INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA

INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA

OLEODUCTO DE COLOMBIA S.A. Vigencia 2019

CGR-CD ME No 16 Mayo de 2020

Carrera 69 No.44-35 Piso 1• PBX 5187000- Código Postal 111071

•www.contraloria.gov.co• Bogotá, D. C., Colombia

INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA OLEODUCTO DE COLOMBIA S.A.

VIGENCIA 2019 Contralor General de la República Carlos Felipe Córdoba Larrarte Vicecontralor (E) Julián Mauricio Ruiz Rodríguez Contralor Delegado para el Sector Orlando Velandia Sepúlveda Minas y Energía (E) Director de Vigilancia Fiscal Fulton Ronny Vargas Caicedo Supervisor Carlos Arturo Forero Orozco Líder de Auditoría Fernando A. Bonilla Carvajal Integrantes del Equipo Auditor Xiomara Agudelo Jaramillo

María Clemencia Camacho V. Luis Ignacio Sierra Pinedo

http://www.contraloria.gov.co/



TABLA DE CONTENIDO DEL INFORME

Página

1. INTRODUCCION .......................................................................................... 5

1.1. SUJETO DE CONTROL Y RESPONSABILIDAD ......................................... 5

1.2. MARCOS DE REFERENCIA ........................................................................ 7

1.3. RESPONSABILIDAD DE LA CGR ................................................................ 7

2. OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES ....................................... 8

2.1. FUNDAMENTO DE LA OPINIÓN ................................................................. 8

2.2 OPINIÓN CONTABLE - SIN SALVEDADES ..................................................... 8

3. EVALUACIÓN CONTROL INTERNO FINANCIERO ................................... 9

4. OPINIÓN SOBRE LA EJECUCION PRESUPUESTAL ............................. 10

2.2. OPINION PRESUPUESTAL - RAZONABLE .............................................. 12

5. FENECIMIENTO DE LA CUENTA ............................................................. 12

4. PLAN DE MEJORAMIENTO ...................................................................... 13

ANEXO 1. RELACIÓN DE HALLAZGOS ............................................................. 14

RESPUESTA DE LA ENTIDAD 15

ANEXO 2. ESTADOS FINANCIEROS .................................................................. 19




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86111 Bogotá D.C., Doctora NATHALIA DE LA CALLE RESTREPO Presidente OLEODUCTO DE COLOMBIA S.A. Calle 113 No. 7 – 80 piso 13 Ciudad Asunto: Informe de Auditoría Financiera Respetada doctora Nathalia: La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Financiera, a los Estados Financieros (Estados de Situación Financiera, Estados de Resultados Integrales, Estado de Cambios en el Patrimonio y las notas a los estados financieros) y a la información presupuestal de Oleoducto de Colombia S.A. (en adelante ODC), por la vigencia 2019, de conformidad con las normas ISSAI con arreglo a las normas NIA. La Auditoría Financiera incluyó la comprobación de que las operaciones económicas se realizaron conforme a las normas legales y procedimientos aplicables. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados, con base en la información suministrada por ODC, en papeles de trabajo que reposan en el Sistema Integrado para el Control de Auditorias - SICA, de la Contraloría General de la Republica (en adelante CGR). Las observaciones se dieron a conocer oportunamente a ODC, dentro del desarrollo de la Auditoría Financiera, otorgando el plazo legalmente establecido para que la Entidad emitiera su pronunciamiento.

En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaran el alcance de la auditoría financiera.




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1. INTRODUCCION

La CGR efectuó auditoría financiera a ODC, vigencia 2019, conforme a los siguientes objetivos:

• Expresar opinión sobre si los estados financieros están preparados en todos los aspectos significativos, de conformidad con el marco de información financiera o marco legal aplicable.

• Evaluar la ejecución del presupuesto y emitir la opinión correspondiente.

• Evaluar el control interno financiero y expresar un concepto

• Emitir pronunciamiento frente al fenecimiento de la cuenta fiscal rendida a la CGR.

• Realizar seguimiento a los hallazgos financieros plasmados en el plan de mejoramiento.

• Evaluar la política de participación ciudadana.

• Evaluar la política de equidad de género.

1.1. SUJETO DE CONTROL Y RESPONSABILIDAD

Oleoducto de Colombia S.A. es una sociedad anónima, de nacionalidad colombiana, de economía mixta indirecta del orden nacional, vinculada al Ministerio de Minas y Energía, creada el diez (10) de julio de mil novecientos ochenta y nueve (1989).

La sociedad fue creada con el objetivo de proyectar, construir y ejecutar las actividades propias del funcionamiento y explotación comercial de un sistema de oleoducto, cuyo punto de partida es la estación de bombeo Vasconia, jurisdicción del municipio de Puerto Boyacá, y punto de salida el Terminal en el puerto de embarque de Coveñas, ubicado en el municipio de Coveñas, Departamento de Sucre.

A 31 de diciembre del 2019 la participación del Estado en la composición accionaria de la empresa era del 73%. Dicha participación es de manera indirecta, por las acciones que poseen CENIT Transporte y Logística de Hidrocarburos S.A.S. (51.28%) y HOCOL S.A (21.72%) en ODC, empresas 100% de propiedad de Ecopetrol, como se presenta en la siguiente tabla:

Tabla No. 1 La composición accionaria de la empresa a 31 de diciembre de 2019




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La empresa tiene como órganos de control la Asamblea de Accionistas y la Junta Directiva. . Los servicios son tercerizados con CENIT. Para atender la parte operativa y administrativa de ODC, se cuenta con una planta total de siete funcionarios incluidos la Gerente y la Secretaria General.

Durante el año 2019 la empresa continuó prestando los servicios de transporte de sus clientes desde la estación Vasconia hasta el Terminal Coveñas cobrando la tarifa aprobada por el Ministerio de Minas y Energía, adicionalmente a los clientes que exportaron crudo que llegó al Terminal Tierra Coveñas por el Oleoducto de Colombia se les cobró tarifa por el uso de las instalaciones portuarias. A los clientes que entraron crudo en Coveñas se les cobró tarifa de trasiego.

Operadores del Sistema

Desde el año 1992 Ecopetrol S.A. ha sido el operador de la estación Vasconia y del Terminal Coveñas y desde el mes de septiembre de 2006, está a cargo de la operación de la Estación Caucasia y desarrolla los proyectos que requiere Oleoducto de Colombia S.A. para asegurar competitividad en el sector de transporte y continuidad en el negocio. De igual forma, a partir del 1° de junio de 2016, Ecopetrol S.A. asumió el mantenimiento del oleoducto y mantenimiento de la Estación Caucasia, tarea que tomó Cenit Transporte y Logística de Hidrocarburos S.A.S desde el 1° de abril de 2019 de acuerdo con el nuevo modelo de mantenimiento impulsado para todo el segmento de transporte.

Oleoducto de Colombia S.A., hace el seguimiento a la gestión del operador, alineado con los objetivos estratégicos de la compañía y anualmente establece indicadores de gestión.

Soporte Administrativo

Desde el 1° de junio de 2016 hasta la fecha, Cenit Transporte y Logística de Hidrocarburos S.A.S, ha sido un aliado de Oleoducto de Colombia S.A. en la prestación de los servicios de soporte administrativo, financiero, inmobiliario, abastecimiento, tecnología, talento humano, planeación y compensación volumétrica, entre otros.




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1.2. MARCOS DE REFERENCIA ODC preparó sus Estados Financieros a 31 de diciembre de 2019 de conformidad con el siguiente marco de información financiera: Bases de Preparación Declaración de Cumplimiento y Autorización de los Estados Financieros Los estados financieros se han preparado de acuerdo con las Normas de Contabilidad e Información Financiera Aceptadas en Colombia (NCIF), incluidas en el Decreto 2420 de 2015, modificados por los Decretos 2496 de 2015, 2131 de 2016, 2170 de 2017 y 2483 de 2019. Estas normas están fundamentadas en las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF y sus Interpretaciones emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB, por sus siglas en inglés) y otras disposiciones legales aplicables para las entidades vigiladas y/o controladas por la Superintendencia de Sociedades y la Contaduría General de la Nación. Estos estados financieros fueron preparados por los administradores de la Compañía y fueron autorizados para su revisión por la Junta Directiva el 20 de febrero de 2019 mediante Acta No 259 y posteriormente fueron puestos en consideración a la Asamblea de Accionistas para su aprobación. El ODC, como empresa de economía mixta, no está obligada al manejo presupuestal, conforme a lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del Presupuesto de Colombia, la entidad aplica los lineamientos internos de presupuesto, fundamentados en el instructivo interno para la estructuración del portafolio de inversiones y del plan financiero del grupo ECOPETROL, así mismo a las directrices establecidas por la junta directiva ODC. De igual manera cumple con el reporte presupuestal conforme a lo establecido en la Resolución orgánica 032 de 2019.

1.3. RESPONSABILIDAD DE LA CGR La CGR realiza Auditoría Financiera con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política de Colombia, con el fin de vigilar la gestión fiscal de la administración y de los fondos o bienes de la Nación. Así mismo, de acuerdo con el artículo 268 constitucional, la CGR tiene la atribución de revisar las cuentas que deben llevar los responsables del erario. La CGR ha llevado a cabo esta auditoría financiera de conformidad con las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores –ISSAI, las cuales han sido




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adoptadas por la CGR a través de la Guía de Auditoría Financiera – GAF, mediante la Resolución Reglamentaria Orgánica No 0012 de 2017. Dichas normas exigen que la CGR cumpla con los requerimientos de ética, así como que se planifique y ejecute la auditoria con el fin de obtener una seguridad razonable sobre si los estados financieros y cifras presupuestales están libres de incorrección material. Una auditoria conlleva la aplicación de procedimientos para obtener evidencia de auditoría sobre los valores y la información revelada por el sujeto de control. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio profesional del auditor, incluida la valoración de los riesgos de incorrección material en los estados financieros y cifras presupuestales, debido a fraude o error. Al efectuar dichas valoraciones, la CGR tiene en cuenta el control interno para la preparación y presentación de la información, con el fin de diseñar los procedimientos de auditoría que sean adecuados en función de las circunstancias. Esta auditoría también incluyó la evaluación de la adecuación de las políticas contables aplicadas y de la razonabilidad de las estimaciones contables realizadas por ODC, así como la evaluación de la presentación global de los estados financieros y cifras presupuestales durante la vigencia 2019. En lo correspondiente a esta auditoría financiera, la CGR concluye que la evidencia de auditoría que se ha obtenido proporciona una base suficiente y adecuada para expresar la opinión de auditoría.

2. OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES

2.1. FUNDAMENTO DE LA OPINIÓN A partir de los Estados Financieros presentados por ODC, con corte a 31 de diciembre de 2019, se realizó la respectiva evaluación de las cifras y datos contenidos en los mismos, así como la verificación al proceso contable en sus etapas de revelación y reconocimiento, a partir de actividades de identificación, clasificación, registros, ajustes y reportes contables, comunicación entre las diferentes áreas fuente y la información de su sistema de información financiera.

2.2 OPINIÓN CONTABLE - SIN SALVEDADES

En opinión de la CGR los Estados Financieros del Oleoducto de Colombia S.A., antes mencionados, presentan razonablemente, en todos los aspectos significativos, la




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situación financiera a 31 de diciembre de 2019 y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con el marco de información financiera aplicable y prescrito por la Contaduría General de la Nación.

3. EVALUACIÓN CONTROL INTERNO FINANCIERO

En la Matriz de Riesgos y Controles de la Guía de Auditoría Financiera -GAF- de la CGR (Gestión financiera y contable y Gestión presupuestal, contractual y del gasto - Formato 14), acorde con los macro procesos significativos de ODC, y como resultado del conocimiento de la Entidad, entrevistas, pruebas de recorrido, análisis de la matriz de riesgo de ODC y la evaluación preliminar de Control Interno, se identificaron quince (15) riesgos, de los cuales cinco (5) son significativos pero ninguno con riesgo de fraude.

La citada Matriz aplicada y calificada en la etapa de ejecución de la auditoria dio como resultado en la sumatoria y ponderación de la evaluación del diseño y la efectividad del control (90%), 1.12 así mismo, como resultado de la evaluación de los componentes de control interno (10%) da como resultado 1.0, que arroja una calificación sobre la calidad y eficiencia del control interno de 1.12 para un resultado EFICIENTE; lo anterior, soportado en el hallazgo de la auditoría, y los directamente relacionados con el Control Interno Contable son:

La omisión en la presentación de la información financiera de la entidad conforme a los lineamientos adoptados por Oleoducto de Colombia para la identificación, reconocimiento, valoración y revelación de la Propiedad y Equipo, donde se incluyen entre otros los parámetros de determinación de vida útil, método de depreciación y el cumplimiento de las disposiciones incluidas en la NIC 16, por encontrarse la compañía en el periodo de aplicación plena de los Estándares Internacional de Contabilidad

Para la evaluación del Sistema de Control Interno financiero ODC, se realizó seguimiento de procesos significativos a través de la preparación de diferentes pruebas, las cuales incluyeron el análisis de procedimientos y actividades frente a los riesgos y controles con relación a la confiabilidad de la información reportada por las diferentes áreas fuente y registrada por el área contable.

Se evaluó conceptual y operativamente el Sistema de Control Interno Contable y Financiero de ODC y de acuerdo con esa evaluación se concluye que la entidad y los responsables de la información financiera han incorporado en sus procesos las gestiones administrativas necesarias para garantizar la producción de información financiera, de tal forma que cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. De otra parte, han incorporado en sus procesos actividades de monitoreo, reflejadas en el seguimiento a indicadores y en auditorías internas realizadas al proceso contable y a procesos transversales a él.




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4. OPINIÓN SOBRE LA EJECUCION PRESUPUESTAL

Gestión Contractual y del Gasto A manera general, la contratación desarrollada por el Oleoducto de Colombia durante la vigencia 2019, se encuentra ajustada a lo estipulado dentro de los contratos y acorde al manual de abastecimiento de Cenit. Para lo anterior, fueron verificados veintiún (21) contratos que se seleccionaron como muestra en la auditoría financiera, en aquellos donde hubo pago a proveedores, se constató el cumplimiento de lo estipulado en las cláusulas de facturación y forma de desembolso, no obstante, aunque en algunos de ellos la información de facturación no se encontraba en forma completa en las carpetas digitales, se pudo constatar en el aplicativo SAP por varias transacciones los pagos realizados en los diferentes contratos; de igual manera, para los contratos terminados se verificó las actas de recibido, estando acordes con la entrega de los bienes o servicios contratados.

4.1 FUNDAMENTO DE LA OPINION

La información de los hechos económicos y financieros tanto de Ingresos y Gastos del Oleoducto de Colombia S.A – ODC, se registran y manejan en el Sistema Integrado de información -SAP, conforme a lo aprobado por la junta Directiva de la entidad, para el registro del presupuesto sus adicciones y reducciones. De acuerdo con esto en desarrollo de la auditoría se verificó el registro del presupuesto inicial y sus modificaciones, así como su ejecución, a través de la ejecución de los contratos de la muestra seleccionada, para determinar la consistencia y razonabilidad de los saldos con corte a 31 de diciembre de 2019.

El ODC, como empresa de economía mixta, no está obligada al manejo presupuestal, conforme a lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del Presupuesto de Colombia, se efectuó la revisión de la información presupuestal reportada por la entidad a la CGR en el CHIP conforme a lo dispuesto en la Resolución orgánica 007 de 2016 modificada por la Resolución orgánica 032 de 2019 y el reporte presupuestal SIRECI de acuerdo con lo establecido en la Resolución orgánica 7350 de 2013, verificando la adecuada presentación de la información presupuestal.

Para la vigencia 2019, ODC proyectó ingresos por valor total de $597.939,3 millones, alcanzando un recaudo de $652.778,3 millones, discriminados como se muestra en la siguiente tabla:

Tabla No. 2-.INGRESOS




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Vigencia 2019

Concepto Monto definitivo

Recaudo acumulado

% Participación Recaudo

Ingresos operacionales 597.939.3 646.348.5 99%

Ingresos financieros 0 6.394.1 1%

TOTAL INGRESOS 597.939.3 652.778.3 100% Fuente: CHIP Contaduría General de la Nación – vigencia 2019

Para la vigencia 2019, se apropiaron para costos, gastos y servicio de la deuda, recursos por valor de $453.308,7 millones, a través de los cuales se suscribieron compromisos, obligaciones y pagos por $167.793,6 millones, discriminados como se muestra en la siguiente tabla:

Tabla No. 3 - GASTOS

Concepto Apropiación

definitiva Compromisos Pagos

FUNCIONAMIENTO 237.821.8 21.477.2 21.477.2

Gastos de personal 15.542.5 13.823.1 13.823.1

Gastos Generales 222.203.4 7.578.3 7.578.3

Transferencias Corrientes 75.8 75.8 75.8

Gastos Operación 168.598.4 146.316.3 146.316.3

INVERSIÓN 0 0 0

SERVICIO DE LA DEUDA 46.888.3 0 0

TOTAL GASTOS 453.308.6 167.793.6 167.793.6

Fuente: CHIP Contaduría General de la Nación – vigencia 2019

Así mismo, en la evaluación a la ejecución presupuestal, se realizó el seguimiento y verificación de las obligaciones contractuales, cumplimiento y pagos, así como la efectividad de los controles dentro del proceso significativo Gastos de Operación con una muestra de $146.316, 3 millones, que involucra contratos suscritos con Ecopetrol, CENIT y otros.

Verificación cumplimiento Ley 1757 de 2015 - Recursos Participación Ciudadana

Para dar cumplimiento a la Ley 1757 de 2015, el Oleoducto de Colombia en la vigencia 2019, asignó recursos por valor de $1.437 millones en el rubro denominado gestión social para la ejecución de programas asociados a participación ciudadana y equidad de género; de los recursos anteriores se ejecutó el 83,19%, correspondiente a $1.194 millones, en actividades que se desarrollaron con el convenio marco de cooperación No.8000002054.

Los recursos no ejecutados durante la vigencia 2019 correspondiente al 17% del presupuesto asignado, por valor de $ 559.2 millones se reflejan como disponible de acuerdo con lo consultado dentro de la plataforma SAP.

Equidad de género




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Así mismo, el Oleoducto de Colombia S.A. (ODC), está comprometido con el cumplimiento de la política nacional de “equidad de género”, para ello garantiza la aplicación y promoción de los derechos humanos integrales de las mujeres y vela por su igualdad.

Para lo anterior, en la vigencia 2019, la organización desarrolló actividades que le permitieron garantizar la promoción de derechos humanos encaminados a promover la participación de las mujeres; es así como por ejemplo se resalta que, a 31 de diciembre de 2019, el Oleoducto de Colombia (ODC) contaba con una nómina de 7 personas, 4 de ellas mujeres, incluyendo la presidente de la Compañía.

De igual manera, cabe mencionar que, para la vigencia mencionada las iniciativas de equidad de género de ODC tuvieron una relación proporcional a la estructura de la organización y a su modelo de operación, el cual se ejecuta en su mayoría a través de terceros, siendo su principales aliados Ecopetrol S.A., y Cenit Transporte y Logística de Hidrocarburos S.A.S

2.2. OPINION PRESUPUESTAL - RAZONABLE La CGR emite una opinión Razonable sobre la ejecución presupuestal de la vigencia 2019, dado que el presupuesto fue preparado y ejecutado en todos los aspectos materiales de conformidad con el marco normativo aplicable y no presenta incorrecciones materiales.

5. FENECIMIENTO DE LA CUENTA

Tabla No 4 Fenecimiento de la Cuenta Fiscal

ODC Vigencia 2019

OPINION CONTABLE OPINION PRESUPUESTAL

Sin Salvedades Razonable

FENECE

Con fundamento en las opiniones contable y presupuestal, la CGR FENECE la cuenta fiscal del ODC, por la vigencia fiscal 2019.




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3. SEGUIMIENTO Y EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

El Plan de Mejoramiento presentado por el ODC, con corte a 31 de diciembre de 2017, ultima vigencia en que se realizó Auditoria Financiera a la Entidad por parte de la Contraloría General de la Republica comprende las acciones de mejora de siete (t) hallazgos, de los cuales, seis incluían acciones de mejora con fecha de cierre 2018 y uno debía ejecutarse durante la vigencia 2019. Se realizó seguimiento a las acciones de mejora planteadas por ODC y se encuentra que fueron efectivas en la mitigación de los impactos por la materialización de los riesgos detectados durante la vigencia 2017. A cierre de la vigencia 2019 en el Sistema de rendición electrónica de la cuenta e informes – SIRECI, se evidencia el reporte Plan de Mejoramiento reportado por ODC sin hallazgos en estado abierto y sin acciones de mejora pendientes.

4. PLAN DE MEJORAMIENTO

El ODC debe elaborar un Plan de Mejoramiento con las acciones y metas que permitan eliminar las causas de los hallazgos consignados en el presente Informe, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo de mismo. Para efectos de la habilitación en el Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas e Informes –SIRECI, les solicitamos emitir copia del oficio de radicación del informe en la entidad, al correo electrónico: [email protected]. Atentamente,

ORLANDO VELANDIA SEPULVEDA Contralor Delegado Sector Minas y Energía (E)

Aprobó: Fulton Ronny Vargas Caicedo- Director de Vigilancia Fiscal Minas y Energía. Revisó: Carlos A. Forero O. / Coordinador de Gestión Proyectó: Equipo Auditor ODC.




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ANEXO 1. RELACIÓN DE HALLAZGOS Producto de la Auditoria Financiera a ODC, se determinó un (1) hallazgo administrativo. . MACROPROCESO GESTION FINANCIERA Y CONTABLE Hallazgo No. 01: Activos con valor cero El numeral 4.6 del documento “Política contable-ODC-POL-004 Versión 0”, establece los lineamientos adoptados por Oleoducto de Colombia para la identificación, reconocimiento, valoración y revelación de la Propiedad y Equipo, donde se incluyen entre otros los parámetros de determinación de vida útil, método de depreciación y el cumplimiento de las disposiciones incluidas en la NIC 16, por encontrarse la compañía en el periodo de aplicación plena de los Estándares Internacional de Contabilidad.

Tanto el documento de Política Contable, como los procedimientos para la gestión de activos del Oleoducto identificados como Procedimiento de Gestión de Activos-ODC-PRD-002 y el Procedimiento para la Gestión de Activos Fijos GF-PD-005, indican el procedimiento para determinación de la vida útil de los activos y la utilización del método de depreciación en línea recta para el registro de esta a lo largo de su vida útil. Adicionalmente, se observa en el numeral 4.7.2.3.2 con el título “GESTIÓN DE ACTIVOS SOBRANTES” las razones que justifican la identificación en el inventario físico de activos no incluidos dentro de la contabilidad, pero, no el procedimiento para saneamiento de estos.

En la conciliación de activos realizada como efecto de la toma física de inventario en el año 2017 se evidenciaron 263 bienes clasificados como sobrantes, los cuales a cierre de la vigencia 2019 se encuentran con estatus “Conciliado”.

Tras la verificación de la información registrada por el Oleoducto en la vigencia 2018, con base en una muestra de 49 activos de los más representativos por valores de adquisición, donde se incluyen edificio, bodega, tanques, montacargas, casetas, contenedores y una planta de tratamiento de agua potable, se evidenció que estos fueron capitalizados el 1 de diciembre de 2018 con un valor de adquisición de $4.198.886.601 y la vida útil para cada uno de ellos fue definida de acuerdo a lo estipulado en los procedimientos, así:




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Sin embargo, a término de la vigencia 2018, los 49 activos se encontraban depreciados en su totalidad y valor contable de $ 0. La situación descrita evidencia la no aplicación de los criterios de depreciación: …El importe depreciable de un activo se distribuirá de forma sistemática a lo largo de su vida útil. La actualización de la información sobre vida útil para la medición posterior de los activos:

…El valor residual y la vida útil de un activo se revisarán, como mínimo, al término de cada periodo anual y, si las expectativas difirieren de las estimaciones previas,

Y la no revelación de la información correspondiente al aumento en los gastos por depreciación incurridos en la vigencia 2018,

Conforme a lo dispuesto en la NIC 1:

…Información a revelar en la cuenta de resultados o en las notas

86. Cuando las partidas de ingreso y gasto sean materiales o tengan importancia relativa, su naturaleza e importe se revelará por separado.

87. Entre las circunstancias que darían lugar a revelaciones separadas de partidas de ingresos y gastos están las siguientes:

(a) la rebaja del valor de las existencias hasta su valor neto realizable, o de los elementos del inmovilizado material hasta su importe recuperable, así como la reversión de tales rebajas;

La omisión en la presentación de la información financiera de la entidad conforme a lo aquí descrito dieron lugar una subestimación de los activos fijos por valor de $4.198.886.601 en la cuenta contable 1640 Propiedades y Equipos, por la depreciación acelerada sin justificar, a 49 activos que se encuentran en estado “Bueno” siendo utilizados y con valor contable $ 0, sin haberse realizado la medición posterior teniendo en cuenta que son bienes con la capacidad de generar beneficios económicos futuros a la entidad y sin encontrarse nota a los estados financieros donde se revelara por materialidad las transacciones realizadas con las activos sobrantes de la toma física de inventarios.

Hallazgo con incidencia administrativa

RESPUESTA DE LA ENTIDAD

En relación con los 49 activos señalados en la observación, cuyo valor neto es “cero”, consideramos pertinente precisar que los mismos fueron registrados tanto en el módulo de activos como en la contabilidad, producto del proceso de gestión de




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sobrantes determinados en el último inventario de activos fijos realizado por la compañía.

El Procedimiento de Gestión de Activos ODC-PRD-002 en la sección Saneamiento de Sobrantes de Inventarios de Activos Fijos, establece que las aclaraciones a estas diferencias “…deberán ser soportadas por el Custodio o responsable del Activo Fijo con las evidencias y soportes que defina el prestador de servicios...” que, para este caso, se encuentran definidas en los procedimientos establecidos por CENIT como prestador de servicios.

Con base en lo anterior, posterior a la entrega de resultados de la toma física de Activos Fijos efectuado por el tercero especializado, se activaron todos los protocolos para la aclaración de estos sobrantes que incluyeron análisis detallados de la información, mesas de trabajo con los custodios y validaciones con distintos responsables e involucrados en la administración de los activos de la compañía. Después de hacer la debida diligencia y agotar las instancias mencionadas, sobre aquellos activos que no fue posible su conciliación, la compañía, en aras de mantener el control, la integridad de la información de sus activos, así como también dar cumplimiento a su política contable, procedió con el reconocimiento de estos sobrantes en el módulo de activos fijos y su correspondiente reflejo en los estados financieros. Dicho reconocimiento se realizó utilizando las cuentas contables del activo correspondientes al costo bruto (Balance) y una depreciación acumulada (Balance) por el mismo valor, no se generó ningún efecto en el estado de resultados, ni se reconoció una depreciación acelerada y por tanto no hubo una subestimación en el valor de los activos de la compañía ni sobrecostos en su depreciación. Es importante hacer énfasis en los siguientes análisis que realizó la compañía y los cuales fueron el fundamento para el reconocimiento de dichos sobrantes en la forma descrita anteriormente: a) La debida diligencia realizada por la compañía a partir de los resultados de su toma física

de activos no permitió identificar el origen de algunos de los sobrantes de activos, y por ende tampoco identificar ajustes a realizar en los Estados Financieros en materia de reconocimiento de activos y/o resultados del ejercicio, por transacciones realizadas en periodos anteriores.

b) Necesariamente la compañía debía incorporar en su data maestra los activos identificados como sobrantes, esto con el fin de garantizar su control físico y su adecuada custodia. Lo anterior considerando adicionalmente, que su reincorporación en la data maestra está sustentada en que de dichos activos la compañía espera beneficios económicos (incluso siendo sobrantes).

c) En línea con lo anterior, para incorporar los sobrantes en el módulo de activos era necesario establecer un valor para su costo y por tanto se tomaron como referencia los últimos avalúos disponibles.

d) La política contable de la compañía (Ver nota 3.2. de los Estados Financieros), establece que sus activos deben ser medidos y presentados bajo la metodología del costo. Esta política está en línea con lo establecido en la NIC16, la cual establece que el método de valuación posterior del rubro de Propiedad, Planta y Equipo es el “Modelo de costo” (Párrafos 29 y 30), el cual reflejará el costo menos la depreciación y el importe acumulado por las pérdidas por deterioro de valor.

e) Teniendo en cuenta la política contable mencionada, el cargue de sobrantes realizado por la compañía no debía generar ningún efecto en el estado de resultados, toda vez que,




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cualquier efecto podría llevar a concluir que la compañía no estaba actuando de conformidad con su política, o dando a entender que se pudiera estar aplicando otro método de medición posterior como lo puede ser el del “costo revaluado”. Lo anterior sin perjuicio de que los activos se encuentren en uso y generando beneficios para la compañía.

Tanques capitalizados el 1 de junio de 2019

Respecto a la depreciación de un mes adicional mencionada en su observación respecto de los activos denominados “Tanques”, respetuosamente confirmamos que, si bien el activo en el dato maestro aparece con fecha de capitalización 1ro de junio de 2019, estos tanques corresponden a reclasificaciones de activos que ya se venían amortizando y que fueron descomponetizados, de acuerdo con las revisiones técnicas derivadas de los procesos de aclaración de sobrantes de inventario, por lo cual es correcto que el cálculo de depreciación de 2019 incluya la alícuota del mes de junio.

Pantallazos activos nuevos:

Pantallazos activos anteriores:

IT

CODIGO DE

ACTIVO INICIAL

(ACT+ SN )

CLASE DEL

ACTIVO INICIAL

CECO ACTIVO

INICIAL

DENOMINACIÓN DEL ACTIVO

INICIAL

COSTO DEL

ACTIVO INICIAL

VALOR A

RECLASIFICAR

CODIGO DEL

ACTIVO NUEVO

(ACT+ SN )

CLASE DEL

ACTIVO

NUEVO

CECO NUEVO

ACTIVO

DESCRIPCION DEL ACTIVO NUEVO

MOTIVO DE LA RECLASIFICACION

1 1700000093-0 19003 NODC601 BOMBA CENTRIFUGA $ 5.800.000 $ 754.000 1700000504-0 19003 NODC601 MOTOR ELECTRICO - BU-512 P26531515NT - 25 HP DESCOMPONETIZACION

$ 1.902.400 1700000505-0 19003 NODC601 TANQUE - REPRESA_ BOMBA CENTR. - 1 UN DESCOMPONETIZACION

IT

CODIGO DE

ACTIVO INICIAL

(ACT+ SN )

CLA S E D EL AC TIVO

INICIAL

CEC O ACTIVO INICIAL

DEN OMINACIÓN DEL ACTIVO IN ICIAL

COST O DEL

ACTIVO INIC IAL

VALOR A

RE CL ASI FICA R

CODIGO DEL

ACTIVO NUEVO (ACT + SN )

CLASE DEL

ACTIVO NUE VO

CEC O NUEVO

ACTIVO

DESCRIPCION DEL ACTIVO NUEVO

MO TI VO D E LA R ECL A SIFIC ACIO N

5 1700000074-0 19003 NODC600 BOMBA PIÑONES (ENGRANAJES) $ 15.476 .451 $ 4.038.000 1700000307-0 19003 NODC600 MOTOR ELEC TR ICO - LEESON 40 HP DESCOMPONETIZACION

$ 5.159.000 1700000308-0 19003 NODC600 TAN QUE - DIESEL - PR YCO 1 ,2 BLS DESCOMPONETIZACION

15

1700000170-0

19003

NODC600

BOMBA

$ 152.695 .842

$ 13.431.000 1700000338-0 19003 NODC600 AER OEN FRIAD OR - BPC-704 - IC - 704D - 1 UN DESCOMPONETIZACION

$ 45.164.000 1700000339-0 19003 NODC600 VARIADOR DE VELOCIDAD - BPC-704 - VOITH TURBO - 562SVTL33 - 3000 HP DESCOMPONETIZACION

$ 13.431.000 1700000340-0 19003 NODC600 AER OEN FRIAD OR - No .1 IC-704A - FUN KE - FK1846960 - 180 BTU DESCOMPONETIZACION

$ 13.431.000 1700000341-0 19003 NODC600 AER OEN FRIAD OR - No .2 IC-704B - FUN KE - FK1846960 - 180 BTU DESCOMPONETIZACION

$ 1.938.000 1700000342-0 19003 NODC600 TAN QUE PULMON - D E ARRANC AD ORES BPC-704-705 - 1 UN DESCOMPONETIZACION




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Teniendo en cuenta lo expuesto en los numerales 1) y 2) de esta observación, reiteramos que la compañía en pro de garantizar la custodia y control de sus activos dio cumplimiento a sus procedimientos internos y políticas contables, reconociendo adecuadamente los sobrantes de activos fijos y reclasificaciones a lugar, sin generar sobreestimaciones de gastos por depreciación acelerada, ni subestimaciones en el valor de sus activos.

Por lo anteriormente expuesto, concluimos que Oleoducto de Colombia S.A. cumplió con los procedimientos internos y políticas contables, reconociendo adecuadamente los sobrantes de activos fijos, y respetuosamente solicitamos a la Contraloría General de la República valorar los argumentos esgrimidos con el fin de desestimar la observación realizada, para que ésta no sea considerada como hallazgo en el informe final.

ANALISIS DE LA RESPUESTA

Con base en la respuesta a las observaciones remitida por la Entidad, el equipo de auditoria concluye que para el activo denominado “Tanques” donde se había evidenciado una sobrestimación de los activos por $ $7.876.768, es justificada la forma como se realizó el reconocimiento del activo inicialmente y el cálculo de la depreciación, por lo que ese numeral de la observación es retirado del informe. Sin embargo, se evidencia que persiste el incumplimiento de la norma en la revisión de las vidas útiles de los activos de manera anual y que de acuerdo con la NIC 16 no es posible tener activos en uso con valor cero (0), pues se incumple con el principio de valoración posterior, por tanto, la observación se mantiene con cambio en la redacción y con la misma incidencia administrativa.




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ANEXO 2. ESTADOS FINANCIEROS

Corte 31 de diciembre 2019




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INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA

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