Liceo Técnico Profesional

“Jorge Sánchez Ugarte”

Concepción

Integrante: Paulina Pérez

Curso: 1° Medio B

Asignatura: Administración

Profesor: Víctor Manuel Rocha Montero

Introducción…………………………………………………… 3 Conceptos sobre la administración de almacenamiento:• Personal…………………………………………………………………… 4• Planeamiento y organización del almacenamiento…………….…….. 4-7•Modelos de gestión de inventarios……………………………….……. 7• Proceso de recepción…………………………………………………… 8• Niveles de existencias…………………………………………………… 8-9• Almacenamiento……………………………………………………..…... 10-12• Control y valoración de existencias…………………….……………... 12•Manejo de materiales…………………………………………….……… 13-14•Manejo de productos……………………………………………..……… 14-

15• Locación………………………………………………………………….. 15• Picking…………………………………………………………….………. 16• Packing……………………………………………………………………. 16• Proceso de despacho…………………………………………………… 16• Equipamiento del almacén……………………………………..……….. 17• Documentación……………………………………………………..…..… 17-21

Conclusión………………………………………………………………… 22

Almacén

Actualmente las bodegas se han transformado en una de las áreas de mayor relevancia para el funcionamiento de las empresas. En ellas se almacenan los productos necesarios para la elaboración y comercialización.

El manejo de esta área requiere de personas que dominen técnicas específicas para el movimiento de materiales; transporte interno; almacenamiento; control crítico de stock e inventarios.

En las bodegas se requiere de cierto personal entre ellos: Jefes de bodega, Subjefes, Supervisores, encargados y administrativos de las áreas de producción y personal que trabaja en bodegas de materias primas, materiales y productos terminados, en funciones de supervisión, recepción, despacho o manejo interno.

Este informe contiene los siguientes conceptos:

• Personal • Planeamiento y organización del almacenamiento• Modelos de gestión de inventarios• Proceso de recepción• Niveles de existencias• Almacenamiento • Control y valoración de existencias• Manejo de materiales• Manejo de productos• Locación • Picking • Packing (embalaje)• Proceso de despacho• Equipamiento del almacén• Documentación

A continuación se explicará cada uno de los conceptos anteriormente mencionados.

Personal:

El área de bodega es una gran responsabilidad ya que con las bodegas una empresa tiene el abastecimiento suficiente para subsistir. El trabajador o sea el encargado de bodega tiene que tener sobre todo una devoción al orden ya que esto es significativo para una buena administración de bodega además de saber utilizar Excel ya que este proporciona una mayor rapidez del almacenamiento de datos de la recepción y entrega de productos.

Capacitación del personal:

Proceso en que se adquieren habilidades, conceptos, reglas o actitudes que incrementen la eficiencia de los trabajadores en el desempeño de sus labores.

Se efectúan en base a la determinación de las necesidades que tiene la empresa, esta información se puede obtener mediante:

• Encuesta de actitudes.• Informes de Gerencia y comentarios de los supervisores.• Cambios o expansiones planificados para la organización.• Descripción de los puestos.

Planeamiento y organización del almacenamiento

Para poder comprender con mayor facilidad este concepto debes de saber el significado cada palabra por separado referido al tema de administración de almacenamiento.

Planificar: Se refiere a generar un curso de acción anticipado para la ejecución de actividades y tareas que se esperan realizar en el futuro cercano. Implica cuantificar los recursos anticipadamente.

Organizar : Es asignar personas y recursos a las actividades planificadas. Implica también definir responsabilidades.

En nuestro caso implica planificar y organizar las actividades de recepción, almacenamiento y despacho.

Dos fundamentales tipos de planeamiento deben tenerse en cuenta:

1. Planeamiento Estratégico: es un plan de acción preparado para cambios futuros en requerimientos y en tiempos.

• Esta necesidad es por: Deficiencias en el equipo, deficiencias en la mano de obra, deficiencias de equipamiento, declinación del crecimiento, cambios en la línea de productos, reducción de Inventarios y problemas en el control de materiales.

2. Planeamiento de Contingencias es un plan de acción de protección ante un futuro cambio en requerimientos dentro de un tiempo no previsto. Esto es necesario para: Reducir Equipos, Problemas de Mano de Obra, Aumento de Actividades, Discontinuidad en el Abastecimiento de material y emergencias.

Herramientas de la planificación:

Estas son dos de las herramientas fundamentales: la Carta Gantt y la Malla Pert para la administración de almacenamiento con el objetivo de programar y controlar las actividades que se deben realizar.

Carta Gantt: Gráfico de actividades y tiempos que permite programar y controlar la secuencia de acciones programadas.

Malla Pert: es una herramienta de optimización, con ella podemos determinar las distintas formas de llegar a un fin común tomando en cuenta todas las posibilidades posibles, lo que prescinde que anteriormente se halla formulado su carta Gantt pertinente.

PROGRAMACION ACTIVIDADES RECEPCIONES

Semana 1Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6Actividad 1Actividad 2Actividad 3Actividad 4Actividad 5Actividad 6

Este plan debe reducir significativamente las deficiencias administrativas y operativas.

Observaciones de la malla Pert:

Antes de comenzar una actividad, todas las actividades deben estar terminadas.

Todas las flechas deben ir de izquierda a derecha. Una vez asignados los tiempos de cada actividad es importante realizar la

sumatoria para encontrar la óptima actividad.

Planeamiento de operación:

Es la etapa que permite realizar un diagnóstico, situacional de las necesidades de manipulación, tanto en el almacén, como en la planta, considerando los siguientes factores logísticos:

Personal especializado que se requiere.

Equipos por utilizar.

Responsabilidad de la manipulación.

Aprovechamiento del espacio cúbico del almacén.

Aprovechamiento de la ingeniería de movimientos y/o métodos.

Ejecución:

Es la etapa decisiva en la manipulación de materiales porque representa las operaciones de movimientos y posicionamientos de los materiales de un almacén o planta industrial, mediante factores como:

Operaciones eficientes.

Tiempo

Activida

Tiempos y movimientos innecesarios.

Principios eficientes de la manipulación.

Personal operativo en la manipulación

Tiempo de duración

Evaluación Costo- Beneficio

Modelos de Gestión de Inventarios

Los modelos en que basar el aprovisionamiento se agrupan en dos categorías principales, según la demanda sean dependientes o independientes.

Modelos para Aprovisionamiento no Programado : En los que la demanda es de tipo independiente, generada como consecuencia de las decisiones de muchos actores ajenos a la cadena logística (clientes o consumidores), el modelo más común es el lote Económico de Compras.

Modelos para Aprovisionamiento Programado:  En los que la demanda es de tipo dependiente, generada por un programa de producción o ventas. Responden a peticiones de reaprovisionamiento establecidas por MRP o DRP basadas en técnicas de optimización o simulación.

A su vez, los modelos no programados se clasifican en otras dos categorías:

Modelos de Aprovisionamiento Continuo : En los que se lanza una orden de pedido cuando los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o "punto de pedido". La cantidad a pedir es el "lote económico de compra".

Modelo de Aprovisionamiento Periódico: En los que se lanza una orden de pedido cada cierto tiempo previamente establecido. La cantidad a pedir será la que restablece un cierto nivel máximo de existencias nivel objetivo.

Proceso de recepción: Área cuya función es obtener rapidez en la descarga y recepción de las mercaderías; cuyo objetivo es que la permanencia en esta, sea la mínima posible, pues el costo de operación dependen de la fluidez en la operatividad; considerando lo siguiente:

• Control Interno

Ejemplo: Tarjeta del control de

asistencia

• Orden de Compra

• Fecha de Recepción

• Control Comercial

• Guía de Remisión

• RUC: Registro Único de Contribuyentes (RUC) es el registro informático que contiene los datos de identificación y de las obligaciones tributarias de los contribuyentes también de la información vinculada a sus actividades económicas, así como la información de sus responsables.

• Razón Social y Domicilio Legal

• Cantidad Recibida vs Cantidad Ordenada

• Precios y Condiciones Comerciales

• Control Físico e Inspección de Calidad

• Especificaciones Técnicas

• Presentación – Vencimiento

Niveles de existencias: La demanda independiente o no programada de un producto suele ser de tipo probabilista. Las demandas independientes deterministas más bien son en la práctica un recurso de la doctrina para completar clasificaciones o para simplificar la formulación de los modelos. Esta circunstancia aleatoria en la generación de la demanda puede causar rupturas de los stocks, con sus costos asociados y sus mermas indudables de la calidad de servicio.

Es necesario en consecuencia, disponer de un inventario adicional en los almacenes sobre lo estrictamente necesario que haya establecido el modelo del aprovisionamiento. Dicho stock de seguridad, dependerá de las desviaciones que vaya a presentar el consumo durante el período que media entre el lanzamiento de un pedido y la recepción de la mercancía, es decir durante el plazo de entrega (Lead Time) o Período Crítico.

En consecuencia, la determinación de los stocks de seguridad estará ligada a la percepción que tengan esas desviaciones y al grado de fiabilidad, o "nivel de servicio" que estén dispuestos a ofrecer a clientes. Si tenemos la percepción estadística de las desviaciones bajo la forma de la desviación estándar de la demanda, el stock de seguridad será el número de desviaciones estándar de reserva que interese mantener. A su vez, ese número de desviaciones estándar de reserva definirá el nivel de servicio que están ofreciendo.

En la práctica, la secuencia debe ser la contraria:

Fijar el "nivel de servicio" que están dispuestos a ofrecer a los clientes, expresado como porcentaje de servicios sin rupturas de stock.

Determinar, sobre la base de las leyes estadísticas, el número de desviaciones estándar de reserva que deben mantener, o "factor de servicio", para garantizar ese nivel de servicio.

Tamaño Óptimo de Pedidos

• ¿Cuánto Pedir?

La respuesta más conocida a esta cuestión es la famosa "Fórmula del modelo de Wilson" para la determinación del Lote Económico de Compras (LEC) o, en ingles, Economic Order Quantity (EOQ).

El modelo de Wilson se formuló para el caso de una situación muy simple y restrictiva, lo que no ha sido óbice para generalizar su aplicación, muchas veces sin el requerido rigor científico, a otras situaciones más próximas a la realidad.

Estrictamente el modelo Wilson se formula para la categoría de modelos de aprovisionamiento continuo, con demanda determinista y en constante en los siguientes supuestos respectivos. Solamente se consideran relevantes los costos de almacenamiento y de lanzamiento del pedido, lo equivale a admitir que:

1. El costo de adquisición del Stock es invariable sea cual sea la cantidad a pedir no existiendo bonificaciones por cantidad por ejemplo, siendo por lo tanto un costo no evitable.

2. Los costos de ruptura de stock también son no evitables. Además se admite que la entrega de las mercaderías es instantánea, es decir con plazo de reposición nulo.

Almacenamiento

Definición: Es el proceso operativo que corresponde a la guarda y conservación de los materiales con los mínimos riesgos para el producto, las personas y la empresa.

Objetivos:

Aprovechamiento adecuado del espacio físico.

Mayor rapidez de operación.

Control más eficiente y expedito en el manejo de materiales

TIPOS DE ALMACENAMIENTO 1

• Por Racking: Permite el uso eficiente del espacio vertical, almacenando en grandes racks. Sin embargo, la recogida requiere del uso de sistemas automatizados.

• Por Zonas: Agrupa productos de características comunes juntos, en lugares de fácil acceso. Puede perderse espacio, pero se gana en tiempo y facilidad de acceso.

• Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamaño de los lotes y el espacio disponible sin relacionar las características de los productos. Se utiliza eficientemente el espacio de la bodega, pero no ayuda a la recogida.

TIPOS DE ALMACENAMIENTO 2

• De Temporada o Promocionales: Los productos sujetos a estacionalidades son ubicados en áreas de fácil recogida y abastecimiento para minimizar los costos de manipulación.

• Cuarentena de Alto Riesgo: Existencias de alto valor, tóxicas, sustancias químicas peligrosas, etc., requieren condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo acceso restringido. Mucho control y supervisión.

• De Temperatura Controlada: Es necesario tener en cuenta la seguridad de los operarios; deben protegerse de los cambios bruscos de temperatura. La manipulación puede ser también más lenta debido al tiempo limitado que se puede pasar en estos ambientes.

COSTOS DEL ALMACENAMIENTO

A pesar de ser una función importante, el almacenamiento no agrega valor al producto, solo costos; éstos son:

• Depreciación de equipos, instalaciones y edificios.

- La depreciación anual para un camión al costo de $33 000 000 con una vida útil estimada de cinco años y un valor de recuperación de $3 000 000, usando el método de la línea recta es:

$33 000 000 - $3 000 000= Gasto de depreciación anual de $6 000 000

5 años

ó

100%= 20% x $30 000 000 ($33 000 000 - $3 000 000) = $6 000 000

5 años

• Supervisión, mano de obra, manejo interno de materiales.

• Consumo de energía, combustible, calefacción.

• Seguros.

• Deterioros, pérdidas y obsolescencia.

• Intereses sobre el valor de los materiales almacenados.

FACTORES DEL ALMACENAMIENTO

• Contar con referencias únicas entre productos y ubicaciones.

• Contar con el Plano de Bodega actualizado.

• Controlar la regla de salida predefinida.

• Mantener los registros de existencias actualizados.

• Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artículo.

• Vigilar la rotación de productos.

• Mantener en óptimas condiciones los implementos de seguridad.

Control y valoración de existencias: Actividad cuya función es custodiar y preservar la calidad de los productos, con las condiciones óptimas de protección, mencionaremos algunos de ellos:

• FIFO: primeros en entrar, primeros en salir. (Ej.: Empresa de yogurt).

• LIFO: últimos en entrar, primeros en salir (Ej.: Empresa de cemento).

• PPP o PPM: no importa en qué orden salgan (Ej.: Tienda de ropa).

Manejo de materiales: Actividad que consiste en mover , levantar , pesar , medir, colocar y proteger las existencias debidamente ordenadas en base a la clasificación de los materiales .

A continuación consideramos los siguientes principios para alcanzar operatividad y economía:

• Principio del Planeamiento : Planear las actividades de la manipulación de

materiales y de almacenamiento de tal manera que resulten hechos con eficiencia

• Principio de los Procesos: Las actividades de movimiento de materiales deben integrarse en un proceso coordinado , de tal forma que implique proveedores , recepción ,almacenamiento , embalaje , despacho , transportes producción usuarios y / o clientes .

• Principio del Flujo de Materiales Lograr una secuencia de operaciones, con el propósito de establecer la coordinación o enlace entre los movimientos y la utilización de los equipos.

• Principio de la Simplificación : Los movimientos deben efectuarse simplificando su manejo, en lo posible eliminando los innecesarios de personal y/o equipo.

• Principio del Tamaño de la Unidad: Consiste en variar sustancialmente la cantidad y / o unidad de almacenamiento, con el propósito de buscar mayor rentabilidad.

• Principio de la Automatización o Mecanización: Es recomendable mecanizar las operaciones y automatizar los equipos , a fin de lograr rapidez en el manipuleo y economía en los resultados.

• Principio de la Seguridad: Los métodos y equipos que se utilizan deben ser funcionales y seguros operativamente.

• Principio de la Acción: El personal y los equipos designados deben estar en permanente acción, es decir realizando la función para lo cual fueron adquiridos.

• Principio de la Selección del Equipo: Al seleccionar los equipos que se requieren deben tomarse en cuenta las características del bien, eligiendo el que se adecue al movimiento requerido y al método establecido.

• Principio de la Estandarización: Para una eficiente manipulación de materiales , es necesario estandarizar los métodos y equipos por utilizar , en caso contrario las operaciones resultan innecesarias y costosas.

• Principio del Tiempo Ocioso : En el movimiento de materiales debe reducirse el Tiempo ocioso o improductivo tanto del personal como de los equipos.

• Principio de Mantenimiento : En la manipulación debe planificarse el Mantenimiento preventivo de los equipos y programar sus reparaciones.

• Principio de Control : Las operaciones deben ser supervisadas desde su inicio hasta su finalización, método que servirá para mejorar los sistemas de control tanto en producción como en el almacén.

• Principio del Desempeño : Debe determinarse la efectividad de movimiento en términos de costos, por cada unidad movida. Se aplica normalmente para efectuar comparaciones de rendimiento entre factores

como: Tiempo, Costo, Utilidad, Velocidad y Seguridad.

Manejo de productos: Antes de considerar los requerimientos técnicos y organizativos debemos analizar las características físicas de los productos así como su demanda

A continuación detallamos las siguientes:

CARACTERISTICAS FISICAS

• Volumen y Peso de los productos.

• Standard de Empaquetado.

• Fragilidad y resistencia de apilación.

• Identificación física.

• Peligrosidad (inflamable, explosivos etc.).

• Condiciones ambientales.

CADUCIDAD Y OBSOLESCENCIA

• Productos de larga duración.

• Productos perecibles.

• Productos de caducidad fija.

• Alto riesgo de obsolescencia.

OPERATIVIDAD

• Condiciones de seguridad.

• Sistemas de codificación.

• Unidad de manipulación, de venta.

• Medio de contención del producto (pallet bidón, cesto etc.).

CARACTERISTICAS EN FUNCION DE LA DEMANDA

• Artículos de alta o baja rotación.

• Artículos estaciónales.

• Artículos de alto o bajo costo.

• Artículos prioritarios.

Locación: Actividad cuya función es Identificar correctamente el artículo y ubicarlo en el espacio que le corresponde para lo cual se tendrá en cuenta lo siguiente:

– Área asignada

– Código de Ubicación

– Cantidad / Unidad de Medida

– Descripción Técnica

– Código de Lote - Vencimiento

– Condiciones de Almacenamiento

Picking: Actividad cuya función es de identificar correctamente el artículo y retirarlo del área o estante almacenado teniendo en cuenta lo siguiente:

• Cantidad

• Unidad de medida

• Descripción Técnica

• Código de Lote y Vencimiento

• Condiciones de Almacenamiento

Packing: normalmente se refiere al proceso de empaquetado y etiquetado. Packaging es la ciencia, el arte y la tecnología de encerrar o proteger los productos para su distribución, almacenamiento, venta y uso. El empaque también se refiere a la proceso de diseño, evaluación, y la producción de paquetes.

Proceso de despacho: Actividad cuya función es entregar las mercaderías utilizando el medio más adecuado aplicando los siguientes controles:

Control Interno

– Orden de Despacho

– Fecha de Despacho Programada

Control Físico e Inspección de Calidad

– Cantidad

– Especificaciones Técnicas

– Presentación - Vencimiento

Control Comercial

– Guía de Remisión

– RUC

– Razón Social y Domicilio Legal

– Cantidad Despachada vs Cantidad Ordenada

– Precios y Condiciones Comerciales

Equipamiento del almacén: El equipamiento debe ser analizado oportunamente teniendo en cuenta los siguientes factores:

• Determinar el trabajo de manipulación por efectuar diariamente.

• Justificación económica y técnica para su adquisición.

• Determinar con precisión el equipo necesario.

• Implementar manuales de operación y mantenimiento del equipo.

• Considerar los costos de operación, mantenimiento y seguro.

Clasificación:

Equipos Motorizados:

- Ejemplos: Grúas, camiones, elevadores eléctricos, etc.

Equipos no Motorizados

- Ejemplos: Carretillas manuales. balanzas, andamios, etc.

Equipos de Uso Común

- Ejemplos: Escaleras, extintores, ventiladores, ascensores, etc.

Documentación

Guía de remisión

Inventario en Excel

Guía de despacho

Boleta

Factura

En este trabajo nosotros podemos concluir que ante la gestión inadecuada o irresponsable del inventario, la baja de existencias de inventario puede tener como consecuencia a consumidores descontentos, lo que podría ocasionar pérdida de clientes.

La base de datos que una empresa debe tener en administración de bodega debe manejar grandes volúmenes de información lo cual permite menor tiempo de respuesta en las transacciones.

Algunas recomendaciones para la administración de almacenamiento son:

- Incorporar lectores de código de barra para agilizar el ingreso de datos al sistema.

- Tener un software actualizado de tal manera que el ingreso y/o egresos sean más eficientes.

- Una actualización semestral de los empleados ya que a mayor recepción de productos o por el contrario a mayor la entrega de estos productos se requerirá un mayor personal.

De esta manera lo aprendido en este trabajo se verá reflejado en la presentación del Microsoft Office Power Point que será presentado delante de nuestros compañeros de curso y del profesor encargado.

Estas son las fases de la administración

de bodega, y se explica cada una de ellas en el desarrollo

de este trabajo.