Vivencial

Inauguración de los Juegos Interclases 2012

Daniela Ruiz Gómez

Dayana Arias Quintero

Katherine García Torres

Laura Velásquez Aristizábal

Carolina Londoño Montoya

Juan Esteban Valencia Rey

Manuela Ojeda Lara

Medellín

17 de abril de 2012  

Contenido •  Introducción

•  Antecedentes

•  Etapas del evento

•  Análisis

•  Equipo organizador y funciones

•  Programación •  Planos del escenario •  Invitaciones

•  Memorias •  Actas de reunión •  Solicitud de refrigerios

•  Carta de agradecimiento

         

Introducción Entre arengas, pitos, pancartas y mucha alegría se llevó a cabo en el Colegio de la UPB la inauguración de las XXVII Olimpíadas Deportivas Interclases 2012. Con la participación de cada uno de los grupos del Colegio y cada grupo con sus camisetas representativas, se realizó el espectáculo deportivo que reunió a estudiantes, padres de familia y personal administrativo en un día lleno de arte y color. Los estudiantes del grado 11º fueron los encargados de poner el toque artístico y cultural, la promoción de los 75 años del Colegio de la UPB hizo vibrar de emoción a los espectadores que con alegría disfrutaron minuto a minuto de esta ceremonia inaugural. El show central estuvo a cargo del grupo Ìcaros Producciones, acompañados de un grupo de estudiantes del grado 11º que presentaron diferentes revistas musicales con diversos géneros, representando una década específica.

         

Tomado  de  la  Página  Oficial  del  Colegio  UPB  el  13  de  Abril  de  

2012.  Disponible  en:    hAp://

www.upb.edu.co/portal/page?_pageid=234,32640564&_dad=portal&_schema=PORTAL&p_id=52006778&p_siteid=1314)    

7  

Antecedentes El Colegio de la Universidad Pontificia Bolivariana adjunta a la Universidad Pontificia Bolivariana tiene como misión la formación integral de las personas que la constituyen, mediante la evangelización de la cultura, la búsqueda constante de la verdad, en los procesos de docencia, investigación, proyección social y la reafirmación de los valores desde el humanismo cristiano, para el bien de la sociedad. Es precisamente bajo esta perspectiva que el deporte se constituye en eje esencial para los niños y jóvenes que allí se forman, motivando hábitos de vida saludable desde el ejercicio físico y la recreación. En este marco se inscribe la celebración anual de las Olimpiadas Interclases, en el que los estudiantes de diferentes niveles de estudio se integran en un evento deportivo-cultural que fomenta el sentido de pertenencia y la participación de la comunidad académica. A continuación exponemos la evaluación de la inauguración de las Olimpiadas Interclases del año 2011, que nos permitió, en conjunto con el coordinador del evento, disminuir los errores y reforzar las potencialidades: Aspectos Positivos •  Se hace hincapié en la coordinación del evento, pues fue muy organizada y asertiva. •  Disposición de los docentes del área de educación física para apoyar el evento •  El acto protocolario fue descrito como sobrio, apropiado y corto. •  El desplazamiento de los estudiantes desde el Colegio, hasta el Polideportivo se desarrolló con mucho

orden, acatando a las sugerencias de los docentes. •  La participación de la seccional Marinilla con una presentación cultural. •  La presentación del grupo de porrismo acrobático RAPTORS. •  La disposición y disciplina de los estudiantes de grado 11 por practicar sus coreografías.

Antecedentes Aspectos a mejorar •  La ubicación del grados 11, en las tribunas y no en el piso. •  El evento inaugural es de y para toda la comunidad académica, por lo que los mensajes y

participaciones de los estudiantes de grado 11 deben ser acordes a todos los asistentes. •  La calidad del sonido presente en el polideportivo es insuficiente para cubrir las necesidades del

evento, pues se debe tener en cuenta que la acústica del espacio no es la mejor, ocasionando ruido en el discurso.

•  Cada grupo porta camisetas institucionales en diferentes colores y la comunidad académica es muy extensa por lo que es necesario que se entreguen a tiempo.

•  El ingreso al Polideportivo fue muy lento: en bachillerato los docentes dejaron sentar los estudiantes sin ninguna orientación y en primaria acomodaron los niños uno a uno.

Sugerencias •  Que la recreación no la hagamos nosotros, ya que se debe tener en cuenta lo exhaustivo del acto

tanto para el coordinador como para los docentes que nos comprometemos con el acto. •  Tener en cuenta un punto en el acto de demostración deportiva o cultural que lo realicen los niños de

primaria. •  Ubicar al grado 11° en la tribuna y no en el piso. •  Realizar una reunión previa a la inauguración con los docentes del área de educación física para

finiquitar detalles. •  Sería bueno que los estudiantes para los bailes sean diferentes y no siempre los mismos. •  Prever bien el manejo de los tiempos para todas las actividades.

Etapas - Pre-evento

El lunes 27 de febrero, Laura Velásquez, líder e integrante del grupo de Comunicaciones, contactó a Carlos Alberto Medina Londoño, Comunicador del Colegio de la Universidad Pontificia Bolivariana, averiguando por eventos que se realizarían de tal manera que el grupo pudiera participar en la organización para el desarrollo del trabajo pedido por el curso Protocolo, certámenes y eventos. El Comunicador dio, en principios, tres eventos de los cuales estaba la Inauguración de los Juegos Interclases 2012 y un evento con los padres de familia de los estudiantes que involucraban una serenata. Inicialmente, se escogió este último evento por la fecha en que se realizaría: 16 de abril. Sin embargo, cuando se llamó a confirmar la participación en el evento, el comunicador comentó que se había pasado un mes más, es decir, para mayo. Por tanto, el grupo decidió participar en el evento deportivo. Así, el comunicador nos contactó con Juan Carlos Restrepo Rendón, Coordinador del Área de Educación Física, Recreación y Deporte y coordinador del evento.

En la primera reunión, en la que sólo Laura Velásquez asistió como representante, se definió nuestra participación y nuestro grado de involucración. En esa reunión, el encargado del Evento manifestó la necesidad de ayuda en la integración de los diferentes momentos del evento para que se vieran como una sola unidad, la necesidad de la creación de las invitaciones para aquellos que participarían de la mesa principal, el entrenamiento de los presentadores y la planeación del evento. Dijo, además, que uno de los espacios que más necesitaba era la reunión como espacio expositivo de ideas y el consejo frente a ellas. Finalmente, dio aprobación para la participación. Laura comunicó la información con el resto del equipo y se citó a una reunión ese mismo día una hora más tarde. En total hubo 6 reuniones antes del evento en el que se reunió el grupo con Juan Carlos Restrepo y una en donde estuvieron involucrados los docentes que acompañarían el evento. En la segunda reunión, se planteó la necesidad de revisar la especie de guión que se tenía preparado y la introducción de pequeños párrafos pedagógicos sobre cada baile y los himnos. También pidió la consecución de un presentador de sexo masculino para los dos eventos con experiencia y que no le diera pena vestirse como Elvis Presley. También pidió el diseño de las invitaciones para los integrantes de la mesa principal. Por parte del grupo, se propuso hacer un guión técnico y un guión literario. El primero para ver mejor el evento como un todo donde se aclararía especialmente los tiempos de duración de cada momento. El segundo para los presentadores del evento. Juan Carlos le pareció muy buena idea. También se designó la redacción de párrafos para los bailes e himnos y algunos quedaron asociados al grupo, otros a los coreógrafos. Miembros del equipo sugirieron que se revisaran los tiempos de duración porque parecían muy cortos para cada presentación. Juan Carlos ya los tenía casi definidos, pero eran muy justos. En la tercera sesión, se clarificó algunos puntos del evento que no estaban definidos como: el show final que se le en cargó a la empresa artística Ícaros Producciones y que quedaría en último lugar para que no opacaran el baile de cierre. También especificó la necesidad de incluir en el guión técnico el inicio de las normas de seguridad del Polideportivo. Se solicitó por parte del grupo una reunión con los docentes y brigadistas para informar de la planeación para funciones en el evento de la mañana.              

Etapas - Pre-evento

El equipo envió unas invitaciones diseñadas que, al final, no fueron aprobadas porque el área de Comunicaciones de la Universidad aclaró que ellos deberían diseñar la invitación para cumplir con las políticas de diseño de la Universidad. Se hizo entrega de los guiones técnico y literario, pero Juan Carlos pidió que iba a haber cambios por lo que estuviéramos disponibles para hacerlos. En la cuarta sesión, se informó que el evento, que inicialmente se realizaría el jueves 29 de marzo, se cambiaría para el 30 de marzo. Por tanto, el ensayo general que estaba programado para el miércoles 28 de marzo, se cambiaría para el jueves 29 de marzo a la misma hora. Se nos pidió que estuviéramos en el ensayo para calcular con más precisión el ritmo del evento y nuestra participación en él. El equipo definió el uniforme para la participación en el evento: camisa negra y jean. Además, se aclaró el apoyo del equipo sólo en la jornada de la tarde y la necesidad de la capacitación del equipo de docentes y brigadistas para la organización en la jornada de la mañana. También se revisó un esquema de ubicación de los estudiantes y padres de familia, y el papel de algunos en el equipo para la ubicación de las pancartas (Al final, se determinó que se encargaban de recogerlas y entregarlas). En la quinta reunión, que se dio fuera del horario establecido por el coordinador y el grupo de comunicaciones, razón por la cual no todos pudieron asistir, se informó que el rector de la Universidad no asistiría al evento y que el rector del colegio, en su lugar, daría el discurso inicial. Se habló de la ubicación de los grados y las normas de evacuación. Se revisó, según el horario, todo el evento y el papel de los docentes. El grupo aclaró que no podía apoyar en la jornada de la mañana y, por tanto, algunos docentes deberían encargarse de la mesa principal y los refrigerios. En una reunión posterior del equipo completo se habló que el grupo de docentes no entendieron muy bien qué tenían que hacer en la jornada de la mañana, principalmente por no comprender la importancia de lo que se iba a hacer, por tanto, Laura asumió la tarea de la mesa principal de la mañana y la organización se dejaría lista en el ensayo del día anterior. En la última reunión antes del evento, se ultimó detalles entre los que se coordinó la asistencia al ensayo general que duraría más de 7 horas. Se hizo algunos cambios como que los himnos no se pondrían, sino que una estudiante los entonaría. Se determinó los roles del equipo de comunicaciones, por grupos de dos personas. En el ensayo general, se organizó la mesa principal y las banderas. Se descubrió la falta de coordinación entre la coordinación del Polideportivo y el colegio, lo que retrasó la organización de la mesa principal. Se dio también el cambio de asistentes en la mesa principal. En la puesta de las banderas se descubrió que no había bases suficientes para poner las cuatro banderas correspondientes por lo que se optó por la Bandera de Colombia, Bandera de Antioquia y la Bandera del Colegio, por medio de Juan Carlos Restrepo.

         

Etapas – Evento El evento se realizó el viernes 30 de marzo en el Polideportivo UPB Eugenio Restrepo Uribe en dos jornadas, una en la mañana con los estudiantes de la sección masculina y en la tarde la sección femenina. Ambas jornadas tuvieron el mismo orden en la presentación de los bailes y las intervenciones artísticas, el protocolo fue el mismo a diferencia de la ubicación y nombramiento de las personas de la mesa principal que cambiaban según la jornada. El evento comenzó en el Colegio UPB con un desfile encabezado por la Banda Marcial de la Paz que representa la institución. Después de la Banda se ubicaron los estudiante de 11º, luego preescolar y el grupo artístico Ícaros. El resto de los estudiantes ingresaron al recinto con el acompañamiento de los docentes de Educación Física. En la mañana el desfile de ingreso se vio afectado por la lluvia, el evento empezó a las 8:35 a.m. y culminó a las 12:25 m. A las 8:25 a.m. todos los integrantes de la mesa principal estaban ubicados, el sacerdote del colegio invitó a dos hermanas y lo acompañaron en todo el evento desde la mesa principal. En la mañana los refrigerios llegaron a las 10:30 a.m. en cajas y para repartir con servilletas. No estaban empacados individualmente. En la tarde, el clima permitió la realización del desfile sin ningún inconveniente, el refrigerio llegó a las 2:00 p.m. lo que permitió entregar los refrigerios a la Banda Marcial de la Paz antes de iniciar el desfile como se planteó desde el principio. En la jornada de la tarde los invitados de la mesa principal llegaron después del inicio del evento, el rector llegó después de las 3:00 p.m. y antes de que se acabara el evento ya se habían retirado la mayoría de los miembros que ocupaban esta mesa. El saludo y las indicaciones de evacuación dieron inicio a la Inauguración de los Juegos Interclases 2012 del Colegio UPB a las 2:31 p.m. El docente encargado explicó cómo actuar en caso de emergencia y a qué lugares acudir. Ingresaron los estudiantes de 11º para realizar una figura humana (UPB, 75 años) e inician las coreografías de preescolar y 11º con Charleston y Cabaret de los años 30 y 50. El docente encargado dio paso a los presentadores que personificaron a Marilyn Monroe y a Elvis Presley y a las 3:00 p.m. inició el acto oficialmente con un párrafo que precede el himno de Colombia y presentaron a la estudiante que iba a interpretarlo. Mientras tanto, un integrante de Ícaros bailó con la bandera de Colombia. Presentaron los integrantes de la mesa principal en el orden de precedencia, inició la segunda parte de las coreografías de los años 60 y 70 e ingresó la Banda Marcial de la paz y detrás entraron deportistas destacados de las diferentes disciplinas. El juramento deportivo estuvo a cargo de un estudiante de 10º que representó al colegio en el Suramericano de Paraguay. Continuaron las coreografías cada una con un párrafo introductorio sobre el contexto del género musical. El acto protocolario terminó a las 4:03 p.m. con el himno del colegio también interpretado por una estudiante de 11º y con el baile con la Bandera de la UPB. Ícaros, compañía de bailarines acróbatas, inició el show final de 30 minutos. Se encendió la llama olímpica durante esta intervención. Los presentadores agradecieron la presencia del público en el acto deportivo y se despidieron con algunas instrucciones para el desplazamiento de los estudiantes.

         

Etapas - Pos-evento Con el fin de alcanzar el mayor nivel de objetividad y claridad en la realización de la autoevaluación del evento institucional Juegos Interclases UPB 2012, se recurrió a los miembros de la comunidad educativa con diferentes rangos de responsabilidad, considerando cada una de sus conclusiones como fundamental material para su posterior realización. El equipo de trabajo planeó una última reunión con el Coordinador del Área de educación física, encargado del evento, el martes 10 de abril a la 1:30 de la tarde. En esta se expusieron las dificultades y fortalezas, teniendo en cuenta la participación de los estudiantes de Comunicación Social – Periodismo. Los siguientes son los puntos de mayor relevancia, concertados por parte de los docentes de la institución y los estudiantes de la asignatura Protocolo, eventos y certámenes. 1. Como aspecto positivo se consideró la participación del docente del colegio de la UPB quien realizó la labor de presentador, pues conocía la institución y el manejo de los tiempos en el evento. 2. Fue de gran ayuda la intervención de los estudiantes de comunicación social al ordenar de forma protocolaria la mesa principal, pues no se había realizado en ocasiones anteriores y generó mayor prestigio y orden. 3. La estructura del guión es considerado como un aspecto positivo dentro de la autoevaluación, pues ayudo al orden del evento, así como el guión técnico fue de gran ayuda para el equipo logístico. 4. Buen apoyo de logística en el aspecto operacional. 5. Se recomienda motivar al equipo de logística haciéndoles participes de los refrigerios u otras formas de recompensar su excelente labor. 6. Tener en cuenta que el proveedor de refrigerios entregue lista relacionando cantidad entregada y con mayor calidad e higiene por prestigio del evento y con el fin de evitar dificultades en el momento de la entrega. 7. Las luces y la ubicación de los presentadores le restaron importancia a la mesa principal. 8. Faltó mayor comunicación con los encargados del montaje y sonido para evitar lo sucedido con la mesa principal.  

         

Etapas - Pos-evento 9. Se propone finalmente que la mesa principal este únicamente en el tiempo correspondiente al protocolo, para permitirles dirigirse a sus actividades en el inicio del show, debido a su larga duración. 10. Se concluye que fue de gran ayuda la labor de los docentes de educación física y de los orientadores de grupo en la ágil ubicación de los diferentes grados y el orden de los estudiantes durante el evento. 11. Por parte de los estudiantes se recibe como satisfactoria la participación del grupo Ícaros para el entretenimiento y la diversión de los estudiantes. Se acuerdan reuniones con el equipo de profesores de educación física para anexar posible recomendaciones, este documento será tenido en cuenta para la organización del próximo evento con las mismas características y a su vez compartido con integrantes de la comunidad educativa. Es importante anotar que se incluyó la opinión de docentes y estudiantes del Colegio de la UPB como principales actores del evento. Se concluye entonces que el evento Inauguración de los Juegos Interclases UPB 2012 deja resultados positivos para la Institución por el orden, la logística, la planeación y el valor agregado que adquirió en términos de protocolo, gracias a la intervención del grupo de estudiantes de la Facultad de Comunicación Social-Periodismo.

         

Análisis En un principio la realización del evento de inauguración de los juegos Interclases del Colegio de la UPB estaba planeada para el día jueves 29 de marzo. Todos habíamos coordinado las otras actividades para prestar nuestros servicios ese día, pero faltando una semana decidieron cambiar la fecha para el viernes 30 y por esto debimos coordinar nuevamente los horarios de cada uno, pero logramos hacerlo para estar presentes el día del evento. El jueves 29 de marzo, el presentador elegido con quien se había ensayado el guión del evento canceló su participación debido a problemas personales y se debía encontrar un presentador en muy poco tiempo, quien fuera capaz de tener un buen manejo del público y la capacidad de improvisar. Finalmente se logró coordinar con Carlos Escobar Urrego, Secretario Académico del la insitución que ha presentado el evento en los últimos años. Laura Velásquez asistió al evento de la jornada de la mañana para inspeccionar la realización del evento y colaborar con la disposición de la mesa principal. En la práctica, tuvo que encargarse de varias tareas, ya que el profesorado no asumió las tareas del equipo de comunicaciones y algunas propias. Daniela Ruiz y Juan Esteban Valencia le colaboraron a Laura antes y después de sus clases. Tuvo dificultades con la mesa principal, primordialmente porque el capellán del Colegio trajo dos de sus hermanas como invitadas para que se sentaran en la mesa principal lo que exigió conseguir dos puestos más para ellas. La logística del refrigerio fue accidentada por la falta de personal y la entrega tardía de los refrigerios por parte de Bienestar Universitario de la UPB. El día del evento revisamos antes de que iniciara el acto que todos los elementos del escenario (banderas, atril y mesa principal) estuvieran puestos de forma correcta, ubicamos el orden de los puestos en la mesa principal con nombre y adjuntamos un guión técnico para cada uno; pero sobre la marcha se debió acomodar. Así mismo, varias de las personas de la mesa principal no llegaron a tiempo y otras no llegaron. La hora de inicio planeada con Juan Carlos Restrepo, era las 2 de la tarde, pero la entrada y la acomodación de los alumnos tomaron más tiempo y a las 2:31 p.m. se pudo dar inicio al acto con las indicaciones de seguridad y el saludo por parte del docente encargado. Luego se dio ingreso a los alumnos del grado 11 que realizaron una figura humana, la cual era difícil de ver para quienes estaban sentados en el primer piso, la imagen solo se podía apreciar desde las tribunas altas. Después de esto, se desplazaron al lugar donde les correspondía sentarse y se inicia la primera coreografía de los años 30 a 50, que estaba a cargo de alumnos del grado 11 y de preescolar donde bailaron Charleston y Cabaret. Salió coordinada y se notó, al igual que en las otras coreografías que se hicieron durante todo el evento, que hubo mucha preparación y compromiso por parte de los alumnos y profesores con el evento. Las coreografías fueron extensas y al final el público estaba cansado, porque eran dos jornadas con el mismo espectáculo.

Análisis Tras este primer baile, el docente da paso a los presentadores quienes personificaban a Elvis Presley y Marilyn Monroe, ellos fueron los encargados de conducir el evento hasta el final, y dieron pie para iniciar oficialmente el acto con el himno de la República de Colombia que fue interpretado por un estudiante del colegio y que contó con la danza de un miembro de Ícaros con la bandera de Colombia. Ambas interpretaciones se definieron un día antes del evento. Cada intervención en el evento, tanto artística como protocolaria, tenía un párrafo introductorio que alargó el evento y se tornó pesado para ambas jornadas, pero que por ser un evento institucional y el objetivo es pedagógico se validó este tipo de decisiones. Uno de los inconvenientes de logística fue la pérdida de pancartas, los profesores y los estudiantes olvidaron las pancartas en la mañana y una persona de oficios varios las había botado en el reciclaje. El equipo de comunicación colaboró y en medio de diferentes discusiones todo se solucionó. Se podría decir que fue evento temático donde la música, las intervenciones artísticas y el protocolo estaban al servicio del tema principal: las décadas. El objetivo se logró, los presentadores personificaron a Elvis Presley y a Marilyn Monroe, el deporte fue el protagonista en las camisetas de los estudiantes, en la mesa principal, en la música, las luces y la euforia del público. Antes de finalizar la última jornada del evento muchos miembros de la mesa principal se habían retirado; hay que añadir que todas las intervenciones y presentaciones duraron más tiempo del estipulado, y sumándole el tiempo que se retrasó el evento, tuvo una extensión de una hora más de lo planeado. El evento finalizó a las 4:55 de la tarde. En síntesis, el evento, al manejar un público entre 4000 y 8000 personas, dependiendo de la jornada, era difícil de manejar. Sin embargo, se hizo organizadamente y con la cooperación de distintas áreas del colegio. Se notó cierta falta de comunicación entre el Colegio y estancias de la Universidad. Faltó más delegación en los docentes de Educación Física para que el coordinador del evento no tuviera tantas responsabilidades y pudiera observar más el evento como un todo. Se logró ver en acción la complejidad de la organización de un evento, especialmente de la organización y de la logística. Se concluyó que fue relativamente fácil, para las proporciones, porque no se contó con un público inconsistente, es decir, no era un público al que había que convocar y que no se supiera si iba a asistir o no. Fue muy ilustrativo de los diferentes ángulos para leerlo gracias a los elementos recibidos en clase.

Equipo organizador y funciones Para la realización del evento no se definieron comités, pero sí se establecieron claramente las funciones que llevaría a cabo cada uno de los integrantes del equipo, basados primordialmente en las funciones que ya estaban cubiertas por los representantes del Colegio (Juan Carlos Restrepo, docentes y estudiantes) a cargo de la organización de la Inauguración de los Interclases 2012. FUNCIONES DE LOS REPRESENTANTES DEL COLEGIO UPB Entre docentes, estudiantes que conformaron un grupo de logística y el director del evento Juan Carlos Restrepo, los representantes del colegio se encargaron de: UBICACIÓN: A través de un mapa se determinó la ubicación que tendrían los asistentes (mesa de honor, padres de familia, alumnos, bailarines, presentadores, grupo de logística, brigadistas y nuestro equipo de apoyo). INGRESO: Estuvieron a cargo del ingreso y la evacuación del Coliseo antes, durante y después de la realización del evento. PRESENTACIONES: Los organizadores estuvieron a cargo del montaje de las presentaciones, incluyendo esto la contratación de coreógrafos para los cuatro bailes que se hicieron, la organización de los grupos de baile y las prácticas de los mismos, la consecución de trajes, maquillaje y demás elementos de escenografía para las presentaciones, la organización de la figura humana y de contactar al grupo Ícaros, quienes se encargaron del cierre del evento. SONIDO: Con la contratación del sonido, se encargaron tanto de la música para los bailes como la presentación de los Himnos Nacional y del Colegio. DECORACIÓN: A cargo de los organizadores del Colegio estuvo toda la decoración del evento: pancartas, bombas, escenografía y cámaras de humo. INVITACIONES: Aunque inicialmente era nuestro equipo de trabajo el encargado de hacer las invitaciones, después de aprobado uno de los diseños, las directivas del Colegio afirmaron que debía usarse un diseño planteado por ellos, que fuese institucional, por lo que finalmente fueron ellos los encargados de este asunto. REFRIGERIOS: Estuvieron a cargo de la compra de los refrigerios dirigidos a la mesa de honor, los brigadistas y los miembros de la Banda de la Paz del colegio.

 

Equipo organizador y funciones FUNCIONES DEL EQUIPO DE TRABAJO Nuestro equipo de trabajo, de acuerdo con la primera reunión que se tuvo con Juan Carlos Restrepo donde se mencionaron los aspectos del evento en los que se requeriría apoyo por nuestra parte, se encargó de los siguientes asuntos: LIBRETOS: Realización de los guiones literario y técnico en los que se consolidó además del orden del evento, los tiempos destinados para cada uno de los puntos y los libretos tanto para los presentadores como para el profesor encargado de abrir y cerrar el evento. MESA PRINCIPAL: El equipo estuvo encargado de la organización de la mesa principal, asegurarse de tener mesas, sillas y manteles listos, la posición de banderas y atril y que cada uno de los puestos tuviera el nombre de la persona encargada de ocuparlos, además de tener cada uno un guión técnico con el que pudiera seguir el orden del evento y su respectivo refrigerio. REFRIGERIOS: También estuvimos encargados de recibir los refrigerios directamente del proveedor y de repartirlos a: brigadistas, Banda de la Paz y mesa de honor. PANCARTAS: El equipo sirvió de apoyo para la organización y el retiro de las pancartas que cada uno de los grados del colegio puso en la cancha del Coliseo. ENSAYO Y EVENTO: Tanto en el ensayo como en el evento el equipo estuvo a disposición para apoyar cualquier situación que se presentara, por esto estuvimos a cargo de que los presentadores tuvieran los guiones actualizados, de que estuvieran listos a tiempo, de tomar fotografías, recibir a algunos de los miembros de la mesa de honor y otras tareas que se presentaron en el desarrollo del evento. EVALUACIÓN DEL EVENTO: Junto a los organizadores del colegio nos encargamos de la evaluación del evento.

 

Programación Jornada Tarde (Tiempo real)

         

Hora Actividad Responsable

2:00 p.m. Desfile de ingreso y ubicación Juan Carlos Restrepo Coordinador de Educación Física

2:31 p.m. Saludo de bienvenida e instrucciones de seguridad, por parte de un profesor.

Docente sección Bachillerato Colegio UPB.

2:35 p.m. Ingreso grado 11° Figura Humana

Grado 11º

2:40 p.m. Primera coreografía (años 30 a 50) grado 11° y Preescolar. 11º y docente preescolar.

2:51 p.m. Ingreso de los representantes de grado con las diferentes pancartas alusivas al tema del evento

Deportistas destacados

3:00 p.m. Saludo de bienvenida. Presentadores.

3:01 p.m. Himno de la República de Colombia. Estudiante de 10º. Ícaros.

3:06 p.m. Presentación de la mesa de honor Presentadores

3:08 p.m. Segunda coreografía (años 60 - 70) grado 11° Grado 11º

3:15 p.m. Desfile de la Banda Marcial de la Paz del Colegio de la Universidad. Banda Marcial de la Paz.

3:20 p.m. Ingreso de deportistas campeones en los Juegos Interescolares, Intercolegiados y Olimpiadas de la Amistad .

Docentes Disciplinas deportivas.

3:29 p.m. Banda Marcial de la Paz rinde homenaje a los deportistas participantes. Banda Marcial de la Paz.

3:34 p.m. Palabras del Rector del Colegio de la UPB Pbro Osvaldo Cano Torres.

3:40 p.m. Tercera coreografía (años 80 - 90) grado 11°. Grado 11º

Programación Jornada Tarde (Tiempo real)

         

Hora Actividad Responsable

3:48 p.m. Juramento Deportivo Estudiante 10º

3:50 p.m. Juramento de los jueces Profesor Fernando Alberto Montoya.

3:53 p.m. Cuarta coreografía Grado 11º

4:08 p.m. Himno Universidad Pontificia Bolivariana

Estudiante de 11º : Paola Andrea Penagos

4:15 p.m. Inicia Show Ícaros Ícaros

4:20 p.m. Se enciende la llama Olímpica Profesor Educación Física

4:55 p.m. Finaliza show y finaliza el evento Ícaros.

Planos del escenario

         

Planos del escenario

         

Planos del escenario

         

Invitaciones

         

Invitación Diseño inicial

Invitación  final  *  El  cambio  se  dio  porque  debía  cumplir  con  el  formato  de  la  insXtución  y  debe  ser  realizada  por  el  equipo  de  comunicaciones.  

Las invitaciones fueron enviadas por correo

electrónico dos semanas antes del evento.

Dirigidas a los integrantes de la mesa principal y al personal de oficios varios y de cafetería  

Memorias

         

Ensayo figura Humana Grado 11º, sonido y ubicación.

Ensayo coreografías

Memorias

         

Figura Humana Grado 11º

Mesa principal – Jornada Tarde

Memorias

         

Presentadores del evento

Desfile pancartas alusivas al tema del evento

Interpretación himno de Colombia – Grupo Ícaros

Memorias

         

Desfile Banda Marcial de la Paz

Coreografías

Memorias

         

Show central Ícaros

Juramento a la bandera

Actas de reunión  

         

Solicitud de refrigerios  

         

Carta de agradecimiento