CONCEPTO DE IMPRESO Y DOCUMENTO

Un impreso es un formulario, con las partes elementales ya efectuadas y con otras en blanco para ser cumplimentadas con los datos específicos de cada operación administrativa o comercial. El impreso es uno de los métodos más comunes, útiles y rápidos de comunicación para la transmisión de datos predeterminados, tanto dentro como fuera de la empresa.

Por ejemplo, el impreso del impuesto sobre la renta de las personas físicas, las facturas, las nóminas, la solicitud de puestos de trabajo, registros telefónicos, etc.

Un documento es un impreso cumplimentado, firmado y sellado, el cual alcanza fuerza de prueba de los hechos que en ellos se reseñan.

Para que un documento adquiera carácter documental se deben dar las siguientes circunstancias:

Que esté debidamente cumplimentado, reflejando un hecho o una expresión de la voluntad (una venta, un alquiler, un contrato laboral, etc.)

Que se identifique a las personas, empresas y entidades afectadas o relacionadas mediante el impreso.

Que esté fechado, sellado y firmado por las partes afectadas, al menos por el interesado.

Por ejemplo, una vez entregado el impreso del impuesto sobre la renta de las personas físicas cumplimentado, firmado y nos lo devuelven sellado, se convierte en un documento acreditativo de nuestra intención.

CARACTERÍSTICAS DE LOS IMPRESOS

Independientemente del uso que se le da a un tipo u otro de impreso, todos tienen unas características en común. Seguidamente vamos a señalar dichas características:

El papel: tipo, material y tamaño. Dependen y se adecúan al destino, método y lugar de elaboración, finalidad a la que se dirige, imagen que se quiere dar y durabilidad. Algunos impresos tendrán un papel de mayor calidad, peso y clase en función de su vida. Para una corta duración será de calidad inferior y para una larga, superior. El espacio será suficiente para contener todos los datos, sin sobrar ni faltar sitio.

Los colores. Se dará preferencia al blanco y colores cálidos. Cuando de un impreso se hacen varias copias, es conveniente que dichas copias sean de distintos colores, para así diferenciar qué copia es para cada destinatario. Por ejemplo, un albarán suele tener varias copias, ya que una copia es para el transportista, otra para el almacén, otra para el cliente, etc.

El recorrido o ruta hasta su archivo y/o destinatario del impreso.

Posible impresión múltiple, examinar la posibilidad de que al cumplimentar un impreso se pueda obtener al mismo tiempo, algún otro, como ocurre con las transferencias bancarias.

1

Tipos de impresión y tipografía, lo que condiciona el tamaño de la letra, su lectura, etc.

Homogéneos. Es decir, todos los impresos para un mismo uso han de ser iguales con respecto al tamaño y contenido. Se utilizan sistemas de recuadros, enmarcados, tabuladores verticales y horizontales, trazo de líneas en todas direcciones, tipos de letra, etc.

Diseño. Debe permitir una sencilla y rápida cumplimentación, así como facilitar la recogida de información, por lo que serán claros, concisos y simplificados.

Presentación y estética. Es una característica muy importante, puesto que un impreso es un medio de presentación y de relaciones públicas de la organización, generalmente con el logotipo.

La finalidad de su utilización para transmitir actos o sucesos que tengan o no repercusión oficial o de los que se derive alguna actuación administrativa, se solicite la iniciación de un procedimiento, la prestación de un servicio, la emisión de un documento, etc.

El destinatario y la información a comunicar darán paso al contenido y cuerpos del impreso.

CONTENIDO DE LOS IMPRESOS

Los impresos se emplean para recopilar gran cantidad de información en poco espacio.

Deben estar lo mejor estructurados posible para facilitar el empleo y codificación de los datos por parte de las personas que han creado el impreso. Del mismo modo facilitará la cumplimentación de dicho documento.

Hay que tener en cuenta las siguientes características:

Debe contener un mínimo de palabras para que ayude a ahorrar tiempo y esfuerzo.

Tener un formato estándar que evite la omisión de detalles y facilite la exactitud de los datos.

Seguir un orden lógico, ordenando la información de forma predeterminada.

El objetivo es que la información sea exacta, fácil de localizar, extraer, comparar y analizar.

El contenido de cada impreso dependerá de su finalidad, pero tienen en común tres partes: el encabezamiento, el cuerpo y el pie.

Vamos a comentar cada una de las partes de un impreso.

2

Encabezamiento

En el encabezamiento de cualquier impreso debe de aparecer una serie de datos como son:

Definición del impreso. Deberá de especificar qué tipo de impreso es. Por ejemplo, factura, albarán, impuesto sobre la renta de las personas físicas, etc.

Número de referencia. Para poder localizar con facilidad un impreso y para que sirvan de referencia en el registro de los libros de la organización, éstos se encuentran numerados.

Identidad del emisor y del receptor. El emisor es la empresa que crea el impreso, y por receptor quien lo recibe. Por tanto, deberá figurar en el impreso el nombre, dirección, etc., tanto del emisor como del receptor.

Instrucciones. Sirven para saber cómo rellenar el impreso y suelen figurar en el encabezamiento, aunque pueden aparecer en el reverso del papel.

Cuerpo

Es la parte central del documento. Va a depender de su uso en función de la información solicitada. Aunque sí tendrán en común que han de ser claros en la solicitud de los datos a rellenar, sencillez de comprensión, facilidad de cumplimentación y seguir un orden lógico de los datos y fáciles a la hora de hacer operaciones matemáticas.

Pie

El pie del impreso es la parte inferior del mismo, donde aparecen los siguientes datos:

Fecha de la cumplimentación del impreso (puede aparecer en el encabezamiento)

Firma y sello del emisor y, si es necesario, del receptor, en algunas ocasiones también podemos encontrar esta información en el encabezamiento.

Espacio en blanco para las observaciones oportunas.

3

C L A S E S D E I M P R E S O S Y D O C U M E N T O S

Al estudiar las clases de impresos que existen nos vamos a apoyar en su destino y en su movimiento.

Impresos según su destino

Al hacer referencia a los impresos según su destino nos vamos a fijar si cumplen su función fuera o dentro de la empresa.

Impresos de uso externo. Estos impresos son los utilizados por la organización para relacionarse con su entorno, es decir, clientes, proveedores, Administración Pública, etc ...

Por lo tanto, han de tener un diseño original y una presentación muy cuidada, pues sirven de medio de publicitario y de relaciones públicas.

Existen dos tipos de impresos de uso externo: los impresos de carácter oficial y los de carácter privado.

o Impresos de carácter oficial. Los relativos a la Administración Pública, por ejemplo, Impuesto sobre el valor añadido, liquidación de cuotas del IRPF, etc.

o Impresos de carácter privado. Los relativos a las relaciones de la empresa con proveedores, clientes, bancos, etc., por ejemplo, facturas, albaranes, etc.

Impresos de uso interno. Son los usados por la organización para relacionarse consigo misma. Por ello, no se ha de cuidar tanto su presentación. Por ejemplo, circulares, avisos telefónicos, notas breves, etc.

Impresos según su movimiento

Los impresos según su movimiento hacen referencia a sí están siempre en un lugar y se consultan en dicho sitio, o si se pasan de persona a persona para su consulta.

Por tanto, según lo indicado se pueden clasificar en impresos fijos  o impresos móviles.

Impresos fijos:

Los impresos fijos se encuentran situados en un lugar donde todo aquel que necesite consultarlos acude a ellos, por ejemplo, los archivos y ficheros. ¿Dónde situar estos ficheros? Se situarán en aquel departamento donde se vayan a consultar más a menudo, por ejemplo, las fichas de los clientes se encontrará en el departamento de ventas.

Impresos móviles:

4

Los impresos móviles, tal y como indica su nombre, se mueven de un departamento a otro. Por lo que pueden ser: un sólo ejemplar que va haciendo un recorrido, por ejemplo, un informe que se transmite del director general al de ventas, del director de ventas al de contabilidad, del director de contabilidad al financiero y del director financiero al director técnico.

O puede ser un ejemplar múltiple, es decir, que se transmite de forma simultánea a todos los departamentos.

REVISIÓN FINAL DEL DOCUMENTO S

Antes de contemplar un documento, considera las instrucciones siguientes:

Revisa las respuestas antes de rellenarlo definitivamente. Revisa las instrucciones para cumplimentarlo a fin de tener en cuenta

anotaciones especiales, tales como “utilice mayúsculas” “sólo con bolígrafo negro”, etc.

Asegúrate que haces apuntes claros, y en aquellos que incluyen autocopiado, tienes que tener seguridad de que la impresión es legible, demás de incluir todas las correcciones que se hubieran hecho en el original.

Cualquier comunicación escrita elaborada en la oficina ha de ser revisada:

Presencia. Tanto su aspecto como la distribución del escrito. Corrección de la información.

Claridad. El texto es una unidad con sentido, orden y lugar en que se han dispuesto los datos.

Cumple los objetivos finales: procedencia, destino.

Los fines a los que sirve, las personas a las que se dirige, las nociones a conservar.

Cómo ha de hacerse, cuándo, por qué y para qué debe crearse el impreso.

Número de ejemplares necesarios.

El estudio del recorrido o ruta que realizará el documento.

Si es conciso, utilizando el vocabulario y terminología apropiados.

5

NORMALIZACIÓN DE IMPRESOS Y DOCUMENTOS

La normalización es conseguir que las cosas se ajusten a una norma, por ejemplo, si los taladros no estuvieran normalizados por milímetros e igual que los tacos, tendríamos la casa llena de agujeros hasta saber que taco le corresponde a dicho taladro.

Consecuentemente, los fabricantes de taladros y de tacos se han puesto de acuerdo en tomar las medidas en milímetros.

El ejemplo comentado es sencillo y por ello nos ayuda a acercarnos al concepto de normalización, que es la acción encaminada a ajustar ciertos productos a una norma, reduciendo de ese modo la diversidad para así presentar características homogéneas que ayudan a su utilización, su comercialización y su fabricación. Otro ejemplo son los recambios y accesorios.

Al trasladar dicho concepto a los impresos y documentos, la normalización supone ajustar los tamaños de los impresos y documentos para simplificar los trabajos de clasificación, ordenación y búsqueda de información.

Una de las normas de estandarización más famosa es el denominado ISO, cuyas siglas significan: International Standards Organization. La mayoría de los países industrializados se acogen a ISO, y de ese modo tener una normalización más allá de un mismo país, es decir, normas internacionales.

En España se encuentra AENOR, Asociación Española para la Normalización, la cual lleva a cabo el estudio y la elaboración de las normas en nuestro territorio, pero teniendo muy en cuenta las recomendaciones de los organismos internacionales.

En España las normas de estandarización se denominan UNE, Una Norma Española.

Al normalizar los impresos y los documentos, esto da lugar a una serie de ventajas:

Evita el deterioro de los impresos y documentos. Economiza espacio y tiempo en la consulta de documentos al utilizar

documentos normalizados en la confección de ficheros y archivos, etc.

Simplifica las tareas de archivar, clasificar y catalogar.

Facilita la lectura de un impreso, puesto que ya se sabe donde encontrar la información requerida al tener todos una distribución similar.

Simplifica la informatización y la mecanización de los documentos, puesto que las máquinas utilizan unos tamaños estándar de papel.

Normas Une

Establecen las siguientes series de normalización:

Serie A. Regula el tamaño de los papeles. Serie B. Regula el formato de los sobres de gran capacidad.

6

Serie C. Regula el formato de los sobres de poca capacidad.

Normalización serie A

La normalización serie A regula el tamaño de los papeles. De la siguiente forma:

Se comienza con un papel de 1 metro cuadrado (841 x 1189 mm), el cual se plega una serie de veces hasta conseguir 8 tamaños distintos de papel que van desde el A-0, de 1 metro cuadrado, hasta el A-8, el trozo de menor tamaño

 

Los impresos y documentos más comunes siguen los siguientes formatos:

7

A8 (52 x 74 mm)

A5 (148 x 210 mm)

A4 (210 x 297 mm)

A6 (105 x 148 mm)

A7 (74 x 105 mm)

Tarjetas de visita

Circulares, notas interiores o memorándums, albaranes, pedidos,

recibos

Facturas, cartas, circulares, gráficos

Fichas, tarjetas postales

Tarjetas de visita, fichas, invitaciones

Normalización serie B

La normalización serie B regula el formato de los sobres de gran capacidad, pero a partir de los formatos de los papeles otorgados en la normalización serie A. Habrá un tamaño de sobre para un tamaño de papel, es decir, se envían los documentos sin doblar. Por ejemplo, si enviamos un elevado volumen de documentos de la serie A-5 utilizaremos sobres de la serie B-5.

Las dimensiones van desde 1000 x 1414 mm, para el formato B-0, hasta 62 x 88 mm, para el formato B-8.

Normalización serie C

La normalización serie C regula el formato de los sobres de poca capacidad, es decir, para el envío de un volumen pequeño de documentos. Del mismo modo que en la serie B, la serie C se basa en los formatos de los papeles otorgados en la serie A. Las dimensiones van desde 917 x 1296 mm, para el formato C-0, hasta 57 x 81 mm, para el formato C-8. Por ejemplo, si enviamos una pequeña cantidad de documentos de la serie A-5 se realizará en sobres C-5.

 

Los sobres para el envío de la correspondencia deben ajustarse a las normas publicadas por la Dirección General de Correos y Telecomunicaciones.

8

En todos los sobres y tarjetas postales la longitud no puede ser inferior a la anchura multiplicada por 1,4.

Para la correspondencia se envían sobres de calidad, a veces, con el nombre y dirección de la compañía ya impresos.

Los sobres con ventanilla o ventana son los que tienen un rectángulo cubierto de papel transparente a través del cual se puede leer la dirección, evitando escribir dos veces las señas.

Los sobres acolchados son muy útiles para el envío de libros, revistas o artículos que requieran protección.

Los sobres de plástico son muy utilizados para revistas e impresos en general.

Los sobres manila son muy fuertes, de distintos tamaños y empleados para cartas con documentos adjuntos y material pesado, incluidos catálogos.

9