Implantación de la factura electrónica en la Universidad de Cantabria

Gerencia. Equipo del proyecto de impulso a la factura electrónica en la UC

facturae@unican.es

http://www.factura-electronica.unican.es/Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público.

Es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. Debe cumplir los mismos requisitos y venir cumplimentada en los mismos términos que la factura en papel

¿Qué es la factura electrónica? Definición, objeto y ámbito

Objeto:

Impulsar el uso de la factura electrónica.

Crear el registro contable de facturas.

Regular el procedimiento para su tramitación en las AA.PP. y las actuaciones de seguimiento por los órganos competentes.

Ámbito

Facturas emitidas en el marco de las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas (art. 3.2 TRLCSP).

La factura electrónica Ventajas

VENTAJAS PARA EL EMISOR

La factura electrónica aporta grandes ventajas respecto a la factura tradicional de papel. En primer lugar, desaparecen todos los costes directos e indirectos vinculados a la emisión de facturas impresas (papel, sobres, impresión, sellos, manipulado, etc.). Pero, más allá de los costes económicos, la factura electrónica brinda eficacia e inmediatez, ya que al ser enviada por medios electrónicos no se pierde tiempo y se evitan los retrasos y posibles extravíos de la correspondencia postal, y una mayor simplificación de la gestión y seguridad en el sistema contable de la empresa

VENTAJAS PARA EL RECEPTOR

Para la Administración que recibe las facturas en soporte electrónico las ventajas también son reales: existe un mayor control de obligaciones y del tiempo en que son gestionadas y desaparece el tiempo de manipulado de las facturas impresas, se puede automatizar el proceso de introducción en el programa de gestión financiera y contable y se elimina la necesidad de conservar las facturas impresas durante el periodo fiscal, dado que éstas pueden ser conservadas en el formato electrónico en que se reciben. En resumen: beneficios económicos y de tiempo para la organización.

Se generan ahorros de costes, se mejora la eficiencia, hay integración con ERP propios, se optimiza la tesorería, se obtiene información en tiempo real, se reducen los tiempos de gestión, hay un menor impacto ambiental, la administración y contabilidad se automatizan aún mas, hay mayor control de errores, se hace un uso eficaz de los recursos financieros.

Obligatoriedad de factura electrónica y de su presentación a través de un Punto general de entrada:

Obligatoriedad: a partir de 15‐01‐2015.

Las AA.PP. podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros.

Formato de las facturas electrónicas y su firma electrónica.

Formato estructurado (Facturae) v. 3.2.1 y firma electrónica avanzada.

También se admitirá el sello electrónico avanzado basado en un certificado reconocido.

Registro contable de facturas:

Obligatoriedad: 1‐01‐2014.

El Estado y las CC.AA. podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de anotación en el registro contable a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 €.

Todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración pública podrán expedir y remitir factura electrónica.

Obligaciones y uso de la factura electrónica Calendario

¿Qué es DIR3? Introducción y definición

Directorio Común de Unidades Orgánicas, Oficinas de Registro y Unidades de Gestión Económica Presupuestaria (DIR3)

Inventario unificado y común de toda la Administración.

Relación de unidades orgánicas, oficinas asociadas y unidades de gestión económica-presupuestaria.

Impulsado y mantenido por el MINHAP como instrumento esencial de interoperabilidad

El Artículo 9 del Esquema Nacional de Interoperabilidad (Real Decreto 4/2010) estipula que las Administraciones públicas:

“…mantendrán una relación actualizada de sus órganos administrativos y oficinas de registro y atención al ciudadano, y sus relaciones entre ellos. Dichos órganos y oficinas se codificarán de forma unívoca y esta codificación se difundirá entre las Administraciones públicas.”

Se entiende por Unidad Orgánica, en el marco del Directorio Común, cualquier unidad administrativa que realice un ejercicio de funciones con trascendencia jurídica.

Las UGEP (Unidades de Gestión Económico Presupuestaria) son aquellas que son propias del entorno económico/contable.

¿Qué es DIR3? Motivación

Transparencia y reutilización de información del sector público. Inventariado de las estructuras orgánicas universitarias.

Asignación de codificaciones unívocas a documentos y expedientes electrónicos

Metadato mínimo obligatorio ‘Órgano’ de las NTIs de Documento y Expediente Electrónico.

Integración con el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe PGEFe).

Codificaciones para el organismo al que va dirigida la factura (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora).

Posibilitar futuras integraciones con el Sistema de Interconexión de Registros (SIR).

Codificaciones unívocas para cada oficina conectada al sistema.

Listados DIR3 de Unidades Orgánicas, Oficinas de registro y Unidades de Gestión Económica Presupuestaria

http://administracionelectronica.gob.es/ctt/dir3/descargas#.VHhIiJV0zRY

El Punto General de Entrada de Facturas electrónicas es aquel a través del cual los proveedores enviarán todas las facturas que en formato electrónico tengan como destinatario a la Administración General del Estado o aquellas entidades, entes y organismos vinculados que hayan formalizado el oportuno convenio de adhesión.

¿Qué es FACe PGEFe? Definición

Punto General de Entrada de Facturas electrónicas.

El Estado, las CC.AA., las EE.LL. y Entes Públicos en general dispondrán de un punto general de entrada de facturas electrónicas que correspondan a entidades, entes y organismos vinculados o dependientes.

Las Universidades podrán adherirse a la utilización del punto general de entrada que proporcione su Diputación, Comunidad Autónoma o a la del Estado.

Archivo y custodia de las efacturas.

La responsabilidad del archivo y custodia de las facturas electrónicas corresponde al órgano gestor.

El órgano gestor puede optar por la utilización del Punto General de Entrada como medio de archivo y custodia de dichas facturas.

En este último caso, la información no debería ser utilizada, en ningún caso, para la explotación o cesión de la información.

¿Qué es FACe PGEFe? Adhesión y archivo

Permite el envío de efacturas a la Administración en formato Facturae 3.2.1 con firma electrónica avanzada.

A través de interfaz normalizado basado en los servicios web publicados en el CTT.

Mediante presentación interactiva en el propio portal.

Contenido obligatorio de la factura: la identificación del órgano gestor, la de la unidad tramitadora destinataria de la factura, y la oficina contable, de acuerdo con la codificación del directorio común DIR3, el cual proporcionará la codificación de que disponga respecto de Unidades Orgánicas, Oficinas asociadas y Unidades de Gestión Económica Presupuestaria a FACe – PGEFe.

La factura recibida a través del Punto producirá automáticamente, (mediante el correspondiente servicio web), un asiento de entrada en el registro REC.

Los proveedores podrán realizar el seguimiento de la tramitación de la factura consultando el estado de las facturas presentadas, y podrán solicitar la anulación de la misma.

¿Qué es FACe PGEFe? Funcionamiento

Cada uno de los sujetos incluidos en el ámbito de la Ley, dispondrán de un Registro Contable de Facturas que facilite el seguimiento, correspondiéndole su gestión al órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad.

Dicho Registro Contable de Facturas estará interrelacionado o integrado con el sistema de información contable.

Entre el contenido obligatorio que deberá exigirse venga detallado en cada factura están:

La identificación del órgano gestor

La identificación de la unidad tramitadora destinatarios de la factura

La identificación de la oficina contable

Todas ellas de acuerdo con la codificación que el ente haya definido en el directorio común DIR3, el cual por acuerdo de interoperabilidad entre administraciones, estará disponible en FACE-PGEFe.

El Registro Contable de Facturas Calendario

Actuaciones del órgano competente en materia de contabilidad.

Requerimientos periódicos de actuación respecto a las facturas pendientes de reconocimiento de obligación.

Informe trimestral con las facturas para las que hayan transcurrido más de tres meses desde que fueron anotadas y no se haya efectuado el reconocimiento de la obligación por los órganos competentes.

Remisión telemática de información sobre las facturas recibidas a la AEAT.

Facultades y obligaciones de los órganos de control interno.

La IGAE y los órganos de control equivalentes en los ámbitos autonómico y local tendrán acceso a la documentación justificativa, a la información que conste en el Registro Contable de Facturas, y a la contabilidad en cualquier momento.

Anualmente, el órgano de control interno elaborará un informe en el que evaluará el cumplimiento de la normativa en materia de morosidad.

El Registro Contable de Facturas Obligaciones

El RCF de cada entidad pública estará interrelacionado o integrado en su Sistema de Información Contable al objeto de registrar todas las facturas de la entidad y de proporcionar al SIC información necesaria para el seguimiento del cumplimiento de los compromisos de pago y para la determinación del Periodo Medio de Pago.

Requisitos funcionales:

Recepción o captura de las facturas por la oficina contable y anotación de las mismas en el RCF.

Distribución por la oficina contable de las facturas registradas por el RCF de la entidad, y validadas por dicha oficina, a los órganos competentes para su tramitación.

Anotación en el RCF de la conformidad o disconformidad y devolución de las mismas por el órgano competente.

Anotación en el RCF de la propuesta de anulación de la factura por el presentador de la misma y, en su caso, de su devolución por el órgano competente.

Suministro de información sobre el estado de las facturas.

El Registro Contable de Facturas Requisitos funcionales

Interoperabilidad del RCF con el correspondiente Punto General de entrada de facturas electrónicas.

Interoperabilidad del RCF con los sistemas de gestión económico‐presupuestaria de las unidades tramitadoras.

Disponibilidad, confidencialidad, integridad y seguridad del RCF.

El Registro Contable de Facturas Requisitos técnicos

Un

idad

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El Registro Contable de Facturas Esquema gráfico de funcionamiento

1.- Efactura

2

3.- Registro

en RCF

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RCF

5.- E

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6.- Rechazo / Conform

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8.- Relación de Facturas

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PROVEEDOR

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LA APLICACIÓN UNIVERSITAS XXI

Universitas XXI Integración

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