INFORMATICA II - (TU) - Ciencias de La Empresa

I

Calidad que se acredita internacionalmente

ASIGNATURA

INFORMÁTICA II

(Texto Universitario)

2

Asignatura: Informática II

Universidad Continental

Material publicado con fines de estudio

Distribución Gratuita

Cuarta edición

Huancayo, 2013

MISIÓN

Somos una universidad privada,

innovadora y comprometida con el desarrollo del Perú, que se dedica a

formar personas competentes, íntegras y emprendedoras, con visión internacional;

para que se conviertan en ciudadanos responsables e impulsen el desarrollo de sus comunidades, impartiendo

experiencias de aprendizaje vivificantes e inspiradoras; y generando una alta

valoración mutua entre todos los grupos de interés.

VISIÓN

Ser una de las 10 mejores universidades

privadas del Perú al año 2020, reconocidos por nuestra excelencia académica y vocación de servicio, líderes

en formación integral, con perspectiva global; promoviendo la competitividad

del país.

3


PRESENTACIÓN

Las herramientas para la gestión de datos y procesos empresariales se han convertido en el

estándar del mercado. El dominio de estas herramientas, es básico en el entorno laboral actual.

Dominando el uso correcto de los ordenadores y sus aplicaciones más utilizadas, aplicándolos en la

gestión de datos y programando proyectos recursos, que ampliarán tus posibilidades profesionales.

Mediante la asignatura de Informática II, el alumno adquirirá los conocimientos y las técnicas

necesarias para que pueda formarte y conocer las nuevas tendencias en procesamiento y gestión de

datos, utilizando los programas más popularizados en el mercado, otorgándole así las capacidades

necesarias para poder utilizar cualquier otro software en tu entorno profesional y laboral. El futuro

profesional podrá integrarse en un sector de gran crecimiento, gracias al avance de las nuevas

tecnologías, y que tiene una fuerte demanda de usuarios y profesionales.

Con la realización de la asignatura, el alumno podrá:

o Diseñar y crear diagramas técnicos y empresariales que le sirven como recurso para realizar organizadores o comunicar ideas, lo hace con creatividad y organizadamente.

o Obtener los conocimientos fundamentales e importantes sobre terminología específica relacionada con el desarrollo de páginas web y web sites.

o Planificar y llevar a cabo proyectos, organizando los recursos y costos que conlleva éste.

o Diseñar la estructura, implementar y procesar datos, mediante un sistema gestionador de base de datos relacional.

La asignatura de Informática II está dividida en las siguientes unidades didácticas:

o Unidad didáctica I : Creación de Diagramas.

o Unidad didáctica II : Diseño y desarrollo de web sites.

o Unidad didáctica III : Planificación y Gestión de Proyectos.

o Unidad didáctica IV : Diseño e Implementación de Base de Datos

Agradecemos a los docentes: Adiel Omar Flores Ramos, Alan Miguel Infante Vidalón, Edson Lazo

Álvarez, Rosario Osorio Contreras, Katia Melina Montero Barrionuevo, Billy Caso Balbín, José

Marzano Alegría, Alan Chávez Arancibia y Rosa Menéndez Mueras, por su participación en la

edición del presente material.

4


ÍNDICE

PRESENTACIÓN 3

INDICE 4

PRIMERA UNIDAD 7

TEMA Nº 01: CREACIÓN DE DIAGRAMAS 7

1.1. Introducción ............................................................................................... 7

1.2. Visio 2010 .................................................................................................. 7

1.3. Ventana formas, galería, de símbolos y formas ............................................... 7

1.4. Entorno de dibujo ........................................................................................ 8

1.5. DIAGRAMAS Y PLANTILLAS ........................................................................... 8

TEMA Nº 02: SOFTWARE DE DIAGRAMACIÓN ONLINE 11

2.1. Software de Diagramación Online ................................................................. 11

TEMA Nº 03: FUNDAMENTOS DE LA CREACIÓN DE SITIOS WEB 16

3.1. ¿Qué es una página web? ............................................................................ 16

3.2. La página web y sus elementos .................................................................... 18

TEMA Nº 04: PRESENTACIÓN Y ESTRUCTURA DE UN SITIO WEB 24

4.1. Diseño de la estructura de un sitio web ......................................................... 24

4.2. La Estructura del Sitio Web .......................................................................... 25

4.3. El Mapa del sitio ......................................................................................... 25

4.4. El Wireframe .............................................................................................. 26

TEMA Nº 05: APLICACIÓN DE FORMATOS Y ESTILOS A UNA PAGINA WEB 28

5.1. Utilizando estilos CSS para modificar la presentación. ..................................... 28

5.2. Referencias de las propiedades CSS .............................................................. 29

5.3. Publicación y mantenimiento de un sitio web ................................................. 31

TEMA Nº 06: FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 33

6.1. Introducción .............................................................................................. 33

6.2. La Vida de un Proyecto ............................................................................... 33

6.3. Software para la gestión de Proyectos........................................................... 35

6.4. El proyecto en Microsoft Project ................................................................... 38

TEMA Nº 07: PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE RECURSOS DEL PROYECTO 47

7.1. Introducción .............................................................................................. 47

7.2. Planeación de un Proyecto ........................................................................... 47

7.3. Control Sobre los Recursos de un Proyecto .................................................... 50

7.4. Configuración de recursos ........................................................................... 50

TEMA Nº 08: Informes del Proyecto 52

5


8.1. Crear un informe visual de los datos de Project en Excel o Visio ....................... 52

8.2. Informes visuales disponibles ...................................................................... 52

8.3. Crear un informe visual mediante una plantilla ............................................... 54

SEGUNDA UNIDAD 55

TEMA Nº 9: SISTEMAS GESTORES DE BASE DE DATOS 55

9.1. Concepto de base de datos .......................................................................... 55

9.2. Los sistemas gestores de bases de datos ....................................................... 55

9.3. Componentes de los sistemas gestores de bases de datos ............................... 56

9.4. Arquitectura de los sistemas de bases de datos .............................................. 58

9.5. Arquitectura cliente servidor en SGBD........................................................... 59

TEMA Nº 10: BASES DE DATOS RELACIONALES 61

10.1. El modelo entidad relación. .......................................................................... 61

10.2. El modelo relacional .................................................................................... 65

TEMA Nº 11: CREACIÓN DE BASE DE DATOS 70

11.1. El modelo entidad relación. .......................................................................... 70

11.2. Tipos y propiedades de los campos ............................................................... 73

11.3. Propiedades de los campos .......................................................................... 75

11.4. Creación de relaciones ................................................................................ 79

TEMA Nº 12: DISEÑO DE CONSULTAS 82

12.1. Creación de Consultas. ................................................................................ 82

12.2. Consultas de selección ................................................................................ 82

12.3. Consultas multitabla ................................................................................... 85

12.4. Tipos de combinación ................................................................................. 86

TEMA Nº 13: CONSULTAS AVANZADAS 89

13.1. Consultas de Resumen ................................................................................ 89

13.2. Consultas de Referencias Cruzadas ............................................................... 90

13.3. Consultas de acción .................................................................................... 90

TEMA Nº 14: DISEÑO DE FORMULARIOS 92

14.1. Creación de formularios .............................................................................. 92

14.2. Formularios y subformularios ....................................................................... 95

14.3. Crear formularios en vista diseño ................................................................. 95

TEMA Nº 15: DISEÑO DE INFORMES 102

15.1. Creación de informes ................................................................................ 102

15.2. Creación de informes en la vista de diseño .................................................. 103

15.3. Funciones interesantes en informes ............................................................ 104

TEMA Nº 16: MACROS 106

16.1. Creación de macros .................................................................................. 106

6


16.2. Referencias a los objetos de los formularios e informes ................................. 107

16.3. Ejecución condicional de macros ................................................................ 108

16.4. Macros autoejecutables ............................................................................. 109

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 110

7


PRIMERA UNIDAD

TEMA Nº 01: CREACIÓN DE DIAGRAMAS

1.1. Introducción

El presente capítulo explica el proceso de iniciar el Visio; proporciona los conocimientos

generales para usar las Plantillas de formas que integran sus diversas Categorías, y

aplicarlos en la presentación de ideas, procesos y conjuntos complejos de información en

una página de dibujo.

1.2. Visio 2010

Office Visio 2010 facilita a los profesionales empresariales y de TI (tecnología de la

información), la visualización, análisis ycomunicación de información, sistemas y procesos

complejos. Con los diagramas de aspecto profesional de Visio, se puede mejorar

lacomprensión de sistemas y procesos, entender mejor la información compleja y utilizar

dichos conocimientos para tomar mejoresdecisiones de empresa.

Microsoft Office Visio 2010 se encuentra disponible en dos ediciones independientes: Office

Visio Professional 2010 y Office Visio Standard 2010, que tiene la misma funcionalidad

básica queOffice VisioProfessional, pero incluye un subconjunto de características

yplantillas.

1.3. Ventana formas, galería, de símbolos y formas

La ventana Formas contiene la Galería de símbolos y las Formas. La Galería de símbolos

contiene las formas de una categoría. En la ilustración 1, la ventana muestra las Formas

para organigramas. Para ver las formas de cualquiera de las otras dos galerías de símbolos

(Bordes y títulos y Fondos) solo debe hacer clic en su nombre.

Ilustración 1: Ventana formas, integrada por la galería de símbolos y formas.

8


1.4. Entorno de dibujo

La ilustración 2, muestra el Entorno de dibujo de Visio, que incluye la página de dibujo, el

panel de tareas (ventana de aplicación del Office que muestra comandos representados

por iconos, utilizados frecuentemente), las galerías de símbolos, los menús y las barras de

herramientas.

Luego de abrir una plantilla, se muestra el entorno de dibujo de Microsoft Office Visio, que

incluye menús, barras de herramientas, galerías de símbolos con formas, la página de

dibujo y un panel de tareas situado a la derecha de la página de dibujo.

El dibujo se crea en la página de dibujo, que representa la página impresa e incluye

cuadrículas que ayudan a colocar las formas.

Ilustración 2: Entorno de dibujo con categoría Diagrama de flujo y Formas de diagrama de flujo básico.

El panel de tareas se emplea para acceder rápidamente a distintos tipos de información

mientras se trabaja o para colaborar con otros miembros del equipo.

Las formas constituyen la base de todos los diagramas de Visio: organigramas, diagramas

de flujo, calendario de un proyecto, diseño de oficinas, etc. Cualquier cosa es una forma,

inclusive una foto, una imagen, etc., todo lo que se incluye en una página de dibujo es una

forma; éstas pueden representar objetos, acciones e ideas. En el presente capítulo se

estudian las bases esenciales de las formas.

1.5. DIAGRAMAS Y PLANTILLAS

Las formas pueden ser: unidimensionales o 1D y bidimensionales o 2D.

9


1.5.1. Formas 1D

Son líneas o conectores unidimensionales, con un punto de inicio y un punto final, al

arrastrar cualquiera de estos dos puntos las formas cambian en su longitud. Estas formas

pueden conectar otras dos formas iguales o diferentes.

Ilustración 3: Formas 1D

1.5.2. Formas 2D

Es un formato bidimensional como rectángulos, cuadrados, círculos, etc. que tienen ocho

controladores de selección, un controlador de giro, con un controlador de excentricidad.

Algunas formas tienen un controlador amarillo que permite interactuar en la misma forma.

Las formas 2D no tienen punto de inicio ni punto final, pueden variar sus dimensiones en

forma proporcional a su volumen original o en su largo y alto indistintamente. Estas

formas no pueden conectar otras dos formas iguales o diferentes. Algunas formas están

dibujadas en forma tridimensional, pero MS Visio las considera como formas 2D, como se

muestra en la ilustración4.

Ilustración 4: Formas 2D

1.5.3. Formas con comportamiento especial

Algunas formas que tienen controladores amarillos, tienen un comportamiento que no

dependen de sin 1D o 2D. Por ejemplo la ilustración 5 tiene dos controladores amarillos, el

primero ubicado en el lado izquierdo permite ajustar el ancho de los brazos, y el segundo

ubicado en la parte inferior permite cambiar el ancho del trazo vertical. Un vértice es un

controlador con forma de rombo que aparece entre segmentos de una forma con varios

segmentos, o bien al final de un segmento.

Ilustración 5: Forma con comportamiento especial

1.5.4. Colocar, apilar y agrupar formas

Para colocar una forma en la página de dibujo, sólo debe hacer clic sobre ella arrastrarla y

soltarla. Por ejemplo un diagrama de flujo de admisión a una universidad como se puede

ver en la ilustración 6.

10


Ilustración 6: Ejemplo de diagrama de flujo

1.5.5. Usar cuadrículas, regla y guías

Una vez que haya elegido la forma deseada en la ventana Formas haga clic sobre ella,

arrástrela y suéltela en la página de dibujo. De manera predeterminada las formas se

ajustan a las líneas de las cuadrículas y a las líneas de medida de la regla. Las formas

pueden ser modificadas en sus dimensiones o giradas con el controlador de giro

(ilustración5).

Las guías son líneas horizontales y verticales que se pueden colocar en la página de dibujo

y que no aparecen en el trabajo impreso. Para colocarlas tiene que hacer clic sobre la regla

(vertical u horizontal) y sin dejar de presionar el botón del mouse, arrastre a la hoja de

trabajo sus líneas guía.

Ilustración 7: Líneas guías insertadas en el área de trabajo.

11


TEMA Nº 02: SOFTWARE DE DIAGRAMACIÓN ONLINE

2. Inón

Las formas pueden ser: unidimensionales o 1D y bidimensionales o 2D.

2.1. Software de Diagramación Online

2.1.1. LucidChart

Es una herramienta de colaboración visual basada en HTML5 que facilita y agiliza el dibujo

de diagramas. Trabaja junto a un número ilimitado de personas para crear y editar

diagramas en tiempo real, con los cambios fusionados y sincronizados instantáneamente;

genial para la colaboración en equipo y trabajar con clientes.

Características:

Cientos de plantillas y ejemplos:

Diagramas de flujo

UML

ERD

Wireframing / Maquetas

Diagramas de red

Modelos de procesos de negocio

Organigramas

Mapas mentales

Mapas de sitio

Potente y fácil de usar:

- Elije entre cientos de formas

- Mensaje automático para añadir y conectar objetos rápidamente

- Arrastra nuevas líneas desde cualquier objeto

- Arrastra y suelta para añadir tus propias imágenes

- Exporta a (vector) PDF, PNG y JPG

- Insertar diagramas en blogs o wikis

- Maquetas interactivas de puntos de acceso y estados

- Importa documentos desde Microsoft Visio (.vdx)

Colaboración:

- Colaboración en tiempo real con los cambios fusionados y sincronizados

instantáneamente

- Número ilimitado de colaboradores simultáneos

- Potente control de versiones, con historial completo de modificaciones

- Chat grupal

- Comentarios por medio de notas post-it

- Comparte imágenes y plantillas personalizadas en tu organización

Creación de un Diagrama un organigrama en LucidChart

Primero antes de comenzar debemos tener instalado el navegador googlechrome en

nuestro computador,luego de eso en una de las pestañas habilitamos Chrome Web Center

12


Ya estando en la tienda de aplicaciones buscamos el software Online LuciChart

Seguidamente oprimimos el botón de iniciar aplicación y automáticamente se ejecutará

LucidChart, pero recordemos que debemos loguearnos con una cuenta de usuario de gmail

o googleapps la cual es muy sencilla crearla previamente.

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Una vez que se inicia la aplicación LucidChart te aparecerá la siguiente pantalla:

Seguidamente oprimimos el botón “Create “--New Document y seguidamente nos

aparecerá la pantalla de todas las plantillas que cuenta LucidChart.

En la pantalla observaremos más de 50 plantillas en categorías como

WireFrames,diagramas UML/ERD,Org Charts,Red y Networking,Diagramas de

Secuencia,Causa /Efecto,Modelado de negocios,Plan de Marketing, Procesó de

Ventas,Organigramas,etc.

14


En este caso elegiremos una plantilla para la creación de un Organigrama organizacional

que al momento de cargar vemos que esta ya casi diseñado solo para poder empezar

registrar valores y datos.

En el momento de la carga de la Interfaz del programa LucidChart este cargara con todas

sus herramientas para poder trabajar y poder diseñar con más precisión nuestro

organigrama.

En Caso quisiéramos diseñar un diagrama de Soporte de Procesos, elegiremos la categoría

Flowcharts y la plantilla SupportProcess

Al finalizar tendremos ya cargada una plantilla para ya solo orientarnos a rellenar los datos

y valores

15


16


TEMA Nº 03: FUNDAMENTOS DE LA CREACIÓN DE SITIOS

WEB

3.

3.1. ¿Qué es una página web?

Una página web puede ser definida como un conjunto de texto organizado y estructurado,

que está escrito en un lenguaje de hipertexto identificable por un browser el cuál presenta

la página web al usuario.

3.1.1. ¿Qué es un hipertexto?

El concepto de hipertexto responde, fundamentalmente, a una forma de concebir el acceso

a la información y como se organizan loselementos en un espacio definido.

El texto impreso podría considerarse un modelo de presentación de la información de

manera lineal: del prólogo al capítulo 1, de ahí al capítulo 2 y finalmente las conclusiones y

referencias. Sin embargo existen, incluso en soporte impreso, materiales en los que el

lector es quien establece la secuencia de acceso a la información como lainformación

contenida en un diario, donde podemos saltar de noticia en noticia, pues cada una está

contenida en un lugar y puesta en una página del periódico. El hipertexto permite la

existencia de contenedores de elementos multimedia de una página web en secciones bien

definidas como imágenes, párrafos, títulos, tablas y demás.

Así el hipertexto define la estructura de la página web, así como que contenido tendrá y

cómo y en qué orden estarán dispuestos dichos elementos.

3.1.2. ¿Qué es el HTML?

Lenguajes de Marcas: Existe una gran variedad sobre los lenguajes de marcas, además de

una larga historia sobre su uso y aparición.

HTML (Hyper TextMarkup Language). Traducido al castellano sería Lenguaje de

Etiquetas de Hipertexto: Se trata de un conjunto de tags o etiquetas (<>…</>) que se

van intercalando entre el texto de forma que los elementos de la página puedan ser

traducidos por un browser o navegador a través de la internet y así mostrar la página

web.

Existe un organismo internacional independiente llamado W3C (World Wide Web

Consortium) que se encarga de establecer los lineamientos para la aplicación de los

estándares de los lenguajes de marcas para la web como XHTML, HTML, y más.

XML: Extensible MarkupLanguage (lenguaje de marcas extensible), es un metalenguaje

extensible de etiquetas desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C). Es una

simplificación y adaptación del SGML y permite definir la gramática de lenguajes

específicos (de la misma manera que HTML es a su vez un lenguaje definido por SGML).

Por lo tanto XML no es realmente un lenguaje en particular, sino una manera de definir

lenguajes para diferentes necesidades. Algunos de estos lenguajes que usan XML para

su definición son XHTML, SVG, MathML. XML no ha nacido sólo para su aplicación

enInternet, sino que se propone como un estándar para el intercambio de información

estructurada entre diferentes plataformas. Se puede usar en bases de datos, editores

de texto, hojas de cálculo y casi cualquier cosa imaginable.

XHTML: eXtensibleHypertextMarkupLanguage (lenguaje extensible de marcado de

hipertexto), es el lenguaje de marcado pensado para sustituir a HTML como estándar

para las páginas web. En su versión 1.0, XHTML es solamente la versión XML de HTML,

por lo que tiene, básicamente, las mismasfuncionalidades, pero cumple las

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especificaciones, másestrictas, de XML. Su objetivo es avanzar en el proyecto del World

Wide Web Consortium de lograr una web semántica, donde la información, y la forma

de presentarla estén claramente separadas. La versión 1.1 es similar, pero parte a

laespecificación en módulos. En sucesivas versiones la W3Cplanea romper con los

tagsclásicos traídos de HTML.

3.1.3. Herramientas WYSIWYG

WYSIWYG es el acrónimo de What You See Is WhatYouGet (en inglés, "lo que ves es lo

que obtienes"). Se aplica a los procesadores de texto y otros editores de texto con formato

(como los editores de HTML) que permiten escribir un documento viendo directamente el

resultado final, frecuentemente el resultado impreso. Se dice en contraposición a otros

procesadores de texto, hoy en día poco frecuentes, en los que se escribía sobre una vista

que no mostraba el formato del texto, hasta la impresión del documento. En el caso de

editores de HTML este concepto se aplica a los que permiten escribir la página sobre una

vista preliminar similar a la de un procesador de textos, ocupándose en este caso el

programa de generar el código fuente en HTML.

3.1.4. Java Script

JavaScript es un lenguaje de programación interpretado, es decir, que no requiere

compilación, utilizado principalmente en páginas web, con una sintaxis semejante a la del

lenguaje Java y el lenguaje C. Al igual que Java, JavaScript es un lenguaje orientado a

objetos propiamente dicho, ya que dispone de Herencia, si bien ésta se realiza siguiendo el

paradigma de programación basada en prototipos, ya que las nuevas clases se generan

clonando las clases base (prototipos) y extendiendo su funcionalidad. Todos los

navegadores modernos interpretan el código JavaScript integrado dentro de las páginas

web.

3.1.5. Servidores y Clientes WEB

Para lograr que nuestras páginas WEB estén disponibles en Internet son necesarios varios

requisitos, entre los cuales se encuentra la existencia de un servidor, web, una conexión

válida a internet y una dirección IP fija que nos permita la identificación del servidor y así

asegurar el acceso a la página web.

3.1.6. Editores de HTML y XHTML

Cualquier editor de texto permite crear páginas web. Para ello sólo es necesario crear los

documentos con la extensión HTML o HTM, e incluir como contenido del documento el

código HTML deseado. Puede utilizarse incluso el Bloc de notas para hacerlo.

Pero crear páginas web mediante el código HTML es más costoso que hacerlo utilizando un

editor gráfico. Al no utilizar un editor gráfico cuesta mucho más insertar cada uno de los

elementos de la página, al mismo tiempo que es más complicado crear una

aparienciaprofesional para la página. Hoy en día existe una amplia gama de editores de

páginas web. Uno de los más utilizados, y que destaca por su sencillez y por las

numerosas funciones que incluye, es Adobe Dreamweaver, Microsoft Expression Web,

Adobe Pagemill, Coffee Cup, Adobe GoLive, NetObjectsFusion, CutePage,

HotDogProffesional, Netscape Composer y Arachnophilia, algunos de los cuales tienen la

ventaja de ser gratuitos.

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3.1.7. Google Sites

Es una aplicación online gratuita ofrecida por la

empresa estadounidense Google. Esta

aplicación permite crear un sitio web o

unaintranetde una forma tan sencilla como

editar un documento. Con Google Sites los

usuarios pueden reunir en un único lugar y de

una forma rápida información variada,

incluidos vídeos, calendarios, presentaciones,

archivos adjuntos y texto. Además, permite

compartir información con facilidad para verla y editarla por un grupo reducido de

colaboradores o con toda su organización, o con todo el mundo.

Además esta aplicación te permite gestionar todos sus proyectos empresariales compartiendo

documentos, publicando información y subiendo reportes, todo en un solo sitio y con la

seguridad y los permisos que usted defina. Entre sus características principales que tiene

Google Sites son:

-Fácil creación de páginas -Plantillas de diseño disponibles -Fácil manejo de archivos -Búsqueda con la tecnología Google en el contenido de Google Sites -Creación de intranets, páginas de empleados, proyectos, etc. -Fácil manejo de archivos adjuntos -Este servicio está integrado a cuentas de gmail y googleapps

3.2. La página web y sus elementos

3.2.1. Estructura Básica de un Página Web.

Una página web cuenta con los siguientes elementos:

<!DOCTYPE … "-

//W3C//DTD … //EN" " ...

dtd">

Tag que le indica al navegador el tipo de documento que

se va a iniciar y le permite interpretarlo correctamente.

<html> Tag de apertura la página web

19


<head>

Tag de apertura del encabezado, donde se encuentran los

elementos no visibles y especiales de la página.

El contenido del encabezado incluye, formatos,

metadatos, scripts, etc.

</head> Cierre de la cabecera

<body>

Tag de apertura del cuerpo, donde se encuentran los

elementos visibles de la página.

El contenido del body son los elementos de la página,

cada uno utiliza un tag apropiado.

</body> Cierre del cuerpo

</html> Cierre de la página web

Esta estructura permite que la página web pueda ser descifrada por un browser, así que

debe ser cuidadosamente escrita.

3.2.2. ¿Qué es el DOCTYPE?

Se trata de una marca que no necesita cierre y cuya función esfacilitar información al

servidor web que aloja la página. Lainformación facilita por DOCTYPE se refiere al tipo de

documentovisualizado además de ser necesaria para la comunicación entrenavegador y

servidor. DOCTYPE se debe escribir de forma estándar:

DOCTYPE DOCUMENT TYPE DECLARATION Comentarios

XHTML 1.0

Transitional

<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML 1.0

Transitional//EN""http://www.w3.org/TR/xhtml1/DTD

/xhtml1-transitional.dtd">

Ampliamente

utilizado por la

flexibilidad en la

codificación

XHTML 1.0

Strict


Strict//EN"

"http://www.w3.org/TR/xhtml1/DTD/xhtml1-

strict.dtd">

Asegura el uso

estricto de XHTML

1.0

XHTML 1.1

<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML

1.1//EN"

"http://www.w3.org/TR/xhtml11/DTD/xhtml11.dtd">

Asegura el uso

estricto de XHTML

1.0

XHTML 1.0

Frameset


Frameset//EN"

"http://www.w3.org/TR/xhtml1/DTD/xhtml1-

frameset.dtd">

Permite la

utilización de

frames (marcos)

XHTML 2.0

<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML

2.0//EN"

"http://www.w3.org/MarkUp/DTD/xhtml2.dtd">

Es un borrador

alnuevo estándar

XHTML.

HTML 5 <!DOCTYPE html> Usado para la

variante de HTML5.

3.2.3. TAGS HTML COMUNMENTE USADOS

Encabezados<h1>… </h1>, <h6> … </h6>

Otros elementos HTML muy utilizados son para indicar los títulos,para esto contamos con

los elementos: <h1>, <h2>, <h3>, <h4>, <h5> y <h6>

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El título de mayor nivel es <h1>, es decir el que tienen una fuente mayor (veremos que es

el browser el responsable de definir el tamaño de la fuente)

<h1>Universidad Continental</h1>

<h2>Universidad Continental </h2>

Cada uno de los tag h, solo puede contener el texto

del título.

Según la importancia del título utilizaremos algunos de estoselementos. Requiere la marca

de cerrado del título con la barra invertida como hemos visto.

Párrafo <p> … </p>

Un párrafo es una oración o conjunto de oraciones referentes a un mismo tema. Todo lo

que encerremos entre las marcas <p> y </p> aparecerá separado por un espacio con

respecto al próximo párrafo.

<p> The story follows 17 year old

KaminaAyato's progress through an ongoing

global war, his search for the answer to the

eternal question, "who am I”.</p>

Un párrafo puede contener otros elementos como imágenes, saltos de línea, spans, y

otros. Además hay que recordar que el párrafo incluye un margen por defecto y saltos de

línea al inicio y al final.

Imágenes dentro de una página <img />

Para insertar una imagen dentro de una página debemos utilizar el elemento <img />, la

misma no tiene un tag de cierre. Generalmente, la imagen se encuentra en el mismo

servidor donde se almacenan nuestras páginas. Los formatos clásicos son los archivos con

extensiones “gif”, “jpg” y “png”.

<imgsrc = “dvdset1.jpg”alt = “Portada del DVD”/>

La propiedad “src” se utiliza para indicar la ubicación del

archivo imagen.

La propiedad “alt”, permitirá mostrar un texto de

referencia de la imagen cuando esta no pueda ser

ubicada o cuando se necesite mayor información sobre la

misma.

Como mínimo, debemos inicializar las propiedades “src” y “alt” del tag<img />. La

ubicación de la imagen dentro del directorio es importante, pues se toma como referencia

la ubicación de la página donde la imagen está siendo insertada.

Hipervínculo a otra página del mismo sitio <a href=”…”> … </a>

Normalmente un browser al encontrar esta marca muestra un texto subrayado, y al hacer

clic con el mouse sobre éste el navegador carga la página indicada por dicho hipervínculo.

Primero veremos cuál es la sintaxis para disponer un hipervínculo a una página:

<a href = "evang.html" >NeonGenesisEvagngelion</a>

El texto dentro de los tags es el que aparecerá como vinculo:

“NeonGenesisEvagngelion”

La propiedad href permite especificar la ruta de la página: “evang.html”

Salto de Línea <br />

Todo el texto que disponemos en el cuerpo de la página aparece en la misma línea, sin

importar cuantos espacios de separación existan en el código HTML.

21


Para indicarle al navegador que queremos que continúe en la próxima línea debemos

hacerlo con el elemento <br />.

Cuando aparece la marca <br /> el browser continua con el texto en la línea siguiente. Es

uno de los pocos elementos que no tiene marca de cerrado como habíamos visto hasta

ahora.

Creación de Listas <ul> … </ul>, <ol> … </ol>, <li> … </li>

Las listas son elementos consecutivos que se depositan en un orden definido. Existen

varios tipos de lista. Los elementos<ul> definen una lista con viñetas y los elementos

<ol> una lista ordenada. Cada lista posee elementos independientes. Cada elemento de

una lista es puesto dentro del tag<li> …</li>

<ul>

<li>Manga</li>

<li> Manga Reader</li>

<li>RawMAnga</li>

…

</ul>

Esta lista es una lista de viñetas

<ol>

<li>Manga</li>

<li> Manga Reader</li>

<li>RawMAnga</li>

…

</ol>

Esta lista es una lista ordenada

La forma en cómo se muestra una lista puede ser en orden, enbloque, etc. Todo depende

del formato establecido por las propiedades CSS concernientes a listas.

Creación de Tablas <table> … </table>

Las tablas son elementos comunes en las páginas web. Pueden ser utilizados en una gran

variedad de formas. Se asemejan a las tablas utilizadas en los editores de textos. Una

tabla está constituida por filas y columnas y el orden deberespetarse

<table>

<tr> La apertura de una fila es obligatoria y ha de contener a

las columnas

<td> … </td> El contenido de una celda va aquí dentro de

cada columna

<td> … </td>

<td> … </td>

</tr>

</table>

Una tabla debe escribirse en el orden establecido

La primera característica que le vamos a agregar a una tabla son las celdas de

encabezado. Normalmente la primera fila de una tabla puede representar los títulos para

cada columna.

Para indicar que se trata de una celda de encabezado utilizamos el elemento <th>.

22


<table>

<tr> Los headers solo se aplicaran a lo primera fila …

<th> date </th>Cada header le corresponderá a

cadacolumna

<th> release </th>

<th> languages </th>

</tr>

<tr>

<td> … </td>

…

</table>

En algunas situaciones se necesita que una celda ocupe el lugar de dos o más celdas en

forma horizontal o vertical, para estos casos el elemento td o th dispone de dos

propiedades llamadas rowspanycolspan. A estas propiedades se les asigna un valor entero

a partir de 2.

<table>

<tr>

<tdcolspan = “2”> …</td> Esta celda ocupara 2 columnas

hacia la derecha.

<tdrowspan = “3”> …</td> Esta celda ocupara 3 filas hacia

abajo.

</tr>

…

</table>

Elementos de Agrupación y Capas <div> … </div>

Este elemento permite la organización de otros elementos en la página, sirviendo como

contenedor. Será utilizado extensivamente en la parte del diseño de la estructura de la

página.

Contenido del “head” de la página <title> … </title>

Hasta ahora habíamos dispuesto la cabecera vacía, ya que casi toda la información que

disponemos en ella no se visualiza en el navegador. La única excepción corresponde al

elemento title. El elemento title nos permite definir el título que aparecerá en la barra del

browser.

<html>

<head>

<title>DVDOnline Store AnimeNation</title>

El titulo aparecerá en el título de la ventana del browser

…

</head>

…

</html>

Contenido de la cabecera de la página <meta> … </meta>

Un elemento que no se visualiza, y tiene por objetivo especificar metadatos que

constituyen información sobre la misma página. Estos datos son utilizados por buscadores

y otros motores para obtener características relevantes de nuestro sitio web.

<html>

<head>

23


<meta name = “ autor “ content = “ MangaShare&BinkTopia Group

“/>

La propiedad name es el dato al cual le vamos a dar un valor.

La propiedad content es el valor de dicho dato

…

</head>

…

</html>

Varios tag meta pueden existir dentro de un head

Comentarios dentro de una página 

Los comentarios son invisibles y ayudan a dejar texto con contenido útil de cómo se diseñó

la página y dejar algunas anotaciones para facilitar el mantenimiento del sitio.

La sintaxis para definir un comentario es:

<html>

…

<!—Esta es mi línea favorita… Al hailluluch!... -->

…

</html>

Varios tag meta pueden existir dentro de un head

Autoevaluación del Tema Nº 03

Teoría

a) Elaborar un ensayo sobre la historia del internet, los lenguajes de marcas y los

browsers (o navegadores web)

b) Elaborar un ensayo describiendo el comportamiento de los paquetes que viajan a

través de la Internet para identificar una página web.

c) El ensayo debe cubrir el uso y aplicación de un firewall, un servidor proxy, browser,

y otros conceptos que crea conveniente.

d) Explorar más sobre las herramientas WYSIWYG aplicadas al diseño web y los

editores HTML y CSS.

e) Elaborar un ensayo sobre las diferencias entre html, xhtml y xml y como se

complementan.

Práctica

f) Explorar las potencialidades de la implementación de scripts hechos con javascript.

g) Elaborar una pequeña página web utilizando algún editor de texto sencillo. Utilizar

al menos una vez cada uno de los elementos señalados en esta sección.

h) Explorar acerca de la utilidad de otros objetos HTML: <object>, <form> y

<frameset>

24


TEMA Nº 04: PRESENTACIÓN Y ESTRUCTURA DE UN SITIO

WEB

4.

4.1. Diseño de la estructura de un sitio web

4.1.1. La creación de sitios web

En esta parte se sitúa en el lugar del diseñador, que es el querealmente acomete la

creación y el diseño de los sitos, el que produce y controla la información y el que usa las

tecnologías que se encuentran en Internet.

Antes de comenzar con el diseño de un sitio web debe dominar ciertos conceptos de

diseño y algunas estrategias comunes del trabajo en Internet. Seguro que tiene las dudas

lógicas de cualquier principiante, como que formatos utilizar para las imágenes o cómo

cargar elresultado del trabajo en un servidor.

En ocasiones se utiliza erróneamente el término página web para referirse a un sitio web.

Un sitio web es un conjunto de páginas web. Las páginas web constituyen archivos únicos

con un nombre asignado.

4.1.2. El proceso de diseño

Los pasos básicos para desarrollar un sitio web son siempre los mismos, pero según su

naturaleza y su tamaño varía el número de personal necesario. En este capítulo vamos a

considerar esos pasos:

Crear y organizar el contenido: La parte más importante de un sitio web es el contenido,

que es en realidad lo que interesa a los visitantes y los hace regresar al sitio reúna todos

los elementos que conforman el contenido de un sitio: textos, imágenes, tablas y

elementos multimedia.

Ilustración 8: Bosquejo manual de la estructura de un sitio web

Dibujar los bocetos de las páginas: Los bocetos son prototipos de las futuras páginas del

sitio, con dimensiones aproximadas a las de las ventanas del navegador. Antes de ponerse

a trabajar en un boceto considere los elementos que tiene y su distribución. Estos

prototipos facilitarán el análisis para acordar los diseños con el cliente comunique sin

ambigüedades sus ideas y considere las herramientas que puede y es capaz de utilizar.

Crear los documentos HTML o producir el sitio: Con el diseñopensado y preparado el

contenido está listo para comenzar la fase de producción. Las imágenes están ya

optimizadas en su editor gráfico como Photoshop o Fireworks, y el texto listo. Durante esta

fase de producción guarde todas las variantes que realice. Es posible que necesite retomar

alguna de ellas en algún momento. Muchos diseñadores utilizan un conjunto ordenado de

carpetas para organizar sus versiones y archivos.

25


Ilustración 9: Bosquejo de un sitio web

Comprobar el funcionamiento: Una vez creado el sitio debe comprobar cómo funciona. Hay

problemas que sólo surge en el proceso deevaluación, cree un prototipo básico de trabajo

que contenga todos los enlaces del sitio. En cuanto visualice las páginas en

diferentesnavegadores notará que es preciso realizar pequeños cambios en los

documentos HTML.

Cargar y hace nuevas pruebas: Si ya tiene una versión definitiva del sitio en su ordenador

es el momento de cargarlo en el servidor para que todos puedan verle. Una vez allí

asegúrese que el traslado ha sido exitoso y que el sitio funciona perfectamente. Vuelva a

comprobar cada uno de los enlaces de la página.

Dar mantenimiento al sitio: Los sitios generalmente requieren actualizaciones para

adaptarlos a las nuevas tecnologías y a los cambios de contenido correspondientes. Un

sitio web nunca está realmente terminado debido precisamente a estas actualizaciones.

4.2. La Estructura del Sitio Web

Existen sitios con una estructura muy compleja que contienen numerosas páginas, otros

por el contrario constan sólo de una página. En cualquier caso, para poder trabajar en un

proyecto siempre será necesario crear un sitio definiendo la ubicación de las páginas y los

elementos (como imágenes, animaciones, archivos de sonido, etc.) que integran el sitio en

su conjunto. Para construir un sitio web empezaremos por definirlo y probarlo, primero en

un ordenador local y una vez que todo esté correcto lo enviaremos a un servidor web

donde podrá ser visitado.

Una vez creadas las carpetas que formarán un sitio local, ya es posible definir el sitio. Para

ello hay que dirigirse al menú Sitio, a la opción Administrar sitios. Recuerda que a través

del panel Archivos, pestaña Archivos, se puede acceder a cada uno de los sitios creados y

a la opción Administrar sitio. En el caso de haber seleccionado la opción Administrar sitios,

aparece una ventana que contiene la lista de sitios locales definidos con anterioridad. Por

supuesto, pueden existir varios sitios locales en un mismo ordenador. Tanto si se elige la

opción Nuevo..., como si se elige la opción Editar, se mostrará la misma ventana en la que

definiremos las características del sitio.

4.3. El Mapa del sitio

Representación gráfica o textual de un sitio web. El mapa de un sitio web puede ser un

documento que se utiliza para planificar el diseño de la web, o puede ser una página web

donde se listan todas -o las más importantes- páginas web de un sitio (generalmente

organizadas de alguna manera).

26


Ilustración 10: Mapa de sitio

4.4. El Wireframe

El wireframe representa la estructura y distribución de elementos dentro de una página

web. Es recomendable pasar por variosbosquejos antes de pensar en pasar al ordenador y

construir la página web. Cada área de la página debe recibir un nombre único puesayudará

en la asignación de formatos por clases más adelante.

Ilustración 11: Wireframe Web

27



Teoría

a) Elaborar la estructura de un pequeño sitio web que cuente con al menos 8 páginas

web. Esto incluirá el mapa del sitio

Práctica

b) Elaborar el wireframe de al menos 3 de las páginas diseñadas en la parte de arriba.

c) Sustentar el trabajo elaborado en las actividades anteriores y reconocer los

elementos HTML que encuentra en las mismas.

28


TEMA Nº 05: APLICACIÓN DE FORMATOS Y ESTILOS A

UNA PAGINA WEB

5.

5.1. Utilizando estilos CSS para modificar la presentación.

5.1.1. ¿Qué es un estilo CSS?

Las hojas de Estilo en cascada (Cascading Style Sheets), CSS es un lenguaje artificial

usado para definir la presentación de un documento estructurado escrito en HTML o XML

(y por extensión en XHTML). El WWWC (World Wide Web Consortium) es el encargado de

formular la especificación de las hojas de estilo que servirán de estándar para los agentes

de usuario o navegadores.

Las hojas de estilo vienen a intentar volver a separar en un documento el estilo lógico del

estilo físico, dejando este último en bloques de definición de estilos separados de la

estructura del documento.

La estructura de una página: cabeceras, párrafos, imágenes, tablas, etc. no se preocupa

de la apariencia final, sino de que elementos componen la página web. Por el contrario, el

estilo y formato se encarga de la apariencia final: párrafos con un cierto tipo de

letra,tablas con un determinado color de fondo, bordes, márgenes, etc.

5.1.2. ¿Por qué utilizar capas <div> …</div>?

Estos contenedores, llamados capas vienen a darnos la solución al problema de poner

elementos justo en la posición que queramos, evitándonos tener que hacer artificios para

obtener el resultadobuscado. Una capa será una parte más del documento que puede ser

situada en cualquier posición del mismo, consiguiendo que se solape sobre algunos

elementos si es lo que necesitamos, adecuando sus márgenes y otras propiedades a lo que

queramos hacer.

5.1.3. ¿Qué es la propiedad style?

Esta propiedad permite aplicar estilos CSS a un elemento HTML ubicado en la página web.

Simplemente tendrán que especificarse las propiedades CSS dentro de la propiedad style.

Existen muchas formas de definir la propiedad “style”. Así que, contamos varias formas de

incrustar los estilos según nuestra necesidad.La más básica sería incluirlo en la propia

etiqueta, pero no es realmente operativo y solo se debería hacer en casos extremos.

<p style="text-align: justify; ">Texto del parrafo</p>

La propiedad CSS aquí utilizada es “text-align” y su valor es “justify”, permitiendo

un texto justificado a la izquierda. La propiedad se aplicará solo al párrafo donde

está definido el style

Otra forma es incluirlo al inicio del documento. En la sección del header.

<head>

<style type="text/css">

p {

text-align: justify;

}

</style>

…

</head>

29


La propiedad se aplicará solo a todos los párrafos de la

página web.

El uso de llaves “{ }” es necesario para indicar las

propiedades que se utilizan.

Y después usar las etiquetas HTML normalmente, de esta manera todas las etiquetas p

quedarían con el mismo estilo. Sin embargo tampoco es realmente eficiente, pues se

tendrá que poner todo el código en todas las páginas y para cambiar algo tendrías que

editar todas las páginas.

La tercera opción es una forma más formal del uso de laspropiedades, aplicación de clases

y otro tipo de efectos y distinción de elementos sobre las páginas de un sitio. Pudiendo

asociar un archivo de formato especializado con la página o páginas web al mismo tiempo.

<head>

<link rel="stylesheet" href="MiformatoCSS.css"

type="text/css">

…

</head>

La propiedad “rel” indica el tipo de archivo.

La propiedad “href” indica la ubicación del archivo .CSS que contiene

los estilos CSS.

La propiedad “type” nos permite identificar y aplicar el CSS al

documento añadiéndolo en forma de texto.

De esta manera estaría completamente externa y tocando tan solo un archivo cambiaría el

aspecto de todo un sitio web.

5.2. Referencias de las propiedades CSS

Las propiedades CSS engloban todos los aspectos de presentación, su gran variedad, por

ello se presenta una lista de las propiedades más utilizadas y de fácil comprensión y

aplicación.

GENERALIDADES

agrupación

La Agrupación permite al autor asignar una declaración a múltiples

elementos (selectores).

h1, h2, h3, h5 {color: purple;}

clases

(atributo de

etiqueta)

Los selectores de clases pueden ser usados como un atributo de una

etiqueta. Un selector de clase es una cadena de caracteres precedida

de un punto. No use el punto cuando se está referenciando a la clase.

No comience el nombre de la clase con un número, aunque IE4/5 se

lo permita.

Ejemplo: {color: red;}

<p class="Ejemplo"> esto es un ejemplo en rojo. </p>

id

(atributo de

etiqueta)

Los selectores de ID pueden ser usados como un atributo de una

etiqueta. Un selector ID es una cadena de caracteres precedida de un

marcador hash (#), y es llamado con el atributo ID=. El marcador

hash no aparece en el valor de la ID. Funciona como el selector de

clase excepto que el ID solo puede ser usado una vez en el

documento.

#i5 {color: red;} <p id="i5"> esto es un texto con una id de 'i5'.

</p>

etiquetas div y

span

Estas dos etiquetas HTML fueron introducidas para soportar CSS.

Piense en ellas como etiquetas CONTENEDORES, las cuales puede

rellenar con estilos.

30


div se usa para estructura de formato, bloques de texto.

<div align="center"><h1>este encabezado</h1></div>

span es usado para formateado en línea.

<spanclass="example"> texto rojo en el párrafo</span>

PROPIEDADES DE FUENTE

font-family

Usada para declarar una fuente específica a usar, o una fuente

genérica de una familia en orden de preferencia.

Las familias de fuentes genéricas son: serif, sans-serif, monospace,

cursive y fantasy. No deben tener comillas. Varias palabras como

fuente de nombre si deben llevar comillas.

P {font-family: "Times New Roman", serif;}

font-style Selecciona entre cursiva, oblicua y normal.

EM {font-style: italic;}

font-variant

Dos posibles valores: small-caps and normal. Es probable que

aparezcan más valores en el futuro.

H3 {font-variant: small-caps;}

font-weight

Los valores son: bold, normal, lighter, bolder y valores numéricos

entre 100-900.

B {font-weight: 700;}

font-size

Aplica el tamaño absoluto (pt, in, cm, px), tamaño relativo (em, ex),

o un porcentaje del tamaño normal.

Palabras clave: xx-large, x-large, large, medium, small, x-small, xx-

small, larger, smaller

H2 {font-size: 200%;} H3 {font-size: 36pt;}

font

Abreviatura de las demás propiedades de fuente. El orden de los

valores es importante:

font {font-style font-variant font-weight font-size/line-height font-

family;}. Cualquiera de estos valores puede ser omitido, pero el

orden es importante.

P {font: bold 12pt/14pt Helvetica,sans-serif;}

COLOR Y PROPIEDADES DEL FONDO

color

Aplica el color de un elemento dado. Para el texto, esto establece el

color del texto; para otros elementos, como HR, establece el color del

primer plano.

H6 {color: teal;}

background-color

Establece el color de fondo de un elemento. El fondo se extiende al

borde del elemento. Valor inicial: transparente.

{ background-color: #CCCC00 }

background-image

Define una imagen como patrón de fondo. En conjunción con las

otras propiedades de fondo, puede usarse como mosaico o repetirse

en una dirección solamente. De uso recomendado con background-

color, para las personas que deshabilitan la carga de imágenes.

BODY {background-image: url(bg41.gif);}

background-repeat

Establece el estilo de repetición para una imagen de fondo. Los

valores son: repeat (mosaico), no-repeat, repeat-x (horizontal),

repeat-y (vertical). Por defecto: repeat.

BODY { background-repeat: repeat-y }

background-

attachment

Define si la imagen de fondo sigue el movimiento de desplazamiento

de la barra de scroll o si no. Los valoresposibles son: scroll y fixed.

BODY {background-attachment: fixed;}

background-

position

Establece el punto de comienzo de un fondo, ya sea imagen o color.

Si es un color, el relleno del color continuo desde tal posición. Si es

31


una imagen, la primera imagen es ubicada en esa posición. Valores:

Position (x y) o (x% y%); top, center, bottom, left, right.

BODY {background-position: top center;}

background

Abreviatura para las demás propiedades. Los valores pueden ser

escritos en cualquier orden.

BODY {background: white url(bg41.gif) fixed center;}

PROPIEDADES DEL TEXTO

word-spacing

Establece la cantidad de espacios en blanco entre palabras, las cuales

son definidas como cadenas de caracteres rodeados de espacio en

blanco.

P {word-spacing: 0.5em;}

letter-spacing

Define la cantidad de espacio en blanco entre letras, las cuales son

definidas como cualquier carácter mostrado.

P {letter-spacing: 0.5em;}

text-decoration

Los valores son: none, underline, overline, line-through, blink. Se

pueden reealizar combinaciones de ellas.

U {text-decoration: underline;} .old {text-decoration: line-through;}

vertical-align

Establece el alineamiento vertical de un elemento con respecto a su

elemento padre. Quizá solo se puede aplicar a elementos en línea; los

valores negativos son permitidos. Palabras clave: baseline; middle;

sub; super; text-top; text-bottom.

.super {vertical-align: super;}

text-transform

Cambia las mayúsculas en las letras del elemento, sin importar el

texto original. Los valores posibles son: capitalize (la primera letra de

cada palabra se transforma en mayuscula), uppercase, lowercase.

H1 {text-transform: uppercase;}

text-align

Establece el alineamiento horizontal del texto en un elemento. Solo

puede ser aplicado a elementos a nivel de bloque.

P {text-align: justify;} H4 {text-align: center;}

text-indent

Define la indentacion de la primera línea en un elemento. Usado

comúnmente para crear el efecto de tabulación en los párrafos. Solo

se aplica a elementos a nivel de bloque; son permitidos valores

negativos.

P {text-indent: 5em;} H2 {text-indent: -25px;}

line-height

Establece la distancia vertical entre lineas bases en un elemento. No

es posible usar valores negativos.

P {line-height: 18pt;} H2 {line-height: 200%;}

5.3. Publicación y mantenimiento de un sitio web

Existen sitios con una estructura muy compleja que contienen numerosas páginas, otros

por el contrario constan sólo de una página. En cualquier caso, para poder trabajar en un

proyecto siempre será necesario crear un sitio definiendo la ubicación de las páginas y los

elementos (como imágenes, animaciones, archivos de sonido, etc.) que integran el sitio en

su conjunto. Para construir un sitio web empezaremos por definirlo y probarlo, primero en

un ordenador local y una vez que todo esté correcto lo enviaremos a un servidor web

donde podrá ser visitado.

5.3.1. Obtener el dominio

Existen diferentes compañías que se dedican a eso, la mayoría cobra una cuota mensual o

anual en dependencia de las prestaciones que ofrecen.

Nota: Los URL cortos y sencillos son prácticos y fáciles de recordar por los usuarios.

32


5.3.2. Colocar el sitio en la Web

Algunos consejos importantes a la hora de tomar este decisión independientemente del

precio: verificar la rapidez de las conexiones a internet de otros sitios, conozca si registran

el nombre del dominio y cuánto cobran por hacerlo y preguntar si se puede conocer

cuántas visitas tiene su sitio.

Nota: El nombre del servidor, el directorio del servidor, el usuario y la contraseña son

datos que debe suministrar el proveedor de servicios de internet. Siga correctamente sus

indicaciones para que la conexión sea siempre impecable.

Autoevaluación Tema Nº 05

Teoría

a) Elaborar un ensayo sobre las herramientas de diseño gráfico y animación utilizadas

en la construcción de sitios web de manera profesional.

b) Elaborar un ensayo comparando al menos dos editores HTML que haya utilizado

para la elaboración de la página web.

c) Elaborar un ensayo sobre la importancia del uso de protocolos de transferencia en

la web y al menos discuta los siguientes: http, https, tcp/ip y ftp.

Práctica

d) Con algún bosquejo de un wireframe, empiece a construir la estructura del sitio

web utilizando los conceptos de capas aplicados en clases.

e) Implementar una hoja de propiedades y clases que permita dar formato a la página

que elaboró en actividad anterior.

f) Explorar en la Internet en busca de hosting gratuito, para así poder alojar un

pequeño sitio web. Compare los servicios que ofrece y sustente la elección de uno de ellos.

g) Subir los archivos de su pequeño sitio web en el host gratuito.

33


TEMA Nº 06: FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS

6.

6.1. Introducción

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. La

aplicación de conocimientos requiere de la dirección eficaz de los procesos apropiados.

Estos procesos son 5 grupos de procesos y son:

Iniciación

Planificación

Ejecución

Seguimiento y Control

Cierre

Ilustración 12: Ciclo de vida de un proyecto

Dirigir un proyecto por lo general implica:

Identificar requisitos,

Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados

según se planifica y efectúa el proyecto,

Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre

otros aspectos, con:

Ilustración 13: Implicancias de un proyecto

6.2. La Vida de un Proyecto

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o

resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final

definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se

termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o

cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Temporal no necesariamente

significa de corta duración. En general, esta cualidad no se aplica al producto, servicio o

resultado creado por el proyecto; la mayor parte de los proyectos se emprenden para

crear un resultado duradero. Por ejemplo, un proyecto para construir un monumento

nacional creará un resultado que se espera que perdure durante siglos. Por otra parte, los

ALCANCE CALIDAD CRONOGRAMA PRESUPUESTO RECURSOS RIESGO

34


proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales que durarán mucho

más que los propios proyectos.

6.2.1. Atributos del Proyecto

Un proyecto es un intento por lograr un objetivo específico mediante un juego único de

tareas interrelacionadas y el uso efectivo de los recursos.

Dentro de los atributos de los proyectos consideramos los siguientes:

ATRIBUTO PROYECTO

Alcance

Los proyectos tienen objetivos definidos. El alcance se

elabora gradualmente a lo largo del ciclo de vida del

proyecto.

Cambio

Los directores del proyecto prevén cambios e

implementan procesos para mantener dichos cambios

administrados y controlados.

Planificación

Los directores del proyecto transforman gradualmente la

información de alto nivel en planes detallados a lo largo

del ciclo de vida del proyecto.

Dirección /

Gestión

Los directores del proyecto dirigen al equipo del proyecto

a fin de cumplir con los objetivos del mismo.

Éxito

El éxito se mide por la calidad del producto y del

proyecto, la puntualidad, el cumplimiento con el

presupuesto y el grado de satisfacción del cliente.

Seguimiento

Los directores del proyecto realizan un seguimiento y

controlan el trabajo de obtener los productos, servicios o

resultados para los cuales el proyecto fue emprendido.

6.2.2. Factores que Restringen el Éxito de un Proyecto

Ilustración 14: Factores que restringen el éxito de un proyecto

Alcance: Es todo el trabajo que se tiene que realizar con el fin de que el cliente

quede satisfecho de que las entregas (el producto

Costo: Es la cantidad que ha convenido pagar el cliente por las entregas aceptables

del proyecto. Se basa en un presupuesto que incluye un estimado de los costos,

relacionados con los diversos recursos que se usarán para realizar el proyecto.

Programa: Es la relación de tiempos que especifica cuándo se debe iniciar y

terminar cada actividad.

Satisfacción del Cliente

35


Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:

Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del

proyecto.

Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos.

Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los

interesados.

Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad,

recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado.

6.2.3. Ciclo de Vida del Proyecto

El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente

secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las

necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el

proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación. Un ciclo de vida puede

documentarse con ayuda de una metodología. El ciclo de vida del proyecto puede ser

determinado o conformado por los aspectos únicos de la organización, de la industria o de

la tecnología empleada. Mientras que cada proyecto tiene un inicio y un final definidos, los

entregables específicos y las actividades que se llevan a cabo entre éstos variarán

ampliamente de acuerdo con el proyecto. El ciclo de vida proporciona el marco de

referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico

involucrado.

Ilustración 15: Ciclo de vida del proyecto y actividades resaltantes

6.3. Software para la gestión de Proyectos

6.3.1. Oracle Primavera Enterprise Project P6

Es una aplicación integral diseñada para gestionar proyectos y portafolios empresariales

(PPM)

36


Ayudando a su organización a seleccionar una correcta combinación estratégica de

proyectos, equilibrar la asignación de recursos y completar las actividades a tiempo y

dentro del presupuesto. Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management es una

solución basada en roles que le permite controlar los proyectos de su organización y hacer

un seguimiento en tiempo real, brindando a cada participante la información requerida

para completar todas sus metas Satisfactoriamente.

Enlace:

http://www.oracle.com/us/products/applications/primavera/overview/index.html

6.3.2. Gantter, herramienta de gestión de proyectos en línea

37


Gantter, es como un MS Project en línea, que funciona desde una navegador web y nos

permite trabajar con los característicos diagramas de Gantt en forma totalmente amena y

sencilla.

Al igual que MS Project, en Gantter debemos empezar añadiendo las tareas,

establecer las dependencias entre ellas (Finalizar para iniciar, iniciar para iniciar, finalizar

para finalizar, entre otros), etc.; también se puede modificar los calendarios y asignar

recursos a las tareas.

Para utilizar Gantter solo tenemos que tener una cuenta de gmail o cuenta googleapps

Enlace:

http://gantter.com/

6.3.3. Planner Software de gestión de proyectos OpenSource.

38


Esta es una herramienta para planear, programar y seguir proyectos para

el escritorio Windows; Linux y Mac. Es una aplicación GTK+ escrita en C y licenciada

bajo GPL (versión 2 o posterior).

Entre las características interesantes de Planner son la capacidad de almacenar sus

ficheros en XML o en una base de datos postgresql.Ademas los proyectos pueden ser

impresos en PDF o exportados a HTML para una visualización simple desde

cualquier navegador web.

Entre las características adicionales de Planner este nos permite:

Gestión de calendarios

Gestión de recursos

Seguimiento del avance del proyecto

Enlazar tareas

Exportación a diferentes formatos

Enlace:

https://live.gnome.org/Planner/About

6.4. El proyecto en Microsoft Project

6.4.1. Crear y programar un proyecto nuevo

a) Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Nuevo.

b) Asegúrese de que la opción Proyecto en blanco esté activada y, a continuación,

haga clic en Crear en el panel derecho.

Ilustración 16: Archivo - Nuevo

c) En la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en Información del

proyecto.

39


Ilustración 17: Pestaña Proyecto

d) Programe el proyecto en el cuadro de diálogo Información del proyecto:

Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, haga clic en el Fecha

de comienzo del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación,

seleccione la fecha en el cuadro Fecha de comienzo.

Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalización, haga clic en Fecha

de finalización del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación,

seleccione la fecha en el cuadro Fecha de finalización.

Ilustración 18: Ventana de información del proyecto

6.4.2. Definir las propiedades del archivo para el proyecto

a) Abra el proyecto.

b) Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Información.

c) En el panel derecho, haga clic en Información del proyecto y, a continuación, haga

clic en Propiedades avanzadas.

Ilustración 19: Propiedades avanzadas del proyecto

d) En la ficha Resumen, escriba la información pertinente del proyecto en los cuadros.

e) En la ficha Personalizar, escriba la información personalizada en los cuadros

Nombre, Tipo y Valor y, a continuación, haga clic en Agregar.

40


Ilustración 20: Personalizar el proyecto

f) Haga clic en Aceptar.

6.4.3. Definir el calendario del proyecto

Ilustración 21: Cambiar el tiempo de trabajo

a) Calendario del proyecto: Éste es el calendario que se usa para designar la

programación de trabajo predeterminada de todas las tareas de un proyecto.

b) Calendario de recursos: Para cada recurso que especifique, Project crea calendarios

de recursos individuales basados en la configuración del calendario Estándar. Para

modificar dichos calendarios, haga clic en Cambiar calendario laboral, en la ficha

General del cuadro de diálogo Información del recurso. También puede crear y

asignar calendarios de recursos para recursosindividuales o grupos de recursos con

el fin de indicar horas de trabajo específicas. Por ejemplo, puede asignar un recurso

al turno de tarde o al turno de noche. Puede modificar loscalendarios de recursos

para indicar períodos no laborables (período no laborable: horas o días designados

en un calendario de recursos o de proyecto en los que Project no debería programar

tareas porque no se realiza trabajo alguno. El período no laborable puede incluir

horas de comida, fines de semana y días festivos, por ejemplo.), como vacaciones y

permisos.

c) Calendario de tareas: Las tareas se programan según losperíodos laborables

(período laborable: horas designadas en un calendario de recursos o de proyecto

durante las que se puede realizar trabajo.) del calendario del proyecto. No

obstante, puede personalizar los períodos laborables desde el calendario

delproyecto en un calendario de tareas si tiene tareas que necesitan completarse a

distintas horas, especialmente tareas que son independientes de los recursos. Un

calendario de tareas resulta especialmente útil para equipamiento que ejecuta

ycompleta tareas en noches o fines de semana, que están designados como

41


períodos no laborables en el calendario del proyecto.

d) Calendario base: Un calendario base (calendario base: calendario que se puede

utilizar como calendario del proyecto y de tareas en el que se especifican los

períodos laborables y no laborables predeterminados de un conjunto de recursos.

Difiere del calendario de recursos en que este último especifica los períodos

laborables y no laborables para un sólo recurso.) Se usa como plantilla en la que se

basan el calendario del proyecto, el calendario de recursos y el calendario de

tareas. Project ofrece tres calendarios base:

Estándar (8:00 a.m. a 5:00 p.m. en días de la semana con una hora para

comida)

24 horas

Turno de noche

Ilustración 22: Cambiar calendario laboral

6.4.4. Para modificar el calendario base

El procedimiento siguiente se aplica al cambiar cualquier calendario del proyecto, incluido

el proyecto estándar predeterminado, un calendario de recursos específico o un calendario

de tareas.

a) Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar

calendario laboral.

Ilustración 23: Opción cambiar tiempo de trabajo

b) En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desea cambiar. El

calendario del proyecto actual muestra (Calendario del proyecto). El valor

42


predeterminado es Estándar (Calendario del proyecto). También puede seleccionar

la opción 24 horas o Turno de noche.

c) Para cambiar la semana laboral predeterminada para cualquier calendario de

proyecto, calendario de recurso o para uncalendario nuevo, haga clic en la pestaña

Semanas laborales.

d) En la ficha Semanas laborales, puede seleccionar o crear una programación

adicional de semanas laborales para un rango de días que difieren del día laborable

predeterminado, como un calendario de verano para obras en carretera o una

semana laborable que incluya fines de semana. En la tabla Períodoslaborales

escriba un nombre descriptivo para la programación de la nueva semana laborable

en la columna Nombre, como Obra y, a continuación, escriba las fechas de inicio y

finalización del período en que tendrá lugar la programación adicional.

Ilustración 24: Seleccionar opción "Detalles"

e) Haga clic en Detalles.

Ilustración 25: Navegación por días y asignación de horas de trabajo.

f) En el cuadro de diálogo Detalles de, seleccione a su vez los días que desea cambiar

de laborables a no laborables, o viceversa, y seleccione una de las siguientes

opciones:

43


Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos días.Elija los días que deben

usar los períodos laborables predeterminados, que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y

de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y los períodos no laborables en fines

de semana.

Establecer días como tiempo de descanso: Elija los días en los que no se puede

programar ningún trabajo. Por ejemplo, si nadie en su organización trabaja los

viernes, seleccione viernes y, a continuación seleccione Establecer días como

tiempo de descanso.

Establecer días en estos períodos laborables específicos. Para establecer los

períodos laborables para los días seleccionados a lo largo de la programación,

especifique las horas a las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde

y las horas en las que desea que finalice el trabajo en los cuadros A. Por ejemplo, si

las personas de su organizacióntrabajan los sábados, seleccione sábados y, a

continuaciónseleccione Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos.

6.4.5. Como aplicar un calendario base a un proyecto

En la cinta de opciones Proyecto, se selecciona la opción Información del Proyecto.

Ilustración 26: Dirigirse a la opción Información del proyecto

En la ventana emergente, en la opción Calendario se despliega la lista de opciones y

seleccionamos el calendario adecuado para el proyecto.

Ilustración 27: Aplicar calendario base

6.4.6. Organización de las tareas en un esquema

En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto

el programa está preparado para organizar las tareas con una estructura jerárquica desde

la perspectiva más amplia a la más detallada.

Las tareas se dividen en dos tipos:

Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas.

Normalmente estas tareas representan los capítulos en los que se compone el

proyecto. Ejemplo:preliminares, concretos, etc.

44


Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son

tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas

deresumen de otras subtareas. Ejemplo: Excavación de 0 – 2 m, instalación de

mesón de acero inoxidable. Convertir una tarea en una subtarea:

- Señala la tarea que vaya a modificar

- En Proyecto haga clic en Esquema

- Clic en Aplicar Sangría.

Se aplicará Sangría a la tarea señalada. La tarea superior se convertirá en una tarea de

resumen. Las tareas de resumen aparecen en Negrilla y se muestran en el área del gráfico

como una barra negra. Para aplicar y quitar sangrías ya deben estar escritastodos los

capítulos (tareas resumen de actividades).

6.4.7. Escalas temporales

La escala temporal aparece en el área del gráfico de un proyecto.Project puede mostrar

hasta tres escalas de tiempo cada una de ellas llamadas nivel. Por ejemplo: Año – Mes –

Semana, Año – Semana - Día.

El nivel superior muestra el periodo de tiempo más extenso y el nivel inferior muestra el

período de tiempo más detallado. La escala temporal predeterminada muestra dos niveles:

días dentro semanas

Para definir las opciones de la escala temporal, siga estos pasos:

Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal. (El más

conveniente es utilizar el Diagrama de Gantt)

Clic en Formato – Escala temporal

Aparecerá el cuadro de diálogo Escala Temporal que tiene cuatro fichas: Nivel

Superior, Nivel Intermedio, Nivel Inferior y Periodo No Laborable.

Ilustración 28: Configuración de la escala temporal

El nivel intermedio es el que generalmente se modifica según losrequerimientos de la

programación, lo más común es mostrar la programación en semanas y días.

6.4.8. Tablas

Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por defecto. El programa

Project permite cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que están relacionados

omodificar una tabla existente para agregar, cambiar o quitar las columnas. Para cambiar

la tabla de una vista, haga clic en Ver – Tabla.

6.4.9. Definir la duración de las tareas

En el momento en que escriba una tarea, Project le asignará una duración estimada de 1

día, simplemente para tener algo que mostrar en el Diagrama de Gantt.

45


Todos los valores del campo Duración que vayan acompañados de un signo de

interrogación se consideran como duraciones estimadas.

Las duraciones pueden ser escritas en minutos (m o min), horas (h o hr), días (d o dí),

semanas (S o sem) ó meses (me o ms).

Para escribir la duración de las tareas:

Muestre el Diagrama de Gantt

En el campo duración de cada tarea, escriba el periodo estimado que se demorará

para ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de interrogación para indicar que es la

duración estimada)

Pulse Enter.

Con este procedimiento se irán creando las barras del diagrama de Gantt. Las fechas del

diagrama se calcularán automáticamente, según las fechas que se definieron en la

información del proyecto. Mientras no se hayan configurado las dependencias de tareas

vinculando predecesoras y sucesoras, la fecha de todas las tareas será la misma que la

fecha desde la que se va a programar el proyecto.

Para las duraciones normales es necesario especificar a parte del calendario diario del

proyecto, las condiciones con las que va atrabajar el programa, así en el momento en que

se omita alguna información él pueda trabajar con esta.

6.4.10. Establecer dependencia de tareas

Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de unproyecto, se debe tener en

cuenta estas cuatro relaciones:

Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la

tarea predecesora

Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la

predecesora.

Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puedecomenzar hasta que

comience la tarea predecesora.

Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la

tarea predecesora. Este tipo de vínculo no se utiliza normalmente, aunque esté

disponible.

Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:

Muestre el Diagrama de Gantt (La dependencia de tareas puede generarse en

cualquiera de las hojas de tareas, pero en el Diagrama de Gantt es donde mejor se

observa el efecto de los vínculos)

En la tabla de este gráfico por defecto aparece la opción detareas predecesoras.

Para definir estas relaciones existen dos métodos: Escribir directamente la

identificación numérica de la actividad predecesora en la sucesora o resaltar la

tarea sucesora ypredecesora, luego entrar en el Menú Edición y dar clic en la opción

Vincular Tareas.

Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se señalan todas y se realiza el mismo

procedimiento enumerado anteriormente o seescriben todas las identificaciones numéricas

de las actividadespredecesoras separadas por comas.

46


6.4.11. Creación de hitos en un esquema

Los hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o deentregas del proyecto.

Para crear hitos hay dos formas. La más fácil es escribir el hito como una tarea (Por

ejemplo: construcción primer piso completo) y ponerle una duración de cero (0), por

ejemplo: Entrega de Planos. Sin embargo el hito no tiene duración cero, por lo tanto la

otra forma es convertir una tarea un hito, de la siguiente forma:

Sobre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que aparezca el

recuadro con la información de la tarea

En la pestaña Avanzado, se activa la casilla Marcar la tarea como un Hito

Los hitos aparecerán en la fecha límite de la tarea, aunque las fechas de inicio y fin

permanecerán en la base de datos del programa sin sufrir alteraciones.


Teoría

a) ¿Qué es un Proyecto?

b) ¿Cuáles son los Atributos de un Proyecto?

c) ¿Cuáles son los factores que limitan la realización de un proyecto?

d) Identifique las fases del Ciclo de Vida de un Proyecto.

e) ¿En qué consiste la identificación de necesidades?

Práctica

f) Elaborar un Plan de actividades, Plan de trabajo o Proyecto, orientado a

especialidad, donde se defina las tareas a realizar, se detalle la calendarización de

las tareas y su respectiva duración.

47


TEMA Nº 07: PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE RECURSOS

DEL PROYECTO

7.

7.1. Introducción

La planeación es la disposición sistemática de tareas para el logro de un objetivo. El plan

establece lo que se necesita lograr y como sedebe lograr. El plan se convierte en un punto

de referencia contra la cual se puede comparar el avance real; después, si ocurren

desviaciones, es posible llevar a cabo la acción correctiva.

Es importante que las personas que participarán en la realización del trabajo colaboren

también en su planeación. Con frecuencia son las que conocen mejor cuales son las

actividades detalladas que senecesitan llevar a cabo y cuánto debe durar cada una. Al

tomar parte en la planeación del trabajo. Las personas se comprometerán arealizarlo de

acuerdo al plan y dentro del programa y el presupuesto. La participación crea compromiso.

En grandes proyectos querequieran de varios años y que incluyen a cientos o incluso miles

de persona, no es posible hacer que todos participen en la planeación inicial. Sinembargo,

según progrese el proyecto, quizá sea posible que intervengan muchas de estas personas

en el desarrollo de planes más detallados.

7.2. Planeación de un Proyecto

7.2.1. Objetivo del Proyecto

El primer paso en el proceso de planeación es definir el objetivo del proyecto el resultado

esperado o el producto final. Éste se tiene que fijar con claridad y es necesario que se

acuerde con el cliente. También tiene que ser alcanzable, específico, medible y claro. El

logro del objetivo tiene que ser fácilmente reconocible tanto por el cliente como por el

desarrollador del proyecto

7.2.2. Estructura de división de Trabajo

Una vez que se ha decidido el objetivo del proyecto, el paso siguiente es determinar qué

elementos o actividades del trabajo son necesarias de realizar para lograrlo. Esto requiere

elaborar una relación de todas las actividades. Para estos proyectos un enfoque mejor es

crear una estructura de división del trabajo (EDT).

Ilustración 29: Estructura de división de trabajo

48


7.2.3. Matriz de Responsabilidades

La matriz de responsabilidades es un método utilizado para mostrar, en un formato

tabular, las personas que tienen la responsabilidad de realizar las partidas de trabajo en

una EDT. Es una herramienta útil porque además muestra el papel de cada persona en

respaldar el proyecto global.

Ilustración 30: Matriz de responsabilidades

7.2.4. Definición de Actividades

Mediante la tormenta de ideas del equipo se puede elaborar unarelación de actividades

específicas, detalladas, necesarias pararealizar el proyecto global, en particular en

proyectos pequeños. Sin embargo, para aquellos en los que se usa una estructura de

división del trabajo, la persona o el equipo responsable de cada tarea puede definir las

actividades individuales. Una actividad es una pieza de trabajo establecida que requiere de

tiempo.

49


7.2.5. Herramientas para la Programación de un Proyecto

Diagrama de Gantt: Esta es la herramienta de planeación yprogramación más

antigua, desarrollada a principios de siglo; sin embargo, sigue siendo muy popular,

principalmente por su sencillez.

La gráfica de Gantt combina las dos funciones de planeación y programación. En la

ilustración 31, se muestra una para el estudio de un mercado de consumidores. Las

actividades se relacionan abajo en el lado izquierdo y en la parte inferior se muestra una

escala de tiempos. La duración estimada de cada actividad se señala por una línea o barra

que abarca el periodo durante el cual se espera que se logre. Se pueden añadir a la gráfica

columnas que señalen quién tiene la responsabilidad de cada tarea.

En las gráficas de Gantt la programación de las actividades ocurre en forma simultánea

con su planeación. La persona que dibuja las líneas o barras tiene que estar consciente de

las interrelaciones en las actividades, es decir, cuáles se tienen que terminar antes de que

se puedan iniciar otras y cuáles se pueden realizar en forma concurrente. Uno de los

principales inconvenientes de la gráfica de Gantt tradicional es que no muestra en forma

visual las interrelaciones de las actividades. Por lo tanto, no resulta obvio cuáles

actividadesresultarán afectadas si una de ellas se demora. Sin embargo, la mayor parte de

los paquetes de programas de computación para administración de proyectos pueden

producirlas mostrando interdependencias entre tareas, al utilizar flechas de conexión.

Ilustración 31: Diagrama de Gantt

Métodos CPM y PERT: El PERT/CPM fue diseñado para proporcionar diversos

elementos útiles de información para losadministradores del proyecto. Primero, el

PERT/CPM expone la "ruta crítica" de un proyecto. Estas son las actividades que limitan

laduración del proyecto. En otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto,

las actividades de la ruta crítica deben realizarse pronto. Por otra parte, si una actividad de

la ruta crítica se retarda, el proyecto como un todo se retarda en la misma cantidad.

Lasactividades que no están en la ruta crítica tienen una cierta cantidad de holgura; esto

es, pueden empezarse más tarde, y permitir que el proyecto como un todo se mantenga

en programa. El PERT/CPM identifica estas actividades y la cantidad de tiempo disponible

para retardos.

50


7.3. Control Sobre los Recursos de un Proyecto

La consideración de los recursos añade otra dimensión a la planeación y la programación.

En muchos proyectos, las cantidades de los distintos tipos de recursos disponibles para

realizar las actividades de un proyecto son limitadas. Varias actividades quizá requieran

simultáneamente de los mismos recursos y puede ser que Estos no los haya en cantidad

suficiente para satisfacer todas las demandas. En cierto sentido, estas actividades están

compitiendo por el uso de los mismos recursos. Si no se dispone de los recursos

suficientes, probablemente sea necesario reprogramar algunas tareas para un tiempo

posterior cuando los recursos estén disponibles para ellas. Por lo tanto, los recursos

pueden restringir el programa del proyecto, al ser un obstáculo para concluirlo dentro del

presupuesto si se ha determinado que se necesitan recursos adicionales para completar el

proyecto a tiempo.

7.4. Configuración de recursos

Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los recursos de un proyecto

están sobreasignados desde el momento de su concepción.

Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan según el esfuerzo que deben

llevar a cabo. Una programación que se extienda más allá del límite propuesto

inicialmente, debe revaluarse en cuanto al número de horas de trabajo o cantidad de

recursos.

7.4.1. Para asignar recursos manualmente

a) En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignará el

recurso.

b) Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Tarea.

c) Clic en la pestaña Recursos donde aparecerá una tabla en blanco. En esta tabla

puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignación.

Ilustración 32:Asignación de recursos

Las unidades de asignación se escriben en porcentaje o en números enteros según la

configuración establecida por el programador y significan la proporción del recurso que se

aplica a la actividad (Por ejemplo: Se tiene una Mezcladora para realizar columnas y vigas,

si la mezcladora estará ocupada por la mañana en las columnas y por la tarde en vigas,

entonces se utilizará 50% o 0.5 en cada una de las actividades).

51


Si los recursos que se están asignando son materiales la unidad de asignación ya no es en

porcentaje sino en las unidades como se paga las actividades, Por ejemplo: Para acero la

unidad es el Kilogramo o 1 Kg/ml

7.4.2. Sobreasignaciones

Después de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya

sobreasignaciones. Una sobreasignación significa que el recurso está trabajando en un solo

día, más horas de las que puede.

Ilustración 33: Gráficos de asignación de recursos

Aparecerá el siguiente gráfico de barras. Las barras azules que están por debajo de la

línea negra son recursos que trabajan según su capacidad máxima. Las barras rojas que

aparecen más arriba de esta línea muestran que ese día hay una sobreasignación de

tiempo para los recursos.

Autoevaluación Tema Nº 07

Teoría

a) ¿Qué significa planear un proyecto? ¿Qué abarca?

b) ¿Deben participar en la planeación del trabajo las personas que realmente lo

realizarán? Si es así, ¿por qué?

c) ¿Qué se quiere decir con el término objetivo del proyecto? ¿Qué pudiera ocurrir si el

objetivo del proyecto no está redactado con claridad? Proporciónense tres ejemplos de

objetivos de proyectosredactados con claridad.

d) ¿Qué es una estructura de división del trabajo? Al describir una EDT discútanse los

términos producto final, partida de trabajo y paquete de trabajo.

e) ¿Qué es una matriz de responsabilidades? Discútase cómo está relacionada con una

estructura de división del trabajo.

Práctica

f) Desarrolle el siguiente enunciado utilizando las herramientasinformáticas ya

conocidas.

g) Supóngase que después de varios años de estar saliendo usted y su amada, por fin

han decidido casarse. Su pareja quiere una boda bastante complicada y usted se da

cuenta de que se necesita planeación y mucho trabajo. Al observar su nerviosismo sus

amigos y familiares intentan tranquilizarlo, diciéndole que todo saldrá bien eincluso se

ofrecen para ayudar con los arreglos para la boda. Como usted es un perfeccionista quiere

asegurarse de que todo vaya tan ordenadamente como sea posible.

52


TEMA Nº 08: Informes del Proyecto

8.

8.1. Crear un informe visual de los datos de Project en Excel o Visio

Los informes visuales permiten ver información de Project de forma gráfica mediante el

uso de tablas dinámicas mejoradas en Excel 2010. Cuando se haya exportado la

información de Project a Excel, puede personalizar los informes aún más con las

características de tabla dinámica mejorada de Excel 2010, como segmentaciones de filtro,

búsqueda dentro de tablas dinámicas,mini gráficosdentro de tablas dinámicas para

mostrar tendencias al instante y mejoras de escritura diferida de OLAP.

8.2. Informes visuales disponibles

Las plantillas de informe están divididas en seis categorías en el cuadro de

diálogo Informes visuales: Crear informe, al que puede obtener acceso haciendo clic

en Informes visuales en el grupo Informes de la ficha Project. En las secciones siguientes

se proporcionan descripciones de los informes visuales de cada categoría. Si lo desea,

también puede crear sus propios informespersonalizados. Los informes personalizados

aparecen en la categoría del tipo de datos utilizado.

8.2.1. Categoría uso de tareas

En la tabla siguiente se describen los informes visuales de la categoría Uso de tareas.

Estos informes se basan en los datos de tareas con fase temporal.Los datos de asignación

de fase temporal están disponibles en los informes de la categoría Uso de la asignación.

NOMBRE TIPO DESCRIPCIÓN

Informe de flujo

de efectivo Excel

Utilice este informe para ver un gráfico de barras con

cantidades de costo y costo acumulado ilustrados a lo

largo del tiempo.

Informe de valor

acumulado a lo

largo del tiempo

Excel

Utilice este informe para ver un gráfico que traza el costo

real del trabajo realizado (AC), el valor planeado (costo

presupuestado del trabajo programado) y el valor

acumulado (costo presupuestado del trabajo realizado) a

lo largo del tiempo.

8.2.2. Categoría uso de recursos

En la tabla siguiente se describen los informes visuales de la categoría Uso de recursos.

Estos informes se basan en los datos de recursos de fase temporal.Los datos de asignación

de fase temporal están disponibles en los informes de la categoría Uso de la asignación.


Informe de flujo

de efectivo Visio

Utilice este informe para ver un diagrama que muestra

los costos planeados y reales del proyecto a lo largo del

tiempo. Los costos se dividen por tipo de recurso (de

trabajo, material y costo). Un indicador muestra si los

costos planeados exceden los costos previstos.

Informe de

disponibilidad de

los recursos

Visio

Use este informe para ver un diagrama que muestre el

trabajo y la disponibilidad restante de los recursos del

proyecto, desglosados por tipo de recursos (trabajo,

material y costo). Se muestra un indicador rojo junto a

cada recurso que esté sobre asignado.

Informe de

resumen de

costo del recurso

Excel

Utilice este informe para ver un gráfico circular que

ilustra la división del costo de recursos entre los tres

tipos de recursos: costo, material y de trabajo.

Informe de

disponibilidad de Excel

Utilice este informe para ver un gráfico de barras con la

capacidad total, de trabajo y disponibilidad restante de

53


trabajo del

recurso

los recursos de trabajo ilustrados a lo largo del tiempo.

Informe de

resumen de

trabajo del

recurso

Excel

Utilice este informe para ver un gráfico de barras con la

capacidad total, de trabajo, disponibilidad restante y

trabajo real del recurso ilustrados en unidades de

trabajo.

8.2.3. Categoría uso de la asignación

En la tabla siguiente se describen los informes visuales de lacategoría Uso de la

asignación. Estos informes se basan en los datos de fase temporal, que son similares a los

datos que se encuentran en las vistasUso de tareasyUso de recursos.


Informe de costo

previsto Excel

Utilice este informe para ver un gráfico de barras con el

costo previsto, planeado y real del proyecto ilustrados a

través de tareas.

Informe de línea

de base Visio

Utilice este informe para ver un diagrama del proyecto

dividido por trimestres y, después, por tareas. En este

informe se compara el trabajo y costo planeados con el

trabajo y costo previstos. Se utilizan indicadores para

mostrar cuándo el trabajo planeado excede el previsto y

cuándo el costo planeado excede el previsto.

Informe de

trabajo previsto Excel


trabajo previsto, planeado y real del proyecto ilustrados a

través de tareas.

Informe de costo

presupuestado Excel


costo presupuestado, previsto, planeado y real ilustrados a

lo largo del tiempo.

Informe de

trabajo

presupuestado

Excel


trabajo presupuestado, previsto, planeado y real ilustrados

a lo largo del tiempo.

Informe de valor

acumulado a lo

largo del tiempo

Excel

Utilice este informe para ver un gráfico que traza el costo

real del trabajo realizado (AC), el valor planeado (costo

presupuestado del trabajo programado) y el valor

acumulado (costo presupuestado del trabajo realizado) a lo

largo del tiempo.

8.2.4. Categorías de resumen de tareas, del recurso y de la asignación

En la tabla siguiente se describen los informes visuales de las categorías Resumen de

tareas, Resumen del recurso y Resumen de la asignación. Los informes de resumen no

incluyen datos de fase temporal.

CATEGORÍA NOMBRE TIPO DESCRIPCIÓN

Resumen de

tareas

Informe de

estado de

tareas

críticas

Visio

Utilice este informe para ver un diagrama que

muestra el trabajo y el trabajo restante tanto de

tareas críticas como no críticas. La barra de

datos indica el porcentaje de trabajo completado.

Resumen de

tareas

Informe de

estado de la

tarea

Visio

Utilice este informe para ver un diagrama del

trabajo y del porcentaje de trabajo completado

para las tareas del proyecto, con símbolos que

indican cuándo el trabajo previsto excede el

trabajo, cuándo el trabajo previsto es igual al

trabajo y cuándo el trabajo excede el trabajo

previsto. La barra de datos indica el porcentaje

de trabajo completado.

54


Resumen del

recurso

Informe de

trabajo

restante del

recurso

Excel

Utilice este informe para ver un gráfico de barras

con el trabajo restante y el trabajo real de cada

recurso de trabajo, ilustrados con unidades de

trabajo.

Resumen de

la asignación

Informe de

estado de los

recursos

Visio

Utilice este informe para ver un diagrama de los

valores de trabajo y costos de cada uno de los

recursos del proyecto. El porcentaje de trabajo

completado se indica mediante sombreado en

cada uno de los cuadros del diagrama. El

sombreado es más oscuro a medida que el

recurso se aproxima a la finalización del trabajo

asignado.

8.3. Crear un informe visual mediante una plantilla

En el grupoInformesde la fichaVer, haga clic enInformes visuales.

Ilustración 34: Opciones para la creación de informes

En el cuadro de diálogoInformes visuales, en la fichaTodo, haga clic en el informe que

desee crear.Si no se muestra el informe que desea crear, active la casilla de

verificaciónIncluir plantillas de informesy haga clic enModificarpara buscar la ubicación que

contiene el informe.

Si sabe qué categoría contiene el informe, puede hacer clic en la ficha de esa categoría

para ver una lista de informes más breve. Si únicamente desea mostrar los informes que

se abren en Excel o Visio,

activeodesactivelacasilladeverificaciónMicrosoftExceloMicrosoftVisio.

Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el

informe,seleccioneAños,Trimestres,Meses,SemanasoDíasen lalistaSeleccionar nivel de

datos de uso que desea incluir en elinforme.

De forma predeterminada, Project establece la cantidad de datos de uso en la

recomendada para el tamaño de los proyectos. En la mayoría de los proyectos, será

semanas. Si elige incluir datos de un nivel más detallado, el rendimiento del informe puede

disminuir. Para un rendimiento óptimo, si está viendo varios informes del mismo proyecto

a la vez, no cambie el nivel de datos. Si lo cambia, debe volver a crearse la base de datos

de informes temporal almacenada localmente. Si no necesita incluir datos de uso en los

informes, establezca el nivel de datos enAñospara lograr un rendimiento óptimo.

Haga clic enVerpara generar el informe y abrirlo en Excel o Visio.

55


SEGUNDA UNIDAD

TEMA Nº 9: SISTEMAS GESTORES DE BASE DE DATOS

9.

9.1. Concepto de base de datos

Una base de datos (BD) es un conjunto de datos relacionados entre sí, organizados y

estructurados, con información referente a algo. Podremos utilizar una base de datos para

cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra agenda personal de teléfonos, o

tan complicadas como llevar toda la gestión de una gran empresa u organización.

Las bases de datos son tratadas utilizando los sistemas gestores de bases de datos o

SGBD, también llamados DBMS (DataBase Management System), que proporcionan un

conjunto de programas que acceden y gestionan esos datos.

Antes de aparecer los SGBD (década de 1970) la información se trataba y se gestionaba

utilizando los típicos sistemas de gestión de ficheros. Estos consistían en un conjunto de

programas que definían y trabajaban sus propios datos. Los datos se almacenan en

archivos de forma estructurada y según un formato, y los programas manejan esos

archivos para obtener la información.

9.2. Los sistemas gestores de bases de datos

Una BD es un gran almacén de datos que se define una sola vez, los datos pueden ser

definidos de forma simultánea por varios usuarios, están relacionados y existe un número

mínimo de duplicidad. Además de los datos, en la BD se almacenan las descripciones de

esos datos, lo que se llama metadatos, en el diccionario de datos, que se verá más

adelante.

9.2.1. Oracle

Oracle es el motor de base de datos relacional más usado a nivel mundial.

Puede ejecutarse en todas las plataformas, desde una Pc hasta un supercomputador.

Permite el uso de particiones para la mejora de la eficiencia, de replicación e incluso

ciertas versiones admiten la administración de bases de datos distribuidas.

El software del servidor puede ejecutarse en multitud de sistemas operativos.

Oracle es la base de datos con mas orientación hacía INTERNET

9.2.2. ZohoCreator

Es un software cloud de creación de bases de datos relacional y online. En realidad son

bases de datos sencillas que fácilmente se pueden configurar, pero con la ventaja que

están en la nube y por lo tanto accesibles desde cualquier punto en el que se encuentre el

usuario y además son totalmente colaborativas.

Por ejemplo, un grupo de amigos puede disponer de una base de datos con datos de

interés para todos ellos, como cumpleaños, fechas señaladas por algún motivo especial,

teléfonos, música preferida, etc. Y si nos vamos al ámbito del aula el profesor, por

ejemplo, podría tener resultados de exámenes de sus alumnos, o cualquier otra

información que tuviera que compartir con profesores de otras asignaturas o con el tutor

del grupo.

56


En general tiene las siguientes características. En todos los casos el usuario puede:

Crear formularios simplemente pinchando y arrastrando el campo de información que le interese de la barra lateral.

Elaborar diferentes tipos de formularios, y visualizar la información en formulario o en vista de tabla.

Aplicar scripts predefinidos simplemente pinchando y arrastrando. No requiere conocimientos de programación.

Embeber formularios y las vistas en blogs o páginas web 2

Exportar los datos a formatos como html, xml, xls, pdf, rss,...

Compatible con importación de archivos MsAccess(.MdB)

Por defecto y con la cuenta de Zoho se puede trabajar y cubrir prácticamente las necesidades. Pero si queremos la funcionalidad completa habrá que contratar la cuenta premium que ya tiene coste económico. Por lo demás se puede probar gratuitamente solo teniendo una cuenta de gmail o googleapps.

Enlace

http://www.zoho.com/creator/database-software-benefits.html

9.3. Componentes de los sistemas gestores de bases de datos

Las SGBD son paquetes de software muy complejos que debenproporcionar una serie de

servicios que van a permitir almacenar y explotar los datos de forma eficiente. Los

componentes principales se describen a continuación:

57


9.3.1. Lenguajes de los SGBD

Todos los SGBD ofrecen lenguajes e interfaces apropiadas para cada tipo de usuario:

administradores, diseñadores, programadores de aplicaciones y usuarios finales.

Los lenguajes permiten al administrador de la base de datos especificar los datos que

componen la BD, su estructura, las relaciones que existen entre ellos, las reglas de inte-

gridad, los controles de acceso, las características de tipo físico y las vistas externas de los

usuarios. Los lenguajes del SGBD se clasifican en:

Lenguaje de definición de datos (LDD o DDL): se utiliza paraespecificar el

esquema de la base de datos, las vistas de los usuarios y las estructuras de

almacenamiento. Es el que define el esquema conceptual y el esquema interno. Lo utilizan

los diseñadores y los administradores de la BD.

Lenguaje de manipulación de datos (LMD o DML): se utiliza para leer y

actualizar los datos de la BD. Es el que emplean los usuarios para realizar consultas,

inserciones, eliminaciones y modificaciones. Las BD relacionales utilizan lenguajes no

procedurales como SQL (StructuredQueryLanguage) o QBE (QueryByExample).

9.3.2. El diccionario de datos

EI diccionario de datos es el lugar donde se deposita información sobre todos los datos que

forman la base de datos. Es una guía en la que se describe la base de datos: los objetos

que la forman. EI diccionario contiene las características lógicas de los sitios donde se

almacenan los datos del sistema, incluyendo nombre, descripción, alias, contenido y

organización; además identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde

se necesita el acceso inmediato a la información.

En una BD relacional el diccionario de datos proporciona información acerca de:

La estructura lógica y física de la base de datos.

Las definiciones de todos los objetos de la base de datos: tablas, vistas, índices,

disparadores, procedimientos, funciones, etc.

El espacio asignado y utilizado por los objetos.

Los valores por defecto de las columnas de las tablas.

Información acerca de las restricciones de integridad.

Los privilegios y roles otorgados a los usuarios.

Auditoria de información, como los accesos a los objetos.

9.3.3. Seguridad e integridad de datos

Un SGBD proporciona los siguientes mecanismos para garantizar la seguridad e integridad

de los datos:

Debe garantizar la protección de los datos contra accesos no autorizados, tanto

intencionados como accidentales. Asegura que solo los usuarios autorizados pueden

acceder a la BD.

Los SGBD ofrecen mecanismos para implantar restricciones de integridad en la BD;

Estás restricciones van a proteger la BD contra daños accidentales. Los valores de

los datos que sealmacenan deben satisfacer ciertos tipos de restricciones de

consistencia y reglas de integridad, que especificara el administrador de la BD. EI

SGBD puede determinar si seproduce una violación de la restricción.

Proporciona herramientas y mecanismos para la planificación y realización de

copias de seguridad y restauración.

Debe ser capaz de recuperar la BD llevándola a un Estado consistente, caso de

ocurrir algún suceso que la dañe.

Debe asegurar el acceso concurrente y ofrecer mecanismos para conservar la

58


Consistencia de los datos en el caso de que varios usuarios actualicen la BD de

forma concurrente.

9.3.4. Usuarios de los SGBD

En los sistemas de gestión de bases de datos actuales existen diferentes categorías de

usuarios. Estás categorías se caracterizan par que cada una de ellas tiene una serie de

privilegios a permisos Sobre los objetos que forman la BD.

En los sistemas Oracle las categorías más importantes son:

Los usuarios de la categoría DBA (DatabaseAdministrator), cuya función es

precisamente administrar la base, y que tienen el nivel más alto de privilegios.

Los usuarios de la categoría RESOURCE, que pueden crear sus propios objetos, y

tienen acceso a los objetos para los que se les ha concedido permiso.

Los usuarios del tipo CONNECT, que solamente pueden utilizar aquellos objetos

para los que se les ha concedido permiso de acceso.

9.3.5. Herramientas del SGBD

Todos los SGBD proporcionan una serie de herramientas de administración que permitirán

alos administradores la gestión de la base de datos (creación, modificación y

manipulación) y la gestión de usuarios y permisos, entre otras. Con el paso del tiempo,

estas herramientas han adquirido sofisticadas prestaciones y facilitan en gran medida la

realización de trabajos que hasta no hace demasiado requerían arduos esfuerzos par parte

de los administradores.

9.4. Arquitectura de los sistemas de bases de datos

En 1975, el comité ANSI-SPARC (American National Standard Institute -

StandardsPlanning and RequirementsCommittee) propuso una arquitectura de tres niveles

para los SGBD, cuyo objetivo principal es separar los programas de aplicación de la base

de datos física. En Está arquitectura, el esquema de una BD se define en tres niveles de

abstracción distintos:

Nivel interno o físico: es el más cercano al almacenamiento físico, es decir, tal y

como están almacenados los datos en el ordenador. Describe la estructura física de

la BD mediante un esquema interno. Este esquema se especifica mediante un

modelo físico y describe los detalles de cómo se almacenan físicamente los datos:

los archivos que contienen la información, su organización, los métodos de acceso a

los registros, los tipos de registros, la longitud, los campos que los componen,

lasunidades de almacenamiento, etc.

Nivel externo o de visión: es el más cercano alos usuarios; en él se describen

varios esquemas externos a vistas de usuarios. Cada esquema describe la parte de

la BD que interesa a un grupo de usuarios. En este nivel se representa la visión

individual de un usuario a de un grupo de usuarios.

Nivel conceptual: describe la estructura de toda la BD para un grupo de usuarios

mediante un esquema conceptual. Esteesquema describe las entidades, atributos,

relaciones,operaciones de los usuarios y restricciones. Ocultando losdetalles de las

estructuras físicas de almacenamiento. Representa la información contenida en la

base de datos. En la ilustración 35 se representan los niveles de abstracción de la

arquitectura ANSI.

59


Ilustración 35: Niveles de abstracción de la arquitectura ANSI

Esta arquitectura describe los datos a tres niveles de abstracción. En realidad, los únicos

datos que existen están a nivel físicoalmacenados en discos u otros dispositivos. Los SGBD

basados en Está arquitectura permiten que cada grupo de usuarios haga referencia a su

propio esquema externo. EI SGBD debe transformar cualquier petición de usuario

(esquema externo) a una petición expresada en términos de esquema conceptual, para

finalmente ser una petición expresada en el esquema interno que se procesará sobre la BD

almacenada.

Para una BD especifica solo hay un esquema interno y uno conceptual, pero puede haber

varios esquemas extremos definidos para uno o para varios usuarios.

Con la arquitectura a tres niveles se introduce el concepto deindependencia de datos. Se

definen dos tipos de independencia:

Independencia lógica: la capacidad de modificar el esquemaconceptual sin tener que

alterar los esquemas externos ni los programas de aplicación. Se podrá modificar el

esquema conceptual para ampliar la BD o para reducirla; por ejemplo, si se elimina una

entidad, los esquemas externos que no se refieran a ella no se verán afectados.

La independencia física: la capacidad de modificar el esquema interno sin tener que

alterar ni el esquema conceptual ni los externos, Por ejemplo, se pueden reorganizar los

ficheros físicos con el fin de mejorar el rendimiento de las operaciones de consulta o de

actualización, o se pueden añadir nuevos ficheros de datos porque los que había se han

llenado. La independencia física es más fácil de conseguir que la lógica, pues se refiere

a la separación entre las aplicaciones y las estructuras físicas de almacenamiento.

9.5. Arquitectura cliente servidor en SGBD

En un sistema Cliente/Servidor se distinguen dos partes: un servidor y un conjunto de

clientes. Generalmente el servidor será un gran ordenador que actúa como depósito de los

datos y permite llevar a cabo todas las funciones de un SGBD, y los clientes serán

estaciones de trabajo o PC’s que solicitan servicios al servidor; es la parte que utilizan los

Nivel interno o

físico Nivel físico

60


usuarios y las aplicaciones. Para poder comunicarse, estos deben estar interconectados a

través de una red (LAN). En lailustración38 se representa la arquitectura cliente/Servidor:

Ilustración 36: Representaciones de arquitectura Cliente Servidor

La arquitectura Clientes/Servidor frente a la arquitectura basada en servidores de apli-

caciones:

La arquitectura Cliente/Servidor requiere que las aplicaciones se instalen en cada

puesto de trabajo. Ella ocasiona gastos deinstalación y un aumento de los costes de

administración. Además impone grandes exigencias a la Red, lo que imposibilita el

uso de las aplicaciones en redes de área amplia (WAN) e Internet.

En la arquitectura basada en servidores de aplicaciones, las aplicaciones se instalan

en puestos de trabajo que no requieren ninguna administración. Cualquier PC

puede acceder al servidor de aplicaciones con un navegador web que soporte el

lenguaje Java.


Teoría

a) ¿Cuáles son las funciones de un SGBD?

b) Describa el proceso de generación del modelo de Base de Datos a través del Modelo

E-R.

c) Fundamente la importancia de la seguridad en un SGBD.

d) De forma resumida, describa el modelo de la arquitectura ANSI.

Práctica

e) Elabore una base de datos utilizando cualquiera de los diseños utilizados

f) ¿Cuál es el impacto de la usa de base de datos en un entorno conocido para tu

empresa, trabajo, etc.)? ¿Cuáles serían los problemas si no se contase con una?

61


TEMA Nº 10: BASES DE DATOS RELACIONALES

10.

10.1. El modelo entidad relación.

EI modelo de datos entidad-relación (E-R) fue propuesto par Peter Chen en 1976 para la

representación conceptual de los problemas del mundo real. Es un modelo muy extendido

y potente para la representación de los datos; es la referencia que se utiliza para eldiseño

de modelos relacionales. Se simboliza haciendo uso de gráficos en los que se representan

las entidades y las relaciones entre ellas.

10.1.1. Elementos del modelo E·R

Entidad: es un objeto del mundo real, que tiene interés para la empresa. Cada

entidad se identifica por su nombre; por ejemplo, la entidad ALUMNOS de un centro

escolar, o la entidadCLIENTES de un banco. Se representa utilizando rectángulos.

Hay dos tipos de entidades:

- Entidad fuerte: es aquella que no depende de otra entidad para su existencia. Por

ejemplo, la entidad ALUMNOS es fuerte, pues no depende de otra para existir.

- Entidad débil: es aquella que necesita a otra entidad para existir. Por ejemplo, la

entidad NOTAS necesita a la entidad ALUMNOS, pues sin alumnos no hay notas. Las

entidadesdébiles se relacionan con la entidad fuerte con una relación una a varios.

Componentes de las entidades:

- Atributos o campos: son las unidades de información que describen propiedades de

las entidades. Por ejemplo, la entidad ALUMNOS posee los siguientes atributos:

número de matrícula, nombre, dirección, población y teléfono. Los atributos toman

valores; por ejemplo, el atribulo población puede ser ALCALA, GUADALAJARA, etc.

EI conjunto de valores permitido para cada atributo se denomina dominio; par

ejemplo, el dominio del atributo nombre puede ser el conjunto de cadenas de texto

de una longitud determinada. Los atributos se representan mediante una elipse con

el nombre en su interior.

- Clave primaria o principal (primarykey): es el conjunto de atributos que identifican

de forma única a cada entidad. No puede contener valores nulos, ha de ser sencilla

de crear y no ha de variar con el tiempo. El atributo o los atributos que forman Está

clave se representan subrayados. Par ejemplo, el número de matrícula de un

alumno de la entidad ALUMNOS podría ser clave primaria. En la siguiente ilustración

se muestra la entidad ALUMNOS con sus atributos y su clave.

Ilustración 37: Representación de la entidad ALUMNOS y sus atributos

62


Relación: es la asociación entre dos o más entidades. Tienen nombre de verbo que

las identifica con respecto a las otras relaciones. Normalmente las relaciones no

tienen atributos. Cuando surja una relación con atributos, eso significa quedebajo

hay una entidad que aún no se ha definido, la cual recibe el nombre de entidad

asociada. Está entidad dará origen a una tabla que contendrá esos atributos. Esto

se hace en el modelo relacional a la hora de representar los datos, como se verá

más adelante. La relación se representa mediante un rombo. En la siguiente

ilustración se muestra la relación CURSA entre ALUMNOS y ASIGNATURAS: un

alumno cursa asignaturas, y una asignatura es cursada por alumnos.

Ilustración 38: Representación de una relación

10.1.2. Diagramas de estructuras de datos en el modelo E·R

Los diagramas entidad-relación representan la estructura lógica de una BD de manera

gráfica. Los símbolos utilizados son los siguientes:

Rectángulos para representar a las entidades.

Elipses para los atributos. EI atributo que forma parte de la clave primaria va

subrayado.

Rombos para representar las relaciones.

Las líneas, que unen atributos a entidades y a relaciones, y entidades a relaciones.

Si la flecha tiene punta, en ese sentido Está el uno, y si no latiene, en ese sitio está

el muchos. La orientación señala cardinalidad.

Si la relación tiene atributos asociados, se le unen a la relación.

Cada componente se etiqueta con el nombre de lo que representa.

En la siguiente ilustración se muestra un diagrama E-R correspondiente a PROVEEDORES-

ATÍCULOS; un proveedor suministra muchos artículos, y un artículo es suministrado por

un proveedor.

Ilustración 39: Diagrama E-R. Un proveedor suministra muchos artículos

10.1.3. Grado y cardinalidad de las relaciones

Se define grado de una relación como el número de conjuntos deentidades que participan

en el conjunto de relaciones o, lo que es lo mismo, el número de entidades que participan

63


en una relación. Las relaciones en las que participan dos entidades son binarias o de grado

dos; si participan tres, serán ternarias o de grado 3. Los conjuntos de relaciones pueden

tener cualquier grado. Lo ideal es tener relaciones binarias.

Las relaciones en las que sólo participa una entidad se llaman de grado uno o anillo: una

entidad se relaciona consigo misma; se las llama relaciones reflexivas. Por ejemplo, la

entidad EMPLEADO puede tener una relación JEFE DE consigo misma: un empleado es

JEFE DE muchos empleados, y a la vez el jefe es un empleado. Otro ejemplo puede ser la

relación DELEGADO DE los alumnos de uncurso: el delegado es alumno también del curso.

Véase la siguiente ilustración:

Ilustración 40: Relación de grado 1

En la siguiente ilustración se muestra una relación de grado dos que representa un

proveedor que suministra artículos, y otra de grado tres que representa un cliente de un

banco que tiene varias cuentas y cada una en una sucursal.

Ilustración 41: Relaciones de grados 2 (arriba) y 3 (abajo)

En el modelo E-R se representan ciertas restricciones a las que deben ajustarse los datos

contenidos en una BD. Estas son las restricciones de las cardinalidades de asignación, que

expresan el número de entidades a las que puede asociarse otra entidad mediante una

relación. Las cardinalidades de asignación se describen para relaciones binarias, de grado

dos; son las siguientes:

1:1, uno a uno. A cada elemento de la primera entidad le corresponde sólo uno de

la segunda entidad, y a la inversa. Por ejemplo, un clientes de un hotel ocupa una

habitación, o un grupo de alumnos pertenece a un aula, y a esa aula solo asiste ese

grupo de alumnos.

64


Ilustración 42: Representación de relaciones uno a uno

1:N, uno a muchos. A cada elemento de la primera entidad le corresponde uno o

más elementos de la segunda entidad, y a cada elemento de la segunda entidad le

corresponde uno solo de la primera entidad. Por ejemplo, un proveedor suministra

muchos artículos.

Ilustración 43: Representación de relaciones de uno a muchos

N:1, muchos a uno. Es el mismo caso que el anterior, pero al revés: a cada

elemento de la primera entidad le corresponde un elemento de la segunda, y a

cada elemento de la segunda entidad le corresponden varios de la primera.

M:N, muchos a muchos.A cada elemento de la primeraentidad le corresponde uno

o más elementos de la segunda entidad, y a cada elemento de la segunda entidad

lecorresponden una o más elementos de la primera entidad. Por ejemplo, un

vendedor vende muchos artículos, y un artículo es vendido por muchos vendedores.

Ilustración 44: Representación de relaciones de muchos a muchos

65


La cardinalidad de una entidad sirve para conocer su grado departicipación en la relación;

es decir, el número de correspondencias en las que cada elemento de la entidad

interviene, mide la obligatoriedad de correspondencia entre dos entidades.

Larepresentamos entre paréntesis indicando los valores máximo y mínimo: (máximo,

mínimo). Los valores para la cardinalidad son: (0,1), (1,1), (0,N), (1,N) y (M,N). El valor o

se pone cuando laparticipación de la entidad es opcional.

10.1.4. Generalización y jerarquías de generalización

Las generalizaciones proporcionan un mecanismo de abstracción que permite especializar

una entidad (que se denominara supertipo) en subtipos, o lo que es lo mismo, generalizar

los subtipos en el supertipo. Una generalización se identifica si encontramos una serie de

atributos comunes a un conjunto de entidades, y unos atributos específicos que

identificarán unas características. Los atributos comunes describirán el supertipo y los

particulares los subtipos. Una de las características más importantes de las jerarquías es

laherencia, por la que los atributos de un supertipo son heredados por sus subtipos. Si el

supertipo participa en una relación, los subtipos también participaran.

La generalización es total si no hay ocurrencias en el supertipo que no pertenezcan a

ninguno de los subtipos. Es decir que los empleados o son arquitectos, o son

administrativos, o son aparejadores; no pueden ser varias cosas a la vez. En este caso la

generalización seria también exclusiva. Si un empleado puede ser varias cosas a la vez, la

generalización es solapada o superpuesta.

La generalización es parcial si existen empleados que no son niingenieros, ni

administrativos, ni arquitectos. También puede ser exclusiva o solapada. Las

cardinalidades en Estás relaciones son siempre (1,1) en el supertipo y (0,1) en los

subtipos, para las exclusivas; y (0,1) 0 (1,1) en los subtipos para las solapadas o

superpuestas.

Así pues, habrá jerarquía solapada y parcial, que es la que no tiene ninguna restricción,

solapada y total, exclusiva y parcial y exclusiva y total.

Ilustración 45: Tipos y representación de jerarquías

10.2. El modelo relacional

El modelo de datos relacional fue desarrollado por E.F. Codd para IBM a finales de los años

sesenta. Propone un modelo basado en la teoría matemática de las relaciones con el

objetivo de mantener la independencia de la estructura lógica respecto al modo

dealmacenamiento y otras características de tipo físico. El modelo de Coddpersigue, al

igual que la mayoría de los modelos de datos, los siguientes objetivos:

Independencia física de los datos, esto es el modo de almacenamiento de los datos no

debe influir en su manipulación lógica.

Independencia lógica de los datos, es decir los cambios que se realicen en los objetos

de la base de datos no deben repercutir en los programas y usuarios que acceden a

66


ella.

Flexibilidad, para presentar a los usuarios los datos de la forma más adecuada a la

aplicación que utilicen.

Uniformidad, en la presentación de las estructuras lógicas de los datos, que son

tablas, lo que facilita la concepción y manipulación de la base de datos por parte de

los usuarios.

Sencillez, pues las características anteriores así como unos lenguajes de usuario

sencillos hacen que este modelo sea fácil de comprender y utilizar por el usuario.

Para conseguir estos objetivos Codd introduce el concepto de relación (tabla) como

estructura básica del modelo. Todos -IDS datos de una BD se representan en forma de

relaciones cuyo contenido varía en el tiempo. EI modelo relacional se basa en dos ramas

de la, matemáticas: la teoría de conjuntos y la lógica de predicados. Esto hace que sea un

modelo seguro y sólido.

10.2.1. Estructura del modelo relacional

Como ya se ha indicado, la relación es el elemento básico del modelo relacional y se

representa como una tabla, en la que se puede distinguir el nombre de la tabla, el

conjunto de columnas que representan las propiedades de la tabla y que se denominan

atributos, y el conjunto de filas, llamadas tuplas, que contienen los valores que toma cada

a uno de los atributos para cada elemento de la relación.

Una relación tiene una serie de elementos característicos que la distinguen de una tabla:

No admiten filas duplicadas.

Las filas y columna, no Están ordenadas.

La tabla es plana. En el cruce de una fila y una columna solo puede haber un valor;

no se admiten atributos multivaluados.

Ilustración 46: Representación de una relación en forma de tabla

A continuación se exponen los elementos que constituyen el modelo relacional.

Dominios y atributos

Se define dominio como el conjunto finito de valores homogéneos(todos del mismo tipo) y

atómicos (son indivisibles) que puede tomar cada atributo. Los valores contenidos en una

columna pertenecen a un dominio que previamente se ha definido. Todos los dominios

tienen un nombre y un tipo de datos asociado. Existen dos tipos de dominios:

- Dominios generales. son aquellos cuyos valores estáncomprendidos entre un

máximo y un mínimo. Por ejemplo, el Codigo_postal, que Está formado por todos

los números enteros positivos de cinco cifras.

- Dominios restringidos. Son los que pertenecen a un conjunto de valores específico.

Por ejemplo, Sexo. que puede tomar los valores H o M.

- Se define atributo como el papel o rol que desempeña un dominio en una relación.

Representa el uso de un dominio para una determinada relación. EI atributo aporta

un significado semántico a un dominio. Por ejemplo, en la relación ALUMNOS

podemos considerar los siguientes dominios:

- Atributo NUM_MAT, dominio: conjunto de enteros formados por 4 dígitos.

- Atributo NOMBRE, dominio: conjunto de 15 caracteres.

- Atributo APELLIDOS, dominio: conjunto de 20 caracteres.

- Atributo CURSO, dominio: conjunto de 7 caracteres.

67


Relaciones

La relación se representa mediante una tabla con filas y columnas. Un SGBD sólo necesita

que el usuario pueda percibir la BD como un conjunto de tablas. Está percepción solo se

aplica a la estructura lógica de la BD (nivel externo y conceptual de la arquitectura a tres

niveles ANSI-SPARC); no se aplica a la estructura física de la BD, que se puede

implementar con distintas estructuras de almacenamiento.

En el modelo relacional las relaciones se utilizan para almacenarinformación sobre los

objetos que se representan en la BD. Se representa gráficamente como una tabla

bidimensional en la que las filas corresponden a registros individuales y las columnas a los,

campos o atributos de esos registros. La relación Está formada por:

- Atributos (columnas). Se trata de cada una de las columnas de la tabla. Las

columnas tienen un nombre y pueden guardar un conjunto de valores. Una columna se

identifica siempre por su nombre, nunca por su posición. El orden de las columnas en una

tabla es irrelevante.

- Tuplas (filas). Cada tupla representa una fila de la tabla. En la siguiente ilustración

aparece la tabla EMPLEADO con tres filas o tuplas.

Ilustración 47: Tabla EMPLEADO

De las tablas se derivan los siguientes conceptos:

- Cardinalidad. Es el número de filas de la tabla. En el ejemplo anterior es tres.

- Grado. Es el número de columnas de la tabla. En el ejemplo anterior el grado es

cinco.

- Valor. Está representado por la intersección entre una fila y una columna. Por

ejemplo, son valores de la tabla EMPLEADO: 13407, Milagros Suela Sarro, 1500.

- Valor Null. Representa la ausencia de información.

Propiedades de las relaciones

Las relaciones tienen las siguientes características:

- Cada relación tiene un nombre y este es distinto de los demás.

- Los valores de los atributos son atómicos: en cada tupla, cada atributo toma un

solo valor, Se dice que las relaciones Estánnormalizadas.

- No hay dos atributos que se llamen igual.

- EI orden de los atributos es irrelevante; no están ordenados.

- Cada tupla es distinta de las demás; no hay tuplas duplicadas.

- Al igual que en los atributos, el orden de las tuplas esirrelevante; las tuplas no

están ordenadas.

Tipos de relaciones

En un SGBD relacional pueden existir varios tipos de relaciones, aunque no todos manejan

todos los tipos. Unas relaciones permanecen en la base de datos, y otras son los

resultados de consultas:

- Relaciones base. Son relaciones reales que tienen nombre y forman parte directa

de la BD almacenada. Se corresponden con el nivel conceptual de la arquitectura

ANSI.

68


- Vistas. Se corresponden con el nivel externo de la arquitectura ANSI. Son relacio-

nes con nombre que se definen a partir de unaconsulta. No tienen datos almacena-

dos; lo que se almacena es la definición de la consulta. Se llaman también

virtuales.

- Instantáneas. Se corresponden con el nivel interno de la arquitectura ANSI. Son

relaciones con nombre y derivadas de otras. Son relaciones de solo lectura y se

refrescanperiódicamente por el sistema.

- Resultados de consultas. Son las resultantes de las consultas de usuario. No

persisten en la base de datos.

- Resultados intermedios. Son las relaciones que contienen los resultados de las

subconsultas de usuario. No persisten en la base de datos.

- Resultados temporales. Son relaciones con nombre, similares a las relaciones base,

pero se destruyen automáticamente en algún momento previamente determinado.

Claves

En una relación no hay tuplas repetidas; se identifican de un modo único mediante los

valores de sus atributos. Toda fila debe estar asociada con una clave que permita

identificarla. A veces la fila se puede identificar por un único atributo, pero otras veces es

necesario recurrir a más de un atributo. La clave debe cumplir dos requisitos:

- Identificación univoca: en cada fila de la tabla el valor de la clave ha de identificarla

de forma univoca.

- No redundancia: no se puede descartar ningún atributo de la clave para identificar

la fila.

Se define clave candidata de una relación como el conjunto de atributos que identifican

univoca y mínimamente (necesarios para identificar la tupla) cada tupla de la relación.

Siempre hay una clave candidata, pues por definición no puede haber dos tuplas iguales;

habrá uno o varios atributos que identifiquen la tupla.

Una relación puede tener más de una clave candidata, entre las cuales se distinguen:

- Clave primaria o principal (primarykey): aquella clave candidata que el usuario

escoge para identificar las tuplas de la relación. No puede tener valores nulos. Si

solo existe una clave candidata, está se elegirá como clave primaria.

- Clave alternativa: aquellas claves candidatas que no han sido escogidas como clave

primaria.

10.2.2. Restricciones del modelo relacional

En todos los modelos de datos existen restricciones que a la hora de diseñar una base de

datos se tienen que tener en cuenta. Los datos almacenados en la BD han de adaptarse a

las estructuras impuestas por el modelo y deben cumplir una serie de reglas para

garantizar que son correctos. El modelo relacional impone dos tipos de restricciones;

algunas de ellas ya las hemos citado en las propiedades de las relaciones y las claves. Los

tipos de restricciones son:

Restricciones inherentes al modelo modelo: indican las características propias

de una relación que han de cumplirse obligatoriamente y que diferencian una relación de

una tabla: no hay dos tuplas iguales, el orden de las tuplas y los atributos no esrelevante,

cada atributo solo puede tomar un único valor del dominio al que pertenece y ningún

atributo que forme parte de la clave primaria de una relación puede tomar un valor nulo.

Restricciones semánticas o de usuario: representan la semántica del mundo

real. Estás hacen que las ocurrencias de los esquemas de la base de datos sean válidos.

Los mecanismos que proporciona el modelo para este tipo de restricciones son los

siguientes:

- La restricción de clave primaria (PRIMARY KEY): permitedeclarar uno o varios

69


atributos como clave primaria de una relación.

- La restricción de unicidad (UNIQUE): permite definir claves alternativas. Los valores

de los atributos no pueden repetirse.

- La restricción de obligatoriedad (NOT NULL): permite declarar si uno o varios

atributos no pueden tomar valores nulos.

- Integridad referencial o restricción de clave ajena (FOREIGN KEY): se utiliza para

enlazar relaciones, mediante claves ajenas, de una base de datos. La integridad

referencial indica que los valores de la clave ajena en la relación hijo se

corresponden con los de la clave primaria en la relación padre.

- La restricción de verificación (CHECK): Está restricción permite especificar

condiciones que deban cumplir los valores de los atributos.


Teoría

a) Describa el proceso de generación del modelo de Base de Datos a través del Modelo

E·R

b) Explique las restricciones de cardinalidad mediante la colaboración de un esquema.

Practica

c) Elabore un modelo de E-R para una biblioteca, compare su modelo con el de otros

estudiantes.

d) Convierta el modelo en un modelo de base de datos relacional e impleméntela.

70


TEMA Nº 11: CREACIÓN DE BASE DE DATOS

11.

11.1. El modelo entidad relación.

Antes de crear una base de datos hay que tener definido el modelo relacional con el fin de

identificar las tablas y las relaciones a crear. Así pues, partimos del diagrama ER en el que

en un centro educativo hay cursos, en los que están matriculados alumnos, los cuales

cursan varias asignaturas.

Ilustración 48: Diagrama de estructuras en el modelo E-R

Del diagrama E-R, obtenemos el siguiente modelo de datos relacional:

Tabla CURSOS: (COD CURSO, DESCRIPCION, NIVEL, TURNO. ETAPA)

Tabla ASIGNATURAS: (COD ASIGNATURA, DENOMINACION, TIPO)

Tabla ALUMNOS: (NUM MATRICULA. NOMBRE, POBLACION, DIRECCION, TLF,

NUM_HERMANOS, COD_CURSO). COD_CURSO es clave ajena a CURSOS.

Tabla CURSA: (COD ASIGNATURA, NUM MATRICULA). Estos dos atributos a su vez

son claves ajenas a respectivas tablas.

Tabla DELEGADOS: (NUM_MATRICULA, COD_DELEGADO).

NUM_MATRICULA es clave primaria y clave ajena de ALUMNOS, y COD_DELEGADO

es clave ajena de ALUMNOS (para este caso se crea la relación ALUMNOS _1: un alumno

es delegado de varios alumnos).

Una vez que hayamos creado en Access todas estás tablas y sus relaciones obtendremos

el siguiente mapa de relaciones:

71


Ilustración 49: Tablas y relaciones creadas en Access

Para crear la base de datos anterior utilizaremos la versión Access 2010, que aunque

cambia en algunas cosas respecto a las anteriores versiones, sobre todo en la

presentación, el objetivo final es el mismo.

Así pues, iniciamos Access desde el menú de Inicio / Programas / Microsoft office /

\Microsoft office Access 2010.

Ilustración 50: Ventana inicial de Access

En esta ventana podremos elegir diseños predefinidos de bases de datos utilizando

plantillas, o podremos abrir una base de datos ya creada y utilizada recientemente, como

nuestro objetivo es crear una base de datos nueva, elegimos Está opción. Pedirá un nom-

bre para la base de datos; la llamamos ALUMNOS, y la guardamos en la carpeta de trabajo

(las BD creadas en Access 2010 tienen la extensión accdb).

Se podrán ir agregando los campos de las tablas de dos maneras:

Desde la vista de hoja de datos, que es la que se muestra en el inicio. Simplemente

utilizando los botones de la banda de opciones de la pestañaDataSheet, para agregar

campos y elegir el tipo de dato, con la posibilidad de cambiar, desde el menú contextual,

los nombres de las columnas que aparecen por defecto.

72


Ilustración 51: Ventana para crear una tabla en vista hoja de datos

La segunda posibilidad -la más utilizada, y la que más utilizaremos- es crear la

tabla desde la vista de diseño. Pulsando el botón Vistas de objeto, y eligiendo vista

diseño, pedirá el nombre de la tabla a crear; tecleamos CURSOS y pulsamos

aceptar. La ventana siguiente aparece dividida en dos zonas: por un lado, la zona

de la declaración de los campos, donde escribiremos los campos que forman cada

tabla, con su tipo de dato asociado y una pequeña descripción si se considera

necesario, y, por otro, las propiedades de esos campos, que identificaran sus

características.

Ilustración 52: Botón vistas de objeto

73


Ilustración 53: Vista de diseño en la creación de tablas

11.2. Tipos y propiedades de los campos

A la hora de crear los campos pondremos su nombre y elegiremos su tipo, que estará en

función de la información que almacenara, y luego se indicaran las propiedades asociadas.

Al elegir el tipo de dato hay que tener en cuenta lo siguiente:

EI tipo de valores permitidos en el campo. Por ejemplo, no es posible almacenar

texto en un campo de tipo numérico.

La cantidad de espacio que Access reservara para los valores ahí almacenados.

Los tipos de operaciones que pueden realizarse con ese campo. Por ejemplo, Access

podrá sumar los valores de tipo numérico o de moneda, pero no los de tipo texto.

A continuación se muestran los tipos de datos que podemos asignar a un campo:

TIPO DE

DATO ALMACENA TAMAÑO

Texto Caracteres alfanuméricos Hasta 255 bytes o

caracteres

Memo

Textos extensos. Son cadenas de caracteres

de longitud ilimitada. El espacio ocupado en

disco depende del texto almacenado. Tiene

como desventaja respecto al tipo Texto que

no permite algunas operaciones (orden,

agrupación...)

Hasta 65 535 caracteres.

Número

Un número entero o real. Existen diversos

tamaños y precisiones. Dentro de cada uno

de estos subtipos se pueden definir

atributos de rango y precisión decimal.

1, 2, 4, 8 o 12 bytes.

Depende de las propiedades

Tamaño de campo (Byte

(1), Entero (2), Entero

Largo (4), Simple (2),

Doble (8), Decimal (12))

Fecha/Hora Fecha y horas. 8 bytes.

Moneda

Valores de moneda y datos numéricos

utilizados en cálculos matemáticos en los

que estén implicados datos que contengan

entre uno y cuatro decimales.

8 bytes.

74


Autonumérico

Valor numérico que Access incrementa de

forma automática para cada registro que se

añade

4 bytes

Sí/No Valores booleanos (verdadero y Falso) 1 byte

Objeto OLE

En este campo se pueden insertar objetos

de cualquier tipo creados en otros

programas (como documentos de Microsoft

Word, hojas de cálculo, de Microsoft Excel,

Imágenes sonidos u otros datos binarios)

Hasta 1 gigabyte (limitado

por el espacio disponible en

disco)

Hipervínculo Tipo de campo que sirve para almacenar

hipervínculos.

Puede contener hasta

2048 bytes

Asistente

para

búsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor

de otra tabla o de una lista de valores

mediante un cuadro de lista o un cuadro

combinado. Al hacer clic en esta opción se

inicia el Asistente para búsquedas, que crea

un campo de búsqueda

Habitualmente 4 bytes

Los tipos de campo Numérico, Fecha/Hora, Moneda y Si/No disponen de formatos de

visualización predefinidos. Utilizaremos la propiedad Formato de la ficha General para

seleccionar uno de los formatos disponibles para cada tipo de datos. También se puede

crear un formato de visualización personalizado.

Para ver los formatos posibles de los tipos de datos, pulsamos F1 cuando estamos

posicionados en la propiedad Formato.

Las propiedades se encuentran agrupadas y divididas por dospestañas, General y

Búsqueda. En la pestaña General aparecenvarias posibilidades de modificación y

configuración, y según el tipo de dato seleccionado, el cuadro de propiedades del campo

varia. En la figura se muestran las propiedades de los tipos de datos Número.

Ilustración 54: Pestañas de propiedades de los campos

En la pestaña Búsqueda podremos seleccionar el tipo de control que va a utilizar el campo

asociado a la hora de editar los datos. Así, los controles más comunes son:

Cuadro de texto: para una edición normal del dato.

Cuadro de lista: se elige el valor del dato de una lista de valores permitidos.

Cuadro combinado: igual que el anterior, pero con más opciones.

Casilla de verificación (sólo campos si/no): un recuadro para activar y desactivar.

En el caso del cuadro de lista y del cuadro combinado, el conjunto de valores propuestos

puede obtenerse de tres formas:

Indicando explícitamente una lista de valores separados por símbolos de punto y

coma.

A través de una tabla/consulta, y entonces los valores propuestos se obtienen de los

almacenados en una tabla (es la forma la estudiaremos más adelante).

75


Indicando una tabla, y entonces los valores propuestos son el conjunto de campos de

esa tabla (esto solo es útil en tablas muy especializadas, y no lo estudiaremos).

En la siguiente figura se muestra la selección de un cuadro combinado para el campo

TURNO de la tabla CURSOS, en el que se van amostrar tres valores, los tres posibles del

campo: NOCTURNO, DIURNO, VESPERTINO.

Ilustración 55: Elección de un cuadro combinado para el campo TURNO

11.3. Propiedades de los campos

11.3.1. Propiedad Tamaño de campo

Hace referencia a la longitud. Tamaño o extensión del campo. Si el tipo de campo es

TEXTO, las opciones se refieren al número de caracteres con que se limita cada campo de

texto. EI límite máximo es de 255. A partir de ahí se puede reducir hasta 1. Sobrepasado

ellímite, el sistema impedirá introducir más texto. Si el tipo de campo es NUMERO, admite

varias opciones seleccionables mediante menú desplegable. Las opciones corresponden a

Byte, Entero, EnteroLargo. Simple. Doble. Id. De réplica y Decimal. Cada una de las

opciones establece una limitación respecto al segmento de valores que puede tener el

campo. Cuanto más reducido es este segmento, menos memoria consume y más rápida es

su búsqueda y su gestión: Sus valores son:

Byte: de 0 a 255.

Entero: de -32768 a +32767.

Entero largo: -2147483648 a + 2147483647.

Simple: en coma flotante (números o muy grandes o muy pequeños) desde -3,4 x 1038

a +3,4 x 1038.

Doble: en coma flotante (números 0 muy grandes a muy pequeños) desde -1,797 x

10308 a -1,797 x 10308.

Id De replica: identificador único global.

Decimal: entero de precisión decimal que oscila entre -1028 y 1028.

Por lo general, en aplicaciones que no son de orden científico, el usuario tiene suficiente

con propiedades de campo de Entero o, como mucho, de Entero largo. No obstante en los

casos en los que se conozca con suficiente seguridad que el espectro de valores va a ser

de 0 a 255, conviene utilizar la propiedad Byte. En el resto de los tipos de campos no se

plantea la propiedad de tamaño de campo.

11.3.2. Propiedad Formato.

Permite especificar de forma más detallada las característicasprincipales del tipo de campo

elegido. En el caso de los tipos NUMERO, el formato permite determinar distintas

características:

76


Numero General: no tendrá puntos ni símbolos de moneda.

Moneda: define el símbolo y formato habitual de la moneda del país definido en la

Configuración Regional particularmenterealizada en el equipo en que se trabaja.

Fijo: da un formato de un digito. por lo menos, y dos decimales.

Estandar: igual que el anterior, pero separando los millares por un punto.

Porcentaje: mueve el punto decimal dos espacios hacia laderecha añadiendo el

símbolo %.

Científico: utilizado para aplicaciones científicas de números muy grandes 0 muy

pequeños en los que se necesita precisión. Se aplica para los números expo-

nenciales. Así, por ejemplo: 0,00000000003 seria 3E-11.

En los tipos de campo FECHA/HORA esta propiedad permite definir diversas formulaciones

de la fecha y de la hora que vienen mostradas en la lista desplegable que se abre.

11.3.3. Propiedad lugares decimales.

Esta solo se activa en los tipos Numérico o Moneda, y permite seleccionar el número de

decimales que obligatoriamente se mostraran. Admite los valores de 0 a 15.

11.3.4. Propiedad Mascara de Entrada.

Es una de las más útiles de entre todas, ya que permite limitar los errores de introducción

de datos por parte del usuario o del operador. Puede definirse para los tipos Texto.

Fecha/Hora y Moneda. Access dispone de un asistente para generar máscaras de entrada.

Lo vemos al pulsar el botón del extremo derecho de esta opción. Para definir máscaras de

entrada podemos utilizar los siguientes caracteres:

Caracteres Función

0 Entrada obligatoria de un dígito numérico (0 a 9).

9 Entrada de espacio o digito no obligatoria.

# Entrada de espacio o digito no obligatoria con signo.

L Entrada de letra obligatoria (A a Z).

? Entrada opcional de letra (A a Z).

a Entrada de letra o digito, opcional.

& Entrada de cualquier carácter, obligatoria.

C Entrada de cualquier carácter, opcional.

< Convierte todo a minúscula.

> Convierte todo a mayúscula.

. , : ; - / Marcadores de posición.

Por ejemplo:

Para poner el teléfono en agrupaciones de 3 dígitos: (000) 000 000, hacemos que

aparezcan 9 dígitos y que el prefijo figure entre paréntesis.

Para la matrícula de los coches: 000->LLL (los tres caracteres a mayúsculas).

11.3.5. Propiedad Titulo.

Permite dar más claridad a los formularios y tablas utilizados.Normalmente, cuando se

diseña una tabla, se asignan nombres cortos a los campos. Suelen ser nombres cifrados y

sin espacios en blanco que permiten un análisis rápido de la tabla. Por defecto, estos

nombres de campo se utilizan en tablas y formularios. Sin embargo no son

suficientemente descriptivos. En la propiedad Titulo podemosponer, si se considera

necesario, un título más clarificador. En el ejercicio los nombres de campo utilizados son

bastante claros y no es preciso añadir un título. Está propiedad no tiene repercusión sobre

el funcionamiento de la BD.

77


11.3.6. Propiedad Valor Predeterminado.

Contiene el valor que por defecto se asigna al campo. Está propiedad permite cambiar este

valor, con lo que. en determinadas aplicaciones, se consigue mayor velocidad de

introducción de datos.

11.3.7. Propiedad Regla de Validación.

Permite introducir una expresión que valide la introducción de datos en ese campo. Esto

resulta muy útil para limitar la posibilidad de errores en la introducción de datos.

Existen distintas reglas de validación que se pueden introducir y, al igual que en el caso de

las máscaras de entrada, existe un 'lenguaje lógico' de formulación de expresiones.

Por ejemplo, la expresión '<100' en un campo de tipo numéricoobligara a que el valor

introducido sea siempre menor que 100. Otro ejemplo: la expresión "NOCTURNO" 0

"DIURNO" 0 "VESPERTINO" como regla de validación en el campo TURNO, solo nos

permitiría introducir cualquiera de esos valores en dicho campo.

La regla de validación se puede generar a través del Generador de Expresiones de Access.

Para generar las expresiones que se pueden introducir para algunas de estas propiedades,

Access proporciona un asistente que facilita la búsqueda de operadores y funciones. Para

acceder basta con pulsar el botón que aparece a la derecha de la propiedad (cuando esté

disponible). Quizá lo más importante del generador de expresiones es la posibilidad de

explorar visualmente el consumo de funciones incorporadas, entre las que destacan:

Funciones de conversión entre tipos de datos.

Funciones de fecha/hora (una función muy útil para su utilización como valor

predeterminado es fecha(). que proporciona la fecha actual).

Funciones matemáticas.

Funciones de tratamiento de cadenas.

Ilustración 56: Ventana del generador de expresiones

Ejemplos de expresiones pueden ser:

Numero entre 1 y 100, incluidos: >0 y <101. 0 también Entre 1 y 100.

Texto que solo admite los valores PEQUEÑO o GRANDE: "PEQUENO" o "GRANDE".

Escribir una fecha mayor que la actual: >Fecha(). Esta es una función incorporada

78


de Access, dentro del grupo Fecha/Hora.

11.3.8. Propiedad Texto de Validación.

Permite definir el texto que Access mostrará cuando la regla de validación no se haya

cumplido; es decir, permite definir el mensaje que aparecerá en la tabla por el

incumplimiento de la regla devalidación especificada.

11.3.9. Otras propiedades

Propiedad Requerido. Esta admite dos opciones, sí o no. Aplicando SI estaremos

obligando a que siempre sea introducido un valor en este campo; es la restricción

NOT NULL. Se aplica a campos de importancia para el conjunto de la tabla, y de

este modo se obliga a que el operador no pueda dejar de introducir el dato por

error.

Propiedad Permitir longitud cero. Solo es aplicable a los tipos Texto y Memo.

Indicando SI permitiremos que se puedan incluir en este campo valores o cadenas

de longitud cero.

Propiedad Indexado. Tiene relación directa con el tema de las claves e índices.

Básicamente es un sistema que permite acelerar las búsquedas en BD complejas,

por más de un campo clave. Por ahora consideraremos que siempre es conveniente

que las tablas tengan una clave principal asignada a un campo. Este campo siempre

será indexado, obligando a que no existan dos campos con el mismo valor dentro

de la tabla.

Propiedad Comprensión Unicode. Es una característica de los campos de tipo

Texto y Memo por la cual se comprimen,siempre que no tengan caracteres

internacionales complejos, ocupando menos espacio. Para BD complejas está

propiedad es bastante relevante.

Una vez que conocemos los elementos fundamentales para definir con exactitud una tabla

el siguiente paso es definir las características y propiedades de los campos de las de la

base de datos a crear. En la tabla siguiente se indican los tipos de campos y las

restricciones que tiene la base de datos a crear:

79


11.4. Creación de relaciones

Una vez que se han creado las tablas, el siguiente paso es relacionarlas. Para establecer

una relación entre tablas debe existir un vínculo de unión entre ellas; es decir, debe existir

un campo que contenga idéntica información y que coincida en tipo de dato ylongitud. No

es necesario que el nombre del campo sea igual. Relacionando tablas podremos utilizar

simultáneamente datos procedentes de varias tablas o de varias consultas. Algunas de las

ventajas de relacionar tablas son las siguientes:

En consultas con tablas relacionadas las combinaciones aparecen de forma

automática.

Los registros se presentan relacionados en un informe o en un formulario.

Hacer cumplir reglas de integridad referencial para proteger la relación entre tablas

cuando se agreguen, cambien o eliminen registros. Por ejemplo, no se podrá matri-

cular un ALUMNO en un curso que no exista en la tabla CURSOS.

Para relacionar tablas entre sí, primero debemos definir los campos clave de cada tabla y

luego especificar los campos que contengan el mismo valor en registros relacionados.

80


Estos campos son las claves ajenas. Suelen tener el mismo nombre en ambas tablas

paraidentificarlos mejor.

Para crear las relaciones entre tablas abrimos la pestañaHerramientas de bases de datos

de la banda de opciones, y pulsamos el botón Relaciones. Se muestra en la parte inferior

la ventana de relaciones, y se abre la ventana de dialogo Mostrar tabla en que hay que

elegir las tablas a relacionar. Seleccionamos todas las Tablas. Si la ventana de dialogo

Mostrar tabla no se muestra, pulsar el botón pestaña de la pestaña o, desde el menú

contextual, elegir

Ilustración 57: Pestaña Herramientas de bases de datos

En primer lugar Establecemos la relación CURSOS-ALUMNOS; arrastramos el campo clave

de CURSOS hacia el campo correspondiente de la tabla ALUMNOS y aparece el cuadro de

dialogo que se muestra en la ilustración inferior, en el que se describen las tablas a

relacionar, los campos, y, además, si se selecciona la casilla Exigir integridad referencial

no podremos eliminar registros deCURSOS si hay alumnos en el curso a borrar, o crear

alumnos en un curso que no exista en la tabla CURSOS. También podremos activar las dos

casillas inferiores, que nos van a permitir:

Actualizar en cascada los campos relacionados. Para actualizar automáticamente los

valores correspondientes de la tabla relacionada cuando se cambie un valor de la

clave principal en la tabla principal.

Eliminar en cascada los registros relacionados. Para impedir que se borren por

accidente registros de la tabla principal cuando hayregistros relacionados en la

tabla relacionada.

La integridad referencial ayuda a garantizar que las relaciones entre los registros sean

válidas y que no se eliminen accidentalmente los datos relacionados.

Ilustración 58: Ventana para relacionar tablas

81


Pulsamos el bolón Crear y se crea la relación entre las dos tablas como una línea de unión.

La relación que se crea es uno varios; es decir, a un curso le corresponden varios

alumnos.

Si deseamos modificar la relación, hacemos doble clic sobre la línea que representa la

relación, y si queremos borrarla hacemos clic en la línea y pulsamos el botón Suprimir.

Lo siguiente es relacionar ALUMNOS con CURSA, y ASIGNATURAS con CURSA. Y,

finalmente. relacionarlos ALUMNOS con DELEGADOS. Primero el campo NUM_MATRICULA,

como los dos campos son claves y únicos, la relación será 1:1. Sin embargo, al relacionar

NUM_MATRICULA con COD_DELEGADO, aparecerá un mensaje que indica que ya hay una

relación creada entre las tablas, y que si se desea crear o modificar la relación existente,

indicamos que se desea crear una nueva; en este caso se crea una nueva tabla

ALUMNOS_l.

Ilustración 59: Relación de 1 : * entre Cursos y Alumnos


Teoría

a) Describa el entorno de un SGBD como MS Access 2010

b) Enliste y describa los tipos de datos presentes en una tabla.

c) ¿Cuáles son las operaciones comunes para el manejo detablas?

d) Explique la importancia del uso de la integridad referencial.

Practica

e) Desarrolle la base de datos para una biblioteca, considerando el diseño de la

actividad anterior.

82


TEMA Nº 12: DISEÑO DE CONSULTAS

12.

12.1. Creación de Consultas.

Las consultas nos van a mostrar los datos que cumplan los criterios especificados en su

diseño. Se pueden establecer dos categorías de consultas:

Consultas de selección. Las que extraen o muestran unos datos a partir de unos

filtros o condiciones que especifiquemos. Son las consultas más sencillas y utilizadas. Se

pueden considerar como búsquedas con parámetros.

Consultas de acción. En este tipo de consultas se realizan dos operaciones:

primero, una consulta de selección para seleccionar los datos que cumplan unas condicio-

nes, y luego, sobre el resultado de la consulta se realizan cambios a los registros. Existen

varios tipos:

- Consulta de eliminación: elimina de una tabla los registros que cumplen ciertos

criterios.

- Consulta de actualización: modifica los registros que cumplen unos parámetros

establecidos.

- Consulta de datos anexados: copia unos registros de una tabla a otra tabla.

- Consulta de creación de tablas: crea una tabla nueva a partir de los registros de

otra que cumplen ciertas condiciones.

12.2. Consultas de selección

Cuando se crea una consulta, ésta se guarda como si fuese una tabla, de forma que se

puedan recuperar los datos siempre que se desee. Cuando se visualiza el resultado de la

consulta, se muestra la parte de la tabla que cumple las condiciones indicadas en los cri-

terios de selección, y, si se realizan modificaciones de datos sobre ella, estos cambios

también se registrarán sobre la tabla relacionada. Asimismo, se puede utilizar una consulta

de selección para agrupar los registros y calcular sumas, promedios y otros tipos de

resultados.

Para crear una consulta pulsamos la pestaña Crear y elegimos el asistente de consultas

que guía paso a paso la creación y va pidiendo las tablas de donde se van a sacar los

datos, los campos a visualizar, el título de la consulta, y genera automáticamente la

consulta.

También se puede crear de forma manual desde la vista de diseño de consultas. Este

método es el más utilizado y es el que se utilizará a lo largo de todo el capítulo.

Ilustración 60: Botones para crear consultas

Al elegir la creación de consultas en la Vista diseño se visualizan dos zonas perfectamente

identificadas: la zona superior, donde se mostrarán las tablas que participan en la

consulta, y la zona inferior, la ventana denominada cuadrícula QBE (QueryByExample),

que se activa al cerrar el cuadro de diálogo de selección de tablas. Mostrar tabla.

83


Ilustración 61: Selección de tablas para crear consultas

En la cuadrícula QBE es donde se diseña la estructura de la consulta y se definen los

criterios de selección. Cada columna de la cuadricula se corresponde con un campo. Si

nuestra consulta tiene cuatro campos, tendremos que rellenar cuatro columnas de la

cuadrícula. Cuanto más a la izquierda está la columna, más importancia tiene a la hora de

evaluar las condiciones de selección. Acompañando a cada campo aparece una casilla de

verificación; si se activa el campo, se visualiza, y si no se activa, no se visualiza, aunque sí

interviene en la consulta. Igualmente se podrá especificar que la consulta se presente

ordenada por alguno de los campos o por varios.

En el diseño de consultas es esencial saber qué criterios podemos especificar y cómo

podemos hacerlos, para recuperar únicamente los datos que .interesan. Así pues, se pue-

den aplicar los siguientes tipos de Criterio:

12.2.1. Seleccionar intervalos de valores en un campo

Se puede seleccionar registros en los que los valores de algunos campos estén, en un

rango determinado. Por ejemplo, que el salario sea mayor de 2000 o que esté entre 1000

y 2000. Para identificar un rango dentro de una expresión se utiliza el operador Entre...Y o

los operadores de comparación: > (mayor), < (menor), >= (mayor o igual), <= (menor o

igual). Por ejemplo, aplicamos varios criterios a lacolumna SALARIO de la tabla

EMPLEADOS:

Criterios Resultado

>1000 Y <2000 Salario mayor que 1000 y menor

que 2000

Entre 1000 Y 2000 Salario entre 1000 y 2000, incluidos

>=2000 Salario mayor o igual que 2000

>2000 Salario mayor que 2000

Si se trata de comparar fechas pondremos:

Criterios Resultado

> #01/01/2006# Fecha mayor que 01/01/2006

Entre #01/01/2005# Y

#01/01/2006#

Busca fechas entre 01/01/05 y

01/01/2006, incluidas

<= #01/01/2006# Fecha menor o igual que

01/01/2006

84


Ilustración 62: Pestaña diseño, botones para ejecutar una consulta

12.2.2. Usar caracteres comodines

A veces interesa seleccionar campos que contengan un determinado modelo de caracteres,

por ejemplo, 'seleccionar los nombre que empiecen por la letra M'. Para esto utilizaremos

los siguientes caracteres comodines:

- El signo de interrogación (?) para sustituir un carácter por cualquiera en esa. Posición.

Por ejemplo, ?a busca aquellos valores que empiecen por cualquier carácter y el

segundo sea una. "a".

- El asterisco (*) para representar cualquier número de caracteres situados en la misma

posición que el asterisco. Por ejemplo, *a busca aquellos valores que empiecen por

cualquier número de caracteres y terminen por "a".

Al utilizar estos criterios, Access los encierra entre comillas y antepone la palabra "Como",

Por ejemplo, aplicamos varios criterios a la columna LOCALIDAD de la tabla

DEPARTAMENTOS:

Criterio Resultado

Como “M*” Departamentos cuya localidad empieza por M.

Como

"M????D"

Departamentos cuya localidad empieza por M, seguido de4 letras

cuales quiera, y termina en D (MADRID, por ejemplo).

Como “?A*” Departamentos cuya localidad empieza por cualquier letra, le

sigue una A y luego cualquier número de caracteres.

Como "B*O" Departamentos cuya localidad empieza por B y termina en O.

“*O” Departamentos cuya localidad termina en O.

“*A*” Todos los departamentos que contengan una A en nombre de la

localidad.

12.2.3. Seleccionar los registros que no coinciden con un valor

Utilizaremos el operador Negado. Por ejemplo, podemos introducir la expresión Negado M*

para encontrar todos los departamentos cuya localidad no empieza por M. Access añade la

palabra Como. Si ponemos Negado "*o", busca los registros cuya localidad no termine en

O; con Negado "'*A*" obtiene los registros que no contienen una A en el nombre de

localidad.

12.2.4. Especificar varios criterios

Los casos anteriores muestran cómo utilizar un solo criterio para un campo. Sin embargo,

podemos especificar varios criterios para un campo. Para ello utilizaremos los operadores

lógicos "Y" y "O". Si para cada campo añadimos una condición en la misma fila, éstas se

unirán mediante el operador Y. Utilizamos O para seleccionar valores que cumplan una

condición u otra en el mismo campo.

A la hora de seleccionar valores de cadenas, Access no distingue mayúsculas de

minúsculas; considera lo mismo "MADRID" que "madrid" o que "MaDrid".

85


12.2.5. Seleccionar registros que contienenvalores o no

También se pueden seleccionar los registros dependiendo de que contengan o no valores

en una columna determinada. Utilizaremos la expresión Nulo para buscar campos con

valores nulos y Negado Nulo para buscar campos que contienen valores distintos de nulo.

12.2.6. Creación de campos calculados

En una consulta se pueden crear campos calculados de la siguiente manera: en una

columna nueva escribimos el nombre del nuevo campo, dos puntos y el cálculo; si en el

cálculo intervienen otros campos de la tabla, lo incluiremos entre corchetes [].

12.2.7. Consultas de parámetros

Una consulta de parámetros muestra uno o más cuadros de diálogo predefinidos que

solicitan el valor del parámetro (criterio) para realizar la selección de los datos. En la fila

Campos se escribe entre corchetes el texto de petición de parámetro para cada campo que

se desee utilizar como parámetro. Automáticamente se le asocia un nombre de campo

Expr1, Expr2,... Al ejecutar la consulta se mostrará este texto. El texto de la solicitud debe

ser diferente del nombre del campo, aunque puede incluirlo. Luego en la fila criterios

añadimos la condición para que se seleccionen los valores del campo que coincidan con el

parámetro especificado.

Las consultas de parámetros son útiles cuando se emplean en los formularios e informes,

en que se pide al usuario que solicite el valor que interese para obtener el informe o

formulario que coincida con ese dato. Por ejemplo, obtener un informe de ventas de un

determinado mes; el mes sería el parámetro.

12.3. Consultas multitabla

El poder de las consultas reside en su capacidad para combinar datos de varias tablas o

consultas, o para realizar acciones con ellos. Por ejemplo, podemos ver la información de

un empleado y los datos del departamento al que pertenece, para lo que necesitamos

datos de las tablas EMPLEADOS y DEPARTAMENTOS. O los datos detallados de las ventas

de productos realizadas a clientes, en cuyo caso se necesitarían las tablas CLIENTES,

PRODUCTOS Y VENTAS.

Cuando se utilizan varias tablas en las consultas, es necesario asegurarse de que existe

alguna relación entre los campos, para queAccess pueda saber cómo vincular la

información.

Si las tablas de una consulta no están combinadas unas con otras, ya sea directa o

indirectamente, Access no sabe qué registros están asociados entre sí, por lo que presenta

todas las combinaciones de registros entre las dos tablas, lo que se denomina

"productocartesiano". Así, si cada tabla tiene 10 registros, el resultado de la consulta

contendría 100 registros (10 x 10). Esto también implica que la consulta puede tardar

mucho tiempo en ejecutarse y producir resultados de poco interés.

Si previamente hay creadas relaciones entre las tablas, Accessmuestra automáticamente

líneas de combinación al agregar tablas relacionadas en la vista diseño de la consulta. Si

no hay relaciones creadas, Access crea combinaciones de forma automática si las tablas

tienen un campo con el mismo nombre y tipo de dato o con un tipo de datos compatible y

si uno de los campos combinados es una clave principal. Hay que tener cuidado con estas

combinaciones, pues puede ocurrir que sean erróneas.

Si no se han definido relaciones, se pueden crear líneas de combinación arrastrando un

campo de una tabla al campo equivalente en la otra tabla.

86


Ilustración 63: Consulta con dos tablas relacionadas

En la siguiente ilustración se muestra una consulta de tres tablas para obtener los

nombres de las asignaturas en las que están matriculados los alumnos, ordenadas por

nombre de .alumno, y dentro de cada alumno por nombre de asignatura.

Ilustración 64: Consulta con tres tablas relacionadas

12.4. Tipos de combinación

El tipo de combinación indica qué registros han de seleccionarseconsulta. Es importante

definir el tipo de combinación, pues afecta al resultado de la consulta. Los tipos de

combinación se ven pulsando el botón derecho del ratón sobre la relación de tabla.

87


Ilustración 65: Tipo de combinación

12.4.1. Composición interna o INNER JOIN.

Con el tipo de combinación predeterminado se seleccionan únicamente aquellos registros

de las tablas o consultas combinadas que tienen los mismos valores en los campos de

combinación; en este caso, la consulta combina los dos registros coincidentes de ambas y

los muestra como su único registro en los resultados de la consulta. Si una tabla no tiene

ningún registro coincidente en la otra, no aparecerá ningún registro en los resultados de la

consulta.

12.4.2. Composición izquierda o LEFT JOIN.

Se visualizan todos los registros de la primera tabla o de la izquierda, en el ejemplo

DEPARTAMENTOS, por lo menos una vez si no hay coincidencia con los de la segunda

tabla. Si hay coincidenciaaparecen tantas veces como coincidencias. En la siguiente

ilustración se realiza una consulta con combinación LEFT JOIN. Se mostrarán los datos de

los empleados y sus departamentos, y además los datos del departamento que no tiene

empleados. Observa la flecha que aparece en el sentido de la combinación.

Ilustración 66: LeftJoin

88


12.4.3. Composición derecha o RIGHT JOIN.

Se visualizan todos los registros de la segunda tabla o de la derecha, en el ejemplo

EMPLEADOS, por lo menos una vez si no hay coincidencia con los de la primera tabla. Si

hay coincidencia aparecen tantas veces como coincidencias.

Ilustración 67: RightJoin

89


TEMA Nº 13: CONSULTAS AVANZADAS

13.

13.1. Consultas de Resumen

Se pueden definir consultas que muestren resúmenes de determinados campos de las filas

de las tablas; se trata de mostrar valores agrupados. Access proporciona funciones de

resumen o de grupo, también llamadas de agrupamiento o de totales, encargadas de

calcular valores agrupados. Las filas que devuelven estas consultas corresponden a varias

filas de la tabla o tablas origen.

En el ejemplo que se muestra, se ha utilizado la BD VENTAS.Aparece el resultado de dos

consultas: por un lado, las ventasrealizadas a clientes, donde se ven los productos

vendidos y las unidades de cada producto (Consulta 1), y, por otro, la consulta de

resumen, con la suma de unidades vendidas a cada cliente (Consulta 2).

Para crear una consulta de resumen en vista de diseño se utiliza la opción Totales que

aparece en la pestaña de Diseño, o desde el menú contextual asociado a la cuadrícula

QBE.

Ilustración 68: Consulta de resumen

Ilustración 69: Activar funciones de totales

Al activar los totales aparece en la cuadrícula QBE una fila nueva con el nombre Totales, y

en los campos de la consulta, Agrupar por. Si desplegamos la lista asociada podremos ver

90


las funciones de agrupamiento o de totales. Las funciones más utilizadas son las

siguientes:

La función Suma: calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los

datos que se suman deben ser de tipo numérico.

La función Promedio, calcula la media aritmética de los valores contenidos en el

campo, también se aplica a datos numéricos.

Las funciones Min y Max determinan los valores mínimos y máximos,

respectivamente, de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo

numérico, texto o fecha. Elresultado de la función tendrá el mismo tipo de dato

que la columna.

La función Cuenta, cuenta el número de valores que hay en la columna, los

datos, de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la función siempre devuelve

un número entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se

cuentan. Si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.

Para que cuente el número de registros que hay en una tabla, ponemos la función.

Cuenta(*) como única columna de la consulta. Devolverá el número de filas. Por tanto,

contando también los valores nulos, se hace como un campo calculado. Por ejemplo, para

saber los registros de la tabla empleados, pondremos RegistrosEmpleados:Cuenta(*) en el

único campo de la consulta, como un campo calculado.

13.2. Consultas de Referencias Cruzadas

Las consultas de tabla de referencias cruzadas permiten crear un tipo de tabla en el que

fue tanto los títulos de fila como los de columna se obtienen a partir de los datos de una

tabla o consulta. Se utilizan cuando se desea representar una consulta resumen con dos

columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las

columnas de agrupación es una entrada de la tabla.

13.3. Consultas de acción

Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los datos

almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de

los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar

registros. Veamos a continuación cada uno de los casos.

13.3.1. Consulta de eliminación

Ésta elimina de una tabla los registros que cumplen ciertas condiciones. Es conveniente

hacer antes una consulta de selección para ver qué registros se eliminarán al ejecutar la

consulta.

13.3.2. Consulta de actualización

Modifica los registros que cumplen unos parámetros establecidos. Es útil a la hora de

actualizar los valores de un campo de varios registros utilizando la misma expresión. Los

datos se actualizan a partir delresultado de la consulta.

13.3.3. Consulta de datos anexados

Este tipo de consultas copia unos registros de una tabla a otra tabla.

13.3.4. Consulta de creación de tablas

Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el

resultado de una consulta de selección. Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo,

tablas intermedias, o para resolver un determinado problema.

91



Teoría

a) Mediante un esquema indique la importancia de las consultas en las bases de datos

b) Explique las consultas de detalle.

c) ¿Cuál es la función de las consultas de actualización y eliminación?

d) ¿Para qué utilizamos y qué es SQL?

Practica

e) Detalle las consultas necesarias a implementar para una Base de Datos de la

consultas.

92


TEMA Nº 14: DISEÑO DE FORMULARIOS

14.

14.1. Creación de formularios

Los formularios son formatos de pantalla destinados a que se utilicen como interfaz para la

manipulación de los datos. Normalmente estarán asociados a una tabla o a una consulta,

de las que tomará la información. Contienen un conjunto de controles, cada uno de ellos

asociados a un campo de la tabla o consulta, y la modificación de los datos de estos

controles se refleja automáticamente en los datos de la tabla. Hay que tener en cuenta el

cumplimiento de las reglas de integridad. Todas las operaciones sobre registros que se

hacen con las tablas son aplicables a los formularios.

Si en un formulario no se incluyen todos los campos de la tabla asociada, o en la consulta

asociada no se incluyen todos los campos obligatorios de la tabla, es posible que no se

puedan insertar o modificar registros por el incumplimiento de alguna regla de integridad o

de validación. Suele ocurrir cuando no se incluyen todos los campos requeridos de la tabla.

El asistente acelera el proceso de creación de un formulario. Cuando se utilice se indicará

el tipo de formulario que se desea conseguir y se seleccionar a alguno de los diseños

predefinidos. Muchas veces conviene crear un formulario utilizando el asistente para

organizar rápidamente todos los controles y luego interesa personalizar elformulario

cambiando el diseño y añadiendo más elementos desde la vista diseño. Lo primero que

veremos en esta unidad será la creación de formularios rápidos, seguiremos por la

utilización del asistente y concluiremos con la personalización desde la vista de diseño.

Como en el caso de las consultas, para crear formulario seleccionamos la pestaña Crear de

la banda de opciones, y de ahí nos fijamos en las opciones referentes a formularios.

14.1.1. Formularios de Creación Inmediata

Estos formularios se crean al pulsar los botones Formulario , Formulario

Dividido , y Varios elementos , para ello debemos

tener seleccionada la tabla o consulta de la que se desea crear un formulario.

Ilustración 70: Formulario de creación inmediata

El tipo Formulario : crea un formulario para escribir datos en un

registro a la vez. Los campos del formulario coinciden con los campos de la tabla. Si

la tabla está relacionada aparecen los datos de los registros relacionados en un

subformularios. En el ejemplo se muestra un formulario creado para la tabla

Alumnos dela BD Alumnos. Esta tabla está relacionada con CURSA. Así pues,

aparecen por un lado los datos del alumno y por otro, en el subformulario, los datos

de las asignaturas que cursa y su nota.

93


Ilustración 71: Formulario del tipo Formulario creado sobre ALUMNOS

El tipo Formulario Dividido : crea un formulario que muestra dos

partes; en la parte superior una hoja de datos con un registros por fila, y en la

parte inferior, un formulario para escribir sobre el registro seleccionado en la parte

superior. En el ejemplo se ha seleccionado la tabla ALUMNOS, y se ha creado un

formulario de este tipo.

Ilustración 72: Formulario del tipo Formulario dividido creado sobre ALUMNOS

El tipo Varios Elementos : Crea un formulario que muestra

múltiples registros en una hoja de datos, con un registro por fila.

94


Ilustración 73: Formulario del tipo Varios elementos creados sobre ALUMNOS

14.1.2. Utilización del asistente

Ilustración 74: Inicio del asistente para formularios

Para iniciar el asistente desplegamos la lista que acompaña el botón Más formularios del

grupo de operaciones con formularios.

Al utilizar el asistente a que ir respondiendo a las preguntasformuladas en las diferentes

pantallas que se irán abriendo. Se creará un formulario basado en las respuestas dadas.

Los pasos para crear un formulario sencillo con datos de una tabla o consulta los vemos en

el siguiente ejemplo.

Se puede cambiar el diseño del formulario si pulsamos la opción Vista diseño que aparece

en la barra de herramientas desplegando el botón Ver. También se puede cambiar la

presentación del formulario con la opción Vista presentación.

95


Ilustración 75: Activación de vistas de formularios

14.2. Formularios y subformularios

Access permite anidar formularios, o lo que es lo mismo, incluirformularios dentro de otros

formularios. Esto es muy útil sobre todo cuando se trabaja con tablas relacionadas. Por

ejemplo, si trabajamos con los datos de alumnos, también nos interesa saber sus

asignaturas y sus notas; así podemos presentar los datos de los alumnos con sus notas, e

incluso podremos añadir más asignaturas y notas de la tabla CURSA, y más alumnos a la

tabla ALUMNOS. La forma más adecuada de hacer esto es utilizando subformularios.

14.3. Crear formularios en vista diseño

Con esta opción el diseño del formulario se hace manualmente. Se colocarán los campos,

las etiquetas y demás controles del formulario en el lugar deseado. También se podrá

cambiar el aspecto de los formularios y de la pantalla general. Para abrir la ventana de

diseño pulsamos el botón Diseño de formulario dentro de la pestaña Crear y del

grupo de operaciones con formularios.

Ilustración 76: Controles que se puede utilizar

Nos fijaremos en los controles y campos que aparecen en la banda de opciones de la

pestaña de Diseño, y en los elementos queutilizaremos para añadir los campos de las

tablas y fijar laspropiedades de los elementos del formulario.

Podemos encontrarnos con tres tipos de controles:

Control Dependiente: Es el que toma el contenido de un campo de una tabla o

consulta, son los asociados a las tablas. Por ejemplo, un cuadro de texto que

presenta el nombre de alumno es dependiente del campo NOMBRE de la tabla

ALUMNOS.

Control Independiente: El que no está asociado a un campo de una tabla. Se

utilizan para representar textos informativos, gráficos o imágenes precedentes de

96


otras aplicaciones. Las líneas y rectángulos también son controles independientes

así como los creados para recibir los datos introducidos por el usuario.

Control Calculado: El que presenta el resultado de una expresión en lugar de

datos almacenados. El valor es calculado cada vez que cambia algún dato de la

expresión.

Los controles más utilizados en el diseño de un formulario son los siguientes:

Permite seleccionar los controles del formulario para moverlos, cambiarles de

tamaño, acceder a sus propiedades, etc.

Inicia el asistente para la creación de controles

Inserta un control de tipo Etiqueta: un texto que aparece en el formulario

Inserta un control de tipo Cuadro de texto: un campo editable que permite escribir

texto.

Inserta un control del tipo Grupo de opciones. Todos los controles de tipo Botón de

alternar, Botón de opción, y Casilla de verificación que queden dentro del mismo

grupo de opciones funcionan de forma autoexcluyente, de modo que sólo uno puede

estar activado.

Inserta un control de tipo Botón de opción, que puede estar activado o desactivado

(valor lógico)

Inserta un control de tipo Casilla de Verificación, que puede estar activado o

desactivado (valor lógico)

Inserta un control de tipo Cuadro Combinado, que consiste en un cuadro de texto

que puede desplegarse u presentar una lista de valores permitidos.

Inserta un control de tipo Cuadro de lista, que consiste en una lista de valores

permitidos.

Inserta un control de tipo Botón de comando, que permite ejecutar una macro o

líneas de código cuando es pulsado.

Inserta un control de tipo Imagen, que permite introducir un dibujo en el formulario.

El origen de las imágenes es un archivo gráfico.

Inserta un control de tipo Marco de objeto independiente, que permite introducir un

objeto multimedia en el formulario, bien desde un archivo, bien mediante una

vinculación OLE

Inserta un control de tipo Marco de objeto dependiente, que permite introducir un

objeto multimedia en el formulario, asociado a un campo de la tabla subyacente del

tipo Objeto OLE.

Inserta un Salto de página para los informes

Inserta un control de tipo Control ficha, que permite agrupar controles dentro de

subcarpetas. Los controles de tipo Botón de alternar, Botón de opción y Casilla de

verificación que queden dentro del mismo control ficha funcionan de forma

independiente, aunque queden dentro de la misma subcarpeta.

Inserta un control de tipo Subformulario/Subinforme, que permite anidar otros

formularios dentro del actual, vinculando el contenido de algunos campos.

Inserta un control de tipo Línea, consiste en una línea dibujada en el formulario.

Inserta un control de tipo Rectángulo, consiste en un rectángulo dibujado en el

formulario.

Control Título, añade la sección de encabezado de formulario o informe para poner

un título.

Inserta Número de página dentro del formulario o informe

Inserta la Fecha y hora en el formulario o informe.

97


14.3.1. La Hoja de Propiedades

Todos los elementos que forman o se insertan en el formulario tienen sus propiedades que

van a definir su comportamiento dentro de él. La hoja de propiedades se divide en cuatro

grupos, según la funcionalidad,y permite modificar el estado de las propiedades de los

controles de un formulario y del propio formulario. Esta se muestra haciendo doble clic

sobre cualquier control. Las cinco pestañas ofichas que se muestran agrupan las

propiedades; la última pestaña con nombre Todas contiene todas las propiedades. Los

grupos son los siguientes:

Formato: Contiene propiedades referidas al aspecto visual de los controles:

posición, tamaño, color, fuentes, formato de presentación de datos, etc.

Datos: Contiene propiedades referidas a la asociación con los campos de la tabla

relacionada: campos asociados, máscara de entrada, valores predeterminados,

reglas de validación, etc.

Eventos: Contiene propiedades referidas a las respuestas que los controles ofrecen

ante determinadas situaciones. Los eventos se conocen en otros SGBD como

Triggers odisparadores y consiste en fragmentos de código en un determinado

lenguaje que se ejecutan cuando se producen determinadas situaciones.

Otras: Son otras propiedades específicas de cada control. Destaca el nombre del

control, que se utiliza para referirse al control y acceder a sus propiedades.

Ilustración 77: Hoja de propiedades de un control tipo cuadro de texto

Algunas propiedades de los controles, especialmente las del grupo de Datos, pueden

contradecir las reglas de validación o las máscaras de entrada. En este caso, prevalecen

los definidos para el formulario, sin perjuicio de los definidos para los campos de la tabla.

Así pues:

Una máscara de entrada definida para el control en unformulario prevalece sobre la

definida para el campo, ya que la edición de los datos se realiza sobre el control del

formulario.

Una regla de validación definida para el control en un formulario debe verificarse

para que el contenido del control sea aceptado por el control; pero además debe

verificarse la regla definida para el campo de la tabla, porque de lo contrario la

tabla no aceptará el contenido que le pasa el control (aunque sea válido para el

control).

98


Por defecto, al asociar un campo de un tabla a un control, el control hereda

automáticamente las propiedades compatibles del campo, como las reglas de validación,

los formatos de entrada y salida, etc.

Propiedades de Formato

Título: Texto que aparece en la parte superior de la ventana o pestaña del

formulario.

Vista predeterminada: Para elegir si es un único formulario (cada registro se

presenta en una página completa o pantalla), continuo (cada registro ocupa una línea,

como en una tabla; debajo de cada registro hay otro registro), hoja de datos (los registros

se muestran como una tabla). La tabla dinámica y el gráfico dinámico no se estudian, y el

formulario dividido ya se vio en el apartado anterior.

Barra de desplazamiento: Indica qué barras de desplazamiento se mostrarán, en

caso de que sea necesario.

Selectores de registro: Indica si debe mostrarse el recuadro a la izquierda que

permite seleccionar el registro completo.

Botones de desplazamiento: Indica si los botones de la parte inferior del formulario

que sirven para navegar entre los registros deben mostrarse o no.

Separadores de registro: Indica si debe mostrarse una línea de separación entre los

registros (formularios continuos).

Ajuste de tamaño automático: Indica si el formulario debe adaptarse a su contenido

la próxima vez que se abra.

Centrado automático: Indica si el formulario debe centrarse en la pantalla la

próxima vez que se abra.

Estilo de los bordes: Indica si se permite cambiar de tamaño de la ventana durante

la ejecución.

Cuadro de control: Indica si debe de existir el menú de venta.

Botones Minimizar Maximizar, botón cerrar: Indican si deben aparecer los botones

de maximizar, minimizar y cerrar.

Ancho: Indica el ancho del formulario

Imagen, Tipo de imagen, Modo de cambiar el tamaño de la imagen, Distribución de

la imagen, Mosaico de imágenes: Permiten poner una imagen de fondo en el formulario y

la forma de colocar la imagen.

Línea X, Línea Y: Tamaño de las rejillas horizontal y vertical: número de

subdivisiones horizontales y verticales por unidad de medida de la cuadrícula de

alineación.

Propiedades de Datos

Origen del registro: tabla o consulta de la que se obtienen los datos.

Filtro: Expresión WHERE que deben cumplir los registros para que sean

visualizados.

Ordenar por: Lista de campos por los que se ordenan los registros.

Permitir filtros: Indica si se activan las opciones que permiten al usuario añadir

filtros durante la ejecución.

Permitir ediciones: Indica si se permite modificar el contenido de los registros

existentes.

Permitir eliminación: Indica si se permite eliminar los registros existentes

Permite agregar: Indica si se permite añadir nuevos registros.

Entrada de datos: Indica si el formulario sólo permite añadir datos.

Bloqueos de registros: Indica la forma en que deben bloquearse los registros

utilizados para permitir el acceso concurrente de varios usuarios.

Otras Propiedades

Emergente: Si se indica si el formulario se abre en una ventana por delante de las

demás ventanas de Access.

Modal: Indica si se permite activar otros formularios mientras el formulario este

99


ejecutándose. Si se indica si el formulario mantiene el enfoque hasta que se cierre.

Ciclo: Indica si después del último control, la tecla de tabulación debe saltar al

primer control, al primer control visualizado o al siguiente registro.

Barra de menús, Barra de herramientas, Menú contextual, Barra de menús

contextuales: Permite cambiar el menú y las barras de herramientas de Access mientras

se ejecuta el formulario.

Módulo asociado: Permite especificar un módulo de programación asociado a la

ejecución del formulario.

14.3.2. Las propiedades de los controles

Ya se ha diseñado un formulario con los controles necesarios para conseguir la

presentación de los datos deseada. En un formulario se podrán incluir tantos controles

como se desee, y cada control debe de ir identificado por un nombre. Se puede acceder al

contenido de un control a través de su nombre.

A la hora de hacer los diseños de forma manual, utilizaremos también los botones que se

presentan en la banda de opciones de la pestaña Presentación, como agrupar varios

controles, alinearlos o traer al frente y enviar al fondo cuando se utilizan controles

superpuestos, por ejemplo cuando añadimos los rectángulos para enmarcar algunos

controles.

Ilustración 78: Banda de opciones de la pestaña Organizar

Cuando se agregan controles a un formulario, éstos adoptan una determinada apariencia

por defecto en cuanto al color, tamaño,fuentes y otras propiedades. Podemos cambiar esta

apariencia sielegimos un autoformato dentro de la banda de Presentación.

Las propiedades más comunes que poseen casi todos los controles son las siguientes.

Visible: Indica si el control debe mostrarse o permanecer oculto.

Mostrar cuando: Indica si el control es visible en pantalla o al imprimir el

formulario.

Izquierda: Indica la posición horizontal, es decir, la distancia desde el borde

izquierdo del formulario en cm.

Superior: Indica la posición vertical, es decir, la distancia desde el borde superior

de las sección actual del formulario(encabezado, detalle, pie…) en cm.

Ancho, Alto: Dimensiones del control en cm.

Estilo de Fondo, Color de fondo, Efecto especial, Estilo de los bordes, ancho de los

bordes, Color de los bordes, Color del texto, Nombre de la fuente, Tamaño de la

fuente, Fuente en cursiva: Definen el aspecto general del control. Los colores se

definen como color real RGB, codificado como un número de 24 bits, 8 para cada

color. Efecto especial permite dar un aspecto tridimensional al formulario.

Origen del control: Campo asociado al control.

Valor predeterminado: Igual que la definición de los campos de las tablas.

Regla de validación: Igual que la definición de los campos de las tablas.

Texto de validación: Igual que la definición de los campos de las tablas.

Activado: Indica si el control se puede utilizar o está desactivado.

Bloqueado: Indica si el control se puede utilizar o está inutilizado.

Nombre: Nombre identificativo del control, para referenciasdesde otros controles.

Texto de la barra de estado: Texto de ayuda que aparece en la barra de estado de

Access cuando el control recibe el enfoque.

100


Punto de tabulación: Indica si se puede acceder al controlpulsando la tecla de

tabulación.

Índice de tabulación: Indica en qué número de orden se accede al control pulsando

la tecla de tabulación.

Texto de ayuda del control: Texto flotante que aparece sobre el control al situarse

el puntero del ratón sobre el control.

Como se ha visto, la asociación de un control a un campo se hace a través de la propiedad

Origen del control. Si esta propiedad se establece al nombre del campo, el control queda

asociado a ese campo, y las modificaciones en el control se reflejarán en datos del campo.

Si la propiedad se deja en blanco, el control es independiente y actúa como una variable.

Finalmente si en la propiedad Origen del control se introduce una expresión comenzando

por un símbolo igual (=), entonces el control contiene un valor calculado; el resultado de

evaluar la expresión.

Por ejemplo, si tenemos un campo SALARIO con un control correspondiente con el mismo

nombre, podemos añadir un control llamado NUEVO_SALARIO que nos muestre el

resultado de añadirle la COMISIÓN, sin que se tenga que almacenar así, nuestro campo

independiente NUEVO_SALARIO quedaría =SALARIO + COMISIÓN, y cada vez que cambie

el contenido de SALARIO y COMISIÓNautomáticamente de recalcula el contenido de

NUEVO_SALARIO.

14.3.3. Los controles de lista

Para los controles de tipo lista de valores Cuadro combinado y Cuadro de lista hay algunas

propiedades específicas que permiten manejar la información referente al contenido de la

lista de valores; éstas se muestran a continuación:

Tipo de origen de la fila: Indica si el contenido de la lista se tomará de los datos

contenidos en alguna tabla, de una lista de valores explícitamente especificada, o de

una lista de campos pertenecientes de alguna tabla.

Origen de la fila: Dependiendo del valor de la propiedad anterior, especifica, bien la

tabla de origen para obtener los datos o campos a mostrar, o bien la lista de valores

permitidos, separados por un punto y coma (;).

Número de columnas: Especifica el número de columnas que se mostrarán en las

listas. Tiene especial significado cuando los valores permitidos se obtienen de una

tabla, la cual puede contener varios campos. Esta propiedad indica cuántos campos de

la tabla se mostrarán en la lista. El orden de aparición de los campos es el mismo en

que se encuentren definidos en la tabla.

Encabezados de columna: Indica si en la parte superior de la lista debe aparecer en

título de la columna, indicando el nombre del campo o de los campos visualizados.

Ancho de columnas: Especifica el ancho, medido en centímetros, de cada una de las

columnas mostradas con los valores permitidos. Se trata de la lista con el ancho de

cada columna, separado por punto y coma (;). Se permite ancho 0.

Columna dependiente: Cuando una lista de valores permitidos se muestra con más de

una columna, sólo una de estas columnas es la que proporciona el valor para el

campo. Esta propiedad indica cuál es el número de orden de la columna.

Filas en lista: Indica cuántas líneas con valores permitidos deben mostrarse en

pantalla como máximo. Si hay más, se mostrará una barra de desplazamiento.

Ancho de la lista: Indica el ancho total de la lista de valores. Por defecto (automático),

el ancho de la lista es el mismo que el tamaño en horizontal que tenga el control de

lista, y no la suma de los anchos de las columnas mostradas. Si no caben las

columnas en el ancho especificado, se muestra una barra de desplazamiento

horizontal.

Limitar a lista: Indica si el valor aceptado por el control debe ser obligatoriamente uno

de los visualizados en la lista o si, por el contrario, se permite que el usuario

introduzca uno distinto.

101


14.3.4. Creación de formularios con subformularios en vista de diseño.

Antes de crear un subformulario hay que tener en cuenta la información que se quiere

presentar. En el ejemplo que se expondrá a continuación vamos a contar con un

formulario con datos de alumnos (número de matrícula, nombre y curso), que será el

principal, y con dos subformularios; en uno de ellos visualizaremos las asignaturas del

alumno con sus notas, y en el otro la nota media del alumno. Ambos subformularios deben

tener un nexo de unión con el formulario principal, que en este caso será el número

matrícula de manera que en los subformularios sólo se muestran las filas que contengan el

número de matrícula del formulario principal. Así, no se mostrarántodas las notas de todos

los alumnos, o las notas medias de todos.

Para obtener los subformularios se necesitan dos consultas asociadas, una que obtenga

nombres de asignaturas y notas de cada alumno, y otra con la nota media de cada

alumno. Ambas consultas deben tener un campo principal el número de matrícula.

Para la construcción de cada subformulario, debemos tener en cuenta lo siguiente:

Probablemente no convenga utilizar un formulario del tipo continuo (como una

tabla) para presentar las notas por cada alumno sólo habrá una nota media, es

decir, sólo habrá un registro.

Probablemente el campo que enlazará los subformularios con el formulario principal

(número de matrícula) no se muestre en el subformulario. En el caso de las notas

no tiene sentido que para cada nota se vea el número de matrícula, si va a ser el

mismo.

En cuanto al formulario principal, hay que tener en cuenta que al introducir el

control de subformulario hay que darle el tamaño y forma adecuados para que

quepa en él el subformulario completo. Si es de tipo continuo, hay que darle el

ancho adecuado para que no sobre ni falte espacio, y el alto adecuado para que

quepa en número de filas deseado.

Por último, nos fijaremos en las siguientes propiedades de control de subformulario:

Objeto origen: Nombre del formulario utilizado con el subformulario

Vincular campos secundarios: Nombre del campo dependiente en el subformulario

que establece la relación entre el formulario principal y el subformulario: número de

matrícula.

Vincular campos principales: Nombre del campo o control dependiente en el

formulario principal, que establece la relación entre el formulario principal y el

subformulario, es decir, el número de matrícula. En el subformulario sólo se

mostrarán las filas para las cuales el valor del campo establecido en Vincular

campos secundarios coincida con el del control establecido para esta propiedad

Los campos de vinculación no han de estar incluidos con control en el formulario principal

o en el subformulario. Es suficiente con que estén en las tablas o consultas base de éstos.


Teoría

a) Mencione los controles más importantes en el diseño deformularios

b) Indique las propiedades de los controles

c) Establezca diferencias entre formularios, controles y subformulario.

d) ¿Por qué es necesario contar con enlaces a datos?

Practica

e) Elabore un conjunto de formularios para los formularios de una biblioteca.

102


TEMA Nº 15: DISEÑO DE INFORMES

15.

15.1. Creación de informes

A la hora de crear un informe, igual que ocurriría con los formularios, podremos elegir

varios caminos que seleccionaremos de las opciones que se presentan en la banda de

opciones de la pestaña Crear.

Ilustración 79: Banda de opciones para crear un informe

Si pulsamos el botón Informe en blanco , Access crea un informe en

blanco preparado para insertar campos y controles de cualquier tabla desde la vista

presentación. Para ello abre una ventana de diálogo en la que se muestran las tablas y los

campos. Basta simplemente arrastrar con ratón los campos hacia la hoja en blanco.

15.1.1. Utilización del asistente

Al igual que con los formularios, Access posee un asistente para la elaboración de

informes, , al que se le van indicando los datos a presentar y las

características del asistente. Para crear un informe sencillo con una tabla o una consulta se

hace como en los formularios: se eligen los campos, la distribución, el diseño y finalmente

se crea.

Sin embargo, hay una característica de gran utilidad en el diseño de informes: la

posibilidad de agrupar los datos según el valor de un campo o conjunto de campos. Por

ejemplo, dentro de la tabla ALUMNOS podremos agrupar por CURSO o por POBLACIÓN,

pues los valores de estos campos se repiten; es decir, nos encontraremos varios alumnos

de un mismo curso, o varios alumnos de una misma población. No tiene sentido agrupar

por un campo que no se repite.

A diferencia de una consulta con agrupamiento, este tipo de agrupamiento que ofrecen los

informes no se limita a la utilización de funciones de agrupamiento como suma o

promedio, sino que permite introducir separadores entre conjuntos de filas con una

característica común (que sirve como cláusula de agrupamiento).

Access permite agrupar los datos en múltiples conjuntos anidados. Por ejemplo, el listado

de alumnos se puede agrupar por curso, dentro de curso por población, y dentro de

población por la primera letra del apellido. Los grupos se pueden generar en orden

creciente o decreciente, y para cada uno de estos grupos puede existir o no un

encabezado y un pie de grupo.

El encabezado de grupo aparece justo antes de los registros que pertenecen al grupo, y el

pie justo después. Normalmente, en losencabezados y pies se muestran funciones de

grupo calculadas sobre los registros que pertenecen al grupo; por ejemplo, el número de

alumnos o la nota media.

103


15.1.2. La Vista de Diseño

Veamos cómo es la vista diseño del informe creado en el ejercicioanterior. Para abrirla,

desde el menú contextual asociado al informe elegimos Vista diseño . El aspecto

de la vista de diseño es similar al de los formularios; de hecho no existe ninguna diferencia

en el uso de controles en informes respecto a lo estudiado para losformularios. Los

controles son idénticos y conservan todas laspropiedades presentes para los formularios,

excepto aquellas que se refieren a la modificación de datos (regla de validación, eventos

sobre modificaciones, etc.), ya que los informes no permiten la modificación de los datos,

sino sólo mostrar el contenido de las tablas o consultas. Hay algunas funciones distintas,

sobre todo las que se refieren a Agrupación y totales, que más adelante veremos

Ilustración 80: Vista diseño del informe

Encabezado de informe y pie de informe: El texto que pongamos en el encabezado

de informe aparecerá una vez al principio del informe, delante de la primera página.

El pie de informe igualmente aparecerá una vez, pero al final del documentos. Aquí

en este apartado pueden aparecer totales globales.

Encabezado y pie de página: El encabezado de página se imprime al principio de

cada página que contenga el informe, y el pie al final de las páginas.

Detalle: En este apartado se presentan los datos detallados de lo que se desea

imprimir. En este caso aparecen los datos de los alumnos.

Si pulsamos el botón Agrupar de la banda de opciones de diseño de informes, se

visualiza en la parte inferior del diseño del documento la ventana de Agrupación, orden y

total. Desde aquí podemos cambiar las opciones de agrupamiento.

Ilustración 81: Ventana de agrupación, orden y total

15.2. Creación de informes en la vista de diseño

Para crear un informe en la vista de diseño se pulsa el botón Diseño de formulario, de la

banda de opciones de la pestaña Crear, dentro del grupo Informes.

104


Ilustración 82: Creación de informe en vista diseño

No existe ninguna diferencia en el uso de controles en informes respecto a los visto para

formulario. Los controles son idénticos y conservan todas las propiedades presentes para

los formularios, excepto aquellas que se refieren a la modificación de datos (reglas de

validación, eventos sobre la modificación, etc.), ya que los informes no permiten la

modificación de los datos, sino sólo mostrar el contenido de las tablas o consultas.

A la hora de presentar un listado en el que aparecen muchos registros en el detalle resulta

muy útil marcar los registros pares de un color y los impares de otro color alternativo para

localizarlos de una forma más rápida. Esto se hace utilizando el botón Color de fondo o

relleno alternativo , que aparece en la banda de opciones de Inicio dentro del grupo

Fuente. Para ello debemos tener seleccionada la sección a la cual se le va a aplicar este

color alternativo. Por ejemplo, en lasiguiente ilustración se aplica un color alternativo a los

registros que se muestren en la sección de detalle. También se pueden cambiar estos

colores de relleno desde las propiedades de Formato, Color de fondo, Color de fondo

alternativo, de la sección correspondiente.

Ilustración 83: Color de relleno alternativo

15.3. Funciones interesantes en informes

Access proporciona una serie de funciones especializadas de gran utilidad que pueden ser

usadas en las consultas, informes y formularios. Existen varios tipos de funciones. Las más

utilizadas son las de tipo fecha/hora y de manipulación de cadenas. Las funciones que se

muestran en las siguientes tablas pueden resultar interesantes a la hora de confeccionar

informes. Generalmente se asignan a controles de tipo Cuadros de texto .

105


FUNCIONES DE PÁGINAS SIGNIFICADO

=[Page] Número de página actual (para numerara las

páginas)

=[Pages] Número total de páginas en el informe

=Fecha()

=Hora() Fecha en que se imprime

=HoraActual () Hora en que se imprime

=Año(Fecha())

Proporciona el año contenido en un campo de tipo

fecha/hora. El formato del cuadro de texto debe ser

numérico

=Mes (Fecha())

Proporciona el mes contenido en un campo de tipo


numérico.

=Día (Fecha())

Proporciona el día contenido en un campo de tipo


numérico

NombreMes([Mes])

Devuelve el nombre de mes en minúsculas

correspondiente al Mes; mes debe ser un número

entre 1 y 12

En las funciones de cadena no se puede utilizar la palabra NOMBRE como el nombre de la

cadena, pues es una palabra reservada. En este caso hay que poner el nombre de la tabla

o consulta de donde proviene. Por ejemplo, para obtener los cinco primeros caracteres del

nombre de cliente pondremos =Izq$([VentasClientesInforme!Nombre];5), siendo

VentasClientesInforme la consulta asociada al informe o formulario.

FUNCIONES DE

CADENA SIGNIFICADO

=Izq$(Cadena;

Número)

Proporciona los Números primeros caracteres de una

Cadena =Izq$ ([NombreProducto]; 5), devuelve los

cinco primeros caracteres del nombre del producto

=Der$(Cadena;

Número)

Proporciona los Números primeros caracteres de una

Cadena =Der$ ([NombreProducto]; 5), devuelve los

cinco últimos caracteres del nombre del producto

=Medio(Cadena;

Inicio; Número)

=Medio$(Cadena;

Inicio; Número)

Proporciona los Números de caracteres de una Cadena,

comenzando desde la posición indicada en inicio =

Medio$([NombreProducto];4;5) devuelve cinco

caracteres a partir de la posición 4, incluida ésta,

contenidos en NombreProducto.

=Minús(Cadena)

=Minús(Cadena)

Devuelve la cadena convertida en minúsculas. = Minús

(“PEPITO”) devuelve pepito.

=Mayús(Cadena)

=Mayús$(Cadena)

Devuelve la cadena convertida en mayúsculas. =

Mayús (“pepito”) devuelve PEPITO.


Teoría

a) ¿Para que utilizamos un informe?

b) ¿Cuáles son las diferencias entre un formulario y un informe?

c) Elabore un conjuntos de informes para una biblioteca (conocer la lista actual,

prestamos, libros sin devolver, lectores cuyo carnet se vencerá)

106


TEMA Nº 16: MACROS

16.

16.1. Creación de macros

Ilustración 84: Opción para crear macros

Las macros en Access realizan tareas especificadas por el usuario, tareas que tienen que

ver con formularios, informes o consultas. Cada tarea que Access realiza se llama acción,

que se puede seleccionar y realizar en las macros. Las acciones de las macros se crean en

una ventana de diseño y podrán realizar tareas como:

Ejecutar consultas e informes juntos.

Abrir varios formularios y/o informes juntos.

Comprobar la precisión de los datos en formularios de validación.

Trasladar datos entre tablas.

Realizar acciones cuando se pulsa un botón de comando.

La ventana de diseño, que Access muestra en la creación de macros consta de una tabla

con tres columnas: la columna de Acción para establecer la acción a realizar, la columna

de Argumentos donde se presenta la configuración de los argumentos de acción que se

seleccionan en la sección de Argumentos de acción (parte inferior de la ventana); y la

columna Comentario para introducir un comentario descriptivo de la acción.

Ilustración 85: Ventana de diseño de creación de macros

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Al desplegar la lista que acompaña a la columna Acción se podrán ver todas las acciones

que se pueden realizar. La siguiente tabla contiene las más utilizadas en orden alfabético,

junto con su descripción.

ACCIÓN DESCRIPCIÓN

AbrirConsulta Abre un objeto de tipo consulta en cualquiera de los modos

posibles.

AbrirFormulario Abre un objeto de tipo formulario en cualquiera de los

modos posibles.

AbrirInforme Abre un objeto de tipo informe en cualquiera de los modos

posibles, o lo manda a la impresora.

AbrirTabla

Abre un objeto de tipo tabla en cualquiera de los modos

posibles, con opciones especiales para añadir, editar o sólo

lectura.

BuscarRegistro Busca un registro que contenga un valor en un campo,

utilizando las opciones habituales para buscar en Windows.

BuscarSiguiente Continua la última búsqueda efectuada

Cerrar

Cierra el objeto (tabla, consulta, formulario, informe,

macro o módulo) actual o uno determinado, con opciones

de guardas los cambios.

CuadroMsj

Muestra un diálogo estándar de Windows, indicando un

mensaje de advertencia o información, son un ícono,

sonido y botones estándar.

EjecutarCódigo Ejecuta un procedimiento o función de un módulo (en

Visual Basic)

Ejecutarcomando Ejecuta un comando de un menú de Access.

EjecutarMacro Ejecuta una macro. Cuando termine la nueva macro se

continúa por la actual.

Para cada acción se muestra y se configura una lista de propiedades en la parte inferior de

la pantalla que permiten establecer los objetos y modos sobre los que opera la acción. Por

ejemplo, si se va a realizar una acción de Abrirformulario, habrá que indicar qué formulario

debe abrirse y de qué modo. Para cada tipo de acción existe un conjunto de propiedades,

algunas de ellas opcionales y otras necesarias.

16.2. Referencias a los objetos de losformularios e informes

En algunas acciones de macros es necesario consultar el valor o hacer algún tipo de

referencia a los controles de los formularios o informes. Como todos los controles están

identificados mediante la propiedad Nombre de la ficha Otras o Todas, se podrá acceder al

valor que tiene almacenado. Un control se identifica nombrando primero si está en

formulario o informe; luego hay que nombrar el formulario o informe concreto y por último

el control. La siguiente tabla muestra dos ejemplos; el primero hace referencia a un

control de un formulario y el segundo al de un control de un informe.

CONTROL SIGNIFICADO

[forms] ! [prueba] ! [curso]

[formularios] ! [prueba] !

[curso]

Contenido del control curso del formulario prueba

[informes] ! [listacurso] !

[nivel]

Contenido del control nivel del informe listacurso

Para que una referencia a un control de un formulario o informe sea válida, el formulario o

informe concreto debe estar abierto, aunque no sea el que esté activo en ese momento.

En un formulario de tipo continuo existen múltiples “copias” de los controles situados en la

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sección Detalle. Una referencia al contenido de uno de estos controles afectará al control

que contenga información del registro activado en ese momento.

En determinadas situaciones no es necesario utilizar la identificación global de los

controles. Por ejemplo, los controles de un formulario se pueden referenciar desde el

propio formulario sólo con el nombre del control, sin necesidad de especificar el nombre de

formulario. También es posible referenciar controles de formularios o informes desde

macros sólo con el nombre del control cuando las macros se ejecutan como consecuencia

de eventos lanzados desde eseformulario o informe.

La identificación de controles se puede realizar desde y hacia cualquier objeto de la base

de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

16.3. Ejecución condicional de macros

Dentro de la venta de diseño de creación de macros se puede añadir una columna a la

tabla de acciones para establecer expresiones condicionales que regulen la ejecución de

las acciones de la macro. Para ello hay que pulsar el botón Condiciones de la banda

de opciones de Diseño dentro de Herramientas de macros.

Ilustración 86: Columna Condiciones de la ventana de diseño de macros

Para cada acción se puede especificar una condición lógica. Estaexpresión se evalúa antes

de ejecutar la acción. Si el resultado de la expresión es verdadero, la acción se efectúa, y

si no, se ignora. Si para una acción se omite la expresión condicional, se supone que es

una expresión verdadera y la acción correspondiente se ejecuta siempre.

Si una secuencia de acciones depende de la misma expresión, no es necesario repetir la

expresión para cada acción. La expresión “…” (Tres puntos) indica a Access que la

condición que regula a una acción es la misma que la acción anterior.

La columna condición se utiliza en muchas ocasiones para la validación de datos y para

verificar que el contenido de los campos cumple con una serie de condiciones. Aunque las

reglas de validación se suelen añadir a las propiedades de los campos, existe laposibilidad

de validar datos utilizando macros. Por ejemplo:

CONDICIÓN ACCIÓN DESCRIPCIÓN

[Edad]<25 AbrirInforme Ejecuta un informe si la

edad es menor que 25

[Informes]!([ListaClientes]

! [num])=0 CuadroMsj

Visualiza un mensaje si

num=0

[Tipo]<>’A’ Y [Tipo]<>’B’

Y [Tipo]<>’C’ AbrirConsulta

Abre una consulta si tipo

es distinto de A y distinto

de B y distinto de C

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16.4. Macros autoejecutables

Es posible definir una macro que se ejecute de forma automática cada vez que se abre la

base de datos. Esta macro debe tener el nombre “Autoexec”. Habitualmente se utiliza para

abrir un formulario novinculado a ninguna tabla ni consulta, que contiene una serie de

opciones (botones de comando, menús, etc.) para abrir el resto de los formularios de la

base de datos, dando al sistema un aspecto deprograma de aplicación más que de base de

datos.


Teoría

a) ¿Cuáles son los usos más frecuentes que se le dan a los macros?

b) ¿Cómo se genera una macro?

Práctica

c) Elabore una barra de herramientas comunes con macros para funciones comunes.

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