición, Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes de Información y Sugerencias. La mayor cantidad de PQRS que recibe el DASCD son de tipo Consulta con un 46%, seguida de los Derechos de Petición con un 26%. El proceso de Atención al Ciudadano ha logrado hacer seguimiento a la documentación recibida en correspondencia y hacerle el debido acompañamiento, alertando a los profesionales responsables de responder los requerimientos que tienen en su poder. Se les informa la fecha de vencimiento, al igual, se han realizado informes reportando a las dependencias sus radicados pendientes por respuesta con el fin de contribuir a que se depure tanto el aplicativo CORDIS con la finalización de los documentos, como la respuesta oportuna.

2.5.3 Indicadores del proceso acumulados El proceso de atención al ciudadano tiene dos indicadores:

1. Porcentaje de tipo de solicitudes contestados dentro de los términos de ley: tiene por objetivo medir la atención a las solicitudes y su respuesta dentro de los términos determinados por la ley, el cual tuvo el siguiente comportamiento durante la vigencia 2018:

8742%

5526%4

2%

42%

5627%

00%

21%

REQUERIMIENTOS POR TIPO DE CONSULTA

CONSULTA DERECHO DE PETICIÓN

QUEJA RECLAMO

SOLICITUD DE INFORMACIÓN SUGERENCIA

SOLICITUD DE COPIA





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El mes de cumplimiento menor fue mayo, en el cual se recibieron 39 PQRS Y DERECHOS DE PETICIÓN, de los cuales se contestaron 28 a tiempo y 11 fuera de tiempo. Se aclara que el tema de estos requerimientos fue sobre la plataforma PAO que llegaron directamente al buzón del correo contacto y no al de capacitación. Los demás meses tuvo un cumplimiento entre el 92% y el 100%.

2. Nivel de percepción satisfactoria del servicio de atención al ciudadano; cuyo objetivo es Medir la percepción de los ciudadanos, Servidores públicos y partes interesadas frente a la calidad del servicio, con un cumplimiento durante el año de 100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%






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2.5.4 Dificultades presentadas si las hubo Las principales dificultades presentadas en el proceso de Atención al Ciudadano fueron:

Dificultades en la definición y limitación del objetivo y alcance de la caracterización de usuarios internos.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%






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Demora en el trámite de respuesta de solicitudes que ingresan a la entidad.

El proceso de atención al ciudadano tuvo asignado un responsable durante los primeros siete meses del año vinculado en un empleo de carácter temporal y al termina la vigencia de los mismos, no contó con una persona que atendiera las diferentes etapas del proceso y sólo hasta mediados del mes de noviembre se suscribió un contrato de prestación de servicios para suplir esta necesidad.

2.6 Gestión de la comunicación 2.6.1 Objetivo del proceso Lograr un alto Reconocimiento del servidor público Distrital y del DASCD en Bogotá y el País.

2.6.2 Relación de logros alcanzados A continuación se describen los principales logros alcanzados por el Proceso de Gestión de la Comunicación: 1. Innovación con la Estrategia Digital: Implementamos nuevos métodos de comunicarnos para llegarle a nuestro público objetivo. ¿Cómo? A través del talento de Liliana Cárdena, Servidora del DASCD, iniciamos a hacer más accesible el lenguaje y la forma de entender los temas relacionados con la Evaluación de Desempeño mediante nuestro canal de Youtube. Gracias a la acogida y al reconocimiento por los demás servidores del Distrito hoy le llegamos a muchos de ellos a través de este formato alternativo con los demás Servicios que ofrece el Departamento.





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Además centralizamos la información a través de una sola herramienta de comunicación, el Boletín Virtual “Deja Huella en el Servicio Civil” y así le llegamos a más de 90 mil servidores públicos, contratistas y trabajadores oficiales del Distrito.

2. Campañas focalizadas para la convocatoria, divulgación de logros y promoción de Servicios: Con una imagen gráfica definida logramos cautivar a través del color y la imagen a los servidores públicos del Distrito ofreciéndoles una gama extensa de servicios, capacitaciones, bienestar y demás temas de gran relevancia para la Entidad en lo que tiene que ver con la Gestión Integral del Talento Humano. Igualmente, al interior de la misma, profundizamos en el fortalecimiento del clima organizacional y la cultura que promueve un buen ambiente, confianza y compañerismo entre los mismos servidores y contratistas del Departamento.





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3. Cubrimiento de Eventos que deja recordación y posiciona marca: Llevamos a cabo el cubrimiento de los eventos con mayor acogida por parte de los Servidores Públicos del Distrito. Participamos desde la planeación hasta su ejecución a través de estrategias de comunicación, cubrimiento de prensa, realización y producción de herramientas para la realización de los mismos. Finalmente el diseño de imagen de cada evento y el merchandising planeado por las áreas misionales.





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4. Consolidación de una imagen gráfica para las publicaciones: Sabemos qué hacemos diariamente varias acciones encaminadas a dar lineamientos claros que le permitan a las Unidades de Talento Humano gestionar las personas a través de estrategias innovadoras y que perduren en el tiempo. Por esta razón, hemos sido enfáticos en desarrollar una línea gráfica que despierte sentidos, tenga elementos imborrables en la mente de los servidores y sobre todo esté impresa en fuentes de consulta que les resulte útiles en su quehacer diario. Nuestro lema “Dejamos Huella en el Servicio Civil”.

5. Plataformas digitales más cercanas a la ciudadanía: Redes sociales Logramos crear sinergias que estuvieran más de cara a la ciudadanía contándoles nuestros logros, nuestros servicios y apoyamos a las demás entidades en la difusión de su información. Esto con el objetivo de hacernos cada día más visibles.





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Página web: Siendo conscientes de la importante de hacer que nuestros canales estén más cercanos a la ciudadanía, mejoramos nuestra página web para que los ciudadanos puedan encontrar nuestros servicios más fácilmente y con menos clic.

PAO: Plataforma de Aprendizaje Organizacional En un solo sitio la ciudadanía, los servidores y especialmente las áreas de Talento Humano pueden encontrar información que genera el Departamento. Los conceptos técnicos y jurídicos, las plantas, los





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rediseños, etc. y sobre todos nuestras publicaciones están con nuestra aliada PAO, la servidora pública que está orgullosa de brindarte la información que necesitas.

Foros Web: Finalmente para apoyar la estrategia anticorrupción que adelanta el Departamento, nos unimos utilizando la tecnología, realizando foros web donde cualquier ciudadano pudo interactuar en línea con nosotros sobre los temas más relevantes de nuestra Entidad.





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2.6.3 Indicadores del proceso acumulados Se evidencia un cumplimiento en la ejecución mensual de las actividades programadas en el Plan de Comunicaciones de la vigencia 2018, así:

Año - Periodo


METAS %

Cumplimiento

2018 - 01 3 3 100% 100% 100%

2018 - 02 6 6 100% 100% 100%

2018 - 03 9 9 100% 100% 100%

2018 - 04 9 10 90% 100% 90%

2018 - 05 9 9 100% 100% 100%

2018 - 06 9 9 100% 100% 100%

2018 - 07 9 10 90% 100% 90%

2018 - 08 10 10 100% 100% 100%

2018 - 09 10 10 100% 100% 100%

2018 - 10 10 10 100% 100% 100%

2018 - 11 10 10 100% 100% 100%

2018 - 12 10 10 100% 100% 100%

84%

86%

88%

90%

92%

94%

96%

98%

100%

102%






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2.6.4 Dificultados presentadas si las hubo En cuanto a las dificultades que se tuvieron, están directamente relacionadas con los tiempos de contratación de piezas comunicativas para el posicionamiento de los Servicios del DASCD. Cabe resaltar que a la fecha se adelanta la impresión de las mismas superando el tiempo previsto para la ejecución del contrato.

3 EJECUCIÓN DE METAS DE PROYECTOS DE INVERSIÓN A CARGO DE LA DEPENDENCIA

NOMBRE DEL PROYECTO

A LA VANGUARDIA DE LA CAPACIDAD INSTITUCIONAL

NOMBRE Y CARGO DEL GERENTE DEL PROYECTO

KAROL NERIETH LEÓN PRIETO - Subdirectora de Gestión Corporativa y Control Disciplinario (E)

OBJETIVO DEL PROYECTO

Promover el fortalecimiento de la capacidad institucional del DASCD a través del desarrollo organizacional, el mejoramiento continuo de sus procesos y la modernización de sus sistemas de información para optimizar la toma de decisiones organizacionales.

META PLAN DE DESARROLLO Y METAS PROYECTO DE INVERSIÓN

71: Incrementar a un 90% la sostenibilidad del SIG en el Gobierno Distrital. 391 Porcentaje de sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión en el Gobierno Distrital

Meta 1 - 1182 - Beneficiar al 100 % de los funcionarios de la entidad con acciones que propicien el mejoramiento del ambiente de trabajo y favorezcan el clima laboral.

Meta 2 - 1182 - Modernizar el 100 % de los procesos de la entidad a través del mejoramiento continuo de los productos y servicios, la actualización documental, la gestión del riesgo y el desarrollo de estrategias de transparencia, anticorrupción y rendición de cuentas.

Meta 3 - 1182 - Mejorar el 100 % de los sistemas de información, los recursos tecnológicos y los desarrollos que modernicen la gestión de la entidad.

OBJETIVO ESTRATÉGICO ASOCIADO

Objetivo No. 1: Contar con Talento Humano comprometido, competente y motivado. Objetivo No. 2: Desarrollar una gestión por procesos funcional y eficiente. Objetivo No. 3: Potencializar el uso de TIC’S para el procesamiento de información de los servidores públicos.

COMPROMISO DE EJECUCIÓN

$ 401.856.000 (2016) $ 1.033.002.000 (2017) $ 1.185.772.000 (2018)

VIGENCIA DEL PROYECTO

2016-2020





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3.1 Meta 1

META 1 Beneficiar al 100 % de los funcionarios de la entidad con acciones que propicien el mejoramiento del ambiente de trabajo y favorezcan el clima laboral.

NOMBRE Y CARGO DEL FUNCIONARIO DE APOYO

Karol León Prieto - Profesional Especializada

OBJETIVO DE LA META

Favorecer el desarrollo individual y organizacional del DASCD mediante estrategias que propicien el mejoramiento de las competencias comportamentales, la calidad de las relaciones humanas y la cultura organizacional.


Objetivo No. 1: Contar con Talento Humano comprometido, competente y motivado.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL VIGENCIA

2016-2017-2018

El presupuesto total para el Proyecto de Inversión 1182, para la vigencia 2018, fue de $1.185.772.000, de los cuales se asignaron $171.015.715 para la meta 1 y se ejecutaron $117.038.652, es decir, el 68.44%. En la siguiente tabla se detalla la ejecución de cada una de las actividades asociadas al presupuesto de la meta.

Activ

idad

es d

e

la m

eta

Pre

su

pue

sto

Dis

po

nib

le

Pre

su

pue

sto

Co

mpro

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%

Co

mpro

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Pre

su

pue

sto

Gira

do

% G

iros

Sa

ldo

por

Eje

cu

tar

Re

se

rvas

Adelantar las acciones requeridas para fortalecer la Cultura Organizacional del DASCD.

80.607.107 33.236.700 41% 33.236.700 100% 0 0

Desarrollar publicaciones y piezas comunicativas encaminadas a fortalecer la cultura organizacional - insumos plan de medios.

67.000.000 60.912.592 91% 33.000.000 54% 6.087.408 27.912.592

Adelantar estrategias de comunicaciones encaminadas a fortalecer la cultura organizacional

23.408.608 22.889.360 98% 12.315.170 54% 0 10.574.190

TOTAL META 171.015.715 117.038.652 68% 78.551.948 67% 6.087.408 38.486.782





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3.1.1 Avance actividades Meta 1 - Vigencia 2018 Acumulado Plan de Desarrollo, esta meta ha dado cobertura al 100% de los servidores del DASCD, con acciones que propiciaron el mejoramiento del ambiente de trabajo y favorecieron el clima laboral, y para su cumplimiento, durante la vigencia 2018, se realizaron las siguientes actividades:

Se realizó la compra de una cámara digital con los siguientes accesorios: reflector, difusor, tarjeta SD, lámpara led, trípode para iluminación, micrófono y flash con el objetivo de grabar videos que impacten los públicos objetivos del DASCD y así fortalecer la comunicación audiovisual. - Esta adquisición se realizó a través de la orden de compra 26999 de 2018 y la información del

proceso se encuentra en la URL: https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano/ordenes-compra/26999

Con el objetivo de posicionar de manera estratégica los servicios que presta la Entidad, se han creado, editado y producido vídeos, de los cuales, algunos de estos, se han publicado en redes sociales (Facebook - YouTube, Instagram, Twitter). Como parte de estos vídeos, se encuentran los que se desarrollaron en el marco de la estrategia digital “Liliana la Youtuber”, realizándose así los siguientes videos: 1. Evaluación de Desempeño. 2. Trámite de notificación para evaluadores y evaluados. 3. Interponer recursos de la calificación definitiva. 4. Concertación de compromisos. 5. Liliana la Youtuber del Servicio Civil. 6. Portafolio de capacitación. 7. Portafolio de evidencias 8. Bogotá es transparente 9. Seguimiento trimestral 10. Evaluaciones parciales eventuales. 11. Eventuales ¿Cómo se hacen? 12. Cambio en la creación de usuario en el SIDEAP. 13. Primera evaluación parcial semestral 14. Oportunidad para crecer. 15. 5k Servidores por Bogotá 16. Segundo seguimiento trimestral. - Estos vídeos se encuentran publicados en la cuenta de YouTube de la Entidad en la URL:

https://www.youtube.com/playlist?list=PLoDBAtym_l5Pj6oxhNGbxpudlo6bmovHm

Y, adicionalmente, se realizaron los siguientes vídeos:

1. Nos unimos a la campaña #MujerEsPoder - https://www.youtube.com/watch?v=HbJoJMdeX1w

2. Conmemoración día de la mujer 2018 - https://www.youtube.com/watch?v=yfvbyWDB_OM

3. Encuentro Distrital de Experiencias en Educación para la Paz


https://www.youtube.com/playlist?list=PLoDBAtym_l5Pj6oxhNGbxpudlo6bmovHm

https://www.youtube.com/watch?v=HbJoJMdeX1w

https://www.youtube.com/watch?v=yfvbyWDB_OM




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- https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=Pb7Sssm-8ro

4. Tutorial de creación de cuenta en el SIDEAP - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=QnbIT9SVs1w

5. Promovemos la vida saludable en el DASCD - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=KNxiUjb1Q3U

6. EsconNosotros - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=HgpD6ir1cJM

7. Inclusión - https://www.facebook.com/197167636994251/videos/1889608414416823/

8. Feliz día Secretario - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=R526WlRRnJs

9. EsconNosotros – segunda - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=DNijaX95-is

10. EsconNosotros – tercera - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=g6X0x5k6-vo

11. Encuentro distrital experiencias en educación para la paz - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=sQnCMjHrobA

12. EsconNosotros – Cuarta - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=fubMUVTLPTE

13. EsconNosotros – Quinta versión - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=xsdD4AFHv2I

14. EsconNosotros – Sexta - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=pGMSD5q0TNU

15. EsconNosotros – Séptima - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=Tixr9ZYkN9Y

16. EsconNosotros – octavo - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=J_rBso6ZQa4

17. EsconNosotros – noveno - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=JUaLg7ZoEO0034

18. Premio al Mérito Deportivo en los Juegos III Deportivos Distritales - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=rvpUWInlSOM

19. Celebración Día de la Familia - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=argGtnKYncE

20. Clausura Terceros Juegos Deportivos Distritales - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=iFsL4P2jj-4

21. Premio a la Constancia en los Juegos III Deportivos Distritales - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=MvcJts4K6YU

22. Premio al Juego Limpio en los Juegos III Deportivos Distritales - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=sRdAeBruJ4k

23. Terceros Juegos Deportivos Distritales - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=rKqZtdGhIO8


https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=QnbIT9SVs1w

https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=KNxiUjb1Q3U

https://www.facebook.com/197167636994251/videos/1889608414416823/

https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=R526WlRRnJs

https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=DNijaX95-is

https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=g6X0x5k6-vo

https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=sQnCMjHrobA

https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=fubMUVTLPTE

https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=xsdD4AFHv2I

https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=pGMSD5q0TNU

https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=Tixr9ZYkN9Y

https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=J_rBso6ZQa4

https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=JUaLg7ZoEO0034




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24. Pódium Ganadores Terceros Juegos Deportivos Distritales - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=raCqn6g-JFk

25. Taller de Acoso Laboral y Acoso Sexual - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=-JqWMz3s4lk

26. Programa de Gobernabilidad - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=UBBzo6WA88Y

27. La Innovación #EsConNosotros - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=dtt2Z3nMxBE

28. La Inclusión #EsConNosotros - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=91aR3gwiJmY

29. Curso Educación Para la Paz – Introducción - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=UUCLJo2XfG4

30. Curso Innovación - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=dsJWeGGInxk

31. Curso Educación para la Paz - Normas Sociales - https://www.youtube.com/watch?v=-ySU14-GuKY

32. El Talento Humano #EsConNosotros - https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=zFT9HUOJE9A

33. Curso innovación - segunda clase - https://www.youtube.com/watch?v=ds3B3FhQ3-c

34. Curso innovación - tercera clase - https://www.youtube.com/watch?v=pVRenIlPuAY

35. Curso educación para la Paz - clase 2.1 - https://www.youtube.com/watch?v=P07BEgHEH9Q

36. Curso educación para la Paz - clase 3.1 - https://www.youtube.com/watch?v=XKtLj1bQOnw

37. Curso Educación para la Paz - clase 3.2 - https://www.youtube.com/watch?v=utRUoXwa__s

38. Curso Educación para la paz - clase 3.3 - https://www.youtube.com/watch?v=xhUZCkcgsos

39. Curso educación para la paz - clase 4.1 - https://www.youtube.com/watch?v=pLjYELRTimo

40. Plazas distritales de mercado #DeLaPlazaAlTrabajo - https://www.youtube.com/watch?v=oP4yg7iiy_Q

41. Firma de acuerdo laboral 2018 - https://www.youtube.com/watch?v=dsrCVnyuXys

42. ¡Feliz día conductor! - https://www.youtube.com/watch?v=-fXHpDzThSM&t=24s

43. X Festival del trueque en Choachí - https://www.facebook.com/197167636994251/videos/2020617481315915/

44. Encuentro Oportunidades para Crecer


https://www.youtube.com/edit?o=U&video_id=zFT9HUOJE9A

https://www.facebook.com/197167636994251/videos/2020617481315915/




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- https://www.youtube.com/watch?v=3DLA_lXVNx8

45. ¿Cómo participar en nuestra Rendición de Cuentas? - https://www.youtube.com/watch?v=R5kcr8rfHxU

46. Rendición de Cuentas Subdirección de Gestión Distrital de Bienestar, Desarrollo y Desempeño 2018

- https://www.youtube.com/watch?v=BPBiGFzwMMA

47. Segundo Encuentro de la Transformación del Talento Humano en el Distrito - https://www.youtube.com/watch?v=saDThEV4gmg

48. Comisión de Personal Convocatoria No. 431 de 2016 Distrito Capital Segunda Capacitación - https://www.youtube.com/watch?v=w3CMNskMOhY

49. Comisión de Personal Convocatoria No. 431 de 2016 Distrito Capital Primera Capacitación - https://www.youtube.com/watch?v=Jffaxg33sTc

50. Videos campaña Autocontrol y Autogestión - D:\COMUNICACIONES\VIDEOS SERVICIO CIVIL\Campaña Autocontrol y Autogestión.

51. 1. PAO - Plataforma de Aprendizaje Organizacional - https://www.youtube.com/watch?v=apdtkOBZls4&t=3s

52. Innovamos con los Servidores Públicos del Distrito para la ciudadanía. - https://www.youtube.com/watch?v=qKa8xLxLq5Y&t=5s

53. Foro Web - Nuevos Servicios del SIDEAP - https://www.youtube.com/watch?v=w_LZocmzBKw

54. Seminario de actualización para los COPASST del Distrito - https://www.youtube.com/watch?v=GYA4qXElbjM

55. Entrevista Agustín evento Positiva ARL - http://cort.as/-Al0h

56. IDIPRON celebró con todos sus niños, niñas, jóvenes y adolescentes el día de la fraternidad - https://www.youtube.com/watch?v=E2cVs_7HL7o

57. Resumen Validación de la Política Pública para la Gestión Integral del Talento Humano HD. - https://bit.ly/2qqwSFD

58. Periodo de Prueba convocatoria 431 de 2016. - https://bit.ly/2OksoKp

59. Resumen III Gala de Reconocimiento del Servidor Público del Distrito. - https://youtu.be/QUnDUtzUVtI

60. Cero Tolerancia, no al maltrato laboral. - https://youtu.be/DyZ6TBhcOmE

61. Catalizadores de la Innovación. - https://youtu.be/xB_NYSQcMf0

62. Educación para la Paz - https://youtu.be/aXUBQbH8CTw

63. Iniciativas Propias de Innovación - https://youtu.be/uWSHKAIPrck

64. Iniciativas Propias Educación para la Paz y Gestión del Conflicto





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- https://youtu.be/DH-P-P6hovk

65. Gestión, Compromiso y Constancia - https://youtu.be/mApUuqN0n-8

66. Congreso Servicio a la Ciudadanía, Pasión por el Servicio - https://bit.ly/2zHF75i

67. Conferencia de Gestión del Conflicto y Acuerdos de Paz. Ex Magistrado Alfredo Beltrán Sierra. - https://bit.ly/2OksoKp

Se realizó el registro fotográfico de las diferentes actividades llevadas a cabo por la Entidad:

1. Jornada Institucional 2. Salida ecológica Bio Parque la Reserva, del Programa Pre pensionados del Distrito 3. Diplomado en Gobernabilidad, Gerencia Política y Gestión Pública 4. Primer Encuentro Gestores Estratégicos de Capacitación DASCD 5. Reuniones por áreas 6. Capacitaciones: Acoso laboral y sexual, gestión del cambio, innovación, SIDEAP, estudios

previos, 7. Concierto OFB día de la familia 8. Terceros Juegos Deportivos Distritales 9. Primera jornada de capacitación y asistencia técnica para la implementación del Decreto 2011

de 2017 10. Sensibilización de Acoso Laboral 11. Taller de trabajo IDARTES 12. Partidos de fútbol Colombia 13. Entrega de Boletas Secretaria DASCD 14. Plazas Distritales de Mercado 15. Nodo en formación intensiva en Innovación 16. Firma Sindical 17. Entrega de Boletas Tunal 18. Diplomado en Gobernabilidad 19. Manual de Funciones 20. Encuentro de Talento Humano 21. Capacitación Comisión de Personal 22. Encuentro Oportunidades para Crecer. 23. Taller Índice de Transparencia 24. Entrega de Boletas a Conductores 25. Actualización en el Manejo de las Herramientas de Positiva ARL 26. Día de la Fraternidad IDIPRON 27. Capacitación Mensual Gestores Estratégicos 28. Seminario de actualización para los COPASST del Distrito 29. Validación de la Política Pública para la Gestión Integral del Talento Humano HD 30. Periodo de Prueba convocatoria 431 de 2016 31. Cierre del curso Educación para la Paz. 32. Reconocimiento a la Labor de los Gestores





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33. III Gala de Reconocimiento del Servidor Público Distrital 34. Conferencia de Gestión del Conflicto y Acuerdos de Paz 35. Sketch “Clima Laboral” 36. Presentación Proyectos Diplomado en Gobernabilidad. 37. Graduación Diplomado en Gobernabilidad. 38. Cierre de Gestión DASCD 2018 39. Entrega de Kit de competencia Carrera 5k - Las evidencias de estos registros fotográficos se encuentran en la ruta: "Z:\4-

Seguimiento_Plan_accion\100_DIR\1. PLAN COMUNICACIONES"

Con el fin de adelantar acciones que fortalecen la cultura organizacional, se compraron 60 sillas para el aula de capacitación del DASCD, a través del contrato No.60 de 2018, que se encuentra publicado en SECOP II con el número de proceso DASCD-SAMC-010-2018.

Se celebró el contrato Nº 98 de 2018 para la adquisición de piezas de comunicación como: pendones, cuadernos, pines, bolsas de tela, libretas y bolígrafos, USB, entre otros., con el fin de posicionar los servicios del DASCD mediante herramientas de comunicación que al ser difundidas permitan generar recordación y apropiación de las acciones que realiza la Entidad. Piezas que serán entregadas por el proveedor en el 2019, conforme a lo establecido en el contrato. La documentación de este contrato se encuentra publicado en SECOP II con el número de proceso DASCD-SAMC-015-2018.

A través del Contrato Nº 104 de 2018, se realizó la compra de 3 televisores que se emplearán en la difusión de las campañas internas de cultura organizacional de la entidad, con el objetivo de que la información de dichas campañas tenga mayor cobertura y beneficie el 100% de los funcionarios.

3.2 Meta 2

META 2

Modernizar el 100 % de los procesos de la entidad a través del mejoramiento continuo de los productos y servicios, la actualización documental, la gestión del riesgo y el desarrollo de estrategias de transparencia, anticorrupción y rendición de cuentas.


Rosa Salcedo Camelo – Jefe Oficina Asesora de Planeación

OBJETIVO DE LA META

Promover la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión a través de la modernización de los procesos, el mejoramiento continuo de los productos y servicios, y la implementación de estrategias de gestión del riesgo, anticorrupción y rendición de cuentas de la entidad.


Objetivo No. 2: Desarrollar una gestión por procesos funcional y eficiente.





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2016-2017-2018

El presupuesto total para el Proyecto de Inversión fue de $1.185.772.000, de los cuales se asignaron $680.106.183 para la meta 2 se asignaron, y a corte 31 de diciembre de 2018 se ejecutaron $667.106.183, es decir, el 98.09%. En la siguiente tabla se detalla la ejecución de cada una de las actividades asociadas al presupuesto de la meta.

Activ

idad

es d

e

la m

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Dis

po

nib

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% G

iros

Sa

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Eje

cu

tar

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rvas

Apoyar las actividades de la selección de empleos de la planta del DASCD.

42.225.000 42.225.000 100% 39.734.000 94% 0 2.490.900

Adelantar las gestiones necesarias para la intervención y fortalecimiento del proceso de gestión documental.

149.673.403 149.673.403 100% 138.372.870 92% 0 17.000.533

Actualización de la información oficial de la entidad en los medios de comunicación requeridos para tal fin.

50.400.000 50.400.000 100% 47.040.000 93% 0 3.360.000

Certificación Sistema Gestión Calidad.

9.547.780 9.547.780 100% 9.547.780 100% 0 0

Apoyar la actualización documental del SIG (Estratégica y de Control, de Apoyo y Misionales) en gestión de calidad, procedimientos y control mejoramiento SIG.

89.160.000 89.160.000 100% 89.160.000 100% 0 0

Apoyar la gestión de los procesos de la entidad mediante la realización de acciones de planeación, ejecución, verificación, seguimiento,

298.000.000 285.000.000 96% 252.065.000 88% 0 27.235.000





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Activ

idad

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análisis y generación de informes.

Apoyar el proceso de Control y seguimiento en la planeación y ejecución de una auditoría al proceso TICS

7.000.000 7.000.000 100% 7.000.000 100% 0 0

Apoyar la implementación del MIPG al interior de la entidad

34.100.000 34.100.000 100% 33.050.000 97% 0 1.050.000

TOTAL META 680.106.183 667.106.183 98% 615.969.750 92% 0 51.136.433

3.2.1 Avance actividades Meta 2 - Vigencia 2018

Acumulado Plan de Desarrollo la meta alcanza el 75% de ejecución. Teniendo, para la vigencia 2018, un avance del 25% que corresponde a las actividades realizadas como parte de la modernización de los procesos de la entidad, tales como:

3.2.1.1 Gestión Documental

Se elaboró y publicó el Manual del Subsistema Interno de Gestión documental y Archivo - SIGA. - Evidencias: "Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\400_SGC\8.ELABORACIÓN DE

INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL\2018-03\EVIDENCIAS\Manual SIGA.doc"

Se elaboró el Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia, y se envió a la SGC para revisión y aprobación.

- Evidencias: "Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\400_SGC\8.ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL\2018-05\EVIDENCIAS\Reglamento Archivo y Correspondencia.doc"

Se creó el instructivo de Eliminación de documentos e instructivo de digitalización de documentos. - Evidencias:

"Z:\ARCHIVO_DASCD\200_STJ\200.12_CONTRATOS\2018\CD\2018C034\Obligaciones del Contrato\2. Actualizar documentos de los procesos\10. Gestión Documental\A-GDO-IN-002 Instructivo Eliminación de documentos V1.docx"

- "Z:\ARCHIVO_DASCD\200_STJ\200.12_CONTRATOS\2018\CD\2018C034\Obligaciones del Contrato\2. Actualizar documentos de los procesos\10. Gestión Documental\A-GDO-IN-003 Instructivo digitalizacion de documentos V1 .docx"





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Para la Intervención Documental: se realizó la organización y descripción de unidades documentales, revisión, control de calidad y actualización del FUID.

Con corte a 30 de diciembre de 2018 se ha intervenido 402,15 metros lineales, que corresponden al 62,54% del total del fondo documental. De estos 402,15 metros lineales, en la vigencia 2018 se intervinieron 254 metros lineales, es decir el 39,50% del total del fondo documental. Superando así en un 12,5% la meta establecida para el año que era de 27%.

- Evidencias: "Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\400_SGC\7.INTERVENCIÓN DOCUMENTAL\2018-09".

Se intervinieron los contratos de la vigencia 2017. - Evidencia: "Z:\ARCHIVO_DASCD\200_STJ\200.12_CONTRATOS\2017"

Para la Centralización Documental: Se continuó con la inserción y digitalización de los contratos 2018 y con el préstamo y control de unidades documentales.

- Evidencias: "Z:\ARCHIVO_DASCD\200_STJ\200.12_CONTRATOS\2018"

Se publicó el documento Plan de Gestión Documental en la página web del DASCD. - Evidencias: https://www.serviciocivil.gov.co/portal/transparencia/instrumentos-gestion-

informacion-publica/plan-institucional-archivo

Se presentaron los cuatro (4) proyectos del proceso de Gestión Documental en el marco del plan de acción de la SGC del DASCD: Intervención documental; Elaboración de instrumentos de gestión documental; Centralización documental; Actualización TRD.

- Evidencias: "Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\400_SGC"

Se iniciaron las mesas de trabajo para ejecutar el procedimiento de organización e inserción de documentos con los diferentes líderes y apoyo de los procesos.

Se aprobó el formato de la tabla de control de acceso. - Evidencias: "Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\400_SGC\8.ELABORACIÓN DE

INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL\2018-12\EVIDENCIAS\Tabla de control de acceso CCD.xlsx"

Se recibieron a satisfacción los elementos y materiales con el fin de dar continuar con la intervención documental.

- Estos elementos fueron adquiridos a través del contrato No. 70 de 2018, que se encuentra publicado en SECOP II con el número proceso DASCD-SMIC-019-2018.

Sin embargo, dentro del Plan de Acción de Gestión Documental, quedó pendiente hacer las nuevas fichas de valoración, ajustar y actualizar la introducción de la TRD, y ajustar y actualizar parte del cuadro de caracterización documental.





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3.2.1.2 Gestión de la Comunicación

Se actualizó la página web de acuerdo a las solicitudes de información de las diferentes áreas del DASCD realizando diseño y publicación de subpáginas, publicación de noticias y de banners, circulares, noticias, fotografías, canales de atención al ciudadano y documentos exigidos por la ley de transparencia. 1. Slide 2. Noticias 3. Páginas 4. Documentos

-

Se actualizó al Comité Directivo de la estrategia de comunicaciones de la Alcaldía. -

Se diseñaron campañas externas que aportan al posicionamiento de la Entidad. 1. Juegos deportivos distritales 2. Lanzamiento página web 3. Campaña Youtuber 4. Campaña día de la mujer 5. Campaña SIDEAP 6. Campaña FRADEC 7. Capacitaciones 8. Plazas de mercados distritales 9. Rutas turísticas 10. Diligenciamiento de formato de bienes y rentas 11. Taller oportunidades para crecer 12. Jornada de apropiación de la ciudad 13. II Encuentro de talento humano 14. Convenio IDARTES 15. Día de la fraternidad IDIPRON 16. Capacitación acoso laboral 17. Primero foro web DASCD 18. III Gala de reconocimiento 19. Validación de la política GITHD 20. Concierto mes de las niñas y los niños 21. IV Juegos Deportivos / Carrera 5K Servidores por Bogotá 22. FRADEC 23. Audiencia pública de rendición de cuentas 2018 24. Navidad

Se diseñaron campañas internas que fortalecen el clima organizacional como 1. Campaña día de la mujer 2. PIGA 3. Somos el equipo DASCD 4. Puntos por subir 5. Semana ambiental 6. Autogestión y autocontrol 7. Segunda semana de la salud





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8. Manual operativo de políticas contables del DASCD 9. Campaña interna de control interno 10. Políticas contables 11. Ahorro de papel higiénico 12. Amor y amistad 13. Política general de seguridad y privacidad de la información 14. Gestión contable 15. Política SST 16. Navidad

Se creó y divulgó el Boletín Institucional "Deja Huella en el Servicio Civil": Se realizaron 9 boletines.

Se crearon Sinergias para redes sociales (Twitter, Facebook, Instagram)

Se realizó el diseño y actualización editorial de las Guías técnicas que emplea la Entidad. - Evidencias de Gestión de la Comunicación: "Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\100_DIR\1. PLAN

COMUNICACIONES"

3.2.1.3 Sistemas de gestión En 2018 se logró: 1. Gestión de calidad

De los 436 documentos que hacen parte de los 16 procesos establecidos en el mapa de proceso de la Entidad, con tipologías documentales de Caracterizaciones de procesos y de productos y servicios, manuales, documentos estratégicos (políticas, programas, planes, reglamentos), procedimientos, instructivos y formatos, se identificó la necesidad de realizar cambios de fondo y sustanciales, y/o cambios de forma en varios documentos, de tal forma que se realizó la siguiente gestión:

ESTADO CANTIDAD

Actualizados y/o creados nuevos, formalizados y publicados en el SIG

212

Intervenidos y en proceso de ajustes o revisión para aprobación

56

Pendientes por revisar por parte de los procesos

168

TOTAL 436

De los 212 documentos actualizados y/o creados nuevos, formalizados y publicados en el SIG, estos se dividen por tipología documental de la siguiente manera:

TIPO CANTIDAD

Caracterización de procesos 11

Caracterización de productos y servicios 4

Manuales 7





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TIPO CANTIDAD

Documentos estratégicos (Políticas, programas, planes, reglamentos, protocolos)

18

Procedimientos 47

Instructivos 14

Guías 1

Formatos 110

TOTAL 212

Se ajustó el manual del SIG. - Evidencia:

"Z:\ARCHIVO_DASCD\200_STJ\200.12_CONTRATOS\2018\CD\2018C034\Obligaciones del Contrato\2. Actualizar documentos de los procesos\2. Sistemas de Gestión\E- SGE-MA-001 Manual Sistema Integrado de Gaestión V6.doc"

Se realizó la auditoría de renovación del certificado ISO 9001 y actualización a la versión 2015 por parte de Icontec, en la cual se obtuvo un resultado favorable para la entidad, con solo un hallazgo menor. Recibiéndose así formalmente por parte de Icontec el certificado de renovación del certificado por 3 años más y la actualización del sistema a la Versión ISO 9001:2015

- Evidencias: "Z:\Sub_Corporativa\Seguimiento1182\Proyecto 1182\2017\Datos finales\Evidencias_proyecto1182_2017\3. Meta 2\Sistemas de gestión\ISO 9001. DASCD -Infome de auditoria - 2017.pdf"

Se realizó sensibilización a líderes de proceso y responsables de áreas en los cambios de la norma ISO 9001 en su versión 2015, con respecto a la versión 2008 y durante el 23 al 27 de Julio se llevó a cabo la Auditoria Interna de Calidad bajo la versión 2015 de la norma ISO 9001 - Evidencias: "Z:\ARCHIVO_DASCD\200_STJ\200.12_CONTRATOS\2018\CD\2018C034\Obligaciones\5. Desarrollar actividades para implementación ISO 90012015\Asistencia capacitacion ISO 9001 y auditoria interna.pdf"

2. Control interno

Se realizó el seguimiento a todos los riesgos de la Entidad y se presentó en Comité de Coordinación de Control Interno los resultados de dichos seguimientos.

Se realizó el seguimiento al Plan de Mejoramiento. - Evidencia: "Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\130_OCI\2. Gestionar la Ejecución de los procesos

a cargo de la Oficina de Control Interno\2018-10\EVIDENCIAS\Soporte correo seguimiento plan de mejoramiento.pdf"

- "Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\130_OCI\2. Gestionar la Ejecución de los procesos a cargo de la Oficina de Control Interno\2018-11\EVIDENCIAS\Plan de mejoramiento DASCD consolidado con obs OCI.xlsx"





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Se realizó la auditoría de control interno a los procesos de Organización del trabajo, Bienestar, desarrollo y medición del rendimiento

- Evidencias: "Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\130_OCI\1. Plan Anual de Auditorías\2018-08\EVIDENCIAS\2018IE1576 Arqueo Caja menor.pdf"

- "Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\130_OCI\1. Plan Anual de Auditorías\2018-08\EVIDENCIAS\2018IE1688 auditoria bienestar.pdf"

Se realizó auditoría a los proyectos 1182 y 1179, de acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Auditorías.

- Evidencias: "Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\130_OCI\1. Plan Anual de Auditorías"

Se entregó a la Dirección el informe producto del arqueo a la caja menor.

- Evidencias: "Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\130_OCI\1. Plan Anual de Auditorías\2018-08\EVIDENCIAS\2018IE1576 Arqueo Caja menor.pdf"

Se realizaron nuevos ajustes al procedimiento "C-CYS-PR-001 Procedimiento de realización de Auditorías Internas".

- Evidencias: Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\130_OCI\2. Gestionar la Ejecución de los procesos

a cargo de la Oficina de Control Interno\2018-12\EVIDENCIAS\Actualizacion procedimientos

Se realizó la auditoría interna de calidad, la cual estará dentro del Plan Anual de auditoria en las fechas programadas.

- Evidencias: "Z:\1-SIG-DASCD\18-Auditorias de Calidad\1. Auditorías Internas\2018\C-CYS-FM-007 Informe de auditoria Interna SGC 2018.pdf"

Se realizó informe de austeridad del gasto - Evidencias: "Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\130_OCI\1. Plan Anual de Auditorías\2018-

03\Plan Anual de Auditorías\evidencias\Actividades informes obligatorios\11 Informe austeridad rad 432.pdf"

Se realizó Informe de seguimiento metas plan de Desarrollo de la entidad y se realizó seguimiento a la implementación Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.


Se realizó Seguimiento a implementación del nuevo marco normativo contable - Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\400_SGC

En este periodo se realizó la auditoría al proceso de Gestión contractual, de acuerdo con el plan de auditoría y se remitió informe correspondiente.






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Se realizó Informe pormenorizado del estado del control interno de la entidad de acuerdo con la Ley 1474 de 2011 art. 9. Se realizó reporte de cuenta mensual Contraloría de Bogotá D.C. en SIVICOF.


Se realizó seguimiento a los Planes de mejoramiento derivados de las auditorías realizadas y planes de mejoramiento vigentes de auditorías anteriores, con los líderes de los procesos sobre el avance de las acciones.

- Evidencias: "Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\130_OCI\1. Plan Anual de Auditorías" 3. Seguridad y salud en el trabajo

Se realizó la encuesta del PESV con el respectivo informe de resultado, se diseñó la Política del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) y todos los manuales, procedimientos y formatos derivados para su implementación.

Se diseñó la hoja de indicadores del SGSST y se realizaron actividades con PIGA donde se incentivó el uso del gimnasio del DASCD.

Se realizaron los ajustes a la documentación del SGSST y se validaron con la ARL.

Se empezaron a establecer las fichas técnicas de los indicadores del SGSST.

Se firmó la política de SGSST y se socializó con todos los funcionarios.

Se actualizaron las hojas de vida de los vehículos del DASCD.

Se realizaron las hojas de vida de los indicadores del sistema

Se generaron y publicaron el manual del SGSST, 5 programas, plan de emergencias, 8 procedimientos y 27 formatos nuevos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

- Evidencias Seguridad y salud en el trabajo: "Z:\4-

Seguimiento_Plan_accion\400_SGC\4.EJECUCIÓN SSST" 4. Gestión del ambiente – PIGA

Se realizaron las revisiones hidrosanitarias y de puntos de energía, seguimiento y medición al consumo de agua y energía.

Se realizaron inspecciones a los kits de emergencia ambiental del Departamento en las dos sedes.

Se realizaron las inspecciones de uso de la energía e inspección de separación de residuos.

Se enviaron TIPs de ahorro y uso eficiente de energía.





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Se hizo seguimiento a la generación de residuos aprovechables y no aprovechables del Departamento.

Se realizó la inspección de separación de residuos mensualmente.

Se realizó seguimiento a la generación de RESPEL del Departamento del año 2018.

Se elaboró lista de Chequeo en donde se verifican trimestralmente los contratos a los que se les incluyo la cláusula ambiental y verificó que se encuentra por encima del 70% a Julio.

Se realizó seguimiento al consumo de papel del año.

Se realizaron capacitaciones relacionadas con: Gestión Integral de Residuos, Cambio climático, Manejo de Residuos peligrosos y atención de emergencias ambientales en los meses de abril y mayo, Uso eficiente de la energía, inspecciones comportamentales de separación de residuos y uso de la energía, medición y seguimiento de los residuos peligrosos.

Se realizó inspección a los Kits de emergencia ambiental del Departamento en el mes de junio de 2018.

Se revisaron los puntos hidrosanitarios y de energía del Departamento en el mes de junio de 2018.

Se realizó un (01) simulacro de emergencia ambiental en el mes de junio de 2018.

Se llevó a cabo la realización de la semana ambiental del Departamento en el mes de junio, con las siguientes actividades: - Taller de Origami - Charla de Eco conducción - Charla de prácticas sostenibles y adaptación al cambio climático - Caminata ambiental a la cascada del intruso - Concurso de fotografía ambiental y su respectiva premiación - Mercado campesino - Apagón ambiental

Se realizaron las siguientes actividades en el tema de movilidad sostenible: - Tres (03) jornadas del día sin carro (abril, mayo, junio). - Una (01) campaña de Carro compartido en los meses de mayo y junio. - Una (01) campaña “Puntos por subir”, buscando que los funcionarios suban las escaleras en vez

de subir por el ascensor en el mes de junio.

- Evidencias Gestión del Ambiente: "Z:\4-Seguimiento_Plan_accion\400_SGC\11.EJECUCIÓN DEL PLAN AMBIENTAL"

5. Gestión de riesgos





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Se realizó seguimiento de la matriz de riesgos y se midió el indicador de materialización del riesgo.

Se realizaron capacitaciones sobre la nueva Guía para la administración de los riesgos de gestión, corrupción y unidad digital y el diseño de controles de la Función Pública.

Se consolidó la matriz de riesgos más ajustada a la realidad de la Entidad.

Se actualizó el Manual de Manejo de Riesgos

Se creó el procedimiento de gestión de riesgos, dentro del proceso de Gerencia Estratégica en cabeza de la Oficina Asesora de Planeación - Evidencias: "Z:\1-SIG-DASCD\1-Gerencia_Estrategica\4-Formatos\E-GES-FM-007 Formato

matriz de riesgos Versión 7 .xlsx" *Gestión Contractual:

Se recopiló y analizó la información de los radicados de entrada y salida de los conceptos jurídicos emitidos por la Subdirección Técnico Jurídica.

Se tramitaron y legalizaron las solicitudes de terminación anticipada de los contratos de Prestación de Servicios.

Se apoyó la gestión para el seguimiento y logro de respuestas oportunas de los requerimientos presentados al DASCD, por los ciudadanos, servidores públicos y entidades.

Se revisaron y analizaron las actas de recibo final y sus anexos de los contratos.

Se realizó selección y análisis jurídico de conceptos de viabilidad técnica emitidos por el DASCD y su información básica, teniendo en cuenta el tema al cual pertenecen, tales como: Estructura, Planta, Manual de Funciones, Ajuste salarial y Escala salarial de las diferentes Entidades Distritales.

Se realizaron las acciones necesarias para el desarrollo de los procesos contractuales de la Subdirección Técnico Jurídica.

Se actualizó la información en las bases de datos para el seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones 2018.

Se realizaron las actas de los Comités de Contratación solicitados por las diferentes áreas.

Se realizó revisión a las actas de liquidación y/o de recibo final de los contratos finalizados de la vigencia anterior.

Se elaboraron los documentos previos para los procesos de contratación.

Se apoyó la evaluación de las ofertas presentadas en los procesos de contratación. - Evidencias Gestión contractual: "Z:\1-SIG-DASCD\13-G_Contractual"

*Gerencia Estratégica:

Se realizó seguimiento a la distribución de los recursos asignados para la vigencia 2018 dentro del proyecto de inversión 1182.

Se diligenció y radicó en la Oficina Asesora de Planeación el avance en el formato plan de acción del proyecto 1182 mensualmente.

Se realizó seguimiento a los pagos efectuados durante la vigencia 2018, se hizo la reprogramación del PAC para efectuar los pagos pendientes mes a mes.

Se planeó la ejecución del Proyecto para la vigencia 2019. - Evidencias Gerencia estratégica: "Z:\Sub_Corporativa\Seguimiento1182"





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3.3 Meta 3

META 3 Mejorar el 100 % de los sistemas de información, los recursos tecnológicos y los desarrollos que modernicen la gestión de la entidad.


Andrés Francisco Boada – Jefe de Oficina OTIC

OBJETIVO DE LA META Modernizar los sistemas de información del DASCD con el mejoramiento de tecnologías de la información y la comunicación.


Objetivo No. 3: Potencializar el uso de TIC’s para el procesamiento de información de los servidores públicos.


2016-2017-2018

El presupuesto total para el Proyecto de Inversión es de $1.185.772.000, de los cuales para la meta 3 fue asignado un valor de $334.650.102, ejecutándose un $334.650.102, es decir, un 100%. En la siguiente tabla se detalla la ejecución de cada una de las actividades asociadas al presupuesto de la meta.

Activ

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Sa

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por

Eje

cu

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Apoyo para la administración técnica de la información relacionada con los aplicativos y sistemas de información de la entidad

262.319.333 262.319.333 100% 179.919.333 69% 0

Adquirir software y hardware para optimizar la funcionalidad y la seguridad de redes y aplicativos

72.330.769 72.330.769 100% 19.465.969

27% 0

TOTAL META 334.650.102 334.650.102 100% 199.385.302 60% 0





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3.3.1 Avance actividades Meta 3 - 2018: En la meta 3 se logró un cumplimiento del 100% en las actividades planteadas para el 2018 para lograr los objetivos de la misma, durante la vigencia 2018 se avanzó en un 35%, y Acumulado Plan de Desarrollo se alcanzó el 85%. Esto se logró a través de las siguientes acciones:

Apoyó a la Oficina de Tecnología en el despliegue de SIDEAP al nuevo modelo de datos en el cual se modifican las tablas que almacenan los datos básicos de la persona.

Se creó un procedimiento almacenado en SQL Server, llamado uspVinculacionActualUsuario y la vista VINCULACION_ACTUAL_USUARIO, encargados de realizar de una manera más óptima la consulta a la base de datos de la información que se muestra en el directorio.

Se desarrolló primera versión del nuevo modelo de datos en el cual se va a registrar la información de hoja de vida de las personas.

Se desarrolló script para encontrar inconsistencias en las líneas de tiempo en las tablas que registran en SIDEAP la asociación de la persona con el cargo y la dependencia con el cargo

Se desarrolló una utilidad para automatizar el proceso de carga de los archivos enviados por las entidades con la información solicitada de contratos, mediante la Circular 20.

Se creó primera versión en SQL Server del modelo de base de datos del módulo de Contratos y se inició con el desarrollo del script para migrar la información cargada en SIVICOF a dicho modelo.

Se apoyó a la Oficina de Tecnología en la generación de los reportes solicitados, principalmente en el tema reporte de los usuarios creados, hojas de vida diligenciadas y declaraciones de bienes y rentas diligenciadas, así como reportes de contratos y contratistas. Lo anterior, con el fin de suministrar indicadores gerenciales a la entidad.

Capacitaciones: Capacitaciones brindadas a ciertos funcionarios designados por sus entidades,

para ejercer el rol de administradores de la plataforma SIDEAP. Consta de una explicación de funciones con el perfil ‘Usuario Administrador’ durante unos 60min aproximadamente.

Carga Masiva: Carga de usuarios al aplicativo SIDEAP, donde se realiza en forma masiva cuando las entidades envías un número considerable de funcionarios, para asignación de clave.

Corrección de Datos: Hace referencia a la corrección de número de cedula, correo electrónico, nombres y/o apellidos u otros datos del usuario en el aplicativo.

Creación de Usuarios: Se realiza la creación del usuario en SIDEAP, cuando es requerido por el usuario que solicita ayuda en la creación o algún administrador de igual forma cuando los usuarios de forma presencial solicitan su usuario.

Verificación de credenciales y/o solicitud información usuarios: Solicitudes que hacen referencia a los funcionaros que requieren clave, ya que no lo pueden realizar a través del aplicativo por algún motivo como distinto correo, no hay registro de correo electrónico o en su momento el link que les llegaba para ingresar por primera vez a activar su cuenta o ingresar, estaba deshabilitado y con respecto la solicitud de información de los usuarios, se solicita al usuario informar todos sus datos personales para así poder brindar solución al requerimiento que exponen.

Actualización BD Administradores y aporte sugerencias mejoramiento del SIDEAP: se envía un correo solicitando información (Nombres y apellidos completos, Número de Cédula, Gestión: (Servidores y/o Contratistas), Correo electrónico, Número de Teléfono y Ext., Fecha que le





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capacitamos) a cada uno de los administradores del SIDEAP de cada entidad, de la cual se realiza verificación de cada uno de ellos en nuestra base de datos. Con respecto al aporte de sugerencias para el mejoramiento del SIDEAP, se brindaron tanto por correo electrónico como personalizadas según lo solicitado por el jefe de la OTIC.

Respuestas SDQS: Gestión y respuesta que se realiza a un SDQS que llega al SIDEAP en físico, esto informado previamente por el jefe de la TIC.

Solicitud de información SIDEAP y/o solicitud de informes al SIDEAP: Envió de correo electrónico a las entidades, solicitando información sobre algún tema en específico para el SIDEAP y solicitud de información que presenta las entidades al SIDEAP vía correo electrónico.

Soporte Administradores: Se brinda soporte del aplicativo a los Administradores del SIDEAP, resolviendo inquietudes, realizando en conjunto el paso a paso de la solución con los Administradores, por distintos medios de comunicación (Correo, Personal, Telefónico).

Cierre de incidencias en Jira: Se realizó verificación, pruebas y el cierre correspondiente de incidencias reportadas en Jira.

Soporte técnico a las diferentes áreas, en los temas de ofimática que han solicitado.

Depuración y organización de los archivos digitales de acuerdo con los lineamientos del proceso de Gestión de las TIC, en los equipos de cómputo de cada uno de los funcionarios del DASCD.

Atención de soporte técnico al SIDEAP tanto vía telefónica como a través del buzón de gestión [email protected].

Se instaló un sistema de ventilación en el centro de datos del DASCD el 24 de noviembre de 2018. Esta adquisición se realizó a través del contrato No. 84 de 2018, que se encuentra publicado en SECOP II con el número de proceso DASCD-SMIC-023-2018

Se adquirieron cuatro (4) escáner, tres (3) equipos portátiles, cinco (5) licencias del Microsoft Office Profesional 2016 en español, tres (3) Lectores de código de barra y una estación de trabajo. Y se entregó el diseño del modelo de servicios que se implementará en la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del DASCD. Esta adquisición se realizó a través del contrato No. 91 de 2018, que se encuentra publicado en SECOP II con el número de proceso DASCD-SASI-002-2018.

3.4 META PLAN DE DESARROLLO “71: Incrementar a un 90% la sostenibilidad del SIG en el Gobierno Distrital”. Para esta meta, acumulado plan de desarrollo a 31 de diciembre de 2018, se logró incrementar a un 75% la sostenibilidad del SIG. 3.4.1 Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión *Subsistema de Gestión de Calidad: Como parte de este subsistema, se realiza la intervención documental del SIG, por la cual de los 436 documentos que hacen parte de los 16 procesos establecidos en el mapa de proceso de la Entidad, y para garantizar que estos se encuentren permanentemente actualizados, año a año, se realiza una revisión de los mismos y se ajustan conforme a los cambios que se van dando en los procesos.


mailto:[email protected]




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ESTADO CANTIDAD

Actualizados y/o creados nuevos, formalizados y publicados en el SIG

212

Intervenidos y en proceso de ajustes o revisión para aprobación 56

Pendientes por revisar por parte de los procesos 168

TOTAL 436

De los 212 documentos que fueron actualizados, y/o creados nuevos, formalizados y publicados en el SIG, estos se dividen por tipología documental de la siguiente manera:

TIPO CANTIDAD

Caracterización de procesos 11

Caracterización de productos y servicios 4

Manuales 7

Documentos estratégicos (Políticas, programas, planes, reglamentos, protocolos)

18

Procedimientos 47

Instructivos 14

Guías 1

Formatos 110

TOTAL 212

Entre estos, se encuentran los siguientes documentos:

PROCESO DESCRIPCIÓN O DEFINICIÓN

GERENCIA ESTRATEGICA

Formato plan de acción para proyectos Formato de cronograma de proyectos Procedimiento para la formulación y actualización de la plataforma estratégica de la entidad, E-GES-PR-002 procedimiento la formulación, actualización y seguimiento de los proyectos de inversión

GESTIÓN CONTRACTUAL

Procedimiento de estudios previos Procedimiento de mínima cuantía Procedimiento de selección abreviada de menor cuantía y para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes por subasta inversa Procedimiento de legalización y ejecución de contratos Procedimiento a-con-pr-002 de licitación pública.

GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN

Formato de autorización de imagen

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Procedimiento de bienestar

Guía para el manejo de incapacidades

Formato documentos para vinculación

Formato certificación cumplimiento de requisitos

Formato información general funcionario





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Formato declaración juramentada

Formato acta de inducción

Formato acta de posesión

Formato evaluación de la capacitación

Formato identificación de necesidades de capacitación

Formato constancia entrega puesto funcionario - contratista

Formato estudio de verificación cumplimiento requisitos para encargo

Procedimiento de vinculación, permanencia y desvinculación

Procedimiento de gerencia de la capacitación

Formato carta de compromiso

Formato de suscripción de alianzas estratégicas con entidades públicas

Formato invitación a ofrecer beneficios para el talento humano al servicio de BOGOTÁ D.C.

Plan institucional plurianual de talento humano y cultura organizacional DASCD 2017 - 2020

Procedimiento de evaluación de desempeño

Procedimiento de gestión de nómina y apoyo administrativo

Procedimiento de organización de archivo

SISTEMAS DE GESTIÓN

Caracterización del proceso, E-SGE-MA-001 Manual del Sistema Integrado de Gestión

Procedimiento para la administración de documentos.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Caracterización

Política general de seguridad de la Información

Procedimiento de gestión de activos de información

Procedimiento de Control de Acceso

Procedimiento de gestión de incidentes

ATENCIÓN AL CIUDADANO

Caracterización del proceso

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO


RECURSOS FISICOS Y AMBIENTALES

Procedimiento para la gestión de los recursos físicos del DASCD

Procedimiento ingreso de bienes de consumo y propiedad planta y equipo

Procedimiento de entrega bienes de consumo y bienes devolutivos

Procedimiento egresos y bajas de almacén, a-rfa-pr-008 procedimiento toma de inventario





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GESTIÓN DE LAS TICS


Procedimiento para desarrollo de software

Procedimiento de admón. de plataformas

GESTIÓN FINANCIERA

Procedimiento de elaboración de presupuesto, A-FIN-PR-002 Programación de PAC, Ejecucion presupuestal

Pago a Contratistas

Se llevó a cabo la auditoría de renovación del certificado ISO 9001 y actualización a la versión 2015 por parte de Icontec. Se elaboró y se está gestionando plan de mejoramiento resultante de la auditoria externa del mes de agosto y se recibió formalmente por parte de Icontec el certificado de renovación del certificado por 3 años más y la actualización del sistema a la Versión ISO 9001:2015. *Subsistema de Control Interno: Se realizaron las actividades previstas como son, el Reporte de cuenta mensual Contraloría de Bogotá D.C. Se presenta el reporte de avance del plan de auditoría en Comité de Coordinación de Control Interno. Se gestionó herramienta para el seguimiento a la implementación del Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo con maestrante de la Universidad Santo Tomas, para la aplicación de una herramienta que permita medir el nivel de madurez del Sistema. Pendiente la aplicación de la herramienta y la presentación del resultado. Se realizó seguimiento al reporte de datos relacionados con la estructura, planta de personal, y novedades asociadas al personal. Se realizó seguimiento a implementación del nuevo marco normativo contable. Se consolidaron las acciones tanto del plan de mejoramiento interno como con el de la Contraloría. El resultado se presentó en el Comité de Coordinación de Control Interno. Se realizaron las auditorias programadas en el Plan de Auditorías. Se presentó el avance del plan de mejoramiento, así como el avance del plan de acción, donde se reporta el cumplimiento del 100%. Se realizó seguimiento a los Planes de mejoramiento derivados de las auditorías realizadas y planes de mejoramiento vigentes de auditorías anteriores, con los líderes de los procesos sobre el avance de las acciones. Como resultado del seguimiento se este seguimiento se elaboró presentación para se presentada en el próximo Comité de Coordinación de Control Interno. *Subsistema de Gestión Ambiental: Para el mes de diciembre se cumplieron en un 100% las actividades planeadas, dentro de cuales se encontraban: Revisiones a los puntos hidrosanitarios y de energía, inspecciones comportamentales de separación de residuos y uso de energía, medición y seguimiento a los consumos de agua, energía y





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RESPEL, simulacros de emergencia ambiental (Ruptura de Tóner) con las personas que pueden tener contacto con este tipo de residuo peligroso, inspecciones a los Kit de emergencia ambiental del DASCD, la semana ambiental en el Departamento, las jornadas del día sin carro y las diferentes capacitaciones en torno a temas como cambio climático, movilidad, reciclaje, etc. Se realizaron capacitaciones a los funcionarios y se enviaron tips ambientales, con el fin de generar una cultura del medio ambiente en la Entidad. *Subsistema de Gestión de Riesgos: En este periodo se realizó revisión de la matriz de riesgos con todos los procesos, esta revisión consistió en revisar la redacción de riesgos, identificación de causas y consecuencias acordes con los riesgos identificados, así mismo los controles se revisaron y actualización, de acuerdo con la realidad, de igual manera se volvieron a valorar los riesgos y se calculó nuevamente los riesgos residuales con las formulas ajustadas en el formato, se propusieron acciones adicionales a los controles de acuerdo con la calificación del riesgo residual. Y se continúa con el ajuste en la Política de Gestión de Riesgos de acuerdo con lo establecido en la guía del DAFP. *Subsistema de Gestión Documental y Archivo: Para el mantenimiento de este subsistema dé cuenta con 4 proyectos que están en proceso de ejecución cómo son: 1. Intervención documental, 2. Elaboración de instrumentos de gestión documental, 3. Centralización documental y 4. Actualización de las TRD, de los cuales se ha avanzado durante el primer trimestre en cuanto a: capacitación en tablas de retención al personal de Gestión documental, avance en 60 mts lineales en organización y descripción de unidades documentales, rotulación de la misma, elaboración del Manual del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo el cual está en aprobación, actualización del procedimiento Organización e Inserción de Documentos y digitalización de contratos 2018. Durante el 2018 se continuo con la intervención, organización, descripción y rotulación a las unidades documentales. El Reglamento de Archivo y Correspondencia está en proceso de aprobación, así mismo se solicitan mesas de trabajo con el Archivo de Bogotá, para pedir apoyo en la implementación del PGD. Se realizó digitalización de los contratos 2018. A su vez se realizó la actualización de los mismos, teniendo en cuenta la inserción de nuevos documentos. *Subsistema de Seguridad de la Información: Durante el 2018 se generó una nueva versión de la política de seguridad de la información, ajustada a los parámetros y guía establecida por elMINTIC. Este documento está en revisión para aprobación y formalización. Se reciben los sets de datos aprobados y se publican en el portal http://datosabiertos.bogota.gov.co. Así mismo se avanzó en la Caracterización del proceso de Gestión de Seguridad de la información, Gestión de Incidentes y se definieron indicadores para el proceso de Seguridad de la Información.





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Se realizó la identificación de los activos de información de tipo documental, hardware, software y servicios. Se realiza la elaboración de la plantilla borrador para conformación del comité de seguridad y Privacidad de la Información del DASCD. *Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo: Durante el periodo se diseñó la Política del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV), se entregó al Subdirector de Gestión Corporativa para ser socializada en el Comité Directivo del mes de noviembre, se diseñó el proyecto de resolución para la adopción de la Política y los objetivos del PESV, así mismo se está elaborando todos los manuales, procedimientos y formatos derivados para la implementación del PESV Se generaron todos los manuales, procedimientos y formatos relacionados con el Plan Estratégico de Seguridad Vial, los cuales están en proceso de formalización con la Oficina de Planeación, así mismo se generaron y publicaron el manual del SGSST, 5 programas, plan de emergencias, 8 procedimientos y 27 formatos nuevos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo Se actualizaron las hojas de vida de los vehículos del DASCD, se continua la actualización de los documentos del SGSST y se realizan las hojas de vida de los indicadores del sistema * Subsistema de Responsabilidad Social: En los temas de responsabilidad social, el departamento durante el año ha avanzado en varios frentes como son: 1. Integridad: Este tema le apunta a fomentar el comportamiento ético, como uno de los principios de la Responsabilidad Social, para esto en el 2018, se adoptó el Código de Integridad y se estableció el Plan de Gestión de la Integridad el cual hace parte del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano. El citado plan cuenta con cinco subcomponentes o etapas: alistamiento, armonización, diagnóstico, implementación y seguimiento; en el marco de cada una de estas etapas se realizó la actualización de equipo de gestores de integridad (antes gestores de ética), se revisaron los valores del código de ética de la Entidad, para armonizarlos con los del Código de Integridad, se realizó un diagnóstico de la percepción de la Integridad en el Departamento y se inició la etapa de implementación mediante una actividad denominada vacuna de la Integrilina, consistente en entregar a todos los servidores una vacuna simbólica que busca fortalecer el valor de la Justicia en el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, teniendo en cuenta que fue el valor que de acuerdo con el diagnóstico, necesita una mayor intervención. 2. Rendición de Cuentas: Durante la vigencia del componente de rendición de cuentas del Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano y la estrategia de rendición d cuentas del DASCD se realizaron dos espacios de diálogo uno mediante la audiencia pública de RdC el 13 de diciembre de 2018 y el otro el 16 de agosto de 2018, igualmente, se realizaron reuniones con las entidades distritales para informar el estado de avance del SIDEAP y los beneficios que brinda a la institución mediante el cargue de información oportuna en el sistema.





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Aunado a lo anterior, se realizaron acciones para la formulación de la Política de la gestión Integral del talento Humano la cual se desarrolló a través de la fase preparatoria, agenda pública, y fase de formulación, en la cual los usuarios y partes interesadas participaron de su construcción a través de diferentes espacios definidos para su co-creación y posterior validación. En materia de transparencia se publicaron en la página web los documentos que dan cuenta de la gestión del departamento en la vigencia 2018 y se hicieron dos sensibilizaciones en este tema por parte de la Veeduría Distrital 3. Medio Ambiente: Corresponde al subsistema de gestión ambiental descrito previamente. 4. Derechos Humanos: el DASCD es consciente que la formación que imparte a los servidores públicos no busca solo entregar conocimientos, sino que hay una responsabilidad social en ello y por tanto en 2018 se han capacitado más de 500 funcionarios en gestión de conflictos y construcción de paz. También, en alianza con la Secretaría de la Mujer se han efectuado capacitaciones a más de 175 funcionarios en acoso laboral y sexual. Así mismo el DASCD durante 2018, organizó dos conferencias magistrales, una sobre derechos de la mujer y otra sobre el acuerdo de paz.

4 PLAN DE ACCIÓN DEL AREA EN LA VIGENCIA ACTUAL Y ESTADO DE LOS PROYECTOS ESTRATÉGICOS A CARGO DE LA DEPENDENCIA

Detalle de cada proyecto que hace parte del plan de acción de la vigencia en mención y el estado de avance de cada uno de los proyectos en ejecución, responsables, temas pendientes y dificultades si se han presentado.

4.1 Rediseño Planta de Personal Este proyecto finalizó con la expedición del Decreto 503 de 2018 el 31 de agosto de 2018, para ello se realizó un estudio técnico que incluyó análisis de cargas de trabajo, procesos prioritarios y estructura organizacional, así como proyecciones presupuestales, resultado del cual se crearon 18 empleos del nivel profesional.

4.2 Provisión de empleos creados vigencia 2018 Al 31 de diciembre este proyecto tuvo un avance del 97.92% teniendo en cuenta que de los 18 empleos creados mediante Decreto 503 de 208, se preseleccionaron candidatos para 17 y se realizó la inducción a 15 de los funcionarios vinculados. Las actividades relacionadas con la aplicación de pruebas, solicitud de documentación, expedición de actos administrativos de nombramiento y posesión se cumplieron en su totalidad con relación a las solicitadas por la Dirección.

4.3 Formulación y ejecución Plan Institucional de Talento Humano 2018 Con corte al 31 de diciembre de 2018 se reportó un avance del 65% considerando que si bien es cierto se formuló el plan, la ejecución no se pudo realizar por cuanto el proceso contractual a través del cual se





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desarrollarían las actividades fue declarado desierto siendo necesario iniciar nuevamente todas las fases contractuales. Al 14 de diciembre mediante Resolución 291 de 2018 se adjudicó el Grupo Nº 1 del proceso correspondiente a Capacitación Interna y Bienestar e Incentivos y se declaró desierto el Grupo Nº 2 relacionado con las actividades de Salud Ocupacional.

4.4 Ejecución Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo En cumplimiento de la normatividad legal vigente en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario, lideró el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo con el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 1111 de 2017. De acuerdo con el informe de la Oficina Asesora de Planeación del DASCD, el SG-SST obtuvo un cumplimiento del 100% en la ejecución de manuales, programas, procedimientos, formatos, el SG-SST se encuentra conformado por el Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, nueve (9) procedimientos, veintiséis (26) formatos y seis (6) programas que se encuentran publicados en el SIG. Teniendo en cuenta, el peso porcentual de este proyecto (6%) dentro del total de proyectos del Plan de Acción Estratégico de la SGCCD, con corte a 31 de diciembre de 2018 se cuenta con un avance del 100%.

4.5 Fomentar la cultura para la prevención de la incursión en faltas disciplinarias Durante la vigencia 2018 se ejecutó el Plan de Acción: “FOMENTAR LA CULTURA PARA LA PREVENCIÓN EN LA INCURSIÓN EN FALTAS DISCIPLINARIAS”, el contenía cuatro (4) fases a desarrollar: En la primera de éstas, que era continuación de la campaña preventiva disciplinaria denominada “Súbete al metro del Servicio Civil Distrital”, la cual se llevó a cabo durante los meses de noviembre y diciembre de 2017, en la cual, entre otros aspectos, se hizo énfasis de los deberes y prohibiciones referentes al conocimiento y cumplimiento de las funciones asignadas a los servidores, se llevó a cabo para el mes de febrero y marzo dos capacitaciones. Para la segunda, tercera y cuarta fase se llevó a cabo entre la Oficina de Control Interno (teniendo como fundamento la cultura del autocontrol y la autogestión) y la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario (prevención de comportamientos con incidencia disciplinaria), dos campañas adelantadas con el apoyo del equipo de comunicaciones del Departamento, en la que se promovió la cultura de la autogestión y el autocontrol en el cumplimiento de los valores del código de integridad y los principios de la contratación y la gestión contable, incluyendo la custodia y cuidado de los bienes a cargo de los servidores del Departamento. Las campañas fueron difundidas por los medios internos de comunicación de la Entidad (correo electrónico institucional, wallpaper y a través de un árbol que se diseñó de forma física para tal fin, (en las raíces se encontraban los valores del código de integridad, en el tronco tenían las palabras autocontrol y autogestión y en las ramas los principios de la contratación y posteriormente los deberes de la contabilidad), éstas tuvieron lugar entre el 09/07/2018 y hasta el 05/09/2018 y el 22 de octubre a la fecha, respectivamente.





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En la primera de éstas, se incentivó a los servidores públicos para que registraran en papeles en forma de hojas cómo aplicaban desde su labor los valores y principios antes mencionados. Así mismo, se realizó premiación por parte de la Directora del Departamento a los servidores públicos con mayor participación en registrar sus aportes en las hojas del árbol y dando un reconocimiento escrito a los demás participantes, se publicó en el Boletín Número 65 los ganadores de la campaña. En la primera capacitación se recordaron las responsabilidades a que está sujeto el Servidor Público: Civil, Penal, Fiscal y Disciplinaria, en ésta última se hizo énfasis en deberes y prohibiciones muy puntuales para supervisores de contratos. De esta manera, el Departamento durante la vigencia 2018 desplegó acciones tendientes a prevenir al interior de la Entidad, una mayor incursión en faltas disciplinarias, especialmente las relacionadas con el incumplimiento a los manuales de funciones y competencias laborales. Así como aquellas relacionadas con la pérdida o hurto de bienes, elementos, documentos o información a cargo de los servidores.

4.6 Posicionar el portafolio de servicios del DASCD a través de una estrategia digital y

audiovisual En este plan de acción se logró el cumplimiento del 100%, a través de la realización de la estrategia digital con “Liliana la Youtuber” realizamos 30 vídeos para los clientes internos donde les contamos a cerca de la Evaluación de Desempeño, FRADEC, Rendición de Cuentas entre otros.

4.7 Intervención documental Dentro de la Intervención se han realizado las siguientes actividades:

● Inventario en estado natural del Fondo Acumulado de la Entidad, garantizando el control del acervo documental y optimizando los tiempos de búsqueda.

● A 31 de diciembre de 2018, se presenta un avance del 39,50% equivalente a 254 metros lineales de acuerdo a la Tabla de Valoración Documental – TVD y TRD.





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● Intervención de las series de Conceptos de los años 2015, 2016 y 2017, Contratos de los años 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018, procesos disciplinarios 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018, de acuerdo a la Tabla de Retención Documental - TRD.

● Actualización del inventario documental en un 60%. Si bien es cierto en el reporte del plan de acción se evidencia un cumplimiento del 100%, teniendo en cuenta que la meta establecida para intervención era de 27% del fondo documental y se logró un 39.5% de intervención del fondo documental, la meta fue superada en 37%.

4.8 Elaboración de instrumentos de gestión documental En desarrollo de este proyecto se elaboraron y actualizaron los siguientes instrumentos de gestión documental alcanzando un cumplimiento de 91%:

Manual del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo

Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia: Aprobado por Comité Interno de Archivo el 30 de noviembre.

Modelo de Requisitos para la Gestión de documentos electrónicos: Elaboración del documento, el cual debe ser ajustado a las necesidades de la entidad teniendo en cuenta restricciones de tipo presupuestal para la adquisición de software. Falta realizar diagnóstico del CORDIS.

Tablas de Control de Acceso: Aprobado el 27 de diciembre de 2018

4.9 Centralización documental En la ejecución de este proyecto se alcanzó un 100% de cumplimiento, desarrollando las siguientes actividades:

Se capacita al funcionario designado para la administración del archivo

Se crea instructivo de digitalización de documentos.

Se crea la carpeta compartida ARCHIVO_DASCD bajo la estructura de la Tabla de Retención Documental.

Se continúa con los préstamos de los expedientes.

Se inicia con la inserción de documentos para los Contratos vigencia 2017 y 2018, conceptos 2017 y 2018 la cual consiste en archivar los documentos o piezas documentales en los respectivos expedientes que ya están creados. Se continúa con inserción de las series de la Dirección, series de la Oficina de Control Interno.

Realizar mesas de trabajo con las áreas para llegar acuerdos de entrega de la nueva documentación.

4.10 Actualización TRD Se realizó elaboración de un diagnóstico, que relató el estado actual del instrumento convalidado y el impacto que sufriría, a causa de la reestructuración del DASCD.





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Se estableció un plazo de 4 meses para la entrega de todos los instrumentos que componen la Tabla de Retención actualizados, estos son: Documento Introductorio, Cuadros de Caracterización Documental, Cuadro de Clasificación Documental, Fichas de Valoración Documental y la TRD orgánico funcional. Se han tenido resultados a la fecha:

Documento Diagnostico terminado.

Cronograma de Visitas a las áreas, totalmente desarrollado.

Proyecto de Tablas de Retención Documental actualizadas y ajustadas a la nueva estructura orgánica y funcional del DASCD.

Cuadro de Clasificación Actualizado.

Avances en el diligenciamiento de los Cuadros de Caracterización de las siguientes dependencias:

• Dirección • Oficina Asesora de Planeación • Oficina de Control Interno • Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicaciones • Subdirección Técnico-Jurídica del Servicio Civil Distrital.

Por otro lado, se tiene pendiente:

Actualización del documento introductorio: El documento introductorio, que más se asimila a un manual de uso del instrumento, se ha planteado para ser terminado a mediados del mes de enero.

Fichas de Valoración Documental: Dados los cambios en las funciones y la creación de nuevas dependencias, se previó en un inició, el surgimiento de nuevas Series Documentales de Carácter misional, las cuales requieren de una valoración Jurídica e Histórica.

Adicionalmente, se requiere de una actividad de tipo operativo, que también se planteó para el mes de enero de 2019, y es la de la estructuración física de la TRD. Esta consiste en:

Revisión de coherencia entre los instrumentos.

Impresión del instrumento.

Firma de las tablas por parte de los lidere de cada área.

Ajustes (de ser requeridos por la dependencia)

Presentación del instrumento ante el Comité que la aprueba.

Recopilación de anexos requeridos para presentar la TRD.

Reconstrucción de los entregables.

Envió al Archivo de Bogotá Teniendo en cuenta lo anterior, se tuvo un cumplimiento de 61% en el desarrollo de este proyecto del plan de acción.

4.11 Ejecución del Plan Ambiental del DASCD El estado actual de cumplimiento del plan de acción PIGA año 2019 es de un 90% en general al mes de noviembre se han realizado la totalidad de las actividades programadas, dentro de las cuales se encuentran:





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En el año 2018 Se realizaron las siguientes capacitaciones:

● Dos (02) capacitaciones sobre el uso eficiente de agua una en los meses de febrero y agosto. ● Dos (02) capacitaciones sobre el uso eficiente de la energía en los meses de marzo y septiembre. ● Dos (02) capacitaciones sobre Gestión Integral de residuos en los meses de abril y octubre. ● Dos (02) capacitaciones sobre manejo de residuos peligrosos y atención de emergencias

ambientales, en los meses de mayo y noviembre. ● Una (01) capacitación sobre Consumo Sostenible en el mes de Febrero. ● Una (01) capacitación Sobre Cambio Climático en el mes de abril, se tiene programada otra para

el mes de diciembre. Se han realizado con corte a 30 de noviembre tres (03) revisiones Hidrosanitarias en los meses de marzo, junio y septiembre, falta una revisión programada para el mes de diciembre. Se realizaron dos (02) Inventarios de luminarias y Puntos hidrosanitarios del Departamento en los meses de febrero y noviembre. Se enviaron los siguientes TIP’s:

● Tres (03) tips de uso eficiente y ahorro de agua en los meses de mayo agosto y noviembre ● Dos (02) tips de uso eficiente y ahorro de energía en los meses de abril y julio, se tiene programado

para el mes de Diciembre el envío de otro tip. ● Dos (02) tips sobre ahorro de papel en los meses de marzo y noviembre de 2018.

Se realizaron Once (11) Inspecciones comportamentales de Separación de Residuos y Uso de la energía en los meses de Enero, febrero, Marzo Abril, Mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre y noviembre. Se realizó un (01) simulacro de emergencia Ambiental en el mes de junio de 2018.

Se realizaron tres (03) inspecciones a los Kit de emergencia Ambiental en los meses de marzo, junio y septiembre, se tiene programada una inspección más para el mes diciembre de 2018.

Se realizó un diagnóstico de los contratos que cumplen con la cláusula ambiental en el mes de marzo de 2018. Se actualizó el listado de chequeo de los contratos que cumplen con la inclusión de la cláusula ambiental al 70% de los contratos que lo requieren, en los meses de enero, abril, agosto y octubre. Se concertó e implementó el Plan de Movilidad Sostenible del Departamento va en un 98% de cumplimiento se espera llegar al 100% al finalizar el mes de diciembre de 2018. Se realizó la semana ambiental del Departamento en la primera semana de junio de 2018.

Se realizaron los seguimientos de consumo de Papel en los meses de enero, abril, julio y octubre de 2018.





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4.12 Aplicación nuevo marco normativo contable Con corte al 31 de diciembre de 2018 se culminó con el 100% de cumplimiento de este proyecto.

4.13 Caracterización partes interesadas y mejoramiento en el servicio al ciudadano Este proyecto logró un cumplimiento del 70% con corte a 31 de diciembre de 2018, teniendo en cuenta que quedó sin ejecutar la caracterización de usuarios internos del Departamento. Las actividades requeridas para la caracterización de usuarios externos se adelantaron en su totalidad, como resultado del cual se presentó el documento al Comité Directivo.

4.14 Actualización de los procesos a cargo de la dependencia en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y la Actualización de la ISO 9001-2015

Con corte al 31 de diciembre de 2018 se reporta un avance del 93% así: 1. Proceso de Gestión de Talento Humano

Con relación a la actualización de los procesos a cargo del proceso de gestión de talento humano, con corte al 31 de diciembre de 2018 se revisaron y actualizaron 16 procedimientos, 53 formatos, 1 guía, 1 protocolo, 1 manual, 2 planes y 5 programas.

Se actualizó la hoja de vida de los indicadores y se realizó la medición mensual de los mismos

Se revisó la matriz de riesgos y se hizo el seguimiento en las fechas establecidas. 2. Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Ambientales

Durante la vigencia 2018 se actualizó Procedimiento Buenas Prácticas de Almacenamiento en la versión 1. Los demás procedimientos y formatos serán incluidos en el Plan de Acción de la vigencia 2019.


Se revisó la matriz de riesgos y se hizo el seguimiento en las fechas establecidas. 3. Proceso de Gestión Documental

Durante la vigencia 2018 se actualizaron 28 documentos, falta por actualizar 5 correspondientes los procedimientos para la Administración De Correspondencia, Préstamo y Consulta de Documentos y Control De Registros, Instructivo para la Aplicación y Actualización TRD y Protocolo Control de Registros


Se revisó la matriz de riesgos y se hizo el seguimiento en las fechas establecidas. 4. Proceso de Gestión Financiera

Con corte a 31 de diciembre de 2018, los procedimientos, instructivos y formatos de contabilidad y presupuesto, así como el Manual de Políticas Contables y la caracterización del proceso financiero, se encuentran actualizados en la carpeta del SIG. Está pendiente la actualización del procedimiento de Ejecución Presupuestal.


Se revisó la matriz de riesgos y se hizo el seguimiento en las fechas establecidas.





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5. Proceso de Gestión de la Comunicación

Se actualizaron los procedimientos de Comunicación Organizacional y Publicaciones, quedando pendiente la revisión y actualización de los procedimientos de Divulgación y cubrimiento de eventos y de Comunicación Externa


Se revisó la matriz de riesgos y se hizo el seguimiento en las fechas establecidas. 6. Proceso Atención al Ciudadano

Durante la vigencia 2018 se actualizaron los procedimientos y los formatos de atención al ciudadano.


Se revisó la matriz de riesgos y se hizo el seguimiento en las fechas establecidas.

5 PERSONAL A CARGO DE PLANTA Y CONTRATISTAS Para el cumplimiento de sus responsabilidades, la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario a diciembre de 2018 contaba con el siguiente personal:

No. Cargo Código Grado N°

empleos

Tipo de cargo (Temporal, de

Carrera, o Provisional)

Observación

1 Profesional Especializado

222 21 5

De las cinco personas vinculadas, tres están en periodo de prueba. Las dos restantes están vinculadas en carrera administrativa

Estos profesionales desempeñan funciones en

las áreas de Recursos físicos, Talento Humano,

Presupuesto, Contabilidad y los procesos Disciplinarios

2 Profesional Universitario

219 15 1 Provisional Las funciones asignadas son trámite de novedades

de personal y nómina


219 11 1 Provisional Apoyo profesional al

proceso de gestión de talento humano


219 9 1 Provisional Profesional líder del proceso de Gestión

Documental

5 Auxiliar Administrativo

407 20 2 Uno en encargo y otro en provisionalidad

Un empleo corresponde al responsable del almacén

y el otro apoya en el proceso Gestión de

Talento Humano en la expedición de bonos,





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No. Cargo Código Grado N°

empleos

Tipo de cargo (Temporal, de

Carrera, o Provisional)

Observación

respuestas a solicitudes, reporte de permisos e incapacidades y en el Proceso de Gestión Documental en la

inserción de documentos en las historias laborales.


407 19 2 Uno en carrera y otro en periodo de prueba

Un funcionario desarrolla labores de apoyo al proceso de gestión

financiera y el otro está asignado al trámite de

radicación de correspondencia.

7 Secretario 440 19 2 Uno en encargo y otro provisional

Un funcionario ejerce las funciones secretariales de la Subdirección y el otro está asignado a gestión

documental.


407 16 2 Provisionales Auxiliares de apoyo al

proceso de gestión documental

Adicionalmente, durante la vigencia 2018, se contó con la prestación de los siguientes servicios a través de contratación:

No. Nombre Objeto Valor Plazo Fecha de

inicio

Estado actual del contrato

1 Laborum Fashion Ltda

Adquirir los elementos y equipos necesarios para la Brigada de emergencias y atención de emergencias en el DASCD.

8.724.500 1 mes 11/01/2018 Finalizado

2 Sandra Milena Rojas Fajardo - Andrés Romero

Prestar servicios profesionales para apoyar el control y monitoreo a la ejecución de los recursos y compromisos del proyecto 1182 "A la vanguardia de la capacidad institucional"

28.950.000 7 meses 18/01/2018 Finalizado

3 Pedro Nel Campos González

Prestar servicios profesionales para apoyar a las áreas en la estructuración de los documentos previos y el mejoramiento del proceso de gestión contractual del DASCD

100.800.000 12

meses 22/01/2018 En ejecución





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inicio


4 Cesar Augusto Vera Ávila

Prestar servicios profesionales para apoyar al DASCD, en el desarrollo e implementación de lineamientos, planes, programas y estrategias en materia de gestión de seguridad y Salud en el Trabajo.

56.700.000 12


5 Efraín Camilo Jurado Saavedra

Prestar servicios profesionales para apoyar la gestión administrativa y financiera de la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario

43.200.000 12


6 Daniel Alexander Melo Velásquez

Prestar servicios técnicos de apoyo al proceso de gestión documental del DASCD.

27.500.000 11

meses 23/01/2018 Finalizado

7 Ligia Rodríguez Tovito

Prestar servicios de apoyo a los procesos de gestión documental y atención al ciudadano del DASCD.

23.100.000 11


8 Silvia Constanza Sánchez Del Campo

Prestar los servicios profesionales para apoyar el proceso de selección de aspirantes a empleos temporales, empleos de libre nombramiento y remoción, y provisión transitoria de empleos de carrera administrativa y las demás situaciones administrativas o provisiones de empleo que requiera el DASCD.

42.225.000 13


9 Leidy Yamile Meza Romero

Prestar servicios de apoyo al proceso de gestión documental y organización del archivo del DASCD.


10 Laura Ximena González Ramírez

Prestar servicios profesionales para apoyar la actualización e implementación del plan institucional de gestión ambiental PIGA del DASCD

41.160.000 11


11 John Manuel Monsalve Forero

Prestar servicios de apoyo al proceso de gestión documental y organización del archivo del DASCD

22.000.000 11






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inicio


12 Sistemas De Información Y Servicios Ltda.

Prestar servicios profesionales para apoyar el proceso de gestión documental del DASCD.

44.000.000 11


13 Mickael Stephen Barrios Coronado



14

Aseguradora Solidaria De Colombia Entidad Cooperativa

Adquirir el programa de seguros que ampare los intereses patrimoniales y los bienes de propiedad del DASCD, aquellos que estén bajo su responsabilidad y custodia, así como cualquier otra póliza de seguros que requiera la entidad en el desarrollo de su objeto.


15 Delivery Colombia S.A.S

Prestar el servicio de recolección, transporte y entrega de la correspondencia del DASCD dentro del perímetro urbano y nacional.

4.600.000 18

meses 26/03/2018 Cancelado

16 Car Scanners Sas

Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para los vehículos que conforman el parque automotor del DASCD.

8.000.000

18 meses

28/03/2018

17 Panamericana Librería Y Papelería S A

Adquirir cámara réflex, que realice captura de video, con accesorios, para los requerimientos técnicos del DASCD

12.383.878 1 mes 28/03/2018 Finalizado

18 Empresa Integral De Soluciones Sas Emisol Sas

Prestar el servicio de revisión, recarga y mantenimiento de los extintores del DASCD.

1.000.000 12


19

Suministro De Papelería Y Artes Gráficas Servipel Limitada

Suministrar elementos de papelería y útiles de oficina para el DASCD.

10.690.505 24


20 Unión Temporal Secancol 2018

VIGILANCIA 36.432.000 19


21 Asear S.A E.S.P ASEO Y CAFETERÍA 39.562.000 19






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inicio


22

Aseguradora Solidaria De Colombia Entidad Cooperativa

Adquirir el programa de seguros que ampare los intereses patrimoniales y los bienes de propiedad del DASCD, aquellos que estén bajo su responsabilidad y custodia, así como cualquier otra póliza de seguros que requiera la entidad en el desarrollo de su objeto.

84.475.146 24


23 Solinoff Corporation S.A.

Adquirir sillas para el aula de capacitación del DASCD.


24

Suministro De Papelería Y Artes Gráficas Servipel Limitada

Adquirir elementos y materiales para la intervención del Archivo y del Fondo Documental Acumulado del DASCD.


25 María Alejandra Jiménez

Prestar servicios profesionales para apoyar el seguimiento y control al proyecto de inversión 1182 "A la vanguardia de la capacidad institucional", así como a la realización de las actividades administrativas y financieras a cargo de la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario.

18.750.000 5 meses 11/09/2018 En ejecución

26 Diana Carolina Díaz

Prestar servicios de apoyo a la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario en la ejecución y mantenimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, de acuerdo con la normatividad vigente.


27 Gustavo Adolfo Forero Carrillo

Prestar los servicios profesionales de apoyo al área de gestión documental del DASCD, para realizar actividades como historiador


28 Solution Copy Prestar el servicio integral de reproducción de documentos para el DASCD.

4.739.000 15


29 Mickael Barrios







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inicio


30 Andrea Ximena Godoy Vanegas

Prestar servicios profesionales para gestionar actividades relacionadas con la atención de requerimientos de los usuarios internos y externos, a través de los diferentes canales de atención dispuestos por la entidad.


31 Inversiones Y Suministros

Suministrar tóneres para las impresoras del DASCD.

20.562.100 12


32 Panamericana Papelería Y Librería

Adquirir una caja fuerte para el DASCD

1.348.600

33 Colombiana De Comercio Sa

Adquirir llantas para el parque automotor del DASCD.

3.978.917

34 Signal Marketing Ltda

Adquirir piezas de comunicación para el posicionamiento de los servicios del DASCD.


35 Yenny Carolina Chacón Acevedo

Prestar el servicio de apoyo al proceso de gestión documental y organización del archivo del DASCD

2.000.000 1 mes 08/01/2019 En ejecución

36 Falabella De Colombia S A

Adquirir televisores para difundir las campañas internas de cultura organizacional del DASCD

10.505.482

6 RETOS Y COMPROMISOS PENDIENTES DEL AREA A CARGO A continuación se relacionan brevemente tales retos y compromisos de la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario para la vigencia 2019.

6.1 Actualización de la Resolución del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, la cual debe incluir el Plan de Sostenibilidad Contable que involucra a todas las áreas de gestión.

De acuerdo con el Nuevo Marco Normativo Contable para las entidades de Gobierno plasmado en la Resolución 533 de 2015 y sus modificatorias, así como en la Resolución 193 de 2016 y su anexo, expedidas por la Contaduría General de la Nación, la entidad debe contar con el Plan Anual de Sostenibilidad Contable donde integre a todas las áreas de gestión, planteando las respectivas actividades con fechas y responsables del envío oportuno de la información susceptible de ser reconocida contablemente. Compromisos





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Actualizar la Resolución del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable a más tardar el 31 de marzo de 2019

Elaborar el Plan Anual de Sostenibilidad Contable a más tardar el 31 de marzo de 2019.

6.2 Puesta en marcha de la Herramienta para realizar la retención y el pago de los

aportes de los contratistas, según el Decreto 1273 de 2018 De acuerdo con el Decreto 1273 de 2018 el DASCD debe realizar la retención y el pago de los aportes de los contratistas independientes a partir de junio de 2019. Por tal razón se debe gestionar la herramienta que permita la realización de las retenciones y pago de los aportes de los contratistas. Compromisos

Capacitación en el tema

Gestionar con Secretaría de Hacienda la elaboración de la herramienta

Definir el responsable que al interior del DASCD tendrá la responsabilidad de reportar las novedades de ingreso, retiro y suspensión del contrato, el cálculo de la base de liquidación del aporte, la liquidación de la planilla, el reporte de la planilla al operador, entre otras actividades.

6.3 Fortalecimiento documental del Proceso de Recursos Físicos Durante la vigencia 2019 se requiere actualizar el proceso de recursos físicos en su parte documental, desde la caracterización del proceso, el diseño de procedimientos, formatos, guías, indicadores y matriz de riesgos que reflejen claramente el objetivo del proceso y permita hacer un seguimiento al cumplimiento del mismo.

6.4 Adelantar con la Comisión Nacional del Servicio Civil la convocatoria pública para la provisión de empleos en vacancia definitiva

En cumplimiento de la normatividad vigente, se deben adelantar las gestiones pertinentes para culminar el proceso de convocatoria que actualmente está planeando la Comisión Nacional del Servicio Civil para la provisión definitiva de seis (6) empleos de la entidad.

6.5 Implementación de Centro de Relevo El Departamento Administrativo del Servicio Civil, en cumplimiento de la normatividad vigente, debe poner en funcionamiento el Centro de Relevo que consiste en la implementación de una estrategia digital que facilite la atención incluyente y accesibilidad de población con discapacidad visual y auditiva a los servicios del Departamento.

6.6 Consolidación del proceso de gestión documental Con relación al proceso de gestión documental se tiene como reto para la vigencia 2019 realizar las siguientes actividades:





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Continuar con la centralización del archivo de gestión, intensificando las mesas de trabajo

Realizar el diagnóstico del aplicativo CORDIS junto con la Oficina TIC.

Ajustar el MOREQ de acuerdo a las necesidades de la entidad junto con la oficina TIC.

Entregar la actualización de la Tabla de Retención Documental con sus respectivos anexos al Archivo de Bogotá.

Continuar con el proceso de eliminación del primer periodo al sexto periodo de la Tabla de Valoración Documental.

Digitalizar en su totalidad los contratos 2018.

6.7 Recordación con sentido humano Lograr recordación con sentido humano en los públicos objetivos de las acciones que realiza el DASCD a través de una comunicación de impacto que deje huella. Compromisos:

Cumplir el 100% de las actividades propuestas en el Plan de Comunicaciones.

Aumentar el número de seguidores en las plataformas digitales y redes sociales de la Entidad

6.8 Consolidar la implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo Consolidar la implementación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo en el Departamento, de acuerdo con la normatividad vigente, Decreto 1072 de 2015, a través del desarrollo de actividades de promoción de la salud y prevención de la enfermedad, fortalecimiento del Copasst y Brigada de Emergencias. FIRMA

____________________________________ Nombre: Károl Nerieth León Prieto Cargo: Subdirectora (E) de Gestión Corporativa y Control Disciplinario CONTROL DE CAMBIOS DEL FORMATO:

VERSIÓN No. FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

1.0 Marzo 2015 Creación de la plantilla para el informe de seguimiento y gestión de los procesos del DASCD

2.0 Julio de 2016 Se actualiza el formato

3.0 Junio 2018 Se cambia el título del formato de Informe de gestión por proceso a informe de gestión por dependencia y se ajusta la plantilla y se ajusta su contenido.


INFORME DE GESTIÓN POR DEPENDENCIA

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