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INFORME DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO Código: C1-01-F-03 Versión: 03 Página 1 de 53 INFORME DEFINITIVO FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME: 2018-04-08 MACROPROCESO: Gestión de Talento Humano PROCESO: Ingreso, Desarrollo y Retiro de Personal LÍDER DEL PROCESO: Director General OBJETIVO(S) DE LA AUDITORÍA: Verificación de acta de entrega de Rafael José Gil Angarita, Lucelly Mora Arias y Edwin Martínez Chiriví ALCANCE DE LA AUDITORÍA: Entregas de cargo Director General, Secretaria General y Asesor grado 15. METODOLOGÍA Y / O FICHA TÉCNICA La Ley 951 de 2005, por la cual se crea el acta de informe de gestión, señala en su artículo 13: “…La verificación del contenido del acta correspondiente deberá realizarse por el servidor público entrante en un término de treinta (30) días, contados a partir de la fecha de entrega y recepción del Despacho. Durante dicho lapso el servidor público saliente podrá ser requerido para que haga las aclaraciones y proporcione la información adicional que le soliciten, salvo que medie caso fortuito o fuerza mayor...” Aunado a lo anterior, la verificación de acta de entrega del Ex Director Rafael José Gil Angarita, Ex Secretaria General Lucelly Mora Arias y el Ex Asesor del Despacho Edwin Martínez Chiriví, se da en el marco de la ejecución del Plan de Auditoría de la vigencia 2018, dentro del último ítem del numeral 4.3 de las verificaciones especiales y tras solicitud expresa del Director General Edwin Arvey Cristancho Pinilla de ser incluida. Los documentos tenidos en cuenta como criterio y en general como fuente para la verificación realizada fueron entre otros: Ley 951 de 2005, por la cual se crea el acta de informe de gestión. Decreto 4175 de 2011, por el cual se crea el INM y se establece su objetivo y estructura. Resolución 069-2016 Resolución 300 – 2017, por la cual se modifica y adopta el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal del Instituto Nacional de Metrología. Procedimiento: desvinculación Laboral (A4-01-P-11 – Versión 4) Memorando emitido por la Coordinadora de Talento Humano, de asunto: “Evaluación de desempeño a 31 de diciembre de 2017, evaluación plan de mejoramiento 2017 y fijación de Compromisos Laborales 2018”; radicado en SURDO bajo el número: 18-39-0. Copias del formato “VERIFICACIÓN ENTREGABLES – DESVINCULACIÓN
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INFORME DE AUDITORÍA DE CONTROL
INTERNO
Código: C1-01-F-03
Versión: 03
Página 1 de 53
INFORME DEFINITIVO
FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME:
2018-04-08
MACROPROCESO: Gestión de Talento Humano
PROCESO: Ingreso, Desarrollo y Retiro de Personal
LÍDER DEL PROCESO:
Director General
OBJETIVO(S) DE LA AUDITORÍA:
Verificación de acta de entrega de Rafael José Gil Angarita, Lucelly Mora Arias y Edwin Martínez Chiriví
ALCANCE DE LA AUDITORÍA:
Entregas de cargo Director General, Secretaria General y Asesor grado 15.
METODOLOGÍA Y / O FICHA TÉCNICA
La Ley 951 de 2005, por la cual se crea el acta de informe de gestión, señala en su
artículo 13: “…La verificación del contenido del acta correspondiente deberá realizarse por el servidor público entrante en un término de treinta (30) días,
contados a partir de la fecha de entrega y recepción del Despacho. Durante dicho lapso el servidor público saliente podrá ser requerido para que haga las aclaraciones y proporcione la información adicional que le soliciten, salvo que
medie caso fortuito o fuerza mayor...”
Aunado a lo anterior, la verificación de acta de entrega del Ex Director Rafael José Gil Angarita, Ex Secretaria General Lucelly Mora Arias y el Ex Asesor del Despacho
Edwin Martínez Chiriví, se da en el marco de la ejecución del Plan de Auditoría de la vigencia 2018, dentro del último ítem del numeral 4.3 de las verificaciones especiales y tras solicitud expresa del Director General Edwin Arvey Cristancho
Pinilla de ser incluida.
Los documentos tenidos en cuenta como criterio y en general como fuente para la verificación realizada fueron entre otros:
Ley 951 de 2005, por la cual se crea el acta de informe de gestión. Decreto 4175 de 2011, por el cual se crea el INM y se establece su objetivo
y estructura. Resolución 069-2016
Resolución 300 – 2017, por la cual se modifica y adopta el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal del Instituto Nacional de Metrología.
Procedimiento: desvinculación Laboral (A4-01-P-11 – Versión 4) Memorando emitido por la Coordinadora de Talento Humano, de asunto:
“Evaluación de desempeño a 31 de diciembre de 2017, evaluación plan de mejoramiento 2017 y fijación de Compromisos Laborales 2018”; radicado en SURDO bajo el número: 18-39-0.
Copias del formato “VERIFICACIÓN ENTREGABLES – DESVINCULACIÓN
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LABORAL” de Rafael José Gil Angarita, Lucelly Mora Arias y Edwin Martínez Chirivi.
Copia del formato “ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO” con fecha
diligenciamiento 10 de febrero de 2018 de Rafael José Gil Angarita. Copia del formato “ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO” con fecha
diligenciamiento 22 de febrero de 2018 de Lucelly Mora Arias. Copia formato “ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO” con fecha
diligenciamiento 22 febrero de 2018 de Edwin Martínez.
“ACTA DE INFORME DE GESTIÓN” de Rafael José Gil Angarita y sus anexos. “ACTA DE INFORME DE GESTIÓN” de Rafael Lucelly Mora Arias
Copia hoja de vida Edwin Martínez Chirivi Copia evaluación de desempeño de Edwin Martínez Chirivi
Copia hoja de vida Lucelly Mora Arias SIG
Como causal de retiro del servicio para los 3 funcionarios se tuvo conforme a las causales que contempla el artículo 41 de la Ley 909 de 2004, el literal d: Por
renuncia regularmente aceptada.
RESUMEN EJECUTIVO
Ex Director: Rafael José Gil Angarita. Presenta el acta en calidad de titular
La obligatoriedad de presentar el informe se da por retiro del cargo de forma voluntaria.
La presentación del “ACTA DE INFORME DE GESTIÓN” se da mediante radicado en el Sistema Único de Radicación de Documentos SURDO número:
18-982-0, 18-982-1, 18-982-2, 18-982-3 y 18-982-4. El ACTA DE INFORME DE GESTIÓN se presenta al ingeniero Edgar Gregorio
Carrillo en calidad de Director General Encargado.
Ex Secretaria General: Lucelly Mora Arias.
Presenta el acta en calidad de titular. La obligatoriedad de presentar el informe se da por retiro del cargo de forma
voluntaria. La presentación del “ACTA DE INFORME DE GESTIÓN” se da mediante
radicado en el Sistema Único de Radicación de Documentos SURDO 18-1961-0.
El ACTA DE INFORME DE GESTIÓN se presenta al economista Edwin Arvey
Cristancho Pinilla en calidad de Director General y la presenta en calidad de ordenadora del gasto de nómina.
El “ACTA DE INFORME DE GESTIÓN” fue presentado el 13 de marzo de 2018,
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entregándola el 15 día hábil después de la fecha de retiro ya que la renuncia fue aceptada a partir del 20 de febrero de 2018.
Tras la aceptación de la renuncia, se entregó el “ACTA DE ENTREGA DE
PUESTO DE TRABAJO” con fecha de diligenciamiento del 22 de febrero de 2018, pero en el formato “VERIFICACIÓN ENTREGABLES – DESVINCULACIÓN
LABORAL” se registra como entregada dicha acta el 26 de febrero de 2018 con la observación “no se realizo23 de febrero x disponibilidad de secretario actual” (sic).
Ex Asesor y Coordinador Jurídica: Edwin Gonzalo Martínez Chiriví
Tras la aceptación de la renuncia, se evidencia diligenciamiento del formato
Acta de Entrega de Puesto de Trabajo.
PRINCIPALES SITUACIONES DETECTADAS / RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
I. Ex Director: Rafael José Gil Angarita
Acerca del contenido del “ACTA DE INFORME DE GESTIÓN” del Ex Director General se tuvo:
1. Copia hoja de vida
El 28 de febrero de 2018, la Asesora con Funciones de Jefe de Control Interno realizó expresa solicitud de copia escaneada de la hoja de vida de Rafael Gil
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y sobre el particular hubo respuesta por parte de Gestión del Talento Humano en los siguientes términos:
El archivo allegado contiene en total 107 páginas, según la Hoja de Control Historia Laboral en su página 2 está actualizada hasta el 2017-05-23 folio número 65
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En el archivo en comento el último folio, enumerado como 85 corresponde a la
Resolución 2414 la cual puede inferirse por el contenido tiene fecha de diciembre de 2017.
Por lo comentado aquí es preciso señalar para efectos de la verificación no fueron
allegados en su totalidad los documentos pertenecientes a la historia laboral de Rafael José Gil Angarita.
Haciendo uso de las técnicas de auditoría, Control Interno tuvo conocimiento del Decreto 053 del 17 de enero de 2018; donde quedó decretado:
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Observándose no se encuentra actualizado el expediente de hoja de vida.
2. Fecha de presentación ACTA DE INFORME DE GESTIÓN
La Ley 951 de 2005, por la cual se crea el acta de informe de gestión, señala en el artículo 4° para computar el término para rendir el informe de acta, deberá ser de quince (15) días hábiles luego de haber salido del cargo, cualquiera que hubiere
sido la causa de ello.
El ACTA DE INFORME DE GESTIÓN de Rafael José Gil Angarita, fue puesta con destino a la Dirección General el lunes 12 de febrero de 2018, mediante radicado número 1 18-982-0 del Sistema Único de Radiación de Documentos SURDO; es
decir dieciocho (18) días (y no 15) como lo dispuso la Ley 951 de 2005 por la cual se crea el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN, la fecha registrada como de retiro,
separación del cargo es 2018-01-17
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3. Resumen de la gestión
Tal cual como lo indicó Rafael José Gil Angarita a través del numeral 2 de su
formato los aspectos más relevantes presentados durante su gestión fueron enunciados como: se logró, se renovó y amplió, se lideró, se participó, se realizó, la SMQBM desarrolló, el SIM aprobó, se logró, se desarrolló conjuntamente con, se
adelantó, el porcentaje de cumplimiento de… A través de la verificación para este aparte no se observó por medio del contenido evidencia o registro de:
a. Situación del despacho al inicio de la gestión (octubre de 2016). b. Situación del despacho a la fecha del retiro (enero de 2018).
4. Situación de los recursos:
La Ley 951 de 2005, precisó sobre este aspecto en el numeral 2 del artículo 10, habrá detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos materiales, financieros y humanos así como los bienes muebles e inmuebles a su cargo,
debidamente actualizado a la fecha de la entrega.
Conforme lo señalado a través del ACTA DE INFORME DE GESTIÓN y los anexos al mismo, puestos a través de los radicados número: 18-982-0-1-O, 18-982-0-2-O, 18-982-0-3, 18-982-0-4, se pudo determinar:
Financieros:
En el formato F15.1.1.1: ACTA AL CULMINAR LA GESTIÓN ENTIDADES-SITUACIÓN
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DE RECURSOS (Registre cifras EN PESOS) para el año 2016, coinciden con corte a 31 de diciembre de 2016, conforme a los estados financieros certificados a 31 de diciembre de 2017, el valor de: activo total, pasivo total, pasivo corriente,
patrimonio y resultado neto; mientras que hay diferencia en: activo corriente, activo no corriente, ingresos operacionales, gastos operacionales, resultado operacional,
ingresos extraordinarios, gastos extraordinarios y resultado operacional. En el campo denominado observaciones no quedó comentario o aclaración sobre los
valores registrados, tal cual como se aprecia en la imagen capturada desde el archivo fuente:
Para el caso de los valores registrados en el ACTA AL CULMINAR LA GESTIÓN, no
quedó señalado por ejemplo en el campo destinado para las observaciones cual fue la fecha de corte o la fuente para obtención de la información, no obstante la validación realizada por Control Interno, se efectuó con el Balance General
certificado a 31 de diciembre de 2017. Para el 2016 todos los valores coinciden excepto el de la cuenta 1655 de Muebles, enseres y equipos de oficina.
A partir del cruce de cifras efectuado entre lo reportado en la hoja denominada F15.1.1.1, del mismo archivo de radicado 18-982-0-3 y el Balance General a 31 de
diciembre de 2017, se encontró diferencia para todas las cuentas.
En el mismo formato no se observó lo correspondiente a la fecha de retiro en enero de 2018, tal cual como se aprecia a continuación en la imagen obtenida desde el
archivo fuente:
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Inventarios:
El archivo de Excel de radicado en el Sistema Único de Radicación SURDO número 18-982-0-4 relaciona placa, índice, C.I.A. fecha, proveedor, NIT, contrato, cantidad,
unidad de medida, rubro contable, placa INM, placa SIC, descripción, valor unitario, valor total, marca, modelo, serial, C.S.A, fecha CSA, fecha inicio depreciación, fecha
detener depreciación, vida útil, valor deprec diario, responsable, dependencia y área, corresponde a 6.699 ítems, de los cuales se observa algunas celdas están resaltados con color rojo, amarillo, verde o la fuente es de color rojo. A partir de
dicha relación no se puede determinar a qué fecha de corte corresponde el listado de los elementos que se encuentra bajo la supervisión de la Coordinación de
Servicios Administrativos de la Secretaría General. A la luz del Decreto 4175 de 2011(de creación del INM) una de las funciones de la
Secretaría General es: dirigir, coordinar y controlar las actividades relacionadas con proveedores, la adquisición almacenamiento, custodia, mantenimiento, distribución
e inventarios de los elementos, equipos y demás bienes necesarios para el funcionamiento del Instituto.
Ni en la relación en comento, ni en ACTA DE INFORME DE GESTIÓN se hizo mención que al cierre de la vigencia se continuaba depurando e identificando bienes
adquiridos en vigencias anteriores. En las notas a los estados financieros a 31 de diciembre de 2017, quedó por
ejemplo señalado (en la nota 5) hay una diferencia significativa (1.767.252.763) al confrontar las cifras reportadas por parte del Grupo de Servicios Administrativos al
Grupo de Gestión Financiera.
Adicional a lo anterior y a propósito del Software Stone adquirido en el 2013, no se hizo alusión a la puesta en producción y en general la utilización del mismo al cierre de 2016 o 2017.
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5. Planta de Personal En el anexo de radicado en el Sistema Único de Radicación de Documentos SURDO
con el número 18-982-0-3, quedó señalado:
No se indicó cuantos cargos de carrera al iniciar la gestión y vacantes existían.
6. Programas, Estudios y Proyectos
Frente al detalle del que hace alusión la Ley 951 de 2005, por la cual se crea el acta
de informe de gestión, se tuvo: Proyectos:
En validación realizada a los proyectos a través del SPI, herramienta de seguimiento
a proyectos de inversión dispuesta por el Departamento Nacional de Planeación, se observó y la hoja de nombre F15.1.3 del archivo de radicado número 18-982-0-3:
2016: El valor total asignado al proyecto que registra el anexo de radicado 18-982-0-3 (F15.1.3) corresponde a $7.073.667.000, para un total de 7 proyectos.
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A través del reporte obtenido del SPI se pudo determinar tal cual como se aprecia
en la imagen capturada desde la fuente para 7 proyectos con inversión de $7.073.667.000, el avance financiero, físico y de gestión no presenta en ningún caso el 100%.
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2017: El valor total asignado a proyectos que registra el anexo de radicado 18-982-0-3 (F15.1.3) para 8 proyectos del 2017 es de $7.781.339.464, con la observación para todos ellos de logros alcanzados:
A partir de la herramienta del DNP se obtuvo reporte con corte a noviembre de
2017, para 7 proyectos y a través del resumen ejecutivo se observó:
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2018: El valor total asignado a 5 proyectos que registra el anexo de radicado 18-982-0-3
(F15.1.3) para el 2018 es de $ 6.691.506.347
y el reporte obtenido con corte a enero de 2018, del resumen ejecutivo a través del
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SPI, para 6 proyectos es:
7. Contratación Pública
En el anexo al informe de entrega con radicado 18-982-0-3, en la hoja denominada
F15.1.5 (contratación) quedó registrado para el 2016 un total de 14 contratos por valor de $170.682.900 y para el 2017 un total de 162 contratos; detallando o especificando en cada caso el objeto contratado para los 176 ítems relacionados en
donde 1 figura en proceso y los 175 restantes como contratos ejecutados.
En ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO se registra un total de 230 contratos.
En consulta que realizara Control Interno a efectos de esta verificación a partir de la opción de estadísticas que brinda el portal del SECOP, para el periodo
comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2017, para todas las modalidades de contratación, se tuvo el siguiente resultado para un total de 203 contratos:
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Es de indicar que se deberán realizar las verificaciones respectivas para la
actualización y revisión de la información que se registra en el SECOP, ya que es el medio de consulta de los ciudadanos en temas de contratación pública.
8. Reglamentos y manuales
En la hoja denominada F15.1.7 del archivo radicado con número 18-982-0-3, no quedó registro alguno correspondiente a Reglamentos y Manuales.
No quedó relacionado en el Acta de Informe como pendiente de este ítem lo
correspondiente al Manual de Políticas Financieras. A efectos de la Evaluación del Sistema de Control Interno Contable de la vigencia 2017, que se llevara a cabo a mediados de febrero de 2018, Control Interno tuvo conocimiento de la existencia de
la versión inicial del Manual de Políticas Financieras y Contables elaborado según da cuenta la carátula del documento el 31 de diciembre de 2016, el cual a la fecha de
esta verificación (2018-03-13) está siendo objeto de revisión en cabeza del Director General Edwin Arvey Cristancho Pinilla
2 3 4 8 12 16 20 24
FORMULACIO CON
INFORMACIÓNJUSTIFICACIÓN
NOMBRE REGLAMENTO ó
MANUAL
DESCRIPCIÓN DEL
REGLAMENTO ó MANUAL
MECANISMO DE
ADOPCIÓN
No. ACTO
ADMINISTRATIVO DE
ADOPCIÓN
FECHA DE ADOPCIÓNOBSERVACIONE
S
FILA_1 1 SI
0 REGLAMENTOS Y MANUALES
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En formato de acta de entrega de radicado 1 18 -1206-0, quedó señalado en el primer ítem del numeral 3, se estructuró y presentó para aprobación el Manual de
Políticas Financieras y Contables para el INM.
9. Otros
No se observa ningún pendiente con respecto al contrato 159 de 2017 suscrito con
Frank Leonardo Ortiz Vela; Control Interno el 29 de diciembre de 2017 informó al Director General de entonces de la presentación de papeles de trabajo para el 5 de
enero por parte del contratista. De igual forma, el 9 de enero se informó que el 5 de enero no se habían presentado dicha información.
II. Ex Secretaria General Lucelly Mora Arias
1. Copia hoja de vida
El 28 de febrero de 2018, la Asesora con Funciones de Jefe de Control Interno realizó expresa solicitud de copia escaneada de la hoja de vida de Lucelly Mora
Arias.
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y sobre el particular hubo respuesta por parte de Gestión del Talento Humano en los
siguientes términos:
El archivo allegado contiene en total 102 páginas (77 folios), según la Hoja de
Control Historia Laboral en su página 2 está actualizada hasta el 2017-05-30 folio número 64
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En el archivo en comento el último folio, enumerado como 77 corresponde a la última hoja de certificación laboral la cual tiene fecha 1 de noviembre de 2017.
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Por lo comentado aquí es preciso señalar para efectos de la verificación no fueron
allegados en su totalidad los documentos pertenecientes a la historia laboral de Lucelly Mora Arias.
Producto de la renuncia y aceptación de esta el 19 de febrero de 2018 a fecha de solicitud de este requerimiento estos documentos no reposan en el expediente hoja
de vida, observándose no se encuentra actualizado el expediente de hoja de vida.
2. Informe de gestión
En “ACTA DE INFORME DE GESTIÓN” Se observa que se establece que:
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Coordinación de Sistema de Información y Redes
El Decreto 4175 de 2011 indica específicamente las funciones para cada una de las áreas del Instituto; en primer lugar, para el tema de sistemas de información
establece para la Secretaria General en su artículo 11 numeral 8:
“Planificar, dirigir y coordinar los procesos relacionados con la administración de bienes y servicios, manejo de recursos y soportes tecnológicos que requiera el Instituto” (negrilla fuera de texto).
Para la Subdirección de Innovación y de Servicios Tecnológicos (SIST), el artículo
14, refiere en el numeral 3: “Estructurar y poner en funcionamiento un sistema de información que dé servicio a las diferentes áreas del Instituto, a la industria, a los centros de investigación, a las instituciones interesadas en los
avances tecnológicos de la metrología y a los proveedores de tecnología y servicios metrológicos” (negrilla fuera de texto).
El Decreto 415 de 2017 el cual adiciona el Decreto 1083 de 2015, indica en el artículo 2.2.35.4, nivel organizacional, que cuando la entidad cuente en su
estructura con una dependencia encargada del accionar estratégico de las Tecnologías y Sistemas de la Información y las Comunicaciones hará parte del
comité directivo y dependerán del nominador o Representante Legal de la misma. En este orden de ideas, el diseño de la coordinación de Sistema de Información y
Redes debe estar articulado con los Decretos 4175 de 2011 y 415 de 2017.
Mercadeo y Comunicaciones
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En cuanto a la afirmación: “una nueva función: de mercadeo1 que se une a Comunicaciones la cual se separa de Servicio al Ciudadano”, Control Interno
considera, que la primera de ellas no pueden ser desarrollada por la Secretaría General, ya que la Subdirección de Innovación y Servicios Tecnológicos tiene como
función según el Decreto 4175 de 2011 artículo 14 que: “7. Establecer las estrategias y mecanismos para la producción y venta de bienes y
servicios resultantes de las actividades de divulgación, promoción, y capacitación y de programas formulados por el Instituto” (negrilla fuera de texto).
Paralelamente, la Dirección General tiene como función según el Decreto 4175 de
2011, articulo 9: “11. Orientar la política de gestión de información requerida para el
cumplimiento de su objeto y definir políticas, estrategias, planes y acciones en materia de comunicación” (negrilla fuera de texto).
Es importante indicar que las funciones de comunicaciones fueron eliminadas del Manual de Funciones y diseñadas como actividades para ser desarrolladas por
contratistas, creando esta decisión un riesgo en la pérdida de trazabilidad en las comunicaciones ya que los contratistas no están el 100% del tiempo laboral.
a) Coordinación Gestión Jurídica Contractual
Tanto en el “ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO” y el “ACTA DE INFORME DE GESTIÓN” se indica que se encuentra pendiente de aprobación el Manual de
contratación, manual de supervisión e interventoría y texto de creación del Comité de Contratación:
1 Mercadeo entendida como la adquisición, creación, producción, distribución, promoción y ventas de bienes y servicios.
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Para Control Interno la no aprobación de estos documentos fue una situación crítica debido a que aún siguen vigentes los documentos que se encuentran en el Sistema Integrado de Gestión y regulan los procedimientos de contratación en el Instituto.
Es de anotar que acciones de mejora del Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República debían ser involucrar en dichos manuales para
subsanar los diferentes hallazgos.
Procesos de Cobro Persuasivo y Coactivo
En el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN no se incluyen este tema, es relacionado en el ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO.
Se presenta la información de los procesos que han sido objeto de proceso persuasivo y coactivo y se identifican folios que reposan en cada carpeta, las cuales
no fueron objeto de revisión.
La información brindada no muestra mayor detalle que permita evidenciar la gestión realizada por la Secretaria General, por ejemplo no se observan fechas de elaboración de los requerimientos los cuales pueden mostrar la trazabilidad de la
gestión.
Para Control Interno sería importante que se hubiera relacionado por ejemplo, el número de proceso, objetos de cobro, valores de la multa, estado del proceso y fecha de la última actuación y así brindar un panorama decisorio tanto al Secretario
General (e) como al Director General destinatarios del acta de entrega;
A continuación un breve resumen de la situación detectada por Control Interno:
Número de expediente
Fallo en contra de
Fecha del fallo
Valor multa Estado actual
008 de
2013
Gerardo
Porras
Rueda
30/09/2016
$ 11.684.370 (más intereses
moratorios causados9
Cobro coactivo: Mandamiento de pago del 31 de agosto de 2017, Devuelto por la Superintendencia de Notariado y Registro
debido que el bien a embargar es patrimonio de familia – artículos 21 y 23 de la Ley 70 de 1931 y Ley 425 de 1999).
009 de 2013
Gerardo Porras Rueda
01/09/2017 $ 48.345.256 Cobro persuasivo según lo expresado en el acta de entrega.
011 de 2014
Gerardo Porras
Rueda
13/09/2027 $ 24.172.628 Cobro persuasivo según lo expresado en el acta de entrega.
No se observa dentro del SIG documentos relacionados con la función establecida
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en el Decreto 4175 de 2011 artículo 11, numeral 16: “Llevar a cabo actuaciones encaminadas a lograr el cobro efectivo de los valores que se adeuden por todo concepto, adelantando los procesos por jurisdicción coactiva”.
Acta de liquidación Cointer Contrato 121 de 2016.
Se indica en el “ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO”: “Se envió a la Dirección mediante correo del día 6 de diciembre revisión y aprobación del acta de
liquidación del contrato firmado con la empresa Cointer. No se recibió respuesta. Se anexa correo, acta de liquidación y expediente”.
En el acta de liquidación en borrador anexa al ACTA se observa cuadro de cruce de
recursos, donde se expresa:
Valor Inicial del Contrato $50.000.000
Valor Final Del Contrato $ 72.252.232
Valor Pagado Al Contratista $72.245.909
Valor Pendiente De Pago $6.323
Llama la atención que se establece un valor pendiente de pago de SEIS MIL TRESCIENTOS VEINTITRES PESOS M /CTE ($6.323), cuando debería ser un valor a
liberar ya que no fue un valor ejecutado dentro de la vigencia del contrato ni certificado por el supervisor. De igual manera, al ser un contrato suscrito en la vigencia 2016 no es posible si fuera el caso con recursos de la presente vigencia.
En el informe de auditoría en la vigencia 2017 al macro proceso E1, en el numeral
III- PROYECTOS E1-03, se estableció la observación 11 denominada: “Planeación calibración de equipos y la gestión de reimportación y exportación temporal”, la cual señala que la exportación temporal de los equipos esfera
patrón y regla de paso, que a 30 de abril de 2017 se encontraban en el CENAM de México, no contó con respaldo presupuestal y tampoco se realizó a través del
contrato 121 de 2016 cuyo objeto era: “Contratar el servicio de un agente aduanero que adelante todos los trámites relacionados con la importación, exportación,
nacionalización, liberación de guías aéreas, marítimas o terrestres y trámites ante empresas o entidades involucradas en el proceso aduanero de los materiales de referencia o equipos del Instituto Nacional de Metrologías- INM, vigente para el
momento de los hechos.
A la fecha no se identifica por parte de Control Interno que sucedió con el valor equivalente a la exportación temporal de dichos equipos.
Casos de incumplimiento
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SM Construcciones y Servicios Ambientales e interventoría. Se relación en el “ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO” casos de
incumplimiento como: SM Construcciones y Servicios Ambientales SI contrato suscrito en la vigencia 2016 (contrato 124) junto con la interventoría (CAO 24), el
posible incumplimiento y la no constitución de reservas presupuestales fue inidentificada en auditoría realizada al macro proceso A5- Gestión Logística y Administrativa, observación 1: Contratos 124 y CAO 24 sin recursos para realizar
los pagos en la presente vigencia, expedido el 12 de mayo de 2017 y que a la fecha de entrega del cargo se encontraba sin resolver la situación.
Igualmente se indica que: “Adjunto informe de interventoría, planos y documentos
soportes de seguimiento al incumplimiento, 215 folios”, información que no fue entregada a la Oficina de Control Interno.
Ingeniería de Bombas
El ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO señala: “Aparente cumplimiento por
fuera de los términos. Verificar cumplimiento con los supervisores. Adjunto informe de supervisor y documentos soportes de seguimiento al incumplimiento 131 folios”. Dentro de los soportes brindados no fueron aportados a la Oficina de Control
Interno los pertenecientes a este tema.
Otros temas pendientes Es importante indicar que no se relaciona como temas pendientes la situación del
Convenio con ACAC suscrito en octubre de 2017 y el cual tuvo un registro presupuestal sin ejecutar por valor de $5.000.000 en la vigencia de 2017 y sin
constituir reserva y de la cual la Dirección General ya tiene conocimiento, y se encuentra realizando las acciones pertinentes para dar solución.
Pendientes de respuesta
Se indica como pendiente: “Prestación de fachada de Edificio para filmación.
Proyectar respuesta que no es posible por ser una entidad del Estado. Documento anexo” No se brindó documento anexo dentro de los soportes entregados para la presente verificación, ni está relacionado como documento digital anexo.
Liquidaciones
En el “ACTA DE ENTREGA DEL PUESTO DE TRABAJO” de Pilar Rodríguez Guerrero el 24 de abril de 2017, la cual fue recibida por Lucelly Mora Arias, se observa en el
literal h “Actas de liquidación”, en este se identifica: el estado de los contratos para liquidación, contratos con acta de liquidación firmadas por anteriores Directores
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Generales a los cuales se estaba buscando la firma del contratista sin obtener respuesta alguna (no se entregó evidencia de la notificación al contratista), de las cuales para la vigencia 2013 se relacionan 21 contratos y 20 CAOS, para la
vigencia 2014 se presentan 11 contratos; las actas de liquidación fueron entregadas a Lucelly Mora Arias.
En dicha acta para los contratos de las vigencias 2012 y 2013 en los que se superaron los términos para realizar la liquidación, es decir 30 meses, se
recomendaba la posibilidad de realizar autos de finalización del vínculo contractual; se encontraban proyectados y se adjuntaban al acta de entrega, 8 contratos y 7
CAOS del 2013.
De igual manera, se relacionan 29 solicitudes de liquidación tanto de los años 2015, 2016 y 2017 que debían ser tramitadas.
En el expediente de hoja de vida de María Catalina López Dávila reposa acta de entrega de puesto de trabajo correspondiente a la entrega de la Coordinación a
partir del 17 de agosto a Lucelly Mora Arias, la cual indica:
En este orden de ideas, se observa que no se realizó gestión alguna para solucionar
el tema de liquidación de contratos, situación identificada tanto por la Oficina de Control Interno desde el 2014 como por organismos de Control y que en el “ACTA
DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO” de Lucelly Mora Arias se relaciona de forma general como: “Se debe realizar una revisión de los expedientes contractuales
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desde al año 2012 para identificar que contratos, según la obligación, se liquidaron y cuales están pendientes. Documento anexo con tramite realizado en años 2013 y 2014” (sic), es de indicar que no se brinda documento anexo para verificación, ni
está relacionado como documento digital anexo.
Entrega expedientes
Se indica en el acta de entrega de puesto de trabajo: “Adjunto listado de expedientes que reposan en archivo de los años 2015, 2016, 2017 y 2018 y listado
de expedientes en préstamo”.
Con un nivel de confianza del 95%, un error muestral del 5% y y una proporción de éxito del 10%, identificando la población de contratos y CAOS se obtuvieron las
siguientes pruebas óptimas:
Año
Población Muestra óptima
Contratos CAOS Orden de compra
Contratos CAOS Orden de compra
2015 134 37 16 14 12 7
2016 159 44 21 14 11 9
2017 166 28 12 14 10 7
2018 78 13
Se procedió a hacer la verificación de las muestras óptimas2, en términos generales
se observan las siguientes debilidades3:
De la selección aleatoria para la vigencia 2015, los contratos: 010, 050 y 054 no se encontraban en las cajas suministradas.
El contrato 081 de 2015 esta anulado, pero no se observa acto administrativo que así lo establezca, en el libro de numeración de contratos es donde se referencia la anulación.
El salto de foliación en los 87 expedientes revisados es muy evidente para los 4 años.
La numeración de los folios esta inclinada. El tamaño de los números de folios son muy grandes. Algunos folios no son borrados de manera correcta y se colocó la nueva
foliación encima y no se evidencia de manera clara el número de folio nuevo. En varios folios no hicieron bien el proceso para anular la numeración, no se
pasa la línea oblicua y se realizan tachones.
2 Se anexa cuadro de verificación de contratos. 3 Se anexa evidencia fotográfica.
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La documentación en algunos casos no tiene limpieza documental, hay folios que se encuentran con ganchos de cosedora y pos it de colores
En documentación existente dentro de los expedientes se encuentran
soportes en papel químico y la información no es clara ya que por el tiempo de conservación se ha borrado y se seguirá borrando hasta perder la
información. La posición de la numeración de los folios horizontales está mal realizada. Hay carpetas que superan el número máximo de 200 folios por unidad
documental. Se evidencian muchos documentos sin la fecha en la cual se creó el
documento. Hay folios que se presume en algún momento fueron consultados y cuando
los devolvieron a su carpeta no fueron bien archivados, ya que no siguen el orden numérico de los folios.
Se presenta funda de CD, sin él por dentro ni en la carpeta.
Sobres de manila unos sellados y otros abiertos pero los documentos que están dentro de él no están foliados en ningún caso.
b) Coordinación Gestión Financiera:
Se observa en “ACTA DE INFORME DE GESTIÓN” que:
Se relaciona en el ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO se llevaba un 40% de revisado por parte de la Secretaría General el manual de políticas contables.
La no adopción de estos documentos llevó al incumplimiento de los entregables de
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las acciones de mejora del plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República, al igual que incidió en la calificación del control interno contable la cual fue comparativamente contra el 2016 menor que la del 2017; la evaluación es
la siguiente:
Nombre 2017 2016
Evaluación del control interno
contable 2,57 3,22
Etapa de reconocimiento 2,92 3,14
Identificación 2,61 3,15
Clasificación 3,25 3,12
Registro y ajustes 2,91 3,16
Etapa de revelación 2,12 3,17
Elaboración de estados contables y
demás informes 2,42 3,85
Análisis, interpretación y
comunicación de la información 1,83 2,50
Otros elementos de control 2,68 3,37
En ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO se relaciona:
Clave portal bancario
Se indica: “Se realizó entrega, mediante acta (documento anexo), de clave de manejo del Portal del Banco de Bogotá la cual está asignada al representante legal y se identificó que existen dos usuarios activos uno a nombre de Carlos Porras y otro
a nombre de Rafael Gil, se recomienda:
Verificar los usuarios activos y solicitar el cambio al nuevo representante legal.
Para todo el manejo de la operación virtual bancario del INM existe un solo
usuario aprobado, el del representante legal del INM, es importante que existan mínimo dos usuarios por segregación de obligación y control dual de
la operación”.
Control Interno en reiteradas recomendaciones ha indicado lo importante que es que existan por lo menos dos usuarios, por segregación de funciones, responsables para la aprobación de pagos; también se han realizado recomendaciones en relación
a los títulos valores y la caja fuerte, las cuales fueron dadas a conocer al Coordinador Financiero en su oportunidad.
Fraude electrónico Banco de Bogotá
Se indica: “Teniendo en cuenta el fraude realizado a una de las cuentas del INM por
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valor de $50.000.000,00 el 17 de febrero de 2016, el Ingeniero Carillo en calidad de Director (e) sugirió el cambio de banco. Es importante verificar con el nuevo Director esta información. Se anexan documentos con información de lo sucedido, el
caso se encuentra en la Fiscalía”. Control Interno recomienda realizar un informe donde se evalué la posibilidad de
cambiar de Banco y contemplar que ventajas y desventajas puede traer la decisión de cambio de banco.
c) Coordinación de Talento Humano
Convenio Capacitación Universidad Nacional
En ACTA DE INFORME DE GESTIÓN se indica:
Algo similar se escribió en el ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO, en ella se
encuentra que:
“Debido a la escases de recursos económicos destinados a la capacitación de
los funcionarios del INM, la Secretaría General incluyo dentro del plan de
acción del año 2017 la firma de alianzas con entidades educativas con las que
pudiéramos realizar un intercambio de capacitaciones, es decir, el INM puede
entregar un curso de su malla curricular actual y recibir uno de su interés de la
entidad con la que realice la alianza, igualando costos. Esta actividad fue
asignada para su ejecución a la Coordinación de Talento Humano.
Es así que a finales del año 2017 se firmo con la Universidad Nacional este
convenio el cual se encuentra listo para su ejecución en el año 2018”
Se observa que dicho convenio se firmó el 10 de noviembre de 2017 y a 22 de febrero de 2018, algo más de tres meses aún no había iniciado su ejecución.
Temas pendientes
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No se relacionan dentro del informe de ACTA DE LA INFORME DE GESTIÓN temas pendientes relacionados en el ACTA DE ENTREGA DEL PUESTO DE TRABAJO, como
son: Solicitud informe funcionarios, aprobación de viajes funcionarios provisionales por parte de Presidencia y documentos digitales
d) Coordinación Servicios Administrativos
Convenio con Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco
En el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN se indica como un gran logro:
Se observa que el convenio suscrito y estudio previo publicado en el SECOP tienen
un objeto diferente, lo registrado en el acta corresponde al objeto del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y a la solicitud de CDP, así:
Objeto Convenio
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Objeto del CDP
La solicitud de CDP también indica condiciones técnicas y de funcionamiento
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Llama la atención que sin embargo el valor suscrito es el mismo tanto en el CDP
como en el convenio aun cuando en uno se necesita para evaluar condiciones de funcionamiento y el otro para evaluar condiciones técnicas y de funcionamiento.
De igual manera, la fecha del estudio previo publicado en el SECOP el 20 de marzo es incierta ya que dice: “Diciembre de 2017”, así:
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Se debe tener presente que el Acuerdo 027 de 2006 realiza definiciones específicas sobre reglamento General de Archivos y sobre las fechas cronológicas de los documentos; el concepto técnico del Archivo General de la Nación determina lo
siguiente: "(...) La fecha en los documentos es indispensable para gestión documental del Estado, a través de la fecha se puede determinar los valores
históricos de un documento, el tramite que se debe dar, sirve para garantizar derechos fundamentales como el derecho de petición, para determinar la fecha de inicio de los tiempos de retención en cada una de las fases de archivo, (gestión,
central o histórico), el tiempo de la transferencia, la fecha da certeza a la creación de los documentos, informa sobre el contexto histórico en el cual se produjeron,
dan prueba de los hechos, determina los tiempos de caducidad o prescripción de los derechos, entre otras muchas funciones fundamentales."
Adicionalmente, el Acuerdo 42 de 2002, en el artículo cuarto dispone: "Criterios para la organización de archivos de gestión" numeral 3 "(...) La ubicación física de
los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de
los trámites”. En este orden de ideas, no es posible saber en qué orden iría dicho estudio al no
tener el día en que se realizó; de igual manera al no contar con fecha cierta de emisión dificulta la labor de verificación, seguimiento y control sobre los
documentos soportes de la contratación estatal. De igual manera a 26 de febrero de 2018, fecha de entrega de dicha acta, los
documentos de este proceso no se encontraban publicados en la página del SECOP, estos fueron publicados el 20 de marzo de 2018 como se observa a continuación:
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Este proceso debió publicarse tres días siguientes a su expedición tal como lo establece el Decreto 1082 de 2015 artículo 2.2.1.1.1.7.1.
Dentro de los soportes brindados se anexan documentos en Word denominados estudios previos versión 1 y versión 2, los cuales no son documentos oficiales ya
que carecen de firma de quien los realiza y suscribe; el objeto de estos estudios no es el mismo que el convenio suscrito y publicado.
De igual manera, el documento remitido como acta de comité operativo carece de las firmas de quienes al parecer asistieron.
De igual manera, El ACTA DE INFORME DE GESTIÓN establece:
“Teniendo en cuenta que el Proyecto Ciudad CAN inicia su ejecución, no se hace viable el funcionamiento del Instituto Nacional de Metrología en la ubicación actual”.
Control Interno recomienda tener presente que el 21 de noviembre la Alcaldía
Mayor de Bogotá expide el Decreto 635 de 2017: “por medio del cual se adopta el Plan Parcial de Renovación Urbana "Ciudad CAN"”, ubicado en la Localidad de Teusaquillo y se dictan otras disposiciones", en él se identifica como uno de los
objetivos específicos, el número 4.2.9, indicando:
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Clasificando al Instituto Nacional de Metrología elemento urbano de especial
significancia y posteriormente como área de manejo diferenciado. Adicionalmente en el artículo 39 se establece:
Pendientes
En el ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO se relacionan los siguientes
temas como pendientes: almacén e inventarios, comités de bajas e implementación de software; se evidencia que se encuentra pendiente la conciliación de inventarios
entre el área financiera y administrativa incumpliendo entregables del Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República. En cuanto al Comité de bajas se indica que no se realizó en la vigencia 2017 ningún Comité. En
cuanto a la implementación del Software proveniente del MINCIT a la fecha, Control Interno no tiene conocimiento de su puesta en marcha y actualización.
Climatización
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Se indica que: “Con el fin de establecer el estado real del sistema es importante proceder con la contratación de una auditoría técnica y teniendo en cuenta que dentro del INM no existe un funcionario que tenga el conocimiento se había previsto
realizar la contratación de un proveedor que se encargue de la administración, el mantenimiento preventivo y correctivo”.
Control Interno no tenía conocimiento que se estaba identificando la necesidad de realizar una auditoría técnica a este tema, es importante recordar que todas las
auditorias deben ser coordinadas por Control Interno según lo establecido en el Manual Integrado de Planeación y Gestión.
e) Coordinación de Tecnologías de la Información y Redes del INM
Adquisición de bienes tecnológicos
En ACTA DE INFORME DE GESTIÓN se indica:
Se solicitó por parte de la Asesora con Funciones de Jefe de Control Interno, el 15
de marzo de 2018 al Coordinador de Sistemas de Información y Redes información sobre los registros de ingreso de almacén y asignación a funcionarios de dichos bienes; de la respuesta llama la atención:
Respuesta Coordinación Sistemas
Información y Redes
Observación Control Interno
“1 Impresora a color (Para climatización) - Se adjunta certificación de almacén. Le fue asignado a Luz Ángela Gallego, sin embargo, no tengo la evidencia”.
No existe en el Instituto área denominada climatización, no se brinda soporte a quien se encuentra asignado dicho bien.
“31 Computadores de escritorio- Se adjunta certificación de almacén. Se adjunta listado de asignación a funcionarios, de acuerdo a criterio dado por la Secretaria General”.
El archivo remitido no fue posible verlo. Llama la atención que la asignación se dio a criterio de la Secretaria General, y no bajo un criterio de necesidades y requerimientos técnicos.
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“7 Impresoras: Se adjunta certificación de almacén y correos de asignación. Ya se entregó la de la OAP. Para instalar las demás estamos a la esperar de recibir los tóneres que se están adquiriendo por funcionamiento”.
Se observa debilidades de articulación entre las áreas; Para Control Interno nace la inquietud que tan necesaria era dicha adquisición en el 2017
cuando a 20 de marzo de 2018 aún no se encuentran en servicio para los funcionarios del INM.
1 Tablero digital: Se adjunta certificación de almacén. Está pendiente la asignación formal por parte de Secretaria General (se adjunta
correo de la solicitud de asignación).
Ley 1815 de 2016 en su artículo 104 estableció que durante la vigencia fiscal 2017, los órganos que hacen parte del presupuesto
general de la Nación, en cumplimiento del Plan de Austeridad y del Decreto 1068 de 2015, se abstendrían de realizar la siguiente actividad, entre otras: “adquirir bienes muebles no necesarios para el normal funcionamiento de las instituciones tales como neveras,
televisores, equipos audiovisuales, video bean, computadores portátiles, tableros interactivos, calentadores, hornos, etc” (negrilla fuera de texto); Se observa que es una adquisición de un bien
en 2017 que a 20 de marzo de 2018 aún no se encuentra en servicio, al no estar en uso ni en el 2017 y en lo presente del 2018, cabe
preguntarse: ¿era necesaria esta adquisición?
Es de anotar que no se brindó información sobre la adquisición de un video
proyector para fortalecer el salón de capacitaciones.
Estrategia de uso y apropiación
En ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO se observa que se indica: “En el año
2017 se elaboró la Estrategia de Uso y Apropiación en Gestión de TI, el reto en el año 2018 es implementar esta estrategia”; Control Interno identificó que en el 2017 se suscribió contrato 129 de 2017 cuyo objeto y alcance fueron:
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Llama la atención que se indique que el reto sea implementar esta estrategia de Uso y Apropiación en Gestión de TI, cuando existió un contrato que su objeto era precisamente el acompañamiento y seguimiento del cumplimiento de requisitos
tendientes a la implementación de dicha estrategia.
Software de Gestión documental y el Sistema Integrado de Gestión
Se indica en ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO: “Revisar caso de software adquirido con el CENAM, ya que fue adquirido y pagado pero no se
implementó”; dicha situación no se ha solucionado desde la administración del Ingeniero Carlos Porras (2015 – 2016), es importante advertir que dicho Software
nunca ha estado en uso, si se da de baja debe ser un ingeniero de sistemas quien brinde el concepto técnico que soporte que dicho software se da de baja.
Otros temas
En acta DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO temas como: Adquirir servicio de
outsourcing de nómina, adquirir un sistema de gestión de base de datos y adquirir equipos según relación adjunta de la Coordinación no presentan mayor información de necesidades para estas adquisiciones.
f) Mercadeo y Comunicaciones
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En cuanto al grupo de mercadeo y comunicaciones, el plan de mercadeo y lo relacionado en el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN se realiza verificación específica en concordancia con el plan anual de auditoría y la verificación contratos de
prestación de servicios de Mercadeo y Comunicaciones.
Revista De Acuerdo
En ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO se presenta que existe un stock de revistas impresas así: Edición Fútbol – 521 revistas, Edición Energía – 486 revistas, Edición Agua – 272 revistas, Edición Música – por imprimir y Edición Transporte –
por imprimir, es decir por lo menos 1.279 ejemplares sin uso.
A criterio de Control Interno tener stoks de revistas desde el 2014 sin uso podría constituirse en detrimento patrimonial, se recomienda dar uso prioritario y evaluar
la cantidad de revistas que se adquieren y su alineación con las políticas de austeridad del gasto público colombiano, que establece entre otras que las administraciones deben abstenerse de realizar publicaciones impresas cuando se
cuente con espacio web para realizarlas; en caso de hacerlo no serán a color y papeles especiales, y demás características que superen el costo mínimo de
publicación y presentación
g) Servicio al Ciudadano
En ACTA DE INFORME DE GESTIÓN se indica que:
No es claro a que se refiere 47 y 6, si a días, horas, minutos o PQRSD sin contestar
o fuera de tiempo, no es clara que logro se quiso expresar.
En ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO se indica: “Se adjunta informe de Gestión y entrega en el que se evidencia el control realizado sobre el cumplimiento de los términos en PQRSD”. Se consultó, el 23 de marzo de 2018, en la página Web
del Instituto la publicación de los informes de PQRSD trimestrales
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y se observó no se encuentra publicado informe del tercer y cuarto trimestres y que a la fecha de presentación del acta DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO deberían estar publicados ya que los informes trimestrales de PQRSD tal como se indica en la
actividad 12 del procedimiento PQRSD versión 8 del SIG: “la Secretaría General debe revisarlo y entregarlo para publicación a más tardar el día 15 del mes
siguiente a la terminación del trimestre y que por lo tanto deberían estar publicados los informes de julio y octubre de 2017 así como el de enero de 2018”.
h) Otros temas relacionados en las actas
Informe de hallazgos en auditorias
A la fecha de elaboración de este informe no se han remitido aprobados por el Director General los planes de mejoramiento de las auditorías realizadas por Control Interno en la vigencia 2017 como son: Gestión Financiera, Gestión de la
Información y Gestión Logística y Administrativa. De igual manera, no se dio cumplimiento a las acciones establecidas en el Plan de mejoramiento suscrito con la
Contraloría general de la República. Evaluaciones parciales funcionarios a Cargo
El memorando 3 18-39-0 estableció que: “Las evaluaciones de los funcionarios
provisionales y las evaluaciones de los planes de mejoramiento individual
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(pendientes) deberán ser entregadas en el Grupo de Gestión del Talento Humano, a más tardar el 25 de enero de 2018, para ser archivadas en la respectiva historia laboral”. De la relación descrita en el ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO
no se observó la entrega de las evaluaciones de los funcionarios Mónica Díaz Gúzman y Laureano Urrego. Tras consulta a dichos funcionarios informaron:
Mónica Díaz Guzmán
Laureano Urrego
Lucelly Mora Arias ejercía como evaluadora al ser la Coordinadora Jurídica y al ser la
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Secretaria General de los funcionarios Mónica Diaz Guzman (del 23 de octubre al 31 de diciembre) y de Laureano Urrego (20 de enero al 4 de octubre de 2017) respectivamente.
Se concluye que dichas evaluaciones no se realizaron incumpliendo dicha obligación,
que está establecida como un deber de servidor público en la Ley 734 de 2002. Cambio de constitución jurídica INM
Para Control Interno el cambio de constitución jurídica a Empresa Comercial e Industrial del Estado, no sería conveniente ya que no se recibirían recursos del
Presupuesto General de la Nación que garantiza la prestación de los Servicios. El ser una Unidad Administrativa Especial no limita que se participe con otras entidades o
entes internacionales para encontrar recursos adicionales.
IMEKO
Se relacionan logros de la sexta Conferencia Internacional del Comité Consultivo de Masa y Cantidades relacionadas sobre metrología de Presión y Vacio en conjunción
con la quinta Conferencia Internacional IMEKO, este tema está programado para verificación en el Plan Anual de Auditorias.
III. Ex Asesor y Coordinador: Edwin Martínez Chiriví
1. Copia escaneada de hoja de vida
El 28 de febrero de 2018, la Asesora con Funciones de Jefe de Control Interno
realizó expresa solicitud de copia escaneada de la hoja de vida del ex Asesor Edwin Martínez
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y sobre el particular hubo respuesta por parte de Gestión del Talento Humano en los
siguientes términos:
El archivo allegado contiene en total 94 páginas incluidas 2 que corresponden a la hoja de control del historial laboral, en donde se observó a través de la misma está
actualizada al 3 de noviembre en el folio número 73, con la resolución 470-2017 por la cual se asigna una Prima Técnica por Evaluación de Desempeño.
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En el archivo en comento no se encontró documentos inherentes al retiro del funcionario en el mes de febrero de 2018; como por ejemplo la resolución 031-
2017, por medio de la cual es designado como Coordinador de un Grupo Interno de Trabajo.
2. ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO
Funciones:
No se observó detalle o especificación de la descripción de la entrega lo correspondiente a la realización de estudios e investigaciones asignados por el
Director General; así como tampoco de los estudios técnicos para la toma de decisiones en aspectos relacionados con la misión del Instituto Nacional de Metrología, tal cual como lo indicara la Resolución 300-2017 para las funciones
esenciales número 5 y 6 para el cargo de nivel Asesor de código 1020 grado 15 del Despacho del Director.
Fijación de compromisos 2018:
Si bien quedó señalado en el formato no se llevó a cabo la suscripción de compromisos, es preciso comentar que en el Memorando emitido por la
Coordinación de Talento Humano con radicado número 3 18-39-0, no incluyó en el detalle para el ex funcionario Edwin Gonzalo Martínez Chiriví, tal cual como se pudo observar en la búsqueda efectuada en el documento:
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Conformación del Grupo: De la conformación del grupo de la que hace mención el ACTA DE ENTREGA DE
PUESTO DE TRABAJO (página 2 – párrafo 4) se informa en primera medida que el Grupo Jurídico Contractual se encuentra integrado por 2 profesionales abogados de
planta de personal, 3 profesionales abogados contratistas, 1 técnico de Planta y 1 Técnico Contratista no se informó conforme a lo señalado en el formato en ese momento según la Resolución 509 de 2017, hace parte del grupo de Gestión
Jurídica Contractual el cargo de Profesional Especializado 2028- grado 14.
Entrega de la Coordinadora Jurídica: En la página 3 del ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO quedó indicación
dentro del aparte para relacionar las carpetas o expedientes que integran el archivo físico que deben entregar, así como la información contenida en medios magnéticos
o electrónicos que el 2 de febrero de 2018, asumió la Coordinación de la Oficina Jurídica Contractual y no se llevó a cabo entrega oficial de dicha dependencia, sin que mediara explicación o detalle sobre la omisión de parte de la entonces
Coordinadora Lucelly Mora Arias. No se observó ACTA DE ENTREGA PUESTO DE TRABAJO por parte de Lucelly Mora Arias en su expediente de hoja de vida cuando
ejerció como Coordinadora Jurídica. Número de Comprobante:
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En el campo destinado para relacionar el número de comprobante del inventario de activos entregado a la Coordinación de Recursos físicos no quedó registro alguno por este concepto
En el procedimiento de Desvinculación Laboral (A4-01-P-11 – versión 4), no quedó precisión para la descripción de las actividades de la que trata el numeral 6; cuanto
es el término en que se hace efectiva o se lleva a cabo la realización del inventario de la que hace alusión en la actividad número 4: “Elabora y envía correo electrónico dirigido a Coordinador de Servicios Administrativos solicitando la realización del
Inventario de Bienes a cargo del funcionario”.
Firma acta de entrega de puesto de trabajo: El acta de entrega de puesto de trabajo no tiene la firma del Jefe inmediato
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En el procedimiento de desvinculación laboral (A4-01-P-11-versión 4), no hay especificación cual es el término o plazo para llevar a cabo la suscripción del acta que para el efecto consiste en el diligenciamiento del formato A4-01-F-30.
3. Formato VERIFICACIÓN ENTREGABLES – DESVINCULACIÓN LABORAL El formato de VERIFICACIÓN ENTREGABLE – DESVINCULACIÓN LABORAL no está
completamente diligenciado, dada la ausencia de registros en el campo destinado para: Jefe Inmediato (2),Coordinador Gestión del Talento Humano, tal cual como se
puede apreciar en el documento fuente:
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En el procedimiento de Desvinculación Laboral (A4-01-P-11; versión 4) no hay especificación del término o plazo para llevar a cabo la entrega del formato
Verificación de entregables o en su defecto el plazo para la obtención de las firmas de acuerdo al tipo de requerimiento del que trata el formato A4-01-F-29.
4. Evaluación de desempeño
En el formato 2 que hace referencia a los compromisos laborales y comportamentales, no se evidencia cual fue la meta del área a la cual contribuye el
empleo, del compromiso laboral descrito como: Acompañar y asesorar a la Secretaria General en el trámite de los procesos disciplinarios conforme a la
normatividad vigente.
A partir del formato no hay especificación o señalamiento de ser opcional para ciertos compromisos laborales el establecimiento de Metas de la Dependencia las
cuales contribuye el empleo.
5. Ejecución de funciones En atención a la comunicación de funciones realizada el 11 de agosto de 2017 por
parte de la Coordinadora de Talento Humano a través del memorando de radicado número 3 17-3910-0, se pudo evidenciar dentro de ellas está específicamente
establecido:
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Y sobre el particular se pudo determinar:
No quedó relacionada en el acta de entrega el resultado de estudios e
investigaciones realizados por el ex Asesor para el cumplimiento de la misión, propósitos y objetivos del Instituto.
Entre el 11 de agosto de 2017 y el 20 de febrero de 2018, solo hubo radicado en el Sistema Único de Radicación de Documentos un (1) solo trámite
(Petición Interna) del 8 de febrero de 2018, con asunto correspondiente a Concepto Jurídico.
CONCLUSIONES
1. La causal de retiro del servicio para los 3 funcionarios se tuvo conforme a las causales que contempla el artículo 41 de la Ley 909 de 2004, el literal
d: Por renuncia regularmente aceptada.
2. Desactualización de los expedientes de hoja de vida de los tres ex funcionarios.
3. El procedimiento “Desvinculación Laboral” (A4-01-P-11) no presenta el
máximo nivel de detalle en cuanto a los plazos o actividades para cada uno de los involucrados en el proceso.
4. Se presentó fuera de los términos de la Ley 591 el ACTA DE INFORME DE
GESTIÓN por parte de Rafael José Gil Angarita; en dicha acta se observó: ;
No se informó sobre la situación del despacho al inicio de la gestión
(octubre de 2016) ni a la fecha del retiro (enero de 2018). Presenta diferencias de información financiera y contable
relacionados en los formatos suministrados en contraste con los Estados Financieros 2017 del INM. No relaciona información financiera correspondiente a la fecha de
retiro (enero 17 de 2018). No se puede determinar a qué fecha de corte corresponde el listado
de los elementos que se encuentra bajo la supervisión de la Coordinación
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de Servicios Administrativos de la Secretaría General. No se hizo mención que al cierre de la vigencia se continuaba depurando e identificando bienes adquiridos en vigencias anteriores.
Adicional a lo anterior y a propósito del Software Stone adquirido en el 2013, no se hizo alusión a la puesta en producción y en general la
utilización del mismo al cierre de 2016 o 2017. No se indicó cuantos cargos de carrera al iniciar la gestión y vacantes existían.
Para el 2016 el valor total reportado es de $7.073.667.000, para un total de 7 proyectos. A través del reporte obtenido del SPI se pudo
determinar que para 7 proyectos el avance financiero, físico y de gestión no presenta en ningún caso el 100%.
Para el 2018 solo se reportaron 5 proyectos cuando son 6 actualmente. Se presentan diferencias de información sobre el número total de
contratos suscritos por el INM, además de presentar diferencias con lo reportado en el SECOP.
No quedó relacionado en el Acta de Informe como pendiente de este ítem lo correspondiente al Manual de Políticas Financieras.
5. Se presento en términos el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN por parte de Lucelly Mora Arias como ordenadora del gasto de nómina. De los
relacionado en las actas de entrega en términos generales se observó: No se evalúo el desempeño de funcionarios provisionales por parte
del evaluador Lucelly Mora Arias incumpliendo un deber del servidor público.
Eliminación de funciones de comunicaciones y se asumió la función de mercadeo cuando a criterio de Control Interno esta es función de la Subdirección de Innovación y Servicio Tecnológicos.
Los contratos 010, 050 y 054 no se encontraban en las cajas suministradas.
Se presentan debilidades en la gestión documental de los expedientes contractuales.
Se adquirieron bienes y servicios en la vigencia 2017 que no fueron
utilizados en esta y que a la fecha aún no se encuentran en uso. No se aprobaron documentos que daban cumplimiento acciones de
mejora de planes suscritos con la CGR. Se revisaron algunos tan solo en un 40% por parte de la ex secretaria general.
Debilidades de gestión de supervisores en el seguimiento del
cumplimento de obligaciones contractuales. Se presenta diferencia entre los objetos del convenio suscrito con la
Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco y el del Certificado de Disponibilidad Presupuestal del proceso.
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Publicación hasta el 20 de marzo de 2018 en el SECOP del convenio suscrito con la Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco cuando fue suscrito en la vigencia 2017 y debería hacerse dentro de los tres
días posteriores a sus suscripción. Según lo informado por Lucelly Mora Arias en ACTA DE ENTREGA DE
PUESTO DE TRABAJO se establece que en el año 2017 se elaboró la “Estrategia de Uso y Apropiación en Gestión de TI”, y que el reto en el año 2018 es implementar esta estrategia; sin embargo se
identificó que en el 2017 se suscribió contrato 129 de 2017 cuyo objeto es el acompañamiento y seguimiento del cumplimiento de
requisitos tendientes a la implementación de dicha estrategia. Se indica en ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO: “Revisar
caso de software adquirido con el CENAM, ya que fue adquirido y pagado pero no se implementó”; dicha situación no se ha solucionado desde la administración del Ingeniero Carlos Porras
(2015 – 2016), es importante advertir que dicho Software nunca ha estado en uso para funcionarios del Instituto, si se da de baja debe
ser un ingeniero de sistemas quien brinde el concepto técnico que soporte que dicho software se da de baja.
No se publicaron los informes de PQRSD en la página Web del INM
para los meses de julio y octubre de 2017 y de enero de 2018. Se estaba gestionando el cambio de constitución jurídica de Unidad
Administrativa Especial a Empresa Industrial del Estado. La actualización de los activos fijos esta rezagada.
6. No se observó detalle o especificación de la descripción de la entrega de Edwin Martinez lo correspondiente a la realización de estudios e
investigaciones asignados por el Director General; así como tampoco de los estudios técnicos para la toma de decisiones en aspectos relacionados con la misión del Instituto Nacional de Metrología, tal cual como lo indicara la
Resolución 300-2017 para las funciones esenciales número 5 y 6 para el cargo de nivel Asesor de código 1020 grado 15 del Despacho del Director.
De igual manera tras la verificación realiza Control Interno realiza las siguientes recomendaciones:
1. Establecer en el procedimiento de desvinculación laboral por ejemplo que la
verificación del contenido del ACTA DE ENTREGA DE PUESTO DE TRABAJO deberá realizarse por el servidor público entrante en un término de treinta (30) días, contados a partir de la fecha de entrega y recepción y que
durante dicho lapso el servidor público saliente podrá ser requerido para que haga las aclaraciones y proporcione la información adicional que le
soliciten, salvo que medie caso fortuito o fuerza mayor.
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2. Adoptar en el Sistema Integrado de Gestión procedimientos que den cumplimiento a la función del Decreto 4175 de 2011 artículo 11, numeral 16: “Llevar a cabo actuaciones encaminadas a lograr el cobro efectivo de
los valores que se adeuden por todo concepto, adelantando los procesos por jurisdicción coactiva”.
3. Tomar acciones para liquidar los contratos que ha suscrito el INM y que a la
fecha no han sido liquidados y actualizar de igual manera el SECOP con
dicha información. En los contratos en donde se hayan superado los términos para realizar la liquidación, se recomendaba evaluar la posibilidad
de realizar autos de finalización del vínculo contractual.
4. Que la persona responsable de la gestión documental de los contratos
tenga el suficiente conocimiento en el tema.
5. A la Dirección General verificar temas como la adquisición de servicio de
outsourcing de nómina y de un sistema de gestión de base de datos.
6. Adoptar un procedimiento de las actividades a realizar en una exportación
temporal o una reimportación de equipos.
7. Tener presente que todas las auditorias que se pretendan realizar deben
ser coordinadas a través del Plan Anual de Auditorias.
8. Tener presente la segregación de funciones en la implementación de las
diferentes acciones de control en los pagos que debe realizar el Instituto Nacional de Metrología.
9. Evaluar la posibilidad de cambiar de Banco y contemplar que ventajas y
desventajas puede traer dicha decisión.
10.Dar prioridad a la ejecución del convenio suscrito con la Universidad
Nacional en noviembre de 2017 y cuyo fin es brindar capacitación a nivel técnico a los funcionarios del INM.
11.Realizar averiguaciones sobre la incidencia y beneficios para el INM sobre lo
establecido en el Decreto 635 de 2017 “por medio del cual se adopta el Plan Parcial de Renovación Urbana "Ciudad CAN"”, articulo 39, numeral
39.3:
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12.Se recomienda evaluar antes de una adquisición de un bien y un servicio si
dicha adquisición se encuentra dentro de las restricciones de la austeridad del gasto tanto de la Ley de Presupuesto anual como del Decreto 1068 de
2015.
13. Dar uso prioritario al stock y evaluar la cantidad de revistas que se adquieren y su alineación con las políticas de austeridad del gasto público colombiano, que establece entre otras que las administraciones deben
abstenerse de realizar publicaciones impresas cuando se cuente con espacio web para realizarlas; en caso de hacerlo no serán a color y papeles
especiales, y demás características que superen el costo mínimo de publicación y presentación. Dar uso al stock de la “REVISTA DE ACUERDO”,
podría ser un camino para llegar a la ciudadanía y lograr posicionamiento de la metrología en el país.
APROBADO POR: ELABORADO POR:
Sandra Lucía López Pedreros Asesor con Funciones de Jefe de Control Interno
María Margarita Peña Vargas Profesional
Especializado
Sandra Lucía López Pedreros Asesor con Funciones
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