INFORME DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Trimestral Plan... · En el documento Anexo a este informe...

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INFORME DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

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publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de la Alcaldía de Neiva

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME DE SEGUIMIENTO CUARTO TRIMESTRE 2017

PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO 2016-2019 NEIVA

23 DE ABRIL DE 2018

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TABLA DE CONTENIDO

1. INFORME SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO PRIMER TRIMESTRE

VIGENCIA 2018 SUSCRITO CON EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN .................. 3

1.1. SEGUIMIENTO A AUDITORIA ............................................................................................ 3

1.2. ORÍGEN DE LA AUDITORIA DE SEGUIMIENTO............................................................... 3

2. OBJETIVO GENERAL DEL SEGUIMIENTO ....................................................................... 4

2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................................ 4

3. METODOLOGIA ................................................................................................................... 4

4. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO ..................................................................................... 5

4.1. NOMBRE DE LOS RESPONSABLES DE CUMPLIMIENTO SEGÚN PLAN DE

MEJORAMIENTO CUARTO TRIMESTRE DE 2017. ............................................................................ 6

5. AVANCES FRENTE AL PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO 2016-2019 ......... 46

6. AVANCES FRENTE AL PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO 2016-2019

7. RECOMENDACIONES....................................................................................................... 48

8. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 49

ANEXO 1. PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO 2016-2019……………………49

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1. INFORME SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO PRIMER TRIMESTRE

VIGENCIA 2018 SUSCRITO CON EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

1.1. SEGUIMIENTO A AUDITORIA

Informe de seguimiento al cumplimiento del Plan de mejoramiento suscrito el 14 de

diciembre de 2016 por la Alcaldía de Neiva con el Archivo General de la Nación, fruto de la

Auditoria de inspección, vigilancia y control efectuada el 15 de julio de 2016.

1.2. ORÍGEN DE LA AUDITORIA DE SEGUIMIENTO

Visita de inspección vigilancia y control efectuado el 15 de julio de 2016 por parte del

Archivo General de la Nación a la Alcaldía de Neiva.

DECRETO 1080 DE MAYO DE 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único

Reglamentario del Sector Cultura”.

Artículo 2.8.8.3.6. Seguimiento y verificación. “A partir del momento de entrega del acta

definitiva de la visita de inspección, la entidad visitada dispondrá quince (15) días hábiles

para presentar su propuesta de Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA) y su metodología

de implementación, término que podrá prorrogarse hasta por (15) días adicionales, por una

sola vez. El Plan de Mejoramiento Archivístico, deberá ser aprobado por el Comité

Institucional de Desarrollo Administrativo o Comité Interno Archivo de la Entidad que lo

formula.”

Parágrafo 1°. Archivo General de la Nación, tendrá a su cargo el seguimiento a las nuevas

acciones acordadas en el Plan de Mejoramiento Archivístico, con propósito de evaluar

compromisos adquiridos, por la entidad.

Parágrafo 2°. La Oficina de Control Interno de la Entidad inspeccionada deberá realizar

seguimiento y reportar trimestralmente al Archivo General de la Nación los avances del

Cumplimiento del PMA

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2. OBJETIVO GENERAL DEL SEGUIMIENTO

Verificar el nivel de avance del Plan de Mejoramiento Archivístico 3 – 2016 suscrito el 14 de

diciembre de 2016 por parte del Municipio de Neiva con el Archivo General de la Nación

“AGN”.

2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Verificar el cumplimiento de las acciones establecidas para cada uno de los

hallazgos reportados por parte del Archivo General de la Nación.

Establecer alertas ante acciones con bajo nivel de cumplimiento

3. METODOLOGIA

De conformidad con los compromisos adquiridos en preservar y mejorar la gestión

documental de la Entidad, mediante este ejercicio de Auditoria, la Oficina de Control Interno

solicitó a la Secretaria General – Archivo Municipal remitir el Informe de avance del Plan de

Mejoramiento Archivístico (PMA), del periodo comprendido entre el 1 de Octubre al 31 de

Diciembre de 2.017, en relación con las observaciones presentadas por el Archivo General

de la Nación a través del radicado 1-2017-08784-10092/2017/SGC-320 del 11 de Diciembre

de 2017.

Al respecto, la Oficina de Control Interno mediante oficio OCI-334 de fecha 12 de diciembre

de 2017, solicitó información a la Secretaria General y Oficina de Archivo Municipal a

través de correo electrónico, con las evidencias de las actividades que se estipulan en el

Anexo 1 y que contienen los Planes de Mejoramiento.

En el documento Anexo a este informe (Seguimiento Plan de Mejoramiento con el Archivo

General de la Nación.2017), se presenta una Tabla de Excel, en la cual están contenidos

los Hallazgos formulados por el Archivo General de la Nación, el Plan de Mejoramiento

presentado por la Oficina de Archivo Municipal y finalmente están los seguimientos

realizados por la Oficina de Control Interno Correspondientes al Primer trimestre del periodo

(Enero, Febrero y Marzo de 2018).

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Del seguimiento efectuado por la Oficina de Control Interno, en desarrollo de la Auditoría

cuyo informe con este se presenta, se pudo evidenciar que las Acciones Correctivas

contenidas en el Plan de Mejoramiento, no se han cumplido en su totalidad.

Para medir el avance cuantitativo se tendrá en cuenta cada uno de los hallazgos cumplidos

a la fecha según las acciones de mejoramiento establecidas, al igual que, se revisará y se

establecerá proporcionalmente un valor porcentual a las acciones de mejora de los

hallazgos que a la fecha se estén realizando, como se detalla a continuación en el Anexo 1.

Con lo anterior, se informa que el criterio de evaluación cuantitativa aplicado a Los planes

de mejoramiento, corresponden a los siguientes estándares de Medición del estado y nivel

de riesgo:

BAJO: Se asignara una calificación, cuando la actividad de mejoramiento se haya cumplido

de manera total en las condiciones predefinidas.

MEDIO: Se asignara esta calificación, cuando la actividad de mejoramiento se haya

cumplido de manera parcial en las condiciones predefinidas.

ALTO: Se asignara esta calificación, cuando la actividad de mejoramiento no se haya

cumplido en las condiciones predefinidas.

4. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO

La Oficina de Control Interno mediante correo electrónico de fecha 16 de marzo de 2018

según oficio OCI-039 solicitó información correspondiente al seguimiento al plan de

mejoramiento archivístico 2016-2019, que de acuerdo a la visita realizada el día 3 de abril

de 2018 se revisaron los respectivos anexos y evidencias, las cuales fueron verificadas con

la Dra. RUTH SANCHEZ BERNAL – Profesional Universitario de la Oficina del Archivo

Municipal y CLARA ROMERO – Contratistas de apoyo, con el fin de evaluar la ejecución

de las tareas y las evidencias allegadas como se muestra a continuación:

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4.1. NOMBRE DE LOS RESPONSABLES DE CUMPLIMIENTO SEGÚN PLAN DE

MEJORAMIENTO CUARTO TRIMESTRE DE 2017.

NOMBRE Y

APELLIDOS CARGO

DEPENDENCIA/

ENTIDAD

LILIANA TRUJILLO URIBE Secretaria General Secretaria General

RUTH SANCHEZ BERNAL Profesional Universitario Secretaria General

OSCAR EDUARDO

MAZORRA

Profesional Universitario Secretaria de

Planeación y

Ordenamiento

OSCAR HERNANDO MOTTA Líder Programa TIC´s Secretaria de TIC y

Competitividad.

FERNANDO MAURICIO

IGLESIAS

Jefe Oficina Contratación Oficina de Contratación

RODRIGO HERNANDEZ

POLANIA

Líder Programa Talento

Humano

Secretaria General-

Oficina Talento Humano

Así mismo son responsables del cumplimiento de las diferentes acciones, las Secretarias

productoras de información.

Hallazgo 1: Actualización de las TRD y CCD como instrumentos indispensables para

la normalización de la Gestión Documental en la Alcaldía de Neiva

DESCRIPCION DEL HALLAZGO POR EL AGN

“La entidad no cuenta con Tabla de Retención Documental (TRD) actualizadas. Así como

tampoco con Cuadros de Clasificación Documental actualizados” (Normatividad

presuntamente incumplida según el AGN: Artículo 24 de la Ley 594 de 2000, artículo 13 de

la Ley 1712 de 2014, Acuerdo 004 de 2013).

CRITERIO LEGAL

ARTICULO 24 DE LA LEY 594 DE 2000

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“Obligatoriedad de las Tablas de Retención, será obligatorio para las entidades del Estado

elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”.

ARTICULO 13 DE LA LEY 1712 DE 2014

“Artículo 13. Registros de Activos de Información. Todo sujeto obligado deberá crear y

mantener actualizado el Registro de Activos de Información haciendo un listado de:

a) Todas las categorías de información publicada por el sujeto obligado

b) Todo registro publicado

c) Todo registro disponible para ser solicitado por el público.

El Ministerio Público podrá establecer estándares en relación a los Registros Activos de

Información.

Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus Registros de Activos de Información

cumplan con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados

por el Archivo General de la Nación, en relación a la Constitución de las Tablas de

Retención Documental (TRD) y los inventarios documentales”.

ACUERDO 004 DEL 15 DE MARZO DE 2013 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

“ARTICULO 8°. APROBACION. Las Tablas de Retención Documental y las Tablas de

Valoración Documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por

el Representante Legal de la Entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo, en el caso de las entidades del Orden Nacional y por el Comité

Interno de Archivo (subrayado nuestro) en el caso de las entidades del nivel Territorial,

cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité”.

META 1. Actualizar y aprobar en el CIA la TRD con base en el Decreto 0590 del 10 de

octubre de 2016, "Por el cual se establece la estructura del municipio de Neiva".

META 2. Realizar los ajustes al CCD conforme a la nueva estructura orgánico-funcional del

municipio.

META 3. Adoptar mediante acto administrativo las TRD y CCD y enviarlas a convalidación

al CDA

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SITUACIÓN ENCONTRADA

La Entidad cuenta con el instrumento TRD debidamente aprobado mediante Resolución 0059 de 2016 y actualizado conforme a los cambios orgánicos funcionales establecidos en

el Decreto 0590 de 2016 de la Alcaldía de Neiva el cual género (24 levantamientos nuevos de TRD ) para superar el hallazgo se requiere conocer las acciones de mejora adelantadas

frente a contar con TRD convalidadas, adoptadas mediante acto administrativo y el Seguimiento al trámite de ajustes que permitan la presentación de las TRD ante el Consejo Departamental de Archivo.

La profesional universitaria Ruth Sánchez Bernal en el informe presentado como evidencia

manifiesta que:

“Se evidenció que existe oficio No.649 de fecha 2 de abril radicado bajo

No.2018COR00014793 de la Gobernación del Huila por parte de la Secretaria General,

dirigido al Doctor FRANCISCO JAVIER RUIZ ORTIZ – Presidente - Consejo Departamental

de Archivo – Gobernación del Huila, para estudiar, revisar y evaluar las Tablas de

Retención Documental de la Alcaldía de Neiva, anexando: Cuadros de Clasificación

Documental, introducción, metodología y explicación del formato, organigrama institucional,

Decreto 590 de 2015 y acta de aprobación de las Tablas de Retención Documental por

parte del Comité de Archivo.”

La Oficina de Control Interno realizó verificación en la página web portal Institucional

Alcaldía de Neiva en el link de Transparencia y se pudo evidenciar que se encuentran

publicados los documentos correspondientes a las Tablas de Retención Documental “TRD”

actualizadas vigencia 2017 al igual que los Cuadros de Clasificación Documental CCD”

Imagen 1. Tablas de Retención Documental y Cuadros de Clasificación Documental

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Observación 1.

Una vez las Tablas de Retención Documental, sean convalidadas por el Consejo Departamental de Archivo la Entidad procederá a su Implementación y

Aplicación, de conformidad con todos los pasos metodológicos establecidos en la Política Archivística así como por la normatividad vigente.

Imagen 2. Tablas de Retención Documental Según Decreto 590 de 2015

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Hallazgo 2: Fortalecer la gestión documental en la Alcaldía de Neiva aplicando los

instrumentos y procedimientos archivísticos en búsqueda del buen servicio al

ciudadano, la aplicación de las normas y la conservación del patrimonio documental.

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO POR EL AGN

“Programa de Gestión Documental -PGD. La Entidad no ha elaborado y adoptado el

Programa de Gestión Documental.: (Normatividad presuntamente incumplida según el AGN

Artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, Artículo 2.8.2.5.10

Decreto 1080 de 2015).

CRITERIO LEGAL

ARTÍCULO 21 DE LA LEY 594 DE 2000

“Programa de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de

gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en

cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”.


“Programa de Gestión Documental. Dentro de los (6) meses siguientes a la entrada de

vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión

Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la

producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos.

Este programa deberá observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo

General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia”.

DECRETO 1080 DE 2015

“Artículo 2.8.2.5.10. Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las

entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto,

mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual. (Decreto 2609 de 2012, Artículo 10) “ “Artículo 2.8.2.5.11. Aprobación del programa de gestión documental. El Programa de

Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo

conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. La implementación y seguimiento del PGD es

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responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control

Interno o quien haga sus veces. (…)” “Artículo 2.8.2.5.12. Publicación del programa de gestión documental. El Programa de

Gestión Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité

de Desarrollo Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivos en las entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del

Manual de Gobierno en Línea. (…).” META 1. Actualizar el Diagnóstico Integral de Archivos realizado en el 2012

META 2. Elaboración e implementación del PGD priorizando los aspectos más críticos que

arroje el nuevo Diagnóstico Integral de Archivo (DIA).

META 3. Articular y armonizar el PGD con Control Interno, Calidad y TIC.S

META 4. Elevar a acto administrativo el PGD y publicarlo en la página web del municipio

META 5. Socializar con todos los funcionarios la implementación del PGD


La profesional universitaria Ruth Sánchez Bernal en el informe presentado como evidencia

manifiesta:

“El PGD igual estaba supeditado al acto administrativo. Las Actualizaciones que

ellos piden deben continuarse de acuerdo a los requerimientos exigidos por el AGN y a lo proyectado dentro del Programa. (Radicar la TRD al CDA)”.

Mediante Decreto No. 0746 del 11 de diciembre de 2017, se adoptó y ordenó la

implementación de los instrumentos archivísticos del Proceso de Gestión Documental:

“Política de Gestión de Documentos, Plan Institucional de Archivos-PINAR y el Programa de

Gestión Documental PGD de la Alcaldía de Neiva”; y mediante Acta No. 2 del 28 de julio de

2017, fue aprobada por el Comité Interno de Archivo. El 15 de diciembre de 2017, se

verifica la publicación en la página web del portal Institucional Alcaldía de Neiva- link

Transparencia, del documento “Programa de Gestión Documental Versión 1”.

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Se evidenció que existe el documento GUIA PARA APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, la cual se encuentra publicada en la página web del portal Institucional de la Alcaldía de Neiva.

Hallazgo 3: Inventariar el acervo documental del municipio de Neiva para la consulta

y el control de los documentos de archivo.


“La Entidad no cuenta con Inventarios Documentales de la totalidad de los documentos

producidos en los archivos de gestión y los custodiados en el archivo central. (Normatividad

presuntamente incumplida según el AGN: Artículo 26 de la Ley 594 de 2000, Artículo 13 de

la Ley 1712 de 2014, Acuerdo 042 de 2002).

CRITERIO LEGAL


Imagen 3. Publicación Instrumentos archivísticos

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“Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración pública elaborar

inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones de manera que

se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases”.


“Artículo 13. Registros de Activos de Información. Todo sujeto obligado deberá crear y

mantener actualizado el Registro de Activos de Información haciendo un listado de:

a) Todas las categorías de información publicada por el sujeto obligad

b) Todo registro publicado

c) Todo registro disponible para ser solicitado por el público.

El Ministerio Público podrá establecer estándares en relación a los Registros Activos de

Información.

Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus Registros de Activos de Información

cumplan con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados

por el Archivo General de la Nación, en relación a la Constitución de las Tablas de

Retención Documental (TRD) y los inventarios documentales”.

ARTÍCULO SÉPTIMO ACUERDO 042 DE 2002

“Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato

Único Documental junto con su instructivo que a continuación se regulan (…)”

META 1. Elaborar los inventarios de los archivos de Gestión de la vigencia 2016, con base

en las TRD.

META 2. Revisar y ajustar el Inventario realizado en los años 2014 y 2015.

META 3. Elaborar el Inventario del Fondo Documental Acumulado (TVD)


Se evidenció que la oficina de archivo a través de la circular No.005 de fecha 12 de enero

de 2018, solicitó la elaboración y diligenciamiento del AP FOR-GGD-01 FORMATO UNICO

DE INVENTARIO DOCUMENTAL a todas las dependencias, estableciendo como plazo

máximo el día 28 de febrero de 2018.

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A través de correo electrónico de fecha 17 de abril de 2018, la Profesional Universitaria

Ruth Sánchez Bernal, remite a la Secretaria General “(…) en atención a la Circular 005 de

fecha 12 de enero de 2018- Inventarios Documentales, comedidamente informo a usted

que las dependencias que se relacionan a continuación, enviaron inventarios documentales,

las demás Secretarías no han cumplido con esta solicitud, que se enmarca en el Plan de

Mejoramiento Archivístico suscrito con el Archivo General de la Nación”:

Secretaria de gobierno

Despacho

Dirección de justicia

Casa de justicia

Oficina de paz y DD-HH

Secretaria de ambiente y desarrollo rural sostenible

Secretaria general”

Dependencias que han solicitado apoyo técnico a la gestión documental:

Secretaria de hacienda

Secretaria de movilidad

Secretaria de vivienda y hábitat

Observación 2

Existe un total de 17 Dependencias que no tienen implementado el FUID del archivo

de gestión de la Alcaldía de Neiva.

Hallazgo 4: Capacitación del personal de Archivo


“Capacitar al personal de archivo en la normatividad archivística vigente. (Normatividad

presuntamente incumplida según el AGN: Artículo 18 de la Ley 594 de 2000).

CRITERIO LEGAL


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“Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obl igación de

capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.

Parágrafo: El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por Instituciones Educativas”,

META 1. Revisar las necesidades de formación que tiene el personal de archivo para

incluirlas en el Plan de Capacitación Institucional.


Se verificó que de acuerdo al cronograma de capacitación en temas Archivísticos

proyectado para la vigencia 2018, como se detalla en la Tabla No.2. Plan de Capacitación

en Cultura Archivística para el año 2018.

Tabla 1.PLAN DE CAPACITACION EN CULTURA ARCHIVISTICA PARA EL AÑO 2018

TEMA DE CAPACITACION MES

0

2

0

3

0

4

0

5

0

6

0

7

0

8

0

9

1

0

1

1

ELABORACIÓN DE INVENTARIOS

DOCUMENTALES Y PREPARACIÓN DE

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

(APLICACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL)

CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE

DOCUMENTOS

GESTION DOCUMENTAL – GESTIÓN DE

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CALIDAD

GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

Se evidenció circular No.005 de 12 de enero de 2018 y Circular No.009 de 2018 invitación

elaboración de inventarios Documental y Capacitación y socialización elaboración de

inventarios documentales, se articuló de acuerdo al cronograma de capacitación y

socialización para la elaboración de los inventarios documentales.

Se evidenciaron las capacitaciones realizadas, en los temas de organización de los

archivos, Inventarios documentales con el apoyo de 4 aprendices y los inventarios que han

enviado las diferentes dependencias, se piensan hacer ajustes por la meta en los metros

lineales.

Se evidenció planillas de asistencia a la capacitación y socialización elaboración de

inventarios documentales como objetivo principal en la Implementación programa Gestión

Documental llevada a cabo el 7,8,9 de febrero de 2018.

Acta de Reunión en temas de brindar orientación personalizada para la elaboración del inventario en formato FUID a la contratista María Patricia Bustamante de la Oficina de Casa de Justicia de fecha 19 de febrero de 2018.

Acta de reunión en temas de brindar orientación personalizada para la elaboración del inventario en formato FUID en la Oficina de Calidad de fecha 21 de febrero de

2018. Acta de reunión en temas de orientación sobre la organización de los expedientes de

certificaciones de riesgo en la Secretaria de Planeación y POT de fecha 21 de

febrero de 2018 Acta de reunión en temas de hacer explicación sobre la elaboración de inventario

natural con el personal que atiende la ventanilla Única encabeza del Líder del Proceso Ventanilla Única, el día 28 de febrero de 2018.

Acta de reunión en temas de revisión de archivo por la aplicación de las Tablas de

Retención Documental y elaboración de inventarios al proceso de Gestión Documental, el día 28 de febrero de 2018.

Acta de reunión en temas de explicación del Formato FUID a la Secretaria de Gobierno y Dirección de Justicia, el día 01 de marzo 28 de febrero de 2018.

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Tabla 2.Listado de Asistencia

FECHA TOTAL ASISTENCIA

5/FEBRERO/2018 50

6/FEBRERO/2018 14

7/FEBRERO/2018 45

8/FEBRERO/2018 28

9/FEBRERO/2018 26

TOTAL 163

Hallazgo 5: Unidad de Correspondencia


“La entidad no cuenta con todos los lineamientos de conformidad con la norma para la

adecuada gestión de las comunicaciones oficiales, Organizar la Oficina de correspondencia

en concordancia con los Artículos 1,3,5,8,12,13 del Acuerdo 060 de 2001(Normatividad

presuntamente incumplida según el AGN: Acuerdo No.060 del 30 de octubre de 2001)”.

CRITERIO LEGAL

ARTÍCULOS 1, 3, 5, 8, 12, 13 DEL ACUERDO 060 DE 2001

ARTÍCULO PRIMERO: “Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las

unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan

funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción,

recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos”.

ARTÍCULO TERCERO: “Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del

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programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los

procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos”. (…).

ARTÍCULO QUINTO: “Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la

numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de

inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados”. (…)

ARTICULO OCTAVO : “Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios

competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas”.

(…)

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: “Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención

documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos

adecuados para su administración”.

“Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad”.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: “Comunicaciones oficiales por correo electrónico:

Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los

mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas”.

META 1. Realizar los cambios necesarios para la operación de la ventanilla única conforme

al AC-060 de 2001, asignando el personal y aplicando las normas relacionadas.

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Dentro de las acciones de mejora adelantadas frente a la socialización y publicación en página web del portal Institucional de la Alcaldía de Neiva, se pudo evidenciar que se

encuentran los siguientes documentos: Manual para la aplicación de las Tablas de Retención Documental, Manual de Limpieza de Archivo, Transferencias Documentales, y

Eliminación de Documentos.

El proceso Gestión de Planeación y Ordenamiento que incluye el subproceso: Gestión de

Calidad, en su procedimiento: Control de Documentos, la política de operación, la cual

expresa “El tiempo transcurrido entre la solicitud de creación, modificación y eliminación y

su revisión y aprobación es hasta 15 días hábiles. Sin embargo, en caso de crear

documentación para un proceso nuevo (…). (…) utilizar el Formato de Solicitud y

elaboración, actualización o anulación de documentos FOR-GCPOC-01, (…).” Página 4.

Imagen 4. Documentos de Calidad

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Se evidenció que a la fecha la Oficina de Correspondencia no tiene radicado SOLICITUD

DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS ante el Líder

POT – Calidad para la actualización de los procedimientos, instrumentos, guías e

instructivos del subproceso de Gestión Documenta, correspondiente a la GUÍA DE

VENTANILLA ÚNICA y REGLAMENTO DE SERVICIO VENTANILLA UNICA.

Se evidenció Circular No.024 del 17 de abril de 2018, para capacitación y sensibilización programa Gestión Documental a cada una de las dependencias de la Alcaldía de Neiva.

Observación 3.

Se evidenció que se cuenta con los documentos:

GUIA DE VENTANILLA UNICA ADMINISTRACION DE COMUNICACIONES OFICIALES

GUIA DE PQRSD ALCALDÍA DE NEIVA REGLAMENTO DE SERVICIO VENTANILLA UNICA

A la fecha se encuentran pendientes que sean aprobados por el Comité Interno de archivo, para la socialización y aplicación. De igual forma se encuentra a la espera que

sean incorporados al proceso de Gestión de calidad, a través de la solicitud de creación, modificación, eliminación, revisión y aprobación.

Hallazgo 6: Conformación de los Archivos Públicos


“La entidad no tiene elaboradas las Tablas de Valoración Documental como instrumento

esencial para recuperar la memoria institucional aplicando criterios archivísticos que

posibiliten realizar las transferencias secundarias (Normatividad presuntamente incumplida

según el AGN: Artículo 11 de la Ley 594 de 2000 y Acuerdo 02 de 2004)”

CRITERIO LEGAL


“Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la

creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los

principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad

archivística”.

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ACUERDO 02 DE 2004 DEL AGN

“Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación,

organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras

disposiciones”.

ACUERDO 004 DEL 2013 DEL AGN

“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el

procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.

ARTÍCULO 8o. APROBACIÓN. “Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el

Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por el Comité interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá

quedar consignado en el acta del respectivo comité”.

Literal a. Artículo 10 ° del Acuerdo 004 de 2013 del AGN. “Dentro de los treinta (30) días siguientes a su aprobación el Secretario General, o quien haga sus veces, del organismo nacional, departamental, distrital o municipal presentará las tablas de retención documental

o las tablas de valoración documental con todos sus anexos, al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o al Consejo Departamental o Distrital de

Archivos, según el caso, para su evaluación técnica o convalidación. El Archivo General de la Nación, en las entidades del orden nacional y los Archivos Generales Departamentales y Distritales en el orden territorial, harán seguimiento al cumplimiento de esta disposición” META 1. Elaborar el Inventario de acuerdo a los periodos de producción documental;

compilar la información institucional; Elaborar y aprobar la TVD; Presentación al CDA para convalidación; Organización del Fondo Acumulado con base en las TVD.


Dentro de las acciones de mejora adelanta en los archivos de gestión, sobre la implementación del Formato Único de Inventario documental completamente diligenciado por parte de todas las oficinas productoras y el archivo central de la Alcaldía de Neiva (debe

hacerse en medios que permitan su disponibilidad inmediata, seguridad, respaldo de la información, integridad y control, soportes que se deben evidenciar). Procedimiento para la

entrega de los archivos mediante inventario documental cuando un funcionario se retira de la entidad o cambia de cargo.

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Se evidenció que de acuerdo al cronograma del plan de trabajo establecido para la

elaboración de las Tablas de Valoración Documental “TVD”, está en construcción etapa de

revisión y análisis de documentos y levantamiento de inventarios naturales.

Frente a las acciones adelantadas a los procesos que se deben aplicar a los archivos de

gestión la entidad viene avanzando en el diligenciamiento en cada una de las 24

dependencias la aplicación del formato de inventario AP FOR-GGD-01 FORMATO UNICO

DE INVENTARIO DOCUMENTAL.

Se evidenció que los formatos de rótulos para expediente y caja que hace parte de la

señalización se encuentran publicados en página web institucional

La contratista Clara Romero expresa “Es de anotar que esas actividades están todas

enmarcadas en la aplicación de la TRD y esto apenas se está implementando, dependemos

de la convalidación de la TRD para dar inicio, sin embargo las capacitaciones que se están

impartiendo son parte del proceso de aplicación para la implementación del Programa de

Gestión Documental.”

De acuerdo al cronograma del Plan de Trabajo, se tiene elaborado los inventarios de

gestión a través del FUID de las dependencias:: Secretaria de gobierno, Despacho,

Dirección de justicia, Casa de justicia, Oficina de paz y DD-HH, Secretaria de Movilidad,

Secretaria General, Secretaria de ambiente y desarrollo rural sostenible. Dependencias que

han solicitado apoyo técnico a la gestión documental: Secretaria de hacienda, Secretaria de

movilidad, Secretaria de vivienda y hábitat. Se atendieron las Dependencias de : Secretaria

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de hacienda, Secretaria de movilidad, Secretaria de vivienda y hábitat, las cuales han

solicitado apoyo técnico a la gestión documental.

Hallazgo 7: Organización de los Archivos de Gestión


“La entidad no tiene organizado los Archivos de Gestión conforme a las Tablas de

Retención Documental, aplicando los principios archivísticos que dicta el AGN

(Normatividad presuntamente incumplida según el AGN: Acuerdo 042 de 2002 del AGN,

Acuerdo 05 de 2013 del AGN, Acuerdo 02 de 2014 del AGN, Artículo 6 del Acuerdo 060 de

2001 de AGN)”

CRITERIO LEGAL


“ARTÍCULO CUARTO.- Criterios para la organización de archivos de gestión

. 1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención

Documental debidamente aprobada.

2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de

producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información

general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.

6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y

se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del

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archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo

General de la Nación. 7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la

dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes

extremos y fechas extremas de los mismos. PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de

Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.”




disposiciones”.


“Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario

Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.

“Artículo 4º. Criterios para la organización de archivos de gestión.

1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.

2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de

producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma,

4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

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Vigente desde:

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5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y

rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información general será: Fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente,

número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.

6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en

la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe

del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la

dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con

el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

a) Parágrafo. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención

Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando

pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia”.

ACUERDO No.05 DE 2013 DEL AGN

“Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y

descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones

públicas y se dictan otras disposiciones”.

“Artículo 3°. Organización de documentos de archivo. Las entidades del Estado están

en la obligación de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de

manera integral los procesos de clasificación, ordenación y descripción. De igual forma

deberán implementar procesos de organización para toda la documentación que apoye la

gestión administrativa.”




disposiciones”.

ACUERDO 060 DE 2001 DE AGN

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“Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en

las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”

“ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos

administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se

encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán

responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los

actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las

disposiciones establecidas para el efecto”. “Si se presentan errores en la numeración, se

dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está

asignada la función de numerar los actos administrativos.”

META 1. Una vez actualizadas las TRD se impartirán las instrucciones para la organización

de los Archivos de Gestión.


Se evidenció que se encuentra publicado en página web institucional el procedimiento REGISTRO Y CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES

Dentro de las acciones de mejora adelantas procedimientos pendientes que sean aprobados por el Comité Interno de archivo, socializar y aplicar. De igual forma se encuentra a la espera que sean incorporados al proceso de Gestión de calidad, a través de

la solicitud de creación, modificación, eliminación, revisión y aprobación:

GUÍA DE VENTANILLA ÚNICA ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

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GUÍA DE PQRSD ALCALDÍA DE NEIVA

REGLAMENTO DE SERVICIO VENTANILLA ÚNICA

La Oficina de control de Interno realizó visita de auditoria para la inspección, verificación del

manejo del archivo de gestión y aplicación de las Tablas de Retención documental,

tomando como muestra aleatoria a las dependencias (Secretaria de vivienda y Hábitat,

Secretaria de Ambiente y Desarrollo Sostenible, Secretaria de Gobierno, Secretaria de

Hacienda y Secretaria de Movilidad, las cuales se realizaron los días, 11,12,13 y 16 de abril

de 2018, a continuación se detalla los resultados:

SECRETARIA DE VIVIENDA Y HÁBITAT (11 de abril de 2018)

En cumplimiento del Primer Informe Trimestral del Plan de Mejoramiento Archivístico de la

Alcaldía de Neiva, se desarrolla revisión del manejo e implementación de las Tablas de Retención Documental según lo dispuesto en la Resolución 0059 de 2016 actualizada por el

Decreto 0590 de 2016, en la Secretaria de Vivienda y Hábitat. La dependencia no realiza aplicación de las tablas de retención documental vigentes, por lo cual es necesaria la coordinación con la Oficina de Archivo para capacitarse en el manejo de las TRD.

Se evidencia que la dependencia realiza la organización de la correspondencia y

resoluciones en carpetas que no contienen la rotulación correcta según sistema de gestión de calidad, y de igual manera, la rotulación de cajas documentales.

Se tienen adecuados estantes en los cuales la dependencia almacena su

documentación en cajas documentales, que muestra la necesidad de mejorar en cuanto a su disposición en el espacio adecuado a la norma.

Finalmente, se encuentra como situación a revisar, el suministro de material para la gestión documental y mayor capacitación al personal en el manejo de la TRD.

Imagen 5. Archivo Secretaria de Vivienda y Hábitat

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Observación 1.

El área no ha implementado las tablas de retención documental y los estantes de almacenamiento de archivo debe ser revisado para disponer de manera correcta el almacenamiento y custodia de la gestión documental. Se requiere coordinación con

la Oficina de Archivo para capacitaciones sobre la aplicación de las TRD.

SECRETARIA DE AMBIENTE Y DESARROLLO RURAL (11 y 13 de abril de 2018)

Se evidencia que la dependencia no maneja las vigentes tablas de retención documental,

no correcta rotulación de las carpetas, cajas de gestión documental, situación problemática en cuanto al suministro de materiales y herramientas de apoyo para el archivo, así como un incorrecto espacio para el mismo, el cual no es el adecuado para la custodia de sus

documentos. Por su parte, en las instalaciones de la dependencia en el centro comercial Comuneros se encuentra que la gestión documental utiliza carpetas blancas de cuatro

aletas y de cartón sin la correcta rotulación, así como el no manejo y aplicación de las TRD.

Imagen 6. Archivo Secretaria de Ambiente y Desarrollo Rural

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Observación 2.

Es necesaria una mayor articulación y coordinación entre la Oficina de Archivo y la

Secretaria de Ambiente para revisar asuntos relacionados con la implementación de las TRD, el suministro de materiales, apoyo de personal y la adecuación de espacios para el archivo propio de la dependencia.

SECRETARIA DE GOBIERNO (11 y 12 de abril de 2018)

Despacho y de la Dirección de Justicia

No se tienen implementadas las Tablas de Retención Documental vigentes para el manejo de archivo relacionado con tutelas, consultas, resoluciones y derechos de petición, así como una indebida utilización de las carpetas adecuadas para el

almacenamiento documental y su respectiva rotulación en carpetas y cajas documentales.

El archivo se encuentra en estado de necesidad de mejora de organización y custodia, para lo cual es necesario la revisión del suministro de materiales, equipo de apoyo documental con el fin de mejorar la gestión documental en esta área.

Imagen 7.Despacho y Dirección de Justicia

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Observación 3.

A pesar de las capacitaciones para el manejo de las tablas de retención documental,

no se implementan las TRD, la rotulación de carpetas y cajas no es acorde al

sistema de gestión de calidad. Es necesario mayor articulación y coordinación entre

la dependencia y la Oficina de archivo en apoyo de organización, suministro de

materiales idóneos para la gestión documental.

SECRETARIA DE HACIENDA (11 de abril de 2018)

Dirección de Rentas


Alcaldía de Neiva, se desarrolla revisión del manejo e implementación de las Tablas de Retención Documental según lo dispuesto en la Resolución 0059 de 2016 actualizada por el Decreto 0590 de 2016, en la Secretaria de Hacienda – Dirección de Rentas; se identifica

que la Dirección maneja un archivo relacionado con la correspondencia interna y externa del área, los procesos de fiscalización propios del área y la declaraciones de industria y

comercio. Sobre estas líneas, la dependencia maneja su propio archivo en cajas marcadas con rótulos propios salvo las correspondientes a las declaraciones de industria y comercio que utilizan los rótulos dispuestos por la alcaldía. Se evidencia que no hay un espacio

adecuado para el almacenamiento y custodia del archivo pues este se encuentra desorganizado en los pasillos de la Secretaria de Hacienda, por lo que se presenta un

riesgo en el manejo y custodia de expedientes. La dependencia expresa que no conoce ni ha sido capacitada sobre las Tablas de Retención Documental vigentes, por lo cual maneja sus propios procedimientos de archivo según las funciones y obligaciones propias del área,

por su parte, se verifica que los archivos del área se encuentran escaneados y que una contratista es quien apoya las labores de archivo sin ser esta su obligación principal

haciendo uso de matrices de Excel y control de cajas y carpetas.

Imagen 8. Dirección de Rentas

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Observación. 4

Se evidencia una situación problemática en la adecuación de un espacio para el

archivo del área pues este no existe, así mismo, el no manejo de las TRD por lo que es necesaria una debida articulación y coordinación del área y la Oficina de Archivo para buscar soluciones en cuanto al espacio de archivo, utilización de rótulos de

carpetas y cajas, el conocimiento, manejo e implementación de las TRD y el traslado de archivo.

Dirección de Ejecuciones Fiscales

En cumplimiento del Primer Informe Trimestral del Plan de Mejoramiento Archivístico de la Alcaldía de Neiva, se desarrolla revisión del manejo e implementación de las Tablas de Retención Documental según lo dispuesto en la Resolución 0059 de 2016 actualizada por el

Decreto 0590 de 2016, en la Secretaria de Hacienda – Área de Ejecuciones Fiscales; encontrándose que el área no maneja las Tablas de Retención Documental ni el formato

único de inventario documental. El área presenta dificultades en materia de archivo pues no cuenta con el manejo acertado de las carpetas, la utilización de rótulos y la correcta foliación, que en el caso del área, se trata de documentos de carácter especial pues se trata

de resoluciones y procesos de cobro coactivo que se encuentran archivados de manera consecutiva en una misma carpeta dado el volumen de documentación y la escases de

materiales como carpetas y ganchos.

Imagen 9.Direccion de Ejecuciones Fiscales

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Observación 5.

Se evidencia la necesidad de una acertada articulación y coordinación del área con

la Oficina de Archivo para buscar soluciones a la implementación de las tablas de retención documental, el uso del FUID y el suministro del material necesario para la gestión documental del área.

SECRETARIA DE MOVILIDAD (16 de abril de 2018)

Registro automotor


Alcaldía de Neiva, se desarrolla revisión del manejo e implementación de las Tablas de

Retención Documental según lo dispuesto en la Resolución 0059 de 2016 actualizada por el

Decreto 0590 de 2016, en la Secretaria de Movilidad – Coordinación de Registro Automotor;

evidenciándose que el área ha recibido capacitación en materia de archivo y la aplicación

de las tablas de retención documental, que sin embargo no se soporta en la realización de

las actividades diarias y la gestión documental de las carpetas y cajas del archivo propio del

área. Esto en gran medida evidenciado por la escasez de personal experto en temas de

archivo y TRD, así como que el área realiza atención al público.

En visita realizada al archivo del área de Registro Automotor, se encontró que no se aplica

la debida rotulación de las carpetas y cajas documentales, el Formato Único de Inventario

Documental no se implementa, la indebida utilización y suministro de carpetas de cartón y

no de material propalcote (4 aletas), no coordinación ni revisión de la Oficina de Archivo del

estado en que se encuentra el archivo del área.

Imagen 10. Registro Automotor

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Observación 6

Indispensable coordinación con la Oficina de Archivo con el fin de revisar y tomar

acciones de mejora para la aplicación de las Tablas de Retención Documental, el

FUID y el manejo y suministro de las carpetas y cajas documental, pues se evidencia

un alto riesgo a nivel de la custodia del archivo del área y en materia de salud

laboral.

Comisarias


Alcaldía de Neiva, se desarrolla revisión del manejo e implementación de las Tablas de

Retención Documental según lo dispuesto en la Resolución 0059 de 2016 actualizada por el

Decreto 0590 de 2016, en la Secretaria de Movilidad – Coordinación de Comisarias;

evidenciándose el área conoce de las nuevas tablas de retención documental, del Formato

Único de Inventario Documental, los formatos para la rotulación de carpetas y cajas para

archivo documental. Sin embargo, estas herramientas no son aplicadas en el área por lo

cual presenta una acción susceptible de mejora para la correcta custodia del archivo y la

aplicación debida de las herramientas de gestión documenta.

Así mismo se encuentra que el almacenamiento de las carpetas y de documentos se

almacena en bolsas plásticas que luego son llevados al archivo de la Secretaria.

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Observación 7

El área presente falencias en la gestión documental de sus labores propias, por lo

cual es necesaria una coordinación en cabeza de la Oficina de Archivo para adoptar

medidas concretas de mejoramiento de la aplicación de las TRD, la rotulación de

carpetas y cajas para archivo, así mismo el personal requerido para la gestión

experta en temas de archivo y el debido suministro de materiales de gestión

documental como carpetas propalcote y cajas de archivo.

Hallazgo 8: Organización de las Historias Laborales


“La entidad no tiene organizado las Historias Laborales (Normatividad presuntamente

incumplida según el AGN: a las Circulares AGN-DAFP 004 de 2003 y 012 de 2004)”

CRITERIO LEGAL

“Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la

Nación, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad:

Imagen 11. Comisaria Secretaria de Movilidad

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Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo

Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo

Documentos de identificación Hoja de Vida (Formato Único Función Pública) Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del

cargo Acta de posesión

Pasado Judicial . Certificado de Antecedentes Penales Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios

Declaración de Bienes y Rentas Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)

Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.

Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario:

vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de

contrato, pago de prestaciones, entre otros. Evaluación del Desempeño Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde

consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra

entidad, etc.”

“El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los

anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su naturaleza

jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos

documentales, complementándola.”

“De otra parte, las entidades deberán establecer controles que garanticen la transparencia de la administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que

desarrollan actividades propias de la gestión del talento humano.”

“Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía

pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de organización de archivos, deberán verificar que:

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En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la

secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad.

Los documentos de cada Historia Laboral estén colocados en unidades de conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la

más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada

carpeta tenga como máximo 200 folios. La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.

Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control que se anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de

documentos. Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el Inventario

Único Documental de los expedientes bajo su custodia.

Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que

garanticen la integridad y conservación física de los documentos. Aprovechando el proceso de organización archivística que vienen adelantando las entidades en cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la Nación y dada la

importancia legal y el carácter administrativo de los documentos que conforman las Historias Laborales, las entidades deberán verificar la organización de las mismas,

ajustando sus manuales y reglamentos internos a las disposiciones anteriormente descritas.”

META 1. Revisión del orden lógico-cronológico, foliar, elaborar hoja de control e inventariar


Se evidenció que frente a las acciones adelantadas a los procesos que se deben aplicar a los archivos de gestión se tiene la revisión de inventarios naturales elaborados por el

personal técnico. Observación 8

No se tiene un avance porcentual frente a cada actividad, porque a la fecha no se cuenta

con el personal.

o Ordenación de expedientes conforme a los principios archivístico

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o Retiro de material abrasivo, foliación, identificación de unidades documentales

y diligenciamiento del FUID conforme a la norma. o Diligenciamiento de la HOJA DE CONTROL para todos los expedientes de la

Entidad de las series compuestas como por ejemplo historias laborales, contratos, pensionados (Acuerdo 05 de 2013).

o Procedimiento para el control del préstamo de expedientes.

o Identificar gavetas, estantería y demás muebles dispuestos para el almacenamiento de los archivos de gestión, con el código y nombre de la

serie documental. o Las actividades se deben ejecutar en todas las dependencias por la cual se

recomienda tener en cuenta el número de oficinas productoras según

organigrama para realizar seguimiento y control de los procesos de organización documental.

Hallazgo 9: Sistema Integrado de Conservación - SIC


“La entidad no tiene elaborado e implementado el Sistema Integrado de Conservación, con

el fin de garantizar la preservación y conservación de los documentos de archivo

independiente del soporte, manteniendo las propiedades de integridad autenticidad e

inalterabilidad (Normatividad presuntamente incumplida según el AGN: Acuerdo 050 de

2000 del AGN y Acuerdo 006 de 2014 del AGN)”

CRITERIO LEGAL


“ARTÍCULO 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública

deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del

ciclo vital de los documentos.”


"Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el

reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a

archivos".


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"Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del

Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de

archivo y situaciones de riesgo".

LEY 1437 DE 2011 Utilización de medios electrónicos en el procedimiento

administrativo

Capítulo IV “...autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en

particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos

electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos”


“Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de

Documentos" de la Ley 594 de 2000”.

ARTÍCULO 1. OBJETO DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC. La

implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de

cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se

haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad,

inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una

entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su

disposición final, de acuerdo con la valoración documental.

ARTÍCULO 3. DEFINICIONES. Para efectos de este Acuerdo se definen los siguientes

conceptos así: (…)

“Sistema Integrado de Conservación. Es el conjunto de planes, programas, estrategias,

procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el

concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas

organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de

información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado,

conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad,

originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción,

durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.”

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“ARTÍCULO 4. COMPONENTES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN -

SIC. En virtud de la naturaleza de los diferentes tipos de información y/o documentos, los componentes del SIC son:

a). Plan de Conservación Documental: aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos. b). Plan de Preservación Digital a largo plazo: aplica a documentos digitales y/o

electrónicos de archivo. (…)”

META 1. Elaborar el instructivo/guía de conservación preventiva para los archivos de

gestión. Para el fondo documental acumulado, con base en el resultado del Diagnóstico

Integral de Archivos se priorizarán las tareas más urgentes para recuperar y salvaguardar

los documentos, adecuando instalaciones locativas, adquiriendo las unidades de

conservación adecuadas y el personal idóneo para la intervención de los documentos.


Se evidenció la MANUAL DE LIMPIEZA DE ARCHIVO en cumplimiento del Acuerdo 06 de

2014, que a la fecha se encuentra publicada en la página web del portal Institucional de la Alcaldía de Neiva. Se evidenció que se elaboró la PROCEDIMIENTO: ELIMINACION DE DOCUMENTOS, a

la fecha se encuentra publicado en la página web del portal Institucional de la Alcaldía de

Neiva.

Se evidenció documento en Word SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION, el cual no

cumple las normas

Imagen 12. Sistema Integrado de Calidad

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Se evidencio publicación a través del portal web institucional de la Alcaldía de Neiva

banner alusivo a la POLITICA GENERAL DEL MODELO DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN, según Circular No. 206 de 2018, en concordancia con lo

establecido en la Resolución No.279 de 2017, donde se resaltan algunas recomendaciones para el manejo de:

Manejo de escritorios limpios Asignación de equipos

Manipulación de la información Almacenamiento seguro, Creación de claves robustas en los equipos y Sistemas de Información

Uso de claves en equipos y Sistema de Información Acuerdos de Confidencialidad.

Observación 9

Según la norma NTGCP 1000 del 2009, que dice que todo formato debe tener una

actividad y toda actividad debe estar documentada, esto hace que los formatos Se incorporen o en los procesos, o que se cree un proceso donde este la actividad donde se utiliza estos formatos. de acuerdo a la norma NTGCP 1000 DEL 2009.

El proceso Gestión de Planeación y Ordenamiento que incluye el subproceso:

Gestión de Calidad, en su procedimiento: Control de Documentos, la política de

operación, la cual expresa “El tiempo transcurrido entre la solicitud de creación,

modificación y eliminación y su revisión y aprobación es hasta 15 días hábiles. Sin

Imagen 13.Portal Gobierno Digital

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embargo, en caso de crear documentación para un proceso nuevo (…). (…) utilizar el

Formato de Solicitud y elaboración, actualización o anulación de documentos FOR-

GCPOC-01, (…).” Página 4.

No se evidenció SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN

DE DOCUMENTOS ante el Líder POT – Calidad para la actualización de los

procedimientos, instrumentos, guías e instructivos del subproceso de Gestión

Documental.

Es importante aclarar que el documento evidenciado no se encuentran socializados

ni publicados en la página web del portal Institucional de la Alcaldía de Neiva.

Hallazgo 10: Contratos de Prestación de Servicios Archivísticos


“Asignación de un Abogado, un Ingeniero de Sistemas y el líder del proceso, para que

revisen las obligaciones y todo lo relacionado en materia contractual del Contrato 1764 de

2014 suscrito por la anterior”.

CRITERIO LEGAL

Evaluación de los aspectos jurídicos, financieros y técnicos

META 1. Una vez actualizadas las TRD se impartirán las instrucciones para la organización

de los Archivos de Gestión.


Se evidenció que frente a lo propuesto en el Plan de Mejoramiento Archivístico de este

hallazgo, se tiene:

Objetivos: Revisión y ajustes Contrato 1764 de 2014

Descripción de las Tareas: Asignación de un Abogado, un Ingeniero de

Sistemas y el líder del proceso, para que revisen las obligaciones y todo lo

relacionado en materia contractual del Contrato 1764 de 2014 suscrito por la

anterior

Evidencias: Comunicación de asignación de la tarea, actos administrativos

posteriores para la corrección y/o cumplimiento de requisitos y obligaciones

contractuales

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Que la tarea asignada como tal no se ha cumplido, sin embargo, la Entidad a través del

contrato de prestación de Servicios No.773 del 11 de mayo de 2017, a nombre de la profesional Clara Inés Romero Olaya, realizó las siguientes actividades: 11) Apoyar en la

elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental y PINAR, para la organización institucional de los archivos: Normas, estructura organizacional, Manual de funciones y actos administrativos de grupos de trabajo existentes, 13). Apoyar a la

secretaria general en la actualización de las Tablas de Retención Documental y Cuadro de Clasificación Documental, conforme al procedimiento establecido por el Archivo General de

la Nación, 14) Acompañar a la Secretaria General en la implementación de los diferentes reglamentos de servicio a la comunidad para la construcción de la política de Gestión documental del Municipio, Actividad 16). Apoyar a la Secretaria General en la recopilación y

análisis de la información para la construcción de la política Archivística, 17) Ofrecer acompañamiento a la Secretaria General en la revisión de procesos y procedimientos para

la reglamentación de la administración de las comunicaciones oficiales y las PQRSD desde el momento de la recepción y/o producción documental hasta su destino final e incluyó apoyar el plan de mejoramiento archivístico del AGN.

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5. AVANCES PLAN DE DESARROLLO NEIVA LA RAZON DE TODOS 2016-2019

Dentro del plan de desarrollo se tiene establecida dentro del Eje Estratégico – Componente

Institucional: Fortalecimiento institucional, que perteneciente al programa Neiva la Razón de

Todos con el Fortalecimiento Institucional, se tiene como:

Indicador: Plan

Meta de Resultado: sostener el % de calificación de implementación del MECI y Meta de

Producto: Continuar Implementando el Plan de Gestión Documental

Actividades:

1. Ordenación

2. Clasificación

3. Organización

4. inventarios de los documentos

EN LA VIGENCIA 2016 SE REALIZÓ CON LOS PROCESOS:

1. ORDENACIÓN

2. CLASIFICACIÓN

3. ORGANIZACIÓN

4. E INVENTARIOS DE LOS DOCUMENTOS

AL 30/09/2017 SE CONTINUA CON SU IMPLEMENTACIÓN

Se elaboraron los instrumentos archivísticos, en la implementación del programa de

gestión documental, dando cumplimiento a la ley 1712 de 2014 y al plan de mejora

archivístico firmado con el archivo general de la nación, además:

Se expidió el decreto municipal n° 742 de 6/12/2017, “por medio del cual se modifica

la composición del comité interno de archivo, se establecen sus funciones y deroga

la resolución n° 380 de 23/06/2015.

Se aprobó, la caracterización de comunicaciones oficiales, el reglamento de servicio

de ventanilla única, descripción del proceso de ventanilla única, guía de pqrsd para

observaciones, guía de ventanilla única.

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Procedimiento para la transferencia de archivos, caracterización de transferencias

primarias y transferencias documentales.

Eliminación de documentos, caracterización de eliminación de documentos y el

procedimiento de eliminación de documentos.

Riesgos de gestión documental, caracterización del proceso de gestión documental,

guía protocolo de limpieza, guía para aplicación de tablas de retención documental.

Se aprobó el plan institucional de archivos (PINAR), la política de gestión

documental, el programa de gestión documental (PGD) y se hizo seguimiento y se

determinó el avance al plan de mejoramiento del archivo general de la nación (AGN).

Se realizó un convenio para aunar esfuerzos desde el marco de las competencias y

responsabilidades asignadas a cada una de las entidades suscribientes, para la

vinculación mediante contrato de aprendizaje de aprendices Sena para depurar,

actualizar, organizar, ordenar y entregar el archivo central de la alcaldía de Neiva,

acorde con la normatividad vigente, políticas, planes y programas nacionales y

regionales que regulan la materia.

Se contrató bajo la modalidad de arrendamiento del bien inmueble ubicado en la

calle 14 n° 6 - 95 bodega n° 3 para llevar a cabo la organización técnica del acervo

documental de la alcaldía de Neiva /procesos técnicos archivísticos.

Meta de Resultado: prevenir los accidentes laborales y el surgimiento de enfermedades

profesionales en los funcionarios.

Meta de Producto: realizar el estudio y diseño para la construcción de la nueva sede de la

administración municipal

Indicador: definir el predio estudios y diseños.

Actividades:

1. Definir el predio el cual debe ser de propiedad del municipio

2. Elaborar los estudios y diseños

3. Realizar la construcción

4. Inauguración

AVANCES: En la vigencia 2016 se adelantó acciones para la consecución del terreno para

proceder a realizar los estudios y diseños, al igual se están haciendo el análisis de

propuestas alternativas para cumplir con esta meta a través una APP. Al 30/12/2017 no se

evidencia avance alguno y no fue priorizada esta meta de acuerdo con el POAI de 2017.

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ANALISIS:

Los procedimientos del proceso de gestión de archivo basado en el factor de conocimiento

auditado, se encuentra en el 50% de cumplimiento, mientras que, en cuanto al

cumplimiento de manejo adecuado de los formatos, el proceso de gestión de Riesgo se

encuentra en un 95%. En general el sistema de gestión de calidad del proceso de gestión

de archivo se encuentra en un 72%.

Según la metodología determinada para el desarrollo de la actividad de pre – auditoría, se

estableció que el resultado final obtenido fue de un 82%, indicando así que el rango de

valoración está BUENO (ver Tabla 1.Valoración del sistema integrado de gestión de calidad

(S.I.G.C.).

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6 AVANCES FRENTE AL PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO 2016-2019

Como se aprecia a continuación el Plan de Mejoramiento tiene un cumplimiento del 76% a

Diciembre de 2017; algunas metas no se han cumplido en su totalidad, sin embargo aún

están en los términos de cumplimiento de las acciones programadas.

Una vez realizado el seguimiento con fecha corte a Diciembre de 2017 se evidencia un

cumplimiento de las acciones así:

DESCRIPCIÓN TOTAL % CUMPLIMIENTO

Acciones suscritas en el Plan de

Mejoramiento

10 79%

Acciones Cumplidas 8 63.2%

Acciones Cumplidas Parcialmente 2 15.8%

AVANCE DEL PLAN DE CUMPLIMIENTO (ACCIONES)

Acción 1 90%

Acción 2 100%

Acción 3 85%

Acción 4 75%

Acción 5 80%

Acción 6 50%

Acción 7 50%

Acción 8 80%

Acción 9 80%

Acción 10 100%

CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

79% sobre 100%

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7. ANALISIS DE RIESGOS MAPA DE RIESGOS

RIESGO CONTROLES EVIDENCIAS Perdida de información por catástrofe natural

1. Adquisición de software CONTROL DOC, mediante

un 2. contrato interadministrativo. 3. Implementación de la

ventanilla 4. Única. 5. Ajustes a las TRD para luego

6. iniciar la implementación del software

7. CONTROL DOC en los

archivos de gestión de todos los procesos.

8. Comité interno de archivo

operando mediante resolución 0380 de 2015

1. Software de gestión documental inteligente

CONTROL DOC operando. 2. Implementación de ventanilla

única Según acuerdo 060.

3. Centralización del manejo y distribución de toda la información.

4. Sistema de información archivística operando de forma física.

5. Metadatos por expediente y tipología documentada operando.

6. Actas de comité y listados de asistencia de comités

Falta personal de apoyo en la

planta de personal en proceso archivístico

Solicitud de personal a la

administración

Solicitud

Problemas antropogénicos Procedimiento y Formato FOR-

DD-03. FOR-DO-04 Control de préstamo documento

Formatos préstamo de

documentos

Mal manejo de la documentación en la administración

1. Actualización de la taba retención

2. documental

3. Elaboración de la tabla de 4. valoración documental 5. Cuadro de clasificación

documental 6. Elaboración Inventario de la 7. documentación

8. Formato único de inventario 9. estandarizado

1. Tabla de retención

2. Tabla de valoración documental

3. Formato

4. Formato único de inventario FOR-

DO-01

Se recomienda la actualización de la Matriz de riesgos, debido a que no se están aplicando los respectivos controles, como son: Falta de implementación de totalidad ventilla única de correspondencia según el Acuerdo 060 de 2001, para el correcto desarrollo de la gestión

documental, ya que no se cuenta con el personal de planta y la profesionalización de las secciones de gestión documental.

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No se evidencia los controles para los Metadatos por expediente y tipología documentada

operando, ya que la inadecuada aplicación de las Tablas de Retención Documental desde

el aplicativo ControlDoc.

8 RECOMENDACIONES

La Alcaldía de Neiva realiza el Proceso de Gestión Documental atendiendo los lineamientos dados a través del Sistema Integrado de Gestión, este subproceso está alineado con

actividades transversales dentro de la cadena de valor, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios,

con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo. A través de cada procedimiento se realizan las acciones de revisión y aprobación de los documentos, tendentes a dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento Archivístico 2017-2019.

Es importante tener en cuenta que la ventanilla única debe traer beneficios e impactos

como al interior de la organización: i) La optimización de los procesos mediante la

implementación de un marco legal y regulatorio consistente y transparente; ii) La

racionalización de los procesos favorecida por la informatización de las actividades y la

digitalización de la documentación asociada; iii) La inmediatez de los trámites y la

simultaneidad de los procesos; iv) El cumplimiento de la trazabilidad; v) El ahorro en costos

por concepto de trámites y de tiempo de gestión; vi) La reducción del impacto negativo en el

medio ambiente gracias a la eliminación del papel; vii) La reducción de la corrupción debido

a la racionalización de los procesos y la eliminación de la discrecionalidad en las

decisiones; viii) La predictibilidad de la Administración Pública; a través del uso de una

herramienta informatizada de acceso remoto y disponibilidad permanente; todo lo cual

incide positivamente en el desarrollo sostenible y la competitividad.

Se recomienda la preparación del ente territorial para la articulación de los Sistemas de

Gestión (Sistema de Gestión de Calidad y Sistema de Desarrollo Administrativo) y de

Control Interno, en pro de encaminar las políticas, planes, programas, proyectos, esfuerzos

y recursos, hacia un mismo propósito en el desarrollo de la gestión y el desempeño

institucional, que satisfaga las necesidades y expectativas de la comunidad, con calidad y

transparencia, en implementación de dimensiones como planeación institucional,

fortalecimiento organizacional, seguridad digital, gestión presupuestal, servicio al

ciudadano, defensa jurídica, talento humano, participación ciudadana, gestión del

conocimiento, racionalización de trámites, control interno, lucha contra la corrupción,

gestión documental, seguimiento y evaluación del desempeño institucional, y

gobierno digital. En Cumplimiento del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017.

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9. CONCLUSIONES

Teniendo en cuenta los porcentajes de avance registrados en el Plan de Mejoramiento Archivístico de acuerdo a las evidencias reportadas por la Oficina del Archivo Municipal – Secretaria General, se observó el cumplimiento de metas de acuerdo a las acciones plasmadas ponderado en un total de avance del 79%, distribuidas así: De las 10 acciones

se cumplieron 5 que equivalen al 89% y 5 cumplidas parcialmente que equivalen al 61,2% para el control y seguimiento a lo proyectado en el plan de mejoramiento Archivístico.

Entre el 17 de octubre y el 26 de noviembre de 2017 a través del aplicativo FURAG II se

llevó a cabo la medición del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG ; el propósito

fue determinar la línea base a través de la cual la entidad identifica su grado de

acercamiento a dicho marco de referencia. A partir de los resultados, se debe definir las

adecuaciones y ajustes requeridos para lograr un mejor desempeño institucional, para lo

cual se recomienda revisar la guía de autodiagnóstico Gestión Documental una de las

dimensiones que hace parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG.

Los resultados que se presentan a continuación, se soportan en la información registrada y

reportada por la Oficina del Archivo Municipal, la cual fue validada por el representante

legal.

5. DIMENSION DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN

Puntaje

Entidad Valores de Referencia

72,8

Puntaje

máximo grupo par

Quintiles

1 2 3 4 5

85,6 72,8

5.1. POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL Puntaje

Entidad Valores de Referencia

75,2

Puntaje

máximo grupo par

Quintiles

1 2 3 4 5

87,8 75,2

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Revisó:

FIRMA COPIA ORIGINAL

VLADIMIR SALAZAR AREVALO

Jefe Oficina de Control Interno (E)

Elaboró: FIRMA COPIA ORIGINAL

CLAUDIA PATRICIA GONZÁLEZ MUÑOZ

Profesional Universitario

FIRMA COPIA ORIGINAL

CARLOS FRANCISCO SAAVEDRA RICO

Contratista

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