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CONCLUSIONESOFICINA DE CONTROL INTERNO

RENDICION DE CUENTAS

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En su acepción general la Rendición de Cuentas es la

obligación de un actor de informar y explicar sus

acciones a otro(s) que tiene(n) el derecho de exigirla,debido a la presencia de una relación de poder, y laposibilidad de imponer algún tipo de sanción por uncomportamiento inadecuado o de premiar uncomportamiento destacado.

Rendición de Cuentas es una expresión del ControlSocial, que comprende acciones de petición deinformación y explicaciones, así como el seguimiento yevaluación de la gestión y la incidencia de laciudadanía para que esta se ajuste a susrequerimientos

RENDICION DE CUENTAS


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La Gestión se ve afectada por hechos decorrupción, clientelismo y el bajo desempeño,que generan pérdida de legitimidad del Estado yde confianza de los ciudadanos en lasinstituciones

La Rendición de Cuentas busca la intervenciónefectiva de los ciudadanos para prevenir laocurrencia de tales hechos y exigir lapresentación de temas que afectan elcumplimiento de los fines estatales y la nosatisfacción de necesidades de los ciudadanos.

METODOLOGÍA


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1- Convocatoriaa. Realizar una amplia convocatoriab. Divulgación de la convocatoriac. Realizar Invitacionesd. Invitar a inscribirse para intervenir en la audiencia.e. Preguntas anticipadas.

2- Entrega previa Documento resumen de Rendición de cuentas

3- Invitaciones a ciudadanía y actores sociales específicos

4- Espacio adecuado.

5- Tiempo razonable6- Ejecución de la Rendición de cuentas

DEBERES FUNCIONALES AGN


Establecer, dirigir y coordinar el Sistema Nacional de Archivos

Planear, dirigir y coordinar la Función Archivística en la Nación

Formular, orientar, coordinar y controlar la política Nacional dearchivos

Salvaguardar el patrimonio documental del País y ponerlo alservicio de la comunidad

Fijar políticas y expedir normas que garanticen la conservación yuso del patrimonio documental de la Nación

Garantizar la eficacia de la gestión del Estado, a través de laorganización y fortalecimiento de la función archivística

Conservar, difundir y salvaguardar el patrimonio documental de laNación y el que custodia

Contribuir a preservar la riqueza cultural de la Nación

EJECUCIÓN DE LOS DEBERES


El Archivo General de la Nación consagra el cumplimientode sus deberes legales y la misión Institucional, en el PlanEstratégico “HACIA UN PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTAL ELECTRÓNICO 2011- 2014”

El Plan traza como objetivo general, lograr la formulación,coordinación, control y seguimiento de la Política Nacional

de Archivos y Gestión Documental, en pro de garantizarel acceso a la información y contribuir a salvaguardar los

derechos de los ciudadanos, así como, apoyar eldesarrollo de políticas que mejoren la eficiencia en lostrámites de la administración pública a través de la gestióndocumental articulada con el uso de la Tecnología.


Para el cumplimiento de este Objetivo General seformularon cuatro (4) ejes estratégicos:

1. Modernización de los Archivos Públicos

2. Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacionalde Archivos

3. Recuperación y conservación del Patrimoniodocumental del País

4. Fortalecimiento Institucional

Cada eje estratégico contiene objetivos y líneas

de acción.

Se ejecutan a través de siete (7) los proyectos deinversión.

EJECUCIÓN DE LOS DEBERES


CONCLUSIONES El Archivo General de la Nación ejecuta sus deberes

legales y funcionales, a través del Plan estratégicoformulado para el cuatrienio 2011-2014.

El Plan es coherente con el Plan Nacional de Desarrollo

PROSPERIDAD PARA TODOS, en su pilar “Igualdad de

oportunidades para la prosperidad social”,Componente: Conservación del patrimonio culturaldel País.

El Plan responde y ejecuta el cumplimiento misional yde los objetivos establecidos en la planeaciónestratégica.


RECURSOS APROPIADOS

En la vigencia 2013 se asigna un presupuestototal para el Archivo General de $ 18.916.millones de pesos

Aportes del Gobierno Nacional por un valor $9.963 millones de pesos. (52.67%)

Apropiación de recursos propios por venta deservicios $ 8.953 millones de pesos. (47.33%)

Se ejecuta, en la vigencia, $ 17.041 millones de

pesos. (90%)


RECURSOS DE INVERSIÓN Para cumplir con los cuatro ejes estratégicos consignados en

el Plan estratégico, se asigno un presupuesto de $ 9.580millones de pesos, equivalente al 50.64 % del presupuestototal

Estos recursos se ejecutaron a través de lo siete (7) proyectosde inversión inscritos en Planeación Nacional

Se ejecuta un total de $8.820,9 millones de pesos, (92,07%)

El proyecto con mayor destinación de recursos fueimplantación del SNA con una cifra de $ 6.604.0, millones depesos (69%), seguido por Preservación del patrimoniodocumental Colombiano con $ 1.100.0 (11.5%) y Renovacióne implementación de tecnologías de la información con $1.065.0 (11.11%)


CONCLUSIONES Asignación de presupuesto requerido para cumplir con

deberes y funciones legales

Ejecución presupuestal ACEPTABLE (rango decumplimiento entre el 80 y el 99%)

Ejecución de recursos asignados para los proyectos deinversión, es ACEPTABLE

Hay ejecución de las actividades pero con limitacionesque afectaron la calidad o el impacto de las metas uobjetivos propuestos

Deben Identificarse las causas que limitaron laejecución de los proyectos de inversión e implementarlas mejoras respectivas


LOGROS Reconocimiento Institucional (Fortalecimiento de funciones

de conservación y uso del patrimonio documental de laNación Decreto 1515 de 2013)

Posicionamiento institucional ante Ciudadanía. (Redessociales 15.328 seguidores registrados - Registro en mediosde comunicación)

Reglamentación normativa eficaz y contributiva al desarrollode la política Archivística. (Decreto 1515 de 2013; Decreto 32de 2013; Decreto 805 de 2013; Decreto 2758 de 2013,Acuerdo 03 de 2013; Acuerdo 05 de 2013)

Solidez financiera. Equilibrio financiero y operacionalresultante de superar el presupuesto de ingresos propios

proyectado en un 134 %


LOGROS Contribución con la eficacia en la gestión administrativa del Estado

con la expedición de regulaciones técnicas archivísticas. (Guía parala elaboración de un PGD; Guía PINAR para Entidades Pública;Guías de bancos terminológicos; Compilación de normativanacional e internacional (firma digital, documento electrónico,preservación, Interoperabilidad, SGDEA y digitalización).

Crecimiento en ingresos propios por venta de servicios (Facturacióntotal $20.995’562.610)

Presupuesto de Inversión financiado en un 71.35% con recursos

propios.

Contribución en la efectividad de los derechos de las victimas delconflicto. (Componente de verdad –Participación activa en elSNARIV )


LOGROS

Contribución con la gestión y administración de los archivos dederechos humanos y memoria histórica (Registro, conformación yprotección de archivos – Protocolo archivístico y Plan de registro dearchivos de DDHH; Ley 1448 de 2011 )

Salvaguarda del patrimonio documental del país con la Adquisiciónde bienes del Patrimonio Documental como la versión caligráfica dela Constitución Política de 1991 y los bocetos del vitralista AlemánWalter Wolff.

Implementación de la Fase II del Sistema de Gestión de DocumentosElectrónicos de Archivo – SGDEA / Adaptación procedimientoselectrónicos.

Adecuada atención a las entidades que conforman el SistemaNacional de Archivo.


DIFICULTADES

Baja cobertura en la función de Asistencia Técnica, control y

vigilancia a los archivos del orden Nacional, Departamental y

Territorial. Las metas fijadas fueron bajas con respecto a la

población objetivo. (11.16%)

Baja cobertura en la asistencia a Entidades en el

acompañamiento para la transferencia de documentos de

valor históricos de acuerdo a la TRD. (Decreto 1515 de 2013)

Baja cobertura en revisión para la convalidación de las TRD y

TVD.(30 acompañamientos)

Baja cobertura en asistencia técnica a las Entidades del Orden

Nacional, Departamental y Municipal.( 97 visitas)


DIFICULTADES Baja ejecución en la Meta Microfilmar y digitalizar el

patrimonio documental que custodia el AGN para supreservación y difusión.(Microfilmar folios 223.200, Meta600.000 - Copia de Seguridad Microfilm 176 rollos, Meta1000 -Digitalización de fotografías 6.959, Meta 50.000)

Baja ejecución (68%) en la meta de Diseño de políticasobre manejo de archivos audiovisuales, sonoros,fotográficos, orales y otros archivos especiales

Ausencia de Sanciones a Entidades que incumplen la leyGeneral de Archivos, por mora en la expedición delDecreto Reglamentario.

Ejecución NO SATISFACTORIA del Presupuesto (100%)


REFLEXIÓN“No te rindas, por favor no cedas aunque el

frío queme, aunque el miedo muerda, aunque el sol se ponga y se calle el viento.

Aún hay fuego en tu alma, aún hay vida en tus sueños, porque cada día es un comienzo

nuevo, porque ésta es la hora y el mejor momento”

Mario Benedetti


POR SU ATENCIÓN

GRACIAS !

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