Informe de avance 2009 - 2015 Oficina Archivo Institucional
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2
SISTEMA DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS
FUAC
INFORME DE AVANCE 2009-2015
El Programa de Gestión Documental (PGD) está encaminado a apoyar
de manera eficiente los procesos documentales académicos,
académico administrativos y financieros de la FUAC, teniendo en cuenta
la normatividad interna establecida por la Universidad, como también
los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación y la misma
legislación externa que regula las políticas en materia documental en
Colombia.
Normatividad Interna Acuerdo 431 del 2003 Acuerdo 492 del 2006
Normatividad Externa
Ley 594 de 2000 Decreto 1080 de 2015
3
Sandra Liliana Bernal Pérez
Secretaria General
Leyla Elvira Ramírez Vásquez
Jefe Oficina Archivo Institucional
Alejandro Marín Parra
Técnico 1
Leidy Lancheros Casas
Auxiliar 1
Fundación Universidad Autónoma de Colombia
Oficina Archivo Institucional
Sede XXX Aniversario, Bloque 12b Piso 2 Oficina 206
Teléfono 3343696 Ext. 137-172
Bogotá 2015
4
Contenido
1. ¿Qué es el Programa de Gestión Documental PGD? .................... 5
1.2 Objetivos ....................................................................................... 5
2. Base normativa de la Gestión Documental ...................................... 6
2.1 Normatividad externa ..................................................................... 6
2.2 Normatividad interna...................................................................... 7
3. Etapas de implementación del proyecto PGD .................................. 7
3.1 Desarrollo del plan de trabajo ........................................................ 9
3.1.1 Primera etapa 2008-2013 .......................................................... 9
3.1.2 Segunda etapa 2013-2015. ......................................................13
4. Archivo Histórico: Cápsula del tiempo-Baúl de los recuerdos .........20
5. Servicios complementarios .............................................................21
5.1 Transferencias documentales .......................................................21
5.2 Consultas año 2009-2015 .............................................................22
6 Estado actual de los documentos institucionales 2009- 2015 ..........24
7.1 ¿Qué es Sevenet Suite? ...............................................................27
7.2 Beneficios. ....................................................................................27
7.3 Carpeta electrónica expedientes de pregrado 2010- 2015............28
7.3.1 Estado actual. ............................................................................28
7.3.2 Estado futuro. ............................................................................29
7.4 Propuesta para la sistematización de expedientes académicos ...30
7.5 Otras actividades del software Sevenet Suite ..............................31
5
1. ¿Qué es el Programa de Gestión Documental PGD?
Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas que tiene como
finalidad la recuperación y consulta de la información de manera rápida
y oportuna, desde la producción hasta la conservación y disposición
final, teniendo en cuenta que la documentación (física y electrónica) es
la fuente primaria para la toma de decisiones, en este sentido, el PGD
se debe planear, organizar y evidenciar mediante procesos ordenados
y definidos.
1.2 Objetivos
Construir identidad y Memoria Institucional. CULTURA
DOCUMENTAL.
Elaborar los procesos que hacen parte del Programa e identificar la
cadena documental de los registros físicos y electrónicos, desde la
producción hasta la conservación o disposición final. CALIDAD
TOTAL.
Aplicar mejores prácticas para la administración de la gestión
documental teniendo en cuenta los avances normativos en cuanto al
uso medios electrónicos y digitales que garanticen la consulta en
línea de la información. APLICACIÓN DE NUEVAS
TECNOLOGÍAS.
Integrar la cultura documental a los sistemas de mejoramiento
continuo de la Universidad, para optimizar el uso adecuado de la
información que respalda los procesos misionales académicos y
administrativos de la Universidad. PROCESOS DE
MEJORAMIENTO CONTINUO.
6
2. Base normativa de la Gestión Documental
2.1 Normatividad externa
Ilustración 1. Normatividad externa
Decreto 1080 de 2015
"Por medio del cual se expide el Reglamento Único del Sector Cultura"
Acuerdo 003 de 2015
"...Gestión de documentos electrónicos.."
Decreto 1712 de 2014
"...Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional".
Acuerdo 002 de 2014
"...Criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo..."
Acuerdo 004 de 2013
"... Elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental".
Acuerdo No 042 de 2002
"Criterios para la organización de los archivos de gestión"
Ley 594 de 2000
“Ley General de Archivos”
Ley 527 de 1999
"...Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales..."
Constitución Política de Colombia.
Artículos 8, 14, 15, 20, 23, 62, 63, 72, 74, 95.
7
2.2 Normatividad interna
Ilustración 2. Normatividad interna
3. Etapas de implementación del proyecto PGD
La Secretaria General tiene a su cargo un proceso fundamental de
apoyo institucional y académico, contemplado en los estatutos de la
Universidad “Responder por el archivo, registro y custodia de los
documentos oficiales de la Fundación y expedir las copias y certificados
que le soliciten”.
En este sentido, la Secretaria General desde el año 2008, ha liderado
el “Programa de Gestión Documental PGD”. Proyecto que contó con la
aprobación del plan de trabajo por parte del Consejo Directivo de ese
entonces, mediante Acta 1551 de 2008. La implementación del
Programa se diseñó en dos etapas, integradas por siete fases.
Estatutos de la Universidad Autónoma de Colombia, año 2002, art. 62, literal a.
Consejo Directivo, Acuerdo No. 431 de 2003.
"Archivo Institucional de la Universidad Autónoma de Colombia"
Consejo Directivo, Acuerdo No. 492 de 2006.
"Sistema de Archivos de la Universidad Autónoma de Colombia"
8
Teniendo en cuenta las condiciones iniciales de la documentación, el
Consejo Directivo de ese entonces, aprobó el Plan de Inversión 2008-
2009, por el valor de $245’000.000 para llevar a cabo la primera etapa
del Proyecto, encaminada a la organización de los documentos que se
encontraban en las diferentes sedes de la FUAC, identificados como
fondos acumulados. Igualmente, se dio inicio a la centralización y
organización de los documentos de los archivos misionales, tales como:
archivo de la Unidad de Talento Humano (historias laborales); archivo
de la Unidad de Contabilidad y organización de las Historias
Académicas de los estudiantes de pregrado.
En la segunda etapa la Oficina de Archivo Institucional estableció el
plan de trabajo, el cual fue aprobado por la Secretaría General y
ejecutado por el grupo de trabajo que integra esta oficina. Los
resultados se materializan en el Informe de Gestión anual que se
presentan al Secretario General.
FASE 1:
Diagnóstico y situación actual de la documentación de la
FUAC.
FASE 2:
Implementación PGD: Organización fondos acumulados
(Universidad y empresa externa )
FASE 3:
Elaboración de las Tablas de Retención
Documental
FASE 4:
Organización de Archivos de gestión
y Archivos específicos.
FASE 5:
Definición de espacios físicos
internos y externos
FASE 6:
Sistematización de los procesos
documentales
FASE 7:
Creación del centro documental, cultural y
patrimonial de la FUAC.
ETAPA 1
ETAPA 2
Ilustración 3. Etapas del proyecto PGD
9
3.1 Desarrollo del plan de trabajo
3.1.1 Primera etapa 2008-2013
Resultados:
1. En la fase uno y la fase dos, se trabajó en el diagnostico general del
estado de la documentación a nivel institucional. Además, se
identificó un fondo acumulado de documentos administrativos en una
empresa externa de administración de archivos, información que
había perdido valor legal, según los años valorados en la muestra
que se realizó. Producto de esta revisión se eliminaron 1.452 cajas y
916 normadatas, lo anterior certificado mediante Acta No. 002 de
2010, aprobado por el Consejo Directivo de ese entonces, según
Acta 1631 de 2011. En consecuencia, se canceló el contrato de
custodia establecido con una empresa externa, el cual tenía una
vigencia de cinco años 2007-2012, Obteniendo con ello un ahorro de
$ 123’000.000.
2. Se realizó el análisis de los documentos ubicados en los diferentes
depósitos de la Universidad, el cual permitió organizar 50.796
expedientes en 3.335 cajas de archivo, así: 10.215 carpetas con
documentos administrativos de los años 2009-2010, en 1.867 cajas
y 31.581 expedientes académicos de pregrado y posgrado de los
años 1975-2004 en 1.468 cajas. Los documentos ubicados en una
empresa externa.
ETAPA 1: Diagnóstico y organización
Fase 1
Diagnóstico inicial de la cultura documental en la
FUAC.
CUMPLIDA AÑO 2009
Fase 2.
Organización fondos acumulados de los años
1975 al 2007.
CUMPLIDA AÑO 2010
Fase 3.
Elaboración de los procesos documentales, y la Tabla de Retención
Documental (TRD).
CUMPLIDA AÑO 2011
Fase 4.
Organización de los Archivos de gestión y
misionales.
CUMPLIDA -CONTINUA
10
3. Teniendo en cuenta el volumen documental de carácter
administrativo que se conservan en la empresa externa, la Oficina de
Archivo Institucional, se encuentra valorando la documentación de
los años 1977-2006, con el fin de proponer su eliminación. Trabajo
que se realiza con la colaboración de la Oficina de Control Interno.
4. La fase tres se centró en la elaboración de la herramienta
administrativa denominada Tabla de Retención Documental TRD,
instrumento archivístico que permite organizar y normalizar por
medio de un vocabulario controlado los documentos que hacen parte
de los archivos de Gestión (oficina). Entre las actividades que se
programaron para construir la TRD, se pueden resaltar las
siguientes: sensibilización a los Jefes encargados de las diferentes
Dependencias académicas y administrativas de ese entonces, para
la validación de las funciones establecidas tanto en el Acuerdo 488
del 2005, como en los Acuerdos que reglamentan el inicio de
actividades de otras Dependencias; se realizaron 101 entrevistas a
los colaboradores de la Universidad, con el fin de validar la
información generada en cada Dependencia identificando el flujo del
proceso documental objeto de sus funciones.
Resultado: 61 Tablas de
Retención documental
debidamente aprobadas
por cada Jefe de
Dependencia, las cuales
se fueron sensibilizando
por área para la
organización de los
archivos de oficina.
11
Adicionalmente, las Tablas de Retención Documental TRD, se
sistematizaron en el aplicativo Sevenet Suite, para facilitar la consulta
en línea de la información.
Ilustración 4. Tabla de Retención Documental- aprobada
Ilustración 5. Arquitectura de la TRD en el aplicativo Sevenet Suite.
12
En la fase cuatro, el trabajo se enfocó en los archivos de gestión,
sesenta y dos (62) oficinas identificadas, actividad encaminada a
orientar a los colaboradores de cada oficina, en técnicas de
organización y clasificación de documentos, para la sensibilización de
la cultura documental, se realizaron las siguientes actividades:
Capacitación y sensibilización de 144 trabajadores de nivel directivo,
asesor, ejecutivo y asistencial en los lineamientos del Programa de
Gestión Documental; se publicaron tres boletines informativos en los
cuales se comunicaba los avances del proyecto, se difundían políticas
relacionadas con la administración de las comunicaciones oficiales,
como también el control de los documentos de archivo y se estableció
el “Plan Anual de Transferencias Documentales”. Véase numeral 5.1.
Para los años 2014-2015, la capacitación se ha realizado de manera
personalizada, es decir que el grupo de trabajo de la Oficina de Archivo
Institucional visita cada una de las Dependencias para dar a conocer los
lineamientos de organización de los documentos.
Boletines de sensibilización
Informativo 1
Ilustración 6. Boletines informativos
13
3.1.2 Segunda etapa 2013-2015.
La segunda etapa del proyecto se viene desarrollando con el grupo de
trabajo que hacen parte de la Oficina de Archivo Institucional, integrado
por: un Jefe de Oficina, un Técnico I, y un Auxiliar I. A continuación se
describen las actividades que se han venido realizando.
Resultados:
1. En la segunda fase de trabajo la Vicerrectoría Administrativa en el
año 2011, solicitó a la Oficina de Archivo Institucional realizar un
diagnóstico de la situación actual de Correspondencia con el fin
de identificar algunas debilidades que se estaban presentando en
cuanto a la radicación, tramitación y distribución de las
comunicaciones oficiales; análisis que se llevó a cabo con el
apoyo de la Vicerrectoría Administrativa y la Unidad de Servicios
Generales, responsable de esta Oficina. El estudio permitió
establecer criterios a nivel Institucional para el manejo de las
comunicaciones oficiales internas y externas, diseñar las rutas de
trabajo de la mensajería interna, unificar con una empresa de
servicios el envío de las comunicaciones externas a nivel Bogotá
y Nacional reduciendo costos por este concepto. Una vez
presentada la propuesta de modernización se decidió adquirir el
aplicativo para la sistematización de la correspondencia dando
ETAPA 2: Aplicación de Medios Tecnológicos
Fase 1
Proyecto: Carpeta electrónica historia
académica -estudiantes de
pregrado.
EN PROCESO
AÑO 2013 - 2015
Fase 2
Diseño, elaboración y capacitación de
los procesos documentales y la
TRD.
CONTINUA
AÑO 2012 - 2014
Fase 3
Organización de los archivos misionales:
Admisiones, Registro y Control Académico, Archivo
Unidad de Contabilidad, Archivo Unidad de Talento
Humano, entre otros.
EN PROCESO
AÑO 2010 AL 2015
Fase 4
Creación del centro documental, cultural y
patrimonial de la FUAC
(Primera etapa: Cápsula del tiempo, baúl de los
recuerdos)
14
origen a la compra del Software Sevenet Suite, de la empresa
Lexco S.A.
2. Como parte de la normalización de esta oficina, se diseñó el
Manual de Comunicaciones Oficiales, teniendo en cuenta las
necesidades de la Institución y los parámetros establecidos en la
Norma Técnica NTC 185; los formatos diseñados para el manejo
de los oficios institucionales (modelo de acta, de memorandos,
circulares, oficios externos, formato de presentaciones), formaron
parte del Manual de Imagen Corporativa de la Universidad, el cual
se encuentra vigente.
3. También se trabajó en el diseño y divulgación del boletín
Informativo 1, a través de este medio, se establecieron los pasos
para el control de las comunicaciones que emiten las oficinas,
información que posteriormente se materializó en la Circular 001
de la Vicerrectoría Administrativa, parámetros que se socializan a
nivel Institucional al inicio de cada año.
4. Para la sistematización de la correspondencia en el aplicativo
Sevenet-modulo correspondencia, el módulo es utilizado solo
para la radicación de las comunicaciones externas, es decir,
aquellos oficios que envía la Universidad a otras instituciones o en
su efecto las que recibe de otras entidades, situación que genera
que el software no sea utilizado en su totalidad. Vale la pena
resaltar que en los últimos tres años correspondencia ha radicado
aproximadamente 6.247 registros de comunicaciones enviadas y
recibidas.
5. Para dar cumplimiento a fase dos, la Oficina de Archivo
Institucional, documentó bajo los estándares de Calidad, los
procesos y procedimientos del PGD, el programa cuenta con los
siguientes instrumentos archivísticos: Manual de Procesos y
Procedimientos, integrado por seis (6) procedimientos con sus
respectivos flujos de procesos, cuatro (4) instructivos, once (11)
15
formatos, un (1) protocolo de capacitación y una (1) ficha técnica
de unidades de conservación; una (1) Tabla de Retención
Documental TRD, para 61 Dependencias, un (1) Cuadro de
Clasificación Documental (CCD) que muestra la arquitectura de la
información institucional; instrumentos que se han venido
actualizando de acuerdo con las necesidades actuales del
Programa y las mismas condiciones que exige la normatividad en
este concepto, Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura,
inclusión del documento electrónico para el manejo de las
comunicaciones y los soportes de archivo.
6. En la fase tres, se retomó el diagnóstico inicial por medio del cual
se identificó un alto volumen de documentos en las
Dependencias, lo que generaba problemas de recuperación y
ubicación de la información para consulta, dada la importancia de
los archivos misionales, se priorizó el trabajo de organización de
la siguiente manera: Unidad de Admisiones, Registro y Control
Académico, concretamente, Historias Académicas de estudiantes
de pregrado y libros de notas, archivo de la Unidad de
Contabilidad, ubicado en ese entonces en el Bloque 5 piso 4;
Unidad de Talento Humano, historias laborales de personal activo
y personal retirado, ubicadas en el Bloque 5 piso 3.
En este sentido, la Oficina de Archivo Institucional continúa dando
los parámetros para la organización física de los documentos de
acuerdo con la normatividad establecida interna y externa; sin
embargo, se requiere mayor concientización por parte de las
áreas para mantener los archivos actualizados y garantizar la
estructura de organización a largo plazo.
7. Adicionalmente, la Oficina del Archivo Institucional continua
actualizando, y controlando la documentación de los siguientes
archivos: Historias Laborales de personal activo, ubicadas en el
archivo de la Unidad de Talento Humano bloque 5 piso 3; historias
laborales de personal retirado ubicadas en el bloque 3 piso 1 y los
documentos contables y financieros, situados en el archivo de la
16
Unidad de Contabilidad, bloque 3 piso 1. En cuanto al archivo de
Historias Académicas de estudiantes de pregrado, lo administra
directamente la Unidad de Admisiones Registro y Control
Académico, a partir del periodo académico 2014-1.
8. Como complemento a los trabajos realizados en esta fase,
también se intervinieron los documentos de archivo de las
siguientes dependencias:
Archivo del Sistema Unificado de Investigaciones SUI, años 2010-
2012. Se establecieron los parámetros para la organización de las
carpetas de los investigadores y otros documentos de archivo a
nivel administrativo y secretarial. La actualización del archivo
continúa vigente.
De igual manera se definieron los criterios para la organización
del Centro de Documentación, concretamente los informes
producto de la Investigación, soportes que debido a los
inconvenientes de traslado de documentos sin contar con las
indicaciones de la Oficina de Archivo Institucional, fueron
desorganizados en el año 2014, sufriendo deterioro físico.
Actualmente, la Oficina de Archivo Institucional, por disposición
del Consejo Directivo, mediante Acta No. 726, de septiembre 14
de 2015, notificada por la Secretaría General, se encuentra
reorganizando nuevamente los informes de investigación que
hacen parte del Centro de Documentación, soportes que
evidencian el proceso de investigación los cuales no se deben
clasificar como documentos de archivo al interior de la Institución.
Fondo acumulado de la Facultad de Ingeniería, año 2010-2011.
Se realizó la organización de los documentos que hacían parte
del Programa Académico de Ingeniería Industrial, ubicado Bloque
10, piso 2, como anticipo a la visita de acreditación del Programa
Académico. Así mismo, se identificaron otros documentos que
hacían parte de los diferentes programas de la Facultad de
17
Ingeniería, los cuales fueron trasladados a finales del año 2011 al
sótano de FACEAC, sin contar con los criterios de traslado de
documentos, ocasionando que la documentación se
desorganizara.
Teniendo en cuenta el inconveniente presentado, se inició la
reorganización de la documentación de la Facultad, con los
siguientes resultados:
Instituto Superior de Pedagogía ISP, año 2011. Se diseñó un
plan de trabajo con la Directora del ISP de ese entonces, para
la organización de los documentos que se conservaban en
Instituto y en la Maestría. Se aplicó la Tabla de Retención
Documental y se definieron los lineamientos para la
organización de documentos según el PGD. Los resultados del
trabajo de organización tanto de los documentos
administrativos, los informes técnicos y el material bibliográfico,
fueron entregados a esta Dirección, mediante el informe AI-
UNIDAD ACADÉMICACANTIDAD
CAJAS
No. UNIDADES
DOCUMENTALES
Decanatura de Ingeniería 1 19
Dirección de Programa de
Diseño Industrial16 257
Dirección de Programa de
Ingeniería Industrial8 168
Dirección de Programa de
Ingeniería Electromecánica4 26
Dirección de Programa de
Ingeniería Electrónica8 55
Dirección de Programa de
Ingeniería de Sistemas47 919
TOTALES 84 1.444
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS FACULTAD DE INGENIERÍA
Fuente: Entrega del trabajo realizado mediante informe técnico AI-2011-004, del
mes de junio de 2011.
Cuadro 1. Organización de documentos por Programa Académico.
18
2011-005, de julio de 2011. La organización de la información
se mantiene en esta dependencia.
Consultorio Jurídico año 2013-2015. De acuerdo con la solicitud
realizada por la Dirección del Consultorio Jurídico en el año
2013, en cuanto a realizar un diagnóstico de la situación actual
de los documentos que conforman la Serie Documental
denominada “Procesos de Asistencia Jurídica”, la Oficina de
Archivo Institucional identificó en el trabajo de campo que no se
contaba con una metodología clara que permitiera el ingreso,
registro y control de los estudiantes que realizaban prácticas de
Consultorio Jurídico, debilidades que ocasionaban desorden en
el expediente académico del estudiante, creando dificultades de
consulta tanto para los docentes, estudiantes y personal del
Consultorio en el momento que se requería un expediente.
Así las cosas, el Consultorio Jurídico y la Oficina de Archivo
Institucional, establecieron un plan de trabajo conjunto para la
organización de la información, con los siguientes resultados:
identificación de 2.843 carpetas de los estudiantes que cursaron
Consultorio Jurídico de los años 2004 a 2012; los expedientes
de los años 2013 al 2015-2, se han venido manteniendo de
acuerdo con las directrices establecidas, y se conservan en el
archivo del Consultorio.
Adicionalmente, se transfirió al Archivo Institucional la siguiente
documentación: 352 carpetas en 85 cajas de los años 1989 a
2011 referente a libros de inscripción de calificaciones y
conceptos; 256 carpetas en 18 cajas correspondientes a las
carpetas de los estudiantes que registraban como graduados y
contenían el Paz y Salvo de terminación de los cuatro
Consultorios Jurídicos.
Es importante resaltar, que la Oficina del Archivo Institucional,
continúa apoyando el proceso de actualización de la Serie
documental “Procesos de Asistencia Jurídica” de los estudiantes
19
que cursan Consultorio hasta el mes de diciembre de 2015. Sin
embargo se requiere de manera urgente levantar los procesos
de la mencionada Dependencia y sistematizar las actividades
propias que contribuyen a la formación del estudiante, con el fin
de disminuir la producción del documento físico, optimizar el uso
de la información y aprovechar los espacios físicos.
En resumen, el trabajo realizado en los últimos tres años se
encuentra sintetizado en cuatro informes técnicos presentados
a la Dirección General y a la Dirección Administrativa del
Consultorio.
9. Seguimiento lineamientos para la Acreditación, evidencias
documentales, años 2010-2011. En el marco de los procesos de
Acreditación que se adelantaban en la Universidad, la Secretaría
General, la Oficina de Fortalecimiento, Desarrollo Institucional y
Acreditación, el Programa Académico de Derecho, y la Oficina de
Archivo Institucional realizaron la matriz “lineamientos para la
acreditación: evidencias documentales”, instrumento que tuvo
como propósito, cruzar la normatividad interna de la FUAC con los
indicadores establecidos para la acreditación de programas de
pregrado y las Tablas de Retención Documental TRD. El diseño
del documento tenía como finalidad entregar a cada una de las
Dependencias de la Universidad, un instrumento que le permitiera
ubicar, organizar y evidenciar los documentos físicos y
electrónicos requeridos para la visita de los pares académicos.
Una vez terminado el documento, se estableció un grupo de
trabajo liderado por la Oficina de Acreditación con el propósito de
visitar cada una de las Dependencias, explicar la matriz y
establecer a través de la Oficina de Archivo Institucional, planes
de trabajo que permitieran organizar las evidencias documentales.
A continuación se realiza una síntesis del trabajo realizado con
cada Unidad Académica y Administrativa.
20
Facultad de Derecho, Dirección de posgrados de Derecho,
Consultorio Jurídico, Centro de Conciliación y Sala de
Audiencias. Organización de los documentos ubicados en el
archivo de la Facultad y en la cada una de las Dependencias;
Sistema Unificado de Investigación SUI, Organización de las
hojas de vida de los investigadores principales y secundarios,
grupos de investigación y organización de los informes de
investigación en el Centro de Documentación.
En los archivos administrativos se trabajó concretamente con la
Oficina de Planeación en la clasificación e identificación de los
planos de la Universidad; con la Vicerrectoría Administrativa y
todas las Unidades que la conforman: Unidad de Talento Humano
(historias laborales y documentos de nómina), Unidad de
Contabilidad (documentos contables), Unidad de Servicios
Generales, Unidad de Crédito y Cartera, Unidad de Pagaduría e
Inventarios.
Es importante resaltar que en todas las Dependencias académico
administrativas se aplicó la Tabla de Retención Documental y se
elaboró el inventario de los documentos identificados, el cual
quedó estructurado en una base de datos.
4. Archivo Histórico: Cápsula del tiempo-Baúl de los recuerdos
La Secretaría General y la Oficina de Archivo Institucional, en el año
2011, en el marco de la celebración de los cuarenta años, realizó el
lanzamiento del programa Cápsula del tiempo-Baúl de los recuerdos,
actividad que tuvo como propósito recuperar y resguardar el patrimonio
documental de la Universidad.
El Programa se direccionó con el propósito de recuperar, analizar y
conservar el material de valor histórico de la FUAC. Una vez analizada
y valorada la información se seleccionaron 132 registros, ente
documentos, fotos, libros, cartas, los cuales se ubicaron en el Baúl de
21
los recuerdos y serán conservado por diez años. La muestra
seleccionada servirá de fuente primaria para escribir el segundo tomo
del libro “Testimonio de una Historia Inacabada”, en el marco de la
celebración de las bodas de oro de la FUAC. Actualmente, el Baúl de
los Recuerdos se encuentra ubicado en la Casa Museo Jorge Eliecer
Gaitán.
5. Servicios complementarios
5.1 Transferencias documentales
La Oficina de Archivo Institucional visita anualmente las Dependencias
Académicas y Administrativas de la Universidad, con el objeto de
conocer las necesidades puntuales relacionadas con la documentación,
socializar los procesos y los procedimientos establecidos en el PGD,
como también orientar las transferencias documentales que se realizan
anualmente al Archivo Institucional.
Teniendo como base las necesidades de las dependencias se
estableció el Plan de Transferencias Documentales, el cual se programa
anualmente desde el año 2009, y tiene como propósito orientar a las
oficinas en la metodología que deben emplear para la entrega de la
documentación a conservar en el Archivo Institucional. Vale la pena
destacar, que la documentación producto de las trasferencias adquiere
valor académico, legal y administrativo para la Universidad por un
tiempo prudencial.
Es importante precisar, que por la falta de espacios adecuados para
conformar el Archivo Universitario FUAC, la documentación vigente se
encuentra ubicada en la Sede FACEAC-sótano, lugar que no cumple
con las condiciones ambientales. En este sentido es urgente establecer
un plan de acción autorizado por el Consejo Directivo, para el año 2016,
que permita trasladar la documentación vigente de la Universidad hacia
una empresa externa, teniendo en cuenta el alto nivel de humedad que
concentra en esta zona.
22
Grafico 1. Comportamiento de las transferencias documentales por niveles de Dirección
5.2 Consultas año 2009-2015
La Oficina de Archivo Institucional a lo largo del proyecto ha venido
consolidando las bases de datos de los documentos que ha clasificado
y organizado, registros que permiten la recuperación de la información
tanto en los espacios destinados para archivo en la Universidad, como
los documentos que son conservados en empresa externa.
Para tal efecto, las bases de datos garantizan la organización de la
información a largo plazo, como también permiten ubicar la
documentación de manera oportuna en el momento de ser requerida
para consulta, la bases de datos para la recuperación de la información
cuentan dos sistemas de seguridad, primero respaldo, las bases de
NIVELNo.
TransferenciasTotal Cajas Total Carpetas
DIRECTIVO 33 217 1,894
ACADÉMICO 76 649 7,369
ADMINISTRATIVO 73 985 9,198TOTAL 182 1,851 18,461
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
2009 - 2015
Fuente: Informes de Gestión 2010 al 2015, presentados a la Secretaria General.
Cuadro 2. Transferencias documentales.
217
649
985
0 200 400 600 800 1000 1200
DIRECTIVO
ACADÉMICO
ADMINISTRATIVO
23
datos se encuentran en el servidor de la Oficina, segundo respaldo, se
realiza una copia de seguridad de las bases de datos semestralmente y
se conserva en la Oficina del Archivo Institucional. En el cuadro
relacionado a continuación se detallan los requerimientos de
información atendidos por el Archivo Institucional.
Grafico 2.Historial de consultas 2009-2015
2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
DIRECTIVO 18 40 46 204 131 70 58 567ACADEMICO 40 81 99 121 392 131 66 930
ADMINISTRATIVO 30 90 410 418 675 234 484 2341
CONSULTAS/AÑO 88 211 555 743 1198 435 608 3838
TOTAL CONSULTAS 7.676
Fuente: Informes de Gestión 2010-2105, entegados a la Secretaria General
NIVEL
Cuadro 3. Comportamiento de consultas 2009-2015
CONSULTAS DOCUMENTALES
AÑO 2009-2015
AÑOS TOTAL POR
NIVEL
24
6 Estado actual de los documentos institucionales 2009- 2015
En los siete años de vida del proyecto se han organizado y custodiado
8,214 cajas de archivo con aproximadamente 120.813 carpetas con
documentos misionales, académicos y administrativos.
En la Sede de FACEAC-sótano, se ubicó la documentación de los
últimos siete años, teniendo en cuenta las condiciones de humedad que
presenta esta zona, es urgente que la Universidad traslade la
documentación a una empresa externa. A continuación se describen la
cantidad de documentos en este espacio.
CAJAS CARPETAS
2009-2010
Documentos
Académicos y
Administrativos
1975 - 2008-2 1.867 19.215
2009
Historias
Académicas:
Pregrado
Posgrado
1975 - 2004 1.468 31.581
3.335 50.796
Empresa
Alarchivo
Contrato
Vigente
1.Empresa Alarchivo: contrato vigente a junio 15 de 2016
2. El Archivo Institucional se encuentra valorando la información que ha perdido valor legal para
propuesta de eliminación.
Cuadro 4. Custodia empresa externa
TOTAL CUSTODIA EMPRESA EXTERNA
CUSTODIA DE DOCUMENTOS EN EMPRESA EXTERNA
UBICACIÓN
FISICA
PERIODO DE
ORGANIZACIÓNGRUPO AÑOS
CANTIDADES 2015
25
Para las Historias Laborales activas, se recomienda asignar un espacio
adecuado para la organización y conservación, teniendo en cuenta que
la oficina actual donde se ubica el archivo es muy pequeña para el
volumen documental existente. Lo anterior con el fin de organizar la
documentación según las recomendaciones dadas por los Pares
Académicos: separar las Historias Laborales Académicas de las
Historias Laborales Administrativas.
CAJAS CARPETAS
2009-2010Documentos Nivel
Directivo1975 - 2007 104 1.039
2009-2010 Documentos de Grado 1975 - 2006 369 5.694
2009-2015
Transferencias
Documentales
2009 - 2015
1972 - 2014 1.851 18.461
2010-2011
Otros documentos
Académicos y
Administrativos.1975 - 2010 184 3.118
2.508 28.312
Sed
e de
Eco
nom
ía
Los documentos vigentes se encuentran vulnerables al deterioro por la humedad que se genera en este
espacio
Cuadro 5. Documentos sede FACEAC-sótano
TOTAL DOCUMENTOS FACEAC-SÓTANO
DOCUMENTOS UBICADOS EN LA SEDE FACEAC
UBICACIÓN
FISICA
PERIODO DE
ORGANIZACIÓNGRUPO AÑOS
CANTIDADES 2015
CAJAS CARPETAS
Sede XX
Aniversario
Bloque 5 piso 3
2010-2015
Historias
Laborales
de personal
activo
1975-
2015270 2.093
Sede XX
Aniversario
Bloque 3 piso 1
2011
Historias
Laborales
de personal
retirado
1975 -
2000 128 3.383
398 5.476
HISTORIAS LABORALES ACTIVAS E INACTIVAS
UBICACIÓN FISICAPERIODO DE
ORGANIZACIÓNGRUPO AÑOS
CANTIDADES 2015
Cuadro 6. Historias laborales activas e inactivas
TOTAL
26
Los documentos que hacen parte de la Secretaría General y de la
Unidad de Contabilidad se encuentran ubicados en la Sede XX
aniversario, así:
Se recomienda trasladar a empresa externa las Historias Académicas
de Pregrado, correspondientes a los años 2004-2 a 2010, con el fin de
liberar espacio en el Bloque 8 y dar paso a la organización y custodia
de las Historias Académicas de Posgrado, que se encuentran ubicadas
en cada una de las Direcciones.
CAJAS CARPETAS
Sede XX Aniversario
Bloque 3 piso 12011-2015
Archivo de
Contabilidad1994-2015 216 889
Sede XX Aniversario
Bloque 8 oficina 1012012-2013
Documentos de
Secretaria General2011 - 2012 72 479
288 1.368
DOCUMENTOS UBICADOS SEDE XX ANIVERSARIO
Cuadro 7. Documentos ubicados en la sede XX aniversario
UBICACIÓN FISICAPERIODO DE
ORGANIZACIÓNGRUPO AÑOS
CANTIDADES 2015
TOTAL DOCUMENTOS UBICADOS SEDE XX ANIVERSARIO
CAJAS CARPETAS
Sede XX Aniversario
Bloque 8 oficina 1022010-2015
Historias
Académicas
de pregrado
2004-2
2015-11.685 34.861
1.685 34.861
HISTORIAS ACADÉMICAS DE PREGRADO
UBICACIÓN FISICAPERIODO DE
ORGANIZACIÓNGRUPO AÑOS
CANTIDADES 2015
TOTAL HISTORIAS ACADÉMICAS DE PREGRADO
Archivo administrado por la la Unidad de Registro y Control Académico
Cuadro 8. Historias Académicas de Pregrado
27
7. Sistematización de la información
7.1 ¿Qué es Sevenet Suite?
Es un Software especializado en Gestión Documental utilizado para la
administración y consulta de la documentación electrónica o digital.
SISTEMATIZACIÓN.
El software controla la recepción, el trámite, y facilita la consulta de la
información desde los puestos de trabajo. CONSULTA EN LÍNEA.
Sevenet Suite también permite definir flujos de trabajo (Work Flow), para
controlar la gestión de las comunicaciones oficiales, y la trazabilidad de
los documentos de archivo. FLUJOS DE PROCESOS.
7.2 Beneficios.
El aplicativo documental ofrece las siguientes ventajas:
Diseño de flujos de trabajo y control de tiempos: Recepción,
distribución, conservación y flujo de documentos definidos para la
Universidad.
Oportunidad en la recuperación de la información: Documentos
digitales en línea desde cualquier puesto de trabajo, lo que permite
optimizar los tiempos de consulta para la toma de decisiones.
Política Cero Papel: Evita duplicar e imprimir documentos
Aplicación de la normatividad vigente: Cumplimiento de la función
probatoria, sin exposiciones a riesgos jurídicos.
Niveles de seguridad: Confidencialidad y acceso restringido a los
documentos, según permisos autorizados.
28
Política de racionalización de gastos: Reducción de costos
operativos destinados a la organización de documentos físicos y
espacios para este fin.
7.3 Carpeta electrónica expedientes de pregrado 2010- 2015
7.3.1 Estado actual.
Los documentos de los estudiantes de pregrado en el momento de
ingreso a la Universidad, se reciben en la Unidad de Admisiones,
Control y Registro Académico, una vez radicados los datos del
estudiante en el sistema de información de la Universidad, la
documentación se conservan en el archivo académico, ubicado en el
Bloque 8 oficina 101. En cuanto a los documentos que hacen parte del
expediente académico de los estudiantes de posgrado, estos se
organizan en cada Dirección de Programa.
Una vez el estudiante realice los trámites para grado, los documentos
que se solicitan como requisito, se centralizan en la Secretaría General.
De acuerdo con las condiciones anteriores, el expediente académico del
estudiante se encuentra dividido en varias carpetas y espacios,
generando así alto volumen de documentos por concepto de copias y
duplicados.
29
7.3.2 Estado futuro.
Una vez sistematizada la información, el expediente académico del
estudiante se consolidará en una sola carpeta electrónica y se
consultará en línea. La Historia Académica del estudiante con los
documentos fiscos de ingreso y de grado se conservará cinco años en
el archivo de la Unidad de Admisiones, Registro y control Académico,
terminado este tiempo se pueden trasferir para custodia a una empresa
externa.
HISTORIA ACADÉMICA – INGRESO DE DOCUMENTOS
ESTADO ACTUAL
ES
TU
DIA
NT
ES
DE
PR
EG
RA
DO
ES
TU
DIA
NT
ES
DE
ES
PE
CIA
LIZ
AC
ION
ES
Y M
AE
ST
RÍA
DO
CU
ME
NT
OS
DE
GR
AD
O
Creación del
Expediente y
lista de control
de documentos
(ARCA)
Recepción y
validación de
documentos por parte
del estudiante
(ARCA)
UNIDAD DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL
ACADÉMICO
Acuerdo 467 de 2004. Reglamento Estudiantil. Cap. III
Custodia de la
Historia Académica
de PregradoUbicados en el Bloque 8
Oficina 101
Creación del Expediente
y organización en cada
Programa Académico de
Posgrado
Validación de documentos en cada
Programa Académico
DIRECCIÓN DE
POSGRADOS
ISP - MAESTRÍAS
En la actualidad no se ha
definido el procedimiento para
integrar el expediente
académico de posgrado y la
documentación no se
encuentra centralizada
afectando la toma de
deciciones
Pregrado
SECRETARÍA GENERAL
PROCESO DE GRADOS
Posgrado
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Recibe las carpetas de documentos de grado una vez realizado el Proceso Académico, según reglamento
Fuente: proyecto de mejoramiento 2015: Unidad de Admisiones Registro Académico y Oficina Archivo Institucional Ilustración 7. Estado actual expedientes académicos.
30
Ilustración 8. Carpeta electrónica expedientes de pregrado proceso proyectado
7.4 Propuesta para la sistematización de expedientes académicos
1. Digitalizar las Historias Académicas de los expedientes de pregrado,
correspondientes a los años 2010 a 2014-2, documentos de ingreso
y documentos de grado.
2. A partir del año 2016 la Unidad Admisiones, Registro y Control
Académico, recibe los documentos de ingreso de pregrado y los
documentos de grado los cuales son enviados a la Oficina de Archivo
Institucional para conformar el expediente electrónico.
3. La Oficina de Archivo Institucional, una vez conformada la carpeta
electrónica de pregrado, entrega el expediente académico físico a la
Unidad Admisiones, Registro y Control Académico, para ser
conservada en el Bloque 8 Oficina 101.
4. Revisar el procedimiento para centralizar los documentos de ingreso
de los estudiantes de posgrado a partir del segundo semestre del año
2016, expedientes que se encuentran ubicados en la Dirección de
cada Programa.
31
5. Separar en el archivo de la Unidad Admisiones, Registro y Control
Académico, ubicado en el bloque 8 oficina 101, las Historias
Académicas de los estudiantes que terminaron un Programa
Académico de pregrado correspondiente a los años 2004-2 a 2009-
2, con el fin de trasladar a una empresa externa para custodia los
expedientes académicos.
7.5 Otras actividades del software Sevenet Suite
Se estableció en el aplicativo Sevenet, la arquitectura del sistema, es
decir se parametrizaron las dependencias, se ingresaron los lideres
responsables de cada una de las áreas y los colaboradores que
tienen a cargo las actividades de correspondencia y archivo. Esta
metodología se actualiza de manera permanente en el sistema de
acuerdo con los datos suministrados por la Unidad de Talento
Humano.
Se sistematizaron, el Manual de Procesos y Procedimientos del
PGD, las Tablas de Retención Documental, el Cuadro de
Clasificación Documental, los formatos de control y seguimiento, y
los instructivos, para la consulta en línea.
En el año 2013, se programaron dos capacitaciones del software a
nivel Institucional, convocando a 70 colaboradores que tenían que
ver directamente con el proceso de radicación de las comunicaciones
y del archivo en las dependencias, asistieron 40 personas, de nivel
CARPETAS CAJAS
1
Historias
Académicas 2010-
2014
2.400 120 5 12.000 30 360.000 68 $ 24.480.000
2
Documentos de
Grado
Posgrados
60 50 5 3.000 20 60.000 68 $ 4.080.000
$ 28.560.000
Cuadro 9. Costos del Contrato empresa LEXCO S.A
AÑOS
TOTAL
CARPETAS
2010-2014
PROM. DE
FOLIOS
POR CARPETA
FOLIOS A
DIGITALIZAR
COSTO UNIT
DIGITAL.
(FOLIO)
VALOR TOTAL
TOTAL DIGITALIZACIÓN EXPEDIENTES ACADÉMICOS DE PREGRADO
HISTORIAS ACADÉMICAS ESTUDIANTES DE PREGRADO
CARPETA ELECTRONICA : COSTOS DEL CONTRATO
ÍTEM DESCRIPCIÓNCANTIDAD
32
ejecutivo, asistencial y operativo. Las capacitaciones se han venido
realizando de manera personalizada por parte de la Oficina de
Archivo Institucional.
En el año 2014, no se inició con el proyecto de carpeta electrónica
de estudiantes de pregrado debido a los problemas de orden
tecnológico que se presentaban en la Oficina de Archivo Institucional,
como también afecto a este proyecto la modernización en el servicio
de internet que estaba realizando la Oficina de Informática y
Sistemas al interior de la Universidad.
Dadas las condiciones de tecnología, la Oficina de Archivo
Institucional requiere un cambio del servidor para administrar en
óptimas condiciones la documentación sistematizada.
A partir de primer periodo académico de 2015, en el marco del
contrato de mantenimiento del software con la empresa Lexco S.A.,
contrato No. C.P.S.O 45-2015 vigente hasta julio de 2016, se
actualizó el aplicativo a la versión 4.0, la cual incluye los beneficios
de la carpeta electrónica en el marco de la legislación colombiana.
Teniendo en cuenta los beneficios que presta la última versión, se
dio inicio al proyecto piloto denominado “carpeta electrónica de los
estudiantes de pregrado del año 2015”, sistematización que se ha
venido realizando con el grupo de trabajo del archivo institucional,
como respuesta a los compromisos proyectados en los planes de
mejoramiento establecidos a nivel Institucional. Se digitalizaron
aproximadamente 1.420 expedientes correspondientes a los
periodos académicos 2015-1 y 2015-2.
En síntesis, el proyecto denominado desde sus inicios “Programa de
Gestión Documental y Organización de documentos de archivos”, ha
contado con el apoyo del Consejo Directivo, Presidente, Consejo
Administrativo, y en especial el respaldo brindado por la Doctora
Adelsabel Chamorro, quien contribuyó con la parametrización de las
fases de inicio, como también los direccionamientos dados por la
Doctora Sandra Liliana Bernal, actual Secretaria General, que tiene
proyectado para los años 2016 y 2017, el trabajo con la comunidad
autónoma en la concientización de una cultura cero papel, en lo posible
para el manejo de las comunicaciones oficiales, como también en la
33
carpeta electrónica para la administración de los archivos misionales,
siempre y cuando lo permita la normatividad, y la Universidad disponga
de recursos destinados para los proyectos de modernización. Los
avances consolidados en este documento, se pueden consultar en los
Informes de Gestión presentados cada año a la Secretaria General de
la Universidad.
34
