INFORME DE EVALUACION INFORME PORMENORIZADO DEL …

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL

INTERNO

TRD OCI – 107–48,28 OCI – 006- 2019

Calle 28 Nº 13A -15 / Bogotá, Colombia Conmutador (571) 6067676 www.mincit.gov.co

ES-FM-004 V2

INFORME DE EVALUACION

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

Periodo Evaluado: noviembre 12 de 2018 – marzo 11 de 2019

BOGOTA D.C., MARZO 12 DE 2019

http://www.mincit.gov.co/

Informe Pormenorizado del Estado del Control Interno Periodo Noviembre 12 de 2018 – Marzo 11 de 2019

Calle 28 Nº 13A -15 / Bogotá, Colombia Conmutador (571) 6067676 www.mincomercio.gov.co

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

3. ALCANCE

4. ARTICULACION CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

- MECI

5. CRITERIOS DE AUDITORIA

6. EQUIPO AUDITOR

7. DESARROLLO DE LA EVALUACIÓN

8. CONCLUSIONES

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1. INTRODUCCION

De conformidad con las disposiciones contenidas en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011,

Articulo 2.2.21.2.5 del Decreto 1083 de 2015 y Circular Externa 100-01 de 2012 del DAFP, la

Oficina de Control Interno presenta y publica el informe sobre el estado del Sistema de Control

Interno del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, correspondiente al cuatrimestre

comprendido entre noviembre de 2018 - marzo de 2019.

La expedición del Decreto 1499 de 2017 dio lugar a la integración del Sistema de Desarrollo

Administrativo y el Sistema de Gestión de Calidad, definiéndose un solo Sistema de Gestión,

el cual se articula con el Sistema de Control Interno definido en la Ley 87 de 1993. Para el

funcionamiento del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de Control Interno, se

adopta la versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG con el fin

de consolidar los elementos requeridos para que la Entidad funcione de manera eficiente y

transparente atendiendo las 17 políticas de Gestión y Desempeño lideradas por 11 entidades,

que de acuerdo con el Manual Operativo MIPG, funcionara a través de 7 dimensiones.

En concordancia con lo anterior, el Control Interno se integra, a través del MECI, como una de

las dimensiones del Modelo, donde establece la actualización del Modelo Estándar de Control

Interno – MECI, en 5 componentes: 1. Ambiente de Control 2. Evaluación del Riesgo 3.

Actividades de Control 4. Información y Comunicación 5. Actividades de Monitoreo

Esta estructura está acompañada de un esquema de asignación de responsabilidades y roles

para la gestión del riesgo y el control, el cual se distribuye en diversos servidores de la

Entidad, no siendo esto una tarea exclusiva de las oficinas de control interno: (i) Línea

estratégica, conformada por la alta dirección y el equipo directivo; (ii) Primera línea de

defensa, atendida por los gerentes públicos y los líderes de proceso, (iii) Segunda línea de

defensa, conformada por servidores responsables de monitoreo y evaluación de controles y

gestión de riesgos (jefes de planeación, supervisores e interventores de contratos o proyectos,

comités de riesgos donde existan, comité de contracción, entre otros); y (iv) Tercera línea de

defensa, atendida por la Oficina de Control Interno.

Conforme a lo anterior, la Oficina de Control Interno del Ministerio de Comercio, Industria y

Turismo presenta el Informe Pormenorizado de Control Interno, de acuerdo con las siete (7)

dimensiones del MIPG y los cinco (5) componentes del Modelo Estándar de Control Interno,

desarrollados en el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG,

según artículo 2.2.22.3.5 del Decreto 1499 de 2017.




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2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Presentar el estado del Sistema de Control Interno del Ministerio de Comercio Industria y

Turismo, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1774 de 2011 y los

lineamientos impartidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública en el

Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, versión II, agosto

2018.

3. ALCANCE

Aplica a la evaluación del estado del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la gestión

adelantada por la Entidad durante el periodo evaluado: noviembre de 2018 a febrero de 2019.

4. ARTICULACION CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI

El presente informe se articula con el Componente del MECI “Información y Comunicación”, el

cual señala entre los aspectos mínimos para la implementación, el siguiente: “Implementar las

actividades de monitoreo y supervisión continua en la entidad”, recomendando aplicar

evaluaciones continuas y/o independientes para determinar la existencia y operación de los

componentes del Sistema de Control Interno.

5. CRITERIOS DE AUDITORIA

Art. 9° de la Ley 1474 de 2011. “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los

mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del

control de la gestión pública.”

Siete (7) dimensiones del MIPG y los cinco (5) componentes del Modelo Estándar de Control

Interno, desarrollados en el Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –

MIPG, según artículo 2.2.22.3.5 del Decreto 1499 de 2017.

6. EQUIPO AUDITOR

Auditor Líder (Jefe OCI): Diego Gustavo Falla Falla

Profesional OCI: Omar Leonardo Murcia Angel




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7. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA, EVALUACION O SEGUIMIENTO

7.1 ACTUALIZACIÓN DE LA INSTITUCIONALIDAD DEL MIPG

De conformidad con la Resolución 417 de 2018 “Por la cual se actualiza el Modelo Integrado

de Planeación y Gestión en el Sector Comercio, Industria y Turismo”, se pudo establecer que

el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en el periodo evaluado realizó las siguientes

sesiones de comités:

7.1.1 Comité Sectorial de Gestión y Desempeño

En cumplimiento del artículo 2.2.22.3.6 del Decreto 1499 de 2017, el Ministerio de Comercio,

Industria y Turismo mediante Resolución 0417 de marzo 01 de 2018, Capítulo I, conformó el

Comité Sectorial de Gestión y Desempeño, estableciendo las funciones y directrices

emanadas en el Decreto en mención

Es así como durante el período de evaluación se llevó a cabo el Segundo Comité Sectorial

de Gestión y Desempeño de diciembre 4 de 2018 con participación de representantes de

Fiducoldex, Innpulsa, Junta Central de Contadores, Instituto Nacional de Metrología,

Artesanías de Colombia, Bancoldex, Procolombia, Fondo Nacional de Garantías,

Superintendencia de Industria Comercio, Superintendencia de Sociedades, Programa de

Transformación Productiva y Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en el cual se

abordaron temas como:

Seguimiento a la Planeación Estratégica Sectorial

Avances implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

por parte de las Entidades del sector

Ejecución presupuestal – corte noviembre 30 de 2018

Planeación estratégica del Comité de Fortalecimiento Institucional

El Acta n° 2 del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño se encuentra publicada en el

enlace http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/modelo-integrado-de-planeacion-y-

gestion/comite-sectorial-de-gestion-y-desempeno.aspx

7.1.2 Comité Institucional de Gestión y Desempeño


Industria y Turismo mediante Resolución 0417 de marzo 01 de 2018, Capítulo II, conformó el




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Comité Institucional de Gestión y Desempeño, estableciendo las funciones y directrices

emanadas en el Decreto en mención.

Durante el período de evaluación se observó que no se llevaron a cabo sesiones del Comité

Institucional de Gestión y Desempeño, tal como lo establece el Artículo 10° de la Resolución

0417 que indica: Sesiones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño: El Comité

Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Comercio Industria y Turismo se

reunirá ordinariamente al menos (1) vez cada trimestre y de forma extraordinaria cuando las

circunstancias lo exijan”

7.1.3 Comité Sectorial de Auditoría


Industria y Turismo conformó mediante Resolución 1338 de julio 11 de 2017 el Comité

Sectorial de Auditoría, estableciendo las funciones y directrices emanadas en el Decreto en

mención.

Durante el período de evaluación se llevó a cabo el Tercer Comité Sectorial de Auditoria de

fecha noviembre 8 de 2018, con participación de representantes del Instituto Nacional de

Metrología, Superintendencia de Sociedades, Junta Central de Contadores, Artesanías de

Colombia, Fondo Nacional de Garantías, Fontur, Fiducoldex, Superintendencia de Industria

y Comercio, Bancoldex y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en el cual se


Política de Control Interno

Análisis de propuesta de Indicadores Sectoriales de Gestión

Identificación de temas prioritarios que deban ser incluidos en la Planeación

Estratégica 2019

Identificación de posibles necesidades de acompañamiento o apoyo especializado en

auditorias de control en otras Entidades

7.1.4 Identificación de la Línea Base de MIPG

El índice de desempeño Institucional del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para el

año 2018 fue del 74.71




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7.2 AVANCE DIMENSIONES MIPG

7.2.1 DIMENSIÓN DE TALENTO HUMANO

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG versión II, agosto 2018, para el desarrollo de esta

dimensión se tendrán en cuenta las siguientes 2 Políticas de Gestión y Desempeño

Institucional:

Gestión Estratégica del Talento Humano

Integridad

7.2.1.1 Política Gestión Estratégica del Talento Humano

7.2.1.1.1 Plan de Gestión Estratégica de Talento Humano

Con respecto a este tema el Grupo de Talento Humano informo que como objetivo para la

vigencia 2019, el Mincit estableció las líneas estratégicas de gestión del talento humano con el

propósito de incrementar la motivación, el sentido de pertenencia, el desarrollo profesional y

personal de los servidores, su bienestar y calidad de vida, generando un alto desempeño a

través del plan “Comprometi-2”.

Bajo este objetivo el Grupo de Talento Humano con su plan Comprometi-2 espera alcanzar las

metas organizacionales, a través de la consolidación de una relación directa entre “alto

desempeño-alto compromiso”, donde el sentido del compromiso será el resultado más

importante que se busca alcanzar. También espera construir una confianza mutua entre la

administración y los servidores, incrementando la motivación, el sentido de pertenencia y el

desarrollo humano. Comprometi-2 tiene 3 componentes:

a. Alineación Estratégica: la gestión del talento humano debe estar alineada con el

direccionamiento estratégico que ha adoptado el MINCIT para el cumplimiento de su objetivo,

acorde con su contexto interno y el entorno. La estratégica del MINCIT 2019-2022 está

planteada sobre 5 ejes enmarcados sobre un transversal de equidad, los cuales orientan la

planeación estratégica del talento humano para la vigencia 2019.

b. Caracterización de la Planta de la Entidad: para una adecuada definición de las acciones

requeridas para gestionar de manera estratégica el talento humano, es preciso identificar la




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caracterización de la planta de personal del MINCIT. Respecto del cumplimiento de la Ley 581

de 2000, o ley de cuotas, es oportuno mencionar que al 31 de diciembre de 2018, el 52% de

los cargos de nivel decisorio del MINCIT estaban ocupados por mujeres.

A través de los planes de previsión, y anual de vacantes se identificará si existe un adecuado

dimensionamiento de la planta de personal, en términos de su composición y distribución

actual en los distintos niveles jerárquicos y las formas de provisión. Finalmente, mediante el

diagnóstico de necesidades de bienestar y capacitación se identificarán variables

sociodemográficas adicionales para la toma de decisiones y generación de programas para la

gestión estratégica del talento humano.

c. Política de Gestión Estratégica de Talento Humano: en la gestión del talento humano, es

imprescindible el compromiso mutuo entre la administración y los servidores para diseñar y

llevar a cabo estrategias dirigidas al desarrollo del potencial personal, el incremento de la

pertenencia o inclusión en la familia ministerial, reforzando la autoestima y la dignidad de los

servidores.

De esta manera, Comprometi-2 busca crear un ambiente de trabajo que promueva la

identidad, la participación, las actitudes favorables y la motivación de los servidores para

fortalecer la cultura de servicio público, el compromiso institucional, y el mejoramiento de la

calidad de vida laboral. Comprometi-2 también pretende iniciar un proceso de cambio cultural,

que permita a los servidores contar con un el balance de vida y la igualdad de oportunidades,

así́ como estructurar un modelo suficientemente sólido que en el largo plazo convierta estos

dos elementos en una parte fundamental de la cultura organizacional.

7.2.1.1.2 Autodiagnóstico de la Política

Atendiendo las directrices de la Función Pública, el MINCIT diligenció la Matriz Estratégica del

Talento Humano, Versión 1 (abril 2018), instrumento que está diseñado para que cada entidad

analice las diferentes variables y se autocalifique en cada una de ellas con un puntaje de 0 a

100, y posteriormente identificar el estado de las 5 las Rutas de Creación de Valor y de cada

una de las subrutas:

Una vez diligenciada la matriz de gestión estratégica del Talento Humano se obtuvo una

calificación de 83,8% encontrándose la entidad en fase de consolidación.




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Resultado por Ruta:

FASES BÁSICA

OPERATIVA

TRANSFORMACIÓN CONSOLIDACIÓN TOTAL

Porcentaje

por fases 13,1%

54,3% 32,6%

83,8

TOTAL AGRUPADO TRANSFORMACIÓN

Como resultado de la aplicación de la matriz estratégica de Talento Humano 2018, en el

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo se observa que el 54,3% de las categorías se

encuentran fase de transformación, mientras que el 32,6% se ubican en la fase de

consolidación.

El reto para la vigencia 2019, consiste en avanzar hacia la consolidación de herramientas que

permitan no solo mejorar la calificación, sino brindar a los colaboradores una mejor calidad de

vida laboral a través de los procesos de talento humano.

Para el cumplimiento de este propósito, las estrategias de talento humano se desarrollarán en

el 2019 a través de los diferentes planes establecidos en el Ministerio.




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Plan de Bienestar – “Somos + bienestar”

Plan de Capacitación – “CapaCIT- ando”

Plan Anual de Vacantes 2019

Plan de Previsión 2019

Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo - “Te cuido, te cuidas, Nos cuidamos”

Plan de intervención del Clima Organizacional

7.2.1.1.3 Temáticas asociadas a Rutas de Creación de Valor

A continuación se presenta la formulación e implementación del Plan Estratégico de Talento

Humano Institucional; rutas de valor, vigencia 2019, remitido por el Grupo de Talento Humano.

Para la formulación del plan Comprometi-2 se:

Identificaron las rutas y subrutas con menor puntaje, conforme el resultado de la

matriz.

De las Subrutas seleccionadas se ubicaron las variables que impactan en esa ruta.

De las variables encontradas, se identificaron aquellas en las que sería pertinente y

viable iniciar mejoras en el corto plazo.




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Ruta de la Calidad: Hacer las cosas bien:

a.

Variable identificada: Contar con información confiable y oportuna sobre indicadores

claves como rotación de personal (relación entre ingresos y retiros), movilidad del

personal (encargos, comisiones de servicio, de estudio, reubicaciones y estado actual

de situaciones administrativas), ausentismo (enfermedad, licencias, permisos),

prepensionados, cargas de trabajo por empleo y por dependencia.

Alternativa de mejora: Actualización semanal de la planta con los movimientos de

personal, verificando su inclusión conforme los actos administrativos que se expiden.

Evidencia de las medidas seleccionadas: Informe trimestral del plan anual de

vacantes donde se reflejen los movimientos de personal indicados.

b.

Variable identificada: Análisis de las entrevistas de retiro para identificar las razones

por las que los servidores se retiran de la entidad.

Alternativa de mejora: Elaborar informes de análisis de causales de retiro.

Evidencia de las medidas seleccionadas: Informe del plan anual de vacantes donde

se refleje el análisis del retiro, que soportan la existencia de una vacante en la planta

de personal.

Ruta de la Felicidad: La felicidad nos hace productivos

Variable identificada: Promover ejercicios participativos para la identificación de los

valores y principios institucionales, su conocimiento e interiorización por parte de los

todos los servidores y garantizar su cumplimiento en el ejercicio de sus funciones.

Alternativa de mejora: acciones de promoción del código de integridad.

Evidencia de las medidas seleccionadas: informe anual de las actividades de

promoción del código de integridad.

7.2.1.1.4 Plan Institucional de Capacitación 2019

Tiene como objetivo Establecer las líneas estratégicas y jornadas de inducción, reinducción y

capacitación para la vigencia 2019 a través del plan “CapaCIT-ando”.

CapaCIT-ando espera desarrollar y fortalecer en los servidores una ética y prestación del

servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa. Permitirá




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coordinar de manera unificada todos los programas de capacitación que se requieren en las

diferentes dependencias y subsistemas de gestión que tiene la Entidad. CapaCIT-ando tiene 3

componentes:

Inducción

Reinducción

Capacitación

El Plan Institucional de Capacitación se encuentra publicado en el enlace

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/talento-humano/bienestar-capacitacion-y-salud-y-

seguridad-en-el-t/plan-institucional-de-capacitacion-2019.aspx

De igual forma, dicho plan se adoptó por el Ministerio mediante Resolución interna 248 de

febrero 18 de 2019, publicada en el enlace http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/talento-

humano/bienestar-capacitacion-y-salud-y-seguridad-en-el-t/resolucion-0248-de-2019-pic.aspx

7.2.1.1.5 Plan Institucional de Bienestar Social 2019

Su objetivo es favorecer a la construcción de un clima organizacional satisfactorio en los

Funcionarios y sus familias, alineado a la misión Institucional del MinCIT, a través de diversos

espacios de formación, integración y esparcimiento, que propendan por su desarrollo integral.

Se conforma de tres objetivos específicos:

Generar Pertenencia: Estimular en los servidor es mayor sentido de pertenencia y

gusto por el quehacer, con actividades dirigidas a ellos y a sus familias, en temas de

recreación, deportes, educación, cultura, vivienda, entre otros.

Favorecer Clima y Sinergias: Mejorar el clima organizacional y generar sinergias

entre los colaboradores y equipos de trabajo.

Conciliación entre la Vida Laboral y Familiar: Generar estrategias para conciliar la vida

laboral y familiar de los servidores, consolidando al MINCIT como una organización

familiarmente responsable.

El Plan Institucional de Bienestar Social 2019, se encuentra publicado en el enlace

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/talento-humano/bienestar-capacitacion-y-salud-y-

seguridad-en-el-t/plan-institucional-de-bienestar-social-2019-210220.aspx


http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/talento-humano/bienestar-capacitacion-y-salud-y-seguridad-en-el-t/plan-institucional-de-capacitacion-2019.aspx

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/talento-humano/bienestar-capacitacion-y-salud-y-seguridad-en-el-t/plan-institucional-de-capacitacion-2019.aspx

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/talento-humano/bienestar-capacitacion-y-salud-y-seguridad-en-el-t/resolucion-0248-de-2019-pic.aspx

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/talento-humano/bienestar-capacitacion-y-salud-y-seguridad-en-el-t/resolucion-0248-de-2019-pic.aspx

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/talento-humano/bienestar-capacitacion-y-salud-y-seguridad-en-el-t/plan-institucional-de-bienestar-social-2019-210220.aspx

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/talento-humano/bienestar-capacitacion-y-salud-y-seguridad-en-el-t/plan-institucional-de-bienestar-social-2019-210220.aspx



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Dicho plan se adoptó por el Ministerio mediante Resolución interna 300 de febrero 26 de 2019,

publicada en el enlace http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/talento-humano/bienestar-

capacitacion-y-salud-y-seguridad-en-el-t/resolucion-pbs-2019.aspx

7.2.1.1.6 Plan Institucional de Seguridad y Salud en el trabajo 2019

El objetivo es ejecutar actividades que permitan mejorar y mantener un medio ambiente de

trabajo seguro y saludable, con el propósito de controlar de manera eficaz los peligros y

riesgos en el lugar de trabajo, implementando las medidas necesarias para reducir las

lesiones, los accidentes de trabajo y enfermedades laborales que puedan afectar a los

Servidores Públicos y demás partes interesadas.

El SGSST consiste en un proceso basado en la mejora continua con el objeto de anticipar,

reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el

trabajo de los servidores públicos y las demás partes interesadas. Teniendo como base los

lineamientos normativos del Decreto 1072 de 2015.

Protegiendo-ando permite mejorar y mantener un ambiente de trabajo seguro y saludable.

Permite identificar, prevenir y controlar los riesgos que puedan generar lesiones, accidentes

de trabajo y enfermedades laborales, preparando a todo el personal para actuar de manera

segura ante eventos de emergencia, que se puedan presentar durante la ejecución de las

actividades.

El Plan Institucional de Seguridad y Salud en el trabajo 2019, se encuentra publicado en el

enlace http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/talento-humano/bienestar-capacitacion-y-

salud-y-seguridad-en-el-t/plan-de-actividades-en-seguridad-y-salud-en-el-tra.aspx

7.2.1.1.7 Plan de Incentivos Institucionales

Como parte del plan de incentivos se proclamaron los mejores funcionarios de Carrera

Administrativa y Libre Nombramiento y Remoción por su excelente desempeño laboral,

mediante Resolución Interna 2478 de diciembre 18 de 2018.

Resolución 2478 de 2018 publicada en el Enlace

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=c734e055-cc75-4353-b231-

26c032bd9b07


http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/talento-humano/bienestar-capacitacion-y-salud-y-seguridad-en-el-t/plan-de-actividades-en-seguridad-y-salud-en-el-tra.aspx

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/talento-humano/bienestar-capacitacion-y-salud-y-seguridad-en-el-t/plan-de-actividades-en-seguridad-y-salud-en-el-tra.aspx



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De igual forma, mediante Resolución Interna 2477 de diciembre 12 de 2018, proclamó los

mejores equipos de trabajo del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo 2018.

Resolución 2477 publicada en el Enlace

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=40b4f450-cac6-4117-a00a-

bc5de85ac04c

7.2.1.1.8 Plan Anual de Vacantes

Tiene como objetivo el diseñar estrategias de planeación anual de la provisión del Talento

Humano del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, contando con información actual del

movimiento del personal.

Como objetivos específicos define:

Identificar los empleos vacantes en la planta de personal

Proveer en el menor tiempo los empleos que se encuentres vacantes de acuerdo a los

procesos establecidos

Promover la provisión definitiva de los cargos vacantes

7.2.1.1.9 Programa de Inducción y Reinducción

El programa de Inducción y Reinducción constituye un componente esencial para la

generación de compromiso de los servidores, lo cual contribuye al fortalecimiento institucional,

mediante el ejercicio de actividades relacionadas con la recordación del Ministerio de

Comercio, Industria y Turismo como marca empleadora.

El objetivo del programa de Inducción, tanto presencial como virtual, es ofrecer a los

servidores que ingresan al MinCIT espacios de aprendizaje e interacción que contribuyan al

entendimiento del sector Comercio, Industria y Turismo y el MinCIT.

La Entidad realiza la inducción y reinducción virtual de los funcionarios a través de plataforma

ubicada en el enlace http://lms.mincit.gov.co/

7.2.1.1.10 Sistema de Evaluación del Desempeño

Mediante Resolución Interna No. 236 de enero 31 de 2018, la Entidad adoptó el Sistema

propio de evaluación del desempeño laboral de los empleados públicos de carrera

administrativa, en periodo de prueba, libre nombramiento y remoción diferentes a los de


http://lms.mincit.gov.co/



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gerencia pública. Dicha evaluación se gestiona a través de herramienta ubicada en enlace

http://servicios.mincit.gov.co/edl.

La Resolución 236 de 2018 se encuentra publicada en el enlace

http://www.mincit.gov.co/ministerio/normograma-sig/procesos-estrategicos/gestion-del-talento-

humano/resoluciones/resolucion-0236-de-2018-c.aspx

7.2.1.1.11 Manual de Funciones y Competencias Laborales

Durante el período evaluado, no se modificó el Manual Específico de Funciones,

Competencias Laborales.

Las Resoluciones que establecen el Manual Especifico de Funciones y de Competencias

Laborales para los empleos que conforman la planta de personal del MinCIT se encuentran

publicadas en el enlace http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/talento-humano/manual-

de-funciones.

7.2.1.1.12 Cambios Alta Dirección

Durante el periodo evaluado se presentó el cambio de Secretario General donde se designó al

Dr. Juan Carlos Rondón Avendaño por renuncia de la Dra. Ligia Stella Rodríguez quién estuvo

ejerciendo la Secretaria desde agosto 10 de 2018 a enero 2 de 2019.

7.2.1.3 Política Integridad

La Coordinadora del Grupo de Control Interno Disciplinario comunicó lo siguiente: se cuenta

con un autodiagnóstico de la política con calificación de 93.3%. A continuación se muestra el

detalle por componente:


http://servicios.mincit.gov.co/edl

http://www.mincit.gov.co/ministerio/normograma-sig/procesos-estrategicos/gestion-del-talento-humano/resoluciones/resolucion-0236-de-2018-c.aspx

http://www.mincit.gov.co/ministerio/normograma-sig/procesos-estrategicos/gestion-del-talento-humano/resoluciones/resolucion-0236-de-2018-c.aspx

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/talento-humano/manual-de-funciones

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/talento-humano/manual-de-funciones



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7.2.1.3.1 Gestión Código de Integridad

Mediante Resolución Interna 1043 de mayo 28 de 2018 se adoptó el Código de Integridad el

cual determina los estándares de conducta y de integridad que direccionan el quehacer

institucional en el Ministerio, el cual esta orientado bajo seis valores a saber: honestidad,

respeto, compromiso, diligencia, justicia, solidaridad.

Enlace Valores del Servidor Público, Código de Integridad,

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=3793b7bd-1c04-4591-9d00-

88843b13eab5

7.2.2 DIMENSIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG versión II, agosto 2018, para el desarrollo de esta

dimensión se tendrá en cuenta las siguientes dos Políticas de Gestión y Desempeño

Institucional:

Planeación Institucional

Gestión Presupuestal y Eficiencia del Gasto Público

7.2.2.1 Política Planeación Institucional

La Oficina Asesora de Planeación Sectorial como responsable implementador de la política

comunicó lo siguiente:




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Se cuenta con un autodiagnóstico de la política con calificación de 82.3%.

A continuación se muestra el detalle por categoría.

7.2.2.1.1 Planeación Estratégica Sectorial / Institucional

La Oficina Asesora de Planeación Sectorial en la página web del Ministerio, publicó el Plan

Estratégico Sectorial 2019-2022 soportado en cinco ejes, así como en un eje transversal de

equidad, en el siguiente enlace:

http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/plan-de-accion-planeacion-estrategica-sectorial

A continuación se presenta los ejes de la planeación estratégica sectorial:

2019-2022

Cinco Ejes

Entorno

competitivo

Productividad e

innovación

Inversión

Emprendimiento

y formalización

Nuevas fuentes

de crecimiento

Descripción Crear

condiciones

habilitantes

para lograr

crecimiento

empresarial

Apoyar a las

empresas para

desarrollar

procesos de

producción más

eficientes

Contar con un

portafolio de

megaproyectos

y atraer

inversión para

su ejecución

Facilitar la

formalización, el

emprendimiento y

sus escalabilidad

Lograr

crecimientos

disruptivos en

sectores con

impacto

significativo en

el PIB y en el

empleo




ES-FM-004 v2

Indicadores

Claves

*Posición en

IGC del

WEF1

(gobierno)

*Posición en

pilar 7, 11 y

12 en Latam2

*Doing

Business

*PIB por persona

empleada (en

US$)3

*Intervenciones

Fábricas de

productividad

*Inversión (FBK)

como % del

PIB4

*IED no minero

energética

*Tasa neta entrada

*Supervivencia

*Crecimiento

*Formalización

empresarial y

laboral

*Fondos de capital

* Participación

PIB de los

sectores

priorizados #

visitantes ext.

*Exportaciones

no minero

energéticas y

servicios

Equidad Promover un desarrollo económico y empresarial incluyente y sostenible

Los planes de acción formulados para cada uno de los cinco ejes estratégicos y del Comité de

Fortalecimiento Institucional se encuentran publicados en los siguientes enlaces:

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=2e37ce0f-65bf-4711-8497-

57bed90c1ba8

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=18ec27d6-8d65-4ed0-878e-

54c94b6a4eef

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=d64cc027-0921-4cf4-aea6-

0c66aa60a89a

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=0e151c86-9aea-4143-9427-

65c53b817c76

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=b61c5d31-b31b-4172-991c-

67f8be8c345b

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=09d7b087-4add-447d-a30d-

3443fc1b9450

7.2.3 DIMENSIÓN GESTIÓN CON VALORES PARA RESULTADOS

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG versión II, agosto 2018, esta dimensión se

entenderá desde dos perspectivas con sus respectivas políticas, así:

A. Referente a una adecuada operación de la Entidad, en adelante “de la ventanilla

hacia adentro”:

Política de fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos

Política de Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público

Política de Gobierno Digital

Política de Seguridad Digital


http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=2e37ce0f-65bf-4711-8497-57bed90c1ba8

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=2e37ce0f-65bf-4711-8497-57bed90c1ba8

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=18ec27d6-8d65-4ed0-878e-54c94b6a4eef

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=18ec27d6-8d65-4ed0-878e-54c94b6a4eef

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=d64cc027-0921-4cf4-aea6-0c66aa60a89a

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=d64cc027-0921-4cf4-aea6-0c66aa60a89a

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=0e151c86-9aea-4143-9427-65c53b817c76

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=0e151c86-9aea-4143-9427-65c53b817c76

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=b61c5d31-b31b-4172-991c-67f8be8c345b

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=b61c5d31-b31b-4172-991c-67f8be8c345b

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=09d7b087-4add-447d-a30d-3443fc1b9450

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=09d7b087-4add-447d-a30d-3443fc1b9450



ES-FM-004 v2

Política de Defensa Jurídica

Política de Mejora Normativa

B. Referente a la relación Estado Ciudadano, “de la ventanilla hacia afuera”:

Política de Servicio al Ciudadano

Política de Racionalización de Trámites

Política de Participación ciudadana en la gestión pública

Perspectiva de la ventanilla hacia adentro

7.2.3.1 Política de fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos

Con respecto a la gestión de la política de fortalecimiento organizacional y simplificación de

procesos, la Oficina de Control Interno no pudo establecer el avance de la implementación de

la política.

7.2.3.2 Política de Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público



Se cuenta con un autodiagnóstico de la política con calificación de 89.1%. A continuación se

presenta el detalle por categoría:




ES-FM-004 v2

7.2.3.3 Política de Gobierno Digital

La política para Gestión de TI se encuentra bajo los parámetros de las Resoluciones internas

que se relacionan a continuación y que se encuentran publicadas en el siguiente enlace:

http://www.mincit.gov.co/ministerio/normograma-sig:

Resolución 990 de 2008: por la cual se reglamenta el Manejo, Uso y Registro de los

elementos informáticos de propiedad del Ministerio y se establece la responsabilidad

de los Funcionarios frente al uso de los mismos.

Resolución 3892 de 2011: por la cual se reglamenta el uso y acceso a la red de datos;

la asignación y cancelación de la dirección electrónica, modifican Resol. 990 de 2008.

Resolución 387 de 2012: por la cual se modifican y adiciona la Resolución No. 3892

de 2011

La Oficina de Sistemas de Información señala que: a nivel Institucional y Sectorial no se

cuenta con una política para la adopción de la Estrategia de Gobierno Digital. No obstante

con respecto a la adopción de la Política de Gobierno Digital (antes GEL) en MinCIT durante

la vigencia 2018 adelantó las siguientes actividades:

7.2.3.3.1 Arquitectura Empresarial

Con base en el contrato 356 de 2016, la Oficina de Sistemas de Información realizó el

recorrido por los seis Dominios del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial

que incluyó la evaluación de capacidades de cada uno de éstos Dominios para su

madurez y apropiación y la revisión del PETI con el ajuste a los nuevos lineamientos

con enfoque en el Sector.

El análisis y diseño a nivel de arquitectura del sistema de gestión de estadísticas y la

orientación de la información del BI para el soporte en la formulación de estrategias

desde el Dominio de Información.

Revisión de la Arquitectura Empresarial y vistas arquitecturales de los sistemas de

gestión de políticas, sistema de información para el fomento y promoción y control de

Asesoría, Capacitación y Asistencia Técnica, Sistema de Gestión Documental y

sistema de administración de recursos empresariales, lo anterior, en el Dominio

Sistemas de Información.

Capacitaciones y desarrollo de actividades documentadas para resistencia al cambio

y nuevas habilidades de partes interesadas en el Dominio de Uso y Apropiación.


http://www.mincit.gov.co/ministerio/normograma-sig



ES-FM-004 v2

Como parte de este proceso se realizaron reuniones con los líderes de los procesos

institucionales para interiorizar el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial y

su enfoque en el desarrollo de proyecto institucional apalancados en Tecnologías de

Información y Comunicación coordinados con la Oficina de Sistemas de Información.

Se desarrolló el documento con el Plan de Mantenimiento y Soporte de la Arquitectura

Empresarial y el Assessment para el Dominio Servicios Tecnológicos.

A nivel sectorial, se adelantaron las reuniones coordinadas con CINTEL - MInTIC para

interiorizar el proceso de Arquitectura Empresarial en la Gestión de TI y generar el

conocimiento requerido por las Entidades del sector, para desarrollar el proceso de

Arquitectura de acuerdo con sus capacidades particulares para el desarrollo de

proyectos institucionales y sectoriales que se coordinen a través del Ministerio o entre

entidades.

7.2.3.3.2 Plan Estratégico de Tecnologías e Información - PETI

La Oficina de Sistemas de Información señala que de acuerdo al Marco de Referencia de

Arquitectura Empresarial para la Gestión de TI del Estado colombiano, el Plan Estratégico de

las Tecnologías de la Información y Comunicaciones PETI, es el artefacto que se utiliza para

expresar la Estrategia de TI. El PETI hace parte integral de la estrategia de la institución y es

el resultado de un adecuado ejercicio de planeación estratégica de TI. Cada vez que una

institución pública hace un ejercicio o proyecto de Arquitectura Empresarial, su resultado debe

ser integrado al PETI. Debe ser proyectado a 4 años y deberá ser actualizado anualmente a

razón de los cambios de la estrategia del sector, la institución y la evolución y tendencias de

las Tecnologías de la Información. Guía para el diseño de un Plan Estratégico de las

Tecnologías de Información, disponible en el siguiente enlace:

https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15399_foto_marquesina.pdf

Se elaboró y publicó en mayo de 2018 el PETI del Ministerio. El documento PETI

abarcó los cinco dominios de la Gestión de TI definidas en el MRAE - Marco de

Referencia de Arquitectura Empresarial y presento la proyección del presupuesto del

área de TI para apoyar el desarrollo de los proyectos definidos.

Se destaca de la ejecución del PETI los proyectos relacionados con: Arquitectura

Empresarial y Seguridad y Privacidad de la Información, con la contratación del Oficial

de Seguridad; apoyo a la implementación de la Ventanilla Única Empresarial - VUE; la

implementación de Servicio de Intercambio de Información del RNT - Registro

Nacional de Turismo y NTS - Normas Técnicas Sectorial; así como a nivel de TI,




ES-FM-004 v2

implementación de la Infraestructura en la nube para proceso críticos; actualización

tecnológica de TI.

En el enlace http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/el-plan-estrategico-de-tecnologias-

de-la-informaci se encuentra publicado el Plan Estratégico de las Tecnologías de la

Información - PETI.

7.2.3.3.3 Procesos y Procedimientos

Los procesos y procedimientos asociados a la política de Gobierno Digital en el MInCIT se

describen a continuación:

Procesos Procedimientos

Gestión Información y Comunicación IC-PR-017 Mantenimiento de Hardware

IC-PR-018 Asesoría y Asistencia Técnica en

Materia de TICs

IC-PR-019 Actualización Tecnológica

IC-PR-029 Gestión de Cambios de

Tecnologías de la Información

IC-PR-028 Gestión de Incidentes de

Seguridad y Privacidad de la Información

IC-PR-030 Gestión de la Capacidad de TI

IC-PR-031 Gestión de la Continuidad de TI

7.2.3.3.4 Normograma Proceso Gestión Información y Comunicación:

Se encuentra disponible en el enlace http://www.mincit.gov.co/ministerio/normograma-sig

7.2.3.4 Política de Seguridad Digital

Los lineamientos de la política de seguridad digital se encuentran definidos por el MinCIT a

través de:

Manual de Políticas de Seguridad y Privacidad de la Información, el cual se encuentra

en el sistema Isolucion -aprobación octubre 09 de 2018-.

Resolución 2071 de 2016, política para el tratamiento de datos personales publicada

en el enlace http://www.mincit.gov.co/normatividad/resoluciones/2016.


http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/el-plan-estrategico-de-tecnologias-de-la-informaci

http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/el-plan-estrategico-de-tecnologias-de-la-informaci

http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/el-plan-estrategico-de-tecnologias-de-la-informaci/plan-estrategico-de-las-tecnologias.aspx

http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/el-plan-estrategico-de-tecnologias-de-la-informaci/plan-estrategico-de-las-tecnologias.aspx




ES-FM-004 v2

7.2.3.4.1 Diagnostico Política Seguridad Digital

Instrumento MinTIC – MSPI: El “Instrumento de Evaluación MSPI” Es una herramienta

que fue creada con el fin de identificar el nivel de madurez en la implementación del

Modelo de seguridad y Privacidad de la Información, permitiendo establecer el estado

de la gestión y adopción de controles técnicos y administrativos al interior de las

Entidades Públicas creado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones. El Ministerio realizó el autodiagnóstico el 31 de diciembre de 2017.

7.2.3.4.2 Análisis de Brecha frente a la guía de controles (anexo A ISO 27001:2013)

En este componente se muestra el resultado del análisis de brecha frente a los controles del

Anexo A, del estándar ISO 27001:2013, y la guía de controles (Guía #8) del Modelo de

Seguridad de Privacidad de la Información. Se puede evidenciar la calificación de cada

dominio frente a la escala de evaluación definida así:

No.

Evaluación de Efectividad de controles

DOMINIO Calificación

Actual

Calificación

Objetivo

EVALUACIÓN

DE

EFECTIVIDAD

DE CONTROL

A.5 POLITICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 50 80 EFECTIVO

A.6 ORGANIZACIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 48 80 EFECTIVO

A.7 SEGURIDAD DE LOS RECURSOS HUMANOS 60 80 EFECTIVO

A.8 GESTIÓN DE ACTIVOS 53 80 EFECTIVO

A.9 CONTROL DE ACCESO 58 80 EFECTIVO

A.10 CRIPTOGRAFÍA 50 80 EFECTIVO

A.11 SEGURIDAD FÍSICA Y DEL ENTORNO 63 80 GESTIONADO

A.12 SEGURIDAD DE LAS OPERACIONES 70 80 GESTIONADO

A.13 SEGURIDAD DE LAS COMUNICACIONES 54 80 EFECTIVO

A.14 ADQUISICIÓN, DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE

SISTEMAS 54 80 EFECTIVO

A.15 RELACIONES CON LOS PROVEEDORES 60 80 EFECTIVO

A.16 GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD DE LA

INFORMACIÓN 60 80 EFECTIVO

A.17 ASPECTOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE LA

GESTIÓN DE LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO 44 80 EFECTIVO

A.18 CUMPLIMIENTO 40 80 REPETIBLE

PROMEDIO EVALUACIÓN DE CONTROLES 55 80 EFECTIVO




ES-FM-004 v2

7.2.3.4.3 Con respecto al avance del ciclo de funcionamiento del modelo de operación

(PHVA)

Este componente permite evidenciar el avance en el ciclo del modelo de seguridad definido en

el documento MSPI, el cual está alineado con los plazos para la implementación de las

actividades que se establecieron para el Manual de Gobierno en Línea (hoy Gobierno Digital),

y a través del Decreto 1078 de 2015, en el Titulo 9, Capitulo 1, Sección 3.

Año

AVANCE PHVA

COMPONENTE

% de

Avance

Actual

Entidad

% Avance

Esperado

2015 Planificación 35% 40%

2016 Implementación 8% 20%

2017 Evaluación de desempeño 2% 20%

2018 Mejora continua 0% 20%

TOTAL 45% 100%




ES-FM-004 v2

7.2.3.4. 4 Nivel de madurez

Este componente indica el nivel de madurez en el que se encuentra la entidad evaluada con

respecto al Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información.

NIVEL DE

CUMPLIMIENTO

NIV

EL

ES

DE

MA

DU

RE

Z D

EL

MO

DE

LO

DE

SE

GU

RID

AD

Y

PR

IVA

CID

AD

DE

LA

INF

OR

MA

CIÓ

N

Inicial SUFICIENTE

Repetible SUFICIENTE

Definido INTERMEDIO

Administrado CRÍTICO

Optimizado CRÍTICO

7.2.3.4.5 Con respecto a la calificación frente a mejores prácticas en ciberseguridad

(NIST)

En este componente se muestra los resultados de comparar la calificación de acuerdo a la

escala de evaluación de los controles existentes en la entidad frente a la mejor práctica en




ES-FM-004 v2

Ciberseguridad definida por NIST1. La grafica muestra la brecha entre la calificación

alcanzada y la calificación objetivo.

MODELO FRAMEWORK CIBERSEGURIDAD NIST

FUNCIÓN DE

CIBERSEGURIDAD

CALIFICACIÓN

ENTIDAD

NIVEL IDEAL

CSF

IDENTIFICAR 37 60

DETECTAR 35 60

RESPONDER 40 60

RECUPERAR 27 60

PROTEGER 20 60

De acuerdo con el Instructivo para el Diligenciamiento de la Herramienta de Diagnostico de

Seguridad y Privacidad de la Información – enlace de consulta

https://www.mintic.gov.co/gestionti/615/w3-propertyvalue-7275.html- la calificación objetivo por

año se define de la siguiente forma:

1 National Institute of Standards and Technology




ES-FM-004 v2

Si bien es cierto la Entidad cuenta con un autodiagnóstico de implementación de la política de

Seguridad Digital de acuerdo con los parámetros establecidos por el MINTIC a través del

instrumento de evaluación MSPI de fecha 31 de diciembre de 2017, es importante que el

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo continúe trabajando con respecto a la disminución

de las brechas identificas, así como en la realización de un nuevo diagnóstico que permita

conocer el estado actual del avance de la Política de Seguridad Digital.

7.2.3.4.6 Adopción de la Política de Seguridad Digital (antes GEL - Seguridad y

Privacidad de la Información)

Durante la vigencia 2018 la Oficina de Sistemas de Información del MinCIT realizó las

siguientes actividades:

En la implementación, mantenimiento y sostenimiento de la gestión de seguridad y

privacidad en el Ministerio, contrató al Oficial de Seguridad.

En noviembre 15 y 16 de 2018 se realizó por parte de la firma Gestión Total la

auditoria interna a la implementación del subsistema de seguridad y privacidad de la

información, que arrojo los siguientes resultados, 22 No Conformidades y 64

Oportunidades de Mejora.

En desarrollo de la política de seguridad digital, el Ministerio y Entidades del Sector

participaron en las reuniones de las Mesas de Infraestructura Crítica, elaboró el Plan

de Protección de la ICC del SCIT, presentado en noviembre de 2018 por el Sr.

Ministro ante el CCOC - Comando Conjunto Cibernético del Ministerio de Defensa y

formalizado en diciembre de 2018 y forma parte del Plan Nacional de Protección de

las ICC de Colombia, el cual define las estrategias sectoriales para la gestión de ICC.

La gestión con CSIRT Gobierno - MInTIC para incorporarse al monitoreo de

Infraestructuras Críticas, proceso que se encuentra en trámite en razón a la

implementación del C4 Nacional y la incorporación del CSIRT.




ES-FM-004 v2

El Ministerio y las entidades del sector participaron en las reuniones y talleres de

socialización de la Política de Seguridad Digital como habilitador de la Política de

Gobierno Digital para el Estado y el Ciudadano, como son el proceso de transición de

IPv4 a IPv6, la creación de los canales de comunicación con CCO y Seguridad Digital

- Alta Consejería.

Socializó entre las entidades del sector las alertas y boletines de seguridad cibernética

para la implementación de las acciones que permitan contener posibles amenazas o

exploten vulnerabilidades.

En el RNBD - SIC se realizó el registro de 51 bases de datos que contienen datos

personales.

7.2.3.4.7 Subsistema de seguridad y privacidad de la información – SSPI

Con el fin de alinear la seguridad y privacidad de la información con el Sistema Integrado de

Gestión, se realizó conforme a la metodología definida por la Oficina Asesora de Planeación

Sectorial la documentación del contexto estratégico del Ministerio, para lo cual se aplicó el

modelo de gestión de calidad PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) para determinar las

necesidades y expectativas generales del subsistema de seguridad y privacidad de la

información sirviendo esta como base para la documentación del proceso.

Alcance Normativo:

o Decreto 1499 de 2017 para la adopción del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

- MIPG

o Decreto 1008 de 2018 de MinTIC para la Estrategia de Gobierno Digital

o Resolución 417 de 2018 del Ministerio para la adopción del MIPG

o Norma Técnica ISO 27001: 2013 y su Anexo A

Como parte de la implementación del subsistema de seguridad y privacidad de la información

– SSPI, se aprobó el Manual de políticas, el manual de gestión, la guía de gestión de activos y

se apoyó la construcción de la guía de gestión de riesgos, guía de estudios previo, y se

desarrollaron las campañas sensibilización y capacitación sobre la seguridad y privacidad de

la información.




ES-FM-004 v2

7.2.3.4.8 Procesos y Procedimientos

Procesos Procedimientos y demás documentos

Proceso Subsistema de Seguridad y

Privacidad de la Información.

SG-PR-023 Gestión del Subsistema de


SG-PR-035 Diseño de Directrices de

Seguridad y Definición de Políticas sobre el

uso de las TICs_v2 2

SG-GU-008 Guía para la Gestión de Activos

de Información

SG-GU-010 Guía de Etiquetado de Activos

de Información

SG-MO-001 Manual del Subsistema de


SG-MO-002 Manual de Políticas de


7.2.3.4.9 Normograma Proceso Subsistema de Seguridad y Privacidad de la

Información:

Se encuentra disponible en el enlace http://www.mincit.gov.co/ministerio/normograma-sig

7.2.3.5 Política de Defensa Jurídica

En el tercer Comité Institucional de Gestión y Desempeño -septiembre 28 de 2018- se

presentaron los avances en la implementación de MIPG por parte del responsable

implementador de la política -Oficina Asesora Jurídica-, donde se propone realizar un ejercicio

actualizado y profundo (mediante el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación

Sectorial a través de un ejercicio de auditoría) que permitiera determinar la brecha de

implementación de la política.

Producto de lo anterior, el resultado inicial de autodiagnóstico de la política fue del 69.9%,

encontrándose en nivel de madurez Básico Operativo. Consecuentemente, se formuló el plan

de acción donde se identificaron las rutas que tenían una menor calificación frente a la

madurez de la política, el cual fue aprobado en diciembre 27 de 2018.




ES-FM-004 v2

Luego de la implementación de las acciones del plan de acción y las actividades de mejora en

el periodo objeto de evaluación la Oficina Asesora Jurídica reporta un porcentaje de avance

del 81,9% de la política, encontrándose en nivel de madurez de consolidación.

Durante el periodo evaluado se reportaron por el responsable implementador de la política las

siguientes acciones:

7.2.3.5.1 Sesiones del Comité de Conciliación:

Sesión Ordinaria Virtual N° 25, noviembre 15 de 2018

Sesión Ordinaria Virtual N° 26, noviembre 26 de 2018

Sesión Ordinaria Presencial N° 27, diciembre 14 de 2018

Sesión Ordinaria Presencial N° 28, diciembre 20 de 2018

Sesión Ordinaria Virtual N° 01, enero 29 de 2019

El Comité de Conciliación se rige por el Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto

1167 de 2016, el cual es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio,

análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los

intereses de la Entidad. De igual forma, el Comité modificó la integración y funcionamiento del

mismo, mediante la Resolución interna 2115 de octubre 19 de 2018. Enlace:

http://www.mincit.gov.co/ministerio/normograma-sig/procesos-de-apoyo/gestion-

juridica/resoluciones.

De conformidad con el marco normativo que rige las actividades de la Oficina de Control

Interno, ésta realizó los informes de seguimiento correspondientes al Comité de Conciliación

respecto a la acción de repetición y sobre Tribunales de Arbitramento trimestralmente. Así

mismo, expidió certificación sobre el seguimiento de los apoderados a los procesos judiciales,

con destino a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado el 28 febrero de 2019 con

corte diciembre 31 de 2018.

En el sistema de gestión de la Entidad en la herramienta Isolucion se observa el indicador;

eficacia en la atención de los asuntos sometidos a consideración y decisión del comité de

conciliación, donde de 32 solicitudes de conciliación fueron atendidas igual número, a

diciembre 31 de 2018.


http://www.mincit.gov.co/ministerio/normograma-sig/procesos-de-apoyo/gestion-juridica/resoluciones

http://www.mincit.gov.co/ministerio/normograma-sig/procesos-de-apoyo/gestion-juridica/resoluciones



ES-FM-004 v2

7.2.3.6 Política de Mejora Normativa

Por ser esta Política recientemente incorporada al MIPG, la Oficina de Control Interno aún no

ha podido establecer el avance de la implementación de la misma.

Perspectiva de la ventanilla hacia afuera

7.2.3.7. Política de Servicio al Ciudadano

El grupo de Atención al Ciudadano como responsable implementador de la política comunicó

lo siguiente:

Se cuenta con un autodiagnóstico de la política con calificación de 79,8%. A continuación se

detalla la calificación por categoría:




ES-FM-004 v2

7.2.3.8. Política de Racionalización de Trámites








ES-FM-004 v2

7.2.3.9 Política de Participación Ciudadana en la Gestión Pública

Con respecto a la gestión de la política de Participación ciudadana en la gestión pública, la

Oficina de Control Interno no pudo establecer el avance de la implementación de la política.

7.2.4 DIMENSIÓN EVALUACIÓN DE RESULTADOS


entenderá desde la siguiente política:

7.2.4.1 Política de Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional








ES-FM-004 v2

7.2.5 DIMENSIÓN INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN


entenderá desde las siguientes políticas:

Gestión Documental

Transparencia, Acceso a la Información Pública y Lucha Contra la Corrupción

7.2.5.1 Política Gestión Documental

El grupo de Gestión Documental como responsable implementador de la política comunicó lo

siguiente:



El objetivo primordial del Proceso de Gestión Documental en el MinCIT es cumplir con la

normatividad emanada por el Archivo General de la Nación, relacionada con el conjunto de

actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de

la documentación producida y recibida por la Entidad, desde su origen hasta su destino final,

con el propósito de facilitar su utilización y conservación, garantizando el ciclo de vida de los

documentos, entendido éste como el tratamiento secuencial y coherente que se da a los

documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en

que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico y como

fuente para el conocimiento de los ciudadanos en general. Para ello se ha realizado lo

siguiente:




ES-FM-004 v2

7.2.5.1.1 Política Institucional de Gestión Documental

La política de Gestión Documental se aprobó en el Acta N° 3 del Comité Institucional de

Gestión y Desempeño celebrada el 28 de septiembre de 2018, enlace

http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/modelo-integrado-de-planeacion-y-gestion/acta-

3ra.aspx.

Dicha política tiene como objeto, armonizar los procedimientos, el manejo y la seguridad de la

información en pro de garantizar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad,

preservación y conservación durante todo el ciclo de vida de los documentos de archivo y con

estos lograr la capacidad de dar soporte al desarrollo de las actividades y respaldo de las

funciones de la Entidad.

7.2.5.1.2 Política de Gestión de Documentos Electrónicos

La política de Gestión Documentos Electrónicos se aprobó en el Acta N° 3 del Comité

Institucional de Gestión y Desempeño celebrada el 28 de septiembre de 2018, disponible en

el enlace http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/modelo-integrado-de-planeacion-y-

gestion/acta-3ra.aspx.

El alcance de dicha política hace parte integral de la política de gestión documental general de

la entidad, desarrollándola en los aspectos específicos que le conciernen y respetando la

aplicación analógica de los principios de la archivística implementados tradicionalmente a los

soportes físicos conforme a la normatividad vigente en Colombia; lo anterior con el fin de

establecer los criterios generales mínimos que a su vez deben ser desarrollados de manera

amplia y detallada en los instrumentos archivísticos correspondientes.

7.2.5.1.3 Aprobación tablas de retención documental y cuadros de clasificación

documental

En Comité Extraordinario de Gestión de Desempeño celebrado el 30 de octubre de 2018 se

avaló y aprobó las tablas de retención documental y los cuadros de clasificación documental.

En ese comité se explicó la metodología que se utilizó para la actualización de este

instrumento archivístico, de acuerdo con la normatividad emitida por el Archivo General de la

Nación (Acuerdo 04 de 2013), de igual forma, se indicó que las TRD ya habían sido

consolidadas y socializadas con cada Director, Jefe y Coordinador teniendo como base el


http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/modelo-integrado-de-planeacion-y-gestion/acta-3ra.aspx






ES-FM-004 v2

ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional, estableciendo los valores

primarios y secundarios y la permanencia en cada una de las fases del archivo Gestión

Central, e histórico con sus respectivos tiempos de retención.

Mediante Resolución interna 2164 del 29 de octubre de 2018 se actualizan y adoptan las

Tablas de Retención Documental para su aplicación en el Ministerio de Comercio, Industria y

Turismo.

En el link de transparencia y acceso a la información se pueden evidenciar los instrumentos

archivísticos publicados http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/gestion-documental-trd

7.2.5.1.4 Plan Institucional de Archivos (PINAR)

Tiene como objetivo fortalecer la ejecución del Programa de Gestión Documental del

Ministerio de Comercio Industria y Turismo. El PINAR será el instrumento que permitirá la

planeación de la función archivística. Se encuentra publicado en el link

http://www.mincit.gov.co/servicio-al-ciudadano/transparencia-y-acceso-a-la-informacion/pinar-

mincit-2018.aspx

7.2.5.1.5 Normograma Gestión Documental

En normograma referente a Gestión documental se encuentra publicado en


7.2.5.2 Política de Transparencia y Acceso a la Información

El grupo de Comunicaciones como responsable implementador de la política, con apoyo del

grupo de Atención al Ciudadano comunicó lo siguiente:




http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/gestion-documental-trd




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La entidad publica en su sitio Web de Transparencia y acceso a la información entre otras la

siguiente información:

Normatividad relacionada con la Entidad

Acceso a la información las noticias de la entidad

Misión, visión, funciones y deberes de la Entidad

Acceso a la información el organigrama de la entidad

Acceso a la información las ofertas de empleo de la entidad

Resoluciones, circulares u otro tipo de actos administrativos expedidos por la Entidad

Presupuesto vigente asignado

Ejecución presupuestal histórica anual

Información el Plan Anticorrupción

Plan de Atención al ciudadano

Proyectos de inversión en ejecución (No aplica para empresas industriales y

comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta, según art. 77 Ley 1474 de

2011)

Informes de rendición de cuentas

Mecanismos para interponer PQRS y denuncias

Plan de compras anual

Escalas salariales de funcionarios y contratistas

Informes de empalme

Respuestas de la entidad a las solicitudes de información

Costos de la reproducción de la información (Ej. Costo de fotocopias o de CDs etc.)

Informes de gestión, evaluación y auditoría




ES-FM-004 v2

Gestión contractual con cargo a recursos públicos en el SECOP

Bases de datos abiertos en el sitio web www.datos.gov.co

La Entidad cuenta con recursos en su página web para permitir el acceso a la información a la

población con discapacidad, así:

Videos periodísticos en Youtube con la opción de generar subtítulos.

Videos en lengua de señas que se encuentran en el banner de Transparencia y

Acceso a la Información, en los cuales se dan a conocer la misión, visión y las

funciones del Ministerio y Viceministerios.

Opción para aumentar tamaño de los textos.

Con la nueva plataforma de la página web ya se tiene en funcionamiento el programa

www.convertic.gov.co/ del MinTIC. Un programa para invidentes llamado JAW, que va

leyendo las páginas y le va indicando al usuario navegante la ruta de navegación.

7.2.5.2.1 Actualización de Documentos en el Sistema Integrado de Gestión

Durante el periodo de evaluación se actualizó el procedimiento “Producción y Difusión de

materiales periodísticos” con fecha de aprobación diciembre 27 de 2018.

7.2.6 DIMENSIÓN GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO


entenderá desde la siguiente política:

Gestión del Conocimiento y la Innovación

La dimensión de MIPG “Gestión del Conocimiento y la Innovación en el sector público” como

lo señala el Departamento Administrativo de Función, “genera una cantidad importante de

datos, información, ideas, investigaciones y experiencias que, en conjunto, se transforman en

conocimiento. Este debe estar disponible para todos, con procesos de búsqueda y aplicación

efectivos, que consoliden y enriquezcan la gestión institucional. Esta dimensión promueve el

desarrollo de mecanismos de experimentación e innovación para desarrollar soluciones

eficientes en cuanto a: tiempo, espacio y recursos económicos. Las entidades públicas

pueden reducir el riesgo en la implementación de nuevas iniciativas de gestión al optar por la




ES-FM-004 v2

construcción de ensayos, prototipos o experimentos que permiten comprobar o visualizar

posibles fallas antes de la introducción de nuevos o mejorados productos y servicios”.

7.2.6.1 Política Gestión del Conocimiento y la Innovación

La Secretaría General del MinCIT como responsable implementador de la política tal y como

se definió en el Primer Comité Institucional de Gestión y Desempeño, diseño e implementó el

autodiagnóstico (noviembre 2018), que combinado con los resultados del FURAG 2017,

conforman la línea base sobre la cual se inicia la implementación de la política, con un

resultado del 38.6%. Los resultados por actividades son los siguientes:

N° DIMENSIONES MINISTERIO INCIPIENTE INTERMEDIO ROBUSTO

1 GESTION DEL CONOCIMIENTO 41,22 20 60 90

2 GESTION DE LA INNOVACIÓN 36,24 20 60 90

3 INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO 32,40 20 60 90

4 ANALÍTICA INSTITUCIONAL 39,16 20 60 90

5

USO Y APROPIACIÓN DE

HERRAMIENTAS Y SISTEMAS PARA LA

INFORMACIÓN

53,43

20 60 90

6 MENTALIDAD Y CULTURA 35,62 20 60 90

TOTAL

NIVEL DE MADUREZ DE LAS ACTIVIDADES DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA

INNOVACIÓN

0-40 INCIPIENTE: No se desarrollan actividades o se realizan algunas de manera parcial

41-80 INTERMEDIO: Se desarrollan actividades algunas veces están documentadas y/o controladas

81-100 ROBUSTO: Se desarrolla actividades que están documentadas, controladas y se evalúan para su

mejora continua




ES-FM-004 v2

El informe de resultados de la aplicación de la herramienta de autodiagnóstico se obtuvo en el

mes de noviembre de 2018, en el cual se identifica un capitulo referente a "Recomendaciones

plan de acción de 2019", teniendo en cuenta lo anterior, se definió dentro del Plan Estratégico

Sectorial dos actividades encaminadas a fortalecer esta política:

Indicador

(PND/Dimensiones

MiPG)

Estrategia Iniciativa Entregables

Gestión del

Conocimiento y la

Innovación

Transformación

digital: Acceso

efectivo a la

información

Implementar y optimizar el uso de

mecanismos e instrumentos para

la captura del conocimiento

institucional y apoyo para el

cumplimiento de metas

Herramientas implementadas para

la captura de la memoria

institucional, de acuerdo con el

autodiagnóstico de cada entidad

Construir espacios para propiciar

la innovación y generar eficiencia

en los procesos internos y

documentar los avances

Acciones o herramientas

utilizadas para difundir

conocimientos sobre innovación

con participación de los

colaboradores en cada entidad

De acuerdo con la información suministrada por la Secretaria General, en el periodo evaluado

el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo realizó acercamiento con iNNpulsa Colombia

con el fin de participar en el programa MiLab. Este programa se lanzó el 19 de diciembre de




ES-FM-004 v2

2018, fecha en la cual se firmó un pacto en el cual se unieron Entidades Públicas

(Presidencia de la República, MinComercio a través de iNNpulsa Colombia, MinTIC, DNP,

Función Pública, Colciencias y el SENA), con entidades privadas y con la academia para

crear MiLAB, el nuevo laboratorio de innovación pública que busca generar soluciones

oportunas a los retos de la administración pública e implementar una conciencia de cambio e

innovación en el sector que mejore la relación entre el Estado y la ciudadanía.

MiLAB conectará a todos los actores del ecosistema para coordinar esfuerzos entorno a

transformar la realidad de las entidades del Gobierno para que puedan crear e implementar

estrategias y proyectos de innovación que ayuden a generarle un impacto positivo a los

ciudadanos”.

Las entidades públicas que como el MinCIT, que hace parte de MiLAB podrán cursar 5 fases

de trabajo en las que realizarán una revisión interna para identificar sus necesidades y

compromisos, cuán preparadas están para iniciar un proceso de transformación frente a la

innovación y, además, definir el equipo que dentro de la entidad apoyará estos procesos.

El Ministro de Comercio, Industria y Turismo viene impulsando el proyecto para la Cuarta

Revolución Industrial para América Latina, el cual generará soluciones para mejorar la

competitividad y reducir la desigualdad en el país y la región. Con la puesta en marcha de este

Centro, se busca apoyar, asesorar y formular políticas para adoptar y promover el uso de

tecnologías 4.0. Colombia es el primer país de habla hispana del mundo en unirse a un

selecto grupo de naciones como Estados Unidos, Japón, China e India, que ya cuentan con

este tipo de centros desarrollados por el Foro Económico Mundial.

La adhesión del país a la Red Global de Centros para la Cuarta Revolución Industrial es una

oportunidad única para que el país esté a la vanguardia en innovación y adopción de la

tecnología. Así, el Centro, busca apoyar la construcción de marcos de política para que el país

–y América Latina– emprendan una transformación tecnológica que esté marcada por la

colaboración pública, privada, social y académica.

En el marco Institucional se desarrolló curso virtual de innovación, con el objetivo de transferir

conocimientos fundamentales sobre innovación y creatividad que permitan desarrollar

habilidades en los funcionarios de la entidad y adquirir nuevas capacidades relacionadas con

estas temáticas, dentro de este se encuentra los lineamientos generales sobre innovación,

técnicas de pensamiento, entre otros. El link de ingreso al curso puede ser consultado en:

http://redca.mincit.gov.co/courses/INN2018/index.php?id_session=0




ES-FM-004 v2

Adicionalmente, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo cuenta con el Proceso IC-CP-

001 Gestión de Información y Comunicación y con los Procedimiento IC-PR-001 Elaboración

de Documentos de Análisis Económico y IC-PR-002 Administración y Mantenimiento de Bases

de Datos, todos ellos relacionados con la política de gestión del conocimiento en lo referente a

la unidad de criterios frente a la recolección de información.

7.2.7 SÉPTIMA DIMENSIÓN: CONTROL INTERNO

La séptima dimensión de MIPG, el Control Interno, se desarrolla a través del Modelo Estándar

de Control Interno –MECI, el cual fue actualizado en función de la articulación de los Sistemas

de Gestión y de Control Interno que establece el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 (PND

2014-2018). Con esta dimensión, y la implementación de la política que la integra, se logra

cumplir el objetivo de MIPG “Desarrollar una cultura organizacional fundamentada en la

información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua”.

De acuerdo al Manual Operativo MIPG, versión II, agosto 2018, esta dimensión se presenta

bajo la estructura del Modelo MECI, en línea con las buenas prácticas que referencia el

Modelo COSO, y actualizado en un esquema de cinco (5) componentes: 1) Ambiente de

Control, 2) Evaluación del Riesgo, 3) Actividades de Control, 4) Información y Comunicación y

5) Actividades de Monitoreo.

7.2.7.1 Política Control Interno

Frente a esta política, el DAFP mediante concepto emitido el 28 de agosto de 2018, señaló:

“La política de Control Interno está establecida en la Ley 87 de 1993 y sus decretos

reglamentarios, en la cual se dictan normas para el ejercicio del control interno en las

entidades y organismos del Estado que según la naturaleza de sus funciones debe tener

métodos y procedimientos de control interno y establecer los mecanismos de verificación y

control a su interior, por lo que en primer lugar deben analizar el estado actual en la

implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI las entidades adscritas y

vinculadas del sector, el cual hemos explicado hoy es la 7ª. Dimensión del MIPG por lo que su

implementación debe darse de forma articulada.

En consecuencia, nos permitimos aclararle que la formulación de la Política de Control Interno

no depende de un documento formal donde se establezcan lineamientos en materia de control

interno, sino que su estructura en cada una de las entidades está en cabeza del




ES-FM-004 v2

Representante Legal y se materializa a través de los procesos, procedimientos, políticas de

operación, entre otros mecanismos que faciliten contar con una adecuada estructura de

control; la cual contará con una serie de instancias tanto sectoriales como institucionales para

su fortalecimiento como son el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y el

Comité Sectorial de Auditoría, así como el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y el

Comité Sectorial de Gestión y Desempeño establecidos en el Decreto 1499 de 2017, dada la

articulación entre la gestión y el control definidos en el Modelo Integrado de Planeación y

gestión MIPG.”

Los avances frente a esta política se presentan con base en la estructura del Modelo Estándar

de Control Interno, así:

7.2.7.1.1 Ambiente de Control

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG, versión II, agosto de 2018, este componente se

encuentra relacionado con las siguientes Dimensiones MIPG:

Talento Humano

Direccionamiento Estratégico y Planeación

Gestión con Valores para Resultados

Dicho Manual indica que una entidad debe asegurar un ambiente de control que le permita

disponer de las condiciones mínimas para el ejercicio del control interno. Esto se logra con el

compromiso, liderazgo y lineamientos de la alta dirección y del Comité Institucional de Control

Interno, con el fin de implementar y fortalecer el Sistema de Control Interno.

En el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo a través de la Auditoría Interna, realiza la

verificación del estado de la Política de Riesgos, de la aplicación y efectividad de los controles

establecidos en los procedimientos, proyectos, así como las demás actividades de control del

modelo de operación por procesos, lo que conlleva a la identificación de situaciones

susceptibles de mejora y a la formulación de sus respectivos planes de mejoramiento.

Este componente focaliza el compromiso del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo con

el tema de integridad, la cual se evidenció a lo largo de la gestión institucional, mediante la

ejecución de las siguientes actividades:

7.2.7.1.1.1 Código de Integridad: los estándares de conducta y de integridad que

direccionan el quehacer institucional en el Ministerio están orientados bajo seis valores a




ES-FM-004 v2

saber: honestidad, respeto, compromiso, diligencia, justicia, solidaridad, definidos en el código

de integridad adoptado en la Resolución interna 1043 de mayo 28 de 2018.

Supervisión del Sistema de Control Interno:

Por parte del Representante Legal, la Alta Dirección en el marco del Comité Institucional de

Coordinación de Control Interno, en el periodo evaluado se realizaron los siguientes comités:

7.2.7.1.1.2 Primer Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno


Industria y Turismo expidió la Resolución 1338 de julio 11 de 2017 “Por la cual se modifica la

resolución 5503 del 22 de noviembre de 2012”, en lo concerniente a las funciones del Comité

Institucional de Coordinación de Control Interno.

Durante el período de evaluación se llevó a cabo el primer Comité Institucional de

Coordinación del Sistema de Control Interno de fecha febrero 21 de 2019, en el cual se


Estado del Sistema de Control Interno del Ministerio de Comercio Industria y Turismo

Resultados de la Oficina de Control Interno 2018

Responsabilidades de las líneas de defensa

Resultado del Seguimiento al Plan de Mejoramiento de la Contraloría General de la

República

Programa Anual de Auditorías y Seguimientos Vigencia 2019

Varios

Resultado del Comité se aprobó el Programa Anual de Auditorías y Seguimientos para la

vigencia 2019 el cual se encuentra publicado en el enlace

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=6165d7f1-82ef-439f-8400-

927269c6ac34.

El PAAS2 se compone en su estructura general, como se muestra en la siguiente gráfica:

2 Programa Anual de Auditorías y Seguimientos




ES-FM-004 v2

Además de lo anterior, se trataron temas como:

7.2.7.1.1.3 Monitoreo prevención y detección de fraude y mala conducta:

Con base en los lineamientos del Comité Institucional de Coordinación de Control

Interno y la planeación estratégica, el Grupo de Control Disciplinario Interno ha venido

realizando reuniones trimestrales con el Grupo de Atención al Ciudadano para

verificar las denuncias o quejas reportadas por los ciudadanos con relación a estos

temas.

Desde el año 2018 se viene actualizando mes a mes el ABC disciplinario de la página

web del MinCIT (de febrero a noviembre) y se continuará con esta labor en 2019, con

el fin de prevenir a los funcionarios y colaboradores en la ocurrencia de la falta

disciplinaria, con base en el nuevo Código Disciplinario Único Ley 1952 de 2019; se

elaborarán dos cartillas virtuales (mayo y septiembre) que profundicen y evalúen el

tema de fraude y mala conducta, por lo que será obligatoria la participación de los

funcionarios y contratistas de la entidad en cuanto a su formación en el tema; en el

2018 se realizó con éxito esta actividad, con una participación de 544 personas entre

funcionarios y contratistas. Adicionalmente se socializó a todos los servidores públicos

el Código de Integridad del Ministerio, el cual fue adoptado mediante Resolución No.

1043 de 2018 con los siguientes valores: Honestidad, Respeto, Compromiso, Justicia,

Diligencia y Solidaridad.




ES-FM-004 v2

Para el 2019 el Grupo de Control Interno Disciplinario enviará nuevo material de

apoyo para la inducción y posterior evaluación por parte del Grupo de Talento

Humano, en temas de Inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses.

7.2.7.1.1.4 Lineamientos del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional:

En el Primer Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del año 2019, éste emitió

los siguientes lineamientos, con el cual se espera coadyuvar a fortalecer el Sistema de Control

Interno del Ministerio:

Revisar y actualizar la política de administración de riesgos frente a su objetivo,

alcance, nivel de aceptación del riesgo, tratamiento del riesgo, responsables,

periodicidad del seguimiento y su debida articulación con la Planeación Estratégica de

la entidad.

Continuar con la mejora de los enlaces de acceso a la información contenida en la

página web y en la Intranet.

Revisar, fortalecer y socializar la Política de Comunicaciones.

Socializar el índice de información clasificada y reservada para las dependencias que

manejan documentos de carácter confidencial, así como las políticas de confiabilidad,

integridad, disponibilidad, seguridad de la información a todas las dependencias del

Ministerio.

Verificar la aplicación del Estatuto de Auditoría del Ministerio.

Continuar con las campañas de sensibilización de prevención del fraude, mala

conducta y conflicto de intereses.

Identificar en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano acciones que

contribuyan a impedir, prevenir y combatir el fenómeno de la corrupción así como la

revisión de los controles del mapa de riesgos de corrupción.

Continuar identificando los riesgos relacionados con fraude y corrupción, así como la

exposición del Ministerio a la materialización de los mismos.

Mejorar la metodología empleada en el Ministerio a través de sus procesos y

procedimientos, para lograr una mayor articulación entre la Planeación Estratégica




ES-FM-004 v2

Sectorial, la Institucional, los planes operativos, programas y proyectos de inversión

en el marco del Nuevo Plan Nacional de Desarrollo.

Revisar que todos los trámites que realiza la Entidad estén publicados en el SUIT.

Teniendo en cuenta que el MIPG considera al Talento Humano como el activo más

importante de la Entidad, se solicita fortalecer la Política de Talento Humano del

Ministerio de acuerdo con los criterios que la componen.

Fortalecer las competencias de los servidores públicos del Ministerio, así como el

compromiso institucional por parte de los líderes de procesos y equipos de trabajo.

Fomentar espacios de participación para atender y escuchar los requerimientos o

sugerencias de los funcionarios del Ministerio.

Dar especial atención y tratamiento a las PQRSD de funcionarios y ciudadanía en

general que ingresan al Ministerio por los canales de comunicación establecidos para

tal propósito.

Continuar con un estricto seguimiento al cumplimiento de metas y objetivos trazados

por parte de los líderes de procesos, programas o proyectos.

Atender las recomendaciones realizadas por la Oficina de Control Interno a partir de

los hallazgos y observaciones generadas en los informes de auditorías y

seguimientos, para mitigar los riesgos identificados en estos.

Continuar con las campañas de sensibilización sobre las responsabilidades de las

Líneas de Defensa en el Ministerio y el fomento de la cultura del control.

7.2.7.1.1.5 Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano –PAAC:

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo formuló y publicó en su página Web el Plan

Anticorrupción y de Atención al Ciudadano –PAAC para la vigencia 2019, el cual se constituye

en una herramienta de control preventivo de la gestión institucional que en cumplimiento de lo

establecido en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto Reglamentario 124 de 2016,

busca promover la transparencia y disminuir los riesgos de corrupción de la Entidad.

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1499 de 2017, el PAAC instrumenta los

lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG y las Políticas de Gestión

y Desempeño Institucional que operativamente lo desarrollan, en las dimensiones de Control




ES-FM-004 v2

Interno, Gestión con Valores para Resultados (Relación Estado Ciudadano) e Información y

Comunicación. Dichos componentes son:

Gestión del riesgo de corrupción

Racionalización de Trámites

Rendición de cuentas

Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano

Mecanismos para la transparencia ya acceso a la información

Iniciativas Adicionales

Las actividades a desarrollar para estos seis componentes del Plan Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano- PAAC para el año 2019 y a las cuales la Oficina de Control Interno

hizo un estricto seguimiento, se encuentran publicadas en la dirección

http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/plan-anticorrupcion-y-de-atencion-al-ciudadano-

paa

Componente 1. Seguimiento Mapa de Riesgo de Corrupción: El documento de monitoreo

al mapa de riesgos de corrupción realizado por la Oficina Asesora de Planeación Sectorial se

encuentra publicado en la dirección electrónica

http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/plan-anticorrupcion-y-de-atencion-al-ciudadano-

paa/mapa-de-riesgos-de-corrupcion-v3.aspx

La Oficina de Control Interno de acuerdo a la “Guía de Gestión de Riesgo de Corrupción”,

debe adelantar seguimiento a Mapa de Riesgos de Corrupción. En este sentido es necesario

que en los procesos de auditoría interna analice las causas, los riesgos de corrupción y la

efectividad de los controles incorporados en el Mapa de Riesgos de Corrupción. El Jefe de

Control Interno o quien haga sus veces, es el encargado de verificar y evaluar la elaboración,

visibilización, seguimiento y control del Mapa de Riesgos de Corrupción.

Con respecto al tercer seguimiento realizado por la OCI, con corte diciembre 31 de 2018, se

encuentra publicado en el siguiente enlace http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/gestion-

de-control-interno/oficina-de-control-interno-1/informes-de-auditoria-y-

seguimientos/2019/informe-02.aspx, el resultado detallado en

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/gestion-de-control-interno/oficina-de-control-

interno-1/informes-de-auditoria-y-seguimientos/2019/informe-01.aspx, de igual forma en el

componente evaluación del riesgo de este informe la OCI realiza recomendaciones.

Componente 2: Racionalización de Trámites


http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/plan-anticorrupcion-y-de-atencion-al-ciudadano-paa/mapa-de-riesgos-de-corrupcion-v3.aspx

http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/plan-anticorrupcion-y-de-atencion-al-ciudadano-paa/mapa-de-riesgos-de-corrupcion-v3.aspx

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/gestion-de-control-interno/oficina-de-control-interno-1/informes-de-auditoria-y-seguimientos/2019/informe-02.aspx







ES-FM-004 v2

La Oficina de Control Interno en informe OCI-02-2019 seguimiento al PAAC corte diciembre

31 de 2018 indico: “la OCI había dejado constancia en informes anteriores que el aplicativo

informático para los trámites de Solicitudes de Planilla A y B en el régimen de Transformación

y Ensamble y el Formulario de Solicitud de Prórroga en desarrollo de los Sistemas Especiales

de Importación/Exportación, ya se implementaron y los usuarios lo pueden hacer a través de

la VUCE tal como se dio a conocer por medio de las Circulares 15 y 17 de mayo de 2018. En

consecuencia este componente se encuentra cumplido en un 100%”.

Componente 3: Rendición de Cuentas:

El Ministerio concibe como objetivo general “consolidar la cultura de rendición de cuentas

como un proceso mediante el cual los servidores públicos de MinComercio, informan, explican

y dan a conocer los resultados de su gestión. Esta rendición es de carácter participativo,

democrático y permanente, a través del acceso de la información, el fomento al dialogo e

incentivos, que contribuyan a la interiorización de la misma en los servidores públicos,

colaboradores y los ciudadanos”

A partir de lo anterior, el informe de rendición de cuentas 2018 -en audiencia pública- se

puede observar en la dirección electrónica

http://www.mincit.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=3b7dc988-2c3d-4b25-8ed9-

b930565a7f70 y en video en https://www.youtube.com/watch?v=HHZWObrsAsI.

Componente 4: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano

La página Web del Ministerio cuenta con un enlace de trámites y servicios. Enlace

http://www.mincit.gov.co/servicio-al-ciudadano/tramites-y-servicios.

Donde los ciudadanos pueden realizar trámites a través de la Ventanilla Única de Comercio

Exterior, Aprobación de Unidades Sectoriales de Normalización, Guía de Trámites para

Invertir en Colombia, Guías de Turismo , Profesiones Internacionales y Afines , Diseño

Industrial. De igual forma, servicios como Miércoles de Capacitación, Fotocopias de registros

de importación.

Componente 5: Mecanismos para la transparencia y acceso a la información

En la página Web se publica la información que los ciudadanos requieren. En el enlace:

http://www.mincit.gov.co/servicio-al-ciudadano/transparencia-y-acceso-a-la-informacion.


http://www.mincit.gov.co/servicio-al-ciudadano/tramites-y-servicios

http://www.vuce.gov.co/

http://www.vuce.gov.co/

http://colombia.e-regulations.org/

http://colombia.e-regulations.org/

http://presidenciaconpia.wix.com/conpia1

http://www.mincit.gov.co/servicio-al-ciudadano/enlaces-de-interes/entidades-del-sector-1/comision-profesional-colombiana-de-diseno-industri

http://www.mincit.gov.co/servicio-al-ciudadano/enlaces-de-interes/entidades-del-sector-1/comision-profesional-colombiana-de-diseno-industri

http://www.mincit.gov.co/servicio-al-ciudadano/miercoles-de-capacitacion

http://www.mincit.gov.co/servicio-al-ciudadano/docs/formatoserviciofotocopiasderegistrodeimportaciongd.aspx

http://www.mincit.gov.co/servicio-al-ciudadano/docs/formatoserviciofotocopiasderegistrodeimportaciongd.aspx

http://www.mincit.gov.co/servicio-al-ciudadano/transparencia-y-acceso-a-la-informacion



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7.2.7.1.1.6 Fomento de la Cultura del Control

La Oficina de Control Interno adelantó campaña para el afianzamiento del conocimiento de las

responsabilidades de las “Líneas de Defensa” así:

Estratégica - Alta Dirección y Comité Institucional de Coordinación de Control

Interno.

Primera Línea de Defensa – Gerentes Públicos y Líderes de Procesos

Segunda Línea de Defensa – Oficina Asesora de Planeación Sectorial,

Supervisores de contratos, Responsables de proyectos, Servidores responsables

de monitoreo y evaluación de controles.

Tercera Línea de Defensa – Oficina de Control Interno

De igual forma, adelantó la campaña de fomento del control en materia de riesgos, “Riesgos

al día”, que tenía como fin agilizar la actualización y revisión anual de la gestión del riesgo del

Ministerio y algunos aspectos para realizar una correcta administración del riesgo como la

documentación y reporte de la materialización de riesgos a la Oficina Asesora de Planeación.

7.2.7.1.2 Evaluación del Riesgo



Direccionamiento Estratégico y Planeación


El Ministerio cuenta con una Política de Administración de Riesgos, la cual fue adoptada en

conjunto con la Guía de Administración y Mapa de Riesgos mediante Resolución Interna 1900

de Octubre 03 de 2016, dicha política está constituida por un objetivo, un alcance y

estrategias, en las que hace referencia a la implementación de la política a través de la Guía

de Administración de Riesgos del Ministerio y la estrategia de comunicación y divulgación a

través de página web, Mintranet y Carteleras del Ministerio.

El Ministerio gestiona y documenta los riesgos Institucionales a través del sistema Isolucion.

El cual cuenta con un módulo específico llamado “Riesgos” que dispone de categorías como




ES-FM-004 v2

lo son: Contexto estratégico, Riesgos, mapa de riesgos, mapa de calor, mapa de riesgos

consolidado.

7.2.7.1.2.1 Identificación de riesgos por parte del Ministerio:

Riesgos Identificados: 147 (de gestión 128, de corrupción 19).

Riesgos Materializados: 0

Los riesgos de corrupción (19) se encuentran publicados en la página Web Institucional, en la

dirección http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/plan-anticorrupcion-y-de-atencion-al-

ciudadano-paa/mapa-de-riesgos-de-corrupcion-2019-consolidado.aspx

Durante el período evaluado, los riesgos de gestión y corrupción fueron monitoreados con

corte diciembre 15 y 31 de 2018, respectivamente, los cuales no se materializaron, lo que

indica que los controles implementados fueron efectivos.

7.2.7.1.2.2 Zona de Riesgo: A continuación se detalla el riesgo inherente3 clasificado por

zona de riesgo tanto para los riesgos de gestión como de corrupción.

3 De acuerdo a la Guía para la Administración del Riesgo y el Diseño de Controles en Entidades Públicas, versión 4, octubre de 2018, del DAFP; Riesgo Inherente es aquel al que se enfrenta una

entidad en ausencia de acciones de la dirección para modificar su probabilidad o impacto.


http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/plan-anticorrupcion-y-de-atencion-al-ciudadano-paa/mapa-de-riesgos-de-corrupcion-2019-consolidado.aspx

http://www.mincit.gov.co/ministerio/planeacion/plan-anticorrupcion-y-de-atencion-al-ciudadano-paa/mapa-de-riesgos-de-corrupcion-2019-consolidado.aspx



ES-FM-004 v2

5; 26%

13; 69%

1; 5%

Riesgos de Corrupción - Zona de Riesgo

Extrema Alta Moderada

6; 5%

81; 63%

30; 23%

11; 9%

Riesgos de Gestión - Zona de Riesgo

Extrema Alta Moderada Baja




ES-FM-004 v2

La Oficina de Control Interno en cumplimiento del Programa Anual de Auditorías y

Seguimientos 2018 llevo a cabo Auditoría Interna de Gestión a la Administración de Riesgos

del Ministerio de Comercio Industria y Turismo, con corte diciembre de 2018 (Informe OCI –

042 – 2018) donde recomendó:

Revisar y actualizar la política de gestión de riesgos adoptada mediante la Resolución No.

1900 de 2016, ya que su alcance es parcial y no contempla el panorama de riesgos de otros

sistemas de gestión que están siendo controlados por la Entidad, tal como el Sistema

Seguridad y Privacidad de la Información y el sistema de Seguridad y salud en el trabajo, los

que son inherentes al Sistema de Gestión Ambiental o aquellos a los que están expuestos los

proyectos de inversión de la Entidad.

De igual forma, la política de riesgos, no define las medidas de tolerancia frente a los riesgos

de gestión y a los de corrupción, así como los mecanismos de reporte y tratamiento de la

materialización de los riesgos en el aplicativo Isolucion y la periodicidad del seguimiento y

monitoreo de los mismos, elementos que permiten a la Entidad precisar sus lineamientos para

determinar una calificación de los riesgos con bases razonables y cuantitativas.

Producto de lo anterior el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo está llevando a cabo

acciones orientadas a la actualización de la Política de Riesgos, a definir lineamientos de

revisión de la información, análisis de los riesgos institucionales, diagnóstico y capacitación

sobre el manejo de los mismos por parte de las dependencias.

De igual forma, en el marco de las auditorías basadas en riesgos que realiza la OCI, se

analiza en cada auditoría tanto el mapa de riesgos de gestión, como el mapa de riesgos de

corrupción, emitiendo observaciones relacionadas con la gestión de dichos riesgos y sus

controles.

7.2.7.1.3 Actividades de Control




7.2.7.1.3.1 Sistema Integrado de Gestión:




ES-FM-004 v2

Atendiendo los lineamientos del Decreto 1499 de septiembre 1 de 2017, el cual actualiza el

Modelo Integrado de Planeación y Gestión, de acuerdo con lo estipulado en la Ley 1753 de

2015, el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio se convierte en una herramienta de

soporte al mencionado modelo y de apoyo a su gestión tanto en términos de calidad como de

organización documental.

Para su seguimiento y mantenimiento el MinComercio cuenta con la herramienta tecnológica

en Web Isolución 4.6.

En el marco de revisión de políticas y procedimientos durante el periodo evaluado el Ministerio

a través de la Oficina Asesora de Planeación Sectorial realizó actualizaciones al Sistema

Integrado de Gestión, así:

Caracterización de Procesos

Procesos Fecha de Aprobación

1. Desarrollo Empresarial 31/01/2019

2. Facilitación del comercio y defensa

comercial 19/11/2018

3. Administración, profundización y

aprovechamiento de acuerdos y relaciones

comerciales

09/11/2018

Mapa de Procesos

Proceso Tipo de Documento Fecha de Aprobación

1. Gestión

Documental Mapa de Procesos 13/11/2018

Guías

Proceso Tipo de Documento Fecha de

Aprobación

1. Gestión Documental Guía para la elaboración de procedimientos 18/01/2019

2. Gestión del Talento

Humano Guía para el otorgamiento de encargos 17/12/2018




ES-FM-004 v2

3. Desarrollo Empresarial Guía desarrollo del ejercicio de Secretaría técnica de

las redes de emprendimiento 20/11/2018

4. Direccionamiento

Estratégico

Guía de orientación a las dependencias e

interesados para solicitud de recursos 19/11/2018

Procedimientos

Proceso Tipo de Documento

Fecha de

Aprobació

n

1. Gestión del Talento

Humano Vinculación, Permanencia y Retiro 21/02/2019

2. Desarrollo Empresarial

Diseño, formulación y adopción de instrumentos e

incentivos de fomento y promoción enfocados en las

Mipymes

19/02/2019

3. Fortalecimiento de la

Productividad y Competitividad

Turística

Articulación de acciones publico privadas para la

competitividad turística 15/02/2019

4. Direccionamiento

Estratégico Seguimiento a la ejecución presupuestal 07/02/2019

5. Adquisición de Bienes y

Servicios Trámites Presupuestales 07/02/2019


Servicios Contratación Directa 28/12/2018

7. Direccionamiento

Estratégico Licitación pública 28/12/2018


Servicios Registro y seguimiento a proyectos de inversión 27/12/2018


Servicios Comisiones de servicios y viáticos 27/12/2018


Servicios Interventoría o supervisión 27/12/2018

11. Gestión de Información y

Comunicaciones Producción y difusión de materiales periodísticos 27/12/2018

12. Desarrollo Empresarial Declaratoria de zonas francas permanentes y

permanentes especiales, seguimientos a compromisos 21/12/2018

13. Facilitación del Comercio y

Defensa Comercial

Aprobación de licencias de importación, modificaciones y

cancelaciones 20/12/2018

14. Evaluación y Seguimiento Gestión de no conformidades y oportunidades de mejora 17/12/2018

15. Evaluación y Seguimiento Auditoría interna de gestión 23/11/2018

16. Gestión Jurídica Representación Judicial y extrajudicial 22/11/2018

17. Direccionamiento Programación presupuestal 22/11/2018




ES-FM-004 v2

estratégico

7.2.7.1.3.2 De igual forma el Ministerio cuenta con los siguientes subsistemas de

Gestión:

De Gestión Ambiental: El plan de gestión ambiental se encuentra en el enlace

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/gestion-ambiental/conoce-el-plan-de-

gestion-ambiental. De igual forma cuenta con una matriz de aspectos e impactos

ambientales versión 7, fecha de actualización junio de 2018, enlace

http://www.mincit.gov.co/mincit/media/Documentos/Matriz-de-Aspectos-e-Impactos-

Ambientales.pdf.

Los programas del sistema de gestión ambiental son los documentos en los cuales se

establecen las actividades, que la organización o la entidad debe llevar a cabo para controlar

los aspectos ambientales que se han identificado previamente a través de la Matriz de

identificación de Aspectos e Impactos Ambientales, entre los establecidos por el Mincit se

encuentran:

De igual forma, el Ministerio cuenta con un decálogo de buenas prácticas, enlace

http://www.mincit.gov.co/mincit/media/Documentos/Decalogo-de-Buenas-Practicas-

Ambientales-MinCIT.pdf.


javascript:setValor('55','Subsistema%20de%20Gesti%C3%B3n%20Ambiental')

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/gestion-ambiental/conoce-el-plan-de-gestion-ambiental

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/gestion-ambiental/conoce-el-plan-de-gestion-ambiental

http://www.mincit.gov.co/mincit/media/Documentos/Matriz-de-Aspectos-e-Impactos-Ambientales.pdf

http://www.mincit.gov.co/mincit/media/Documentos/Matriz-de-Aspectos-e-Impactos-Ambientales.pdf



ES-FM-004 v2

De Gestión de Calidad: Los informes de auditoría de certificación de calidad se

encuentran en el enlace http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/sistema-integrado-

de-gestion.

De Gestión en la Seguridad y Salud en el Trabajo: La Política del Sistema de

Seguridad y Salud en el Trabajo fue aprobada el 8 de octubre de 2018, los objetivos

se orientan a “Mantener y mejorar las condiciones de trabajo, salud y seguridad de

todos los colaboradores y demás partes interesadas, con el fin de evitar la

materialización de los peligros y riesgos identificados, estableciendo los respectivos

controles, previniendo la ocurrencia de incidentes, accidentes de trabajo y

enfermedades laborales”.

De acuerdo con información suministrada por el sistema Isolucion la madurez del SG-SST en

el Ministerio es la siguiente:

Lo anterior indica un nivel de madurez del SG-SST del 99%.

7.2.7.1.4 Componente Información y Comunicación

La información sirve como base para conocer el estado de los controles, así como para

conocer el avance de la gestión de la entidad, la comunicación permite que los servidores

públicos comprendan sus roles y responsabilidades y sirva como medio para la rendición de

cuentas.


javascript:setValor('54','Subsistema%20de%20Gesti%C3%B3n%20de%20Calidad')

javascript:setValor('53','Subsistema%20de%20Gesti%C3%B3n%20en%20la%20Seguridad%20y%20Salud%20en%20el%20Trabajo')



ES-FM-004 v2

De acuerdo con el Manual Operativo MIPG, versión II, agosto de 2018, este componente

verifica que las políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y

generación de datos dentro y en el entorno de cada entidad, satisfagan la necesidad de

divulgar los resultados, de mostrar mejoras en la gestión administrativa y procurar que la

información y la comunicación de la entidad y de cada proceso sea adecuada a las

necesidades específicas de los grupos de valor y grupos de interés. Para ello, la entidad:

7.2.7.1.4.1 Gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos o Denuncias

El Grupo de Atención al Ciudadano, tiene como función facilitar la interacción entre la

ciudadanía y la Entidad, a través de la atención integral a las peticiones, quejas, reclamos,

sugerencias y denuncias, recibidas por medio de los diferentes mecanismos dispuestos para

tal fin. Frente a este componente la OCI ha recomendado dar atención oportuna y de calidad a

la totalidad de las PQRSD.

Canales de Atención:

De acuerdo con la Ley 1755 de 2015, la normatividad interna y procedimiento IC-PR-009

sobre la presentación del derecho fundamental de petición. El Mincit dispone los siguientes

mecanismos para atender los diferentes requerimientos presentados por la ciudadanía:

a. Canal virtual:

Página WEB www.mincit.gov.co

Ruta: http://www.mincit.gov.co/servicio-al-ciudadano/modulo-pqrsd/formule-su-pqrsd

Correo electrónico para las PQRSD: [email protected]

b. Canal Presencial:

Radicación de correspondencia presencial: Ventanilla grupo de Gestión Documental –

primer piso – Sede Central.

Buzones físicos para radicar PQRSD ubicados en cada piso de las sedes de Mincit.

Atención personalizada de lunes a viernes de 7:00 am a 6:30 pm, jornada continua a

través del grupo de atención al ciudadano, el cual presta orientación a la ciudadana


http://www.mincit.gov.co/servicio-al-ciudadano/modulo-pqrsd/formule-su-pqrsd

mailto:[email protected]



ES-FM-004 v2

en relación con planes, programas, proyectos y trámites de Mincit, sede centra primer

piso.

c. Canal Telefónico:

PBX 6067676, grupo de atención al ciudadano, extensiones 1244, 1537, 2153, 1337,

1276 y 1569. Línea directa de atención PQRSD - 6069948.

Línea gratuita de atención al usuario

En noviembre de 2018 la OCI realizó el seguimiento OCI –036 –2018 a la Atención de

Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias – PQRSD del primer semestre de

2018, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 76 de la Ley 1474 de 2011 y en cumplimiento

del Programa Anual de Auditorías y Seguimientos de la vigencia 2018. Dicho informe se

pueden observar en el enlace http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/gestion-de-control-

interno/oficina-de-control-interno-1/informes-de-auditoria-y-seguimientos/2018/informe-

36.aspx.

7.2.7.1.4.2 Comunicación Interna y Externa:

La comunicación interna responde a la necesidad de difundir y trasmitir información

institucional al interior de la entidad, así como contar con servidores públicos informados de

manera clara y oportuna sobre los objetivos, estrategias, planes, programas y la gestión de

Función Pública.

En el siguiente cuadro se precisa los elementos informativos, presentados a través de los

diferentes medios informativos:

Comunicaciones Internas

Medio

Informativo

Cantidad

Temas relacionados nov/dic

2018

ene/feb

2019

Mintranet 260 167

Noticias publicadas en la plataforma y socializadas

diariamente con el envío de correo electrónico a

todos los servidores del Ministerio.

Carteleras

electrónicas 371 319

Noticias publicadas en las carteleras electrónicas

ubicadas en cada uno de los pisos del Ministerio.




ES-FM-004 v2

Por otra parte, a nivel de comunicación externa como mecanismo estratégico y transversal a

la estructura del Ministerio, para dar cumplimiento al principio Constitucional de publicidad y

transparencia, la Entidad ha venido haciendo uso de los medios que se describen a

continuación:

Comunicaciones Externas

Medio

Informativo

Cantidad

Temas relacionados nov/dic

2018

ene/feb

2019

Boletines y

fotonoticias 71 66

Boletines de prensa y fotonoticias publicados en la

página web y enviados a medios de comunicación.

Videos 17 5

Videos de cubrimiento o expectativa de temas de

relevancia en la gestión que suben a la página

web y se publican en redes sociales.

Campañas 4 -

Corresponde a 4 temas de gran relevancia para

los que se desarrollan campañas integrales con

boletines, piezas, videos e incluso rueda de prensa

de ser necesario. Los temas en este periodo

fueron:

1. Estado Simple, Colombia Ágil

2. Fábricas de Productividad

3. Compra lo Nuestro

4. Turismo

Seguidores 8925 8248

Cifra que refleja la cantidad de NUEVOS

seguidores que en el periodo se obtuvieron para

las cuentas del Ministerio en Twitter, Facebook e

Instagram.




ES-FM-004 v2

7.2.7.1.5 Componente Actividades de Monitoreo

7.2.7.1.5.1 Resultados del programa Anual de Auditorias y Seguimientos 2018;

Cumplimiento de Roles de la OCI

a. Rol Liderazgo Estratégico

Se desarrolló, entre otras las siguientes actividades:

Todos los informes de Auditorias y Seguimientos le fueron remitidos al Señor Ministro

y líderes de proceso.

En desarrollo del Plan Anual de Auditorias se evaluó el desempeño de los procesos y

la planeación estratégica verificando las metas, indicadores, procesos estratégicos de

la entidad y los riesgos asociados a éstos.

Se presentaron al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno los

resultados de las evaluaciones efectuadas a la operación de la primera y segunda

línea de defensa, incorporando las debilidades, riesgos y oportunidades de mejora.

Se brindó asesoría al nominador y al Comité Institucional de Coordinación de Control

Interno en la gestión de los riesgos de la entidad, producto de una evaluación

independiente y objetiva.

Se presentaron al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, los

resultados de las auditorías adelantadas.

Como cabeza del Sector se convocó en dos oportunidades al Comité Sectorial de

Auditoria, conformado por los Jefes de Control Interno de las entidades adscritas y

vinculadas para tratar temas que coadyuven a mejorar su Sistema de Control Interno.

b. Rol de Enfoque Hacia la Prevención

Se cumplió a través del desarrollo, entre otras, de las siguientes actividades:

Se informó a la Alta Dirección y a todos los niveles de la entidad sobre las responsabilidades

en materia de riesgos frente al Modelo de las Tres líneas de defensa

Se asistió a los diferentes Comités (Comité Institucional de Gestión y Desempeño, Comités de

Comercio, Industria, Turismo, Fortalecimiento Institucional, Comités de Conciliación, entre

otros) con el fin de brindar desde su perspectiva y conocimiento, opiniones fundadas -no

vinculantes- sobre cómo se pueden resolver problemas identificados.




ES-FM-004 v2

(ventajas y desventajas) que le permitan a la administración reflexionar y facilitar

la toma de decisiones

Se incluyó en el Plan Anual de Auditoría la programación de actividades de

asesoría y acompañamiento

Se asesoró a los servidores públicos delegados por los líderes de procesos en el

establecimiento de planes de mejoramiento y cuando fue requerido, se insistió en

la aplicación de metodologías para el establecimiento de causas, acciones o

controles efectivos que resuelvan las causas identificadas.

Se sensibilizó a los Viceministros y Secretaria General en temas transversales

como Sistema de Control Interno, Administración de riesgos con énfasis en

controles, prevención del fraude, causas del No fenecimiento de la Cuenta del

Ministerio, prácticas éticas y políticas anticorrupción, planes de mejoramiento,

evaluación de programas, y otras áreas que afectan la eficacia, eficiencia y

economía de las operaciones

c. Rol de Relación con entes externos de Control


Se brindó asesoría y acompañamiento a los líderes de los procesos de la entidad,

con el fin de que se respondiera de manera oportuna, confiable, veraz y

consistente a los requerimientos de los entes externos de control.

Se incluyó en el plan anual de auditorías las actividades a realizar frente a este

rol.

Se le recomendó a la administración evaluar el riesgo potencial para la

organización frente a la información que se entrega a la Contraloría General de la

República.

Se estableció una cordial y respetuosa colaboración con los funcionarios del

equipo auditor de la Contraloría General de la República.

d. Rol de Evaluación de la Gestión del Riesgo


Estableció el plan anual de auditoría basado en riesgos, priorizando aquellos procesos

o unidades auditables que tienen mayor impacto.

Se revisó la efectividad y aplicación de controles, planes de mejoramiento y

actividades de monitoreo vinculados a riesgos clave en la entidad.




ES-FM-004 v2

Se brindó asesoría a la primera y segunda línea de defensa, sin que ello derivara en

acciones de obligatorio cumplimiento para la administración.

Se comunicaron al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como

resultado de la evaluación independiente, cambios e impactos en la evaluación del

riesgo.

Se evaluó el nivel de madurez de la administración del riesgo, verificando la existencia

de la Política de Administración del Riesgo, sus controles y la gestión del riesgo.

e. Rol de Evaluación y Seguimiento


Efectuó la evaluación a la gestión institucional, a través de Auditorías Internas y

Seguimientos basada en riesgos,

Atendió asuntos solicitados por la Alta Dirección y aquellos requeridos por los

Órganos de Control.

Todas las auditorias de la OCI fueron debidamente planeadas, ejecutadas y

comunicadas.

La programación de las auditorias obedeció a un juicioso estudio de los riesgos

identificados y la aplicación de los criterios establecidos en el documento de

Lineamientos tales como evaluaciones, auditorias y seguimientos exigidos por

Ley, riesgos de gestión con calificación alta y extrema, evaluación del Mapa de

Riesgos de Corrupción, análisis de hallazgos y observaciones de los informes de

la Contraloría General de la República, Peticiones, Quejas y Reclamos reportados

en los diferentes canales de atención al ciudadano, auditorias solicitadas por la

Alta Dirección, procesos y procedimientos que no hubieran sido objeto de revisión

por parte de la OCI.

7.2.7.1.5.2 Resultado del Programa Anual de Auditorias y Seguimiento Vigencia 2018

Resultado de las evaluaciones, auditorias y seguimientos realizados por la Oficina de Control

Interno en 2018, se encontraron 185 situaciones detectadas, distribuidos en 102 hallazgos y

83 observaciones entre las cuales hay: 134 de auditoria interna y 51 de seguimientos.

Los 102 hallazgos configuran la materialización de riesgos en los siguientes procesos, lo

que implicó la necesidad de fortalecer su sistema de controles.




ES-FM-004 v2

De los 102 hallazgos detectados, se presentan 53 riesgos de incumplimiento normativo, 34

riesgos operativos, 8 riesgos financieros, 4 riesgos estratégicos y 3 riesgos de

Incumplimiento contractual, en los siguientes procedimientos:




ES-FM-004 v2

En las auditorías realizadas se presentaron 83 Observaciones, situaciones que configuran

riesgos potenciales para el Ministerio, lo que implica la necesidad de generar y documentar

medidas preventivas para evitar su materialización.

Se presentan 83 observaciones que indican riesgos potenciales: 45 situaciones señalan

riesgos de carácter operativo, 17 corresponden a riesgos de incumplimiento normativo, 12

observaciones en la que se podría configurar un riesgo de carácter estratégico, 7 en las que

se podría configurar un riesgo financiero y 2 situaciones que podrían conllevar a la

materialización de riesgos de incumplimiento contractual.




ES-FM-004 v2

Del total de hallazgos y observaciones detectadas por la Oficina de Control Interno durante la

vigencia 2018, en la siguiente grafica se muestra a que componente MECI corresponde cada

una de ellos:

7.2.7.1.5.3 Resultados de la Revisión de la Efectividad de Las Acciones Formuladas en

los Planes de Mejoramiento

• Efectividad: Es la evaluación del impacto de las acciones formuladas por los líderes

de proceso o unidad auditable, que adelanta la OCI para establecer si permitieron

eliminar la causa raíz de los hallazgos u observaciones, detectados en auditorías y

seguimientos.

• Revisión de la Efectividad: En la vigencia del 2018 se programó la revisión de la

efectividad para 134 acciones, realizando un informe de dicha revisión por cada

dependencia auditada.




ES-FM-004 v2




ES-FM-004 v2

7.2.7.1.5.4 Seguimiento al Plan de Mejoramiento CGR

a. Corte Diciembre 31 de 2018

b. Corte Enero de 2019

Se realizó por la Oficina de Control Interno el seguimiento N° 40, el cual indica lo siguiente:

En el desarrollo del seguimiento en el aplicativo Isolucion, se verificaron ciento treinta y tres

(133) metas distribuidas así: a) Auditoria vigencia 2017: de setenta y tres (73) metas,

cincuenta y cuatro (54) fueron cumplidas y diecinueve (19) en periodo de ejecución; b)

Auditoria de Desempeño a los TLC: de cincuenta y cuatro (54) metas, cincuenta y tres (53)

fueron cumplidas y una (1) está en periodo de ejecución y c) Auditoria de cumplimiento al Plan

Único Nacional de Mercurio Abesto: de seis (6) metas, seis (6) fueron cumplidas

El seguimiento a los planes de mejoramiento establecidos por la Contraloría General de la

República se puede observar en el enlace: http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/gestion-

de-control-interno/oficina-de-control-interno-1/formatos-de-seguimientos/2019/40.aspx

7.2.7.1.5.5 Consolidado Evaluación Por Dependencias Vigencia 2018

La Ley 909 de 2004 en su artículo 39 establece que: “El Jefe de Control Interno o quien haga

sus veces en las entidades u organismos a los cuales se les aplica la presente ley, tendrá la

obligación de remitir las evaluaciones de gestión de cada una de las dependencias, con el fin

de que sean tomadas como criterio para la evaluación de los empleados.


http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/gestion-de-control-interno/oficina-de-control-interno-1/formatos-de-seguimientos/2019/40.aspx

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/gestion-de-control-interno/oficina-de-control-interno-1/formatos-de-seguimientos/2019/40.aspx



ES-FM-004 v2

El Acuerdo 565 de 2016 por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del

Desempeño Laboral de los Empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Periodo de

Prueba, modificó los componentes que hacen parte de la Evaluación del Desempeño Laboral,

incluyendo un peso porcentual correspondiente al diez por ciento (10%) a la Evaluación de

Gestión por Áreas o Dependencias, que debe hacer el Jefe de Control Interno.

Finalmente la Resolución 236 de 2018 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo señala

en su artículo quinto que la Evaluación de la Gestión por dependencias es aquella que realiza

anualmente la OCI, por medio de la cual verifica el cumplimiento de las metas institucionales

por parte de las dependencias o procesos de la Entidad. Se constituye en parte de la

evaluación definitiva del empleado.

Producto de lo anterior, la OCI del Ministerio revisó un total de 2.174 entregables de la

Vigencia 2018. En el siguiente cuadro y su gráfica se puede observar en forma resumida, el

número de entregables de los Planes Operativos por dependencias:




ES-FM-004 v2

De acuerdo con la revisión de los entregables de la Planeación Estratégica y de los Planes

Operativos en el aplicativo de Evaluación por Resultados, se pudo evidenciar a nivel general

una buena gestión de todas las dependencias, cuyo resultado arrojó un cumplimiento entre el

98%, 99% y 100% de las actividades programadas.

El cumplimiento de los compromisos de la Planeación Estratégica y de los Planes Operativos,

arrojó como resultado un puntaje de diez (10) puntos para todas las dependencias del

Ministerio, calificación esta que se constituye en insumo para la evaluación de desempeño

laboral de los servidores públicos a quienes les aplique.

El informe Consolidado de Evaluación por Dependencias se encuentra disponible en el enlace

http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/gestion-de-control-interno/oficina-de-control-

interno-1/informes-de-auditoria-y-seguimientos/2019/informe-04.aspx

7.2.7.1.5.6 Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable

El formulario de la Evaluación del Control Interno Contable se transmitió a la Contaduría

General de la Nación por medio del CHIP el día 28 de febrero. La calificación final del control

interno contable es de 4.88.

El Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable se encuentra disponible en el

enlace http://www.mincit.gov.co/ministerio/gestion/gestion-de-control-interno/oficina-de-control-

interno-1/informes-de-auditoria-y-seguimientos/2019/informe-05.aspx




ES-FM-004 v2

8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

De acuerdo con lo expuesto anteriormente el estado del Sistema de Control Interno del

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo se mantiene en un nivel adecuado por cuanto ha

implementado sus Planes Estratégicos, Operativos, Políticas, Gestión de Riesgos, controles,

sistemas de monitoreo, información disponible para la ciudadanía en los diferentes canales

para ello dispuestos, entre otros elementos de control que integran el Sistema y en la

actualidad se encuentra en el proceso de implementación de cada una de las políticas del

Modelo Integrado de Planeación y Gestión, frente a lo cual se hacen las recomendaciones que

se describen a continuación:

Se recomienda a la Oficina Asesora de Planeación Sectorial convocar el Comité Institucional

de Gestión y Desempeño, con la periodicidad adoptada en la Resolución Interna 417 de

2018, que indica que dicho Comité se reunirá ordinariamente al menos (1) vez cada trimestre

y de forma extraordinaria cuando las circunstancias lo exijan.

En dichas reuniones se recomienda que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño

valide institucionalmente los compromisos pactados en las sesiones del mismo, con el fin de

dar cumplimiento al avance en la implementación de las políticas de MIPG.

Igualmente se le sugiere a la OAPS que como parte de la Segunda Línea de Defensa realice

un ejercicio de evaluación y seguimiento al avance de la implementación de las políticas por

parte de cada uno de los responsables implementadores, donde se definan compromisos y

tiempos de entrega de las actividades y se surta una validación de las evidencias con respecto

a los criterios que fueron calificados como cumplidos y así mismo sensibilice al equipo

directivo, a los líderes de proceso, a los funcionarios y a los contratistas respecto de su

responsabilidad frente a la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Es importante actualizar las políticas del MIPG incluidas en la Resolución 417 de 2018 “Por la

cual se actualiza el Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el Sector Comercio,

Industria y Turismo”, incluyendo la Política “Mejora Normativa” establecida en el Decreto 1299

de julio 25 de 2018

Frente a la totalidad de las Políticas del MIPG, esta Oficina recomienda convocar al Comité

Institucional de Gestión y Desempeño, con el propósito de conocer los avances de las




ES-FM-004 v2

actividades formuladas en los diferentes Planes de Acción, Autodiagnósticos y tareas que

fueron establecidas en el Tercer Comité de septiembre 29 de 2018.

Así mismo es importante concretar los responsables implementadores de cada política y de

quienes lo apoyan para evitar eludir responsabilidades al momento en que se solicitan los

avances. Cuando la Política se encuentra a cargo de más de un responsable, se recomienda

trabajar de forma mancomunada, es decir aunando esfuerzos para lograr un mayor avance en

la implementación de la misma.

Conocedores que de acuerdo con el Decreto 1299 de 2018, la Política de Mejora Normativa

busca mejorar “la calidad en la producción de las normas, su impacto, la racionalización del

inventario normativo, la participación y consulta pública en el proceso de elaboración de las

normas, la generación de capacidades dentro de la administración pública, al igual que la

defensa y la divulgación del ordenamiento jurídico”, se hace necesario que se designe

formalmente el responsable implementador de la misma y se presente el Autodiagnóstico,

Plan de Acción, donde se exprese el avance de la implementación de la referida Política.

Esta Oficina recomienda especial atención en el avance de las Políticas de Participación

Ciudadana en la Gestión Pública, la Política de Control Interno, Política de Fortalecimiento

Organización y Simplificación de los Procesos, las cuales presentan un menor avance

respecto a las demás.

Finalmente esta Oficina recomienda realizar acciones efectivas para los componentes y

categorías arrojados en cada uno de los autodiagnósticos con el propósito de ir cerrando las

brechas que impidan el cumplimiento de requisitos mínimos para la implementación del MIPG.




ES-FM-004 v2

SOPORTES Y PAPELES DE TRABAJO

No Nombre del

Documento

Ubicación

Física o

Magnético

Área

Responsable

Firma del

Responsable

1

2

3

4

5

Información que se anexa al informe:

Nota: Los soportes y papeles de trabajo son las evidencias que se obtienen dentro del

proceso auditor, con el fin de fundamentar razonablemente los hallazgos, observaciones y

recomendaciones. Estos reposarán en la Oficina de Control Interno o en las áreas objeto de la

auditoría correspondiente.

Las evidencias se anexarán al informe cuando se considere necesario. Los papeles de trabajo

y soportes son documentos públicos.


INFORME DE EVALUACION INFORME PORMENORIZADO DEL …

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