GOBERNACION DEL HUILA

Huila, NATURALEZA PRODUCTIVACarrera 4 Calle 8 Esquina piso 6 PBX. 8671300 ext. 1201 Neiva – Huila

e-mail. general@gobernacionhuila.gov.co

VISION

 En el año 2020 el Huila será el corazón verde de

Colombia, pacífico, solidario y

emprendedor; líder de una región dinámica donde florecen los sueños de todos.

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

GOBERNACION DEL HUILA

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MISION

  El Departamento, como ente coordinador y articulador,

orientará su desarrollo social, económico, político y ambiental,

con enfoque sostenible, humanista e integral, asumido

con perspectiva de futuro, como respuesta a las necesidades y

expectativas de sus habitantes, en el reconocimiento de su identidad como pueblo, en un ambiente de respeto mutuo y tolerancia para garantizar soluciones eficaces a

la problemática de la región.

RESEÑA HISTORICA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADOEN LA GOBERNACION DEL HUILA

El Sistema de Gestión Integrado de la Gobernación del Huila, tuvo su orígen en el Plan de Desarrollo Departamental, “HUILA UNIDO PARA CONSTRUIR FUTURO” de la vigencia 2004 - 2007. Este Plan de Desarrollo se fundamentó en cuatro ejes temáticos: 1. Desarrollo Social, 2. Economía Productiva y Desarrollo Empresarial, 3. Buen Gobierno y Ordenamiento Territorial y 4. Ambiente e Infraestructura.

El BUEN GOBIERNO hizo referencia a criterios gerenciales en la administración pública, el fortalecimiento de la gestión Departamental y Municipal, el Control Social de la gestión pública y la gobernabilidad, encaminados a generar confianza en la población y recuperar la seguridad, el sentido de pertenencia hacia lo público, bajo principios de participación, pluralismo, transparencia, respeto y solidaridad que haga del Huila un modelo de comunidad, para que la comunidad tuviera confianza en la institución. Fue por ello que se iniciaron los procesos de modernización y cambios de paradigmas sobre la forma de manejar lo público y enfocados hacia optimización del servicio al cliente . La primera decisión se centró en una reestructuración administrativa, pretendiendo dos objetivos: la viabilidad financiera y económica del Departamento y ajustar la estructura organizacional hacia un modelo plano, que permitiera una dinámica gerencial, para ser más diligente el proceso de prestación del servicio, pero para lograr este segundo aspecto, la meta era eminentemente prospectiva, la visión trascendía los propósitos de llegar a estándares de una gerencia con sentido humano, de una gerencia con estándares de calidad reconocidos por la comunidad. Para lograr estas intenciones, se inició el proceso de construcción de un nuevo prototipo de administración pública, mediante el Diseño e implementación del Sistema de Gestión Integrado. Fue así, que en el año 2006, se logró la certificación de 4 procesos bajo la norma ISO 9001 y en el año 2007 se obtuvo la certificación de todo el sistema bajo la norma NTC GP1000:04, certificándose la totalidad de procesos de la entidad.

El proceso de FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO (S.G.I.) DE LA GOBERNACION DEL HUILA Y LA SOSTENIBILIDAD DE LOS CERTIFICADOS DE CALIDAD EN LAS NORMAS ISO 9001:00 Y NTCGP 1000:04 certificado, es una meta y propósito fundamental del actual periodo de Gobierno, para entregar un servicio de alta calidad al cliente, en términos de eficacia, eficiencia y efectividad, contribuye al desarrollo territorial y al logro de los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Departamental “Huila Naturaleza Productiva”; además proyecta alto impacto y buena imagen del Departamento en el ámbito regional, nacional e internacional, pues cumple con los requisitos mínimos contenidos en las normas NTCGP 1000 y el MECI y propende por ampliar su alcance hacia el cumplimiento de los requisitos mínimos de los Sistemas de Gestión Ambiental (ISO 14001) y Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001), tal como está planificado en el actual plan de desarrollo.

El Sistema de Gestión Integrado de la Gobernación del Huila, tuvo su orígen en el Plan de Desarrollo Departamental, “HUILA UNIDO PARA CONSTRUIR FUTURO” de la vigencia 2004 - 2007. Este Plan de Desarrollo se fundamentó en cuatro ejes temáticos: 1. Desarrollo Social, 2. Economía Productiva y Desarrollo Empresarial, 3. Buen Gobierno y Ordenamiento Territorial y 4. Ambiente e Infraestructura.

El BUEN GOBIERNO hizo referencia a criterios gerenciales en la administración pública, el fortalecimiento de la gestión Departamental y Municipal, el Control Social de la gestión pública y la gobernabilidad, encaminados a generar confianza en la población y recuperar la seguridad, el sentido de pertenencia hacia lo público, bajo principios de participación, pluralismo, transparencia, respeto y solidaridad que haga del Huila un modelo de comunidad, para que la comunidad tuviera confianza en la institución. Fue por ello que se iniciaron los procesos de modernización y cambios de paradigmas sobre la forma de manejar lo público y enfocados hacia optimización del servicio al cliente . La primera decisión se centró en una reestructuración administrativa, pretendiendo dos objetivos: la viabilidad financiera y económica del Departamento y ajustar la estructura organizacional hacia un modelo plano, que permitiera una dinámica gerencial, para ser más diligente el proceso de prestación del servicio, pero para lograr este segundo aspecto, la meta era eminentemente prospectiva, la visión trascendía los propósitos de llegar a estándares de una gerencia con sentido humano, de una gerencia con estándares de calidad reconocidos por la comunidad. Para lograr estas intenciones, se inició el proceso de construcción de un nuevo prototipo de administración pública, mediante el Diseño e implementación del Sistema de Gestión Integrado. Fue así, que en el año 2006, se logró la certificación de 4 procesos bajo la norma ISO 9001 y en el año 2007 se obtuvo la certificación de todo el sistema bajo la norma NTC GP1000:04, certificándose la totalidad de procesos de la entidad.

El proceso de FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO (S.G.I.) DE LA GOBERNACION DEL HUILA Y LA SOSTENIBILIDAD DE LOS CERTIFICADOS DE CALIDAD EN LAS NORMAS ISO 9001:00 Y NTCGP 1000:04 certificado, es una meta y propósito fundamental del actual periodo de Gobierno, para entregar un servicio de alta calidad al cliente, en términos de eficacia, eficiencia y efectividad, contribuye al desarrollo territorial y al logro de los objetivos trazados en el Plan de Desarrollo Departamental “Huila Naturaleza Productiva”; además proyecta alto impacto y buena imagen del Departamento en el ámbito regional, nacional e internacional, pues cumple con los requisitos mínimos contenidos en las normas NTCGP 1000 y el MECI y propende por ampliar su alcance hacia el cumplimiento de los requisitos mínimos de los Sistemas de Gestión Ambiental (ISO 14001) y Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001), tal como está planificado en el actual plan de desarrollo.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION

Departamento Administrativo de

Planeación

Departamento Administrativo

Jurídico

Oficina de Control Interno

DisciplinarioOficina de

Control Interno

Oficina de Contratació

n Administrati

vaOficina para la Mujer, Infancia,

Adolescencia y Asuntos Sociales Oficina de

Productividad y

Competitividad

De Gobierno y Desarrollo Comunitari

o

De Haciend

a

De Agricultu

ra y Minería

De Salud

De Educació

n

De Vías e Infraestruct

ura

De Cultura y Turismo

General

Conformación de grupos de

trabajoG1

G2

Consejos: De Gobierno, Seccional de Desarrollo Agropecuario, de Monumentos Nales., Técnico de la Red de información del Dpto. del Huila

SECRETARIAS

Órg

ano

s d

e A

seso

ría

y C

oo

rdin

ació

n

Consejos Dptales De: Política Social, Política Fiscal del Huila, Política económica y social, Planeación, Seguridad Social en Salud, Seguridad, Paz, Archivo, Cultura, Técnico de la Red de información del Dpto. del Huila.Comité de: Desarrollo Adtivo., Paritario de salud ocupacional, Capacitación docente, Especial de amenazados, Prestaciones sociales del magisterio, Dptal. Para la atención integral a la población desplazada por la violencia, Regional para la prevención y atención de desastres del Huila, Técnico de la red de información del Dpto. del Huila, del Sistema de Control interno, MECI y Calidad, Dptal. De cooperación internacionalComisión De: Personal, Regional para la coordinación y seguimiento de los procesos electorales, Inspección y seguimiento del Régimen penitenciario y carcelario,, Regional de productividad y competitividad..Sistema Dptal., de ciencia y tecnología, Fondo de vigilancia y seguridad, Fondo Dptal de Reinserción y paz, Unidad técnica Regional de control de drogras, Junta Directiva del festival folclórico y reinado Na. Del Bambuco, Fondo de autores huilenses.

Soporte Normativo: Dto. No. 1338 del 20 de nov. De 2008

DESPACHO DEL

GOBERNADOR

Comité Directivo

Dto. 517/06 Art.2,3,4 y 5

Representante de la Alta Dirección

NTC GP1000, item 5.5.2 y manual de

calidad

Gerente del S.G.I.

Res. # 082 de 2009

- Gobernador- Secretarios de Despacho- Directores de Dptos. Adtivos.- Jefe /Responsable de Control Interno.- Gerente del S.G.I.

- Secretario General.: Carlos Felipe Trujillo M.

- Profesional Coordinador del S.G.I., Myriam E. Vargas C.

1. Actualizar políticas y objetivos del S.G.I.2. Realizar la revisión del S.G.I.3. Analizar los informes periódicos entregados por

el Representante del S.G.I4. Aprobar las actualizaciones del Modelo del

S.G.I.5. Designar el Servidor Público responsable del rol

de Gerente del S.G.I.6. Expedir el reglamento del Comité Directivo

S.G.I.7. Designar los miembros del Comité Operativo1. Asegurarse de que se establecen, implementan

y mantienen los procesos necesarios para la implementación del sistema de gestión .

2. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión y de cualquier necesidad de mejora

3. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad

Le corresponde cumplir los roles y responsabilidades contenidas en la resolución No. 082 de 2009.

Comité Operativo

(Dto. 517/06, art. 7,8 y 9) y Res. 318/07

Equipo de Auditores Internos

Formados y reentrenados

Equipos de mejoramiento Res. 676/07

Grupo de Apoyo

(Contratado)

SOPORTE NORMATIVO

ESTRUCTURA DEL S.G.I.

CONFORMADO POR:

ROLES Y RESPONSABILIDADES

ESTRUCTURA DEL S.G.I.

- Un representante por proceso- Un representante Oficina Control Interno- Gerente del S.G.I.

Edna P. Dominguez Tello,1.Victoria Eugenia Barreiro G.2.Nini Johana Rojas S.3.Carlos Augusto Polanía T.4.Carlos Francisco Castro H..5.Rafael Andres Saavedra V6.Viviana Andrea Bermeo O.

- 23 Auditores formados

MECI 1000:05MECI 1000:05

NTC 5254NTC 5254

OHSAS 18001OHSAS 18001ISO 14001ISO 14001

NTC GP1000:04NTC GP1000:04

ISO 9001:08ISO 9001:08

NORMAS QUE NORMAS QUE SOPORTAN ELSOPORTAN EL

SISTEMA DESISTEMA DEGESTIONGESTION

En implementación 2008 - 2011

MECI CALIDAD

AUTORREGULACION

AUTOGESTION

AUTOCONTROLENFOQUE AL CLIENTE

LIDERAZGO

PATIC. ACTIVA SERV. PUBL PART Y/O FUNC.PUBLIC.

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

ENFOQUE DEL SISTEMA PARA LA GESTION

MEJORA CONTINUA

ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIONES

RELAC. MUTUA.. BENEF. CON LOS PROVEEDORES

COORDINACION, COOPERACION Y ARTICULACION

TRANSPARENCIA

PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO ?

O BJETIVOS

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Detectar y corregir desviaciones a tiempo

Controlar los procesos

Medir desempeño de procesos

Facilitar el control políticoy ciudadano

Autoregular,Autogestión y

autocontrol

Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus

requisitos.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION

• Internos

• Externos

Documentar, dar evidencia

ESTRATEGICOS

MISIONALES

GESTION PARA LA ATENCIÓN, LA INFORMACIÓN Y LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS

GESTION DEL TALENTO HUMANO

GESTION FINANCIERA

GESTION JURIDICA

GESTION EN SALUD

GESTION DE LA INFRAESTRUCTURA FISICA Y PATRIMONIO CULTURAL DEPARTAMENTAL

GESTION PRODUCTIVA Y COMPETITIVA DEL DEPARTAMENTO

PARTICIPACION COMUNITARIA Y SEGURIDAD PUBLICA

APOYO A LA GESTION MUNICIPAL E INSTITUCIONAL

ATENCIONALCIUDADANO

GESTION DE CALIDAD

NE

CE

SID

AD

ES

Y E

XP

EC

TA

TIV

AS

DE

LO

S

CL

IEN

TE

SS

AT

ISF

AC

CIO

N D

E L

OS

CL

IEN

TE

S

GOBERNABILIDAD Y COMUNICACIÓN PUBLICA

PROSPECTIVA Y PLANIFICACION PARA EL DESARROLLO DEPARTAMENTAL

REVISION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

GESTION DEL CONTROL

CONTROL DISCIPLINARIO

GESTION EDUCATIVA

EVALUACION

GESTION DE BIENES Y SERVICIOS

APOYO

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Técnicas Implementadas

INSTRUMENTOS DE SOSTENIBILIDAD Y SEGUIMIENTO DEL SISTEMA

BITACORABITACORABITACORABITACORARIESGOS RIESGOS OPERACIONALESOPERACIONALES

RIESGOS RIESGOS OPERACIONALESOPERACIONALES

PETICIONES, PETICIONES, QUEJAS Y QUEJAS Y

RECLAMOS (p.q.r.RECLAMOS (p.q.r.)

PETICIONES, PETICIONES, QUEJAS Y QUEJAS Y

RECLAMOS (p.q.r.RECLAMOS (p.q.r.)

PERCEPCIÓN DE PERCEPCIÓN DE CLIENTESCLIENTES

PERCEPCIÓN DE PERCEPCIÓN DE CLIENTESCLIENTES

INDICADORES INDICADORES DE PROCESOSDE PROCESOSINDICADORES INDICADORES DE PROCESOSDE PROCESOS

Porcentaje de productos y servicios aprobados para su mejora

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Prim

er S

emes

tre

2006

Seg

undo

Sem

estr

e 20

06

Prim

er S

emes

tre

2007

Seg

undo

Sem

estr

e 20

07

Prim

er S

emes

tre

2008

Seg

undo

Sem

estr

e 20

08

Prim

er S

emes

tre

2009

Seg

undo

Sem

estr

e 20

09

Prim

er S

emes

tre

2010

Seg

undo

Sem

estr

e 20

10

FECHA

%

CALIFICACION DEL SERVICIO

15%

77%

8%

BUENO REGULAR MALO

AUDITORIAS:AUDITORIAS:- InternasInternas-- Externas- Externas-- Independientes- Independientes-- Revisión - Revisión GerencialGerencial

AUDITORIAS:AUDITORIAS:- InternasInternas-- Externas- Externas-- Independientes- Independientes-- Revisión - Revisión GerencialGerencial

PROGRAMA 5sPROGRAMA 5sPROGRAMA 5sPROGRAMA 5s PROCESOS PROCESOS DOCUMENTADOSDOCUMENTADOS

PROCESOS PROCESOS DOCUMENTADOSDOCUMENTADOS

¡Cuestión de hábito!

TRABAJO EN TRABAJO EN EQUIPOEQUIPO

TRABAJO EN TRABAJO EN EQUIPOEQUIPO

Planes de mejora

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Medios de Divulgación

MEDIOS DE DIVULGACION DEL SISTEMA DE GESTION

CORREO CORREO INSTITUCIONALINSTITUCIONAL

CORREO CORREO INSTITUCIONALINSTITUCIONAL

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AUDIOVISUALESAUDIOVISUALES

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