IMPLANTACION DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO · 2019-07-25 · IMPLANTACION DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO...

IMPLANTACION DEL EXPEDIENTE

ELECTRONICO

Autor: Miguel Ángel Gómez Calabuig - Jefe de Sección de Administración Electrónica

Organización Pública: DIPUTACION DE VALENCIA

Tutor: Ramón Ferri Tormo

Data: 20/12/2018

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Ámbito de la mejora

ADMINISTRACION ELECTRONICA

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Resumen

Resumen del plan de mejora

El plan de mejora consistirá en la implantación del expediente electrónico en el ámbito de toda la Diputación, sería un error pensar que se trata solo de un proyecto tecnológico. Se trata de un proyecto integral, que precisa de herramientas TIC, normas y formación de las personas que son las que al final transforman la realidad.

El plan de mejora trata de integrar en una sola plataforma la gestión de los expedientes electrónicos de tal forma que no solo podamos dar cumplimiento a las leyes 39 y 40 de administración electrónico, sino que además logremos transformar la gestión administrativa mejorando y reduciendo los trámites mediante el análisis de los datos a través de cuadros de mando.

Con la mejora de las herramientas de gestión podremos ofrecer información a los ayuntamientos y ciudadanos sobre el estado de tramitación de sus expedientes, también nos permitirá mejorar en transparencia ya que tendremos los datos accesibles en tiempo real.

El plan de mejora incide especialmente en los empleados públicos, puesto que sin la implicación del personal no es posible realizar una transformación total en la gestión.

Palabras clave

Querer, Aptitud, Procedimientos, Gestión, Innovación.

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Índice de contenidos

Resumen ______________________________________________________________________ 3

Índice de contenidos _____________________________________________________________ 4

Resumen ejecutivo ______________________________________________________________ 5

Diagnóstico ____________________________________________________________________ 7

1. Contexto __________________________________________________________________ 7

2. Problema que tenemos que resolver ____________________________________________ 8

3. Análisis organizativo. Causas y efectos del problema ______________________________ 11

Plan de mejora _________________________________________________________________ 20

1. Estrategias y objetivos del plan de mejora ______________________________________ 20

1.1. Líneas estratégicas de actuación ___________________________________________ 21

1.2. Objetivos estratégicos ____________________________________________________ 22

1.3. Proyectos y objetivos operativos para cada objetivo estratégico __________________ 23

2. Implantación del plan de mejora ______________________________________________ 77

2.1. Recursos de personas ____________________________________________________ 77

2.2. Recursos económicos. Inversiones necesarias _________________________________ 77

2.3. Cronograma del plan de mejora ____________________________________________ 85

3. Evaluación del plan de mejora ________________________________________________ 86

3.1. Cuadro de mando del plan de mejora _______________________________________ 86

3.2. Sistema de evaluación y seguimiento del plan de mejora ________________________ 89

Bibliografía ___________________________________________________________________ 90

Anexos _______________________________________________________________________ 91

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Resumen ejecutivo

El reto de la administración electrónica exigido por las leyes 39/2015 y 40/2015.

1.- ¿Por qué es importante y urgente transformar la gestión?

Motivo-1: Normas de Obligado cumplimiento.

El 2 de octubre de 2016 entraron en vigor las leyes 39 y 40 y aunque en el Decreto-ley 11/2018,

de 31 de octubre, se amplía el plazo de ciertos aspectos de la ley 39/2015, la ley de administración

electrónica está en vigor y nuestros expedientes tienen que ser electrónicos. En este escenario

es imprescindible abordar el cambio en toda la organización hacia una administración 100%

electrónica.

Motivo-2: Transparencia.

No podemos tener una administración transparente si nuestros expedientes siguen en papel así

como tampoco podemos dar acceso al expediente. Sin expedientes electrónicos la información

no está centralizada y es más difícil el acceso por parte de los interesados al expediente.

Motivo-3: No hay más prorrogas el 2020 está a la vuelta de la esquina.

Aunque tenemos una pequeña prórroga en la entrada en vigor de ciertos aspectos de la ley, el

2020 está a tiro de piedra y es necesario abordar ya el cambio para llegar a los plazos.

Motivo-4: La Diputación debe ser puntera.

La diputación debe dar ejemplo de la implantación en todos los ámbitos de la administración

electrónica, debemos de ser un referente para el resto de ayuntamientos de la provincia.

2.- Diagnóstico

Si bien es cierto que la Diputación ha avanzado en materia de administración electrónica en estos

últimos años, también es cierto que ahora mismo no podemos dar cumplimiento a las leyes 39 y

40 si no abordamos nuevos cambios.

La gestión de expedientes no se realiza de forma centralizada ni con un único gestor de

expedientes, además de tener pendiente la integración entre algunas aplicaciones para tener un

expediente único.

También es importante realizar un análisis de procedimientos y de gestión documental en todos

los servicios que nos permitan adaptar un gestor de expedientes común para todos los servicios.

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Los avances en la administración electrónica siempre han vendido de la mano del servicio de

informática y de los servicios que han tenido especial interés por mejorar sus procesos, por tanto

es necesario abordar la transformación de una forma global para que nadie quede al margen. No

podemos tener los expedientes electrónicos si todos los servicios no implantan una

administración electrónica.

3.- Cambios que debemos abordar

La Diputación tiene que plantearse un cambio total en la gestión administrativa, pasando a una

administración sin papel. Este cambio debe ser algo innovador que facilite la gestión de los

expedientes en los departamentos de modo que vean en este cambio una oportunidad para

mejorar sus procesos siendo más eficientes y reduciendo los plazos en la tramitación.

Si mejoramos nuestra gestión interna también mejoraremos la gestión con los ayuntamientos

facilitando la relación electrónica con los mismos, dando unos servicios más eficientes y

transparentes para la tramitación de las subvenciones.

4.- Estrategias y Objetivos del cambio

Las líneas estratégicas del plan de mejora irán encaminadas a cuatro objetivos concretos:

1. Mejorar la relación electrónica de los ayuntamientos y ciudadanos con la Diputación de

Valencia.

2. Mejorar la gestión administrativa mediante el expediente electrónico

3. Fomentar el Expediente electrónico entre los empleados Públicos

4. Apoyo a la gestión política mediante la información de gestión

Entre los objetivos que se marcan en el plan está la reorganización de nuestra plataforma de

administración electrónica parta simplificar el modelo tecnológico, centralizando la gestión en

un único gestor de expedientes. Como ya hemos comentado la Diputación de Valencia no parte

de cero, por tanto en algunas de las líneas estratégicas que definimos tenemos ya un camino

iniciado.

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Diagnóstico

La Diputación de valencia actualmente no dispone de una herramienta de gestión de expedientes

electrónicos que contemple a todos los tipos de procedimientos. Existen diversas aplicaciones que

gestionan expedientes y no siempre en un formato electrónico. Debido a esta circunstancia es muy

difícil conocer de una forma centralizada cuantos expedientes se están tramitando en un momento

dado en la institución.

Esta mejora nos permitirá dar cumplimiento a las leyes 39/15 y 40/15 en cuanto al expediente

electrónico se refiere además de mejorar la gestión administrativa de la Diputación.

Ahora mismo tenemos aplicaciones de expedientes para la gestión de:

• Expedientes de subvenciones

• Expedientes de contratos y gasto

• Expedientes de ingresos

• Expedientes de jurídicos

• Expedientes de carreteras

Y en otros casos los expedientes siguen siendo en formato papel.

Si bien es cierto que la Diputación no parte de cero en la gestión de expedientes electrónicos estos

no cumplen con la normativa referente al esquema nacional de interoperabilidad (ENI), con esta

propuesta de mejora tendríamos expedientes electrónicos con toda la seguridad jurídica. Un

expediente electrónico no se puede alterar, las fechas de firma y la creación de los documentos no

se pueden modificar a conveniencia del tramitador del expediente.

Tampoco tenemos la gestión documental de los expedientes en un archivo documental único, esto

nos permitiría centralizar todos los documentos de los expedientes en un archivo electrónico único

que cumpla con la norma ENI.

1. Contexto

Como ya hemos comentado la Diputación de valencia no dispone de una única herramienta de

gestión de expedientes electrónicos. Tenemos diversas aplicaciones que gestionan expedientes y

no siempre en un formato electrónico. La gestión de expedientes es algo transversal a toda la

institución pero cada Departamento lleva de forma independiente la gestión de estos expedientes,

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según el departamento y el tipo de expediente se opta por tener una herramienta específica que se

adapta a las necesidades concretas de cada departamento.

Este modelo dificulta notablemente conocer de una forma centralizada cuantos expedientes se

están tramitando en un momento dado en la institución.

Por tanto partimos de un modelo descentralizado de gestión de expedientes. Ahora mismo

tenemos aplicaciones de expedientes para la gestión de:

• Expedientes de subvenciones

• Expedientes de contratos y gasto

• Expedientes de ingresos

• Expedientes jurídicos

• Expedientes de carreteras

Podemos ver algunos datos sobre el nivel de implantación de la administración electrónica en la

Diputación de Valencia en el anexo I (página 91)

2. Problema que tenemos que resolver

El problema que tenemos que resolver será por tanto centralizar la gestión de expedientes en una

única herramienta que nos permita resolver los diferentes tipos de expedientes de la Diputación de

una forma genérica y sin entrar en el detalle específico de cada uno de los expedientes, así como

integrarlo en otras herramientas de propósito general como la contabilidad. Esto nos permitirá

tener una gestión centralizada de los expedientes y construir un cuadro de mando para analizar los

indicadores que se definan.

Entre los diferentes elementos que interviene en el procedimiento de un expediente electrónico

podemos utilizar diferentes aplicaciones que irán componiendo el expediente:

- Aplicaciones o unidades que inician el expediente

- Aplicaciones que se utilizan en la tramitación del expediente

- Aplicaciones para el cierre y archivo del expediente

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Nuestra plataforma de Administración electrónica está compuesta por diferentes módulos.

El objetivo será simplificar nuestra plataforma para tener un único modelo de gestor de expedientes

que además se integre en otras aplicaciones de BackOffice necesarias para la gestión del expediente.

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3. Análisis organizativo. Causas y efectos del problema

El análisis DAFO es una herramienta de diagnóstico que se aplica a la gestión de proyectos. Es una

metodología mediante la cual se identifican tanto el entorno externo como interno, poniendo el

foco en la determinación de Fortalezas y Debilidades (visión interna) y Amenazas y Oportunidades

(visión externa).

La combinación de Amenazas y Fortalezas determinan estrategias defensivas; la de Fortalezas y

Oportunidades, estrategias ofensivas; la de Debilidades y Amenazas, estrategias de supervivencia y,

por último, la de Debilidades y Oportunidades, estrategias de reorientación.

En el caso de la Diputación de Valencia, se confrontan como Debilidades organizacionales tales

como: Falta de comunicación entre las distintas unidades administrativas que gestionan los

expedientes, Falta de personal administrativo, No hay un liderazgo claro que impulse la estructura

organizativa. Dispersión de datos entre distintas aplicaciones que gestionan expedientes así como

la brecha digital entre los propios empleados.

Como Fortalezas tenemos una fuerte implicación de los empleados en distintos departamentos así

como el propio Servicio de informática, el personal tiene un alto grado de conocimientos técnicos y

experiencia en administración electrónica. Así como el apoyo de distintos mandos directivos.

En cuanto a las Amenazas destacaremos los continuos cambios normativos y leyes de obligado

cumplimiento y los continuos cambios tecnológicos que se traslada a los ciudadanos.

Finalmente en cuanto a las Oportunidades tenemos precisamente el cumplimiento de leyes que

nos obligan a toda la organización a implantar el expediente electrónico, la colaboración tecnológica

entre las administraciones y el alto grado de interoperabilidad. También los ciudadanos y

ayuntamientos nos demandan más servicios electrónicos en la sede electrónica.

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ANALSIS EXTERNO

AMENZAS OPORTUNIDADES

A1 - Continuas modificaciones legislativas O1 - Demanda de nuevos servicios por los

usuarios

A2 - Ciclos políticos O2 - Madurez de las tecnologías

A3 - Brecha digital entre los Ciudadanos O3 - Cumplimiento de las leyes 39 y 40

A4 - Brecha digital entre los Ayuntamientos O4 - Cambio generacional

A5 - Cambios rápidos del entorno O5 - Colaboración tecnológica entre las

administraciones públicas

A6 - Normas de obligado cumplimiento O6 - Mejorar la e-administración genera

confianza

A7- Desconocimiento entre los ayuntamientos

de nuestros trámites electrónicos

O7 - Alta implantación de la interoperabilidad

entre administraciones

ANALISIS INTERNO

DEBILIDADES FORTALEZAS

D1 - Brecha Digital entre empleados F1 - Implicación de empleados

D2 - Falta de personal F2 - Alto grado de conocimientos técnicos

D3 - Falta de cultura organizativa F3 - Fuerte implicación de informática

D4 - Falta de Visión compartida F4 - Experiencia en administración electrónica

D5 - No todos tienen la misma implicación

ante los cambios

F5 - Apoyo por parte de distintos Jefes de

Servicio y Cuerpos Nacionales

D6 - Dispersión de los datos F6 - Existe el modelo tecnológico necesario

D7 - Multitud de proyectos sin relación entre

ellos

F7 - Existen grupos de trabajo no formales

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DEBILIDADES:

- D1. Brecha Digital entre empleados

Falta de conocimientos tecnológicos entre los empleados que dificultan la implantación de

los procesos electrónicos.

- D2. Falta de personal

La organización tiene verdaderas necesidades de personal en todas las áreas, más si cabe en

el servicio de informática y organización, para poder llevar a cabo una implantación efectiva

de la administración electrónica.

- D3. Falta Cultura organizativa

En general la organización no tiene una cultura organizativa que suponga cambios de

procedimientos transversales. La transición de la administración tradicional a la electrónica

supone un cambio de chip ya que esto afecta a todos los departamentos.

- D4. Necesidad de visión compartida

Es necesario la implicación de toda la organización, superando las tendencias a priorizar los

intereses de cada uno. Es importante que toda la organización entienda que el expediente

electrónico es algo de todos y que implica a todos por igual

- D.5 No todos tiene la misma implicación ante los cambios

Normalmente los cambios en una organización producen reticencias entre los usuarios,

cualquier cambio siempre es un problema y depende de la implicación personal de cada uno

para que los cambios tengan el éxito deseado.

- D6. Dispersión de datos

Los expedientes se gestionan en diferentes aplicaciones según el tipo de expediente lo que

dificulta enormemente una visión global del expediente único.

- D7. Multitud de proyectos

Debemos centrar nuestros esfuerzos en la implantación de la administración electrónica y

no dar prioridad a ideas y proyectos que surgen desde distintos departamentos que nada

tiene que ver con este tema sino más bien a intereses específicos de cada departamento.

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FORTALEZAS:

- F1. Implicación de empleados

Hay un número importante de empleados en los distintos servicios que tiene interés por la

implantación del expediente electrónico, esto favorece a crear alianzas entre los servicios

que facilita el despliegue de los procedimientos electrónicos.

- F2. Alto grado de conocimientos técnicos

El servicio de informática cuenta con personas con grandes conocimientos técnicos sobre las

materias relacionadas con el expediente electrónico, tales como firma electrónica,

interoperabilidad, seguridad en los datos, archivo electrónico.

- F3. Fuerte implicación de Informática

El servicio de informática lleva tiempo en la implantación de los procesos de administración

electrónica, por ello cuenta con una sección de administración electrónica. La administración

electrónica no es algo nuevo, ya tenemos experiencia en la implantación de estos procesos,

tenemos mucho avanzado si bien es cierto que debemos seguir mejorando para una correcta

aplicación de las leyes 39 y 40.

- F4. Experiencia en administración electrónica

En los últimos años se han implantado expedientes electrónicos en áreas como cooperación

municipal para los expedientes se subvenciones, servicio contratación para expedientes de

contratos, etc. Esta experiencia nos sirve para definir un proceso de implantación que

contemple a toda la institución.

- F5. Apoyo por parte de distintos Jefes de Servicio y Cuerpos Nacionales

Tenemos Jefes de servicio con una gran implicación en la puesta en marcha del expediente

electrónico que nos facilita el despliegue de una gestión electrónica, además áreas clave

como secretaria e intervención apuestan claramente por una administración electrónica y la

eliminación del papel.

- F6. Existe el modelo tecnológico necesario

Tecnológicamente disponemos de herramientas que pueden dar solución al expediente

electrónico cumpliendo con el ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad), en nuestro caso

tenemos la capacidad de poder relacionar distintas aplicaciones de BackOffice en las que

interviene la gestión del expediente.

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- F7. Existen grupos de trabajo no formales

Aunque formalmente no se han definido grupos de trabajo entre distintos servicios, sí que

tenemos establecidos grupos en los que se trabaja para definir los procesos que afectan a

cada departamento, entre estos tenemos grupos de trabajo con el archivo general, servicio

de personal, contratación, carreteras, intervención, cooperación municipal, Patrimonio.

Esto nos sirve para definir expedientes que sean iguales en todos los servicios.

OPORTUNIDADES:

- O1. Demanda de nuevos servicios por los usuarios

Estamos viendo que por parte de los usuarios de los ayuntamientos a través de la Carpeta

Ayuntamiento en la sede electrónica nos demandan cada vez más que todos los trámites

estén disponibles en la sede, esto les facilita la gestión de sus solicitudes y el seguimiento de

sus expedientes, hoy en día ellos ya no entiende que tenga que solicitar algo mediante el

registro de entrada general. También se está empezando a utilizar la notificación electrónica

con los ayuntamientos y asociaciones.

- O2. Madurez de las tecnologías

Las tecnologías de la información y de las telecomunicaciones están alcanzando un nivel de

madurez que permiten desarrollar una verdadera administración electrónica y de

interoperabilidad entre administraciones.

- O3. Cumplimiento de las leyes 39 y 40

La leyes 39 y 40 son de obligado cumplimiento, así que no valen excusas o reticencias por

parte de nadie en la transformación hacía una administración electrónica, lo que hagamos

en papel no tendrá validez.

- O4. Cambio generacional

La incorporación de los usuarios externos e internos al mundo digital hace que sea más fácil

la implantación de la administración electrónica en la sociedad, incluso a veces llegamos

tarde a los cambios que nos demanda, esto hace que haya poca reticencia a los cambios y a

la famosa frase de yo siempre lo he hecho así.

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- O5. Colaboración tecnológica entre las administraciones públicas

Existen gran cantidad de aplicaciones que se ofrecen por parte de la administración general

del estado para dar cumplimiento a las leyes 39 y 40, como son el registro único, sistema de

notificaciones, sistemas de identificación y firma (Cl@ve), Archive. Así como otras

administraciones que ofrecen sus soluciones para utilizar o tener un punto de referencia

desde su experiencia.

- O6. Mejorar la e-administración genera confianza

Si implantamos una administración electrónica en la que tenemos toda la información

disponible para los interesados de una forma fácil y transparente estaremos generando

confianza entre los ciudadanos y una mejor valoración de la gestión de las administraciones

públicas.

- O7. Alta implantación de la interoperabilidad entre administraciones

La interoperabilidad administrativa hoy en día empieza a ser una realidad, podemos realizar

consultas sobre los datos de empresas y ciudadanos referentes a datos de hacienda,

seguridad social, catastro. También disponemos del registro único de intercambio entre

administraciones. Todas estas plataformas facilitan la implantación de la administración

electrónica.

AMENAZAS:

- A1. Continuas Modificaciones legislativas

Nuestros proyectos de administración electrónica se ven afectados por los cambios

normativos, un ejemplo de esto lo tenemos en la nueva ley de contratos, aún no nos hemos

adaptado a la administración electrónica y ya necesitamos modificarlos.

- A2. Ciclos políticos

Es importante que tengamos fijados nuestros proyectos y objetivos de administración

electrónica a largo plazo para no caer en los problemas que siempre surgen en los cambios

de los equipos de gobierno y que pueden afectar negativamente en estos planes

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- A3. Brecha digital entre los ciudadanos

La dimensión de la brecha digital aún dificulta el acceso electrónico de los ciudadanos a

nuestros procedimientos electrónicos. Continuamente tenemos que atender en los procesos

de subvenciones casi de manera personalizada la presentación de las instancias.

- A4. Brecha digital entre los ayuntamientos

No todos los ayuntamientos de nuestra provincia tienen el mismo nivel en cuanto a la

implantación de su propia administración electrónica y en los más pequeños tenemos que

dedicar normalmente más atención para ayudar a tramitar sus expedientes de

subvenciones.

- A5. Cambios rápidos del entorno

Los rápidos cambios tecnológicos en la sociedad son más que evidentes entre la gente más

joven, corremos el peligro que nuestro servicios electrónicos queden incluso desfasados

ante un colectivo que avanza más rápido que nosotros.

El mundo digital evoluciona a una velocidad demasiado rápida para la capacidad y tiempos

de reacción de nuestra organización. No siempre podemos tener las últimas tecnologías que

deberíamos aplicar en la administración electrónica porque implican un análisis de cambios

y migración de las actuales.

- A6. Normas de obligado cumplimiento

Tenemos mucha normativa que cumplir referente a la administración electrónica, intentar

el cumplimiento del 100% en un corto periodo de tiempo puede llevarnos directamente al

fracaso y a la desmotivación.

- A7. Desconocimiento entre los ayuntamientos de nuestros trámites electrónicos

Un problema que detectamos es que nuestros trámites electrónicos y su tramitación muchas

veces son desconocidos entre los propios ayuntamientos, de forma que seguían

presentando las instancias en papel.

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ANALISIS DAFO:

Un desarrollo práctico de la matriz DAFO, analizando de forma aislada cada cuadrante cruce de los

análisis internos y externos nos ayuda a encontrar los vectores directores de las líneas de actuación

estratégica.

Oportunidades Amenazas

Fortalezas

FO (1,1) Estrategias ofensivas FA(1,2) Estrategias defensivas

Debilidades

DO (2,1) Estrategias de reorientación DA(2,2) Estrategias de supervivencia

FO Estrategias ofensivas - Área de éxito

El nuevo marco normativo que tenemos en este momento nos obliga a la implantación del

expediente electrónico, pero sobre todo nos puede ayudar a convencer al resto de la organización

que no podemos aplazar por más tiempo la puesta en marcha del expediente electrónico.

Si además tenemos el apoyo de los Jefes de Servicio y los cuerpos nacionales que son los que

realmente tiene que implicarse en los cambios organizativos todo esto será más fácil. No debemos

olvidar que la experiencia de estos últimos años en implantar procesos de administración

electrónica nos ayudará a diseñar un modelo tecnológico adecuado.

FA Estrategias defensivas - Área de desgaste

En la diputación se trabaja en la e-administración desde hace años, pero no todos los departamentos

tiene el mismo nivel de implantación esto hace que no estén disponibles todos los tramites en la

sede electrónica. Para potenciar la tramitación electrónica desde los ayuntamientos deberemos

realizar un esfuerzo por difundir mediante cursos o jornadas el uso de la carpeta ayuntamientos.

DO Estrategias de reorientación - Área de ilusión

La colaboración y el apoyo de otras administraciones nos ayudará a mejorar nuestros métodos de

trabajo potenciando los grupos de mejora entre servicios para tener una visión compartida, es

preciso impulsar una cultura organizativa en la que todo el mundo se sienta participe del cambio.

Se debería reforzar el servicio de informática, ya que no solo realizan tareas de soporte tecnológico,

sino que acomete y lidera actuaciones de innovación.

DA Estrategias de supervivencia - Área de vulnerabilidad

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Es necesario resolver la dispersión de datos entre distintas aplicaciones, diferentes tecnologías y de

información; completar lo que está fragmentado; enlazar procesos múltiples, cuando puedan

ejecutarse como un único flujo.

Deberemos potenciar más la formación digital entre los empleados para que nadie vea la e-

administración como un problema insalvable, de este modo será más fácil adaptarse a los contantes

cambios tecnológicos y normativos.

El diagnóstico es de fortaleza y, como conclusiones básicas, pueden señalarse las siguientes:

- Tenemos una estrategia tecnológica para la implantación de la e-administración.

- Todos los procedimientos que se implementan se comparten por todos los servicios.

- La información relacionada con la e-administración se comparte entre todos los servicios

por igual.

- Las aplicaciones se utilizan horizontalmente, mediante la interacción entre ellas, en gran

parte a los desarrollos tecnológicos que se realizan en el propio servicio de informática.

- La normativa interna en materia de e-administración necesita actualizarse, definir el

reglamento de gestión documental, modificar el reglamento de administración electrónica,

definir la política de firma electrónica.

- Tenemos la previsión de dotar de más personal al servicio de informática

- Disponemos de las piezas de la administración electrónica, pero no hemos terminado de

encajarlas, y para hacerlo necesitamos priorizar ciertos proyectos.

- Existen personas y capacidad suficiente para realizar un salto de calidad en el terreno de la

modernización.

- Debemos comunicar, compartir, colaborar, con una identificación de servicio eficiente y

cercano a los ayuntamientos respecto a la e-administración.

- Tenemos la implicación de los habilitados nacionales y jefes de servicio.

- El cambio generacional entre funcionarios también nos ayudará a la implantación de los

expedientes electrónicos ya que se percibe como algo necesario.

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Plan de mejora

1. Estrategias y objetivos del plan de mejora

El Objetivo del plan de mejora será la planificación, desarrollo y ejecución de un plan integral para

la implantación del expediente electrónico en la Diputación de Valencia y así garantizar el adecuado

cumplimiento de las leyes 39 y 40 y de demás normativa en materia de administración electrónica.

- Planificar un conjunto de medidas tecnológicas, normativas y de recursos humanos para

la implantación del expediente electrónico.

- El desarrollo y la ejecución de dicho plan

o La formación general y especializada, teórica, funcional y práctica, sobre la leyes

39 y 40 y demás normativa en materia de administración electrónica así como la

adquisición de habilidades y conocimientos para adquirir competencias digitales.

- La medición del plan mediante indicadores.

Entre los objetivos que se marcan en el plan reorganizaremos nuestra plataforma de administración

electrónica parta simplificar el modelo tecnológico, centralizaremos la gestión de expedientes en

un único modelo de expedientes.

Como ya hemos comentado la Diputación de Valencia no parte de cero, por tanto las líneas

estratégicas que definimos en algunos casos no tienen que implantarse en un orden cronológico ya

que podemos ejecutar algunos proyectos que afectan a varias líneas de actuación de forma paralela.

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1.1. Líneas estratégicas de actuación

Las líneas estratégicas del plan de mejora irán encaminadas a cuatro objetivos concretos:

1. Mejorar la relación electrónica de los ayuntamientos y ciudadanos con la Diputación de

Valencia.

2. Mejorar la gestión administrativa mediante el expediente electrónico

3. Fomentar el Expediente electrónico entre los empleados Públicos

4. Apoyo a la gestión política mediante la información de gestión

Expediente Electrónico

1.Ayuntamientos y ciudadanos

2. Mejora Administrativa

3. Empleados públicos

4. Gestión política

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1.2. Objetivos estratégicos

Para cada uno de las líneas de estrategia se marcaran los siguientes objetivos:

Línea 1 - Ayuntamientos y ciudadanos

Objetivos:

� Mejorar la tramitación electrónica de los expedientes de Ayuntamientos y ciudadanos

con la Diputación

� Actuaciones en el registro presencial (OAMR) - (Oficina de Asistencia en Materia de

Registro)

� Transparencia de la información

Línea 2 - Mejora Administrativa

Objetivos:

� Adecuación de la Normativa interna sobre administración electrónica

� Análisis de los procedimientos relacionados con los expedientes administrativos

� Herramientas TIC para la administración electrónica

Línea 3 - Empleados públicos

Objetivos:

� Formación de empleados

� Participación en las mejoras de las herramientas TIC

� Difusión del conocimiento (portal de administración electrónica con procedimientos

manuales, experiencias de otros servicios, etc.)

Línea4 – Gestión política

Objetivos:

� Desarrollo de cuadros de mando

� Acceso a la información de los cargo públicos

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1.3. Proyectos y objetivos operativos para cada objetivo estratégico

Cuadro detallado de los proyectos:

Línea

Estratégica

L1 - Mejorar la relación electrónica de los ayuntamientos y ciudadanos con la

Diputación de Valencia.

Objetivo O.1 Mejorar la tramitación electrónica de los expedientes de

Ayuntamientos y ciudadanos con la Diputación

Proyectos PR-1 Mejorar el sistema de identificación electrónica mediante Cl@ve

PR-2 Acceso total al expediente electrónico por el interesado

PR-3 Mejorar la accesibilidad en los trámites

PR-4 Trámite de solicitudes por el funcionario habilitado

PR-5 Aumentar y mejorar las capacidades de pago mediante una pasarela de

pagos

PR-6 Mejorar mecanismos de autentificación de documentos en relaciones

electrónicas

Objetivo O.2 Actuaciones en el registro presencial (OAMR)

Proyectos PR-7 Mejorar la atención presencial mediante un sistema de compulsa

electrónica

PR-8 Formación del personal de las OAMR como funcionario habilitado

PR-9 Acceso a las Notificaciones electrónicas de entrada

PR-10 Acceso a las Notificaciones electrónicas de salida

PR-11 Tramitación de solicitudes ante otras administraciones

PR-12 Mejora del canal de atención telefónico

Objetivo O.3 Transparencia de la información

Proyectos PR-13 Publicación de la información en las plataformas de rendición de

cuentas

PR-14 Apoyo al servicio de transparencia para la publicación de los datos de

expedientes

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Línea

Estratégica

L2 - Mejorar la gestión administrativa mediante el expediente electrónico

Objetivo O.4 Adecuación de la Normativa interna sobre administración electrónica

Proyectos PR-15 Modificación del reglamento de administración electrónica

PR-16 Definir la política de firma electrónica de la Diputación de Valencia

PR-17 Modificación del reglamento de Gestión Documental electrónica

Objetivo O.5 Análisis de los procedimientos relacionados con los expedientes

administrativos

Proyectos PR-18 Revisión de las unidades productoras (DIR3)

PR-19 Revisión de la clasificación documental

PR-20 Desarrollo del cuadro de clasificación de procedimientos

PR-21 Revisión de los procedimientos de cada servicio adecuándolo al cuadro

de clasificación

Objetivo O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica

Proyectos PR-22 Adaptación de sistemas de información actuales a los elementos habilitantes

corporativos de AE

PR-23 Mejorar el gestor de expedientes

PR-24 Mejorar el gestor de notificaciones

PR-25 Adaptación al ENI del gestor de expedientes

PR-26 Implantación del archivo electrónico para el gestor de expedientes

PR-27 Conexión del gestor de expedientes a la plataforma de licitación

electrónica

PR-28 Evaluación de herramientas comunes suministradas por el MINHAFP

PR-29 Evaluación de la herramienta de Notifica

PR-30 Mejoras del portafirmas o sustitución en su caso

PR-31 Sustitución de la aplicación de registro de E/S

PR-32 Desarrollo de nuevos conectores entre la sede electrónica y el gestor de

expedientes

25

PR-33 Implantación del módulo de fiscalización FILIM en todos los expedientes

PR-34 Integración de la plataforma de intermediación de datos (PAE) con el

gestor de expedientes

PR-35 Análisis de la plataforma Archive para el archivo longevo de expedientes

Línea

Estratégica

L3 Fomentar el Expediente electrónico entre los empleados Públicos

Objetivo O.7 Formación de empleados

Proyectos PR-36 Plan de formación para la implantación del expediente electrónico,

tanto para empleados de la Diputación como para Tramitadores de

Ayuntamientos

PR-37 Plan de formación para transformar los procesos en electrónicos

PR-38 Formación específica en las Herramientas TIC que intervienen en el

expediente electrónico

Objetivo O.8 Participación en las mejoras de las herramientas TIC

Proyectos PR-39 Encuestas sobre valoración de la gestión de expedientes

PR-40 Participación de los usuarios en la mejora de las herramientas de

gestión de expedientes

PR-41 Evaluación del uso e implantación del expediente electrónico

Objetivo O.9 Difusión del conocimiento

Proyectos PR-42 Portal de información sobre las herramientas de gestión de expedientes

PR-43 Información sobre los procesos más habituales en la gestión de

expedientes

PR-44 Generación de un manual sobre la gestión de expedientes electrónicos

Línea

Estratégica

L4 Apoyo a la gestión política mediante la información de gestión

Objetivo O.10 Desarrollar cuadros de mando

Proyectos PR-45 Indicadores sobre el proceso de fiscalización

PR-46 Indicadores sobre el número de expedientes en tramitación

26

PR-47 Indicadores sobre las subvenciones concedidas a las EELL

PR-48 Indicadores del número de solicitudes tramitas en sede electrónica

Objetivo O.11 Acceso a la información de los cargos públicos

Proyectos PR-49 Consulta de los expedientes activos

PR-50 Acceso a los expedientes en las comisiones informativas y juntas de

gobierno

27

Línea

Estratégica

L1 - Mejorar la relación electrónica de los ayuntamientos y ciudadanos con la

Diputación de Valencia.

O.1 Mejorar la tramitación electrónica de los expedientes de


Proyecto | Objetivo operativo Código PR.1

PR.1 Mejorar el sistema de identificación electrónica mediante Cl@ve

Fecha de inicio Febrero 2019 Fecha de Fin Abril 2019

Responsable Sección de administración electrónica

Unidades Colaboradoras

Desarrollo propio

Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar

¿Qué hay que mejorar en el proyecto?

Mejorar el sistema de identificación en la sede electrónica. En estos momentos la identificación se lleva a cabo únicamente con certificados digitales con el inconveniente de tener que ir validando los distintos tipos de certificados que existen e ir incorporando los nuevos certificados que están apareciendo. Esto limita el acceso a la tramitación en la sede electrónica por parte de los ciudadanos y los ayuntamientos.

Objetivo y beneficios esperados

El objetivo es facilitar el acceso a los interesados a los trámites electrónicos.

En este caso se ha optado por implementar el sistema denominado Cl@ve, que permite simplificar y unificar el acceso electrónico, pudiendo identificarse ante la Diputación mediante claves concertadas.

Se trata de una plataforma común de identificación, autentificación y firma electrónica además de ser interoperable y horizontal que evita a las administraciones públicas tener que implementar y gestionar sus propios sistemas de identificación y firma.

Permitirá al ciudadano, empresas y Ayuntamientos relacionarse e identificarse electrónicamente con la Diputación mediante clave, DNI electrónico o certificado digital utilizando este mismo sistema en todas las administraciones públicas que incorporen el sistema de Cl@ve.

Fases Tenemos el convenio para utilizar Cl@ve Diputación de Valencia.

Desarrollo sobre la herramienta de sede electrónica OpemCms la integración del sistema Cl@ve para la validación y firma de solicitudes.

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PR.2 Acceso total al expediente por el interesado

Fecha de inicio Abril 2019 Fecha de Fin Julio 2019



Desarrollo propio



Actualmente en la sede electrónica el interesado tiene la opción de iniciar una solicitud, subsanar la solicitud y justificar la solicitud, pero no tiene la opción de acceder a todos los expedientes que tiene tramitados.


El Objetivo es facilitar el acceso a los interesados a sus expedientes y a la documentación que consta en sus expedientes.

Permitirá al ciudadano, empresas y Ayuntamientos tener una visión completa de los expedientes que tiene tramitados en la Diputación y en qué estado de tramitación se encuentran.

Fases Análisis de las fases de tramitación que debería ver el ciudadano y la documentación del expediente visible al ciudadano.

Cambios funcionales en el gestor de expedientes

Desarrollo de conectores entre la sede electrónica y el gestor de expedientes.

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PR.3 Mejorar la accesibilidad en los tramites

Fecha de inicio Agosto 2019 Fecha de Fin Diciembre 2019



Desarrollo propio



Mejorar la accesibilidad web de la sede electrónica. Normalmente los portales web están diseñados para usuarios sin discapacidades, la Diputación de Valencia ya tiene su portal web en modo accesible pero no así la sede electrónica.


El objetivo es facilitar el acceso de los usuarios con discapacidades o simplemente dificultades tecnológicas a los trámites de la sede electrónica. Esto nos permitirá que los colectivos con más dificultades puedan relacionarse con la Diputación por medios tecnológicos.

Fases Ampliar el actual contrato de accesibilidad del portal dival a la sede electrónica.

Tendremos que licitar, en caso de no poder ampliar el contrato, un servicio web de accesibilidad para la sede electrónica.

Integración del módulo accesible a la herramienta OpenCms de la sede.

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PR.4 Trámite de solicitudes por el funcionario habilitado

Fecha de inicio Febrero 2019 Fecha de Fin Marzo 2019



Oficina de Asistencia en Materia de Registro



Mejorar la tramitación en la sede electrónica. Ahora solo pueden tramitar ciudadanos que disponen de un certificado digital a su nombre o como representantes de empresa, pero no existe la posibilidad de iniciar un trámite electrónico si no es mediante certificado.


El objetivo es facilitar al ciudadano la tramitación electrónica, por eso mediante las oficinas de asistencia en materia de registro se les facilita mediante la figura del funcionario habilitado y con el consentimiento expreso del ciudadano que puede tramitar en su nombre, esto permite que el inicio del expediente ya sea electrónico aunque el ciudadano no disponga de los elementos tecnológicos necesarios.

Fases Crear mediante decreto el registro de funcionarios habilitados.

Modificar los trámites en la sede electrónica para que se puedan tramitar con el certificado del funcionario habilitado, conectando la identificación del usuario con el registro de funcionarios habilitados.

Formación al personal designado como funcionario habilitado.

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PR.5 Aumentar y mejorar las capacidades de pago mediante una pasarela de pagos

Fecha de inicio Febrero 2020 Fecha de Fin Junio 2020



Intervención, Tesorería



Uno de los trámites en el caso de algunas solicitudes es realizar el pago de la tasa correspondientes, en este caso facilitaremos el pago desde la misma sede electrónica.


El objetivo es facilitar al ciudadano y empresas el pago telemático en el mismo momento de la tramitación, sin tener que tener que realizar el ingreso en la sucursal bancaria. Esto nos permitirá tener un mayor número de trámites disponibles en la sede electrónica que requieren el pago de una tasa o una fianza.

Fases Valorar el tipo de pasarela de pago

Instalar la pasarela de pago para integrarla con los procedimientos disponibles en la sede electrónica.

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PR.6 Mejorar mecanismos de autentificación de documentos en relaciones electrónicas

Fecha de inicio Abril 2019 Fecha de Fin Junio 2019





Actualmente la sede electrónica permite adjuntar documentos que no están firmados digitalmente tanto en las solicitudes como en la fase de subsanación.


El objeto será facilitar la firma por parte del interesado de los documentos que se adjunta, bien mediante la firma de cada uno de los documentos o bien indicando el Hash de cada documento e incluyéndolo en la instancia. Esto nos permitirá que todos los documentos que se aportan al expediente estarán firmados lo que facilitará tener el expediente electrónico cumpliendo con las normas del ENI.

Fases Analizar el tipo de firma que implementaremos para los documentos en sede electrónica.

Integrar el applet de autofirm@ para la firma de las solicitudes

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O.2 Actuaciones en el registro presencial (OAMR)


PR.7 Mejorar la atención presencial mediante un sistema de compulsa electrónica




Oficina de Asistencia en Materia de Registro (OAMR)



Tenemos que digitalizar los documentos que se presentan en papel y realizar la compulsa electrónica, aunque esta posibilidad ya existe en la OAMR, se debe mejorar el sistema para agilizar el tramite


Desarrollar un sistema de compulsa electrónica que permita aplicar la firma del funcionario habilitado en la OAMR que de validez al documento digitalizado. El sistema se debe integrar con la firma que tenemos en el portafirmas para que podamos utilizar el mismo formato y el mismo certificado que ya tiene el funcionario. Esto permitirá poder devolver los documentos originales al interesado y presentar los documentos compulsados siguiendo la norma ENI

Fases Desarrollar un sistema que capture los documentos que guarda el escáner en carpetas y aplicar la firma que ofrecen los servicios del portafirmas.

Formación del personal de las OAMR

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PR.8 Formación del personal de las OAMR como funcionario habilitado




Servicio de formación

OAMR



Para poder iniciar el expediente electrónico a partir de la instancia de la sede electrónica debemos formar al personal de la OAMR para que actúen en la presentación de las solicitudes como funcionarios habilitados.


El Objetivo será formar a los funcionarios habilitados en las competencias que se le otorgan para poder tramitar las solicitudes con la autorización de los interesados, esto nos permitirá que estos funcionarios tengan los conocimientos y habilidades para la tramitación en sede electrónica.

Fases - Diseño de un plan de formación - Plan de formación para funcionarios habilitados.

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PR.9 Acceso a las Notificaciones electrónicas de entrada

Fecha de inicio Marzo 2019 Fecha de Fin Mayo 2019



OAMR



Cada vez más las administraciones están practicando las notificaciones electrónicas, debemos centralizar la recepción de estas notificaciones que recibe la Diputación en un solo punto, en la OAMR tendremos funcionarios que mediante un certificado de representante de entidad deberán acceder a las notificaciones y remitirlas al servicio correspondiente.


El Objetivo será acceder a las notificaciones electrónicas que se practican a la Diputación en el momento que se reciba el aviso y no tengamos distintos puntos desde donde se leen las notificaciones pudiendo perder el contenido de la notificación o incumpliendo los plazos.

Fases - Crear un correo para recibirte los avisos de las notificaciones [email protected]

- Solicitar certificados de representante de entidad para los funcionarios de la OAMR.

- Comunicar a todos los servicios la centralización del servicio de recepción de notificaciones

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PR.10 Acceso a las Notificaciones electrónicas de salida

Fecha de inicio Junio 2019 Fecha de Fin Agosto 2019



OAMR



Los usuarios de la OAMR deberán poder acceder a las notificaciones que se generan por parte de la Diputación a los interesados en un expediente, de esta forma podrán entregar estas notificaciones presencialmente en caso de que el plazo de lectura ya esté vencido.


El objetivo es ofrecer el servicio de entrega presencial al interesado en caso de que la notificación electrónica haya expirado.

De esta forma el interesado podrá acceder a la notificación en la OAMR sin tener que ir al departamento correspondiente que le haya hecho la notificación.

Fases - Dar acceso a los funcionarios de la OAMR al gestor de notificaciones que se generan para poder acceder a la notificación que se genera desde los distintos servicios en el expediente electrónico.

- Formación para el personal de la OAMR

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PR.11 Tramitación de solicitudes ante otras administraciones






Algunos expedientes se inician ante otras administraciones, Generalitat Valenciana, Ministerios, etc. En estos casos debemos tener un representante de la Diputación para iniciar el trámite ante otras administraciones, no cualquier funcionario deberían iniciar trámites ante cualquier administración. En este caso se debe centralizar en las OAMR para que igual que recibe las notificaciones también desde un único punto y mediante certificados de representantes deberían iniciar estos trámites.


Con esto centralizamos en un solo punto la tramitación hacia el exterior de solicitudes, bien sea mediante la sede del organismos correspondiente con el certificado de representante o bien mediante la Oficina de registro de intercambios ORVE.

Fases

- Formación para el personal de la OAMR

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PR.12 Mejora del canal de atención telefónico




La Batlia Respon (Servicio de atención telefónico y presencial de la Diputación de Valencia)



Para facilitar al ciudadano la información sobre tramitación de expedientes y las convocatorias que tenemos activas, deberemos mejorar nuestro canal de atención telefónico, en este caso deberíamos facilitar el acceso a los trámites disponibles y en su caso a la consulta básica de los expedientes del personal de atención telefónico.


Implementar un sistema de información para que la Batlia Respon (oficina de atención telefónica) tenga toda información sobre los trámites y que tenemos disponibles. Esto mejoraría la imagen de la diputación en cuanto al servicio de atención telefónico sobre todo para los colectivos más vulnerables que no tienen acceso a consultar esta información directamente en la sede electrónica.

Fases - Ampliar la plantilla de los usuarios de atención telefónica - Diseñar y construir un Sistema de información centralizado para los usuarios

de atención telefónica - Formación para los usuarios

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O.3 Transparencia de la información


PR.13 Publicación de la información en las plataformas de rendición de cuentas

Fecha de inicio Julio 2019 Fecha de Fin Diciembre 2019



Servicio de contratación



Hoy es obligatorio publicar la información de los expedientes de contratos tanto en el tribunal de cuentas como en la plataforma de contratos, sindicatura de cuentas, etc. Debemos generar los ficheros XML que se piden de forma automática desde el gestor de expedientes y en algunos casos desarrollar las conexiones para los servicios web que ofrecen en algunos casos estas plataformas.


Automatizar la presentación de la información obligatoria sobre los contratos y agilizar la presentación de la información, en estos momentos se confecciona en algunos casos casi manual. Esto asegura también la calidad de los datos evitando que se produzcan errores en los datos que se presenta.

Fases - Analizar las distintas plataformas existen para la publicación de los datos y en qué casos requiere de fichero XML o existen servicios web de presentación de datos.

- Comprobar que los datos requeridos los tenemos en la gestión de expedientes.

- Desarrollar los conectores necesarios y en algunos casos construir el fichero XML

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O.3 Transparencia de la información


PR.14 Apoyo al servicio de transparencia para la publicación de los datos de expedientes

Fecha de inicio Septiembre 2019 Fecha de Fin Febrero 2020



Servicio de transparencia



La gestión de expedientes es una de las principales fuentes de información para la publicación y rendición de cuentas en el servicio de transparencia, deberemos adaptar nuestro gestor de expedientes para facilitar la publicación de la información en el portal de transparencia.


Publicación de la información relativa a los contratos, convenios, subvenciones, etc. Esta información tiene que publicarse de forma automatizada. Con esto conseguiremos publicar la información que en este momento publica el servicio de transparencia de forma manual.

Fases - Analizar los datos requeridos y el formato (formatos reutilizables) - Adaptar el gestor de expedientes para la publicación en el portal de

transparencia.

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Línea

Estratégica

L2 - Mejorar la gestión administrativa mediante el expediente electrónico

O.4 Adecuación de la Normativa interna sobre administración electrónica


PR.15 Modificación del reglamento de administración electrónica

Fecha de inicio Noviembre 2019 Fecha de Fin Febrero 2020



Secretaría General



Adaptar el reglamento de administración electrónica de la Diputación de valencia a los nuevos requerimientos de las leyes 39 y 40.


Modificar la normativa interna relacionada con la administración electrónica, de esta forma los servicios dispondrán de un marco normativo interno en lo referente al expediente electrónico.

Fases - Constitución de un grupo multidisciplinar, compuesto por técnicos en derecho y técnicos de la sección de administración electrónica.

- Analizar el reglamento actual para adaptarlo a las nuevas necesidades referidas a las leyes 39 y 40

- Aprobación por el pleno del nuevo reglamento

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PR.16 Definir la política de firma electrónica de la Diputación de Valencia

Fecha de inicio Septiembre 2019 Fecha de Fin Noviembre 2019



Secretaria General



En el expediente electrónico una parte muy importe es la firma electrónica de los documentos que componen el expediente, es muy importante definir una política de firma que determine los formatos de firma, los certificados que se utilizan, etc.


Determinar la política de firma que se utiliza en los expedientes electrónicos, esto nos permitirá dar validez a los distintos formatos que se pueden utilizar en la firma de documentos o evidencias digitales.

Fases - Constituir un grupo multidisciplinar - Generar el documento de política de firma electrónica - Aprobación de la política

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PR.17 Modificación del reglamento de Gestión Documental electrónica

Fecha de inicio Noviembre 2019 Fecha de Fin Febrero 2020



Archivo provincial



Actualmente tenemos un reglamento de gestión documental que hay que revisar y adaptarlo a las nuevas leyes 39 y 40. En los expedientes electrónicos se necesita determinar la normativa referente a la producción de los documentos electrónicos, formatos, firmas.


Modificación del reglamento de gestión documental, es necesario adaptarlo a los requisitos de las leyes 39 y 40 para dar legalidad al expediente electrónico.

Fases - Constituir un grupo multidisciplinar entre el Archivo provincial y la sección de administración electrónica.

- Revisión del reglamento y modificación - Aprobación del reglamento.

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O.5 Análisis de los procedimientos relacionados

con los expedientes administrativos


PR.18 Revisión de las unidades productoras (DIR3)




Archivo provincial

Secretaría General



En los expedientes electrónicos es necesario determinar como uno de los metadatos las unidades productoras de los expedientes, hay que revisar estas unidades determinadas ahora mismos por el DIR3.


Ajustar el DIR3 a la estructura organizativa actual de la Diputación de Valencia, esto nos permitirá cumplir con la información referente al metadato de la unidad productora.

Fases - Analizar el DIR3 y ajustarlo al organigrama de la Diputación, partiendo de la estructura de la RPT.

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PR.19 Revisión de la clasificación documental




Archivo Provincial



Actualmente la clasificación de documentos no sigue una estructura adaptada a los expedientes electrónicos, es necesario para generar los expedientes electrónicos que tengamos una clasificación de documentos, es decir un cuadro de clasificación documental general para toda la Diputación.


Generar el cuadro de clasificación de documentos, esto permitirá tener una referencia igual para todos los servicios de la Diputación, de esta forma todos los documentos estarán codificados igual en todos los servicios y no tendremos nomenclatura diferente según el servicio que genera el documento.

Fases - Constituir un grupo multidisciplinar - General el cuadro de clasificación de documentos - Incluir este clasificación en el gestor de expedientes

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PR.20 Desarrollo del cuadro de clasificación de procedimientos




Archivo Provincial



Actualmente la clasificación de procedimientos no sigue una estructura adaptada a los expedientes electrónicos, es necesario para generar los expedientes electrónicos que tengamos una clasificación de procedimientos, es decir un cuadro de clasificación general para toda la Diputación.


Generar el cuadro de clasificación de procedimientos, esto permitirá tener una referencia igual para todos los servicios de la Diputación, de esta forma todos los procedimientos estarán codificados igual en todos los servicios y no tendremos nomenclatura diferente según el servicio que lo inicia.

Fases - Constituir un grupo multidisciplinar - General el cuadro de clasificación de procedimientos - Incluir este clasificación en el gestor de expedientes

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PR.21 Revisión de los procedimientos de cada servicio adecuándolo al cuadro de clasificación






Es importante para los servicios que se inician en el expediente electrónico que tenga claro cuáles son sus propios procedimientos, por tanto deberemos prestar la asistencia necesaria para determinar los procedimientos de acorde a la clasificación de procedimientos que tenemos definida.


Ayudar a todos los servicios a determinar los tipos de procedimientos que tiene siguiendo la estructura del cuadro de clasificación. Esto permitirá que todos los procedimientos sean electrónicos siguiendo una normativa de clasificación.

Fases - Establecer un calendario de reuniones con los servicios para determinar que procedimientos tienen.

- Configurar estos procedimientos en el gestor de expedientes.

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O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica


PR.22 Adaptación de sistemas de información actuales a los elementos habilitantes corporativos de AE






Para tener un gestor de expedientes completo y que contemple todos los tipos de procedimientos que tenemos debemos analizar las herramientas que actualmente se están utilizando para la gestión de expedientes, habrá que determinar cuáles son mejorables y cuales hay que sustituir por otras.


Determinar el parque de aplicaciones que tenemos ahora mismo en uso y decidir cuales nos sirven para implantar el expediente electrónico y cuales deberemos mejorar o sustituir. Esto nos permitirá tener una sola plataforma de gestión de expedientes electrónicos. En algunos casos tendremos que realizar integraciones entre aplicaciones.

Fases - Confeccionar un catálogo de aplicaciones que se están utilizando - Analizar la funcionalidad de cada una - Analizar la tecnología de cada una - Determinar cuales hay que sustituir o mejorar - Adquirir nuevas herramientas necesarias

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PR.23 Mejorar el gestor de expedientes






Actualmente partimos de diferentes gestor de expedientes que en algunos casos no contemplan el expediente electrónico, deberemos mejorar y seguir desarrollando el gestor de expedientes que se contempla para la gestión de gastos y subvenciones para que pueda abarcar el resto de tipos de expedientes.


Centralizar la gestión de expedientes en una única herramienta que sea capaz de integrarse con el resto de aplicaciones que se utilizan para la gestión, tales como contabilidad, patrimonio, notificaciones, sede electrónica, etc.

El principal beneficio es tener centralizados los expedientes electrónicos en una única herramienta que permita centralizar la información.

Fases - Determinar las funcionalidades que hay que mejorar en el gestor de expedientes

- Determinar un calendario de desarrollos y evolutivos. - Fijar un calendario final que contemple la adaptación a todas las normas ENI

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PR.24 Mejorar el gestor de notificaciones






El gestor de expedientes ya realiza notificaciones electrónicas pero como consecuencia de los cambios de la nueva legislación hay que eliminar la firma electrónica del interesado para acceder a la notificación. Solo con la validación en el portal de notificaciones sería suficiente.


Debemos facilitar el acceso de los ciudadanos a las notificaciones, esto eliminará gran cantidad de incidencias que tenemos sobre el acceso a la notificación electrónica por parte de contratistas y asociaciones.

Fases - Analizar los cambios necesarios en nuestra plataforma de notificaciones - Utilizar la plataforma de notificaciones de la GVA en su versión 2.0

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PR.25 Adaptación al ENI del gestor de expedientes

Fecha de inicio Julio 2019 Fecha de Fin Diciembre 2019





Una parte fundamental en nuestro gestor de expedientes es dar cumplimiento al Esquema Nacional de Interoperabilidad, esto nos permitirá tener el expediente electrónico cumpliendo con toda la normativa técnica que define el expediente electrónico.


Tener expedientes electrónicos con toda la validez legal y cumplir con la normativa exigida.

Fases - Determinar la estructura ENI para expedientes - Determinar la estructura ENI para documentos - Analizar los cambios necesarios en el gestor de expedientes para recoger los

metadatos necesarios. - Implementar los cambios en el gestor de expedientes

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PR.26 Implantación del archivo electrónico para el gestor de expedientes

Fecha de inicio Agosto 2019 Fecha de Fin Noviembre 2019



Archivo provincial



Debemos tener en nuestro gestor de expedientes un gestor documental para el cumplimiento del ENI, ligado al proyecto anterior tenemos que poder guardar los expedientes y documentos del expediente electrónico en formato ENI, por eso es imprescindible tener un repositorio documental que clasifique los expedientes según las series documentales que se determinen, así como los documentos según el cuadro de clasificación.


Dar cumplimiento a la normativa referente al expediente electrónico.

Nuestros expedientes electrónicos serán totalmente validos en cuanto al formato determinado en el ENI.

Fases - Determinar la herramienta adecuada de archivo electrónico - Instalación de la herramienta - Configuración del gestor de expedientes para conectarlo al archivo - Formación de los usuarios en la herramienta

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PR.27 Conexión del gestor de expedientes a la plataforma de licitación electrónica

Fecha de inicio Septiembre 2019 Fecha de Fin Diciembre 2019



Servicio de contratación



Actualmente en los expedientes de contratación la licitación y publicación se realiza en la plataforma de contratación del sector público. Esta publicación se realiza manualmente publicando los documentos que se encuentra en el gestor de expedientes y subiendo de nuevo al gestor de expedientes los documentos. La idea es conectar mediante los servicios B2B que tiene la plataforma el gestor de expedientes de modo que el proceso sea automático reduciendo la posibilidad de errores.


Facilitar la licitación electrónica de los expedientes de contratación, esto reducirá los errores así como los tiempos de tramitación de los expedientes. Además se publicaran automáticamente todos los contratos menores.

Fases - Analizar los servicios B2B de la plataforma - Desarrollar los conectores desde el gestor de expedientes hacia la

plataforma.

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PR.28 Evaluación de herramientas comunes suministradas por el MINHAFP

Fecha de inicio Noviembre 2019 Fecha de Fin Enero 2020





Los expedientes electrónicos interactúa con otras administraciones bien para solicitar información bien para aportar información, existen aplicaciones de uso común que son proporcionadas por el MINHAFP en modo Cloud o bien para instalar en local. Analizaremos algunas de estas herramientas para incorporarlas en la tramitación de nuestros expedientes.

Entre la diversidad de herramientas tenemos:

- ORVE - Habilita


Aprovechar las herramientas que ofrece el MINHAFP para integrarlas en la gestión de expedientes.

Fases - Análisis de aplicaciones - Integración con las herramientas

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PR.29 Evaluación de la herramienta de Notifica

Fecha de inicio Enero 2020 Fecha de Fin Marzo 2020





El sistema de notificaciones utiliza la plataforma de notificaciones de la GVA, en este caso haremos una análisis de la plataforma Notifica de la administración del estado para ver si es factible el cambio.


Mejorar la notificación electrónica y publicar las notificaciones en la plataforma del estado, esto permitirá centralizar todas las notificaciones en la plataforma común de todas las administraciones, para los notificados se centralizarán todas las notificaciones en un solo punto sin tener que acceder a las distintas sedes electrónicas en las que se les están practicando las notificaciones.

Fases - Análisis de notifica - Desarrollo de los cambios necesarios en el gestor de expedientes

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PR.30 Mejoras del portafirmas o sustitución en su caso






Debemos mejorar la firma que actualmente realiza el portafirmas, para esto analizaremos dos opciones.

- Aplicar la firma completa Pades LTV - Sustituir el portafirmas por otra plataforma de firma


Mejorar el rendimiento del portafirmas, todos los expedientes electrónicos hacen uso del portafirmas para la firma de los documentos. Mejorando el portafirmas mejoraremos el proceso de firma, además para el cumplimiento del ENI necesitamos ampliar la firma que estamos realizando actualmente.

Fases - Análisis de una herramienta con las mismas funcionalidades del portafirmas actual

- Mejora del portafirmas realizando los cambios necesarios.

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PR.31 Sustitución de la aplicación de registro de E/S

Fecha de inicio Junio 2019 Fecha de Fin Febrero 2020





Actualmente nuestro registro de E/S es una aplicación con licenciamiento el cual no nos permite evolucionar la herramienta para dar cumplimiento a los metadados requeridos en la gestión de los documentos. Tampoco nos permite la conexión directa al SIR, Sistema de Intercambio de Registro entre las administraciones.


Sustituir la actual herramienta de registro de entrada por un nuevo producto de software libre sin licenciamiento, y que cumpla con los requisitos ENI. Esto permitirá en la tramitación de las solicitudes crear expedientes con los metadatos requeridos.

Fases - Elección de una nueva herramienta de registro de E/S - Desarrollo de las integraciones de nuestras herramientas con el producto - Formación de los usuarios - Puesta en marcha del nuevo registro de E/S

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PR.32 Desarrollo de nuevos conectores entre la sede electrónica y el gestor de expedientes






Es importante conectar los procedimientos de la sede electrónica con el gestor de expedientes, esto permite que las solicitudes de la sede electrónica se conviertan de forma automática en expedientes en el servicio correspondiente.


El objetivo es que el expediente se inicie con una solicitud en la sede electrónica, así desde el inicio el expediente tendrá formato electrónico. De este modo los usuarios no tendrán que abrir el expediente manualmente.

Fases - Análisis de los requisitos funcionales del webservices - Desarrollo de los webservices - Implantación de la en la sede electrónica - Formación a los usuarios del gestor de expedientes

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PR.33 Implantación del módulo de fiscalización FILIM en todos los expedientes

Fecha de inicio Mayo 2019 Fecha de Fin Julio 2019



Intervención



Actualmente tenemos implantado el modelo FILIM (Fiscalización Limitada) en los expedientes de gastos, la idea es extender el modelo a todos los expedientes (subvenciones, patrimonio, etc.) incluyendo los expedientes de ingresos.


El objetivo es tener el proceso de fiscalización sobre un mismo modelo de forma que todas las peticiones de fiscalización ser realicen sobre una única herramienta, esto permitirá realizar el proceso de fiscalización de una forma eficiente y con el mayor control posible.

Fases - Grupo de trabajo con el servicio de intervención - Definir todos los tipos de fiscalización - Implementar en el gestor de expedientes los modelos definidos. - Formación a los usuarios

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PR.34 Integración de la plataforma de intermediación de datos (PAE) con el gestor de expedientes






Reducir las tareas de consulta de datos de terceros, (Datos de hacienda, Seguridad Social, identidad). Actualmente se realzan manualmente con una herramienta cliente instalada en cada uno de los equipos que lo necesitan, esta herramienta dispone de servicios web que se pueden integrar en el gestor de expedientes.


Agilizar las consultas de datos de terceros desde el propio gestor de expedientes, esto evitará tener que realizar la consulta en otra herramienta y tener que subir el informe manualmente al gestor de expedientes.

Fases - Analizar los servicios web de la herramienta - Desarrollo de los servicios sobre el gestor de expedientes - Implantación de los cambios - Formación de los usuarios

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PR.35 Análisis de la plataforma Archive para el archivo longevo de expedientes

Fecha de inicio Marzo 2020 Fecha de Fin Junio 2020



Archivo provincial



Los expedientes finalizados y una vez cerrados necesitamos mandarlos al archivo, actualmente no tenemos ninguna herramienta que de soporte al archivo longevo de expedientes, en este caso puesto que se ofrece una herramienta por parte del ministerio realizaremos un análisis para ver los requerimientos de instalación y conexión del gestor de expedientes.


El objetivo será tener un herramienta para el archivo de los expedientes cerrados y cumpla con las normas del ENI y de conservación del expediente, con esto podremos dar cumplimiento a la conservación de los expedientes al mismo tiempo que el archivo provincial dispondrá de una herramienta de conservación de expedientes electrónicos.

Fases - Análisis de Archive

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Línea

Estratégica

L3 - Fomentar el Expediente electrónico entre los empleados Públicos

O.7 Formación de empleados


PR.36 Plan de formación para la implantación del expediente electrónico, tanto para empleados de la Diputación como para Tramitadores de Ayuntamientos

Fecha de inicio Marzo 2019 Fecha de Fin Diciembre 2020






Debemos tener un plan de formación específico y continuo para la implantación del expediente electrónico, son muchos los cambios que se abordarán en el futuro sobre la gestión de los expedientes y es necesario tener un plan de formación que abarque a todos los usuarios que actualmente están tramitando expedientes o pueden empezar a tramitar expedientes electrónicos.


Mejorar la implantación del expediente electrónico en la corporación, mediante el plan de formación podemos desplegar más rápidamente la implantación del expediente con formación personalizada de acorde a las necesidades de cada servicio.

Fases - Diseño del plan de formación con el servicio de formación - Comunicación del plan de formación

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PR.37 Plan de formación para transformar los procesos en electrónicos







La transformación de la gestión de los expedientes a electrónico es un proceso complejo en el que necesitamos formar a los usuarios en el rediseño de sus procesos. Este es uno de los pasos más importantes en la implantación de la administración electrónico, convencer a los usuarios que no pueden seguir haciendo las mismas cosas en electrónico que en papel.


El Objetivo es que los usuarios sean capaces de rediseñar sus procesos que normalmente realizan en papel a un proceso totalmente electrónico. En este caso el beneficio será que los usuarios entiendan que no se pueden transformar sus procesos directamente a una herramienta sin realizar un rediseño de procesos y que les llevará a un cambio en su forma de trabajar.

Fases - Diseño del plan de formación con el servicio de formación - Comunicación del plan de formación

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PR.38 Formación específica en las Herramientas TIC que intervienen en el expediente electrónico







En la mayoría de ocasiones las incidencias sobre la gestión de expedientes es la falta de conocimiento sobre el funcionamiento de las herramientas. Para reducir las incidencias deberíamos determinar un plan de formación continuo sobre el uso de las herramientas


Mejorar el uso de las herramientas de administración electrónica con esto se evitarían numerosas incidencias por parte de los usuarios que por desconocimiento no saben que hay que hacer en la tramitación de un expediente.

Fases - Diseño de un plan de formación continuo

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O.8 Participación en las mejoras de las herramientas TIC


PR.39 Encuestas sobre valoración de la gestión de expedientes

Fecha de inicio Septiembre 2019 Fecha de Fin Octubre 2020





Es importante conocer la opinión de los usuarios sobre los procesos que se van transformando en expediente electrónico y que aspectos se pueden mejorar.


El objetivo es por tanto implicar a los usuarios en la transformación de los expedientes para que se sientan participantes del proceso, con esto conseguimos que los usuarios no sean reticentes a los cambios ya que todo cambio implica resistencia ante las nuevas formas de hacer las cosas.

Fases - Confección de las encuestas funcionales - Desarrollo de las encuestas - Valoración de las encuestas

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PR.40 Participación de los usuarios en la mejora de las herramientas de gestión de expedientes

Fecha de inicio Mayo 2019 Fecha de Fin Noviembre 2019





Debemos conocer que opinión tienen los usuarios sobre la funcionalidad de las herramientas y que cosas deberíamos mejorar, hay que pensar que los usuarios son los que diariamente utilizan las herramientas y ellos mejor que nadie nos pueden aportan soluciones y mejoras del producto que nosotros no somos capaces de ver.


Mejora continua de las herramientas adaptándolas a las necesidades de los usuarios, con esto conseguimos que los usuarios se sientan valorados además de conseguir que el producto se adapte en lo posible a las funcionalidades que esperan los usuarios.

Fases - Confección de formularios para recoger la información - Desarrollar un proceso de encuesta continua - Analizar las aportaciones e implantar en la medida de los posible estas

funcionalidades que se aportan

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PR.41 Evaluación del uso e implantación del expediente electrónico






Debemos tener indicadores sobre la implantación del expediente electrónico, mediante un pequeño cuestionario entre los servicios podremos determinar el número de tipos de expedientes que los servicios están tramitando electrónicamente y cuales quedan aún al margen de la tramitación electrónica.


Evaluar la cantidad de tipos de expedientes que se han transformado en electrónico y cuantos quedan por incluir en la gestión electrónica, con esto tendremos una medida del grado de avance en la transformación electrónica de los expedientes

Fases - Configurar la encuesta - Realizar la encuesta de forma paulatina durante un tiempo.

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O.9 Difusión del conocimiento


PR.42 Portal de información sobre las herramientas de gestión de expedientes

Fecha de inicio Mayo 2019 Fecha de Fin Julio 2019





Es fundamental difundir el conocimiento y la información más aún si hablados de las herramientas para la administración electrónica, la idea sería construir un portal en la intranet en el que tengamos toda la información referente a la gestión de los expedientes electrónicos.


Facilitar la información y la formación de los usuarios que tiene que gestionar los expedientes electrónicos, con esto conseguimos tener un canal para facilitar la información de las herramientas que permiten gestionar los expedientes electrónicos.

Fases - Analizar el contenido que tendrá el portal de información - Construir el portal de información.

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PR.43 Información sobre los procesos más habituales en la gestión de expedientes






En la gestión de expedientes tenemos procesos que se repiten en todos los expedientes, la idea es tener un manual resumido de los procesos más habituales de forma resumida para que los usuarios se inicien de forma rápida en la gestión de expedientes. Uno de los expedientes más habituales es el trámite de facturas.


Tener un manual básico de algunos procesos más habituales de forma que se fomente la autoformación de los nuevos usuarios que tienen tramitar expedientes. La mayoría de veces con un manual reducido de explicaciones los usuarios se inician solos en la tramitación de expedientes

Fases - Determinar los procesos más comunes en los expedientes - Desarrollar manuales básicos por cada proceso.

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PR.44 Generación de un manual sobre la gestión de expedientes electrónicos






Debemos tener un manual actualizado sobre las mejoras y cambios del gestor de expedientes.


Facilitar al usuario la información sobre los cambios que realizamos del gestor de expedientes. Con un manual actualizado evitamos un gran número de incidencias sobre el uso del gestor de expedientes.

Fases - Actualización permanente del manual.

71

Línea

Estratégica

L4 - Apoyo a la gestión política mediante la información de gestión

O.10 Desarrollar cuadros de mando


PR.45 Indicadores sobre el proceso de fiscalización




Área de intervención



Es importante tener indicadores sobre los procesos que intervienen en el expediente, uno de los más importantes es la fase de fiscalización, por eso es importante tener indicadores de los tiempos de fiscalización y el volumen de expedientes y tipos de expedientes que se remiten para su fiscalización.


El objetivo es tener información sobre el proceso de fiscalización mediante el análisis de datos, esto permitirá mejorar el proceso de fiscalización y tomar decisiones en ciertos momentos de carga de trabajo de intervención, así como mejorar el proceso de fiscalización.

Fases - Crear un grupo de trabajo con el área de intervención para decidir los indicadores que se quieren analizar.

- Buscar una herramienta de análisis y cuadro de mando, tipo Qlickview - Implementar el cuadro de mando

72



PR.46 Indicadores sobre el número de expedientes en tramitación






Es necesario conocer el número de expedientes que tenemos activos, esto permitirá realizar un análisis de datos para mejorar los procesos de gestión y así realizar modificaciones en los procesos que agilicen la gestión.


Implementar un cuadro de mando para facilitar la visión de la gestión en la organización, esto permite tener una visión sobre los procesos más críticos y como se pude mejorar la gestión y agilizar los plazos. Además nos permitirá ofrecer una herramienta de gestión en la toma de decisiones al equipo de gobierno mediante la visión global de los expedientes y el presupuesto que intervienen en estos expedientes.

Fases - Decidir los indicadores que se deben incluir en el cuadro de mando - Desarrollo del cuadro de mando

73



PR.47 Indicadores sobre las subvenciones concedidas a las EELL






Uno de los cometidos más importantes de la Diputación son las subvenciones que se conceden a los ayuntamientos, mancomunidades, asociaciones, etc. Es importante saber el volumen de concesiones y el importe total que se dedica a cada ayuntamiento desde las distintas áreas de la Diputación. Esto se puede obtener si todos los expedientes se tramitan en el mismo gestor de expedientes.


El objetivo es tener información sobre los recursos que se dedican por parte de la Diputación a cada ayuntamiento, esto permitirá tener una mejor gestión en el reparto de las subvenciones además de poder ofrecer una mayor información en tiempo real al equipo de gobierno.


74



PR.48 Indicadores del número de solicitudes tramitas en sede electrónica






En la puesta en marcha de los expedientes electrónicos, una parte importante es el uso que tenemos de la tramitación en sede electrónica de solicitudes. Esto permitirá tener una estadística del incremento del uso de la sede electrónica y del número de trámites disponibles.


Conocer el número de número de trámites realizados en la sede electrónica categorizados por los tipos de procedimientos disponibles, esto nos permitirá conocer cuáles son los trámites más demandados.


75

O.11 Acceso a la información de los cargos públicos


PR.49 Consulta de los expedientes activos




Secretaria General



Es importante que el equipo gobierno pueda tener acceso en modo consulta a los expedientes que se están tramitando. El gestor de expedientes deber tener un acceso para cargos públicos en función del cargo que ocupen.


Facilitar el acceso a la información, esto permitirá dar transparencia total a la gestión.

Fases - Analizar el perfil de acceso a los expedientes que deberían tener los cargos públicos.

- Desarrollo de las mejoras necesarias en el gestor de expedientes.

76

O.11 Acceso a la información de los cargos públicos


PR.50 Acceso a los expedientes en las comisiones informativas y juntas de gobierno




Secretaria General



Las comisiones informativas se componen de los expedientes que se están tramitando y que se llevan para su aprobación a la comisión informativa correspondiente. Deberíamos componer un expediente referente a cada comisión de esta forma los miembros de la comisión informativa podrían acceder a los expedientes electrónicos directamente.


Con esto evitamos tener que remitir los expedientes a los miembros de la comisión por otros cauces duplicando la información y el trabajo, el beneficio por tanto reside en que la información que se consulta es el propio expediente electrónico facilitando también el trabajo a la secretaria general.

Fases - Análisis de las implicaciones en el gestor de expedientes. - Desarrollo de los cambios necesarios para la composición de los expedientes

de las comisiones informativas y Junta de Gobierno.

77

2. Implantación del plan de mejora

2.1. Recursos de personas

Respecto a los recursos necesarios para el plan de mejora hay que destacar gran parte se realizaría

con recursos propios más un contrato de servicios para el desarrollo de las mejoras en el gestor de

expedientes y sede electrónica.

Como recursos internos contamos con las personas de la sección de administración electrónica y

personal de otros servicios necesarios para los grupos de análisis de procedimientos.

Perfil Recursos Servicio Dedicación

Responsable del Plan de

Mejora

1 Jefe sección administración

electrónica

90 %

Analista 2 Sección de administración electrónica 75 %

Analista programador 2 Contratos de servicio 90 %

Técnicos informática 3 Sección de administración electrónica 50 %

Técnicos de archivo 2 Archivo Provincial 60 %

Administrativo 2 Secretaria; Contratación 60 %

Técnico de

Administración General

1 40 %

2.2. Recursos económicos. Inversiones necesarias

Para los recursos económicos se han tenido en cuenta por una parte las horas de dedicación del

personal más los costes de contratación de algunos desarrollos en ciertos proyectos. Para el cálculo

de los costes de personal se toma como referencia la tabla salarial de la Diputación de Valencia del

2018 de acuerdo a los perfiles, con un incremento de un 45% referente a los costes de empresa.

Gran parte de los costes del Plan de mejora son han sumidos en el propio coste de las personas que

se dedican al proyecto y que son funcionarios, por tanto el coste del Plan no es necesariamente una

inversión real si no un valoración económica del proyecto. Solo el contrato de servicio y ciertos

78

desarrollos serían realmente la inversión necesaria en el proyecto, esta parte sería

aproximadamente un 35% de la valoración económica total.

El coste/hora de cada uno de los perfiles que tenemos en el proyecto sería:

Perfil Recursos Servicio Coste/hora

Responsable del Plan de

Mejora

1 Jefe sección administración

electrónica

26

Analista 2 Sección de administración electrónica 15

Analista programador 2 Contratos de servicio 15

Técnicos informática 3 Sección de administración electrónica 10

Técnicos de archivo 2 Archivo Provincial 12

Administrativo 2 Secretaria; Contratación 12

Técnico de

Administración General

1 15

En el cálculo de los costes/hora de cada uno de los proyectos se aplica un precio único de la hora

teniendo en cuenta la siguiente dedicación de cada tipo de recurso en una hora:

Dedicación Perfil Coste/hora/Perfil

15% Responsable del Proyecto 26 * 0,15 4

25% Analista 15*0,25 3,75

25% Analista Programador 15*0,25 3,75

20% Técnicos informática 10*0,20 2

5% Técnicos de archivo 12*0,10 1,2

5% Administrativo 12*0,10 1,2

5% TAG 12*0,05 0,6

Coste medio total de una hora en el proyecto: 16,5€

Coste medio total incluyendo costes de empresa: 24€

79

Desglose de los costes por objetivos y proyectos:

Línea

Estratégica

L1 - Mejorar la relación electrónica de los

ayuntamientos y ciudadanos con la Diputación

de Valencia.

Horas de

dedicación

Según el

cronograma

Costes en Euros

por proyecto

Objetivo O.1 Mejora de la Sede electrónica 3.872 92.838

Proyectos PR-1 Mejorar el sistema de identificación

electrónica mediante Cl@ve

528 12.627

PR-2 Acceso total al expediente electrónico

por el interesado

704 16.896

PR-3 Mejorar la accesibilidad en los

trámites

880 21.120

PR-4 Trámite de solicitudes por el

funcionario habilitado

352 8.448

PR-5 Aumentar y mejorar las capacidades

de pago mediante una pasarela de

pagos

880 21.120

PR-6 Mejorar mecanismos de

autentificación de documentos en

relaciones electrónicas

528 12.627

Objetivo O.2 Actuaciones en el registro presencial

(OAMR)

3.168 75.897

Proyectos PR-7 Mejorar la atención presencial

mediante un sistema de compulsa

electrónica

352 8.448

PR-8 Formación del personal de las OAMR

como funcionario habilitado

528 12.627

80

PR-9 Acceso a las Notificaciones

electrónicas de entrada

528 12.627

PR-10 Acceso a las Notificaciones

electrónicas de salida

528 12.627

PR-11 Tramitación de solicitudes ante otras

administraciones

352 8.448

PR-12 Mejora del canal de atención

telefónico

880 21.120

Objetivo O.3 Transparencia de la información 2.112 50.688

Proyectos PR-13 Publicación de la información en las

plataformas de rendición de cuentas

1056 25.344

PR-14 Apoyo al servicio de transparencia

para la publicación de los datos de

expedientes

1056 25.344

Línea

Estratégica

L2 - Mejorar la gestión administrativa

mediante el expediente electrónico

Objetivo O.4 Adecuación de la Normativa interna

sobre administración electrónica

1.936 46.419

Proyectos PR-15 Modificación del reglamento de

administración electrónica

704 16.896

PR-16 Definir la política de firma electrónica

de la Diputación de Valencia

528 12.627

PR-17 Modificación del reglamento de

Gestión Documental electrónica

704 16.896

Objetivo O.5 Análisis de procedimientos 1.936 46.329

Proyectos PR-18 Revisión de las unidades productoras

(DIR3)

352 8.448

PR-19 Revisión de la clasificación

documental

528 12.627

81

PR-20 Desarrollo del cuadro de clasificación

de procedimientos

528 12.627

PR-21 Revisión de los procedimientos de

cada servicio adecuándolo al cuadro

de clasificación

528 12.627

Objetivo O.6 Herramientas TIC para la

administración electrónica

12.676 303.858

Proyectos PR-22 Adaptación de sistemas de

información actuales a los elementos

habilitantes corporativos de AE

880 21.120

PR-23 Mejorar el gestor de expedientes 2.992 71.808

PR-24 Mejorar el gestor de notificaciones 528 12.627

PR-25 Adaptación al ENI del gestor de

expedientes

1.056 25.344

PR-26 Implantación del archivo electrónico

para el gestor de expedientes

704 16.896

PR-27 Conexión del gestor de expedientes a

la plataforma de licitación

electrónica

704 16.896

PR-28 Evaluación de herramientas comunes

suministradas por el MINHAFP

528 12.627

PR-29 Evaluación de la herramienta de

Notifica

528 12.627

PR-30 Mejoras del portafirmas o sustitución

en su caso

528 12.627

PR-31 Sustitución de la aplicación de

registro de E/S

1.584 38.016

82

PR-32 Desarrollo de nuevos conectores

entre la sede electrónica y el gestor

de expedientes

528 12.627

PR-33 Implantación del módulo de

fiscalización FILIM en todos los

expedientes

528 12.627

PR-34 Integración de la plataforma de

intermediación de datos (PAE) con el

gestor de expedientes

880 21.120

PR-35 Análisis de la plataforma Archive

para el archivo longevo de

expedientes

704 16.896

Línea

Estratégica

L3 Fomentar el Expediente electrónico entre los

empleados Públicos

Objetivo O.7 Formación de empleados 9.504 228.096

Proyectos PR-36 Plan de formación para la

implantación del expediente

electrónico, tanto para empleados de

la Diputación como para

tramitadores de Ayuntamientos

3.872 92.928

PR-37 Plan de formación para transformar

los procesos en electrónicos

1.760 42.240

PR-38 Formación específica en las

Herramientas TIC que intervienen en

el expediente electrónico

3.872 92.928

Objetivo O.8 Participación en las mejoras de las

herramientas TIC

2.555 59.091

Proyectos PR-39 Encuestas sobre valoración de la


704 16.896

83

PR-40 Participación de los usuarios en la

mejora de las herramientas de


1.232 29.568

PR-41 Evaluación del uso e implantación del

expediente electrónico

528 12.627

Objetivo O.9 Difusión del conocimiento 1.584 37.881

Proyectos PR-42 Portal de información sobre las

herramientas de gestión de

expedientes

528 12.627

PR-43 Información sobre los procesos más

habituales en la gestión de

expedientes

528 12.627

PR-44 Generación de un manual sobre la

gestión de expedientes electrónicos

528 12.627

Línea

Estratégica

L4 Apoyo a la gestión política mediante la

información de gestión

Objetivo O.10 Desarrollar cuadros de mando 2.112 50.508

Proyectos PR-45 Indicadores sobre el proceso de

fiscalización

528 12.627

PR-46 Indicadores sobre el número de

expedientes en tramitación

528 12.627

PR-47 Indicadores sobre las subvenciones

concedidas a las EELL

528 12.627

PR-48 Indicadores del número de

solicitudes tramitas en sede

electrónica

528 12.627

Objetivo O.11 Acceso a la información de los cargos

públicos

1.056 25.254

Proyectos PR-49 Consulta de los expedientes activos 528 12.627

84

PR-50 Acceso a los expedientes en las

comisiones informativas y juntas de

gobierno

528 12.627

COSTE TOTAL DEL PROYECTO 42.511 h 1.016.589 €

Contratación de servicios necesarios 35% 355.806 €

Para la ejecución del Plan de Mejora deberíamos realizar un contrato de servicios de 355.806 euros

85

2.3. Cronograma del plan de mejora

86

3. Evaluación del plan de mejora

Para la evaluación del plan de mejora se decide primero tener un cuadro de mando que hace

referencia a los distintos ámbitos: Normativo, Organizativo, Documental, Tecnológico, y los servicios

electrónicos para ciudadanos y ayuntamientos. Para la confección del cuadro de mando se toma

como referencia el utilizado en el “Plan de Modernización tecnológico del ayuntamientos de

Valencia del año 2009” desarrollado por el Jefe de Servicio TIC del Ayuntamiento de Valencia

“Ramón Ferri tormo”.

A continuación se describe el seguimiento que se realizará del plan de Mejora para alcanzar los

objetivos establecidos.

3.1. Cuadro de mando del plan de mejora

Ámbitos Indicadores Proyectos Importancia Cumplimiento

Actual 2019 2020

Normativo

Reglamento de registro

electrónico 10 100% 100% 100%

Reglamento de Administración

electrónica 20 100% 100% 100%

Adaptación del Reglamento a las

leyes 39 y 40 0.4 30 0% 100% 100%

Total ámbito normativo 60 50% 100% 100%

Organizativo

Disponer del catálogo de

servicios, trámites y procesos 20,21 10 40% 100% 100%

Disponer de un procedimiento

para la redefinición de procesos 21 10 0% 60% 100%

Priorización de los servicios,

trámites y procesos a digitalizar 7 10 0% 100% 100%

Nivel de revisión de los servicios

trámites y procesos 39,40,41 50 20% 80% 100%

Elaboración del plan de

comunicación y formación. 36,37 5 0% 100% 100%

Ejecución del plan de

comunicación y formación.

38,42,43,44

10 0% 50% 100%

Disponer de un cuadro de

interoperabilidad y de relación

interadministrativa

20,21 10 0% 25% 100%

Total ámbito organizativo 115 15% 70% 100%

87

Documental

Disponer del cuadro de

clasificación 20,18,21 10 0% 75% 100%

Disponer de documentos

electrónicos en procesos 20 50 50% 100% 100%

Disponer del calendario de

preservación 20 10 0% 50% 100%

Disponer del vocabulario de

metadatos 25 50 0% 80% 100%

Implementar el vocabulario de

metadatos en los documentos y

expedientes electrónicos

19 10 0% 50% 100%

Disponer de la política de acceso 15 10 0% 50% 100%

Total ámbito documental 140 20% 50% 100%

Tecnológico

Disponer de sede electrónica 0.1 10 80% 100% 100%

Disponer de Identidad digital del

trabajador público 10 100% 100% 100%

Disponer elementos de

identificación al ciudadano 1 10 80% 100% 100%

Implantación de la Firma

electrónica 16 10 90% 100% 100%

Disponer de Registro electrónico 10 100% 100% 100%

Disponer de herramientas de

gestión del documento

electrónico: gestor documental,

gestor de expedientes.

26 10 50% 85% 100%


archivo digital 26,35 10 10% 50% 100%

Disponer herramientas validación

impresión documentos

electrónicos

10 100% 100% 100%


notificación electrónica 10 100% 100% 100%

Disponer de herramientas,

plataformas o servicios de

Interoperabilidad

10 100% 100% 100%

Total ámbito tecnológico 100 80% 95% 100%

Servicios

Ayuntamientos

y ciudadanos

A tener información por medios

telemáticos de los

procedimientos y trámites, así

como datos de las autoridades

competentes.

20,21 10 75% 100% 100%

88

A relacionarse con las

administraciones públicas

utilizando medios electrónicos

50 100% 100% 100%

A no aportar los datos y

documentos que estén en poder

de las administraciones públicas,

las cuales deben utilizar medios

electrónicos para obtener la

información mencionada.

10 90% 100% 100%

A conocer por medios

electrónicos el estado de

tramitación de los

procedimientos en que estén

interesados, excepto en los casos

en que la normativa aplicable

establezca restricciones al acceso

a la información sobre aquellos

2 30 50% 80% 100%

A obtener copias electrónicas de

los documentos electrónicos que

formen parte de procedimientos

en que tengan la condición de

interesado.

2 5 0% 0% 100%

A la conservación en formato

electrónico para las

administraciones públicas de los

documentos electrónicos que

formen parte de un expediente

5 75% 100% 100%

A obtener los medios de

identificación electrónica

necesarios

10 100% 100% 100%

A la utilización de otros sistemas

de firma electrónica admitidos en

el ámbito de las administraciones

públicas.

1 10 80% 100% 100%

A la cualidad de los servicios

públicos prestados por medios

electrónicos

3 10 30% 60% 100%

A elegir las aplicaciones o

sistemas para relacionarse con

las administraciones públicas

siempre que utilicen estándares

abiertos o, si se da el caso,

28,29,35 10 50% 100% 100%

89

aquellos otros que sean de uso

generalizado por los ciudadanos

Total ámbito servicios 150 65% 90% 100%

3.2. Sistema de evaluación y seguimiento del plan de mejora

Para que el plan tenga éxito es necesario establecer mecanismos de seguimiento y evaluación que

permitan dar cumplimiento a los objetivos establecidos.

Se creará un comité de dirección y una comisión la cual redactará un plan de seguimiento y

evaluación del desarrollo del plan de mejora.

- El comité de dirección estará formado por:

o Diputado de Informática y Modernización

o Responsable de Secretaria General

o Jefe del Servicio de Informática

o Director del Proyecto (Jefe de sección de Administración electrónica)

o Responsable de Intervención

o Responsable de Tesorería

o 2 Responsables de los servicios que se consideren más importantes

El comité de dirección se reunirá una vez al mes para analizar la información de

seguimiento y los indicadores de avance que prepare la comisión, así como determinará

si se requieres de modificaciones o ajustes sobre las previsiones iniciales.

- La comisión estará formada por los miembros que participan en el proyecto indicado en

el cuadro de recursos del proyecto.

Se reunirán mensualmente y serán los responsables de supervisar la ejecución de cada

uno de los proyectos, indicadores y plazos. Además se encargarán de coordinar los

departamentos y colaboradores implicados en cada Objetivo.

Esta comisión también se encargará de preparar la documentación para las reuniones

del comité de dirección.

La implantación y progreso del plan de mejora se evaluará mediante los indicadores que

se indican en el apartado 3.1

90

Bibliografía

1.- PARRADO DÍEZ, Salvador (2007), Guía para la elaboración de planes de mejora en las

Administraciones Públicas. Instituto Nacional de Administraciones Públicas (INAP).

2.- FERRI TORMO, Ramón (2009), Plan de Modernización Tecnológica del Ayuntamiento de

Valencia.

3.- Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las

Administraciones Públicas.

4.- Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, en materia de actuación y

funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

5.- Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico (2016)

Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

6.- Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrón (2016)

Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

7.- Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de documentos

(2016). Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

8.- Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de

documentos electrónicos (2016). Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

9.- Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado

auténtico y conversión entre documentos electrónicos (2016). Ministerio de Hacienda y

Administraciones Públicas.

10.- Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley

11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

11.- LEY 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica de la Comunitat

Valenciana.

12.- Reglamento de Desarrollo de la Administración electrónica de la Diputación Provincial de

Valencia. (BOP, 14-septiembre-2010)

13.- La Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen

Gobierno.

91

Anexos

Anexo I

En estos gráficos vemos algunos datos sobre la implantación de la administración electrónica en el

periodo comprendido entre 2009 y 2018.

1. Sede Electrónica

Respecto a la implantación de la sede electrónica el número de instancias tramitas desde la

carpeta ciudadana tenemos.

4 110 173 270 5001263

1629792

3195

5915

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019

Registros telemáticos - Sede Electrónica

92

2. Carpeta Ayuntamientos

En la carpeta de ayuntamientos en la sede electrónica el número de registros telemáticos es

mucho mayor, hay que tener en cuenta que toda la tramitación de las subvenciones con

ayuntamientos son ya telemáticas desde el 2017:

836

5.609

10.726 10.799

15.928 16.980

26.36824.737

29.04427.620

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019

Registros Telemáticos - Carpeta Ayuntamiento

93

3. Expedientes de Subvenciones con Ayuntamientos

El número de expedientes que se ha tramitado en la carpeta de ayuntamientos siendo estos

básicamente expedientes de subvenciones:

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018

836

5.609

10.726 10.799

15.92816.980

26.36824.737

29.04427.620

Expedientes Subvenciones

94

4. Firma electrónica

En cuanto a la implantación de la firma electrónica se decidió desarrollar un portafirmas propio

el cual se ha integrado en las distintas aplicaciones de gestión con un aumento considerable del

número de documentos firmados en los últimos dos años:

4.0748.426 9.858 13.410

17.582

42.966

65.044

94.673

0

20.000

40.000

60.000

80.000

100.000

2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018

Portafirmas - Nº documentos firmados

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Portafirmas - 2018

95

5. Notificaciones electrónicas

Las notificaciones electrónicas se implantaron inicialmente para los expedientes de contratación

para eliminar las notificaciones en papel a los contratistas, hoy se han generalizado para todos

los expedientes.

0 2551.240 1.590

3.453

9.015

0

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019

Notificaciones electrónicas

96

6. Expedientes de Gasto

Desde finales del 2017 se decide que todos los contratos deben tramitarse con el gestor de

expedientes, especialmente los contratos menores y de adjudicación directa esto hace que el

número de expedientes tramitados por todos los servicios se incrementa notablemente.

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018

56280 312 251 285 382 468 499

1097

5845

Expedientes de Gasto

IMPLANTACION DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO · 2019-07-25 · IMPLANTACION DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO...

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