Indicadores Capacitación en Indicadores de GestiónFacilitador: Henry Helí González Gaitán...
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IndicadoresIndicadores
Capacitación en Indicadores de Gestión
Facilitador:Facilitador:
Henry Helí González GaitánHenry Helí González Gaitán Ingeniero Industrial U de AIngeniero Industrial U de A
Especialista Logística Integral U de AEspecialista Logística Integral U de AAsesor y Docente POLIT.JIC-ITMAsesor y Docente POLIT.JIC-ITM
Medellín, Abril de 2010Medellín, Abril de 2010
Capacitación en Indicadores de Gestión
Facilitador:Facilitador:
Henry Helí González GaitánHenry Helí González Gaitán Ingeniero Industrial U de AIngeniero Industrial U de A
Especialista Logística Integral U de AEspecialista Logística Integral U de AAsesor y Docente POLIT.JIC-ITMAsesor y Docente POLIT.JIC-ITM
Medellín, Abril de 2010Medellín, Abril de 2010
Oración Santa Teresa de Ávila
• Nada te turbe, nada te espante, todo te pasa, Dios no se muda; la paciencia todo lo alcanza; a quien Dios tiene nada le falta; solo Dios basta.
• Eleva tu pensamiento, al cielo sube, por nada te acongojes, nada te turbe
• A Jesucristo sigue con pecho grande, y venga lo que venga, nada te espante.
• ¿ves la gloria del mundo ? es gloria vana; Nada tiene estable, Todo se pasa.
• Aspira a lo celeste, que siempre dura; fiel y rico en promesas, Dios no se muda. ………………….
continuación ….Oración Santa Teresa de Ávila
• Ámala cual merece bondad inmensa; pero no hay amor fino
sin la paciencia.
• Confianza y fe viva mantenga el alma, que quien quiere y
espera todo lo alcanza
• Del infierno acusado aunque se viere, burlará sus furores a
quien Dios tiene.• Véngale desamparos, cruces, desgracias; siendo Dios tu tesoro
nada te falta.• Id, pues, bienes del
mundo; Id dichas vanas, aunque todo lo pierda,
solo Dios basta.
Indicadores Indicadores
CONSTRUCCIÓN DE INDICADORESCONSTRUCCIÓN DE INDICADORESCONSTRUCCIÓN DE INDICADORESCONSTRUCCIÓN DE INDICADORES
Introducción
1. Generalidades - ¿Qué son los indicadores?
2. ¿Para qué sirven?¿Cuál es su objetivo?
3. Herramientas para desarrollarlos
4. Indicadores de Gestión
Indicadores Indicadores
Introducción:
La República:• pág.9 A Martes 5 de Agosto de 2008
“El saliente director de Fedesarrollo, Mauricio Cárdenas, afirma que el Emisor debería aprender de estos dos años que incumplir la meta de inflación tiene sus costos en materia de credibilidad. Para reducirlos, debería utilizar un rango más amplio,. . . . .en vez de trabajar con la meta de 3.5 a 4.5 por ciento, trabajara con una meta de 3.5 a 5.5 %..”
• Pág.12 A Martes 6 de enero de 2009 “Deuda Externa aumentó 4.9% a septiembre. . . . .45.425 millones de dólares. . . . .”
• Pág.2A Miércoles 7 de enero de 2009 “Nubarrones para el 2009 . . .Pero insisten éstos, entre tanto, en mantener unas tasas elevadísimas, superiores al 9% por año, con los cuales atraen los especuladores con sus nefastos “capitales golondrina” en momentos en que los países ricos acercan sus tasas al cero por ciento. . . .”
La República:• pág.2 A Jueves 11de Diciembre de 2008 “La proyección de crecimiento del Banco Mundial para Colombia en 2009, de solo 2.6%, habrá encendido las alarmas en el equipo económico del gobierno, encabezado por el ministro de Hacienda, Oscar Iván Zuluaga. Se
esperan medidas. . . .”• pág. 8A Jueves 08de Enero de 2009 “PIB de Colombia en 3% para
2009: Estándar & Poor`s. 4.8% en el 2008. El crecimiento en América Latina sería de 2.1 %”
• Portada: Martes 13 de enero de 2009 “Revolcón en el monitoreo a la canasta familiar: nuevos productos del IPC, . . Moteles y residencias, clubes de billar-ping pong-rana-tejo, casinos y bingos, gimnasios, medicina homeopática, acupuntura, empanadas – lechona y tamales, alquiler de lavadoras y otros electrodomésticos, servicios de ortodoncia, potenciadores sexuales, prótesis, gas vehicular, dispositivos intrauterinos.
La República:• Portada: Viernes 16 de enero de 2009 “BCE deja la tasa de
interés en dos por ciento. El Banco Central Europeo (BCE) bajó la tasa de interés medio punto para hacer frente a la recesión, lo que deja el precio del dinero en su nivel más bajo en la historia de la institución. . . . 2.0% Zona euro (Tasa Refi), 1.5% G. Bretaña (Tasa Repo), 0.25% EE.UU. (Tasas fondos federales), 0.1 Japon (Tasa Oficial de descuento).
• El Recaudo tributario también desaceleró. Proyección de recaudo 2009. ….para este año el Consejo de Política Fiscal (Confis) tuvo que revisar la meta de ingresos a la baja. .. . . . .ya no es 75.4 billones de pesos como aparece en el Presupuesto General de la Nación, sino 73.1 billones de pesos.
La República:• Portada: Viernes 16 de enero de 2009 “continuación. . .
Países del sur, con la gasolina mas cara. . .En los últimos seis meses la cotización del barril de petróleo ha descendido desde el máximo histórico de 147.278 dólares a 35,40 dólares. . .Venezuela y Ecuador tienen el combustible más barato de la Región”
Especial para PORTAFOLIO
• 28 dic. 2007 ‘Hacer seguimiento es la clave del éxito’ - Fernando Quintero, Presidente Unidad Inversión ColpatriaMauricio Rodríguez Múnera - Especial para PORTAFOLIO
• Fernando Quintero, presidente de la Unidad de Inversión Colpatria, revela las claves de su estilo gerencial.
• ¿Cómo es su estilo gerencial?• Me parece importante escuchar las opiniones de los demás y creo
que hay que hacer todo lo posible por buscar consensos, pero en últimas soy yo quien toma las decisiones finales.
• Además, soy un convencido del poder de los números hablan por sí solos y me gusta hacer análisis profundos de lo que dicen. Sin embargo, hay que ir más allá de las finanzas, se deben hacer análisis complejos, holísticos; siempre se deben tener en cuenta las demás variables, los asuntos relacionados con la tecnología, los recursos humanos y los temas comerciales.
( Lo subrayo )
Especial para PORTAFOLIO
¿Tiene usted alguna herramienta gerencial preferida?
El Balanced Score Card de Kaplan y Norton. Es un instrumento muy útil a la hora de convertir las estrategias en planes de
acción , y éstos en resultados concretos. Mediante los indicadores que miden el desempeño se puede hacer un
seguimiento frecuente, claro y preciso de las diversas gestiones.Estoy convencido, por mi experiencia profesional de 25 años, que
la clave del éxito reside en hacerle seguimiento detallado y continuo a los proyectos.
( lo sub rayo)
Indicadores de Gestión -No. 292 Dic.07 Revista Dinero. Pag16
• “Sirven para medir ventas, estándares de calidad, Gº de Satisfacción de los clientes, tiempos y lo que usted haya estimado conveniente mantener bajo control permanente”….
• Informes de ventas• Informes de
producción• Informes de
distribución• Control de inventarios • Satisfacción de
clientes
GESTIÓN DE CA LIDAD, MODELO ISO 9001:2000
• FUNDAMENTOS• PLANIFICACIÓN• DOCUMENTACIÓN
• COMPRAS• RECURSO HUMANO• CONTROL
PROCESOS
• ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
• AUDITORÍA
Procesos Dirección
Proc. Apoyo
Clientes Clientes
Política y Objetivos de Calidad
Alta Dirección
Personal Involucrado
Procesos deejecución
PR
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MAPA DE PROCESOS
PR
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CIÓ
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CLIENTE
CLIENTE
PLANI FI CAR LA GESTI ÓN CORPORATI VA
CONSOLI DAR LA MEDI CI ÓN DE LA GESTI ÓN CORPORATI VA
P
H
V
A
GESTI ONAR DOCUMENTOS Y REGI STROS
GESTI ONAR FI NANZAS
GESTI ONAR EL TALENTO HUMANO
PLANIFICAR EL SERVICIO
GESTI ONAR COMPRAS
AUDI TAR LA GESTI ÓN CORPORATI VA
GESTI ONAR I NFRAESTRUCTURA
GESTIONAR SOLUCIÓN DE
FALLAS
GESTIONAR CAMBIOS E
INNOVACIÓN
GESTIONAR PLANES DE CAPACIDAD
GESTIONAR LA CONFIGURACIÓN
GESTIONAR DISPONIBILIDAD Y
CONTINUIDAD
GESTIONAR SERVICIO Y
ATENCIÓN AL CLIENTE
REVI SAR LA GESTI ÓN CORPORATI VA
MEJ ORAR LA GESTI ÓN CORPORATI VA
¿Qué es Gestión?
¿Qué es Gestión?
Diagnóstico 5.3Políticas y 5.4.1Objetivos
Proce-sos
MejoraContinuaIndicadores
Ciclo P-H-V-A
¿Qué es Gestión?• Podemos definirla como todas aquellas actividades
propias de los procesos que en forma integral asume la empresa o institución con el propósito de alcanzar los objetivos y metas previamente establecidos mediante el proceso de planeación. Es decir la Gestión consiste en modificar o pasar de una situación actual a otra situación o estado deliberadamente planeado.
• Aspectos fundamentales: Logro de objetivos, productos y recursos.
PROCESOS
MACROPROCESOS
Subprocesos
Actividades
Cadena de Valor de primer nivel
Cadena de Valor de segundo nivel
Cadena de Valor de tercer nivel
Procesos de piso
MODELO CADENA DE VALOR (Varios niveles)
Caracterización de un Caracterización de un procesoproceso
Contenido:
Objetivo del procesoLíder del procesoRequisitosActividadesEntradas / Procesos proveedoresSalidas / Procesos clientesRecursosInteracciones (comunicaciones
entre procesos)Indicadores del proceso. I
4a.CaractProcesoModelo.doc
Plan Estratégico Plan Estratégico
Fases: Fases: I – II – III - IVI – II – III - IV
I FILOSÓFICAII ANALÍTICAIII OPERATIVAIV DESARROLLO Y CONTROL
Indicadores Indicadores
MACRO PROCESOS
EJ: Planeación Estratégica, gestión de mejoras, gestión comercial, prestación del servicio AVC, unidad de atención al cliente, gestión de documentación, gestión talento
humano, gestión de compras, gestión infraestructura y mantenimiento, gestión
sistemas y gestión financiera.
Indicadores Indicadores
1.1 Generalidades?1.1 Generalidades?1.1 Generalidades?1.1 Generalidades?
El logro de la competitividad referido al
correspondiente plan.
Los indicadores de gestión se convierten
en los signos vitales, y su continuo monitoreo.
mínimo número que nos garanticen contar
con información constante, real y precisa sobre aspectos tales como: efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, calidad, la ejecución presupuestal, la incidencia de la gestión
Indicadores Indicadores
1.1 Generalidades? Continuación…1.1 Generalidades? Continuación…1.1 Generalidades? Continuación…1.1 Generalidades? Continuación…
Es un sistema de información: estadística, financiera, administrativa y operativa que puesta al servido de la directiva de la organización.
le permite tomar decisiones acertadas y oportunas, adoptar las medidas preventivas y correctivas
Apoya y facilita los procesos de toma de decisiones.
Indicadores Indicadores 1.1 Generalidades? Continuación…1.1 Generalidades? Continuación…1.1 Generalidades? Continuación…1.1 Generalidades? Continuación…
PRINCIPALES FUNCIONES DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN
• Controla la evolución de los procesos y variables.
• Racionaliza el uso de la información.
• Sirve de base para la comprensión de la evolución,
situación actual y futuro de la organización.
• Propicia la participación de las personas en la gestión de la organización..
Indicadores Indicadores
1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?
Los indicadores tienen algunas características muy importantes:
• Pueden medir cambios
• Facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas o acciones.
• Son instrumentos muy importantes para evaluar y dar surgimiento al proceso de desarrollo.
• valiosos para determinar cómo se pueden alcanzar mejores resultados en proyectos de desarrollo.
Indicadores Indicadores
1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?
Expresión cuantitativa del comportamiento o desempeño de toda la organización o de una de sus partes.
Herramientas de medición de resultados a través de parámetros de comparación (presupuesto o meta).
Indicadores Indicadores
1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?
Expresión cuantitativa:
En forma de índice o razón= a/b. Ej. 12/4 = 3
En forma de proporciones= a es b como c es a d. Ej. 15/12 = 5/4 es decir a 1.25
En forma de coeficiente K= a/b Ej. K = 100 estds/5docentes. K = 20 estds / docente
En forma de porcentaje K= a/b X 100. Ej. Estds matriculados/ estds proyectados X 100
Comparación de una variable de año anterior en forma de porcentaje K1 = (Xf – Xp/ Xp.)*100
Ej. K1 = (120 – 100/100)*100 es decir 20%
Indicadores Indicadores
1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?
Expresión cuantitativa:
Para conocer la rotación de un factor o variable, es decir el número de veces que algo se cumple en un tiempo determinado:
Ej. La meta es recaudar $10 millones en un periodo y se recaudaron $13.5 millones. K= a/b. K= 13.5/10, es decir K= 1.35 la meta se logró 1.35 veces. Si K= (a/b)x 100 significa que la meta se logró en el 135% de lo propuesto.
Indicadores Indicadores
1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?1.2 ¿QUÉ SON LOS INDICADORES?
Índices de gestión que aseguran el alineamiento
entre la estrategia y la gestión.
Están ligados a planes de acción desde las cuatro
perspectivas del BSC o Cuadro de mando Integral.
No se requieren demasiados. Seleccionar Los Pocos Vitales y no Los Muchos Triviales
Indicadores Indicadores
PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES
PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES
Facilidad de construcción
Disponibilidad de información (datos históricos) ej. Históricos
Medibles
Que se interpreten fácilmente
Orientados a medir la empresa y/o un área específica. (no a medir información en detalle)
Indicadores Indicadores
2. ¿PARA QUÉ SIRVEN 2. ¿PARA QUÉ SIRVEN
LOS INDICADORES? ¿cuál es su LOS INDICADORES? ¿cuál es su objetivo?objetivo?
2. ¿PARA QUÉ SIRVEN 2. ¿PARA QUÉ SIRVEN
LOS INDICADORES? ¿cuál es su LOS INDICADORES? ¿cuál es su objetivo?objetivo?Los indicadores permiten:
Observar la relación metas/resultados.
Controlar adecuadamente una determinada situación.
Predecir situaciones y actuar con base en tendencias positivas o negativas.
Retroalimentar procesos, monitorear el desarrollo de proyectos, planes estratégicos, etc.
Medición de objetivos y áreas críticas de la estrategia.
Economía y agilidad en la detección y solución de problemas.
Indicadores Indicadores
2. ¿PARA QUÉ SIRVEN 2. ¿PARA QUÉ SIRVEN
LOS INDICADORES? ¿cuál es su LOS INDICADORES? ¿cuál es su objetivo?objetivo?
2. ¿PARA QUÉ SIRVEN 2. ¿PARA QUÉ SIRVEN
LOS INDICADORES? ¿cuál es su LOS INDICADORES? ¿cuál es su objetivo?objetivo?
Saber si estamos en el camino correcto.
Motivar alineamiento y consenso de los ejecutivos.
Su objetivo es evaluar la eficiencia y eficacia con retroalimentación que facilite el mejoramiento general.
Cont. …
Indicadores Indicadores
LOS INDICADORES CONTRIBUYEN AL LOS INDICADORES CONTRIBUYEN AL MEJORAMIENTO DE LA CALIDADMEJORAMIENTO DE LA CALIDAD
LOS INDICADORES CONTRIBUYEN AL LOS INDICADORES CONTRIBUYEN AL MEJORAMIENTO DE LA CALIDADMEJORAMIENTO DE LA CALIDAD
MEDIO O ENTORNO
ENFOQUE SISTEMICOENFOQUE SISTEMICO
PROCESOS
EFICIENCIA EFICACIA
EFECTIVIDAD
RESULTADOS RECURSOS
MEDIO O ENTORNO
ENFOQUE SISTEMICOENFOQUE SISTEMICO
GERENCIA ESTRATEGICA
EFICIENCIA EFICACIA
EFECTIVIDAD
RESULTADOS RECURSOS
Indicadores Indicadores
3. HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR INDICADORES
3. HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR INDICADORES
Deben tenerse en cuenta aspectos claves como los siguientes:
Conocer la Visión, la Misión y los factores críticos de éxito
Clima organizacional, identificar procesos críticos de éxito.
Objetivos financieros y su presupuesto.
Planeación estratégica.
Cultura de la medición
Indicadores Indicadores
3. HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR INDICADORES
3. HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR INDICADORES
Deben tenerse en cuenta aspectos claves como los siguientes:
¿cómo debe ser?:
• Medibles
• Claros
• Necesarios
• Fácil lectura
• Pocos vitales y no muchos triviales
Indicadores Indicadores
3. HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR INDICADORES
3. HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR INDICADORES
Deben tenerse en cuenta aspectos claves como los siguientes:
¿Qué interesa de un indicador?:
• Meta
• Trayectoria
• Comparación (año anterior – presupuesto – sector)
• Status (nivel adecuado exigido)
• Atributos
• Atributos a tener en cuenta para la información:Exactitud• La información debe presentar la situación o el estado
como realmente es.Forma• La información puede ser: cuantitativa, cualitativa,
numérica o gráfica, impresa o visualizada, resumida y detallada.
Frecuencia• Medida de cuán a menudo se requiere, se produce o se
analiza.
3. HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR INDICADORES
3. HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR INDICADORES
Extensión• Es el alcance en términos de cobertura del área
de interés.Origen• Puede originarse dentro o fuera de la
organización. Lo fundamental es que la fuente que la genera sea la fuente correcta.
Temporalidad• pasado, sucesos actuales o de las actividades
o sucesos futuros.
3. HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR INDICADORES
3. HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR INDICADORES
Relevancia• La información es relevante.Integridad• proporciona al usuario el panorama integral
de lo que necesita saber acerca de una situación determinada.
Oportunidad• La información debe estar disponible y
actualizada cuando se necesita.• s
3. HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR INDICADORES
3. HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR INDICADORES
Indicadores Indicadores
3.1 BASES PARA DESARROLLAR 3.1 BASES PARA DESARROLLAR INDICADORESINDICADORES
3.1 BASES PARA DESARROLLAR 3.1 BASES PARA DESARROLLAR INDICADORESINDICADORES
Las bases son los objetivos estratégicos formulados para cada una de las cuatro perspectivas trabajadas en el BSC:
FINANCIERAFINANCIERA
DEL CLIENTEDEL CLIENTE
PROCESOS INTERNOSPROCESOS INTERNOS
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
xx
ObjetivosObjetivos
Frente al mapa anterior debe tenerse en cuenta –entre otras– las siguientes consideraciones:
Los objetivos y tareas que se propone una organización deben concretarse en expresiones medibles.
Los objetivos estratégicos formulados para cada perspectiva deben ser medibles, alcanzables, específicos y acotados en el tiempo. MAREA.
Debe haber coherencia interna entre los objetivos, tanto a nivel de cada perspectiva en particular como de las cuatro en conjunto.
IndicadoresIndicadores
Son la unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos
y los resultados. Ficha técnica:• Nombre del proceso
• El Objetivo General y específico
• Denominación del indicador
• Fórmula de cálculo
• meta
• Periodicidad o Frecuencia.
• Fuente de la información
• Área que recibe el indicador
•
4. INDICADORES DE GESTIÓN4. INDICADORES DE GESTIÓN4. INDICADORES DE GESTIÓN4. INDICADORES DE GESTIÓN
• Tipo de indicador
• Interpretación del indicador
• Evolución histórica del indicador
• Gráfica del indicador
• Responsable de la medición
• Fecha de elaboración• Taller_CaracterizaciónIndicadorPro
veeds 5.aTaller_CaracterizaciónInndicadorProveeds.doc
IndicadoresIndicadores
Grandes Categorías:
4.1 Índices de gestión de la empresa
4.2 Índices de gestión por Unidades estratégicas de negocio
4.3 Índices de gestión por Unidad operativa
4. INDICADORES DE GESTIÓN4. INDICADORES DE GESTIÓN4. INDICADORES DE GESTIÓN4. INDICADORES DE GESTIÓN
IndicadoresIndicadores
4. Indicadores de Gestión
Categorías:
4.1 Índices de gestión de la empresa
O Macro – Índices, son el resultado global de la gestión en las unidades estratégicas y operativas. Permiten monitorear el comportamiento total de la organización
Ejemplos: Rentabilidad global, Índices de crecimiento, Participación en el mercado, de satisfacción del cliente.
IndicadoresIndicadores
4. Indicadores de Gestión
Categorías:
4.2 Índices de gestión por Unidades estratégicas de negocio
Son los resultados de cada área funcional de una compañía. Si tiene estructura funcional,
Ejemplos: áreas funcionales de mercadeo, finanzas, producción u operaciones, talento humano, etc.
IndicadoresIndicadores
4. Indicadores de Gestión
Categorías:
4.3 Índices de gestión por Unidad operativa
son el resultado de la gestión al nivel de unidades como integrantes estratégicas de negocio. Se miden, por tanto en los departamentos o secciones de cada de las Unidades
Ejemplos: Compras, despachos, cartera, investigación y desarrollo, contabilidad y capacitación
IndicadoresIndicadores
Indicadores de Gestión
Sub - Categorías: aplican para las Categorías
1)Índices de ejecución presupuestal
2)Índices de eficacia
3)Índices de eficiencia
4)Índices de equidad
5)Índices de impacto
6)Índices de actividad
IndicadoresIndicadores
Indicadores de Gestión
Sub - Categorías: aplican para las Categorías en “cascada”
1)Índices de ejecución presupuestal
Debe reflejar los objetivos, las metas y los programas de una empresa (deberá conducir al logro de la Visión y Misión)
IndicadoresIndicadores
Indicadores de Gestión
Sub - Categorías: aplican para las Categorías en “cascada”
Requisitos de Índices de ejecución presupuestal: Políticas corporativas sobre la ejecución presupuestal: Ejecución de presupuesto de inversiones, Políticas salariales y de incentivos, Políticas de precios, Políticas específicas sobre la ejecución de rubros especiales, índices de medición de la ejecución presupuestal.
IndicadoresIndicadores
Indicadores de Gestión
Sub - Categorías: aplican para las Categorías en “cascada”
Requisitos de Índices de ejecución presupuestal: Diseño de una metodología de seguimiento: definición de rubros a monitorearse, UEN y operativas.
Puesta en marcha: programa integrado con la
contabilidad; diseño de semáforo.
(Taller Ver2.Copia PPTO07)
IndicadoresIndicadores Indicadores de Gestión:
2)Índices de eficiencia
Mide la razón de rendimiento obtenido o cumplimiento de metas sobre los recursos utilizados.
Recursos o variables: Materiales (metros,
kilos, m3, litros,…), Maquinaria (horas –
máquina), Mano de O. (horas – hombre) , Medios Logísticos (Físicos: áreas, Servicios: Energía, comunicaciones, acueducto. Transporte,
…) Métodos, Monetarios, Niveles de referencia (unidades de referencia), Programado, Histórico, Teórico o Debe ser y Competencia.
IndicadoresIndicadores Indicadores de Gestión:
2)cálculo de eficiencia:
¿cuál es la eficiencia de un recurso de máquina, si se obtiene una producción de 266 metros / hora - máquina, y se espera una producción 250 metros / hora – máquina?
Resultado: ?
¿cuál es la eficiencia del recurso máquina, si se tiene una producción de 3.33 unidades / hombre – máquina y se espera una producción de 6.66 unidades / hombre – máquina?
Resultado: ?
IndicadoresIndicadores Indicadores de Gestión:
2)cálculo de eficiencia:¿cuál es la eficiencia de un recurso de máquina,
si se obtiene una producción de 266 metros / hora - máquina, y se espera una producción 250 metros / hora – máquina?
Resultado: Eficiencia = ( 266 / 250 ) * 100
Eficiencia de máquina = 106.4 %
¿cuál es la eficiencia del recurso máquina, si se tiene una producción de 3.33 unidades / hombre – máquina y se espera una producción de 6.66 unidades / hombre – máquina?
Resultado: (3.33 / 6.66) * 100
Eficiencia de mano de o. 50%
IndicadoresIndicadores
Indicadores de Gestión
3)Índices de eficacia
Miden el grado en que se alcanzaron los objetivos o metas de una organización, sin tener en cuenta los recursos empleados; en términos cuantitativos, no miden la eficacia de utilización de los recursos. Sirven para medir el avance en las metas globales.
Está dado por la relación entre número de logros sobre número de intentos.
Algunos: oportunidad, confiabilidad, calidad, entre otros.
Productividad= Eficiencia + Eficacia
IndicadoresIndicadores
Indicadores de Gestión
3) Cálculo de Índices de eficacia
Está dado por la relación entre número de logros sobre número de intentos.
Oportunidad: de 3000 productos se regaron 2000. ¿?
Confiabilidad: se entregaron 3000 productos y en tres semanas se presentaron 3 reclamos. ¿?
IndicadoresIndicadores
Indicadores de Gestión
3) Cálculo de Índices de eficacia
Está dado por la relación entre número de logros sobre número de intentos.
Oportunidad: de 3000 productos se entregaron 2000. (2000 / 3000) * 100 = 66%
Confiabilidad: se entregaron 3000 productos y en tres semanas se presentaron 3 reclamos. (3 /3000 ) * 100 = 0.01%
IndicadoresIndicadores
Indicadores de Gestión
4)Índices de equidad
La equidad mide la justicia, la imparcialidad o igualdad con que las organizaciones retribuye sus grupos de interés: Accionistas, Colaboradores, Sociedad, El Estado.
Ejemplo:
Colaboradores Indices de inversión
en Capacitación, de
inversión en Bienestar
Laboral, etc.
IndicadoresIndicadores
Indicadores de Gestión
4)Índices de equidad: continuación
Ejemplo:
Accionistas: Rentabilidad por
acción.
Comunidad: Índices de inversión en programas
sociales y comunitarios
Estado: Cumplimiento de obligaciones
tributarias
Indicadores de Gestión
5)Índices de impacto
Índices que poseen un impacto fundamental sobre el éxito de su negocio y que debe monitorear en forma permanente
5.1 Índices fundamentales o competitivos: cuatro fundamentales: Rentabilidad, Satisfacción del cliente interno y externo, y competitividad.
5.2 Índices de impacto causales: factores internos o externos que generan satisfacción e insatisfacción, y tienen efecto sobre los índices fundamentales.
( Ver3. Indices Gest-Corp)3.Indices_Gest-Corp.xls
IndicadoresIndicadores
Indicadores de Gestión
6)Índices de actividad
Comúnmente se controla la desviación en el tiempo, entre la fecha programada y la ejecutada de la actividad
% Actividades realizadas =
(Actividades ejecutadas / Actividades programadas) * 100
PRODUCTO CORRECTO
CANTIDAD REQUERIDA
CONDICIONES ADECUADAS
LUGAR PRECISO
TIEMPO EXIGIDO
COSTO RAZONABLE
LOGÌSTICA
EFECTIVA
LOGLOGÍÍSTICA EFECTIVA STICA EFECTIVA
Es el arte de la planeación, implementación y control del conjunto de las actividades tales como el aprovisionamiento y almacenamiento de materia prima, material en proceso, producción, distribución y transporte del producto terminado, y de manejar el flujo de información relacionado desde el punto de origen al punto de consumo, con el objetivo de satisfacer las exigencias del cliente con las condiciones acordadas, como el plazo, el lugar y el costo.
Es una filosofía gerencial concebida como la administración del flujo de materias primas, materiales, producto en proceso, producto final e información, desde la fuente de la materia prima pasando por el lugar de producción hasta el punto final de consumo, con el producto correcto, en la cantidad requerida, en las condiciones adecuadas, en el lugar preciso, al tiempo justo, a un costo razonable, con un excelente servicio.
DEFINIDEFINICIÓN DE CIÓN DE LOG LOGÍÍSTICASTICA
Materias Primas
Proceso de Envío
Planeación de la Producción
Manejo del Inventario
Seguimiento a los Materiales
Pronóstico
Manufactura
Proceso de Envío
Planeación de la Producción
Manejo del Inventario
Seguimiento a los Materiales
Pronóstico
Distribución y Transporte
Planeación de Rutas
Proceso de Envío
Procesamiento del Inventario
Planeación del Reabastecimiento
Punto de Venta
Especificaciones del producto
Fijación de Precios
Promociones
Generación de Ordenes
Reabastecimiento
Manejo del Inventario
Consumidor-Servicio al cliente
Surtido
Calidad
Valor
De acuerdo con estas definiciones, la logística
tiene que ver con:
Es decir esta presente en toda la cadena de
suministros para formar un SISTEMA LOGISTICO
INTEGRAL
IndicadoresIndicadores
Clases de Indicadores de Gestión en los
Procesos Logísticos:
Bodega, Transporte, Almacenamiento e inventariosI. Indicadores de Utilización= Capacidad Utilizada/ Capacidad disponible
“cociente entre capacidad utilizada y disponible”
II. Indicadores de Rendimiento= Producción Real/ Producción Esperada
“cociente entre Producción Real y Esperada o Estándar”.
IndicadoresIndicadores
Clases de Indicadores de Gestión en los
Procesos Logísticos: Bodega, Transporte, Almacenamiento e inventariosIII. Indicadores de Productividad= No. De Productos o Servicios de Buena calidad/ Recursos
“cociente entre valor real de producción o servicios de buena calidad y recursos empleados”.
(Ver 09.INDICADORES DE GESTIÓN.pps
Objetivo Indicador Meta Planes de acciónFrecuencia o
Plazo Responsable
Perspecti
va financiera
Incrementar rentabilidad del negocio
Incrementar en 10% rentabilidadMantener liquidez 1:1
Controlar gastos mensualesDisminuir los sobregiros en el mes
GerenciaCoordinación AdministrativaCoordinación Financiera
Aumentar utilidad en
ventas
Incrementar ventas en un 10%Nº Créditos otorgados/ mes
Asignar cuotas a vendedoresCalcular P.E. en ventasEmitir reportes de ventas
Coordinación ComercialCoordinación Financiera
Duplicar los ingresos de la
Compañía
Total $4´dos años
penetración en nuevos segmentos
GerenciaComercial
Perspecti
va clientes
Mejorar logística del
servicio y entrega del producto
100% de cumplimiento en el servicio
Disponibilidad de transportePriorizar pedidosComunicación inmediata con el proveedorDespachos oportunos
Coordinación OperativaResponsable de despachos
Atraer nuevos clientes
Incrementar ventas en un 12%
Consolidar, mejorar y actualizar base de datosHacer labor post ventaProgramación e informes de ventas
Fuerza de ventasCoordinación Comercial
EJEMPLO DE TABLERO DE MANDO (CMI) DESARROLLADOEJEMPLO DE TABLERO DE MANDO (CMI) DESARROLLADO
Objetivo Indicador Meta Planes de acciónFrecuencia o
Plazo Responsable
Perspecti
va financiera
Incrementar rentabilidad del negocio
R=Utilidad Vta/ventas netas
Incrementar en 10% rentabilidadMantener liquidez 1:1
Controlar gastos mensualesDisminuir los sobregiros en el mes
Mensualmente
GerenciaCoordinación AdministrativaCoordinación Financiera
Aumentar utilidad en
ventas
%de incremento en ventas=Ventas actuales-Ventas anteriores/Ventas anteriores
Incrementar ventas en un 10%Nº Créditos otorgados/ mes
Asignar cuotas a vendedoresCalcular P.E. en ventasEmitir reportes de ventas
Control mensual
Coordinación ComercialCoordinación Financiera
Duplicar los ingresos de la
Compañía
Ingresos Reales/ingrsPptados
Total $4´dos años
penetración en nuevos segmentos
MensualmenteGerenciaComercial
Perspecti
va clientes
Mejorar logística del
servicio y entrega del producto
% pedidos entregados a tiempo= No. Pedidos entregados/total pedidos solicitados
100% de cumplimiento en el servicio
Disponibilidad de transportePriorizar pedidosComunicación inmediata con el proveedorDespachos oportunos
Constante
Coordinación OperativaResponsable de despachos
Atraer nuevos clientes
% incremento en clientes=Clientes actuales – anteriores/anteriores
Incrementar ventas en un 12%
Consolidar, mejorar y actualizar base de datosHacer labor post ventaProgramación e informes de ventas
Control mensualFuerza de ventasCoordinación Comercial
EJEMPLO DE TABLERO DE MANDO (CMI) DESARROLLADOEJEMPLO DE TABLERO DE MANDO (CMI) DESARROLLADO
Perspecti
va Procesos Internos
Establecer plan de
mercadeo
100% de cumplimiento
Capacitar la fuerza de ventasPrograma de publicidad
Coordinación Comercial
Atender al cliente en
forma efectiva
100% de cumplimiento
Registrar oportunamente todas las ventasAtender al cliente en todos los aspectos, responder a sus inquietudes.
Coordinación Financiera Gerencia Coordinación Comercial
Diseñar estructura
organizacional
Efectividad del 100% en las funciones y en los procesos
Definir organigramaDiseñar manuales de funciones y procedimientosEstablecer planeación estratégica
GerenciaCoordinación Administrativa
Perspecti
va de
Aprendizaje y Crecimiento
Mejorar canales de
comunicación
100% de eficacia en comunicación
Crear buzones de sugerenciasFormalizar correspondencia interna y externaEncuesta para clientes
GerenciaCoordinación Administrativa
Mejorar competencias, habilidades del
personal
90% de cumplimiento
Programar capacitaciones Evaluar las competencias laborales
GerenciaCoordinación Administrativa
Optimizar la infraestructura
tecnológica
100% de eficacia en los equipos disponibles
Establecer necesidadesSolicitar cotizaciones
Gerencia
Motivar en el personal
cultura de orientación
hacia el cliente
Incremento en ventas del 10% por período
Capacitación del personal frente al tema
GerenciaCoordinación Administrativa
Perspecti
va Procesos Internos
Establecer plan de
mercadeo
Diseñar un plan de mercadeo por año
100% de cumplimiento
Capacitar la fuerza de ventasPrograma de publicidad
Control periódico, según metas y acuerdos con vendedores
Coordinación Comercial
Atender al cliente en
forma efectiva
Pedidos entregados perfectos
100% de cumplimiento
Registrar oportunamente todas las ventasAtender al cliente en todos los aspectos, responder a sus inquietudes.
Control permanente
Coordinación Financiera Gerencia Coordinación Comercial
Diseñar estructura
organizacionalEstructura elaborada
Efectividad del 100% en las funciones y en los procesos
Definir organigramaDiseñar manuales de funciones y procedimientosEstablecer planeación estratégica
Control periódicoGerenciaCoordinación Administrativa
Perspecti
va de
Aprendizaje y Crecimiento
Mejorar canales de
comunicación
% eficacia en C.=Eventos de comunicaciones efectivas/ Total comunicaciones realizadas
100% de eficacia en comunicación
Crear buzones de sugerenciasFormalizar correspondencia interna y externaEncuesta para clientes
Mensual GerenciaCoordinación Administrativa
Mejorar competencias, habilidades del
personal
Desempeño>80%= No. Personas >80%/Total
90% de cumplimiento
Programar capacitaciones Evaluar las competencias laborales
PeriódicoGerenciaCoordinación Administrativa
Disponer y mejorar
infraestructura tecnológica
Equipos, hardware y software requeridos
100% de eficacia en los equipos disponibles
Establecer necesidadesSolicitar cotizaciones
Periódico Gerencia
Motivar en el personal
cultura de orientación
hacia el cliente
% incremento en ventas=Facturación período vigente- anterior/facturación período anterior
Incremento en ventas del 10% por período
Capacitación del personal frente al tema
PeriódicoGerenciaCoordinación Administrativa
• Algunas tablas de ejemplos para control o seguimiento. Resumen:
• Actividad: Fechas programadas de entrega de información: cronograma. Uso del Project
• Control de Gestión Corporativa: Presupuesto – Ejecutado (Real) - Desviación (variación)
• Índices funcionales: Indicadores de Gestión: Objetivo – Indicador – Meta – Evaluación – Mes.
• Monitoría estratégica: Corporativa – Funcional – Operativa. IG=(Indice de Gestión)= Result.Esperado/Resultado Alcanzado.
• Caracterización de Procesos: Indicador de Proceso. Tabla del Indicador.
ver ver 1CuadroIntegrMandoModificadoTaller.docxIndicadoresIndicadores
Capacitación en Indicadores de Gestión
No lo olvide La Planeación Estratégica incrementa la Productividad de las organizaciones empresariales
Los Indicadores miden la gestión
Bibliografía: Gómez S. Humberto. Indicadores de Gestión.
Memorias Eventos Cooperativos.
Notas de varios autores
¡¡ ¿Quiénes medimos? N O S O T R O S. !!
Capacitación en Indicadores de Gestión
Gracias es un placer servirles
Henry Helí González Gaitán.
Ing. Industrial – Especialista en Logística Integral U. DE A.
Cel: 300284 41 37
Asesor Empresarial– Docente Politécnico JIC e ITM