INFORME DE GESTIÓN INSTITUCIONALhdv.gov.co/images/paginas/INFORME DE GESTION INSTITUCIONAL F… ·...

1er. Trimestre 2015

Juan Carlos Triana Pérez Gerente

Edilberto Miguel Morales Vásquez Jefe Oficina Asesora de Planeación y D. I.

Villavicencio, Abril del 2015

INFORME DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO E.S.E.

Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 1 de 106

Formato Informe de Gestión Institucional Fecha

vigencia 31/08/2010

Documento Controlado

1

JUNTA DIRECTIVA DEL HOSPITAL

ALAN JARA URZOLA Gobernador Departamento del Meta

Presidente de la Junta Directiva

VLADIMIR SIERRA MARTINEZ Delegado del Gobernador Departamento del Meta

EDUARDO GUILLERMO CADENA Secretario de Salud del Departamento del Meta

ADOLFO HERNANDO MARTINEZ BAQUERO Representante del Sector Productivo

BEATRIZ ASTUDILLO Representante de los Profesionales del Sector Salud


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 2 de 106


vigencia 31/08/2010


2

EQUIPO DIRECTIVO DEL HOSPITAL

JUAN CARLOS TRIANA PEREZ Gerente

ANDREA RODRIGUEZ LOPEZ Oficina de Control Interno

DEBORA YOLANDA MURILLO AGUIRRE Oficina de Control Interno Disciplinario

JUAN CARLOS ORJUELA RODRIGUEZ Oficina Asesora Jurídica

SANDRA CAICEDO SANCHEZ Oficina Asesora Comercial

GABRIEL ARTURO ROJAS ARDILA Subgerente Financiero

GABRIEL ARTURO ROJAS ARDILA Subgerente Administrativo (E)

JAIME ARCHILA GALVIS Subgerente Asistencial

EDILBERTO MORALES VASQUEZ Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 3 de 106


vigencia 31/08/2010


3

INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de lo establecido en las disposiciones legales vigentes, Resolución 743 de (Marzo 15 de 2013) la cual modifica la Resolución 710 de (Marzo 30 de 2012) por medio de la cual se adoptan las condiciones y metodologías para la elaboración y presentación del plan de gestión por parte de los Gerentes o Directores de las Empresas Sociales del Estado del orden territorial, su evaluación por parte de la Junta Directiva y se dictan otras disposiciones, me permito presentar a consideración de la Junta Directiva del Hospital Departamental de Villavicencio E.S.E., los resultados de mayor relevancia alcanzados por la Institución, producto de la gestión realizada durante el periodo comprendido entre el 1º de enero al 31 de Marzo del 2015.

El HOSPITAL con el presente documento pretende dar un informe conforme a Ley, es el consolidado de los diferentes informes de gestión realizados por cada una de las Subgerencias con sus equipos de trabajo y Oficinas Asesoras, donde registran de manera soportada los avances en cada una de las dependencias que lideran, basado en las acciones desarrolladas con los resultados alcanzados en las cuatro grandes áreas que conforman la estructura del Hospital, como son el direccionamiento estratégico integrada por la alta dirección que se soporta en las unidades asesoras, la gestión asistencial con su responsabilidad misional a través de sus unidades funcionales de producción, la gestión administrativa y la gestión financiera, soportadas en sus correspondientes unidades funcionales de apoyo. Con este primer documento, se da soporte a la gestión en la administración del Hospital Departamental de Villavicencio E.S.E., que debe ser de uso y dominio para la comunidad en general. El objetivo de este Informe correspondiente al primer trimestre vigencia 2015 es dar a conocer los resultados de las acciones y estrategias definidas y aplicadas a través de nuestro Plan de Desarrollo Institucional ¡Construyendo Salud, Construimos Paz! Con este monitoreo concretamos de manera explícita el Mejoramiento Continuo y ajustes necesarios para re-direccionar nuestros esfuerzos hacia nuestra Visión.

JUAN CARLOS TRIANA PEREZ Gerente


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 1 de 106


vigencia 31/08/2010


1

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

1. MARCO INSTITUCIONAL Misión 7 Visión 7 Principios 8 Valores 8 Política de Calidad 9 Objetivos Estratégicos 9

2. GESTION ESTRATEGICA

2.1. Planeación Estratégica y Operativa 10

2.2. Desarrollo Institucional 15

2.3. Gestión de Control Interno y MECI 30

2.4. Gestión Jurídica 33

2.5. Gestión Comercial 36

2.6. Gestión de Control Interno Disciplinario 39

3. GESTIÓN ASISTENCIAL

3.1. Cubrimiento de la Población por Régimen 41

3.2. Atenciones en Salud 42

3.3. Indicadores de Calidad 49

3.4. Indicadores de Oportunidad 51

3.5. Indicadores de Productividad y Eficiencia 53

3.6. Proporción de Vigilancia de Eventos Adversos 55

3.7. Indicador de Porcentaje de Satisfacción de los Usuarios 56

3.8. Avances y logros más importantes de la Gestión Asistencial 57


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 2 de 106


vigencia 31/08/2010


2

4. GESTIÓN FINANCIERA

4.1. Indicadores de Gestión Contable 60

4.2. Gestión Presupuestal 67

4.3. Gestión de Cartera 69

4.4. Gestión de Tesorería 72

4.5. Gestión de Costos 75

5. GESTIÓN ADMINISTRATIVA

5.1. Gestión del Talento humano 80

5.2. Gestión Documental 87

5.3. Gestión de Compras y Suministro 89

5.4. Gestión de Almacén 91

5.5. Gestión de Mantenimiento Biomédico 92

5.6. Gestión de Mantenimiento Hospitalario 95

5.7. Gestión de Aseo y Desinfección 100

5.8. Gestión del Servicio de Alimentos 105


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 3 de 106


vigencia 31/08/2010


3

Tabla de Contenido

Tabla No. 1: Consolidado de la Evaluación de los Planes de Trabajo del Periodo comprendido entre el 1°. De Enero y el 31 de Marzo de 2015. ............................. 10

Tabla No. 2: Seguimiento a la Ejecución de los Planes de Trabajo. ..................... 12 Tabla No 3. Cuadro Resumen de la Calificación por Objetivo Estratégico .......... 13 Tabla No. 4: Seguimiento a la Ejecución del Plan de Acción Institucional 2015. 14

Tabla No. 5: Distribución del Estado de Cumplimiento de las Acciones de Mejoramiento .................................................................................................................. 17

Gráfica No. 1: Cumplimiento PMCC año 2014 por grupo de estándar de Acreditación. ................................................................................................................... 18

Gráfica No. 2: Cumplimiento PMCC histórico Hospital Departamental de Villavicencio. ................................................................................................................... 18

Gráfica No. 3: Porcentaje de Cumplimiento en Realización de Mantenimiento Contratos suscritos por régimen. ................................................................................ 22

Gráfica No. 4: Encuesta de Solicitudes Resueltas. .................................................. 23

Gráfica No. 5: Copias de Seguridad almacenadas y Tamaño en Disco. ............. 24 Tabla No. 6: Gestión de Control Interno MECI ......................................................... 30

Tabla No. 7: Consolidado de Derechos de Petición y Acciones de Tutela. ......... 33 Gráfica No. 6: Contratos suscritos por régimen ........................................................ 33

Tabla No. 8: Procesos Judiciales. ............................................................................... 34 Tabla No. 9: Gestión Comercial. ................................................................................. 36

Gráfica No. 7: Contratos suscritos por régimen ........................................................ 37

Gráfica No. 8: Número de ERP que califican satisfactorios los servicios recibidos .......................................................................................................................................... 38

Tabla No. 10: Comparativo Actuaciones Control Interno Disciplinario ................. 39 Tabla No.11: Cubrimiento de la población por régimen .......................................... 41

Gráfica No. 9: Cubrimiento de la Población por Régimen. ..................................... 41

Tabla No. 12: Atenciones en Salud ............................................................................ 42

Gráfica No. 10: Consulta de Urgencias. ..................................................................... 42 Gráfica No. 11: Procedimientos Quirúrgicos Realizados. ....................................... 43

Gráfica No. 12: Partos Atendidos. ............................................................................... 44

Gráfica No. 13: Exámenes de Laboratorio. ............................................................... 45 Gráfica No. 14: Estudio de Imágenes Diagnósticas. ............................................... 46

Gráfica No. 15: Sesiones de Terapia ......................................................................... 47 Gráfica No. 16: Consultas Especializadas. ............................................................... 48

Tabla No. 13: Indicadores de calidad ......................................................................... 49 Gráfica No. 17: Número de Actos Quirúrgicos Programados. ............................... 49


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 4 de 106


vigencia 31/08/2010


4

Gráficas No. 18 y 19: Porcentaje y Número de Actos Quirúrgicos Programados. .......................................................................................................................................... 50

Tabla No. 14: Indicadores de oportunidad ................................................................. 51 Gráfica No. 20: Días de Espera Consulta Externa. .................................................. 51

Gráfica No. 21: Días de Espera Cirugía Programada. ............................................ 52 Tabla No. 15: Indicadores de productividad y eficiencia ......................................... 53

Gráfica No. 22: Número de Egresos. ......................................................................... 53

Gráfica No. 23: Porcentaje Ocupacional .................................................................... 54

Tabla No. 16: Proporción de vigilancia de eventos adversos................................. 55 Gráfica No. 24: Proporción de Vigilancia de Eventos Adversos ............................ 55 Tabla No. 17: Porcentaje de satisfacción de usuarios............................................. 56

Gráfica No. 25: Porcentaje de Satisfacción de los Usuarios. ................................. 56 Tabla No. 18: Indicadores de Gestión Contables ..................................................... 60

Gráfica No. 26: Indicador - Capital de Trabajo a 31 de marzo 2015 ..................... 60 Gráfica No. 27: Indicador – RAZÓN CORRIENTE ................................................... 61

Gráfica No. 28: Indicador – SOLIDEZ ........................................................................ 62 Gráfica No. 29: Indicador – Nivel de Endeudamiento.............................................. 63

Gráfica No. 30: Indicador – Margen Operacional de Utilidad. ................................ 64

Tabla No. 19: Equilibrio o déficit presupuestal del periodo (pesos). ..................... 65

Gráfica No. 31: Déficit Presupuestal 1er. Trimestre 2014 - 2015. ......................... 65

Tabla No. 20: Porcentaje de Participación de Ingresos provenientes de la Venta de Servicios de Salud en la Financiación de la Entidad 1er. Trimestre 2014 vs. 1er. Trimestre 2015. ...................................................................................................... 66

Gráfica No. 32: Ingresos Recaudados por Venta de Servicios de Salud. ............ 66 Tabla No. 21: Ejecución Presupuestal de Ingresos ................................................. 67

Gráfica No. 33: Ejecución Presupuestal de Ingresos. ............................................. 67 Tabla No. 22: Ejecución Presupuestal de Gastos .................................................... 68

Gráfica No. 34: Ejecución Presupuestal de Gastos 1er. Trimestre 2014 vs 1er. Trimestre 2015. .............................................................................................................. 68 Tabla No. 23: Indicadores Cartera .............................................................................. 69

Gráfica No. 35: Días Promedio de Cobro. ................................................................. 69

Gráfica No. 36: Rotación de Cartera .......................................................................... 70 Tabla No. 24: Indicadores Cartera .............................................................................. 71

Gráfica No. 37: Porcentaje de Cartera por Edades ................................................. 71 Tabla No. 25: Gestión de giros por Tesorería 1er. Trimestre 2014 vs. 2015. ..... 72

Gráfica No. 38: Gestión de Giros por Tesorería ....................................................... 72

Tabla No. 26: Monto de la Deuda de Salarios superior a (1) mes. 1er. Trimestre 2014 vs. 2015. ................................................................................................................ 73

Tabla No. 27: Monto de la deuda de aportes a Seguridad Social y Parafiscales 1er. Trimestre 2014 vs. 2015. ...................................................................................... 73

Tabla No. 28: Monto de la deuda a Contratistas o terceros superior a un (1) Mes 1er. Trimestre 2014 vs. 2015. ...................................................................................... 74


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 5 de 106


vigencia 31/08/2010


5

Gráfica No. 39: Monto de la deuda a Contratistas o terceros superior a un (1) Mes. ................................................................................................................................. 74 Tabla No. 29: Comparativo 2014-2015 Estado de Resultados. ............................. 75

Gráfica No. 40: Ingresos vs. Costos del 2015. ......................................................... 75 Gráfica No. 41: Comparativo 1er. Trimestre 2014 vs. 2015. .................................. 76

Tabla No. 30: Rentabilidad por Unidad Funcional 2015.......................................... 76 Gráfica No. 42: Ingresos – Costos por Unidad Funcional 2015 ............................. 77

Tabla No. 31: Comparativo de Gastos 2014-2015. .................................................. 78 Tabla No. 32: Indicadores ............................................................................................ 78 Tabla No. 33: Margen de Rentabilidad por Unidad Funcional ............................... 79

Tabla No. 34: Comportamiento Planta de Personal 1er. Trimestre 2014 vs 2015 .......................................................................................................................................... 80

Gráfica No. 43.A: Composición Detallada Total Cargos en la Planta ................... 80

Gráfica No. 43.B: Composición Detallada Total Cargos en la Planta ................... 81

Gráfica No. 43.C: Composición Total Cargos Vacantes ......................................... 81

Tabla No. 35: Contratación y Distribución de Personal según tipo de Vinculación. .......................................................................................................................................... 82

Gráfica No. 44.A: Comparativo Personal según Tipo de Vinculación ................... 82

Gráfica No. 44.B: Comparativo Personal según Tipo de Vinculación ................... 83

Gráfica No. 44.C: Comparativo Personal según Tipo de Vinculación................... 83

Tabla No. 36: Indicadores Unidad Funcional de Talento Humano 1er. Trimestre 2014-2015. ...................................................................................................................... 84

Gráfica No. 45: Cumplimiento Programa de Bienestar ........................................... 84 Gráfica No. 46: Cumplimiento al Programa de Capacitación ................................. 85

Gráfica No. 47: Cumplimiento Cronograma Evaluación del Desempeño............. 86 Tabla No. 37: Comparativo medición de indicadores años 2014- 2015 ............... 87

Gráfica No. 48: Porcentaje de Historias Clínicas Foliadas ..................................... 87

Tabla No. 38: Indicadores de Compras y Suministros ........................................... 89 Gráfica No. 49: Ejecución Plan de Compras 1er. Trimestre 2014 vs 2015 .......... 89

Tabla No. 39: Cumplimiento frente a respuesta oportuna de solicitudes ........... 91 Gráfica No. 50: Porcentaje de Respuestas Oportuna a las Solicitudes ............... 91

Gráfica No. 51: Actualización de Inventarios ............................................................ 91 Tabla No. 40: Indicadores Mantenimiento Biomédico ............................................. 92

Gráfica No. 52: Porcentaje de Cumplimiento Cronograma de Mantenimiento Preventivo. ...................................................................................................................... 93

Gráficas No. 53 y 54: Porcentaje de Cumplimiento de Mantenimiento Correctivo .......................................................................................................................................... 94

Tabla No. 41: Indicadores de Mantenimiento Hospitalario comparativo primer trimestre 2014 – 2015 ................................................................................................... 95 Gráfica No. 55: Cumplimiento al Cronograma de Mantenimiento Preventivo ..... 95

Gráfica No. 56: Oportunidad en Respuesta a Solicitudes de Mantenimiento ...... 96 Gráfica No. 57: Oportunidad en Restablecimiento del Servicio ............................. 97


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 6 de 106


vigencia 31/08/2010


6

Gráfica No. 58: Porcentaje de Ejecución de Recursos del Presupuesto ............. 98

Gráfica No. 59: Gestión de Acciones Correctivas y Preventivas ........................... 99

Gráfica No. 60: Nivel de Cumplimiento Plan de Trabajo ......................................... 99 Gráfica No. 61: Gestión de Servicios no Conformes ............................................. 100

Tabla No. 42: Indicadores de Aseo y Desinfección. .............................................. 100

Gráfica No. 62: Generación de Desechos Biológicos ............................................ 101

Gráfica No. 63: Generación de Desechos Reciclables ......................................... 101

Gráfica No. 64: Elementos Corto punzantes y Otros Dispositivos. ..................... 102

Gráfica No. 65: Producción de Ropa Lavada 1er. Trimestre 2014 vs. 1er. Trimestre 2015. ............................................................................................................ 103

Gráfica No. 66: Confección Ropa Hospitalaria ....................................................... 104

Tabla No. 43: Indicador de Raciones Alimenticias Comparativo 1er. Trimestre 2014 VS 2015. ............................................................................................................. 105

Gráfica No. 67: Indicador de Raciones Alimenticias 1er. Trimestre 2014 vs. 1er. Trimestre 2015 ............................................................................................................. 105

Gráfica No. 68: Indicador de Fórmulas Lácteas Comparativo 1er. Trimestre 2014 vs. 2015. ........................................................................................................................ 106


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 7 de 106


vigencia 31/08/2010


7

1. MARCO INSTITUCIONAL:


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 8 de 106


vigencia 31/08/2010


8


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 9 de 106


vigencia 31/08/2010


9


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 10 de 106


vigencia 31/08/2010


10

2. GESTIÓN ESTRATÉGICA

2.1. Planeación Estratégica y Operativa del Hospital

2.1.1. Formulación y Evaluación de los Planes de Trabajo 2015. Tabla No. 1: Consolidado de la Evaluación de los Planes de Trabajo del Periodo comprendido entre el 1°. De Enero y el 31

de Marzo de 2015.

ITEM DEPENDENCIA RESPONSABLE

PROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO % CUMPLIMIENTO A 31 DE MARZO DEL

2015

1 OFICINA ASESORA JURÍDICA

JUAN CARLOS ORJUELA RODRÍGUEZ 25%

2 OFICINA ASESORA COMERCIAL

SANDRA LUCIA CAICEDO SÁNCHEZ 25%

3

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO ANDREA RODRÍGUEZ LÓPEZ 24%

4

OFICINA ASESORA DE CONTROL DISCIPLINARIO DEBORA YOLANDA MURILLO AGUIRRE 25%

5

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL EDILBERTO MIGUEL MORALES VASQUEZ 21%

6

Subproceso de Desarrollo Institucional, seguimiento y evaluación de planes y programas y proyectos de Inversión EDILBERTO MIGUEL MORALES VASQUEZ 25%

7 Subproceso de Gestión de Calidad

JENNY XIMENA VERA ROJAS 17%

8

Subproceso de Sistemas de información Estadística

EDUARDO GARCIA VILLAMARIN Y JOSE ANTONIO PALMA BACCA 23%

SUBTOTAL 24%

PROCESOS MISIONALES

SUBGERENCIA ASISTENCIAL

JAIME ARCHILA GALVIS 1 UNIDAD FUNCIONAL DE

PRODUCCIÓN DE URGENCIAS ANA MARIA PINILLA 25%

Subproceso Referencia y Contra referencia NINFA MARIA LOPEZ 25%

2

UNIDAD FUNCIONAL DE PRODUCCIÓN CONSULTA EXTERNA HAYDEE CASTRO MURCIA

25%

3

UNIDAD FUNCIONAL DE PRODUCCIÓN DE HOSPITALIZACIÓN SANDRA MILENA ASCANIO

25%

4 UNIDAD FUNCIONAL DE PRODUCCIÓN MEDICINA CRITICA

DORA INÉS MORA RIVERO

24% UCI ADULTO

UCI PEDIÁTRICA

UCI NEONATAL

5

UNIDAD FUNCIONAL DE PRODUCCIÓN CIRUGÍA Y OBSTETRICIA

BIBIANA SALGADO CABALLERO 20%

6

UNIDAD FUNCIONAL DE PRODUCCIÓN DE SERVICIOS ONCOLÓGICOS "USCAO" YENNY PAREDES

25%

7

UNIDAD FUNCIONAL DE PRODUCCIÓN APOYO Y DIAGNOSTICO ROCIO CASTIBLANCO

24%

8 Terapia Física ANA MARIA SALINAS VARON 25%


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 11 de 106


vigencia 31/08/2010


11

9 Terapia Respiratoria

SANDRA PATRICIA SOTO 23%

10 Imagenología

MARIBEL CAMACHO 25%

11 Laboratorio Clínico

YEIMY AGUDELO 23%

12 Patología

JORGE LUQUE 25%

13 Banco de Sangre

NOHORA GUTIERREZ 23%

14 Subprocesos de Servicios Farmacéuticos OSCAR GONZALEZ

25%

15 UNIDAD FUNCIONAL DE PRODUCCIÓN SALUD MENTAL GLORIA VÉLEZ ARIAS

25%

16 UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO ATENCIÓN AL USUARIO MARIELA PALOMINO FERNÁNDEZ

25%

17 UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO EPIDEMIOLOGÍA E INVESTIGACIÓN ÁNGELA GÓMEZ NEYRA

10%

SUBTOTAL 23%

PROCESOS DE APOYO

SUBGERENCIA FINANCIERA GABRIEL ARTURO ROJAS ARDILA

1 UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO CONTABILIDAD

CLAUDIA PATRICIA SASTOQUE RUBIO 24%

2 UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO PRESUPUESTO

MARÍA CONSUELO CÁRDENAS BUITRAGO 25%

3 UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO TESORERÍA

HILDA INÉS LADINO SEGURA 24%

4 UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO CARTERA

OSCAR CORTES SANDINO 25%

5 UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO COSTOS

ALEXANDER CLAVIJO RODRIGUEZ 24%

SUBTOTAL PROCESOS DE APOYO 24%

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA GABRIEL ARTURO ROJAS ARDILA (E)

1 UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO TALENTO HUMANO

ELSA LIGIA FIGUEROA SARAY 25%

2

Subproceso Salud Ocupacional y Medio Ambiente

MONICA BIBIANA SANCHEZ RIVAS 15%

3 Subproceso de Suministros GERMAN DIONISIO SANTIAGO PARDO 24%

4 UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO ALMACÉN

MARITZA MUÑOZ 25%

5 Subproceso Mantenimiento Hospitalario

MONICA RAMIREZ ARCINIEGAS 24%

6 Subproceso Mantenimiento Biomédico JEFFRI A. PERA 20%

7 Subproceso Aseo y Desinfección YURY VELANDIA 25%

8 Subproceso Servicio de Alimento CLAUDIA DURAN 17%

9 Subproceso Gestión Documental MARLY YOLIE QUINTANA DAZA 23%

SUBTOTAL SUBGERENCIA 22% 82%

GRAN TOTAL 23% Fuente: Planes de trabajo de los diferentes Procesos y Subprocesos


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 12 de 106


vigencia 31/08/2010


12

Tabla No. 2: Seguimiento a la Ejecución de los Planes de Trabajo.

DEPENDENCIAS MARZO 31/2015

(%)

OFICINA ASESORA JURÍDICA 25%

OFICINA ASESORA COMERCIAL 25%

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

24%

OFICINA ASESORA DE CONTROL DISCIPLINARIO

25%

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

21%

TOTAL OFICINAS ASESORAS 24%

SUBGERENCIA ASISTENCIAL 23%

SUBGERENCIA FINANCIERA 24%

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

22%

TOTAL NIVEL DE CUMPLIMIENTO ACUMULADO 23%

Fuente: Planes de trabajo de los diferentes Procesos y Subprocesos

Análisis de los resultados:

Marzo 31 de 2015: La evaluación de los Planes de Trabajo vigencia 2015 con corte a

31 de marzo, arrojo un resultado consolidado de nivel de cumplimiento por parte de

las Oficinas Asesoras del 24%, Subgerencia Asistencial 23%, Subgerencia Financiera

24% y la Subgerencia Administrativa 22%. El nivel de cumplimiento consolidado de la

totalidad de los Planes de Trabajo de la Institución es del 23%. Lo anterior

corresponde al 25% de lo programado anualmente. Es decir que para el primer

trimestre el nivel de cumplimiento consolidado es del 23%.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 13 de 106


vigencia 31/08/2010


13

2.1.2. Formulación y Evaluación del Plan de Acción Institucional vigencia

2015 (Enero a Marzo de 2015).

Tabla No 3. Cuadro Resumen de la Calificación por Objetivo Estratégico

No. OBJETIVO

ESTRATÉGICO

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

(%) Marzo 31/15

PONDERACIÓN

CALIFICACIÓN PROMEDIO

METAS ALCANZADAS

RESULTADO PONDERADO

1 DESARROLLAR LA GESTION

GERENCIAL, ORGANIZACIONAL Y ESTRATEGICA

96% 0.1% 5 0.005

2

FORTALECER LOS PROCESOS DE GESTIÓN CLINICA PARA MEJORAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE

SALUD.

87% 73% 5 3.407

3

MEJORAR LOS PROCESOS DE GESTIÓN FINANCIERA Y

ADMINISTRATIVA PARA ASEGURAR LA SOSTENIBILIDAD Y

RENTABILIDAD INSTITUCIONAL

94% 26% 4 1.167

4

CONSOLIDAR LA INTEGRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD Y EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

81% 0.2% 5 0.010

5

FORTALECER Y AFIANZAR LAS RELACIONES HUMANAS

TECNOLOGICAS Y COMERCIALES PARA LA SATISFACCIÓN DE LOS

USUARIOS

94% 0.6% 5 0.029

6

DESARROLLAR PROCESOS BASADOS EN LA TRANSPARENCIA

PARA MEJORAR LA RELACIÓN ENTRE LOS CUIDADANOS Y LOS

ENTES DE CONTROL

100% 0.1% 5 0.005

TOTAL CALIFICACIÓN 100 4.622 Fuente: Evaluación de Planes de trabajo a 31 de Marzo de 2015


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 14 de 106


vigencia 31/08/2010


14

Tabla No. 4: Seguimiento a la Ejecución del Plan de Acción Institucional 2015.

No. OBJETIVO ESTRATÉGICO No. METAS PARA 2015

PONDERACIÓN

MARZO 31 DE 2015

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

METAS (%)

CALIFICACIÓN PROMEDIO

METAS ALCANZADAS

RESULTADO PONDERADO

1 DESARROLLAR LA GESTION

GERENCIAL, ORGANIZACIONAL Y ESTRATEGICA

12 0.1% 96% 5 0.005

2 FORTALECER LOS PROCESOS DE

GESTIÓN CLINICA PARA MEJORAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE

SALUD.

15 73% 87% 5 3.407

3

MEJORAR LOS PROCESOS DE GESTIÓN FINANCIERA Y

ADMINISTRATIVA PARA ASEGURAR LA SOSTENIBILIDAD Y RENTABILIDAD

INSTITUCIONAL

32 26% 94% 4 1.167

4 CONSOLIDAR LA INTEGRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL

INTERNO

8 0.2% 81% 5 0.010

5

FORTALECER Y AFIANZAR LAS RELACIONES HUMANAS

TECNOLOGICAS Y COMERCIALES PARA LA SATISFACCIÓN DE LOS

USUARIOS

5 0.6% 94% 5 0.029

6

DESARROLLAR PROCESOS BASADOS EN LA TRANSPARENCIA

PARA MEJORAR LA RELACIÓN ENTRE LOS CUIDADANOS Y LOS ENTES DE

CONTROL

9 0.1% 100% 5 0.005

TOTALES 81 100 4.622


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 15 de 106


vigencia 31/08/2010


15

PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL 2015

Objetivos Estratégicos: (6) Seis Estrategias: 35 Objetivos Específicos: 73 Metas: 81 Ejecución: Cumplimiento de Planes de Trabajo Formato - FR-PDI-03

La calificación final obtenida al culminar el periodo a 31 de Marzo de 2015 es de 4.622 la cual refleja una Gestión Sobresaliente – Satisfactorio en la cual el cumplimiento de las actividades programadas en el Plan Acción Institucional se van ejecutando acorde a lo esperado.

2.2. Desarrollo Institucional 2.2.1. Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional.

Las acciones realizadas durante este primer trimestre 2015 desde la oficina asesora de planeación de la ESE Hospital Departamental de Villavicencio fueron:

Formulación Plan de Acción Vigencia 2015

Consolidación de los planes de trabajo

Consolidación del Informe de Gestión.

Entrega oportuna a la Gerencia de la información de Registro Individual de Prestaciones – RIPS, del primer trimestre, dando así cumplimiento al indicador No. 8 de la Resolución 743 del 15 de marzo del 2013.

Implementación del tablero de Control a través de los indicadores de gestión, estos se implementaron para ser diligenciados por cada proceso del Hospital. La información de los indicadores se hace a través de la herramienta de Google Drive, al igual que el diligenciamiento de los planes de trabajo, en sus respectivos formatos.

Actualización del Mapa de Riesgos

Gobierno en Línea

Actualización del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 16 de 106


vigencia 31/08/2010


16

2.2.2. Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad - Subproceso de Gestión de la Calidad.

a. Habilitación

El Hospital Departamental de Villavicencio mantiene las condiciones de habilitación realizando jornadas constantes de auto verificación de las condiciones de habilitación de acuerdo a la normatividad vigente y estableciendo acciones para la corrección de los hallazgos de esta actividad. Para que el ejercicio de auto verificación sea acorde a la normatividad, los profesionales del subproceso de Gestión de Calidad realizaron la capacitación en Auto verificación de Condiciones de Habilitación de acuerdo a la Resolución 2003 de 2013, dirigida a los coordinadores de las unidades asistenciales y a los procesos de apoyo para fortalecimiento de sus habilidades y competencias en el componente de Habilitación. Al igual, el hospital ha dado cumplimiento con el reporte de las novedades al Registro Especial de Prestadores de Servicios de salud, dado a la revisión periódica y juiciosa del portafolio de servicios de salud.

b. Mejoramiento Continuo de la Calidad

La Autoevaluación de los estándares de Acreditación, se realiza en cumplimiento de la Resolución 2181 de 2008, Resolución 0123 de 2012, Resolución 710 de 2012 y la Resolución 743 de 2013. Este ejercicio de Autoevaluación, se efectúa, utilizando como referente el Manual de Acreditación en Salud Ambulatorio y Hospitalario, adoptado según la Resolución 0123 de 2012 del Ministerio de Salud y Protección Social. El grupo de estándares de “Sedes Integradas en Red”, se excluyen de la autoevaluación por no aplicar en nuestra institución, al igual que 4 estándares del grupo de los asistenciales por tratarse de servicios de odontología general y sedes en red. Teniendo en cuenta que en la implementación del componente de Acreditación en salud en lo relacionado con el ciclo de mejoramiento de la vigencia 2014, la consolidación y validación de evidencias para generar el informe de la Efectividad en la Auditoria para el mejoramiento Continuo de la Calidad culminó en la tercera semana de Marzo de 2015, por lo cual no fue posible iniciar en el primer trimestre el ciclo de mejoramiento partiendo de la autoevaluación, para la presente Vigencia. La capacitación de la Autoevaluación de Acreditación se realizará en el siguiente trimestre al igual que la autoevaluación por los grupos de acreditación.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 17 de 106


vigencia 31/08/2010


17

Efectividad en la Auditoria para el mejoramiento Continuo de la Calidad El Plan de Mejoramiento Continuo de la Calidad, con enfoque en Acreditación, definido para la vigencia 2014, se realizó en cumplimiento de lo definido en el Decreto 2181 de 2008, directriz de implementación del componente de Acreditación en salud en lo relacionado con el ciclo de preparación o ciclo de mejoramiento y en atención al Plan de Gestión Gerencial. El informe se genera una vez obtenida las evidencias que soportan el cumplimiento del Plan de parte de cada uno de los equipos de Acreditación. Cada uno de los equipos de acreditación: Direccionamiento, Gerencia, Asistenciales, Recursos Humanos, Gestión del Ambiente Físico, Mejoramiento, Gestión de la Tecnología y Gerencia de la información, levantaron planes de mejoramiento, los cuales al agruparlos conforman el Plan de Mejoramiento Continuo de la Calidad con enfoque en Acreditación del Hospital Departamental de Villavicencio E.S.E, para la vigencia 2014. Este plan de mejoramiento, lo conforman 78 acciones de mejoramiento, las cuales se orientan al cumplimiento de los estándares del Sistema Único de Acreditación, definidos en el Manual de Acreditación en Salud Ambulatorio y Hospitalario y el cual fue adoptado por la Resolución 0123 de 2012. En la siguiente tabla se presenta la distribución del estado de cumplimiento de las acciones de mejoramiento por grupos de estándares de Acreditación con fecha de corte a 31 de diciembre del año 2014.

Tabla No. 5: Distribución del Estado de Cumplimiento de las Acciones de Mejoramiento

Grupo de Estándares Acciones de

Mejoramiento

No. Acciones

Cumplidas

No. Acciones

Incumplidas

Porcentaje de Cumplimiento

año 2014

ASISTENCIALES 14 14 0 100%

GESTIÓN DE TECNOLOGÍA 8 5 3 63%

GESTIÓN DEL AMBIENTE FÍSICO 12 12 0 100%

RECURSOS HUMANOS 10 10 0 100%

GERENCIA DE LA INFORMACIÓN 11 11 0 100%

MEJORAMIENTO 5 5 0 100%

GERENCIA 10 10 0 100%

DIRECCIONAMIENTO 8 7 1 88%

No. Acciones PMCC 2014

Acciones de Mejoramiento

No. Acciones Cumplidas

Porcentaje de Cumplimiento año

2014

78 74 95%


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 18 de 106


vigencia 31/08/2010


18

Gráfica No. 1: Cumplimiento PMCC año 2014 por grupo de estándar de Acreditación.

Análisis de los Resultados:

El cumplimiento general del Plan de Mejoramiento Continuo de la Calidad con enfoque en Acreditación de la vigencia 2014 fue de 95%; el cual evidencia una tendencia estable de acuerdo al año anterior y notable mejoría en relación a los tres años anteriores.

Gráfica No. 2: Cumplimiento PMCC histórico Hospital Departamental de Villavicencio.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 19 de 106


vigencia 31/08/2010


19

Análisis de los Resultados: Las evidencias que soportan el nivel de cumplimiento del Plan de Mejoramiento Continuo de la Calidad con enfoque en Acreditación, se encuentran disponibles en la oficina del subproceso de gestión de calidad en caso de requerirse verificación, las cuales fueran enviadas por cada uno de los responsables de realizar las acciones de mejoramiento.

2.2.3. Sistemas de información y estadística:

Subproceso de Estadística:

De acuerdo con lo plasmado en los planes institucionales para la vigencia 2015, El Subproceso de Estadística Hospitalaria realizó las siguientes actividades y gestiones propias del subproceso como tal: Producción Hospitalaria Se adelantaron las acciones de: captura, consolidación y reporte de las actividades de producción de servicios médico-asistenciales en las unidades de: Consulta Externa, Hospitalización, Urgencias, Apoyo Diagnóstico, USCAO y Salud Mental. Igualmente, se establecieron las diferencias que se están presentando al comparar los datos del Sistema Dinámica Gerencial, con los diligenciados manualmente en medios físicos y hojas de cálculo. Se concluye que las diferencias obedecen principalmente a las siguientes causas:

1. No se digitan en el sistema todos los datos de servicios prestados, igualmente en los registros manuales, tampoco se incluyen todas las actividades realizadas a los pacientes.

2. Se ingresan datos que no corresponden a los tratamientos y servicios prestados a los usuarios, (diagnósticos y médico tratante, no corresponden, entre otros).

3. Hace falta retroalimentar y/o reprogramar algunos aspectos del sistema de información, (algunos reportes generan datos o información diferente, a pesar de ser solicitados bajo los mismos parámetros de consulta.)


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 20 de 106


vigencia 31/08/2010


20

Indicadores Se recopiló la información para el cálculo de los indicadores de: Calidad, Oportunidad, Ocupación Hospitalaria, Alertas Tempranas y Productividad. En este aspecto, los indicadores que presentaron un comportamiento positivo fueron: Mejoró significativamente la oportunidad en la asignación de citas de medicina especializada. (Debido al incremento de horas contratadas por especialista y/o a la disminución en la cantidad de usuarios que consultan) Los indicadores que presentaron disminución fueron los de productividad en el área de apoyo diagnóstico. La variación en estos indicadores es analizada y presentada en el ítem de Gestión Asistencial. Respecto de la conciliación de los datos para determinar algunos indicadores, se presentan diferencias que obedecen a la interpretación que se da por parte de los actores del proceso, Ej. (los Egresos Hospitalarios, según al norma, son aquellos en los cuales el paciente sale de la institución luego de permanecer internados por mas de 24 horas, según los coordinadores del área asistencial, se deben incluir además de estos, todos los traslados intrahospitalarios e internaciones de más de 6 horas). De otra parte también influye considerablemente la existencia de camas virtuales en el sistema de información y sobre todo el irregular manejo que se hace de ellas en el sistema. Esta interpretación y circunstancia virtual, producen variaciones significativas, que alejan de la realidad a los indicadores, lo cual, no permiten establecer planes de mejoramiento adecuados, ni la toma de decisiones de manera correcta y oportuna. Igualmente, se establecieron las principales causas de consulta y egreso presentadas en el Hospital durante la vigencia 2014. (Perfil epidemiológico 2014) Tramite a Resoluciones: Se continúa dando trámite a los requerimientos del Ministerio de Salud en lo referente a las Resoluciones 247 de 2014 y 4505 de 2012, actividad cuyo cumplimiento oportuno de los correspondientes términos, se ha visto afectado por las siguientes circunstancias: 1. Rotación o falta de continuidad del recurso humano en el proceso, este aspecto se

ha caracterizado por prolongadas incapacidades y retiro de las personas asignadas al proceso.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 21 de 106


vigencia 31/08/2010


21

2. Falta de perfil o idoneidad de algunas personas designadas para reemplazar a las que se retiran e incapacitan. (se requiere personal calificado en áreas de la salud, no administrativas).

Respecto de las otras Resoluciones del Ministerio, (123 de 2015; 2463 de 2014; 4725 de 2011) no se están tramitando, debido a la falta de recursos, en primer lugar y por la poca claridad que existe, respecto de la pertinencia de reportar o no esta información. (Dado que, el Hospital no cuenta con programas específicos para el tratamiento de estas patologías y que los diagnósticos no son cargados correctamente al sistema de información, no se está seleccionando esta información) Decreto 2193 /04 Se cargó la totalidad de datos o cifras requeridos por la norma, dentro de los términos de la misma. En conclusión, se dio cumplimiento al 95% del total de actividades propias del Subproceso de Estadística para el primer trimestre de 2015.

Subproceso de Sistemas:

Indicador 10: Oportunidad en la entrega del reporte de información en cumplimiento de la Circular Única expedida por la Superintendencia Nacional de Salud o la norma que la sustituya. Evidencias: El reporte de información en cumplimiento de la Circular Única expedida por la Superintendencia Nacional de Salud se realizó La oficina de Sistemas cumple con el indicador de reporte de información en las fechas establecidas. Indicador 11: Oportunidad en el reporte de información en cumplimiento del Decreto 2193 de 2004 o la norma que la sustituya. Se cumple con el indicador de reporte de la información http://201.234.78.38/SIHO/. Decreto 2193 de 2004 Condiciones y procedimientos para la disposición de información periódica y sistemática de la gestión de las IPS públicas. De las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud al Ministerio de Salud y Protección Social Información de carácter anual.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 22 de 106


vigencia 31/08/2010


22

1. Soporte y mantenimiento Preventivo de los equipos de cómputo de la red de datos.

Año 2015 (1er Trimestre). Acción - Explicación Cantidad. cumplimiento

Mantenimiento preventivo de equipos de cómputo se realiza 1 vez al año, para el año 2015 se programó formatear el equipo, reinstalación de programas, aplicativos, configuración de impresoras, actualización de antivirus.

95 computadores. 6 Mantenimientos de Impresoras

72%

Año 2014 (1er Semestre).

Acción - Explicación Cantidad. cumplimiento

Mantenimiento preventivo de equipos de cómputo se realiza 2 veces al año, la falta de repuestos, elementos de limpieza, sopladora y los soportes diarios a la red de datos limitaron el cumplimiento.

118 computadores. 18 Mantenimientos de Impresoras.

45%

Gráfica No. 3: Porcentaje de Cumplimiento en Realización de Mantenimiento Contratos suscritos por régimen.

Indicador = Cantidad de equipos intervenidos x 100% / Nº total de equipos programados para el mantenimiento preventivo. Porcentaje de cumplimiento en realización de mantenimiento preventivo de hardware

2. Soporte a la infraestructura de red de datos. Año 2015 (1er Trimestre).

Acción - Explicación Cantidad cumplimiento

Soporte al software y hardware de la infraestructura de red de datos del HDV – soporte presencial y remoto a usuarios del sistema de información.

1209 solicitudes de soporte atendida por el equipo de soporte de la oficina de sistemas.

100%


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 23 de 106


vigencia 31/08/2010


23

Año 2014 (1er Semestre) Acción - Explicación Cantidad cumplimiento

Soporte al software y hardware de la infraestructura de red de datos del HDV – soporte presencial y remoto a usuarios del sistema de información.

Reporte 26.06.2014 al 08.08.2014 = 260 solicitudes de soporte entendida por el equipo de soporte de la oficina de sistemas.

100%

Gráfica No. 4: Encuesta de Solicitudes Resueltas.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 24 de 106


vigencia 31/08/2010


24

3. Copias de Seguridad al sistema de Información. Año 2015 (1er Trimestre).


Backups de la base de datos del sistema de Información. Dinámica Gerencial. 96.4Gb.

2 veces al día. – enviar copia de seguridad a la Gobernación del Meta. Almacenada

Servidor 3 DVD sistemas.

100%

Backups Sistema de Información de Gestión Documental. Base de datos Control Doc. – 1 vez al día sobre la media noche. 479Mb

Almacenada Servidor 1 100%

Backups a la base de datos del correo Institucional Zimbra.

El aplicativo se encuentra instalado en un servidor físico, características técnicas óptimas para brindar estabilidad en el servicio y capacidad de almacenamiento.

100%

Año 2014 (1er Trimestre).


Backups de la base de datos del sistema de Información. Dinámica Gerencial. 71.9 Gb.

2 veces al día. – enviar copia de seguridad a la Gobernación del Meta.

Almacenada Servidor 3 DVD sistemas.

100%

Backups Sistema de Información de Gestión Documental. Base de datos Control Doc. – 1 vez al día sobre la media noche. 466 Mb.

Almacenada Servidor 1 100%

Backups a la base de datos del correo Institucional Zimbra.

El aplicativo Zimbra se encuentra instalado en una máquina virtual y su capacidad de almacenamiento esta al limite

40%

Gráfica No. 5: Copias de Seguridad almacenadas y Tamaño en Disco.

Backups de la base de datos del sistema de

Información. Dinámica Gerencial Backups Sistema de Información de Gestión Documental. Base de datos Control Doc.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 25 de 106


vigencia 31/08/2010


25

4. Soporte al Sistema de Información:

1. Copiar Tarifas del 2014 al 2015 de las Plantillas

205, 206 y 207.

2. Capacitaciones a respuestas a Interconsultas.

3. Listados e informes requeridos por los diferentes

coordinadores.

4. Traslados de Pacientes y Terceros.

5. Reporte Generado de Activos Fijos con Costos

6. Modificación Reporte Triage por Medico

7. Modificación de los diagnósticos D50, D52, D53,

E40, E41, E42, E43, E46, E63, E64, P07

diagnósticos no obligados a notificación.

8. Listado de usuarios afiliados a las EPS

contributivos y Subsidiados de acuerdo a derecho

de petición.

9. Modificación Tipos de Historia del Recién Nacido

HINEO01.

10. Modificación Tipos de Historia RANES1.

11. Modificación de los tipos de historia de

hospitalización de acuerdo al acta 001 del 2015

comité de historias clínicas

12. Análisis de Riesgos a la Infraestructura de la Red

de Datos.

13. Creación del tipo de historia NOTMED Nota

Medico General según acta 001 del 2015 comité

de historias clínicas.

14. Creación tipo de historia clínica Hoja de Gastos

Sala de Cirugía

15. Listado caracterización de la población octubre,

noviembre y diciembre 2014

16. Parametrización de las fechas del servidor en los

Anexos 9 y 10 de Urgencias.

17. Análisis de los riesgos en la infraestructura de la

red de datos

El día 30 de Marzo de 2015 se realizó revisión al

Servicio de Urgencias Primer Piso.

El día 31 de Marzo de 2015 se realizó revisión al

Servicio de Urgencias Pediatría, Observación

Urgencias Segundo Piso, Cardiología, Terapia

Física y Respiratoria y Coordinación Medica.

18. Creación y asignación de permisos a Usuarios en

Dinámica Gerencial.Net.

19. Revisar tarifas 2015 para que los valores de los servicios estén actualizados al momento de facturar.

20. Revisar manuales 001, 002, 003, 004, 006, 007

productos no cubiertos facturación.

21. Elaborar consulta traslado en cartera para

conciliaciones.

22. Pruebas de cierre año 2014 en contabilidad para

presentar informes financieros a los entes de

control.

23. Comparar cirugías Socimedic vs facturación x

servicios para informes estadísticos

Soporte de novedades del sistema de información Dinámica Gerencial.Net reportadas a la oficina de sistemas. Cumplimiento: 95%


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 26 de 106


vigencia 31/08/2010


26

5. Administración y actualización de la página web – Intranet del HDV.

www.hdv.gov.co.

http://intranet/intranethdv/

Cumplimiento: 100% Actualización y publicación de información en la página web institucional www.hdv.gov.co, al igual que información de interés en la página intranet/intranethdv

Publicación de acciones de Tutelas, Derechos de petición, listados de contratos.

Noticias Audiovisuales.

Convocatorias publicas

Plan anticorrupción 2015-04-08

Publicación POAI 2015.

Plan de Gobierno en Línea.

Boletín Gestión de Calidad.

Presupuesto.

Documento Plan Anticorrupción.

Informe anual de Gestión.

Estados financieros.

Políticas Institucionales.

6. Soporte técnico en la publicación oportuna de los siguientes informes:

Confecamaras. ree.rue.com.co Contraloría Departamental. http://www.contraloriameta.gov.co/site/index.php?id=90 Supersalud.

Cumplimiento: 100%

http://www.hdv.gov.co/

http://intranet/intranethdv/

http://www.hdv.gov.co/

http://www.contraloriameta.gov.co/site/index.php?id=90


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 27 de 106


vigencia 31/08/2010


27

7. Soporte Sistema de Información – Aplicativos 100%

La pretensión del presente informe es dar cuenta del avance de actividades trimestrales

- Se realizó actualización a la aplicación web en ASP.NET con motor de base de datos SQL Server 2005 de oficina de Jurídica 100% terminada.

Opcion

Busqueda o filtrado

por nombres-------

Asignar abogado a

cargo del proceso

Modificacion solo por

el administrador del

area juridica

-------

Informes

Cargar automaticamente

el demandado "Hospital

departamental de

Villavicencio"

Agregar a Informacion de

proceso/Despacho de

conocimiento los items

Procuraduria General-

Procuraduria Regional

Asignar abogado a

cargo del proceso

Posibilidad de

modificar el riesgo

"Alto-Medio-Bajo"

Proceso con boton de

opcion de busqueda

manual de Informe junto

a Buscar

Nuevo

proceso

Actualizar

Proceso

Busqueda

avanzada

Al realizar la busqueda

por el numero del

proceso que cargue el

resto de la informacion

para ser actualizada

Mostrar mas campos en

el DataGrid

------- ------- -------

Crear tablas que

contengan ultimo

comentario echo, fecha

de modificacion, y tipo

de riesgo

Al descargar verificar

el filtrado para

imprimir con

observaciones y

fechas

-------

Cargar las

observaciones

realizadas con el

usuario y la fecha

de registro

-------

Actualizacion solicitada

- Se realizó publicación en la intranet de un formulario para la actualización del directorio telefónico institucional.

- Se encuentra en proceso de creación con un avance del 80% de una aplicación

web en ASP.NET con motor de base de datos SQL Server 2005 para el área de calidad con los siguientes requerimientos

ConsultarQue sea visible a los

demas usuarios

Agregar campos con

observaciones

Documentos de solo

visualizacion, no

descargas

IngresarSolo dos usuarios

administradores------- -------

ModificarSolo dos usuarios

administradores

Llevar registro de

cambios, usuario que lo

realizo

Modificar la version

Informes Control de cambios ------- -------


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 28 de 106


vigencia 31/08/2010


28

8. Diseño, Instalación y Adecuaciones de Red.

1. Instalación y adecuación de la red de datos

de la oficina de Compras. 2. Instalación y adecuación de la red de datos

de la Subgerencia Administrativa. 3. Instalación y adecuación de la red de datos

de procesa.

4. Instalación y adecuación de red de datos del punto de Radiología.

5. Instalación y adecuación de red de datos del punto Laboratorio, telefonía IP

6. Instalación y adecuación de red de datos del punto de la oficina de Aseo y desinfección.

Cumplimiento: 100%

9. Capacitaciones a Funcionarios ingresaron nuevos 2014 HDV - Sistema de Información.

PERSONAL ENERO FEBRERO MARZO TOTAL

MEDICO GENERAL 3 2 2 7

ESPECIALISTA

1 14 15

AUX 5 12 9 26

JEFES 1 6 4 11

TERAPEUTA

0

PSICOLOGA

1

1

NUTRICIONISTA

0

TRABAJO SOCIAL

4

4

ANESTESIOLOGO

4

4

TOTAL 68

Se le crearon las Plantillas para procedimientos QX y Medicamentos en Dinámica para Cirugía Oncología Dr. Chaparro.

Cumplimiento: 100% 10. Diagnóstico, Caracterización e identificación de riegos de la red de datos del Hospital

Departamental de Villavicencio. Inventario de los elementos de la infraestructura de la red de datos del Hospital Departamental de Villavicencio.

Cumplimiento: 90%


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 29 de 106


vigencia 31/08/2010


29

11. Identificación, formulación de necesidades y justificación de los proyectos del plan de

compras 2015

OBJETO DEL CONTRATO A REALIZAR: ADQUISICION DE EQUIPOS DE COMPUTO E IMPRESORAS PARA EL HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO E.S.E OBJETO DEL CONTRATO A REALIZAR: LICENCIAMIENTO, ACTUALIZACIÓN, SOPORTE Y ASISTENCIA CALIFICADA A LOS MODULOS ADMINISTRATIVOS Y ASISTENCIALES DE DINAMICA GERENCIAL HOSPITALARIO - SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 30 de 106


vigencia 31/08/2010


30

2.3. Gestión de Control Interno y MECI

Avances y logros obtenidos en el periodo vigencia de 2015.

Tabla No. 6: Gestión de Control Interno MECI

Actividad % de Calificación Periodo anterior

% de Calificación Periodo actual

Variación (%)

Evaluación Sistema de Control Interno ( Anual) 81.65 (2013) 83.2 (2014)

1.6

Cumplimiento Auditorias Programadas

6

17

-0.9

Seguimiento Planes de Mejoramiento concertados CDM

25

25 0

Seguimiento Planes de Mejoramiento concertado por procesos.

25

25

0

Acompañamiento y asesoría Riesgos

25

25

0

Evaluación Sistema de Control Interno Presenta un amento la evaluación del 2014 frente al 2013 de %1.6, la entidad se encuentra en un nivel SATISFACTORIO: cumple de forma completa y bien estructurada con la aplicación del modelo de control interno, se toman acciones derivadas del seguimiento y análisis de la información interna y externa, permitiendo la actualización de sus procesos. La Política de Riesgos es conocida y aplicada por todos los procesos. Se cuenta con mapas de riesgos por proceso y el institucional, lo que facilita la gestión de sus riesgos.

Cumplimiento de Auditorias Programada: en el primer trimestre del año se cumple el programa de auditorías de en un 11 % debido a que se cerró la primera auditoria, pero el auditado solicito plazo para respuesta al informe preliminar, el cual será en la primera semana de abril y a su vez en la segunda semana se emitirá informe final a la gerencia , en cuanto a la auditoria que se programó al proceso de cirugía no se pudo iniciar debido a que talento humano no ha asignado el profesional de la salud que va apoyar a la oficina en esta actividad

Seguimiento Planes de Mejoramiento concertados CDM. La Oficina en el primer trimestre 2015, realizo seguimiento a las acciones formuladas al plan de mejoramiento ante la Contraloría Departamental del Meta, se presentó informe a la gerencia, y al ente de control en los formatos respectivos.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 31 de 106


vigencia 31/08/2010


31

Seguimiento Planes de Mejoramiento concertado por procesos. Este indicador se mantiene debido a que la oficina de control interno continua realizando seguimientos a los planes de mejoramiento por procesos suscritos.

Acompañamiento y asesoría Riesgos: Se mantiene el indicador, debido a que la Oficina de Control Interno realizó capacitación y asesoría personalizada a algunos responsables de los procesos en identificación de riesgos de gestión.

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

FORTALEZAS

En el Hospital Departamental de Villavicencio E.S.E, la Alta dirección continua mostrando compromiso y apoyo al fortalecimiento del Sistema de Control Interno y al sistema de Gestión de la calidad, liderando los Comités de Gerencia y el Comité Coordinador de Control Interno donde se exponen las diferentes situaciones que se han presentado en las áreas administrativas y asistenciales, adquiriendo compromisos que contribuyen al mejoramiento continuo de los procesos. Se dio aplicabilidad al decreto 943 de 2014, en todas sus etapas. Se realizó un diagnóstico al clima ético laboral generando la actualización del código de ética. Anualmente se formula el plan de bienestar, social e incentivos y el plan de capacitación, se desarrolló durante todo la vigencia el programa de inducción en el cual se incluyeron temas jurídicos (anticorrupción) y el fomento de la cultura del auto control. La entidad cuenta con la plataforma estratégica actualizada y herramientas de planeación actualizadas en donde se formulan acciones realizándole su respectivo seguimiento. Los indicadores de los diferentes procesos fueron actualizados, al igual que las políticas, caracterizaciones y demás documentos inmersos en el sistema de gestión de la calidad. La entidad fortaleció la administración del riesgo, actualizando el Manual de Administración de Riesgos MN-PDI-01, identificando, analizando y valorando los riesgos, actualizando el mapa de riesgos por procesos, institucional e identificó el mapa de riesgos de corrupción, permitiendo la generación de alarmas y elaboración de mecanismos orientados a prevenirlos o mitigarlos. En cuanto a la evaluación y seguimiento la entidad desarrollo herramientas para la autoevaluación de la gestión y continuó trabajando en el sostenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, cumpliendo los ciclos de autoevaluación y formulando el Plan de Mejoramiento Continuo de la Calidad PMCC, al cual se le realizó su respectivo seguimiento, así mismo se viene trabajando en la implementación de los estándares de acreditación. La oficina de Control Interno fortalece la cultura del Autocontrol, a través de notas informativas en los canales internos de la entidad y en las inducciones. Se fortaleció el elemento de auditoría interna y planes de mejoramiento ajustando y actualizando los procedimientos e incluyéndolos en el sistema de gestión de la calidad, se ha realizado la medición del sistema de Control Interno a través de las evaluaciones realizadas cada 4 meses y publicación de los resultados de las mismas. Se realizó un plan de auditorías, aprobado por el Comité de Control Interno, dando como resultado formulación de planes de mejoramiento por procesos, con su respectivo seguimiento. La entidad formuló planes de mejoramiento ante la Contraloría Departamental del Meta, se le realizó seguimiento por parte de los líderes de los procesos y por la oficina de control interno. La cuenta de la vigencia fiscal del 2013, feneció producto de la revisión realizada por la Contraloría Departamental del Meta. La conformación del equipo coordinador de control interno al igual que el equipo integrado del sistema de


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 32 de 106


vigencia 31/08/2010


32

gestión de la calidad y MECI (SIGAME) fueron actualizados. Se tienen establecidos espacios de participación con la comunidad, permitiendo una veeduría y control social permanente a través página Web, comunicación interactiva con el ciudadano (Chat), la entidad cuenta con una oficina de atención al usuario en donde son presentadas las Peticiones Quejas, Reclamos y Felicitaciones, el indicador de oportunidad mejoró con respecto al año anterior y se presenta un informe de seguimiento a las PQRF en reunión de equipo del Sistema Integrado de gestión de la Calidad y MECI (SIGAME). En la página web de la entidad se cuenta con el enlace al Sistema Único de Información de tramites SUIT, en donde se puede acceder a la información de trámites. Con respecto a la rendición de cuentas, se realizó audiencia pública de rendición de cuentas dando participación a la ciudadanía donde se obtuvo una evaluación favorable. La entidad cuenta en la intranet con la herramienta PQR cliente interno la cual fue socializada. Se actualizó el Manual de Producción de Comunicaciones MN-GD-01, se atendieron las recomendaciones del Comité de Archivo Departamental actualizando las tablas de retención documental las cuales fueron presentadas a dicho comité para su respectiva aprobación. La entidad cuenta con políticas de Humanización de la atención, Buena convivencia y Buen trato. Se documentó la política de Gobierno en Línea, se cuenta con un inventario de información a publicar en la página web y se construyó un punto de información en Urgencias con las adecuaciones necesarias para la atención a usuarios.

DEBILIDADES

Los elementos y variables susceptibles a mejora son:

interiorización del código de ética,

Programa de re inducción continúo.

Analizar la encuesta e informe de resultados del clima laboral, para la formulación del plan de bienestar social, y de incentivos.

Análisis y ajuste de la estructura organizacional teniendo en cuenta las proyecciones de la entidad en la oferta de nuevos servicios.

Revisión al modelo de operación por procesos

Establecer planes de mejoramiento individual.

Tablas de retención documental pendientes de aprobación.

No se cuenta con un plan de comunicaciones actualizado.

El software de la entidad en la vigencia 2014 no fue actualizado.

Respuesta oportuna a la entrega de evidencias del cumplimiento de las acciones formuladas en los planes de mejoramiento.

Fuente: Archivo Oficina Asesora de Control Interno


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 33 de 106


vigencia 31/08/2010


33

2.4. Gestión Jurídica

Tabla No. 7: Consolidado de Derechos de Petición y Acciones de Tutela.

PROCESOS JUDICIALES Enero a

Marzo 31 2014

Enero a Marzo 31

2015 Variación

Derechos de Petición Allegados al Hospital 79 98

-2

Contestados 79 98

Acciones de Tutela Allegados al Hospital 53 67

-33

Contestados 53 67

Fuente: Archivo Jurídico.

Gráfica No. 6: Contratos suscritos por régimen

Análisis de los Resultados: Para la presente vigencia la oficina Asesora Jurídica ha trabajado en el cumplimiento del 100% de los Derechos de Petición y Acciones de Tutela. Téngase en cuenta que las principales causas que generan los derechos de petición y acciones de tutela son:


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 34 de 106


vigencia 31/08/2010


34

Derechos de petición:

- Solicitud de copia de la historia clínica - Certificados laborales, con la especificación de los pagos realizados a las CPS - Solicitudes de pago de los laudos arbitrales y convenciones colectivas - Autorizaciones para procedimientos quirúrgicos y medicina no POS - Información y solicitud de documentos públicos (junta directiva, veedurías, JAL y

otros) - Solicitudes para que se reconozca la relación laboral y pago de prestaciones

sociales. Tutelas:

- Solicitando prestación de servicio, por la inexistencia de convenios con las EPS subsidiadas.

- Información sobre el estado de salud de los pacientes y solicitud de citas médicas. Procesos en contra del Hospital Departamental de Villavicencio

Tabla No. 8: Procesos Judiciales.

TIPO DE PROCESO

CANTIDAD

SEGUNDA INSTANCIA

68

NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO

72

REPARACIÓN DIRECTA

71

EJECUTIVO ADMINISTRATIVO

2

PROCESO ORDINARIO LABORAL

18

LLAMADO EN GARANTÍA

2

SENTENCIA PARA PAGO EN CONTRA DEL HOSPITAL.

9

EJECUTIVO LABORAL

2

ACCION CONTRACTUAL – PRIMERA INSTANCIA

1

SENTENCIA A FAVOR DEL HOSPITAL

4

TOTAL PROCESOS

248

Fuente: Archivo de Procesos Judiciales Externos.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 35 de 106


vigencia 31/08/2010


35

Discriminación de procesos por causa

CAUSA CANTIDAD

Presunta falla medica 73

Contrato realidad 18

Demandas laborales y derechos laborales colectivos 2

Otras causas 155

TOTAL PROCESOS 248

Se debe aclarar que la cuantía de estas demandas está alrededor de TRES MILLONES DE PESOS M/CTE (3.000.000) y DOS MIL MILLONES DE PESOS M/CTE (2.000.000.000). Se considera que existe una alta probabilidad de pérdida de los proceso en los de Nulidad y Restablecimiento del Derecho comoquiera que en su gran mayoría son por CONTRATOS REALIDAD. En los de reparación directa esta oficina visualiza que son de mediana y baja probabilidad de pérdida, teniendo en cuenta que las demandas no son contundentes frente a la presunta falla en la prestación del servicio por parte del Hospital Departamental de Villavicencio.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 36 de 106


vigencia 31/08/2010


36

2.5. Gestión Comercial

Tabla No. 9: Gestión Comercial.

Indicador- Actividad- Detalle 1er.

Trimestre 2014

1er. Trimestre

2015

Variación (%)

Índice de ERP con contrato 57,05 58,66 1,61

Porcentaje de distribución de contratos por regímenes

subsidiado 73 75,28 2,28

contributivo 8,3 9,32 1,02

vinculados 7,9 2,08 -5,82

Aseguradoras 5,77 6,14 0,37

Régimen especial 1,8 3,41 1,61

Entes territoriales 1,3 0,82 -0,48

Soat 1,2 1,15 -0,05

Riesgos Laborales 0,49 0,86 0,37

Privados 0,42 0,57 0,15

Medicina Prepagada 0,08 0,37 0,29

Porcentaje de satisfacción de las ERP (Entidad Responsable de Pago)

84.21 86.53 2.32

Variación en Número de la contratación 50.66 45.66 -5.00

Fuente: Archivo Oficina Asesora Comercial

Análisis de los resultados: Se observa que en comparación al periodo anterior, del año 2014 por la gestión comercial y gerencial se aumentó en 1.61% el índice de ERP con contrato suscrito con el hospital, refleja un mejoramiento y fortalecimiento de la relación contractual del Hospital con las ERP.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 37 de 106


vigencia 31/08/2010


37

Porcentaje de distribución de contratos por regímenes:

Gráfica No. 7: Contratos suscritos por régimen


Análisis de los resultados: Comparando el primer trimestre del año 2015 frente a primer trimestre de 2014 se refleja un aumento del 4.91 en el porcentaje de distribución de contratos por regímenes del Régimen subsidiado, Contributivo y especial, lo que evidencia un fortalecimiento en la continuidad de los lasos comerciales entre estas ERP y el Hospital Departamental de Villavicencio E.S.E.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 38 de 106


vigencia 31/08/2010


38

Porcentaje de satisfacción de las ERP (Entidad Responsable de Pago)

Gráfica No. 8: Número de ERP que califican satisfactorios los servicios recibidos


Análisis de los resultados: El porcentaje de satisfacción aumento en un 2.32% comparado el año 2014, lo cual demuestra que progresivamente las ERP están más satisfechas de los servicios brindados por el Hospital. Aunque no se registra un incremento considerable se debe continuar trabajando para que las ERP participen activamente en esta encuesta y permita crear un indicador de calidad que se ajuste a la realidad y permita a su vez realizar acciones de mejoramiento a alcanzar un mayor porcentaje de satisfacción. Aclaración: Se quiere aclarar que en el indicador de la parametrización de los contratos solo se está incluyendo lo que corresponde a los servicios de salud prestados por el Hospital, ya que los medicamentos no son parametrizados por la Oficina Comercial, el encargado de esta labor es Llanopharma.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 39 de 106


vigencia 31/08/2010


39

2.6. Gestión de Control Interno Disciplinario

Tabla No. 10: Comparativo Actuaciones Control Interno Disciplinario

Actuaciones Control Interno Disciplinario

1er. Trimestre

1er. Trimestre

2014 2015

Autos interlocutorios 2 5

Autos de alegatos de Conclusión 12 14

Autos de trámite 33 9

Declaraciones Juramentadas 0 0

Fallos de primera instancia 47 35

Oficios Enviados 18 5

Radicaciones nuevas 0 2

Resolución de formulación de cargos 0 1

Resolución Negando Nulidad 0 0

Resoluciones de Apertura de Indagación preliminar 16 5

Resoluciones de Apertura de Investigación 1 1

Resoluciones de cierre y archivo 2 3

Resolución de apertura a pruebas 0 2

Resoluciones Inhibitorias 4 6

Traslados de alegatos de conclusión 1 4

Versión Libre 3 2

TOTAL 139

94 Fuente: Archivo Oficina Asesora de Control Interno Disciplinario


Declaraciones Juramentadas:

Se observa una disminución en las declaraciones juramentadas, frente al primer trimestre de 2014, en razón a que el número de quejas o informes (radicaciones nuevas) disminuyo notoriamente y esto es lo que conlleva a realizar declaraciones juramentadas.

Radicaciones Nuevas:

Se observa una disminución en nuevas radicaciones en razón a que han

disminuido las quejas y los informes.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 40 de 106


vigencia 31/08/2010


40

Resoluciones de apertura de indagación preliminar Se observa una disminución en estas diligencias en relación con el primer trimestre del 2014, por la misma razón expuesta en el ítem anterior.

Conclusión:

Han disminuido las quejas e informes pro presuntas infracciones a la ley 734 de 2002, lo que implica que el personal de la institución incrementa el sometimiento a la normatividad disciplinaria y al cumplimiento de sus deberes.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 41 de 106


vigencia 31/08/2010


41

3. GESTIÓN ASISTENCIAL

3.1. Cubrimiento de la Población por Régimen

Tabla No.11: Cubrimiento de la población por régimen

No. de Atenciones

Periodo Anterior 2014

Periodo Actual 2015

Variación (%)

Vinculados

5.236 3.381

-35.5%

Subsidiados

19.848 25.069

26.4%

Contributivos

4.810 4.169

-13.4%

Otros

1.880 1.807

-3%

Total

31.774 34.426 8.4%

Fuente: Estadística

Gráfica No. 9: Cubrimiento de la Población por Régimen.


En este cuadro se observa el cumplimiento de la normatividad vigente proyectado para el aseguramiento del 100% de la población, en el que comparado el primer trimestre 2015 con el de 2014 se ve una marcada disminución de la población vinculado del 35.5% con un aumento del 26.4% en aseguramiento lo que evidencia claramente el aumento del aseguramiento de la población del Departamento y la ampliación del POS al régimen subsidiado y estos resultados demuestran que son directamente proporcional una de la otra.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 42 de 106


vigencia 31/08/2010


42

Igualmente se observa una disminución en la atención de la población contributiva y particular en la cobertura comparando año anterior con el presente del 13.4% debido a apertura de nuevas IPS que ofrecen servicios en área locativas más modernas y cómodas.

3.2. Atención en Salud.

Tabla No. 12: Atenciones en Salud

Indicador Clasificación

Periodo anterior

Periodo actual

Variación (%)

Número de atenciones en urgencias Consulta Urgencias 8.491 6.972 -17

Procedimientos Quirúrgicos Realizados

Electivos 1.226 2.866 133.8

Urgentes 996 1415 46.5

Número de Partos Atendidos

Normales 593 516 -13

Cesáreas 285 205 -28.1

Número de Exámenes de Laboratorio

Hospitalizados 66.350 66.531 0.3%

Externos 10.366 8.018 -22.43

Número de estudios de imágenes diagnósticas

Hospitalizados 11.984 11.402 -4.86

Externos 4.580 2.780 -39.31

Número de sesiones de terapia

Hospitalizados 13.464 9.746 -27.62

Externos 4.742 7.589 60.04

Consulta Especializada Consulta Médica 19.056 24.599 29.09

Número de Usuarios atendidos 31.774 34.426 8.35


NUMERO DE ATENCIONES EN URGENCIAS:

Gráfica No. 10: Consulta de Urgencias.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 43 de 106


vigencia 31/08/2010


43

Análisis de la Información:

Se observa una disminución en las consultas de urgencias en el año 2015 del 17% con respecto al primer trimestre 2014, debido que la capacidad instalada del servicio de urgencias ha permanecido en un 414% motivo este por el cual se han tenido que decretar en varias oportunidades emergencia funcional en dicho servicio disminuyendo de esta manera la atención a pacientes. PROCEDIMIENTOS QUIRURGICOS REALIZADOS:

Gráfica No. 11: Procedimientos Quirúrgicos Realizados.


Se observa un aumento del 133.8% en los procedimientos electivos en el año 2015 con respecto al 2014 debido a la implementación de estrategias y la optimización de horas quirúrgicas, distribución de actividades en las diferentes salas de cirugía, contar con stock de mayor capacidad para garantiza la realización de procedimiento para mayor resolución de procedimientos ortopédicos y optimización del recurso humano teniendo en cuenta las competencias, experiencias y agilidad mayor rotación de salas. En cirugía de urgencias se observa un incremento del 46.5 % en el año 2015 con respecto al 2014 a pesar de las emergencias funcionales en el servicio de urgencias y al aumento de traslado de usuario de otras IPS tanto públicas como privadas.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 44 de 106


vigencia 31/08/2010


44

NUMEROS DE PARTOS ATENDIDOS:

Gráfica No. 12: Partos Atendidos.


Se observa una disminución en la atención de partos normales del 13 % en el año 2015 con respecto al año 2014 debido a que en los centros de primer nivel están atendiendo los partos de menor complejidad y a nuestra institución están llegando los trabajo de parto que han presentado alguna complicación y que requieren la atención por parte del ginecólogo y han disminuido la atención de parto por cesárea en un28.1% en la que se puede observar la adherencia a las políticas nacionales de realizar atención de parto humanizado por vía vaginal y disminuir de esta manera la atención por cesárea.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 45 de 106


vigencia 31/08/2010


45

EXAMENES DE LABORATORIO

Gráfica No. 13: Exámenes de Laboratorio.

Análisis de la Información:

Se observa un leve incremento no significativo en la atención de usuarios debido a que disminuyeron los usuarios en urgencias quienes entran a formar parte de este indicador se reajusto en este indicador a los usuarios del servicio de urgencias y se observa una disminución del 22.43% en ambulatorios debido a que no se contó con contrato con la EAPB que más usuarios tiene en la Región.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 46 de 106


vigencia 31/08/2010


46

IMÁGENES DIAGNOSTICA

Gráfica No. 14: Estudio de Imágenes Diagnósticas.

Análisis de los Resultados: Se observa una disminución de 4.86% en el año 2015 con respecto al 2014 en estudios realizados a pacientes hospitalizados dado que se disminuyó el número de pacientes por cierre de servicios a algunas entidades y por no tener contrato con otras. Con respecto a estudios realizados a usuarios ambulatorios se observa una disminución marcada del 39.3% en el año 2015 con respecto al 2014 debido a la falta de contrato con algunas empresas del régimen subsidiado y al daño de algunos equipos que no permitieron garantizar la atención a pacientes ambulatorios.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 47 de 106


vigencia 31/08/2010


47

TERAPIAS

Gráfica No. 15: Sesiones de Terapia


Se observa una disminución del 27.62% en el año 2015 con respecto al 2014 debido a la falta de registro de terapeutas en la UCI y la falta de contratos con algunas entidades. En el área ambulatorio se observa un aumento del 60.04% debido a que hay más registro por parte del recurso humano del servicio.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 48 de 106


vigencia 31/08/2010


48

CONSULTA ESPECIALIZADA

Gráfica No. 16: Consultas Especializadas.

Análisis de la Información: Se observa una aumento del 29.09% en el 2015 con respecto al 2014 debido a estrategias de consultas prioritarias, redistribución de agendas, optimización de horas contratadas y a la estrategia de recuperar el ausentismo visto en el servicio del 35% para lo cual se citan pacientes de demás.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 49 de 106


vigencia 31/08/2010


49

3.3. Indicadores de Calidad

Tabla No. 13: Indicadores de calidad

Indicador Clasificación Periodo anterior

Periodo Actual

Variación (%)

Número de muertes

-48 Horas 69 88 27.54

+48 Horas 104 103 -0.97

Total 173 191 10.41

Número de muertes maternas 2 2 0

Número de nacidos vivos 878 721 -17.89

Número de muertes fetales

-28 Semanas 29 184 534.49

+28 Semanas 12 7 -30

Total

Número de actos quirúrgicos programados 1.287 1.409 9.48

Número de actos quirúrgicos cancelados 61 85 39.35

Porcentaje de actos quirúrgicos cancelados 4.73% 5% 5.71

Número de Infecciones intrahospitalarias 77 53 -31.17

Porcentaje de infecciones intrahospitalarias 1.9 0 -100


NUMERO DE ACTOS QUIRUGICOS

Gráfica No. 17: Número de Actos Quirúrgicos Programados.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 50 de 106


vigencia 31/08/2010


50


Se observa un marcado incremento del 9.48% en el 2015 con respecto al 2014 debido a la implementación de estrategias y la optimización de horas quirúrgicas, distribución de actividades en las diferentes salas de cirugía, contar con stock de mayor capacidad para garantiza la realización de procedimiento para mayor resolución de procedimientos ortopédicos y optimización del recurso humano teniendo las competencias, mayor rotación de salas.

NUMERO DE ACTOS QUIRURGICOS CANCELADOS Y PORCENTAJE DE CANCELACION

Gráficas No. 18 y 19: Porcentaje y Número de Actos Quirúrgicos Programados.

Análisis de los Resultados: Se observa un aumento de cancelación de cirugías en el 2015 con respecto al año anterior del 39.35% da expensas de los motivos de cancelación de cx. Inherentes a patologías en el usuario y al aumento de motivos de cancelación por parte de los especialistas. Igualmente se observa un incremento en el porcentaje de cancelación del 5.7% que es directamente proporcional al indicador anterior, sin embargo se encuentra dentro de los rangos establecidos por la institución, observándose igualmente una disminución en las causas institucionales.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 51 de 106


vigencia 31/08/2010


51

3.4. Indicadores de Oportunidad

Tabla No. 14: Indicadores de oportunidad

Indicador Especialidad Periodo anterior

Periodo actual

Variación (%)

Días espera consulta externa

Medicina Interna 16 14 -12.50

Pediatría 61 6 -90.17

Ginecobstetricia 96 13 86.46

Cirugía General 65 24 -63.08

Días espera cirugía programada 87 26 -70.12

Atención en urgencias minutos 87 44 -49.43


Gráfica No. 20: Días de Espera Consulta Externa.

Análisis de los Resultados: A pesar de observarse unos resultados muy positivos en los indicadores de oportunidad de las diferentes especialidades debido a estrategias de consultas prioritarias, aumento de numero de citas teniendo en cuenta reemplazar el ausentismo visto en años anteriores .Se observa una disminución marcada en la oportunidad de citas en Medicina Interna del 12.50% encontrándose por debajo del rango en un 50% , de pediatría del 90.17% sin embargo no estamos en el rango permitido de gineco obstetricia del 86.40 %y cirugía del


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 52 de 106


vigencia 31/08/2010


52

63.08% en el 2015 con respecto al 2014 es de anotar que por lineamientos gerenciales se están realizando planes de mejoramiento consistentes en aumentar horas contratadas, realizar la estrategia de atención de la consulta en espejo, sustituir horas quirúrgicas en consulta externa para aumentar la oferta y por ende disminuir la oportunidad. OPORTUNIDAD EN PROGRAMACION DE CIRUGIA

Gráfica No. 21: Días de Espera Cirugía Programada.


No se observa cambios significativos en el año 2015 con respecto al 2014 debido a que no se contaban con contratos con EAPB pero a pesar de ello se logró mantener el indicador debido a que se sostuvieron las estrategias de aumentar salas quirúrgicas, realizar procedimiento menores en salas en sala en la cual no se requiere anestesia, optimizar tiempos quirúrgicos y capacidad instalada.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 53 de 106


vigencia 31/08/2010


53

3.5. Indicadores de Productividad y Eficiencia.

Tabla No. 15: Indicadores de productividad y eficiencia

Indicador

Periodo anterior

Periodo actual Variación (%)

Número de camas 249 258 3.62

Número de Egresos 4.062 3.994 -1.68

Porcentaje Ocupacional 108% 126% 16.67

Promedio Día Estancia 3.45 4.47 29.57

Giro Cama 6.12 5.13 -16.18


NUMERO DE EGRESO

Gráfica No. 22: Número de Egresos.


Se observa una disminución del 1.68% lo cual no es significativo teniendo en cuenta que no se tenía contrato con varias EAPB


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 54 de 106


vigencia 31/08/2010


54

PORCENTAJE OCUPACIONAL

Gráfica No. 23: Porcentaje Ocupacional


Se observa un incremento del 16.67% debido a que en el área de hospitalización se incrementó el número de pacientes aislados lo cual no permite la utilización del 100% de la capacidad instalada motivo este por el cual no se agiliza los traslados de pacientes de un servicio a otro aumentando así el porcentaje ocupacional del servicio de urgencias.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 55 de 106


vigencia 31/08/2010


55

3.6. Proporción de Vigilancia de Eventos Adversos

Tabla No. 16: Proporción de vigilancia de eventos adversos

Indicador

1er. Trimestre

2014

1er. Trimestre

2015

Variación

(%)

Número de eventos adversos detectados y gestionados

159 175 10%

Número de eventos adversos detectados 159 175 10%

Porcentaje de vigilancia eventos adversos 100 100 -

Fuente: Informe mensual vigilancia de eventos adversos-Oficina de Epidemiologia

Gráfica No. 24: Proporción de Vigilancia de Eventos Adversos


La proporción o porcentaje de vigilancia de eventos adversos muestra un aumento del 10% en la notificación de casos de eventos trazadores de la calidad en la atención en salud entre el primer trimestre de 2014 al 2015 mientras la gestión de los mismos se mantuvo. Esta cifra considerando el número de egresos en el periodo (3.791) muestra una tasa de incidencia de 4,6% muy inferior a la cifra meta de 10%.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 56 de 106


vigencia 31/08/2010


56

3.7. Indicador de porcentaje de Satisfacción de los Usuarios.

Numerador Número total de pacientes que se consideran satisfechos con

los servicios recibidos por la IPS. Denominador Número total de pacientes encuestados por la IPS Unidad de Medición Relación Porcentual Factor 100 Formula de calculo Divide numerador entre el denominador y multiplica por 100

Tabla No. 17: Porcentaje de satisfacción de usuarios

Definición Operacional

Primer

Trimestre 2014

Primer

Trimestre 2015

Variación (%)

Porcentaje de Satisfacción de los usuarios 95,1 94,5 -0,6 Total 95,1 94,5 -0,6

Fuente: Informe atención al usuario

Gráfica No. 25: Porcentaje de Satisfacción de los Usuarios.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 57 de 106


vigencia 31/08/2010


57

Análisis de los resultados: En la gráfica se evidencia una variación negativa de 0,6% del primer trimestre 2015, con relación al mismo periodo del año 2014, esto se debe principalmente a que los usuarios continúan presentando quejas y sugerencias que son repetitivas en cuanto a la falta de oportunidad en la atención y la no oportunidad en la comunicación con la central de citas. Sin embargo se da cumplimiento a la meta que está definida con el 90%, esto se debe principalmente a que las acciones de mejoramiento que se adelantan en la institución, se ven reflejadas en la atención recibida por los usuarios. Es importante mencionar que también se recibieron 4 felicitaciones de usuarios y familiares que reconocen la calidad en la atención recibida.

3.8. Avances y logros más importantes de la Gestión Asistencial

Realización de mayor control en el cumplimiento de actividades contratadas las cuales se ven reflejadas en:

- Mejora en los registros en la historia clínica. - Mejora en tiempos de respuesta interconsulta - Disminución de costos

Realización de consulta espejo aumentando productividad y disminuyendo oportunidad en la atención

Mejoras en la utilización de tiempos quirúrgicos

Disminución de cancelación de cirugías por causa de la institución

Aumentar horas de consulta en oncología, facilitando con ello mayor accesibilidad a estos servicios

Realización de planes de mejoramiento en pro de aumentar la producción de servicios

Asignar códigos a servicios prestado que no se facturaban anteriormente.

Mejoras en el modelo de atención con la adquisición de recurso humano especializado fuera de la región aumentando de esta manera:

- Satisfacción del usuario en la atención - Mejorar la oportunidad en la atención de urgencias - Aumentar la producción en servicios que antes no se realizaban en la institución


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 58 de 106


vigencia 31/08/2010


58

PROGRAMA DE HUMANIZACION “HOSPITAL HUMANO”

1 En Coordinación con la Fundación Doctora Clown, se realizaron dos jornadas en Terapia de la Risa, llevando alegría y esperanza a los niños y niñas hospitalizados.

2 Se realizaron charlas de humanización y socialización de la Política de Humanización al personal de los servicios de Consulta Externa, Ginecología, Pediatría, Urgencias, Vigilantes y estudiantes del SENA:

Con el apoyo de la Casa de Cultura y CORCUMVI, se vienen realizaron talleres de promoción a la lectura en el servicio de Pediatría.

En el espacio lúdico, se logró brindar atención y recreación a 627 niños y niñas menores de 12 años, que visitaron la institución.

Asistencia a la mesa de atención psicosocial a pacientes con Tuberculosis.

Participación en Taller de asesoría psicosocial para pruebas voluntarias de VIH SIDA.

Asistencia al taller sobre maternidad seguridad.

ATENCIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS DE VIOLENCIA SEXUAL:

Socialización del procedimiento de Atención Integral a las Víctimas de Violencia Sexual y ruta de atención PR-AU- 11, en comité de SIGAME.

Participación en el Comité Institucional Consultivo Departamental y Municipal, para la prevención de la violencia sexual y atención integral de los niños, niñas y adolescentes víctimas del abuso sexual.

Con el apoyo de Medicina Legal, se realizó capacitación al personal asistencial, en el tema de atención médico legal.

Asistencia al taller formativo para la intersectorialidad en la atención integral de la violencia sexual.

Participación el taller para el abordaje intersectorial de la atención a víctimas de violencia sexual.

Acompañamiento y seguimiento a pacientes víctimas de violencia sexual, de acuerdo a la ruta de atención.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 59 de 106


vigencia 31/08/2010


59

ATENCIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS DE VIOLENCIA DEL CONFLICTO ARMADO:

Asistencia a la Mesa Departamental de Acción Integral contra las Minas antipersonal.

Caracterización de 428 pacientes hospitalizados, víctimas de violencia del conflicto armado.

Atención psicosocial y acompañamiento a las víctimas de violencia del conflicto armado atendida en la institución.

Participación en el subcomité de Sistemas de Información, realizado el día 11 de febrero.

Se coordinó reunión con representantes a la Mesa de Victimas de Villavicencio, donde se trataron inconvenientes que se presentan para acceder a los servicios que brinda la institución.

Asistencia al seminario “Claves para el acompañamiento psicosocial a mujeres víctimas de violencia sexual en el marco del conflicto armado”

Asistencia al Taller sobre la problemática de las personas desaparecidas, organizado por la Cruz Roja Internacional.

INTERVENCION Y VALORACIÓN DE TRABAJO SOCIAL: Durante las intervenciones, entrevistas y valoraciones de Trabajo Social, realizadas en el primer trimestre 2015, se lograron definir conductas favorables para el usuario que conllevaron a la realización de las siguientes acciones:

ACTIVIDADES TOTAL HISTORIAS SOCIALES 115 ENTREVISTA SOCIAL 1.077 VALORACION DE CASOS 305 CONSECUCION DE ALBERGUES 273 SESION FAMILIAR 305


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 60 de 106


vigencia 31/08/2010


60

4. GESTION FINANCIERA

4.1. Indicadores de Gestión Contable

Tabla No. 18: Indicadores de Gestión Contables

Indicador

1er. Trimestre 2014

1er. Trimestre 2015

Capital de trabajo (Millones $)

72.145

84.166

Razón corriente ($)

5.04 4.59

Solidez ($)

5.0 4.40

Endeudamiento (%)

0.17 0.22

Margen Operacional ($)

11.95 18.64

Fuente: Unidad Funcional de Apoyo Contabilidad

Capital de Trabajo:

Gráfica No. 26: Indicador - Capital de Trabajo a 31 de marzo 2015

Fuente: Unidad Funcional de Apoyo Contabilidad – Balance General


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 61 de 106


vigencia 31/08/2010


61


2014 2015 Activo Corriente - Pasivo Corriente 72.145 84.166 El Hospital Departamental de Villavicencio quedaría con $ 84.166 mil millones de efectivo o activos corrientes, después de haber pagado sus pasivos a corto plazo. Resaltándose que se debe contar el pago de la cartera pendiente de recaudo por ser el principal activo corriente.

Razón Corriente:

Gráfica No. 27: Indicador – RAZÓN CORRIENTE


Análisis de los resultados: 2014 2015 Activo corriente _______________ 5.04 4.59 Pasivo Corriente


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 62 de 106


vigencia 31/08/2010


62

Nos indica que por cada peso que el Hospital debe, cuenta con $ 4.59 para respaldar la obligación oportunamente.

Solidez:

Gráfica No. 28: Indicador – SOLIDEZ


Análisis de los resultados: 2014 2015 Activo Total = 5.0 4.40 Pasivo Total Esto nos indica que el Hospital dispone de $ 4.40 pesos en activos, por cada peso que adeuda; en el 2015, muestra una diferencia de $ 0.60 menos respecto del año anterior.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 63 de 106


vigencia 31/08/2010


63

Nivel de Endeudamiento:

Gráfica No. 29: Indicador – Nivel de Endeudamiento.



2014 2015

Total Pasivos con Terceros 0.17 0.22 Total Activo

Indica que en el 2015 del total de la inversión, (activo total), el 22% ha sido financiado con recursos de terceros, obteniéndose un incremento del 5% respecto al año 2014.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 64 de 106


vigencia 31/08/2010


64

Margen Operacional de Utilidad:

Gráfica No. 30: Indicador – Margen Operacional de Utilidad.

Fuente: Unidad Funcional de Apoyo Contabilidad – Estado de Resultados


2014 2015 Utilidad Operacional Ventas Netas 11.95% 18.64% Este indicador muestra un incremento del activo del 6.69% en las cuentas de rotación en el mes de Marzo 2015.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 65 de 106


vigencia 31/08/2010


65

Tabla No. 19: Equilibrio o déficit presupuestal del periodo (pesos).

EQUILIBRIO O DEFICIT PRESUPUESTAL I TRIMESTRE 2014 VS 2015

DETALLE 1er. Trimestre

2014 1er. Trimestre

2015

( + ) INGRESOS RECAUDADOS DE LA VIGENCIA SIN RECURSOS DE CONVENIO

23.995.157.580,65 14.703.193.759,84

SUBTOTAL 23.995.157.580,65 14.703.193.759,84

( + ) COMPROMISOS DE LA VIGENCIA 75.432.298.150,62 74.586.755.778,09

SUBTOTAL 75.432.298.150,62 74.586.755.778,09

DEFICIT PRESUPUESTAL -51.437.140.569,97 -59.883.562.018,25

Fuente: Unidad Funcional de Apoyo Presupuesto

Gráfica No. 31: Déficit Presupuestal 1er. Trimestre 2014 - 2015.

-51.437.140.569,97

-59.883.562.018,25-60.000.000.000,00

-58.000.000.000,00

-56.000.000.000,00

-54.000.000.000,00

-52.000.000.000,00

-50.000.000.000,00

-48.000.000.000,00

-46.000.000.000,00

DÉFICIT PRESUPUESTAL 1er. TRIMESTRE 2014-2015

VALOR

1er. Trimestre 2014 1er. Trimestre 2015


Al primer Trimestre del 2014 la ejecución de gastos fue del 62% mientras el 2015 fue del 54% lo cual genero una disminución de ejecución del presupuesto del 8%. La Ejecución de ingresos se disminuyeron en el -7.24% con relación al trimestre del 2014.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 66 de 106


vigencia 31/08/2010


66

Tabla No. 20: Porcentaje de Participación de Ingresos provenientes de la Venta de Servicios de Salud en la Financiación de

la Entidad 1er. Trimestre 2014 vs. 1er. Trimestre 2015.

DETALLE - ACTIVIDAD – INDICADOR 1er. Trimestre

2014 1er. Trimestre

2015 Variación (%)

Ingresos recaudados por Venta de Servicios de Salud

21.857.430.200 12.423.703.783 -43,16

Ingresos totales recaudados durante el periodo 23.995.157.581 14.703.193.760 -38,72

TOTAL 91,09% 84,50% -7,24

Fuente: Unidad Funcional de Apoyo de Presupuesto

Gráfica No. 32: Ingresos Recaudados por Venta de Servicios de Salud.


El resultado del indicador muestra una disminución del -43,16%, con respecto al mismo periodo del año anterior. En razón a que el recaudo fue inferior en la venta de servicios.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 67 de 106


vigencia 31/08/2010


67

4.2 Gestión Presupuestal

Tabla No. 21: Ejecución Presupuestal de Ingresos

DETALLE - ACTIVIDAD - INDICADOR 1er. Trimestre

2014 1er. Trimestre

2015 Variación (%)

DISPONIBILIDAD INICIAL 1.132.462.182 2.275.511.552 100,93%

VENTA DE SERVICIOS VIGENCIA ACTUAL

2.476.404.568 3.795.124.061 53,25%

VENTA DE SERVICIOS VIGENCIAS ANTERIORES

19.381.025.632 8.628.579.722 -55,48%

TRANSFERENCIAS 1.000.000.000 0 0,00%

OTROS INGRESOS 5.265.199 3.978.425 -24,44%

TOTAL INGRESOS 23.995.157.581 14.703.193.760 -38,72%


Gráfica No. 33: Ejecución Presupuestal de Ingresos.


Para el año 2015 el recaudo de Venta de Servicios muestra un disminución de $9.292 millones de pesos, frente al año 2014 que corresponde al 38.72% debido a un menor de las cuentas por cobrar.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 68 de 106


vigencia 31/08/2010


68

Tabla No. 22: Ejecución Presupuestal de Gastos

DETALLE - ACTIVIDAD - INDICADOR 1er. Trimestre

2014 1er. Trimestre

2015 Variación

(%)

GASTOS DE PERSONAL 22.902.544.185 19.460.403.389 -15,03%

GASTOS GENERALES 2.526.949.332 3.959.091.752 56,67%

TRANSFERENCIAS 0 0 0,00%

GASTOS DE OPERACIÓN 34.014.450.060 33.219.917.670 -2,34%

GASTOS DE INVERSION 0 0 0,00%

CUENTAS POR PAGAR 11.104.337.999 17.736.626.010 59,73%

SENTENCIAS Y CONCILIACIONES 4.884.016.575 210.716.957 -95,69%

DISPONIBILIDAD FINAL 0 0 0,00%

TOTAL 75.432.298.151 74.586.755.778 -1,12%


Gráfica No. 34: Ejecución Presupuestal de Gastos 1er. Trimestre 2014 vs 1er. Trimestre 2015.


Los gastos comprometidos a Marzo del 2015 fue de $74.587 millones, que representan un 54,24% del total del presupuesto de la vigencia presentando una disminución de $845 millones de pesos con respecto al primer trimestre de 2014.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 69 de 106


vigencia 31/08/2010


69

4.3 Gestión de Cartera

Tabla No. 23: Indicadores Cartera

Indicador 1er.

Trimestre 2014

1er. Trimestre

2015 Variación (%)

Período promedio de cobro 262 319 21,76

Rotación de Cartera 1,37 1,13 -17,87

Gráfica No. 35: Días Promedio de Cobro.

Fuente: Dinámica Gerencial Hospitalaria


Sobre las Ventas a crédito que ha realizado el Hospital, lo clientes cancelan las deudas en un promedio de 319 días, pasando de 262 días de 2014 a 319 días de 2015 durante el mismo período objeto de estudio una variación de 57 días.

Se ha venido enviando Estados de Cartera a través de correo electrónico a cada uno de los pagadores del Régimen Contributivo, Subsidiado, Vinculados, Soat, entre otros, de los cuales con varias de éstas entidades se ha logrado suscribir Actas de conciliación, las demás se viene haciendo seguimiento a los mismos.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 70 de 106


vigencia 31/08/2010


70

Saneamiento y Depuración continúo de Cartera con la Entidades Responsables de Pago.

Se ha requerido por escrito a las diferentes ERP para que aporten relación de facturas a aplicar sobre aquellos pagos que realizan y que se desconoce facturas a aplicar.

Gráfica No. 36: Rotación de Cartera



Las cuentas por cobrar del Hospital Departamental de Villavicencio tardan en convertirse en efectivo 1.13 veces al año, mostrando una variación del 21.23% respecto del mismo periodo de marzo de 2013, pasando de 1.37 de marzo de 2014 a 1,13 de marzo de 2015, lo que indica que las ERP cada día pagan menos sus deuda.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 71 de 106


vigencia 31/08/2010


71

Estado de Cartera por Edades

Tabla No. 24: Indicadores Cartera

Gráfica No. 37: Porcentaje de Cartera por Edades



Del Total de la cartera a 31 de marzo de 2015, el 17,31% corresponde a cartera a 30 días, es decir, que se encuentra en término de cobro, el 16,27% se encuentra a 60 días; el 11,42% se encuentra a 90 días; el 26,22%; se encuentra a 180 días; el mayor porcentaje de cartera se encuentra concentrado a 360 días, con porcentaje; de participación del 28,78%. Se viene adelantando gestión de cobro sobre ésta cartera.

30 Días 60 Días 90 Días 180 Días 360 DIAS

mar-14 30% 11%

15% 20% 24%

mar-15 17% 16%

11% 26% 29%


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 72 de 106


vigencia 31/08/2010


72

4.4. Gestión de Tesorería

Tabla No. 25: Gestión de giros por Tesorería 1er. Trimestre 2014 vs. 2015.

Indicador Periodo anterior

Periodo actual

Variación (%)

Gestión de giros por Tesorería 29.43 17.73 11.71%

TOTAL

Fuente: Archivo de la Oficina de Tesorería

Gráfica No. 38: Gestión de Giros por Tesorería

Análisis de los resultados: Para el presente análisis se tuvo en cuenta el valor de los giros tesorales por $13.222.500.341.29 y el valor de los compromisos del primer trimestre por $74.586.755.778.09, lo que indica una variación de 11.71%, debido a la liquides con que se encuentra el Hospital para el presente Trimestre.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 73 de 106


vigencia 31/08/2010


73

Tabla No. 26: Monto de la Deuda de Salarios superior a (1) mes. 1er. Trimestre 2014 vs. 2015.


Periodo actual

Variación (%)

Deuda correspondiente a la nómina (Personal de planta) (Pesos).

0 0 0%


Análisis de los resultados: Analizando el indicador del primer trimestre del 2014 con relación al primer trimestre del 2015, se evidencia que el Hospital conto con la liquidez permitiendo el pago oportuno y el logro de las metas propuestas.

Tabla No. 27: Monto de la deuda de aportes a Seguridad Social y Parafiscales 1er. Trimestre 2014 vs. 2015.


Periodo actual

Variación (%)

Deuda correspondiente a aportes de seguridad social y Parafiscales descontados y no pagados. (Personal de planta) (Pesos).

0 0 0%


Análisis de los resultados: Analizando el indicador del primer trimestre del 2014 con relación al primer trimestre del 2015, se evidencia que el Hospital conto con la liquidez permitiendo el pago oportuno y el logro de las metas propuestas.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 74 de 106


vigencia 31/08/2010


74

Tabla No. 28: Monto de la deuda a Contratistas o terceros superior a un (1) Mes 1er. Trimestre 2014 vs. 2015.


Periodo actual

Variación (%)

Deudas por contratos de externalización de servicios. (Pesos).

$2.736.400.360 $1.200.276.615 $1.536.123.745


Gráfica No. 39: Monto de la deuda a Contratistas o terceros superior a un (1) Mes.

Análisis de los resultados: Para el primer trimestre de 2014 arroja 87% de cuentas mayores a 30 días y para el primer trimestre de 2015 arroja 23%, se canceló el 77% de lo obligado de las cuentas mayores a 30 días debido a que no se radicaron el total de las cuentas del mes de enero de 2015.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 75 de 106


vigencia 31/08/2010


75

4.5. Gestión de Costos.

Tabla No. 29: Comparativo 2014-2015 Estado de Resultados.

Periodo Ingresos Costos Gastos Utilidad o Perdida

2014 $ 22.844.325.969 $ 15.962.975.979 $ 5.035.628.325 1.845.721.663,63

2015 $ 29.050.389.256 $ 16.233.699.666 $ 4.577.045.462 8.239.644.128,45

Fuente Estado de Resultados Dinámica Gerencial

Gráfica No. 40: Ingresos vs. Costos del 2015.

Análisis de los resultados: Los ingresos operacionales para el primer trimestre de la vigencia 2015 son de: $29.050.389.256, los costos de producción ascienden a $16.233.699.666 y los gastos administrativos en $4.577.045.462 generando una utilidad de $8.239.644.128 equivalente a un 28%.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 76 de 106


vigencia 31/08/2010


76

Gráfica No. 41: Comparativo 1er. Trimestre 2014 vs. 2015.

Análisis de los resultados: Los costos operacionales del año 2015 son de $16.233.699.666 y los costos operacionales del año 2014 de $15.962.975.979 presentado un aumento de $270.723.686 y la facturación aumento en el 2015 en $6.206.063.287, esto debido a un mayor número de entidades responsables de pago y al mejoramiento en el proceso de facturación.

Los costos y los gastos se mantuvieron mientras los ingresos se incrementaron, es decir hubo una mayor rentabilidad en 2015.

Tabla No. 30: Rentabilidad por Unidad Funcional 2015.

CENTRO DE COSTOS INGRESOS COSTOS UTILIDAD O

PERDIDA

APOYO TERAPEUTICO - FARMACIA E INSUM $ 9.818.113.140 $ 7.169.626.012 $ 2.648.487.128

APOYO DIAGNOSTICO - IMAGENOLOGIA $ 2.453.960.129 $ 410.765.271 $ 2.043.194.858

QUIROFANOS $ 3.456.472.346 $ 1.689.863.231 $ 1.766.609.115

HOSPITALIZACION - CUIDADOS INTENSIVOS $ 2.718.375.569 $ 1.095.689.423 $ 1.622.686.146

APOYO DIAGNOSTICO - LABORATORIO CLIN $ 1.805.985.375 $ 645.833.800 $ 1.160.151.575


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 77 de 106


vigencia 31/08/2010


77

HOSPITALIZACION - ESTANCIA GENERAL $ 2.712.442.277 $ 1.613.031.496 $ 1.099.410.780

APOYO TERAPEUTICO - BANCO DE SANGRE $ 672.485.776 $ 204.867.726 $ 467.618.050

HOSPITALIZACION - SALUD MENTAL $ 780.223.218 $ 344.510.452 $ 435.712.766

URGENCIAS $ 1.979.508.317 $ 1.587.858.714 $ 391.649.603

APOYO DIAGNOSTICO - ANATOMIA PATOLOGICA $ 390.075.545 $ 62.077.990 $ 327.997.555

HOSPITALIZACION - CUIDADOS INTERMEDI $ 348.490.490 $ 121.077.625 $ 227.412.865

APOYO TERAPEUTICO - OTRAS UNIDADES D $ 346.515.663 $ 152.276.828 $ 194.238.835

SERVICIOS AMBULATORIOS - CONSULTA ES $ 570.449.349 $ 402.726.014 $ 167.723.335

APOYO TERAPEUTICO - TERAPIAS ONCOLOG $ 411.247.315 $ 307.450.275 $ 103.797.040

SALAS DE PARTO $ 262.439.214 $ 160.279.050 $ 102.160.164

APOYO TERAPEUTICO - REHABILI Y TERAPIAS $ 291.212.933 $ 232.471.773 $ 58.741.160

SERVICIOS CONEXOS A LA SALUD - SERVICIO DE AMBULANCIAS $ 32.392.600 $ 33.293.985 $ (901.385)

TOTALES $ 29.050.389.256 $ 16.233.699.666 $ 12.816.689.590

Gráfica No. 42: Ingresos – Costos por Unidad Funcional 2015


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 78 de 106


vigencia 31/08/2010


78


De acuerdo al cuadro anterior podemos observar que las unidades más representativas son Farmacia e Insumos, Imagenología y Quirófanos. Y la única que generó perdida es Servicios de Ambulancias.

Tabla No. 31: Comparativo de Gastos 2014-2015.

Año Mano De Obra Materiales Gastos

Generales Depreciación Total

2015 $ 6.718.261.740 $ 8.397.064.453 $ 860.190.237 $ 258.183.235 $ 16.233.699.666

2014 $ 7.649.422.635 $ 7.233.780.737 $ 769.477.241 $ 310.295.367 $ 15.962.975.979

Diferencia ($ 931.160.895) $ 1.163.283.716 $ 90.712.996 ($ 52.112.132) $ 270.723.687

En el año 2015 los materiales aumentaron en $1.163.283.716 luego los gastos generales en $90.712.996 y la mano de obra disminuyo en $1.163.283.716 debido a que no se causaron todas las cuentas de especialistas luego la depreciación en $52.112.132. Por lo anterior se debe realizar estudios de personal y de crear políticas de ahorro de los gastos generales, adquiriendo bombillos ahorradores, analizar el consumo del gas y de los residuos hospitalarios crear una verdadera política de ahorro de los servicios públicos por parte del área administrativa y a la vez los de personal disminuir y revisar el número de pacientes vs enfermera y cuantificar los metros cuadrados de las áreas de aseo vs personal, también se debe realizar una estrategia de austeridad en la entrega de los suministros y en la adquisición con el fin de disminuir los costos a través de las formas de contratación.

Tabla No. 32: Indicadores INDICADOR 2014 2015

Margen de rentabilidad institucional 8 28

Margen de rentabilidad operacional 30,1 44,1

participación de costos administrativos 23,98 21,99

Podemos observar que el margen de rentabilidad Institucional aumento en un 20% y el margen de rentabilidad operacional en un 14%, y la participación de los costos fue menor. Lo anterior debido a que el incremento de los cosos y los gastos fue mínimo mientras la facturación si presento un mejor comportamiento.

callto:8.397.064.453

callto:16.233.699.666

callto:7.649.422.635

callto:7.233.780.737

callto:15.962.975.979


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 79 de 106


vigencia 31/08/2010


79

Tabla No. 33: Margen de Rentabilidad por Unidad Funcional

MARGEN DE RENTABILIDAD POR UNIDAD FUNCIONAL

APOYO TERAPEUTICO – FARMACIA E INSUM 27

APOYO DIAGNOSTICO – IMAGENOLOGIA 83,3

QUIROFANOS 51,1

HOSPITALIZACION - CUIDADOS INTENSIVOS 59,7

APOYO DIAGNOSTICO - LABORATORIO CLIN 64,2

HOSPITALIZACION - ESTANCIA GENERAL 40,5

APOYO TERAPEUTICO - BANCO DE SANGRE 69,5

HOSPITALIZACION - SALUD MENTAL 55,8

URGENCIAS 19,8

APOYO DIAGNOSTICO - ANATOMIA PATOLOGICA 84,1

HOSPITALIZACION - CUIDADOS INTERMEDI 65,3

APOYO TERAPEUTICO - OTRAS UNIDADES D 56,1

SERVICIOS AMBULATORIOS - CONSULTA ES 29,4

APOYO TERAPEUTICO - TERAPIAS ONCOLOG 25,2

SALAS DE PARTO 38,9

APOYO TERAPEUTICO - REHABILI Y TERAPIAS 20,2

SERVICIOS CONEXOS A LA SALUD - SERVICIO DE AMBULANCIAS -2,8

A excepción del centro de costos de ambulancias todas generaron rentabilidad, pero es de anotar que debido a la demora en la contratación de los suministros no se reflejaron todos los gastos los cuales para el segundo trimestre estos se van a cargar a estos meses disminuyendo notablemente la utilidad de cada Unidad Funcional siendo el informe semestral más real. Se debe analizar la modalidad de contratación del servicio de ambulancias para que sea por evento o tercerizado puesto es el centro de costo que refleja mayor porcentaje de pérdida, es bien importante analizar esta forma de contratación comparada facturación vs contrato de prestación de servicios. Es importante crear mecanismos de control y vigilancia en la facturación puesto se sigue presentando situaciones como alto volúmenes de los ingresos abiertos y demora en las salidas de los pacientes, para lo cual en este trimestre mejoro debido a la terminación de contrato y la elaboración de nuevo.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 80 de 106


vigencia 31/08/2010


80

5. GESTION ADMINISTRATIVA 5.1 Gestión de Talento Humano 5.1.1 Comportamiento de la Planta de personal

Tabla No. 34: Comportamiento Planta de Personal 1er. Trimestre 2014 vs 2015

CONCEPTO

Periodo anterior MAR/14 Periodo actual MAR/15 No

TOTAL DE

CARGOS DE LA

PLANTA

No CARGOS

PROVISTOS

No DE CARGOS

VACANTES

No TOTAL

DE CARGOS

DE LA PLANTA

No DE CARGOS

PROVISTOS

No DE CARGOS

VACANTES

Libre Nombramiento y Remoción 11 11 0 11 11 0

Carrera Administrativa 117 85 32 117 82 35

Trabajadores Oficiales 113 84 29 113 72 41

TOTAL 241 180 61 241 165 76

Fuente: Unidad Funcional Talento Humano

Gráfica No. 43.A: Composición Detallada Total Cargos en la Planta


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 81 de 106


vigencia 31/08/2010


81

Gráfica No. 43.B: Composición Detallada Total Cargos en la Planta

Gráfica No. 43.C: Composición Total Cargos Vacantes


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 82 de 106


vigencia 31/08/2010


82

5.1.2 Acciones implementadas en la planta de personal Con relación al comportamiento de la planta de personal, existe variación en el número de empleos vacantes el cual pasa de 29 a 41 correspondiente a una variación en el periodo respecto al año anterior del orden del 41.37%. 5.1.3 Contratación y Distribución del personal según tipo de vinculación

Tabla No. 35: Contratación y Distribución de Personal según tipo de Vinculación.

CONCEPTO

Periodo Anterior MAR/14

Periodo Actual MAR/15

Variación (%)

PLANTA CPS COOP. TOTAL PLANTA CPS COOP. TOTAL

Asistencial 111 681 71 863 92 652 78 822 -4.75

Administrativo 69 211 0 280 73 227 0 300 7.14

TOTAL 180 892 71 1143 165 879 78 1122

-1.84

Fuente: Unidad Funcional Talento Humano

Gráfica No. 44.A: Comparativo Personal según Tipo de Vinculación


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 83 de 106


vigencia 31/08/2010


83

Gráfica No. 44.B: Comparativo Personal según Tipo de Vinculación

Gráfica No. 44.C: Comparativo Personal según Tipo de Vinculación


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 84 de 106


vigencia 31/08/2010


84

Análisis de los resultados: Con relación a la distribución de personal de CPS se evidencia un incremento para el primer trimestre del 2015 en el personal administrativo y una disminución en el personal asistencial (Enfermera Jefes, Médicos, Nutricionista y Químico Farmaceuta), en las áreas: Unidad Funcional Medicina Critica, Cirugía y Obstetricia, Hospitalización, Salud Mental y Urgencias y en la parte administrativa se fortalecieron áreas: Talento Humano y Compras y Suministros. Estas necesidades originan un resultado final con una variación en el número total de personas vinculadas del orden del -1.83 %. 5.1.4 Indicadores de mayor impacto de la Unidad de Talento Humano

Tabla No. 36: Indicadores Unidad Funcional de Talento Humano 1er. Trimestre 2014-2015.

Indicador Periodo 2014

Periodo 2015

Variación (%)

Cumplimiento del programa de bienestar 100 100 1.00%

Cumplimiento al Programa de capacitación 80 100 2.5

Cumplimiento cronograma evaluación del desempeño 80 86 1,07%

Fuente: Talento Humano

Cumplimiento Programa de Bienestar

Gráfica No. 45: Cumplimiento Programa de Bienestar


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 85 de 106


vigencia 31/08/2010


85

Análisis de los resultados: El 22 de enero 2015 se realizó convocatoria, el 6 de febrero 2015 fueron elecciones y el 27 de marzo 2015 se elaboró y aprobó el plan de bienestar social e incentivos por parte del Comité de Bienestar Social. Cumplimiento Programa de Capacitación:

Gráfica No. 46: Cumplimiento al Programa de Capacitación

Análisis de los resultados: En el primer trimestre 2015 se aprobó el PIC mediante Acta 10 de fecha 17 de Marzo de 2015 y se socializó en reunión de Coordinadores y del equipo SIGAME el día 07 de abril de 2015; y en se formalizaron seis (6) proyectos de aprendizaje relacionados así:

1) Trabajo en equipo 2) Aspectos técnicos del proceso general de contratación 3) Gestión de la tecnología 4) Profundización en gestión documental y archivo 5) Control interno, gestión del riesgo y gestión de la calidad 6) Seguridad del paciente


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 86 de 106


vigencia 31/08/2010


86

Cumplimiento Cronograma Evaluación de Desempeño:

Gráfica No. 47: Cumplimiento Cronograma Evaluación del Desempeño

Análisis de los resultados: Para el tercer trimestre las evaluaciones de desempeño muestran un nivel de cumplimiento marcado debido a la falta de compromiso por parte de algunos evaluadores en la entrega oportuna de la información a la oficina de Talento Humano.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 87 de 106


vigencia 31/08/2010


87

5.2. Gestión documental.

Tabla No. 37: Comparativo medición de indicadores años 2014- 2015

Indicador 1er.

Trimestre 2014

1er. Trimestre

2015

Variación (%)

Porcentaje de historias clínicas foliadas 90% 81% 10.00

Porcentaje de historias clínicas mal archivadas N/A 89% -

Radicación de comunicaciones oficiales N/A 100% - Fuente: Formato FR-GC 13 versión 2 de 2010- Resultados de indicadores del subproceso Gestión Documental. Hospital

Departamental de Villavicencio - Gestión de la calidad.

Gráfica No. 48: Porcentaje de Historias Clínicas Foliadas

Fuente: Formato de indicadores de gestión del Subproceso


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 88 de 106


vigencia 31/08/2010


88


En el comparativo de las vigencias, en la ejecución del indicador de historias clínicas foliadas, se observa que en el proceso de revisión de calidad ha disminuido el porcentaje con respecto a la vigencia anterior; una posible causal de esta situación es personal nuevo que ha ingresado a los servicios y no tiene la claridad de cómo manejar la información como expediente, una de las acciones correctivas ha sido solicitar por medio de comité de historias clínicas a los coordinadores una nueva capacitación en foliación en las reuniones mensuales que se tengan con el personal asistencial. Respuesta a consultas de información, este indicador es nuevo para su medición el cual no tiene histórico, se quiere con este determinar la efectividad en la entrega de información que para este trimestre ha superado el resultado esperado con las cantidades de consultas que se reciben en las diferentes áreas de archivo se obtiene un resultado satisfactorio . En cuanto al indicador de asesorías y capacitaciones en el manejo de la gestión documental indicador nuevo pretende hacer el seguimiento a el manejo documental y archivístico que se tienen en las oficinas esto a razón de la aplicación de las tablas de retención documental Uno de los logros importantes para reflejar en la gestión es la elaboración ajuste y presentación de las Tablas de retención documental las cuales se radicaron en el mes de enero de esta vigencia y por lo tanto se espera la respuesta de aprobación por parte del comité evaluador de documentos del Consejo Departamental de Archivo. Igualmente se han realizado capacitaciones constantes relacionadas con la estrategia cero papel, trámites y uso del aplicativo control doc lo cual contribuye a la gestión documental institucional.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 89 de 106


vigencia 31/08/2010


89

5.3. Gestión de Compras y Suministros

Tabla No. 38: Indicadores de Compras y Suministros

Detalle – Actividad – Indicador TRIMESTRE 1-2014

TRIMESTRE 1 -2015

Porcentaje de proveedores evaluados 20 100

Porcentaje de ejecución del Plan de Compras 24,5 50.9

Fuente: Datos fuente del Subproceso de Compras y Suministros

Gráfica No. 49: Ejecución Plan de Compras 1er. Trimestre 2014 vs 2015


Para el primer periodo se tiene una ejecución del plan de compras del 50,96%, con un total de 86 certificaciones expedidas, lo cual muestra la gestión realizada por la unidad y por las diferentes unidades para efectos de garantizar los insumos y elementos necesarios para la oportuna prestación de los servicios. De este porcentaje de ejecución 8,48% corresponde a ejecuciones relacionadas con la contratación de personal y un 42,


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 90 de 106


vigencia 31/08/2010


90

48% corresponden a ejecuciones que tienen que ver con la adquisición de bienes y servicios solicitados por las diferentes unidades para satisfacer las necesidades de los servicios y garantizar la atención de los usuarios. De esta manera el valor total de las certificaciones de plan de compras expedidas durante el periodo es del orden de los 52 mil millones de pesos. Para el mismo periodo de la vigencia anterior el porcentaje de ejecución fue del 24,5%, lo cual indica que se incrementó la ejecución del plan en un 52%.

El acompañamiento de la Oficina Jurídica ha sido importante en el desarrollo de las actividades asignadas a la unidad, el trabajo coordinado y permanente permite lograr los resultados alcanzados. La receptividad por parte de los coordinadores en atender las recomendaciones para ajustar las justificaciones da como resultado procesos bien soportados y con la suficiente argumentación respecto a la necesidad que se pretende satisfacer. La unidad ha participado igualmente durante este periodo en liderar los dos procesos de negociación que se adelantan con las organizaciones sindicales Sintra salud empleados públicos, Anthoc y Anec empleados públicos, estos procesos demandan dedicación y permanente coordinación de actividades con la oficina jurídica.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 91 de 106


vigencia 31/08/2010


91

5.4. Gestión de Almacén

Tabla No. 39: Cumplimiento frente a respuesta oportuna de solicitudes

Detalle – Actividad - Indicador I Trim 2014

I Trim 2015

Variación (%)

Porcentaje de respuestas oportuna a las solicitudes 95,78 97,85 2,16

Porcentaje de inventarios actualizado - 35,84 -

Fuente: Cuenta mensual I Trimestre 2014 - 2015

Gráfica No. 50: Porcentaje de Respuestas Oportuna a las Solicitudes

RESPUESTA OPORTUNA

95,78

97,85

94,5

95

95,5

96

96,5

97

97,5

98

98,5

2014 2015

Fuente: Cuenta mensual I Trimestre 2014 - 2015

Gráfica No. 51: Actualización de Inventarios

ACTUALIZACION DE INVENTARIOS

-

35,84

-

5

10

15

20

25

30

35

40

2014 2015

Fuente: Cuenta mensual I Trimestre 2014 – 2015


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 92 de 106


vigencia 31/08/2010


92

Análisis de los resultados: Para el año 2015 hubo un incremento del 2016 frente al 2014 en la entrega oportuna de insumos porque el almacén contaba con existencias para satisfacer las necesidades requeridas por las diferentes áreas del Hospital. Para el caso del indicador de porcentaje de inventarios actualizado no se puede medir respecto al primer trimestre 2014, ya que éste es nuevo. En el año 2015, en el mes de Enero no se realizó inventarios de activos fijos; pero para los meses de Febrero y Marzo se actualizaron 27 y 19 inventarios respectivamente. Los inventarios realizados corresponden al 35,84%. 5.5. Gestión de Mantenimiento Biomédico.

Tabla No. 40: Indicadores Mantenimiento Biomédico

DETALLE - ACTIVIDAD - INDICADOR

1er. Trimestre 2014

1er. Trimestre 2015 Variación (%)

Porcentaje de cumplimiento cronograma de mantenimiento

preventivo 83,83% 58% 30,81%

Porcentaje de cumplimiento de mantenimiento correctivo

- 96% -

Oportunidad en respuesta a solicitudes de mantenimiento

- 3 días / solicitud -

Porcentaje de ejecución de recursos del presupuesto para

mantenimiento Biomédico Medición Anual

Fuente: Archivo Mantenimiento biomédico


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 93 de 106


vigencia 31/08/2010


93

Gráfica No. 52: Porcentaje de Cumplimiento Cronograma de Mantenimiento Preventivo.



La variación entre el año 2014 y 2015 es del 30,81% en el indicador de cumplimiento del cronograma de mantenimiento preventivo. La variación obedece a que durante el mes de enero del año 2015, no se realizaron actividades preventivas a equipos médicos por cuanto el mes fue dedicado a la instalación de repuestos entregados en el mes de diciembre de 2014, a la elaboración de justificaciones técnicas para el mantenimiento de equipos con empresas especializadas y contratos de suministros de repuestos. En consecuencia se obtiene un bajo resultado por la ausencia de actividades preventivas durante ese mes. Por otro lado, al no tener contratos de mantenimiento de equipos la carga que debería asumir el proveedor recae en esta dependencia, es decir que el tiempo empleado en actividades preventivas está siendo usado para realizar intervenciones correctivas a equipos especializados o mecánicos que por lo general demandan una gran cantidad de tiempo.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 94 de 106


vigencia 31/08/2010


94

Gráficas No. 53 y 54: Porcentaje de Cumplimiento de Mantenimiento Correctivo

Gráfica 51: Porcentaje de cumplimiento de

mantenimiento correctivo Enero a Marzo de 2014 y Enero a Marzo de 2015

Gráfica 52: Oportunidad en restablecimiento

del servicio Enero a Marzo de 2014 y Enero a Marzo de 2015


La medición de este indicador se hace a través de las órdenes o solicitudes de reparación que los servicios emiten en los formatos FR-MNB-02 puesto que se realiza el conteo de las solicitudes emitidas. Es decir que el número de solicitudes aumentaría si muchas de las necesidades que requieren los servicios fueran llevadas a través de este formato y no quedaran en la informalidad. Por otra parte se recomienda al personal de Mantenimiento Biomédico que toda reparación sea escrita en el reporte de servicio para llevar control sobre la actividad misma y dejar evidencia al cumplimiento tanto del cronograma de mantenimiento preventivo como el de las solicitudes de reparación que son consignadas en las hojas de vida. En la gráfica número 3 se muestra el tiempo promedio empleado para atender y reparar los equipos; como resultado se obtienen 3 días por solicitud que deriva en equipos que revisa personal ajeno a la institución por ser especializados o que requieren de un entrenamiento especial para operarlo. Es el caso de los equipos de imágenes diagnósticas, como el arco en c que se averío el 27 de enero y que a final de ese periodo no había sido posible repararlo por ser necesaria la fuente para el intensificador que se obtiene a través de uno de los contratos de mantenimiento. Durante el primer trimestre se realiza el cronograma de mantenimiento preventivo de equipos médicos y de equipos de la red de frío del hospital el cual es socializado a través del correo institucional a los coordinadores de las unidades funcionales para que ellos estén enterados de las fechas de revisión. 1) Mantenimiento a los equipos de imágenes diagnósticas, 2) Mantenimiento de los ascensores 3) Mantenimiento al sistema de vacío 4) Mantenimiento de calderas 5) Mantenimiento a los esterilizadores


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 95 de 106


vigencia 31/08/2010


95

6) Mantenimiento a la red de gases medicinales 7) Mantenimiento de los equipos SIEMENS 8) Mantenimiento de la torre de endoscopias 9) Implementación de la planta de oxígeno 10) Suministro de repuestos para equipos biomédicos 11) Suministro de repuestos para equipos de la red de frío 12) Arriendo de equipos médicos 13) Compra de aires acondicionados para UCIA y USCAO 14) Mantenimiento a los equipos de digitalización 15) Adecuación física para el angiógrafo

5.6. Gestión de Mantenimiento Hospitalario 1er. Trimestre 2015

Tabla No. 41: Indicadores de Mantenimiento Hospitalario comparativo primer trimestre 2014 – 2015

Detalle – Actividad – Indicador Vigencia

2014 Vigencia

2015 Variación

(%)

Porcentaje de cumplimiento al cronograma mantenimiento preventivo 29% 14,28% 14,72%

Oportunidad en respuesta a solicitudes de mantenimiento 0,7

83% Promedio

82,3%

Oportunidad en restablecimiento del servicio 7,4% 0 7,4%

Porcentaje de ejecución de recursos del presupuesto 0 0 0

Fuente: Archivos Mantenimiento Hospitalario (ordenes de trabajo)

Porcentaje de Cumplimiento al Cronograma de Mantenimiento Preventivo:

Gráfica No. 55: Cumplimiento al Cronograma de Mantenimiento Preventivo


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 96 de 106


vigencia 31/08/2010


96

Análisis de los Resultados: En el primer trimestre del año 2015 presenta una diferencia respecto al mismo periodo de 2014 en un 14,72%, en el mantenimiento preventivo del hospital ya que en los informes trimestrales anteriores no se interpretaba de forma adecuada el indicador y se incluían mantenimientos correctivos; lo cual era una información errada. En este primer trimestre, se realizaron los mantenimientos preventivos de rutina en plantas eléctricas, tanques de almacenamiento de agua potable y calderas; además de lo estipulado en el cronograma en los servicios de Ginecología y Especialidades.

En la oportunidad en respuesta a solicitudes de mantenimiento:

Gráfica No. 56: Oportunidad en Respuesta a Solicitudes de Mantenimiento


Se presenta un 83% promedio de 2015 frente al primer trimestre del año anterior que fue de un 0.7%. Lo anterior a que no se interpretó de forma adecuada el indicador en el trimestre pasado y se da un cumplimiento oportuna a las solicitudes enviadas por los diferentes servicios, teniendo en cuenta que no se contaba con los materiales necesarios y se recurrió a la reutilización de los mismos en cuanto fuera posible.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 97 de 106


vigencia 31/08/2010


97

En la oportunidad en el restablecimiento del servicio:

Gráfica No. 57: Oportunidad en Restablecimiento del Servicio


Para el primer trimestre se ve reflejado con un 0% de 2015 frente al primer trimestre del año anterior que fue de un 7,4%. Lo anterior ya que la respuesta al restablecimiento de servicios de energía, agua, y gases medicinales de hace de forma inmediata.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 98 de 106


vigencia 31/08/2010


98

El porcentaje de ejecución de recursos del presupuesto:

Gráfica No. 58: Porcentaje de Ejecución de Recursos del Presupuesto

Análisis de los resultados: De mantenimiento para el año 2014 y el 2015 no surte diferencia puesto no ha ejecutado hasta la fecha la celebración de contratos de suministro, debido a que estos se encuentran aún en trámite.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 99 de 106


vigencia 31/08/2010


99

Gestión de acciones correctivas y preventivas: De mantenimiento para el año 2015 fue de un 84% promedio, frente a un 0% del año anterior. Se dio respuesta a la brevedad posible a cada una de las solicitudes de mantenimiento correctivo presentadas por los diferentes servicios; dejando pocas abiertas, lo que genero esta diferencia.

Gráfica No. 59: Gestión de Acciones Correctivas y Preventivas

Nivel de cumplimiento en el plan de trabajo alcanzo un 50% para el primer trimestres de 2015. Distribuido entre el mantenimiento de Red Hidráulica, Infraestructura, Muebles y enseres, Equipo electro mecánico, Red eléctrica del plan de trabajo estipulado para Mantenimiento Hospitalario.

Gráfica No. 60: Nivel de Cumplimiento Plan de Trabajo


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 100 de 106


vigencia 31/08/2010


100

Gestión de servicio no conforme, en el primer trimestre de 2014 se presenta solamente un servicio no conforme del área de urgencias generado por el préstamo de camilla en

reparación, a diferencia del primer trimestre 2015 que no presenta ningún reporte.

Gráfica No. 61: Gestión de Servicios no Conformes

5.7. Gestión de Aseo y Desinfección.

Tabla No. 42: Indicadores de Aseo y Desinfección.

Detalle – Actividad - Indicador

Primer trimestre

2014

Primer

trimestre 2015

Variación (%)

Generación de desechos de riesgo biológico 36.648 35.299 -3,68 Generación De Desechos Reciclables 5.150 1.890 -63,30 Detección de elementos corto punzantes y otros dispositivos 1 10 900 Producción de ropa lavada 134.284 140.058 4,29 Producción Ropería (Confección de ropa hospitalaria) 3.598 3.164 -12,06

Fuente: Archivo Oficina Aseo y Desinfección


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 101 de 106


vigencia 31/08/2010


101

GENERACION DE DESECHOS BIOLOGICOS 1er. Trimestre 2014 vs 2015

Gráfica No. 62: Generación de Desechos Biológicos


Para el primer trimestre del 2015 se generaron 35.299 Kilos de Desechos de Riesgo Biológicos, en comparación al primer trimestre del 2014 que fueron generados 36.648 kilos, presentándose una diferencia del (-3,68%), gracias al control y seguimiento al pesaje (control de planillas de peso).

GENERACION DE DESECHOS RECICLABLES 1er. Trimestre 2014 vs. 2015

Gráfica No. 63: Generación de Desechos Reciclables


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 102 de 106


vigencia 31/08/2010


102

Análisis de los Resultados: Para el primer trimestre del 2015 se generaron 1890 kilos de desechos de reciclaje en comparación al primer trimestre del año anterior que fue de 5150 kilos con un porcentaje de diferencia del (-63,30%).

DETENCCION DE ELEMENTOS CORTOPUNZANTES Y OTROS DISPOSITIVOS 1er. Trimestre 2014 vs. 2015.

Gráfica No. 64: Elementos Corto punzantes y Otros Dispositivos.


En relación del indicador de elementos corto punzantes y otros dispositivos en el primer trimestre del 2015 se detectaron (10) elementos corto punzantes, en comparación al primer trimestre del 2014 que fue de 1 elemento corto punzante, esto se debe a las inspecciones que se están realizando por parte de la coordinación al servicio de lavandería.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 103 de 106


vigencia 31/08/2010


103

PRODUCCION DE ROPA LAVADA PRIMER TRIMESTRE 2014 VS PRIMER TRIMESTRE 2015

Gráfica No. 65: Producción de Ropa Lavada 1er. Trimestre 2014 vs. 1er. Trimestre 2015.


El lavado de ropa hospitalaria para el primer trimestre del 2015 fue de 140.058 kilos en comparación al primer trimestre del 2014 que fue de 134.284, el aumento se presenta debido a la confección de ropa hospitalaria.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 104 de 106


vigencia 31/08/2010


104

PRODUCCION ROPERIA (CONFECCIÓN DE ROPA HOSPITALARIA) 1er.

Trimestre 2014 vs. 1er. Trimestre 2015.

Gráfica No. 66: Confección Ropa Hospitalaria


Producción de ropería para el primer trimestre del 2015 se confeccionaron 3164 prendas comparado con el primer trimestre del 2014 que fueron 3598 donde se observa una diferencia de (-12,6%), debido a que en el año 2014 no hubo contrato de telas y por consiguiente no hay con que confeccionar.

Avances y logros más importantes de la Unidad de Aseo y Desinfección:

Capacitación en Normas de Bioseguridad, Protocolos de Aseo y Desinfección y

Manual de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios.

Gestión ante el Sena para abrir el curso de Asepsia Hospitalaria para dos grupos cada uno de 30 personas.

Verificación y cambio de los procesos de lavado.

Uniformidad del personal de Servicios Generales.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 105 de 106


vigencia 31/08/2010


105

Conclusión: Todas las actividades de Aseo, limpieza, desinfección, lavandería, ropería, modistería, diseño, corte y confección, han sido un proceso de mejoramiento continuo bajo una inspección constante garantizando un buen procedimiento y cumplimiento de protocolos.

5.8. Gestión del Servicio de Alimentos.

Tabla No. 43: Indicador de Raciones Alimenticias Comparativo 1er. Trimestre 2014 VS 2015.

Detalle – Actividad - Indicador

1 Trimestre

2014

1 Trimestre

2015

Variación

(%)

Raciones Alimenticias 62.015 52.651 17.78%

Fórmulas lácteas 105.914 112.920 6.61% Fuente: ESTADISTICA MENSUAL FR-SA-29

Gráfica No. 67: Indicador de Raciones Alimenticias 1er. Trimestre 2014 vs. 1er. Trimestre 2015

Análisis de resultados

Las raciones suministradas en el año 2015 disminuyeron en un (17.78%) con respecto al año 2014, haciendo el análisis de resultados la disminución se debe a que no hubo un número significativo de pacientes ingresados por el servicio de urgencias.


Versión 1

Código FR-PDI-02

Página 106 de 106


vigencia 31/08/2010


106

Gráfica No. 68: Indicador de Fórmulas Lácteas Comparativo 1er. Trimestre 2014 vs. 2015.

Análisis de resultados

Las raciones suministradas en el año 2015 aumentaron un (6.61%) con respecto al año 2014 haciendo el análisis de resultados el aumento se debe a que hubo un incremento en el número de pacientes especialmente en los servicios de Uci, Especialidades y medicina Interna.

¡Construyendo Salud, Construimos Paz!

INFORME DE GESTIÓN INSTITUCIONALhdv.gov.co/images/paginas/INFORME DE GESTION INSTITUCIONAL F… ·...

Documents

Transcript of INFORME DE GESTIÓN INSTITUCIONALhdv.gov.co/images/paginas/INFORME DE GESTION INSTITUCIONAL F… ·...