IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

Después de haber estudiado sus características, resulta innegable la

trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre. Por lo que es

necesario mencionar algunos de los argumentos más relevantes que fundamenta

la importancia de esta disciplina:

Universalidad: Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es

imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo social.

Simplificación del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y

procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.

Productividad y Eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier empresa

están en relación directa con la aplicación de una buena administración.

Bien común: A través de los principios de administración se contribuye al bienestar

de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el

aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar

empleos.

RELACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN CON OTRAS MATERIAS

La administración al ser interdisciplinarias, se fundamenta y relaciona con diversas

ciencias y técnicas. Como es lógico se, todas las disciplinas necesitan unas de

otras para poder desarrollarse, es por eso que la administración no deja de ser

parte de ello.

La administración necesita de las siguientes materias para poder desenvolverse

como tal y en pleno.

a) Ciencias Sociales:

Sociología: ciencia que trata de la constitución y de las sociedades humanas.

Psicología: ciencia que trata del alma, de los fenómenos de la conciencia.

Carácter, modo de ser.

Derecho: estudio del conjunto de leyes y disposiciones a las cuales está sometida

toda sociedad civil.

Economía: ciencia que se encarga del estudio de los mecanismos que regulan la

producción, repartición y consumo de las riquezas.

Antropología: ciencia que trata del estudio del hombre.

b) Ciencias Exactas:

Matemáticas: ciencia que se encarga del estudio de los sistemas abstractos

(números, figuras geométricas, etc.)

c) Disciplinas Técnicas

Ingeniería industrial: aplicación de los conocimientos científicos a la investigación,

perfeccionamiento y utilización de la técnica industrial en todas sus ramas.

Contabilidad: ciencia de llevar las cuentas en una empresa

Ergonomía: conocida también como ingeniería humana, diseño de los

instrumentos, equipo e instalaciones de trabajo, conforme a las características

anatómicas humanas incluyendo los aspectos psicológicos.

Importancia De La Administración

La administración es una actividad de máxima importancia dentro del que hacer de cualquier empresa, ya que se refiere al establecimiento, búsqueda y logro de objetivos. Todos somos administradores de nuestras propias vidas, y la práctica de la administración se encuentra en cada una de las facetas de la actividad humana, negocios, escuelas, gobierno, familia, etc.

El establecimiento y logro de objetivos, son tareas retadoras y productivas para cualquier tamaño de empresa, y descubriremos que los obstáculos administrativos que se nos presentan para lograr nuestro éxito, son muy similares en todo tipo de actividad empresarial.

Definición de Administración

La administración es un proceso consistente en la distribución y asignación correcta de recursos de la empresa para poder alcanzar eficientemente los objetivos establecidos por medio de las actividades de Plantación, Organización, Dirección, Control.

Es el conjunto de actividades por medio de las cuales se logra y se asegura la máxima prosperidad tanto para el patrón como para cada uno de los empleados de manera estable.

Función del Administrador Tarea Principal

La tarea principal de un buen administrador consiste en fijar objetivos y al mismo tiempo administrar los recursos humanos, materiales, monetarios y de mercado, para lograr los resultados deseados dentro de las limitantes de tiempo, esfuerzo y costos predeterminados.

Actitudes y Características de la función Administrativa

Para poder cumplir a cabalidad con la función principal del administrador y/o empresario, es necesario conocer las actitudes y caracteristicas que lo guiaran al cumplimiento de su objetivo.

Estas caracteristicas son:

1. Dedicación a la empresa; 2. Persistente; 3. Carácter enérgico; 4. Independiente; 5. Competitivo; 6. Tiene objetivos realistas; 7. Ética; 8. Innovador y creativo; 9. Analítico.

Requisitos Técnicos, Humanos, Organizativos Del Administrador

Los administradores de cualquier tamaño de negocio que triunfan, son aquellos que están especializados en las tareas técnicas, humanas y organizativas de la empresa.

a. Los conocimientos y habilidades técnicas incluyen entender y ser expertos en una actividad especifica. La habilidad técnica, capacita a una persona a desempeñar la mecánica necesaria para un trabajo particular, esto puede ser, saber como operar y reparar una maquina impresora, etc.

b. El conocimiento y habilidad humana, incluye la habilidad para trabajar con otros y generar la operación de las personas o grupo de trabajo, Esto quiere decir, por ejemplo, saber que hacer y poder comunicar ideas y convicciones a otros y entender los pensamientos que los demás tratan de trasmitir.

c. Los conocimientos y habilidades organizativas incluyen tener la habilidad para visualizar la empresa en conjunto y al mismo tiempo todas las funciones comprendidas en una situación o circunstancias particulares. La aplicación de este requisito puede implicar tomar por ejemplo, la decisión de ofrecer otro producto o servicio adicional a los ya establecidos.

CLAVES PARA ADMINISTRAR EFICIENTEMENTE UNA EMPRESA

Definir claramente los objetivos de la empresa; Dedicar tiempo a los asuntos de verdadera importancia; Planear y seguir los programas; Aprender a hablar y a escuchar con efectividad; Ser un líder involucrándose en la acción; Asegurarse que cada miembro del equipo este asignado al trabajo mejor

adaptado para sus conocimientos y experiencias; Fomentar que los miembros del equipo de trabajo, asuman

responsabilidades; Evaluar lo que se ha logrado y si es necesario, emprender una acción

correctiva; Llegar a ser efectivo en la toma de decisiones; Aumentar los conocimientos personales.

¿Cuál es la importancia de la administración? Desde un punto de vista amplio.Sin importar cuál sea el sector productivo de la sociedad, formal o informal; si estamos bien estructurados o no, el conocimiento básico de la administración general se manifiesta de forma necesaria en el contexto real; un buen administrador tendrá herramientas, conceptos y diferentes tipos de estra Los mismos conceptos y propósitos analizados para la estructuración de una definición sobre la administración nos dan la pauta para determinar su importancia.La determinación de su importancia se encontrará en la aplicación de la misma, donde sus aspectos más relevantes se pueden ver aplicados a las vivencias diarias dentro de la institución o estructura jerárquica en la cual se labore. Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis así como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina que se verá reflejada en la productividad y eficiencia de la institución o empresa que la requiera.Para demostrar lo anterior se pueden tomar de base los siguientes hechos:• La administración puede darse en donde exista un organismo social, y de acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria. • Un organismo social depende, para su éxito de una buena administración, ya que sólo a través de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales,

humanos, etc. con que ese organismo cuenta. • En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función administrativa. Debido a su magnitud y complejidad, la administración técnica o científica es esencial, sin ella no podrían actuar. • Para las pequeñas y medianas empresas, la administración también es importante, porque al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc. • La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada administración el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad. • Para todos los países, mejorar la calidad de la administración es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, etc. Sin importar cuál sea el sector productivo de la sociedad, formal o informal; si estamos bien estructurados o no, el conocimiento básico de la administración general se manifiesta de forma necesaria en el contexto real; un buen administrador tendrá herramientas, conceptos y diferentes tipos de estrategias que podrá implementar a lo largo de su trayectoria gerencial.Debemos estar conscientes que en la administración en la educación tiene un papel importante, pues nos convertimos en administradores cuando comenzamos a administrar nuestro propio vivir, del cual hacemos un buen o mal uso de los recursos disponibles a nuestro alcance: desarrollo familiar, educación, formación en valores, construcción productiva de nuestra vida en forma general y generamos un producto, nuestra familia; siendo ésta última el resultado de nuestro actuar. Si lo vemos desde el aspecto positivo tendremos como resultado de un buen hogar, si por contrario desaprovechamos las oportunidades tendremos un hogar destrozado.Así como aplicamos a nuestra vida ciertas normas de conducta en los lugares u organizaciones de trabajo también existen una serie de controles administrativos que nos regular para lograr los objetivos propuestos, y poniendo en marcha toda una estructura administrativa, de recursos humanos y económicos con el fin de generar beneficios.

INTRODUCCION

El siguiente trabajo muestra una síntesis de la información proporcionada en la visita realizada a la empresa SIGN, S. A. DE C. V. Dicha visita tuvo el fin de aplicar los conocimientos adquiridos en clase, sobre la importancia de la administración en la función de producción y principalmente, sobre la planeación, organización, dirección y control que se llevan a cabo dentro de la misma empresa.

Esta compañía está destinada principalmente a la fabricación y venta de mobiliario (ya sea para oficina, cinemas, universidades, entre otros); los productos que fabrican se venden en gran volumen, ya sea en el extranjero o dentro del mismo país.

Los tipos de productos que comercializa esta empresa a veces son de características especiales y se producen en gran volumen; un ejemplo sería que un cinema les solicitará cierta cantidad de asientos con comodidad, es decir, asientos lujosos para satisfacer a sus clientes. Estos productos especiales sólo los fábrica en ciertas circunstancias y sólo si son en gran volumen.

En general, esta empresa es mediana y familiar, ya que cuenta con los servicios de la familia del Director General o Socio Único; y, por consiguiente, tiene una organización poco estructurada y eficiente.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN EN LA FUNCIÓN DE PRODUCCIÓN

SING, S. A. DE C. V., es una empresa dedicada a la fabricación de muebles para oficina, toda clase de sillas, muebles escolares, etc.

Entre sus principales clientes se encuentran diversas universidades del país así como varias cadenas de cines.

Esta empresa exporta sus productos tanto a Sudamérica como a Norteamérica y Europa.

Cada área tiene un jefe o gerente que es el que toma las decisiones de esa área, pero antes de llevarlas a cabo tienen que ser autorizadas primero por el contralor y

sí este la aprueba se tramita la autorización final con el dueño de la empresa (Director General).

La mayor parte de las decisiones son repetitivas, ya que por lo general no son decisiones de mayor relevancia para toda la compañía, aunque se puede decir que todas las decisiones tienen que ser consultadas primero al contralor y luego tienen que pasar por el Director General para poder ser aprobadas; sólo cuando se trate de la adquisición de maquinaria o de un nuevo proyecto son especiales, éstas decisiones por ser especiales sólo pueden ser conocidas por el Director General y el propio Contralor.

PLANEACIÓN

Entre los planes a corto y largo plazo de la empresa se encuentra abarcar más mercados tanto nacionales como internacionales así como de producir mobiliario de mayor calidad, duración e innovación.

La misión de esta empresa, "Satisfacer las necesidades de la sociedad dentro del mercado mobiliario"; creemos que la misión de esta empresa es fácil tanto poner en práctica como entenderla, además de la obtención de un beneficio o lucro que todas las empresas están destinadas al mismo.

Objetivo General de la empresa

Adquirir insumos suficientes para transformarlos en bienes útiles, a precios bajos y de alta calidad, para la satisfacción de las necesidades de la sociedad.Metas

1. Como empresa útil a la sociedad

La empresa atendiendo a su misión deberá responder a la sociedad brindándole productos que sean útiles y de alta calidad.

2. Como empresa de calidad y excelencia

La empresa deberá desarrollar, mantener y difundir una imagen de calidad y excelencia, sustentada por el nivel de los productos que ofrezca, con la que debe de ser identificada y reconocida por la comunidad interna y externa.

3. Como líder en el ramo mobiliario

La empresa deberá dar a conocer sus productos a nivel nacional e internacional, con productos de alta calidad y excelencia.

4. Como la más económica en el precio de sus productos

La empresa deberá abatir sus costos a través de la calidad, es decir, promoviendo la eficiencia, la eficacia y la efectividad en todas las acciones de su personal y en el buen uso de los recursos (materiales, financieros, tecnológicos, etc).

Adicionalmente, sin detrimento de la calidad, deberá encontrar los beneficios proporcionados por las economías de escala, esto es, por costos unitarios bajos.

Teniendo costos bajos nuestros precios podrán ser reducidos y nuestros clientes recibirán excelentes productos a precios bajos.

5. Como la empresa que remunera y reconoce moralmente el trabajo de su personal

Deberá ofrecerse a todo el personal la mejor remuneración, así como prestaciones, reconocimiento y apoyo moral y material a su desempeño, de tal manera que sea reciproco al esfuerzo de cada uno de los colaboradores el reconocimiento motivador de la empresa.

6. Como una empresa financiera estable

Atendiendo a su adecuada administración financiera, en donde los recursos deberán ser suficientes para cubrir sus egresos.La empresa deberá asegurar su crecimiento, así como el mejoramiento continuo de sus plantas físicas, teniendo aún remanente para su propia consolidación.

7. Como una empresa con administración participativa

La empresa sin dejar de establecer y reconocer la jerarquía y responsabilidad de cada jefe, promoverá la participación de todos y cada no de los responsables (jefes y subordinados), estableciendo coresponsabilidades y delegando a cada actor de la autoridad necesaria para que cumpla con los resultados esperados a través del establecimiento previo de objetivos, premiándolo o amonestándolo cuando éstos no se den.

Políticas Generales de la empresa

-No se proporcionará información confidencial de la empresa a cada uno de los departamentos sin previa autorización. -Todas las autorizaciones, escritos, decisiones, programas, presupuestos, etc.; tienen que ser por escrito y tienen que llegar a manos del Director General para su aprobación, sin ella, no vale para la empresa dicha disposición. -El personal deberá de vestir de manera formal. -Los días de pago serán 15 y 30 de cada mes. -Se darán cursos de actualización y capacitación al personal (según el departamento en que labora) cada semestre. -El departamento de contabilidad deberá de presentar cada mes Estados Financieros a la Dirección General. -Llevar a cabo propaganda y publicidad al finalizar cada año. -El área de comedor mandara una requisición de insumos necesarios y perecederos cada 15 días al departamento de contabilidad.

Procedimientos

FINANZASSolicitudes de crédito:

1. Elaboración a maquina de la solicitud. 2. Cubrir los requisitos que pide la solicitud. 3. Recabar firma de autorización de la gerencia general para la solicitud. 4. En caso de ser proveedor turnarla al Departamento Comparas, en caso de ser institución financiera turnarla al Director General o Contralor.

CUENTAS POR COBRARFacturación:

1. Elaborar factura de acuerdo a un pedido autorizado por el Contralor con datos completos y la descripción e información necesaria para un soporte fiscal, asimismo sucederá con las notas de crédito y cargo.

2. Una vez elaborada la factura se distribuirá como sigue:

-Amarilla: al expediente del pedido del cliente. -Rosa: departamento de finanzas. -Azul: departamento de compras. -Blanca: enviar al cliente. -Verde: departamento de contabilidad (impuestos).

3. Llevar un control tanto de facturas como de notas de crédito y cargo.

CUENTAS POR PAGARElaboración de cheques:

1. Los días viernes (días de pago a proveedores) elaborar cheque por concepto de pago a proveedor según la cantidad que el departamento de finanzas autorice. 2. Fotocopiar el cheque correspondiente, anexando su debido comprobante, el cual deberá de ir autorizado por el Contralor. 3. Atender a proveedores que vienen a revisión y a cobro de facturas los viernes. 4. Entregar facturas originales de proveedores al departamento de contabilidad para su provisión. 5. Entregar pólizas de cheque al departamento de contabilidad con los datos de nombre y firma de recibido.

CONTABILIDADRegistro de pólizas:

1. Realizar los asientos contables de acuerdo al catalogo de cuentas. 2. Recabar del departamento de finanzas las pólizas de ingresos y de egresos. 3. Ordenar por consecutivo las mismas y anexarlas en la carpeta respectiva (por mes). 4. Emitir estados financieros mensuales. 5. Realizar provisión de compras, gastos, nominas, impuestos, depreciaciones y amortizaciones.

RECURSOS HUMANOSElaboración de contratos laborales:

1. Cuando un empleado se integre a la empresa, deberá elaborar su contrato respectivo con los requisitos que pide el Art. 25 de la LFT. 2. Se solicitará al trabajador la documentación necesaria que lo identifique como tal, para formar posterior mente su expediente.

3. La documentación que se solicita es:

-Copias del acta de nacimiento -Solicitud de empleo con fotografía -Copia de cartilla liberada -Doscartas de recomendación -Copia de comprobante de domicilio

-Hoja rosa del IMSS

ORGANIZACIÓN

La organización que se lleva a cabo es la supervisión directa, esto es, el encargado de esta función es el Contralor de la empresa; se encarga de supervisar a todos los departamentos y los trabajos realizados dentro de los mismos, también se puede decir que laboran con la estandarización, porque en algunos casos se siguen lineamientos para poder obtener los resultados deseados; estos casos, sólo se realizan cuando son productos especiales a clientes que los solicitan y para poder producirlos se tiene que seguir ciertos lineamientos y están bajo la supervisión del Contralor de la empresa.

Esta empresa utiliza los tipos de organización por función y por producto.

Por función, toman en cuenta al recurso humano para desempeñar ciertas funciones y para llegar al cumplimiento de los objetivos y resultados esperados.

Por producto, ya que como la empresa se dedica a la fabricación de mobiliario, no todos sus productos siguen el mismo proceso de producción, y por lo tanto, se dedican a ese pedido (si fuera especial) o a los pedidos para poder aprovechar los insumos y no desperdiciar una gran parte de los mismos.

La organización de la empresa funciona de acuerdo al siguiente organigrama

(para ver la totalidad de las imágenes se debe descargar el documento)

La empresa está dividida por departamentos (ventas, compras, etc.); cada uno está supervisado por su jefe o gerente, el cual realiza un informe en el cual se describen las acciones y medidas que se tomaron para la realización de los objetivos de ese departamento y lograr los resultados que se tenían previstos en cada uno de los departamentos.

Este informe lo hacen llegar al Contralor para que él tome decisiones en conjunto con el Director General (en ocasiones), para la empresa logre los resultados que los dos esperan con las decisiones tomadas.

DIRECCIÓN

En este punto, el único encargado de ejercerla es el Contralor (que viene siendo el brazo derecho del Director General) el cual se encarga de autorizar proyectos,

elaborar planes de ventas, de exportación de productos terminados, de importación de materias primas, etc.

Además, debe de seguir lineamientos para el logro de los objetivos:

-Una delegación de autoridad efectiva ya que como se maneja, administrar es hacer a través de otros pero sin excederse más de lo permitido. -Que la autoridad que esté siendo ejercida en la organización se respete sin dañar a otro elemento en su función, al contrario en apoyo simultáneo. -Que los canales de comunicación sean los apropiados y los que se necesiten para el control de los resultados que se busca lograr. -Supervisar que el ejercicio de la autoridad se dé en forma simultánea a la ejecución de las órdenes respetando los lineamientos establecidos.

El contralor sigue básicamente algunos puntos de partida para la resolución de conflictos, tomando en cuenta que no es para todos los casos:

-Resuelve el problema lo antes posible y en beneficio de todos. -No tener preferencias ni cuestiones personales con los involucrados. -Canaliza el problema para ejemplo de los demás y de la misma empresa. -Saca el mayor provecho del problema para evitar que se repita y toma las medidas correspondientes. -Sanciona con justicia y equidad las acciones que lo merezcan para evitar conflictos mayores. -Promueve el diálogo formal e informal hacia todos los niveles para evitar diferencias y por lo tanto conflictos.

CONTROL

En la empresa hay control de calidad (en cuanto a productos, materia prima, etc.); de personal (todos los empleados tienen que checar al entrar, al salir, los visitantes tienen que registrarse, entre otras); de existencia (cuando se trata de productos especiales, sólo se hacen sobre pedido, cuando es mobiliario común de oficinas se tienen ciertos stock en bodega).

Para cada producto que la empresa realiza se tiene un proceso distinto, esto es debido a que no todos los productos son iguales, como en algunos casos, donde los muebles se hacen sobre pedido cumpliendo con las exigencias de los clientes.

Dentro de la empresa hay muchas medidas de seguridad; como el no fumar, el no correr, se tiene un sistema de seguridad muy sofisticado y automatizado (este

sistema consiste en sólo dejar pasar al personal si tiene una tarjeta de seguridad llamada "NIP" <Número de Identificación Personal>; con la cual se tiene acceso a toda la empresa y a la información, ya que con la misma tarjeta se puede recabar información por medio de sistemas de cómputo y además de tener acceso al desarrollo de la empresa, del personal, etc). Esta empresa como ya se mencionó anteriormente es mediana en sus instalaciones, se tiene el propósito de expanderse dentro y fuera de nuestras fronteras.

Dentro del proceso de producción, una de las características principales, es que el desperdicio de materiales es mínimo, ya que a toda la materia prima que se compra, se le saca el mayor provecho posible.

Lo que se identificó como una política única dentro de la dirección, es que todo debe de ser por escrito y autorizado por el Director General; esta política la identificamos de inmediato ya que todos los movimientos en cualquier departamento se tienen que hacer por escrito y tienen que llegar a manos del Director General para que este dé su punto de vista en lo referente de cómo va funcionando su empresa, en qué está fallando, qué cosas le hacen falta para poder expandirse, etc. En general, tienen un buen control de lo que quieren y desean saber para el futuro de la empresa.

CONCLUSIONES

La visita fue muy interesante y nos atendieron muy bien, proporcionándonos la información solicitada para la elaboración de este reporte.

La conclusión a la que llagamos en base al tema investigado, es que es muy importante la administración en cualquier tipo de empresa ya que sin ella no se podrían obtener los resultados que se esperan y la empresa seria un total caos en todos sus aspectos.

La información presentada en este trabajo, es proporcionada por el mismo personal que labora en la misma empresa; a los cuales les damos las gracias por todas las atenciones brindadas en nuestra visita a dicha empresa, y por la oportunidad que se nos dio para aplicar los conocimientos adquiridos; estamos satisfechos por lo que logramos.