Informe de Auditoría de Verificación de Acción Correctiva ...

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Informe de Auditoría de Verificación de Acción Correctiva (CVA)

Contenido I. PROCESO DE AUDITORÍA ............................................................................................................................ 2

II. EVALUACIÓN DE INFORMES DE NO CONFORMIDAD (NCR) ................................................................... 5

III. CONCLUSIONES ...................................................................................................................................... 12

IV. NCR(s) ABIERTO(s) ................................................................................................................................. 12

Organización: 3A Composites Holding AG

Código de

Certificación:

N/A

Fecha del Informe: 10 de febrero, 2017

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I. PROCESO DE AUDITORÍA

Auditor,

Cualificaciones: 1. Rolyn Medina Gonzales, Auditor Líder LegalSource

Formación académica en Ingeniería Forestal. Cuenta con más de 15 años de

experiencia en manejo forestal y certificación de bosques y plantaciones

forestales. Desde el año 2001 trabaja con Rainforest Alliance en procesos de

auditorías y evaluaciones de certificación en manejo forestal y cadena de

custodia en Sudamérica, a la fecha ha participado en más de 100 procesos.

Actual Gerente Asociado para Sudamérica de la División de Servicios de

Rainforest Alliance.

Ha realizado procesos de pre-auditoría y evaluaciones de LegalSource en

Ecuador.

2. Damián Villacrés Estacio, Experto Forestal / Auditor

Ingeniero Forestal, con estudios en Honduras (ESNACIFOR, UNAH), cuenta con

cursos de especialización y actualización en manejo forestal y de recursos

naturales en Bolivia, Brasil, EEUU y Alemania. Experiencia de diez años en

manejo forestal y políticas forestales nacionales. Consultor forestal para procesos

de certificación, evaluación de aspectos SLIMFS bajo FSC en Nicaragua,

Guatemala y Honduras. Auditor Líder ISO 14001, ha recibido entrenamiento en

los estándares de CdC en cursos dictados por el FSC IN Ecuador. Ha auditado

operaciones de Manejo Forestal, CdC y CdC para Control Wood, en empresas

forestales de Ecuador, Venezuela, Perú, Colombia, Argentina y Chile.

Ha realizado procesos de pre-auditoría y evaluaciones de LegalSource en

Ecuador.

Fecha(s) de la

auditoría: 1. Miércoles 21 de diciembre 2016 se procedió con la revisión y análisis de la

información.

2. Fecha de entrevistas 5 de enero 2017.

Tipo de CVA: Revisión de escritorio ☒ De campo ☐ Ubicación(es):

Generalidades de la

auditoría:

El proceso de revisión de no conformidades mayores incluyo la revisión

documental de procedimientos de auditorías internas, registros de las auditorias

de campo y documentos legales de respaldo de procesos implementados.

Se realizaron entrevistas al personal de la Organización, así como a contratistas

que proveen de materia prima. Con el fin de evaluar aspectos legales laborales y

de seguridad social se entrevistó a personal de campo que colabora con distintos

contratistas de la organización.

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Cambios al alcance

desde última auditoría:

1. La organización ha retirado del alcance dos plantas satélites.

2. Además, en base a análisis de viabilidad ha retirado uno de los insumos que importaba de Europa.

Así que, para el propósito de esta auditoría, la Organización ha definido el alcance

de su SDD, considerando las cadenas de suministros involucradas, productos y

especies de la siguiente manera:

SITIOS

Organisation Site(s)

Address Tel/Fax/Email

Type of operation Product groups manufactured

3A Composites Holding AG

Hinterbergstrasse 20, 6330 Cham, Switzerland

Entidad Holding para Banova y Plantabal

No aplicable

PLANTABAL (Plantaciones De Balsa S.A.)

Junín 114 y Panamá. Edificio Torres del Río, Piso 4, Guayaquil, Ecuador

Oficina administrativa en Guayaquil

No aplicable Entidad Legal considerada como Titular del Certificado. Sólo esta entidad legal facturará los productos certificados LegalSource. Legal Entity considered as Certificate Holder. Only this legal entity shall invoice LegalSource-certified products.

PLANTABAL (Plantaciones De Balsa S.A.)

San Camilo Km 4.5 vía a Valencia, Quevedo, provincia Los Ríos, Ecuador

Fabricante primario y secundario. Propietario de Plantaciones de Balsa Gestor de compras de materia prima y de actividades de aprovechamiento para Plantabal y Banova. Gestor de compras con empresas satélites proveedoras de bloques encolados.

BALTEK SBC (FSC 100%)

BALTEK SB

PLANTABAL - SANTO DOMINGO (Plantaciones De Balsa S.A.)

Santo Domingo KM 33,5 vía Quevedo, Ecuador.

Fabricante primario y secundario

BANOVA (Innovaciones En Balsa S.A.)

Km 4 1/2 de la Vía a Valencia, Quevedo, Ecuador

Fabricante primario y secundario

BANOVA PLY (FSC 100%)

BLOQUES de Balsa

BANOVA FLEX

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BALPLANT Luz de América Km 39 vía Quevedo-Santo Domingo

Fabricante satélite de bloques de balsa

Bloques de balsa

ESPECIES:

Jopi balsa (Ochroma lagopus)

PRODUCTOS:

Sitio Insumos para los

grupos de productos

Productos comercializados

Plantabal Madera aserrada de

balsa

Madera laminada encolada de balsa (EU

code: 4407)

Madera aserrada de

balsa

Bloques encolados de balsa (EU code:

4407)

(Bloques SB-SDD y SBC)

Bloques encolados de

balsa

Paneles de balsa. (EU code: 4407)

(Paneles SB-SDD y SBC)

BANOVA Trozas de balsa Chapas o láminas (W 7.4) de balsa (EU

code: 4407)

Trozas de balsa Plywood (W 8.1) de balsa (EU code:

4407)

(BANOVA PLY, VBC, BANOVA FLEX)

CADENA DE SUMINISTRO:

PLANTABAL: La cadena de suministro incluida en el alcance del SDD es definida

de la siguiente manera:

1. Madera aserrada de plantaciones FSC de propiedad de PLANTABAL.

2. Madera aserrada de plantaciones de terceros, PLANTABAL en este caso

también es proveedor directo porque solo se incluyen en el alcance aquella

madera que proviene de plantaciones (madera en píe) previamente compradas

por la misma empresa, quién a su vez se encarga de la cosecha y aserrío

(subcontratando a terceros para esta actividad).

3. Bloques encolados de balsa, compradas a plantas o fabricantes externos

llamados satélites. La materia prima que estos satélites recibirán y procesarán

para su posterior venta, será únicamente aquella proveída por PLANTABAL y

que se encuentra bajo el alcance del SDD, misma que estará identificada como

tal desde la cosecha en bosque.

Actualmente la Organización incluye un fabricante satélite de bloques de balsa

en su alcance: BALPLANT

BANOVA: Define la cadena de suministro según:

1. Madera aserrada de plantaciones con Certificación FSC de propiedad de

PLANTABAL

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II. EVALUACIÓN DE INFORMES DE NO CONFORMIDAD (NCR)

RNC: 04/16 NC Clasificación: MAJOR Minor

Estándar y Requisito: NEPCon LegalSource Standard, versión 1.0;

Criterio: 8.2

Sección del informe: Apéndice B: Due diligence checklist

8. Risk Mitigation

Descripción de la no conformidad y evidencias relacionadas:

Hallazgos: Durante el proceso de evaluación se ha evidenciado que la organización implementa las medidas de mitigación y lo aplica a los tres niveles de las cadenas de suministro. Sin embargo, se identifica para el riesgo de infracciones laborales relacionados con la gestión forestal, que las medidas de mitigación no han garantizado la reducción del riesgo en campo. Todos los aspectos relacionados con las actividades laborales y las situaciones de campo de la actividad no han sido considerados como parte de la medida de mitigación. Ejemplo:

• Medidas de mitigación que consideren la movilidad de los operadores forestales y sus contratistas de un sitio a otro de aprovechamiento forestal.

• Identificación en campo de ingresos / salidas de trabajadores forestales con respecto a los aspectos legales laborales.

• Tiempos legales para cumplir con legislación laboral, límites permisibles para incluir o registrar contratos laborales de acuerdo a la legislación vigente.

De igual manera, se evidencia otros aspectos no considerados en sus procedimientos de auditoria y mitigación, tales como:

• Recolección de Evidencias (Certificado) de pago de impuestos sobre SRI en una planta satélite y proveedores, como medidas preventivas de minimización del riesgo.

• Revisión de cumplimiento de requerimientos de Cadena de Custodia (procedimientos, responsables, instrucciones para resolver no conformidades, otros) en Satélites

Por lo anterior, es evidente que la organización (3A Composites Holding AG) necesita ajustar sus medidas de mitigación para que estas sean altamente efectivas en la reducción del riesgo, estas acciones deben estar enfocadas a la particularidad de sus operaciones y al alcance de su SDD (sitios propios, satélites).

Solicitud de acción correctiva: Organisation shall implement corrective actions to demonstrate conformance with the requirement(s) referenced above.

Note: Effective corrective actions focus on addressing the specific occurrence described in evidence above, as well as the root cause to eliminate and prevent recurrence of the non-conformance.

Plazo de tiempo para

conformidad:

Antes de la certificación

Evidencia proporcionada por la

organización:

Auditorias de Contratistas

Procedimiento de mitigación de la Organización Auditoria de Satélite Balplant

Hallazgos para la evaluación de la

evidencia:

La organización ha definido tres nuevos proveedores para el

abastecimiento de materia prima de balsa, estos han sido evaluados y

se evidencia que las medidas de mitigación diseñadas para disminuir o

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eliminar riesgos sobre el estado legal de trabajadores han sido

implementadas y se han realizado acciones correctivas adecuadas.

Se han actualizado los procedimientos de auditoria y el plan de

medidas de mitigación, por ejemplo, en la sección 4.1.2 y 4.1.3 del

Procedimiento de Mitigación se establecen controles para aspectos

como los cambios de personal de los proveedores, así como la

rotación de los mismos al momento de movilizarlos de un sitio de

aprovechamiento a otro. Además, se cuenta a la fecha con

información actualizada del estado legal de los trabajadores tanto

ante el Ministerio de Relaciones Laborales como ante el IESS (Instituto

Ecuatoriano de Seguridad Social), lo que le permite conocer a la

organización el cumplimiento de los tiempos para estar regularizados

los contratos de los trabajadores.

Las evaluaciones presentadas y realizadas sobre los proveedores

como el satélite, evidencian que se han implementado de forma más

objetiva y evidente el control del estado tributario, las

determinaciones de las acciones correctivas están registradas y el

proceso de cada una de estas, cuando han sido levantadas en cada

auditoría. Se han levantado evidencias relacionadas al estado

tributario de cada uno de los subcontratados.

Complementariamente la organización ha presentado el

procedimiento de mitigación en el cual se describe en la sección 4.1.3

el proceso de calificación de plantas satélites, el manejo de las no

conformidades y su proceso de cierre.

Estado de RNC: CERRADO

Comentarios (opcional):




criterio 3.5.1, 3.5.2.

Sección del informe: Apéndice C: RISK MITIGATION: Legal conformance of forest

management enterprises.

3.5 Legal employment


Hallazgos: Durante la visita a los sitios bajo operaciones forestales se evidenció que no se cuenta con contratos de trabajo para todo el personal que realiza labores en campo. En una plantación de 6 trabajadores, solo 2 cuentan con un contrato laboral. En otro, de 22 trabajadores en faena, solo 6 cuentan con un contrato laboral. Debido al constante cambio de sitios generalmente los proveedores cambian de personal, en auditorias presentadas se evidencia que la organización cuenta con medidas de mitigación para los temas laborales, pero no previó esta situación.

De acuerdo a registros del IESS (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social), de un total de 28 trabajadores en campo solo se evidencio registros legales reportados en el sistema online solamente de 8 trabajadores.

Solicitud de acción correctiva: Organisation shall implement corrective actions to demonstrate

conformance with the requirement(s) referenced above.

Note: Effective corrective actions focus on addressing the specific

occurrence described in evidence above, as well as the root cause to

eliminate and prevent recurrence of the non-conformance.


conformidad:



organización:

Auditorias de Contratistas


evidencia:

La organización calificó nuevos proveedores de materia prima, que

realizan operaciones forestales con personal propio, se ha verificado

que al momento de la presente revisión se encontraban activos 41

trabajadores de 3 contratistas.

Las evaluaciones realizadas por la organización a las operaciones,

evidencian que el personal cuenta con contratos laborales vigentes y

estos están registrados en el Ministerio de Relaciones Laborales,

además se ha evidenciado el registro en el IESS (Seguridad Social). Se

ha validado que se cuentan con los 41 contratos laborales, los

registros ante el IESS están vigentes y los trabajadores están cubiertos

por la seguridad social ecuatoriana.

El auditor ha realizado una muestra de trabajadores para validar en

los sitios electrónicos del estado, el estado de los contratos y del

aseguramiento ante el IESS.


Complementariamente se ha entrevistado a contratistas, para validar

sus conocimientos sobre las regulaciones laborales y de seguridad

social, y conocer la relación contractual entre la organización y los

proveedores de servicios.

También de forma separada se han entrevistado a trabajadores, que

colaboran con distintos contratistas, se ha verificado que estos han

sido contratados previamente a las actividades forestales, se cuenta

en las evidencias 1, 2 y 3 con los contratos pertinentes y los registros

al IESS. Las entrevistas han permitido verificar que por ejemplo

trabajadores que venían desempeñando labores con contratistas por

más de dos años, sin contratos legales, ahora han sido contratados

cumpliendo todas las regulaciones con el fin de cumplir los

requerimientos de legalidad.





Estándar y Requisito: NEPCon LegalSource Standard, versión 1.0, Anexo 3;

criterio 1.1, 1.2, 1.3

Sección del informe: Apéndice F: Chain of custody checklist.


Hallazgos: 1.1 La Organización ha designado como responsable de la implementación y mantención del SDD y la Cadena de Custodia a la Jefe de Certificaciones y Responsabilidad Social. En el manual de cadena de custodia se describe esta situación y los responsables colaboradores en las diferentes secciones o fases, también se pudo revisar la carta de designación por parte de la Gerencia General.

Sin embargo, en relación a una planta satélite, se evidencia que no ha designado a un responsable global y otros encargados de cada parte del sistema de cadena de custodia.

1.2 La Organización cuenta con procedimientos documentados que garantizan el control y trazabilidad de los materiales que se reciben, procesan y venden en sus instalaciones.

Sin embargo, sus procedimientos no desarrollan instrucciones adicionales para el registro de trazabilidad desde la plantación y respectivo aserrío (Volumen de árbol en pie Vs madera aserrada y despacho).

Satélites: Durante la evaluación se pudo conocer el sistema de trazabilidad y control del material que procesan dos satélites, evidenciando que mantienen un sistema de registros para el efecto. Sin embargo, se evidencia que:

Un satélite no cuenta con procedimientos COC desarrollados que respondan a todos los requerimientos del estándar LS;

Otra satélite no cuenta con un procedimiento (Procedimiento Cadena de Custodia EUTR) pero el mismo debe ser ajustado para cumplir con todos los requerimientos del estándar LegalSource (secciones 1.2, 1.3). Este procedimiento no incorpora instrucciones para resolver las no conformidades identificadas por los auditores. No hace mención al estándar LegalSource y su alcance, solo se refiere a una certificación que regula la madera para la entrada a la Unión Europea.

1.3 La Organización ha establecido en su manual de SDD, que se realizarán auditorías a los proveedores como parte de las medidas de mitigación, previo a su calificación y luego seguimiento al menos una vez al año. Para ello se ha desarrollado un Procedimiento de Auditorias. Sin embargo, en relación a los satélites, se evidencia que:

El Manual de SDD de un satélite no contiene aspectos relacionados con procedimientos para tratar las no conformidades identificadas por los auditores.

En otro caso, el satélite no cuenta con procedimientos al respecto.

Dos satélites no pueden ser parte del SDD del SDD de la Organización mientras no cuente con procedimientos COC desarrollados, con responsable global designado y comprometido de manera formal y procedimientos para resolver incumplimientos detectados por los auditores, etc.







conformidad:




organización:

Auditoria de Balplant.

Manual de CoC de Balplant

Registros de: DD 05 y DD 07

SDD de Balplant.

Procedimiento de mitigación de la organización.


evidencia:

La organización ha comunicado que dos satélites han sido retirados de

la cadena de Suministro.

Para validar los hallazgos identificados en el proceso de evaluación se

ha revisado los procedimientos de Balplant, esta es una nueva empresa

que se dedica al procesamiento de madera de balsa y la producción de

bloques, en el sistema SDD de la organización se la ha incluido como

una Satélite calificada y auditada a la fecha por la organización. Se ha

evidenciado los siguientes hallazgos:

Los procedimientos de CoC y el SDD de Balplant definen con claridad el responsable del sistema y su autoridad y los responsables para cada área clave del sistema.

Los procedimientos presentados sobre CoC en la sección 14 de este manual se incluyen instrucciones para resolver las no conformidades identificadas por los auditores.

La organización ha presentado el procedimiento de mitigación

(Evidencia 4) en el cual se describe en la sección 4.1.3 el proceso de

calificación de plantas satélites, el manejo de las no conformidades y

su proceso de cierre.

Con respecto al control de trazabilidad en bosque, la organización ha

presentado un procedimiento para el registro de trazabilidad desde la

plantación y respectivo aserrío, en este se ha definido el factor de

conversión para la relación rozas–aserrío. Los requerimientos

establecen que todas aquellas operaciones bajo el sistema SDD

deberán aplicar este procedimiento.






criterio 5.1.

Sección del informe: Apéndice B: Due diligence checklist

5. Scope of the due diligence system and the LegalSource certification


Hallazgos: Organización ha definido y documentado claramente el alcance de su SDD, considerando las cadenas de suministros involucradas, productos y especies.

Sin embargo, en el caso de la chapa de Ilomba, la Organización no cuenta con procedimientos que:

1. Aclaran que solo los envíos de chapa de Ilomba que físicamente han llegado a (y pasado por) Europa antes de su envío a Ecuador, están permitidos mezclar y utilizar con balsa, para productos dentro del alcance SDD.

2. Requieren que se comprueba – y que se mantiene registros al respecto – que la madera viene físicamente

solo a través de Europa, y no directamente desde África.







conformidad:



organización:

Manual de SDD actualizado de la organización DD 05 y DD 07


evidencia:

Luego del análisis de los resultados de la evaluación del Sistema de

LegalSource, la organización ha determinado el retiro de las chapas de

Ilomba, debido a razones relacionadas a la imposibilidad de cumplir

con el requerimiento para asegurar la cadena de custodia legal del

origen de la Ilomba.

Se evidencia en los documentos como SDD y DD 05 y DD 07 que se

han actualizado los insumos utilizados, los proveedores de insumos de

Ilomba han sido retirados.


Comentarios (opcional): Posterior a la emisión del certificado se deberá validar que este insumo no ha sido utilizado en los productos declarados como LegalSource.


III. CONCLUSIONES

NCR(s) Cerrado(s): ☒ No se requiere seguimiento a NCR(s) cerrado(s)

☐ NCR(s) original(es) cerrado(s), y se emite(n) nuevo(s) NCR(s); ver sección IV

NCR(s) Abierto(s): ☐ Certificación/Validación/Verificación no aprobada; se requiere conformidad

con NCR(s)

☐ NCR(s) Mayor(es) no cerrado(s); se requiere la suspensión de la certificación /

verificación

☐ NCR(s) Menor(es) se cambia(n) a Mayor(es); ver sección IV

☐ Se emite(n) nuevo(s) NCR(s); ver sección IV

Comentarios / Acciones

de Seguimiento:

Se requiere validar en campo las RNC mayores cerradas con el fin de validar la

implementación

IV. NCR(s) ABIERTO(s) Ninguno

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