Instrucciones para crear correspondencia

En la primera página del ejercicio aparece la carta que hemos de enviar a cuatro clientes potenciales de un establecimiento de artículos para el hogar. En la segunda página se incluye una tabla con los datos de dichas clientes. Seguiremos los siguientes pasos: 1. Abrir o crear un nuevo documento en Word y llamarlo combinar

correspondencia

2. Selecciona la ficha correspondencia, iniciar correspondencia y luego paso a paso por el asistente para combinar correspondencia.

3. Aparece el panel combinar correspondencia en el que se van reflejando los pasos de la operación. En el primer selecciona el tipo de documento, en nuestro caso, selecciona Cartas.

4. En el paso 1 de 6, haga clic en siguiente: Inicie el documento. Seleccione utilizar documento actual en la sección Seleccione el documento inicial del panel Combinar correspondencia.

5. Seleccione utilizar documento actual en la sección Seleccione el documento inicial del panel Combinar correspondencia.

6. En la sección paso 2 de 6 haga clic en siguiente: Seleccione los destinatarios.

7. Seleccione escribir una lista nueva y luego haga clic crear.

8. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones se habla de registros y campos. Por lo que aquí interesa, cada cliente representa un registro y cada dato de cada cliente (nombre, dirección…), un campo. Si no te parecen los nombres de campos o deseas eliminar o agregar un nuevo campo haz clic en el botón Personalizar columnas

9. En la ventana de dialogo Nueva lista de direcciones agregar el primer registro, llenando cada uno de los campos. Luego hacer clic en el botón Nueva entrada para agregar el segundo registro

10.Después de agregar los cuatro registros hacer clic en cerrar.

11.Guardar la lista con el nombre promosion2 y luego hacer clic en guardar.

12. En la ventana de dialogo Destinatarios de combinar correspondencia haga clic en el botón aceptar

13.En la ficha correspondencia hacer clic en el botón Insertar campo de combinado.

14.En la ventana de dialogo Insertar campo combinados seleccione Campos de base de datos

15. Seleccione cada campo y luego haga clic en el botón insertar. Al terminar de seleccionar los campos haga clic en el botón Cerrar.

16.Haga clic en el botón finalizar y combinar en la ficha correspondencia, luego seleccione la opción editar documentos individuales:

O bien con el asistente realice el paso 6 de 6 seleccionando la opción editar cartas individuales

17.Seleccione Todos de la ventana de dialogo Combinar en un documento nuevo

Correspondecia desde incorporando los campos desde un archivo en Excel

Utilizaremos el archivo llamado: Direcciones, destinatario... para correspondencia.xlxs

1. Abrir o crear un nuevo documento en Word y llamarlo combinar correspondencia

2. Selecciona la ficha correspondencia, iniciar correspondencia y luego paso a paso por el asistente para combinar correspondencia.

3. Aparece el panel combinar correspondencia en el que se van reflejando los pasos de la operación. En el primer selecciona el tipo de documento, en nuestro caso, selecciona Cartas.

4. En el paso 1 de 6, haga clic en siguiente: Inicie el documento. Seleccione utilizar documento actual en la sección Seleccione el documento inicial del panel Combinar correspondencia.

5. Seleccione utilizar documento actual en la sección Seleccione el documento inicial del panel Combinar correspondencia.

6. En la sección paso 2 de 6 haga clic en siguiente: Seleccione los destinatarios y hacer clic en examinar

7. En la sección paso 2 de 6 haga clic en siguiente: Seleccione los destinatarios y hacer clic en examinar y elije la ruta en la que se encuenra el archivo.

Es muy importante que verifiques que la primera fila contiene los encabezados de columna y dar clic en aceptar.

8. Observa que posteriormente se muestra la siguiente pantalla. Si deseas que no se genere la carta para alguno de los destinatarios quitar el cheque a la par de la columna de origen de datos.

9. Luego continuar como el paso 13 hasta el paso 17 cuando se hayan generado las 100 cartas en un solo documento.