Implementación del SITD en el RENIEC y Convenios de Cooperación con otras Entidades Públicas

Implementación del SITD en el RENIEC y Convenios de Cooperación con otras

Entidades Públicas

Agenda

• Parte I: Implementación del SITD en el RENIEC

• Parte II: Implementación del TD- en otras Instituciones mediante Convenios

Agenda

• Parte I: Implementación del SITD en el RENIEC

a) Caso de Negocio

b) Gestión del Proyecto

c) Solución Informática

d) Procesos de Trámite Documentario

e) Gestión del Cambio

f) Normativo

g) Lecciones Aprendidas

h) Beneficios de la implementación

Parte I.a- Caso de Negocio

Marco Normativo

Planteamiento de la Solución

Problemática

• Problemática

– Falta de procedimientos de trabajo para la gestión documental y el trámite documentario.

– Ausencia de flujos de trabajo organizados según TUPA RENIEC.

– Repetición de tareas al registrarse en cada punto de contacto por donde pasaba el documento físico.

– Los documentos recibidos para trámite en la institución mayoritariamente utilizaban el soporte en papel.


• Problemática

– Las constancias y cargos de derivación de los documentos tenían formatos dispersos (hoja de ruta, cuaderno de cargo, etc.)

– El trabajo con la información de los documentos solo se hacía en los ambientes de la oficina, la portabilidad era restringida.

– Imposibilidad de realizar una trazabilidad del documento recibido.

– No estandarización de documentos escritos para comunicaciones internas y externas.

– No se utilizaban los certificados y firmas digitales.


• Planteamiento de la Solución

– Para la realización de una Gestión Administrativa Digital ágil y efectiva para la toma de decisiones, al disponer de información en tiempo real.

– Reducción de la Burocracia Administrativa, evitando la redundancia de tareas en los diversos puntos de contacto.

– Reducción de costos administrativos en la gestión documental (papel, tóner, impresoras, papel, traslado, etc.).

– Registro del documento escrito en tiempo real, para que todos los demás puntos lo referencien y complementen los datos de rigor durante la recepción y emisión.


• Planteamiento de la Solución

– Emisión y recepción de los documentos dentro y fuera de la institución a través de un sistema operativo que permita la portabilidad de la información.

– Control y seguimiento del flujo de documentos: situación, ubicación y tiempo de atención, alertas.

– Uniformidad y Estandarización en la elaboración y manejo de los documentos escritos.

– Utilización del Certificado Digital para la generación de documentos electrónicos Firmados Digitalmente.


Parte I.b- Gestión del Proyecto

De la Gestión De la Implementación

del Software

Parte I.b- Gestión del Proyecto • De la Gestión

Aplicación de la NTP ISO/IEC 12207 – Ciclo de Vida de Software, para su proceso de gestión con las siguientes actividades básicas:

Planificación Desarrollo Mantenimiento

• Estudio de viabilidad • Análisis, • Diseño, • Construcción, • Implantación y Aceptación

Parte I.b- Gestión del Proyecto • De la Implementación de Software

Aplicación de la NTP ISO/IEC 12207 – Ciclo de Vida de Software, y de la Metodología Métrica V3 en su versión adaptada al RENIEC, con las siguientes actividades básicas:

• Jefe de Proyecto

• Administrador de Servidores.

• Administrador de Base de Datos Oracle.

• Desarrolladores (04)

• Analista de Sistemas/ Funcional quien realiza también la capacitación.

Equipo de trabajo

Parte I.b- Gestión del Proyecto

Parte I.c- Solución Informática

Conectividad

Servidor de Aplicaciones

Servidor de Base de Datos

..

Usuarios

Trámite Documentario





ANI RR.HH.

Base de Datos Oracle 11g

R2

Sistema operativo Linux

Sistema operativo

windows xp sp3, 7/8.

Software de Firma

Sistema de tramite

documentario

Microsoft office 2007/

2010.

Certificado digital de

Firma

Microformado

Escaner

Parte I.d- Procesos de Trámite Documentario

UNIDADES ORGANICAS

COMITÉ Y COMISIONES

EMISIÓN PERSONAL

UNIDADES

EMISORAS

ORGANOS

UNIDADES ORGANICAS

COMITÉ Y COMISIONES

EMISIÓN PERSONAL

UNIDADES

RECEPTORAS

ORGANOS


Recepción de documento en la Mesa de Partes

Registro y digitalización del documento en el

SITD

Derivación a la Unidad Resp.

Recepción y derivación al Funcionario

Administrado

Funcionario de Trámite Documentario

Unidad Responsable

Elaboración del proyecto de

documento de respuesta

Revisión del proyecto por funcionario

Firma digital

Unidad Responsable remite expediente digital y notificación física a

Central de Notificaciones

Trazabilidad Firma Digital Digitalización

Comunicación Externa

Notificación personal

Central Notificaciones/ digitaliza cargo

diligenciado

• Desde abril del 2006, el sistema está en funcionamiento y es utilizado en todas las sedes de la institución a nivel nacional a lo largo de sus dieciséis (16) Jefaturas Regionales del RENIEC.

• Se estableció una definición de la política documental institucional por parte de la Alta Dirección.

• Se dictaron lineamientos sobre la obligatoriedad del uso de Sistema y el uso de los documentos escritos para las comunicaciones internas y externas.

• Se definieron los procedimientos y las responsables de acuerdo a las funciones asignadas en el ROF para la atención de pedidos de ciudadanos y entidades públicas de acuerdo a lo dispuesto por la Ley 27444.

• Capacitación intensiva al personal para el uso del sistema de trámite documentario.(Buenas prácticas de e coeficiencia para el ahorro en el uso del papel, impresoras, etc.).

Parte I.e- Gestión del Cambio

• Necesidad de uso de un sistema de trámite documentario a nivel institucional, a fin de mejorar las comunicaciones internas y externas con uso de las tecnologías de la información (firma digital).

• Decisión adoptada por la máxima autoridad para su uso obligatorio.

• Solución informática que ha generado la disminución del tiempo de atención de los documentos recibidos y atendidos, tanto a nivel de usuario interno, como al usuario externo (ciudadano).

• La Implementación ha sido progresiva.

• Desarrollo del sistema (SITD) iniciado en el 2004 y su puesta en producción se realiza en agosto del 2005.


Capacitación al personal del RENIEC:

• Alcance inicial: GTI

• Alcance secuencial 1: GPP, GAD.

• Alcance secuencial 2: SGEN, SJNAC, JNAC.

• Alcance Final: Órganos de Línea en Lima y Provincias.

Periodo de capacitación efectiva por persona: 10 horas.


– Ley del Procedimiento Administrativo General.

– Ley de Simplificación Administrativa.

– Ley de Transparencia Administrativa y Acceso a la Información Pública

– Ley de Firmas y Certificados Digitales.

– Política Nacional de Gobierno Electrónico.

– NTP ISO/IEC 12207, Ciclo de Vida del Software.

– NTP ISO/IEC 17799, Requisitos de Seguridad de la Información.

– NTP ISO/IEC 27001, Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

– ISO/IEC 9001, Sistema de Gestión de la Calidad.

– ISO 32000, fundamento de los estándares PDF.

Parte I.f- Normativo

DI-219-SGEN/003 – Documentos Escritos.

DI-271-SGEN/007 – Disposiciones sobre Recepción Documental – Trámite Documentario en la Mesa de Partes y Despacho Documentario.

GP-345-SGEN/002 - Trámite y Atención de Documentos remitidos por Congresistas de la República .

GP-260-SGEN/001 - Trámite ante la Entidad del Recurso de Apelación durante un Proceso de Selección.

GP-356-SGEN/7003 – Ley de Transparencia Acceso a la Información Pública.

Gp-368-SGEN/OAD/001 - Recepción de Sobres en Proceso de Adjudicación Directa Selectiva y de Menor Cuantía.

Parte I.f- Normativo

Las decisiones deben ser tomadas desde la Alta Dirección hacia los niveles operativos.

El personal involucrado debe reconocer la importancia de su participación durante el

proceso de implementación.

Debe respetarse los tiempos programados para así poder cumplir con los

compromisos esperados.

Parte I.g- Lecciones Aprendidas

El material de capacitación debe contemplar el proceso de cambio, del

modo en papel al mundo digital.

Anterior a la capacitación en el uso del software debe existir una sensibilización

sobre la confianza y seguridad del proceso de cambio.

El piloto debe ser ejecutado con seriedad por parte de los participantes.


Existencia de un dueño del proceso de Gestión Documental y dueño del sistema informático para administrar de manera

efectiva y ágil las comunicaciones escritas

Uso de los Certificados y Firmas Digitales en el marco de la IOFE: INDECOPI y

RENIEC.

Uso de las tecnologías de la información con alta disponibilidad, alineados al

desarrollo del Gobierno Electrónico y la modernización del Estado Peruano.


Ahorro de papel

Reducción del empleo de impresoras y fotocopiadoras.

Seguridad sobre la autoría y la integridad del documento

Ahorro de tiempo

Disminución de gastos en traslado de documentos físicos

Mayor disponibilidad de la información (Información Histórica)

Acceso simultaneo desde cualquier punto del país.

Seguimiento del estado del tramite en tiempo real.

Información disponible para la toma de decisiones en todos los niveles jerárquicos, en cualquier horario.

Parte I.h- Beneficios de la Implementación

Flujo de la información en diversas direcciones, según las necesidades de cada servidor, según sus autorizaciones.

Disponibilidad de información histórica.

Establecimiento de procedimientos administrativos que regulan los trabajos según las normativas vigentes externas, orientada a la vocación del servicio y atenciones inmediatas.

Eliminación de redundancias de trabajo, registros, entre otros.

Estandarización de las comunicaciones internas y externas.

Documentos electrónicos generados dentro del marco de la IOFE con la validez jurídica y efectos legales correspondientes.



99

197

281

347

412

509

595

705

807 849

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

Total Dependencias

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

Crecimiento de implementación del SITD en Diferentes dependencia en el RENIEC

Uso del SITD en las 16 Jefaturas Regionales del

RENIEC


Ahorro de hojas desde el 2005 hasta el 2014

AÑO DOCUMENTOS

EMITIDOS HOJAS POR

DOCUMENTO1 CANTIDAD TOTAL

(Hojas)

COSTO APROX. HOJA

IMPRESA2

COSTO TOTAL DOCUMENTOS

(S/.)

2005 180,507 6 1,083,042 0.15 162,456

2006 360,234 6 2,161,404 0.15 324,211

2007 497,056 6 2,982,336 0.15 447,350

2008 591,401 6 3,548,406 0.15 532,261

2009 695,894 6 4,175,364 0.15 626,305

2010 871,747 6 5,230,482 0.15 784,572

2011 960,173 6 5,761,038 0.15 864,156

2012 1,057,569 6 6,345,411 0.15 951,812

2013 1,164,843 6 6,989,060 0.15 1,048,359

2014 427,667 6 2,566,000 0.15 1,154,700

40,842,543 6,896,183

1 Cantidad aproximada por documento

2 costo aproximado considerando papel y entintado

Fecha de corte: Abr.2014


Agenda

• Parte II: Implementación del TD- en otras Instituciones mediante Convenios

a) Descripción del TD-Convenios

b) Proceso de implementación

c) Convenios Interinstitucionales

d) Lecciones Aprendidas

e) Beneficios de la implementación

Parte II.a- Descripción del TD - Convenios • Características Funcionales

– Emisión y recepción ágil de la documentación.

– Disponibilidad de información sobre la trazabilidad de los documentos escritos, para la realización de un adecuado control y seguimiento.

– Uniformidad y Estandarización en la elaboración y manejo de los Documentos Administrativos.

– Utilización del Certificado Digital de Firma para la generación de documentos electrónicos firmados digitalmente.

– Implementación del Estándar ISO 32000, PDF.

– Flujos de trabajo dinámicos, customizables según la necesidad del usuario.

Parte II.a- Descripción del TD - Convenios • Características Técnicas

– Servidores

• Hardware

– Aquel que soporte la Base de Datos Oracle y a la aplicación TD.

• Software

– Oracle Database 11g R2.

– Sistema Operativo del Servidor compatible con el Oracle DataBase 11g R2.

– Estaciones Clientes

• Hardware

– Estación cliente que soporte Windows 7/8.

– Escáner con manejo de formato PDF.

Parte II.a- Descripción del TD - Convenios • Características Técnicas

• Software

– Sistema Operativo Windows 7/8.

– Microsoft Office 2010.

– Software de Firma: Firma RENIEC.

– Certificado Digital de Firma.

• Conectividad

– Red LAN.

– Conexión del cliente al servidor.

Parte II.b- Proceso de Implementación • De la Gestión del Proyecto

– Aplicación de la Metodología Básica de Gestión de Proyectos basado en el PMBok.

• De la Implementación de Software

– Aplicación de la NTP ISO/IEC 12207 – Ciclo de Vida de Software y NTP ISO/IEC 29110, en cuanto corresponde al Despliegue / Entrega del producto software.

Parte II.b- Proceso de Implementación • Del Trámite Administrativo

– Solicitud del SITD.

– Coordinación y Demostración del aplicativo en su versión SITD-Convenios

– Envío de requisitos técnicos.

– Suscripción de Convenio de SITD

– Suscripción de Convenios de Certificado digital.

– Se instala en coordinación con los técnicos de la entidad y se les capacita.

– Capacitación de usuarios finales

– Entrega de CD con información del sistema, manuales, instructivos, objetos de programas y fuentes del SITD

Parte II.b- Proceso de Implementación • De los Entregables de Software

– Software de Trámite Documentario.

• Incluye Interface para configuración de perfiles de usuario.

• Incluye Software de Firma Digital.

• Incluye Certificado Digital de Prueba.

(Fuentes sólo del sw TD)

– Instructivo ‘Carga de Datos Preliminar’.

– Manual de Usuario ‘Configuración de Perfiles de Usuario’.

– Manual de Usuario ‘Configuración del Software de Trámite Documentario’.

– Manual de Usuario ‘Trámite Documentario’.

– Manual de Sistema ‘Trámite Documentario’.

– Diccionario de Datos y Modelo Entidad Relación.

Parte II.c- Convenios Interinstitucionales

N° INSTITUCION Capacitación

Prueba

Piloto

realizada

1 MINISTERIO DE INTERIOR √ √

2 OFICINA NACIONAL DE PROCESOS ELECTORALES-ONPE √ √

3 INSTITUTO PERUANO DE ENERGIA NUCLEAR √ √

4 ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA √ √

5 EL CONSEJO NACIONAL DE MAGISTRATURA √ √

6 SUPERINTENDENCIA DE TRANSPORTE TERRESTRE DE PERSONAS, CARGA Y

MERCANCIAS √ √

7 SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE LOS REGISTROS PUBLICOS √ √

8 DESPACHO PRESIDENCIAL √ √

9 MINISTERIO DE CULTURA √ √

10 ORGANISMO SUPERVISOR DE LA INVERSION EN INFRAESTRUCTURA DE

TRANSPORTE DE USO PUBLICO-OSITRAN √ √

11 SISTEMA METROPOLITANO DE LA SOLIDARIDAD √ √

12 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA-INEI √ √

13 EMPRESA PERUANA DE SERVICIOS EDITORALES S.A. - EDITORA PERU √ √

14 COMISION NACIONAL DE INVESTIGACION Y DESARROLLO AEROESPACIAL-CONIDA √ √

15 INSTITUTO GEOFISICO DEL PERU √ √

Parte II.d- Lecciones Aprendidas

Perspectiva RENIEC

Perspectiva de otras

Entidades

Parte II.d- Lecciones Aprendidas

• Enfoque de proyecto

• Infraestructura

• Equipo de trabajo

• Entorno digital

Gestión Administrativa / Documental de manera efectiva, en todos los niveles jerárquicos.

Disponibilidad de información y trazabilidad en diversas direcciones.

Reducción de la Burocracia Administrativa, al redefinir los flujos de procesos administrativos.

Acercamiento de la Entidad solicitante, a los lineamientos del Gobierno Electrónico y Modernización del Estado Peruano.

Estandarización de las comunicaciones internas y externas.

Adopción de las buenas prácticas implementadas en el RENIEC.

Documentos electrónicos generados dentro del marco de la IOFE con la validez jurídica y efectos legales correspondientes.

Parte II.e- Beneficios de la Implementación

Muchas Gracias

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