INFOMATICA EMPRESARIAL

•Clase•12 de Mayo de 2012

Alejandra Meliza CaroProfesor

Microsoft Office Excel 2007• Herramienta para crear y aplicar formato a

hojas de cálculo, y para analizar y compartir información para tomar decisiones mejor fundadas.

• La nueva interfaz orientada a obtener resultados, la visualización de datos enriquecida y las vistas de tabla dinámica permiten crear, de un modo más sencillo, gráficos de aspecto profesional y fácil uso.

• Office Excel 2007, en combinación con Excel Services (una nueva tecnología incluida en Microsoft Office SharePoint Server 2007), ofrece mejoras significativas para compartir datos con más seguridad.

Entorno Excel

1. Botón de office - 2. Barra de Título - 3. Barra de Menú - 4. Barra de fórmulas -5. Grupo del Portapapeles - 6. Grupo de Fuente - 7. Grupo de Alineación - 8. Grupo de Formato de Número - 9. Grupo de Estilos - 10. Grupo de Celdas - 11. Grupo de Modificar - 12. Barra de Herramientas personalizada - 13. Barras de desplazamiento - 14. Zoom - 15. Botones de presentación - 16. Hojas del libro - 17. Barra de estado

Conceptos básicos*

• Libros En Microsoft Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.

• Hojas de cálculo Son el objeto principal de Excel. En ellas puede incluirse información en celdas organizadas por fila y columna. Los nombres de las hojas aparecen en etiquetas en la parte inferior de la ventana de la hoja de cálculo.

• * Tomado de la librería de Microsoft Excel

La hoja de cálculo

• Opciones de la hoja de cálculo: Haga clic derecho sobre la etiqueta para visualizar el menú

• Tipos de hojas de cálculo:

• Hoja de cálculo

• Hoja de gráfico

Tipos de información

Manipular Información

Manipular Información

Manipular Información

Manipular Información

Autollenado• El autollenado es una característica especial de Excel que permite

completar listas de datos. Si Excel reconoce una entrada de lista o una lista personalizada, la completa hasta donde seleccionemos. Si no,repite el valor. Las listas que reconoce por defecto son los días de la semana, los meses del año ó series de números. En el caso de ser números, hemos de indicar el comienzo de la serie (seleccionaremos un rango de dos números). También podemos utilizar esta característica con series de fechas.Podemos añadir nuestras propias listas personalizadas. Para ello seleccionamos en el menú.

• Herramientas, Opciones...  Listas personalizadas, y agregamos la lista que queramos utilizar

• Boton de Office , opciones de excel, más frecuentes, modificar listas personalizadas

• Controlador de Relleno

Referencias relativas y referencias absolutas

• Cuando con el Autollenado completamos una serie de fórmulas copiándolas de unas celdas a otras, Excel utiliza siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las fórmulas. Esto significa que las referencias usadas se actualizarán de manera acorde tras copiar la fórmula de una celda a otra.

• Hay ciertos casos en que hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la fórmula a una nueva posición. Para ello se utilizan las referencias absolutas. Es posible utilizar referencias absolutas para filas sólo, para columnas sólo o para ambas a la vez (si sólo utilizamos referencias absolutas en filas o en columnas, la referencia se conoce como referencia mixta). Las referencias relativas se convierten en absolutas introduciendo el carácter del dólar ( $ ) antes de la letra de la columna o el número de fila que se quieren mantener invariables. Si se desea que no cambie ni el índice de filas ni el de columnas, hay que poner el carácter $ delante de cada uno de los dos índices.

Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes: • 1. Conforme se introduce la fórmula, se teclea el carácter $ delante del índice de fila y/o de

columna que se quiere mantener constante.

• 2. Colocando el cursor del ratón en la barra de fórmulas, de manera que esté dentro de la referencia ala celda. Si pulsamos ahora la tecla F4 se pasa cíclicamente por referencias relativas, absolutas y por los dos casos mixtos.

Sintaxis• Sintaxis

La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula. Las fórmulas en Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores del cálculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación, suma 5.=5+2*3Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.=(5+2)*3

Orden de Ejecución• Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel

ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.

Operador Descripción: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia – Negación (como en –1)% Porcentaje^ Exponente* y / Multiplicación y división+ y – Suma y resta& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)= < > <= >= <> Comparación

• Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón

de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado

O seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

• Las formulas de Microsoft Excel, siempre comienzan por un signo = que indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una formula.

• Detrás del signo = están los elementos (celdas-matrices-datos) que se van a calcular o serán manipulados para calcular mediante operadores, que están separados mediante operadores de calculo:– Aritméticos– Comparación– Texto– Referencia

OPERADORES ARITMÉTICOS

Operador Aritmetico Significado Ejemplo + (signo más) Suma 4+4

- (signo menos)Resta Negación

4-4 -1

* (asterisco) Multiplicación 4*4/(barra oblicua) División 4/4^(acento circunflejo) Exponente 4^2

Se utilizan para ejecutar las operaciones matemáticas básicas, como suma, reta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos.

OPERADORES DE COMPARACIÓN

Operador de Comparación Significado Ejemplo = (igual) Igual a C1=B1>(mayor que) Mayor que C1>B1< (menor que) Menor que C1<B1>= (mayor o igual que) Mayor o igual que C1>=B1<=(menor o igual que) Menor o igual que C1<=B1<>(distinto) Distinto de C1<>B1

Se pueden comprar dos valores; y al compararlos , el resultado es un valor lógico: o bien VERDADERO, o bien FALSO

OPERADORES DE CONCATENACIÒN DE TEXTO

Se utiliza el signo “&” para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto

Operador de Texto Significado Ejemplo

& ("y" comercial)

Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo

"Alta" &·"calidad"

OPERADORES DE REFERENCIA

Combina rangos de celdas para cálculos

Operador de Referencia Significado Ejemplo

: (dos puntos)

Operador de rango que genera una refrenciua a todas las celdas entres dos referencia, ésta incluidas

C5:C15

, (coma)Operador de unión que combina varias referencia en una sola

SUMA(C5:C15,D5:D15)

Funciones• Una función como cualquier dato se puede escribir

directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

• Si queremos introducir una función en una celda:

• O bien, hacer clic sobre el botón • Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Funciones• Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o integradas,

denominadas funciones.

• Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La función más común en las hojas de cálculo es la función SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Aunque puede crearse una fórmula para calcular el valor total de unas pocas celdas que contengan valores, la función de la hoja de cálculo SUMA calcula varios rangos de celdas.

Para introducir una fórmula que contenga una función, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Modificar fórmula en la barra de fórmulas. Haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto al cuadro Funciones. Haga clic en la función que desee agregar a la fórmula. Si la función no aparece en la lista, haga clic en Más funciones para obtener una lista de las funciones adicionales. Introduzca los argumentos. Una vez completa la fórmula, presione ENTRAR.

Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula hay que escribir un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda