IMPLEMENTACION DEL SERVIMATIC “FILAS VIRTUALES”

El sistema de filas virtuales "Servimatic" es un sistema de atención en ventanillas y plataformas Muy ventajoso para el usuario ya que evita que la gente haga filas gozando de un sistema de atención preferencial que los identifica inmediatamente al ingresar a las dependencias de identificación personal y mientras esperan sentados su turno de atención, disfrutan de una entretenida programación televisiva. El fin de esta implementación es el de sentar las bases necesarias para otorgar a los usuarios el mejor servicio en la otorgacion de cedulas de identidad y que revolucione el concepto de atención al cliente no solo en las oficinas de identificación personal, sino en todas las dependencias de la Policía Nacional.El uso de este sistema es muy simple, pues lo único que debe hacer el cliente es solicitar un ticket en las terminales Servimatic ubicadas en las oficinas de identificación personal y tomar asiento hasta que su turno sea informado en las pantallas de televisión. Sin embargo, la estructura informática que permite esta sencillez es muy sofisticada, pues cada cliente y usuario es identificado por este sistemas y se les asigna un tiempo de espera máximo que con seguridad es menor al tiempo actual1 El sistema cumple dos propósitos esenciales:

que los usuarios se sientan cómodos al visitar las oficinas controlar el numero de usuarios que requiere la cedulas de

identidad en el transcurso del día.

El sistema consta básicamente de:

Dispensador de Boletos en Turno con varias opciones según los servicios que se proporcionen. El boleto se puede personalizar para incluir un número, logotipo, instrucciones, categoría de servicio requerida, anuncios, hora actual, fecha, tiempo de espera, código de barras y cualquier otra información importante que el usuario requiera

Displays Donde se muestra el turno y la ventanilla de servicio que lo atiende

Este sistema permite:

Calcular con precisión el tiempo de atención de los usuarios.

1 señaló el Gerente de Banca de Servicio Arturo Johnson.

Saber cuántos usuarios atiende cada sistema Saber si hay personas que salen de la oficina sin ser atendidos.

Este sistema es interactivo :

Puede transferir a una persona de un servicio a otro. Si una persona no aparece cuando es llamado puede volverse a

llamar después de un tiempo determinado. El funcionario tiene la capacidad dar prioridad a determinados

clientes para que se les atienda inmediatamente o bien ofrecer el mismo nivel de atención a todo el mundo.

Con este sistema se obtiene:

Número de turno para varios servicios (con una sola impresora de boletos).

Varias filas virtuales. Número de personas atendidas por ejecutivo y en total. Número de personas que se retiraron sin atención. Reportes gráficos o numéricos por: meses, días, horas. Tiempo de espera.

Este sistema registra:

A qué hora llegó a la oficina de identificación personal. Motivo de tramite. tiempo de espera. tiempo de atención Qué funcionarios lo atendieron Tiempo total que permaneció en las dependencia de identificación

personal .

Este sistema beneficia al personal porque:

Se tendra un mejor control del tráfico de personas

La productividad del personal es medida objetivamente.

Monitoreo de la calidad del servicio.

Análisis estadísticos.

USO DEL SISTEMA Servimatic “FILAS VIRTUALES”

REQUERIMIENTO DE FICHA DE ATENCION

ATENCIÓN AL SOLICITANTE